Erwerbung

Das Koha-Erwerbungsmodul ermöglicht es der Bibliothek, Bestellungen und Lieferanten sowie die Haushaltsmittel zu überwachen und zu verwalten.

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Konfiguration

Vor der Nutzung des Erwerbungsmoduls, muss die Grundkofiguration abgeschlossen sein.

Konfigurieren Sie zunächst die Systemparameter für die Erwerbung und die Erwerbungsbereiche in der Administration um alles auf die Geschäftsgänge Ihrer Bibliothek abzustimmen. Bevor Sie EDI-Konten und Bibliotheks-EANs konfigurieren können, müssen Sie zunächst Ihre Lieferanten anlegen.

Auf der Startseite der Erwerbung sehen Sie Ihre Konten aufgelistet.

Hinweis

Wenn die Zeile Gesamt (Summen) verwirrend ist, können Sie sie ausblenden indem Sie
#funds_total {display:none;}
diesen Eintrag in den Systemparameter IntranetUserCSS hinzufügen.

Um alle aktiven Etats angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf den Reiter ‚Aktive Etats‘ über der Etattabelle.

Um alle mit einem Konto verknüpften Bestellungen einzusehen können Sie einfach auf die verlinkte Summe des Kontos in der Spalte ‚Gebunden‘ klicken.

Erfahren Sie mehr darüber im Bereich Haushaltsüberwachung dieses Handbuchs.

Lieferanten

Bevor eine Bestellung gemacht werden kann, muss zuerst ein Lieferant angelegt oder ausgewählt werden.

Neuer Lieferant hinzufügen

Klicken Sie auf ‚Neuer Lieferant‘ auf der Startseite der Erwerbung um einen neuen Lieferanten anzulegen

Das Formular für die Erfassung von Lieferanten besteht aus drei Abschnitten

Der erste Abschnitt beinhaltet Basisinformationen zum Lieferanten
- Von diesen Feldern ist nur der Lieferantenname obligatorisch. Der Rest der Informationen ist nur erforderlich, um das Erzeugen von Reklamationen und Rechnungen zu erleichtern
Der zweite Abschnitt enthält Kontaktinformationen bzw. den Ansprechpartner beim Lieferanten.
- Diese Felder sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie diese Informationen in Koha verwalten möchten
  - Primärer Erwerbungskontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner ist bei diesem Lieferant
  - Primärer Zeitschriftenkontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner für Zeitschriften ist
  - Kontakt bei Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Bestellungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen soll
  - Kontakt für verspätete Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen
  - Kontakt für verspätete Hefte? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen für verspätete Hefte direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen
- Sie können pro Lieferant mehr als eine Kontaktperson hinzufügen indem Sie auf den Button ‚Einen weiteren Kontakt hinzufügen‘ klicken
Der letzte Abschnitt bezieht sich auf Informationen zur Rechnungsstellung
- Um bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen Sie diesen auf ‚Aktiv‘ setzen
- Währung für die Listenpreise und Lieferpreise auswählen
  - Währungen werden unter Währungen und Wechselkurse in der Administration konfiguriert.
- Ist Ihre Bibliothek mehrwertsteuerpflichtig, geben Sie die entsprechende Nummer ein
- Hinweis: wenn Listenpreise und/oder Rechnungspreise angegeben werden, Steuer miteinberechnen
- Wenn der Lieferant immer einen gewissen Rabatt gewährt, kann dieser unter ‚Rabatt‘ angegeben werden
  - Sie können bei der Bestellung einen exemplarspezifischen Rabatt eingeben
- Geben Sie die Steuerrate an, wenn Ihre Bibliothek für ihre Erwerbungen Steuern bezahlen muss
- Falls Ihnen die übliche Lieferzeit des Lieferanten bekannt ist, können Sie einen entsprechenden Eintrag hier vornehmen. Dies ermöglicht Koha das Berechnen des erwarteten Lieferdatums für die Liste der überfälligen Bestellungen.
- Hinweise sind bibliotheksintern.

Lieferant anzeigen/bearbeiten

Um Informationen zum Lieferanten angezeigt zu bekommen, müssen Sie den Lieferanten auf der Startseite der Erwerbung suchen. Sie können dabei auch nach Teilen des Lieferantennamens suchen:

Klicken Sie in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten

Klicken Sie auf ‚Lieferant bearbeiten‘ um Änderungen am Lieferanten vorzunehmen.

Wenn für diesen Lieferanten keine Bestellung existieren, ist die Schaltfläche ‚Lieferant löschen‘ zum Löschen des Liefeanten vorhanden. Wenn es Bestellungen gibt, erscheint stattdessen der Button ‚Lieferung erhalten‘.

Vereinbarungen

Sie können Lieferverträge (mit Anfangs- und Enddatum) einem bestimmten Lieferanten zuweisen. Am Jahresende können Sie dann den Umsatz mit diesem Lieferanten sehen. In manchen Fällen werden Lieferverträge mit einem minimalen bzw. maximalen Jahresbetrag abgeschlossen.

Neue Vereinbarung

Am oberen Rand einer Lieferantendetailansicht können Sie über den Button ‚Neu‘ eine Vereinbarung anlegen.

Das Formular für die Vereinbarungen bietet Felder für ganz wesentliche Informationen über die Vereinbarung

Wichtig

Sie können eine Vereinbarung nicht retrospektiv eingeben, das Enddatum darf nicht vor dem Tagesdatum liegen.

Sobald eine Vereinbarung gespeichert ist, erscheint sie unterhab der Lieferantendetails.

Eine Vereinbarung kann auch beim Erstellen einer Bestellung ausgewählt werden

Anschaffungsvorschläge verwalten

Anschaffungsvorschläge können auf zwei Arten angelegt werden. Sie können selbst Anschaffungsvorschläge in der Dienstoberfläche entweder für die Bibliothek vornehmen, oder im Namen des Benutzers von dessen Benutzerdatensatz aus. Abhängig von Ihren Einstellungen in den Systemparametern für Anschaffungsvorschlag können Benutzer auch Anschaffungsvorschläge über den OPAC umsetzen.

Hinweis

Sie müssen als Bibliothekspersonal eingeloggt sein mit der Berechtigung für Erwerbung suggestions_manage um Anschaffungsvorschläge anschauen und bearbeiten zu können.

Wenn ein Anschaffungsvorschlag zur Überprüfung vorliegt, wird dieser auf der Erwerbungsseite neben der Lieferantensuchleiste angezeigt.

Sie werden auch auf der Startseite unterhalb der Modulauswahl angezeigt:

Wenn Sie auf ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ klicken, gelangen Sie in das Werkzeug zur Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen. Wenn keine Vorschläge auf Bearbeitung warten, können Sie das Werkzeug auch über den Link ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ auf der linken Seite im Modul Erwerbung erreichen.

Ihre Anschaffungsvorschläge werden in unterschiedliche Kategorien eingeordnet. Akzeptiert, Zu bearbeiten, Geprüft, Bestellt und Abgelehnt. Bei jedem akzeptierten oder abgelehnten Anschaffungsvorschlag werden der Name des Bearbeiters und die Gründe für die Akzeptierung oder Ablehnung (bei ‚Status‘) angezeigt.

Ein akzeptierter Anschaffungsvorschlag ist einer, der als ‚Akzeptiert‘ markiert wurde. Mit ‚In Bearbeitung‘ werden Anschaffungsvorschläge gekennzeichnet, die noch von der Bibliothek bearbeitet werden müssen. Mit ‚Geprüft‘ können geprüfte Anschaffungsvorschläge markiert werden. Mit ‚Bestellt‘ werden die Vorschläge gekennzeichnet, die bereits aus einem Anschaffungsvorschlag bestellt wurden. ‚Abgelehnt‘ bedeutet, dass keine Anschaffung erfolgen wird.

Für Bibliotheken, die eine grosse Menge von Anschaffungsvorschlägen zu verwalten haben, stehen am linken Rand der Seite Filter zur Verfügung, die helfen, die Anzahl der auf der Seite angezeigten Titel einzugrenzen.

Wenn Sie auf die blauen Überschriften klicken, öffnen sich die Filteroptionen. Wenn Sie auf ‚[löschen]‘ klicken, werden alle Filter geleert und alle Anschaffungsvorschläge angezeigt.

Hinweis

Auf der Seite mit den Anschaffungsvorschlägen wird automatisch auf die Anschaffungsvorschläge für Ihre Bibliothek eingeschränkt. Um auch die Anschaffungsvorschläge anderer Bibliotheken zu sehen, können Sie den Filter unter ‚Erwerbungsinformationen‘ aufheben oder ändern.

Beim Bearbeiten von ‚zu bearbeitenden‘ Vorschlägen können Sie Titel über die Checkbox neben den einzelnen Vorschlägen markieren und dann den neuen Status auswählen und eine Begründung erfassen. Sie können auf diese Weise auch Anschaffungsvorschläge vollständig löschen, indem Sie ‚Markierte löschen‘ verwenden.

Eine zusätzliche Möglichkeit der Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen ist, diese nacheinander über den verlinkten Titel aufzurufen und den Status und weitere Informationen einzutragen.

Klicken Sie die Schaltfläche ‚Bearbeiten‘ rechts vom vorgeschlagenen Titel oder Sie sind auf der Detailansicht des Anschaffungsvorschlages und klicken hier auf die Schaltfläche ‚Bearbeiten‘. Dann öffnet sich die Maske zum Bearbeiten des Anschaffungsvorschlages.

In diesem Formular können Sie den Anschaffungsvorschlag bearbeiten (mehr Details hinzufügen oder die Eingaben des Benutzers korrigieren). Sie können den Vorschlag hier auch akzeptieren oder ablehnen.

Wenn Sie einen Vorschlag als ‚Zu bearbeiten‘ markieren, wird dieser wieder im Reiter ‚Zu bearbeiten‘ angezeigt.

Die Begründungen für die Annahme oder Ablehnung von Anschaffungsvorschlägen werden über den normierten Wert SUGGEST definiert.

Wenn Sie als Ihre Begründung ‚Andere…‘ wählen, können Sie einen freien Text in das Eingabefeld eingeben. Wählen Sie abbrechen rechts neben der Box um wieder die normierte Liste mit Texten zu erhalten.

Sie können dem Anschaffungsvorschlag auch ein Konto zuweisen.

Durch die Bearbeitung kann eine Benachrichtigung angestoßen werden (wird konfiguriert in den Werkzeugen bei Benachrichtigungen & Quittungen, Benachrichtigung TO_PROCESS). Der Inhaber des Kontos sieht dann, das ein Anschaffungvorschlag zum Bearbeiten vorliegt, sofern der Cronjob für diese Benachrichtigungen eingerichtet ist.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Anschaffungsvorschlag in den entsprechenden Reiter verschoben. Der Status im Benutzerkonto im OPAC wird aktualisiert, und eine E-Mail-Benachrichtigung, die dem gewählten Status entspricht, an den Benutzer verschickt.

Bestellungen anlegen

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten oder Buchhändler suchen bei dem Sie die Bestellung aufgeben möchten.

Wichtig

Wenn Sie vorhaben EDIFACT zu verwenden um Ihre Bestellung zu übertragen, müssen Sie zunächst Ihre EDI-Konten und Bibliotheks-EANS konfigurieren.

Eine Bestellung anlegen

Hinweis

Wenn Sie EDI für den Bestellvorgang verwenden, sollten Sie zunächst den Bestelldatensatz von Ihrem Lieferanten herunterladen bevor Sie in Koha damit arbeiten.

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten suchen, bei dem Sie bestellen wollen:

Klicken Sie auf den Button ‚Neue Bestellung‘ rechts neben dem Namen des Lieferanten.

Hinweis

Sie können Titel auch zu einer existierenden Bestellung hinzufügen, indem Sie neben der Schaltfläche „Anzeigen“ auf der rechten Seite auf den Pfeil klicken und „Neuer Bestellposten“ auswählen.

Nachdem Sie auf ‚Neue Bestellung‘ geklickt haben werden Sie darum geben einige grundlegende Informationen zur Bestellung einzugeben:

Wenn Sie eine Bestellung anlegen, sollten Sie dieser einen sprechenden Namen geben, der bei der späteren Identifizierung hilft.
Rechnungsstelle und Lieferort angeben (Voreingestellt ist die Bibliothek mit der Sie angemeldet sind)
Falls Sie den Lieferanten wechseln möchten verwenden Sie die entsprechende Auswahlliste.
Die Notizfelder sind optional und können beliebige Informationen enthalten
Wenn Sie eine Bestellung als Standing Order anlegen wollen (Exemplare die regelmäßig geliefert werden), setzen Sie einen Haken in der Checkbox ‚Bestellungen sind permanent („standing“):‘
- Bitte beachten Sie das eine Bestellung nicht gleichzeit eine einmalige und eine ‚Standing-Order‘ Bestellung sein kann.
Sie können sich entscheiden Exemplare entweder bei Bestellung, bei Zugang oder in der Katalogisierung anzulegen. Wenn Sie eine andere Option als die Voreinstellung wählen, wird diese nur für diese Bestellung verwendet. Die Voreinstellung wird über den Systemparameter AcqCreateItem konfiguriert.

Wenn Sie für den Lieferanten Vereinbarungen erfasst haben, können Sie bei der Bestellung auswählen unter welcher Vereinbarung Sie die Bestellung aufgeben.

Zum Abschluss klicken Sie auf „Speichern“.

Sobald Sie eine Bestellung angelegt haben und auf „Neuer Bestellposten“ klicken, werden Ihnen verschiedene Optionen angeboten um Bestellposten zur Bestellung hinzuzufügen.

Vorhandenen Titel nachbestellen

Wenn Sie ein zusätzliches Exemplar zu einem Titel nachbestellen möchten, können Sie den Datensatz einfach im System suchen.
- in der Trefferliste können Sie „Neue Bestellung“ auswählen und gelangen so auf das Bestellformular.
- In der Detailansicht können Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellung“ klicken.
Sie gelangen auf das Bestellformular
- Alle zum Exemplar gehörenden Angaben werden unter ‚Katalogdetails‘ angezeigt.

Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag

Wenn Sie Benutzern erlauben Anschaffungsvorschläge zu machen (erfahren Sie hierzu mehr im Kapitel zu managing purchase suggestions), dann können Sie Bestellposten aus diesen Vorschlägen erzeugen. Um verfolgen zu können, welche Anschaffungsvorschläge bestellt wurden und zugegangen sind, sollte der Bestellposten über diesen Link angelegt werden.

Wichtig

Anschaffungsvorschläge müssen akzeptiert werden, bevor Sie diese bestellen können.
- Klicken Sie in der Trefferliste neben dem zutreffenden Exemplar auf ‚Bestellen‘, um ein entsprechendes Formular inklusive eines Links zum Anschaffungsvorschlag zu erhalten
  - In diesem Formular können Sie wenn nötig Änderungen an den Katalogdaten vornehmen.
  - Der Bestellposten in der Bestellung enthält einen Link zum Anschaffungsvorschlag.
- Wenn über diesen Weg Bestellposten zu einer Bestellung hinzugefügt werden, erhält der Benutzer eine E-Mail mit dem Inhalt „Vorgeschlagenes Medium bestellt“ (‚ORDERED‘-Nachricht in Tools > Benachrichtigungen & Quittungen) . Außerdem wird der Status des ‚Anschaffungsvorschlags im Benutzerkonto‘ im OPAC aktualisiert.

Bestellung für ein Abonnement

Wenn Sie das Zeitschriftenmodul verwenden, können Sie die Bestellungsinformationen für das Abonnement mit der Erwerbung verknüpfen, indem Sie Bestellung ‚Aus einem Abonnement‘ auswählen
- Nachdem der Bestell-Link angeklickt wurde, wird eine Seite mit Suchoptionen angezeigt, über die nach dem Abonnement gesucht werden kann.
- Die Ergebnisse erscheinen auf der rechten Seite des Formulars, und jedes Abonnement hat einen ‚Bestellen‘-Link auf der rechten Seite
- Wenn sie auf ‚Bestellen‘ klicken, erscheint die Information zum Abonnement im Bestellformular ohne die Auswahl ‚Exemplar hinzufügen‘, da Sie nur ein Abonnement bestellen und ein Exemplar nicht notwendig ist

Bestellung mit einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)

Um eine Bestellung für etwas anzulegen, dass Sie nicht im Katalog oder externen Quellen finden können, wählen Sie „Aus einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)“.
- Es wird ein leeres Formular angezeigt, wo Sie alle notwendigen Details bezüglich des zu bestellendenTitels eingeben können.
  
  Hinweis
  
  Wenn im voreingestellten Formular nicht diejenigen Katalogfelder enthalten sind, die für eine Bestellung benötigt werden, aktivieren Sie den Systemparameter UseACQFrameworkForBiblioRecords, um die Anzeige der Felder über das ACQ MARC-Framework anpassen zu können.

Bestellungen kopieren (Bestellung aus existierenden Bestellungen)

Sie können bestehende Bestellposten kopieren, indem Sie die Option „Aus existierenden Betellungen (Kopie)“ wählen.
- Ihnen wird ein Suchformular angezeigt, über das Sie nach bestehenden Bestellungen recherchieren können.
- Klicken Sie auf die Checkboxen neben den Bestellungen, die Sie kopieren möchten.

Bestellung über Download aus externer Quelle

Wenn Sie in anderen Bibliotheken nach dem Titel suchen möchten, den Sie bestellen wollen, können Sie hierfür ‚Aus einer externen Quelle‘ auswählen und dort eine Bestellung ausgehend von einer Z39.50-Suche erzeugen.
- In der Trefferliste klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestellen“ neben dem Titel, den Sie erwerben möchten.
- Wenn es sich beim Titel aus dem Z39.50-Download um eine mögliche Dublette handelt, wird das System eine Warnung mit verschiedenen Handlungsoptionen ausgeben.
  - Bei der Warnung können Sie entscheiden, ob Sie ein weiteres Exemplar für den existierenden Titelsatz bestellen, einen neuen Titel erwerben oder diese Bestellung stornieren möchten.
- Im sich öffnenden Formular können Sie die Titeldaten bearbeiten.

Bestellung aus einer neuen Datei

Wenn Ihr Lieferant Ihnen die Datensätze als Datei (z.B. als .mrc) geschickt hat, können Sie die Bestellungen auch über diese Datei erstellen. Wählen Sie dazu „Aus einer neuen Datei“.
Hinweis

Beachten Sie, dass Sie die Berechtigung stage_marc_import benötigen, um über eine neue Datei zu bestellen.
- Sie werden auf MARC-Datensätze für Import bereitstellen weitergeleitet. Laden Sie die Datei wie dort beschrieben hoch.
- Sobald die Dateien zwischengespeichert wurden, können Sie die Schaltfläche „Zwischengespeicherte Datensätze zu Bestellung hinzufügen“ verwenden.
- Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten oder verwenden sie ‚Alle auswählen‘ am oberen Seitenrand. Abhängig von Ihren Einstellungen im Systemparameter MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den MARC-Datensätzen vorbelegt.
- Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.
- Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

Bestellen aus einer zwischengespeicherten Datei

Diese Option ist die Gleiche wie die vorherige, aber in diesem Fall wurde die Datei bereits zwischengespeichert. Ob Sie „Aus einer neuen Datei“ oder „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ aus wählen, hängt also von Ihrem Erwerbungworkflow und Ihren Berechtigungen ab.
- Sobald Sie „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ ausgewählt haben, wird Ihnen eine Liste mit den in Ihrem System zwischengespeicherten Dateien angezeigt.
- In der Liste der Dateien sehen Sie auch eine Schaltfläche mit „Bestellungen hinzufügen“, um die Titel aus der zwischengespeicherten Datei zu Ihrer Bestellung hinzuzufügen.
- Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten oder verwenden sie ‚Alle auswählen‘ am oberen Seitenrand. Abhängig von Ihren Einstellungen im Systemparameter MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den MARC-Datensätzen vorbelegt.
- Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.
- Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

Bestellung von Titeln mit höchster Vormerkrate

Die letzte Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen ist einen Titel aus der Liste mit der höchsten Vormerkrate auszuwählen
- Diese Option bringt Sie zum Report über Vormerkraten, über den Titel mit vielen Vormerkungen ermittelt und Exemplare gezielt nachbestellt werden können. Neben jedem Titel wird hierzu ein Link mit der empfohlenen Anzahl an zu bestellenden Exemplaren angezeigt zum Anlegen der Bestellung angezeigt.

Bei allen vorgenannten Bestelloptionen gibt es die Möglichkeit, bei Erhalt der Bestellung die Benutzer zu benachrichtigen. Der Benachrichtigungstext kann im Werkzeug für Benachrichtigungen & Quittungen angepasst werden, der Code lautet ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Im Abschnitt ‚Benutzer‘ können über die Option ‚Benutzer hinzufügen‘ alle Benutzer eingetragen werden, die eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Suche nach zu benachrichtigenden Benutzern

Suchen Sie im nun angezeigten Fenster die Benutzer, die Sie benachrichtigen möchten und klicken Sie auf „Hinzufügen“
Sobald Sie fertig sind, können Sie das Fenster schließen und die Liste der Benutzer wird im Abschnitt ‚Benutzer‘ angezeigt

Nachdem der Datensatz angelegt wurde (für alle Bestellmethoden mit Ausnahme der zwischengespeicherten Dateien), werden die Exemplare erfasst, wenn Ihr Systemparameter Exemplare anlegen auf „Bestellung“ gesetzt ist. Sie müssen dann mindestens einen Exemplarsatz ausfüllen und auf die Schaltfläche „Exemplar hinzufügen“ am Ende des Formulars klicken.

Nach Betätigung der Schaltfläche ‚Exemplar hinzufügen‘ erscheint das Exemplar in der Übersichtsliste oberhalb des Formulars. Sie können bei Bedarf auf die gleiche Weise ein oder mehrere Exemplar(e) hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Exemplare bestellen, können Sie auch die Schaltfläche „Mehrere Exemplare hinzufügen“ verwenden, statt diese nacheinander einzeln anzulegen. Sie werden dann gefragt, wie viele Exemplare Sie hinzufügen möchten. Geben Sie die Anzahl dann einfach in das Feld ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Nach Eingabe der Informationen zum Titel müssen die Buchungsdetails zur Bestellung erfasst werden.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ um den Bestellposten zur Bestellung hinzuzufügen. Wenn der Gesamtpreis das verfügbare Budget des Kontos überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Trotz der Warnung können Sie die Bestellung anlegen, wenn Sie die Meldung entsprechend bestätigen.

Nachdem ein Bestellposten zur Bestellung hinzugefügt wurde, wird Ihnen eine Bestellübersicht angezeigt.

Von hier aus können Sie Exemplare bearbeiten oder entfernen, die sie hinzugefügt haben.

Wenn Sie die „Bestellung stornieren“ wird der Bestellposten gelöscht, aber der Titel verbleibt im Katalog.
Wenn Sie „Bestellung stornieren und Titel löschen“ wählen, werden sowohl der Bestellposten als auch der Titel im Katalog gelöscht.
- Ein Titelsatz kann unter Umständen nicht gelöscht werden. Wenn dies der Fall ist, erscheint ein Hinweis mit dem Grund.

Auf der Übersichtsseite haben Sie auch verschiedene Optionen über die Schaltflächen am Anfang der Seite.

Bestellung bearbeiten: Ändern Sie die Informationen zur Bestellung, wie deren Namen und Rechnungsadresse

Bestellung löschen: wenn die Bestellung leer ist, erhalten Sie eine einfache Bestätigungsmitteilung, bevor die Bestellung gelöscht wird. Wenn Bestellposten enthalten sind, werden Ihnen mehrere Optionen angeboten.

Bestellung und Bestellposten löschen: dies löscht die Bestellung, storniert die Bestellposten, gibt die Haushaltsmittel frei und löscht die Exemplare (bestellt oder zugegangen).

Bestellung, Bestellposten und titel löschen: dies löscht alle oben angegebenen Daten und zusätzlich die Titeldatensätze für die Bestellungen (außer denen, die nicht gelöscht werden können, da weitere Exemplare, Bestellposten oder Abonnements mit ihnen verknüpft sind).

Bestellung schließen: durch das Schließen einer Bestellung können Sie diese einer Bestellgruppe hinzufügen und Lieferungen für diese bearbeiten.

CSV-Export: dies erzeugt eine CSV-Datei mit allen Bestellposten aus dieser Bestellung. Sie können mehrere CSV-Exportformate über das Werkzeug CSV-Profile hinterlegen.

E-Mail-Bestellung senden: dies sendet die Bestellinformationen an den hinterlegten Kontakt für diesen Lieferanten. Stellen Sie sicher, dass für den Lieferanten eine E-Mail-Adresse im Lieferantendatensatz erfasst wurde.

Wenn Sie Ihre Bestellungen mit EDI bearbeiten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neue EDIFACT-Bestellung‘. Schicken Sie danach die Datei an den Lieferanten und schließen Sie die Bestellung.

Wenn Sie alle Bestellposten angelegt haben und die Bestellung vollständig ist können Sie die ‚Bestellung schließen‘. Dies bedeutet, dass die Bestellung abgeschlossen ist und an den Lieferanten versandt wurde.

Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss die Bestellung geschlossen werden. Nur bei Bestellposten von Bestellungen, die geschlossen sind, werden die entsprechenden Schaltflächen angezeigt.

Wenn Sie den Systemparameter BasketConfirmations so gesetzt haben das immer eine Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie immer zuerst eine Nachfrage beim Schließen der Bestellung.

Haben Sie die Bestellung geschlossen, können Sie diese einer Gruppe zuordnen, um die Bestellungen leichter ausdrucken und wiederfinden zu können. Wenn Sie „Bestellung einer Bestellgruppe mit demselben Namen hinzufügen“ anhaken, gelangen Sie zur Gruppenliste. Von dort können Sie eine PDF-Datei mit der Bestellung exportieren.

Wichtig

Eine Bestellung, die einen oder mehrere Bestellposten mit „ungewissem Preis“ enthält, kann nicht geschlossen werden.

Wenn Sie auf ‚Unsichere Preise‘ klicken, erscheint eine Liste mit Exemplaren, deren Preise unsicher sind, um sie rasch bearbeiten zu können. Ausgehend von dieser Liste können Sie die Exemplare schnell bearbeiten, indem Sie den neuen Preis und die Menge angeben.

Wichtig

Die Seite Unsichere Preise ist unabhängig von von den Bestellungen. Sie zeigt alle unsicheren Preise für einen einzelnen Lieferanten.

Wenn Sie Ihre Bestellung eingegeben haben, können Sie über das Erwerbungsmodul danach suchen, oder Sie können die Informationen über die Detailansicht der Titeltrefferliste in der Dienstoberfläche abrufen (wenn der Systemparameter AcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist).

Bestellgruppe anlegen

Eine Bestellgruppe ist eine Gruppe von Bestellungen. In einigen Bibliotheken gibt es mehrere Mitarbeitende, die Bestellungen anlegen, und am Ende eines Zeitraums werden die Bestellungen in einer Bestellgruppe zusammengefasst und gesammelt an den Lieferanten geschickt. Es ist auch möglich nur eine Bestellung je Bestellgruppe zu haben und diese so an den Lieferanten zu schicken, wenn dies dem Workflow in Ihrer Bibliothek entspricht.

Um eine Bestellgruppe anzulegen, rufen Sie den Lieferanten auf und klicken Sie auf den Reiter „Bestellgruppen“ auf der linken Seite.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellgruppe“.

Bestellgruppenname: dies ist der Name der Bestellgruppe, der in Koha verwendet wird

Rechnungsadresse: dies ist die Rechnungsadresse, die in einer über die Bestellgruppe generierten Bestellung angezeigt wird

Lieferadresse: wählen Sie eine Bibliothek, an welche diese Bestellungen verschickt werden sollen. Dies wird in der Bestellgruppe unter Lieferadresse angezeigt. Sie können auch eine abweichende Adresse angeben

Lieferkommentar: dieser Kommentar wird in einer aus der Bestellgruppe erzeugten Bestellung angezeigt

Bestellgruppe schließen: wenn Sie bereits wissen, dass Sie nach dieser Änderung keine weiteren mehr vornehmen werden, können Sie die Gruppe direkt schließen

Ziehen Sie nicht gruppierte Bestellungen mit der Maus in das Feld „Bestellungen in dieser Gruppe“ um Bestellungen zur Bestellgruppe hinzuzufügen.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Bestellung abzuschließen.

Von hier aus können Sie Ihre Bestellung als PDF-Datei exportieren, um diese an den Lieferanten zu schicken.

Bestellzugang

Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss die Bestellung geschlossen werden. Nur bei Bestellposten von Bestellungen, die geschlossen sind, werden die entsprechenden Schaltflächen angezeigt.

Lieferungen können Sie ausgehend von der Übersichtsseite des Lieferanten zugehen lassen.

oder von der Trefferliste der Lieferantensuche

Nachdem Sie auf „Lieferung erhalten“ geklickt haben, können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten, das Lieferdatum, Versandgebühren und Konto für diese angeben.

Beim Zugang werden alle Exemplare angezeigt, die noch beim Lieferanten bestellt sind, unabhängig von der Zuordnung zu einer einzelnen Bestellung.

Hinweis

Wenn Sie sehr viele Bestellposten haben, können Sie diese über die „Filter“ auf der linken Seite, das Suchfeld über der Tabelle oder die Filter am Anfang jeder Tabellenspalte eingrenzen.

Sie können zum Beispiel die ISBN des Buches im Suchfilter einlesen und die Tabelle wird dann nur die entsprechenden Bestellposten anzeigen.

Stellen Sie sicher, dass die Filter alle geleert sind, wenn Sie fertig sind, da sonst die anderen Bestellposten nicht angezeigt werden.

Um ein bestimmtes Exemplar in Empfang zu nehmen klicken Sie auf ‚Zugang‘ rechts neben dem Exemplar.

Abhängig davon, wann Sie Exemplare anlegen (entweder definiert über den Systemparameter AcqCreateItem oder bei Anlegen der Bestellung), wird das Formular leicht unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie Exemplare bei Bestellung angelegt haben, werden die Exemplare auf der linken Seite und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite angezeigt.

Sie können entweder die Checkbox neben dem Exemplareintrag anhaken oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ auf der linken Seite ausfüllen.

Hinweis Sie können auch nur einen Teil der Bestellung zugehen lassen, wenn der Lieferant nicht vollständig geliefert hat, indem Sie die Checkboxen neben den Exemplareinträgen links oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ entsprechend ausfüllen.

Sie können das Exemplar bearbeiten, indem Sie den Link „Bearbeiten“ anklicken. Dies erlaubt es die Signaturen und Barcodes zu ergänzen, wenn Sie dies an dieser Stelle im Workflow tun möchten.

Sie können auch die Preisinformationen (Ersatzkosten und Istkosten) ändern. Die Werte, die Sie hier angeben, werden automatisch in die Exemplare in Unterfeld v (Preis, Buchersatz) und Unterfeld g (Kaufpreis) übernommen, sobald gespeichert wird.

Wenn Sie die Exemplare bei Zugang anlegen, werden Sie auf der linken Seite das Exemplarformular sehen und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite.

Wichtig Sie müssen das Exemplarformular ausfüllen und auf „Exemplar hinzufügen“ oder „Mehrere Exemplare hinzufügen“ klicken um die Bestellung zugehen zu lassen. Sie können an dieser Stelle nicht die „Gelieferte Anzahl“ bearbeiten.

Sie können auch die Preisinformationen (Ersatzkosten und Istkosten) ändern. Die Werte, die Sie hier angeben, werden automatisch in die Exemplare in Unterfeld v (Preis, Buchersatz) und Unterfeld g (Kaufpreis) übernommen, sobald gespeichert wird.

Zuletzt: Wenn Sie Ihre Exemplare in der Katalogisierung anlegen, sehen Sie nur die finanziellen Informationen auf der linken Seite.

Sie können die Preisinformationen (Ersatzkosten und Istkosten) anpassen.

Hinweis Die Preisinformationen können nicht automatisch in das Exemplar übertragen werden, wen dieses in der Katalogisierung angelegt wird.

Sobald Sie alle erforderlichen Änderungen durchgeführt haben (in der Bestellung/bei den Exemplaren), klicken Sie „Speichern“ um die Exemplare als zugegangen zu kennzeichnen.

Hinweis

Wenn Sie den Systemparameter AcqItemSetSubfieldsWhenReceived auf ‚Aktualisiere bei Zugang automatisch die Exemplare, die bei Bestellung angelegt wurden‘ werden nachdem Sie gespeichert haben aktualisiert.

Wenn Sie den Empfang der Bestellungen abgeschlossen haben, können sie auf eine andere Seite navigieren oder im unteren Seitenbereich auf die Schaltfläche ‚Lieferung abschließen‘ klicken.

Bei zugegangenen Bestellposten steht „(received)“ vor dem Titel in der Bestellübersicht.

Hinweis Wenn alle Bestellposten einer Bestellung zugegangen sind, wird die Bestellung nicht länger beim Lieferanten in der Suche angezeigt. Sie können auf „Zeige alle Bestellungen“ klicken um auch die abgeschlossenen Bestellungen zu sehen.

Bestellungen verschieben

Wenn das Exemplar bei einem Lieferanten nicht länger verfügbar ist, können Sie den Bestellposten in eine andere Bestellung umhängen, indem Sie den Link „Transfer“ rechts vom Titel anklicken. Es öffnet sich eine Lieferantensuche in einem separaten Fenster.

Ausgehend von der Trefferliste können auf die Schaltfläche ‚Auswählen‘ klicken rechts vom Lieferant, bei dem Sie das Exemplar bestellen möchten.

Es werden Ihnen dann die offenen Bestellungen des Lieferanten, den Sie ausgewählt haben, angezeigt. Um den Bestellposten umzuhängen, klicken Sie auf „Auswählen“ auf der rechten Seite der Bestellung, der Sie den Bestellposten hinzufügen möchten.

Nachdem Sie den Lieferanten ausgewählt haben, bekommen Sie eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Wenn Sie eine Bestellung ansehen, werden Sie auch die verschobenen Bestellposten sehen.

Bestellposten stornieren

Wenn das Exemplar nirgendwo gefunden werden kann, können Sie die Bestellung löschen, in dem Sie rechts auf ‚Bestellung stornieren‘ klicken. Hier werden Sie aufgefordert eine Begründung für die Stornierung anzugeben und die Stornierung zu bestätigen.

Sie sehen in der Bestellübersicht auch, dass ein Bestellposten storniert wurde.

Hinweis

Während es möglich ist, eine Bestellung wieder zu öffnen, Bestellposten zu stornieren und die Bestellung wieder zu schließen, wird dies nicht empfohlen. Durch diese Vorgehensweise wird das „Bestelldatum“ der Bestellung aktualisiert, was die Berechnung der „verspäteten Bestellungen“ negativ beeinflusst.

Rechnungen

Bei der Entgegennahme von Bestellungen werden die Informationen zur Rechnung erfasst. Rechnungen können über den entsprechenden Reiter im linken Bereich der Seite ‚Erwerbung‘ gesucht werden.

Die Suchresultate werden im Bereich rechts neben den Suchoptionen angezeigt.

Im Menü „Aktionen“ können Sie „Details“ auswählen, um die vollständigen Rechnungsdaten zu sehen, oder „Schließen“, um festzuhalten, dass die Rechnung abgeschlossen/bezahlt ist.

Im Bereich ‚Anpassungen können Sie Ihrer Rechnung eine Anpassung hinzufügen. Sie können zum Beispiel eine Anpassung für einen Preis machen.

Klicken Sie auf ‚Neue Anpassung‘
Geben Sie die Summe für die Anpassung ein.
Wenn nötig, geben Sie einen Grund an

Hinweis

Definieren Sie Gründe in den Normierten Werten. Nutzen Sie hierfür die Kategorie ADJ_REASON um Anpassungsgründe hinzuzufügen.
Geben Sie wenn nötig einen Hinweis ein
Wählen Sie das Konto, von welchem die Summe für die Anpassung abgezogen werden soll
Wenn die Checkbox Konto bei offener Rechnung belasten angehakt ist, wird die Summe für die Anpassung sofort vom Konto abgebucht. Wenn sie nicht angehakt ist, wird die Summe erst abgezogen, wenn die Rechnung geschlossen ist.
Klicken Sie auf ‚Anpassungen aktualisieren‘ um Ihre Anpassungen zu speichern.

Wenn Sie die Anpassung nach dem Speichern ändern müssen, können Sie dies in der Tabelle machen. Klicken Sie danach auf ‚Anpassung aktualisieren‘.

Dateien an Rechnungen anhängen

Wenn Sie mit dem Setzen des Systemparameters AcqEnableFiles erlaubt haben Erwerbungsdateien hochzuladen wird Ihnen die Option ‚Rechnungsdateien verwalten‘ neben dem Link ‚Zur Inventarisierung‘ angezeigt.

Um mehr neue Dateien anzuschauen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link ‚Rechnungsdateien verwalten‘.

Von hier aus können Sie eine Datei hochladen und/oder die Dateien anschauen, die sie hinzugefügt haben.

Rechnungen verschmelzen

Ausgehend von der Trefferliste der Rechnungen können Sie auch zwei Rechnungen miteinander verschmelzen. Wählen Sie mit den Checkboxen links die Rechnungen aus, die Sie verschmelzen möchten und klicken Sie die Schaltflächen ‚Ausgewählte Rechnungen verschmelzen‘ unten auf der Rechnungsseite. Ein Bestätigungsbildschirm wird Ihnen angezeigt:

Klicken Sie auf die Zeile der Rechnungsnummer, die Sie behalten möchten und sie wird gelb hinterlegt. Geben Sie eine andere Rechnungsinformation in das vorgegebene Feld ein und klicken Sie auf ‚Verschmelzen‘. Beide Rechnungen werden zu einer zusammengefügt.

Reklamationen und verspätete Bestellungen

Haben Sie in Ihrem System für die Lieferanten eine E-Mail-Adresse eingetragen, könne Reklamationen für verspätete Lieferungen verschickt werden. Dazu muss aber eine Reklamationsbenachrichtigung für Erwerbung konfiguriert sein.

Wenn Sie auf den Link für „Verspätete Bestellungen“ auf der Startseite der Erwerbung klicken, wird Ihnen auf der linken Seite eine Reihe von Filtern angeboten. Diese Filter können nur für geschlossene Bestellungen angewendet werden.

Hinweis

Die Auswahlliste der Lieferanten zeigt nur solche mit Verspätung auf abgeschlossenen Bestellungen.

Nachdem über die Filter Ihre Bestellungen gesucht wurden, wird eine Liste dieser Exemplare angezeigt.

Rechts neben jedem verspäteten Titel sehen Sie eine Auswahlbox. Wählen Sie die Titel aus, die Sie beim Lieferanten reklamieren möchten und klicken Sie abschließend auf ‚Bestellung reklamieren‘. Es wird automatisch eine E-Mail generiert und an die im Lieferantendatensatz hinterlegte Adresse gesendet.

Hinweis

Das voraussichtliche Lieferdatum wird aus der bei den Lieferanteninformationen eingegebenen üblichen Lieferzeit errechnet.

Wenn Sie nicht die Standard-Benachrichtigung verwenden möchten, können Sie unter Benachrichtigungen und Quittungen anlegen weitere Texte anlegen und diese anschließend aus dem Auswahlmenü über der Liste der verspäteten Bestellungen auswählen.

Erwerbungen suchen

Im oberen Bereich der verschiedenen Erwerbungsseiten befindet sich ein kurzes Suchfeld, in dem Sie entweder eine Lieferanten- oder eine Bestellungssuche durchführen können.

In der Lieferantensuche können Sie auch mit Teilen des Lieferantennamens suchen.

Mit ‚Bestellung suchen‘ können Sie nach bestellten Exemplaren mit oder ohne Angabe des Lieferanten suchen.

Sie können Angaben in einem oder beiden Feldern machen und einen beliebigen Teil des Titels oder Lieferantennamens eingeben.

Wenn Sie auf das Pluszeichen neben der Lieferantensuche klicken, werden weitere Suchoptionen verfügbar

Wenn Sie in ‚Bestellungen durchsuchen‘ auf ‚Erweiterte Suche‘ auf der rechten Seite neben der Schaltfläche ‚Bestätigen‘ klicken, bekommen Sie alle verfügbaren Suchoptionen angezeigt.

Haushaltsüberwachung

Auf der Hauptseite des Erwerbungsmoduls wird Ihnen eine Tabelle mit allen aktiven Konten und einer Aufschlüsselung, was bestellt oder ausgegeben wurde angezeigt.

Wenn Sie auf den Link für die Summe klicken unter ‚Gebunden‘ oder ‚Ausgegeben‘ bekommen Sie eine Zusammenfassung von Titeln angezeigt, die für diesen Etat bestellt oder zugegangen sind.

EDI bearbeiten

Dieser Abschnitt filtert die Teile heraus, die ähnlich zu EDI oder EDIFACT-Bestellungen sind, um denen zu helfen, die nur EDI für die Bestellung nutzen.

Wichtig

Koha unterstützt den EDIFACT Standard, nicht aber den X12 Standard für die elektronische Bestellung.

EDI Fragen für Lieferanten

Sie können die folgenden Informationen Ihrers Lieferanten sammeln, bevor Sie den Prozeß in Koha einrichten.

EDI Konten: *Dies ist die wesentliche Verbindungsinformation für Ihren Lieferanten. Dies muss im Abschnitt EDI Konten ausgefüllt werden.

Lieferant: Der Name des Lieferanten
Beschreibung: eine kurze Beschreibung wenn zusätzliche Erklärungen notwendig sind (speziell, wenn Sie mehrere Konten für einen Lieferanten haben).
Transport: Übermittelt der Lieferant EDI Dateien über FTP, SFTP oder etwas anderes, das einen speziellen Prozeß erfordert?
Remote host:* Die URL oder IP-Adresse Ihres FTP/SFTP Server’s.
Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server
Passwort: Das Passwort für den oben genannten Server
Download-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, der Dateien zum Herunterladen und Verarbeiten in Koha bereitstellt.
Upload-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, auf dem Koha Dateien zum Verarbeiten für den Lieferanten hochlädt.
Abfragekriterium: Wer bekommt den SAN zugeteilt?
- Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:
  1. EAN internationaler Standard
  (31B) US SAN Agency
  1. Durch Lieferant zugeordnet
  2. zugeordnet durch Käufer
SAN: Identifizierungsmerkmal für den Lieferant

Vermerk für den Käufer und SAN sind optional. Einige Lieferanten fordern zusätzliche einen zweiten Käufervermerk für das EAN Konto.
Käufervermerk: Wer ist dem SAN unten zugeordnet?
- Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:
  1. EAN internationaler Standard
  (31B) US SAN Agency
  1. Durch Lieferant zugeordnet
  2. zugeordnet durch Käufer
Käufer SAN: Das Identifizierungsmerkmal für die Bibliothek
Angebote aktiviert: [j/n] Unterstützt dieser Lieferant das Schicken und Erhalten von Angeboten über EDIfact und möchten Sie über EDIfact Angebote schicken und erhalten?
Bestellungen aktiviert: [j/n) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Bestellungen über EDIFACT und möchten Sie Bestellungen über EDIFACT senden und erhalten?
Rechnungen aktiviert:[j/n] Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIfact und möchten Sie Rechnungen über EDIfact senden und erhalten?
Bestellungsdatei angehängt: Eine angehängte Datei für Bestelldateien
Datei für Angebote angehängt: Eine angehängte Datei für Angebotsdateien
Datei für Rechnungen angehängt: Angehängte Datei für Rechnungsdateien
Kontonummern: (alle auflisten)
Kontenbeschreibung(en): (eine Zusammenfassung für wen oder was die Nummer steht)

EANs: Jede Bibliothek die EDIFACT nutzt muss einen Käufervermerk definieren, als SAN oder EAN. Dies wird in den Einstellungen Bibliothek-EANs ausgefüllt.

Bibliothek
EAN
- Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:
  1. EAN internationaler Standard
  (31B) US SAN Agency
  1. Durch Lieferant zugeordnet
  2. zugeordnet durch Käufer

MARC Bestellfelder : Diese Werte werden im Systemparameter MarcFieldsToOrder definiert.

Preis: MARC21 Feld, welches den Exemplarpreis enthält
Menge: MARC21 Feld welches die Anzahl der Exemplare für einen bestimmten Datensatz enthält
budget_code: MARC21 Feld welches den Code für den Etat in Koha, der belastet werden soll enthält
Rabatt: MARC21 Feld welches den Rabatt in Prozent enthält
sort2: MARC21-Feld, dass in das sort1-Feld übernommen wird.
sort2: MARC21 Feld welches das Feld sort2 bestückt

EDI Konfiguration

Befolgen Sie bitte folgende Schritte, bevor Sie über EDI bestellen:

Fragen Sie Ihren Lieferanten/Buchhändler/Großhändler nach Informationen zur Verbindung.
- Es könnte auch hilfreich sein vom Lieferanten einige Probe EDIFACT-Dateien anzufordern.
Teilen Sie mit Ihrem Lieferanten/Buchhändler/Großhändler Ihre Bibliothekscodes, Codes für Medientypen, Kontencodes, und alle anderen Codes oder die Normierten Werte die für das Erstellen Ihrer MARC Bestelldatensätze nötig sind.
Treten Sie in Kontakt mit Ihrem Support Provider oder der Community, ob Sie basierend auf der Antwort des Lieferanten ein Plugin benötigen.
- ByWater Solutions hat zum Beispiel hier Plugins für spezielle Lieferanten veröffentlicht: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Geben Sie den Lieferanten/Buchhändler/Großhändler im Erwerbungsmodul an.
Prüfen Sie Ihre Systemparameter für die Erwerbung
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Systemparameter MarcFieldsToOrder mit Werten für die Bestelldateien befüllen.
Gehen Sie in Ihre EDI Konten
Geben Sie Ihre Bibliotheks EANs ein
Schalten Sie den EDI Cronjob an, so dass Dateien verarbeitet werden können.

EDI Bestellung

Der erste Schritt für die Bestellung mit EDI beginnt auf der Webseite des Lieferanten. Jeder Lieferant benutzt wird andere Begrifflichkeiten verwenden, aber Sie müssen Ihre Bestellung auf deren Seite plazieren und dann MARC-Bestelldatei herunterladen. Manche Formulierungen, die Ihnen begegnen können, verwenden „Korb“, „Bestellung“, „Warenkorb“ und/oder „MARC-Bestellung“. Haben Sie die MARC-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, können Sie sich in Koha anmelden und den Prozess dort fortsetzen.

Gehen Sie im Modul ‚Werkzeuge‘ auf ‚MARC-Datensätze für Import bereitstellen‘ und laden Sie hier Ihre Datei hoch. Wenn Sie den Bestätigungsbildschirm angezeigt bekommen, dann fahren Sie in der Erwerbung fort.

In der Erwerbung: Bestellung erstellen für den Lieferanten, bei dem Sie bestellen möchten. Ausgehend von der Bestellung wählen Sie die Option Bestellung aus einer heruntergeladenen Datei und klicken Sie auf Bestellen neben der Datei.

Ausgehend vom Bestätigungsbildschirm sehen Sie alle Daten aus der MARC Datei, die zu Ihrer Bestellung passen. Wenn Felder wie Konto oder Mengenangabe nicht ausgefüllt sind, überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Systemparameter MarcFieldsToOrder.

Wenn Sie alle Bestellposten einer Bestellung zugeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚EDIFACT-Bestellung‘.

EDIFACT-Bestellung

In Koha erzeugt dies eine unerledigte Datei in EDIFACT-Nachrichten. Die unerledigte Datei wird über den EDI Cronjob verarbeitet und an den Lieferanten gesendet.

EDI-Rechnungen

Hat der Buchlieferant Ihre Datei bearbeitet, schickt er ebenfalls eine Rechnung über EDI. Der EDI Cronjob greift sich die Rechnungen und markiert auf der Rechnung gefundene Exemplare als ‚erhalten‘ und aktualisiert Ihre Konten, ohne dass Sie manuell tätig werden müssen.

EDIFACT-Nachrichten

Ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Benachrichtigungen kann unter „Edifact-Nachrichten“ eingesehen werden.