Acquisitions

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

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Configuration

Avant d’utiliser le module Acquisitions, assurez-vous que tous les paramètres soient conformément en place.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your Comptes EDI and EANs de bibliothèque you will need to have entered your vendors.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

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Note

Si vous souhaitez masquer la ligne du “Total” du tableau des postes budgétaires, ajoutez

#funds_total {display:none;}

à la préférence système IntranetUserCSS

Pour consulter les postes budgétaires actifs, vous pouvez cliquer sur la case “Afficher les postes budgétaires actifs et inactifs” située au-dessus du tableau.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

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Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.

Fournisseurs

Avant de passer toutes commandes, vous devez saisir au moins un fournisseur.

Ajouter un fournisseur

Pour ajouter un fournisseur, cliquez sur le bouton “Ajouter fournisseur” dans le module Acquisitions

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Le formulaire d’ajout du fournisseur est divisée en trois parties

  • La première partie concerne les informations générales du fournisseur

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    • Seul le nom du fournisseur est obligatoire dans ces champs. Les autres informations devront être ajoutées pour les relances et factures

  • La deuxième partie inclut les coordonnées du fournisseur

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    • Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha

      • Contact principal des acquisitions: cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats auprès de ce fournisseur

      • Contact principal des périodiques : cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats de périodiques de ce fournisseur

      • Contact lors de la commande? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos commandes directement par e-mail à cette personne

      • Contact à propos des commandes en retard? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos demandes d’acquisition par e-mail directement à cette personne

      • Contact sur les numéros en retard? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos demandes de réclamations de périodiques directement par e-mail à cette personne

    • Vous pouvez ajouter plus d’un contact par fournisseur en cliquant sur « Ajouter un autre contact »

  • La dernière partie concerne les informations liées aux commandes et aux factures

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    • Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”

    • Pour les Prix catalogue et les Prix facturés, choisissez une devise

      • Les devises sont configurées dans la section ref:Devises & Taux de change <currencies-and-exchange-rates-label> du module Administration

    • Si votre bibliothèque a un numéro de Taxe, précisez-le

    • Indiquez si vos prix catalogue et/ou vos prix facturés incluent les taxes

    • Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”

      • Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande.

    • Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change

    • Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.

    • Notes pour un usage interne

Voir/Modifier fournisseur

Pour accéder à la page d’informations du fournisseur, vous devez lancer une recherche depuis la page d’accueil du module Acquisitions. Vous pouvez faire une recherche par nom de fournisseur:

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Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir ou modifier

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Pour effectuer des changements, cliquez sur le bouton “Modifier fournisseur”.

Si le fournisseur n’a pas de paniers, il est possible de le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer le fournisseur”. Sinon vous verrez le bouton “Réceptionner colis”.

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Contrats

Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un vendeur.

Ajouter un contrat

En haut de la page d’un fournisseur, il y a un bouton “Nouveau contrat”.

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Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés

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Important

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît en-dessous des informations sur le fournisseur.

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Il apparaîtra également lors de la création du panier de commande

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Gestion des suggestions d’achat

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Note

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

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Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:

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En cliquant sur Gérer les suggestions, vous arrivez dans l’outil de gestion des suggestions. S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez atteindre cet outil en passant par la page principale du module Acquisitions.

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Vos suggestions sont classées en quatre catégories : Acceptées, En attente, Vérifiées et Rejetées. Les suggestions acceptées ou rejetées affichent le nom du bibliothécaire qui les a traitées et la raison pour laquelle chaque suggestion a été acceptée ou rejetée.

Une suggestion “Acceptée” est celle que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions. Une suggestion “En attente” est une action en attente d’une validation ou non du personnel de la bibliothèque. Une suggestion “Vérifiée” est celle que vous avez marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire avant les suggestions. Une suggestion “Commandée” est celle qui a été commandée via le lien À partir d’une suggestion d’achat dans votre panier de commande. Une suggestion “Rejetée” est celle que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire sous la liste des suggestions.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

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En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), cliquez sur le filtre “Informations d’acquisition” et modifiez le site.

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Quand vous passez en revue les suggestions en attente, vous pouvez en sélectionner plusieurs en les cochant dans la liste, puis vous les approuvez ou les rejetez toutes en une fois. Vous pouvez également supprimer complètement une suggestion en cochant Supprimer la sélection.

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Pour les bibliothèques qui ont des listes de suggestions très longues, il est également possible d’approuver ou de rejeter les suggestions une à une en cliquant sur le titre de chaque suggestion, ce qui ouvre une nouvelle page contenant des informations si l’exemplaire a déjà été acheté.

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Clicking “edit” to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

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Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

  • En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”

Les motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

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Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant Annuler sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

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Vous pouvez également affecter cette suggestion à un poste budgétaire.

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This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked “Submit” the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

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Passer une commande

Vous devez d’abord rechercher le fournisseur ou libraire à qui vous souhaitez passer commande.

Important

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s Comptes EDI and EANs.

Créer un panier

Note

Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous voudrez télécharger votre historique de commande de vos fournisseurs avant de commencer le processus dans Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur à qui vous allez passer commande:

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Et cliquez sur le bouton “Ajouter panier” situé à droite du nom du fournisseur.

Note

You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the “View” button at the far right of each basket’s information in the results table, and choosing “Add to basket”.

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Après avoir cliqué sur “Ajouter panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande:

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  • Quand vous ajouter un panier, vous lui donnez un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier. Les champs de note sont facultatifs et peuvent contenir tout type d’information.

  • Entrer les lieux de facturation et de livraison (Ce sera par défaut ceux du site sur lequel vous êtes connecté)

  • Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant

  • Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information

  • If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket.

    • Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.

  • You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.

Si vous avez déjà ajouté des contrats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

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When finished, click “Save”.

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Once your basket is created, click on “Add to basket” you are presented with several options for adding items to the order.

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Order from an existing record

  • Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.

    • From the results, you can click “Add order” to be brought to the order form.

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    • From the record’s detailed view, you can click on the “Add order” button.

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  • You will be brought to the order form

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    • Tous les détails associés à l’exemplaire seront déjà listés sur le “Catalog details.”

Order from a purchase suggestion

  • Si vous autorisez les utilisateurs à faire des suggestions d’achat (pour en savoir plus, consultez la section Gérer les suggestions d’achat de ce manuel), vous pourrez faire des commandes à partir de ces suggestions. Afin de garder la trace des suggestions qui ont été commandées et reçues vous devez passer la commande en utilisant ce lien.

    Important

    Suggestions must be accepted before you can order them.

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    • A partir des résultats, cliquez sur “Commande” situé à côté de l’exemplaire et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion

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      • À partir de ce formulaire, vous pouvez faire les changements nécessaires.

      • Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.

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    • Les commandes ajoutées au panier de cette façon avertiront l’utilisateur par courriel que sa suggestion a été commandée (avec la lettre “ORDERED” dans Outil > Notifications & tickets) et mettra à jour la page “Mes suggestions d’achat” de l’utilisateur à l’OPAC.

Order from a serial subscription

  • Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande « À partir d’un abonnement »

    • Après avoir cliqué sur le lien “commander”, vous serez dirigé à une page de recherche qui vous permettra de trouver votre abonnement

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    • Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire. Chaque abonnement aura un lien “Commander”

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    • En cliquant sur “Commander”, les informations de l’abonnement seront copié dans un formulaire de commande sans la section “Ajouter exemplaire” puisque vous allez commander un abonnement et que les exemplaires des périodiques ne sont pas créés pendant cette opération

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Order from a new (empty) record

  • To order from a record that can’t be found anywhere else, choose the “From a new (empty) record” option.

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    • Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.

      Note

      Si le formulaire par défaut n’a pas les champs de détails du catalogue nécessaires pour passer une commande, activez la préférence : ref: UseACQFrameworkForBiblioRecords qui permettra à la :ref:”grille MARC ACQ <marc-bibliographic-frameworks-label>” de personnaliser l’affichage des champs lors de la commande.

Duplicate orders (order from existing orders)

  • You can duplicate an existing order line by choosing the “From existing orders (copy)” option.

    • You will be presented with a search form to search your existing orders.

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    • Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.

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Order from an external source

  • Si vous voulez chercher dans d’autres bibliothèques un titre à acheter, vous pouvez utiliser l’option “À partir d’une source externe” qui vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.

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    • From the results, click the “Order” button next to the item you want to purchase.

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    • Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, un message d’avertissement s’affichera et vous donnera différentes façons de procéder.

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      • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.

    • Dans le formulaire de commande qui apparaît, vous ne pourrez pas modifier le détail de la notice.

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Order from a new file

  • If your vendor sent you a record file (a .mrc file for example), you can add orders using the records in that file. Choose the “From a new file” option.

    Note

    Note that you need the stage_marc_import tool permission in order to be able order from a new file.

    • Rendez-vous sur l’outil pour télécharger des notices dans le réservoir. Préparez votre fichier comme décrit dans cette partie.

    • Once the files are staged, you can click on the “Add staged files to basket” button.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • Dans l’onglet “Information sur le document”, vous pouvez entrer des informations qui seront ajoutées à tous les documents commandés, par exemple: type de document, code de collection et statut précisant qu’il ne peut être emprunté.

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    • Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet « Détails financiers par défaut » pour importer des valeurs liées informations budgétaires.

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Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé

  • Cette option est la même que la précédente, mais dans ce cas, votre fichier a déjà été téléchargé. Le choix entre « commande à partir d’un nouveau fichier » et « commande à partir d’un fichier téléchargé » dépend de votre processus d’acquisition ou de vos permissions.

    • Once you click on “From a staged file”, you will get a list of all the staged files in your system.

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    • From the list of files you are presented with, click on the “Add orders” button to add the records in the staged file to your order.

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    • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

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    • Dans l’onglet “Information sur le document”, vous pouvez entrer des informations qui seront ajoutées à tous les documents commandés, par exemple: type de document, code de collection et statut précisant qu’il ne peut être emprunté.

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    • Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet « Détails financiers par défaut » pour importer des valeurs liées informations budgétaires.

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Order from titles with highest hold ratios

  • La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation

    • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

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With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notifications et tickets tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Recherche de notifiation adhérent

  • In the window that pops up search for the patrons you’d like to notify and click “Add”

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  • Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre: vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la partie “Adhérent”

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After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add item” button at the bottom left of the item form.

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Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

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If you are ordering several items, you can click on the “Add multiple items” instead of adding them one by one. This will ask you how many items you want to add. Simply enter that number in the box and click on “Add”.

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Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

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  • La quantité est renseignée avec le nombre d’exemplaires que vous avez ajoutés à la commande ci-dessus.

    • Important

      If the item is created upon orderinf, you will not be able to edit the quantity manually, you must click “Add item” below the item form to add as many items as you’re ordering.

  • La liste des postes budgétaires est construite avec les postes budgétaires que vous avez définis dans la section Acquisitions du module Administration.

  • The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

  • Le prix fournisseur est le prix avant que les taxes ou les remises soient déduites.

  • SI le prix est indéterminé, cochez la mention “prix incertain”.

    Note

    Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.

  • If you are charged sales tax, choose that from the “Tax rate” field. This field is populated by the gist system preference.

  • Entrez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.

  • Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.

  • Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to “Charge”).

  • Le prix budgété est le montant qui sera retiré dans la colonne « dépensée » du tableau des budgets. Le fait que ce prix soit TTC ou HT dépend de ce qui est défini dans le paramètre « Le prix par exemplaire sur le catalogue du fournisseur comprend la TVA » dans la fiche fournisseur vendor.

  • Le total est le coût budgété multiplié par le nombre d’exemplaires commandés.

  • You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the “Acquisitions details” tab in the detailed record.

  • You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.

  • If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter l’exemplaire dans votre panier. Si le prix dépasse le montant disponible dans le poste budgétaire, un message de demande de confirmation s’affichera.

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L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

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Ici vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

  • Choosing to “Cancel the order” will delete the order line but leave the record in the catalog.

  • Choosing to “Cancel order and delete catalog record” removes both the order line and the record in the catalog.

    • La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

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On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.

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  • Edit basket: edit the basket information, such as the name or the billing place.

  • Delete this basket: if the basket is empty, you will get a simple confirmation message before deleting the basket. If the basket contains orders, you will get a confirmation message with several options.

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    • Delete basket and orders: this will delete the basket, cancel the orders, refund the used funds, and delete the items (ordered or received).

    • Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can’t be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).

  • Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.

  • Export as CSV: this will create a CSV file with all your orders from this basket. You can add several CSV profiles options by going to the CSV profiles tool.

  • E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.

Si vous utilisez l’EDI pour vos commandes vous pouvez cliquez sur le bouton « Créer une commande EDIFACT » quand vous aurez fini, pour envoyer votre fichier directement au fournisseur et ainsi fermer le panier.

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Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

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Important

Vous devez fermer le panier pour pouvoir réceptionner les documents :ref:` réceptionner les documents <receiving-orders-label>`quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Si votre préférence système BasketConfirmations est paramétrée sur « Toujours demander confirmation », il vous sera demandé si vous êtes sûr de vouloir fermer le panier.

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When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to “Attach this basket to a new basket group” you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.

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Important

A basket with at least one item marked as “uncertain price” will not be allowed to be closed.

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Clicking the “Uncertain prices” button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

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Important

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Une fois votre commande ajoutée, vous pouvez la rechercher dans le module acquisitions ou voir les informations la concernant dans la page de détail de la notice bibliographique sur l’interface professionnelle (si la préférence système :ref:`AcquisitionDetails`est paramétrée sur « Afficher »).

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Ajouter un bordereau

A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that’s the workflow used in your library.

To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the “Basket groups” tab on the left side.

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Click on the “New basket group” button.

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  • Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha

  • Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order

  • Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address

  • Delivery comment: this comment will appear on the basket group order

  • Close basket group: if you know that once you’re done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away

Drag the ungrouped baskets to the “Baskets in this group” box to add baskets to the basket group.

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Click on “Save” to finish creating your basket.

From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.

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Receiving orders

Important

Vous devez fermer le panier pour pouvoir réceptionner les documents :ref:` réceptionner les documents <receiving-orders-label>`quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

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ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

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After clicking “Receive shipment” you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.

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La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.

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Note

If you have a lot of orders, you can filter the orders using the “Filter” box on the left, the “Search” box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.

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You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.

Just make sure to clear the filter boxes when you’re done, otherwise, the other items won’t appear.

Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.

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Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.

If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.

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You can check the box next to the item to receive it, or fill out the “Quantity received” field on the left side.

Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn’t send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the “Quantity received” field.

You can edit the item if needed by clicking on the “Edit” link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you’d like to do that at the point of receipt.

You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.

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Important You must fill out the item form and click on “Add item” or “Add multiple items” in order to receive the order. You will not be able to simply change the “Quantity received” amount.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.

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You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).

Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.

Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click “Save” to mark the item(s) as received.

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Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour mettre à jour ces sous-champs à la réception d’un exemplaire, s’ils ont été créés à la commande; ces changements s’effectueront après que vous ayez cliquer sur “Enregistrer”.

Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

Received orders will have “(rcvd)” before the title in the basket view.

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Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click “Show all baskets” to view the inactive baskets.

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Transferring orders

Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

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A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

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Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.

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Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

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You will see transferred orders when viewing the basket.

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Cancelling orders

Si l’exemplaire n’est disponible nulle part, vous pouvez supprimer la commande en cliquant sur « Annuler la commande » tout à droite. Il vous sera demandé de saisir une raison et de confirmer l’annulation.

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You will also see that the item is cancelled if you view the basket.

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Note

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect.

Factures

Des factures sont générées lorsque les commandes sont reçues. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

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Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

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From the “Actions” button, you can click the “Details” link to see the full invoice or “Close” to note that the invoice is closed/paid for.

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In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

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  • Click on “Add an adjustment”

  • Enter the amount of the adjustment

  • Choose a reason, if needed

    Note

    The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.

  • Enter a note, if needed

  • Choose the fund from which the adjustment amount should be taken

  • If “Encumber while invoice open” is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.

  • Click on “Update adjustments” to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on “Update adjustments”.

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Attaching files to invoices

Si vous autorisez le téléchargement des fichiers d’acquisitions avec la préférence système AcqEnableFiles, vous verrez apparaître l’option pour gérer les fichiers de factures à côté du lien « Aller à la page réception »

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Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

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D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et/ou consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

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Merging two invoices

A partir des résultats de recherche de la facture, vous pouvez aussi fusionner deux factures ensemble dont vous avez besoin. Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera:

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Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les deux factures se fusionneront alors en une seule.

Claims and late orders

Si vous avez saisi les adresses e-mail de vos fournisseurs dans Koha, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard. Avant de pouvoir envoyer des réclamations, vous devrez définir une notification de réclamation des acquisitions.

Upon clicking on the link to “Late orders” from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

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Note

Le menu déroulant des fournisseurs indique seulement les fournisseurs avec des paniers fermés qui sont en retard.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

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To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click “Claim order” at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Note

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

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Acquisition searches

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

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In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

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Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

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Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ.

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En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la boîte de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires.

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Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

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Budget/fund tracking

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

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Cliquer sur les liens des montants dépensés ou commandés vous affichera un résumé des titres commandés/réceptionnés avec ce budget.

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EDI process

La section précédante expliquant toutes les options de commande, cette section précise les éléments reliés aux commandes EDI ou EDIFACT afin d’aider ceux qui utilisent seulement EDI pour commander.

Important

Koha utilise la norme EDIFACT et non la norme X12 pour les commandes électroniques.

Questions EDI pour les fournisseurs

Vous voudrez accumuler les informations suivantes à partir de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

  • Fournisseur: le nom du fournisseur

  • Description : une courte description, si des explications supplémentaires sont nécessaires (particulièrement si vous avez plusieurs comptes pour un seul fournisseur) .

  • Transport: Est-ce que le fournisseur transmet des fichiers EDI via FTP, SFTP, ou par un autre processus spécial?

  • Hôte distant: L’adresse URL ou IP du serveur FTP/SFTP

  • Nom : L’identifiant pour le serveur ci-dessus

  • Mot de passe: Le mot de passe pour le serveur mentionné ci-dessus

  • Dossier de téléchargements: chemin d’accès sur le serveur, qui contient les fichiers que Koha ira télécharger et traiter.

  • Dossier de téléchargement: chemin d’accès sur le serveur où Koha téléchargera les fichiers pour que votre fournisseur puisse les traiter.

  • Entité nommante : Qui a attribué le SAN ci-dessous ?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN

      (31B) US SAN Agency

      1. Attribué par le fournisseur

      2. Assigné par l’acheteur

  • SAN: (Standard Address Number) est un identifiant électronique de vos fournisseurs

    Le qualificatif d’acheteur et le SAN sont optionnels. Certains fournisseurs demandent un deuxième identifiant d’acheteur en plus du compte EAN.

  • qualificatif de l’acheteur: qui est assigné à un SAN ?

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN

      (31B) US SAN Agency

      1. Attribué par le fournisseur

      2. Assigné par l’acheteur

  • SAN de l’acheteur : Numéro d’identification de la bibliothèque

  • Citations activées : [o/n] Est-ce que le fournisseur supporte l’envoi et la réception de citations via EDIfact, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des citations via EDIfact ?

  • Commandes activées : [o/n]Est-ce que le fournisseur supporte l’envoi et la réception de commandes via EDIfact, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des commandes via EDIfact?

  • Factures activées :[o/n] Est-ce que le fournisseur supporte l’Envoi et la réception de factures via EDIfact et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des factures via EDIfact?

  • Extension des noms de fichier de commande : l’extension des noms de fichier pour les fichiers de commande

  • ** Extension des noms de fichier de citation :** l’extension de nom de fichiers de citations

  • ** Extension des noms de fichier de facture :** l’extension de nom de fichiers de facture.

  • Numéro(s) de compte : (tous les lister)

  • **Description des comptes :**(courtes descriptions de chaque compte)

EANs : Chaque bibliothèque utilisant EDIfact doit spécifier un identifiant d’acheteur, connu sous le nom SAN ou EAN. Ceci remplira le réglage :ref:`Library EANs <library-eans-label>`.

  • Site

  • EAN

    • Sélectionnez l’un des suivants :

      1. EAN

      (31B) US SAN Agency

      1. Attribué par le fournisseur

      2. Assigné par l’acheteur

Champs de commande MARC ou Commande par grille : Ces valeurs sont définies par la préférence système :ref:”MarcFieldsToOrder`.

  • prix : champs MARC21 qui contient le prix de l’exemplaire

  • quantité : champs MARC21 qui contient la quantité d’exemplaires pour la notice en particulier

  • budget_code : champs MARC21 contenant le code du budget Koha à débiter

  • remise : champs MARC21 contenant le pourcentage de rabais sur le prix de l’exemplaire

  • sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1

  • sort2 : champs MARC21 qui remplira le champ personnalisé sort2

EDI setup

Avant de commander en utilisant EDI vous voudrez vous assurez d’avoir fait ces étapes:

  • Demandez à votre fournisseur/libraire ses informations de contact

    • Il serait aussi bénéfique de demander quelques échantillons de fichiers EDIFACT a votre fournisseur.

  • Partagez, avec votre fournisseur/libraire, vos :ref:”codes de site <libraries-label>”, :ref:”codes de types de documents <item-types-label>”, :ref:”codes de postes budgétaires <funds-label>”, et n’importe quel autre code ou :ref:”valeur autorisée <authorized-values-label>” dont ils pourraient avoir besoin pour générer vos notices MARC de commande

  • Communiquez avec le support de la communauté Koha pour savoir si vous avez besoin d’un plugiciel, basé sur les réponses de votre fournisseur.

  • :ref:”Saissez le fournisseur/libraire <add-a-vendor-label>” dans le module acquisitions

  • Review your Acquisitions system preferences

    • Assurez-vous de remplir la préférence système :ref:”MarcFieldsToOrder” avec les valeurs pour les fichiers de commande

  • Saisissez vos :ref:”Comptes EDI”

  • Saisissez vos comptes EDI

  • Turn on the EDI Cron so that it can process files

EDI ordering

La première étape, lorsque l’on commande avec EDI, se déroule sur le site web du fournisseur. Chaque vendeur utilise un vocabulaire différent, et c’est pourquoi vous devrez télécharger leur fichier de commande MARC si vous passez une commande sur leur site. Dans certains vocabulaires, vous pourriez voir « panier », « commande », « commande MARC ». Une fois que vous avez téléchargé leur fichier MARC, vous devrez vous connecter dans Koha et continuer le processus là.

Rendez-vous sur l’outil Télécharger des notices dans le réservoir et chargez votre fichier. Dès qu’apparaît la fenêtre de confirmation, passez au module Acquisitions.

Dans le module acquisition, créer un panier pour le fournisseur à qui vous commandez. À partir du panier, choisissez de :ref:”commande d’un fichier importé <#orderfromstagedfile>` et cliquez sur « Commande », situé à côté du fichier que téléchargé chez votre fournisseur et importé dans Koha.

À partir de la fenêtre de confirmation, vous verrez toutes les donnés du fichier MARC en lien avec votre commande. Si vous ne voyez pas les champs tels que « budget » et « quantité » renseignés, assurez-vous que votre préférence système :ref:”MarcFieldsToOrder” est bien configurée.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.

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