Bilans et statistiques

Dans Koha, les rapports servent à réunir les données. Ils sont utilisés pour générer des statistiques, des listes d’adhérents ou n’importe quelle liste de données dans la base de données.

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Rapports personnalisés

Les données de Koha sont stockées dans une base de données MySQL, ce qui signifie que les bibliothécaires peuvent générer autant de rapports qu’ils le souhaitent en utilisant l’Assistant de rapport ou en écrivant directement leurs propres requêtes SQL.

Ajouter un rapport personnalisé

Assistant de rapports

L’assistant de rapport guidé vous accompagnera tout au long d’un processus en six étapes afin de produire un rapport.

Étape 1: Choisissez le module sur lequel vous voulez faire le rapport. Cela déterminera quelles tables et champs sont disponibles pour votre requête.

« Rapport public » devrait être laissé sur la valeur par défaut « Non », surtout si le rapport liste des adhérents ou toute autre information sensible. Un rapport public peut être accessible par le biais de JSON reports services par n’importe qui, sans authentification.

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Note

Si l’administrateur de votre système a configuré le memcache sur votre serveur, vous pourrez voir une option de plus pour l’expiration du Cache. Ceci est lié aux rapports publics. Si vous rendez votre rapport public, celui-ci s’exécutera en permanence et provoquera une charge importante dans votre système. Paramétrer cette valeur empêchera que cela arrive.

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Etape 2: Choisir un type de rapport. Pour l’instant seul le type “Tabulaire” est disponible.

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Etape 3 : Choisir les informations que vous voulez afficher dans le rapport. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs et tous les ajouter en une fois à l’aide des touches CTRL+Clic sur chaque champ souhaité avant de cliquer sur « Ajouter ».

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Etape 4 : Choisir des critères de limitation afin d’affiner vos résultats (type de document, sites). Si vous ne voulez pas utiliser de filtres, cliquez sur « Suivant » au lieu de faire un choix.

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Etape 5 : Réaliser des opérations mathématiques. Si vous ne voulez faire aucun calcul, cliquez simplement sur « Suivant » au lieu de faire un choix.

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Etape 6 : Choisir l’ordre des données. Si vous voulez imprimer les données dans l’ordre de leur entrée dans la base de données, cliquez simplement sur « Finir ».

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When you are finished you will be presented with the SQL generated by the report wizard. From here you can choose to save the report by clicking “Finish” or copy the SQL and make edits to it by hand.

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Si vous choisissez de sauvegarder le rapport, vous devrez lui donner un nom et pourrez le classer dans un groupe et un sous-groupe de rapports, et saisir des notes le concernant.

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Une fois votre rapport enregistré, il apparaîtra sur la page « Rapports sauvegardés » avec les autres rapports sauvegardés.

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From here you can make edits, run the report, or schedule a time to have the report run. To find the report you created you can sort by any of the columns by clicking the on the column header (creation date is the best bet for finding the report you just added). You can also filter your results using the filter menu on the left or use the tabs to find reports based on your custom groups.

Créer rapport à partir de SQL

En plus de l’assistant de rapport, vous pouvez rédiger vos propres requêtes SQL. Pour trouver des rapports réalisés par d’autres utilisateurs de Koha, consultez le Wiki Koha : http://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Library. Vous pouvez également trouver le schéma de votre base de données dans /installer/data/mysql/kohastructure.sql ou en ligne : :ref:”http://schema.koha-community.org <http://schema.koha-community.org/>”__.

Pour ajouter votre requête, cliquez sur le lien “Créer à partir d’une requête SQL” sur la page principale du module, ou sur le bouton “Ajouter un nouveau rapport” en haut de la page des rapports sauvegardés.

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Remplir le formulaire présenté

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  • Le “Nom” est ce qui apparaîtra dans la page des Rapports Sauvegardés pour vous aider à identifier le rapport plus tard. Vous pourrez aussi le recherche en utilisant les filtres qui se trouvent sur la gauche de la page des rapports Sauvegardés.

  • Vous pouvez utiliser les « Groupes de rapports » pour organiser vos rapports et ainsi les filtrer facilement. Les groupes de rapports sont définis dans la catégorie de valeur autorisées REPORT_GROUP ou peuvent être ajoutés à la volée lors de la création du rapport en activant le bouton radio « ou créer ».

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    Les groupes de rapports paramétrés dans les valeurs autorisées doivent avoir des valeurs et des descriptions uniques.

    • Note

      Si vous ajoutez un groupe de rapport à la volée, rappelez-vous que le code doit avoir moins de 10 caractères et ne doit pas comprendre de caractères spéciaux ou d’espaces.

  • Vous pouvez utiliser des « Sous-groupes de rapports » pour organiser vos rapports et ainsi filtrer facilement les rapports par groupes et sous-groupes. Les sous-groupes de rapports sont définis dans la catégorie de valeur autorisée REPORT_SUBGROUPE ou peuvent être ajoutés à la volée lors de la création du rapport en activant le bouton radio « ou créer ». Les sous-groupes de rapports doivent avoir des valeurs uniques pour « Valeur autorisée » et « Description ». Le champ « Description (OPAC) » doit contenir la valeur autorisée du Groupe de rapports parent.

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    • Note

      Si vous ajoutez un sous-groupe de rapport à la volée, souvenez-vous que le code doit avoir moins de 10 caractères et ne doit pas comprendre de caractères spéciaux ou d’espaces.

  • « Rapport public » devrait être laissé par défaut sur « Non », dans la plupart des cas.

    surtout si le rapport liste des adhérents ou toute autre information sensible. Un rapport public peut être accessible par le biais de :ref:`JSON reports services <json-reports-services-label> par n’importe qui, sans authentification.

  • « Notes » apparaîtra également sur la page des Rapports sauvegardés. Elles peuvent être utilisées pour fournir plus de détails sur le rapport ou des conseils sur la façon d’entrer les critères à l’exécution

  • Le type doit toujours être “Tabulaire” car les autres formats n’ont pas été implémentés.

  • Dans la zone “SQL”, vous pouvez taper ou copier/coller votre requête SQL pour ce rapport.

    Note

    Si l’administrateur de votre système a configuré le memcache sur votre serveur, vous pourrez voir une option de plus pour l’expiration du Cache. Ceci est lié aux rapports publics. Si vous rendez votre rapport public, celui-ci s’exécutera en permanence et provoquera une charge importante dans votre système. Paramétrer cette valeur empêchera que cela arrive.

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Une fois que tout est saisi, cliquez sur le bouton « Enregistrer le rapport » et plusieurs options s’afficheront. Une fois le rapport enregistré, vous n’avez pas à le recréer, vous pouvez le trouver sur la page des rapports sauvegardés et l’exécuter ou le modifier.

Conseils de rédaction des requêtes

Paramètres d’exécution

Si vous pensez que votre rapport pourrait consommer trop de ressources, vous pouvez utiliser des paramètres dynamiques dans votre requête. Les paramètres dynamiques font apparaître un filtre avant l’exécution du rapport pour économiser vos ressources système.

C’est une syntaxe spécifique que Koha comprendra comme « demander pour les valeurs lorsque le rapport s’exécute ». La syntaxe est la suivante : <<Question à poser|authorized_value>>.

  • Les << et >> sont seulement des délimiteurs. Vous devez placer des << au début de votre paramètre et >> à la fin

  • La “Question to ask” sera affichée devant la chaîne de caractères à saisir.

  • The authorized_value can be omitted if not applicable. If it contains an authorized value category, “branches”, “itemtype”, “categorycode”, “biblio_framework”, a list with the Koha authorized values will be displayed instead of a free field.

    Note

    You can have more than one parameter in a given SQL query.

    Note

    Vous devez saisir « % » dans le champ pour ignorer ce paramètre. Sinon, il sera considéré en tant que « valeur vide » et non comme « ignorez ce paramètre ». Par exemple n’écrivant rien pour : « title=&<<Écrivez le titre>> montrera des résultats avec le titre= » (aucun titre). Si vous souhaitez avoir quelque chose de non obligatoire, employez « title like <<Écrivez le titre>> » et tapez un % au temps d’exécution plutôt que rien du tout.

    Note

    Pour créer un calendrier permettant de choisir une date lors de l’exécution d’un rapport, vous pouvez utiliser le mot-clé “date” comme suit: <<Choisissez une date|date>>

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List of parameters that can be used in runtime parameters

Paramètre

Ce que voit l’utilisateur

Ce qui est inséré dans la requête

date branches itemtypes categorycode biblio_framework (auth-value-category) (nothing)

date picker drop down of branch names drop down of item type names drop down of patron category descriptions drop down of MARC bibliographic frameworks drop down of auth-value descriptions in category text box

validly formatted date branch code item type borrower category code framework code authorized value entered text

Exemples:

  • SELECT surname,firstname FROM borrowers WHERE branchcode=<<Choisissez la bibliothèque de l’adhérent|branches>> AND surname like <<Saisissez le nom de famille de l’adhérent (si aucun, entrez %)>>

  • SELECT * FROM items WHERE homebranch = <<Choisissez votre site|branches>> and barcode like <<Valeur partielle de code à barres>>

  • SELECT title , author FROM biblio WHERE frameworkcode=<<Choisissez la grille bibliographique|biblio_framework>>

SQL report from Mana

In the « Create report from SQL », you can search Mana KB for pre-made reports by clicking on « New report » and choosing « New SQL from Mana ».

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Note

This option will only appear if you’ve configured Mana KB in the administration module.

You will be prompted to enter keywords to search the knowledge base.

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In the search results, you will see

  • the details of the report (name, notes and type)

  • how many people have used this entry (# of users)

  • when it was used for the last time (last import)

  • additional comments made by other Koha users (comments)

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Click on « Import » to import a copy of the report in your own saved reports.

You can then edit it, duplicate it, delete it, run it as you would any of your own reports.

Dupliquer un rapport

Des rapports peuvent également être ajoutés par duplication de rapports existants. Consultez la page “Rapports sauvegardés” pour voir tous les rapports déjà enregistrés.

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Un menu déroulant « Actions » figure à droite de chaque rapport. Cliquez dessus puis choisissez « Dupliquer » pour utiliser un rapport existant comme base de votre nouveau rapport.

Modifier les rapports personnalisés

Chaque rapport peut être modifié à partir de la liste des rapports. Pour voir la liste des rapports déjà enregistrés dans Koha, cliquez sur « Rapports sauvegardés ».

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Pour trouver le rapport que vous voudriez éditer, vous pouvez trier par chacune des colonnes en cliquant au dessus de l’en-tête de colonne. Vous pouvez également filtrer vos résultats en utilisant le menu de filtre du côté gauche ou employer les onglets pour trouver des rapports basés sur vos groupes personnalisés.

A partir de cette liste, vous pouvez modifier n’importe quel rapport personnalisé en cliquant sur “Actins” à la droite du rapport, puis sur “Modifier” dans le menu qui apparait.

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Le formulaire pour modifier le rapport s’affichera.

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Exécuter des rapports personnalisés

Une fois les rapports personnalisés enregistrés dans Koha, vous pouvez les exécuter en vous rendant sur la page des Rapports sauvegardés en cliquant sur le bouton « Actions » à droite du rapport puis en choisissant « Exécuter ».

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Lorsque vous lancez votre rapport, quelques valeurs vous seront demandées

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ou vous verrez les résultats de suite

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A partir des résultats, vous pouvez choisir de réexécuter le rapport en cliquant sur « Exécuter le rapport » au dessus, modifier le rapport en cliquant sur le bouton «Modifier » ou recommencer et créer un nouveau rapport à l’aide du bouton « Nouveau » . Vous pouvez également télécharger vos résultats en choisissant un type de fichier en bas des résultats à côté du libellé « télécharger le rapport » et en cliquant sur « Télécharger »

Note

Un fichier de texte séparé par une virgule est un fichier CSV qui peut être ouvert par n’importe quelle application de tableur.

Envoyer les numéros d’exemplaires pour une modification d’exemplaires par lot

Après avoir lancé un rapport qui rend des numéros d’exemplaires, la liste de ces numéros peut être importée directement dans :ref:”Modification d’exemplaires par lot” en cliquant sur le bouton «Modifier par lot» des résultats du rapport.

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Rapports statistiques

Statistic reports will show you counts and sums. These reports are all about numbers and statistics, for reports that return more detailed data, use the Assistant de rapports. These reports are limited in what data they can look at, so it’s often recommended to use custom reports for official end of the year statistics.

Statistiques sur les acquisitions

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

En utilisant le formulaire fourni, choisissez quels champs vous voulez voir affichés dans la colonne et quels champs afficher dans la rangée.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Quand vous générez le rapport, vous aurez à choisir entre compter et faire la somme des valeurs.

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En choisissant le montant, vous modifiez le résultat pour qu’il soit la somme des montants.

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Statistiques sur les adhérents

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

En utilisant le formulaire fourni, choisissez quels champs vous voulez voir affichés dans la colonne et quels champs afficher dans la rangée.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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En fonction de vos choix, vous pourrez voir quelques informations sur la requête générée s’afficher au-dessus du résultat. Vous pouvez également exporter le résultat vers un fichier que vous pourrez manipuler à loisir.

Statistiques sur le catalogue

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

En utilisant le formulaire fourni, choisissez quels champs vous voulez voir affichés dans la colonne et quels champs afficher dans la rangée.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Statistiques de circulation

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

En utilisant le formulaire fourni, choisissez quels champs vous voulez voir affichés dans la colonne et quels champs afficher dans la rangée.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Note

Pour obtenir un aperçu complet des opérations de circulation mensuelles ou quotidiennes, vous pouvez exécuter le rapport deux fois. Une fois pour le “Type de prêt” et une autre fois pour le “Renouvellement”.

Ce rapport utilise les champs “Période” ou “Date”. C’est un filtre qui permet de limiter le résultat à un mois donné en sélectionnant simplement le premier jour du mois et le premier jour du mois suivant. Par exemple, 1/10 à 1/11 donne les statistiques du mois d’octobre.

  • Pour obtenir les statistiques quotidiennes, donnez un intervalle de dates. </br>Par exemple : « Je veux les dates qui commencent par XXX jusqu’à la date XXX, exclusivement. »

  • Pour un mois entier, un exemple d’intervalle serait : 01/12/2010 à 01/01/2011

  • Pour une année entière, un exemple d’intervalle serait : 01/01/2010 à 01/01/2011

  • Pour une seule journée, un exemple serait: 15/12/2010 à 16/12/2010 pour trouver tout ce qui a circulé le 15

Suivi des consultations sur place

En utilisant l’assistant de rapports des statistiques de circulation, vous pouvez lancer des rapports sur les exemplaires consultés sur place en choisissant simplement « Usage local » dans le menu déroulant « Type » :

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Statistiques sur les périodiques

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

En utilisant le formulaire fourni, choisissez comment vous voulez lister vos périodiques dans votre système.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Statistiques sur les réservations

Note

Ces rapports se limitent aux données qui peuvent être vues, il est donc recommandé d’utiliser plutôt des rapports personnalisés pour les statistiques officielles de fin d’année.

Avec le formulaire proposé vous pouvez obtenir des statistiques sur les réservations posées, satisfaites, annulées, et plus dans votre site. Dans le formulaire choisissez la valeur à afficher en colonne et la valeur à afficher en ligne. Vous pouvez aussi choisir à partir des filtres à droite du formulaire.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Utilisateurs empruntant le plus

Ce rapport liste les adhérents qui ont le plus empruntés.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Documents les plus empruntés

Ce rapport liste les exemplaires qui ont été le plus empruntés.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Utilisateurs sans emprunts

Ce rapport guidé vous dira quels adhérents ont le plus emprunté.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Documents jamais prêtés

Ce rapport liste tous les exemplaires qui n’ont jamais été empruntés.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Catalogue par type de document

Ce rapport liste le nombre total de chaque type de documents par site.

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Exemplaires perdus

Ce rapport vous permettra de générer une liste des exemplaires du système marqués comme Perdus

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Durée moyenne du prêt

Ce rapport liste la durée moyenne de prêt des documents basés selon les critères que vous entrez:

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Si vous choisissez une sortie dans la navigateur, votre résultat sera imprimé à l’écran.

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Vous pouvez également choisir d’exporter dans un fichier que vous pourrez modifier à loisir.

Dictionnaire des rapports

Le dictionnaire des rapports permet de pré-définir des filtres que vous voulez appliquer à vos rapports. C’est une bonne façon d’ajouter des filtres que l’assistant de rapport ne connaît pas par défaut. Pour ajouter une nouvelle définition, ou un filtre, cliquez sur « Nouvelle définition » dans la page Dictionnaire de rapports, puis suivez le processus en quatre étapes.

Étape 1 : Nommez la définition et fournissez une description si nécessaire

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Étape 2 : Choisissez le module qui sera interrogé.

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Étape 3 : Choisissez les colonnes à interroger dans les tables présentées.

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Étape 4 : Choisissez la/les valeur(s) dans le(s) champ(s). Elles seront automatiquement renseignées en fonction du contenu de votre base de données.

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Confirmer votre sélection pour enregistrer la définition.

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Vos définitions seront affichées dans la page Dictionnaire des rapports.

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Désormais, quand vous générez un rapport sur le module pour lequel vous avez créé ce filtre, une option apparaît qui permet de limiter le résultat en utilisant votre définition.

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