Reports

Mit dem Modul ‚Reports‘ können Sie in Koha Daten erfassen. Das Modul wird benutzt um Statistiken, Benutzerlisten, Aufstellungslisten oder andere Datenlisten in Ihrer Datenbank zu generieren.

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Benutzerdefinierte Reports

Die Daten in Koha werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Das bedeutet Bibliothekspersonal kann annähernd jeden Report erstellen, der benötigt wird, entwder über Geführte Reports oder über SQL-Abfragen.

Neuer geführter Report

Geführter Report-Assistent

Der Geführte Reports-Assistent führt Sie in sechs Schritten durch die Generierung eines Reports.

Schritt 1: Wählen Sie das Modul aus, zu dem der Report erstellt werden soll. Damit bestimmen Sie, welche Tabellen und Felder für die Abfrage verfügbar sind.

In den meisten Fällen sollte der ‚Report ist öffentlich‘ die Standardeinstellung ‚Nein‘ erhalten, vorallem, wenn der Report Benutzer oder andere datenschutzrelevante Informationen enthält. Ein öffentlicher Report kann von jedem ohne Authentifkation abgerufen werden, indem der JSON Report-Service verwendet wird.

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Hinweis

Wenn Ihr Systemadministrator auf Ihrem Server memcache installiert hat, können Sie mehr Optionen über das Caching der Ergebnisse sehen. Dies ist ähnlich zu Ihren öffentlichen Reports. Wenn Sie den Report öffentlich machen, kann durch ständiges Ausführen ggf. eine große Last auf Ihrem System entstehen. Setzen Sie diesen Wert, um dies zu verhindern.

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Schritt 2: Reportart auswählen. Aktuell ist nur ‚‘in Tabellenform‘ die einzige verfügbare Option.

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Schritt 3: Wählen Sie die Felder aus, die in Ihrem Report ausgegeben werden sollen. Es können mehrere Felder ausgewählt und mit Strg+Anklicken für jedes Exemplar übernommen werden. Danach klicken Sie die Schaltfläche ‚Hinzufügen‘.

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Schritt 4: Wählen Sie die Einschränkungen aus, die für Ihren Report gelten sollen (wie Medientypen oder Bibliotheken). Wenn Sie keine Einschränkungen angeben möchten, klicken Sie Weiter ohne etwas auszuwählen.

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Schritt 5: Mathematische Berechnungen ausführen. Wenn Sie nichts berechnen möchten, klicken Sie auf Weiter und machen keine Angabe.

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Schritt 6: Legen Sie die Reihenfolge der Daten fest. Wenn die Daten in der Reihenfolge ausgedruckt werden sollen, die in der Datenbank vorliegen, klicken Sie ‚Beenden‘.

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Wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, wird das durch den Assistenten generierte SQL angezeigt. Von hier aus können Sie den Report abspeichern oder das SQL-Statement kopieren und noch manuell weiter bearbeiten.

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Wenn Sie entscheiden den Report zu speichern, werden Sie aufgefordert einen Namen für den Bericht einzugeben sowie die Gruppe und Untergruppe zu wählen, in denen der Report einsortiert werden soll.

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Nachdem der Report gespeichert wurde, erscheint er unter ‚Gespeicherte Reports‘ mit allen anderen gespeicherten Reports.

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Von hier aus können Sie den Report bearbeiten, ausführen oder eine Zeit festlegen, an dem er automatisch ausgeführt wird. Um den Report zu finden, den Sie angelegt haben, können Sie die verschiedenen Spalten durch Anklicken der Spaltenüberschrift sortieren (über das Erstellungsdatum finden Sie neu angelegte Reports am schnellsten). Sie können die Liste der Reports auch über die Filter auf der linken Seite einschränken oder über Reiter zwischen verschiedenen benutzerdefinierten Gruppen auswählen.

SQL-Report

Zusätzlich zu den Wizards haben Sie die Möglichkeit eigene Reports mit SQL zu schreiben. Im Koha-Wiki finden Sie Reports, die von anderen Anwendern geschrieben wurden: http://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Library. Informationen zur Datenbankstruktur finden Sie unter /installer/data/mysql/kohastructure.sql oder online unter: http://schema.koha-community.org.

Um eigene Abfragen hinzuzufügen, klicken Sie auf der Seite ‚Reports‘ auf den Link ‚Neuer SQL-Report‘ oder oben auf der Seite ‚Gespeicherte Reports‘ auf die Schaltfläche ‚Neuer Report‘.

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Füllen Sie das angezeigte Formular aus

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  • Der Name dient zur späteren Identifizierung des Reports. Er wird in der Liste der gespeicherten Reports angezeigt und kann dort auch gesucht werden.

  • Sie können zur Organisation Ihrer Reports Gruppen verwenden, nach denen Sie einfach suchen und filtern können. Diese Gruppen werden in der Administration unter ‚Normierte Werte‘ in der Kategorie REPORT_GROUP definiert oder beim Erstellen eines neuen Reports neu angelegt.

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    Report Gruppen, die in den normierten Werten festgelegt wurden, benötigen einmalige normierte Werte und Beschreibungen.

    • Hinweis

      Vergessen Sie nicht, dass der Code für eine neue Gruppe weniger als 10 Zeichen lang und keine Sonderzeichen, oder enthalten sollte.

  • Sie können Ihre Reports auch noch weiter in Untergruppen unterteilen, so dass Sie Ihre Reports leicht nach Gruppen und Untergruppen filtern können. Diese Untergruppen werden in der Administration unter „Normierte Werte“ in der Kategorie REPORT_SUBGROUP definiert oder können beim Erstellen eines neuen Reports mit angelegt werden. Report Untergruppen haben in den ‚normierten Werten‘ und in der „Beschreibung“ eindeutige Werte. Das Feld „Beschreibung (OPAC)“ muss den normierten Wert der Report-Gruppe erhalten, welchem die Untergruppe zugeordnet ist.

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    • Hinweis

      Denken Sie daran, dass der Code für die neue Untergruppe weniger als 10 Zeichen lang und keine Sonderzeichen und Leerzeichen enthalten sollte.

  • ‚Report ist öffentlich‘ sollte in den meisten Fällen die Standardeinstellung ‚Nein‘ erhalten.

    besonders wenn der Report Benutzer oder andere datenschutzrelevante Informationen enthält. Ein öffentlicher Report kann von jedem ohne Authentifikation über den JSON Report-Service abgerufen werden.

  • Auch ‚Notizen‘ werden auf der Übersichtsseite für gespeicherte Reports angezeigt und können verwendet werden um mehr Informationen über den Report oder Tipps für die Ausführung zu hinterlegen.

  • Als Typ sollte immer ‚Tabellarisch‘ ausgewählt werden, da die anderen Formate noch nicht implementiert sind.

  • Im SQL-Eingabefeld können Sie die SQL-Abfrage eingeben oder einkopieren.

    Hinweis

    Wenn Ihr Systemadministrator auf Ihrem Server memcache installiert hat, können Sie mehr Optionen über das Caching der Ergebnisse sehen. Dies ist ähnlich zu Ihren öffentlichen Reports. Wenn Sie den Report öffentlich machen, kann durch ständiges Ausführen ggf. eine große Last auf Ihrem System entstehen. Setzen Sie diesen Wert, um dies zu verhindern.

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Wenn alles eingegeben ist, klicken Sie auf ‚Report speichern‘ und es werden Optionen für die Ausführung angezeigt. Nachdem ein Report gespeichert wurde, kann er einfach über die Liste der gespeicherten Reports ausgeführt run oder bearbeitet edit werden.

Reports-Wörterbuch

Parameter für die Laufzeit

Falls Sie den Eindruck haben, dass Ihr Report zu ressourcenintensiv ist, können Sie in der Abfrage sogenannte Runtime Parameter hinterlegen. Dadurch werden vor der Ausführung des Reports Filter angeboten, die helfen können Ihre Ressourcen im System zu speichern.

Es gibt eine spezielle Syntax in Koha um Werte festzulegen, wenn der Report läuft. Die Syntax heißt <<Question to ask|authorized_value>>.

  • << und >> sind nur Trennzeichen. Sie müssen << an den Anfang und >> an das Ende Ihres Parameters gesetz werden.

  • Die ‚Frage‘ wird links vom einzugebenden Begriff angezeigt.

  • Wenn Sie nicht maßgeblich sind, können die normierten Werte authorized_value übergangen werden. Wenn es einen normierten Wert wie ‚Bibliotheken‘, ‚Medientyp‘ oder einen ‚Kategoriecode‘ enthält ‚biblio_framework‘, wird statt eines freien Feldes eine Liste der normierten Werte in Koha angezeigt.

    Hinweis

    Sie können mehr als einen Parameter in einer SQL-Abfrage angezeigt bekommen.

    Hinweis

    Sie müssen ein „%“ in die Textbox eingeben um „es leer zu lassen“. Andernfalls zeigt es „“ (leerer String) als den Wert des Feldes an. Wenn Sie zum Beispiel nichts im Feld „Titel“ „title=<<Titel eingeben>>“ eingeben, werden Ihnen Ergebnisse mit Titel=(kein Titel) angezeigt. Wenn Sie möchten, dass es nicht Pflicht ist, geben Sie „title like <<Titel eingben>>“ ein und statt es leer zu lassen, ein a% im Laufzeit-Feld.

    Hinweis

    Wenn Sie beim Ausführen eines Reports ein Kalender-Widget rechts neben dem Feld anzeigen möchten, können Sie das Schlüsselwort ‚date‘ <<Datum|date>> in dieser Form verwenden.

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Eine Liste von Parametern, die bei den Laufzeitparametern verwendet werden können.

Parameter

Was der Benutzer sieht

Was in der Abfrage eingefügt ist

Zeitpunkt Bibliotheken Medientypen Benutzertypen biblio_framework (auth-value-category)

Zeitfenster klappen in einer Textbox auf bei Bibliotheksnamen, Medientypen, Benutzertypen, MARC-Frameworks und Beschreibungen von normierten Werten.

gültig formatiertes Datum Bibliothekscode Medientyp Benutzertypcode Framework-Code und Beschreibung für normierten Wert

Beispiele:

  • SELECT surname, firstname FROM borrowers WHERE branchcode=<<Enter patron’s library|branches>> AND surname like <<Enter filter for patron surname (% if none)>>

  • SELECT * FROM items WHERE homebranch = <<Wählen Sie Ihre Bibliothek|branches>> and barcode like <<Teil des Barcodes>>

  • SELECT title, author FROM biblio WHERE frameworkcode=<<Frameworkcode eingeben|biblio_framework>>

SQL-Report von Mana

Unter „Report mit SQL erstellen“ können Sie die Mana KB durchsuchen und vorhandene Reports durch einen Klick auf „Neuer Report“ und Auswahl von „Neuer SQL-Report von Mana“ importieren.

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Hinweis

Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Mana KB im Administrationsmodul konfiguriert haben.

Sie werden aufgefordert, Stichwörter für die Suche in der Knowledge Base einzugeben.

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In den Suchergebnissen sehen Sie

  • die Details zum Report (Name, Hinweise und Art)

  • wie viele Personen diesen Eintrags verwendet haben

  • wann er zum letzten mal verwendet wurde (letzter Import)

  • zusätzliche Kommentare von anderen Koha-Anwendern

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Klicken Sie auf „Import“ um eine Kopie des Reports zu Ihren eigenen gespeicherten Reports hinzuzufügen.

Sie können Ihn bearbeiten, kopieren, löschen und ausführen, wie alle Ihre eigenen Reports.

Report duplizieren

Reports können auch durch kopieren eines vorhandenen Reports angelegt werden. Unter ‚Gespeicherte Reports‘ finden Sie alle Reports, die aktuell im System vorhanden sind.

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Auf der rechten Seite jeden Reports finden Sie ein Menü ‚Aktionen‘. Klicken Sie auf dieses und wählen Sie ‚Duplizieren‘ um einen existierenden Report als Ausgangspunkt für einen neuen Report zu nutzen. Sie können dann das SQL entsprechend anpassen und abspeichern.

Benutzerdefinierte Reports bearbeiten

Jeder Report kann von der Liste der Reports aus bearbeitet werden. Um eine Liste aller gespeicherten Reports zu sehen, wählen Sie ‚Gespeicherte Reports‘.

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Um den Report zu finden können Sie die Tabelle über einen Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren. Sie können die Liste der angezeigten Reports auch über die Filter auf der linken Seite einschränken oder über die Reiter zwischen verschiedenen benutzerdefinierten Gruppen wechseln.

Aus dieser Liste heraus können Sie Ihren benutzerdefinierten Report bearbeiten, indem Sie auf ‚Aktionen‘ rechts neben dem Report klicken und ‚Bearbeiten‘ aus dem Menü auswählen.

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Es wird ein Formular angezeigt, über das der Report bearbeitet werden kann.

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Benutzerdefinierte Reports ausführen

Wenn ein benutzerdefinierter Report in Koha gespeichert wurde, können Sie diesen unter ‚Gespeicherte Reports‘ finden und über den Eintrag ‚Ausführen‘ im Menü ‚Aktionen‘ starten.

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Wenn Sie den Report ausführen, werden Sie gebeten noch einige weitere Angaben zu machen.

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oder Sie bekommen sofort die Ergebnisliste

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Von der Ergebnisseite aus können Sie über die Schaltflächen am Seitenanfang den Report erneut ausführen, ihn bearbeiten oder einen neuen Report anlegen. Sie können das Ergebnis der Abfrage auch herunterladen indem Sie einen Dateityp wählen und dann ‚Download‘ anklicken.

Hinweis

Eine mit Komma getrennte Textdatei ist eine CSV-Datei und kann mit beliebigen Programmen zur Tabellenkalkulation geöffnet werden.

Schicken Sie Exemplarbarcodes in die Stapelbearbeitung von Exemplaren

Nach dem Ausführen eines Reports, welcher Exemplarbarcodes enthält, kann die Barcodeliste unmittelbar in die Stapelbearbeitung für Exemplare importiert werden.

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Statistische Reports

Statistikreports zeigen Ihnen Anzahl und Summen an. Bei diesen Reports dreht sich alles um Zahlen und Statistik. Benötigen Sie Reports mit detaillierteren Informationen, verwenden Sie den Geführten Reportsassistenten Geführter Report-Assistent. Diese Reports sind oft eingeschränkt welche Daten sie ausgeben können, daher ist es empfehlenswert Benutzerdefinierte Reports für die Jahresstatistik zu benutzen.

Erwerbungsstatistik

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Verwenden Sie das Formular um festzulegen, welcher Wert später in der Spalte und welcher in der Zeile angezeigt werden soll.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Wenn Sie einen Report erstellen, können Sie zwischen der Anzahl und der Summe von Werten wählen.

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Wenn Sie Summe wählen, werden in der Trefferliste die Summen der gezahlten Gebühren angezeigt.

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Benutzerstatistiken

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Verwenden Sie das Formular um festzulegen, welcher Wert später in der Spalte und welcher in der Zeile angezeigt werden soll.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Ausgehend von Ihrer Auswahl werden Ihnen Informationen über der Ergebnistabelle angezeigt. Sie können sich auch entscheiden, die Datei zu exportieren und in einem anderen Programm weiter zu bearbeiten.

Katalogstatistiken

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Verwenden Sie das Formular um festzulegen, welcher Wert später in der Spalte und welcher in der Zeile angezeigt werden soll.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Ausleihstatistiken

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Verwenden Sie das Formular um festzulegen, welcher Wert später in der Spalte und welcher in der Zeile angezeigt werden soll.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Hinweis

Um einen guten Überblick über Ihre täglichen oder monatlichen Ausleihzahlen zu erhalten, können Sie den Report zweimal laufen lassen, einmal für ‚Ausleihen‘ und einmal für ‚Verlängerungen‘.

Dieser Report verwendet Zeitabschnitte oder Zeitpunkte, mit denen Sie das Ergebnis auf einen bestimmten Monat einschränken können, indem Sie den ersten Tag des ersten Monats und den ersten Tag des nächsten Monats eingeben. Zum Beispiel: 01/10 bis 01/11 für die Statistik des Monats Oktober.

  • Verwenden Sie den Datumsbereich für tägliche Statistiken. </br>Beispiel: „Ich möchte Ausleihstatistiken ab dem Datum XXX aufwärts, aber ohne Datum XXX.“

  • Für einen ganzen Monat, wäre ein Datumsbereich zum Beispiel: 01/11/2009 bis 01/12/2009

  • Für ein ganzes Jahr, wäre der Datumsbereich zum Beispiel 01/01/2009 bis 01/01/2010

  • Für einen einzelnen Tag geben Sie z.B. 15/11/2009 bis 16/11/2009 an, um herauszufinden, was am 15. ausgeliehen wurde

Vor-Ort-Benutzung erfassen

Wenn Sie die Ausleihstatistik unter Statistik-Wizards benutzen, können Sie den Report für die Vor-Ort-Benutzung von Exemplaren ausführen, indem Sie in der Auswahlliste für „Typ“ die „Lokale Nutzung“ auswählen:

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Zeitschriftenstatistiken

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Verwenden Sie das Formular um festzulegen, wie die Zeitschriften in Ihrem System aufgelistet werden sollen.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Vormerkstatistiken

Hinweis

Diese Reports bieten nur eingeschränkte Möglichkeiten, daher ist es oft sinnvoll Benutzerdefinierte Reports für offizielle oder Jahresendstatistiken zu verwenden.

Wenn Sie das Statistikformular verwenden, können Sie Statistiken über gesetzte, erfüllte und stornierte Vormerkungen und weiteres erstellen. Wählen Sie, welche Information in den Zeilen und welche in den Spalten angezeigt werden soll. Sie können außerdem die Filter auf der rechten Seite des Formulars verwenden.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Benutzer mit den meisten Ausleihen

Dieser Report zeigt Ihnen, welche Benutzer die meisten Exemplare ausgeliehen haben.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Meist-entliehene Exemplare

Dieser Report zeigt Ihnen, welche Exemplare am häufigsten ausgeliehen wurden.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Benutzer ohne Ausleihen

Dieser Report zeigt an, welche Benutzer zur Zeit nichts entliehen haben.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Exemplare ohne Ausleihen

Dieser Report listet alle Exemplare in Bestand, die noch nie ausgeliehen wurden.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Bestand nach Medientypen

Dieser Report listet auf, wieviele Exemplare der einzelnen Medientypen je Bibliothek im System vorhanden sind.

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Vermisste Exemplare

Dieser Report zeigt Ihnen eine Liste von Exemplaren, welche im System als „Verloren“ gekennzeichnet sind.

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Durchschnittliche Leihdauer

Dieser Report zeigt die Durchschnittsdauer eines Exemplars an welches sich in einer Ausleihe befindet, basierend auf den eingegebenen Kriterien:

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Wenn Sie sich für die Ausgabe im Browser entscheiden, werden die Ergebnisse direkt angezeigt.

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Sie können auch eine Datei exportieren und dann mit anderen Werkzeugen weiter bearbeiten.

Reports-Wörterbuch

Das Report-Wörterbuch ist eine Möglichkeit häufig verwendete Kriterien für Ihre Reports abzuspeichern. Es ist ein guter Weg Filter anzulegen, die der Report-Assistent nicht von sich aus anbietet. Um eine neue Definition oder Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf ‚Neue Definition‘ auf der Startseite des Report-Wörterbuchs und führen Sie die nachfolgenden 4 Schritte aus.

Schritt 1: Benennen Sie die Definition und erfassen Sie eine Beschreibung

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Schritt 2: Modul auswählen

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Schritt 3: Wählen Sie die Spalten für den Report aus den angezeigten Tabellen

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Schritt 4: Wählen Sie die Werte der Felder. Diese werden automatisch mit Werten aus Ihrer Datenbank gefüllt.

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Bestätigen Sie Ihre Auswahl um die Definition zu speichern.

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Ihre Definitionen werden auf der Wörterbuchseite angezeigt

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Wenn Sie dann einen neuen Report erstellen, wird Ihnen im Modul für welches die Definition erstellt wurde, diese in der Liste der Filter angeboten.

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