Outils

Les outils de Koha permettent de réaliser toutes sortes d’opérations.

  • Aller à : Plus >Outils

Adhérents et circulation

Listes d’adhérents

Note

Only staff with the manage_patron_lists permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Listes d’adhérents

Les listes d’adhérents permettent de regrouper des adhérents pour les modifier facilement via l’outil de modification d’adhérents par lot ou réaliser des rapports.

View of all patron lists and New patron list button

Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton “Nouvelle liste d’adhérents”

New patron list form

Saisissez un nom pour la liste.

Checking the “Shared” box will make this list visible to all users with the manage_patron_lists permission.

Enregistrer la liste.

View of patrons in the list and search form to add new patrons to the list

Chaque liste a un menu «Actions» avec plusieurs options.

Action menu available on each patron list

Pour ajouter des adhérents à la liste cliquez sur le bouton « Ajouter des adhérents » à droite de la liste des noms.

image248

Entrez le nom ou le numéro de carte de l’adhérent dans la boîte de recherche et cliquez sur le résultat pour ajouter l’adhérent.

Autrement, vous pouvez cliquer sur le lien « Saisir plusieurs codes à barres » et scanner (ou saisir) les codes à barres dans le champs.

View of selected patron ready to be added to the list

Lorsque vous avez choisi tous les adhérents que vous souhaitez ajouter, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter des adhérents » afin de les intégrer à la liste.

View of all patrons of the list after adding patrons

Note

  • Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : patron-list-table).

To delete a list, click the “Actions” button and choose the “Delete list” option.

View of the list of patron lists, the Actions button to the right of a list is pressed and the mouse cursor is on the Delete list option

To delete multiple lists at once, select the lists and click the “Delete selected lists” button at the top of the table.

Version

The option to delete multiple lists at once was added in Koha version 23.11.

Clubs d’adhérents

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents & Circulation > Clubs d’adhérents

Clubs d’adhérents crée des clubs dans lesquels les adhérents peuvent être inscrits. C’est utile pour suivre des programmes de lectures estivales, des clubs de lecteurs ou autres.

Important

Staff will need the clubs permission or sub-permissions to edit clubs, templates and enroll patrons.

Créer un nouveau modèle de club

Note

Only staff with the edit_templates permission (or the superlibrarian permission) will be able to create or edit club templates.

A club template is a template that will be used to create clubs. You can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template.

To create a new club template:

  • Click on the “New club template” button.

    Form to create a club template

  • Remplissez le formulaire :

    • Name (required): enter a name for the club template. This could be something like “Adult book club”, “Children’s book club” or “Summer reading program”. Remember, these templates will be the starting point for each club you create.

    • Description: enter any additional information.

    • Allow public enrollment: if this box is checked, it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC.

    • Require valid email address: if this box is checked, only patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.

    • Library: choose a library to limit the use of this template to staff from a specific library. If you leave it blank, staff from any library will be able to create a new club using this template.

  • Club fields: these fields will be used when creating a club based on this template. For example, this can be the name of the club, the name of the animator, the theme, etc. To add a club field, click on “Add new field”.

    Form to add club fields to a club template

    • Name: enter the text that will be used as the label of the field.

    • Description: enter any additional information about this field.

    • Authorized value category: if you want the field to be a dropdown menu, choose an authorized value category here. If this is left blank, the field will be a simple text field.

  • Enrollment fields: you can add any additional fields you want patrons to fill when they enroll in a club based on this template. To add an enrollment field, click on “Add new field”.

    Form to add enrollment fields to a club template

    • Name: enter the text that will be used as the label of the field.

    • Description: enter any additional information about this field.

    • Authorized value category: if you want the field to be a dropdown menu, choose an authorized value category here. If this is left blank, the field will be a simple text field.

  • Click “Save”.

Créer un nouveau club selon un modèle

Note

Only staff with the edit_clubs permission (or the superlibrarian permission) will be able to create or edit clubs.

Once the templates are created, you can create actual clubs.

  • Click on the “New club” dropdown menu and select the template you want to use.

    Form to create a new club based on a template called 'Adult book club', it includes custom club fields, Title of the book and Day and time of the meeting

  • Fill out the form with the club information:

    • Name (required): enter the name of the specific club you are creating. This is the name the staff and the patrons will see when enrolling. For example, “Summer 2018 reading club”.

    • Description: enter any additional information about the club.

    • Start date: choose the start date of the enrollment period. Staff and patrons will not be able to enroll in the club before the start date.

    • End date: choose the end date of the enrollment period. Once the club expires, enrollment will not be possible.

    • Library: if this club is limited to a specific library, choose it here. Only patrons from this specific library will be able to enroll. If you leave it blank, patrons from any library will be able to enroll.

    • If there were “Club fields” in the template, they will appear at the bottom of the form.

  • Click “Save”.

Enrolling a patron in a club from the staff interface

Note

Only staff with the enroll permission (or the superlibrarian permission) will be able to enroll patrons in clubs.

To enroll a patron in a club from the staff interface:

  • Go to the patron’s account.

  • On the “Details” page or the “Check out” page, click on the “Clubs” tab. All ongoing clubs will be displayed in this tab.

    Clubs tab in the patron's record

  • Click on the “Enroll” button.

  • If there were any “Enrollment fields” in the club template, they will appear here.

  • Click “Finish enrollment”.

You can also modify an enrollment by clicking the “Modify enrollment” button, or cancel an enrollment by clicking on the “Cancel enrollment” button.

Inscrire un adhérent à un club à partir de l’OPAC

Si vous autorisez une inscription publique, le club sera visible à l’OPAC.

  • Patrons have to sign into their account.

  • In the “Your summary” section, they will be able to click on the “Clubs” tab and click the “Enroll” button to enroll.

    A patron's 'Clubs' tab, there are several clubs in which the patron can enroll

  • If there were any “Enrollment fields” in the club template, they will appear here.

  • They can then click “Finish enrollment”.

Patron can also cancel their enrollment to a club by clicking the “Cancel enrollment” button.

Visualiser les inscriptions

You can monitor the enrollments in each club by going to the “Patron clubs” tool page and choosing “Enrollment” from the “Actions” button next to the club.

The list of clubs, the Actions button next to one of the clubs is pressed and the mouse cursor is on the Enrollments option

On this page, you will see the patrons enrolled in this club, as well as their answers to the enrollment fields.

A table of the patrons enrolled in a club, the columns are the patrons' names, their card numbers, and there are two additional columns for enrollment fields answers, in this example, Do you need a large print version of the book? and Do you need an audio version of the book?

Version

The values of the club enrollment fields are visible on this page from Koha version 23.11.

In prior versions, you need to create an SQL report to get the values. See this example in the Koha SQL reports library.

Placing a hold for a patron club

You can place holds for a patron club. Holds are placed for club members in a random order.

To place a hold for a patron club from the clubs page:

  • Aller à l’outil de club d’adhérents (“Accueil > Outils > Clubs d’adhérents”).

  • Click the “Actions” button for the club and select “Search to hold”.

    The list of clubs, the Actions button next to one of the clubs is pressed and the mouse cursor is on the Search to hold option

  • Recherchez un titre et sélectionner une notice.

  • Select “Place hold for [CLUBNAME]” from either the action links for the record,

    Single search result in the staff interface, among the options at the bottom, there is Holds and Place hold for March 2024 Book Club

    or from the “Place hold” action in the menu bar.

    The arrow button next to the 'Place hold' at the top of the search results in the staff interface is pressed and the options are: Place hold, Place hold for March 2024 Book Club, and Forget March 2024 Book Club

The place holds page is displayed and lists the club members.

Form to place a hold for a club

  • Click the “Place hold” button.

Holds are placed for all club members at once, in a random priority order.

You can also place a hold for a patron club from the bibliographic record. When placing the hold, click on the “Clubs” tab and search for the club’s name. Then click the place hold button.

Club search box when placing a hold for a patron club

Commentaires

Note

Only staff with the moderate_comments permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Commentaires

Tous les commentaires ajoutés aux notices bibliographiques par des adhérents via l’OPAC nécessitent une modération par les bibliothécaires. S’il y a des commentaires en attente de modération ils seront listés sur la page principale de l’interface professionnelle en dessous de la liste des modules :

View of alert that there are comments wainting on Koha main page

puis vers la rubrique Commentaires dans le module Outils

View of alert that there are comments wainting on Koha tools page

To moderate comments click on the notification on the main dashboard or go directly to the Comments tool and click “Approve” or “Delete” to the right of the comments awaiting moderation.

List of comments to moderate with action buttons

La page vous informera de l’absence de commentaires

List of comments moderation when no comments

Vous pouvez également réviser et désapprouver des commentaires que vous aviez initialement approuvés en allant dans l’onglet “Commentaires approuvés”

List of comments to approved with action buttons

Import d’adhérent

Note

Only staff with the import_patrons permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Importer des adhérents

L’outil d’import d’adhérents est utilisé pour importer des adhérents en masse. Il est généralement utilisé par les établissements d’enseignement au moment de la rentrée d’un nouveau groupe d’étudiants.

Créer le fichier d’importation d’adhérents

You can download a blank CSV file with a header from the start page of the patron import tool that you can use as a template for your patron import. The header contains all fields that can be used with the patron import tool. You can delete fields and columns you don’t need with the exception of a few mandatory ones. When overlaying, if your new .csv includes blank columns, any existing values in patron records will be overwritten with blanks. It is best to remove any blank columns in a .csv to ensure no existing data is removed.

Important

numéro de carte, nom, ainsi que tous les champs définis dans la préférence-système :ref:`BorrowerMandatoryField <borrowermandatoryfield-label>`sont obligatoires et doivent correspondre à des entrées valides dans votre base de données.

Important

Le « mot de passe » devrait être stocké en texte, et sera converti en Bcrypt.

Si vos mots de passe sont déjà cryptés, voyez votre administrateur système pour envisager des solutions.

Important

Date formats should match your dateformat system preference, and must be zero-padded, e.g. “01/02/2008”. Alternatively you can supply dates in ISO format (e.g. “2008-12-01”).

Important

If your data contains special characters or diacritics, make sure your file is encoded in UTF-8. Otherwise, the special characters will not be imported correctly.

Note

Si vous voulez télécharger des attributs adhérent, le champ « patron_attributes » contiendra une liste des types d’attribut et de valeurs, séparés par des virgules.

  • Le code du type d’attribut et une colonne doivent précéder chaque valeur.

    • Par exemple : « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs »

    • Ce champ doit être mis entre guillemets si des valeurs multiples sont définies.

    • Puisque les valeurs peuvent contenir des espaces, des doubles guillemets supplémentaires peuvent être exigés :

      • « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs, » »BASEBALL:White Sox » »

Note

It’s possible to set restrictions using the patron import tool. If the expiration date and comment match an existing restriction, the one in the import file will be skipped. So a patron import can be repeated multiple times without creating duplicate restrictions. But if one of the criteria is different, a new restriction will be added.

Importer des adhérents

Une fois le fichier créé, vous pouvez utiliser l’outil d’import des adhérents pour charger les données dans Koha.

  • Choisissez votre fichier CSV

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  • Choisissez de mettre en concordance les adhérents sur leur « Numéro de carte » ou sur leur « Nom » afin d’éviter d’ajouter des doublons au système. Des points de correspondance supplémentaires peuvent être configurés à l’aide d’attributs d’utilisateurs marqués comme uniques

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  • Ensuite vous pouvez choisir les valeurs par défaut à appliquer à tous les adhérents que vous importez

    • Par exemple, si vous importez des adhérents spécifiques à un site vous pouvez utiliser le champ du formulaire d’importation pour appliquer le code du site à tous ceux que vous importez.

  • Finally, you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.

    • Un doublon est trouvé en utilisant le champ que vous avez choisi en tant que critère de concordance.

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    • When using patron attributes in your installation, you can choose how they are handled on import. You can either decide to always overlay all patron attributes or you choose to only replace patron attributes included in your import file. This will leave other attributes untouched.

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Notices and slips

Note

Only staff with the edit_notices permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Notifications & tickets

All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & slips tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.

List of notices

Note

  • Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : lettert).

Chaque notification peut être modifiée, mais très peu peuvent être supprimées, pour éviter une erreur système lors d’un envoi de message dont le modèle aurait été supprimé. Chaque notification ou ticket peut être modifié par son site et par défaut, vous les verrez tous pour tous les sites.

Si vous souhaitez appliquer un style à tous vos tickets, indiquez le nom de la feuille de style dans la préférence système SlipCSS. La même chose est valable pour les notifications avec la préférence système NoticeCSS.

You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for more information on formatting these notices.

Adding notices and slips

Ajouter une nouvelle notification ou ticket

  • Click “New notice”

    New notice button is pressed and the list of notice types is displayed

  • Choose the type of notice, or module this notice is related to

    Form to create a new notice

  • Fill out the notice information

    • Library: choose which library this notice or slip is for.

      Important

      Not all notices can be library specific. For more information review the Customising notices and slips wiki page.

    • Koha module: if you didn’t choose the correct module or type of notice previously, you can change it here.

    • Code: enter a unique alphanumeric code for this notice.

      Important

      Note that codes are limited to 20 characters.

    • Name: enter a descriptive name for the notice.

      Note

      For overdue notices, be sure to put your library name in the description, so that it will be visible when setting up your triggers.

  • Next, you can customize the notice for every possible delivery method.

    • Every notice should have an email template set for it.

      Form to create a new notice, the Email section is expanded

    • If the PhoneNotification system preference is enabled, you will have the option to add a phone template.

      Form to create a new notice, the Phone section is expanded

    • Si vous utilisez le service TalkingTechItivaPhoneNotification, vous pouvez paramétrer une notification par téléphone pour ce service spécifique.

      Form to create a new notice, the Phone (i-tiva) section is expanded

    • If you plan on printing this notice, you can set the print template

      Form to create a new notice, the Print section is expanded

    • If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver system preference, you can set the text for your SMS notices

      Form to create a new notice, the SMS section is expanded

      Important

      Text messages are limited to 1600 characters. Make sure to keep messages short and avoid adding variables that could be very long (such as the list of items due, for example).

    • The “Format” tab is used to add formatting to the print notice.

      Version

      This option was added to Koha in version 24.05.

      • Click the links under “Insert selectors to apply styles to” to automatically insert all the relevant selectors for either the headings, the tables, or all the text.

        Astuce

        Use the links to insert the selectors and then remove the unnecessary ones if needed. For example, if you want to apply styling to the first level headings, click “Headings” and then remove everything except #slip h1 and #receipt h1.

      • Remove the text // insert CSS here in the “Style (CSS)” field and replace it with the formatting required.

      • If this formatting is applicable to all print notices, check the “Apply format settings to all notices” box. This will overwrite the styling in other notices, if any.

      Avertissement

      The formatting in the SlipCSS or the NoticeCSS system preferences takes priority over the formatting entered here.

  • Each notice offers the same options

    • HTML message: if you plan on writing the notice or slip in HTML check the “HTML message” box, otherwise the content will be generated as plain text

    • Message subject: for emails, this is what will appear in the subject line of the email

    • Message body: feel free to type whatever message you feel is best, use the fields on the left hand side to enter individualized data from the from database.

      You can also use Template toolkit syntax for more flexibility. See the Notices with Template Toolkit wiki page for more information.

      Note

      Review the Customising notices and slips wiki page for more information.

      Important

      Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue notice markup.

      • On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.

      • The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines. One example for the <item></item> tag option is:

        <item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>,
<<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> ,
Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date:
<<issues.date\_due>> Fine: <<items.fine>> </item>

      Important

      Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>.

      Astuce

      To add today’s date you can use the <<today>> tag.

      Astuce

      Si vous ne voulez pas imprimer le nom entier de l’adhérent sur vos tickets ou notifications vous pouvez saisir une valeur dans les champs Autre nom ou Initiales pour chacun des adhérents et utiliser cette valeur à la place.

  • The system preference TranslateNotices will add tabs for each installed language to the notices editor. The notice defined in the “Default” tab will be used if there is no preferred language set for a patron (“Preferred language for notices” field in the patron file).

    Form to create a new notice, the email, phone, print, sms, and format sections are inside a tab called "Default", other tabs available are Français (fr-CA) and English (en)

Aperçu des modèles de notification

Pour certaines notifications, il est possible de prévisualiser le modèle de notification appliqué à un adhérent précis pour un exemplaire particulier ou une notice particulière.

If a notice template is previewable the notice template header will contain a field to enter preview data

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Fill in the necessary information for the template then click the Preview button below the message body. The preview dialog will indicate if there are any problems generating the notice template preview.

Overdue notice markup

When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices.

Important

Pour l’instant, ces nouvelles étiquettes fonctionnent uniquement sur les notifications de retard, pas sur les autres notifications en lien avec la circulation.

Ces balises sont <item> et </item> : elles peuvent inclure tous les champs des tables biblio, biblioitems et items.

Un exemple d’utilisation de ces deux champs dans un modèle de notification pourrait être :

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Ce qui, en supposant qu’il y ait deux exemplaires en retard, doit donner la notification suivante :

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Copying notices and slips

You can also copy an existing notice to another library by selecting the library you want to copy it to in the column « Copy notice » and then clicking on the « Copy » button.

Dropdown with "Centerville" library selected and "Copy" button

Existing notices and slips

Parmi les notifications par défaut, certaines permettent plusieurs actions courantes dans Koha. Toutes ces notifications peuvent être personnalisées en modifiant leur contenu via l’outil “Notifications et Tickets” ainsi que leur apparence grâce à la préférence système NoticeCSS pour définir une feuille de style.

Astuce

Review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices.

Here are some of what those notices do:

  • 2FA_DISABLE

  • 2FA_ENABLE

  • 2FA_OTP_TOKEN

    • This notice is used to send a time-based one-time password to a staff user for them to use to log into the staff interface if they have enabled the two-factor authentication on their account.

  • ACCEPTED

  • ACCOUNT_PAYMENT

    • Ce message est envoyé pour chaque :ref:”paiement <pay-and-writeoff-fines-label>`dans le compte d’un adhérent si la préférence système UseEmailReceipts est paramétrée sur “Envoyer”.

  • ACCOUNT_WRITEOFF

    • Ce message est envoyé pour chaque abandon de créance est paramétrée sur “Envoyer”.

  • ACQCLAIM (Réclamation sur une commande)

    • Used for claiming orders in the aquisitions module.

    • ACQCLAIM is the code of the sample notice, but it’s possible to define several notices choosing any code. Only the module “Claim acquisition” will be taken into account. All notices with this module will appear in the pull down on the late orders page.

    • Cette notification est envoyée si plusieurs critères sont remplis :

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as “Contact about late orders?” has a valid email address.

  • ACQORDER (Bon de commande)

    • Used in the acquisitions module to send order information to the vendor

    • The notice is triggered manually from the basket summary page using the “Email order” button in the toolbar.

    • Cette notification est envoyée si plusieurs critères sont remplis :

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as “Primary acquisitions contact” and “Contact when ordering” has a valid email address.

  • ACQ_NOTIF_ON_RECEIV

    • Utilisée dans le module Acquisitions pour informer les adhérents de livraisons par lesquelles ils sont concernés.

  • AR_CANCELED

    • This notice is sent to the patron when an article request is cancelled by staff.

  • AR_COMPLETED

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as completed by staff.

  • AR_PENDING

    • This notice is sent to the patron when an article request is changed to “pending” status

  • AR_PROCESSING

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as being processed by staff.

  • AR_REQUESTED

  • AUTO_RENEWALS

    • This notice is sent to the patron if automatic renewals are enabled and the patron has chosen to receive it in their messaging preferences.

    • In order to send this notice, you must set the AutoRenewalNotices system preference to « according to patron messaging preferences ».

    • This notice is set so that, depending on the result of the renewal, whether is was successful or not, the message will be different.

  • AUTO_RENEWALS_DGST

    • This notice is sent to the patron if automatic renewals are enabled and the patron has chosen to receive the digest in their messaging preferences.

    • In order to send this notice, you must set the AutoRenewalNotices system preference to « according to patron messaging preferences ».

    • This notice is set so that, depending on the result of the renewal, whether is was successful or not, the message will be different.

  • AVAILABLE

  • CART

  • CANCEL_HOLD_ON_LOST

    • This notice is sent to a patron who placed a hold on an item and staff marked this items as lost from the “Holds to pull” list.

    • This notice is sent if the CanMarkHoldsToPullAsLost system preference is set to “Allow to mark items as lost and notify the patron”.

  • CHECKIN

    • Cet avis est envoyé comme « Documents rendus » pour tous les exemplaires passés en retour

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est réglée sur “Autoriser”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

  • CHECKOUT

    • Cette notification est envoyée comme notification de « Retour » pour tous les exemplaires qui sont retournés

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est réglée sur “Autoriser”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

  • CHECKOUT_NOTE

  • DISCHARGE

  • This notice is used to generate a PDF to document a successful discharge request

  • The PDF can either be downloaded by the patron from their patron account or from the staff interface when discharging a patron

  • La fonctionnalité Quitus est gérée par la préférence système useDischarge.

Il y a aussi un jeu de tickets (ou reçus) pré-définis sur cette page. Tous ces tickets peuvent être personnalisés en modifiant leur contenu via l’outil “Notifications et Tickets” ainsi que leur apparence grâce à la préférence système SlipCSS pour définir une feuille de style. Voici à quoi servent ces tickets :

  • ACCOUNT_CREDIT

    • Used to print a receipt for a credit (either a payment, writeoff or other credit).

    • The slip or receipt can be printed manually with the “Print” button next to a credit type account line in the patron’s accounting tab.

    • The slip or receipt can also be printed semi-automatically when paying or writing off a charge if the FinePaymentAutoPopup system preference is enabled.

    Note

    It is possible to set specific notices for different credit types. To do so, create a new notice with the code CREDIT_ followed by the credit type code.

    For example, to have a specific slip for writeoffs, create a new notice with the code CREDIT_WRITEOFF.

  • ACCOUNT_DEBIT

    • Used to print an invoice for a debit (any type of charge, such as a lost item fee, or overdue fine).

    • The slip or invoice can be printed manually with the “Print” button next to a debit type account line in the patron’s accounting tab.

    Note

    It is possible to set specific notices for different debit types. To do so, create a new notice with the code DEBIT_ followed by the debit type code.

    For example, to have a specific slip for lost items, create a new notice with the code DEBIT_LOST.

  • ACCOUNTS_SUMMARY

    • Used to print a summary of outstanding charges and unused credits in the patron’s account.

    • The slip can be printed manually with the “Print account balance” option in the “Print” button at the top of the patron’s details page.

  • AR_SLIP

  • CHECKINSLIP

    • This slip lists all items that were checked in today for this patron

    • To print this slip, click Print > Print checkin slip from the patron file

    • You can also print this slip from the Check in page

  • ISSUEQSLIP

  • ISSUESLIP

    • Used to print a full slip in circulation

    • La notification ou le reçu indique les exemplaires empruntés aujourd’hui ainsi que les exemplaires qui sont déjà en prêt.

  • HOLD_SLIP

  • OVERDUE_SLIP

    • Utilisée pour imprimer un avis de retard

    • The overdues slip can be generated manually using the “print” menu in the patron account in the staff interface. It will show all items overdue.

  • RECALL_REQUESTER_DET

    • Used to print the details of the patron who has requested a recall on an item, when receiving the recall.

  • RECEIPT

  • TRANSFERSLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de transfert

    • Le bordereau de transfert est imprimé lorsque vous confirmez un transfert d’un site à l’autre de votre réseau

This tool also allows you to modify database entries for some specific purposes. So far, only the overdue fine description is available.

  • OVERDUE_FINE_DESC

    • This template is used to generate the description for overdue fines in a patron’s account.

      Note

      The information available to this customization come from the checkouts (issues), items and patrons (borrowers).

Paramétrage des relances

Note

Only staff with the edit_notice_status_triggers permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Paramétrage des relances

Pour envoyer les notifications de retard que vous avez définies dans l’outil Notifications & tickets, vous devez d’abord paramétrer le processus pour afficher ces messages.

Important

Afin que vos adhérents reçoivent la notification de retard, vous devez définir quelles catégories d’adhérents <adding-a-patron-category-label>` reçoivent les notifications.

Important

Selon la valeur de la préférence système OverdueNoticeCalendar le délai pourra inclure ou non les jours de fermeture de la bibliothèque définis dans le Calendrier.

L’outil de Paramétrage des relances vous permet d’envoyer jusqu’à trois avis de retard aux adhérents.

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  • Le délai définit le nombre de jours après la date de retour prévue, avant qu’une action soit enclenchée.

    • Important

      Si voulez que Koha déclenche une action (envoyer une lettre ou mettre des pièges sur un adhérent), une valeur pour le délai est exigée.

  • Pour envoyer des notifications supplémentaires, cliquez sur les onglets Deuxième et Troisième

  • Si vous voulez empêcher un adhérent de faire des prêts, en raison par exemple de ses retards, activez le blocage “Suspendu”. Un message apparaîtra au moment du prêt informant le bibliothécaire que l’adhérent est bloqué en raison de ses retards.

    • Si vous voulez suspendre un adhérent de cette façon, vous pouvez aussi faire en sorte que Koha lève automatiquement cette suspension avec la préférence système AutoRemoveOverduesRestrictions.

  • Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the i-tiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).

Patron card creator

Note

Only staff with the label_creator permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent

The patron card creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the patron card creator module:

  • Personnaliser les modèles de cartes d’adhérent avec le texte récupérer à partir des données d’adhérent

  • Personnaliser les templates des cartes pour imprimer les cartes d’adhérent (correspondre aux planches d’étiquettes)

  • Créer et gérer des lots de cartes adhérent

  • Exporter (comme PDF) un ou plusieurs lot(s) à imprimer

  • Exporter (en PDF) une ou plusieurs cartes adhérents par lot

Formats

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent > Gestion > Mise en page

Le format définit le texte et les images qui seront imprimés sur la carte et leur emplacement.

Note

Jusqu’à trois lignes de texte, le numéro d’adhérent sous forme de code à barres et jusqu’à deux images peuvent être imprimé sur la carte

Add a layout

Si vous n’avez pas de modèle défini, ajoutez-en un nouveau en cliquant sur « Nouveau » puis « Modèle ».

"New" button in the patron card creator is open, the mouse cursor is on the "Layouts" option

Vous pouvez aussi choisir de cliquer sur « Gérer les modèles » sur le côté gauche.Là une liste des modèles disponibles que vous pouvez choisir pour l’édition vous est proposée .Mais en haut de la page il y a toujours le bouton « Nouveau modèle ».

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  • Le nom que vous attribuez au format est pour vous, nommez le d’une façon qui vous permette de l’identifier aisément par la suite

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans votre mise en page.

    Dropdown list of measurement units used in the patron card creator tool, PostScript Points, Agates, US Inches, SI Millimeters, and SI Centimeters

    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Next, note if this layout is for the front or the back of the patron card

    • Note

      Vous aurez besoin d’un modèle à la fois pour le recto et le verso de votre carte si vous avez des cartes de bibliothèque à deux faces, cette option ne vous permet pas d’imprimer des cartes à deux faces, elle ne vous permet que de savoir quel côté de la carte vous créez.

  • Vous pouvez ajouter à vos cartes jusqu’à 3 lignes de texte. Ce peut être du texte fixe et/ou des champs de la fiche de l’adhérent. Si vous voulez afficher des champs de la fiche de l’adhérent vous devez mettre le nom du champ entre crochets comme ceci - <firstname>

  • Pour chaque ligne de texte, vous pouvez choisir votre police de caractères, sa taille et l’emplacement du texte sur la carte en utilisant les coordonnées inférieures X et Y

  • In order to show the barcode and the patron card number you will need to check the “Print card number as barcode” option. This will turn the patron card number into a barcode. If you want the number to print in human readable format you will need to check the “Print card number as text under barcode” option.

  • Enfin vous pouvez choisir jusqu’à deux images à imprimer sur la carte.

    • L’une peut être la photo de l’adhérent que vous pouvez redimensionner pour correspondre à vos besoins.

    • L’autre image peut être par exemple un logo ou un symbole propre à la bibliothèque que vous aurez importé en utilisant le module “Gérer des images” de l’Outil Créateur de Cartes Adhérents.

    Important

    C’est la responsabilité des concepteurs de définir les lignes de texte, code à barres et images de sorte qu’il n’y ait pas de chevauchement.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».

Patron card layouts management page

Modèles

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent > Gestion > Modèles de carte

Un modèle décrit l’agencement des étiquettes sur la planche d’étiquettes ou le stock de cartes que vous utilisez.Ce doit être Avery 5160 pour les étiquettes d’adresse, Gaylord 47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery 28371 pour vos cartes d’adhérents, pour donner quelques exemples.Toute l’information dont vous avez besoin pour formater un modèle peut être dans le package, et sinon il peut habituellement être trouvé sur le site du fournisseur ou mesuré à partir d’un échantillon.

Add a template

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton « Nouveau modèle » en haut de votre page, cela vous amènera directement sur le formulaire d’édition de modèle.

"New" button in the patron card creator is open, the mouse cursor is on the "Card template" option

Using the form that appears after pressing either “Edit” or “New template” you can define the template for your sheet of labels or cards.

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  • L’ID du gabarit est simplement un identifiant unique généré par le système

  • Template code should be the name of this template to identify it on a list of templates

  • Vous pouvez utiliser la description du modèle afin d’ajouter des informations sur le modèle

  • La liste déroulante “Unités” vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

    Dropdown list of measurement units used in the patron card creator tool, PostScript Points, Agates, US Inches, SI Millimeters, and SI Centimeters

    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Les mesures (hauteur, largeur de la page, largeur et hauteur de la carte) peuvent être dans le package, et sinon peuvent habituellement être trouvés sur le site web du fournisseur ou peuvent être mesurés sur un échantillon.

  • Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

    • Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes

    • Après avoir trouvé et analysé les anomalies dans le document imprimé, vous pouvez alors créer un profil et le rattacher au modèle.

    • Important

      Ne pas préciser un profil si cela n’est nécessaire, par exemple ne cliquez pas pour définir un profil d’imprimante.Il n’est pas possible de retirer un profil d’un modèle mais vous pouvez basculer sur un autre profil.

    • Note

      Si vous utilisez différents modèles d’imprimantes vous serez peut-être amenés à définir plusieurs modèles qui sont semblables à l’exception des différents profils définis.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer modèles de cartes”.

Patron card templates management page

Profils

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent > Gestion > Profils

Un profil est un paramétrage d” « ajustement » appliqué à un modèle juste avant l’impression pour compenser des anomalies uniques et spécifiques à une imprimante donnée. Ceci signifie que si vous paramétrez un modèle et imprimez un test de données et trouvez que les exemplaires ne sont pas alignés de la même façon sur chaque carte, vous avez besoin de définir un profil pour chaque imprimante (ou même chaque bac d’alimentation d’une même imprimante), pour compenser la différence des styles d’impression, comme le décalage du texte vers la gauche, la droite, le haut ou le bas.

Si vos cartes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “Profiles” button at the top of your page and choose “New profile”

"New" button in the patron card creator is open, the mouse cursor is on the "Printer profile" option

To add a new profile, you want to click on the “New profile” button at the top of your page. Using the form that appears you can define the values to correct the card misalignment on your label sheet. You may also choose “Manage profiles” on the left side and select one of the currently available profiles for editing.

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  • The Printer name and Paper bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.

    • Note

      Par exemple : vous pouvez si vous voulez utilisez le n° de modèle d’Imprimante comme nom d’imprimante, ou vous pouvez l’appeller « l’imprimante de mon bureau »

  • Le modèle sera rempli une fois que vous aurez choisi quel modèle appliqué au profil sur le formulaire de modification des templates

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

    Dropdown list of measurement units used in the patron card creator tool, PostScript Points, Agates, US Inches, SI Millimeters, and SI Centimeters

    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Offset pourra être utilisé quand l’image entière n’est pas centrée verticalement ou horizontalement. Le glissement décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la largeur ou la hauteur de la page

    • Pour les valeurs de décalage et de fluage, les nombres négatifs déplacent les informations d’impression vers le haut et la gauche de la page imprimée et les nombres positifs les déplacent vers le bas et la droite

    • Exemple: le texte est imprimé à 0.25 » du côté gauche sur la première étiquette, à 0.28 » du côté gauche sur la deuxième étiquette, et à 0.31 » du côté gauche sur la troisième étiquette. Ceci signifie que le décalage horizontal devrait être configuré à (négatif) -0.03 » pour combler cette différence.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer les profils”.

Patron card printer profile management page

Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Lots

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent > Gestion > Lots de cartes

Un lot est un ensemble d’adhérents pour lesquels vous souhaitez générer les cartes

Add a batch

Pour ajouter un nouveau lot, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveaux lots » en haut de votre page.En choisissant l’élement « Gérer les étiquettes » du menu de gauche, affichera une liste de lots déjà définis.Dans cet affichage vous pouvez soit sélectionné un lot pour le modifier soit en ajouter un nouveau.

"New" button in the patron card creator is open, the mouse cursor is on the "Card batch" option

Pour un nouveau lot, un message s’affiche dans un popup et vous amène à sélectionner les adhérents qui seront intégrés dans ce lot.

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Après avoir sélectionné le bouton “Ajouter des adhérents”, le popup de Recherche d’adhérent s’affiche.

Pop up de recherche d'adhérent

D’ici, vous pouvez chercher des adhérents à ajouter à votre lot par n’importe quelle partie de leur nom, leur catégorie et/ou leur site. Saisir * dans le champs de recherche affichera tous les adhérents.

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A partir des résultats, vous pouvez ajouter des adhérents au lot en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Après avoir ajouté des adhérents, vous pouvez recommencer et faire une nouvelle recherche ou cliquer sur le bouton « Fermer » en bas de l’écran pour indiquer que vous avez terminé. Votre lot sera alors affiché.

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Alternatively, you can use a custom report to create a batch. A report that contains borrowernumbers will have the option to send the report results to the patron card creator.

Results of a report called 'Batch edit report', the button 'Batch operations with 20 visible records' is open and the options are: for patron records batch patron modification and patron card creator, for bibliographic records batch record modification, batch record deletion, and add to list, and for item records batch item modification and batch item deletion.

Version

The option to send report results to the patron card creator was added to Koha version 23.11.

If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the “Manage > Card batches” button.

Si vous désirez exporter toutes les cartes d’utilisateurs que vous venez de créer, cliquez sur “Exporter le lot de cartes”. Autrement vous pouvez choisir des utilisateurs spécifiques dont vous voulez imprimer les cartes en cochant la boîte sur la droite de leur nom et choisir “Exporter les cartes sélectionnées”.

La fenêtre d’export qui apparait vous demande de choisir un modèle à appliquer, un format et une position de départ (à partir de quelle carte commencer l’impression).

Note

Concernant la position de départ, si les 6 premières étiquette sont déjà utilisées vous pouvez commencer à partir de la position 7. Les étiquettes sont numérotées de gauche à droite et de haut en bas.

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Lorsque vous cliquez sur «Export» vous obtiendrez un fichier PDF de vos étiquettes pour impression

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Lorsque vous ouvrez le PDF vous verrez les cartes à imprimer

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The above image shows a layout that is made up of two text lines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn’t rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.

Manage images

  • Aller à : Plus > Outils > Créateur de cartes adhérent > Gestion > Images

Les images chargées avec cet outil apparaîtront dans le menu lors de la création d’une carte d’adhérents. Le nombre maximal d’images que vous pouvez télécharger (sans compter les photos de vos adhérents) est fixé par la préférence système ImageLimit.

Important

Les images doivent avoir un poids inférieur à 500 Ko.

Note

Les images chargées avec cet outil doivent avoir une résolution minimale de 300 ppi, ce qui est un minimum pour imprimer une image.

Au centre de l’écran se trouve un formulaire de chargement. Parcourez votre ordinateur pour trouvez le fichier idoine et donnez-lui un nom.

image274

Une fois le fichier chargé sur le serveur, un message de confirmation est affiché.

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L’image sera affichée avec le reste sur la droite de la page.

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À savoir : Pour supprimer une ou plusieurs de ces images, cochez la case à droite de chaque image que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.

Batch patron deletion and anonymization

Note

Only staff with the delete_anonymize_patrons permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et circulation > Suppression d’adhérents et Anonymisation par lot

Cet outil vous permet, par lots, d’anonymiser l’historique de circulation ou de supprimer des comptes adhérents. Cela signifie que le système conserve un lien entre prêts et exemplaires, mais supprime le lien avec l’adhérent.

Important

It is recommended that you backup your database before using this tool. Changes made here are permanent.

Batch patron deletion and anonymization tool main screen

Batch deleting patrons

Important

Patrons who meet one or more of these conditions will not be deleted:

  • They have items currently checked out.

  • They have a non-zero account balance.

  • They are the guarantor to another patron.

  • They are in a patron category of type staff.

  • They have permissions assigned to them.

To delete patrons,

  • If necessary, choose the library at the top of the page to limit the batch action to patrons from that library.

  • Check the “Verify you want to delete patrons” box

  • Choose the criteria to select the patrons to delete

  • Cliquez sur “Suivant”

A confirmation will appear showing the number of patrons to be deleted and a choice of deletion.

Confirmation screen for the batch patron deletion tool; a warning message at the top of the page indicates that 3 patrons will be deleted with options to permanently delete them, move them to the trash, or simply do a test run, with a Finish button at the bottom of the page

  • Choose the type of deletion:

    • Permanently delete these patrons: this will delete patrons directly from the database. Patron data will not be recoverable.

    • Move these patrons to the trash: this will move patrons to the deletedborrowers table. They can be deleted permanently with the cleanup_database.pl script (with the --deleted-patrons parameter).

    • Test run: Do not remove any patrons: this will not delete any patrons.

  • Click “Finish”

Batch anonymizing patrons” checkout histories

Anonymizing checkout history will replace the patron’s borrowernumber from the checkout history. It will still be possible to see how many times a particular item was checked out, but not by whom.

Important

Make sure to set the AnonymousPatron system preference before anonymizing checkout histories. An invalid or empty value will cause an error.

To anonymize checkout histories,

  • If necessary, choose the library at the top of the page to limit the batch action to patrons from that library.

  • Check the “Verify you want to anonymize patron checkout history” box

  • Entrez la date avant laquelle vous voulez modifier les données.

A confirmation will appear with the number of checkout histories that will be anonymized.

Confirmation screen for the batch checkout history anonymization tool; a warning message at the top of the page indicates that 5 patrons' checkout histories will be anonymized, with a Finish button at the bottom of the page

  • Click “Finish”

A confirmation message will be displayed showing the number of histories that were actually anonymized.

Confirmation message saying No patron records have been removed All checkouts (5) older than 09/17/2024 have been anonymized

Modification d’adhérents par lots

Note

Only staff with the edit_patrons permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Modification d’adhérents par lot

With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided. All options are also available for use with borrowernumbers instead of cardnumbers.

Batch patron modification form with field "Card number list" filled with seven card number entries

Once you have the file loaded or the cardnumbers or borrowernumbers entered click “Continue.” You will be presented with a list of the patrons and the changes you can make.

Batch patron modification form showing three selected patrons to modify and some of the editable fields below

To the right of each text box there is a checkbox. Clicking that checkbox will clear our the field values.

Important

Note : Si le champ est obligatoire, vous ne pourrez supprimer la valeur qu’il contient.

If you have multiple patron attributes you can change them all by using the “+ New” link to the right of the text box. This will allow you to add another attribute value.

A new field for patron attributes is created in the batch patron modification form and the drop down selection of patron attributes is shown

Once you have made the changes you want, you can click “Save” and the job will be enqueued.

Prolongation des dates de retour par lot

Note

Only staff with the batch_extend_due_dates permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Prolongation des dates de retour par lot

This tool allows you to update due dates in bulk, this can be useful if a library needs to close unexpectedly and cannot accept returns.

Batch extend due dates selection page

  • You can filter the selection of checkouts based on patron category, item types, library or a combination.

    Astuce

    If needed, you can select multiple options in the dropdown lists by holding the CTRL key while selecting the options.

    Version

    The option to filter by item type is available from Koha version 23.11.

  • Next, specify a date range for the current due date of the materials on loan. For example, you may want to extend the due dates for recent checkouts but exclude long overdue loans.

  • Choose to extend the due dates either to a new hard due date or by a number of days. Using the number of days option can prevent large numbers of loans being due on the same date.

  • You can choose whether to preview the results of your selections.

    Batch extend due dates preview results page

    • If you preview the results, you will see a table which shows you the current due date and the new due date so that you can check your selections. You can untick checkouts if they are incorrect or go back and change your selection.

  • Click on the “Modify selected checkouts” button to see a confirmation screen showing the checkouts that have been modified.

Tag moderation

Note

Only staff with the moderate_tags permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Tags

En fonction des préférences système sur les tags, les bibliothécaires devront approuver les tags avant qu’ils soient publiés à l’OPAC. Cela se fait avec l’outil Modération des Tags. S’il y a des tags en attente de modération, ils seront affichés sur la page d’accueil, sous les noms des modules :

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Pour modérer les commentaires, allez dans l’outil “Tags”. En allant pour la première fois dans cet outil, vous verrez une liste des tags qui sont en attente d’approbation ou de rejet par un bibliothécaire

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  • Pour voir tous les titres auxquels ce tag a été ajouté, cliquez simplement sur le tag

    image1230

    • A partir de cette liste de titres, vous pouvez supprimer un tag sans pour autant empêcher son utilisation dans le futur, en cliquant sur « Retirer tag » à droite du titre.

  • Pour valider un tag, vous pouvez soit cliquer sur le bouton “Approuver” en face du tag sélectionné, soit sélectionner tous les tags que vous souhaitez valider et cliquer sur “Accepter” en bas de la page.

  • To reject a tag, you can either click the “Reject” button in line with the term, or check all terms you want to reject and click “Reject” below the table.

Après qu’un tag a été approuvé ou rejeté, il est déplacé dans la liste de tag appropriée. Tous les tags sont affiché de manière rapide sur la droite de la fenêtre.

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Qu’il soit approuvé ou rejeté, un tag peut à tout moment rejoindre l’autre liste. Dans la liste des tags approuvés, chaque tag a une option de rejet :

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Pour vérifier les termes par rapport aux listes approuvées et rejetées (et, le cas échéant, en contradiction avec le lexique que vous avez appliqué à la modération des commentaires) entrer simplement le terme dans la zone de recherche en bas à droite de la page pour voir son statut

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Enfin, vous pouvez trouver des tags en utilisant les filtres sur la gauche.

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Upload patron images

Note

This section will only be visible if the patronimages system preference is set to “Allow”.

Note

Only staff with the batch_upload_patron_images permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Télécharger des photos d’adhérents

Les photos des adhérents peuvent être chargées de façon groupée si vous autorisez les images sur les fiches des lecteurs. Elles sont également utilisables lors de la création des cartes d’adhérents.

  • Créez un fichier texte et nommez-le « DATALINK.TXT » ou « IDLINK.TXT »

  • Sur chaque ligne du fichier texte, entrez le numéro de la carte de l’adhérent suivi d’une virgule (ou d’une tabulation), puis du nom du fichier image.

    image289

    • Veillez à ce que votre fichier soit bien en plein texte (TXT) et pas en RTF.

  • Compressez au format ZIP votre fichier texte et vos fichiers image.

  • Go to the Upload patron images tool

    image290

  • Pour une seule image, vous avez simplement à pointer le fichier image et à entrer le numéro de carte de l’adhérent.

  • Pour plusieurs images, téléchargez un fichier compressé ZIP.

  • Après le téléchargement vers le serveur, un message de confirmation s’affichera.

    image291

    Important

    Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Rotating collections

Note

Only staff with the rotating_collections permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Catalogue > Collections tournantes

Rotating collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.

Avertissement

The rotating collections tool will override all system preferences and circulation rules.

  • Pour créer une nouvelle collection tournante, cliquez sur le bouton « Nouvelle collection », remplissez le titre et la description et validez. Une fois validée, vous verrez « Collection ajoutée avec succès » ; cliquez sur « Retour au menu Collections tournantes » (ou sur Collections tournantes dans la barre latérale).

  • Pour ajouter des exemplaires à une collection, cliquez sur “Ajouter” et choisissez “Ajouter ou retirer des exemplaires” à côté du nom de la collection dans la liste. Sous “Ajouter ou retirer des exemplaires”, scannez ou tapez le code à barres de l’exemplaire que vous souhaitez ajouter à la collection, appuyez sur Entrée ou cliquez sur “Valider” si nécessaire.

  • To remove an item from a collection, either click “Remove” next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the « Remove item from collection » box next to the Barcode text box under « Add or remove items », and scan or type in the barcode, clicking « Submit » or hitting Enter if necessary. Note: The « Remove item from collection » checkbox will remain checked as long as you are on the « Add or remove items » page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.

Transfer a rotating collection

Le transfert d’une collection sera:

  • Changez la localisation actuelle des exemplaires de cette collection pour la bibliothèque vers laquelle ils doivent être transférés

  • Démarrez un transfert de sa bibliothèque de localisation actuelle à la bibliothèque de destination. Quand une bibliothèque reçoit une collection, elle doit faire un retour des exemplaires pour finaliser le transfert.

Vous pouvez transférer une collection d’une de ces deux façons:

  • From the main Rotating collections page, click on « Actions » and choose « Transfer » next to the title of the collection you wish to transfer; choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer collection ».

  • Or, from the « add or remove items » page for a collection, you can click the « Transfer » button, choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer Collection ».

    Important

    Pour achever le processus de transfert, la bibliothèque recevant la collection tournante devrait enregistrer tous les exemplaires de la collection lorsqu’ils les reçoivent. Ceci effacera le transfert. Ainsi les exemplaires ne seront plus affichés « En transit ».

Si un exemplaire dans une collection tournante est prêté dans une autre bibliothèque que celle où il est censé être transféré, une notification apparaîtra avertissant le personnel de bibliothèque que l’exemplaire fait partie d’une collection tournante, les informant aussi où le document doit être envoyé.

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Additional tools

Calendrier

Note

Only staff with the edit_calendar permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Calendrier

Libraries can define library closings and holidays to be used when calculating due dates. You can make use of the calendar by turning on the proper system preferences:

  • useDaysMode : sélectionnez la méthode de calcul des dates de retour -soit en incluant les jours où la bibliothèque est fermée, soit sans les inclure

  • finescalendar: vérifiera le calendrier des fermetures avant de calculer les amendes

View of the calendar

Adding events

Avant d’ajouter des jours, choisissez le site pour lequel vous voulez définir des jours de fermeture. Lorsque vous ajouterez des jours, vous pourrez préciser s’il se rapporte à un site ou bien à tous les sites. Pour ajouter un jour :

  • Cliquez sur la date du calendrier que vous voulez marquer comme jour de fermeture

    Add new holiday form

  • Dans le formulaire qui apparaît au-dessus du calendrier, saisissez les informations de fermeture (pour plus d’informations sur chaque option, cliquez sur le point d’interrogation [?] à droite de l’option)

    • L’information sur le site sera renseigné automatiquement en fonction du site que vous avez choisi.

    • L’information sur la date sera également renseignée automatiquement en fonction de la date que vous avez choisie dans le calendrier

      • If this holiday extends on more than one day, enter the end date in “To date”

    • In the “title” enter the name of the holiday or the reason for the closing

    • In the “description” enter more information about this holiday

    • Ensuite, vous spécifiez si le jour de fermeture est unique ou s’il est répété.

      • “Holiday only on this day”: this is a one day holiday

      • “Holiday repeated every same day of the week”: this is a weekly closing (if you’re closed every Sunday, for example)

      • “Holiday repeated yearly on the same date”: this is an annual holiday closing (if you’re closed on January 1st each year, for example)

      • “Holiday on a range”: this is a holiday that extends on several days

        Note

        Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday on a range”

      • “Holiday repeated yearly on a range”: this is a holiday that extends on several days each year (such as summer holidays for schools)

        Note

        Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday repeated yearly on a range”

    • Finalement, décidez d’appliquer ce jour de fermeture à toutes les bibliothèques ou bien uniquement à celle que vous avez sélectionnée initialement

      • Si vous préférez saisir toutes les fermetures et ensuite toutes les copier d’un coup vers un autre site, vous pouvez utiliser le menu Copier en-dessous du calendrier

        Drop down menu of all libraries from which to choose to which library to copy the holidays

  • Après avoir sauvegardé vous verrez les événements affichés sous le calendrier

    View of the calendar page showing the calendar and all the programmed holidays

Editing events

Pour modifier un jour de fermeture :

  • Cliquez dans le calendrier sur le jour que vous voulez modifier.

    Edit holiday form

  • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

  • En cliquant sur des jours de fermeture répétables vous obtiendrez des options sensiblement différentes

    Edit holiday form with the option of generating exceptions for repeating holidays

    • In the form above you will note that there is now an option to “Generate an exception for this repeated holiday” and “Generate exceptions on a range of dates” choosing one of these options will allow you to make it so that this date is not closed even though the library is usually closed on this date.

    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

Additional help

Quand vous ajoutez ou que vous modifiez des jours de fermeture, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le plus bleu qui se trouve en regard des différentes rubriques du formulaire.

Text under "Delete this holiday": "This will delete this holiday rule. If it is a repeatable holiday, this option checks for possible exceptions. If an exception exists, this option will remove the exception and set the date to a regular holiday."

CSV profiles

Note

Only staff with the manage_csv_profiles permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Profils CSV

CSV profiles are created to define how you would like your cart or list to export.

CSV profiles are also used in the acquisitions module to export baskets and late orders, in the serials module to export late issues, and in the reports module to export the list of lost items.

Adding a CSV profile

To add a CSV profile,

  • Click on “New CSV profile”

    Add new CSV profile form

    • Profile name: enter a unique and meaningful name for the profile. This name will appear on the export pull down list when choosing “Download” from your cart or list, or when choosing the profile in the acquisitions, serials or reports module to export baskets, late orders, etc.

      View of the cart with the 'Download' button open and "CSV - Simple export" is selected, other options are iso2709, RIS, and BibTex.

    • Profile type: this determines what type of fields you plan to use (MARC or SQL) to define your profile; it will also affect the “Usage” options below.

      • If you choose MARC, you will need to enter MARC fields.

        Add new CSV profile form filled with MARC information

      • If you choose SQL, you will need to enter SQL database fields.

        Add new CSV profile form filled with SQL information

    • Usage: this field is used to indicate what type of report this CSV profile is used with:

    • Profile description: you can use this field to expand the profile name. The description will also appear in the OPAC when patrons download content, so make sure it’s clear for your patrons as well.

    • CSV separator: this is the character used to separate values and value groups.

      Note

      L’option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules (en France, privilégier le point-virgule).

    • Field separator (only available with MARC profile type): this is the character used to separate duplicate fields.

      • For example, you may have multiple 650 fields and this is the character that will appear in between each one in the column.

        CSV file opened in a spreadsheet software where we can see the pipes separating subject headings when there are more than one

    • Subfield separator (only available with MARC profile type): this is the character used to separate duplicate subfields.

      • For example, you may have multiple $a subfields in a field.

    • Encoding: use this field to define the character encoding used when saving the file.

    • Only available on the staff interface (only available with MARC profile type): check this box to limit this CSV profile to the staff interface only, meaning patrons will not be able to use this profile to export their cart or lists from the OPAC.

    • Profile MARC fields (only available with MARC profile type): enter the fields or subfields to export, separated by pipes.

      • For example:

        200\|210$a\|301

      Note

      You can use the dollar sign ($) to separate the field number and subfield code, or simply write the field number and subfield code together.

      For example:

      200\|210$a\|301

      Or without the dollar sign:

      200\|210a\|301

      Astuce

      You can use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with a header, followed by the equal sign.

      For example:

      Personal name=100\|title=245$a\|300

      Note

      You can customize further the profile with Template Toolkit syntax.

      See Using Template Toolkit in MARC CSV profile below for more information and examples.

    • Profile SQL fields (only available with SQL profile type): enter the database fields to export, including the table name, separated by pipes.

      • For example:

        biblio.title\|biblio.author

      Astuce

      You can use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field with a header, followed by the equal sign.

      For example:

      Title=biblio.title\|Author=biblio.author

      Important

      For late issues claims you can use data from following tables:

      • serial

      • subscription

      • biblio

      • biblioitems

      • aqbookseller

      For basket exports you can use data from following tables:

      • biblio

      • biblioitems

      • aqorders

      • aqbudgets

      • aqbasket

      Important

      Exporting late orders requires a profile using the Template Toolkit syntax (the same syntax as the notices and slips).

      There is a default profile that comes with Koha that you can use as an example.

      Title[% separator %]Author[% separator %]Publication year[% separator %]ISBN[% separator %]Quantity[% separator %]Number of claims
[%~ SET biblio = order.biblio ~%]
"[% biblio.title %]"[% separator ~%]
"[% biblio.author %]"[% separator ~%]
"[% bibio.biblioitem.publicationyear %]"[% separator ~%]
"[% biblio.biblioitem.isbn %]"[% separator ~%]
"[% order.quantity%]"[% separator ~%]
"[% order.claims.count%][% IF order.claims.count %]([% FOR c IN order.claims %][% c.claimed_on | $KohaDates %][% UNLESS loop.last %], [% END %][% END %])[% END %]"
[% END %]

  • Click “Submit” to save the new profile.

Using Template Toolkit in MARC CSV profiles

Template Toolkit syntax can be used to build complex CSV files.

For MARC information, you have to use the “fields” variables to access the field list of the current record.

Start with the column heading, equal sign, and the TT variable. Always separate CSV columns with a pipe (|).

For example, this will return a two-column CSV file, with the first column titled « Title » and the second column titled « Author ». The first column will contain 245$a and the second column will contain 100$a:

Title=[% fields.245.0.a.0 %]|Author=[% fields.100.0.a.0 %]

Important

It’s not possible to display an entire field (e.g. all of 245) you need to list the subfields you want to display.

The “0” indicate which field or subfield to print if there are more than one. For example, this will fetch the first subfield “a” of the first “245” field it finds in the record:

[% fields.245.0.a.0 %]

Single subfield

This is the syntax to get a single subfield from a MARC field.

For example, to get 245$a:

[% fields.245.0.a.0 %]

Multiple subfields in the same column

To concatenate multiple subfields in one column, you’ll need to use [% FOREACH %]. Remember to always define the end of the FOREACH loop with [% END %].

For example, to get both 245$a and 245$b in the same column:

[% FOREACH field IN fields.245 %][% field.a.0 %][% field.b.0 %][% END %]

Multiple subfield values

The previous examples only fetched the first occurrence of the subfield. In some cases, a field might contain more than one subfield of the same code in a field. In that case, you’ll need to use the join() key. The parentheses contain the separator character.

For example, to get 260$a, $b, and $c, in a case where there might be more than one of each subfield, they will be separated by a semicolon followed by a space:

[% FOREACH field IN fields.260 %][% field.a.join('; ') %][% field.b.join('; ') %][% field.c.join('; ') %][% END %]

Indicator values

The indicators can be accessible using the indicator key.

For example, to get the value of the second indicator of the 245 field:

[% fields.245.0.indicator.2 %]

Fixed-length data field values

You can use substr() (substring) to get values from specific positions in fixed-length data fields.

For example, to get the language from the 008 field (positions 35-37):

[% fields.008.0.substr(35,3) %]

Using conditions

Template Toolkit allows to add conditions, with [% IF %], [% ELSIF %], and [% ELSE %]. Remember to always define the end of the condition with [% END %].

For example, to get 650$a if indicator 2 for 650 is set:

Subject=[% FOREACH field IN fields.650 %][% IF field.indicator.2 %][% field.a.0 %][% END %][% END %]

Astuce

If you find you have extra spaces in your CSV, you can add tildes (~) inside the TT variables to remove extra whitespaces.

For example, the following code might replace the FOREACH variable with a space, making the title column start with a space:

Title=[% FOREACH field IN fields.245 %][% field.a.join(' ') %][% field.b.join(' ') %][% END %]

To correct this, add tildes at the beginning and end of the FOREACH variable:

Title=[%~ FOREACH field IN fields.245 ~%][% field.a.join(' ') %][% field.b.join(' ') %][% END %]

Modifying CSV profiles

To modify a CSV profile, click the “Edit” button next to the profile.

Alter the necessary fields and click “Submit”.

To delete a profile, click the “Delete” button next to the profile.

Using CSV profiles

MARC CSV profiles will appear on the export list or cart menu under the “Download” button in both the staff interface and the OPAC.

View of a list called 'Shakespeare' with the 'Download list' button open and "CSV - Simple export" is selected, other options are iso2709, RIS, and BibTex.

SQL CSV profiles will be available in various Koha modules in the staff interfaces depending on their usage.

  • “Late serial issues claims” CSV profiles will appear at the bottom of the late issues table in the serials module.

  • “Export late orders” CSV profiles will appear at the bottom of the

    late orders table in the acquisitions module.

  • “Basket export in acquisition” CSV profiles will appear in the “Download”

    button in acquisitions baskets.

  • “Export lost items in report” CSV profiles will appear in the lost items report.

Log viewer

Note

Seuls les membres du personnel ayant la permission view_system_logs (ou la permission superbibliothécaire) auront accès à cet outil.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Visualiseur des logs

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the log viewer.

Screenshot of the log viewer tool

Note

The warning sign next to a module name indicates that the actions in this module are not logged. Change your logs preferences to log actions from a module.

En choisissant différentes combinaisons parmi les options proposées, vous produirez un fichier log spécifique.

Une recherche pour tous les logs qui sont reliés au module Circulation produit un résultat

Log viewer results table

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : logst).

Annonces

Note

Only staff with the edit_additional_contents permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Annonces

Koha’s news module allows librarians to post news to the OPAC, staff interface and circulation receipts.

News tool main page

To add news to either the OPAC, the staff interface or a circulation receipt:

  • Click “New entry”

    New news entry form

    • Code: enter a unique code for this news item

    • Display location: choose where to put the news

      Drop-down menu of display locations for news

      • Librarian and OPAC interfaces: content will appear on the staff interface main page as well as in the news block on the OPAC

      • Librarian interface: content will appear on the staff interface main page

        A news block on the main page of the staff interface, followed by a quote of the day

      • OPAC: content will appear in the top middle part of the OPAC page

        • Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you and your users to subscribe to library news

          View of a news item on the OPAC with an RSS icon next to the text 'RSS feed for system-wide library news'

        • You can allow your users to choose to see branch-specific news with the OpacNewsLibrarySelect system preference

      • Slip: content will appear on the circulation receipts

        Issue slip with news at the bottom

        Note

        This can be activated or deactivated in the Notices & slips tool

    • Library: choose the library for which this news item will be shown

      • Prior to end users logging in to the OPAC only news items listed to appear for “All libraries” will display unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration. See installation for details.

    • Publication date: use the publication date field to control from which date your news item appears

      • Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)

        • Publish on current date: set publication date as 7 May 2019

        • Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019

        • Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019

    • Expiration date: use the expiration date field to automatically stop showing the news item when it is no longer relevant.

      • If this field is empty the news item will be shown until you remove it manually

    • Appear in position: you decide in what order your news items appear

      • If the field is left empty, the news will appear from newest to oldest

      • In this field, 0 is the top-most position; the larger the number, the lower in the list the news will appear

    • You can enter the news title and text for each language installed

Note

Vous pouvez choisir quel type d’éditeur utiliser (soit un éditeur de texte soit un éditeur WYSIWYG (what you see is what you get)) avec la préférence système AdditionalContentsEditor.

  • After filling in all of the fields, click “Save” at the top of the page.

    • Alternatively, click the arrow next to the “Save” button and choose “Save and continue editing” if you need to stay on this page to continue editing the news item.

Selon le choix retenu pour la préférence système NewsAuthorDisplay, vous pourrez aussi voir qui a créé l’annonce (utilise l’utilisateur connecté).

HTML customizations

Note

Only staff with the edit_additional_contents permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Get there: More > Tools > Additional tools > HTML customizations

Koha’s HTML customizations tool allows staff to post content to the OPAC.

Additional content / HTML customizations main page

Add a new HTML customization

To add content:

  • Click “New entry”

    New additional content entry form

    • Code: enter a unique code for this additional content item

    • Display location: choose where to put the content.

      Drop-down menu of display locations for additional content

    • Library: choose the library for which this content will be shown

      • Prior to end users logging in to the OPAC only content blocks listed to appear for “All libraries” will display unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration.

    • Publication date: use the publication date field to control from which date your content appears

      • Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)

        • Publish on current date: set publication date as 7 May 2019

        • Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019

        • Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019

    • Expiration date: use the expiration date field to automatically stop showing the content when it is no longer relevant.

      • If this field is empty the content will be shown until you remove it manually

    • Appear in position: you decide in what order your content appear, when there is more than one in the same display location

      • If the field is left empty, the content will appear from oldest to newest

      • In this field, 0 is the top-most position; the larger the number, the lower in the list the content will appear

    • You can enter the content title and text for each language installed

      Note

      The title is not shown for additional content. It mostly serves to know at a glance what the content is about when looking at the list of additional content items. If you want a title to appear, you must add it in the text portion.

Note

Vous pouvez choisir quel type d’éditeur utiliser (soit un éditeur de texte soit un éditeur WYSIWYG (what you see is what you get)) avec la préférence système AdditionalContentsEditor.

  • After filling in all of the fields, click “Save” at the top of the page.

    • Alternatively, click the arrow next to the “Save” button and choose “Save and continue editing” if you need to stay on this page to continue editing the news item.

Display locations

  • OPAC locations

    The following image shows where each block is displayed on the OPAC’s main page, for the blocks that are displayed on the main page.

    Aperçu de la page d'accueil de l'OPAC avec chacune des sections personnalisables surlignées

    Note

    The Quote of the day feature is found in the tools module, and the news are managed in the news tool. The rest of the customizable blocks are managed in the HTML customizations tool.

    • ArticleRequestsDisclaimerText: content will appear and patron will have to accept before they can continue to the article request form; use for any copyright/disclaimer patrons need to be aware of regarding photocopies or scans of articles or chapters

    • CatalogConcernHelp: content will appear at the bottom of catalog concern form when reporting a concern in the OPAC, or reporting a concern in the staff interface. The default text is « Please describe your concern clearly and the library will try to deal with it as quickly as possible ».

    • CatalogConcernTemplate: content will appear in the main text area of the catalog concern form when reporting a concern in the OPAC, or reporting a concern in the staff interface. The default text is

      **Describe the concern**

A clear and concise description of what the concern is.

**To Reproduce**

Steps to reproduce the behavior:
1. Go to '...'
2. Click on '....'
3. Scroll down to '....'
4. See error

**Expected behavior**

A clear and concise description of what you expected to happen.

      Astuce

      Since this will be in a text field, there is no way to add formatting. Make sure to use the text editor, not the WYSIWYG editor, in order to have line breaks in your text.

    • CookieConsentBar: content will appear on the banner displayed when the CookieConsent system preference is enabled.

      Version

      The CookieConsentBar display location was added in version 23.11 of Koha.

      Note

      The CookieConsentBar content will appear on the cookie banner in both the OPAC and the staff interface.

    • CookieConsentPopup: content will be used as the main body for the Cookies policy that pops up when clicking “More information” on the cookie banner.

      Version

      The CookieConsentPopup display location was added in version 23.11 of Koha.

      Note

      The CookieConsentPopup content is used in both the OPAC and the staff interface.

    • ILLModuleCopyrightClearance: content will appear when creating an interlibrary loan request on the OPAC.

      Version

      The ILLModuleCopyrightClearance display location was added to Koha in version 24.05. In prior versions, it was a system preference by the same name: ILLModuleCopyrightClearance.

    • opaccredits: content will appear at the bottom of the page

    • OpacCustomSearch: content will replace the simple search bar at the top of the page

    • opacheader: content will appear at the top of the OPAC page

    • OpacLibraryInfo: content will appear in the “Libraries” page in the OPAC, as well as in the holdings table in the OPAC

    • OpacLoginInstructions: content will appear under the login box on the OPAC’s main page

    • OpacMaintenanceNotice: content will replace the default maintenance message when the OpacMaintenance system preference is set to “Show”.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See OpacMaintenanceNotice for more information.

    • OpacMainUserBlock: content will appear in the middle of the OPAC’s main page

    • OpacMoreSearches: content will appear under the search box at the top of the OPAC. By default (and depending on system preferences) there is a link for Advanced search, Course reserves, Authority search, and Tag cloud. Any new searches will be added to the right of the already present links.

    • OpacMySummaryNote: content will appear above the patron’s summary and below the welcome message when the patron logs in to the OPAC and views their “your summary” tab.

      Top of the your summary page, under the title of the page, it is written Welcome Mary Burton, Click here if you're not Mary Burton and below that is a text that says This is OpacMySummaryNote.

    • OpacNav: content will appear on the left hand column of the main page and patron account on the OPAC. When on the patron account page, the content in OpacNav will appear before the account tabs (summary, charges, personal details, etc.)

    • OpacNavBottom: content will appear on the left hand column of the main page and patron account on the OPAC. When on the patron account page, the content in OpacNavBottom will appear after the account tabs (summary, charges, personal details, etc.). On the main page, the content in OpacNavBottom appears right below the content in OpacNav.

    • OpacNavRight: content will appear on the right side of the OPAC page

    • OPACResultsSidebar: content will appear on the search results page below the list of facets on the left side of the screen.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See OPACResultsSidebar for more information.

    • OpacSuggestionInstructions: content will replace the text at the top of the purchase suggestion form on the OPAC

    • OpacSuppressionMessage: content will appear on the OPAC when a record is blocked. (See the OpacSuppression system preference for more information.)

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See OpacSuppressionMessage for more information.

    • PatronSelfRegistrationAdditionalInstructions: content will be displayed after the patron successfully creates a library account via the OPAC.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See PatronSelfRegistrationAdditionalInstructions for more information.

      Note

      Note that this only appears after the patron has registered.

    • SCOMainUserBlock: content will appear in the center of the main page of the self check-out screen.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See SCOMainUserBlock for more information.

    • SelfCheckHelpMessage: content will appear above the existing help message when clicking the “Help” link in the top right of the self check-out interface.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See SelfCheckHelpMessage for more information.

    • SelfCheckInMainUserBlock: content will appear in the center of the main page of the self check-in screen.

      Version

      Prior to Koha version 23.11, this was a system preference. See SelfCheckInMainUserBlock for more information.

  • Staff interface locations

    • StaffAcquisitionsHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil du module Acquisitions.

    • StaffAuthoritiesHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil du module Autorités.

    • StaffCataloguingHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil du module Catalogage.

    • StaffListsHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil des Listes.

    • StaffPatronsHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil du module Adhérents.

    • StaffPOSHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil des :ref:` Points de vente <point-of-sale-label>`.

    • StaffSerialsHome : son contenu apparaîtra en bas de la page d’accueil du module Périodiques.

Pages

Note

Only staff with the edit_additional_contents permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Pages

The pages tool is a tool to create custom additional pages in the OPAC and in the staff interface. It is based on the same tool as the news and the HTML customizations, therefore it works in the same way.

Pages tool main page, with table of current pages

To add a new page:

  • Click “New entry”

    New page entry form

    • Display location: choose the interface from which this page should be accessed

      • Librarian and OPAC interfaces: two links will be created, one for the OPAC and one for the staff interface

      • Librarian interface: a link for the staff interface will be created

      • OPAC: a link for the OPAC will be created

    • Library: choose the library for which this page will be available

      • If an OPAC page is limited to a library, only logged in users whose home library matches the page library will be able to access the page.

      • Pages limited to a library will not be accessible to OPAC users who are not logged in, unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration.

      • If a staff interface page is limited to a library, only staff logged into that library will be able to access the page.

    • Publication date: use the publication date field to control from which date your page is accessible, if it should only be accessed at a future date.

    • Expiration date: use the expiration date field to remove the page after a specific date.

      • If this field is empty the page will be available until you remove it manually

    • You can enter the page title and content for each language installed

Note

Vous pouvez choisir quel type d’éditeur utiliser (soit un éditeur de texte soit un éditeur WYSIWYG (what you see is what you get)) avec la préférence système AdditionalContentsEditor.

  • After filling in all of the fields, click “Save” at the top of the page.

    • Alternatively, click the arrow next to the “Save” button and choose “Save and continue editing” if you need to stay on this page to continue editing the news item.

  • In the table, a link will be generated for the OPAC or the staff interface or both. Use this link in HTML customizations, news or system preferences such as IntranetNav or IntranetmainUserBlock so that the patrons or staff members can access the new page.

    Note

    To link to a specific page, use the code in the URL with the code= parameter. For example:

    OPACBASEURL/cgi-bin/koha/opac-page.pl?code=staff_and_opac_42

STAFFCLIENTBASEURL/cgi-bin/koha/tools/page.pl?code=staff_and_opac_42

    In multi-language installations, use the language= parameter followed by the language code to link to the page in a specific language. For example:

    OPACBASEURL/cgi-bin/koha/opac-page.pl?code=staff_and_opac_42&language=fr-CA

STAFFCLIENTBASEURL/cgi-bin/koha/tools/page.pl?code=staff_and_opac_42&language=fr-CA

To use a custom page

Once the page has been developed and saved, you will see a summary table of all custom pages. This table also displays the generated links to access these custom pages. The links will be available in both the default language, and the installed language currently in use by the logged in staff member.

Pages tool main page, with table of current pages

There is a button to preview the created page. This is helpful to check how the page looks and functions before it is deployed.

Preview of a page

Now the page has been created, there are a number of ways to make the page accessible to your patrons in the Koha OPAC.

Example of a page on the OPAC

One option is to use an HTML customisation to add the link to the page to a section of the OPAC. The page can be added as a navigation link (in OpacNav, OpacNavBottom, or OpacNavRight). Depending on the page, it may be more suitable in the header (opacheader), footer (opaccredits), or main section of the homepage (OpacMainUserBlock).

HTML customizations are only displayed on the OPAC, so News items would be the appropriate tool to add the link to the main landing page of the staff interface.

Example of an OpacNav HTML customization with links to pages

The benefit of putting the page link in an HTML customization or News item is that you can use the WYSIWYG editor, instead of writing code. However, there is always the option to write the content in the HTML text editor too, if you prefer.

Those more proficient in writing code could use jQuery (Javascript) to insert their page link anywhere in the OPAC or staff interface.

Example of using javascript in the OPACUserJS system preference to add a link to a custom page under the search bar in the OPAC

Using jQuery, the pages could be added to either interface as simple text links, or as more advanced button links or image links. Add code to the OPACUserJS system preference to apply jQuery to the OPAC, or to the IntranetUserJS system preference to apply jQuery to the staff interface.

Clever ways to use custom pages:

There are many interesting ways to use custom pages in a Koha library. We’ve heard discussion of pages being used for tables of contents, frequently asked questions pages for the library, and enquiry forms.

Example of a custom page, with a form for patrons to send enquiries to the library

Another way to make custom Koha page content accessible for users, would be to catalogue those pages so they pop in in Koha search results, for example library tutorials that patrons may be looking for.

Example of a custom page "How to use eBooks Tutorial" catalogued as a bibliographic record

Once the page has been created, it can be catalogued in the URI field of a record (856$u). Alternatively, it could be catalogued in the URI field of an item attached to a record (952$u). Both of these fields get converted into hyperlinks by Koha. If catalogued in a record or item, it would then be indexed and become searchable.

Once catalogued, these pages could be used in other ways that are typically reserved for books and other records. The records representing pages can be added to lists, or stored in virtual collections or locations that make them easier to find in the catalogue. They could even be captured and displayed in carousels!

Task scheduler

Note

Only staff with the schedule_tasks permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Planificateur de tâches

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

To schedule a task, visit the task scheduler and fill in the form

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  • L’heure courante du serveur vous montre l’heure de votre serveur. La planification de tous vos états est basée sur cette heure-là, pas sur votre heure locale.

  • L’heure doit être entrée sous la forme hh:mm

  • La date doit être saisie en utilisant le calendrier pop up

  • Choisissez l’état que vous voulez programmer

  • Choisissez de recevoir le texte du résultat ou bien un lien vers le résultat

  • Saisissez dans Courriel l’adresse de la personne qui recevra l’état

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

image393

You can also schedule reports directly from the list of saved reports by clicking the small arrow next to the “Run” button and selecting the “Schedule” option.

"Schedule" option of the report action button

Problème

Le Planificateur de tâches ne fonctionnera pas si l’user du serveur web n’a pas la permission de l’utiliser. Pour trouver si le bon user a les permissions nécessaires, vérifiez /etc/at.allow pour voir les utilisateurs. Si vous n’avez pas ce fichier, vérifiez /etc/at.deny. Si at.deny existe mais est vide, alors tous les users peuvent l’utiliser. Voyez avec votre administrateur système pour ajouter l’user au bon endroit afin que le planificateur de tâches fonctionne.

Quote editor

Note

Only staff with the edit_quotes permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Quote editor

This tool will allow you to add and edit quotes to show on the OPAC or the staff interface.

Main page of the quote of the day editor

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay system preference to either “OPAC”, “staff interface”, or both, and add at least one quote using this tool.

A l’OPAC, les citations apparaîtront au dessus du bloc d’annonces’OpacMainUserBlock”.

Aperçu de la page d'accueil de l'OPAC, personnalisée, et avec chaque section surlignée et étiquetée

In the staff interface, the quotes will appear under the news on the left side.

A news block on the main page of the staff interface, followed by a quote of the day

Adding a quote

Pour ajouter une nouvelle notification

  • Click the “New quote” button in the toolbar at the top of the page.

    Main page of the quote of the day editor

  • Fill out the form.

    New quote form

    • Source: enter the source of the quote, e.g. the name of the person who said the quote

    • Text: enter the text of the quote

    Avertissement

    Les champs « Source” et « Texte » doivent être remplis tous les deux pour sauver la nouvelle citation.

  • Click “Submit” to save the new quote.

The new quote should now be visible in the list.

Importing quotes

You can import a batch of quotes as a CSV file. Your file must contain two columns in the form: « source », »text » with no header row.

Note

Vous serez invité à confirmer le téléchargement des fichiers de plus de 512 Ko de mémoire

  • To start the import process click the “Import quotes” button at the top of the screen.

    Main page of the quote of the day editor

  • Scannez les codes à barres des documents à renouveler

    Quote uploader screen

  • Après avoir sélectionné le fichier au format CSV, cliquer sur le bouton « Ouvrir » et le fichier sera chargé dans une table temporaire modifiable.

    A list of imported quotes in a table

  • From the listing you can edit either the “Source” or “Text” fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

    Clicking in the table on the source or the text of a quote will open a editable field

  • Quand vous êtes satisfait de vos citations, cliquer sur “Enregistrer Citations” dans la barre de menu et elles seront sauvegardées.

Editing a quote

To edit a quote, click on the “Edit” button to the right of the quote.

Main page of the quote of the day editor

Edit either the “Source” or “Text” fields.

Click “Submit” to save the quote.

Deleting a quote

To delete a quote, click on the “Delete” button to the right of the quote.

Main page of the quote of the day editor

Confirm the deletion by clicking “Delete”.

Quote deletion confirmation modal

Tool plugins

This tool is used to view, manage and configure plugins used as tools.

This section will only be visible once you have uploaded tool-type plugins in the plugin administration page.

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Tool plugins

Note

Only staff with the tool permission (or the superlibrarian permission) will be able to access tool plugins.

From this page, you will see only tool-type plugins.

See the managing plugins section of this manual to learn how to manage your tool-type plugins.

Télécharger

Note

Only staff with the upload_general_files permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Télécharger n’importe quel fichier

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Upload files

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

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Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the “Browse” button.

Upload new files tool with the option to select the file and assign a category

Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

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Search files

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presented with the results of your search.

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Accès aux fichiers

Note

Only staff with the access_files permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.

  • *Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Accès aux fichiers

This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file.

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Rapports d’anomalie à l’OPAC

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Rapports d’anomalies à l’OPAC

This tool is used to manage the problem reports sent by patrons via the OPAC.

Note

This tool only appears if the OPACReportProblem system preference is enabled.

From this tool, you will see all the problems that were reported by patrons on the OPAC.

Table of problem reports submitted by patrons

From the “Actions” column, you can

  • “Mark viewed”: mark this problem report as viewed, this will change the status of the problem report to “Viewed”

  • “Mark closed”: close this problem report, this will change the status of the problem report to “Closed”

  • “Mark new”: mark this problem as new (i.e. not viewed), this will revert the status back to “New”.

You can also batch change statuses by checking the boxes next to the problem reports you want to change and use the button at the top of the page.

Gestion de la trésorerie

Koha includes a number of options for dealing with monetary transactions and actions to allow for fine grained tracking of these processes for audit and analytic processes.

Caisses

Les caisses peuvent être utilisées pour suivre les transactions d’un emplacement particulier de votre bibliothèque. Cela peut se révéler particulièrement utile pour détailler où les espèces ont été perçues pour un paiement et quand elles en ont été retirées pour dépôt à la banque.

Configuration

Pour activer l’usage des caisses, vous devez activer la préférence système UseCashRegisters.

You can then configure cash registers for your library from the cash registers page in the administration module.

Cashup

Note

Only staff with the cashup permission (or the superlibrarian permission) will be able to perform cashups.

The action of “cashing up” can be recorded against a cash register from both the library details and register details pages.

Clicking the Record cashup button will simply record the date and time that the action has taken place and is intended to allow the regular record of when money is collected from the cash register and taken to the bank.

Both of the above pages utilize the cashup record to limit the display of transactions/summaries to only pertinent information, since the last cashup.

Once a cashup has taken place, a summary of the transactions taken during that cashup period is available for display, and printing, via the Summary link found next to the last cashup date on the register details page.

A cashup summary view modal

Cash summary for library

  • Aller à : Accueil > Outils > Résumé des encaissements par bibliothèque

A summary of transaction amounts associated to a libraries cash registers can be found under the “Cash summary for library” page tool.

The summary will list registers associated with your logged in branch alongside information about how much money should be found in each register, what is available to take to the bank and a breakdown of income vs outgoings.

Note: You can also access this page from the left hand menu available on the Point of sale page when that module is enabled.

Transaction history for register

  • Aller à : Accueil > Outils > Gestion de la trésorerie > Historique de transaction de registres

A list of all transactions to have taken place at a register is available by clicking on the cash register name from the library details page.

If you have the correct permissions, you can re-print receipts, issue refunds and record cashups from this page.

Note: You can also access this page from the left hand menu available on the Point of sale page when that module is enabled.