Circulation

Les fonctionnalités de circulation sont accessibles de différentes manières. Au centre de la page principale de l’interface professionnelle se trouvent quelques raccourcis pour enregistrer les prêts, les retours ou les transferts. La liste complète des fonctionnalités est disponible sur la page du module Circulation, accessible depuis toutes les pages de l’interface professionnelle (lien en haut à gauche), et depuis la page d’accueil.

Avant de procéder à la circulation de votre collection, il vous faudra paramétrer vos Préférences systèmes globales, Paramètres de base et Règles d’utilisateurs et circulation.

Quand vous êtes en Circulation, vous pouvez rapidement basculer d’un onglet à l’autre de la barre supérieure de recherche en utilisant les raccourcis claviers suivants :

  • activer l’onglet de recherche dans le catalogue avec Alt+Q

  • activer l’onglet de prêt avec Alt+U

    • cela ne fonctionne pas pour les utilisateurs de Mac

  • activer l’onglet de prêt avec Alt+R

    Note

    Les utilisateurs de Mac utilisent le bouton OPTION à la place du ALT

Prêt

Avant d’enregistrer un prêt, il faut rechercher l’utilisateur par son nom ou son numéro de carte. La fonction qui permet d’enregistrer un prêt apparaît à trois endroits :

  • Onglet « Prêter » en haut de l’interface professionnelle

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  • Onglet « Prêt » dans le dossier de l’utilisateur

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  • Si vous avez activé :ref:`batch checkouts <batch-checkout-label>`__ cliquer sur l’option prêts en lot dans le dossier de l’utilisateur.

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  • Option « Prêt » dans la barre de recherche rapide du module Circulation

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Retour d’exemplaires prêtés

Pour prêter un exemplaire à un utilisateur, recherchez d’abord cet utilisateur en employant une des options listées ci-dessus. L’écran de prêt s’affichera alors.

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Si vous avez choisi de “Toujours montrer les prêts immédiatement”, alors vous verrez la liste de prêts sous la boîte de prêt.

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A l’intérieur du champ de saisie en haut de l’écran de prêt, tapez ou scannez le code-barres de l’exemplaire.

  • Important

    A priori, il n’y pas besoin de cliquer sur le bouton « Prêt », la plupart des douchettes englobent la fonction de validation après lecture du numéro de code à barres

  • Si le code-barre n’est pas trouvé, vous serez invité à faire un catalogage rapide afin de créer l’exemplaire. Consulter la section Catalogage rapide du manuel.

  • Si la préférence système itemBarcodeFallbackSearch est réglée sur « Activer », vous pouvez entrer un mot-clef dans la barre de recherche à la place d’un code à barres (ceci permettra l’enregistrement du prêt à partir du titre et/ou de la cote).

  • If you have AutoSwitchPatron set to “Enable”, scanning a patron barcode here will take you to that patron’s file.

Pour obtenir plus d’options du prêt, cliquez sur le lien “Paramétrages du prêt”.

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Sous la boite de saisie du code à barre, il est possible d’afficher une option qui permet de modifier la date de retour calculée par défaut.

  • Cette option s’affiche uniquement si vous avez paramétré la préférence système SpecifyDueDate. Elle permet au personnel d’outrepasser et modifier la date de retour.

Sous la boite de saisie du code-barre, vous verrez une case à cocher de “Renouvellement automatique”. Cette option permet de renouvelé automatiquement l’exemplaire si le Cron job approprié est bien paramétré et qu’aucune réservation n’a été faite sur l’exemplaire.

Next is an option to no decrease the loan length based on holds. This overrides the decreaseLoanHighHolds preference.

Si vous autorisez le prêt d’exemplaires sur place aux adhérents (ce sont habituellement des exemplaires exclus du prêt mais que vous souhaitez rendre empruntables au sein de la bibliothèque), vous verrez alors la case à cocher “Prêt sur place” après avoir cliqué sur le lien “Paramètre du prêt” pour afficher les options de circulation.

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En bas de la page se trouve un récapitulatif des prêts en cours de l’adhérent indiquant la date (et l’heure, en cas de prêt horaire) de retour prévue. Les prêts du jour apparaissant en premier.

Note

Les exemplaires qui sont des exemplaires de prêt horaires incluront l’heure avec la date de retour.

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Si vous prêtez un exemplaire sur place, vous le verrez surligné en rouge dans la liste des prêts.

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Si vous avez défini la préférence système ExportWithCsvProfile vous verrez aussi l’option pour exporter l’information des prêts en cours de l’adhérent utilisant un profil CSV ou un format ISO2709 (MARC21).

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En bas de la page, il y a également la liste des documents réservés par l’adhérent

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Dans la liste des réservations, vous pouvez suspendre ou reprendre les réservations des adhérents en utilisant les options en bas de la liste si vous avez paramétré la préférence système SuspendHoldsIntranet sur “Permettre”.

Note

Si vous avez paramétré la préférence système :ref:”AutoResumeSuspendedHolds” sur « Ne pas autoriser », alors vous n’aurez pas la possibilité de définir une date de fin sur les réservations suspendues

S’il y a des notes dans la fiche adhérent elles s’affichent sur la droite de la zone de prêt

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Si l’adhérent a une réservation mise de côté à la bibliothèque, celle-ci apparaît aussi sur la droite de la zone de prêt, et le bibliothécaire voit facilement qu’il y a un autre document à donner à l’adhérent

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Les détails des prêts s’afficheront sur la page détaillée dans l’interface professionnelle.

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Imprimer des reçus

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en choisissant une des deux méthodes suivantes :

Si vous avez paramétré la préférence système `CircAutoPrintQuickSlip sur “ouvrir une fenêtre pour imprimer un ticket rapide”, tapez simplement entrée sur votre clavier ou scannez un bout de papier blanc avec la douchette. L’idée est que vous enregistriez le prêt avec un code à barres vierge qui déclenchera l’impression du “Ticket rapide”.

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en cliquant le bouton Imprimer en haut de l’écran et en choisissant “Imprimer ticket” ou “Ticket rapide”

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Si vous avez choisi “Imprimer ticket”, cela imprimera tous les exemplaires que l’adhérent vient d’emprunter, y compris les exemplaires précédemment empruntés. En choisissant “Ticket rapide”, seuls les prêts du jour seront imprimés.

« Imprimer le résumé » va générer une page contenant les informations de circulation et « Imprimer les retards » imprimera un ticket listant tous les documents en retard.

What prints on the slips can be customized by altering the slip templates under the Notifications et tickets tool.

Effacer les informations de l’adhérent

Après l’enregistrement de prêt d’un document, si vous avez paramétré la préférence système DisplayClearScreenButton sur “Montrer”, vous pouvez fermer l’affichage de l’adhérent sur lequel vous êtes en cliquant sur le X en haut à droite du nom et réinitialiser l’écran.

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Si vous avez paramétré la préférence système CircAutoPrintQuickSlip sur “réinitialiser l’écran”, il vous suffit simplement de taper entrée ou de scanner un code à barres vierge et l’écran se réinitialisera.

Prêts par lot

Si vous souhaitez faire des prêts par lots, vous devez activer la préférence système BatchCheckouts et déclarer les catégories d’adhérents concernées dans la préférence système BatchCheckoutsValidCategories . Cela vous permettra d’utiliser une platine RFID capable de lire plusieurs code à barres ou de faire des prêts par lots pour un usage interne.

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A partir de cet écran, vous pouvez scanner plusieurs code à barres ou charger un fichier de code à barres. Si les exemplaires ne peuvent pas être empruntés, un avertissement apparaîtra sur l’écran suivant

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Si vous utilisez un type d’adhérent pour les statistiques vous verrez qu’un usage local est enregistré pour chaque exemplaire scanné.

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Messages de prêt

Si vous prêtez un exemplaire qui a plusieurs éléments et que vous avez saisi cette information dans le sous-champ 3 de l’exemplaire (en MARC21), une popup s’affiche lors du prêt, vous indiquant le nombre d’éléments attendus.

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Dans certains cas Koha empêche le prêt pour un adhérent. Quand ceci se produit une alerte s’affiche, indiquant au bibliothécaire pourquoi l’adhérent ne peut pas emprunter de documents.

  • L’adhérent a accumulé trop d’amendes

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    • Vous pouvez définir le montant au bout duquel les prêts de l’adhérent sont bloqués grâce à la préférence système noissuescharge

  • L’adhérent a son compte suspendu

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    • Pour paramétrer cette fonction, il faut modifier le dossier de l’utilisateur et ajouter une restriction ou utiliser le :ref:` Déclencheur de notifications <overdue-notice/status-triggers-label>`

    • Si les membres du personnel a les bonnes permissions, ils pourront outrepasser les restrictions temporairement

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  • L’adhérent doit confirmer son adresse

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    • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag

  • L’adhérent a perdu sa carte de bibliothèque

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    • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag

Alertes de prêt

Parfois les retours vont générer des messages d’alerte qui s’afficheront dans un encart jaune au-dessus du champ retour. Ces alertes doivent être confirmées avant que vous puissiez continuer à enregistrer des retours.

  • L’adhérent a des amendes

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  • Exemplaire mis de côté pour un autre adhérent

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  • L’exemplaire devrait se trouver sur l’étagère des réservations en attente de retrait par une autre personne

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  • Document actuellement prêté à cet adhérent

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  • Document prêté à un autre adhérent

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    • Cette alerte vous permettra de faire une réservation pour le lecteur sur le document que vous essayez de lui prêter.

  • Exemplaire exclu du prêt

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  • L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Permettre”

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  • L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Ne pas permettre”

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  • L’exemplaire ne peut pas être renouvelé

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  • Code-barres non trouvé

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    • Des explications plus détaillées sur le catalogage rapide sont disponibles plus loin dans ce manuel.

  • L’exemplaire prêté est marqué comme “perdu”

    • Selon la valeur paramétrée dans votre préférence système IssueLostItem, vous verrez peut-être simplement un avertissement

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      ou un cadre jaune de confirmation

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  • L’exemplaire prêté n’est pas recommandé pour un adhérent de cet âge

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  • Item being checked out meets the decreaseLoanHighHolds system preference criteria

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Renouvellement

Les exemplaires en prêt peuvent être renouvelés (empruntés pour une nouvelle période de temps) selon vos règles de circulation et préférences de renouvellement.

Si vous l’autorisez, les adhérents peuvent renouveler leurs exemplaires via l’OPAC, mais vous serez quelque fois amenés à les aider à renouveler leurs exemplaires via l’interface professionnelle.

Pour renouveler les exemplaires d’un adhérent, vous pouvez faire une des deux choses suivantes.

La première est de se rendre sur leur page “Détails” ou “Prêter”, et parcourir le résumé de prêts en bas de la page.

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Dans la colonne Renouveler vous verrez combien de fois l’exemplaire a été renouvelé et une case à cocher pour renouveler l’exemplaire de l’adhérent. Cochez les cases des exemplaires que vous souhaitez renouveler et cliquez sur le bouton “Renouveler ou Retourner les documents cochés”, ou renouvelez tous les exemplaires empruntés par l’adhérent simplement en cliquant sur le bouton “Tout renouveler”.

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Quelquefois les renouvellements peuvent être bloqués à cause des règles de circulation. Pour outrepasser cette règle vous devez paramétrer votre préférence système AllowRenewalLimitOverride sur “Permettre”. Si vous autorisez à outrepasser le seuil maximal de renouvellement, vous verrez une case à cocher “Outrepasser renouvellement” en bas. Cochez cette case puis choisissez les exemplaires que vous souhaitez renouveler.

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Lorsque vous cocherez cette case, cela ajoutera d’autres petites cases dans la colonne de renouvellement à côté des exemplaires

La deuxième option est de se rendre sur la page “Renouveler” en cliquant sur le menu Circulation.

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Et scanner le code à barres des exemplaires que vous souhaitez renouveler.

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Si l’exemplaire est renouvelé vous recevrez un message de confirmation.

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Si le code à barres n’a pas été trouvé, il sera présenté comme une erreur.

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Si l’exemplaire n’est pas actuellement en prêt, vous recevrez aussi un message d’erreur.

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Retours

Le prêt d’un exemplaire peut être réalisé à partir de plusieurs endroits dans le logiciel.

  • Le champ retour en haut de la page principale

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  • L’option de prêt dans la barre de recherche rapide de la page de Circulation

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  • Le lien Prêt sur le résumé des prêts des adhérents

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  • La page prêt dans le menu Circulation

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Retourner des documents

Pour rendre un document, scannez son code à barres dans la boîte prévu à cet effet. Un résumé de tous les exemplaires rendus apparaît en dessous de cette boîte.

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Si vous faites des retours sur les exemplaires qui ont été déposés dans la boîte de retour alors que la bibliothèque était fermée, cochez l’option “Mode boîte de retour” avant de scanner les codes à barres. Ainsi, la date de retour effective sera celle du dernier jour d’ouverture de la bibliothèque.

  • Il est nécessaire d’entrer correctement les jours de fermeture de votre bibliothèque dans l’outil Calendrier

Vous pouvez également choisir ici de ne pas appliquer les amenders aux documents dont vous effectuez le retour en cliquant sur l’option Effacer les amendes.

Si vous avez réglé la préférence système SpecifyReturnDate sur « Autoriser », vous pourrez entrer une date de retour spécifique dans la case prévue à cet effet.

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Messages de retour

Plusieurs alertes peuvent s’afficher quand vous rendez des documents :

  • Si vous retournez un exemplaire dans une bibliothèque autre que le site principal, un message apparaîtra vous demandant si vous souhaitez transférer le document dans cette bibliothèque

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    • Après le retour, le statut de l’exemplaire sera changé dans le catalogue pour “en transit”

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    • Il faudra passer de nouveau le document en retour depuis son site propriétaire afin de signaler à Koha que le document est bien rentré dans son site de rattachement

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      • Un message s’affiche indiquant que l’exemplaire n’est pas prêté, mais son statut dans le catalogue devient disponible. Cette étape est nécessaire pour indiquer que l’exemplaire a été reçu par le site de rattachement.

  • Si vous retournez un document comprenant plusieurs éléments ou parties, un message vous alertera sur le nombre d””éléments que vous devriez avoir entre vos mains.

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  • Si vous retournez un exemplaire ayant fait l’objet d’une réservation, vous aurez ce genre d’avertissement vous invitant à confirmer la réservation

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    • Cliquer sur le bouton “Confirmer la réservation” marque l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait sur le site

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    • En cliquant sur le bouton d’impression de ticket et de confirmation, vous placerez l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait à la bibliothèque et vous imprimerez un ticket que vous pourrez placer dans le livre

    • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée

  • Si vous retournez un document ayant fait l’objet d’une réservation depuis un autre site, vous devrez confirmer et transférer le document

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    • Cliquer sur le bouton “Confirmer réservation et Transférer” marque l’exemplaire comme étant en transit vers le site où la réservation a été faite

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    • En cliquant sur le bouton de confirmation, transfert et impression, vous marquerez l’exemplaire comme étant en transit vers le site où la réservation a été faite et vous imprimerez un ticket contenant des informations sur l’adhérent qui a fait la demande

    • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée

  • Si vous avez activé le système qui vous montre les amendes à payer au moment du retour sur (FineNotifyAtCheckin) vous verrez un message vous avertissant que l’adhérent a une amende à payer avec un lien direct sur la page de paiement

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Messages de circulation

Les messages de circulation sont des courts messages que les bibliothécaires peuvent laisser à leurs adhérents et qui s’afficheront lors des transactions.

Définir les messages

Les messages de circulation sont paramétrés comme Valeurs Autorisées. Pour ajouter ou modifier les messages de circulation, voir la catégorie de valeurs autorisées BOR_NOTES <#bornotes>.

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Le champ “Description” peut contenir un message préfabriqué que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche de l’adhérent.

Important

Le champ “Description” est limité à 80 caractères, mais le champ message de l’adhérent peut en contenir plus. Entrez les 80 caractères dans le champ “Description” puis tapez le reste du message sur la fiche de l’adhérent.

Ajouter un message

Dans l’onglet de prêt d’un adhérent, vous verrez un lien “Ajouter un message” à droite de la zone de prêt.

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Quand vous cliquez sur l’une de ces options, vous devrez choisir si le message est à la destination du personnel ou de l’adhérent et quel type de message vous souhaitez laisser.

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Note

Le personnel verra aussi tout message à destination de l’adhérent.

Voir les messages

Les messages de circulation à destination du personnel et/ou de l’adhérent s’afficheront sur l’écran de prêt de l’adhérent à droite. Les messages à destination du personnel de la bibliothèque seulement sont rédigés en gras et rouge alors que les messages à destination de l’adhérent et du bibliothécaire sont rédigés en noir et italique.

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Les messages de circulation adressés à l’adhérent s’afficheront lorsque ce dernier se connectera à l’OPAC.

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Réservations

Koha allows patrons to put things on hold. A “Hold” is a way to reserve an item. Depending on your circulation and fines rules and hold preference settings patrons will be able to place items on hold for pickup at the library at a later date/time.

Réserver dans l’interface professionnelle

Il y a plusieurs manières de faire une réservation depuis l’interface professionnelle. La plus évidente consiste à utiliser le bouton “Réserver” en haut de n’importe quelle notice bibliographique.

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Sur la page de résultats d’une recherche, vous pouvez également utiliser le lien Réserver qui se trouve en haut de la page ou bien celui qui se trouve sous chaque notice.

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Vous recherchez d’abord un adhérent à partir de son code à barres ou de tout ou partie de son nom.

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Si vous préférez commencer par trouver un adhérent avant de procéder à une réservation, allez sur la fiche de l’adhérent, puis cliquez sur le bouton Rechercher pour réserver.

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En cliquant sur ce bouton, vous arrivez sur la page de recherche dans le catalogue où vous pouvez rechercher le ou les titre(s) que vous voulez réserver pour l’adhérent. Sous chaque notice trouvée, vous avez un lien “Réserver à” suivi du nom de l’adhérent.

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Vous pouvez facilement réserver plusieurs exemplaires à partir d’une liste en cochant les cases devant les titres puis en cliquant sur le bouton “Réserver”.

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Selon le nombre d’exemplaires que vous réservez à la fois, vous obtenez un formulaire de réservation différent. Si vous réservez une notice unique, vous avez une liste de tous ses exemplaires que vous pouvez réserver.

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  • Entrez une note, si nécessaire, s’appliquant à cette réservation.

  • Choisissez le site où l’adhérent viendra prendre l’exemplaire

  • Si la préférence système AllowHoldItemTypeSelection est paramétrée sur “Permettre” et que la notice a plus d’un type de document attaché, vous verrez une option pour choisir de limiter la réservation à un type de document spécifique

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  • Si l’adhérent souhaite faire démarrer la demande de réservation à une date de son choix, entrez la date dans le champ “Réservation démarre à cette date”

    • Cette option apparaîtra seulement si vous avez défini la préférence système AllowHoldDateInFuture sur « Autoriser »

  • Si l’adhérent a spécifié qu’il ne voulait plus du document réservé après une certaine date, ou si vous avez fixé des limites sur la durée des réservations, vous pouvez entrer une date d’expiration pour la réservation sur “Réservation expire à cette date”

    • Pour annuler automatique les réservations expirées, il faut s’assurer que le cron job Réservations expirées fonctionne régulièrement.

  • Enfin, placez la réservation soit sur le prochain exemplaire disponible soit sur un exemplaire spécifique en cochant le bouton de sélection se trouvant à côté de celui-ci.

Si vous réservez plusieurs exemplaires à la fois, l’option de réservation de réservation s’appliquant à tous les titres vous est proposée. Si aucun exemplaire ne peut être réserver, une alerte s’affiche.

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Une fois la réservation faite, si vous souhaitez que Koha oublie que vous avez utilisé la fonction “Rechercher pour réserver”, vous pouvez faire en sorte que Koha “oublie” le nom de l’adhérent en cliquant la flèche à droite du bouton “Réserver” sur la page des résultats de recherche et en choisissant l’option “Oublier”.

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Gestion des réservations

Les réservations peuvent être modifiées et annulées depuis l’onglet Réservations qui se trouve sur la gauche de la notice.

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Dans la liste des réservations, vous pouvez changer l’ordre des réservations, l’endroit où récupérer le document, suspendre et/ou annuler la réservation.

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Note

If you have your AutoResumeSuspendedHolds preference set to « Don’t allow » then you will not have the option to put an end date on the hold suspension.

Note

Si vous avez paramétré la préférence système :ref:”AllowHoldDateInFuture” sur « Ne pas autoriser » vous n’aurez pas la possibilité de modifier la date de la réservation (la colonne nommée Date).

Note

Si la préférence système HoldsSplitQueue est active, vous verrez la liste des réservation divisée en différents tableaux selon la bibliothèque de retrait, le type de document ou ces deux critères.

Note

Selon la façon dont vous avez paramétré la préférence système HidePatronName, la liste peut afficher les numéros de cartes des adhérents au lieu des noms dans la colonne Adhérent comme dans l’image ci-dessus.

Pour réordonner les réservations, ou en supprimer, utilisez le menu Priorité ou bien les flèches disposées à côté de chaque réservation.

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Si vous utilisez le menu déroulant pour classer ou supprimer des réservations, vous aurez besoin de cliquez sur le bouton “Actualiser réservations” pour enregistrer vos modifications.

En cliquant sur la flèche bas, à droite d’une réservation, vous déplacez la réservation vers le bas.

Par exemple, si votre bibliothèque autorise des lecteurs empêchés à emprunter pour plusieurs mois, il ne serait pas équitable pour les autres lecteurs qu’un lecteur empêché soit soit autorisé à emprunter des nouveautés et à les garder pour des mois. Il faudra donc veiller à ce que les demandes de réservations des premiers restent en bas de la liste tant que les seconds n’auront pas eu accès aux nouveautés.

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Si un adhérent demande la suspension de ses réservations et que vous avez paramétré la préférence système SuspendHoldsIntranet sur « Permettre », vous pouvez cliquer sur le bouton « Suspendre » tout à droite. Si l’adhérent vous donne une date de fin de suspension, vous pouvez l’entrer dans le calendrier et cliquer sur le bouton « Mettre à jour la(es) réservation(s) » pour enregistrer vos modifications.

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Pour supprimer ou annuler, cliquez sur la croix rouge située à droite sur la ligne des réservations. Pour supprimer/annuler plusieurs réservations, choisissez “sup” à la fin du menu déroulant de gauche, puis cliquez sur “Mettre à jour les réservations” situé en bas de la liste.

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If your library uses the patron clubs feature, use the clubs tab to place a hold for a club. To place a hold for a club, click the clubs tab, search for and select the club name, and click the “Place hold” button.

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Réception des réservations

Lorsque les documents réservés sont :ref:`retournés <check-in-(returning)-label>`__ ou empruntés, le système rappellera à la bibliothèque que le document est réservé et il proposera diverses options de gestion de la réservation.

Lorsque vous retournez un exemplaire réservé, Koha vous demandera de confirmer et de transférer l’exemplaire

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ou juste confirmer la réservation

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Cliquer sur le bouton Confirmer marquera l’exemplaire réservé pour l’adhérent. Si l’exemplaire doit être transféré, il sera aussi marqué en transit vers la bibliothèque qui convient. Cliquer sur “Ignorer” conservera la réservation mais vous permettra de prêter le document à un autre adhérent. Lorsque vous choisissez de confirmer et imprimer, un ticket que vous pouvez glisser dans le livre s’imprimera avec toutes les informations nécessaires à propos de la réservation et/ou son transfert.

Une fois confirmer la réservation, celle-ci apparaît sur la fiche de l’adhérent ainsi que sur les écrans de prêt dans l’onglet Réservation.

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À partir d’ici, si un adhérent souhaite suspendre ses réservations, vous pouvez le faire soit une par une, soit en lot.

La notice d’exemplaire montrera aussi que l’exemplaire est réservé.

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Dans certains cas, un adhérent peut venir retirer une réservation pour son conjoint ou un enfant. Il faut alors supprimer la réservation. Quand vous essayez de prêter un exemplaire qui est déjà en attente de retrait par quelqu’un, une alerte est affichée.

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De là, vous pouvez prêter l’exemplaire à l’adhérent qui se présente et annuler la réservation.

Transferts

Si vous travaillez dans un réseau de bibliothèques, vous pouvez transférer les documents d’une bibliothèque à une autre en utilisant l’outil de Transfert.

  • Aller à : Circulation > Transferts

Pour transférer un exemplaire

  • Cliquer sur “Transfert” sur la page de Circulation

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    • Entrez le site vers lequel vous voulez réaliser le transfert.

    • Scannez ou saisissez le le code à barres du document que vous voulez transférer

  • Cliquez sur “Valider”

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  • L’exemplaire sera maintenant marqué comme étant en transit

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  • Lorsque l’exemplaire arrive sur l’autre site, le bibliothécaire doit le passer en retour pour que celui-ci n’ait plus le statut de transit

  • L’exemplaire ne restera pas de manière permanente dans cette nouvelle bibliothèque

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    • L’exemplaire conserve son “Site de rattachement”, mais son “Site actuel” a été mis à jour pour indiquer où il se trouve à cet instant

Choisir un site

En vous connectant à l’interface professionnelle, vous serez rattachés par défaut à la bibliothèque définie dans votre fiche d’adhérent. Son nom est affiché en haut à droite de toutes les pages de l’interface professionnelle.

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C’est le site où seront opérées toutes les transactions de circulation. Si vous vous trouvez sur un autre site, ou sur un site mobile, vous devez définir le site avant de commencer à faire circuler des exemplaires. Cliquez sur Définir en haut à droite de la page de Circulation.

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Quand vous avez enregistré vos changements, votre nouveau site apparaît en haut à droite.

Catalogage rapide

Parfois les bibliothécaires qui gèrent les prêts ont besoin d’ajouter rapidement une notice dans le système afin de prêter exemplaire. Ceci est appelé “Ajout rapide”. Pour permettre aux bibliothécaires l’accès à l’outil Ajout Catalogage Rapide, assurez vous qu’ils ont les permissions de catalogage rapide <#fastaddpermissions>. Il existe deux manières d’ajouter des titres via l’ajout rapide. Si vous savez que vous êtes sur le point d’enregistrer le prêt d’un document qui n’est pas dans votre catalogue vous pouvez aller dans le module Circulation et cliquer sur “Catalogage Rapide”.

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L’interface de catalogage s’ouvre sur une petite grille de catalogage:

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Après avoir ajouté vos données de catalogage, vous devrez saisir les données d’exemplaire. Saisir le code à barres de l’exemplaire, le code de collection etc, puis enregistrer avant de quitter la page.

Vous pouvez également accéder au catalogage rapide à partir du module de prêt. Lors du prêt, si Koha ne trouve pas un code à barres que vous avez saisi, un message vous proposera d’utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire dans Koha et enregistrer le prêt.

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Cliquer sur “Catalogage rapide” vous amène au formulaire de catalogage rapide où vous pouvez saisir le titre

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Après avoir cliqué sur “Enregistrer”, vous arrivez sur la notice d’exemplaire où le champ code à barres est déjà rempli avec le code à barres que vous avez scanné.

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Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter exemplaire”, l’exemplaire sera automatiquement prêté à l’adhérent auquel vous étiez en train d’essayer de faire le prêt.

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Rapports de circulation

La plupart des rapports se trouvent dans le module Rapports, mais les plus communs se trouvent dans le module Circulation.

  • Aller à : Circulation > Rapports de Circulation

File des réservations

This report will show you all holds waiting to be pulled off the shelf at your library.

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Pour générer ce rapport, on doit activé le cron job Build Holds Queue. Ce cron job est un script qui doit être exécuté périodiquement si vous permettez les réservations de documents sur les rayons (disponibles). Ce script décide quels sites devraient être chargées de répondre à une réservation donnée.

It’s behavior is controlled by the system preferences StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight and UseTransportCostMatrix.

Si vous ne voulez pas que toutes vos sites participent au processus de réservation sur les rayons, vous devez répertorier ici les sites qui participent au processus en saisissant leur “branchcodes”, séparés par des virgules (par ex. « MPL, CPL, SPL, BML », etc).

La file d’attente des réservation sera générée par défaut de manière à ce que le système tente d’abord de satisfaire les réservations en utilisant les exemplaires disponibles sur le site de retrait. S’il n’y a pas d’exemplaire disponible sur le site de retrait pour satisfaire une réservation, build_holds_queue.pl utilisera la liste des bibliothèques définie dans StaticHoldsQueueWeight. Si RandomizeHoldsQueueWeight est désactivé (il l’est par défaut), le script assignera les demandes de traitement des réservations dans l’ordre des sites indiqué dans la préférence système StaticHoldsQueueWeight.

Par exemple si votre réseau compte trois sites de taille variable (petit, moyen et grand) et que vous souhaitez que la gestion des réservations soit effectuée par le plus grand site avant les plus petits, votre préférence système StaticHoldsQueueWeight ressemblera à quelque chose comme « GRAND,MOYEN,PETIT ».

Si vous souhaitez répartir de manière équitable la réponse aux demandes de réservations au sein de votre réseau, activez RandomizeHoldsQueueWeight. Lorsque cette préférence système est activée, l’ordre dans lequel les sites devront répondre aux demandes de réservations pour une demande de document disponible sera généré de façon aléatoire à chaque réactualisation de la liste.

An alternative to static and randomized is using the Tansport cost matrix. It takes precedence in controlling where holds are filled from and allows you to define the “cost” of transport between any two libraries. To use the Transport cost matrix simply set your UseTransportCostMatrix preference to “Use”.

Réservations à traiter

This report will show you all of the items that have holds on them that are available at the library for pulling. If the items are available at multiple libraries then all libraries with that item available will see the hold to pull until one library triggers the hold.

Si cela est activé, en cliquant sur le bouton « Marquer l’exemplaire comme perdu » l’exemplaire sera marqué comme perdu et l’adhérent en attente de l’exemplaire sera notifié suivant la valeur de la préférence système CanMarkHoldsAwaitingPickupAsLost.

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Vous pouvez limiter les résultats en utilisant la case Affiner sur le côté gauche de la page:

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Réservations en attente de retrait

Ce rapport affiche toutes les réclamations qui sont en atttente de retrait par des adhérents.

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Items that have been on the hold shelf longer than you normally allow (based on the ReservesMaxPickUpDelay preference value) will appear on the “Holds over” tab, they will not automatically be cancelled unless you have set the cron job to do that for you, but you can cancel all holds using the button at the top of the list.

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Ratios de réservation

Les ratios de réservations sont un outil de gestion des collections. Vous obtiendrez le nombre d’exemplaires nécessaires pour maintenir le ratio de réservations par exemplaire visé. Par défaut, la bibliothèque doit avoir trois exemplaires par réservation. Ce rapport signalera le nombre d’exemplaire à racheter pour respecter ce ratio.

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Transferts à recevoir

Ce rapport liste tous les exemplaires qui sont en transit vers votre site.

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Si vous transferts ont du retard, vous verrez un message indiquant le nombre de jours de retard.

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Important

Un exemplaire est considéré comme en retard suivant le nombre de jours que vous avez défini dans la préférence système TransfersMaxDaysWarning.

Demandes d’article

Les demandes d’articles sont à peu près semblables à des réservations, mais ne sont pas des demandes qui visent à emprunter un exemplaire. Au lieu de cela, les demandes d’articles sont des demandes pour obtenir une photocopie d’une partie d’un livre ou d’un article d’une revue. C’est une pratique très courante dans les bibliothèques universitaires où les chercheurs peuvent avoir besoin d’une copie d’un article trouvé dans une revue.

Setting up article requests

First, enable your system preference for ArticleRequests.

Mettez-là à « Activer » pour permettre aux adhérents de faire des demandes d’article.

Ensuite, il faudra définir le mode de la demande : seulement sur le titre, seulement sur l’exemplaire ou bien à la fois sur le titre et l’exemplaire.

Vous pouvez paramétrer 3 préférences systèmes différentes pour déterminer les champs obligatoires à renseigner selon la manière dont vos documents sont demandés.

Next you will want to go into your circulation and fines rules matrix and select each rule for which you want to allow requests.

Vous pouvez autoriser que les demandes faites soit au niveau de la notice, soit au niveau de l’exemplaire, soit Oui (ce qui signifie les deux), soit Non (ce qui signifie qu’aucune demande d’article ne pourra être posée).

Placing article requests

Maintenant vous pouvez déposer des demandes à la fois depuis l’interface professionnelle et l’OPAC.

In the staff client, on the record details page, you will see a “Request article” button at the top and an “Article requests” tab to the left. The two options lead to the same page.

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Just like a hold, you will be prompted to enter the patron’s card number or name.

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Fill in the form.

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Note

Remember, the mandatory fields are set through the three system preferences ArticleRequestsMandatoryFields, ArticleRequestsMandatoryFieldsItemsOnly, and ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly.

If allowed, choose the specific item to request.

Then, click on “Place request”.

From the OPAC, patrons can place requests themselves either from the results list

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or by going to the detailed record.

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As with a hold, if the patron is not logged in, they will be asked to do so.

The form is the same as the one in the staff interface.

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If allowed, the patron chan choose the specific item to request.

From their acocunt, the patron will be able to follow the progress of their request from “pending”

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to “processing”.

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The patron will also receive an email notification when the status of the request changes.

Once the request is completed the patron will receive an email notification and the article request will no longer appear in their account.

Managing article requests

Lorsqu’une demande d’article a été déposée, le bibliothécaire voit les nouvelles demandes en bas de la page d’accueil de l’interface professionnelle (au même endroit que les tags, commentaires et modifications).

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A partir de là, le bibliothécaire peut sélectionner les demandes à traiter.

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The first step would be for a staff member to process the request, that moves the request to the processing tab and alerts other staff members that the request is in process. In the actions column, click on the dropdown menu and select “Process request”. This will move the request to the processing tab.

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Ensuite le bibliothécaire récupère le document sur l’étagère et fait la copie de l’article demandé.

Once that is complete, staff can print the article request slip (this can be customized in notices and slips under AR_SLIP) and staple or paper clip it to the article. In the actions column, you can select the dropdown and select print slip.

Pour finir, le bibliothécaire sélectionne « Demande complète » dans le menu déroulant de la colonne « Actions » et cela envoie un message à l’adhérent qui a fait la demande pour lui faire savoir que sa demande est prête à être retirée.

Cela efface la demande d’article de l’onglet correspondant au traitement de la demande.

Note

Actions can also be made in bulk by checking the boxes next to the requests to process or by clicking “Select all”, and choosing the new status from the actions menu on top of the table.

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Retards

Important

Le rapport peut mettre du temps à remonter les résultats si la base des adhérents est relativement conséquente.

Note

Les bibliothèques importantes peuvent choisir de filtrer le rapport avant de le lancer en activant la préférence système Overdrive à « Demander de choisir ».

Ce rapport liste tous les exemplaires qui n’ont pas été rendus à temps à votre site.

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Il est possible de filtrer ce rapport en utilisant les options du menu qui se trouve sur la gauche.

Note

La case à cocher “Afficher les exemplaires actuellement en prêt” bascule d’un rapport des retards à un rapport de prêts. Tous les titres en prêt s’afficheront indépendamment de la date de retour.

Retards avec amendes

Ce rapport vous montrera les documents en retards qui ont généré des amendes ou suspensions.

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Si vous souhaitez limiter le rapport vous pouvez utiliser le menu déroulant en haut afin de limiter à une localisation spécifique de votre site. Pour voir les retards avec amendes des autres sites, il vous faudra changer de site ou vous connecter sur ce site.

Important

Si vous ne facturez pas les amendes et/ou si vous n’avez pas exécuté le :ref:`cron job fines <cron-fines-label>`__ vous ne verrez pas les données dans ce rapport.

Prêts sur place en attente

Si vous utilisez la fonctionnalité des prêts sur place (Borne automatique de prêt) alors vous aurez un rapport pour voir tous les exemplaires qui sont actuellement en prêt sur place.

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Ceci listera la date de retour prévue (retards en rouge), l’emprunteur, les informations d’exemplaire et la bibliothèque où se trouve l’exemplaire.

Suivi des consultations sur place

De nombreuses bibliothèques tracent l’utilisation sur place des documents.

Note

C’est différent du suivi du prêt sur place. La consultation sur place est l’utilisation de documents dans la bibliothèque par des adhérents, sans emprunt. Le prêt sur place est l’utilisation d’exemplaires sur site après un prêt préalable. Pour en savoir davantage sur le prêt sur place, reportez vous à la préférence système Borne automatique de prêt.

Le suivi des consultations sur place dans la bibliothèque peut être fait de deux manières dans koha. La première est de créer un ou plusieurs comptes adhérents de type statistiques. Lorsque vous collectez les documents consultés dans la bibliothèque, vous les passerez en prêt sur ce compte statistique adhérent :

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Au lieu de marqué le document comme “en prêt”, Koha enregistrera que celui-ci a été consulté sur place:

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Répétez ces étapes pour tous les documents qui ont été consultés sur place. Vous disposerez ainsi de statistiques précises concernant l’utilisation des documents.

L’autre manière de suivre les consultations sur place est de paramétrer la préférence système RecordLocalUseOnReturn sur « Enregistre ». A chaque fois que vous retournerez un document qui n’a pas été emprunté, ni réservé, son usage interne sera enregistré.

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Note

Si vous avez paramétré la préférence RecordLocalUseOnReturn sur « Enregistre », vous pouvez aussi utiliser votre compte statistique adhérent pour enregistrer les consultations sur place.

Prêt en libre service

Koha comes with a very basic self checkout module. To enable this module you need to set the WebBasedSelfCheck system preference to “Enable.” To use this module you have to log in as a staff member with self_check permissions.

Note

Créez un adhérent bibliothécaire spécialement pour cette action, afin de ne pas laisser un vrai adhérent bibliothécaire connecté sur l’ordinateur toute la journée

Il n’y a pas de lien vers le module de Prêt en libre service mais on peut l’ajouter facilement dans la préférence système OPACUserJS.

$(document).ready(function(){
    $("#login .btn").parent().after("<p><a href=\"http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl\" target=\"_blank\">Self-Checkout</a></p>");
});

**Important**

The code above has line breaks added to make it more readable,
please be sure to enter the above as one line in when putting it in
the system preference.

Le lien apparaîtra en bas de la page de connexion:

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Vous pouvez également accéder à ce module en allant au : http://URL_DE_VOTRE_OPAC/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl

Une fois sur la page de prêt en libre-service; suivant la valeur paramétrée dans la préférence système SelfCheckoutByLogin, vous devez saisir votre numéro de carte

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ou vos nom d’utilisateur et mot de passe

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Une fois connecté sur le module de prêt en libre-service, il vous sera demandé de scanner les documents que cous empruntez

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Au fur et à mesure que vous scannez les documents, ceux-ci apparaîtront sous la barre de saisie de codes à barres

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Lorsque vous avez fini de scanner vos documents, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Finir”. Cela vous imprimera un reçu et vous déconnectera du module Prêt en libre-service.

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Lorsque vous essayez de prêter des exemplaires, il y a certains cas où des messages d’erreur s’affichent et où l’adhérent devra directement aller voir un bibliothécaire. Cela arrive même si vous avez autorisé le forçage des fonctions de circulation. Il n’y a qu’un bibliothécaire qui puisse forcer une interdiction donc les adhérents doivent aller voir un bibliothécaire dans ce cas-là.

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Retour en libre service

Pour utiliser le module de retour en libre service, vous devez d’abord activer la préférence système :ref: SelfCheckInModule <selfscheckinmodule-label> sur « Autoriser ».

Vous devez ensuite créer un adhérent.

Note

Créez un :ref:`un adhérent bibliothécaire <add-a-staff-patron-label>`spécifiquement pour cette action afin de ne pas laisser un vrai bibliothécaire connecté sur l’ordinateur toute la journée. Vous pouvez donner à cet adhérent juste la permission en question afin qu’il ne soit pas utilisé pour quoique ce soit d’autre.

Une fois que cela est fait, vous pouvez vous rendre sur la page des retours en libre service : http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sci/sci-main.pl

Connectez vous sur l’interface professionnelle avec les permissions de retour en libre service

Une fois que l’ordinateur ou le poste est paramétré et que l’adhérent du retour en libre service est connecté, les adhérents peuvent rendre eux-mêmes leurs documents.

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Les adhérents peuvent soit scanner le code à barres de l’exemplaire, si une douchette est connectée à l’ordinateur, ou taper leur code à barres dans la boîte et cliquer sur « Ajouter » ou appuyer sur Entrée.

Note

La plupart des douchettes font automatiquement le retour après le scan.

Une fois qu’ils ont scanné ou saisi tous leurs codes à barres, ils peuvent alors cliquer sur le bouton « Retour » pour rendre tous les exemplaires en une fois.

Important

Si les adhérents ne cliquent pas sur le bouton « Retour », les exemplaires ne sont pas rendus et restent sur leur compte.

Important

Le module de retour en libre service n’informe pas les lecteurs si l’exemplaire est en retard, s’ils ont des amendes, si l’exemplaire est réservé pour quelqu’un d’autre ou s’ils ont un message sur leur compte.

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Ils peuvent alors cliquer sur « Finir » pour retourner à la page d’accueil du retour en libre service.

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Note

If the patron doesn’t click “Finish”, the screen will refresh after the timeout period specified in the SelfCheckInTimeout system preference.

Note

Même si les adhérents ne cliquent pas sur « Finir » l’exemplaire est bien rendu sur leur compte.

You can cutomize the look of your self check-in screens by using the SelfCheckInUserCSS system preference or the SelfCheckInUserJS system preference.

You can add content, like instructions on how to use the self check-in system for example, by using the SelfCheckInMainUserBlock system preference.

Les statistiques des transactions réalisées à travers le module de retour en libre service sont enregistrées dans la table action_logs de la base de données Koha. Vous pouvez cependant créer un rapport personnalisé pour obtenir les statistiques dont vous avez besoin.

Opérations de circulation hors-ligne

Koha vous permet de continuer toutes les opérations de circulation pendant que vous êtes hors-ligne en utilisant une des trois solutions.

Circulation hors-ligne dans Koha

Si la préférence AllowOfflineCirculation est positionnée sur “Activer”, le personnel peut continuer à réaliser des transactions de circulation même si le système est hors ligne. Vous devez consulter http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl au moins une fois lorsque vous êtes en ligne et ajouter la page dans vos favoris. C’est la page où vous vous rendrez quand vous serez hors-ligne.

Important

L’interface de prêt secouru utilise le code HTML LocalStorage, qui, fonction du navigateur et des réglages de l’utilisateur; est limité à 2.5MB or 5MB par domaine. Cela signifie que les systèmes plus importants ne pourront pas synchroniser leurs données. Il est recommandé d’utiliser soit l’application Firefox soit l’application Windows pour la circulation hors-ligne.

Configuration

Avant que le système ne soit pour la première fois hors ligne, allez dans le module Circulation est choisissez “Interface intégrée de circulation hors ligne”

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Et synchroniser vos données sur chaque poste de circulation en cliquant sur le lien “Synchroniser” sur la droite de l’écran.

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Important

L’interface de prêt secouru utilise le code HTML LocalStorage, qui, fonction du navigateur et des réglages de l’utilisateur; est limité à 2.5MB or 5MB par domaine. Cela signifie que les systèmes plus importants ne pourront pas synchroniser leurs données. Il est recommandé d’utiliser soit l’application Firefox soit l’application Windows pour la circulation hors-ligne.

Cela vous permet de charger une copie de vos adhérents et de vos données de circulation. Cliquez sur le lien “Télécharger les enregistrements” en haut de la page pour synchroniser vos données.

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Une fois vos données chargées, vous verrez la date de dernière synchronisation à droite de chaque jeu de données.

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Cela devrait être réalisé régulièrement pour anticiper toute perte de connexion inattendue.

En circulation

Lorsque votre système se met hors-ligne, consultez la page de Prêt secouru (http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl) dans Koha, et cliquez sur “Prêter” ou “Retourner” pour réaliser les transactions hors-ligne.

Le prêt est réalisé en cherchant l’utilisateur par le code à barre de sa carte ou son nom, en haut de l’écran “Prêt”. Après avoir sélectionné un utilisateur, les informations des utilisateurs qui sont synchronisées seront affichées, en incluant les amendes et les prêts.

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Scannez le code à barres de l’exemplaire que vous désirez prêter, et saisissez une date de retour. Si vous ne saisissez pas de date de retour, Koha en définira une pour vous.

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Une fois l’exemplaire prêté, il apparaîtra sous les informations de l’adhérent.

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Prêts secourus de Koha

Une fois le système redevenu opérationnel, rendez-vous sur la page Synchronisation du module de Prêt secouru et cliquez sur “Mettre à jour les transactions”

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Une fois les fichiers téléchargés, cliquez sur “Voir actions de prêt secouru en attente” situé sur la droite.

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Après avoir cliqué sur « Voir les actions de prêt secouru en attente », vous serez basculé sur un résumé de toutes les actions que vous aurez chargées dans Koha depuis votre fichier *.koc.

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  • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

  • Cliquez sur le bouton “Traitement”, et Koha va enregistrer une à une chaque les transaction stockée. Pour chaque transaction, le statut va changer en :

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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Plugin de Firefox

Il y a un outil de circulation hors-ligne que vous pouvez ajouter à votre navigateur Firefox comme un module complémentaire. Pour cela, allez simplement sur la page https://addons.mozilla.org/en/firefox/addon/koct/ et cliquez sur le bouton « Installer maintenant ». Vous devrez confirmer l’installation, cliquez sur « Installer maintenant » et redémarrer Firefox pour compléter l’installation.

Une fois que vous installé les plugins et redémarré Firefox, vous verrez le logo Koha dans barre de téléchargement en bas à droite de la page.

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Un clic sur le logo ouvrira l’outil dans une autre fenêtre.

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Le plugin est constitué de quatre onglets:

  • L’onglet de prêt, pour prêter les exemplaires

  • L’onglet de retour, pour retourner les exemplaires

  • L’onglet Log garde les traces de toutes les transactions effectuées pendant le mode hors-ligne

    • Le log conservera les informations jusqu’à que vous le vidiez. Chaque fois qu’il ouvrira le plugin et qu’il y aura des données, il vous avertira

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      SI vous souhaitez vider le log, cochez la case “Je veux effacer les lignes” avant de cliquer sur le bouton “OK”. Si vous cliquez sur “OK”, le log conservera les exemplaires et vous laissera continuer à travailler avec l’outil.

  • L’onglet Param sert à paramétrer le plugin

La première chose à faire est de paramétrer le plugin. Allez dans l’onglet Param

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Réponse aux 4 questions affichées:

  • Serveur = l’URL de l’interface professionnelle

  • Code du site = le code de votre site de rattachement

  • Nom d’utilisateur = l’identifiant du compte de votre personnel

  • Mot de passe = le mot de passe du compte de votre personnel

    Important

    Pour enregistrer ces paramètres, vous devrez fermer la fenêtre du plugin et la ré-ouvrir en cliquant encore sur le logo de Koha dans la barre d’accessoires.

    Note

    Vous pouvez créer un compte pour le personnel consacré à la circulation hors-ligne; afin que tout le monde puisse utiliser la même connexion. Vous pouvez aussi utiliser une connexion de groupe pour la circulation simple.

Une fois que tout est en place, vous pouvez commencer à enregistrer les prêts et retours.

Prêt:

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  • Allez dans l’onglet Prêt

  • Scannez le code à barres de la carte de l’adhérent

  • Scannez le code à barres du document

  • Cliquez sur “Enregistrer”

Retour:

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  • Allez dans l’onglet Retour

  • Scannez le code à barres du document

  • Cliquez sur “Enregistrer”

Chaque fois que vous prêtez ou retournez un exemplaire, la transaction est enregistrée dans la base de données locale du plugin, et vous verrez s’afficher en bas du plugin, combien de transactions ont été faites pendant le mode hors ligne. Par exemple, « 10 lignes ajoutées » signifie que vous avez effectué 10 transactions.

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Si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble de toutes les transactions, cliquez sur l’onglet Log. Cet onglet affichera toutes les transactions de la base de données du plugin.

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Note

Le statut sera « Local » tant que vous serez hors-ligne et et que vous n’effectuez pas de transactions dans Koha.

Lorsque votre connexion Internet revient, vous obtiendrez ces transactions dans Koha. Avant cela, vous devez être au courant de certains points.

Comme vous n’êtes pas connecté à votre base de données Koha pendant l’utilisation du plugin, les réservations nécessitent un traitement supplémentaire. Si un exemplaire que vous retournez hors-ligne a été réservé, la réservation reste sur le document. Puisque vous ne pouvez pas confirmer les réservations lors des retours, les réservations nécessitent d’être gérées plus tard. Si vous retournez quelques exemplaires, vous pouvez conserver une notice de tous. Si vous en retournez un grand nombre, vous pouvez utiliser la file d’attente des réservations et une fois que celle-ci se reconstruit, voir quelles réservations se sont effectuées de façon erronée.

De la même façon, si la carte d’un adhérent expire, l’outil de circulation hors-ligne ne le prendra pas en compte. Le prêt sera donc enregistré malgré le compte de l’adhérent qui sera bloqué normalement.

Vous avez deux options pour ajouter cette donnée à Koha

  • Envoyer à Koha

    • Si vous enregistrez les prêts/retours sur plus d’un poste informatique à la fois, cela nécessitera d’effectuer les transactions de manière cohérente. Supposons par exemple, qu’un adhérent emprunte un livre sur un poste informatique, et retourne le même livre sur un autre poste informatique. Pour que ce soit cohérent, vous devez d’abord enregistrer le prêt, puis le retour; et non le contraire! Vous devez donc regrouper toutes les transactions dans un même endroit, les trier puis les traiter. Vous devez alors utiliser l’option « Envoyer à Koha » depuis tous les plugin/poste informatique avec lesquels vous travaillez. De cette façon, le log ira dans Koha et sera accessible depuis la page de circulation hors-ligne.

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    • Aller à : Circulation > Actions de prêt secouru en attente

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    • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

    • Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:

      • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

      • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

      • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

      • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

    • Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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  • Appliquer directement

    • Si vous effectuez toutes les actions de circulation sur un seul poste informatique et que tout est déjà trié, vous pouvez choisir d””Appliquer directement”

    • La colonne “Statut” sera mise à jour et vous fera savoir si les transactions ont été appliquées

      • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

      • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

      • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

      • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

    • Une fois que vous avez terminé, vous pouvez consulter tous les exemplaires à droite dans l’onglet Log

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Une fois que vous avez tout terminé, vous pouvez vider le log en cliquant sur “Effacer”. Si vous ne le faites pas, un petit message d’avertissement s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez l’outil de circulation hors-ligne.

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Outil de prêt secouru pour Windows

L’application de prêt secouru peut être téléchargée sur : https://github.com/bywatersolutions/koha-offline-circulation/releases

To generate a borrowers.db file for loading in to the Windows tool you will need to run the file generator via a cron job.

Télécharger un fichier de prêts secourus

L’outil de prêt secours de Windows génère un fichier KOC que vous pourrez télécharger dans Koha une fois qu’Internet se sera reconnecté au système.

Dans le menu Circulation, cliquez su “Télécharger un fichier de prêt secouru (.koc)”

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Parcourir votre ordinateur pour retrouver le fichier *.koc

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Once the file is uploaded, click the process the file

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Quand cela sera terminé vous pourrez télécharger un autre fichier ou vous occuper des actions de prêt secouru en attente.

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Après avoir cliqué sur « Voir les actions de prêt secouru en attente », vous serez basculé sur un résumé de toutes les actions que vous aurez chargées dans Koha depuis votre fichier *.koc.

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  • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

  • Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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