Outils

Les outils de Koha permettent de réaliser toutes sortes d’opérations.

  • Get there: More > Tools

Patrons and circulation

Liste d’utilisateurs

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron lists

Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification via the batch patron modification tool or reporting.

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Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton “Nouvelle liste d’adhérents”

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Enter a list name.

Checking the “Shared” box will make this list visible to all users with the manage_patron_lists permission.

Save the list.

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Each list has an “Actions” menu with more list options.

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Pour ajouter des adhérents à la liste cliquez sur le bouton « Ajouter des adhérents » à droite de la liste des noms.

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Saisir le nom ou le numéro de carte du lecteur dans la zone de recherche et cliquer sur le résultat pour ajouter le lecteur.

Alternatively, you can click on the “Enter multiple card numbers” link and scan (or type in) barcodes in the box.

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Lorsque vous avez choisi tous les adhérents que vous souhaitez ajouter à la liste, cliquez sur le bouton “Mettre à jour”.

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Clubs d’utilisateurs

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron clubs

Patron clubs create clubs in which patrons may be enrolled. It is useful for tracking summer reading programs, book clubs and other such clubs.

Important

Staff will need the clubs permissions to edit clubs, templates and enroll patrons. To learn how to set patron permissions, go to the patron permissions section of this manual.

Creating a new club template

Click on the “New club template” button. Here you can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template.

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The name is required. This could be something like “Adult book club”, “Children’s book club” or “Summer reading program”. Remember these templates will be starting point for each club you create.

The description can be any additional information.

Allow public enrollment: if this box is checked it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC.

Require valid email address: if this box is checked only patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.

The library drop down gives you the flexibility to let staff from specific branches create clubs with this template. If you let it set to blank, staff from any branch will be able to create a new club using this template.

Club fields: these fields will be used when creating a club based on this template. For example, this can be the name of the club, the name of the animator, the theme, etc.

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“Name” is the label of the field

“Description” is additional information about this field.

You can connect authorized values here.

Enrollment fields: you can add any additional fields you want to have filled out by your patrons when they enroll in a club base on this template.

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“Name” is the label of the field

“Description” is additional information about this field.

You can connect authorized values here.

Creating a new club based on a template

Click on the “New club” dropdown menu and select the template you want to use. Here you can add information about a new club using a template you created.

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The name is required, this will be the name of the specific club using the template you created. For example, “Summer 2018 reading club”.

The description can be any additional information.

Start and End date will depict when this club runs, the entire duration of the club. Once the club expires, enrollment will not be possible.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, patrons from any branch will be able to enroll.

Enrolling a patron in a club from the staff client

To enroll a patron in a club from the staff client, go to the patron’s account.

On the “Details” page or the “Check out” page, click on the “Clubs” tab. All ongoing clubs will be displayed in this tab.

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Click on the “Enroll” button and fill in the fields.

You can also cancel enrollment by clicking on the cancel enrollment.

Enrolling a patron in a club from the OPAC

If you allow public enrollment, the club will be visible on the OPAC.

Patrons have to sign into their account. In the “Your summary” section, they will be able to click on the “Clubs” tab and enroll.

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Viewing enrollments

You can monitor the enrollments in each club by going to the “Patron clubs” tool page and choosing “Enrollment” from the “Actions” button.

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Placing a hold for a patron club

You can place holds for a patron club - holds are placed for club members in a random order.

To place a hold for a patron club:

  1. Go to the patron clubs tool (“Home > Tools > Patron clubs”).

  2. Click the “Actions” button for the club and select “Search to hold”.

  3. Search for a title and select a record.

  4. Select “Place hold for [CLUBNAME]” from either the action links for the record, or from the “Place hold” action in the menu bar.

  5. The place holds page is displayed and lists the club members.

  6. Click the “Place hold” button.

Result: Holds are placed for all club members.

Commentaires

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Comments

Tous les commentaires ajoutés aux notices bibliographiques par des adhérents via l’OPAC nécessitent une modération par les bibliothécaires. S’il y a des commentaires en attente de modération ils seront listés sur la page principale de l’interface professionnelle en dessous de la liste des modules :

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and next to the Comments tool on the Tools page

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To moderate comments click on the notification on the main dashboard or go directly to the Comments tool and click “Approve” or “Delete” to the right of the comments awaiting moderation.

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La page vous informera de l’absence de commentaires

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Vous pouvez également réviser et désapprouver des commentaires que vous aviez initialement approuvés en allant dans l’onglet “Commentaires approuvés”

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Patron import

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Import patrons

L’outil d’import d’adhérents est utilisé pour importer des adhérents en masse. Il est généralement utilisé par les établissements d’enseignement au moment de la rentrée d’un nouveau groupe d’étudiants.

Creating a patron import file

You can download a blank CSV file with a header from the start page of the patron import tool that you can use as a template for your patron import. The header contains all fields that can be used with the patron import tool. You can delete fields and columns you don’t need with the exception of a few mandatory ones.

Important

cardnumber, surname, and all fields you have defined in the BorrowerMandatoryField preference are required and must match valid entries in your database.

Important

Le « mot de passe » devrait être stocké en texte, et sera converti en Bcrypt.

Si vos mots de passe sont déjà cryptés, voyez votre administrateur système pour envisager des solutions.

Important

Date formats should match your system preference, and must be zero-padded, e.g. “01/02/2008”. Alternatively you can supply dates in ISO format (e.g. “2008-12-01”).

Important

If your data contains special characters or diacritics, make sure your file is encoded in UTF-8. Otherwise, the special characters will not be imported correctly.

Note

If loading patron attributes, the “patron_attributes” field should contain a comma-separated list of attribute types and values.

  • Le code du type d’attribut et une colonne doivent précéder chaque valeur.

    • Par exemple : « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs »

    • Ce champ doit être mis entre guillemets si des valeurs multiples sont définies.

    • Puisque les valeurs peuvent contenir des espaces, des doubles guillemets supplémentaires peuvent être exigés :

      • « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs, » »BASEBALL:White Sox » »

Note

It’s possible to set restrictions using the patron import tool. If the expiration date and comment match an existing restriction, the one in the import file will be skipped. So a patron import can be repeated multiple times without creating duplicate restrictions. But if one of the criteria is different, a new restriction will be added.

Importing patrons

Once you have created your file, you can use the patron import tool to bring the data into Koha.

  • Choisissez votre fichier CSV

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  • Choose to match on “cardnumber” or “username” to prevent adding of duplicate card numbers to the system. Additional matchpoints can be set up using patron attributes marked as unique.

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  • Ensuite vous pouvez choisir les valeurs par défaut à appliquer à tous les adhérents que vous importez

    • For example, if you’re importing patrons specific to one branch you can use the field on the import form to apply the branch code to all those you are importing.

  • Finally, you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.

    • Un doublon est trouvé en utilisant le champ que vous avez choisi en tant que critère de concordance.

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    • When using patron attributes in your installation, you can choose how they are handled on import. You can either decide to always overlay all patron attributes or you choose to only replace patron attributes included in your import file. This will leave other attributes untouched.

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Notices & slips

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Notices & slips

All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & slips tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.

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Chaque notification peut être modifiée, mais très peu peuvent être supprimées, pour éviter une erreur système lors d’un envoi de message dont le modèle aurait été supprimé. Chaque notification ou ticket peut être modifié par son site et par défaut, vous les verrez tous pour tous les sites.

If you have a style you’d like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.

You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for more information on formatting these notices.

Adding notices and slips

Ajouter une nouvelle notification ou ticket

  • Click “New notice”

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  • Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket

  • Choisissez le module auquel associer la notification.

  • Le Code est limité à vingt caractères.

  • Utilisez le champ Nom pour décrire la notification.

    • Note

      With overdue notices, be sure to put your branch name in the description as well so that it will be visible when setting up your triggers.

  • Ensuite vous pouvez personnaliser la notification pour chacune des méthodes de distribution possibles

    • Chaque notification devrait avoir un modèle de courriel de paramétré

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    • If you’re using the Activer service you can set up a Phone notification

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    • Si vous prévoyez d’imprimer ce message, vous pouvez paramétrer le modèle d’impression ensuite

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    • If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver preference you can set the text for your SMS notices next

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  • Chaque notification vous propose les mêmes options

    • If you plan on writing the notice or slip in HTML check the “HTML message” box, otherwise the content will be generated as plain text

    • Message subject is what will appear in the subject line of the email

    • Dans le corps du message n’hésitez pas à taper n’importe quel message qui vous semble le meilleur, utilisez les champs du côté gauche pour entrer des données personnalisées issues de la base de données.

      • Note

        Review the Customising notices and slips wiki page for more information.

      • Important

        Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue notice markup

        • On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.

        • The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines. One example for the <item></item> tag option is:

          <item> »<<biblio.title>> » by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> Due date: <<issues.date_due>> </item>

      • Important

        Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>

      • Note

        To add today’s date you can use the <<today>> syntax

      • Note

        Si vous ne voulez pas imprimer le nom entier de l’adhérent sur vos tickets ou notifications vous pouvez saisir une valeur dans les champs Autre nom ou Initiales pour chacun des adhérents et utiliser cette valeur à la place.

    • The system preference TranslateNotices will add tabs for each installed language to the notices editor. The notice defined in the “Default” tab will be used if there is no preferred language set for a patron.

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Preview notice templates

For some notices it is possible to preview the notice template showing how it would look to a specified patron for a particular item or record.

If a notice template is previewable the notice template header will contain a field to enter preview data

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Fill in the necessary information for the template then click the Preview button below the message body. The preview dialog will indicate if there are any problems generating the notice template preview.

Overdue notice markup

When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices.

Important

Pour l’instant, ces nouvelles étiquettes fonctionnent uniquement sur les notifications de retard, pas sur les autres notifications en lien avec la circulation.

These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.

Un exemple d’utilisation de ces zones dans un modèle de notification pourrait être :

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Ce qui, en supposant qu’il y ait deux exemplaires en retard, doit donner la notification suivante :

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Existing notices and slips

Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices. Here are some of what those notices do:

  • ACCEPTED

    • This notice is sent when a patron’s suggestion is accepted.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • ACCOUNT_PAYMENT

    • This notice is sent for each payment transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.

  • ACCOUNT_WRITEOFF

    • This notice is sent for each writeoff transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.

  • ACCTDETAILS

    • Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailOpacUser preference is set to “Send”

    • Important: The notice will only be sent correctly if a username, password and email address is added to the patron record before saving it for the first time. The notice can’t be resend or triggered again after the patron account has been created.

  • ACQCLAIM (Acquisition claim)

    • Used for claiming orders in the aquisitions module

    • ACQCLAIM is the code of the sample notice, but it’s possible to define several notices choosing any code. Only the module “Claim aquisition” will be taken into account. All notices with this module will appear in the pull down on the late orders page.

    • Get there: More > Acquisitions > Late orders

    • This notice is sent if several criteria are met:

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as “Contact about late orders?” has a valid email address.

  • ACQORDER (Acquisition order)

    • Used in the acquisitions module to send order information to the vendor

    • The notice is triggered manually from the basket summary page using the “Email order” button in the toolbar.

    • This notice is sent if several criteria are met:

      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.

      2. The vendor contact marked as “Primary acquisitions contact” and “Contact when ordering” has a valid email address.

  • ACQ_NOTIF_ON_RECEIV

    • Used in the acquisition module to inform patrons on receiving orders they have been added to.

  • AR_CANCELED

    • This notice is sent to the patron when an article request is cancelled by staff.

  • AR_COMPLETED

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as completed by staff.

  • AR_PENDING

    • This notice is sent to the patron when an article request has been made in order to confirm the request.

  • AR_PROCESSING

    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as being processed by staff.

  • AVAILABLE

    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the order created from the suggestion is received.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • CHECKIN

    • Cette notification est envoyée en tant que notification de « Retour » pour tous les exemplaires qui sont retournés

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • CHECKOUT

    • Cette notification est envoyée comme notification de « Retour » pour tous les exemplaires qui sont retournés

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • DISCHARGE

  • This notice is used to generate a PDF to document a successful discharge request

  • The PDF can either be downloaded by the patron from their patron account or from the staff interface when discharging a patron

  • The discharge feature is controlled by the useDischarge system preference.

  • DUE

    • Cette notification est envoyée comme « exemplaire dû » pour un exemplaire qui est dû

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • DUEDGST

    • Cette notification est envoyée pour la fonctionnalité « exemplaire dû » pour tous les exemplaires qui sont dûs le jour même

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • HOLD (Hold available for pickup)

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

    • Lorsque cette notification fait référence à la table « branches » elle se réfère à l’information sur le site de retrait.

  • HOLDPLACED (une notification au personnel de la bibliothèque lorsqu’une réservation est faite)

    • This notice requires the Envoyer system preference to be set to “Enable”

    • Lorsque cette notification fait référence à la table « branches » elle se réfère à l’information sur le site de retrait.

  • MEMBERSHIP_EXPIRY

  • ODUE (Overdue notice)

    • This notice is used to send overdue notices to patrons

    • ODUE is the code of the sample notice, but it’s possible to use any code and define multiple different messages for different patron categories and notice levels

    • Requires that you set Overdue notice/status triggers

  • ORDERED

    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the “from a suggestion” option is used to create an order from it.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • PASSWORD_RESET

    • This notice is sent when a patron requests a new password from the OPAC in order to validate the email address.

    • The password reset feature is controlled by the OpacResetPassword system preference.

  • PREDUE

    • Cette notification est envoyée le « Préavis » pour un exemplaire qui est dû

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • PREDUEDGST

    • Cette notification est envoyée comme le « Préavis » pour tous les exemplaires qui sont dûs

    • Cette notification est utilisée si deux critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. L’adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • REJECTED

    • This notice is sent when a patron’s suggestion is rejected.

    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.

  • RENEWAL

    • Cette notification est envoyée comme la notification « Prêter » pour tous les exemplaires qui ont été renouvelés

    • Cette notification est utilisée si trois critères sont présents&nbsp;:

      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”

      2. The La préférence RenewalSendNotice preference is set to “Send”

      3. L’adhérent a demandé à recevoir la notification de prêt

        • Get there:OPAC > Login > your messaging

        • Get there:Staff client > Patron record > Notifications

  • SERIAL_ALERT (New serial issue)

    • Notice used in the serials module to notify patrons/staff of new issues of a serial. SERIAL_ALERT (RLIST in older verisons) is provided as a sample notice, but the notice code can be chosen freely as only the module is taken into account. Multiple notices can also be managed.

    • You have the option to select the notice used to inform the patron about a received serial issue for a subscription. Choose from the “Patron notification” drop down.

    • If a notice has been selected for a subscription, patrons can subscribe to the email notification from the subscription tab in the detail view in the OPAC.

    • Note

      Noter aussi que si voulez avertir les adhérents des nouvelles parutions d’un périodique, vous pouvez cliquer sur « Définir une notifcation » qui vous amènera sur l’outil « Notifications »

  • SHARE_ACCEPT

    • Utilisé pour avertir un adhérent qu’un autre adhérent a accepté sa liste partagée.

    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”

  • SHARE_INVITE

    • Utilisé pour avertir l’adhérent qu’un autre adhérent aimerait partager une liste avec lui.

    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”

  • TO_PROCESS

    • utilisé pour avertir un membre du personnel si une suggestion d’acquisition a été déplacée vers le fonds qu’il gère

    • Requires the notice_unprocessed_suggestions cron job

There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet. Here is what those slips are used for:

  • AR_SLIP

    • Used to print a slip for an article request

    • The slip or receipt can be printed manually when managing article requests from the staff interface.

    • Get there: Circulation > Article requests > Actions > Print slip

  • ISSUEQSLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket rapide de circulation

    • Le Ticket rapide inclut uniquement des exemplaires qui ont été empruntés aujourd’hui.

  • ISSUESLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de circulation complet

    • La notification ou le reçu indique les exemplaires empruntés aujourd’hui ainsi que les exemplaires qui sont déjà en prêt.

  • HOLD_SLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de réservation

    • The holds slip is generated when a hold is confirmed and set to waiting.

  • OVERDUE_SLIP

    • Used to print an overdues slip

    • The overdues slip can be generated manually using the “print” menu in the patron account in staff. It will show all items overdue.

  • TRANSFERSLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de transfert

    • Le ticket de transfert est imprimé lorsque vous confirmez un transfert d’un site vers un autre dans votre réseau

Overdue notice/status triggers

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Overdue notice/status triggers

In order to send the overdue notices that you defined using the Notices & slips tool, you need to first set the triggers to have these messages.

Important

In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to set that patron category to require overdue notices.

Important

Depending on the value of your OverdueNoticeCalendar preference the delay may or may not include days the library is closed based on the holiday calendar.

The Overdue notice/status triggers tool gives the librarian the power to send up to three notices to each patron type notifying them of overdue items

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  • Le délai est un nombre de jours avant que le prêt le plus ancien soit pris en compte et qu’une action soit lancée.

    • Important

      Si voulez que Koha déclenche une action (envoyer une lettre ou mettre des pièges sur un adhérent), une valeur pour le délai est exigée.

  • Pour envoyer des notifications supplémentaires, cliquez sur les onglets Deuxième et Troisième

  • Si vous voulez empêcher un adhérent de faire des prêts, en raison par exemple de ses retards, activez le blocage “Suspendu”. Un message apparaîtra au moment du prêt informant le bibliothécaire que l’adhérent est bloqué en raison de ses retards.

    • If you choose to restrict a patron in this way you can also have Koha automatically remove that restriction with the AutoRemoveOverduesRestrictions preference.

  • Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the iTiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).

Patron card creator

  • Get there: More > Tools > Patron card creator

The patron card creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the patron card creator module:

  • Personnaliser les modèles de cartes d’adhérent avec le texte récupérer à partir des données d’adhérent

  • Personnaliser les templates des cartes pour imprimer les cartes d’adhérent (correspondre aux planches d’étiquettes)

  • Créer et gérer des lots de cartes adhérent

  • Exporter (comme PDF) un ou des lot(s) à imprimer

  • PREDUEDGST

Formats

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Layouts

Le format définit le texte et les images qui seront imprimés sur la carte et leur emplacement.

Note

Jusqu’à trois lignes de texte, le numéro d’adhérent sous forme de code à barres et jusqu’à deux images peuvent être imprimé sur la carte

Add a layout

If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking the “New” button and choosing “Layout”.

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Vous pouvez aussi choisir de cliquer sur « Gérer les modèles » sur le côté gauche.Là une liste des modèles disponibles que vous pouvez choisir pour l’édition vous est proposée .Mais en haut de la page il y a toujours le bouton « Nouveau modèle ».

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  • Le nom que vous attribuez au format est pour vous, nommez le d’une façon qui vous permette de l’identifier aisément par la suite

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans votre mise en page.

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    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Next, note if this layout is for the front or the back of the patron card

    • Note

      Vous aurez besoin d’un modèle à la fois pour le recto et le verso de votre carte si vous avez des cartes de bibliothèque à deux faces, cette option ne vous permet pas d’imprimer des cartes à deux faces, elle ne vous permet que de savoir quel côté de la carte vous créez.

  • You have the option of adding up to 3 lines of text to your card. Your text can be static text of your choosing and/or fields from the patron record. If you want to print fields from the patron record you want to put the field names in brackets like so - <firstname>

  • Pour chaque ligne de texte, vous pouvez choisir votre police de caractères, sa taille et l’emplacement du texte sur la carte en utilisant les coordonnées inférieures X et Y

  • In order to show the barcode and the patron card number you will need to check the “Print card number as barcode” option. This will turn the patron card number into a barcode. If you want the number to print in human readable format you will need to check the “Print card number as text under barcode” option.

  • Enfin vous pouvez choisir jusqu’à deux images à imprimer sur la carte.

    • One can be the patron image which you can resize to meet your needs.

    • The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the “manage images” module of the patron card creator Tool.

    Important

    C’est la responsabilité des concepteurs de définir les lignes de texte, code à barres et images de sorte qu’il n’y ait pas de chevauchement.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».

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Modèles

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card templates

Un modèle décrit l’agencement des étiquettes sur la planche d’étiquettes ou le stock de cartes que vous utilisez.Ce doit être Avery 5160 pour les étiquettes d’adresse, Gaylord 47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery 28371 pour vos cartes d’adhérents, pour donner quelques exemples.Toute l’information dont vous avez besoin pour formater un modèle peut être dans le package, et sinon il peut habituellement être trouvé sur le site du fournisseur ou mesuré à partir d’un échantillon.

Add a template

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton « Nouveau modèle » en haut de votre page, cela vous amènera directement sur le formulaire d’édition de modèle.

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Using the form that appears after pressing either “Edit” or “New template” you can define the template for your sheet of labels or cards.

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  • L’ID du gabarit est simplement un identifiant unique généré par le système

  • Template code should be the name of this template to identify it on a list of templates

  • You can use the template description to add additional information about the template

  • La liste déroulante “Unités” vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

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    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Les mesures (hauteur, largeur de la page, largeur et hauteur de la carte) peuvent être dans le package, et sinon peuvent habituellement être trouvés sur le site web du fournisseur ou peuvent être mesurés sur un échantillon.

  • Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

    • Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes

    • After finding and documenting any anomalies in the printed document, then you can create a profile and assign it to the template.

    • Important

      Ne pas préciser un profil si cela n’est nécessaire, par exemple ne cliquez pas pour définir un profil d’imprimante.Il n’est pas possible de retirer un profil d’un modèle mais vous pouvez basculer sur un autre profil.

    • Note

      Si vous utilisez différents modèles d’imprimantes vous serez peut-être amenés à définir plusieurs modèles qui sont semblables à l’exception des différents profils définis.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer modèles de cartes”.

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Profils

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Profiles

A profile is a set of « adjustments » applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each card, you need to set up a profile for each printer (or even different tray selections on the same printer) to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si vos cartes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “Profiles” button at the top of your page and choose “New profile”

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Pour ajouter un nouveau profil, cliquez sur le bouton « Nouveau Profil » en haut de votre page.En utilisant le formulaire qui s’affiche vous pouvez définir les valeurs pour corriger les défauts d’alignement de la carte sur votre planche d’étiquettes.Vous pouvez aussi choisir « Gérer les profils » sur le côté gauche et sélectionner l’un des profils existants pour le modifier.

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  • The Printer name and Paper bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.

    • Note

      Par exemple&nbsp;: vous pouvez si vous voulez utilisez le n° de modèle d’Imprimante comme nom d’imprimante, ou vous pouvez l’appeller « l’imprimante de mon bureau »

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

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    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Offset pourra être utilisé quand l’image entière n’est pas centrée verticalement ou horizontalement. Le glissement décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la largeur ou la hauteur de la page

    • Pour les valeurs de décalage et de fluage, les nombres négatifs déplacent les informations d’impression vers le haut et la gauche de la page imprimée et les nombres positifs les déplacent vers le bas et la droite

    • Exemple: le texte est imprimé à 0.25 » du côté gauche sur la première étiquette, à 0.28 » du côté gauche sur la deuxième étiquette, et à 0.31 » du côté gauche sur la troisième étiquette. Ceci signifie que le décalage horizontal devrait être configuré à (négatif) -0.03 » pour combler cette différence.

After saving, your profiles will appear on the “Manage printer profiles” page.

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Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Lots

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card batches

Un lot est un ensemble d’adhérents pour lesquels vous souhaitez générer les cartes

Add a batch

Pour ajouter un nouveau lot, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveaux lots » en haut de votre page.En choisissant l’élement « Gérer les étiquettes » du menu de gauche, affichera une liste de lots déjà définis.Dans cet affichage vous pouvez soit sélectionné un lot pour le modifier soit en ajouter un nouveau.

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For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to be processed in this batch.

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After choosing the “Add patron(s)” button the Patron Search window pops up.

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From here you can search for patrons to add to your batch by any part of their name, their category and/or library. Entering * in the search box will display all the patrons.

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From the results you can add patrons to the batch by clicking the “Add” button. After adding patrons from the results you can start over and perform another search or click “Close” at the bottom of the screen to indicate that you are done. You will then be presented with your batch.

image1228 If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the “Manage > Card batches” button.

Si vous désirez exporter toutes les cartes d’utilisateurs que vous venez de créer, cliquez sur “Exporter le lot de cartes”. Autrement vous pouvez choisir des utilisateurs spécifiques dont vous voulez imprimer les cartes en cochant la boîte sur la droite de leur nom et choisir “Exporter les cartes sélectionnées”.

La fenêtre d’export qui apparait vous demande de choisir un modèle à appliquer, un format et une position de départ (à partir de quelle carte commencer l’impression).

Note

Concernant la position de départ, si les 6 premières étiquette sont déjà utilisées vous pouvez commencer à partir de la position 7. Les étiquettes sont numérotées de gauche à droite et de haut en bas.

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Once you click “Export” you will be presented with a PDF of your labels for printing

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Lorsque vous ouvrez le PDF vous verrez les cartes à imprimer

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The above image shows a layout that is made up of two textlines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn’t rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.

Manage images

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Images

Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating patron card layouts. You are limited in how many images you can upload (not counting patron images) by the Image system preference.

Important

Les images doivent avoir un poids inférieur à 500 Ko.

Note

Les images chargées avec cet outil doivent avoir une résolution minimale de 300 ppi, ce qui est un minimum pour imprimer une image.

Au centre de l’écran se trouve un formulaire de chargement. Parcourez votre ordinateur pour trouvez le fichier idoine et donnez-lui un nom.

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Une fois le fichier chargé sur le serveur, un message de confirmation est affiché.

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L’image sera affichée avec le reste sur la droite de la page.

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À savoir&nbsp: Pour supprimer une ou plusieurs de ces images, cochez la case à droite de chaque image que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.

Batch patron deletion/anonymization

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron deletion/anonymization

Cet outil vous permet, par lots, d’anonymiser l’historique de circulation ou de supprimer des comptes adhérents. Cela signifie que le système conserve un lien entre prêts et exemplaires, mais supprime le lien avec l’adhérent.

Important

Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved. They are not completely removed from the system (they are only moved to the delete_borrowers table), but this tool does not provide as many checks as one may desire.

Important

Avant d’utiliser cet outil il est recommandé de faire une sauvegarde de votre base.Les changements faits ici sont permanents.

Important

The anonymization will fail quietly if AnonymousPatron preference does not contain a valid value.

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Pour supprimer ou anonymiser des adhérents

  • Check the “Verify” box on the task you would like to complete (delete or anonymize)

  • Entrez la date avant laquelle vous voulez modifier les données.

  • Lors de la suppression d’adhérents vous pouvez aussi choisir des utilisateurs qui :

    • n’ont pas emprunté depuis une date spécifique;

    • ont des comptes qui vont expirer avant une date spécifique;

    • are in a specific patron category

    • are in a patron list

  • Cliquez sur “Suivant”

  • Une demande de confirmation est affichée.

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  • En cliquant sur Finir, vos données seront supprimées ou anonymisées.

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Modification d’un lot d’utilisateurs

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron modification

With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided.

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Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, cliquez sur “Continuer”. Vous verrez la liste des adhérents et des changements effectués.

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Il y a une case à cocher à gauche de chaque bloc de texte. Cliquer sur cette case va effacer le texte.

Important

Note : Si le champ est obligatoire, vous ne pourrez supprimer la valeur qu’il contient.

Si vous avez plusieurs attributs adhérents, vous pouvez les modifier tous ensemble en utilisant le signe plus (+) ) droite de la zone de texte. Cela vous permettra d’ajouter un autre attribut.

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Une fois fois les changements effectués, vous pouvez cliquer sur “Enregistrer” et Koha vous affichera toutes les modifications apportées à l’adhérent.

Tag moderation

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Tags

Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the tag moderation tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:

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Pour modérer les tags, allez dans l’outil “Tags”. En allant pour la première fois dans cet outil, vous verrez une liste des tags qui sont en attente d’approbation ou de rejet par un bibliothécaire

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  • Pour voir tous les titres auxquels ce tag a été ajouté, cliquez simplement sur le terme

    image1230

    • A partir de cette liste de titres, vous pouvez supprimer un tag sans pour autant empêcher son utilisation dans le futur, en cliquant sur « Retirer tag » à droite du titre.

  • Pour valider un commentaire, vous pouvez soit cliquer sur le bouton « Approuver » en face du commentaire sélectionné, soit sélectionner tous les termes que vous souhaitez valider et cliquer sur « Accepter » en bas de la page.

  • To reject a tag, you can either click the “Reject” button in line with the term, or check all terms you want to reject and click “Reject” below the table.

Après qu’un tag a été approuvé ou rejeté, il est déplacé dans la liste de tags qui convient. Un résumé de tous les tags est affiché sur la droite de la fenêtre.

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Qu’il soit approuvé ou rejeté, un tag peut à tout moment rejoindre l’autre liste. Dans la liste des tags approuvés, chaque tag a une option de rejet :

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To check terms against the approved and rejected lists (and possibly against the dictionary you have assigned for tag moderation) simply enter the term into the search box on the bottom right of the screen to see the status of the term

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Enfin, vous pouvez trouver des tags en utilisant les filtres sur la gauche.

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Upload patron images

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Upload patron images

Patron images can be uploaded in bulk if you are allowing patron images to be attached to patron records. These images can also be used when creating patron cards.

  • Créez un fichier texte et nommez-le « DATALINK.TXT » ou « IDLINK.TXT »

  • Sur chaque ligne du fichier texte, entrez le numéro de la carte de l’adhérent suivi d’une virgule (ou d’une tabulation), puis du nom du fichier image.

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    • Veillez à ce que votre fichier soit bien en plein texte (txt) et pas en rtf.

  • Compressez au format ZIP votre fichier texte et vos fichiers image.

  • Go to the Upload patron images tool

    image290

  • Pour une seule image, vous avez simplement à pointer le fichier image et à entrer le numéro de carte de l’adhérent.

  • Pour plusieurs images, téléchargez un fichier compressé ZIP.

  • Après envoi en serveur, un écran de confirmation s’affiche.

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    Important

    Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Catalogue

Suppression d’exemplaires par lot

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item deletion

Cet outil vous permet de supprimer de votre catalogue un lot d’exemplaires.

Avec cet outil, vous pouvez choisir d’envoyer à Koha un fichier de codes à barres ou d’identifiants d’exemplaires, ou bien scanner des exemplaires un par un dans la zone du formulaire.

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Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur “Continuer”.

You will be presented with a confirmation screen. From here you can uncheck the items you don’t want to delete and decide if Koha should delete the bib record if the last item is being deleted before clicking “Delete selected items.” If you’d like you can delete the bibliographic record if you’re deleting the last item by clicking the checkbox next to “Delete records if no items remain”.

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Si votre fichier (ou le nombre de code à barres scannés) contient plus de 1000 codes à barres, Koha ne pourra vous afficher la liste des exemplaires. Vous pourrez les supprimer, mais pas choisir quel exemplaire ou quelle notice supprimer.

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Si l’exemplaire est en prêt, une fenêtre de confirmation s’affichera. Vous pourrez y désélectionner les exemplaires que vous ne voulez pas supprimer.

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Si les exemplaires peuvent être supprimés, ils le seront et une confirmation de la suppression sera affichée.

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Modification d’exemplaires par lots

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item modification

Cet outil vous permet de modifier un lot d’exemplaires.

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From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids, or you can scan items one by one into the box below the upload tool. You can also decide the items edited should be populated with the default values you have defined in your default framework.

Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur “Continuer”.

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You will be presented with a summary of the items you want to modify. From here you can uncheck the items you don’t want to modify before making changes in the form below. You can also hide columns you don’t need to see to prevent having to scroll from left to right to see the entire item form. The holds column displays a count of the current holds for the item.

Note

Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

En utilisant le formulaire de modification, vous choisissez les champs sur lesquels effectuer des modifications. En cliquant dans la boîte à cocher sur la droite de chaque champ, vous pouvez effacer les valeurs du champ pour les notices que vous traitées.

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Une fois fois les changements faits, les exemplaires sont affichés.

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Note

Il est également possible de modifier tous les exemplaires accrochés à une notice bibliographique en une seule opération en cliquant sur “Modifier” > “Modifier les exemplaires par lots” sur la page de la notice.

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Suppression de notices par lot

Cet outil permet de prendre un lot de numéros, de notices bibliographiques ou d’autorités, et permet de supprimer par lot toutes les notices et ses exemplaires rattachés s’il y en a.

First you need to tell the tool if you’re deleting bibliographic or authority records.

Next, you can:

  • load a file with biblionumbers or authids;

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  • use a list;

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  • or enter the list of numbers in the box provided.

    image1443

Once you submit the form you will be presented with a summary of the records you are trying to delete.

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Si une notice que vous souhaitez supprimer ne peut pas être supprimée, elle sera mise en évidence.

Cochez les notices que vous souhaitez supprimer et cliquez le bouton “Supprimer les notices sélectionnées” pour terminer le processus.

Modification de notices par lot

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch record modification

This tool will allow you to edit batches of bibliographic and authority records using MARC modification templates. Before visiting this tool you will want to set up at least one MARC modification template.

Lorsque vous arriverez sur l’outil il vous sera demandé&nbsp;:

  • Choisissez si vous souhaitez modifier des notices bibliographiques ou d’autorité

  • Entrer les biblionumbers ou authids

    • You can upload a file of these numbers;

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    • You can use a list;

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    • Or enter the numbers (one per line) in the box provided.

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  • Finally choose the MARC modification template you’d like to use to edit these records.

Lorsque vous avez saisi votre critère, cliquez « Continuer »

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Vous vous trouverez devant une liste de notices qui seront modifiées. A côté de chacune il y a une case à cocher, ainsi vous pouvez décocher tous les exemplaires que vous ne voulez pas modifier cette fois.

Clicking “Preview MARC” will allow you to see what edits will be made when you finalize the edit.

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Une fois que vous serez certain que tout est comme vous le voulez, vous pourrez cliquer sur le bouton “Modifier les notices sélectionnées” et vos notices seront modifiées.

Modification automatique d’exemplaires en fonction de l’age

  • Get there: More > Tools > Catalog > Automatic item modifications by age

Cet outil permet aux bibliothécaires de mettre à jour certaines zones spécifiques quand un exemplaire atteint un certain âge.

Note

Staff need the items_batchmod permission to access this tool

Important

The settings in this tool will be acted upon by the corresponding cron job

If you haven’t created any rules you will see the option to “Add rules” on the Tool page. Click this button to create rules.

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Si vous avez déjà des règles de configuré, un bouton “Modifier” sera disponible. Autrement, cliquez sur “Modifier” pour créer une nouvelle règle.

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Vous serez emmené à une page où vous pourrez modifier des règles existantes ou en créer de nouvelles.

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Dans le formulaire qui s’affiche vous pouvez inscrire:

  • l’âge en jour à laquelle l’objet recevra une mise à jour (Age)

  • quel critère est nécessaire pour déclencher la mise à jour (Conditions)

  • quels changements sont faits quand le script est exécuté (Substituions)

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Une fois terminé, vous pouvez cliquez sur « Add this rule » et ajouter des règles supplémentaires, ou vous pouvez cliquez sur « Submit these rules » pour sauvegarder vos changements.

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Export data

  • Get there: More > Tools > Catalog > Export data

Koha dispose d’un outil d’export par lot de vos notices bibliographiques, autorités et de vos exemplaires. Vous pouvez l’utiliser pour envoyer vos notices à d’autres établissements ou simplement pour faire des sauvegardes.

Export bibliographic records

En haut de l’écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices bibliographiques cliquez sur l’onglet “Export de notices bibliographiques”.

  • Remplissez le formulaire afin de limiter votre export à un certain interval (tous les champs sont optionnels)

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    • Choisissez de limiter l’export par une ou plusieurs des options suivantes

      • Limiter à une plage de numéro de notices

      • LImiter à un type de document

        • Important

          This limit will use the type you have defined in the item-level_itypes preference. If you have the item-level_itypes preference set to “specific item” and you have no items attached to a bib record it will not be exported. To get all bib records of a specific type you will need your item-level_itypes preference set to “biblio record”.

      • Limiter à un site ou à un groupe de sites

        • Important

          This is a filter: if you leave this set to the default (all libraries selected) or select one or more libraries, bib records with no items attached will not be exported. To get bib records with no items you will need to “clear all” (i.e. de-select all libraries).

      • Limiter à une plage de cotes

      • Limiter à une période de date d’acquisition

    • If you’d like you can load a file of biblionumbers for the records you would like to export. File type needs to be .csv or .txt

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    • Choisissez ensuite ce qu’il faut passer à l’export

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      • Par défaut tous les exemplaires sont exporté, à moins de sélectionner l’option “Ne pas exporter les exemplaires”.

      • Pour limiter l’export aux exemplaires du site auquel vous êtes connecté (si vous laissez le champ “Site” en position “Tous”), ou au site que vous aurez sélectionné plus haut, cochez la case “Supprimer les exemplaires non-locaux”

      • Vous pouvez choisir les champs à exporter. Ainsi vous pouvez par exemple supprimer les champs locaux que vous ne voulez pas communiquer à un établissement partenaire.

    • Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

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      • Choisissez d’exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML

      • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l’export

    • Cliquez sur “Exporter les notices bibliographiques”

Export authority records

En haut de l’écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices d’autorités cliquez sur l’onglet “Export de notices d’autorités”.

  • Remplir le formulaire afin de limiter votre export à un certain intervalle ou type d’autorité (tous les champs sont optionnels)

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  • Or you can choose a file of authids to export

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File type needs to be .csv or .txt

  • Puis, choisisez les champs que vous souhaitez exclure de l’export, séparés par un espace (pas une virgule)

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    • Si vous voulez exclure tous les sous-champs de la zone 200 par exemple, entrez juste “200”

    • Si vous voulez exclure un sous-champs spécifique, entrez le après le champ. ex : 100a va exclure le sous-champ $a de la zone 100

  • Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

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    • Choisissez d’exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML

    • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l’export

  • Cliquez sur “Exporter les notices d’autorité”

Inventaire/Récolement

  • Get there: More > Tools > Catalog > Inventory

Koha’s Inventory tool can be used in one of three ways: 1. By printing out a shelf list that you can then mark items off on;

  1. By uploading a text file of barcodes gathered by a portable scanner;

  2. By comparing a text file of barcodes gathered by a portable scanner to a generated shelf list.

If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor of the library, the option available to you is to generate a shelf list based on criteria you enter.

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First, choose the criteria for the items you want to print out on a list. All parameters are optional, but if none are selected, the resulting list might be quite large.

  • Library: choose the branch you want to check, as well as if that branch is the home library or the current holding library of the items.

  • Shelving location (items.location) is: you can filter by location.

  • Item callnumber between … and …: you can also limit the list to a specific range of callnumbers.

You can filter even more with item statuses (not for loan status, lost status, withdrawn status or damaged status). Check the boxes next to the statuses you want to include. For example, if you are using the list to shelf read, check only the “for loan” status as the other items probably won’t be on the shelves.

  • Last inventory date: enter a date here to skip items that have been marked as seen recently.

  • Skip items on loan: check this box to filter out loaned items from the list.

  • Export to CSV file: check this box to generate a CSV file for altering in an application on your desktop. If this box is unchecked, the list will be presented on the screen.

Click on “Submit” to generate your shelf list. You can then print it to use while walking around the library checking your collection or use it directly in Koha on a portable device.

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Once you have found the items on your shelves, return to this list and check the boxes next to the items you found. Next, click on one of the three buttons to continue:

  • Mark seen and quit: updates the “last seen” date of the checked items to today and returns to the previous screen.

  • Mark seen and continue: updates the “last seen” date of the checked items to today and shows the next page of the list.

  • Continue without marking: doesn’t update any of the items on this page and shows the next page of the list.

If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as you come across them (on a laptop, scan the barcodes into a text file). Once finished you can then upload the text file generated by the scanner to Koha.

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Choose the text file and the date you want to mark all items as seen and then scroll to the very bottom and click “Submit”. This will update all the items” “last seen” date to the chosen date. By default, this will also check in the items scanned as it is assumed that they are on the shelf and so not loaned out. If you do not want to check in scanned items, check the “Do not check in items scanned during inventory” before clicking “Submit”.

Alternatively, you can combine the two methods to automatically compare a list of scanned barcodes with a generated list. First, upload you barcode file and choose the date you want to appear in the items” “last seen” field. The “Compare barcodes list to results” checkbox should automatically be checked. If you do not want the scanned items to be automatically checked-in if they are checked-out, make sure you check the “Do not check in items scanned during inventory” checkbox. Choose the filters (library, shelving location, callnumbers or statuses) to generate a list with which to compare your barcodes. Click on “Submit”.

Note

Depending on the number of barcodes you are comparing, this may take a few minutes. It is not recommended to compare lists of more than 1000 barcodes as this may cause a session timeout.

Once Koha has finished comparing the barcodes file to the generated list, it will return the number of items updated and a list of problematic items.

  • Missing (not scanned): the item is in the generated list but not in the barcodes file.

  • Found in wrong place: the item is in the barcodes list, but not in the generated list.

  • Still checked out: the item is checked out, but is in the generated list. It was not automatically checked in.

  • Barcode not found: the barcode doesn’t exist.

  • Item withdrawn: the item has “withdrawn” status, but it is in the barcodes file.

Label creator

  • Get there: More > Tools > Catalog > Label creator

The label creator tool allow you to use layouts and templates which you design to print a nearly unlimited variety of labels including barcodes. Here are some of the features of the label creator tool:

  • Personnaliser les formats d’étiquette

  • Concevoir des modèles d’étiquettes personnalisés pour étiquettes imprimées

  • Créer et gérer des lots d’étiquettes

  • Exporte un ou plusieurs lots

  • Exporte une ou plusieurs étiquettes dans un lot

  • Exporte les données d’étiquette dans l’un des trois formats :

    • PDF - lisible par tout reader PDF standard, rendant les étiquettes imprimables directement sur une imprimante

    • CSV - Exporte les données d’étiquettes au format que vous avez choisi, permettant aux étiquettes d’être importées dans diverses applications

    • XML - inclus comme format d’export alternatif

Modèles

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label templates

Un modèle est le type d’étiquettes/cartes que vous utilisez. Ce peut être Avery·5160 pour les étiquettes d’adresse, Gaylord·47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery·28371 pour les cartes adhérent, par exemple. Ces étiquettes incluent toutes les informations dont vous avez besoin pour paramétrer Koha, ces informations pouvant être sur l’emballage, ou si ce n’est pas le cas pouvant généralement être trouvées sur le site web du fournisseur.

Add a template

To add a new template, you want to click on the “New” button at the top of the label creator page and choosing “Label template”.

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En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez définir le modèle de vos étiquettes ou de vos cartes.

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  • L’identifiant du modèle est généré automatiquement après sauvegarde du modèle.

  • Le code du modèle doit être choisi pour vous aider à identifier facilement le modèle dans une liste.

  • You can use the template Description to add additional information about the template

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure employée dans la définition du modèle.

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  • Les mesures, nombre de colonnes et nombre de lignes peuvent être trouvés sur l’emballage du fournisseur ou son site internet.

    • Important

      Note : Si vous ne laissez pas de marge à gauche dans votre modèle, une marge de 3/16 » (13.5 point) sera appliquée par défaut.

  • Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

    • Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes.

    • After finding any anomalies in the printed document, create a profile and assign it to the template.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer les profils”.

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Profils

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Printer profiles

A profile is a set of « adjustments » applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned). This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each label, you need to set up a profile for each printer to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si vos étiquettes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “New” button at the top of the label creator tool and choose “Printer profile”.

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En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez créer un profil afin de corriger toute anomalie d’impression de votre modèle.

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  • Il n’est pas nécessaire que les noms de l’imprimante et du chargeur de papier correspondent à ce qui est défini dans votre imprimante. Ils sont là pour référence et pour vous permettre de vous souvenir facilement de l’imprimante pour laquelle vous avez créé le profil.

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

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  • Le Décalage décrit ce qui arrive quand l’image est décentrée verticalement ou horizontalement. Creep décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la page.

    • Un offset négatif va décaler l’image sur la gauche et vers le haut. Un offset positif va décaler l’image vers le bas et vers la droite.

    • Exemple : Le texte est à 1cm du bord gauche de la première étiquette, à 1,2cm de la gauche de la deuxième étiquette et à 1,4cm du bord gauche de la troisième. Cela signifie que le décalage horizontal doit être fixé à 0,2cm pour tenir compte des différences observées.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer &gt; Profils d’imprimante”.

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Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Formats

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Layouts

Une disposition est utilisée pour définir les champs que vous voulez voir sur les étiquettes.

Add a layout

To add a new layout, you want to click on the “New” button at the top of the Label creator tool and choose “Layout”.

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Using the form that appears you can decide what appears on your labels.

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  • Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier.

  • Si c’est une étiquette avec un code à barres, vous voudrez choisir l’encodage (Code 39 est le plus commun)

  • Le type de format peut être n’importe quelle combinaison d’informations bibliographiques et/ou de code à barres. Par exemple, une étiquette de dos de livre pourrait être seulement bibliographique, tandis que l’étiquette que votre personnel de circulation utiliserait pour le prêt et les retours pourrait probablement être bibliographique/code à barres combiné.

    • Biblio: only bibliographic information will appear on the label (e.g. spine labels)

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    • Barcode/Biblio: the barcode will appear at the top of the label and the bibliographic information undeneath

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    • Biblio/Barcode: the bibliographic information will appear at the top of the label and the barcode underneath

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    • Alternating: the bibliographic information will appear on one label, and the barcode on the next label, alternating for each item

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    • Barcode: only the barcode will appear on the label

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  • The Bibliographic data to print includes any of the data fields that may be mapped to your MARC frameworks. You can choose from the preset list of fields or you can click on “List Fields” and enter your own data. In “List fields”, you can specify MARC subfields as a 4-character tag-subfield string, for example 254a for the title field. You can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate on one line in double quotes, for example « 099a 099b » or « itemcallnumber barcode ». The fields available are from the database tables list below. Finally you could add in static text strings in single-quote, for example “Some static text here.”

    • You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org) with the following tables to find field names to use:

      • Présentement tous les champs dans les tables suivantes sont utilisés: items, biblioitems, biblio, branches

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  • Choisissez si le créateur d’étiquette doit imprimer les instructions autour de chaque étiquette.

  • Choose if you’d like Koha to try to split your call numbers (usually used on spine labels)

  • Choose your text settings such as alignment, font type and size. You can also italicize the title by checking the “Oblique title” box.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».

Lots

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label batches

Les lots sont composés des codes à barres que vous voulez imprimer. Dans cet écran, recherchez les exemplaires pour lesquels vous voulez imprimer une étiquette.

Add a batch

Batches can be created in one of two ways. The first is to click the “Create label batch” link on the “Staged MARC management” page:

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L’autre est de créer un nouveau lot dans l’outil Créateur d’étiquettes.

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Vous serez emmenés devant un lot vide avec une boîte pour scanner les codes-à-barres ou les itemnumbers. Puis, cliquez sur “””Ajouter exemplaire(S) “”.

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Vous êtes amené à un lot vide. Il y a en bas de page un bouton Ajouter des exemplaires. Utilisez-le. Une fenêtre de recherche vous permet de trouver les exemplaires que vous voulez ajouter à votre lot.

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Dans le résultat de la recherche, cliquez sur les coches des exemplaires que vous voulez ajouter au lot, puis cliquez sur le bouton Ajout sélection. Vous pouvez également ajouter les exemplaires un-à-un en cliquant sur le lien Ajouter qui se trouve sur la gauche de chaque exemplaire.

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Une fois que vous avez ajouté les exemplaires, cliquez sur le bouton Fait. La page de résultat liste les exemplaires que vous avez sélectionnés.

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Pour imprimer toutes vos étiquettes, cliquez sur le bouton « Exporter le lot ». Pour n’imprimer que certaines étiquettes, cliquez sur le bouton « Exporter exemplaire(s) ». Une page de confirmation s’affichera où vous pourrez choisir votre modèle et votre format.

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Trois options de téléchargement vous seront alors proposées : PDF, Excel ou CSV.

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Après avoir enregistré votre fichier, il vous reste juste à l’imprimer sur des étiquettes vierges

Quick spine label creator

  • Get there: More > Tools > Catalog > Quick spine label creator

    Note

    À savoir&nbsp;: Cet outil n’utilise pas de formats ou de modèles, il se contente d’imprimer sur le premier emplacement libre de la feuille d’étiquettes.

    • Define the fields you want to print on the spine label in the SpineLabelFormat system preference

    • Formatez l’impression de vos étiquettes en modifiant le fichier spinelabel.css qui se trouve dans koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Pour utiliser cette outil, vous avez seulement besoin du code à barre du livre pour lequel vous voulez imprimer une étiquette

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Rotating collections

  • Get there: More > Tools > Catalog > Rotating collections

Rotating collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.

Important

The AutomaticItemReturn system preference must be set to « Don’t automatically transfer items to their home library when they are returned » for rotating collections to function properly.

  • To create a new rotating collection, click the « New collection » button, fill in the title and description, and click « Submit ». Once submitted you’ll see « Collection name added successfully »; click « Return to rotating collections home » to return to the main Rotating collections management page (or click Rotating collections in the sidebar).

  • To add items to a collection, click « Actions » and choose « Add or remove items » next to the collection’s name in the list of collections. Under « Add or remove items » scan or type in the barcode of the item you wish to add to the collection, and hit enter or click “Submit” if necessary.

  • To remove an item from a collection, either click “Remove” next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the « Remove item from collection » box next to the Barcode text box under « Add or remove items », and scan or type in the barcode, clicking « Submit » or hitting Enter if necessary. Note: The « Remove item from collection » checkbox will remain checked as long as you are on the « Add or remove items » page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.

Transfer a rotating collection

Le transfert d’une collection sera:

  • Remplacer la localisation actuelle des exemplaires de cette collection par la bibliothèque dans laquelle celle-ci sera transférée

  • Entreprendre un transfert de sa localisation d’origine courante/bibliothèque d’attache à sa localisation courante/bibliothèque d’attache où il doit retourner. Lorsqu’une bibliothèque reçoit une collection, elle doit effectuer un retour des documents afin de compléter le transfert.

Vous pouvez transférer une collection d’une de ces deux façons:

  • From the main Rotating collections page, click on « Actions » and choose « Transfer » next to the title of the collection you wish to transfer; choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer collection ».

  • Or, from the « add or remove items » page for a collection, you can click the « Transfer » button, choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer Collection ».

    Important

    Pour compléter le processus de transfert, la bibliothèque recevant la collection tournante devrait enregistrer chaque exemplaire de la collection au moment où il sont reçus. Cela terminera le transfert en faisant en sorte que les exemplaires ne seront plus affichés « en transit ».

Si un exemplaire d’une collection tournante est retourné dans une bibliothèque différente de celle dans laquelle il a été transféré, une notification indiquera au personnel de la bibliothèque que l’exemplaire fait parti d’une collection tournante et leur précisera dans quelle bibliothèque l’exemplaire doit être envoyé.

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Stock rotation

Stock rotation helps to spread resources more fairly amongst library branches and allows patrons to see a wider range of titles.

Items are popular whilst they are new at a particular branch. However, their use often tails off over time. This tool empowers librarians to automate the movement of items on to another branch before usage declines and thereby extends the items useful life.

Library staff create rotation plans and then assign them to items. A cronjob is then used to cycle these items round the specified libraries on the rotation plan, moving them to the next stage after the prescribed period of time has passed at the current stage.

Email notices may be used to provide the library branches with a list of items to be put in-transit to the next branch and if an item is found to be on loan at the time that it should be transfered then an alert will be displayed when it is next returned.

From the stock rotation tool page you can add new rotation plans and see a summary of your currently configured rotation plans. You can then edit plan details, activate and deactivate plans and manage stages and items on a given rotation plan.

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This tool utilises a cron job that must be configured to run on a daily basis.

Editing rota details

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Name: A clear name or code to identify the rota

Cyclical: Denotes whether items remain (No) at the last library on the rotation plan upon reaching the end of the rota or whether they continue (Yes) to rotate, returning back to the first library on the rotation plan once they have completed their alloted time at the last library, indefinitely until manually removed from the rota.

Active: Denotes whether a rota is active and as such whether items on it are rotating. It also governs whether items may be added to and removed from the rota. A rota may be switched between active and inactive at any time allowing for rota maintanence.

Description: One may optionally add an expanded description of the rota for display in summary views.

Managing rota stages

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Stages may be edited, added, removed and re-ordered at any time from this page.

Library: The library the item will be at during this stage

Duration: The amount of time the item should stage at this stage

Managing rota items - Tool view

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Items can be added to a rota individually (by barcode) or in bulk (via the upload of a line delimited barcode file) on this page.

You will also be presented with a summary of all items on the rota with their current location and you have the options to immediately progress items, mark items as “in demand” and remove an item from rotation.

In demand: If an item is marked as “in demand” then the duration the item will stay at it’s current stage will be doubled compared to what is set in the rota. This is often used for items that are found to be unexpectedly popular at a particular library.

Managing rota items - Catalog view

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Rotating items may also be managed from the catalog view: When stock rotation is enabled a new menu tab “Rota” will appear on a catalog records detail view.

All attached items will appear in the summary view with their current status in relation to rotas and the option to mark items as “in demand” or immediately progress them. You can also remove items from rotation and add items to rotas here too.

Managing rota items - EDI

Items can be automatically added to rotas at aquisition time by using the LRP (Library Rotation Plan) field in EDI.

Managing rotation notices

Stock rotation can send email notices to branch libraries to aid in selecting the items due for rotation. Branch “Reply-to” addresses will be used in preference to “Email” addresses for the notice recipients.

The contents of the notices can be customised in the normal manor through the notices tool and the relevant notice has the code SR_SLIP.

Permissions

The stock rotation tool uses two distinct permissions:

manage_rotas:

this governs a users ability to create, update and delete a rota.

manate_rota_items:

this governs a users ability to add, remove and progress items on a rota.

Modèles des modifications MARC

The MARC modification templates system gives Koha users the power to make alterations to MARC records automatically while staging MARC records for import or making batch record modifications.

Cet outil est utile pour modifier des notices MARC issues de vendeurs/sources divers avec votre grille MARC. Le système permet essentiellement de créer un script de base utilisant des actions pour Copier, Déplacer, Ajouter, Mettre à jour et Supprimer des champs.

Quelques astuces

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Vous pouvez ensuite ajouter des actions au modèle en remplissant la boîte Action. Par exemple si vous télécharger un lot de fichiers de votre fournisseur d’Ebooks vous pouvez vouloir ajouter le type de document EBOOK au 942$c.

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  • Choose “Add new”

  • Saisir la zone 942 et la sous-zone c

  • Saisir la valeur “EBOOK” (ou n’importe quel type de document qui représente les livres numériques)

  • Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

    Note

    If you wish to update the values in an existing field choose the option ‘Update existing or add new’. This will update existing values where found and add a new field if one doesn’t exist.

Chaque action peut également avoir une condition optionnelle pour vérifier la valeur ou l’existence d’une autre zone. Par exemple, vous pouvez ajouter la côte à un exemplaire si elle est absente.

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  • Choisissez “Copier”

  • Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrence of the field

  • Saisir la zone 090 (ou une autre zone bibliographique pour la cote) et la sous-zone a pour copier

  • Saisissez la zone 952 et la sous-zone o pour les copier vers

  • Choississez “si”

  • Saisissez la zone 952 et la sous-zone o

  • Choisissez « n’existe pas »

  • Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

The Copy & Move actions also support regular expressions, which can be used to automatically modify field values during the copy/move. An example would be to strip out the “$” character in field 020$c.

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  • Choisir « Copier et remplacer »

  • Choisissez si vous souhaitez copier la première occurrence our toutes les occurrences de la zone

  • Saisir la zone 020 et la sous-zone c pour copier

  • Saisissez la zone 020 et la sous-zone c pour les copier vers

  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case s/\$// )

  • Choississez “si”

  • Saisissez la zone 020 et la sous-zone c

  • Choisissez « correspond »

  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case m/^\$/ )

  • Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

    Note

    The value for an update can include variables that change each time the template is used. Currently, the system supports two variables, __BRANCHCODE__ which is replaced with the branchcode of the library currently using the template, and __CURRENTDATE__ which is replaced with the current date in ISO format ( YYYY-MM-DD ).

You could also use regular expressions to add your library’s proxy URL in front of links in your MARC record.

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  • Choisir « Copier et remplacer »

  • Choisissez si vous souhaitez copier la première occurrence our toutes les occurrences de la zone

  • Remplir le champ 020 et le sous-champ c pour les copier

  • Remplir le champ 952 et le sous-champ o pour les copier vers

  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case s/^/PROXY_URL/ )

  • Donnez une description pour que vous puissiez identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

Quand vous devez choisir entre “Copier” et “Copier et remplacer” , gardez l’exemple qui suit en tête:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists

Si nous appliquons l’action (a) Copier les champs intégralement de 245 à 300, nous obtenons :

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.

Si nous appliquons l’action (b), Copier les sous-champs 245$a à 300$a, nous obtenons:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists

Une fois que vos actions sont sauvegardées, vous pouvez les voir en haut de l’écran. Les actions peuvent être déplacées utilisant les flèches à leur gauche.

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Selon vos actions, l’ordre peut être très important. Par exemple, vous ne souhaitez pas supprimer une zone avant de l’avoir copiée dans une autre zone.

Pour ajouter un autre modèle vous pouvez soit repartir de zéro soit cliquer sur le bouton « Dupliquer le modèle actuel » pour créer une copie d’un modèle existant et démarrer à partir de celui-ci.

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Once your template is saved you will be able to pick it when using the Stage MARC records for import tool.

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Stage MARC records for import

  • Get there: More > Tools > Catalog > Stage MARC records for import

Cet outil peut être utilisé pour importer aussi bien des notices bibliographiques que d’autorité enregistrés en format de MARC. L’importation des notices dans Koha comprend deux étapes. La première est de présenter les notices pour l’importation.

  • Premièrement, cherchez le fichier MARC sur votre ordinateur

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  • A l’étape suivante, vous aurez la possibilité de mettre en correspondance les notices avec celles de votre catalogue et d’importer des exemplaires

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    • Enter “Comments about this file” to identify your upload when going to the “Manage staged MARC records” tool

    • Indiquer à Koha de quel type de fichier il s’agit (bibliographique ou autorité)

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    • Choisissez l’encodage des caractères

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    • Choose if you would like to use a MARC modification template to alter the data you’re about to import

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    • Choissiez ne rechercher ou non les notices correspondantes

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      • You can set up record matching rules through the administration area

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        • When using the ISBN matching rule Koha will find only exact matches. If you find that the ISBN match is not working to your satisfaction you can change the AggressiveMatchOnISBN preference to “Do” and then run your import again.

    • Choisissez ensuite ce qu’il faut faire des notices correspondantes s’il y en a

    • Finalement, choisissez ce qu’il faut faire des notices qui sont uniques

    • A l’étape suivante, vous choisirez ou non d’importer les données d’exemplaire contenues dans les notices MARC (si le fichier que vous importez est un fichier bibliographique)

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      • D’ici vous pouvez choisir de toujours ajouter des exemplaires indépendamment du statut de correspondance, les ajouter seulement si une notice correspondante a été trouvée, ajouter des exemplaires seulement s’il n’y avait aucune notice biblio correspondante, remplacez des exemplaires si une notice biblio correspondante a été trouvée (la correspondance regardera les « itemnumbers » et les codes barres pour faire la correspondance sur des exemplaires. « Itemnumbers « prennent le pas sur les codes barres), ou ignorer les exemplaires et ne pas les ajouter.

  • Cliquez sur “Télécharger dans le réservoir”

  • Vous serez amené à un écran de confirmation.

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  • To complete the process continue to the Manage staged MARC records Tool

Staged MARC record management

  • Get there: More > Tools > Catalog > Staged MARC record management

Once you have staged your records for import you can complete the import using this tool.

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  • Dans la liste des notices préparées, cliquez sur le nom du fichier que vous voulez finir d’importer dans votre catalogue

    • Vous remarquerez que les notices qui ont déjà été importées sont signalées dans la colonne Statut

  • Un résumé de votre import s’affiche avec la possibilité de changer vos règles de concordance

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  • Sous le résumé de l’import, il y a une option qui permet de sélectionner la grille à laquelle associer tout le lot de notices.

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    • Il n’est pas nécessaire de choisir une grille différent de Défaut, mais cela peut être utile pour lancer ensuite des rapports ou bien avoir le bon niveau bibliographique sélectionné.

  • En dessous du résumé se trouve la liste des notices qui seront importées

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    • Vérifiez la synthèse avant de terminer votre import afin d’être sûr que vos règles de concordance et que les notices soient bien conforme à ce que vous attendiez

    • Les concordances apparaîtront avec des informations sous la colonne détaillée de concordance,

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      et quand vous cliquez sur “Voir” dans la colonne “Diff” vous pouvez voir la différence entre les versions.

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  • Cliquez sur “Importer dans le Catalogue” afin de terminer l’import

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  • Une fois votre import terminé, un lien vers les nouvelles notices apparaitra sur la droite de chaque titre importé

  • Vous pouvez annuler votre import en cliquant sur le bouton “Annuler l’import dans le catalogue”

Les notices importées utilisant cet outil restent dans le réservoir jusqu’à ce qu’elles soient purgées. Ces exemplaires apparaitront quand vous ferez une recherche dans le catalogue avec l’outil Catalogage.

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Pour enlever les exemplaires du réservoir:

  • Visit the main screen of the manage staged MARC records tool

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  • Pour effacer un lot, cliquez sur le bouton Effacer sur sa droite

  • Vous serez amené à un écran de confirmation.

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    • Accepter la suppression et les notices seront supprimées du réservoir et le statut sera changé pour “nettoyé”

Upload local cover image

  • Get there: More > Tools > Catalog > Upload local cover image

This tool allows you to upload cover images for the materials in your catalog.

To access this tool staff need the upload_local_cover_images permission.

For images to show in the staff client and OPAC you need to set LocalCoverImages and OPACLocalCoverImages preferences to “Display”.

Images can be uploaded in batches or individually.

Notes

Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but the webserver (such as Apache) may limit the maximum size of uploads (talk to your system administrator).

Where there are multiple images for a record they will display left to right (then top to bottom, depending on screen size) in the order they were uploaded. The image on the left (the first one uploaded) is used as a thumbnail cover in search results and on the details page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you’d like them to appear.

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To upload a single image:

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and find the image on your local machine.

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  • Click “Upload file”.

  • Choose “Image file” under the “File type” section.

  • Entrez le numéro de notice à laquelle vous attachez cette image. Ce n’est pas le même numéro que le code à barre, c’est le numéro système généré et attribué par Koha.

    • Find the biblionumber by looking at the end of the URL in the address bar when on the details page

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    • or by clicking on the MARC tab on the details page in the staff client.

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  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Click “Process images”.

  • You are presented with a summary of the upload and a link to the record you have just added the image to.

To upload a batch of images:

  • Create a folder with the images to upload in it.

  • Create a text file (*.txt) named either datalink.txt or idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for each image, one per line.

    • For example: 4091,image4091.jpg

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  • Create a ZIP file that includes all the images to upload and the text file.

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and browse to the ZIP file on your computer.

  • Click “Upload file”.

  • Choisir “Zip file” sans la section “File type”

  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Cliquer sur “Traitement des images”

  • You are presented with a summary of the upload.

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    Important

    The source image is used to generate a 140 x 200 px thumbnail image and a 600 x 800 px full-size image. The original sized image uploaded is not kept by Koha.

In the staff client the cover images appear on the details page under the “Images” tab in the holdings table at the bottom.

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In the OPAC the cover images appear in the “Images” tab, as well as next to the title and on the search results.

To remove a cover image click “Delete image” below the image in the staff client if you have the upload_local_cover_images permission.

Outils supplémentaires

Calendrier

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Calendar

Les sites peuvent définir leurs dates de fermeture et de vacances utilisées pour le calcul des dates de retour des documents. Vous pouvez utiliser le Calendrier en activant ces préférences système&nbsp:;

  • Get there:More > Administration > Global System Preferences > Circulation > useDaysMode

    • Sélectionnez la méthode de calcul des dates de retour: sélectionnez Calendar pour utiliser le calendrier de fermetures, et Days pour ignorer le calendrier de fermetures

  • Get there: More > Administration > Global System Preferences > Circulation > finescalendar

    • Le calendrier des fermetures est utilisé pour le calcul des amendes.

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Ajouter des jours

Avant d’ajouter des jours, choisissez le site pour lequel vous voulez définir des jours de fermeture. Lorsque vous ajouterez des jours, vous pourrez préciser s’il se rapporte à un site ou bien à tous les sites. Pour ajouter un jour :

  • Cliquez sur la date du calendrier que vous voulez marquer comme jour de fermeture

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  • Dans le formulaire qui apparaît au-dessus du calendrier, saisissez les informations de fermeture (Pour plus d’informations sur chaque option, cliquez sur le point d’interrogation [?] )

    • L’information sur le site sera renseigné automatiquement en fonction du site que vous avez choisi.

    • L’information sur la date sera également renseignée automatiquement en fonction de la date que vous avez choisie dans le calendrier

    • Définir les jours de fermeture de la bibliothèque

    • Ensuite, vous spécifiez si le jour de fermeture est unique ou s’il est répété.

      • S’il s’agit d’un seul jour de fermeture, choisissez “Fermeture seulement ce jour-là”

      • Si c’est une fermeture hebdomadaire (comme un week-end), choisissez “Fermeture répétée le même jour chaque semaine”

      • Si c’est une fermeture annuelle, choisissez “Fermeture répétée chaque année à la même date”

      • Si la bibliothèque va fermer pour une semaine ou une autre période de temps, choisissez “Période de fermeture” et entrez une date de fin dans la zone “Jusqu’à :”

      • Si la bibliothèque va être fermée pour une période chaque année (comme pour les vacances scolaires), choisissez “Période de fermeture répétée chaque année” et entrez une date de fin dans la zone “Jusqu’à:”

    • Finalement, décidez d’appliquer ce jour de fermeture à toutes les bibliothèques ou bien uniquement à celle que vous avez sélectionnée initialement

      • Si vous préférez saisir toutes les fermetures et ensuite toutes les copier d’un coup vers un autre site, vous pouvez utiliser le menu Copier en-dessous du calendrier

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  • Après avoir sauvegardé vous verrez les événements affichés sous le calendrier

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Modification des jours de fermeture

Pour modifier un jour de fermeture :

  • Cliquez dans le calendrier sur le jour que vous voulez modifier.

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  • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

  • En cliquant sur des jours de fermeture répétables vous obtiendrez des options sensiblement différentes

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    • Dans le formulaire au-dessus, vous noterez la présence d’une option “Créer une exception à ce jour de fermeture”. Choisissez-la pour que la date soit ouvrée même si la bibliothèque est habituellement fermée ce jour-la.

      • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

Aide supplémentaire

Quand vous ajoutez ou que vous modifiez des jours de fermeture, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le plus bleu qui se trouve en regard des différentes rubriques du formulaire.

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CSV profiles

  • Get there: More > Tools > Additional tools > CSV profiles

CSV profiles are created to define how you would like your cart or list to export.

Add CSV profiles

To add a CSV profile

  • Click “CSV profiles” from the Tools menu

  • Le “Type de profile” détermine quels types de champs vous planifiez utiliser (MARC ou SQL) pour définir votre profil

    • Si vous choisissez MARC alors vous devrez inscrire des champs MARC

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    • Si vous choisissez SQL alors vous devrez inscrire des champs de base de données SQL

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    • Le “Nom du profil” sera visible sur le menu déroulant d’export lorsque vous choisirez “Télécharger” à partir de votre panier ou d’une liste

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    • Le “Profile description” est utilisé par les bibliothécaires, mais apparaîtra également à l’OPAC quand l’adhérent téléchargera du contenu, assurez-vous d’en informer vos adhérents.

    • Le Séparateur CSV est le caractère utilisé pour séparer les valeurs et les groupes de valeurs

      Note

      L’option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules (en France, privilégier le point-virgule).

    • Le Séparateur de champ est le caractère utilisé pour séparer les champs dupliqués.

      • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs zone 650 et voici le séparateur qui apparait entre chaque dans la colonne

        image379

    • Le Séparateur de sous-champs est le caractères utilisé pour séparer les sous-champs dupliqués.

      • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs sous-champs $a dans un champ.

    • La rubrique Encodage vous permet de définir l’encodage des caractères utilisé dans le fichier.

    • Finalement formatez votre fichier CSV en utilisant les champs “Champs MARC du profil”

      • Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC and biblio.title|biblio.author for SQL

      • Note

        You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with an header, followed by the equal sign. Example : Personal name=100|title=245$a|300

    Lorsque vous avez complété les informations de votre profil, cliquez simplement sur “Valider” et vous aurez la confirmation que votre profil a été sauvegardé.

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Modify CSV profiles

Once you have created at least one CSV profile an “Edit profile” tab will appear next to the “New profile” button.

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  • Sélectionnez le profil que vous souhaitez éditer et modifier les champs nécessaires.

  • Après avoir soumis vos modifications, vous verrez un message de confirmation en haut de l’écran

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  • Pour supprimer un profil, cochez l’option “Supprimer le profil sélectionné” avant de cliquer “Valider”

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Using CSV profiles

Your CSV profiles will appear on the export list or cart menu under the “Download” button in both the staff client and the OPAC

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Log viewer

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Log viewer

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the log viewer.

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En choisissant différentes combinaisons parmi les options proposées, vous produirez un fichier log spécifique.

A query for all logs related to the Circulation module produces a result image386

Nouvelles

  • Get there: More > Tools > Additional tools > News

Le module des annonces permet aux bibliothécaires de poster des informations qui apparaîtront dans l’interface publique (OPAC) ou professionnelle.

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To add news to either the OPAC, the Staff Client or a circulation receipt:

  • Click “New entry”

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    • Under “Display location” choose where to put the news

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      • Librarian interface: content will appear on the staff interface main page

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      • Slip: content will appear on the circulation receipts

        image391

        Note This can be activated or deactivated in the :ref:`Notices & slips tool

        <notices-and-slips-label>`

      • OPAC news: content will appear above the OpacMainUserBlock

        image389

        Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you to subscribe to library news

        image1241

      • OpacNavRight: content will appear on the right side of the OPAC page

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    • Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket

    • Donnez un titre à votre nouvelle

    • Utilisez les champs dates de publication et d’expiration afin de contrôler quand et combien de temps votre annonce apparaîtra.

      • Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)

        • Publish on current date: set publication date as 7 May 2019

        • Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019

        • Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019

    • “S’affiche en position” vous permet de décider dans quelle ordre vos annonces apparaissent

    • La boîte “Annonces” permet de saisir du code l’HTML pour formater le texte

  • Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur “Valider”

Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay system preference you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person)

Planificateur de tâches

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Task Scheduler

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

Pour programmer une tâche, aller dans Planificateur de tâches et remplissez le formulaire

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  • L’heure courante du serveur vous montre l’heure de votre serveur. La planification de tous vos états est basée sur cette heure-là, pas sur votre heure locale.

  • L’heure doit être entrée sous la forme hh:mm

  • La date doit être saisie en utilisant le calendrier pop up

  • Choisissez l’état que vous voulez programmer

  • Choisissez de recevoir le texte du résultat ou bien un lien vers le résultat

  • Saisissez dans Courriel l’adresse de la personne qui recevra l’état

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

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Vous pouvez également planifier les états directement depuis la liste des états enregistrés en cliquant sur le lien Planifier

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Problème

Le Planificateur de tâches ne fonctionnera pas si l’user du serveur web n’a pas la permission de l’utiliser. Pour trouver si le bon user a les permissions nécessaires, vérifiez /etc/at.allow pour voir les utilisateurs. Si vous n’avez pas ce fichier, vérifiez /etc/at.deny. Si at.deny existe mais est vide, alors tous les users peuvent l’utiliser. Voyez avec votre administrateur système pour ajouter l’user au bon endroit afin que le planificateur de tâches fonctionne.

Quote of the Day (QOTD) Editor

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD feature

Cet outil vous permet d’ajouter et d’éditer des citations qui seront affichées sur l’OPAC, si vous utilisez les fonctionnalisées du QOTD.

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay preference to “Enable and add at least one quote via the Quote of the Day Editor. Once these steps are complete you will see your quotes above the OpacMainUserBlock in the OPAC:

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Ajouter une citation

Pour ajouter une nouvelle notification

  • Cliquer sur le bouton “Ajouter citation” dans le menu et une nouvelle citation vide sera ajoutée en fin de liste des citations.

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    • Important

      Les deux champs “Source” et “Texte” doivent être saisis pour que la citation soit sauvegardée.

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  • When finished filling in both fields, press the <Enter> key on your keyboard to save the new quote.

  • La liste sera mise à jour et les nouvelles citations seront maintenant visibles.

    Note

    You may cancel the addition of a new quote any time prior to saving it simply by pressing the <Esc> key on your keyboard.

Modifier une citation

Une fois que le lot de citation en cours a été chargé dans la table d’édition, vous pouvez modifier la source et le texte de la citation.

  • Modifier les champs de “Source” ou de “Texte” en cliquant sur le champ désiré.

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  • When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

La liste sera mise à jour, les modifications sauvegardées et visibles.

Êtes vous sûr de vouloir supprimer cette citation ?

  • Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l’identifiant de la citation correspondante.

  • Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur “Supprimer Citation(s)”.

  • Vous serez invité à confirmer la suppression.

  • Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

Importer des citations

Le fichier CSV doit contenir deux colonnes sous la forme: « source », « text » sans précision de rang.

Note

Vous serez invité à confirmer le téléchargement des fichiers de plus de 512 Ko de mémoire

  • Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut de la page

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  • Scannez les codes à barres des documents à renouveler

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  • Après avoir sélectionné le fichier au format CSV, cliquer sur le bouton « Ouvrir » et le fichier sera chargé dans une table temporaire modifiable.

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  • From the listing you can edit either the “Source” or “Text” fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

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  • Vous pouvez aussi effacer des citations de la liste avant de compléter l’importation.

    • Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l’identifiant de la citation correspondante.

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    • Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur “Supprimer Citation(s)”.

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    • Vous serez invité à confirmer la suppression.

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    • Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

  • Quand vous êtes satisfait de vos citations, cliquer sur “Enregistrer Citations” dans la barre de menu et elles seront sauvegardées.

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Télécharger

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Upload

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Télécharger fichiers

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

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Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the “Browse” button.

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Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

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Search files

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presented with the results of your search.

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Access files

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Access files

This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file. In order to be able to access the tool, a staff patron requires the superlibrarian or access_files patron permission

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