Pedidos de empréstimos inter-bibliotecas/ Empréstimos inter-bibliotecas

The ILL (Interlibrary loans) requests module adds the ability to request and manage loans or copies of material from external sources. Patrons can submit a request via the OPAC from the your interlibrary loan requests tab of their account. Library staff can then review and process those requests. Alternatively staff can place requests themselves from the staff client.

Configurar

Antes de usar o módulo de empréstimos interbibliotecas, tenha a certeza realizou toda a configuração do sistema.

O módulo de empréstimo interbibliotecas pode ser configurado para diferentes tipos de solicitações e fluxos de trabalho, conhecidos como backends. Os backends atualmente disponíveis estão documentados no wiki da comunidade Koha em https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Você precisará configurar pelo menos um backend.

Next, set your system preferences for interlibrary loans.

Os funcionários da biblioteca responsáveis pelos empréstimos interbibliotecas necessitam da seguinte permissão nas suas contas: ill: Criar e modificar empréstimos interbibliotecas.

O módulo de Empréstimo Interbibliotecas (ILL) utiliza status advindos do sistema, isto é, status pré configurados do software. Você pode adicionar ou modificar status para atender sua necessidades em valor autorizado ILLSTATUS.

ILL email notifications

Email notifications can be sent to ILL staff when a patron makes a request to modify or cancel an existing request. The notice templates are ILL_REQUEST_CANCEL and ILL_REQUEST_MODIFIED. The ILL staff email address can be configured per library. If this is not set the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been cancelled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customise the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

Criar solicitação de Empréstimo Interbibliotecas

Acesso: Mais > Empréstimo Interbibliotecas

• Escolha ‘Novo empréstimo Interbibliotecas’ e depois Freeform.

Nota

As imagens aqui mostradas são apenas para o backend FreeFrom.

• Insira o tipo de material: Livro, Artigo, Revista, Outro.

• Nas duas secões seguinte insira o máximo de informação que consiga incluindo o capítulo/artigo/parte, se aplicável.

• Se desejar incluir uma nota ou mais detalhes sobre a obra, adicione os campos customizados.

• Na seção ‘Opções de empréstimo’ insira a biblioteca para a qual deseja que o pedido seja enviado.

Click on ‘Create’ and you will be shown a Request details summary page.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

You can now process your request as explained in Managing ILL requests section or return to the list of ILL requests.

Visualizando as solicitações de empréstimo interbibliotecas

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests. You can use the ILLHiddenRequestStatuses preference to hide completed statuses by default. You can also click on the ‘List requests’ button at any time to return to this list.

There is a large amount of data available in the Requests table so it is advisable to make use of Table settings section of the Administration module (table id: ill-requests) to view only the information you need. The first half of the table displays data related to the ILL item itself such as title, volume, page numbers.

A segunda metade da tabela mostra os dados relacionados ao pedido como as notas e os comentários.

Gestão dos empréstimo interbibliotecas

Clique no botão ‘Gerir pedido’ na última coluna. Dependendo do status do pedido poderá ver alguns ou todos os seguintes botões:

• Editar pedido

  • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

• Confirmar pedido

  • confirma o pedido com um serviço de disponibilização de documento usando um backend como o BLDSS.

• Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

  • efetuar o pedido via email para uma biblioteca parceira

• Switch provider

  • this allows you to move the request to a different provider (backend).

• Excluir

  • exclui completamente o pedido. Os detalhes dos pedidos excluídos não são mantidos no Koha

• Reverter pedido

  • se o pedido estiver no estado ‘Solicitado’ ou ‘Solicitado aos parceiros’ a equipe da biblioteca pode cancelar o pedido à fonte externa. O status do pedido é revertido para ‘Novo’

• Marcar como concluído

  • usado quando o pedido está totalmente concluído.

• Editar metadados do item

  • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

• Exibir metadados do fornecedor

  • Mostra qualquer metadado extra que seja disponibilizado pelo fornecedor e que não foi incluído anteriormente no campos do pedido.

• ILL request log

  • Displays a history of changes made to the request.

• Comentários

  • É possível adicionar comentários a um empréstimo interbibliotecas e esses podem ser usados pela equipe da biblioteca para manter o registro do trabalho efetuado. Os comentários são apenas para leitura e são registados por ordem cronológica. Apresenta as informações usuário e a data do comentário. Caso exista comentários, o quantidade é mostrada na Lista de pedidos

• Checkout

  • This option is only available if you have the CirculateILL preference enabled. See the Circulating ILL materials section.

Status do pedido

The full list of installed ILL statuses are:

• Novo pedido

• Pedido

• Pedido aos parceiros

• Pedido revertido

• Cancelamento pedido - um usuário pediu o cancelamento por meio do OPAC.

• Concluído

• Checked out

• Returned to Library

Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras

Se você participa de uma rede de bibliotecas que permite pedidos de empréstimo interbibliotecas, você pode fazer essa gestão no Koha. Primeiro, você precisa criar as contas para as bibliotecas parceiras:

• Você precisa configurar uma categoria de usuário com o código ILLLIBS.

• Você precisa criar uma conta de usuário com essa categoria para cada biblioteca parceira.

• Each library must have an email address as this will be the mechanism for sending the inter-library loan request. The notice template is ILL_PARTNER_REQ and the text can be customised from Notices & slips in the Tools module.

A partir deste ponto você poderá usar a opção ‘Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras’ quando realizar os pedidos.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability preference enabled you can use plugins to search the catalogues of your partner libraries using Z39.50 prior to confirming the request with a partner.

Circulating ILL materials

If you have enabled the CirculateILL preference you can checkout ILL items directly from the ILL request.

When you create a Book type request a brief catalogue record is created automatically based on the Fast Add MARC framework. Once a request has a suitable status, a Checkout button is displayed on the Manage request toolbar. Clicking this will enable the user to check out the item either to the user who made the request or an in-house statistical patron.

To checkout an item:

• Click on the Checkout button.

• Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

• Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

• Once the item is checked out the status of the request is changed to ‘Checked out’ and after it has been checked in the status updates to ‘Returned to library’.

• Bibliographic records created as part of an ILL request will have an extra tab in the holdings table for that allows you to link back to the request in the ILL module.