Fernleihbestellungen / Fernleihen

Das Fernleihmodul bietet die Möglichkeit, Ausleihen oder Fotokopien von Materialien bei externen Bibliotheken zu bestellen und diese Bestellungen zu verwalten. Dazu schickt der/die BibliotheksbenutzerIn über den Reiter Fernleihbestellungen im OPAC die Bestellung zur weiteren Bearbeitung an das Bibliothekspersonal. Alternativ können Bestellungen vom Bibliothekspersonal selbst über die Dienstoberfläche angelegt werden.

Bemerkung

Nur Mitarbeiter mit der Fernleih-Erlaubnis (oder der Superlibrarian-Berechtigung) sind in der Lage, Fernleihaufträge zu erstellen und zu verwalten.

Konfiguration

Vor der Nutzung des Fernleihmoduls muss die Grundkonfiguration abgeschlossen sein.

Das Fernleihmodul kann für verschiedene Arten von Fernleihbestellungen und Arbeitsabläufe eingerichtet werden, welche als Backends bezeichnet werden. Aktuell verfügbare Backends sind im Koha Community Wiki unter https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends dokumentiert. Sie müssen mindestens ein Backend konfigurieren.

Legen Sie als nächstes die Systemarameter für die Fernleihe fest.

Bibliotheksmitarbeitende, die Fernleihbestellungen bearbeiten, benötigen dazu die Fernleih-Erlaubnis (oder die Superlibrarian-Erlaubnis).

The ILL requests module uses system defined statuses. You can add custom statuses to match your ILL workflow as ILL_STATUS_ALIAS authorized values.

Wählen Sie bei den Benutzertypen jene aus, die Fernleihen aus dem OPAC heraus anstoßen dürfen.

Version

Vor Version 23.11 ist dies nicht erforderlich. Alle Benutzertypen können Fernleihbestellungen über den OPAC aufgeben.

Ab Version 23.11 müssen Sie die Option für jeden Benutzertyp definieren.

E-Mail-Benachrichtigungen für die Fernleihe

Wenn ein Benutzer eine Fernleihbestellung ändert oder storniert, kann eine E-Mail-Benachrichtigung an das Bibliothekspersonal geschickt werden. Die Templates für diese Benachrichtigungen sind „ILL_REQUEST_MODIFIED“ und „ILL_REQUEST_CANCEL“. Die E-Mail-Adresse für die zuständigen Kollegen kann je Bibliothek konfiguriert werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Adresse aus dem Systemparameter ILLDefaultStaffEmail verwendet.

Benachrichtigungen können auch an die Benutzer*innen geschickt werden, wenn die Fernleihbestellung eingetroffen ist oder storniert werden musste. Die Templates sind „ILL_PICKUP_READY“ und „ILL_REQUEST_UNAVAIL“. Die voreingestellten Benachrichtigungseinstellungen können unter Benutzertypen könfiguriert werden. Anpassungen an den Benachrichtigungen können Sie unter Benachrichtigungen und Quittungen im Modul Werkzeuge vornehmen.

Fernleihbestellungen anlegen

Pfad in Koha: Mehr > Fernleihbestellungen

• Wählen Sie ‚Neue Fernleihbestellung‘ und dann Freeform.

Bemerkung

Die hier gezeigten Bilder beziehen sich nur auf das FreeForm-Backend.

• Wählen Sie einen Medientyp: Buch, Kapitel, Zeitschrift, Zeitschriftenartikel, Dissertation, Konferenzbeitrag, sonstiges, allgemeine Ressource.

• Jeder Medientyp verfügt über einen spezifischen Satz an Beschreibungsfeldern.

• Geben Sie so viele Informationen ein, wie Sie möchten.

• Add custom fields, for example if you wished to add a note or if you are using the „Other“ type of request.

• Geben Sie im Bereich der Benutzeroptionen die Nummer des Bibliotheksausweises an und an welche Bibliothek die Bestellung geschickt werden soll.

Klicken Sie auf „Neu“ und Sie sehen eine Detailansicht für die Fernleihbestellung.

Bemerkung

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

Sie können nun die Fernleihbestellungen verwalten oder durch Klicken auf „List requests“ zur Liste der Fernleihanfragen zurückkehren.

Fernleihbestellungen anzeigen

Auf der Startseite der Fernleihbestellungen können diese angesehen, gefiltert und sortiert werden. Wenn Sie auf anderen Seiten des Fernleihmoduls auf die Schaltfläche „List requests“ klicken, kehren Sie zu dieser Startseite zurück.

Die Übersicht über die Fernleihbestellungen enthält viele Informationen. Durch Scrollen nach rechts können auch die aktuell nicht sichtbaren Spalten eingesehen werden. In der :ref:`Tabellenkonfiguration <column-settings-label>`im Modul Administration können die Spalten modifiziert werden.

Sie können über den Systemparameter ILLHiddenRequestStatuses festlegen, ob Fernleihbestellungen mit dem Status „abgeschlossen“ standardmäßig ausgeblendet werden. Verwenden Sie die Filter im linken Bereich dieser Seite, um sich entsprechend der Auswahl nur Teilmengen der Fernleihanfragen anzeigen zu lassen.

Fernleihbestellungen verwalten

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestellung verwalten“ in der letzten Spalte. Abhängig vom aktuellen Status der Bestellung sehen Sie einige oder alle der folgenden Optionen:

• Bestellung bearbeiten

  • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

• Bestellung bestätigen

  • die Bestellung bei einem Dokumentenlieferdienst aufgeben, z.B. über das BLDSS-Backend.

• Bestellung bei Fernleihpartnern

  • die Bestellung über E-Mail bei einer Partner-Bibliothek aufgeben

• Fernleihanbieter wechseln

  • Dies erlaubt es die Bestellung zu einem anderen Fernleihanbieter (Backend) zu verschieben.

• Löschen

  • vollständige Löschung der Bestellung. Die Details gelöschter Bestellungen sind dann nicht mehr in Koha abrufbar.

• Bestellung rückgängig machen

  • nach den Status ‚Bestellt‘ oder ‚Bei Partnern bestellt‘ kann Bibliothekspersonal eine Bestellung stornieren. Der Status ändert sich dann zu ‚Neu‘

• Als erledigt markieren

  • wird verwendet, wenn die Bestellung erfüllt wurde.

• Metadaten bearbeiten

  • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metadata has originated from a requester using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognized source such as BLDSS should not.

• Vollständige Metadaten des Anbieters anzeigen

  • Zeigt alle zusätzlichen Metadaten die durch den Provider bereit gestellt wurden und nicht in die Standardbestellfelder übertragen wurden.

• Protokoll der Fernleihbestellung

  • Zeigt eine Historie der Änderungen an einer Bestellung.

• Kommentare

  • Es ist möglich Kommentare zu Fernleihbestellungen zu erfassen und so den Überblick über einzelne Arbeitsschritte zu behalten. Kommentare können nicht nachträglich bearbeitet werden und werden in chronologischer Reihenfolge gespeichert. Sie enthalten Informationen zum Benutzer und das Datum des Kommentars. Wenn es Kommentare gibt, wird deren Anzahl in der Liste der Fernleihbestellungen angezeigt.

• Ausleihe

  • This option is only available if you have the CirculateILL preference enabled. See the Circulating ILL materials section.

Bestellstatus

The full list of installed ILL statuses are (with status codes):

• Neue Bestellung (NEW)

• Angefragt (REQ)

• Von Partnern angefordert (GENREQ)

• Bestellung zurückgesetzt (REQREV)

• Stornierung gewünscht - ein Benutzer hat vom OPAC ausgehend die Stornierung der Fernleihbestellung beantragt. (CANCREQ)

• Abgeschlossen (COMP)

• Ausgeliehen (CHK)

• Zurückgegeben (RET)

Bestellung bei Fernleihpartnern

If you have a network of partner libraries which permit ILL requests you can manage this through Koha. First, you need to create your partner library accounts:

• Create a patron category to be assigned to partner libraries. You may want to give it the description ‚Interlibrary loan‘ or ‚Library‘ and a category type of ‚Organization‘. Then, enter this category in the ILLPartnerCode system preference.

  Version

  Der Systemparameter ILLPartnerCode wurde in Version 23.11 hinzugefügt. In früheren Versionen wurde der Partnercode in der Datei koha-conf.xml definiert.Der Standardcode war ‚IL‘.

• Für jede Partnerbibliothek müssen Sie nun ein Benutzerkonto mit diesem Benutzertyp anlegen.

• Für jede Bibliothek muss eine E-Mail-Adresse erfasst werden, damit die Fernleihbestellung verschickt werden kann.

Bemerkung

Das Template für die Benachrichtigung ist „ILL_PARTNER_REQ“ und der Text kann über Benachrichtigungen und Quittungen im Modul „Werkzeug“ angepasst werden.

Sie können dann die „Bestellung bei Fernleihpartnern“-Option verwenden, wenn Sie Bestellungen bearbeiten.

Bemerkung

Wenn Sie den Systemparameter :ref:`ILLCheckAvailability <ILLCheckAvailability-label>`aktiviert haben, können Sie Plugins verwenden, um vor der Bestätigung der Bestellung mit Z9.50 in den Katalogen Ihrer Fernleihpartner zu suchen.

Ausleihe von Fernleihen

Wenn Sie den Systemparameter :ref:`CirculateILL <CirculateILL-label>`aktiviert haben, können Sie Fernleihexemplare direkt aus der Fernleihbestellung heraus ausleihen.

Wenn Sie eine Fernleihbestellung für ein Buch anlegen, wird automatisch eine Schnellaufnahme basierend auf dem MARC-Framework für Schnellaufnahmen (FA) angelegt. Sobald die Bestellung den passenden Status erreicht, wird eine Schaltfläche „Ausleihe“ in der Menüleiste für die Fernleihbestellung angezeigt. Über diese ist es möglich das Medium an den Besteller oder an einen statistischen Benutzer auszuleihen.

Um ein Exemplare auszuleihen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausleihe“.

• Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

• Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

• Sobald das Exemplare ausgeliehen wurde, ändert sich der Status der Bestellung auf „Ausgeliehen“, nach der Rückgabe dann automatisch auf „Zurückgegeben“.

• Titeldatensätze die als Teil einer Fernleihbestellung angelegt wurden, haben einen zusätzlichen Reiter in der Exemplartabelle über den zurück auf die Fernleihbestellung im Fernleihmodul verlinkt wird.