Demandes de PEB / Prêts entre bibliothèques

Le module de Demandes de PEB (prêts entre bibliothèques) rend possibles la demande et la gestion des prêts ou des copies de documents de sources extérieures. Les adhérents peuvent soumettre leur demande via l’OPAC, à partir de l’onglet :ref:”Vos demandes de prêts entre bibliothèques <your-interlibrary-loan-requests-label>” de leur compte. Les bibliothécaires pourront alors examiner et traiter ces requêtes. Les bibliothécaires peuvent aussi enregistrer eux-mêmes des demandes à partir de l’interface professionnelle.

Configuration

Avant d’utiliser le module Demandes de PEB, vous devez vérifier que vous avez rempli tous les paramètres nécessaires.

Le module de Demandes de PEB peut être configuré pour différents types de demandes et circuits connus sous le nom de backends. Les backends actuellement disponibles font l’objet d’une documentation sur le wiki communautaire de Koha, à https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Vous devrez configurer au moins un backend.

Next, set your system preferences for interlibrary loans.

Les bibliothécaires responsables des demandes PEB ont besoin de la permission suivante sur leur compte: ill: Créer et modifier des demandes de prêt entre bibliothèques.

Le module PEB utilise des statuts prédéfinis. Vous pouvez ajouter des statuts spécifiques pour les adapter à votre processus de demandes dans la valeur autorisée ILLSTATUS authorized values.

Notifications PEB par courriel

Email notifications can be sent to ILL staff when a patron makes a request to modify or cancel an existing request. The notice templates are ILL_REQUEST_CANCEL and ILL_REQUEST_MODIFIED. The ILL staff email address can be configured per library. If this is not set the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been canceled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customize the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

Créer des demandes de PEB

Aller à : Plus > Demandes de PEB

The "New ILL request" button is clicked; a menu for picking a backend is displayed, with options for BLDSS and FreeForm.

  • Choisir ‘Nouvelle demande PEB’ puis Freeform.

Note

Les images montrés ici sont celles du FreeFrom du backend.

New ILL request page, with no request type selected, showing a section to add custom fields and another for patron options.

  • Select a Type: Book, Chapter, Journal, Journal article, Thesis, Conference, Other, Generic resource.

  • A different set of fields will display for each type.

Showing the top part of the new ILL request page with the type "Book" selected; a section for Book details is displayed.

  • Enter as much as information as you like.

  • Add custom fields, for example if you wished to add a note or if you are using the « Other » type of request.

  • Under the patron options, enter the patron card number and the library associated with the request.

Cliquer sur « Créer » et la page de Demande de PEB s’affichera.

Note

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

You can now manage your request or return to the list of ILL requests by clicking « List requests ».

Visualiser les requêtes PEB

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests. Click on the ‘List requests’ button from other pages in the ILL module to return to this list.

Part of the ILL module homepage, showing a list of ILL requests.

There is a large amount of data available in the Requests table; scroll right to see all the columns. You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: ill-requests).

You can use the ILLHiddenRequestStatuses preference to hide requests with completed statuses by default. Use the filters on the left of the page to display a subset of requests based on your chosen criteria.

ILL requests filters; shows options for keyword, status, date placed between, updated between, library, patron.

Gérer les requêtes PEB

Cliquer sur le bouton « Gérer la demande » dans la dernière colonne. Suivant le statut en cours de la demande vous verrez tout ou partie des options suivantes :

  • Modifier la demande

    • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

  • Confirmer la demande

    • envoyer la demande à un service de fourniture de document utilisant un backend tel que BLDSS.

  • Placer une requête avec des partenaires

  • Changer de fournisseur

    • cela vous permet de transférer la demande à un autre fournisseur (backend).

  • Supprimer

    • supprimer totalement la demande. Les détails des demandes supprimés ne sont pas conservés dans Koha.

  • Revenir sur la demande

    • si la demande a un statut « Demandé » ou « Demandé à un partenaire » les bibliothécaires peuvent annuler la demander auprès de la source externe. Le statut repasse alors sur « Nouveau »

  • Marquer comme terminée

    • utilisé quand la demande de PEB a été satisfaite.

  • Modifier les données d’exemplaire

    • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metadata has originated from a requester using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognized source such as BLDSS should not.

  • Afficher les données du fournisseur

    • Afficher n’importe quelle donnée provenant du fournisseur PEB et qui n’est pas inclue dans les champs standards de la demande.

  • Log de la demande de PEB

    • Affiche un historique des changements de la demande.

  • Commentaires

    • Il est possible d’ajouter des commentaires à une demande de PEB et cela peut être utile au service du PEB pour garder une trace du travail entrepris. Les commentaires sont consultables uniquement et sont affichés par ordre chronologique. Les détails de l’adhérent et la date du commentaire s’affiche. S’il y en a, le nombre de commentaires est visible sur la Liste des demandes.

  • Prêter

Statuts des demandes

La liste complète des statuts installés pour le PEB contient :

  • Nouvelle demande

  • Demandé

  • Demandé aux partenaires

  • Demande rétablie

  • Annulation demandée - l’adhérent a demandé l’annulation depuis l’OPAC.

  • Terminé

  • Prêté

  • Rendu à la bibliothèque

Placer une requête avec des partenaires

If you have a network of partner libraries which permit ILL requests you can manage this through Koha. First, you need to create your partner library accounts:

  • Check you have a patron category with the code IL. If you don’t, simply create one with this code. You may want to give it the description « Inter-Library Loan » and a category type of Organization.

  • You will need to create a patron account with this patron category for each partner library.

  • Each library must have an email address as this will be the mechanism for sending the inter-library loan request.

Note

The notice template is ILL_PARTNER_REQ and the text can be customized from the Notices and slips tool.

Vous pouvez maintenant utiliser l’option “Placer une requête avec des partenaires” quand vous effectuez des requêtes.

Note

Si vous avez activé la préférence système ILLCheckAvailability vous pourrez utiliser des plugins pour faire des recherches dans les catalogues de vos bibliothèques partenaires en utilisant le Z39.50 avant de confirmer l’envoi de la demande à un partenaire.

La circulation des documents du PEB

Si vous avez activé la préférence système CirculateILL vous pouvez prêter les documents du PEB directement depuis la demande.

Quand vous créez une demande de type Livre une notice de catalogage succincte est créée automatiquement, avec la grille de catalogage rapide. Lorsque la demande a un statut approprié, le bouton Prêter s’affiche dans la barre d’outils Gérer la demande. Cliquer dessus permettra de prêter le document soit au lecteur qui a fait la demande soit à un adhérent interne de type statistique.

Pour prêter un document :

  • Cliquer sur le bouton Prêter.

  • Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

  • Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

  • Lorsque l’exemplaire est emprunté, le statut de la demande devient « Prêté » et au retour, le statut est mis à jour sur « Rendu à la bibliothèque ».

  • Les notices bibliographiques créées dans le cadre d’une demande de PEB ont un onglet supplémentaire dans le tableau des exemplaires afin de vous permettre de revenir sur la demande dans le module de PEB.