Catalogage

Avant de commencer à cataloguer dans Koha, vous devez effectuer des réglages de base. Reportez vous à la documentation Liste de contrôle d’implémentation pour avoir la liste complète de ces réglages. Vous devez absolument vérifier que vos ref:grilles de catalogage MARC sont toutes définies selon vos besoins. Une fois dans le module de catalogage, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer de champs ni de sous-champs. Vos grilles doivent donc être prêtes avant de commencer à cataloguer.

You can also use OCLC Connexion to send records directly in to Koha. For more information on that please review the OCLC Connexion Gateway setup Appendix.

  • Aller à : Plus > Catalogage

Notices bibliographiques

Dans Koha, la notice bibliographique contient les principales informations relatives au document. Cela comprend le titre, l’auteur, l’ISBN, etc. Cette information est stockée par Koha dans la zone MARC (plusieurs formes de MARC sont supportées). Une fois cette donnée enregistrée, vous pouvez attacher des exemplaires.

Ajouter des notices

Les notices sont ajoutées à Koha par saisie originale ou par catalogage dérivé. Vous pouvez optez pour l’interface de catalogage de base, ou avancée, pour l’ensemble de votre travail

Si vous voulez cataloguer une nouvelle notice en utilisant l’éditeur de catalogage de base

  • Cliquez sur « Nouvelle notice »

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    • Choose the framework you would like to base your record on

      Note

      Pour créer ou modifier une grille de catalogage, aller dans le module Administration Grille de catalogage.

Si vous voulez cataloguer une nouvelle notice en utilisant l’éditeur de catalogage avancée

  • Activez la préférence système :ref:”EnableAdvancedCatalogingEditor”

  • Cliquez sur le bouton « Editeur avancé »

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If you want to catalog a record based on an existing record at another library in the basic or advanced editor

  • Cliquer sur “Dériver une nouvelle notice via Z39.50”

  • Click on the arrow to pre-select a framework for your imported your catalog record (the Default framework is used if you do not make a selection).

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    • Cherchez la notice que vous voulez cataloguer

    Note

    Si aucun résultat n’est trouvé, ciblez votre recherche Z39.50 dans moins de champs et non sur tous.

  • Les cibles de recherche peuvent être modifiées dans la rubrique Serveurs Z39.50/SRU.

  • The display of extra MARC fields and subfields can be configured via the AdditionalFieldsInZ3950ResultSearch preference.

  • From the results” “Action” button you can view the MARC or Card view for the record or choose to import it into Koha.

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    • Si vous ne trouvez pas le titre que vous recherchez dans le résultat d’une requête Z.39.50,, cliquez sur Essayer une autre recherche dans le coin inférieur gauche de la page.

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Interface de catalogage de base

Quand vous ouvrez une grille vide ou que vous importez une notice via Z39.50, un formulaire s’affichera dans lequel vous pouvez poursuivre le catalogage

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  • Si vous préférez ne pas voir les numéros de zone MARC, vous pouvez changer la valeur de la préférence système hide_marc ou chaque utilisateur peut sélectionner la boîte située à côté de “Afficher les zones” sous “Paramètres”.

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  • Pour replier ou développer un champ, cliquez sur son numéro (ou sa description).

  • Pour obtenir de l’aide à propos d’un champ MARC, cliquez sur le point d’interrogation (?) à droite de chaque numéro de champ, cela vous amènera à des explications de la Bibliothèque du Congrès

    • It is possible to change the source of the MARC documentation using the MARCFieldDocURL system preference

    • Si vous considérez que cette information est inutile, vous pouvez désactiver cette option en cliquant sur “Montrer les liens vers la documentation MARC” en haut de la grille

  • Parfois les champs peuvent ne pas être modifiés à cause de la valeur paramétrée dans la préférence système BiblioAddsAuthorities. Si vous avez paramétré cette préférence système sur « Ne pas créer » les autorités, un petit symbole de verrouillage apparaître à gauche du champ.

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    • Si cette icône apparaît, vous devez cliquez dessus afin de lancer une recherche d’une autorité existante.

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    • Dans la liste des résultats, cliquez sur Choisir autorité afin de la reporter dans votre notice bibliographique.

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  • Pour dupliquer un champ cliquez sur l’icône “répéter ce champ” à gauche

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    • Pour positionner les sous-champs correctement, cliquez sur la flèche « vers le haut » à gauche du sous-champ

    • Pour dupliquer un sous-champ, cliquez sur l’icône de clonage à droite du champ.

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    • Pour supprimer un sous-champ (s’il y en a plus d’un du même type, cliquez sur le signe moins qui se trouve à droit du champ.

  • Pour utiliser un plugin, cliquez sur l’icône à droite du champ

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    • Certains champs fixes ont des éditeurs qui changeront selon le type de document que vous êtes en train de cataloguer (par exemple les champs 006 et 008)

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  • Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton “Enregistrer” en haut et choisissez d’enregistrer ou de visualiser la notice bibliographique que vous venez de créer. Vous pouvez aussi continuer d’ajouter/modifier les exemplaires associés à la notice

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    • Cliquer sur “Enregistrer et voir la notice” affichera directement la notice que vous venez de cataloguer

    • Cliquer sur “Enregistrer et ajouter des exemplaires” vous affichera le formulaire d’ajout/modification après l’enregistrement de la notice bibliographique à laquelle vous pouvez associer des exemplaires

    • Cliquer sur « Enregistrer et poursuivre la modification » vous permettra d’enregistrer votre travail jusqu’ici et de le poursuivre

  • Si vous êtes sur le point d’ajouter une notice en doublon à votre catalogue, le système vous le signale.

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Interface de catalogage avancé

In order to use the Advanced cataloging editor you need to enable the EnableAdvancedCatalogingEditor preference.

Note

Cette fonction n’inclut actuellement aucun support pour les champs fixes UNIMARC ou NORMARC.

Dans l’interface de catalogage avancée, quand vous ouvrez une grille vide ou que vous importez une notice via Z39.50, un formulaire s’affiche dans lequel vous pouvez poursuivre le catalogage

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Vous pouvez faire des recherches Z39.50 en utilisant la zone de recherche sur la gauche

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De ces résultats Z39.50, vous pouvez voir la notice MARC en cliquant sur le lien qui est sur la droite.

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Cliquer sur « Import » lance la notice dans l’éditeur pour y apporter des modifications

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Note

Quand vous ajoutez un nouveau champs dans l’éditeur avancé, vous devez saisir un trait de soulignement ( _ ) dans le cas d’un indicateur vide, et entourer les indicateurs d’espaces.

Note

Vous devez insérer un espace avant le premier délimiteur de sous-zone, mais pas avant ou après les autres délimiteurs de sous-zone dans le champs.

Pour obtenir de l’aide sur le champ en cours de modification, vérifiez au bas de l’éditeur pour consulter le guide de référence MARC de la Bibliothèque du Congrès. Lors d’erreur de saisie de champs MARC, l’information à corriger sera surlignée en rouge. Pour éditer les notices uniquement à partir du clavier, consultez le bouton raccourcis clavier pour connaître les différentes combinaisons de touches raccourcis.

A clipboard is available to copy and paste text between fields. See the image and table below for the shortcuts used with the clipboard.

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Raccourcis clavier de l’éditeur avancé de catalogage

Les raccourcis clavier suivants peuvent être utilisés dans l’éditeur avancé de catalogage pour gagner du temps et réduire le nombres de clics.

Raccourci

Comportement

Ctrl-C

Copy current field

Maj-Ctrl-C

Copy current subfield

Ctrl-X

Delete current field and copy to “clipboard”

Maj-Ctrl-X

Delete current subfield and copy to “clipboard”

Alt-C

Insère le symbole copyright (©)

Alt-P

Insère le symbole copyright (℗) (enregistrements sonores)

Ctrl-D

Insérer un délimiteur (‡)

Ctrl-I

Copy current field on next line

Maj-Entrée

Insére un saut de ligne

Maj-Ctrl-L

Link field to authorities

Entrée

Nouvelle zone sur la prochaine ligne

Onglet

Aller à la prochaine position

Ctrl-P

Paste selection from “clipboard”

Maj-Tabulation

Aller à la position précédente

Ctrl-H

Obtenir de l’aide sur la sous-zone actuelle

Maj-Ctrl-K

Toggle Keyboard

Ctrl-S

Save record (cannot be remapped)

Clavier virtuel de l’éditeur avancé de catalogage

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L’éditeur avancé possède maintenant un clavier virtuel à utiliser pour l’ajout rapide de symboles et diacritiques. Le raccourci clavier Maj-Ctrl-K fera apparaître ce clavier à l’écran. Plusieurs langues sont disponibles, cliquez sur le bouton “Disposition du clavier” au haut de l’éditeur pour changer de langues.

Macros dans le catalogage avancé

Pour enregistrer une nouvelle macro :

  • Cliquez sur le bouton « Macros… »

  • Une fenêtre apparaîtra. Dans cette fenêtre, sélectionnez « Nouvelle macro… », saisissez le nom de la nouvelle macro dans la boîte correspondante, puis cliquez sur OK.

  • Maintenant, cliquez a la droite du petit chiffre 1, et saisissez votre première ligne de macro. Pour obtenir plusieurs lignes, par-exemple pour une macro multi-champs, saisissez la touche « Retour », et ainsi une ligne portant le chiffre 2 apparaîtra. Sur cette ligne, saisissez la deuxième ligne/le deuxième champs, etc.

  • Vos macros seront automatiquement sauvegardées. Quand vous aurez terminé, cliquez sur le « x » pour fermer la fenêtre, ou sélectionnez une macro de la notice courante, ou sélectionnez une autre macro.

Pour modifier une macro existante:

  • Cliquez sur le bouton « Macros… »

  • Une fenêtre va apparaître. Dans cette fenêtre, sélectionnez la macro que vous souhaitez modifier puis faites les changements que vous désirez.

  • Vos travaux seront automatiquement sauvegardés, ainsi quand vous aurez terminé, cliquez sur le « x » pour fermer la fenêtre, ou sélectionnez une macro de la notice courante, ou sélectionnez un autre macro.

La syntaxe de base du langage macro :

  • new 500=‡aÉdité avec Rancor

    • Créera une nouvelle zone 500 avec une sous-zone ‡a, et y inscrira « Édité avec Rancor »

  • 245c= par J.K. Rowling

    • Inscrit au premier sous-champs ‡c du champs MARC 245 :  » par J.K. Rowling » , le créant si nécessaire.

  • 082a={084a}

    • Assigne le contenu du sous-champs ‡a du premier code 082 (créant le sous-champs si nécessaire) au même contenu que la première sous-zone 084‡a.

  • indicators=_1

    • Sets the indicators of the last mentioned tag (in this case, 082) to « _ » and « 1 ».

  • new 090a=Z674.75.W67

    • Créez une nouvelle sous-zone ‡a dans le premier 090 (seulement si ce champs existe déjà) et inscrivez Z674.75.W67.

  • new 090a at end=Z674.75.W67

    • Tel que précédemment

  • new 245b after a= a tale of might and magic /

    • Crée un nouveau ‡b après le premier sous-champs ‡a et inscrit  » a tale of might and magic / ».

  • delete 245b

    • Efface le contenu du premier sous-champs ‡b du premier 245

Ajouter des notices de dépouillement

Certaines bibliothèques proposent aux usagers l’accès à des articles de journaux, de périodiques, des extraits de monographies, grâce au catalogage analytique. Le catalogage analytique crée des notices bibliographiques distinctes pour les articles, les chapitres, paragraphes, etc. inclus dans des volumes entiers comme un livre, journal, périodique. Dans le catalogage analytique, bien que la notice bibliographique soit créée séparément pour son titre, elle n’est pas physiquement séparée de son exemplaire de base. Pour en savoir plus sur le catalogage analytique, consultez le Chapitre 13 de AACR2.

If you would like to catalog analytic records there are two options. One is to use the Notices de dépouillement simplifiées funtion; the other is the Notices de dépouillement améliorées.

Notices de dépouillement simplifiées

La fonction Notices de dépouillement simplifiées facilite la création de liens/relations entre notices. La première chose à faire est de paramétrer la préférence système EasyAnalyticalRecords sur « Ne pas afficher » et la préférence système UseControlNumber sur « Ne pas utiliser ».

Après avoir catalogué votre notice de dépouillement (voyez ajouter des notices pour en savoir plus sur la création de notices), cliquez sur “Modifier” à partir de la vue normale et choisissez “Lier à un hôte”

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Il vous sera demandé d’entrer le code à barres de l’exemplaire lié à cette notice.

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Après avoir scanné le code à barres de l’exemplaire et cliqué “Sélectionner” vous recevrez un message de confirmation.

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La notice aura maintenant un champ 773 (en MARC21) rempli pour compléter le liens.

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Pour voir tous les exemplaires liées à la notice hôte, faites une recherche sur la notice, cliquez sur l’onglet “Dépouillement” sur la gauche et les notices de dépouillement liées à chaque code à barres seront indiquées dans la colonne “Utilisé dans”.

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Note

Il est également possible de créer des notices de dépouillement à partir de cette page en cliquant sur « Créer une notice de dépouillement »

Vous pouvez également consulter les notices de dépouillement liées à cette notice en cliquant sur le lien « Voir les notices de dépouillement » en haut de la notice dans la vue normale.

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Lorsque vous consultez la notice de dépouillement dans l’onglet « Dépouillement », vous verrez aussi un lien de l’exemplaire hôte dans la colonne « Notices hôtes ».

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Notices de dépouillement améliorées

Pour utiliser la méthode améliorée d’ajout de notices de dépouillement, la première chose à faire est de paramétrer la préférence système EasyAnalyticalRecords sur « Ne pas afficher » et la préférence système UseControlNumber sur « Utiliser »« Utiliser ».

Après avoir catalogué votre notice originale (reportez-vous à la section Ajouter des notices pour en savoir plus sur la création de notices), cliquez sur “Ajouter” à partir de l’affichage normal et choisissez “Ajouter une notice fille”.

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Cela ouvrira une nouvelle notice vierge à cataloguer. La notice vierge aura seulement le champ 773 rempli correctement pour compléter le lien qui enregistrera la notice.

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Pour voir tous les exemplaires liées à la notice hôte, faites une recherche sur la notice, cliquez sur l’onglet “Dépouillement” sur la gauche et les notices de dépouillement liées à chaque code à barres seront indiquées dans la colonne “Utilisé dans”.

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Vous pouvez également consulter les notices de dépouillement liées à cette notice en cliquant sur le lien « Voir les notices de dépouillement » en haut de la notice dans la vue normale.

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Lorsque vous consultez la notice de dépouillement dans l’onglet « Dépouillement », vous verrez aussi un lien de l’exemplaire hôte dans la colonne « Notices hôtes ».

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Modifier les notices de dépouillement

Si vous avez lié une notice de dépouillement à une mauvaise notice, vous pouvez défaire ce lien en éditant la notice de dépouillement (et non pas la notice hôte). Pour ce faire, allez sur la notice analytique et cliquez sur le bouton “Modifier les exemplaires”. À gauche de chaque exemplaire, vous verrez deux options.

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  • Cliquez sur le lien « Modifier dans l’hôte » pour pouvoir modifier la description de l’exemplaire.

  • Cliquer sur “Délier” supprimera la zone 773 (en MARC21) et le lien entre la notice de dépouillement et la notice hôte.

Modifier une notice

Pour modifier une notice, vous pouvez cliquer sur le bouton << Modifier >> et choisir << Modifier la notice >> à partir des résultats d’une recherche dans le module Catalogage

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ou allez directement sur la notice bibliographique, cliquez sur le bouton “Modifier” et choisissez “Modifier la notice”

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La notice s’ouvrira dans l’éditeur MARC

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Vous pouvez également effectuer une recherche via Z39.50 pour écraser une notice de votre catalogue Koha par une notice issue d’une autre bibliothèque. Cliquez sur le bouton « Modifier » puis choisissez l’option « Remplacer via Z 39.50 ».

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Après ce choix, vous arriverez à une page de recherche Z39.50 afin de lancer une recherche du titre en question dans d’autres bibliothèques.

Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton « Modifier » puis sur « Télécharger une image » pour ajouter une image de couverture personnalisée. Vous devez d’abord avoir paramétré la préférence système OPACLocalCoverImages et/ou LocalCoverImages sur « Afficher ».

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Après avoir cliquer sur « Télécharger une image », vous arriverez sur l’outil Télécharger des images de couverture locales.

Dupliquer une notice

Sometimes a copy of the record you need to catalog can’t be found via Z39.50. In these cases you can create a duplicate of similar record and edit the necessary pieces to create a new record. To duplicate an existing record click “Edit as new (duplicate)” from the “Edit” menu on the bibliographic record.

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Cela ouvrira une nouvelle notice MARC dont les champs seront déjà renseignés avec les valeurs de la notice initiale.

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Verser des fichiers dans la notice

Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter des fichiers dans Koha avec peu de paramétrages.

  • Vous devrez demander à votre administrateur-système de configurer la donnée « upload_path » pour qu’elle cible le dossier où seront conservés les fichiers

    • Vous pouvez vérifier si le chemin de téléversement est paramétré correctement dans A propos de Koha > Information Système. Les erreurs seront visibles ici.

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  • Vous voudrez être certain que votre préférence système :ref:`OPACBaseURL” est paramétrée correctement

  • You will want to add the upload.pl plugin to the 856$u subfield in one (or multiple) of your frameworks

Une fois que vous avez tout configuré, vous pouvez continuer a cataloguer comme d’habitude. Vous verrez l’icône du plugin à côté du 856$u, qui ouvrira la fenêtre de téléversement et/ou de recherche

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Depuis ce menu vous pouvez cliquer sur Parcourir pour trouver un fichier et le téléverser, ou vous pouvez chercher des fichiers que vous avez précédemment téléversés en utilisant la boîte de recherche. Vous pouvez choisir quel fichier téléverser depuis le résultat de recherche.

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Une fois choisi, le fichier apparaît en tant que lien dans la notice MARC et dans l’affichage en détail.

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Note

Si le fichier est un PDF, il sera ouvert directement dans le navigateur de l’utilisateur alors que si c’est une image ou tout autre type, l’utilisateur devra le télécharger.

Fusionner des notices

Pour fusionner des notices bibliographiques, vous devez aller dans le module Catalogage et faire une recherche.

Si vous trouvez des doublons dans les résultats de la recherche, vous pouvez cocher les cases à côté des notices et cliquer sur le bouton « Fusionner les notices sélectionnées » en haut des résultats.

Une fois les notices sélectionnées, cliquez sur le bouton “Fusionner les notices sélectionnées” en haut de la liste. Il vous sera demandé laquelle des deux notices vous souhaitez garder comme notice principale et laquelle sera supprimée après la fusion. Si les notices ont été créées avec différentes grilles de catalogage, Koha vous demandera également à quelle grille la nouvelle notice fusionnée sera rattachée.

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Les deux notices vous seront présentées dans des onglets distincts (étiquetés avec le numéro de la notice). Tous les champs de la première notice sont sélectionnés par défaut. Désélectionnez les champs que vous ne voulez pas conserver. Puis dans le second onglet, choisissez les champs que vous voulez dans la notice finale.

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Si vous essayez d’ajouter deux fois un champs qui n’est pas répétable (comme le champ 200 à la fois de la notice 1 et de la 2), vous obtiendrez un message d’erreur

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Sous les notices que vous êtes en train de fusionner, vous verrez la ligne « Zones à afficher dans le rapport ». Celle-ci vous permet de choisir quels champs MARC vous verrez apparaître sur la page de confirmation de fusion.

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Si vous ne saisissez rien dans cette zone, vous recevrez une confirmation avec des nombres seulement

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If you enter fields you will see those on the confirmation page (you can set defaults with the MergeReportFields preference)

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Une fois les sélections effectuées, cliquez sur le bouton “Fusionner” (merge). La notice principale contiendra maintenant les données choisies ainsi que les exemplaires des deux notices bibliographiques. La deuxième notice sera supprimée.

Important

Il est important que Zebra se ré-indexe immédiatement après une fusion de notices. Si vous faites une recherche de notice qui a été supprimée, Koha affichera aux adhérents une erreur sur l’OPAC.

Note

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi utiliser les listes Listes pour fusionner des notices. Pour en savoir plus.

Supprimer des notices

Pour supprimer une notice bibliographique, cliquer sur le bouton “Modifier” et sélectionnez “Supprimer la notice”

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Les notices bibliographiques ne peuvent être supprimées que si tous les exemplaires rattachés ont été supprimés. Si vous tentez de supprimer une notice bibliographique avec des exemplaires rattachés, vous verrez que l’option Supprimer est grisée.

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Notices exemplaire

Chaque notice bibliographique Koha peut avoir un ou plusieurs exemplaires rattachés. Chaque exemplaire contient des informations de la copie physique que possède la bibliothèque.

Ajouter des exemplaires

Après avoir enregistré une nouvelle notice bibliographique, vous serez redirigé vers un formulaire d’exemplaire vide avec lequel vous pourrez ajouter un exemplaire à la notice bibliographique. Vous pouvez aussi cliquer sur « Ajouter/Modifier les exemplaires » sur la page de résultats d’une recherche

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ou vous pouvez ajouter un nouvel exemplaire n’importe quand en cliquant sur le bouton « Ajouter » au dessus de la notice bibliographique puis en sélectionnant « Nouvel exemplaire »

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Le formulaire de modification de l’exemplaire va s’afficher:

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Au strict minimum, si vous prévoyez de faire des prêts, les champs suivants devraient être entrés pour les exemplaires&nbsp;:

  • 2 - Source de classification

  • a - Localisation permanente

  • b- Site actuel

  • o - Cote complète

    • If you’d like you can use the call number browser plugin for this field. If it’s enabled you’ll see a … to the right of the field. When clicked that will open a call number browser window if the row is highlighted in Red then the call number is in use, if there is a thin Green line instead then the call number can be used.

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  • p - Code à barres

  • v- Coût, prix de remplacement

    • Lorsqu’un document a été déclaré comme étant “Perdu”, le prix de remplacement du document sera facturé aux adhérents

  • y- type de document Koha

Pour être certain que ces valeurs seront bien renseignées, vous pouvez les rendre obligatoires dans la grille de catalogage que vous utilisez et elles apparaîtront en rouge avec la mention « obligatoire ». Un exemplaire ne pourra être enregistré tant que les champs obligatoires n’auront pas été renseignés.

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Note

Pour rendre obligatoire un sous-champ das une grille de catalogage, vous devrez modifier le champ 952 dans la grille de catalogage.

Sous le formulaire d’ajout, il y a trois boutons pour ajouter l’exemplaire.

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  • “Ajouter un exemplaire” ajoutera un seul exemplaire

  • « Ajouter et dupliquer » ajoutera l’exemplaire et pré-remplira un nouveau formulaire avec les mêmes valeurs, que vous pourrez modifier

  • « Ajouter des exemplaires multiples » demandera combien d’exemplaires puis ajoutera ce nombre d’exemplaires en ajoutant +1 au code à barres, pour que chaque code à barre soit unique

Les exemplaires ajoutés apparaîtront au-dessus du formulaire d’ajout

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Vos exemplaires seront également affichés sous la notice bibliographique sur la page d’affichage détaillé.

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Si vous avez paramétré la préférence système :ref:”SpineLabelShowPrintOnBibDetails” sur « Afficher », il y aura un lien à côté de chaque exemplaire pour imprimer une étiquette rapide.

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Vous pouvez aussi filtrer le contenu du tableau en cliquant sur le lien “Activer les filtres”. Il affichera alors une rangée en haut où vous pourrez filtrer les résultats dans la colonne que vous souhaitez.

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Modifier des exemplaires

Les exemplaires peuvent être modifiés de plusieurs façons.

  • En cliquant sur « Modifier » et « Modifier les exemplaires » depuis la notice bibliographique

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    Ceci ouvrira une liste d’exemplaires, où vous pourrez cliquer sur le bouton “Action” a la gauche de l’exemplaire spécifique que vous voulez éditer, et choisissez “Éditer”

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  • Clicking “Edit items” beside the item on the “Items” tab

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    Ce qui ouvrira un tableau de l’exemplaire que vous pouvez modifier

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  • En cliquant sur sur le bouton “Modifier” puis “Modifier les exemplaires par lot”

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    Ceci permettra d’ouvrir l’outil de modification d’exemplaires par lot dans lequel vous pourrez modifier tous les exemplaires de cette notice en lot.

  • Vous pouvez aussi activer la préférence système :ref:`StaffDetailItemSelection” pour afficher des cases à cocher à gauche de chaque exemplaire sur la page d’affichage détaillée. Vous pouvez ensuite cocher les exemplaires que vous souhaitez modifier et cliquer sur « Modifier les exemplaires sélectionnés » en haut de la liste.

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  • You can click “Edit” to the right of each item in the Holdings tab

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  • There is also a link to Edit items from the search results in the staff client

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  • Finally you can use the batch item modification tool

Quick item status updates

Souvent, le personnel qui gère la circulation a besoin de modifier l’état d’un exemplaire pour le déclarer Perdu ou Endommagé. Il n’y a pas besoin pour cela de modifier toutes les informations concernant l’exemplaire : un affichage synthétique est accessible en cliquant sur le code à barres de l’exemplaire dans la page d’affichage des retours ou dans l’historique des prêts. Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur l’onglet Exemplaire à gauche de la page affichant la notice bibliographique.

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From this view you can mark an item lost by choosing a lost status from the pull down and clicking the “Set status” button.

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You can also mark an item as damaged by choosing a damaged status from the pull down and clicking the “Set status” button.

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Duplicating items

Vous pouvez facilement dupliquer chaque exemplaire en cliquant sur le bouton “”Action””, a la droite de chaque exemplaire dans l’écran d’édition d’exemplaire.

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De là vous pouvez choisir “”Dupliquer”” l’exemplaire, et ceci rempliera le formulaire avec les valeurs de l’exemplaire que vous avez choisi.

Item information

A gauche de chaque notice bibliographique se trouve l’onglet Exemplaires pour visualiser les informations de l’exemplaire.

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Cliquer sur cet onglet vous donnera des informations basiques sur les exemplaires telles que le site d’accueil, le type de document, le code de collection, la cote et le prix de remplacement. Vous pouvez aussi voir et modifier le statut. Si un exemplaire est marqué perdu ou retiré des collections, la date est à partir de laquelle le statut a été appliqué.

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In the “History” section you will see information about the check out history of the item and if you ordered the item via the acquisitions module then this section will include information about the order.

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Si vous cliquez sur la date de commande ou la date d’entrée dans les collections, cela vous redirigera sur les informations d’acquisition de l’exemplaire.

Moving items

Items can be moved from one bibliographic record to another using the “Attach item” option

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Visit the bibliographic record you want to attach the item to and choose “Attach item” from the “Edit” menu.

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Simply enter the barcode for the item you want to move and click “Submit”

If this is the last remaining item attached to a bibliographic record you will be presented with a button to delete the original host record.

Si vous voulez déplacer tous les exemplaires vers une nouvelle notice en ne créant qu’une notice, vous pouvez utiliser à la place l’outil de fusion de notices.

Deleting items

Il y a plusieurs façons de supprimer des exemplaires. Si vous avez besoin de supprimer un exemplaire, vous pouvez ouvrir la page de détail de sa notice bibliographique, puis cliquer sur le bouton Modifier. Là, vous choisissez l’option Modifier les exemplaires.

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Une liste des exemplaires est affichées. A côté de chaque exemplaire, un lien Supprimer permet de supprimer l’exemplaire s’il n’est pas en prêt.

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Si vous êtes sûr que tous les exemplaires attachés à votre notice ne sont pas actuellement en prêt, vous pouvez utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” dans le menu “Modifier”.

Vous pouvez aussi activer la préférence système :ref:`StaffDetailItemSelection” pour afficher des cases à cocher à gauche de chaque exemplaire sur la page d’affichage détaillée. Vous pouvez ensuite cocher les exemplaires que vous souhaitez supprimer et cliquer sur « Supprimer les exemplaires sélectionnés » en haut de la liste.

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Enfin, vous pouvez utiliser l” outil de suppression par lot pour supprimer un lot d’exemplaires.

Item specific circulation history

Chaque notice bibliographique conserve l’historique de ses opérations de circulation (avec ou sans les informations relatives aux adhérents selon votre paramétrage). Mais chaque exemplaire a également sa propre page d’historique. Pour voir celle-ci, cliquez sur l’onglet Exemplaires de la notice que vous êtes en train de visualiser.

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Sous le titre Historique, il y a un lien Voir l’historique des prêtes des exemplaires. En cliquant ce lien, la page historique des exemplaires s’affiche. Elle est sensiblement différente de l’historique de la notice bibliographique.

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Autorités

Les notices d’autorité sont un moyen de contrôler les champs dans vos notices bibliographiques. Cela vous permet de contrôler les sujets, les noms propres par exemple.

Adding authorities

To add a new authority record you can either choose the authority type from the “New authority” button or search another library by clicking the “New from Z39.50” button.

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Si vous choisissez d’entrer une nouvelle autorité en partant de zéro, le formulaire qui s’affiche vous permet de saisir tous les détails nécessaires concernant votre notice autorité.

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Pour développer des valeurs manquantes, il suffit de cliquer sur le titre et les sous-champs apparaissent. Pour dupliquer un champ ou sous-champ, il suffit de cliquer sur le signe plus (+), à droite de l’étiquette. Pour utiliser les plugins d’assistance, cliquez simplement sur le bouton (…), à droite du champ.

Lorsque vous liez des autorités à d’autres vedettes, vous pouvez utiliser le plugin de recherche d’autorités en cliquant sur le lien à droite du champ

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Ici vous pouvez chercher dans votre fichier autorités, l’autorité à lier. Si vous ne la trouvez pas, vous pouvez cliquer sur le bouton “Créer une nouvelle” et jouter l’autorité à lier. Ce plugin vous permet aussi de choisir le lien entre les autorités.

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Si vous choisissez de rechercher la notice d’autorité dans une autre bibliothèque, une zone de recherche s’affichera

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Depuis la page des résultats, vous pouvez cliquer sur le lien “Importer” à la droite de la notice que vous souhaitez ajouter à Koha

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Un formulaire vous permettra de modifier l’autorité avant de l’enregistrer dans votre système

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Searching authorities

Dans la page des autorités, vous pouvez rechercher les termes existants et les notices bibliographiques qui y sont rattachées.

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Dans la page de résultat, vous voyez les autorités, le nombre de notices bibliographiques liées, un menu « Actions » qui vous permet de modifier, fusionner et supprimer (s’il n’y a pas de notice bibliographique liée).

image710

Clicking on the “Details” link to the right of the authority record summary will open the full record and the option to edit the record.

image711

If the authority has “See also’s in it you will see those broken out on the search results, clicking the linked headings will run a search for that heading instead.

image712

Editing authorities

Les autorités peuvent être modifiées en cliquant sur le résumé de l’autorité depuis les résultats de recherche et en cliquant ensuite sur le bouton “Modifier” au-dessus de la notice. Ou en cliquant sur le lien “Modifier” à gauche des résultats de de la recherche d’autorité.

image713

Once you’ve made the necessary edits, simply click “Save” and dontmerge is set to “Do”, Koha will immediately update all of the bib records linked to the authority with the new authority record’s data. If dontmerge is set to « Don’t » then Koha won’t edit bib records when changes are made to authorities, rather, this is done later by the merge_authority.pl cronjob.

Pour supprimer une autorité, vous devez d’abord être sûr qu’elle n’est pas lié à des notices bibliographiques. Si ce n’est pas le cas, un lien Supprimer est affiché à droite de l’autorité sur la page de résultat d’une recherche et un bouton Supprimer est également affiché sur la page de détail de l’autorité.

Merging authorities

Si vous avez des doublons de notices d’autorité, vous pouvez les fusionner en cliquant sur le lien “Fusionner” à côté des deux résultats de la recherche d’autorité.

image714

Après avoir cliqué sur “Fusionner” du premier résultat, vous verrez cette autorité classée en haut des résultats.

image715

Puis, vous cliquez sur “”Fusionnez”” à la hauteur du second résultat que vous souhaitez fusionner.

Il vous sera demandé laquelle des deux notices vous souhaitez garder et laquelle sera supprimée après la fusion.

image716

Les deux notices s’afficheront en mode MARC dans des onglets distincts (chacune accessible par des onglets étiquetées avec le numéro d’autorité de ces notices) . Par défaut, tous les champs de la première notice seront sélectionnés. Désélectionnez les champs que vous ne voulez pas conserver dans la notice finale. Puis allez dans le second onglet pour choisir les champs qui seront dans la notice finale.

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Une fois vos sélections effectuées, cliquez sur le bouton “Fusionner”. La notice principale contiendra maintenant les données que vous avez choisies, et la seconde notice sera supprimée.

image718

Cataloging guides

Document d’information sur le catalogage de notice bibliographique

Zone

Étiquette

Description

Instructions

000

Guide

Describes the record(i.e. surrogate) – is it a record for a monograph? A serial?

Click in this field to fill it in. Then set « Bibliographic level » to “a” for articles or “s” for serials. Otherwise, leave everything as is.

001

Numéro de contrôle

Numéro d’accès.

Enter the accession number written inside the item here. For articles and items which do not have accession numbers, leave blank.

003

Identité du numéro de contrôle

Your MARC organizational code

Click in this field to fill it in (will auto fill if you have your MARCOrgCode preference set).

005

D & T LATEST TRANSACTION

Date et heure actuelles.

Cliquer dans ce champ pour le remplir.

008

Éléments de données de longueur fixe

Field containing computer-readable representations of a number of things.

Generally you will only use “s” (single) or “m” (multiple) options for position 06- use the former when the item was published in a single year, the latter when it was published over the course of several. If there is a single date, only enter a date in the first date field (positions 07-10). Enter the three-digit country code in positions 15-17, being sure to add spaces if the country code is fewer than three characters long. If there is an index, note that fact in position 31. Enter the three-letter language code in positions 35-37.

010

LCCN

A number assigned by the Library of Congress to uniquely identify the work.

Check on the copyright page of the book (if it was published in the US) or the LC catalog for this number. If you can’t find it, don’t worry about it.

020

ISBN

Numéro unique utilisé par les éditeurs pour identifier les livres.

If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.

022

ISSN

Unique number used by publishers to identify serials.

If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one.

033

DATE/TIME OF EVENT

Used for auction dates. Required for auction catalogs.

For auctions that took place on only one day, enter the date of the auction in the format YYYYMMDD in the subfield “a” and a “0” in the first indicator. For auctions that took place over two consecutive days or any number of non-consecutive days, create a subfield “a” for each day with the date in the format YYYYMMDD, and put a “1” in the first indicator. For auctions that took place over more than two consecutive days, create a subfield “a” (in format YYYYMMDD) for the first day and a subfield “a” (also in format YYYYMMDD) for the last day, and put a “2” in the first indicator.

040

Source du catalogage

Identifie quelles bibliothèques ont créé et modifié la notice.

For imported records, add a subfield “d” with your OCLC code as the value. For new records, make sure that the subfield “c” with your OCLC code as the value.

041

Code de langue

Identifies all the languages used in an item, when two or more languages are present.

For significant portions of a text in a given language, there should be a subfield “a” with that language code. If there are only summaries or abstracts in a specific language, create a subfield “b” with that language code.

100

MAIN ENTRY–PERSONAL

Authorized form of the main author’s name

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.

110

MAIN ENTRY–CORPORATE

Authorized form of the name of the main corporate author. Required for auction catalogs.

Auction catalogs should use a 110 field rather than a 100 field. See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

111

MAIN ENTRY–MEETING

Authorized form of the name of a meeting which acted as a main offer (e.g. conference proceedings)

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

245

Mention du titre

Transcription of the title statement from the title page (or chief source of information)

Enter the title in subfield “a”, the subtitle in subfield “b”, and the statement of responsibility in subfield “c”. If you are creating a record for a single volume or part of a multi-part item, you should put the part number in subfield “n” and the part title in subfield “p.” For auction catalogs, the date (in “MM/DD/YYYY” format) should be listed in square brackets in subfield “f”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0” if there is no author, otherwise set it to “1”. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the second indicator to “4”).

246

Variante du titre

Alternate form of title for searching and filing purposes

If the patron might look for the work under a different title, enter it here. Do not include initial articles. The first indicator should be “3”, unless the title is merely a variant spelling, in which case the first indicator should be “1”.

250

Mention d’édition

Transcription of the edition statement from the title page (or chief source of information)

Transcribe the edition statement exactly as it appears on the title-page. You may abbreviate if the edition statement is very long.

260

Publication (imprimé)

Information sur la publication.

Put the location of publication in subfield “a”, the publisher in subfield “b”, and the year (or probable year) in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.

264

PRODUCTION, PUBLICATION ETC.

Production, Publication, Distribution, Manufacture, and Copyright Notice.

Put the location of publication in subfield “a”, the publisher in subfield “b”, and the year (or probable year) in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet. The label is set dynamically from the second indicator so generally this would be set to “1” for Publisher: .

300

Description matérielle

Description matérielle

Enter the pagination statement in subfield “a”, a brief description of « special » contents such as illustrations or maps in subfield “b” (see AACR2), and the size of the item in subfield “c”. See ISBD punctuation sheet.

490

Mention de collection

Shows the series statement exactly as it appears on the item.

Transcribe the series statement into subfield “a” with the volume number in subfield “v”. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “1” if you are using an 830. As a general rule, you should do so.

500

Note générale

Notes that don’t fit anywhere else.

Enter notes as full sentences, with a separate 500 field for each distinct topic.

501

Note « Avec »

Notes whether the work is bound with the works described by other records.

Put description of relationship in subfield “a”.

504

Note de bibliographie, etc.

Indicates whether the work includes a bibliography.

If the work includes a bibliography and index, put the text « Includes bibliographical references (p. XXX-XXX) and index. » in subfield “a”. If the work does not include an index, remove that part of the sentence. If the references are scattered throughout the work and not gathered into a distinct sentence, remove the parenthetical statement.

505

FORMATTED CONTENTS

List of contents in a standard format. Unformatted contents can be listed in a 500 (General Note) field.

See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you are separately coding authors and titles, set the second indicator to “0”. Otherwise, leave the second indicator blank.

518

DATE/TIME OF EVENT NOTE

Used for auction dates.

For auction catalogs, enter the date of the auction in the format “January 2, 1984” in the subfield “a”

520

Résumé, etc.

A brief summary or abstract of the book or article.

In general you do not need to write a summary. A summary might be called for, however, with items that cannot be easily reviewed by a patron, such as books with highly acidic paper or CD-ROMs.

546

Note sur les langues

Note describing the languages used in the work

Only needed for works in multiple languages. See ISBD punctuation sheet.

561

PROVENANCE INFORMATION

Décrit la propriété antérieure de l’exemplaire.

Used only for rare books.

563

Renseignements au sujet de la reliure

Describes the binding of the item.

Used only for rare books.

590

LOCAL NOTE

Local notes. Required for auction catalogs.

Used for auction catalogs to indicate what types of coins are sold in the auction- Roman, Greek, etc.

600

SUBJECT ADDED–PERSONAL

Authorized form of personal names for people discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

610

SUBJECT ADDED–CORPORATE

Authorized form of corporate names for organizations discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

611

SUBJECT ADDED–MEETING

Authorized form of meeting names for meetings discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

630

SUBJECT ADDED–UNIFORM TITLE

Authorized form of titles for other works discussed in the work

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the first indicator to “4”). If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

650

SUBJECT ADDED–TOPICAL

Library of Congress Subject Heading terms describing the subject of the work

See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

651

SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL

Library of Congress Subject Heading geographical terms describing the subject of the work

See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. Otherwise set the second indicator to “4”.

655

Terme d’indexation–Genre ou forme

Describes what an item is as opposed to what the item is about.

Generally used only for auction catalogs, which should have the genre heading « Auction catalogs. » (make sure to find the authorized heading!) If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to “0”. If you are using a term from a specific thesaurus, set the second indicator to “7” and put the code for the thesaurus in subfield “2”. Otherwise set the second indicator to “4”.

690

LOCAL SUBJECT ADDED–TOPICAL

Used for headings from any custom subject authority file.

If there is no appropriate LCSH term, you can use a 690 with subject headings you find on other items in the catalog.

691

LOCAL SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL

Used for headings from any custom subject authority file.

If there is no appropriate LCSH term, you can use a 691 with subject headings you find on other items in the catalog.

700

ADDED ENTRY–PERSONAL

Used for second authors and other persons related to the production of the work.

See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a “1”, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be “0”.

710

ADDED ENTRY–CORPORATE

Used for corporate bodies related to the production of the work (e.g. publishers).

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

711

ADDED ENTRY–MEETING

Used for meetings related to the production of the work (e.g. symposia that contributed to the work).

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to “2”.

730

Vedette secondaire–Titre uniforme

Used for uniform titles related to the production of the work (e.g. a work that inspired the present work)

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the first indicator to “4”).

773

Liaison au document hôte

Describes the larger bibliographic unit that contains the work (e.g. book or journal containing the article being described in the current record)

If the host publication is author main entry, enter the authorized form of the author’s name in subfield “a”. Put the title in subfield “t”. If the host publication is an independent work, put publication information in subfield “d”. When available, ISSN and ISBN should always be used in, in subfields “x” and “z” respectively. Relationship information (e.g. volume number, page number, etc.) goes in subfield “g”. Subfield “q” contains an encoded representation of the location of the item: volume, issue, and section numbers are separated by colons, and the first page is entered following a “<” at the end of the subfield. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to “0”. If you want the label « In: » to be generated, leave the second indicator blank. If you want something else displayed before the 773 text, set the second indicator to “8” and add a subfield “i” with the label you want at the beginning of the field (e.g. « $iOffprint from: »).

830

SERIES ENTRY–UNIFORM TITLE

Authorized form of the series name transcribed in the 490 field. Often this will just be the same as the 490.

See Authorized headings sheet and AACR2. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for « The  » set the second indicator to “4”).

852

LOCATION/CALL NUMBER

Provides the section name for pre-barcode books, pamphlets, and some articles and serials.

Do not put anything in this field if you are cataloging a volume which gets only one record and a barcode. If the item does not get a barcode, or you are currently creating a record for an article in a volume, put the section in subfield “a” (see ANS cataloging documentation), and the call number in subfield “i”. Set the first indicator to “8”.

856

ELECTRONIC ACCESS

Links to material available online.

Put the URL of any electronic copies or summaries, etc. in subfield “u” and a link title in subfield “y”. Set the first indicator to “4”.

942

Éléments spécifiques à Koha

Used for Koha-specific data.

Set the subfield “c” to the appropriate item type.

Table: Cataloging Guide

Guide de catalogage de notices d’exemplaires

Ce tableau représente les données d’exemplaires intégrées par défaut dans Koha. Ces informations peuvent être utiles pour migrer ou importer des données

Sous-champs MARC

Donnée supprimée

Description

Notes

952$0

Statut retiré

Valeurs par défaut :

  • 0 = il n’est pas retiré des collections

  • 1 = Retiré des collections

Coded value, matching Authorized Value category (“WITHDRAWN” in default installation)

952$1

Statut perdu

Valeurs par défaut :

  • 0 = Disponible

  • 1 = Perdu

  • 2 = En retard depuis longtemps (perdu)

  • 3= Perdu et payé

  • 4 = Manquant inventaire

  • 5 = Manquant dans la file de réservation

It’s possible to configure OPAC so that lost items don’t display with the HideLostItems system preference.

Coded value, matching Authorized Value category (“LOST” in default installation)

952$2

Classification

Classification scheme that defines filing rules used for sorting call numbers.

A choice of classification sources as they are defined in administration. If no classification scheme is entered, the system will use the value entered in the DefaultClassificationSource preference.

952$3

Type de matériaux

Numéros spécifiques de séries ou d’exemplaires multi-parts.

Displayed when items are checked out and in to tell the staff how many pieces the item has. Copy/volume data is stored in 952$h and $t for display in Normal views.

952$4

Statut endommagé

Valeurs par défaut :

  • 0= Pas endommagé

  • 1 = Endommagé

Coded value, matching Authorized Value category (“DAMAGE” in default installation)

952$5

Utiliser les restrictions

Valeurs par défaut :

  • 0 = Pas de restrictions d’utilisation

  • 1 = Accès restreint

Coded value, matching Authorized Value category (“RESTRICT” in default installation). This value has no effect on circulation.

952$7

Exclu du prêt

Valeurs par défaut :

  • -1 = Commandé

  • 0 = Exemplaires disponibles au prêt

  • 1 = Exclu du prêt

  • c - Collection

Coded value, matching Authorized Value category (“NOT_LOAN” in default installation). Negative number values can still be placed on hold.

952$8

Code de collection

Valeur de cellule

Coded value, matching Authorized Value category (“CCODE” in default installation)

952$9

Numéro de l’exemplaire

Numéro de notice exemplaire généré automatiquement.

Ne s’affiche pas dans la notice exemplaire.

952$a

Site propriétaire **

Site

Required. Code must be defined in Libraries

952$b

Site dépositaire ** (usuellement le même que 952$a)

Site

Required. Code must be defined in Libraries

952$c

Localisation

Coded value, matching Authorized Value category (“LOC” in default installation)

952$d

Date d’acquisition

AAAA/MM/JJ

Date formats in the 952 subfields are required to be in the system internal format for data loading and subsequent item editing: YYYY-MM-DD

952$e

Source de l’acquisition

h- Bande bleue ou verte

Filled in automatically with the Koha assigned vendor id by Acquisitions when an item is received.

952$g

Prix d’achat

Nombre décimal, aucun symbole de monnaie (ex. 10.00)

Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.

952$0

Chronologie périodique :

Filled in automatically by Serials if the issue is received there.

952$o

Cote de Koha

Can be filled in automatically based on the itemcallnumber system preference.

952$p

Code à barres *

Max 20 caractères

952$t

Numéro de copie

Max 32 caractères

952$u

Adresse URI

un exemplaire spécifique

Full URL starting with http:// Only needed if your item has its own URL, not necessary if the bib record has a 856$u that applies to all items on the record.

952$v

Coût de remplacement

Nombre décimal, aucun symbole de monnaie (ex. 10.00)

Filled in automatically by Acquisitions when an item is received.

952$w

Prix taxes incluses

AAAA/MM/JJ

Les formats de date dans les sous-champs 952 doivent obligatoirement être au format interne du système pour le chargement des données et l’édition ultérieure des exemplaires : AAAA-MM-JJ. Rempli automatiquement par Acquisitions lorsqu’un exemplaire est reçu

952$0

Note privée

This is a note field for notes that will not appear in the OPAC. Right now this note does not appear anywhere but in the item edit screen in the staff client.

952$y

Type de document Koha **

Valeur codée, champs requis pour la circulation

Required. Coded value, must be defined in Item types

952$z

Note publique

Table: Koha Embedded Holdings Data

* - champ requis pour la circulation

** - Requis par Koha

Koha XSLT material type icons

When you have any of the XSLT system preferences (OPACXSLTDetailsDisplay, OPACXSLTResultsDisplay, XSLTDetailsDisplay, and/or XSLTResultsDisplay) along with the DisplayOPACiconsXSLT and DisplayIconsXSLT preferences turned on you will see material type icons on the related screen.

Important

Ces images proviennent des valeurs trouvées dans votre leader, s’il n’est pas catalogué correctement, ce serait mieux de désactiver la préférence système DisplayOPACiconsXSLT (ce peut être fait en laissant les autres préférences système XSLT activées).

image1081

  • Livre [BK]

    • leader6 = a (et une des valeurs de leader7 plus basse)

      • leader7 = a

      • leader7 = c

      • leader7 = d

      • leader7 = m

    • leader6 = t

image1082

  • Fichier informatique [CF]

    • leader6 = m

image1083

  • Ressource continue [CR]

    • leader7 = b

    • leader7 = i

    • leader7 = s

image1084

  • Map [MP]

    • leader6 = e

    • leader6 = f

image1085

  • Divers [MX]

    • leader6 = p

image1086

  • Son [MU]

    • leader6 = c

    • leader6 = d

    • leader6 = i

    • leader6 = j

image1087

  • Matériel visuel [VM]

    • leader6 = g

    • leader6 = k

    • leader6 = r

image1088

  • Kit

    • leader6 = o

Gestion des commandes d’exemplaires et réservations

If you tend to import your MARC records when you have ordered the book (as opposed to when you receive the books), and allow patrons to place holds on those books, you may need to add item records to the *.mrc file before importing.

The easiest way to import your latest order is to first run your records through MARCEdit. Download your MARC records, saving them to your desktop or some other location you use/will remember. If you have MARCEdit already installed you should simply have to double click on your MARC records, and they will automatically open in MARCEdit.

Important

Ce tutoriel a été rédigé avec la version MARCEdit 5.2.3769.41641 sur Windows XP, les instructions peuvent donc varier si votre version ou système d’exploitation est différent.

  • Votre fichier original s’affichera automatiquement en tant que donnée; assurez-vous d’avoir sélectionné MarcBreaker, puis cliquez sur “Exécuter”.

    image719

  • Un résumé des notices s’affichera en bas de l’écran

    image720

  • Cliquez sur “Modifier les notices” pour continuer d’ajouter des notices d’exemplaires

  • Votre écran sera alors remplacé par un écran plus large contenant les notices MARC

    image721

  • Click on Tools > Add/Edit Field

    image722

  • Saisissez les informations de l’exemplaire spécifique dans Koha

    image723

    • Dans la barre du champ, tapez 942

    • In the Field Data box, type \\$c and the item type code (\\$cBOOK in this example)

    • Cochez l’option “Insérez en dernier” (Insert last)

    • Cliquez sur “Ajouter un champ”

  • Saisissez les données de la notice d’exemplaire

    image724

    • Dans la barre de champ, tapez 952

    • In the Field Data box, type $7ORDERED_STATUS$aPERM_LOC$bCURR_LOC$cSHELVING_LOCATION$eSOURCE_OF_ACQ$yITEM_TYPE

      • ex. $7-1$aCPL$bCPL$cNEW$eBrodart$yBOOK

        • Dans l’installation par défaut de Koha, -1 est la valeur pour le statut “commandé”

      • Vous pourrez regarder les autres sous-champs pour lesquels vous souhaitez qu’il y ait les données dedans, par exemple, changer le code de collection pour mettre tous les exemplaires dans la même collection (8), remplit automatiquement la date d’acquisition (d), ou une note publique (z).

      • Assurez-vous d’utiliser le $ pour séparer les sous-champs. L’ajout de chaque sous-champ sur une ligne séparée fera que plusieurs exemplaires seront importés avec vos notices MARC (dans l’exemple au-dessus, quatre exemplaires, chacun avec un de ces sous-champs rectifiés)

      • Make sure you look at the Administration > Authorized Values in Koha to put the correct code into the field

    • Cochez l’option “Insérez en dernier” (Insert last)

    • Cliquez sur “Ajouter un champ”

  • Fermez la fenêtre de l’éditeur du champ

  • Click on File > Compile into MARC

    image725

  • Choisissez l’emplacement où sauvegarder votre fichier

Vous pouvez ensuite aller dans Koha et suivre les instructions pour importer les notices MARC.

Une fois que l’exemplaire a été saisi, vous devrez aller sur la notice d’exemplaire et changer individuellement l’exemplaire pour avoir le code à barres correct et changer le statut de “Commandé” en “Exclu du prêt”.

Note

Si vous choisissez d’acheter vos notices d’exemplaires cataloguées, vous devrez demander à votre fournisseur de mettre les informations nécessaires dans vos notices MARC; ceci fait, vous pourrez importer le fichier édité par le fournisseur, et écraser la notice actuelle, qui sera automatiquement remplacée par les données dont vous avez besoin.