ILL (Interlibrary loan) requests

The ILL (Interlibrary loan) requests module adds the ability to request and manage loans or copies of material from external sources. Patrons can submit a request via the OPAC from the Interlibrary loan requests tab of their account. Library staff can then review and process those requests. Alternatively, staff can place requests themselves from the staff interface.

Note

Seuls les bibliothécaires avec la permission ill (ou la permission superlibrarian) pourront créer et gérer des demandes de PEB.

Configuration

Before using the ILL requests module, you will want to make sure that you have reviewed all ILL-related configuration.

The ILL requests module can be configured for different types of requests and workflows. Koha uses “backends” to process ILL requests depending on how the document should be supplied. Currently available backends are documented on the Koha community wiki at https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Some backends are available as plugins. You will need to configure at least one backend.

Attention

As of version 24.11, Koha has a default backend known as “Standard”, which replaces the FreeForm backend. The ILL module can be used solely with the Standard backend.

Next, set your system preferences for interlibrary loans. The most important one is the ILLModule system preference, the master switch for the ILL module.

In patron categories, choose which patron categories can place ILL requests from the OPAC.

Version

Avant la version 23.11, ce n’est pas nécessaire. Toutes les catégories d’adhérents étaient autorisées à faire de demandes de PEB à pair de l’OPAC.

A partir de la version 23.11, vous devez définir l’option pour chaque catégorie d’adhérents.

Le module PEB utilise des statuts prédéfinis. Vous pouvez ajouter des statuts spécifiques pour les adapter à votre processus de PEB dans la valeur autorisée ILL_STATUS_ALIAS.

Finally, library staff responsible for ILL requests need the ill permission (or the superlibrarian permission).

Notifications PEB par courriel

Email notifications can be sent to library staff when a patron makes a request to modify (notice code: ILL_REQUEST_MODIFIED) or cancel (notice code: ILL_REQUEST_CANCEL) an existing request. Enable this feature using the ILLSendStaffNotices system preference.

The ILL staff email address can be configured per library in the Libraries settings. If there is no email for a library, the address in the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can be sent to patrons for updates on their requests:

• ILL request update (notice code: ILL_REQUEST_UPDATE)

• ILL request unavailable (notice code: ILL_REQUEST_UNAVAIL)

• ILL request ready for pickup (notice code: ILL_PICKUP_READY)

The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences.

All notice templates can be customized in the Notices and slips tool.

Créer des demandes de PEB

Aller à : Plus > Demandes de PEB

• Choisir ‘Nouvelle demande de PEB’ puis Freeform.

Note

Les images montrées ici sont celles de l’interface FreeFrom.

• Choisir un type de matériel : Livre, Chapitre, Périodique, Article, Thèse, Conférence, Autres, Ressource générique.

• Un formulaire différent s’affichera pour chaque type de matériel.

• Renseigner le plus d’informations possibles.

• Ajoutez des champs personnalisés, par exemple si vous souhaitez ajouter une note ou si vous utilisez le type « Autre ».

• Sous les options de l’adhérent, entrer le numéro de carte de l’adhérent et la bibliothèque associée à la demande.

Cliquer sur « Créer » et une page récapitulative s’affiche alors.

Note

Si vous avez activé la préférence système ILLCheckAvailability et installé les plugins pour l’interface professionnelle, des résultats de recherche s’afficheront. L’utilisateur peut cliquer sur un lien renvoyant à une ressource pertinente s’il en trouve une, ou poursuivre la demande de PEB. S’il n’y a pas de résultat, la demande de PEB est complétée de façon habituelle.

Vous pouvez maintenant traiter la demande comme expliqué dans la section Gérer les demandes de PEB ou revenir à la liste de demandes de PEB en cliquant sur « Liste des demandes ».

Voir les demandes de PEB

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests.

Click on the ‘List requests’ button from other pages in the ILL module to return to this list.

Astuce

You can customize this view.

• Use the ILLRequestsTabs system preference to organise requests into custom tabs.

• Use the ILLHiddenRequestStatuses system preference to hide requests with completed statuses by default.

There is a large amount of data available in the table; scroll right to see all the columns. You can define which columns are visible / hidden by default in the Table settings section of the Administration module (table id: ill-requests).

Use the filters on the left of the page to display a subset of requests based on your chosen criteria.

Gérer les demandes de PEB

From the main ILL requests view, click on a request ID in the first column or on the “Manage request” button in the final column. The request’s full details are displayed.

Depending on the current status of the request and the backend used, you may see some or all of the buttons described in the next section.

From this screen, you can add comments to the request. You may want to use comments to keep track of work undertaken. Comments are read-only (they cannot be edited or deleted). They are only visible in the staff interface. If any comments have been added to a request, a number will appear in the “Comments” column when viewing the full list of ILL requests.

Authenticated requests

Authenticated requests are requests linked to the Koha patron who requested the document. All requests placed in the staff interface or placed on the OPAC by patrons logged in to their account are authenticated requests.

New authenticated requests have the status “New request”. Staff can progress the requests straightaway by using some of the following buttons.

• Edit request: to update the patron the request is associated with, which staff member is managing the request, the destination library.

  

  • OPAC and staff-only notes can be added from the edit screen.

  • If you have custom ILL statuses (managed through the ILL_STATUS_ALIAS authorized values category) you can apply one by editing the Status field.

• Confirm request: to manually mark the request as “Requested”.

• Place request with partners: for Koha to send a request to supply to a library. Using this option requires some prior configuration. The request status is then updated to “Requested from partners”.

  

  • Filter partner libraries: type keywords to narrow down the list of accounts displayed in the next field.

  • Select partner libraries: choose a recipient from the list of your ILL partners. Each account’s library code is shown in capital letters before the account name.

  • Subject line: you can customize the subject line of the email Koha will send.

  • Email text: you can customize the text of the email Koha will send.

  Note

  The default subject line and email text used here are defined in the ILL_PARTNER_REQ notice template in the Notices and slips tool.

• Delete request: to fully delete the request. Details of deleted requests are not retained in the Koha database.

• Edit item metadata: to update the metadata (title, author, etc.) for the title requested. This is useful when the information provided initially is incomplete or incorrect.

  Note

  Some backends may not allow updates to the metadata.

• Send notice to patron: to send an update to the patron requesting the title.

  • ILL request ready for pickup: to alert the patron that their requested item is ready for collection. You can customize the notice text in the ILL_PICKUP_READY notice template in the Notices and slips tool.

  • ILL request unavailable: to inform the patron that your library will not be able to supply the requested title. You can customize the notice text in the ILL_REQUEST_UNAVAIL notice template in the Notices and slips tool.

• Display supplier metadata: to view a text-only version of the details of the title requested. This may be useful in the cases where you need to quickly copy and paste this information outside of Koha.

• ILL request log: to view a history of the actions on this request. For any information to be displayed here, the IllLog system preference needs to be set to “Log”.

  

Other buttons you may see as you progress the request:

• Switch provider: to select a different backend and request the title from another provider. This is useful when the the wrong backend was initially selected or when the provider has indicated they are unable to supply.

• Revert request: to cancel the request placed with an external source. This button is visible when the request has a status of “Requested” or “Requested from partners”. The status is updated to “Request reverted”.

• Check out: to checkout the item supplied by a partner library directly to the patron who placed the request. The request status is updated to “Checked out”.

  • This option is only available if you have enabled the CirculateILL system preference. It is used for circulating ILL materials.

• Mark completed: to update the status to “Completed” when the request has been fulfilled and fully processed.

Unauthenticated requests

If the ILLOpacUnauthenticatedRequest system preference is set to “Allow”, patrons can place requests without being logged in or without having an account.

Version

This feature was first introduced in version 25.05 of Koha.

Requests placed in this way have the status “Unauthenticated”. Before they can be progressed, you need to link it to a patron record.

1. From the main ILL requests view, identify a request with the status “Unauthenticated”.

2. Click on the request ID in the first column or on the “Manage request” button in the final column to view the request’s full details.

3. Click the “Edit request” button.

4. The Unauthenticated request details section shows the details entered by the patron who placed the request. Use this to search for an existing patron.

   1. The “Patron ID” field at the top of the page can be used as a patron quick search. Start typing the patron name to see suggestions.

      

   2. Alternatively, you can open the Patrons module in another browser tab and perform your search there.

   Avertissement

   If the patron who placed the unauthenticated request is not yet a library member, you will need to add a new patron record for them before progressing the ILL request.

5. Whether you are searching a patron by name in the Patron ID field or pasting their card number in the field, you will need to select the correct patron from the suggestions. The field will then update to display the borrowernumber.

6. Click “Submit” to save your changes.

You can now manage the request in the same way as for other authenticated requests. The Unauthenticated request details section will stop displaying as it is not an unauthenticated request anymore.

Statuts des demandes

Koha has a set of core ILL statuses, listed below (with status codes as stored in the illrequests table). Installed backends may use additional statuses.

• Nouvelle demande (NEW)

• Unauthenticated (UNAUTH)

• Demandé (REQ)

• Demandé auprès de partenaires (GENREQ)

• Demande annulée (REQREV)

• Annulation demandée - un adhérent a demandé l’annulation depuis l’OPAC. (CANCREQ)

• Terminé (COMP)

• Prêté (CHK)

• Rendu à la bibliothèque (RET)

Soumettre une demande auprès de bibliothèques partenaires

Si vous avez un réseau de bibliothèques partenaires qui acceptent les demandes de PEB vous pouvez les gérer via Koha. Vous devez d’abord créer les comptes des bibliothèques partenaires :

• Ajouter une catégorie d’adhérents à assigner à vos bibliothèques partenaires. Vous pouvez lui donner la description “Prêt entre bibliothèques” ou “Bibliothèque” et un type de catégorie “Organisation”. Puis, saisissez cette catégorie dans la préférence système ILLPartnerCode.

  Version

  La préférence système ILLPartnerCode a été ajoutée à Koha à partir de sa version 23.11. Dans les versions précédentes, le code des partenaires était défini dans le fichier koha-conf.xml. Le code par défaut était “IL”.

• Créez un compte adhérent de cette catégorie pour chaque bibliothèque partenaire.

• Chaque bibliothèque doit avoir une adresse de courriel qui servira pour l’envoi des demandes de PEB.

Note

Le modèle de message est ILL_PARTNER_REQ et le texte peut être personnalisé depuis les Notifications et tickets dans le module Outils.

Vous pouvez maintenant utiliser l’option “Faire une demande auprès de bibliothèques partenaires” lors du traitement des demandes.

Note

Si vous avez activé la préférence système ILLCheckAvailability vous pouvez utiliser des plugins pour faire des recherches dans les catalogues des bibliothèques partenaires en utilisant le protocole Z39.50 avant de confirmer la demande auprès du partenaire.

Circulation des documents du PEB

Si vous avez activé la préférence système CirculateILL vous pouvez prêter les documents du PEB directement à partir de la demande.

Lorsque vous créez une demande de type Livre une notice de catalogage succincte est créée automatiquement, avec la grille de catalogage rapide. Lorsque la demande a un statut approprié, le bouton Prêter s’affiche dans la barre d’outils Gérer la demande. En cliquant sur ce bouton, le bibliothécaire peut prêter l’ouvrage à l’usager ayant fait la demande ou à un compte adhérent permettant de suivre les statistiques du prêt sur place.

Pour prêter un document :

• Cliquer sur le bouton Prêter.

• Sélectionner un type d’exemplaire quand cela vous est demandé. Un exemplaire est créé automatiquement et rattaché à la notice bibliographique qui a été créée pour la demande. Le code barres de l’exemplaire est au format ILL-requestid.

• Ensuite, sur l’écran de prêt au lecteur, sélectionner une date d’échéance. Si vous ne sélectionnez pas de date d’échéance, la règle de circulation appropriée sera utilisée pour calculer la date d’échéance.

• Lorsque l’exemplaire est emprunté, le statut de la demande devient « Prêté » et au retour, le statut est mis à jour sur « Rendu à la bibliothèque ».

• Les notices bibliographiques créées lors d’une demande de PEB présentent un onglet supplémentaire dans le tableau des exemplaires permettant de revenir sur la demande dans le module de PEB.