Ausleihe

Ausleihe und Rückgabe können auf unterschiedlichen Wegen aufgerufen werden. Auf der Hauptseite der Dienstoberfläche gibt es direkte Links zu Ausleihe, Rückgabe und für das Setzen das Transportstatus. Über die Reiter Ausleihe und Rückgabe in der Suchleiste vieler Seiten können Sie die Funktion direkt ausführen und werden auf die entsprechende Seite weitergeleitet. Alle ausleihrelevanten Funktionen finden Sie auf der Startseite des Ausleihmoduls.

Bevor der Bestand entliehen werden kann, sollten die globalen Systemparameter, die Basisparameter und Ausleihkonditionen konfiguriert werden.

In der Ausleihe können Sie mit den folgenden Tastenkombinationen zwischen den Reitern am oberen Bildschirmrand springen:

  • Alt + Q: Katalog durchsuchen

  • Alt + U: Ausleihe

  • Alt + R: Rückgabe

  • Alt + W: Verlängern

Bemerkung

Bibliothekspersonal muss die Berechtigung circulate (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um auf die Ausleihfunktionen zugreifen zu können.

Ausleihe (Verbuchung)

Zu Beginn des Ausleihvorganges muss zuerst der Barcode des Benutzerausweises, oder ein Teil des Namens des Benutzers eingegeben werden. Die Option Ausleihe taucht hauptsächlich an drei verschiedenen Stellen auf:

  • Ausleihoption in der Kopfzeile auf der Startseite der Dienstoberfläche

    Menu and search bar at the top of the page in the staff interface

  • Ausleihoption in der Kopfzeile auf der Startseite des Ausleihmoduls

    The search bar at the top of the circulation module main page; the selected tab is Check out

Diese beiden Optionen sind im Wesentlichen eine Benutzersuche. Wenn die Suche nur einen Treffer erzielt, springt Koha direkt zum Reiter Ausleihen im Konto.

Check out tab of a patron file, current checkouts are hidden

Wenn die Suche mehr als einen Treffer ergibt, werden Sie gefragt, an welchen Benutzer/welche Benutzerin ausgeliehen werden soll.

Patron search results table

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über den Reiter Ausleihe in der ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: memberresultst).

Wenn Sie auf einen Treffer in der Benutzersuche klicken, gelangen Sie auf den Reiter „Details“ im zugehörigen Konto. Klicken Sie auf „Ausleihen“, um auf den Reiter „Ausleihen“ zu kommen.

Wenn Sie die Stapelverbuchung aktiviert haben, können Sie diesen Reiter auch im Konto auswählen

Batch checkout page in a patron file, there is an option to import a file, manually enter barcodes, and add a hard due date

Ausleihen von Exemplaren

Um ein Exemplar an einen Benutzer auszuleihen, suchen Sie zunächst nach diesem Benutzer mit Hilfe der vielen oben angegebenen Optionen.

Check out tab of a patron file, current checkouts are hidden

If ‚Always show checkouts automatically‘ is checked, you will see the list of current checkouts below the check out box.

Check out tab of a patron file, current checkouts are displayed

Bemerkung

The previousIssuesDefaultSortOrder system preference controls in which order these previous checkouts appear (earliest to latest, or latest to earliest).

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über den Reiter Ausleihe unter ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: issues-table).

Bemerkung

Um zu viele Serviceabfragen zu verhindern, wenn mehrere Exemplare nacheinander ausgeliehen werden, können Sie den Systemparameter LoadCheckoutsTableDelay nutzen und so den Aufbau der Tabelle verzögern und die Last zu verringern.

Am Anfang der Ausleihseite finden Sie ein Eingabefeld für die Eingabe oder das Einscannen des Exemplarbarcodes.

Bemerkung

Viele moderne Barcodescanner senden im Anschluss an den eingelesenen Barcode eine „Eingabetaste“ an den Browser, so dass die Schaltfläche „Ausleihe“ nicht extra angeklickt werden muss.

  • Wenn der Barcode nicht gefunden wird, werden Sie aufgefordert eine Schnellaufnahme zu erstellen. Mehr über Schnellaufnahmen erfahren Sie im entsprechenden Kapitel in diesem Handbuch.

  • If the itemBarcodeFallbackSearch system preference is set to ‚Enable‘, you can enter a keyword search in this box instead of just a barcode (this will make it possible to check out using title and/or call number).

  • If the AutoSwitchPatron system preference is set to ‚Enable‘, scanning a patron barcode here will take you to that patron’s file.

Für mehr Ausleihoptionen klicken Sie auf den Link ‚Ausleih-Parameter‘. Dieser Bereich wird dann erweitert.

Checkout box with checkout settings section opened

  • Fälligkeitsdatum festlegen: mit dieser Option kann das Standard-Fälligkeitsdatum des Exemplars überschrieben werden, das in den :ref:`Ausleihkonditionen <circulation-and-fines-rules-label>`definiert wurde.

    Bemerkung

    Diese Option wird nur angezeigt, wenn der Systemparamter SpecifyDueDate so eingerichtet ist, dass Bibliotheksmitarbeitende das Fälligkeitsdatum überschreiben können.

    • Mit dem roten „X“ wird das Datum gelöscht. Wenn das Feld „Fälligkeitsdatum festlegen“ leer ist, wird das Standard-Fälligkeitsdatum verwendet, welches in den Ausleihkonditionen definiert ist.

    • Für Sitzung speichern: haken Sie diese Checkbox an, um das angegebene Fälligkeitsdatum nicht nur für diese, sondern für alle Ausleihen beizubehalten, bis Sie sich von der Dienstoberfläche abmelden.

  • Automatische Verlängerung: diese Option ermöglicht die automatische Verlängerung des Exemplars

    • Um die automatische Verlängerung nutzen zu können,

    • Genau wie bei gewöhnlichen Verlängerungen werden Ausleihen nicht automatisch verlängert, wenn das Medium vorgemerkt ist.

  • Verkürzung der Ausleihfrist aufgrund von Vormerkungen aussetzen: diese Option überschreibt den Systemparameter descreaseLoanHighHolds.

    Bemerkung

    Diese Möglichkeit erscheint nur, wenn der Systemparameter decreaseLoanHighHolds aktiviert ist.

  • Vor-Ort-Ausleihe: zeigt an, dass es sich bei dieser Ausleihe um eine Vor-Ort-Ausleihe handelt.

    Bemerkung

    Diese Möglichkeit wird nur angezeigt, wenn Benutzenden die Ausleihe vor Ort ermöglicht wird. In der Regel handelt es sich um nicht ausleihbare Medien, die für die Nutzung in der Bibliothek ausgeliehen werden.

Im unteren Bereich der Seite finden Sie eine Übersicht über die aktuell ausgeliehenen Medien des Benutzenden sowie das Fälligkeitsdatum (und die Uhrzeit, wenn es sich um eine stundenweise Ausleihe handelt). Die tagesaktuell ausgeliehenen Medien werden oben angezeigt, die früher ausgeliehenen Medien darunter.

Bemerkung

The todaysIssuesDefaultSortOrder system preference controls in which order these new checkouts appear (earliest to latest, or latest to earliest).

Bemerkung

Bei Exemplaren die nur für ein paar Stunden ausgeliehen werden können, wird neben dem Fälligkeitsdatum auch die Uhrzeit angezeigt.

Wenn ein Exemplar als „Vor-Ort-Ausleihe“ entliehen wurde, wird diese Information in der Liste der Ausleihen in rot hervorgehoben.

Section of the patron's current checkouts table showing only onsite checkouts

Wenn eine Notiz im Benutzerkonto eingetragen wurde, wird diese rechts neben dem Feld für die Ausleihe angezeigt.

Checkout box with notes and messages next to it

Wenn für den Benutzer eine Vormerkung zur Abholung bereit steht, wird dies ebenfalls rechts neben dem Feld für die Ausleihe angezeigt, so dass das Personal an der Ausleihtheke leicht sehen kann, dass noch ein weiteres Exemplar an den Benutzer ausgegeben werden muss.

Wenn Sie einen deutlicheren Hinweis wünschen, können Sie den Systemparameter :ref:`WaitingNotifyAtCheckout <waitingnotifyatcheckout-label>`aktivieren, so dass nach jeder Ausleihe eines Benutzenden mit abholbaren Vormerkungen ein Pop-Up-Fenster erscheint.

The details of the checkouts will appear on the record detail page in the staff interface as well.

Item table in a record detail page showing which items are checked out and to whom

Quittungen drucken

Wenn Sie alle Titel für den Benutzer verbucht haben, haben Sie zwei Möglichkeiten eine Ausleihquittung zu drucken.

If you have the CircAutoPrintQuickSlip preference set to ‚open a print quick slip window‘ you can simply hit enter on your keyboard or scan a blank piece of paper with your barcode scanner. The idea being that you’re „checking out“ a blank barcode which triggers Koha to print the ‚Quick slip.‘

Wenn der Systemparameter DisplayClearScreenButton auf „Zeige Schaltflächen für Quittungsdruck und Leeren des Bildschirms“ oder „Zeige Schaltflächen für Kurzquittung und Leeren des Bildschirms“ eingestellt ist, wird in der oberen rechten Ecke des Ausleihfensters ein Drucker-Symbol dargestellt, über das Quittungen oder Kurzquittungen erstellt werden können.

The checkout box in a patron file, in the top right corner of the box, there is a printer button and an X button

Sie können auch am oberen Seitenrand über die Schaltfläche ‚Druck‘ die Funktionen ‚Quittung drucken‘ oder ‚Kurzquittung drucken‘ verwenden.

Menu at the top of a patron's account, the 'Print' button is pressed and the options are Print summary, Print slip, Print quick slip, Print account balance, Print overdues, and Print checkin slip

Wenn Sie ‚Quittung drucken‘ wählen, wird eine Auflistung aller Medien ausgedruckt, die der Benutzer aktuell auf sein Konto ausgeliehen hat.

Bemerkung

Der Quittungsinhalt kann im Modul „Werkzeuge“ unter „Benachrichtigungen und Quittungen“ angepasst werden. Der entsprechende Code lautet „ISSUESLIP“.

Mit „Kurzquittung drucken“ wird nur eine Auflistung der heute ausgeliehenen Medien gedruckt.

Bemerkung

Der Quittungsinhalt kann im Modul „Werkzeuge“ unter „Benachrichtigungen und Quittungen“ angepasst werden. Der zugehörige Code ist „ISSUEQSLIP „.

„Zusammenfassung drucken“ erzeugt eine ganzseitige Zusammenfassung der Ausleihdaten des Benutzers.

Bemerkung

Die Zusammenfassung kann nicht angepasst werden.

However, the tables for the checkouts, holds, and charges are customizable in the ‚Table settings‘ section of the Administration module (table id: print-summary-checkouts, print-summary-holds, and print-summary-fines).

„Gebührenauszug drucken“ liefert eine Übersicht über die aktuell ausstehenden Gebühren und das nicht genutzte Guthaben auf dem Benutzerkonto.

Bemerkung

Der Aufbau des Gebührenauszugs kann im Modul „Werkzeuge“ unter „Benachrichtigungen und Quittungen“ angepasst werden. Der entsprechende Code ist „ACCOUNTS_SUMMARY“.

Bemerkung

Diese Option erscheint nur, wenn der Benutzer Gebühren in seinem Benutzerkonto hat.

„Überfälligkeiten drucken“ erstellt eine Auflistung aller Medien, deren Ausleihzeitraum überschritten wurde.

Bemerkung

Der Aufbau des Formulars kann im Modul „Werkzeuge“ unter :ref:`Benachrichtigungen und Quittungen<notices-and-slips-label> angepasst werden. Der zugehörige Code ist „OVERDUES_SLIP“.

Mit „Rückgabequittung drucken“ wird eine Auflistung aller heute zurückgegebenen Medien erstellt.

Bemerkung

Der Aufbau der Quittung kann im Modul „Werkzeuge“ Benachrichtigungen und Quittungen angepasst werden. Der entsprechende Code ist „CHECKINSLIP“.

Tipp

You can add custom slips in this menu by adding a new notice in the notices and slips tool in the ‚Patrons (custom slip)‘ module.

Zum Beispiel, um einen Beleg mit allen aktuellen Entleihungen des Nutzenden zu erhalten,

  • Gehe zu Werkzeuge> Benachrichtigungen und Quittungen

  • Klicke auf „Neue Benachrichtigung“ und wähle „Benutzer“ aus

  • Fülle die Felder „Code“ und „Name“ für den Beleg aus. Der „Name“ erscheint im „Drucken“-Menü.

  • Fügen Sie in der „Post“-Vorlage folgenden Code ein:

    Patron has [% borrower.holds.count %] holds
    
    List of holds:
    [% FOREACH hold IN borrower.holds %]
    ===============================
    Reserve id: [% hold.reserve_id %]
    Title [% hold.biblio.title %]
    [% END %]
    
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Wenn Sie nun in einem Benutzerkonto auf „Drucken“ klicken, sollte der neudefinierte Beleg angezeigt werden.

Exporting checkouts

Außer dem Ausdruck einer Quittung gibt es mehrere weitere Möglichkeiten Ausleihen zu exportieren.

Die Schaltfläche „Export“ am Anfang der Tabelle erlaubt s die aktuellen Ausleihen des Benutzers für Microsoft Excel oder als CSV-Format zu exportieren, auch ein Speichern in der Zwischenablage oder Druck ist so möglich.

Checkouts table in a patron's account, the table's export options are open (Excel, CSV, copy or print)

Beim Export als CSV-Datei werden alle angezeigten Tabellenspalten ausgegeben. Über die Schaltfläche „Spalten“ können bei Bedarf zunächst einige Spalten entfernt werden.

Wenn der Parameter ExportCircHistory aktiviert ist, gibt es in der Ausleihtabelle die Spalte „Export“. Diese wird verwendet, um die aktuellen Ausleihen des Benutzers entweder im MARC- oder CSV-Format zu exportieren.

Checkouts table in a patron's account, the last column of the table is 'Export', and at the bottom of the table, there is an option to export checkouts and not export specific fields

Um Ausleihen auf diesem Weg zu exportieren,

  • haken Sie bei den entsprechenden Ausleihen die Checkbox in der Spalte „Export“ an.

  • Unterhalb der Tabelle können Exporteinstellungen vorgenommen werden.

    • Exportiere Ausleihen in den Formaten

      • MARC mit Exemplaren: exportiert die MARC-Datensätze der ausgeliehenen Titel, einschließlich der Exemplarinformationen.

      • MARC ohne Exemplare: exportiert die MARC-Datensätze der ausgeliehenen Titel.

      • CSV: exportiert eine CSV-Datei der ausgeliehenen Titel. Wird diese Option ausgewählt, erscheint ein weiteres Dropdown-Menü zur Auswahl eines CSV-Profile.

    • Export bundle contents: if the patron checked out a bundle, this option will export the parent record as well as all the child records.

    • Felder unterdrücken: optional können MARC-Felder angegeben werden, die nicht exportiert werden sollen.

      Bemerkung

      Die voreingestellten Werte im Feld „Felder unterdrücken“ werden im Parameter ExportRemoveFields festgelegt.

Benutzerkonto schließen

When you’re done checking an item out if you have the DisplayClearScreenButton preference set to ‚Show‘ you can clear the current patron by clicking the X in the top right of the patron’s info to remove the current patron from the screen and start over.

image495

If you have the CircAutoPrintQuickSlip preference set to ‚clear the screen‘ then you simply need to hit enter or scan a blank barcode and the screen will be cleared of the current patron.

Stapelverbuchung

If you would like to perform a batch check out you can do so by turning on the BatchCheckouts system preference and assigning the proper patron categories via the BatchCheckoutsValidCategories system preference. This will allow you to use an RFID pad that reads multiple barcodes or perform a batch check out for training internal use.

Access the batch checkout screen by going to the patron record and clicking the ‚Batch check out‘ tab on the left.

Batch checkout page in a patron file, there is an option to import a file, manually enter barcodes, and add a hard due date

From this screen, you can scan several barcodes or load a file of barcodes.

If the SpecifyDueDate system preference is enabled, you will have the option to set a due date for the checkouts.

If the OnSiteCheckouts system preference is enabled, there will be an option to specify these are on-site checkouts.

Version

The on-site checkout option in batch check out was added to Koha in version 23.11.

Wenn Exemplare nicht ausgeliehen werden können, erscheint auf der folgenden Seite eine Warnung mit der Möglichkeit, die nicht ausleihbaren Exemplare abzuwählen.

Batch checkout confirmation page shows a table of the items to be checked out. Each entry has the following columns: selection check box, barcode, title (including author and barcode), and information. The information column has a warning message 'This item is checked out to another patron. Check in and check out?'. There is a Checkout or renew button at the bottom of the page.

If you are using a statistical patron type to record in-house use, you’ll see that local use was recorded for each scanned item.

Batch checkout results page showing a table of the checked out items. Each entry has the following columns: barcode, title (including author and barcode), and information. The information column has a warning message 'Local use recorded'.

Meldungen bei der Ausleihe

Wenn Sie ein mehrteiliges Exemplar ausbuchen und diese Information im Unterfeld 3 des Exemplarsatzes (MARC 21) gespeichert haben, erscheint eine Nachricht, die zur Prüfung der entsprechenden Anzahl der Teile auffordert.

Message in circulation, the message says "Note about the accompanying materials: + 1 folded map"

Es gibt Situationen in denen Koha die Ausleihe an einen Benutzer verhindert. In solchen Fällen wird eine Warnung angezeigt, die den Bibliotheksmitarbeiter darüber informiert, warum der Benutzer nicht ausleihen kann.

  • Der Benutzer hat zu hohe offene Gebühren

    image499

    • You can set the amount at which patron checkouts are blocked with the noissuescharge system preference

  • Der Benutzer ist gesperrt

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  • Die Benutzeradresse muss geprüft werden

    Warning Cannot check out Address: patron's address flagged as in doubt

    • This can be set by the staff editing a patron record and adding a flag.

  • Der Benutzer hat seinen Bibliotheksausweis verloren

    Warning Cannot check out Lost: patron's card is flagged as lost

    • This can be set by the staff editing a patron record and adding a flag.

  • ‚This item has been lost with a status of „X“.‘

    Checkout message reading 'This item has been lost with a status of "Lost".'

    • This message appears if the IssueLostItem is set to ‚display a message‘ and the item being checked out has a lost status.

    • The item is checked out.

Warnmeldungen

Manchmal werden bei der Ausleihe Warnhinweise in einem gelben Kasten über dem Ausleihfeld angezeigt. Diese Warnhinweise müssen bestätigt werden, bevor Sie den Ausleihvorgang fortsetzen können.

  • Benutzer hat offene Gebühren

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  • Exemplar ist für jemand anderen vorgemerkt

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  • Exemplar sollte für einen anderen Benutzer im Abholregal stehen

    image506

  • Exemplar ist bereits an diesen Benutzer ausgeliehen

    image507

  • Exemplar ist an einen anderen Benutzer ausgeliehen

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    • Diese Warnung erlaubt Ihnen eine Vormerkung für den aufgerufenen Benutzer zu setzen.

  • Exemplar nicht ausleihbar

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  • Der Benutzer hat zu viele Ausleihen getätigt und: ref:AllowTooManyOverride <AllowTooManyOverride-label> ist auf „Erlaube“ gesetzt

    image510

  • Der Benutzer hat zu viele Ausleihen getätigt und AllowTooManyOverride ist auf „Erlaube nicht“ gesetzt

    image511

  • Das Exemplar kann nicht verlängert werden

    image512

  • Barcode nicht gefunden

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  • ‚This item has been lost with a status of „X“. Check out anyway?‘

    Checkout warning message reading 'Please confirm checkout This item has been lost with a status of "Lost". Check out anyway?' Followed by two buttons Yes, check out (Y) and No, don't check out (N).

    • This warning message appears if the IssueLostItem system preference is set to ‚require confirmation‘ and the item being checked out has a lost status.

    • Staff must click ‚Yes, check out‘ for the item to be checked out.

  • Das Exemplar ist für das Alter des Benutzers nicht empfohlen

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  • Exemplare, auf die bei der Ausleihe die Einstellungen in dem Systemparameter decreaseLoanHighHolds passen.

    Alert message upon checkout that says "Please confirm checkout High demand item Loan period shortened to 7 days (due 08/04/2022). Check out anyway?"

  • Exemplar mit Begleitmaterial (Feld 952$3, „Beilagenotiz“, ist belegt)

    Message in a blue box 'Note about the accompanying materials: 2 DVD'

    • Wenn CircConfirmItemParts auf „erfordere eine“ eingestellt ist, müssen Mitarbeiter die Ausleihe bestätigen.

      Alert in a yellow box asking to confirm checkout 'Please confirm checkout Please confirm that the accompanying materials are present: 2 DVD Yes, check out (Y) No, don't check out (N)'

  • Wenn der Parameter CheckPrevCheckout darauf eingestellt ist, dass die Ausleihhistorie des Benutzers überprüft werden soll, wird eine Warnung angezeigt, wenn der Benutzer den Artikel bereits ausgeliehen hat

    Checkout warning message: Please confirm checkout Patron has previously checked out this title ... Check out anyway? Yes, check out (Y), No, don't check out (N)

Ausleihnotizen

Benutzende können im OPAC zu einem bestimmten von ihnen ausgeliehenen Medium Ausleihnotizen anlegen (z. B. erste Seite fehlt oder DVD ist verkratzt etc.).

Um Ausleihnotizen zu aktivieren, muss der Systemparameter :ref:`AllowCheckoutNotes <allowcheckoutnotes-label>`auf „Aktiviere“ gesetzt sein.

Once the system preference is activated, a new column titled ‚Report a problem‘ will appear in the list of checkouts in the patron’s summary in the OPAC.

Patron's 'Your summary' page with AllowCheckoutNotes enabled, there is a column titled 'Report a problem' in the checkouts table, with a button 'Add note' for each checkout

Wenn der Benutzende auf „Notiz hinzufügen“ klickt, kann er eine Notiz zu dieser Ausleihe schreiben.

Window for the patron to report a problem about on of their checkouts

Mitarbeitende werden im unteren Bereich der Dienstoberfläche über neue Ausleihnotizen informiert, zusammen mit anderen offenen Anfragen.

Prompt on staff interface homepage to view pending article requests, pending purchase suggestions, patrons requesting modifications, pending catalog concerns, pending checkout notes, and pending OPAC problem reports

Bemerkung

Nur Mitarbeiter mit der Berechtigung manage_checkout_notes (oder der Berechtigung superlibrarian) sehen die neuen Ausleihmitteilungen und können diese verwalten.

Außerdem wird eine E-Mail an die in :ref:`KohaAdminEmailAddress <kohaadminemailaddress-label>`angegebene E-Mail-Adresse gesendet, um den Systemadministrator darauf hinzuweisen, dass eine Ausleihnotiz hinzugefügt wurde.

Bemerkung

Die Mitteilung kann unter Benachrichtigungen und Quittungen angepasst werden. Der Code lautet CHECKOUT_NOTE.

Ausleihnotizen können im Modul Ausleihe unter Ausleihe > Ausleihnotizen verwaltet werden oder indem in der Dienstoberfläche auf die Nachricht im Abschnitt „offene Anfragen“ geklickt wird.

Main page of the circulation module

List of checkout notes submitted by patrons, next to each note are action buttons Mark seen and Mark not seen

From this page, staff can mark notes as seen, either individually by clicking the ‚Mark seen‘ button on the right, or in a batch by selecting the notes and clicking ‚Mark seen‘ at the top of the page. Marking the notes as seen will remove them from the pending requests section of the staff interface homepage.

Gesichtete Notizen können mit dem Link „Gesehene ausblenden“ am oberen Rand der Tabelle herausgefiltert werden.

Ausleihnotizen werden auch bei der Rückgabe angezeigt.

Patron note message on checkin, containing the date of the note, the title and author, and the patron's note

Sobald das Exemplar zurückgegeben wurde, wird die Notiz dauerhaft von dieser Seite entfernt.

Verlängerungen

Ausgeliehene Exemplare können verlängert (für eine weitere Periode ausgeliehen) werden, wenn die hinterlegten Ausleihkondtionen, und die Einstellung im Systemparameter RenewalPeriodBase entsprechend eingerichtet sind.

Wenn Sie Verlängerungen zulassen, können Benutzende ausgeliehene Exemplare im OPAC verlängern, manchmal müssen die Medien aber über die Dienstoberfläche verlängert werden.

Es gibt drei Möglichkeiten, um ein ausgeliehenes Exemplar zu verlängern: über die Ausleihübersicht eines Benutzenden, über den Reiter „Verlängern“ in der Suchleiste oder über die Schaltfläche „Verlängern“ im Modul „Ausleihe“.

Verlängerung aus der Ausleihübersicht eines Benutzenden

Die erste Möglichkeit besteht darin das Bibliothekskonto und dort die Liste der Ausleihen im unteren Bereich der Seite zu öffnen.

Issues table (circulation summary) in the patron file

In der Spalte „Verlängern“ sehen Sie, wie oft ein Exemplar verlängert wurde, sowie eine Checkbox, um das Exemplar zu verlängern. Haken Sie die Boxen der Exemplare an, die verlängert werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Markierte Exemplare zurückgeben oder verlängern“. Um alle ausgeliehenen Exemplare zu verlängern klicken Sie auf „Alle verlängern“.

Three buttons: 'Check in selected items', 'Renew selected items' and 'Renew all'

Achtung

Vor Koha Version 23.11 hieß die Schaltfläche „Markierte Exemplare zurückgeben oder verlängern“ und diente sowohl der Verlängerung als auch der Rückgabe, je nachdem welches Kästchen markiert war.

Sometimes renewals will be blocked based on your circulation rules. To override this block, the AllowRenewalLimitOverride system preference must be set to ‚Allow‘. If you allow renewal limit overrides, you will see a checkbox at the bottom left of the circulation summary. Checking that box will add checkboxes in the renew column above where before the item was not renewable.

Bottom of the circulation summary table, there are two checkboxes 'Override renewal restrictions' and 'Renew as unseen if appropriate', followed by three buttons 'Check in selected items', 'Renew selected items', and 'Renew all'. The checkbox 'Override renewal restrictions' is checked.

Haken Sie dieses Kästchen an, wählen Sie die zu verlängernden Exemplare aus und klicken dann auf „Ausgewählte Exemplare verlängern“.

You can also mark a renewal as ‚unseen‘, to differentiate between renewals where staff has actually seen the item, versus renewals where they didn’t see it (over the phone, for example). To do this, you must first enable the UnseenRenewals system preference. Once enabled, a checkbox will appear at the bottom left of the circulation summary. Check that box to mark the renewals as ‚unseen‘. Then click either ‚Renew selected items‘ or ‚Renew all‘.

Bottom of the circulation summary table, there are two checkboxes 'Override renewal restrictions' and 'Renew as unseen if appropriate', followed by three buttons 'Check in selected items', 'Renew selected items', and 'Renew all'. The checkbox 'Renew as unseen if appropriate' is checked.

Wenn Sie eine Verlängerung über einen anderen Zeitraum durchführen möchten, als die konfigurierte Verlängerungsfrist, können Sie das Feld „Verlängerungsdatum“ im unteren Bereich der Spalte „Verlängern“ ausfüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum eingeben, bevor Sie auf die Schaltfläche „Markierte Exemplare verlängern“ oder „Alle verlängern“ klicken.

Verlängerung über die Seite „Verlängern“

  • Get there: Circulation > Renew

The last option to renew checkouts is to visit the ‚Renew‘ page found under the Circulation menu.

Part of the circulation module homepage, showing circulation-focused actions.

Scan the barcodes of the items you would like to renew.

Text field to renew checked out items, with a date field at the bottom to define a specific due date for the renewal

Wenn Sie eine Verlängerung über einen anderen Zeitraum durchführen möchten, als eingerichtet, können Sie das Feld „Verlängerungsdatum“ unterhalb des Felds für den Exemplarbarcode ausfüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum eingeben, bevor Sie den Barcode scannen.

If the item is renewed, you will receive a confirmation message.

Message saying "Item renewed: Robert Burns : ( 39999000000771 ) renewed for Jordan Alford ( 23529000050113 ) now due on 01/27/2024". The title, barcode, and patron card number are hyperlinks.

If the barcode is not found, you will be presented with an error.

Alert saying "Cannot renew: No item matches this barcode", with a button labeled "Continue without renewing".

If the item is not actually checked out, you will also receive an error.

Alert saying "Cannot renew: CSS : ( 39999000000511 ) is not checked out to a patron.", with a button labeled "Continue without renewing". The title and barcode are hyperlinks.

Checking items in (returning)

Für die Rückgabe von Exemplaren gibt es mehrere Möglichkeiten: über die Suchleiste im oberen Bereich der Dienstoberfläche, die Spalte „Rückgabe“ in der Ausleihübersicht oder über die entsprechende Schaltfläche im Ausleihmodul.

Koha bietet auch eine automatische Rückgabe an, welche in den Medientypen eingestellt werden kann und den automatic_checkin.pl Cronjob erfordert.

Checking in from the patron’s checkout summary

Another way to check in items is to visit the patron’s details page or checkout page and view their checkout summary at the bottom.

Issues table (circulation summary) in the patron file

Markieren Sie die Checkboxen der Exemplare, die Sie zurückbuchen möchten, in der Spalte „Rückgabe“ und klicken Sie auf „Markierte Exemplare zurückgeben“.

Issues table (circulation summary) in the patron file, the checkbox in the 'Check in' column is checked for one of the items, and at the bottom, the 'Check in selected items' button is enabled

Achtung

Vor Koha Version 23.11 hieß die Schaltfläche „Markierte Exemplare zurückgeben oder verlängern“ und diente sowohl der Verlängerung als auch der Rückgabe, je nachdem welches Kästchen markiert war.

Warnung

Bei dieser Methode muss das Personal keinen Barcode scannen, was zu Fehlern bei der Auswahl der zurückzubuchenden Exemplare führen kann. Verwenden Sie diese Methode daher mit Vorsicht.

Checking in from the ‚Check in‘ page

  • Get there: Circulation > Check in

Sie können Exemplare auch über die Seite „Rückgabe“ im Modul „Ausleihe“ zurückbuchen.

Part of the circulation module homepage, showing circulation-focused actions.

To check an item in, scan the barcode of the item into the box provided.

A summary of all items checked in will appear below the check-in box.

The check in page of the circulation module. At the top is a field to scan a barcode, and at the bottom is a table showing the checked in items.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: checkedintable).

Rückgabe-Einstellungen sind durch Klicken auf das Einstellungssymbol im Barcodefeld verfügbar. Diese werden für nicht standardmäßige Rückgaben verwendet, z. B. wenn Sie ein anderes Rückgabedatum angeben oder alle Gebühren erlassen möchten.

The check in page of the circulation module. The field to scan the barcode is visible, as well as the checkin settings underneath: specify return date, remember return date for next check in, and book drop mode.

If the SpecifyReturnDate system preference is set to ‚Allow‘ you will be able to arbitrarily set the return date from below the check in box.

If you are checking items in that were put in the book drop while the library was closed, you can check the ‚Book drop mode‘ box before scanning items. This will effectively roll back the return date to the last date the library was open.

The check in page of the circulation module. The field to scan the barcode is visible, as well as the checkin settings underneath: specify return date, remember return date for next check in, and book drop mode. The book drop mode box is checked, the barcode field is yellow and there is a message saying "Book drop mode. ( Effective checkin date is 01/16/2024 19:40 )".

Bemerkung

This requires that the closed days are added to the calendar tool.

Es ist möglich alle Mahngebühren zu erlassen, wenn Sie vor der Rückgabe die Option ‚Mahngebühren erlassen‘ auswählen.

Bemerkung

This checkbox will only appear if you charge overdue fines, i.e., if the finesMode system preference is set to ‚Calculate and charge‘.

Meldungen bei der Rückgabe

Es gibt verschiedene Meldungen, die bei Rückgabe angezeigt werden können:

  • If the return policy dictates items need to be returned back to their home or holding library, a message will appear asking staff to transfer the item.

    Pop-up indicating an item needs to be transferred back to its home library. Options are OK and Print slip.

    Bemerkung

    When set to ‚Block‘, the TransfersBlockCirc system preference will block all actions until the pop-up is confirmed.

    When set to „Don’t block“, the AutomaticConfirmTransfer system preference determines what happens if the pop-up is dismissed without confirming the transfer.

    • After this item is checked in and the transfer is confirmed, the status of the item will be changed in the catalog to ‚in transit‘.

      Item display in the staff interface, the status is 'In transit from Fairview to Centerville since 25/04/2023'.

    • To mark an item as back at the home or holding library, check the item in at that library.

      Check in warning that reads "Check in message 39999000005417: A grammar of Shakespeare's language / Not checked out. Item received from Centerville"

      • A message will appear to tell you that the item is not checked out, but the status will now say available in the catalog. This step is necessary to mark items as received by the library.

  • Wenn Sie ein Exemplar in einer anderen als der Heimatbibliothek zurückbuchen, wird eine Transportaufforderung zurück in die Heimatbibliothek angezeigt

    Message in a blue box 'Note about the accompanying materials: 2 DVD'

    • If CircConfirmItemParts is set to ‚Require‘, the staff member will have to confirm the checkin

      Alert modal asking to confirm checkin 'Please confirm checkin Please confirm that the accompanying materials are present: 2 DVD Yes, check in (Y) No, don't check in (N)'

  • Wenn Sie ein Exemplar zurückbuchen, das vorgemerkt ist, werden Sie aufgefordert die Vormerkung zu bestätigen

    image535

    • Bestätigen Sie die Vormerkung, um das Exemplar als abholbereit zu kennzeichnen.

      image536

    • Wenn Sie auf ‚Quittung drucken und bestätigen‘ klicken, wird das Exemplar als in der Bibliothek abholbereit markiert, und eine Quittung mit den Informationen über den Benutzer und die Vormerkung zur Einlage im Buch ausgedruckt.

    • Wenn Sie die Vormerkung ignorieren bleibt die Vormerkung bestehen, aber das Exemplar behält den Status verfügbar (die Vormerkung wird nicht storniert)

  • Beim Zurückbuchen eines Exemplars, das durch jemanden von einer anderen Bibliothek vorgemerkt wurde, erhalten Sie eine Aufforderung, die Vormerkung und den Transport zu bestätigen.

    Hold found pop up message indicating the item should be transferred to Centerville, the pickup library. The options are 'Confirm hold and transfer', 'Print slip, transfer, and confirm' or 'Ignore'

    • Bestätigen Sie die Vormerkung über ‚Bestätigen und transportieren‘, um das Exemplar in die Abholbibliothek zu schicken

      image538

    • Wenn Sie auf ‚Quittung drucken, Transport und bestätigen‘ klicken, wird das Exemplar als in Transport zu der Bibliothek, in der die Vormerkung gesetzt wurde, markiert, und eine Quittung mit den Informationen über den Benutzer und die Vormerkung zur Einlage im Buch ausgedruckt

    • Wenn Sie die Vormerkung ignorieren bleibt die Vormerkung bestehen, aber das Exemplar behält den Status verfügbar (die Vormerkung wird nicht storniert)

  • If you have the system showing you fines at the time of checkin (FineNotifyAtCheckin) you will see a message telling you about the fine and providing you a link to the payment page for that patron

    image539

Claiming an item as returned

If the patron claims they returned something, you can mark that item as ‚Claimed returned‘ and track those claims.

In order to use this feature,

  • Add a new authorized value to the LOST category to represent items claimed as returned.

  • Enter the authorized value in the ClaimReturnedLostValue system preference (this enables the return claims feature).

  • Choose if a lost fee should be charged to the patron who claims an item as returned. Set a value in the ClaimReturnedChargeFee system preference (the default is to ask if a lost fee should be charged).

  • Optionally set a number of return claims a patron can make before a warning appears in their record in the ClaimReturnedWarningThreshold system preference.

Once the feature is enabled, a button to ‚Claim returned‘ will appear in the patron’s checkouts tab.

List of checkouts in a patron's record

To claim an item as returned,

  • Click the ‚Claim returned‘ button next to the checkout.

  • In the pop-up, enter any notes about this claim.

    Claim returned pop-up modal asking to add notes and whether or not to charge lost fees

  • If the ClaimReturnedChargeFee system preference is set to ask whether or not the lost fee should be charged to the patron, there will be a checkbox to charge the fee.

  • Click ‚Make claim‘.

The claimed returned item will stay in the patron’s checkouts, and its lost status will be updated. The claim will also appear in the ‚Claims‘ tab.

Resolving a return claim

To resolve a claim,

  • Go to the patron’s record in the ‚Claims‘ tab.

    Patron's claims tab

  • Click ‚Actions‘ next to the item and choose ‚Resolve‘.

  • In the pop-up, choose a resolution and new lost status.

    Pop-up to resolve a return claim

  • Click ‚Resolve claim‘.

The resolved claim will stay in the patron’s record, unless they are purged by the cleanup_database.pl cron job after the number of days specified in the CleanUpDatabaseReturnClaims system preference.

Bemerkung

It is possible to set up return claims to be automatically resolved when the item is checked in or checked out with the system preferences AutoClaimReturnStatusOnCheckin and AutoClaimReturnStatusOnCheckout.

Circulating bundles

This feature adds the ability to create bundles of items that can be checked out as a single entity. A bundle could for example be a box of related items from your library or a collection of musical scores which need to be circulated together.

You create a collection level bibliographic record and add items to it in the usual way. Those items can then be converted to a bundle by adding existing item records to them using their barcodes. The items will remain attached to their original records and be marked as ‘not for loan’.

Configuration

First you need to make some configuration choices.

Item types - you may want to create a separate item type to identify your bundles.

Circulation rules - you can optionally create circulation rules for your bundle item type.

There are two system preferences which control the status values used with bundles:

Creating bundles

The bundle functionality will only be displayed if you create a catalogue record with the Leader, (000 MARC tag) position 7 set to ‘c’ for Collection.

The leader cataloging form, the values are the default ones except for position 7 Bibliographic level, which is set to c - Collection

Bemerkung

It might be useful to have a separate MARC bibliographic framework for bundles with the ‘c’ set as a default value if you will use bundles regularly. You can also add any custom fields to the template that might be unique to bundles such as size or weight.

Your catalogue record will contain information to identify the content of the bundle.

For example, if the bundle is a box of resources for school children on the topic of oceans, the catalogue record might look something like the one shown below.

Detailed view of a record in the staff interface, it is a simple record with two items, both items have a 'Manage bundle' button on the right

Add an item record for each physical bundle. It is likely that you will want a specific item type for bundles so that you can identify them easily and create circulation rules for them. In this case the bundle has the item type COLLECTION.

An item record attached to this type of catalogue record can be converted into a bundle via the Manage bundle button on the far right-hand side of the holdings table for each item as shown below.

Adding items to bundles

Click on Manage bundle and then the Add to bundle button to add items to the bundle using the barcode of the item.

'Add to bundle' pop-up, with a field to enter a barcode

You will see a message telling you that the item has been added successfully.

'Add to bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Success: Added' followed by a barcode

When you have finished scanning in items you can click on Close and view the bundle contents. The bundle contents list can be exported or printed if required.

A section to manage the bundle is open under the bundle item, showing the attached items

Warnung

Items added to bundles are still attached to their permanent catalogue record, however, they cannot be checked out individually. When added to a bundle an item’s Not for Loan status is updated and can be viewed in the holdings table of the permanent record along with a link to the bundle. The Not for Loan status can be defined in the BundleNotLoanValue system preference.

Holdings tab in a detailed record in the staff interface, one of the items has the 'Added to bundle' not for loan status, the status column also shows which bundle this item is a part of with a link to the bundle

If an item is already found to be attached to the bundle, a warning message will be displayed.

'Add to bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Warning: item xxxx already attached'

If an item has an item-level hold, a warning message will be displayed. To add the item to the bundle anyway, click ‚Ignore holds and add to bundle‘. To cancel, click ‚Close‘.

'Add to bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Warning: Item xxxxx is on hold' and a button to 'Ignore holds and add to bundle'

If an item cannot be added to the bundle for any other reason a failure message will display.

'Add to bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Failure: item xxxx belongs to another bundle'

Removing items from bundles

To remove an individual item from a bundle you can click on the Remove button from the Actions column of the bundle contents list.

To remove multiple items from the bundle you have two options:

Use the ‘Remove from bundle’ button from within the Manage bundle display

A section to manage the bundle is open under the bundle item, there are two buttons: 'Add to bundle' and 'Remove from bundle'

Scan in barcodes in the same way as you add items to bundles. You will see a confirmation dialogue to let you know the item has been removed.

'Remove from bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Success: Removed' followed by a barcode

If the item couldn’t be removed you will see a Failure message.

'Remove from bundle' pop-up, with a field to enter a barcode; above the field there is a message 'Failed: Barcode matched more than one item' followed by a barcode

The second way to remove multiple items is to scan the barcode of the item into the checkin box and you will be given the option to remove the item from its bundle.

Warning when checking in an item that says 'Item belongs in bundle This item belongs in a bundle' followed by the title and barcode of the bundle and a button 'Remove from bundle'

When you have finished working with a bundle you can close the contents list by clicking on the Manage bundle button again.

Circulating bundles

Checkout

You can checkout a bundle in the usual way from Circulation using the barcode of the bundle. If required you can create specific circulation rules for bundles based on their item type.

Remember, once an item is within a bundle it cannot be checked out individually. If you try to do this the following alert will be displayed.

Warning message that says 'Please confirm checkout Item is normally not for loan (Added to bundle). Check out anyway?' with two buttons: Yes, checkout (Y) and No, don't check out (N)

You can see the checkout from the patron’s list of checkouts.

Checkouts tab in a patron file in the staff interface, the checked out bundle appears as a normal checkout

You can also see that the bundle is checked out from the status column of the Holdings table of the catalogue record.from the catalogue record display.

Holdings tab in a detailed record in the staff interface, the item is marked as checked out, with the name of the patron, their cardnumber and the due date

Checkin

Check in bundles in the usual way from Circulation. You will then be prompted to verify the presence of each item that belongs in the bundle.

If you need to skip the verification process, click the ‚Confirm checkin without verifying bundle contents‘ button. You will be able to verify the contents later.

A list of the items currently attached to the bundle, and expected to be returned, will display at the top of the dialogue. Beneath the list will be a ‘Barcodes’ box where you are expected to scan the barcodes of the returned items one by one.

Please confirm bundle contents for xxxx pop-up, the pop-up shows the list of items that should be in the bundle, showing the title, author, item type and barcode, with a field in which to scan the bundled items' barcodes. One barcode has already been scanned, and there is a message 'Verified' followed by the barcode, visually, the scanned item is in a different color in the list above

As you scan items, the matching row in the list will be highlighted to give some visual feedback. You also see a running total of items that have been checked in on the right hand side.

When you have finished scanning the returned items you can click on ‘Confirm checkin and mark missing items as lost’ or you can cancel the checkin.

If all the bundle items were marked as found you will be presented with a message to say the checkin is complete.

'Bundle verified' checkin message with a button to view the bundle contents

You can view and print a contents list.

'Bundle contents' pop-up showing the barcode and title of each bundled item; there are two buttons: Close and Print

Missing items

If some items were found to be missing during the verification stage the check in will proceed but you will be alerted to the fact that the bundle content has changed and you will be given the option to view and print an updated contents list.

Warning message 'Bundle had missing items Bundle contents list updated', there are two buttons 'View updated contents list' and 'View list of missing items'

You can also view a list of the missing items.

Items missing from bundle at checkin pop-up, showing the barcode and title of each missing item; there are two buttons: Close and Print

Any items that were missing during the verification stage will automatically be marked with an appropriate Lost status and a return claim added to track which checkout lost the contained item. You can add your own lost statuses in the LOST authorized value category and you can control which lost status is used via the BundleLostValue system preference. For example, a ‘Missing from bundle’ status as shown below.

Holdings tab in a detailed record in the staff interface, one of the items has the 'Missing from bundle' lost status, the status column also shows which bundle this item is a part of with a link to the bundle

In the Manage bundle contents view, the missing item displays with the date last seen.

A section to manage the bundle is open under the bundle item, showing the attached items, a column status indicates 'Present' for all items except two, which have 'Last seen' with a date and 'Claims returned by' with the name of the last borrower

Claims returned process

Within the patron record the missing items are listed as claims returned and can be viewed from the Claim(s) tab in the Checkouts table.

Tabs at the bottom of a patron's file in the staff interface: 0 Checkouts, 0 Holds, Claims 0 / 1, Restrictions

Click on the numbered square to view the missing items for the patron.

If an item is found it should be checked in. The checkin dialogue box will include a button to ‘Resolve’ the claim.

Warning message 'This item has been claimed as returned by' followed by the name and cardnumber of the patron and a button 'Resolve'

You are required to add a resolution reason and can optionally change the lost value of the item.

'Resolve return claim' pop-up with one field for the resolution and the new item lost value

Inventory (checking bundle contents at any time)

A verification can be triggered at any time by checking the bundle in. If the system detects that the bundle was not checked out at this point, a modified confirmation dialogue is displayed which will include all items expected to be present in the bundle, even those currently marked as lost.

Please confirm bundle contents for xxxx pop-up, the pop-up shows the list of items that should be in the bundle, showing the title, author, item type, barcode and status, with a field in which to scan the bundled items' barcodes. One item has the status 'Missing from bundle', the other items have the 'Present' status

This allows for a quick view of what should be in the bundle and what’s currently marked as missing. You can optionally cancel the checkin or choose to rescan the items to perform the verification, marking items as found or subsequently missing. As this is a checkin that is not associated with a checkout, if new items are found to be missing, we will mark them as lost but cannot associate them with a checkout and returns claim.

Vormerkungen

Koha allows patrons to put things on hold. A ‚Hold‘ is a way to reserve an item. Depending on your circulation and fines rules and hold system preference settings, patrons will be able to place items on hold for pickup at the library at a later date and time.

See the section placing holds in the OPAC chapter to learn how to place holds from the OPAC.

Placing holds in the staff interface

Bemerkung

Staff members must have the place_holds permission (or the superlibrarian permission) in order to be able to place holds.

There are several ways to place holds from the staff interface. The most obvious is using the ‚Place hold‘ button at the top of any bibliographic record.

Detailed record in the staff interface

Sie können auch den Button ‚Vormerken‘ am oberen Rand der Trefferliste, oder den Link ‚Vormerkungen‘ unterhalb der einzelnen Treffer verwenden.

A single search result in the staff interface

To place holds on multiple titles at the same time, check the boxes next to the titles in the search results, and click the ‚Place hold‘ button at the top of the search results.

Bemerkung

This feature can be disabled with the DisplayMultiPlaceHold system preference.

Sie werden aufgefordert nach der Ausweisnummer oder dem Namen eines Benutzers zu suchen, für den Sie die Vormerkung setzen möchten.

Patron search when placing a hold

If you’d like to search for the patron first and then the bibliographic record for the hold, you can open the patron record and click on the ‚Search to Hold‘ button at the top of the patron record.

Row of action buttons at the top of the patron's detail page: Edit, Add guarantee, Change password, Duplicate, Print, Search to hold, Add message, Schedule pickup, and More

After clicking the button, you will be brought to the catalog search page where you can find the title or titles you need to place a hold on. Under each title in the result list, there will be an option to ‚Place hold for (patron name).‘

Single search result in the staff interface, among the options at the bottom, there is Holds and Place hold for Eva Dillon

If you want to place a hold on multiple titles for this patron, check the boxes to the left of the titles, click the arrow to the right of the ‚Place Hold‘ button and choose ‚Place hold for (patron name)‘.

The arrow button next to the 'Place hold' at the top of the search results in the staff interface is pressed and the options are: Place hold, Place hold for Eva Dillon, and Forget Eva Dillon

Bemerkung

Once the holds are placed, you can choose to have Koha ‚forget‘ the patron’s name by clicking the arrow to the right of the ‚Place hold‘ button on the search results and choosing the ‚Forget (patron name)‘ option.

Depending on how many items you choose to place a hold on at once, you will see a different place hold form. If you are placing a hold on one bibliographic record, you will see a list of all of the items you can place a hold on.

Form for placing a hold on a single bibliographic record

  • Patron: the patron’s name for whom this hold is

  • Estimated priority: this takes into account holds that are already placed on this title

  • Notes: enter any notes that might apply to this hold

  • Request specific item type: if the AllowHoldItemTypeSelection system preference is set to ‚Allow‘ there will be an option to choose to limit the hold to a specific item type

  • Hold starts on date: if the AllowHoldDateInFuture system preference is set to ‚Allow‘, and the patron wants the hold to start on a date other than today, enter the date here

  • Hold expires on: if the patron has specified that they don’t want the item after a certain date, or if you have limits on hold lengths, you can enter an expiration date for the hold in the ‚Hold expires on date‘

    Bemerkung

    To cancel expired holds automatically, your system administrator needs to set the cancel_expired_holds.pl cronjob to run on a regular basis.

  • Non-priority hold: if you are placing a hold for internal purposes, such as checking for missing pages or needing to add a label, check the ‚Non-priority hold‘ box. This type of hold will not prevent the patron who currently has the item from renewing their checkout.

To place a hold on the next available item (default setting), fill the next part of the form. For more specific hold settings, choose an item group in the ‚Hold next available item from an item group‘ section or a specific item in the ‚Hold a specific item‘ section below.

Section of the hold form to place a hold on the next available item. The section is selected and is highlighted in green with a green checkmark in the top left corner. Fields are Pickup at, and Holds to place (count), followed by a yellow Place hold button

  • Pickup at: choose the library where the patron will pick up the item

    Bemerkung

    The default pickup library is determined by the DefaultHoldPickupLocation system preference.

  • Request specific item type: if the AllowHoldItemTypeSelection system preference is set to ‚Allow‘ there will be an option to choose to limit the hold to a specific item type

  • Holds to place (count): if multiple holds per record are allowed, you can enter a number in the ‚Holds to place (count)‘ text box to place that number of holds for the selected patron.

    Bemerkung

    The ‚Holds to place (count)‘ text box will only appear if the Circulation and Fines rules are set to allow a ‚Holds per record‘ limit that is greater than 1, but not Unlimited, for this combination of item type and patron category.

To place a hold on the next available item from an item group, rather than the next available item on the whole record or a specific item, select this section and fill it out.

Section of the hold form to place a hold on the next available item from an item group. The section is selected and is highlighted in green with a green checkmark in the top left corner. The is a Pickup at field, followed by an item group table where the first column contains the selection radio button, the second column contains the item group name, and the third column contains barcodes for the holdable items in that group. The table is followed by a yellow Place hold button

Bemerkung

This section will only appear if the EnableItemGroupHolds system preference is set to ‚Enable‘ and the record has item groups. You can choose to place a hold on the next available item of a group.

  • Pickup at: choose the library where the patron will pick up the item

    Bemerkung

    The default pickup library is determined by the DefaultHoldPickupLocation system preference.

  • Select an item group on which to place the hold.

To place a hold on a specific item, rather than the next available item on the whole record or the next available item in an item group, select this section and fill it out.

Section of the hold form to place a hold on a specific item. The section is selected and is highlighted in green with a green checkmark in the top left corner. The section is a table with the following columns: Hold (radio button to select the item), Allowed pickup locations, Item type, Barcode, Item group, Home library, Last location, Call number, Copy number, Vol no. and Information. The table is followed by a yellow Place hold button

  • Select the item to place on hold.

    Bemerkung

    Enabling the DisplayMultiItemHolds system preference will allow to select multiple individual items in this section to place multiple item-level holds at the same time for the same patron. If the system preference is enabled, the system will allow you to select more than one item.

  • If necessary, change the pickup location.

    Bemerkung

    The default pickup library is determined by the DefaultHoldPickupLocation system preference.

If you’re placing holds on multiple records, you will be presented with the next available option for all titles. If no items are available for hold it will say so on the confirmation screen.

Form for placing holds on multiple bibliographic records. There is a warning message at the top of the page stating 'Cannot place hold on some items No items available: One or more records have no items that can be held'. The hold form contains the fields Patron, Notes, Pickup at, and Hold expires on date. They are followed by a table of the titles to place on hold with the columns Selection, Pickup location, Title, Priority, and Information. One line in the table is highlighted and the information column states 'No items are available to be placed on hold'. The other lines are selected. There is a 'Place holds' button at the bottom of the page.

If your library uses the patron clubs feature, use the ‚Clubs‘ tab to place a hold for a club.

To place a hold for a club, click the ‚Clubs‘ tab, search for and select the club name, and click the ‚Place hold‘ button.

Suchfeld nach Clubs beim Eintragen einer Vormerkung für einen Club

Vormerkungen verwalten

Vormerkungen können im Reiter Vormerkungen auf der linken Seite der Detailansicht bearbeitet und gelöscht werden.

'Holds' tab of a bibliographic record

From the list of holds you can change the order of the holds, the pickup location, whether the hold is on a specific item or for the next available item, suspend, or cancel the hold.

List of existing holds on a record

Bemerkung

If the HoldsSplitQueue system preference is set, you will see the holds list split across different tables by either pickup library, item type or both.

Bemerkung

If the AllowHoldDateInFuture system preference is set to „Don’t allow“, you will not have the option to edit the date the hold was placed (the column labelled Date).

Bemerkung

Depending on how the HidePatronName system preference is set, the list may show card numbers instead of names in the patron column like in the image above.

Changing the order of the holds

Bemerkung

Staff members must have the modify_holds_priority permission (or the superlibrarian permission) in order to be able to change holds‘ priorities.

To rearrange holds, make a selection from the ‚Priority‘ drop-down or click the arrows to the right of the priority pull down.

In the table of existing holds on a record, the Priority drop-down is open

Warnung

Clicking the double down arrow to the right of the hold will stick the hold at the bottom of the list even if more requests are made.

For example, if your library has home-bound patrons that are allowed to keep items out for months at a time, it would not be fair to other patrons if a home-bound patron were able to check out a brand new book and keep it for months. For this reason, the home-bound patron’s hold request would stay at the bottom of the queue until everyone else who wanted to read that book has already done so.

In the list of existing holds, lowest priority holds are indicated by the double down arrow with a line underneath.

In the list of existing holds on a record, the last hold in the list has the lowest priority activated.

Clicking the double arrow again will put the hold back in regular priority, in last place.

Changing the level of a hold

Version

This feature was added in version 23.11 of Koha.

Sometimes it can be necessary to change a hold that has been made on a specific item (known as an item level hold) to a hold that is not specific to an item and will be filled as soon as the next item is returned (often referred to as a record level hold). To change the level of a hold, make a selection from the ‚Details‘ dropdown and confirm the change by clicking the ‚Update hold(s)‘ button above.

In the table of existing holds on a record, the 'Details' dropdown is open and the option to set the hold level to 'Next available' is selected

Suspending holds

If a patron asks to have their hold suspended and the SuspendHoldsIntranet system preference is set to ‚Allow‘, you can do so by clicking the ‚Suspend‘ button at the far right.

If the patron gives you a date for the holds to resume, you can enter that in the date box and click the ‚Update hold(s)‘ button to save your changes.

List of existing holds on a record, the first hold is suspended until 03/14/2023

Bemerkung

If the AutoResumeSuspendedHolds system preference is set to „Don’t allow“ there will not be the option to put an end date on the hold suspension.

Bemerkung

The auto_unsuspend_holds.pl cron job is required to automatically resume suspended holds.

You can also unsuspend holds manually by clicking the ‚Unsuspend‘ button.

If the SuspendHoldsOpac system preference is set to ‚Allow‘, patrons will be able to suspend and unsuspend their own holds from their online account.

Deleting holds

To delete or cancel a hold, click the red trash can to the right of the hold line.

To delete/cancel a bunch of holds you can choose ‚del‘ from the drop-down menu on the left of each line and then click ‚Update hold(s)‘ at the bottom of the list.

The list of existing holds on a record, the Priority drop-down is open and the mouse cursor is on the 'del' option.

Alternatively, you can select the holds to be cancelled and click the ‚Cancel selected‘ button.

Vormerkungen verbuchen

When items that are on hold are checked in or out the system will remind the circulation staff that the item is on hold and offer them options for managing the hold.

Wenn Sie ein Exemplar zurückbuchen, das an einem anderen Standort vorgemerkt wurde, haben Sie die Möglichkeit die Vormerkung zu bestätigen und in den Transportstatus zu versetzen

Hold found pop up message indicating the item should be transferred to Centerville, the pickup library. The options are 'Confirm hold and transfer', 'Print slip, transfer, and confirm' or 'Ignore'

oder die Vormerkung lediglich zu bestätigen

Hold found pop up message. Shows the title and barcode of the item, folloed by 'Hold for' and the patron's name, category, address and phone number. There is a note 'Patron is not notified' and 'Main contact method: phone'. The options are 'Confirm hold (Y)', 'Print slip and confirm (P)' or 'Ignore (I)'.

If the item needs to be transferred, clicking ‚Confirm and transfer‘ or ‚Print slip, transfer, and confirm‘ will mark the item as in transit to the proper library.

If the item is already at the pickup library, clicking the ‚Confirm‘ or the ‚Print slip and confirm‘ button will mark the item as ready for pickup by the patron.

Clicking ‚Ignore‘ will retain the hold, but allow the item to be checked out to another patron or change the status of the item (if it was returned damaged, for example).

The ‚Print slip and confirm‘ or ‚Print slip, transfer, and confirm‘ options will open a printable page that you can attach to the item with the necessary hold or transfer information.

Bemerkung

The slip that is printed is the HOLD_SLIP notice. It can be modified with the Notices and slips tool.

When the hold is confirmed, if the patron is notified, the ‚hold filled‘ notice will be sent to them.

Bemerkung

The notice that is sent is the HOLD notice. It can be modified with the Notices and slips tool.

Bemerkung

If the HoldsAutoFill system preference is enabled, the circulation staff will not have to confirm the hold, but they will have the option to print the hold or transfer slip.

Hold found and confirmed message. The only option is to print the slip

If the HoldsAutoFillPrintSlip system preference is enabled, the print window to print the hold or transfer slip will open automatically.

Nach der Bestätigung wird die Vormerkung als „bereitgestellt“ im Reiter Vormerkungen im Bibliothekskonto angezeigt.

Table of patron's current holds

Im Exemplardatensatz wird die Vormerkung angezeigt

Holdings table in a bibliographic record in the staff interface, the item's status indicates that it is Waiting at Centerville since 07/28/2022. Hold for Mary Burton.

In some cases, a patron may come in to pick up a hold on behalf of someone else. In this case, make sure that the hold is cancelled when you check the item out to someone else. Alternatively, a check out might be attempted in error for an item that is already waiting for someone else. In this case you will be presented with a warning message.

Warning message when attempting to checkout an item that is currently on hold and awaiting pickup to another patron. There are two options: Cancel hold and Revert waiting status. And three buttons: Yes, checkout, Don't checkout and print slip, or No, don't checkout.

  • Cancel hold: in combination with ‚Yes, check out‘, this option will cancel the current hold and check the item out to the new patron.

  • Revert waiting status: in combination with ‚Yes, check out‘, this option will revert the waiting status of the hold (the patron who placed the hold will be back in first position in the queue) and check the item out to the new patron.

  • Yes, check out: this option will check the item out to the current patron.

  • Don’t check out and print slip: this option will open the print window to print the hold slip, the check out will be cancelled and the hold will remain.

  • No, don’t check out: this option will cancel the check out, the hold will remain.

If you check in an item that is already waiting to be picked up, a pop up indicating that a hold was found and the item is already waiting will appear. In addition to this, there is an option to allow staff to cancel the hold and choose a hold cancellation reason.

Bemerkung

Hold cancellation reasons are connected to the HOLD_CANCELLATION authorized value category.

Hold found item is already waiting checkin message

  • Confirm hold: this option will keep the existing hold.

  • Print slip and confirm: this option will open the print window to print the hold slip and keep the existing hold.

  • Cancel hold: this option will remove the hold.

    • If you cancel the hold and further holds exist for the item you will be presented with a new option to confirm the hold for the next patron.

    • A reason can be allocated to the cancellation of the hold. A notice can be sent to the patron explaining why this hold was cancelled.

Warnung

If you want to send a notice with the cancellation reason, you will need to add a new notice with code „HOLD_CANCELLATION“ if you do not have one already.

Curbside pickups

Koha has an integrated curbside pickup module that can be used to schedule hold pickups by patrons.

  • Get there: Circulation > Curbside pickups

See the curbside pickup configuration section to learn how to set up curbside pickup.

Bemerkung

Staff members must have the manage_curbside_pickups permission (or the superlibrarian permission) in order to schedule and manage pickups.

Scheduling a pickup

  • Get there: Circulation > Curbside pickups > Schedule pickup

To schedule a pickup,

  • Click the ‚Schedule pickup‘ tab

    Curbside pickup management page, the Schedule pickup tab is selected and it contains a patron search box

  • Search for the patron for whom to schedule a pickup, with either their name or their card number

    Warnung

    If ‚Enable for waiting holds only‘ is set in the curbside pickup configuration for your library, and the patron has no waiting holds, there will be an error message.

    Curbside pickup management page, the Schedule pickup tab is selected, there is an error message that says 'The patron does not have waitings holds'.

  • Enter a date for the pickup

    Bemerkung

    Only dates with available time slots will be displayed.

  • The possible pickup times will be displayed, depending on the day of the week

    Curbside pickup management page, the Schedule pickup tab is selected, a patron and a date have been entered, all the possible time slots are displayed, in 10-minute intervals, most have (0) underneath the time, some have (1) or (2), one has (3) and is displayed in red

    Bemerkung

    The number in parentheses under each time slot is the number of patrons who are currently scheduled for a pickup at that time. If the maximum number of appointments has been reached, based on the ‚Maximum patrons per interval‘ setting in the curbside pickup configuration, the time slot will be displayed in red and you will not be able to select it.

  • If needed, you can add a note concerning this pickup

  • Klicken Sie auf ‚Bestätigen‘

Alternatively, you can schedule a pickup from the patron’s account.

  • Click ‚Schedule pickup‘ at the top of the patron’s detail page

    Row of action buttons at the top of the patron's detail page: Edit, Add guarantee, Change password, Duplicate, Print, Search to hold, Add message, Schedule pickup, and More

Bemerkung

If the patron has chosen to receive the ‚Hold filled‘ notice by email, they will also get a notification when a curbside pickup is scheduled.

You can customize the notice by editing the NEW_CURBSIDE_PICKUP template in the Notices and slips tool.

Preparing for curbside pickups

  • Get there: Circulation > Curbside pickups > To be staged

The ‚To be staged‘ tab contains all the curbside pickups still waiting to be prepared.

Curbside pickup management page, the To be staged tab is selected, there are several scheduled pickups to prepare

Bemerkung

If the patron has overdues or restrictions, it will be shown here, under their name.

Once the items are prepared and ready to be picked up, click ‚Mark as staged & ready‘. This will transfer the scheduled pickup appointment in the ‚Staged & ready‘ tab.

Curbside pickup management page, the Staged & ready tab is selected, there are several scheduled pickups already prepared and waiting for pickup

Bemerkung

There is no need to checkout the item or items to the patron at this point. When delivering curbside pickups, the module will automatically check the items out.

You have the option to refresh the list manually by clicking the ‚Refresh‘ button. You can also set up your session to refresh every X seconds. Check the box next to ‚Refresh automatically every X seconds‘ and enter the number of seconds.

Delivering curbside pickups

  • Get there: Circulation > Curbside pickups > Patron is outside

From the OPAC, the patron can alert that they are outside. Staff can also indicate that the patron has arrived by clicking on the ‚Patron has arrived‘ button from the ‚Staged & ready‘ tab.

At the designated time, meet the patron to give them their items. Then, click ‚Mark as delivered‘. This will check out the item or items to the patron and transfer the curbside pickup appointment to the ‚Delivered today‘ tab.

Cancelling curbside pickups

  • Get there: Circulation > Curbside pickups > To be staged

If, for any reason, you need to cancel a curbside pickup appointment, click the ‚Cancel‘ button from the ‚To be staged‘ tab.

Curbside pickup management page, the To be staged tab is selected, there are several scheduled pickups to prepare

If the appointment has already progressed beyond the ‚To be staged‘ status, click ‚Mark as To be staged‘ to bring it back there in order to cancel it.

Recalls

The recalls feature allows users to recall items that are currently checked out. Once the recall is confirmed, the borrower who currently has the item checked out will be notified that their due date has been adjusted and they need to return their item. Once recalled items are returned, the recall requester will be notified that their item is awaiting pickup at their specified pickup location.

See the requesting recalls section to learn how to place a recall in the OPAC.

Setting up recalls in Koha

To use this feature:

Managing recalls

The recalls feature is relatively automated. Staff do not have a lot of manipulations to do to manage recalls.

Bemerkung

Only staff with the manage_recalls permission (or the superlibrarian permission) will be able to access recall management.

Recall statuses

The possible statuses for recalls are the following:

Receiving recalled items

Upon checkin in an item that has been recalled, a pop up will appear asking the staff member to confirm or ignore the recall.

Pop up indicating the checked in item has been recalled

  • Confirm recall: this option will put the recall in ‚Waiting‘ status and, if the patron has an email address in their file, will notify them that their recalled item is now ready for pickup.

    Bemerkung

    The notice sent is PICKUP_RECALLED_ITEM. You can modify it’s content in the notices and slips tool

  • Print slip and confirm: this option will print a slip you can attach to the item (similar to a hold slip) in addition to everything the ‚confirm recall‘ does (change the status and send the notice).

    Bemerkung

    The slip is RECALL_REQUESTER_DET. You can modify it’s content in the notices and slips tool

  • Ignore: this option will check in the item, but the recall will not be set as awaiting pickup and the patron will not be notified.

If the patron asked to pick up their recalled item at a different library, a transfer will be triggered.

Pop up indicating the checked in item has been recalled and needs to be transferred to a different library

  • Confirm recall and transfer: this option will put the recall ‚In transit‘.

  • Print slip, transfer, and confirm: this option will print a slip you can attach to the item (similar to a hold slip) in addition to setting the recall as ‚In transit‘.

  • Ignore: this option will check in the item, but the recall will not be set as ‚In transit‘

Bemerkung

The patron will not be notified that their recall is ready for them with any of the above options.

Cancelling recalls

Bemerkung

Only requested or overdue recalls can be cancelled.

It is not possible to cancel a recall that is currently awaiting pickup

Staff can cancel recalls from various screen in the staff interface.

  • Cancel from the recalls queue either individually by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

    Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

    Or by selecting several recalls and clicking the ‚Cancel selected recalls‘ button at the bottom of the screen.

    If the recalled item is currently in transit, the cancel option will also trigger a transfer back to the item’s home library.

    Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel recall and return to option.

  • Cancel from the recalls to pull by clicking the ‚Cancel recall‘ button on the right

    Recalls to pull table

    If the recalled item is currently in transit, the cancel option will also trigger a transfer back to the item’s home library.

    Recalls to pull table, the Cancel button is replaced by Cancel and return to if the item is in transit

  • Cancel from the overdue recalls list either individually by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

    Screenshot of the overdue recalls, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

    Or by selecting several recalls and clicking the ‚Cancel selected recalls‘ button at the bottom of the screen.

  • Cancel from the ‚Recalls‘ tab of a bibliographic record by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

    Recalls tab of a bibliographic record show all the existing recalls on this record, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

    Or by selecting several recalls and clicking the ‚Cancel selected recalls‘ button at the bottom of the screen.

  • Cancel from the ‚Recalls‘ tab of a patron’s details page by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

    The recalls tab of a patron details page, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

  • Cancel from the ‚Recalls history‘ tab of a patron’s file by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

    The Recalls history tab of a patron's file, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

Changing waiting recalls‘ status

If a recall is currently awaiting pickup and for some reason the staff needs to change this status (for example, the requesting patron called and they won’t be picking up the recall), it is possible to revert the waiting status.

  • Revert the status from the recalls queue by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Revert waiting‘ option.

    Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Revert waiting option.

  • Revert the status from the Recalls awaiting pickup list by clicking the ‚Revert waiting status‘ button on the right.

    Recalls awaiting pickup list

Marking recalls as overdue

If a recall is not checked in by the new due date, it should be marked as overdue by the overdue_recalls cronjob. However, it is possible to mark recalls as overdue manually.

From the recalls queue, click the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Mark as overdue‘ option.

Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Mark as overdue option.

Overdue recalls appear in the Overdue recalls list.

Expiring recalls

If a recall as been awaiting pickup for longer than the allowed period defined in RecallsMaxPickUpDelay, it should be expired automatically by the expire_recalls cronjob. However, it is possible to expire recalls manually.

From the recalls awaiting pickup list, click the ‚Expire recall‘ button on the right.

Recalls awaiting pickup list

Recalls reports

Once recalls are set up, new sections will appear in the circulation module.

  • Get there: Circulation > Recalls

Recalls queue

The recalls queue shows all the current active recalls with their statuses.

Recalls queue table

From the recalls queue, staff can cancel active recalls either individually by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

Or by selecting several recalls and clicking the ‚Cancel selected recalls‘ button at the bottom of the screen.

For recalls that are in transit, it is possible to cancel them and this will trigger a transfer back to their home library.

Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel recall and return to option.

For recalls that are currently awaiting pickup, it is possible to revert the waiting status by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Revert waiting‘ option.

Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Revert waiting option.

For recalls that are overdue, it is possible to mark them as such from the recalls queue by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Mark as overdue‘ option.

Screenshot of the recalls queue, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Mark as overdue option.

Recalls to pull

The recalls to pull list shows all the records that have been recalled but that have available items that could fulfill the request.

Recalls to pull table

Staff can pick up these items from the shelves and check them in to fulfill the requests.

From the recalls to pull list, staff can cancel recalls if needed, by clicking the ‚Cancel recall‘ button on the right.

If the item is currently in transit, cancelling the recall will also trigger a transfer back the the item’s home library.

Recalls to pull table, the Cancel button is replaced by Cancel and return to if the item is in transit

Overdue recalls

This list shows the items that have been recalled but have not been returned by the new due date.

Recalls can be marked as overdue automatically through the overdue_recalls cronjob or manually.

Overdue recalls list

From this list, staff can cancel active recalls either individually by clicking the ‚Actions‘ button and selecting the ‚Cancel‘ option.

Screenshot of the overdue recalls, the Actions button is clicked and the mouse cursor is on the Cancel option.

Or by selecting several recalls and clicking the ‚Cancel selected recalls‘ button at the bottom of the screen.

Recalls awaiting pickup

The recalls awaiting pickup list shows all the recalls that are currently waiting for the patron to come and get them.

Recalls awaiting pickup list

This list is divided in two tabs:

  • Recalls waiting: shows all the recalls currently awaiting pickup.

  • Recalls waiting over x days: shows the recalls that have been waiting for more than the number of days specified in the RecallsMaxPickUpDelay system preference.

From this list, staff can revert waiting recalls by clicking on the ‚Revert waiting status‘ button on the right.

Staff can also manually expire recalls by clicking on the ‚Expire recall‘ button on the far right.

Old recalls

The old recalls list shows all the inactive recalls (completed, cancelled and expired).

Old recalls list

Transporte

If you work in a multi-branch system, you can transfer items from one library to another by using the Transfer tool.

  • Pfad in Koha: Ausleihe > Transfer

To transfer an item,

  • Click ‚Transfer‘ on the Circulation page.

    Form to transfer an item to another library

  • Select the library to transfer the item to.

  • Scan or type the barcode on the item to transfer.

  • Click ‚Submit‘.

    Form to transfer an item to another library, followed by a table containing items that have been transferred

The item will now say that it is in transit in the ‚Status‘ column of the holdings table in the staff interface and in the OPAC.

Item display in the staff interface, the status is 'In transit from Fairview to Centerville since 25/04/2023'.

When the item arrives at the other library, the staff member must check the item in to acknowledge that it has arrived and is no longer in transit.

Check in warning that reads "Check in message 39999000005417: A grammar of Shakespeare's language / Not checked out. Item received from Centerville"

The item will not be permanently moved to the new library. The item will keep the same ‚Home library‘ and the ‚Current location‘ is updated to note where it resides at this time.

Item information showing the barcode, home library, collection, item call number, shelving location, and Statuses section showing current library, checkout status, lost status, damaged status, and withdrawn status. In the shown example, the home library is Centerville and the current library is Fairview.

Staff can check the status of items in transit in the Transfers to receive report.

If you are using the stock rotation automation tool, you can check which items from your library are requested by the stock rotation tool for transfer to another library using the Transfers to send report.

Bibliothek festlegen

By default, you will enter the staff interface as if you are at your home library. This library will appear in the top right of the staff interface.

Menu and search bar at the top of the page in the staff interface

This is the library where all circulation transactions will take place. If you are at another library (or on a bookmobile) you will need to set the library before you start circulating items. To do this, click on your username and logged in library at the top right and choose ‚Set library‘ or click ‚Set library‘ on the main circulation page.

Main page of the circulation module

Bemerkung

Only staff with the loggedinlibrary permission (or the superlibrarian permission) will be able to change the ibrary they are logged in at.

This will bring you to a page where you can choose at which library you are.

Dropdown menu with branches list in the Set library setting.

Once you save your changes, your new library will appear in the top right.

Bemerkung

Nur Bibliothekspersonal mit der Berechtigung loggedinlibrary (oder superlibrarian permission) können sich in einer Bibliothek anmelden, die von der eigenen Heimatbibliothek abweicht.

Staff members who do not have this permission will only be able to log into their home library.

Schnellaufnahme

Bemerkung

Staff members must have the fast_cataloging permission (or the superlibrarian permission) in order to be able to use the fast cataloging option.

Sometimes circulation librarians need to quickly add a record to the system for an item they are about to check out. This is called ‚Fast add‘.

There are two ways to add titles via fast add. If you know that you’re about to check out an item that isn’t in you catalog you can go to the Circulation module and click ‚Fast cataloging.‘

Main page of the circulation module

Es öffnet sich die Katalogisierungsmaske mit dem Framework für Schnellaufnahmen:

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Nach dem Anlegen des Titelsatzes, können Exemplare angelegt werden. Geben Sie den Barcode, den Medientyp etc. an und speichern Sie, bevor Sie das Exemplar zum ersten mal ausleihen.

Eine Schnellaufnahme kann außerdem ausgehend von der Ausleihe angelegt werden. Wird ein im System nicht vorhandener Barcode eingegeben, zeigt Koha eine entsprechende Meldung mit einem Link zum Erstellen einer Schnellaufnhame. Dadurch kann das Exemplar in einem integrierten Workflow erfasst und gleich ausgeliehen werden.

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Klicken Sie auf ‚Schnellaufnahme‘ um in die entsprechende Katalogisierungsmaske zu gelangen.

image574

Nachdem ‚Speichern‘ werden Sie zur Exemplarerfassungsmaske weitergeleitet, in der bereits der Barcode eingetragen ist, mit dem die Ausleihe versucht wurde.

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Nachdem das Exemplar mit ‚Exemplar hinzufügen‘ gespeichert wurde, wird das neue Exemplar automatisch an den ursprünglichen Benutzer ausgeliehen.

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Ausleihreports

Die meisten Reports sind über das Modul Reports abrufbar. Ein paar für die Ausleihe relevante Reports sind auf der Übersichtsseite des Ausleihmoduls zu finden.

  • Pfad in Koha: Ausleihe > Ausleihreports

Liste der Vormerkungen

Dieser Report zeigt alle Vormerkungen in Ihrer Bibliothek, die darauf warten aus dem Bestand bereitgestellt zu werden.

First, choose some filters for the report.

Filters for the holds queue: library, item type, collection, and shelving location

Then, the report will be displayed.

Holds queue for Centerville library

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: holds-table).

To generate this report, you must either have the Build holds queue cron job running, or the RealTimeHoldsQueue system preference must be set to ‚Enable‘. Either of these will run a script that decides which library should be responsible for fulfilling a given hold request. This should be enabled if your library system allows borrowers to place on-shelf holds.

The holds queue behavior is controlled by the system preferences StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight and UseTransportCostMatrix.

If you do not want all of your libraries to participate in the on-shelf holds fulfillment process, you should list the libraries that *do* participate in the process here by inputting all the participating library’s branchcodes, separated by commas (e.g. „MPL,CPL,SPL,BML“ etc.).

By default, the holds queue will be generated such that the system will first attempt to hold fulfillment using items already at the pickup library if possible. If there are no items available at the pickup library to fill a hold, the system will then use the list of libraries defined in StaticHoldsQueueWeight. If RandomizeHoldsQueueWeight is disabled (which it is by default), the script will assign fulfillment requests in the order the libraries are placed in the StaticHoldsQueueWeight system preference.

For example, if your system has three libraries, of varying sizes (small, medium and large) and you want the burden of holds fulfillment to be on larger libraries before smaller libraries, you would want StaticHoldsQueueWeight to look something like „LRG,MED,SML“.

If you want the burden of holds fulfillment to be spread out equally throughout your library system, simply enable RandomizeHoldsQueueWeight. When this system preference is enabled, the order in which libraries will be requested to fulfill an on-shelf hold will be randomized each time the list is regenerated.

An alternative to static and randomized is using the Transport cost matrix. It takes precedence in controlling where holds are filled from and allows you to define the ‚cost‘ of transport between any two libraries. To use the Transport cost matrix simply set your UseTransportCostMatrix preference to ‚Use‘.

Bemerkung

Other system preferences will have an impact on prioritization in the holds queue, namely: LocalHoldsPriority, LocalHoldsPriorityPatronControl, LocalHoldsPriorityItemControl and HoldsQueuePrioritizeBranch.

Zu erledigende Vormerkungen

This report will show you all of the items that have holds on them that are available at the library for pulling. If the items are available at multiple libraries then all libraries with that item available will see the hold to pull until one library triggers the hold.

List of holds to pull

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: holds-to-pull).

Depending on the value of the CanMarkHoldsToPullAsLost system preference, clicking the „Mark item as lost“ button or „Mark item as lost and notify patron“ button will mark item as lost and notify the requesting patron.

You can choose which LOST value to set the item to with the UpdateItemWhenLostFromHoldList system preference.

Warnung

These buttons will only appear on item-level holds.

Bemerkung

The notification sent to the patron will use the CANCEL_HOLD_ON_LOST template. It can be customized in the Notices and slips tool.

You can limit the results you see by using the Refine box on the left side of the page.

Refine results filters on the holds to pull page, start date and end date

Bemerkung

The default dates in the filters are determined by the HoldsToPullStartDate and ConfirmFutureHolds system preferences.

Bereitgestellte Vormerkungen

Dieser Bericht zeigt alle Vormerkungen, die auf das Abholen durch die Benutzer warten.

Holds awaiting pickup report

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: holdst).

You can cancel individual holds manually by clicking the ‚Cancel hold‘ button to the right of each hold, or you can cancel selected holds using the button at the top of the list.

Items that have been on the hold shelf longer than you normally allow (based on the ReservesMaxPickUpDelay system preference value or the ‚Holds pickup delay‘ rule in the circulation and fine rules) will appear on the ‚Holds waiting past their expiration date‘ tab.

Holds awaiting pickup report, the Holds waiting past their expiration date tab is selected

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: holdso).

These holds will not automatically be canceled unless the ExpireReservesMaxPickUpDelay system preference is set to ‚Allow‘ and the cancel_expired_holds.pl cron job is scheduled to run regularly.

You can cancel individual holds manually by clicking the ‚Cancel hold‘ button to the right of each hold, or you can cancel selected holds using the button at the top of the list, or even cancel all holds.

The ‚Holds with cancellation requests‘ tab contains waiting holds that have been canceled by patrons through their account on the OPAC, if that is allowed by the waiting hold cancellation policy.

From this tab, staff can cancel the holds, and transfer them back to their home library, if that is the case.

Bemerkung

Checking in the items will also cancel the holds with cancellation requests.

Vormerkrate

Vormerkungsraten helfen Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Sammlung. Dieser Report erlaubt Ihnen zu sehen, wie viele Ihrer Benutzer Vormerkungen auf Medien haben und ob Sie mehr kaufen sollten. Standardmäßig ist dies auf 3 Medien pro erfolgter Vormerkung festgelegt. Der Report teilt Ihnen mit, wie viele zusätzliche Medien gekauft werden müssen, um diese Quote zu erreichen.

Bemerkung

You can change the default ratio with the HoldRatioDefault system preference.

Hold ratio report showing a list of items with current holds, the report gives an indication of how many more items are needed to fulfill the holds

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: holds-ratios).

Eingehende Transporte

This report lists all the items that are in transit to your library.

Table of Transfers made to your library as of the day's date. Shows a list of items that are in transit.

If your transfers are late in arriving, you will see a message stating how late your items are.

Table of Transfers made to your library as of the day's date. Shows a list of items that are in transit. Transfers sent more than 3 days ago are in red with the mention "Transfer is X days late".

Bemerkung

A transfer is considered late based on the number of days entered in the TransfersMaxDaysWarning system preference.

Transfers to send

This report lists all the items that are requested from your library by the stock rotation tool.

Results of report 'Transfers to send' showing a request of a book to be sent to a different library due to stock rotation advance

Bemerkung

This report will only be shown and filled if you are using the stock rotation automation tool.

Artikelbestellungen

Artikelbestellungen funktionieren ähnlich wie Vormerkungen, sind aber keine Bestellungen auf Exemplare. Artikelbestellungen sind Kopieanforderungen für einen bestimmten Abschnitt eines Buches oder einen Artikel aus einer Zeitschrift. Das ist ein häufiger Vorgang in wissenschaftlichen Bibliotheken.

Artikelbestellungen einrichten

First, enable your system preference for ArticleRequests.

auf ‚Aktiviere‘ die Artikelbestellung für Benutzer.

Als nächstes müssen Sie entscheiden, auf welcher Ebene die Benutzer in der Lage sein sollen Bestellungen abzusetzen. Entweder auf der Titelebene, der Exemplarebene, oder auf Titel- und Exemplarebene.

Über drei verschiedene Systemparameter können Pflichtfelder definiert werden, je nachdem wie bestellt wird.

The ArticleRequestsOpacHostRedirection system preference is used if you create analytical records. If enabled, it will redirect the patron from the child record to the host record in the OPAC.

The ArticleRequestsSupportedFormats system preference determines the various formats patrons can request their articles in (either photocopy or scan).

Außerdem muss in den Ausleihkonditionen entschieden werden, bei welchen Regeln Artikelbestellungen möglich sein sollen.

Sie haben hier vier verschiedene Möglichkeiten: ja (Artikelbestellungen auf Titel- und Exemplarebene), nur Exemplar, nur Titelsatz, oder Nein (keine Artikelbestellungen).

You can also limit the number of open article requests a patron can have at one time by patron category in the Default open article requests limit section of the circulation rules page.

You can set up a fee for each article request in the Default article request fees section of the circulation rules page.

Artikel bestellen

Bei einer positiven Eingabe können danach Artikelbestellungen in der Dienstoberfläche und im OPAC umgesetzt werden.

In der Dienstoberfläche, in der Detailansicht, sehen Sie dann die Schaltfläche „Artikel bestellen“ in der Menüleiste und einen Reiter „Artikelbestellungen“ auf der linken Seite. Beide Optionen führen auf die gleiche Seite.

Detailed record in the staff interface

Wie bei einer Vormerkung werden Sie aufgefordert die Ausweisnummer oder den Namen des Benutzers anzugeben.

Patron search screen for an article request

If there is a fee, a message will appear to inform the staff member.

Warning message in the staff interface indicating the patron will be charged 2.00 for every article request

Füllen Sie das angezeigte Formular aus.

Article request form in the staff interface

Bemerkung

The mandatory fields are set through the three system preferences ArticleRequestsMandatoryFields, ArticleRequestsMandatoryFieldsItemsOnly, and ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly.

  • Title: enter the title of the requested article or chapter

  • Author: enter the author of the requested article or chapter

  • Volume: enter the volume in which this article or chapter is found

  • Issue: enter the issue in which this article is found

  • Date: enter the date of the issue in which this article is found

  • Table of contents: check to indicate the patron wants a copy of the table of contents

  • Pages: enter the pages to photocopy or scan

  • Chapters: enter the chapters to photocopy or scan

  • Patron notes: enter any relevant notes

  • Format: choose the format in which the patron wishes to receive this article or chapter

    Bemerkung

    The possible formats are defined in the ArticleRequestsSupportedFormats system preference.

  • Pickup library: choose the library at which the patron wishes to pick up their photocopy

Wenn erlaubt, wählen Sie die exemplarspezifische Bestellung.

Klicken Sie dann auf „Bestellen“.

Im OPAC können die Benutzer selbst Vormerkungen entweder aus der Trefferliste

Search results list in the OPAC, facets are on the left. At the top of the page it says 'Your search returned 7 results.' followed by an RSS icon. At the top of the results list, there are buttons: Highlight, Select all, Clear all, Select title to Add to cart or Add to list, Place hold, and Tag

oder aus der Detailansicht heraus setzen.

Detailed record in the OPAC

Wie bei einer Vormerkung wird der Benutzer gebeten sich anzumelden, wenn er dies nicht bereits ist.

Das Formular ist das selbe wie in der Dienstoberfläche.

Article request form in the OPAC

If there is a fee, a message will appear to inform the patron.

Warning message in the OPAC indicating the patron will be charged 3.00 for every article request

Wenn erlaubt, kann der Benutzer ein spezifisches Exemplar für die Vormerkung auswählen.

From their account, the patron will be able to follow the progress of their request from ‚new‘

The view of an article request in the patron's account in the OPAC, the status is set to new

to ‚pending‘, if necessary,

The view of an article request in the patron's account in the OPAC, the status is set to pending

zu „In Bearbeitung“ mitverfolgen.

The view of an article request in the patron's account in the OPAC, the status is set to processing

The patron will receive an email notification after placing the request to confirm it as well as when the status of the request changes.

Bemerkung

When placing an article request, the patron will receive a notification. The notice sent is based on the AR_REQUESTED template.

Each status is also linked to a notification. See below, under Managing article requests for the letter code for each status.

The content of any notification can be customized in the Notices and slips tool.

Sobald die Bestellung abgeschlossen ist, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer verschickt und die Artikelbestellung wird nicht länger im Konto angezeigt.

Bemerkung

When staff marks the article request as ‚Completed‘, the patron will receive a notification. The notice sent is based on the AR_COMPLETED template. The content of this notification can be customized in the Notices and slips tool.

Artikelbestellungen verwalten

Wenn die Artikelbestellung abgesetzt wurde, wird diese für Bibliotheksmitarbeiter im unteren Bereich auf der Startseite der Dienstoberfläche auftauchen (wo auch die zu moderierenden Tags, Kommentare und Adressänderungwünsche auftauchen).

Pending article request notification at the bottom of the main page of the staff interface

Hier können die Bibliotheksmitarbeiter die zu bearbeitenden Bestellungen auswählen.

Article requests table

New requests are in the ‚New‘ tab.

In einem ersten Schritt wird die Bestellung durch einen Bibliotheksmitarbeitenden bearbeitet und verschiebt sich dadurch in einen anderen Reiter. In der Spalte Aktionen wird hierzu aus dem Auswahlmenü der Punkt „Bestellung bearbeiten“ ausgewählt.

The actions menu next to a new article request has the following options, 'Set request as pending', 'Process request', 'Complete request', 'Cancel request', and 'Print slip'

Bemerkung

Setting an article request to ‚Processing‘ will send a notification to the patron. The notice sent is based on the AR_PROCESSING template. The content of this notification can be customized in the Notices and slips tool.

If for any reason, a request cannot be processed right away (for example, if the title is currently checked out), the status can be changed to ‚Pending‘. This will send a notice to the patron indicating the request has been received and seen, but has yet to be processed.

Bemerkung

Setting an article request to ‚Pending‘ will send a notification to the patron. The notice sent is based on the AR_PENDING template. The content of this notification can be customized in the Notices and slips tool.

Als nächstes kann das angeforderte Material aus dem Regal gezogen, und eine Kopie angefertigt werden.

Once that is complete, staff can print the article request slip and staple or paper clip it to the article. In the actions column, you can select the dropdown and select print slip.

Bemerkung

The slip used is based on the AR_SLIP template. The content of this slip can be customized in the Notices and slips tool.

Zum Schluss wird in der Spalte Aktionen im Dropdownmenü auf ‚Bestellung abschließen‘ geklickt. Dadurch wird eine Benachrichtigung an den Benutzer geschickt das die Artikelbestellung abgeholt werden kann.

Dadurch wird die Artikelbestellung aus dem Reiter ‚in Bearbeitung‘ entfernt.

Bemerkung

Completing an article request will send a notification to the patron. The notice sent is based on the AR_COMPLETED template. The content of this notification can be customized in the Notices and slips tool.

If, for any reason, an article request must be cancelled, staff can choose the ‚Cancel request‘ option from the ‚Actions‘ button.

Bemerkung

Cancelling an article request will send a notification to the patron. The notice sent is based on the AR_CANCELED template. The content of this notification can be customized in the Notices and slips tool.

Bemerkung

Es können über die Checkboxen oder durch Klick auf „Alle auswählen“ auch mehrere Bestellungen auf einmal bearbeitet und der neue Status aus der Auswahlliste am Anfang der Tabelle gewählt werden.

The actions button gives access to the option to complete the selected requests, cancel the selected requests or print the slip

Überfälligkeiten

Diese Seite zeigt Ihnen alle Medien an, die in Ihrer Bibliothek überfällig sind.

Bemerkung

Only staff with the overdues_report permission (or the superlibrarian permission) will be able to run this report.

Warnung

Wichtig: In Installationen mit sehr vielen Benutzern kann die Ausführung dieses Reports einige Zeit in Anspruch nehmen.

Large libraries can choose to filter the report before it runs by setting the FilterBeforeOverdueReport system preference to ‚Require‘.

View of the overdues report

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: circ-overdues).

Der Bericht kann mit Hilfe der Menü-Optionen links neben dem Bericht gefiltert werden.

Bemerkung

Durch das Anhaken der Checkbox ‚Zeige aktuell entliehene Medien‘ werden alle aktuell entliehenen Medien (unabhängig vom Fälligkeitsdatum) angezeigt.

The report result can be downloaded via the ‚Download file of displayed overdues‘ link or the ‚Export‘ button at the top of the table.

Überfälligkeiten mit Gebühren

Dieser Report zeigt Ihnen alle überfälligen Medien in Ihrer Bibliothek, für die Mahngebühren generiert wurden.

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Bemerkung

Only staff with the overdues_report permission (or the superlibrarian permission) will be able to run this report.

Wenn Sie den Report einschränken möchten, können Sie mit der Auswahlliste im Menü einen Standort in Ihrer Bibliothek auswählen. Um überfällige Medien anderer Bibliotheken zu sehen, müssen Sie die Bibliothek für die Sie eingeloggt sind wechseln.

Wichtig

Wenn Sie keine Gebühren erheben und/oder wenn der entsprechende Gebühren-Cronjob nicht eingerichtet ist, liefert dieser Report keine Daten.

Aktuelle Vor-Ort-Ausleihen

If you are using the on site checkouts functionality (OnSiteCheckouts) then you’ll have a report to view all items that are currently checked out on site.

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Es werden das Fälligkeitsdatum (überfällig in rot), der derzeitige Benutzer, Exemplarinformationen und die aktuelle Bibliothek angezeigt.

Vor-Ort-Benutzung protokollieren

Einige Bibliotheken protokollieren die Benutzung von Exemplaren innerhalb der Bibliothek.

Hinweis

This is different from tracking on-site usage. In-house use is the use of items in the library by patrons without them having to check them out. On-site use is the use of items on site that must first be checked out. To learn more about on site usage please review the OnSiteCheckouts preference.

Den Gebrauch von Exemplaren innerhalb der Bibliothek zu protokollieren ohne diese auszuleihen, dazu gibt es in Koha zwei Möglichkeiten. Die erste ist, einen oder mehrere sogenannte statistische Benutzer zu erfassen. Wenn dann die Exemplare eingesammelt werden die in Gebrauch waren, können diese an den statistischen Benutzer ausgeliehen werden:

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Allerdings wird as Exemplar nicht als ‚ausgeliehen‘ markiert, sondern als in Benutzung im Haus:

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Wiederholen Sie diese Schritte für alle Exemplare die innerhalb der Bibliothek in Gebrauch waren.

The other way to record local use of items is to set your RecordLocalUseOnReturn preference to ‚Record.‘ Then whenever you check an item in that is not checked out and not on hold a local use will be recorded.

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Hinweis

If you have RecordLocalUseOnReturn set to ‚Record‘ you can still use your statistical patrons to record local use as well.

Selbstverbuchung

Koha comes with a very basic Web-based self checkout module where patrons can check out items to themselves.

Setting up the self checkout module

To enable this module, set the WebBasedSelfCheck system preference to ‚Enable‘.

To use this module you have to log in as a staff member with the self_checkout_module permission.

Bemerkung

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff user logged into a computer all day.

Furthermore, the self_checkout_module permission prevents the user from using the OPAC.

You can use the AutoSelfCheckAllowed, AutoSelfCheckID and AutoSelfCheckPass system preferences to log in automatically as this staff user.

You can add content, like instructions on how to use the self checkout system for example, by using the SCOMainUserBlock or the SelfCheckHelpMessage display locations in the HTML customizations tool.

Check the other self checkout module system preferences to make sure they work for your library.

Using the self checkout module

The module is available at: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl

Tipp

There is no link to the self checkout module from the OPAC. You can use HTML customizations to add the link on the OPAC.

When on the self checkout page, depending on the value in the SelfCheckoutByLogin system preference you will be asked to enter either your card number

Self checkout login screen asking for the patron's card number. It reads Self checkout system Please enter your card number, there is an input field followed by a Submit button.

or your username and password.

Self checkout login screen asking for the patron's login and password. It reads Self checkout system Log in to your account, there are two text input fields labeled Login and Password followed by a Log in button.

Once you’re logged in to the self check module, you will be asked to scan the barcodes of the items to check out. A barcode scanner will usually do it automatically, but if you are entering the item barcode manually, hit ‚Enter‘ or click the ‚Submit‘ button after each barcode.

Self checkout screen. It reads Self checkout system You are logged in as Jordan Alford. Checkout, return, or renew an item: Scan a new item or enter its barcode. There is an input field followed by two buttons: Submit and Finish. At the bottom of the page, there are tabs to see the patron's checkouts, holds, and charges, currently all at 0.

As you scan items they will appear in the ‚Checkouts‘ tab at the bottom of the page.

Self checkout screen. At the bottom of the page in the Checkouts tab, the title, callnumber, and due date of the checked out item are displayed, as well as a Renew button.

Bemerkung

You can allow patrons from specific categories to check out several items at once with the SCOBatchCheckoutsValidCategories system preference.

When you are finished scanning items, click the ‚Finish‘ button. This will prompt you to print a receipt and log you out of the self check module.

Pop-up modal asking Would you like to print a receipt? With two buttons: Print receipt and end session, and End session.

When attempting to check items out, there are some instances where error messages will appear and the patron will be directed to the library staff. This will happen even if you are allowing overrides on circulation functions. Only a staff member can override a circulation block and so patrons must go to the library staff for help in these situations.

Bemerkung

The self checkout module can also be used to check in items, if the SCOAllowCheckin system preference is set to ‚Allow‘.

Selbstrückgabe

In order to use the self check-in module, you must first set the SelfCheckInModule system preference to ‚Enable‘.

Then, you will have to create a patron with the self_checkin_module permission.

Hinweis

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff client logged into a computer all day. You can give this patron only the aforementioned permission so it cannot be used for anything else.

Der für Ihre Institution anzupassende Link zur Selbstrückgabeseite lautet: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sci/sci-main.pl

Loggen Sie sich mit Ihrem angelegten Bibliotheksmitarbeiterkonto mit der entsprechenden Berechtigung ein

Wenn der Computer oder Kiosk-PC eingerichtet und der Selbstverbuchungsnutzer angemeldet ist, können die Benutzer die Exemplare selbst zurückbuchen.

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Wenn ein Barcodescanner vorhanden ist, können die Benutzer die Exemplare einscannen. Ansonsten können Sie den Barcode eintippen und auf ‚Hinzufügen‘ klicken oder Enter drücken.

Hinweis

Die meisten Barcodescanner aktivieren beim Scanvorgang automatisch die Entertaste.

Wenn alle Exemplarbarcodes gescannt oder eingetippt wurden, wird auf ‚Rückgabe‘ geklickt. Damit werden alle Exemplare zurückgegeben.

Wichtig

Wenn der Benutzer nicht auf ‚Rückgabe‘ klickt, werden die Exemplare nicht zurückgegeben und bleiben auf dem Konto.

Wichtig

Das Selbstrückgabemodul warnt nicht, wenn Exemplare überfällig sind, offene Gebühren anstehen, für jemanden vorgemerkt sind, oder wenn Nachrichten im Konto da sind.

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Mit ‚Beenden‘ gelangt man zurück zur Anfangsseite des Selbstrückgabemoduls.

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Hinweis

If the patron doesn’t click ‚Finish‘, the screen will refresh after the timeout period specified in the SelfCheckInTimeout system preference.

Hinweis

Auch wenn der Benutzer nicht auf ‚Beenden‘ klickt, wird das Exemplar zurückgegeben.

You can customize the look of your self check-in screens by using the SelfCheckInUserCSS system preference or the SelfCheckInUserJS system preference.

You can add content, like instructions on how to use the self check-in system for example, by using the SelfCheckInMainUserBlock display location in the HTML customizations tool.

Statistiken über die vorgenommenen Aktionen im Selbstrückgabemodul können über die action_logs abgerufen werden. Sie können daher einen individuellen Report anlegen um diese Daten aufzubereiten.

Offline-Verbuchungswerkzeuge

Mit einer dieser drei Offlineverbuchungswerkzeuge können Sie auch ohne Verbindung zum Netz Verbuchungen durchführen.

Offline-Verbuchung in Koha

Achtung

The offline circulation module was deprecated in Koha version 23.11. Only the Firefox plugin and Windows tool are now supported.

If the AllowOfflineCirculation preference is set to ‚Enable‘ the library staff can continue to perform circulation actions within Koha when the system is offline. You will want to visit http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl at least once while online and bookmark that page. That is the page you will go to when you are offline.

Wichtig

Das Offline-Interface verwendet einen Local Storage, der abhängig vom Browser und den Benutzereinstellungen beschränkt ist auf 2,5 MB bis 5 MB. Das bedeutet, das größere Systeme die Daten nicht synchronisieren können. Es wird empfohlen, in diesem Fall das Firefox oder Windows Tool für die Offlineverbuchung zu verwenden.

Konfiguration

Vor der ersten Verwendung im Offline-Modus gehen Sie bitte zu Ausleihe und wählen Sie ‚Integrierte Oberfläche für die Offline-Verbuchung‘.

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Nun können sie die Daten an jeder Ausleihstation mit der entsprechenden Schaltfläche im rechten Bereich synchronisieren.

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Wichtig

Das Offline-Interface verwendet einen Local Storage, der abhängig vom Browser und den Benutzereinstellungen beschränkt ist auf 2,5 MB bis 5 MB. Das bedeutet, das größere Systeme die Daten nicht synchronisieren können. Es wird empfohlen, in diesem Fall das Firefox oder Windows Tool für die Offlineverbuchung zu verwenden.

Dies erlaubt Ihnen eine lokale Kopie Ihrer Benutzer- und Ausleihdaten herunterzuladen. Klicken Sie auf ‚Datensätze herunterladen‘ am Anfang der Seite um die Daten zu synchronisieren.

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Nachdem die Daten heruntergeladen wurden, sehen Sie bei jedem Datensatz im rechten Bereich das Datum der letzten Synchronisation.

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Dies sollte regelmäßig erfolgen um auf unerwartete Systemausfälle vorbereitet zu sein.

Ausleihe

Wenn das System offline ist, wechseln Sie in die Offline-Verbuchung (http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl) und wählen Sie entsprechend ‚Ausleihe‘ oder ‚Rückgabe‘ für Verbuchungen.

Für die Ausleihe suchen Sie den Benutzer mit Barcode oder Namen in der Ausleihe. Sie erhalten dann die synchronisierten Benutzerinformationen inklusive Gebühren und Ausleihen.

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Geben Sie den Barcode des auszuleihenden Exemplars und ein Fälligkeitsdatum ein. Wenn Sie kein Fälligkeitsdatum eingeben, wird Koha nachfragen.

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Das ausgeliehene Exemplar erscheint unter den Benutzerinformationen.

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Koha Offline-Verbuchungs - Dateien hochladen

Sobald das System wieder online ist, gehen Sie im Offline-Modul auf die Funktion ‚Synchronisieren‘ und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hochladen der Verbuchungen

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Nach dem Hochladen der Dateien können Sie sich noch offene Verbuchungen mit ‚Zeige nicht verarbeitete Offline-Verbuchungsaktionen‘ anzeigen lassen.

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Anschließend gelangen Sie auf eine Seite mit einer Zusammenfassung aller Verbuchungen die Sie nach Koha als *.koc Datei hochgeladen haben.

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  • Wenn alle Offlineverbuchungsdateien der verschiedenen Arbeitsstationen geladen sind, können Sie alle oder nur ausgewählte Dateien Koha zur Verarbeitung übergeben.

  • Klicken Sie auf ‚Ausführen‘ und Koha wird jede gespeicherte Transaktionen einzeln nacheinander ausführen. Für jede Transaktion wechselt der Status nach:

    • „Erfolgreich.“ wenn die Transaktion korrekt ausgeführt wurde.

    • „Benutzer nicht gefunden.“ wenn die Benutzernummer falsch ist

    • „Exemplar nicht gefunden.“ wenn der Exemplar-Barcode falsch ist

    • „Exemplar nicht entliehen.“ wenn ein verfügbares Exemplar zurückgegeben wurde.

Nach der Abarbeitung erscheint eine Zusammenfassung aller Transaktionen.

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Firefox Plugin

There is an offline circulation tool that you can add to your Firefox browser as an add-on. To do so, just go to https://addons.mozilla.org/en/firefox/addon/koct/ page and click on the „install now“ button. You may have to confirm the installation, just click on „install now“ and then restart Firefox to complete the installation.

Sobald Sie das Plugin installiert und Firefox neu gestartet haben, sehen Sie das Koha-Logo in der der Menüleiste auf der rechten Seite in Firefox.

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Mit einem Klick auf das Logo öffnet sich das Tool in einem neuen Fenster.

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The plugin consists of three sections:

  • Im Reiter „Ausleihe“ werden die Exemplare ausgeliehen.

  • Im Reiter „Rückgabe“ werden die Exemplare zurückgebucht.

  • Im Reiter „Log“ können Sie jede Transaktion nachverfolgen, während Sie im Offline-Modus sind.

    • Die Transaktionen werden gespeichert bis diese von Ihnen gelöscht werden.

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      Wenn Sie die Transkationen löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ bevor Sie auf „OK“ klicken.

Zunächst müssen Sie das Plugin einrichten. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

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Beantworten Sie die 5 Fragen, die Ihnen angezeigt werden:

  • Server = Bibliotheks-URL

  • Benutzername = Mitarbeiterlogin

  • Password = Ihr Password für den Mitarbeiteraccount

  • Bibliothekskürzel = geben Sie hier den Code Ihres Bibliotheksstandortes ein.

  • Einspielung = Wenn Sie „Daten an Koha senden…“ auswählen, werden die Daten zunächst nur zwischengespeichert und können anschließend in Koha eingespielt werden. Wählen Sie „Direkt in Koha einspielen“, um die Buchungen direkt durchzuführen.

    Wichtig

    Um die Einstellungen zu speichern müssen Sie das Plugin-Fenster schliessen und nochmals öffnen, indem Sie auf das Koha-Logo auf der Zusatzleiste klicken.

    Hinweis

    Erstellen Sie einen Mitarbeiteraccount für die Offline-Verbuchung. So dass jeder an der Ausleihverbuchung das gleiche Login benutzen kann. Sie können auch ein Gruppenlogin verwenden.

Wenn Sie alles eingerichtet haben, können Sie die Exemplare ausleihen und zurückbuchen.

Ausleihe:

A screenshot of the KOCT Checkout section

  • Unter der Überschrift „Ausleihe“

  • Scannen Sie den Benutzerbarcode ein

  • Scannen Sie den Exemplarbarcode ein

  • Klicken Sie auf „Ausleihe“

Rückgabe:

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  • Unter der Überschrift „Rückgabe“

  • Scannen Sie den Exemplarbarcode ein

  • Klicken Sie auf „Rückgabe“

Jedes Mal wenn Sie ein Exemplar ausleihen oder zurückbuchen wird eine neue Transaktion in der lokalen Plugin-Datenbank aufgezeichnet. Die aufgezeichneten Aktionen sehen Sie unter Transaktionen darunter.

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Hinweis

Der angezeigte Status steht auf „lokal“ solange Sie offline sind und die Transaktionen nicht in Koha aufbereiten.

Nach einem Backup Ihrer Internetverbindung, können Sie diese Transaktionen nach Koha übernehmen. Bevor Sie diese Transaktionen übernehmen sollten Sie auf einige Sachverhalte achten.

Da Sie nicht mit Ihrer Koha-Datenbank verbunden sind, während Sie das Plugin verwenden, braucht es eine zusätzliche Bearbeitung. Wenn das Exemplar, das Sie zurückgeben, während Sie offline sind, vorgemerkt ist, bleibt die Vormerkung auf dem Exemplar bestehen. Da Sie während jeder einzelnen Ausleihe gefundene Vormerkungen nicht bestätigen können, bleiben die Vormerkungen auf dem Exemplar bestehen und können erst später verwaltet werden. Wenn Sie nur wenige Exemplare ausgeliehen haben, können Sie einfach notieren, welche das sind. Haben Sie viele Exemplare ausgeliehen, können Sie die ‚Liste der Vormerkungen‘ benutzen, um nachvollziehen zu können, welche Vormerkungen irrtümlich im Regal gelandet sind.

Gleichermaßen weiß das Offlineverbuchungs-Tool nicht, wenn ein Benutzerausweis abgelaufen ist. So wird bei der Ausleihe nicht auf den Benutzeraccount geachtet, der normalerweise gesperrt werden würde.

Sie haben zwei Möglichkeiten diese Daten in Koha einzubinden.

A screenshot of the KOCT Checkout section

  • An Koha senden

    • Wenn Sie zur gleichen Zeit an mehreren Arbeitsplätzen ausleihen oder zurückbuchen, muss jede Transaktion in zeitlich korrekter Reihenfolge ausgeführt werden. Beispielsweise leiht ein Benutzer ein Buch an einem Arbeitsplatz aus und gibt dann dasselbe Buch an einem anderen Arbeitsplatz zurück. Um dies korrekt abzubilden, müssen Sie die Ausleihe vor der Rückgabe buchen. Nicht umgekehrt! Hierfür müssen Sie alle Transaktionen zunächst hochladen, sortieren und dann nacheinander abarbeiten. Benutzen Sie die „An Koha senden“ Option von jedem Arbeitsplatz mit dem Sie gearbeitet haben. So werden die Daten zunächst nur an Koha übermittelt und können dann gemeinsam über die Seite der Offline-Verbuchung in Koha eingespielt werden.

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    • Klicken Sie hier: Ausleihe > Nicht verarbeitete Offline-Verbuchungsaktionen

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    • Wenn alle Offlineverbuchungsdateien der verschiedenen Arbeitsstationen geladen sind, können Sie alle oder nur ausgewählte Dateien Koha zur Verarbeitung übergeben.

    • Klicken Sie auf ‚Ausführen‘ und Koha wird jede gespeicherte Transaktion einzeln nacheinander ausführen. Für jede Transaktion wechselt der Status zu:

      • „Erfolgreich.“ wenn die Transaktion korrekt ausgeführt wurde.

      • „Benutzer nicht gefunden.“ wenn die Benutzernummer falsch ist

      • „Exemplar nicht gefunden.“ wenn der Exemplar-Barcode falsch ist

      • „Exemplar nicht entliehen.“ wenn ein verfügbares Exemplar zurückgegeben wurde.

    • Nach der Abarbeitung erscheint eine Zusammenfassung aller Transaktionen.

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  • Direkt anwenden

    • Wurden alle Ausleihschritte auf einem Computer ausgeführt, ist alles bereits geordnet und Sie können direkt bestätigen.

    • Die Statusspalte wird aktualisiert, damit Sie wissen, dass die Transaktionen ausgeführt wurden.

      • „Erfolgreich.“ wenn die Transaktion korrekt ausgeführt wurde.

      • „Benutzer nicht gefunden.“ wenn die Benutzernummer falsch ist

      • „Exemplar nicht gefunden.“ wenn der Exemplar-Barcode falsch ist

      • „Exemplar nicht entliehen.“ wenn ein verfügbares Exemplar zurückgegeben wurde.

Offline circulation tool for Windows

Die Gebrauchsanweisung für die Offline-Verbuchung kann unter folgender URL heruntergeladen werden: https://github.com/bywatersolutions/koha-offline-circulation/releases.

Um eine borrowers.db Datei zu generieren, damit Sie sie ins Windows Tool laden können, muss der Cronjob file generator laufen.

Upload offline circulation file

Das Windows-Programm für die Offline-Verbuchung erstellt eine KOC-Datei, die Sie in Koha hochladen können, sobald Ihr System wieder erreichbar ist.

Klicken Sie auf der Startseite des Ausleihmoduls auf ‚Offline-Verbuchungsdatei hochladen (.koc)‘

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Durchsuchen Sie Ihren Computer nach der *.koc Datei.

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Klicken Sie auf ‚Datei verarbeiten‘ sobald die Datei vollständig hochgeladen wurde.

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Wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, kann eine weitere Datei hochgeladen oder es können die geladenen Offline-Ausleihvorgänge verarbeitet werden.

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Anschließend gelangen Sie auf eine Seite mit einer Zusammenfassung aller Verbuchungen die Sie nach Koha als *.koc Datei hochgeladen haben.

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  • Wenn alle Offlineverbuchungsdateien der verschiedenen Arbeitsstationen geladen sind, können Sie alle oder nur ausgewählte Dateien Koha zur Verarbeitung übergeben.

  • Klicken Sie auf ‚Ausführen‘ und Koha wird jede gespeicherte Transaktion einzeln nacheinander ausführen. Für jede Transaktion wechselt der Status zu:

    • „Erfolgreich.“ wenn die Transaktion korrekt ausgeführt wurde.

    • „Benutzer nicht gefunden.“ wenn die Benutzernummer falsch ist

    • „Exemplar nicht gefunden.“ wenn der Exemplar-Barcode falsch ist

    • „Exemplar nicht entliehen.“ wenn ein verfügbares Exemplar zurückgegeben wurde.

Nach der Abarbeitung erscheint eine Zusammenfassung aller Transaktionen.

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