Fernleihbestellungen / Fernleihen

Das Fernleihmodul bietet die Möglichkeit, Ausleihen oder Fotokopien von Materialien bei externen Bibliotheken zu beantragen und zu verwalten. Dazu schickt der/die BibliotheksbenutzerIn ein Antragsformular über den OPAC zur Prüfung und weiteren Bearbeitung an das Bibliothekspersonal. Alternativ können Anfragen vom den Bibliothekspersonal selbst über die Dienstoberfläche gestellt werden.

Konfiguration

Vor der Nutzung des Erwerbungsmoduls muss die Grundkonfiguration abgeschlossen sein.

Das Fernleihmodul kann für verschiedene Arten von Fernleihbestellungen und Arbeitsabläufe eingerichtet werden, welche als Backends bezeichnet werden. Aktuell verfügbare Backends sind im Koha Community Wiki unter https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends dokumentiert. Sie müssen mindestens ein Backend konfigurieren.

Als nächstes konfigurieren Sie Ihre Systemparameter.

  • Setzen Sie den Systemparameter ILLModule auf ‚Aktiviere‘.

  • Wenn Sie Ihrem Fernleih-Vorgang eine Copyright-Erklärung hinzufügen möchten, können Sie diese mit der Option ILLModuleCopyrightClearance einrichten.

Bibliotheksmitarbeitende, die Fernleihbestellungen bearbeiten, benötigen dazu die folgende Berechtigung: Fernleihbestellungen erfassen und verwalten (ill).

Das Fernleihmodul verwendet vom System voreingestellte Status. Sie können eigene, auf Ihren Fernleih-Workflow abgestimmte Status als Normierten Wert ILLSTATUS definieren.

Fernleihbestellungen anlegen

  • Pfad in Koha: Mehr > Fernleihbestellungen

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  • Wählen Sie ‚Neue Fernleihbestellung‘ und dann Freeform.

    Hinweis

    Die hier gezeigten Bilder beziehen sich nur auf das FreeForm-Backend.

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  • Einen Typ eingeben: Buch, Artikel, Zeitschrift, Anderes.

  • In den folgenden beiden Abschnitten geben Sie so viele Informationen wie möglich ein, u.a. Kapitel/Artikel/Teil, falls zutreffend.

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  • Fügen Sie eigene Felder hinzu, z.B., falls gewünscht, ein Feld für Notizen.

  • Bei den Benutzeroptionen geben Sie die Bibliothek an, an welche die Bestellung geschickt werden soll.

Klicken sie auf „Neu“ und sie sehen eine Detailansicht für die Bestellung. Wenn Sie dort auf „Bestätigen“ klicken, kommt die folgende Nachricht:

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Klicken Sie auf „Bestellung bestätigen“ um die Bestellung anzulegen.

Fernleihbestellungen anzeigen

Auf der Startseite der Fernleihe werden Ihnen alle Fernleihbestellungen angezeigt. Sie können hierfür auch jederzeit auf „Zeige Bestellungen“ klicken.

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In der Tabelle der Bestellungen werden sehr viele Informationen angezeigt, daher ist es ratsam von der Tabellenkonfiguration Gebrauch zu machen, um nur die benötigten Informationen anzuzeigen. Die erste Hälfte der Tabelle zeigt Informationen zum bestellten Titel, wie Titel, Bandangabe, Seitenzahlen.

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Die zweite Hälfte der Tabelle zeigt die Daten zur Bestellung, wie Hinweise und Kommentare.

Fernleihbestellungen verwalten

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestellung verwalten“ in der letzten Spalte. Abhängig vom aktuellen Status der Bestellung sehen Sie einige oder alle der folgenden Optionen:

  • Anforderung bearbeiten

    • Sie können die Benutzernummer, Titelsatznummer, Bibliothek und Notizen bearbeiten.

  • Bestellung bestätigen

    • die Bestellung bei einem Dokumentenlieferdienst aufgeben, z.B. über das BLDSS-Backend.

  • Bestellung bei Fernleihpartnern

  • Löschen

    • vollständige Löschung der Bestellung. Die Details gelöschter Bestellungen sind dann nicht mehr in Koha abrufbar.

  • Bestellung rückgängig machen

    • nach den Status ‚Bestellt‘ oder ‚Bei Partnern bestellt‘ kann Bibliothekspersonal eine Bestellung stornieren. Der Status ändert sich dann zu ‚Neu‘

  • Als erledigt markieren

    • wird verwendet, wenn die Bestellung erfüllt wurde.

  • Metadaten bearbeiten

    • Abhängig vom verwendeten Backend können Sie die Metadatan bearbeiten, verändern oder löschen. Zum Beispiel ist es möglich die Daten für das FreeForm-Backend zu bearbeiten, während diese das BLDSS-Backend nicht verändert werden können.

  • Vollständige Metadaten des Anbieters anzeigen

    • Zeigt alle zusätzlichen Metadaten die durch den Provider bereit gestellt wurden und nicht in die Standardbestellfelder übertragen wurden.

  • Kommentare

    • Es ist möglich Kommentare zu Fernleihbestellungen zu erfassen und so den Überblick über einzelne Arbeitsschritte zu behalten. Kommentare können nicht nachträglich bearbeitet werden und werden in chronologischer Reihenfolge gespeichert. Sie enthalten Informationen zum Benutzer und das Datum des Kommentars. Wenn es Kommentare gibt, wird deren Anzahl in der Liste der Fernleihbestellungen angezeigt.

Bestellstatus

Die vollständige Liste der Fernleihstatus ist:

  • Neue Bestellung

  • Angefragt

  • Von Partnern angefordert

  • Bestellung zurückgesetzt

  • Stornierung gewünscht - ein Benutzer hat vom OPAC ausgehend die Stornierung der Fernleihbestellung beantragt

  • Abgeschlossen

Bestellung bei Fernleihpartnern

Wenn Sie ein Netzwerk von Partnerbibliotheken für die Fernleihe haben, können Sie diese über Koha verwalten. Zuerst müssen Sie Konten für die Partnerbibliotheken anlegen:

  • Sie müssen dazu einen Benutzertyp mit dem in der koha-conf.xml definierten Benutzertypcode anlegen.

  • Für jede Partnerbibliothek müssen Sie nun ein Konto mit diesem Benutzertyp anlegen.

  • Für jede Bibliothek muss eine E-Mail-Adresse erfasst werden, damit die Fernleihbestellung verschickt werden kann.

Sie können dann die „Bestellung bei Fernleihpartnern“-Option verwenden, wenn Sie Bestellungen bearbeiten.