Erwerbung

Das Koha Erwerbungsmodul ermöglicht es der Bibliothek Bestellungen bei Lieferanten zu erfassen sowie Etats und Konten zu verwalten.

Pfad in Koha: Mehr > Erwerbung

Einrichten des Erwerbungsmoduls

Bevor Sie das Erwerbungsmodul verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Konfigurieren Sie zunächst die Systemparameter für die Erwerbung und die Erwerbungsbereiche in der Administration um alles auf die Geschäftsgänge Ihrer Bibliothek abzustimmen. Bevor Sie EDI-Konten und Bibliotheks-EANs konfigurieren können, müssen Sie zunächst Ihre Lieferanten anlegen.

Auf der Startseite der Erwerbung sehen Sie Ihre Konten aufgelistet.

Funds table on the acquisitions module's main page

Erfahren Sie mehr darüber im Bereich Haushalts-/Kontenüberwachung dieses Handbuchs.

Lieferanten

Bevor eine Bestellung gemacht werden kann, muss zuerst ein Lieferant angelegt oder ausgewählt werden.

Lieferanten anlegen

Bemerkung

Mitarbeiter müssen die Berechtigung vendors_manage besitzen (oder die Berechtigung superlibrarian), um Lieferanten hinzufügen zu können.

Klicken Sie auf „Neuer Lieferant“ auf der Startseite der Erwerbung, um einen neuen Lieferanten anzulegen.

New vendor button on the main page of the acquisitions module

Das Formular für neue Lieferanten ist in drei Bereiche aufgeteilt: Lieferantendetails, Kontakte und Bestellinformationen.

  • Lieferantendetails: Grundlegende Informationen über den Lieferanten

    Company details section of the new vendor form

    • Name (Pflichtfeld): der Name, der an allen Stellen in Koha erscheint, wenn auf diesen Lieferanten verwiesen wird

    • Postanschrift, Besuchsadresse, Telefon, Fax, Website, Kundennummer: diese Felder sind optional und sollten ausgefüllt werden, wenn Liefermahnschreiben und Rechnungen erstellt werden sollen

    • Art des Lieferanten: verwenden Sie dieses Feld, um Ihre Lieferanten zu kategorisieren (z. B. Buchhändler, Spender, Anbieter elektronischer Medien)

      Bemerkung

      By default, this field is a free text field. If you’d rather have a drop-down menu, add values in the VENDOR_TYPE authorized value category.

    • Pseudonyme: fügen Sie einem Lieferanten einen oder mehrere Pseudonyme hinzu, um nach Ihnen in der Lieferantensuche recherchieren zu können. Zum Beispiel könnte die „American Library Association“ das Pseudonym „ALA“ bekommen.

  • Kontakte: Informationen zu den Kontakten beim Lieferanten

    Contacts section of the new vendor form

    • Diese Felder sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie diese Informationen in Koha verwalten möchten

      • Primärer Erwerbungskontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner ist bei diesem Lieferant

      • Primärer Zeitschriftenkontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner für Zeitschriften ist

      • Kontakt bei Bestellungen? Markieren Sie diese Checkbox, wenn Ihre Bestellungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen soll (siehe auch: Bestellungen bearbeiten)

      • Kontakt für verspätete Bestellungen? Markieren Sie die Checkbox, wenn Ihre Reklamationen über verspätete Lieferungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

      • Kontakt für verspätete Hefte? Markieren Sie diese Checkbox, wenn Ihre Reklamationen für verspätete Hefte direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

    • Sie können pro Lieferant mehr als eine Kontaktperson hinzufügen indem Sie auf den Button ‚Einen weiteren Kontakt hinzufügen‘ klicken

  • Konten: Informationen zu Website, Software oder Portal des Lieferanten, die genutzt werden, um Bestellungen zu verwalten oder Statistiken des Lieferanten oder der Organisation zu sammeln. Ein Konto muss nicht angelegt werden. Nutzen Sie es daher nur, um die Informationen in Koha zu verwalten. Um ein Lieferantenkonto hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weiteres Konto hinzufügen“.

    Interfaces section of the new vendor form

    • Füllen Sie das Formular aus (alle Felder sind optional):

      • Name: geben Sie den Namen des Kontos ein, dieser ist in Koha sichtbar.

      • Typ: Angabe zur Art des Kontos.

        Bemerkung

        Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_INTERFACE_TYPE authorized value category.

      • URI: geben Sie hier die URL des Kontos ein.

      • Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server.

      • Passwort: geben Sie hier das Passwort für das Konto an.

        Bemerkung

        Dieses Passwort wird in der Datenbank verschlüsselt. Es wird standardmäßig nicht auf der Detailseite der Lieferanten angezeigt. Stattdessen gibt es einen Link „Anzeigen“, welcher angeklickt werden kann, um das Passwort anzuzeigen.

      • Konto-E-Mail: für die E-Mail-Adresse dieses Kontos.

      • Hinweis: geben Sie Informationen zu diesem Konto ein.

    • Klicken Sie auf „Hinzufügen eines weiteren Kontos“, wenn Sie mehr als ein Konto für diesen Lieferanten benötigen.

  • Bestellinformationen: allgemeine Informationen zur Rechnungsstellung

    Ordering information section of the new vendor form

    • Um bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen Sie diesen auf ‚Aktiv‘ setzen

    • Wählen Sie die Währung für Listen- und Rechnungspreise

      Bemerkung

      Währungen werden unter Währungen und Wechselkurse im Bereich Administration konfiguriert.

    • Wenn Ihrer Bibliothek Steuern berechnet werden, können Sie die Steuernummer als registriert markieren.

    • Geben Sie an, ob Listenpreise und/oder Rechnungspreise Steuern enthalten

    • Geben Sie die Steuerrate an, wenn Ihre Bibliothek für Einkäufe Steuern bezahlen muss

      Bemerkung

      Steuerraten werden über den Systemparameter TaxRates konfiguriert.

    • Wenn der Lieferant immer einen gewissen Rabatt gewährt, kann dieser unter ‚Rabatt‘ angegeben werden

      Bemerkung

      Sie können bei der :ref:`Bestellung <accounting-details-orders-label> einen abweichenden Rabatt eingeben

    • Falls Ihnen die übliche Lieferzeit des Lieferanten bekannt ist, können Sie einen entsprechenden Eintrag hier vornehmen. Dies ermöglicht Koha das Berechnen des erwarteten Lieferdatums für die Liste der überfälligen Bestellungen.

    • Hinweise sind bibliotheksintern

Lieferantensuche

Suchen Sie nach Lieferanten entweder über die Suchleiste am Anfang der Seite

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the vendor search option

oder über das Suchfeld unter „Bestellungen verwalten“ im Inhaltsbereich der Startseite.

The manage orders box on the acquisitions main page has a vendor search box

Sie können nach jedem Teil des Lieferantennamens oder dessen Alias suchen.

Die Trefferliste einer Lieferantensuche nach book mit den drei Lieferanten ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore und XYZ Bookstore

Bemerkung

Eine leere Suche zeigt Ihnen alle Lieferanten.

Wenn Sie viele Lieferanten haben, können Sie die Auswahlliste verwenden, um direkt zu einem bestimmten Treffer zu springen.

In der Voreinstellung werden alle Lieferanten in der Trefferliste angezeigt, dabei werden inaktive Lieferanten in grauer Schrift und mit einem „(inaktiv)“ neben dem Namen angezeigt. Sie können über den Link „Nur aktive Lieferanten anzeigen“ die Suche einschränken.

In der Trefferliste sehen Sie alle aktuell offenen Bestellungen. Sie können auf „Alle Bestellungen“ klicken, um auch geschlossene Bestellungen anzuzeigen.

Unter jedem Lieferanten werden Schaltflächen für Aktionen angezeigt:

  • Über „Neu“ können Sie eine neue Bestellung oder eine ref:neue Vereinbarung <add-a-contract-label> für diesen Lieferanten anlegen.

  • „Lieferant bearbeiten“ wird verwendet, um Lieferanteninformationen zu bearbeiten.

  • „Lieferung erhalten“ wird angezeigt, wenn ein Lieferant Bestellungen mit offenen Bestellposten hat.

  • „Lieferant löschen“ wird angezeigt, wenn es für einen Lieferanten keine Bestellungen gibt.

Lieferant anzeigen

Um zur Detailansicht eines Lieferanten zu kommen, nutzen Sie die Lieferantensuche auf der Startseite des Erwerbungsmoduls. Sie können dabei auch nach Teilen des Lieferantennamens suchen:

Die Trefferliste einer Lieferantensuche nach book mit den drei Lieferanten ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore und XYZ Bookstore

Klicken Sie in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

Vendor information page

Lieferanten bearbeiten

Bemerkung

Bibliothekspersonal muss die Berechtigung vendors_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Lieferanten bearbeiten zu können.

Um einen Lieferanten zu bearbeiten, suchen Sie den Lieferanten zunächst von der Startseite des Erwerbungsmoduls aus.

Klicken Sie auf „Lieferant bearbeiten“ in der Trefferliste

Die Trefferliste einer Lieferantensuche nach book mit den drei Lieferanten ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore und XYZ Bookstore

oder in der Detailansicht des Lieferanten.

Vendor information page

Vereinbarungen

Sie können Vereinbarungen (mit Anfangs- und Enddatum) einem bestimmten Lieferanten zuweisen. Am Jahresende können Sie dann den Umsatz mit diesem Lieferanten sehen. In manchen Fällen werden Vereinbarungen mit einem minimalen bzw. maximalen Jahresbetrag abgeschlossen.

Vereinbarung anlegen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung contracts_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Lieferantenvereinbarungen anlegen zu können.

Sie können eine Vereinbarung für einen Lieferanten anlegen, indem Sie den Lieferanten suchen, dann auf die Schaltfläche „Neu“ und anschließend die Option „Vereinbarung“ anklicken.

The 'Contract' option in the 'New' button under the vendor's name in the vendor search results

Alternativ können Sie auch von der Detailansicht des Lieferanten auf „Neu“ klicken und dann „Vereinbarung“ auswählen.

The 'Contract' option in the 'New' button on the vendor's page

Das Formular für die Vereinbarungen bietet Felder für ganz wesentliche Informationen über die Vereinbarung

New contract form

Warnung

Sie können eine Vereinbarung nicht retrospektiv eingeben, das Enddatum darf nicht vor dem Tagesdatum liegen.

Sobald eine Vereinbarung gespeichert ist, erscheint sie im Lieferanten.

Vendor information page

Eine Vereinbarung kann auch beim Anlegen einer Bestellung ausgewählt werden.

New basket form

Recording issues with vendors

Version

Diese Funktion wurde in Version 23.11 von Koha eingeführt.

Bemerkung

Staff members must have the issue_manage permission (or the superlibrarian permission) in order to view and manage vendor issues.

Vendor issues are a way to keep track of problems that might arise with vendors. This helps when comes the time to renegotiate contracts.

To access vendor issues, go to the vendor’s page and click on ‚Issues‘ from the menu on the left side.

Vendor information page

This page will show all the issues that have been recorded for this vendor.

Table of vendor issues, showing the issue ID, the issue type, and the started on and ended on dates. Action buttons are Edit and Delete.

To record a new issue,

  • Click ‚New issue‘

  • Fill out the form with the issue information.

    New vendor issue form

    • Type: choose the type of issue.

      Bemerkung

      Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_ISSUE_TYPE authorized value category.

    • Started on: choose the date on which the issue started.

    • Ended on: choose the date on which the issue ended, if that is the case.

    • Notes: enter details about the issue.

  • Click ‚Submit‘.

To edit an existing issue, click the ‚Edit‘ button in the table.

If an issue is no longer relevant, you can delete it by clicking the ‚Delete‘ button in the table.

Anschaffungsvorschläge verwalten

Anschaffungsvorschläge können auf zwei Arten angelegt werden. Sie können selbst Anschaffungsvorschläge in der Dienstoberfläche entweder im Namen der Bibliothek oder im Namen des Benutzers von dessen Bibliothekskonto aus anlegen. Abhängig von Ihrer Einstellung für den Systemparameter suggestion können auch Anschaffungsvorschläge über den OPAC getätigt werden.

Bemerkung

Bibliothekspersonal muss die Berechtigung suggestions_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Anschaffungsvorschläge anzeigen und verwalten zu können.

Wenn Mitarbeiter die Berechtigung suggestions_manage besitzen, aber keine der Berechtigungen unter acquisitions, können sie die Vorschlagsbearbeitung über „Anschaffungsvorschläge“ im Menü „Mehr“ in der Navigationsleiste aufrufen.

Wenn ein Anschaffungsvorschlag zur Überprüfung vorliegt, wird dieser auf der Startseite des Erwerbungsmoduls neben der Lieferantensuchleiste angezeigt. Die Anschaffungsvorschläge für die Bibliothek, unter der Sie angemeldet sind, werden getrennt von den restlichen Vorschlägen angezeigt. Wenn Sie auf den Namen der Bibliothek klicken, gelangen Sie auf die Seite zur Verwaltung der Anschaffungsvorschläge.

Pending suggestions section on the acquisitions module home page

Es wird außerdem im Dashboard auf der Startseite unterhalb der Module angezeigt.

Prompt on staff interface homepage to view pending article requests, pending purchase suggestions, patrons requesting modifications, pending catalog concerns, pending checkout notes, and pending OPAC problem reports

Wenn es keine unbearbeiteten Anschaffungsvorschläge gibt, können Sie die Seiten zur Verwaltung von Anschaffungsvorschlägen auch über das Menü „Mehr“ oder durch den Link „Anschaffungsvorschläge verwalten“ auf der Startseite des Erwerbungsmoduls aufrufen.

Suggestion management tool page

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: suggestions).

Ihre Anschaffungsvorschläge werden auf verschiedene Reiter verteilt: Zu bearbeiten, Akzeptiert, Geprüft, Bestellt und Abgelehnt.

  • Zu bearbeiten: Ein „unbearbeiteter“ Anschaffungsvorschlag wartet auf Bearbeitung durch die Bibliothek.

  • Akzeptiert: Ein „akzeptierter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher durch das Formular unter den Anschaffungsvorschlägen gekennzeichnet.

  • Geprüft: Ein „geprüfter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher durch das Formular unter den Anschaffungsvorschlägen gekennzeichnet.

  • Bestellt: Ein „bestellter“ Anschaffungsvorschlag wurde über die Funktion Aus einem Anschaffungsvorschlag einer Bestellung hinzugefügt.

  • Abgelehnt: Ein „abgelehnter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher über das Formular unterhalb der Liste der Anschaffungsvorschläge gekennzeichnet.

Bemerkung

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Für jeden Anschaffungsvorschlag wird angezeigt, welche/r Mitarbeitende den Vorschlag bearbeitet hat und wann dies war.

Akzeptierte und abgewiesene Anschaffungsvorschläge zeigen außerdem die jeweilige Begründung unter „Status“.

Für Bibliotheken, die eine große Menge von Anschaffungsvorschlägen zu verwalten haben, stehen am linken Rand der Seite Filter zur Verfügung, die helfen, die Anzahl der auf der Seite angezeigten Vorschläge zu begrenzen.

Filters on bibliographic, suggestion or acquisition information for suggestions, and an option to include archived suggestions

Wenn Sie auf die blauen Überschriften klicken, öffnen sich die Filteroptionen. Wenn Sie auf ‚[löschen]‘ klicken, werden alle Filter geleert und alle Anschaffungsvorschläge angezeigt.

Bemerkung

Auf der Seite mit den Anschaffungsvorschlägen wird automatisch auf die Anschaffungsvorschläge Ihrer eigenen Bibliothek eingeschränkt. Um auch die Anschaffungsvorschläge anderer Bibliotheken zu sehen, können Sie die Bibliothek in der Auswahlliste „Anschaffungsvorschläge für die Bibliothek:“ anpassen.

Branch filter for suggestions

Anschaffungsvorschläge annehmen oder ablehnen

Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Anschaffungsvorschlag in den entsprechenden Reiter verschoben. Der Status im Konto im OPAC wird aktualisiert, und eine E-Mail-Benachrichtigung, die dem gewählten Status entspricht, an den Benutzer verschickt.

Wenn Sie die unbearbeiteten Anschaffungsvorschläge bearbeiten, können Sie über die Checkbox neben den Einträgen diejenigen auswählen, die Sie akzeptieren/ablehnen möchten, und dann den Status und eine Begründung angeben.

Pending suggestions page, one suggestion is checked and the cursor is choosing a new status in the Change selected suggestions section below

Bemerkung

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Reasons for accepting and rejecting suggestions are defined by the SUGGEST authorized value category.

Dropdown menu for reasons of accepting or rejecting a purchase suggestion

Wenn Sie als Begründung „Andere…“ wählen, können Sie einen freien Text in das Eingabefeld eingeben. Wählen Sie abbrechen rechts neben dem Eingabefeld, um wieder die Auswahlliste mit den normierten Begründungen zu erhalten.

Text field to enter a reason for accepting or rejecting a purchase suggestion

Es ist ebenfalls möglich Anschaffungsvorschläge einzeln anzunehmen oder abzulehnen, indem man die Schaltfläche „Bearbeiten“ klickt.

Details page of a purchase suggestion

Klicken Sie auf „Bearbeiten“ am Anfang der Seite um den Anschaffungsvorschlag zum Bearbeiten zu öffnen.

Editable details page of a purchase suggestion

Von hier aus können Sie den Status im Abschnitt „Vorschlagsbearbeitung“ ändern und auf „Speichern“ klicken.

A suggestion’s status change will trigger a notice to be sent to the patron who made the suggestion. The notices can be edited in the Notices and slips tool.

  • Der Status „Akzeptiert“ löscht die Benachrichtigung ACCEPTED aus

  • Der Status „Abgelehnt“ löst die Benachrichtigung REJECTED aus

  • Der Status „Bestellt“ löst die Benachrichtigung ORDERED aus

    Bemerkung

    Der Status „Bestellt“ wird automatisch vergeben, wenn eine Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag erzeugt wird und die entsprechende Benachrichtigung wird zu diesem Zeitpunkt ebenfalls verschickt.

    Vergeben Sie diesen Status nur dann manuell, wenn Sie das Erwerbungsmodul nicht zur Nachverfolgung Ihrer Bestellungen verwenden.

Bemerkung

If you add custom statuses in the SUGGEST_STATUS authorized values, you can add corresponding notices with the same names, taking care to choose the ‚Suggestions‘ module when creating the new notices.

Anschaffungsvorschläge bearbeiten

Sie können nicht nur den Status auf Akzeptiert oder Abgelehnt ändern, sondern auch viele weitere Eigenschaften bearbeiten, wenn Sie Anschaffungsvorschläge verwalten.

Bearbeitungen können auch im Stapel ausgeführt werden, indem Sie die betreffenden Anschaffungsvorschläge markieren und die neuen Werte im Bereich „Ausgewählte Vorschläge bearbeiten“ am unteren Rand der Seite auswählen.

Sie können auch den Medientyp der Anschaffungsvorschläge verändern, indem Sie diese auswählen und einen neuen Medientyp aus der Auswahlliste „Medientyp aktualisieren zu“ auswählen.

Dropdown list of available item types for suggestions

Bemerkung

The item types in this list are populated by the SUGGEST_FORMAT authorized value category.

You can also change the manager of the selected suggestions by clicking the ‚Select manager‘ link and searching your user database. The new manager will receive the NOTIFY_MANAGER notice.

Bemerkung

Nur Benutzende mit der Berechtigung suggestions_manage (oder der Berechtigung superlibrarian) können die Ergebnisse sehen.

Es ist auch möglich die Anschaffungsvorschläge einzeln über die Schaltfläche „Bearbeiten“ auf der rechten Seite oder durch einen Klick auf den Titel zu bearbeiten.

Details page of a purchase suggestion

Klicken Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ am oberen Seitenrand, um den Anschaffungsvorschlag zum Bearbeiten zu öffnen.

Editable details page of a purchase suggestion

In diesem Formular können Sie den Anschaffungsvorschlag bearbeiten (mehr Details hinzufügen oder die Eingaben des Benutzers korrigieren). Sie können den Vorschlag hier auch akzeptieren oder ablehnen.

  • Im Abschnitt „Bibliographische Information“ können Sie fehlende Informationen, wie die ISBN oder den Verlag, ergänzen oder falsche Angaben des Benutzers/der Benutzerin korrigieren.

    • Diese Informationen werden dazu verwendet einen Titelsatz anzulegen, wenn Sie eine :ref:`Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag <order-from-purchase-suggestion-label> verwenden.

  • Im Abschnitt „Vorschlagsbearbeitung“ können Sie den Status bearbeiten, die Begründung für eine Ablehnung oder Annahme des Vorschlags hinzufügen oder falls erforderlich die Daten bearbeiten.

    • Wenn Sie einen Status als „Zu bearbeiten“ markieren, wird er wieder in den Reiter „Zu bearbeiten“ verschoben.

  • Die Checkbox für „Bearbeiter*in benachrichtigen“ kann verwendet werde, um eine Benachrichtigung an das Bibliothekspersonal zu schicken, welches den Vorschlag zuvor bearbeitet hat. Die Benachrichtigung hierfür ist NOTIFY_MANAGER.

  • Im Bereich ‚Erwerbungsinformationen‘ können Sie u. a. den Etat, Preis und Währung ändern.

Anschaffungsvorschläge archivieren

Sobald der Anschaffungsvorschlag den Erwerbungsprozess durchlaufen hat, können sie diesen archivieren indem Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ über den kleinen Pfeil aufblättern und „Archivieren“ auswählen. Dies entfernt den Vorschlag aus der Liste. Wenn Sie sehr viele Anschaffungsvorschläge haben und die Seite sehr lange lädt, wird das Archivieren der alten Vorschläge die Performanz verbessern.

Wählen Sie die Anschaffungsvorschläge, die Sie archivieren möchten aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Archivieren“ im Abschnitt „Ausgewählte archivieren“.

Archive selected box and button from the suggestion management tool

Sie können die Anschaffungsvorschläge auch archivieren indem Sie neben dem Button ‚Bearbeiten‘ auf den kleinen Pfeil klicken und ‚Archivieren‘ auswählen.

The arrow next to the Edit button gives access to a Delete and an Archive option

Archived suggestions will disappear from the list, but they can be viewed by checking the ‚Include archived‘ checkbox in the filters.

Filters on bibliographic, suggestion or acquisition information for suggestions, and an option to include archived suggestions

Archivierte Anschaffungsvorschläge werden als ‚Archiviert‘ angezeigt.

Archived suggestion

Bemerkung

Archivierte Anschaffungsvorschläge werden auch im Bereich ‚Anschaffungsvorschläge‘ des Kontos im OPAC nicht mehr angezeigt.

Anschaffungsvorschläge löschen

Wenn Anschaffungsvorschläge nicht mehr benötigt werden, können diese gelöscht werden.

Sie können die ausgewählten Anschaffungsvorschläge löschen, indem Sie auf die Schaltfläche ‚Löschen‘ in der Box ‚Markierte löschen‘ klicken.

Delete selected box and button from the suggestion management tool

Sie können einen Anschaffungsvorschlag auch löschen indem Sie neben dem Button ‚Bearbeiten‘ auf den kleinen Pfeil klicken und ‚Löschen‘ auswählen.

The arrow next to the Edit button gives access to a Delete and an Archive option

Eine weitere Möglichkeit den Anschaffungsvorschlag zu löschen ist, auf den Titel des Vorschlags zu klicken um in die Detailansicht zu gelangen, und dort ganz oben auf ‚Löschen‘ zu gehen.

Details page of a purchase suggestion

Alte Anschaffungsvorschläge können über den Cronjob purge_suggestions.pl cronjob auch automatisch gelöscht werden.

Bestellungen anlegen

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten oder Buchhändler suchen für den Sie die :ref:`Bestellung anlegen <create-a-basket-label> möchten.

Warnung

Wenn Sie vorhaben EDIFACT zu verwenden um Ihre Bestellung zu übertragen, müssen Sie zunächst Ihre EDI-Konten und Bibliotheks-EANS konfigurieren.

Einen Bestellkorb anlegen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) haben, um Bestellungen anzulegen.

Bemerkung

Wenn Sie EDI für den Bestellvorgang verwenden, sollten Sie zunächst den Bestelldatensatz von Ihrem Lieferanten herunterladen bevor Sie in Koha damit arbeiten.

Zunächst müssen Sie den Lieferanten suchen bei dem Sie bestellen möchten. Ausgehend von den Suchergebnissen, klicken Sie auf ‚Neu‘ und dann ‚Bestellung‘.

The 'Basket' option in the 'New' button under the vendor's name in the vendor search results

Sie können auch zuerst auf den Namen des Lieferanten klicken, und dann auf der Detailansicht ‚Neu‘ und ‚Bestellung‘ wählen.

The 'Basket' option in the 'New' button on the vendor's page

Nachdem Sie auf ‚Bestellung‘ geklickt haben können Sie Informationen zum Bestellkorb angeben:

New basket form

  • Wenn Sie einen Bestellkorb erstellen, sollten Sie ihm einen sprechenden Namen geben der Ihnen bei der späteren Identifizierung hilft

  • Rechnungsstelle und Lieferort angeben (Voreingestellt ist die Bibliothek mit der Sie angemeldet sind)

  • Falls Sie den Lieferanten wechseln möchten verwenden Sie die entsprechende Auswahlliste.

  • Die Notizfelder sind optional und können beliebige Informationen enthalten

  • Wenn Sie für den Lieferanten Vereinbarungen erfasst haben, können Sie bei der Bestellung auswählen unter welcher Vereinbarung Sie die Bestellung aufgeben.

  • Wenn Sie eine Bestellung als Standing Order Bestellung anlegen möchten (Exemplare die regelmäßig geliefert werden), setzen Sie einen Häkchen in der Checkbox ‚Standing order‘.

    • Bitte beachten Sie das eine Bestellung nicht gleichzeitig eine einmalige und eine ‚Standing-Order‘ Bestellung sein kann.

  • Sie können sich entscheiden Exemplare entweder bei Bestellung, bei Zugang oder in der Katalogisierung anzulegen. Wenn Sie eine andere Option als die Voreinstellung wählen, wird diese nur für diese Bestellung verwendet. Die Voreinstellung wird über den Systemparameter AcqCreateItem konfiguriert.

  • Wenn Sie Zusätzliche Felder für Bestellungen haben, werden sie hier angezeigt.

    New basket form with additional fields at the bottom

Zum Abschluss klicken Sie auf „Speichern“.

Basket page

Bestellposten zum Bestellkorb hinzufügen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellungen Bestellposten hinzuzufügen.

Klicken Sie auf ‚Neuer Bestellposten‘ oberhalb des Bestellkorbes.

Basket page

Um einen Bestellposten zu einem bereits existierenden Korb hinzuzufügen, klicken Sie auf ‚Neuer Bestellposten‘ auf der rechten Seite.

Active baskets from a vendor

Es werden verschiedene Optionen ein Exemplar zu einem Bestellposten hinzuzufügen angezeigt.

The different options for adding materials to the basket

Vorhandenen Titel nachbestellen

Wenn Sie ein zusätzliches Exemplar zu einem Titel nachbestellen möchten, können Sie den Datensatz einfach im System suchen.

  • in der Trefferliste können Sie „Neue Bestellung“ auswählen und gelangen so auf das Bestellformular.

    Search results from the catalog, there is an extra option 'Add order' at the bottom of each result

  • In der Detailansicht können Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellung“ klicken.

    Detailed view of a bibliographic record, there is an extra button in the top bar called 'Add order'

  • Sie gelangen auf das Bestellformular

    When ordering from an existing record, the record part of the order form will be automatically filled in

    • Alle zum Exemplar gehörenden Angaben werden unter ‚Katalogdetails‘ angezeigt.

  • Füllen Sie die weiteren Abschnitte des Formulars aus, inklusive Bei Zugang informieren, Exemplare, and Buchungsdetails.

Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag

Wenn Sie Benutzern erlauben Anschaffungsvorschläge zu machen (erfahren Sie hierzu mehr im Kapitel managing purchase suggestions), dann können Sie Bestellposten aus diesen Vorschlägen erzeugen. Um verfolgen zu können, welche Anschaffungsvorschläge bestellt wurden und zugegangen sind, sollte der Bestellposten über diesen Link angelegt werden.

Warnung

Anschaffungsvorschläge müssen akzeptiert werden, bevor Sie diese bestellen können.

List of all accepted purchase suggestions not yet ordered

  • Klicken Sie in der Trefferliste neben dem zutreffenden Exemplar auf ‚Bestellen‘, um ein entsprechendes Formular inklusive eines Links zum Anschaffungsvorschlag zu erhalten

    Order form with the patron's information in the suggestion section

  • In diesem Formular können Sie wenn nötig Änderungen an den Katalogdaten vornehmen.

  • Die Bestellposition im Korb enthält einen Link zum entsprechenden Vorschlag.

    Order in a basket with suggestion information

  • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the ‚ORDERED‘ notice in Tools > Notices and slips) and will update the patron’s ‚your purchase suggestions‘ page in the OPAC.

Bestellung für ein Abonnement

Wenn Sie das Zeitschriftenmodul verwenden, können Sie die Bestellungsinformationen für das Abonnement mit der Erwerbung verknüpfen, indem Sie Bestellung „Aus einem Abonnement“ auswählen

  • Nachdem der Bestell-Link angeklickt wurde, wird eine Seite mit Suchoptionen angezeigt, über die nach dem Abonnement gesucht werden kann.

    Search form of serials subscriptions

  • Die Ergebnisse erscheinen auf der rechten Seite des Formulars, und jedes Abonnement hat einen ‚Bestellen‘-Link auf der rechten Seite

    Table of results of serials subscription search, the last column contains an Order button

  • Wenn sie auf ‚Bestellen‘ klicken, erscheint die Information zum Abonnement im Bestellformular ohne die Auswahl ‚Exemplar hinzufügen‘, da Sie nur ein Abonnement bestellen und ein Exemplar nicht notwendig ist

    Serial subscription order form

Bestellung mit einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)

Um eine Bestellung für etwas anzulegen, das Sie nicht im Katalog oder externen Quellen finden können, wählen Sie „Aus einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)“.

Order form with empty record fields

  • Es wird ein leeres Formular angezeigt, wo Sie alle notwendigen Details bezüglich des zu bestellendenTitels eingeben können.

    Bemerkung

    Wenn im voreingestellten Formular nicht diejenigen Katalogfelder enthalten sind, die für eine Bestellung benötigt werden, aktivieren Sie den Systemparameter UseACQFrameworkForBiblioRecords, um die Anzeige der Felder über das MARC-Framework ACQ anpassen zu können.

Bestellungen kopieren (Bestellung aus existierenden Bestellungen)

Sie können bestehende Bestellposten kopieren, indem Sie die Option „Aus existierenden Betellungen (Kopie)“ wählen.

  • Ihnen wird ein Suchformular angezeigt, über das Sie nach bestehenden Bestellungen recherchieren können.

Order search for duplicating orders

  • Klicken Sie auf die Checkboxen neben den Bestellungen, die Sie kopieren möchten.

Order search results for duplicating orders

  • Klicken Sie auf ‚Weiter‘

  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei denjenigen Werten, die Sie aus der ursprünglichen Bestellung übernehmen möchten, oder geben Sie andere Werte ein.

Form to copy or modify values from the original order

  • Klicken Sie auf ‚Bestellungen kopieren‘

A table with the duplicated order information

  • Klicken Sie auf ‚Zurück zur Bestellung‘

Bestellung über Download aus externer Quelle

Wenn Sie in anderen Bibliotheken nach dem Titel suchen möchten, den Sie bestellen wollen, können Sie hierfür ‚Aus einer externen Quelle‘ auswählen und dort eine Bestellung ausgehend von einer Z39.50-Suche erzeugen.

Z39.50 search form to order from an external source

  • In der Trefferliste klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Bestellen‘ neben dem Titel, den Sie erwerben möchten.

    Z39.50 search results

  • Wenn es sich beim Titel aus dem Z39.50-Download um eine mögliche Dublette handelt, wird das System eine Warnung mit verschiedenen Handlungsoptionen ausgeben.

    Warning message 'Duplicate warning You selected a record from an external source that matches an existing record in your catalog' the options are 'Use existing record', 'Cancel and return to order' or 'Create new record'

    • Verwende vorhandenen Datensatz: ein weiteres Exemplar eines bereits vorhandenen Titels bestellen

    • Abbrechen und zurück zur Bestellung: die Bestellung abbrechen

    • Neuen Datensatz anlegen: einen neuen Titelsatz anlegen, während der vorhandene ebenfalls erhalten bleibt

Bestellung aus einer neuen Datei

Wenn Ihr Lieferant Ihnen die Datensätze als Datei (z.B. als .mrc) geschickt hat, können Sie die Bestellungen auch über diese Datei erstellen. Wählen Sie dazu „Aus einer neuen Datei“.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung stage_marc_import (oder die Berechtigung superlibrarian) zusätzlich zur :ref:`Berechtigung order_manage <permission-order-manage-label>`besitzen, um aus einer neuen Datei bestellen zu können.

  • Sie werden auf MARC-Datensätze für Import bereitstellen weitergeleitet. Laden Sie die Datei wie dort beschrieben hoch.

  • Sobald die Dateien zwischengespeichert wurden, können Sie die Schaltfläche „Zwischengespeicherte Datensätze zu Bestellung hinzufügen“ verwenden.

Staged file summary with an added button to add staged records to basket

  • Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten, oder verwenden sie „Alle auswählen“ am oberen Seitenrand. Abhängig von der Konfiguration des Systemparameters MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und Statistik 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den zwischengespeicherten MARC-Datensätzen vorbelegt.

    List of titles in staged file, the first title is selected and a form for entering the quantity, price, replacement price, discount, fund and statistics is underneath

  • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

    Item form in the Item information tab

  • Wenn keine Informationen zum Konto aus dem MARC-Datensatz über den Systemparameter MarcFieldsToOrder übernommen wurden, können Sie Standardwerte auf dem Reiter „Standard-Abrechnungsdetails“ festlegen.

    Accounting details form in the Default accounting details tab

  • Klicken Sie auf „Speichern“, um zur Bestellung hinzuzufügen

Bestellen aus einer zwischengespeicherten Datei

Diese Option ist die Gleiche wie die vorherige, aber in diesem Fall wurde die Datei bereits zwischengespeichert. Ob Sie „Aus einer neuen Datei“ oder „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ aus wählen, hängt also von Ihrem Erwerbungworkflow und Ihren Berechtigungen ab.

  • Sobald Sie „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ ausgewählt haben, wird Ihnen eine Liste mit den in Ihrem System zwischengespeicherten Dateien angezeigt.

    List of staged files that have not yet been imported

  • In der Liste der Dateien sehen Sie auch eine Schaltfläche mit „Bestellungen hinzufügen“, um die Titel aus der zwischengespeicherten Datei zu Ihrer Bestellung hinzuzufügen.

  • Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten, oder verwenden sie „Alle auswählen“ am oberen Seitenrand. Abhängig von der Konfiguration des Systemparameters MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und Statistik 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den zwischengespeicherten MARC-Datensätzen vorbelegt.

    List of titles in staged file, the first title is selected and a form for entering the quantity, price, replacement price, discount, fund and statistics is underneath

  • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

    Item form in the Item information tab

  • Wenn keine Informationen zum Konto aus dem MARC-Datensatz über den Systemparameter MarcFieldsToOrder übernommen wurden, können Sie Standardwerte auf dem Reiter „Standard-Abrechnungsdetails“ festlegen.

    Accounting details form in the Default accounting details tab

  • Klicken Sie auf „Speichern“, um zur Bestellung hinzuzufügen

Bestellung von Titeln mit höchster Vormerkrate

Die letzte Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen ist einen Titel aus der Liste mit den höchsten Vormerkraten auszuwählen

Bemerkung

Staff members must have the circulate_remaining_permissions permission (or the superlibrarian permission) in addition to the order_manage permission in order to be able order from titles with high hold ratios.

  • Diese Option bringt Sie zum Report über Vormerkraten, über den Titel mit vielen Vormerkungen ermittelt und Exemplare gezielt nachbestellt werden können. Neben jedem Titel wird hierzu ein Link mit der empfohlenen Anzahl an zu bestellenden Exemplaren angezeigt zum Anlegen der Bestellung angezeigt.

    Report of high hold ratios, in the last column, there is a button to order the suggested quantity

Benutzerbenachrichtigungen einrichten

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices and slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the ‚Patrons‘ section you will see an option to ‚Add user‘. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Suche nach zu benachrichtigenden Benutzern

  • Suchen Sie im nun angezeigten Fenster die Benutzer, die Sie benachrichtigen möchten und klicken Sie auf „Hinzufügen“

    Pop up window for patron search, titled 'Add user'. On the left side are search fields: search (text field), library (library dropdown), category (patron category dropdown), sort 1 (text field), sort 2 (text field), with 'Search' and 'Clear' buttons. A search for 'alford' has been done. On the right side are the patron search results showing the card number, name, patron category, and library. There is an 'Add' button to add the patron. At the bottom of the pop-up, there is a 'Close' button.

  • Sobald Sie fertig sind, können Sie das Fenster schließen und die Liste der Benutzer wird im Abschnitt ‚Benutzer‘ angezeigt

    List of patrons to notify in order form

Exemplare zu Bestellposten hinzufügen

Nachdem der Datensatz angelegt wurde (für alle Bestellmethoden mit Ausnahme der zwischengespeicherten Dateien), werden die Exemplare erfasst, wenn Ihr Systemparameter AcqCreateItem auf „Bestellung“ gesetzt ist. Sie müssen dann mindestens einen Exemplarsatz ausfüllen und auf die Schaltfläche „Exemplar hinzufügen“ am Ende des Formulars klicken.

New item form within the order form

Nach Betätigung der Schaltfläche ‚Exemplar hinzufügen‘ erscheint das Exemplar in der Übersichtsliste oberhalb des Formulars. Sie können bei Bedarf auf die gleiche Weise ein oder mehrere Exemplar(e) hinzufügen.

Table with added item information above an empty new item form

Wenn Sie mehrere Exemplare bestellen, können Sie auch die Schaltfläche „Mehrere Exemplare hinzufügen“ verwenden, statt diese nacheinander einzeln anzulegen. Sie werden dann gefragt, wie viele Exemplare Sie hinzufügen möchten. Geben Sie die Anzahl dann einfach in das Feld ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Buttons at the bottom of the new item form, 'Add item', 'Clear', 'Add multiple items', next to Add multiple items, a text field says 'Number of items to add' Followed by 'Add' button. A message underneath says 'NOTE: Fields listed in the UniqueItemsFields system preference will not be copied'

Rechnungsdetails zum Bestellposten hinzufügen

Nach Eingabe der Informationen zum Titel müssen die Buchungsdetails zur Bestellung erfasst werden.

Accounting details section of the order form

  • Anzahl: Geben Sie die Anzahl der Exemplare an, die Sie bestellen möchten.

    Warnung

    Wenn Exemplare bei Bestellung angelegt werden, kann die Anzahl nicht manuell bearbeitet werden, sondern Sie können Exemplar zur Bestellung hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche „Exemplar hinzufügen“ unter dem Exemplarformular verwenden.

  • Konto: Wählen Sie das Konto aus, auf das die Bestellung gebucht werden soll.

    • Die Liste der Konen wird mit den Konten befüllt, die im Administrationsbereich Erwerbung angelegt wurden.

    • If you have a lot of funds, you can start to type the fund name in the field and the list will be filtered for you.

    • By default, only funds for active budgets will be available in the drop-down menu. If you need to also see your inactive funds, check the ‚Show inactive‘ box.

  • Währung: Wählen Sie die Währung für den Preis aus.

  • Lieferantenpreis: geben Sie den Preis vor Steuern und vor Abzug von Rabatten ein.

  • Ungewisser Preis: Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn der Preis noch nicht bekannt ist, und Sie die Bestellung später weiter bearbeiten möchten.

    Bemerkung

    Ein Bestellkorb, der mindestens einen Bestellposten mit ungewissen Preis beinhaltet, kann nicht geschlossen werden.

    Im Bereich Umgang mit ungewissen Preisen erfahren Sie mehr darüber.

  • Tax rate: if you are charged sales tax, choose the rate.

    • Die Werte dieser Auswahlliste stammen aus dem Systemparameter TaxRates.

  • Rabatt: Geben Sie den Rabatt für diesen Bestellposten ein. Wenn Sie nach der Eingabe die Tabulator-Taste betätigen, wird Koha die darunter liegenden Felder automatisch befüllen.

  • Verkaufspreis: Im Feld Verkaufspreis wird u. U. ein empfohlener Verkaufspreis aus den Daten eingetragen.

  • Ersatzkosten: die Ersatzkosten sind der Preis des Exemplars bei einer Neuanschaffung. Dieser Preis wird den BenutzerInnen berechnet, wenn das Exemplar als verloren gekennzeichnet wird (und wenn der Systemparameter WhenLostChargeReplacementFee auf „Berechne“ gesetzt ist).

  • Der Preis bei Bestellung ist die Summe, die als „gebunden“ von den verfügbaren Mitteln abgezogen wird. Ob dieser Preis inklusive oder exklusive Steuern gerechnet wird, hängt von der Einstellung für den Listenpreis im Lieferanten ab.

  • Bei ‚Gesamt‘ stehen die gesamten Kosten des Einzelexemplars multipliziert mit der Anzahl der bestellten Exemplare.

  • Istkosten: dieses Feld bleibt in der Regel solange leer, bis der Lieferant bei der Lieferung die tatsächlichen Kosten angibt.

  • Interne Notiz: diese wird nur im Erwerbungsmodul und in der Detailansicht der Dienstoberfläche im Reiter ‚Erwerbungsdetails‘ angezeigt.

  • Lieferantennotiz: diese wird im Erwerbungsmodul, aber auch im CSV-Export ausgegeben.

  • Estimated delivery date: you can specify an estimated delivery date for this specific order. If no date is entered here, the estimated delivery date will be calculated according to the ‚Delivery time‘ in the vendor information. This date is used when managing late orders

  • Wenn Sie beim Anlegen des Kontos diesem statistische Werte zugewiesen haben, tauchen diese ganz unten in den Feldern Statistik 1 und Statistik 2 auf.

  • If you have additional fields for order lines, they will appear here.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ um den Bestellposten zum Korb hinzuzufügen. Wenn der Gesamtpreis das verfügbare Budget des Kontos überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Warning message that says 'Warning! Order total amount exceeds allowed budget. Do you want to confirm this order'

Trotz der Warnung können Sie die Bestellung anlegen, wenn Sie die Meldung entsprechend bestätigen.

Wenn Sie Ihre Bestellung eingegeben haben, können Sie im Erwerbungsmodul danach suchen oder die Informationen über die Detailansicht der Titeltrefferliste in der Dienstoberfläche abrufen, wenn der Systemparameter AcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist. Im OPAC können Sie die Informationen in der Detailansicht des Titelsatzes ansehen, wenn der Systemparameter OPACAcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist.

Acquisition details tab in the detailed record

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: acquisitiondetails-table).

Bestellung bearbeiten

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Bestellungen zu bearbeiten.

Nachdem ein Medium dem Korb hinzugefügt worden ist, wird Ihnen eine Übersicht des Korbes gezeigt.

A basket with orders

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: orders).

Von der Bestellung aus können Sie die Bestellposten bearbeiten oder entfernen, die Sie hinzugefügt haben.

  • Klicken Sie auf „Ändern“, gelangen Sie zurück zum Bestellformular, falls Sie die Buchungsdetails oder die Exemplaranzahl ändern müssen.

  • Klicken Sie auf „Transfer“, können Sie die Bestellposten aus der Bestellung dieses Lieferanten zu einem anderen Lieferanten verschieben.

Bemerkung

Dafür muss der neue Lieferant mindestens eine offene Bestellung haben.

  • Choosing to ‚Place Hold‘ will allow you to place a hold for a patron on this order.

  • Wenn Sie die „Bestellung stornieren“ wird der Bestellposten gelöscht, aber der Titel verbleibt im Katalog.

  • Wenn Sie „Bestellung stornieren und Titel löschen“ wählen, werden sowohl der Bestellposten als auch der Titel im Katalog gelöscht.

    • Ein Titelsatz kann unter Umständen nicht gelöscht werden. Wenn dies der Fall ist, erscheint ein Hinweis mit dem Grund.

      Cancel order link followed by a message Can't cancel order and delete catalog record 1 item(s) left

Bemerkung

If the order was created from a suggestion, the status of the suggestion will be reset from ‚Ordered‘ back to ‚Accepted‘ if the order is cancelled.

Auf der Übersichtsseite haben Sie auch verschiedene Optionen über die Schaltflächen am Anfang der Seite.

Buttons at the top of the basket page: Add to basket, Edit basket, Delete basket, Export as CSV, E-mail order

  • Zur Bestellung hinzufügen: Bestellposten zur Bestellung hinzufügen

  • Bestellung bearbeiten: Ändern Sie die Informationen zur Bestellung, wie deren Namen und Rechnungsadresse

  • Bestellung löschen: wenn die Bestellung leer ist, erhalten Sie eine Bestätigung, bevor die Bestellung gelöscht wird. Wenn Bestellposten enthalten sind, werden Ihnen mehrere Optionen angeboten.

    Delete basket confirmation message with options to delete basket and orders or delete basket, orders and records

    • Bestellung und Bestellposten löschen: dies löscht die Bestellung, storniert die Bestellposten, gibt die Haushaltsmittel frei und löscht die Exemplare (bestellt oder zugegangen).

    • Bestellung, Bestellposten und titel löschen: dies löscht alle oben angegebenen Daten und zusätzlich die Titeldatensätze für die Bestellungen (außer denen, die nicht gelöscht werden können, da weitere Exemplare, Bestellposten oder Abonnements mit ihnen verknüpft sind).

  • Bestellung schließen: durch das Schließen einer Bestellung können Sie diese einer Bestellgruppe hinzufügen (optional) und Bestellposten zugehen lassen.

  • CSV-Export: dies erzeugt eine CSV-Datei mit allen Bestellposten aus dieser Bestellung. Sie können mehrere CSV-Exportformate über das Werkzeug CSV-Profile hinterlegen.

  • Neue EDIFACT-Bestellung: Wenn Sie Ihre Bestellungen mit EDI bearbeiten, können Sie auf die Schaltfläche „Neue EDIFACT-Bestellung“ klicken, sobald Sie fertig sind und damit die Datei an den Lieferanten übertragen und die Bestellung schließen.

  • E-Mail-Bestellung senden: dies sendet die Bestellinformationen an den hinterlegten Kontakt für diesen Lieferanten. Stellen Sie sicher, dass für den Lieferanten eine E-Mail-Adresse im Lieferantendatensatz erfasst wurde.

    Bemerkung

    The email sent is based on the ACQORDER notice template. It can be customized in the Notices and slips tool.

Bestellen (Schließen der Bestellung)

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder the Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Bestellungen zu schließen.

Wenn Sie alle Bestellposten angelegt haben und die Bestellung vollständig ist, können Sie die ‚Bestellung schließen‘. Dies bedeutet, dass die Bestellung abgeschlossen ist und an den Lieferanten versandt wurde.

Buttons at the top of the basket page: Add to basket, Edit basket, Delete basket, Export as CSV, E-mail order

Warnung

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Wenn Sie den Systemparameter BasketConfirmations so gesetzt haben, dass immer eine Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie immer zuerst eine Nachfrage beim Schließen der Bestellung.

Close basket confirmation message

Haben Sie die Bestellung geschlossen, können Sie diese einer Gruppe zuordnen, um die Bestellungen leichter ausdrucken und wiederfinden zu können. Wenn Sie „Bestellung einer Bestellgruppe mit demselben Namen hinzufügen“ anhaken, gelangen Sie zur Gruppenliste. Von dort können Sie eine PDF-Datei mit der Bestellung exportieren.

List of closed basket groups

Warnung

Eine Bestellung, die einen oder mehrere Bestellposten mit „ungewissem Preis“ enthält, kann nicht geschlossen werden.

Im Bereich Umgang mit ungewissen Preisen erfahren Sie mehr darüber.

Bestellungen mit ungewissem Preis

Warnung

Eine Bestellung, die einen oder mehrere Bestellposten mit „ungewissem Preis“ enthält, kann nicht geschlossen werden.

Basket with an order with an uncertain price

Wenn Sie auf ‚Unsichere Preise‘ klicken, erscheint eine Liste mit Exemplaren, deren Preise unsicher sind, um sie rasch bearbeiten zu können. Ausgehend von dieser Liste können Sie die Exemplare schnell bearbeiten, indem Sie den neuen Preis und die Menge angeben.

Uncertain prices page

Bemerkung

Die Seite Unsichere Preise ist unabhängig von von den Bestellkörben. Sie zeigt alle unsicheren Preise für einen einzelnen Lieferanten.

Eine Bestellgruppe anlegen

Eine Bestellgruppe ist eine Gruppe von Bestellkörben. In einigen Bibliotheken erstellen verschiedene MitarbeiterInnen Bestellungen, und am Ende eines Zeitraums werden die Bestellungen in einer Bestellgruppe zusammengefasst und gesammelt an den Lieferanten geschickt. Es ist auch möglich nur einen Korb pro Bestellgruppe zu haben und diese an den Lieferanten zu schicken, oder auch Bestellgruppen gar nicht zu verwenden.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung group_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellgruppen erstellen, bearbeiten, schließen oder löschen zu können.

Bemerkung

Sie können einen Bestellkorb nicht wieder öffnen, der mit einer Bestellgruppe verknüpft ist. In diesem Fall ist die Schaltfläche zum Öffnen des Korbes ausgegraut.

Um eine Bestellgruppe anzulegen, rufen Sie den Lieferanten auf und klicken Sie auf den Reiter „Bestellgruppen“ auf der linken Seite.

Vendor information page

List of open basket groups

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellgruppe“.

New basket group form

  • Bestellgruppenname: dies ist der Name der Bestellgruppe, der in Koha verwendet wird

  • Rechnungsadresse: dies ist die Rechnungsadresse, die in einer über die Bestellgruppe generierten Bestellung angezeigt wird

  • Lieferadresse: wählen Sie eine Bibliothek, an welche diese Bestellungen verschickt werden sollen. Dies wird in der Bestellgruppe unter Lieferadresse angezeigt. Sie können auch eine abweichende Adresse angeben

  • Lieferkommentar: dieser Kommentar wird in einer aus der Bestellgruppe erzeugten Bestellung angezeigt

  • Bestellgruppe schließen: wenn Sie bereits wissen, dass Sie keine weiteren Änderungen mehr vornehmen werden, können Sie die Gruppe direkt schließen

Fügen Sie Bestellkörbe einer Gruppe hinzu, indem Sie auf den Button ‚Zur Gruppe hinzufügen‘ auf der rechten Seite klicken.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Bestellung abzuschließen.

Von hier aus können Sie Ihre Bestellung als PDF-Datei exportieren, um diese an den Lieferanten zu schicken.

Bemerkung

Es ist nicht möglich, die generierte PDF-Datei zu bearbeiten, aber Sie können die Sprache und das Format über den Systemparameter OrderPdfFormat ändern.

If using the ‚English 1-Page‘ option, it is possible to customize the text written above the order table with the 1PageOrderPDFText system preference.

Bestellungen suchen

Im oberen Bereich der verschiedenen Erwerbungsseiten befindet sich ein kurzes Suchfeld, in dem Sie entweder eine Liefernatensuche oder eine Suche in den Bestellposten durchführen können.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the vendor search option

Mit ‚Bestellung suchen‘ können Sie nach bestellten Exemplaren mit oder ohne Angabe des Lieferanten suchen.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the order search option

Sie können Angaben in einem oder beiden Feldern machen und einen beliebigen Teil des Titels oder Lieferantennamens eingeben.

Search results for orders

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: histsearcht).

Wenn Sie auf das Pluszeichen neben dem Lieferantensuchfeld klicken, werden weitere Suchoptionen verfügbar. Im Suchfeld ‚Bestellung‘ können Sie nach einem Teil des Bestellnamens oder der Bestellnummer suchen. Im Feld ‚Rechnungsnummer‘ können Sie einen Teil der Rechnungsnummer eingeben.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the order search option, expanded

Wenn Sie in ‚Bestellungen durchsuchen‘ auf ‚Erweiterte Suche‘ auf der rechten Seite neben der Schaltfläche ‚Bestätigen‘ klicken, bekommen Sie alle verfügbaren Suchoptionen angezeigt.

The advanced order search form

Bestellzugang

Warnung

Sie müssen die Bestellung schließen, um Exemplare zugehen lassen zu können. Nur Bestellposten von geschlossenen Bestellungen werden bei der Bearbeitung von Lieferungen angezeigt.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_receive (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellungen eingehen zu lassen.

Lieferungen können Sie ausgehend von der Übersichtsseite des Lieferanten zugehen lassen.

Vendor information page

oder von der Trefferliste der Lieferantensuche

Die Trefferliste einer Lieferantensuche nach book mit den drei Lieferanten ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore und XYZ Bookstore

Nachdem Sie auf „Lieferung erhalten“ geklickt haben, können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten, das Lieferdatum, Versandgebühren und Konto für diese angeben.

Receive a new shipment form

Beim Zugang werden alle Exemplare angezeigt, die noch beim Lieferanten bestellt sind, unabhängig von der Zuordnung zu einer einzelnen Bestellung.

List of all pending orders (not yet received)

Warnung

Nur Exemplare von geschlossenen Bestellungen erscheinen in der Liste der offenen Bestellungen.

Bemerkung

Wenn Sie sehr viele Bestellposten haben, können Sie diese über das Suchfeld über der Tabelle oder die Filter am Anfang jeder Tabellenspalte eingrenzen.

At the top of the pending orders table, there are search fields

Sie können zum Beispiel die ISBN des Buches im Suchfilter einlesen und die Tabelle wird dann nur die entsprechenden Bestellposten anzeigen.

Stellen Sie sicher, dass die Filter alle geleert sind, wenn Sie fertig sind, da sonst die anderen Bestellposten nicht angezeigt werden.

Um ein bestimmtes Exemplar in Empfang zu nehmen klicken Sie auf ‚Zugang‘ rechts neben dem Exemplar.

Item receive page (the item is created at cataloging)

Abhängig davon, wann Sie Exemplare anlegen (entweder definiert über den Systemparameter AcqCreateItem oder bei Anlegen der Bestellung), wird das Formular leicht unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie Exemplare bei Bestellung angelegt haben, werden die Exemplare auf der linken Seite und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite angezeigt.

Item receive page (the item is created when placing the order)

Sie können entweder die Checkbox neben dem Exemplareintrag anhaken oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ auf der linken Seite ausfüllen.

Bemerkung

Sie können auch nur einen Teil der Bestellung zugehen lassen, wenn der Lieferant nicht vollständig geliefert hat, indem Sie die Checkboxen neben den Exemplareinträgen links oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ entsprechend ausfüllen.

Sie können das Exemplar bearbeiten, indem Sie den Link „Bearbeiten“ anklicken. Dies erlaubt es die Signaturen und Barcodes zu ergänzen, wenn Sie dies an dieser Stelle im Workflow tun möchten.

You can also alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the ‚Cost, replacement price‘ subfield and the ‚Cost, normal purchase price‘ subfield in the item record after saving.

Wenn Sie die Exemplare bei Zugang anlegen, werden Sie auf der linken Seite das Exemplarformular sehen und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite.

Item receive page (the item is created when receiving the order)

Warnung

Sie müssen das Exemplarformular ausfüllen und auf „Exemplar hinzufügen“ oder „Mehrere Exemplare hinzufügen“ klicken um die Bestellung zugehen zu lassen. Sie können an dieser Stelle nicht die „Gelieferte Anzahl“ bearbeiten.

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the ‚Cost, replacement price‘ subfield and the ‚Cost, normal purchase price‘ subfield in the item record after saving.

Zuletzt: Wenn Sie Ihre Exemplare in der Katalogisierung anlegen, sehen Sie nur die finanziellen Informationen auf der linken Seite.

Item receive page (the item is created at cataloging)

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost).

Bemerkung

Die Preisinformationen können nicht automatisch in das Exemplar übertragen werden, wen dieses in der Katalogisierung angelegt wird.

Sobald Sie alle erforderlichen Änderungen durchgeführt haben (in der Bestellung/bei den Exemplaren), klicken Sie „Speichern“ um die Exemplare als zugegangen zu kennzeichnen.

Already received table in the receiving page

Bemerkung

Wenn Sie den Systemparameter AcqItemSetSubfieldsWhenReceived konfiguriert haben, um Exemplardaten bei Zugang zu ändern oder zu ergänzen, werden diese Änderungen durchgeführt, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben.

Wenn Sie den Empfang der Bestellungen abgeschlossen haben, können sie auf eine andere Seite navigieren oder im unteren Seitenbereich auf die Schaltfläche ‚Lieferung abschließen‘ klicken.

Bei zugegangenen Bestellposten steht „(received)“ vor dem Titel in der Bestellübersicht.

A received order in a basket

Bemerkung

Wenn alle Bestellposten einer Bestellung zugegangen sind, wird die Bestellung nicht länger beim Lieferanten in der Suche angezeigt. Sie können auf „Zeige alle Bestellungen“ klicken um auch die abgeschlossenen Bestellungen zu sehen.

Active baskets from a vendor

All baskets from a vendor, including inactive baskets

Bemerkung

Wenn Benutzende über Benachrichtigen, wenn Bestellung eingegangen ist verknüpft wurden, erhalten sie die ACQ_NOTIF_ON_RECEIV-Benachrichtigung.

Wenn Benutzende einen Anschaffungsvorschlag gemacht haben, erhalten sie die AVAILABLE Benachrichtigung.

Both of these notices can be customized in the Notices and slips tool.

Bestellungen verschieben

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die order_manage Berechtigung (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Bestellposten zu transferieren.

Wenn das Exemplar bei einem Lieferanten nicht länger verfügbar ist, können Sie den Bestellposten zu einer anderen Bestellung hinzufügen, indem Sie den Link „Transfer“ rechts vom Titel in der Liste der Bestellposten auf der Bestellseite oder ref:Zugangseite <receiving-orders-label>. verwenden. Es öffnet sich neues Fenster mit einer Lieferantensuche.

Vendor search box for transferring orders

Ausgehend von der Trefferliste können auf die Schaltfläche ‚Auswählen‘ klicken rechts vom Lieferant, bei dem Sie das Exemplar bestellen möchten.

List of vendors to transfer an order to

Es werden Ihnen dann die offenen Bestellkörbe des Lieferanten, den Sie ausgewählt haben angezeigt. Um das Exemplare umzuhängen klicken Sie einfach auf ‚Auswählen‘ rechts von dem Korb, wo das Exemplar bestellt werden soll.

List of baskets to transfer an order to

Nachdem Sie den Lieferanten ausgewählt haben, bekommen Sie eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Wenn Sie eine Bestellung ansehen, werden Sie auch die verschobenen Bestellposten sehen.

A list of canceled or transferred orders in a basket

Bemerkung

Während es möglich ist, eine Bestellung wieder zu öffnen (solange diese nicht Teil einer Bestellgruppe ist), Bestellposten zu stornieren und die Bestellung wieder zu schließen, wird dies nicht empfohlen. Durch diese Vorgehensweise wird das „Bestelldatum“ der Bestellung aktualisiert, was die Berechnung :ref:`‘Verspäterer Bestellungen‘ <claims-and-late-orders-label> negativ beeinflusst.

Am besten kann eine Bestellung über die Liste der offenen Bestellungen transferiert werden.

Bestellposten stornieren

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Bestellposten stornieren zu können.

Wenn das Exemplar nirgendwo gefunden werden kann, können Sie die Bestellung löschen, in dem Sie rechts auf „Bestellung stornieren“ rechts auf der Bestellübersicht oder der Zugangsseite klicken.

A basket with orders

Hier werden Sie aufgefordert, einen Grund für die Stornierung anzugeben und zu bestätigen.

Warning message that says 'Are you sure you want to cancel this order, Bibliographic record will not be deleted' followed by a drop down menu for cancelation reasons and the options are 'Yes, cancel (Y)' or 'No, don't cancel (N)'

Bemerkung

The cancellation reasons drop-down menu are populated by the ORDER_CANCELLATION_REASON authorized values category. If there aren’t any authorized values in that category, it will be a free text field instead of a drop-down menu.

Sie sehen in der Bestellübersicht auch, dass ein Bestellposten storniert wurde.

A list of canceled or transferred orders in a basket

Version

Ab Koha Version 23.11 können Sie Bestellposten in geschlossenen Bestellungen stornieren, indem Sie den Systemparameter :ref:`CancelOrdersInClosedBaskets <cancelordersinclosedbaskets-label>`aktivieren.

In prior versions, it is not possible to cancel orders when the basket is closed. Whilst it is possible to re-open your basket (unless it is part of a basket group, in which case the basket cannot be reopened), cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the ‚basket closed‘ date, which in turn will cause your ‚late order‘ calculations to be incorrect. In those cases, it is preferable to cancel an order from the receiving page.

Rechnungen

Bemerkung

Jeder mit einer acquisition-Berechtigung (oder Superlibrarian-Berechtigung) hat Zugriff auf Rechnungen. Zur Ausführung von Aktionen mit Rechnungen sind jedoch spezielle Rechnungsberechtigungen erforderlich:

Beim Zugang von Bestellungen werden Rechnungen angelegt. Rechnungen können über den entsprechenden Reiter im linken Bereich der Seite ‚Erwerbung‘ gesucht werden.

Invoice search form, additional fields that are searchable are available in this search

Die Suchresultate werden im Bereich rechts neben den Suchoptionen angezeigt.

List of invoices, separated in tabs for open and closed invoices

Am Ende der Tabelle gibt es einen Button um Ausgewählte Rechnungen verschmelzen zu können, und einen Button um ausgewählte Rechnungen zu schließen.

Über den Button ‚Aktionen‘ auf der rechten Seite können Sie für eine einzelne Rechnung verschiedene Aktionen durchführen:

  • Details: zeigt die Detailansicht der Rechnung

  • Schließen: mit dem Schließen der Rechnung wird angezeigt, das diese bezahlt wurde

  • Löschen: die Rechnung wird gelöscht; diese Option ist nur verfügbar wenn für diese Rechnung keine weiteren Exemplare mehr zugegangen lassen werden können

Auf der Detailansicht der Rechnung sind alle Informationen über die Rechnung zu sehen.

Detailed invoice page, with additional fields and AcqEnableFiles enabled

  • Rechnungsnummer. die Rechnungsnummer die beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden.

  • Lieferdatum: das Datum das beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden.

  • Rechnungsdatum: geben Sie das Rechnungsdatum an

  • Versandkosten: die Versandkosten die beim Zugang eingegeben wurden, können hier bearbeitet werden.

  • Konto für Versandkosten: das Konto für die Versandkosten, das beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden.

  • Status: der Status der Rechnung, dieser ist entweder offen oder geschlossen; wenn er geschlossen ist, wird das Schließdatum angezeigt

  • Schließen: wenn die Rechnung noch offen ist, kann diese über das Setzen des Häkchens in der Checkbox geschlossen werden

  • Wieder öffnen: wenn die Rechnung geschlossen ist, kann diese über das Setzen des Häkchens in der Checkbox wieder geöffnet werden

  • Zusätzliche Felder: wenn es Zusatzfelder für Rechnungen gibt, werden sie hier angezeigt.

Im Bereich Anpassungen können Sie Anpassungen für Ihre Rechnungen hinzufügen indem Sie auf ‚Neue Anpassung‘ klicken.

Anpassungen können Sie zum Beispiel vornehmen um Ungenauigkeiten im Rundungsbereich vorzunehmen, oder um eine Gutschrift zur Rechnung zu erfassen.

Add adjustment form

  • Betrag: Geben Sie einen Betrag für die Anpassung ein (im positiven oder negativen Bereich)

  • Grund: geben Sie einen Grund an wenn dieser benötigt wird

    Bemerkung

    Die auszuwählenden Gründe stammen aus dem Normierten Wert ADJ_REASON.

  • Hinweis: geben Sie wenn nötig einen Hinweis ein

  • Konto: wählen Sie das Konto, von dem der Betrag für die Anpassung abgezogen werden soll

  • Konto bei offener Rechnung belasten: Wenn diese Checkbox angehakt ist, wird die Summe für die Anpassung sofort vom Konto abgebucht. Wenn sie nicht angehakt ist, wird die Summe erst abgezogen, wenn die Rechnung geschlossen wird.

Klicken Sie auf ‚Anpassungen aktualisieren‘ um Ihre Anpassungen zu speichern.

Wenn Sie die Anpassung nach dem Speichern ändern müssen, können Sie dies in der Tabelle machen. Klicken Sie danach auf ‚Anpassung aktualisieren‘.

List of adjustments on an invoice

Im Bereich „Rechnungsdeatails“ finden Sie Details zu jedem erhaltenen Titel dieser Rechnung.

  • If needed, you can change the fund used for each title by clicking ‚Modify fund‘ in the ‚Fund‘ column.

Dateien an Rechnungen anhängen

Wenn Sie mit dem Setzen des Systemparameters AcqEnableFiles das Hochladen von Erwerbungsdateien erlaubt haben, wird Ihnen die Option, Rechnungsdateien zu verwalten, neben dem Link „Zur Inventarisierung“ angezeigt.

Detailed invoice page, with additional fields and AcqEnableFiles enabled

Um mehr neue Dateien anzuschauen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link ‚Rechnungsdateien verwalten‘.

A message says 'This invoice has no files attached.' above a form to upload files

Hier können Sie eine Datei hochladen und/oder die Dateien anschauen, die sie bereits hinzugefügt haben.

List of attached files to an invoice above the form to upload files

Rechnungen verschmelzen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung merge_invoices (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Rechnungen zusammenzuführen.

Ausgehend von der Trefferliste der Rechnungen können Sie zwei oder mehr Rechnungen miteinander verschmelzen.

List of invoices, separated in tabs for open and closed invoices

Wählen Sie über die Checkboxen links die Rechnungen aus, die Sie miteinander verschmelzen möchten und klicken Sie auf den Button ‚Ausgewählte Rechnungen verschmelzen‘ am Ende der Seite. Im nächsten Schritt können Sie das Verschmelzen bestätigen:

Merge invoices form

Klicken Sie auf die Zeile der Rechnungsnummer, die Sie behalten möchten und sie wird gelb hinterlegt. Geben Sie eine andere Rechnungsinformation in das vorgegebene Feld ein und klicken Sie auf ‚Verschmelzen‘. Die Rechnungen werden zusammengefügt.

Reklamationen und verspätete Bestellungen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_receive (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um verspätete Bestellungen verwalten und reklamieren zu können.

Der Link ‚Überfällige Bestellungen‘ auf der Startseite der Erwerbung führt zu einem Report, über diesen verspätete Bestellungen gefiltert werden können.

Wenn Sie auf den Link für ‚Verspätete Bestellungen‘ auf der Startseite der Erwerbung klicken, wird Ihnen auf der linken Seite eine Reihe von Filtern angeboten. Diese Filter können nur für geschlossene Bestellkörbe angewendet werden.

Late orders filters

  • Bestelldatum: hier kann nach Bestellungen gefiltert werden, die entsprechend vor mehr als X Tagen geschlossen wurden. Voreingestellt sind 0 Tage, damit werden alle geschlossenen Bestellungen aufgelistet.

    Bemerkung

    Das Bestelldatum ist das Datum, an dem die Bestellung geschlossen wurde.

  • Estimated delivery date from … to …: this filter limits the results to orders estimated to be delivered between two dates. The estimated delivery date is either the date entered in the ‚Estimated delivery date‘ field in the accounting details section of the order, or it is calculated as order date (date the basket was closed) + delivery time entered when creating the vendor.

    Bemerkung

    The estimated delivery date can be edited in the late orders table.

  • Lieferant: filtert die Bestellungen von einem spezifischen Lieferant.

    Bemerkung

    Die Auswahlliste der Lieferanten zeigt nur Lieferanten mit geschlossenen Bestellungen.

Nachdem über die Filter Ihre Bestellungen gesucht wurden, wird eine Liste dieser Exemplare angezeigt.

List of late orders

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: late_orders).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten verspätete Bestellungen zu reklamieren.

  • Haben Sie in Ihrem System eine E-Mail-Adresse bei den Kontakten im Lieferanten eingetragen, können Sie Reklamationen für verspätete Lieferungen verschicken.

  • Wenn für den Lieferanten kein Kontakt mit einer Mailadresse für verspätete Bestellungen existiert, kann auch eine Liste der zu reklamierenden Bestellungen als CSV-Datei heruntergeladen werden

    • Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox bei den Titeln, die Sie reklamieren möchten

    • Klicken Sie auf „Reklamation als CSV exportieren“ rechts unten in der Liste

      Bemerkung

      ‚Late orders‘ ist als CSV-Profil voreingestellt. Über das Werkzeug ref:CSV-Profile <csv-profiles-label> können Sie es bearbeiten, oder neue Profile hinzufügen.

      Wenn Sie ein Neues hinzufügen, wählen Sie als Profiltyp ‚SQL‘, und unter Verwendung ‚Verspätete Bestellungen exportieren‘ aus.

Etat/Konten Planung

On the Acquisitions homepage you will see a table of your active funds showing a breakdown of what has been ordered or spent against them.

Whether the amounts include tax or not is controlled by the CalculateFundValuesIncludingTax system preference.

Funds table on the acquisitions module's main page

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: accounts).

  • Use the ‚Expand all‘ link to see all your funds and sub-funds.

  • ‚Collapse all‘ will show only first level funds.

  • ‚Hide inactive budgets‘ will hide budgets that are not currently active (such as previous years‘ budgets).

  • ‚Show inactive budgets‘ will show budgets that are not currently active (such as previous years‘ budgets).

  • ‚Filter by library‘: if you have several libraries in your system and have funds assigned to different ones, use this dropdown menu to filter the table to show only the funds for the selected library.

Tipp

If the ‚Total‘ line at the bottom of the table is confusing for the funds you have set up, you can hide it by adding this code to the IntranetUserCSS preference.

#funds_total {display:none;}

To see a history of all orders in a fund, click on the corresponding hyperlinked amount.

A table with all the ordered items in a fund

EDI bearbeiten

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are using EDI for some or all of the ordering process.

EDI ermöglicht es Bestelldateien zwischen Lieferanten und Koha auszutauschen. Wenn die Dateien verarbeitet werden, werden die Bestellinformationen direkt nach Koha geladen.

Im Folgenden wird der vollständige Arbeitsablauf beschrieben.

flowchart of the EDI process

Bemerkung

Bibliotheken müssen nicht den gesamten Prozess automatisieren und nicht alle Lieferanten unterstützen alle Funktionen. Z. B. kann eine Bibliothek QUOTE- und ORDER-Dateien nutzen, aber Rechnungsbearbeitung/Zugang manuell durchführen. Oder eine Bibliothek erstellt in Koha eine Bestellung manuell oder aus einer Datei mit MARC-Datensätzen, sendet die Bestellung aber über eine ORDER-Datei an den Lieferanten zurück. Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten, um zu erfahren welche Funktionen sie unterstützen.

Warnung

Koha unterstützt den EDIFACT Standard (EDItEUR and BiC), nicht aber den X12 Standard für die elektronische Bestellung.

EDI einrichten

Um EDIFACT in Koha zu nutzen,

EDIFACT system preference must be enabled.

Befolgen Sie bitte folgende Schritte, bevor Sie über EDI bestellen:

EDI Fragen für Lieferanten

Sie müssen zuerst die folgenden Informationen von Ihren Lieferanten einholen, bevor Sie mit dem Einrchtigungsprozess beginnen können.

EDI-Konten

EDI-Konten: Dies enthält die wesentlichen Verbindungsinformation für Ihren Lieferanten. Diese werden verwendet, um den Abschnitt EDI-Konten auszufüllen.

  • Lieferant: Der Name des Lieferanten

  • Beschreibung: eine kurze Beschreibung wenn zusätzliche Erklärungen notwendig sind (speziell, wenn Sie mehrere Konten für einen Lieferanten haben).

  • Transport: Übermittelt der Lieferant EDI Dateien über FTP, SFTP oder etwas anderes, das eine spezielle Verarbeitung erfordert?

    • Optionen:

      • FTP

      • SFTP

      • DATEI

  • Remote host: Die URL oder IP-Adresse Ihres FTP/SFTP Servers

  • Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server

  • Passwort: Das Passwort für den oben genannten Server

  • Download-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, der Dateien zum Herunterladen und Verarbeiten in Koha bereitstellt

  • Upload-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, auf dem Koha Dateien zum Verarbeiten für den Lieferanten hochlädt

  • Abfragekriterium: Wer bekommt den SAN zugeteilt?

    • Optionen:

      • EAN internationaler Standard (14)

      • (31B) US SAN Agency

      • Durch Lieferant zugeordnet (91)

      • Zugeordnet durch Käufer (92)

  • SAN: Identifizierungsmerkmal für den Lieferant

  • Standard: welcher Standard wird vom Lieferanten verwendet; dies beeinflusst wie die EDI Benachrichtigungen interpretiert werden

    • Optionen:

      • BiC

      • EDItEUR

  • Angebote aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Angeboten über EDIFACT und möchten Sie über EDIFACT Angebote schicken und erhalten?

  • Bestellungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Bestellungen über EDIFACT und möchten Sie Bestellungen über EDIFACT senden und erhalten?

  • Rechnungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIFACT und möchten Sie Rechnungen über EDIFACT senden und erhalten?

  • Rechnungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIFACT und möchten Sie Rechnungen über EDIFACT senden und erhalten?

  • Automatisches Bestellen: (ja oder nein) Setzen Sie in dieser Checkbox ein Häkchen, wenn Sie möchten das aus Angeboten automatisch Bestellungen generiert werden.

EAN

Jede Bibliothek die EDIFACT nutzt muss eine Käuferkennung angeben, bekannt als SAN oder EAN. Diese wird für die Belegung der Bibliothek-EANs verwendet.

  • Bibliothek: wählen Sie die Bibliothek aus die dieser EAN entspricht

  • Beschreibung: fügen Sie eine optionale Beschreibung zu dieser EAN hinzu

  • EAN: geben Sie die EAN ein

  • Abfragekriterium: Wählen Sie aus, wer die EAN oben vergeben hat

    • Optionen:

      • EAN internationaler Standard (14)

      • (31B) US SAN Agency

      • Durch Lieferant zugeordnet (91)

      • Zugeordnet durch Käufer (92)

MARC-Bestellfelder oder Rasterbestellung

Bemerkung

This is only necessary if your vendor will be sending you files of MARC records for you to import via Stage MARC records for import in the Cataloging module. If your vendor will be sending automated EDI QUOTE files the MarcFieldsToOrder system preference does not need to be filled.

Diese Werte werden im Systemparameter MarcFieldsToOrder definiert.

  • Preis: MARC21 Feld, welches den Exemplarpreis enthält

  • Menge: MARC21 Feld das die Anzahl der Exemplare für einen bestimmten Datensatz enthält

  • budget_code: MARC21 Feld das den Code für den Etat enthält der belastet werden soll

  • Rabatt: MARC21 Feld das den Rabatt in Prozent enthält

  • sort1: MARC21-Feld, das in das sort1-Feld übernommen wird

  • sort2: MARC21 Feld das Feld sort2 bestückt

Bestellen über EDI

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site. Some language that you might see included „basket“, „order“, „cart“, and/or „MARC order“. The vendor will then either send you a file of MARC records to import into Koha OR the vendor will send a QUOTE file if you have this enabled in your EDI accounts settings.

Arbeiten mit einer MARC-Datei

Sobald Sie die MARC-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen haben müssen Sie sich bei Koha anmelden und den Vorgang dort fortsetzen.

Legen Sie in der Erwerbung eine Bestellung für den Lieferanten an, bei dem Sie bestellen möchten. Fügen Sie Ihre Datei der Bestellung hinzu, indem Sie Bestellung aus einer neuen Datei auswählen.

Ausgehend vom Bestätigungsbildschirm sehen Sie alle Daten aus der MARC Datei, die zu Ihrer Bestellung passen. Wenn Felder wie Konto oder Mengenangabe nicht ausgefüllt sind, überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Systemparameter MarcFieldsToOrder.

Wenn Sie alle Exemplare dem Bestellkorb zugeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚EDIFACT-Bestellung‘.

Bemerkung

The ‚Create EDIFACT order‘ button only displays is you have enabled the EDIFACT system preference.

You will be asked if you wish to create the EDI order and close the basket.

EDIFACT-Bestellung versenden

This will generate an ORDER file with the status ‚Pending‘ in the EDIFACT messages in Koha.

The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor and the status in EDIFACT messages will be updated to ‚Sent‘.

Arbeiten mit einer QUOTE-Datei

If you have QUOTE files enabled you can place the order on the bookseller’s website and a QUOTE file will be automatically generated and made available to be collected and loaded to Koha. You will see the file listed in the EDIFACT messages in Koha with a status of ‚Received‘. The basket will have been created and records and items added to the basket.

Once you have checked that the basket is correct you can click the ‚Create EDIFACT order‘ button. The process then completes as for Sending the EDIFACT order above.

EDI Rechnungen

When the book vendor is done processing your files they can send an INVOICE file via EDI as well. The EDI cron job will grab invoice file, create an invoice on Koha and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention. As a final check the invoice can be reviewed and closed if all items have been receipted correctly.

INVOICE files can be viewed in the EDIFACT messages. Processed files have the status ‚Received‘.

Wenn Sie für den Systemparameter EdifactInvoiceImport auf „Kein automatischer Import“ gewählt haben, können die Rechnungsdateien manuell geladen werden.

EDIFACT-Nachrichten

Ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Benachrichtigungen kann unter EDIFACT-Nachrichten eingesehen werden.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die edi_manage Berechtigung (oder die Superlibrarian Berechtigung) besitzen, um versendete EDIFACT-Nachrichten einsehen zu können.

List of EDIFACT messages sent and received

Bemerkung

Alte EDIFACT-Nachrichten können mit dem Datenbankbereinigungsskript mit der Option --edifact-messages gelöscht werden.