Outils

Les outils de Koha permettent de réaliser toutes sortes d’opérations.

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Utilisateurs et circulation

Listes d’utilisateurs

  • Aller à : Plus › Outils › Utilisateurs et circulation › Listes d’utilisateurs

Les listes d’utilisateur sont un moyen de stocker un groupe d’utilisateurs pour une modification facile via l’outil de modification par lot ou pour faire des rapports.

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Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton “Nouvelle liste d’adhérents”

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Saisissez le nom de la liste.

Si la boîte “Partagée” est cochée, la liste sera visible par tous les utilisateurs qui ont la permission manage_patron_lists.

Enregistrer la liste.

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Chaque liste a son bouton “Actions” qui offre plus d’options.

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Pour ajouter des utilisateurs à la liste, cliquer sur l’option “Ajouter des utilisateurs” du bouton “Actions”.

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Saisir le nom ou le numéro de carte du lecteur dans la zone de recherche et cliquer sur le résultat pour ajouter le lecteur.

Vous pouvez aussi cliquer sur le lien “Saisir plusieurs numéros de cartes” et scanner (ou entrer manuellement) les codes-barres dans la boîte.

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Une fois que tous les utilisateurs sont dans la boîte vous pouvez cliquer le bouton “Valider” pour les ajouter à la liste.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: patron-list-table).

Clubs d’utilisateurs

  • Aller à : Plus > Outils > Utilisateurs et circulation > Clubs d’utilisateurs

Clubs d’utilisateurs crée des clubs dans lesquels les usagers peuvent être inscrits. C’est utile pour suivre des programmes de lectures estivales, des clubs de lecteurs ou autres.

Important

Le personnel a besoin des permissions de clubs pour modifier les clubs, les modèles de clubs et pour inscrire des utilisateurs. Pour apprendre comment donner des permissions aux utilisateurs, voir la section permissions des utilisateurs de ce manuel.

Créer un nouveau modèle de club

Cliquer sur le bouton “Nouveau modèle de club”. Vous pouvez ajouter des champs qui seront à remplir lors de la création d’un club à partir de ce modèle, et lors de l’inscription à un club basé sur ce modèle.

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Le nom est nécessaire. Ce peut être quelque chose comme «Club de lecture Adulte», «Club de lecture Enfant» ou « Programme de lecture estivale». Souvenez-vous que ces modèles sont la base de chaque club que vous créez.

La description peut contenir n’importe quelle information complémentaire.

Autoriser les inscriptions publiques: si cette case est cochée, les usagers pourront s’inscrire, à partir de l’OPAC, à tout club basé sur ce modèle.

Nécessite un courriel valide : si cette case est cochée, seuls les usagers ayant un courriel valide peuvent s’inscrire. Un courriel sera donc nécessaire pour s’inscrire.

Le menu déroulant de bibliothèques vous donne la flexibilité de laisser le personnel de certaines bibliothèques créer des clubs à partir de ce modèle. Si vous laissez ce champ vide, le personnel de n’importe quelle bibliothèque pourra créer un nouveau club à partir de ce modèle.

Champs du club : ces champs sont utilisés lors de la création d’un club à partir de ce modèle. Par exemple, les champs pourraient être le nom du club, le nom de l’animateur, le thème, etc.

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“Nom” est l’étiquette du champ

“Description” est pour de l’information supplémentaire sur le champ.

Vous pouvez associer au champ une liste de valeurs autorisées.

Champs d’inscription : vous pouvez ajouter n’importe quel champ qui doit être rempli par l’utilisateur au moment de son inscription à un club basé sur ce modèle.

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“Nom” est l’étiquette du champ

“Description” est pour de l’information supplémentaire sur le champ.

Vous pouvez associer au champ une liste de valeurs autorisées.

Créer un nouveau club

Cliquer sur le bouton “Nouveau club” et choisir le modèle à utiliser dans le menu déroulant. Vous pouvez ajouter de l’information à propos d’un nouveau club en utilisant un modèle déjà créé.

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Le nom est obligatoire. Ce sera la nom du club. Par exemple, “Club de lecture d’été 2018”.

La description peut contenir n’importe quelle information complémentaire.

Les dates de début et date de fin indiquent quand le club est actif, soit la durée entière du club. En dehors de ces dates, l’inscription au club ne sera pas possible.

Le menu déroulant Bibliothèque vous permet d’inscrire des adhérents de sites spécifiques. Si vous laissez ce champ vide, les adhérents de tous les sites auront la possibilité de s’inscrire.

Inscrire un adhérent à un club à partir de l’interface professionnelle

Pour inscrire un adhérent à un club à partir de l’interface professionnelle, il faut aller sur le compte de l’adhérent.

Sur les pages « Détails » ou « Prêter », cliquez sur l’onglet « Clubs ». Tous les clubs en cours de validité sont affichés dans cet onglet.

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Cliquez sur le bouton « S’inscrire » et renseignez les champs.

Vous pouvez aussi annuler une inscription en cliquant sur le bouton « Annuler l’inscription ».

Inscrire un adhérent à un club à partir de l’OPAC

Si vous autorisez une inscription publique, le club sera visible à l’OPAC.

Patrons have to sign into their account. In the “Your summary” section, they will be able to click on the “Clubs” tab and enroll.

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Visualiser les inscriptions

You can monitor the enrollments in each club by going to the “Patron clubs” tool page and choosing “Enrollment” from the “Actions” button.

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Placing a hold for a patron club

You can place holds for a patron club - holds are placed for club members in a random order.

To place a hold for a patron club:

  1. Go to the patron clubs tool (“Home > Tools > Patron clubs”).

  2. Click the “Actions” button for the club and select “Search to hold”.

  3. Search for a title and select a record.

  4. Select “Place hold for [CLUBNAME]” from either the action links for the record, or from the “Place hold” action in the menu bar.

  5. The place holds page is displayed and lists the club members.

  6. Click the “Place hold” button.

Result: Holds are placed for all club members.

Commentaires

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Commentaires

Tous les commentaires ajoutés aux notices bibliographiques par des adhérents via l’OPAC nécessitent une modération par les bibliothécaires. S’il y a des commentaires en attente de modération ils seront listés sur la page principale de l’interface professionnelle en dessous de la liste des modules :

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puis vers la rubrique Commentaires dans le module Outils

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To moderate comments click on the notification on the main dashboard or go directly to the Comments tool and click “Approve” or “Delete” to the right of the comments awaiting moderation.

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La page vous informera de l’absence de commentaires

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Vous pouvez également réviser et désapprouver des commentaires que vous aviez initialement approuvés en allant dans l’onglet “Commentaires approuvés”

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Import d’adhérent

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et Circulation > Importer des adhérents

L’outil d’import d’adhérents est utilisé pour importer des adhérents en masse. Il est généralement utilisé par les établissements d’enseignement au moment de la rentrée d’un nouveau groupe d’étudiants.

Créer le fichier d’importation d’adhérents

You can download a blank CSV file with a header from the start page of the patron import tool that you can use as a template for your patron import. The header contains all fields that can be used with the patron import tool. You can delete fields and columns you don’t need with the exception of a few mandatory ones. When overlaying, if your new .csv includes blank columns, any existing values in patron records will be overwritten with blanks. It is best to remove any blank columns in a .csv to ensure no existing data is removed.

Important

numéro de carte, nom, ainsi que tous les champs définis dans la préférence-système :ref:`BorrowerMandatoryField`sont obligatoires et doivent correspondre à des entrées valides dans votre base de données.

Important

Le « mot de passe » devrait être stocké en texte, et sera converti en Bcrypt.

Si vos mots de passe sont déjà cryptés, voyez votre administrateur système pour envisager des solutions.

Important

Les dates doivent respecter le format défini dans la préférence système et contenir les zéros, ex. “01/02/2008”. Sinon, utilisez le format ISO de date (ex. “2008-12-01).

Important

If your data contains special characters or diacritics, make sure your file is encoded in UTF-8. Otherwise, the special characters will not be imported correctly.

Note

Si vous voulez télécharger des attributs adhérent, le champ « patron_attributes » contiendra une liste des types d’attribut et de valeurs, séparés par des virgules.

  • Le code du type d’attribut et une colonne doivent précéder chaque valeur.

    • Par exemple : « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs »

    • Ce champ doit être mis entre guillemets si des valeurs multiples sont définies.

    • Puisque les valeurs peuvent contenir des espaces, des doubles guillemets supplémentaires peuvent être exigés :

      • « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs, » »BASEBALL:White Sox » »

Note

It’s possible to set restrictions using the patron import tool. If the expiration date and comment match an existing restriction, the one in the import file will be skipped. So a patron import can be repeated multiple times without creating duplicate restrictions. But if one of the criteria is different, a new restriction will be added.

Importer des adhérents

Une fois le fichier créé, vous pouvez utiliser l’outil d’import des adhérents pour charger les données dans Koha.

  • Choisissez votre fichier CSV

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  • Choisissez de mettre en concordance les adhérents sur leur « Numéro de carte » ou sur leur « Nom » afin d’éviter d’ajouter des doublons au système. Des points de correspondance supplémentaires peuvent être configurés à l’aide d’attributs d’utilisateurs marqués comme uniques

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  • Ensuite vous pouvez choisir les valeurs par défaut à appliquer à tous les adhérents que vous importez

    • For example, if you’re importing patrons specific to one branch you can use the field on the import form to apply the branch code to all those you are importing.

  • Finally, you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.

    • Un doublon est trouvé en utilisant le champ que vous avez choisi en tant que critère de concordance.

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    • When using patron attributes in your installation, you can choose how they are handled on import. You can either decide to always overlay all patron attributes or you choose to only replace patron attributes included in your import file. This will leave other attributes untouched.

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Notifications et tickets

  • Aller à : Plus > Outils > Utilisateurs et circulation > Notifications et tickets

Toutes les notifications et les tickets (ou reçus) générés par Koha peuvent être personnalisés en utilisant l’outil “Notifications et tickets”. Koha est livré avec quelques notifications pré-remplies, qui seront visibles dès votre première visite sur cette page.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: lettert).

Chaque notification peut être modifiée, mais très peu peuvent être supprimées, pour éviter une erreur système lors d’un envoi de message dont le modèle aurait été supprimé. Chaque notification ou ticket peut être modifié par site. Par défaut, vous les verrez tous pour tous les sites.

Si vous souhaitez appliquer un style à tous vos tickets, indiquez le nom de la feuille de style dans la préférence système SlipCSS. La même chose est valable pour les notifications avec la préférence NoticeCSS.

Pour plus d’information à propos du formatage des notifications, vous pouvez consulter page du wiki intitulée Customising notices and slips (en anglais seulement).

Ajouter des notifications ou tickets

Pour ajouter une nouvelle notification ou ticket

  • Cliquez sur “Nouvelle notification”

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  • Choisissez à quel site est cette notification ou ce ticket s’applique

    • Important

      Ce ne sont pas toutes les notifications qui peuvent être définies par site. Pour plus d’information, consultez la page wiki Customising notices and slips.

  • Choisissez le module auquel associer la notification.

  • Le Code est limité à vingt caractères.

  • Utilisez le champ Nom pour décrire la notification.

    • Note

      Avec les notifications de retard, assurez-vous de mettre aussi le nom du site dans la partie description pour qu’il soit visible lorsque vous paramétrez vos déclencheurs.

  • Ensuite vous pouvez personnaliser la notification pour chacune des méthodes de distribution possibles

    • Chaque notification devrait avoir un modèle de courriel de paramétré

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    • Si vous avez activé la préférence système TalkingTechItivaPhoneNotification, vous pouvez paramétrer un modèle pour téléphone.

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    • Si vous prévoyez imprimer ce message, vous pouvez paramétrer le modèle d’impression ensuite

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    • Si vous avez activé les notifications par message texte avec la préférence SMSSendDriver, vous pouvez ensuite définir le texte pour vos notifications par message texte

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  • Chaque notification vous propose les mêmes options

    • Si vous avez prévu rédiger vos notifications et tickets au format HTML, cochez la case “Message HTML”, sinon, vos contenus seront générés en texte seulement.

    • Le sujet du message est ce qui apparaît dans la rubrique Sujet (ou Objet) du courriel.

    • Dans le corps du message n’hésitez pas à taper n’importe quel message qui vous semble le meilleur, utilisez les champs du côté gauche pour entrer des données personnalisées issues de la base de données.

      • Note

        Pour plus d’information, consultez la page wiki Customising notices and slips (en anglais seulement).

      • Important

        Les avis de retard peuvent utiliser la balise <<items.content>> seule, ou les balises <item></item> pour entourer les informations de l’exemplaire. Pour plus d’information, consultez la section Balises pour les avis de retard

        • Dans les avis de retard, utilisez la balise <<items.content>> pour imprimer les informations de l’exemplaire en retard.

        • L’autre option, seulement pour les avis de retard, est d’utiliser les balises <item></item> pour entourer les informations sur plusieurs lignes. Voici un exemple d’utilisation des balises <item></item> :

          <item> »<<biblio.title>> » by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> </item>

      • Important

        Seuls les avis de retard peuvent utiliser les balises <item></item>, les autres notifications doivent utiliser <<items.content>>

      • Note

        Pour ajouter la date d’aujourd’hui vous pouvez utilisez la syntaxe <<today>>

      • Note

        Si vous ne voulez pas imprimer le nom entier de l’utilisateur sur vos tickets ou notifications vous pouvez saisir une valeur dans les champs Autre nom ou Initiales pour chacun des utilisateurs et utiliser cette valeur à la place.

    • Lorsque activée, la préférence système TranslateNotices ajoutera des onglets dans l’éditeur pour chaque langue installée. La notification dans l’onglet “Par défaut” sera utilisée si l’utilisateur n’a pas de langue privilégiée pour les avis paramétrée dans son compte.

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Aperçu du modèle de lettre

Pour quelques notifications, il est possible d’avoir un aperçu montrant ce qu’elle aurait l’air pour un utilisateur précis pour un exemplaire ou une notice en particulier.

Si un aperçu de la notification est disponible, l’entête du modèle contiendra des champs pour saisir les données à prévisualiser.

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Saisissez les information nécessaires au modèle de notification, puis cliquez sur le bouton Prévisualisation sous le corps du message. La fenêtre de prévisualisation indiquera s’il y a un problème lors de la génération de l’aperçu.

Balises pour les avis de retard

Il y a deux balises que vous pouvez utiliser lors de la création des avis de retard, en plus des informations de la base de données. Pour plus d’information sur le formatage des informations d’exemplaires dans les avis de retard, consultez la page wiki Customizing notices and slips (en anglais seulement).

Important

Pour l’instant, ces nouvelles balises fonctionnent uniquement dans les avis de retard, pas dans les autres notifications en lien avec la circulation.

Ces balises sont <item> et </item> et elles peuvent inclure tous les champs des tables biblio, biblioitems et items.

Un exemple d’utilisation de ces zones dans un modèle de notification pourrait être :

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Ce qui, en supposant qu’il y ait deux exemplaires en retard, doit donner la notification suivante :

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Notifications et tickets existants

Parmi les notifications définies par défaut, vous trouverez des notifications pour plusieurs actions courantes. Toutes ces notifications peuvent être personnalisées en modifiant leur texte, via l’outil “Notifications et tickets” et leur style, en utilisant la préférence NoticeCSS pour définir une feuille de style. Pour plus d’information sur le formatage des informations d’exemplaires dans ces notifications, consultez la page wiki Customising notices and slips (en anglais seulement). Voici ce que font quelques unes de ces notifications :

  • ACCEPTED

    • Cette notification est envoyée lorsque la suggestion d’un utilisateur est acceptée.

    • Note : Si vous ne voulez pas envoyer cette notification, vous pouvez la supprimer.

  • ACCOUNT_PAYMENT

    • Cette notification est envoyée à chaque transaction de paiement dans le compte d’un utilisateur si la préférence système UseEmailReceipts est paramétrée à “Envoyer”.

  • ACCOUNT_WRITEOFF

    • Cette notification est envoyée à chaque transaction d’amnistie dans le compte d’un utilisateur si la préférence système UseEmailReceipts est paramétrée à “Envoyer”.

  • ACCTDETAILS

    • Envoyée aux utilisateurs quand leur compte est créé si la préférence système AutoEmailOpacUser est paramétré à “Envoyer”.

    • Important : Cette notification ne sera envoyée que si un identifiant, un mot de passe et une adresse courriel sont ajoutés au dossier de l’utilisateur avant de l’enregistrer pour la première fois. Cette notification ne peut pas être renvoyée une fois que le dossier de l’utilisateur a été créé.

  • ACQCLAIM (Réclamation sur une commande)

    • Utilisée pour réclamer des commandes dans le module des acquisitions.

    • ACQCLAIM est le code de la notification par défaut, mais il est possible de paramétrer plusieurs notifications avec n’importe quel code. Seul le module “Réclamation d’acquisition” sera pris en compte. Toutes les notifications ayant ce module apparaîtront dans le menu déroulant de la page des commandes en retard.

    • Aller à : Plus > Acquisitions > Commandes en retard

    • Cette notification est envoyée si ces conditions sont réunies :

      1. L’employé déclencheant le courriel a une adresse courriel valide dans son compte.

      2. Le contact du fournisseur identifié comme “Contact pour la gestion des commandes en retard ?” a une adresse courriel valide.

  • ACQORDER (Commande)

    • Utilisée dans le module acquisitions pour envoyer l’information de la commande au fournisseur

    • Cette notification est déclenchée manuellement à partir de la page du panier de commande avec le bouton “Courriel de commande”.

    • Cette notification est envoyée si ces conditions sont réunies :

      1. L’employé déclencheant le courriel a une adresse courriel valide dans son compte.

      2. Le contact du fournisseur identifié comme “Contact principal pour les acquisitions” et “Contacter lors de la commande ?” a une adresse courriel valide.

  • ACQ_NOTIF_ON_RECEIV

    • Utilisée dans le module acquisitions pour informer les utilisateurs de la réception des commandes auxquelles ils ont été ajoutés.

  • AR_CANCELED

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur lorsqu’une demande d’article est annulée par un employé.

  • AR_COMPLETED

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur lorsqu’une demande d’article est marquée comme complétée par un employé.

  • AR_PENDING

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur lorsqu’une demande d’article a été faite afin de confirmer la demande.

  • AR_PROCESSING

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur lorsqu’une demande d’article est marquée comme en traitement par un employé.

  • AVAILABLE

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur qui a fait une suggestion lorsqu’une commande créée à partir de la suggestion est reçue.

    • Note : Si vous ne voulez pas envoyer cette notification, vous pouvez la supprimer.

  • CHECKIN

    • Cette notification est envoyée en tant que notification de « Retour » pour tous les exemplaires qui sont retournés

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • CHECKOUT

    • Cette notification est envoyée comme notification de « Prêt » pour tous les exemplaires qui sont empruntés

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • DISCHARGE

  • Cette notification est utilisée pour générer un PDF qui atteste la quittance

  • Le PDF peut être téléchargé par l’utilisateur à partir de leur dossier en ligne ou à partir de l’interface professionnelle lors de la création de la quittance

  • La fonctionnalité de quittance est contrôlée par la préférence système useDischarge.

  • DUE

    • Cette notification est envoyée comme « exemplaire dû » pour un exemplaire qui est dû

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • DUEDGST

    • Cette notification est envoyée pour la fonctionnalité « exemplaire dû » pour tous les exemplaires qui sont dûs le jour même

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • HOLD (Réservation en attente de retrait)

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

    • Lorsque cette notification fait référence à la table « branches » elle réfère à l’information du site de retrait.

  • HOLDPLACED (une notification au personnel de la bibliothèque lorsqu’une réservation est faite)

    • Cette notification nécessite l’activation de la préférence système emailLibrarianWhenHoldIsPlaced.

    • Lorsque cette notification fait référence à la table « branches » elle réfère à l’information du site de retrait.

  • MEMBERSHIP_EXPIRY

    • Cette notification peut être envoyée aux utilisateurs pour les avertir que leur carte va bientôt expirer.

    • Requiert l’activation de la préférence système MembershipExpiryDaysNotice et l’activation de la tâche en cron.

  • NOTIFY_MANAGER

  • ODUE (Avis de retard)

    • Cette notification est utilisée pour envoyer des avis de retard aux utilisateurs.

    • ODUE est le code de la notification par défaut, mais il est possible de paramétrer plusieurs messages différents pour différentes catégories d’utilisateurs ou différents niveaux d’avis.

    • Nécessite que vous définissiez les Déclencheurs de notifications

  • ORDERED

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur qui a fait une suggestion lorsqu’une commande est créée à partir de la suggestion.

    • Note : Si vous ne voulez pas envoyer cette notification, vous pouvez la supprimer.

  • PASSWORD_RESET

    • Cette notification est envoyée lorsqu’un utilisateur demande un nouveau mot de passe à partir de l’OPAC afin de confirmer l’adresse courriel.

    • La fonctionnalité de Mot de passe oublié est contrôlée par la préférence système OpacResetPassword.

  • PREDUE

    • Cette notification est envoyée le « Préavis » pour un exemplaire qui est dû

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • PREDUEDGST

    • Cette notification est envoyée comme le « Préavis » pour tous les exemplaires qui sont dûs

    • Cette notification est utilisée si deux conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. L’utilisateur a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • REJECTED

    • Cette notification est envoyée à l’utilisateur lorsque sa suggestion est rejetée.

    • Note : Si vous ne voulez pas envoyer cette notification, vous pouvez la supprimer.

  • RENEWAL

    • Cette notification est envoyée comme la notification « Prêter » pour tous les exemplaires qui ont été renouvelés

    • Cette notification est utilisée si trois conditions sont réunies :

      1. La préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée

      2. La préférence système RenewalSendNotice est activée.

      3. L’utilisateur a demandé à recevoir la notification de prêt

        • Aller à :OPAC > Connexion > Mes messages

        • Aller à :Interface professionnelle > Dossier d’utilisateur > Notifications

  • SERIAL_ALERT (Nouveau numéro de périodique)

    • Notification utilisée dans le module périodiques pour avertir un utilisateur de l’arrivée d’un nouveau numéro d’un périodique. SERIAL_ALERT (RLIST dans les versions précédentes) est la notification par défaut, mais le code de notification peut être n’importe quoi puisque seul le module est pris en compte. Il est également possible de définir plusieurs notifications différentes.

    • Vous pouvez sélectionner la notification utilisée pour informer les utilisateurs de la parution d’un nouveau numéro. Choisissez à partir du menu déroulant “Notifications de l’utilisateur”.

    • Si une notification a été sélectionnée pour un abonnement, les utilisateurs peuvent s’abonner aux notifications à partir de l’onglet abonnement de la vue détaillée à l’OPAC.

    • Note

      Noter aussi que si voulez avertir les utilisateurs des nouvelles parutions d’un périodique, vous pouvez cliquer sur « Définir une notification » qui vous amènera à l’outil « Notifications »

  • SHARE_ACCEPT

    • Utilisée pour avertir un utilisateur qu’un autre utilisateur a accepté sa liste partagée.

    • Nécessite l’activation de la préférence système OpacAllowSharingPrivateLists

  • SHARE_INVITE

    • Utilisée pour avertir l’utilisateur qu’un autre utilisateur aimerait partager une liste avec eux.

    • Nécessite l’activation de la préférence système OpacAllowSharingPrivateLists

  • TO_PROCESS

    • Utilisée pour avertir un membre du personnel si une suggestion d’achat a été déplacée vers le fonds qu’il gère

    • Nécessite la tâche en cron notice_unprocessed_suggestions

Il y a aussi une série de tickets (ou reçus) prédéfinis listés sur cette page. Tous ces tickets peuvent être personnalisés en modifiant leur texte via l’outil Notification et tickets et leur style en utilisant la préférence SlipCSS pour définir une feuille de style. Voici à quoi servent ces tickets&nbsp;:

  • AR_SLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket pour une demande d’article

    • Le ticket ou reçu peut être imprimé manuellement lors de la gestion des demandes d’article dans l’interface professionnelle.

    • Aller à : Circulation > Demandes d’articles > Actions > Imprimer le ticket

  • ISSUEQSLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket rapide de circulation

    • Le Ticket rapide inclut uniquement des exemplaires qui ont été empruntés aujourd’hui.

  • ISSUESLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de circulation complet

    • La notification ou le reçu indique les exemplaires empruntés aujourd’hui ainsi que les exemplaires qui sont déjà en prêt.

  • HOLD_SLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de réservation

    • Le ticket de réservation n’est généré que lorsque la réservation est confirmée et mise en attente de retrait.

  • OVERDUE_SLIP

    • Utilisé pour imprimer la liste des documents en retard

    • Le ticket de retard peut être généré manuellement grâce au menu “Imprimer” dans le dossier de l’utilisateur dans l’interface professionnelle. Il montre tous les documents qui sont en retard.

  • TRANSFERSLIP

    • Utilisé pour imprimer un ticket de transfert

    • Le ticket de transfert est imprimé lorsque vous confirmez un transfert d’un site vers un autre dans votre réseau

Déclencheurs de notification

  • Allez à : Plus > Outils > Utilisateurs et Circulation > Déclencheur de notification

Pour envoyer les avis de retard créés avec l’outil Notification et tickets, il faut d’abord définir ces messages dans les déclencheurs de notification.

Important

Afin d’envoyer les avis de retard aux utilisateurs, vous devez paramétrer les catégories d’utilisateurs pour recevoir des messages de retard.

Important

Selon la valeur de votre préférence OverdueNoticeCalendar le délai pourra ou non inclure les jours de fermeture de la bibliothèque définis dans l’outil Calendrier holiday calendar.

The Overdue notice/status triggers tool gives the librarian the power to send up to three notices to each patron type notifying them of overdue items

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  • Le délai est un nombre de jours avant que le prêt le plus ancien soit pris en compte et qu’une action soit lancée.

    • Important

      Si voulez que Koha déclenche une action (envoyer une lettre ou mettre des pièges sur un adhérent), une valeur pour le délai est exigée.

  • Pour envoyer des notifications supplémentaires, cliquez sur les onglets Deuxième et Troisième

  • Si vous voulez empêcher un adhérent de faire des prêts, en raison par exemple de ses retards, activez le blocage “Suspendu”. Un message apparaîtra au moment du prêt informant le bibliothécaire que l’adhérent est bloqué en raison de ses retards.

    • Si vous voulez limiter un adhérent de cette façon, vous pouvez aussi faire en sorte que Koha lève automatiquement cette restriction avec la préférence système :ref:”AutoRemoveOverduesRestrictions”.

  • Vous pouvez ensuite choisir le mode d’envoi de l’avis de retard. Vous pouvez choisir entre courriel, téléphone (si vous utilisez le service iTiva de Talking Tech), imprimé et SMS (si vous avez paramétré SMSSendDriver).

Patron card creator

  • Get there: More > Tools > Patron card creator

The patron card creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the patron card creator module:

  • Personnaliser les modèles de cartes d’adhérent avec le texte récupérer à partir des données d’adhérent

  • Personnaliser les templates des cartes pour imprimer les cartes d’adhérent (correspondre aux planches d’étiquettes)

  • Créer et gérer des lots de cartes adhérent

  • Exporter (comme PDF) un ou des lot(s) à imprimer

  • PREDUEDGST

Formats

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Layouts

Le format définit le texte et les images qui seront imprimés sur la carte et leur emplacement.

Note

Jusqu’à trois lignes de texte, le numéro d’adhérent sous forme de code à barres et jusqu’à deux images peuvent être imprimé sur la carte

Add a layout

Si vous n’avez pas de modèle défini, ajoutez-en un nouveau en cliquant sur « Nouveau » puis « Modèle ».

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Vous pouvez aussi choisir de cliquer sur « Gérer les modèles » sur le côté gauche.Là une liste des modèles disponibles que vous pouvez choisir pour l’édition vous est proposée .Mais en haut de la page il y a toujours le bouton « Nouveau modèle ».

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  • Le nom que vous attribuez au format est pour vous, nommez le d’une façon qui vous permette de l’identifier aisément par la suite

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans votre mise en page.

    image262

    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Next, note if this layout is for the front or the back of the patron card

    • Note

      Vous aurez besoin d’un modèle à la fois pour le recto et le verso de votre carte si vous avez des cartes de bibliothèque à deux faces, cette option ne vous permet pas d’imprimer des cartes à deux faces, elle ne vous permet que de savoir quel côté de la carte vous créez.

  • Vous pouvez ajouter à vos cartes jusqu’à 3 lignes de texte. Ce peut être du texte fixe et/ou des champs de la fiche de l’adhérent. Si vous voulez afficher des champs de la fiche de l’adhérent vous devez mettre le nom du champ entre crochets comme ceci - <firstname>

  • Pour chaque ligne de texte, vous pouvez choisir votre police de caractères, sa taille et l’emplacement du texte sur la carte en utilisant les coordonnées inférieures X et Y

  • In order to show the barcode and the patron card number you will need to check the “Print card number as barcode” option. This will turn the patron card number into a barcode. If you want the number to print in human readable format you will need to check the “Print card number as text under barcode” option.

  • Enfin vous pouvez choisir jusqu’à deux images à imprimer sur la carte.

    • L’une peut être la photo de l’adhérent que vous pouvez redimensionner pour correspondre à vos besoins.

    • The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the “manage images” module of the patron card creator Tool.

    Important

    C’est la responsabilité des concepteurs de définir les lignes de texte, code à barres et images de sorte qu’il n’y ait pas de chevauchement.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».

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Modèles

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card templates

Un modèle décrit l’agencement des étiquettes sur la planche d’étiquettes ou le stock de cartes que vous utilisez.Ce doit être Avery 5160 pour les étiquettes d’adresse, Gaylord 47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery 28371 pour vos cartes d’adhérents, pour donner quelques exemples.Toute l’information dont vous avez besoin pour formater un modèle peut être dans le package, et sinon il peut habituellement être trouvé sur le site du fournisseur ou mesuré à partir d’un échantillon.

Add a template

Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton « Nouveau modèle » en haut de votre page, cela vous amènera directement sur le formulaire d’édition de modèle.

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Using the form that appears after pressing either “Edit” or “New template” you can define the template for your sheet of labels or cards.

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  • L’ID du gabarit est simplement un identifiant unique généré par le système

  • Template code should be the name of this template to identify it on a list of templates

  • Vous utilisez la description du modèle afin d’ajouter des informations sur le modèle

  • La liste déroulante “Unités” vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

    image266

    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Les mesures (hauteur, largeur de la page, largeur et hauteur de la carte) peuvent être dans le package, et sinon peuvent habituellement être trouvés sur le site web du fournisseur ou peuvent être mesurés sur un échantillon.

  • Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

    • Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes

    • Après avoir trouvé et analysé les anomalies dans le document imprimé, vous pouvez alors créer un profil et le rattacher au modèle.

    • Important

      Ne pas préciser un profil si cela n’est nécessaire, par exemple ne cliquez pas pour définir un profil d’imprimante.Il n’est pas possible de retirer un profil d’un modèle mais vous pouvez basculer sur un autre profil.

    • Note

      Si vous utilisez différents modèles d’imprimantes vous serez peut-être amenés à définir plusieurs modèles qui sont semblables à l’exception des différents profils définis.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer modèles de cartes”.

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Profils

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Profiles

Un profil est un paramétrage d” « ajustement » appliqué à un modèle juste avant l’impression pour compenser des anomalies uniques et spécifiques à une imprimante donnée. Ceci signifie que si vous paramétrez un modèle et imprimez un test de données et trouvez que les exemplaires ne sont pas alignés de la même façon sur chaque carte, vous avez besoin de définir un profil pour chaque imprimante (ou même chaque bac d’alimentation d’une même imprimante), pour compenser la différence des styles d’impression, comme le décalage du texte vers la gauche, la droite, le haut ou le bas.

Si vos cartes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “Profiles” button at the top of your page and choose “New profile”

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Pour ajouter un nouveau profil, cliquez sur le bouton « Nouveau Profil » en haut de votre page.En utilisant le formulaire qui s’affiche vous pouvez définir les valeurs pour corriger les défauts d’alignement de la carte sur votre planche d’étiquettes.Vous pouvez aussi choisir « Gérer les profils » sur le côté gauche et sélectionner l’un des profils existants pour le modifier.

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  • The Printer name and Paper bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.

    • Note

      Par exemple&nbsp;: vous pouvez si vous voulez utilisez le n° de modèle d’Imprimante comme nom d’imprimante, ou vous pouvez l’appeller « l’imprimante de mon bureau »

  • Le modèle sera rempli une fois que vous aurez choisi quel modèle appliqué au profil sur le formulaire de modification des templates

  • La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.

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    • Note

      A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Offset pourra être utilisé quand l’image entière n’est pas centrée verticalement ou horizontalement. Le glissement décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la largeur ou la hauteur de la page

    • Pour les valeurs de décalage et de fluage, les nombres négatifs déplacent les informations d’impression vers le haut et la gauche de la page imprimée et les nombres positifs les déplacent vers le bas et la droite

    • Exemple: le texte est imprimé à 0.25 » du côté gauche sur la première étiquette, à 0.28 » du côté gauche sur la deuxième étiquette, et à 0.31 » du côté gauche sur la troisième étiquette. Ceci signifie que le décalage horizontal devrait être configuré à (négatif) -0.03 » pour combler cette différence.

After saving, your profiles will appear on the “Manage printer profiles” page.

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Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Lots

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card batches

Un lot est un ensemble d’adhérents pour lesquels vous souhaitez générer les cartes

Add a batch

Pour ajouter un nouveau lot, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveaux lots » en haut de votre page.En choisissant l’élement « Gérer les étiquettes » du menu de gauche, affichera une liste de lots déjà définis.Dans cet affichage vous pouvez soit sélectionné un lot pour le modifier soit en ajouter un nouveau.

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Pour un nouveau lot, un message s’affiche dans un popup et vous amène à sélectionner les adhérents qui seront intégrés dans ce lot.

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After choosing the “Add patron(s)” button the Patron Search window pops up.

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D’ici, vous pouvez chercher des adhérents à ajouter à votre lot par n’importe quelle partie de leur nom, leur catégorie et/ou leur site. Saisir * dans le champs de recherche affichera tous les adhérents.

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A partir des résultats, vous pouvez ajouter des adhérents au lot en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Après avoir ajouté des adhérents, vous pouvez recommencer et faire une nouvelle recherche ou cliquer sur le bouton « Fermer » en bas de l’écran pour indiquer que vous avez terminé. Votre lot sera alors affiché.

image1228 If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the “Manage > Card batches” button.

Si vous désirez exporter toutes les cartes d’utilisateurs que vous venez de créer, cliquez sur “Exporter le lot de cartes”. Autrement vous pouvez choisir des utilisateurs spécifiques dont vous voulez imprimer les cartes en cochant la boîte sur la droite de leur nom et choisir “Exporter les cartes sélectionnées”.

La fenêtre d’export qui apparait vous demande de choisir un modèle à appliquer, un format et une position de départ (à partir de quelle carte commencer l’impression).

Note

Concernant la position de départ, si les 6 premières étiquette sont déjà utilisées vous pouvez commencer à partir de la position 7. Les étiquettes sont numérotées de gauche à droite et de haut en bas.

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Lorsque vous cliquez sur «Export» vous obtiendrez un fichier PDF de vos étiquettes pour impression

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Lorsque vous ouvrez le PDF vous verrez les cartes à imprimer

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L’image ci-dessus montre une disposition composée de deux lignes de texte. La première est juste du texte intégral, la deuxième est composée des champs <firstname> <surname>. Une photo de l’adhérent est imprimée (si disponible) et le code à barres du numéro d’adhérent est affiché en code 39. Tout ceci est imprimé sur un gabarit en trois colonnes et 8 lignes utilisant ici la position 1-3. Au moment d’imprimer ce PDF merci de faire attention à ce que votre imprimante ne reformate pas le PDF (par exemple, n’ajustez pas à la taille du papier) autrement l’imprimante ne pourra pas imprimer vos gabarits au bon endroit.

Manage images

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Images

Les images chargées avec cet outil apparaîtront dans le menu lors de la création d’une carte d’adhérents. Le nombre maximal d’images que vous pouvez télécharger (sans compter les photos de vos adhérents) est fixé par la préférence système ImageLimit.

Important

Les images doivent avoir un poids inférieur à 500 Ko.

Note

Les images chargées avec cet outil doivent avoir une résolution minimale de 300 ppi, ce qui est un minimum pour imprimer une image.

Au centre de l’écran se trouve un formulaire de chargement. Parcourez votre ordinateur pour trouvez le fichier idoine et donnez-lui un nom.

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Une fois le fichier chargé sur le serveur, un message de confirmation est affiché.

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L’image sera affichée avec le reste sur la droite de la page.

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Pour supprimer une ou plusieurs de ces images, cochez la case à droite de chaque image que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.

Batch patron deletion/anonymization

  • Aller à : Plus > Outils > Adhérents et circulation > Suppression d’adhérents et Anonymisation par lot

Cet outil vous permet, par lots, d’anonymiser l’historique de circulation ou de supprimer des comptes adhérents. Cela signifie que le système conserve un lien entre prêts et exemplaires, mais supprime le lien avec l’adhérent.

Important

Les adhérents ayant des amendes ou des prêts en cours ne sont pas conservés. Ils ne sont pas complètement supprimés du système (ils sont simplement déplacés vers la table deleted_borrowers), mais cet outil ne fait pas autant de contrôle qu’on pourrait l’espérer.

Important

Avant d’utiliser cet outil il est recommandé de faire une sauvegarde de votre base.Les changements faits ici sont permanents.

Important

L’anonymisation échouera sans prévenir si la préférence système :ref:”AnonymousPatron” ne contient pas une valeur valide.

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Pour supprimer ou anonymiser des adhérents

  • Check the “Verify” box on the task you would like to complete (delete or anonymize)

  • Entrez la date avant laquelle vous voulez modifier les données.

  • Lors de la suppression d’adhérents vous pouvez aussi choisir des utilisateurs qui :

    • n’ont pas emprunté depuis une date spécifique;

    • ont des comptes qui vont expirer avant une date spécifique;

    • sont dans une :ref:”catégorie d’adhérent <patron-categories-label>` particulière

    • sont dans une liste d’adhérents

  • Cliquez sur “Suivant”

  • Une demande de confirmation est affichée.

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  • En cliquant sur Finir, vos données seront supprimées ou anonymisées.

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Modification d’un lot d’utilisateurs

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron modification

Cet outil permet de modifier par lot un ensemble de fiches d’adhérents. Chargez simplement un fichier de numéros de carte (un par ligne), sélectionnez une liste d’adhérents ou scannez les numéros de carte dans la zone prévue à cet effet.

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Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, cliquez sur “Continuer”. Vous verrez la liste des adhérents et des changements effectués.

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Il y a une case à cocher à gauche de chaque bloc de texte. Cliquer sur cette case va effacer le texte.

Important

Note : Si le champ est obligatoire, vous ne pourrez supprimer la valeur qu’il contient.

If you have multiple patron attributes you can change them all by using the “+ New” link to the right of the text box. This will allow you to add another attribute value.

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Une fois fois les changements effectués, vous pouvez cliquer sur “Enregistrer” et Koha vous affichera toutes les modifications apportées à l’adhérent.

Batch extend due dates

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch extend due dates

This tool allows you to update due dates in bulk, this can be useful if a library needs to close unexpectedly and cannot accept returns.

Batch extend due dates selection page

  • You can filter the selection of checkouts based on patron category, library or a combination of both. You can select multiple options in the dropdown lists if needed.

  • Next, specify a date range for the current due date of the materials on loan. For example, you may want to extend the due dates for recent checkouts but exclude long overdue loans.

  • Choose to extend the due dates either to a new hard due date or by a number of days. Using the number of days option can prevent large numbers of loans being due on the same date.

  • You can choose whether to preview the results of your selections.

Batch extend due dates preview results page

  • If you preview the results you will see a table which shows you the current due date and the new due date so that you can check your selections. You can untick checkouts if they are incorrect or go back and change your selection.

  • Click on the Modify selected checkouts button to see a confirmation screen showing the checkouts that have been modified.

Note

Access to this tool requires the Tools permission batch_extend_due_dates.

Tag moderation

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Tags

Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the tag moderation tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:

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Pour modérer les tags, allez dans l’outil “Tags”. En allant pour la première fois dans cet outil, vous verrez une liste des tags qui sont en attente d’approbation ou de rejet par un bibliothécaire

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  • Pour voir tous les titres auxquels ce tag a été ajouté, cliquez simplement sur le terme

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    • A partir de cette liste de titres, vous pouvez supprimer un tag sans pour autant empêcher son utilisation dans le futur, en cliquant sur « Retirer tag » à droite du titre.

  • Pour valider un commentaire, vous pouvez soit cliquer sur le bouton « Approuver » en face du commentaire sélectionné, soit sélectionner tous les termes que vous souhaitez valider et cliquer sur « Accepter » en bas de la page.

  • To reject a tag, you can either click the “Reject” button in line with the term, or check all terms you want to reject and click “Reject” below the table.

Après qu’un tag a été approuvé ou rejeté, il est déplacé dans la liste de tags qui convient. Un résumé de tous les tags est affiché sur la droite de la fenêtre.

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Qu’il soit approuvé ou rejeté, un tag peut à tout moment rejoindre l’autre liste. Dans la liste des tags approuvés, chaque tag a une option de rejet :

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Pour vérifier les termes par rapport aux listes approuvées et rejetées (et, le cas échéant, en contradiction avec le lexique que vous avez appliqué à la modération des commentaires) entrer simplement le terme dans la zone de recherche en bas à droite de la page pour voir son statut

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Enfin, vous pouvez trouver des tags en utilisant les filtres sur la gauche.

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Upload patron images

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Upload patron images

Les photos des adhérents peuvent être chargées de façon groupée si vous autorisez les images sur les fiches des lecteurs. Elles sont également utilisables lors de la création des cartes d’adhérents.

  • Créez un fichier texte et nommez-le « DATALINK.TXT » ou « IDLINK.TXT »

  • Sur chaque ligne du fichier texte, entrez le numéro de la carte de l’adhérent suivi d’une virgule (ou d’une tabulation), puis du nom du fichier image.

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    • Veillez à ce que votre fichier soit bien en plein texte (txt) et pas en rtf.

  • Compressez au format ZIP votre fichier texte et vos fichiers image.

  • Go to the Upload patron images tool

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  • Pour une seule image, vous avez simplement à pointer le fichier image et à entrer le numéro de carte de l’adhérent.

  • Pour plusieurs images, téléchargez un fichier compressé ZIP.

  • Après envoi en serveur, un écran de confirmation s’affiche.

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    Important

    Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Catalogue

Suppression d’exemplaires par lot

  • Aller à : Plus > Outils > Catalogue > Suppression d’exemplaires par lots

Cet outil vous permet de supprimer de votre catalogue un lot d’exemplaires.

Avec cet outil, vous pouvez choisir d’envoyer à Koha un fichier de codes à barres ou d’identifiants d’exemplaires, ou bien scanner des exemplaires un par un dans la zone du formulaire.

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Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur “Continuer”.

You will be presented with a confirmation screen. From here you can uncheck the items you don’t want to delete and decide if Koha should delete the bib record if the last item is being deleted before clicking “Delete selected items.” If you’d like you can delete the bibliographic record if you’re deleting the last item by clicking the checkbox next to “Delete records if no items remain”.

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Si votre fichier (ou le nombre de code à barres scannés) contient plus de 1000 codes à barres, Koha ne pourra vous afficher la liste des exemplaires. Vous pourrez les supprimer, mais pas choisir quel exemplaire ou quelle notice supprimer.

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Si l’exemplaire est en prêt, une fenêtre de confirmation s’affichera. Vous pourrez y désélectionner les exemplaires que vous ne voulez pas supprimer.

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Si les exemplaires peuvent être supprimés, ils le seront et une confirmation de la suppression sera affichée.

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Modification d’exemplaires par lots

  • aller à : Plus > Outils > Catalogue > Modification d’exemplaires par lots

Cet outil vous permet de modifier un lot d’exemplaires.

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Avec cet outil, vous pouvez charger un fichier de codes à barres ou d’identifiants d’exemplaire, ou bien scanner des exemplaires un par un dans la boîte prévue à cet effet. Vous pouvez aussi décider de modifier les exemplaires avec les valeurs par défaut que vous avez défini dans la grille de catalogage par défaut.

Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, vous pouvez cliquer sur “Continuer”.

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You will be presented with a summary of the items you want to modify. From here you can uncheck the items you don’t want to modify before making changes in the form below. You can also hide columns you don’t need to see to prevent having to scroll from left to right to see the entire item form. The holds column displays a count of the current holds for the item.

Note

To uncheck all items that are currently checked out you can click the “Clear on loan” link at the top of the form.

En utilisant le formulaire de modification, vous choisissez les champs sur lesquels effectuer des modifications. En cliquant dans la boîte à cocher sur la droite de chaque champ, vous pouvez effacer les valeurs du champ pour les notices que vous traitées.

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You can also click the “RegEx” link to change the text field to a regular expression substitution. This is used to change only a part of a text string.

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Une fois fois les changements faits, les exemplaires sont affichés.

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Note

You can also edit items on one bibliographic record in a batch by going to the bibliographic record and clicking Edit > Edit items in batch

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Suppression de notices par lot

Cet outil permet de supprimer un lot de notices bibliographiques ou d’autorité, ainsi que leurs exemplaires, à partir des numéros de notice.

Choisissez si vous souhaitez modifier des notices bibliographiques ou d’autorité.

Ensuite, vous pouvez :

  • charger un fichier avec les numéros de notice (biblionumbers ou authids);

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  • utiliser une liste;

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  • ou saisir les numéros (un par ligne) dans la zone dédiée.

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Une fois le formulaire rempli, les notices à supprimer seront affichées.

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Si une notice que vous souhaitez supprimer ne peut pas être supprimée, elle sera mise en évidence.

Cochez les notices que vous souhaitez supprimer et cliquez le bouton “Supprimer les notices sélectionnées” pour terminer le processus.

Modification de notices par lot

  • aller à : Plus > Outils > Catalogue > Modification de notices par lots

This tool will allow you to edit batches of bibliographic and authority records using MARC modification templates. Before visiting this tool you will want to set up at least one MARC modification template.

Lorsque vous arriverez sur l’outil il vous sera demandé :

  • Choisissez si vous souhaitez modifier des notices bibliographiques ou d’autorité

  • Entrer les biblionumbers ou authids

    • You can upload a file of these numbers;

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    • Vous pouvez utiliser une liste;

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    • Or enter the numbers (one per line) in the box provided.

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  • Finally choose the MARC modification template you’d like to use to edit these records.

Lorsque vous avez saisi votre critère, cliquez « Continuer »

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Vous vous trouverez devant une liste de notices qui seront modifiées. A côté de chacune d’entre elles, il y a une case pour que vous puissiez décocher tous les exemplaires que vous ne voulez pas modifier cette fois.

Clicking “Preview MARC” will allow you to see what edits will be made when you finalize the edit.

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Une fois que vous serez certain que tout est comme vous le voulez, vous pourrez cliquer sur le bouton “Modifier les notices sélectionnées” et vos notices seront modifiées.

Modification automatique d’exemplaires en fonction de l’âge

  • Chemin Koha: Plus > Outils > Modification automatique des exemplaires par âge

Cet outil permet aux bibliothécaires de mettre à jour certaines zones spécifiques quand un exemplaire atteint un certain âge.

Note

L’autorisation items_batchmod est nécessaire pour accéder à cet outil

Important

Les paramètres de cet outil seront pris en compte par le cron job correspondant

Si vous n’avez créé aucune règle, vous verrez l’option « Ajouter des règles » dans la page Outils. Cliquez sur ce bouton pour créer des règles.

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Si vous avez déjà des règles de configuré, un bouton “Modifier” sera disponible. Autrement, cliquez sur “Modifier” pour créer une nouvelle règle.

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Vous serez emmené à une page où vous pourrez modifier des règles existantes ou en créer de nouvelles.

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Dans le formulaire qui s’affiche vous pouvez inscrire:

  • l’âge en jour à laquelle l’objet recevra une mise à jour (Age)

  • quel critère est nécessaire pour déclencher la mise à jour (Conditions)

  • quels changements sont faits quand le script est exécuté (Substituions)

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Une fois terminé, vous pouvez cliquez sur « Add this rule » et ajouter des règles supplémentaires, ou vous pouvez cliquez sur « Submit these rules » pour sauvegarder vos changements.

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Export data

  • Get there: More > Tools > Catalog > Export data

Koha dispose d’un outil d’export par lot de vos notices bibliographiques, autorités et de vos exemplaires. Vous pouvez l’utiliser pour envoyer vos notices à d’autres établissements ou simplement pour faire des sauvegardes.

Export bibliographic records

En haut de l’écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices bibliographiques cliquez sur l’onglet “Export de notices bibliographiques”.

  • Remplissez le formulaire afin de limiter votre export à un certain interval (tous les champs sont optionnels)

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    • Choisissez de limiter l’export par une ou plusieurs des options suivantes

      • Limiter à une plage de numéro de notices

      • LImiter à un type de document

        • Important

          Cette limite utilisera le type que vous avez défini dans la préférence système item-level_itypes. Si vous avez configuré la préférence système item-level_itypes sur « exemplaire » et que vous n’avez aucun exemplaire rattaché à une notice bibliographique il ne sera pas exporté. Pour avoir toutes les notices bibliographique d’un type spécifique vous devrez changer la préférence système item-level_itypes sur « bibliographique ».

      • Limiter à un site ou à un groupe de sites

        • Important

          Ceci est un filtre : si vous le laissez à sa valeur par défaut (tous les sites sont sélectionnés) ou sélectionnez un ou plusieurs sites, les notices bibliographiques sans exemplaire rattaché ne seront pas exportées. Pour obtenir les notices bibliographiques sans exemplaire, vous devez « Effacer tout » (i.e. dé-selectionner tous les sites).

      • Limiter à une plage de cotes

      • Limiter à une période de date d’acquisition

    • Vous pouvez télécharger un fichier de numéros de notices bibliographiques pour les notices que vous voulez exporter. Le fichier doit être de type .csv ou .txt

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    • Choisissez ensuite ce qu’il faut passer à l’export

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      • Par défaut tous les exemplaires sont exporté, à moins de sélectionner l’option “Ne pas exporter les exemplaires”.

      • Pour limiter l’export aux exemplaires du site auquel vous êtes connecté (si vous laissez le champ “Site” en position “Tous”), ou au site que vous aurez sélectionné plus haut, cochez la case “Supprimer les exemplaires non-locaux”

      • Vous pouvez choisir les champs à exporter. Ainsi vous pouvez par exemple supprimer les champs locaux que vous ne voulez pas communiquer à un établissement partenaire.

    • Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

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      • Choisissez d’exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML

      • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l’export

    • Cliquez sur “Exporter les notices bibliographiques”

Export authority records

En haut de l’écran vous devez sélectionner les données que vous voulez exporter. Si vous voulez exporter des notices d’autorités cliquez sur l’onglet “Export de notices d’autorités”.

  • Remplir le formulaire afin de limiter votre export à un certain intervalle ou type d’autorité (tous les champs sont optionnels)

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  • Ou vous pouvez choisir un fichier de numéros de notices autorités à exporter

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Les fichiers doivent être aux formats .csv ou .txt

  • Puis, choisisez les champs que vous souhaitez exclure de l’export, séparés par un espace (pas une virgule)

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    • Si vous voulez exclure tous les sous-champs de la zone 200 par exemple, entrez juste “200”

    • Si vous voulez exclure un sous-champs spécifique, entrez le après le champ. ex : 100a va exclure le sous-champ $a de la zone 100

  • Finalement, choisissez le type de fichier et son nom

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    • Choisissez d’exporter vos données au format ISO2709 ou MARCXML

    • Donnez un nom au fichier dans lequel enregistrer l’export

  • Cliquez sur “Exporter les notices d’autorité”

Inventaire/Récolement

  • Aller à : Plus > Outils > Catalogue > Inventaire/Recolement

Koha’s Inventory tool can be used in one of three ways:

  1. By creating a shelf list that you can then mark items off on;

  2. By uploading barcodes gathered by a portable scanner;

  3. By comparing barcodes gathered by a portable scanner to a generated shelf list.

Creating a shelf list

If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor of the library, the option available to you is to generate a shelf list based on criteria you enter. You can then print it to use while walking around the library checking your collection or use it directly in Koha on a portable device.

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First, choose the criteria for the items you want to print out on a list. All parameters are optional, but if none are selected, the resulting list might be quite large.

  • Site : choisissez le site que vous souhaitez vérifier, qu’il soit le site de rattachement ou le site dépositaire des exemplaires.

  • La localisation (items.location) est : vous pouvez affiner par localisation.

  • Cote entre … et … : vous pouvez aussi restreindre la liste à un éventail de cotes.

You can filter even more with item statuses (not for loan status, lost status, withdrawn status or damaged status). Check the boxes next to the statuses you want to include. For example, if you are using the list to shelf read, check only the “for loan” status as the other items probably won’t be on the shelves.

  • Date du dernier inventaire : saisissez la date pour exclure les exemplaires notés comme vus récemment.

  • Exclure les exemplaires en prêt : cocher cette case pour exclure de cette liste les exemplaires empruntés.

  • Exporter dans un fichier CSV : cochez cette case pour générer un fichier CSV modifiable sur votre ordinateur. Si cette case n’est pas cochée, la liste sera affichée à l’écran.

Click on “Submit” to generate your shelf list.

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Once you have found the items on your shelves, return to this list and check the boxes next to the items you found. Next, click on one of the three buttons to continue:

  • Mark seen and quit: updates the “last seen” date of the checked items to today and returns to the previous screen.

  • Marquer vu et continuer : met à la date du jour le champ « vu en dernier » de l’exemplaire rendu et va à la dernière page de la liste.

  • Continue without marking: doesn’t update any of the items on this page and shows the next page of the list.

Uploading barcodes with a scanner

If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as you come across them (on a laptop, scan the barcodes into a text file or directly into the on screen text box). Once finished you can then upload the text file generated by the scanner to Koha.

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Choose the text file and the date you want to mark all items as seen and then scroll to the very bottom and click “Submit”. This will update all the items” “last seen” date to the chosen date. By default, this will also check in the items scanned as it is assumed that they are on the shelf and so not loaned out. If you do not want to check in scanned items, check the “Do not check in items scanned during inventory” before clicking “Submit”.

Once you have the updated the last seen date for all items scanned during the inventory it is possible to use reports to identify items that were not scanned and can therefore be assumed missing. There are sample reports you can use on the Koha SQL Reports Library.

Comparing scanned barcodes to a shelf list

Alternatively, you can combine the two methods to automatically compare a list of scanned barcodes with a generated list. First, upload you barcode file and choose the date you want to appear in the items” “last seen” field. The “Compare barcodes list to results” checkbox should automatically be checked. If you do not want the scanned items to be automatically checked-in if they are checked-out, make sure you check the “Do not check in items scanned during inventory” checkbox. Choose the filters (library, shelving location, callnumbers or statuses) to generate a list with which to compare your barcodes. Click on “Submit”.

Note

Depending on the number of barcodes you are comparing, this may take a few minutes. It is not recommended to compare lists of more than 1000 barcodes as this may cause a session timeout.

Once Koha has finished comparing the barcodes file to the generated list, it will return the number of items updated and a list of problematic items.

  • Missing (not scanned): the item is in the generated list but not in the barcodes file.

  • Found in wrong place: the item is in the barcodes list, but not in the generated list.

  • Still checked out: the item is checked out, but is in the generated list. It was not automatically checked in.

  • Barcode not found: the barcode doesn’t exist.

  • Item withdrawn: the item has “withdrawn” status, but it is in the barcodes file.

Label creator

  • Get there: More > Tools > Catalog > Label creator

The label creator tool allows you to use layouts and templates which you design to print a nearly unlimited variety of labels including barcodes. Here are some of the features of the label creator tool:

  • Personnaliser les formats d’étiquette

  • Concevoir des modèles d’étiquettes personnalisés pour étiquettes imprimées

  • Créer et gérer des lots d’étiquettes

  • Exporte un ou plusieurs lots

  • Exporte une ou plusieurs étiquettes dans un lot

  • Exporte les données d’étiquette dans l’un des trois formats :

    • PDF - lisible par tout reader PDF standard, rendant les étiquettes imprimables directement sur une imprimante

    • CSV - Exporte les données d’étiquettes au format que vous avez choisi, permettant aux étiquettes d’être importées dans diverses applications

    • XML - inclus comme format d’export alternatif

Modèles

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label templates

A template is based on the label/card stock you are using. This might be Avery 5160 for address labels, Gaylord 47-284 for spine labels or Avery 28371 for your patron cards, just to give a couple of examples. These labels will include all of the information you will need for setting up in Koha. This information may be on the packaging, and if not it can usually be found on the vendor’s website.

Add a template

To add a new template, you want to click on the “New” button at the top of the label creator page and choosing “Label template”.

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En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez définir le modèle de vos étiquettes ou de vos cartes.

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  • “Template ID” will be automatically generated after saving your template, this is simply a system generated unique id

  • “Template code” should be something you can use to identify your template on a list of templates

  • You can use the “Template description” to add additional information about the template

  • The “Units” pull down is used to define what measurement scale you’re going to be using for the template. This should probably match the unit of measurement used on the template description provided by the product vendor.

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  • Les mesures, nombre de colonnes et nombre de lignes peuvent être trouvés sur l’emballage du fournisseur ou son site internet.

    • Page height: height of the page

    • Page width: width of the page

    • Label width: width of the label

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    • Label height: height of the label

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    • Top page margin: height between the top of the page and the top of the first row of labels

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    • Left page margin: width between the left side of the page and the left side of the first column of labels

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    • Top text margin: height between the top of the label and the top of the first line of text

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    • Left text margin: width between the left side of the label and the start of the text

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    • Important

      Note : Si vous ne laissez pas de marge à gauche dans votre modèle, une marge de 3/16 » (13.5 point) sera appliquée par défaut.

    • Number of columns: number of columns of labels in a page, or number of labels per row

    • Number of rows: number of rows of labels in a page, or number of labels per column

    • Gap between columns: width between two columns of labels

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    • Gap between rows: height between two rows of labels

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  • Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).

    • Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes.

    • Si vous avez trouvé des anomalies dans le document imprimé, créez un profil et rattachez-le au modèle.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer les profils”.

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Profils

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Printer profiles

Un profil est un paramétrage d” « ajustement » appliqué à un modèle juste avant l’impression pour compenser des anomalies uniques et spécifiques à une imprimante donnée (à laquelle le profil est rattaché). Ceci signifie que si vous paramétrez un modèle et imprimez un test de données et trouvez que les exemplaires ne sont pas alignés de la même façon sur chaque étiquette, vous avez besoin de définir un profil pour chaque imprimante, pour compenser la différence des styles d’impression, comme le décalage du texte vers la gauche, la droite, le haut ou le bas.

Si vos étiquettes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “New” button at the top of the label creator tool and choose “Printer profile”.

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En utilisant le formulaire qui apparaît, vous pouvez créer un profil afin de corriger toute anomalie d’impression de votre modèle.

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  • The “Printer name” and “Paper bin” do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for. So if you want to use the Printer model number in printer name or you can call it “the printer on my desk”

  • “Template name” will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • The “Units” pull down is used to define what measurement scale you’re going to be using for your profile.

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  • Le Décalage décrit ce qui arrive quand l’image est décentrée verticalement ou horizontalement. Creep décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la page.

    • Un offset négatif va décaler l’image sur la gauche et vers le haut. Un offset positif va décaler l’image vers le bas et vers la droite.

    • Exemple : Le texte est à 1cm du bord gauche de la première étiquette, à 1,2cm de la gauche de la deuxième étiquette et à 1,4cm du bord gauche de la troisième. Cela signifie que le décalage horizontal doit être fixé à 0,2cm pour tenir compte des différences observées.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer » puis « Profils d’imprimante ».

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Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.

Formats

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Layouts

Une disposition est utilisée pour définir les champs que vous voulez voir sur les étiquettes.

Add a layout

To add a new layout, you want to click on the “New” button at the top of the Label creator tool and choose “Layout”.

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Using the form that appears you can decide what appears on your labels.

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  • Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier.

  • Si c’est une étiquette avec un code à barres, vous voudrez choisir l’encodage (Code 39 est le plus commun)

  • Le type de format peut être n’importe quelle combinaison d’informations bibliographiques et/ou de code à barres. Par exemple, une étiquette de dos de livre pourrait être seulement bibliographique, tandis que l’étiquette que votre personnel de circulation utiliserait pour le prêt et les retours pourrait probablement être bibliographique/code à barres combiné.

    • Biblio: only bibliographic information will appear on the label (e.g. spine labels)

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    • Barcode/Biblio: the barcode will appear at the top of the label and the bibliographic information undeneath

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    • Biblio/Barcode: the bibliographic information will appear at the top of the label and the barcode underneath

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    • Alternating: the bibliographic information will appear on one label, and the barcode on the next label, alternating for each item

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    • Barcode: only the barcode will appear on the label

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  • The Bibliographic data to print includes any of the data fields that may be mapped to your MARC frameworks. You can choose from the preset list of fields or you can click on “List fields” and enter your own data. In “List fields”, you can specify MARC subfields as a 4-character tag-subfield string, for example 254a for the title field. You can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate on one line in double quotes, for example « 099a 099b » or « itemcallnumber barcode ». The fields available are from the database tables list below. Finally you could add in static text strings in single-quote, for example “Some static text here.”

    • You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org) with the following tables to find field names to use:

      • Présentement tous les champs dans les tables suivantes sont utilisés: items, biblioitems, biblio, branches

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  • Choisissez si le créateur d’étiquette doit imprimer les instructions autour de chaque étiquette.

  • Choose if you’d like Koha to try to split your call numbers (usually used on spine labels)

    Note

    Call number spltting rules are managed under Administration > Classification sources.

  • Choose your text settings such as alignment, font type and size. You can also italicize the title by checking the “Oblique title” box.

Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».

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Lots

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label batches

Batches are made up of the items for which you would like to print labels. Once in this tool you can search for the item records you would like to print out labels for.

Add a batch

Batches can be created in one of two ways. The first is to click the “Create label batch” link on the “Staged MARC management” page:

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L’autre est de créer un nouveau lot dans l’outil Créateur d’étiquettes.

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Vous serez emmenés devant un lot vide avec une boîte pour scanner les codes-à-barres ou les itemnumbers. Puis, cliquez sur “””Ajouter exemplaire(S) “”.

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Vous êtes amené à un lot vide. Il y a en bas de page un bouton Ajouter des exemplaires. Utilisez-le. Une fenêtre de recherche vous permet de trouver les exemplaires que vous voulez ajouter à votre lot.

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Dans le résultat de la recherche, cliquez sur les coches des exemplaires que vous voulez ajouter au lot, puis cliquez sur le bouton Ajout sélection. Vous pouvez également ajouter les exemplaires un-à-un en cliquant sur le lien Ajouter qui se trouve sur la gauche de chaque exemplaire.

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Once you have added all of the items click the “Done” button. Click again on the “Add item(s)” button to transfer the items from the barcode box to the batch. The resulting page will list the items you have selected.

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To print your labels, click the “Export full batch” button. To print only some of the labels, click the “Export selected item(s)” button. Either way you will be presented with a confirmation screen where you can choose your template and layout. If you’re using a sheet of labels that is not complete, you can enter the starting label (labels are counted horizontally).

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Trois options de téléchargement vous seront alors proposées : PDF, Excel ou CSV.

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After saving your file, simply print on the blank labels you have in your library.

Barcode range

  • Get there: More > Tools > Label creator > New > Barcode range

If you want to print your barcode labels in advance, before even cataloging the items, you can choose to add a batch of a range of barcodes.

Click “New” and choose “Barcode range” from the label creator tool.

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Enter the starting and ending barcodes.

Note

The barcode range tool does not accept leading zeroes. If you enter 0001234 the barcode that will be printed will be 1234.

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Click “Print range”.

You will be presented with the confirmation screen where you can choose your template and layout and enter the starting label if using an incomplete sheet of labels.

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The only download option for barcode ranges is PDF.

Save the file and print it on a blank sheet of labels.

Quick spine label creator

  • Aller à: Plus > Outils > Catalogue > Créateur d’étiquettes - rapide

    Note

    Cet outil n’utilise pas de formats ou de modèles, il se contente d’imprimer sur le premier emplacement libre de la feuille d’étiquettes.

    • Choisissez les champs à imprimer sur les étiquettes au moyen de la préférence système SpineLabelFormat

    • Formatez l’impression de vos étiquettes en modifiant le fichier spinelabel.css qui se trouve dans koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Pour utiliser cette outil, vous avez seulement besoin du code à barre du livre pour lequel vous voulez imprimer une étiquette

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Rotating collections

  • Get there: More > Tools > Catalog > Rotating collections

Rotating collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.

Important

The AutomaticItemReturn system preference must be set to « Don’t automatically transfer items to their home library when they are returned » for rotating collections to function properly.

  • To create a new rotating collection, click the « New collection » button, fill in the title and description, and click « Submit ». Once submitted you’ll see « Collection name added successfully »; click « Return to rotating collections home » to return to the main Rotating collections management page (or click Rotating collections in the sidebar).

  • To add items to a collection, click « Actions » and choose « Add or remove items » next to the collection’s name in the list of collections. Under « Add or remove items » scan or type in the barcode of the item you wish to add to the collection, and hit enter or click “Submit” if necessary.

  • To remove an item from a collection, either click “Remove” next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the « Remove item from collection » box next to the Barcode text box under « Add or remove items », and scan or type in the barcode, clicking « Submit » or hitting Enter if necessary. Note: The « Remove item from collection » checkbox will remain checked as long as you are on the « Add or remove items » page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.

Transfer a rotating collection

Le transfert d’une collection sera:

  • Remplacer la localisation actuelle des exemplaires de cette collection par la bibliothèque dans laquelle celle-ci sera transférée

  • Entreprendre un transfert de sa localisation d’origine courante/bibliothèque d’attache à sa localisation courante/bibliothèque d’attache où il doit retourner. Lorsqu’une bibliothèque reçoit une collection, elle doit effectuer un retour des documents afin de compléter le transfert.

Vous pouvez transférer une collection d’une de ces deux façons:

  • From the main Rotating collections page, click on « Actions » and choose « Transfer » next to the title of the collection you wish to transfer; choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer collection ».

  • Or, from the « add or remove items » page for a collection, you can click the « Transfer » button, choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer Collection ».

    Important

    Pour compléter le processus de transfert, la bibliothèque recevant la collection tournante devrait enregistrer chaque exemplaire de la collection au moment où il sont reçus. Cela terminera le transfert en faisant en sorte que les exemplaires ne seront plus affichés « en transit ».

Si un exemplaire d’une collection tournante est retourné dans une bibliothèque différente de celle dans laquelle il a été transféré, une notification indiquera au personnel de la bibliothèque que l’exemplaire fait parti d’une collection tournante et leur précisera dans quelle bibliothèque l’exemplaire doit être envoyé.

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Stock rotation

Stock rotation helps to spread resources more fairly amongst library branches and allows patrons to see a wider range of titles.

Items are popular whilst they are new at a particular branch. However, their use often tails off over time. This tool empowers librarians to automate the movement of items on to another branch before usage declines and thereby extends the items useful life.

Library staff create rotation plans and then assign them to items. A cronjob is then used to cycle these items round the specified libraries on the rotation plan, moving them to the next stage after the prescribed period of time has passed at the current stage.

Email notices may be used to provide the library branches with a list of items to be put in-transit to the next branch and if an item is found to be on loan at the time that it should be transfered then an alert will be displayed when it is next returned.

From the stock rotation tool page you can add new rotation plans and see a summary of your currently configured rotation plans. You can then edit plan details, activate and deactivate plans and manage stages and items on a given rotation plan.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: stock_rotation).

This tool utilises a cron job that must be configured to run on a daily basis.

Editing rota details

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Name: A clear name or code to identify the rota

Cyclical: Denotes whether items remain (No) at the last library on the rotation plan upon reaching the end of the rota or whether they continue (Yes) to rotate, returning back to the first library on the rotation plan once they have completed their alloted time at the last library, indefinitely until manually removed from the rota.

Active: Denotes whether a rota is active and as such whether items on it are rotating. It also governs whether items may be added to and removed from the rota. A rota may be switched between active and inactive at any time allowing for rota maintanence.

Description: One may optionally add an expanded description of the rota for display in summary views.

Managing rota stages

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Stages may be edited, added, removed and re-ordered at any time from this page.

Library: The library the item will be at during this stage

Duration: The amount of time the item should stage at this stage

Managing rota items - Tool view

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: stock_rotation_manage_items).

Items can be added to a rota individually (by barcode) or in bulk (via the upload of a line delimited barcode file) on this page.

You will also be presented with a summary of all items on the rota with their current location and you have the options to immediately progress items, mark items as “in demand” and remove an item from rotation.

In demand: If an item is marked as “in demand” then the duration the item will stay at it’s current stage will be doubled compared to what is set in the rota. This is often used for items that are found to be unexpectedly popular at a particular library.

Managing rota items - Catalog view

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Rotating items may also be managed from the catalog view: When stock rotation is enabled a new menu tab “Rota” will appear on a catalog records detail view.

All attached items will appear in the summary view with their current status in relation to rotas and the option to mark items as “in demand” or immediately progress them. You can also remove items from rotation and add items to rotas here too.

Managing rota items - EDI

Items can be automatically added to rotas at aquisition time by using the LRP (Library Rotation Plan) field in EDI.

Managing rotation notices

Stock rotation can send email notices to branch libraries to aid in selecting the items due for rotation. Branch “Reply-to” addresses will be used in preference to “Email” addresses for the notice recipients.

The contents of the notices can be customised in the normal manor through the notices tool and the relevant notice has the code SR_SLIP.

Permissions

The stock rotation tool uses two distinct permissions:

manage_rotas:

this governs a users ability to create, update and delete a rota.

manate_rota_items:

this governs a users ability to add, remove and progress items on a rota.

Modèles de modifications MARC

Le système des modèles de transformation Marc donne aux utilisateurs Koha la possibilité de modifier automatiquement les notices MARC au moment de télécharger des notices dans le réservoir ou bien de la modification par lots des notices.

Cet outil est utile pour modifier des notices MARC issues de fournisseurs/sources diverses. Le système permet essentiellement de créer un script de base utilisant des actions pour Copier, Déplacer, Ajouter, Mettre à jour et Supprimer des zones.

List of currently available MARC modification templates

Click on “New template” (a template can be made up of one or more actions), enter a name and click “Submit”. Optionally, you can decide to copy an existing template by choosing the template to copy in the “Duplicate a template” drop-down menu.

Form for creating a new template

Next you can add actions to the template. Click on “New action”. A “Add a new action” box will appear that you can use to specify what exactly you want to do. For example if you’re loading in a batch of files from your EBook vendor you might want to add the biblio item type of EBOOK to the 942$c.

Add a new action box where the following values are chosen: Add new field(s) 942 c with value EBOOK Description: Add the biblio itemtype

  • Choisissez “Ajouter”

  • Saisir la zone 942 et la sous-zone c

  • Saisir la valeur “EBOOK” (ou n’importe quel type de document qui représente vos livres numériques)

  • Ajoutez une description afin d’identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

    Note

    Si vous voulez mettre à jour les valeurs dans une zone existante, choisissez l’option “Mettre à jour ou ajouter un nouveau”. Ceci mettra à jour les valeurs existantes lorsqu’il y en a, sinon ajoutera une nouvelle zone.

Chaque action peut également avoir une condition optionnelle pour vérifier la valeur ou l’existence d’une autre zone. Par exemple, vous pouvez ajouter la cote à un exemplaire si elle est absente.

Add a new action form with the following options: Copy first field 090 a to field 952 o if field 952 o doesn't exist Description: Move call number to item record if there isn't one there already

  • Choisissez “Copier”

  • Décidez si vous voulez copier la première occurrence ou toutes les occurrences de cette zone

  • Enter the field 090 (or other bibliographic call number field) and subfield a to copy

  • Saisissez la zone 952 et la sous-zone o vers lesquelles copier

  • Choisissez “si”

  • Saisissez la zone 952 et la sous-zone o

  • Choisissez « n’existe pas »

  • Ajoutez une description afin d’identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

Les actions Copier et Déplacer supportent des expressions régulières, qui peuvent être utilisées pour modifier automatiquement des valeurs de champs pendant la copie ou le déplacement. Un exemple pourrait être de retirer le caractère « $ » dans la zone 020$c.

Add a new action form with the following options: Copy and replace every field 020 c to field 020 c RegEx s/\$// if field 020 c matches m/^\$// RegEx Description: Remove $ (dollar sign) from 020$c fields

  • Choisissez “Copier et remplacer”

  • Décidez si vous souhaitez copier la première occurrence ou toutes les occurrences de la zone

  • Saisir la zone 020 et la sous-zone c à copier

  • Saisissez la zone 020 et la sous-zone c vers laquelle copier

  • Cochez l’option “RegEx” et saisissez votre expression régulière (dans ce cas s/\$// )

  • Choisissez “si”

  • Saisissez la zone 020 et la sous-zone c

  • Choisissez « correspond »

  • Cochez la case “RegEx” et saisissez votre expression régulière (dans ce cas m/^\$/ )

  • Ajoutez une description afin d’identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

    Note

    La valeur pour une mise à jour peut inclure des variables qui changent chaque fois que le modèle est utilisé. Actuellement, le système supporte deux variables, __BRANCHCODE__ qui est remplacé par le code du site utilisant actuellement le modèle et __CURRENTDATE__ qui est remplacé par la date actuelle dans le format ISO (AAAA-MM-JJ).

Vous pouvez également utiliser les expressions régulières pour ajouter l’URL du proxy de votre bibliothèque devant les liens dans vos notices MARC.

Add a new action form with the following options: Copy and replace all fields 856 u to field 856 u RegEx s/^/http://proxy=/ Description: Add proxy URL

  • Choisissez “Copier et remplacer”

  • Décidez si vous souhaitez copier la première occurrence ou toutes les occurrences de la zone

  • Saisissez la zone 856 et la sous-zone u à copier

  • Saisissez la zone 856 et la sous-zone u vers laquelle copier

  • Cochez l’option “RegEx” et saisissez votre expression régulière (dans ce cas-ci s/^/PROXY_URL/ )

  • Ajoutez une description afin d’identifier cette action plus tard

  • Cliquez sur “Ajouter action”

Quand vous devez choisir entre « Copier » et « Copier et remplacer » gardez l’exemple qui suit en tête :

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists

Si nous appliquons l’action (a) Copier les champs intégralement de 245 à 300, nous obtenons :

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.

Si nous appliquons l’action (b), Copier les sous-champs 245$a à 300$a, nous obtenons:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists

Une fois que vos actions sont sauvegardées, vous pouvez les voir en haut de l’écran. Les actions peuvent être déplacées utilisant les flèches à leur gauche.

List of all actions in a template

Actions will be done in the order they appear. Depending on your actions the order may be very important. For example you don’t want to delete a field before you copy it to another field. You can use the blue arrows to move actions up or down the list.

  • The up arrow will move the action up one position

  • The up arrow with a line at the top will move the action to the first position

  • The down arrow with a line at the bottom will move the action to the last position

  • The down arrow will move the action down one position

Once your template is saved you will be able to pick it when using the Stage MARC records for import tool or when using the batch record modification tool.

Modify the record using the following template drop-down menu where the option Add Ebook item is being selected

Télécharger des notices dans le réservoir

  • Aller à : Plus > Outils > Catalogue > Télécharger des notices dans le réservoir

Cet outil peut être utilisé pour importer aussi bien des notices bibliographiques que d’autorité enregistrés en format de MARC. L’importation des notices dans Koha comprend deux étapes. La première est de présenter les notices pour l’importation.

  • Premièrement, cherchez le fichier MARC sur votre ordinateur

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  • A l’étape suivante, vous aurez la possibilité de mettre en correspondance les notices avec celles de votre catalogue et d’importer des exemplaires

    image345

    • “Comments about this file”: enter comments to identify your upload when going to the “Manage staged MARC records” tool

    • “Record type”: tell Koha which type of file this is, bibliographic or authority

      image346

    • “Character encoding”: choose the character encoding of your file

      image347

    • “Format”: choose the MARC format of your file

      image1493

    • “Modify record using the following template”: choose if you would like to use a MARC modification template to alter the data you’re about to import

      image348

    • Choissiez ne rechercher ou non les notices correspondantes

      image349

      • “Record matching rule”: choose which rules to use to check your catalog if these records already exsit.

        Note

        You can set up record matching rules in the administration area

        image350

        • When using the ISBN matching rule Koha will find only exact matches. If you find that the ISBN match is not working to your satisfaction you can change the AggressiveMatchOnISBN preference to “Do” and then run your import again.

    • “Action if matching record found”: choose what to do with matching records if they are found

      • Replace existing record with incoming record: choose this if you are importing more complete records than the ones you currently have, or if you made some changes using an external tool (MarcEdit for example)

      • Add incoming record: this will keep the existing record and add the incoming record, so you may end up with duplicates

      • Ignore incoming record (its items may still be processed): choose this if you do not want to replace existing records

    • “Action if no match is found”: choose what to do with records that are unique

      • Add incoming record: choose this if you wish to import records that are not already in your catalog (for example, for new titles)

      • Ignore incoming record: choose this if you don’t want to import records that are not alreay in your catalogue (for example, if you’re only replacing existing records and don’t want to add anything)

    • “Check for embedded item record data?”: choose whether or not to import the item data (field 952) found in the MARC records (if the file you’re loading is a bibliographic file)

      image351

      • Always add items: always add items regardless of matching status

      • Add items only if matching bib was found: this will only add items to existing records in your catalog

      • Add items only if no matching bib was found: this will only add items to the new records you’re importing, not the ones that already exist

      • Replace items if a matching bib was found: the match will look at the itemnumbers and barcodes to match on for items and will only replace existing items.

        Note

        Itemnumbers take precendence over barcodes

      • Ignore items: this will not add any items

  • Cliquez sur “Télécharger dans le réservoir”

  • Vous serez amené à un écran de confirmation.

    image352

  • To complete the process continue to the Manage staged MARC records tool by clicking on the “Manage staged records” button.

Staged MARC record management

  • Get there: More > Tools > Catalog > Staged MARC record management

Une fois que vous aurez :ref:`téléchargé <stage-marc-records-for-import-label>`vos notices dans le réservoir, vous pourrez finaliser l’import en utilisant cet outil.

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  • Dans la liste des notices préparées, cliquez sur le nom du fichier que vous voulez finir d’importer dans votre catalogue

    • Vous remarquerez que les notices qui ont déjà été importées sont signalées dans la colonne Statut

  • Un résumé de votre import s’affiche avec la possibilité de changer vos règles de concordance

    image354

  • Below the summary is the option to import the batch of records using a specific framework

    image355

    • Choosing a framework other than “Default” isn’t necessary, but it’s helpful for running reports and having the right bibliographic level item type selected on import.

  • En dessous du résumé se trouve la liste des notices qui seront importées

    image356

    • Vérifiez la synthèse avant de terminer votre import afin d’être sûr que vos règles de concordance et que les notices soient bien conforme à ce que vous attendiez

    • Les concordances apparaîtront avec des informations sous la colonne détaillée de concordance,

      image357

      et quand vous cliquez sur “Voir” dans la colonne “Diff” vous pouvez voir la différence entre les versions.

      image358

  • Cliquez sur “Importer dans le Catalogue” afin de terminer l’import

    image359

  • Once your import is complete a link to the new records will appear to the right of each title that was imported

  • Vous pouvez annuler votre import en cliquant sur le bouton “Annuler l’import dans le catalogue”

Les notices importées utilisant cet outil restent dans le réservoir jusqu’à ce qu’elles soient purgées. Ces exemplaires apparaitront quand vous ferez une recherche dans le catalogue avec l’outil Catalogage.

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Pour enlever les exemplaires du réservoir:

  • Visit the main screen of the manage staged MARC records tool

    image361

  • Pour effacer un lot, cliquez sur le bouton Effacer sur sa droite

  • Vous serez amené à un écran de confirmation.

    image362

    • Accepter la suppression et les notices seront supprimées du réservoir et le statut sera changé pour “nettoyé”

Upload local cover image

  • Get there: More > Tools > Catalog > Upload local cover image

This tool allows you to upload cover images for the materials in your catalog.

To access this tool staff need the upload_local_cover_images permission.

For images to show in the staff client and OPAC you need to set LocalCoverImages and OPACLocalCoverImages preferences to “Display”.

Images can be uploaded in batches or individually.

Notes

Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but the webserver (such as Apache) may limit the maximum size of uploads (talk to your system administrator).

Where there are multiple images for a record they will display left to right (then top to bottom, depending on screen size) in the order they were uploaded. The image on the left (the first one uploaded) is used as a thumbnail cover in search results and on the details page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you’d like them to appear.

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To upload a single image:

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and find the image on your local machine.

    image363

  • Click “Upload file”.

  • Choose “Image file” under the “File type” section.

  • Entrez le numéro de notice à laquelle vous attachez cette image. Ce n’est pas le même numéro que le code à barre, c’est le numéro système généré et attribué par Koha.

    • Find the biblionumber by looking at the end of the URL in the address bar when on the details page

      image364

    • or by clicking on the MARC tab on the details page in the staff client.

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  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Click “Process images”.

  • You are presented with a summary of the upload and a link to the record you have just added the image to.

To upload a batch of images:

  • Create a folder with the images to upload in it.

  • Create a text file (*.txt) named either datalink.txt or idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for each image, one per line.

    • For example: 4091,image4091.jpg

      image366

  • Create a ZIP file that includes all the images to upload and the text file.

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and browse to the ZIP file on your computer.

  • Click “Upload file”.

  • Choisir “Zip file” sans la section “File type”

  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Cliquer sur “Traitement des images”

  • You are presented with a summary of the upload.

    image367

    Important

    The source image is used to generate a 140 x 200 px thumbnail image and a 600 x 800 px full-size image. The original sized image uploaded is not kept by Koha.

In the staff client the cover images appear on the details page under the “Images” tab in the holdings table at the bottom.

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In the OPAC the cover images appear in the “Images” tab, as well as next to the title and on the search results.

To remove a cover image click “Delete image” below the image in the staff client if you have the upload_local_cover_images permission.

Outils supplémentaires

Calendrier

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Calendar

Libraries can define library closings and holidays to be used when calculating due dates. You can make use of the calendar by turning on the proper system preferences:

  • useDaysMode: Choose the method for calculating due date - either include days the library is closed in the calculation or don’t include them

  • finesCalendar: This will check the holiday calendar before charging fines

View of the calendar

Adding events

Avant d’ajouter des jours, choisissez le site pour lequel vous voulez définir des jours de fermeture. Lorsque vous ajouterez des jours, vous pourrez préciser s’il se rapporte à un site ou bien à tous les sites. Pour ajouter un jour :

  • Cliquez sur la date du calendrier que vous voulez marquer comme jour de fermeture

    Add new holiday form

  • Dans le formulaire qui apparaît au-dessus du calendrier, saisissez les informations de fermeture (pour plus d’informations sur chaque option, cliquez sur le point d’interrogation [?] à droite de l’option)

    • L’information sur le site sera renseigné automatiquement en fonction du site que vous avez choisi.

    • L’information sur la date sera également renseignée automatiquement en fonction de la date que vous avez choisie dans le calendrier

      • If this holiday extends on more than one day, enter the end date in “To date”

    • In the “title” enter the name of the holiday or the reason for the closing

    • In the “description” enter more information about this holiday

    • Ensuite, vous spécifiez si le jour de fermeture est unique ou s’il est répété.

      • “Holiday only on this day”: this is a one day holiday

      • “Holiday repeated every same day of the week”: this is a weekly closing (if you’re closed every Sunday, for example)

      • “Holiday repeated yearly on the same date”: this is an annual holiday closing (if you’re closed on January 1st each year, for example)

      • “Holiday on a range”: this is a holiday that extends on several days

        Note

        Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday on a range”

      • “Holiday repeated yearly on a range”: this is a holiday that extends on several days each year (such as summer holidays for schools)

        Note

        Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday repeated yearly on a range”

    • Finalement, décidez d’appliquer ce jour de fermeture à toutes les bibliothèques ou bien uniquement à celle que vous avez sélectionnée initialement

      • Si vous préférez saisir toutes les fermetures et ensuite toutes les copier d’un coup vers un autre site, vous pouvez utiliser le menu Copier en-dessous du calendrier

        Drop down menu of all libraries from which to choose to which library to copy the holidays

  • Après avoir sauvegardé vous verrez les événements affichés sous le calendrier

    View of the calendar page showing the calendar and all the programmed holidays

Editing events

Pour modifier un jour de fermeture :

  • Cliquez dans le calendrier sur le jour que vous voulez modifier.

    Edit holiday form

  • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

  • En cliquant sur des jours de fermeture répétables vous obtiendrez des options sensiblement différentes

    Edit holiday form with the option of generating exceptions for repeating holidays

    • In the form above you will note that there is now an option to “Generate an exception for this repeated holiday” and “Generate exceptions on a range of dates” choosing one of these options will allow you to make it so that this date is not closed even though the library is usually closed on this date.

    • Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.

Additional help

Quand vous ajoutez ou que vous modifiez des jours de fermeture, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le plus bleu qui se trouve en regard des différentes rubriques du formulaire.

Text under "Delete this holiday": "This will delete this holiday rule. If it is a repeatable holiday, this option checks for possible exceptions. If an exception exists, this option will remove the exception and set the date to a regular holiday."

CSV profiles

  • Get there: More > Tools > Additional tools > CSV profiles

CSV profiles are created to define how you would like your cart or list to export.

Add CSV profiles

To add a CSV profile

  • Click on “New CSV profile”

    Add new CSV profile form

    • Le “Nom du profil” sera visible sur le menu déroulant d’export lorsque vous choisirez “Télécharger” à partir de votre panier ou d’une liste

      View of the cart with the Download pull down menu open and "CSV - Record export" is selected

    • Le “Type de profile” détermine quels types de champs vous planifiez utiliser (MARC ou SQL) pour définir votre profil

      • Si vous choisissez MARC alors vous devrez inscrire des champs MARC

        Add new CSV profile form filled with MARC information

      • Si vous choisissez SQL alors vous devrez inscrire des champs de base de données SQL

        Add new CSV profile form filled with SQL information

    • The “Usage” field is used to indicate what type of report this CSV profile is used with

    • The “Profile description” is for your own benefit, but will also appear in the OPAC when patrons download content, so make sure it’s clear for your patrons as well

    • Le Séparateur CSV est le caractère utilisé pour séparer les valeurs et les groupes de valeurs

      Note

      L’option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules (en France, privilégier le point-virgule).

    • Le Séparateur de champ est le caractère utilisé pour séparer les champs dupliqués.

      • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs zone 650 et voici le séparateur qui apparait entre chaque dans la colonne

        CSV file opened in a spreadsheet software where we can see the pipes separating subject headings when there are more than one

    • Le Séparateur de sous-champs est le caractères utilisé pour séparer les sous-champs dupliqués.

      • Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs sous-champs $a dans un champ.

    • La rubrique Encodage vous permet de définir l’encodage des caractères utilisé dans le fichier.

    • The “Only available on the staff interface” checkbox (only for MARC profile types) lets you limit this CSV profile to staff interface only, meaning patrons will not be able to use this profile to export their cart or lists from the OPAC

    • Finally format your CSV file using the “Profile MARC fields” or “Profile SQL fields” box

      • Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC or biblio.title|biblio.author for SQL

      • Note

        You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with a header, followed by the equal sign. Example: Personal name=100|title=245$a|300

When you have entered in all of the information for your profile, simply click “Submit” and you will be presented with a confirmation that your profile has been saved.

Blue box with the confirmation message "CSV profile added successfully."

Modify CSV profiles

Once you have created at least one CSV profile an “Edit profile” tab will appear next to the “New profile” button.

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  • Sélectionnez le profil que vous souhaitez éditer et modifier les champs nécessaires.

  • Après avoir soumis vos modifications, vous verrez un message de confirmation en haut de l’écran

    image382

  • Pour supprimer un profil, cochez l’option “Supprimer le profil sélectionné” avant de cliquer “Valider”

    image383

Using CSV profiles

Your CSV profiles will appear on the export list or cart menu under the “Download” button in both the staff client and the OPAC

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Log viewer

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Visualiseur des logs

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the log viewer.

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En choisissant différentes combinaisons parmi les options proposées, vous produirez un fichier log spécifique.

A query for all logs related to the Circulation module produces a result image386

Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: logst).

Nouvelles

  • Get there: More > Tools > Additional tools > News

Koha’s news module allows librarians to post content and news to the OPAC, staff interface and circulation receipts.

News tool main page

To add news to either the OPAC, the staff interface or a circulation receipt:

  • Click “New entry”

    New entry form

    • Under “Display location” choose where to put the news

      Drop-down menu of display locations

      • Librarian interface: content will appear on the staff interface main page

        News blocks on the staff interface's main page

      • Slip: content will appear on the circulation receipts

        Issue slip with news at the bottom

        Note

        This can be activated or deactivated in the Notices & slips tool

      • For each language your OPAC is available in, you can set up news or content blocks.

        The following image shows where each block is displayed on the OPAC’s main page

        View of the main page of the OPAC with each customizable section highlighted

        Note

        OpacNav and OpacNavBottom are system preferences and the Quote of the day feature is found in the tools module. The rest of the customizable blocks are managed in the news tool.

        • OPAC news: content will appear in the top middle part of the OPAC page

          • Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you and your users to subscribe to library news

            View of a news item on the OPAC with an RSS icon next to the text 'RSS feed for system-wide library news'

          • You can allow your users to choose to see branch-specific news with the OpacNewsLibrarySelect system preference

        • OpacNavRight: content will appear on the right side of the OPAC page

        • opacheader: content will appear at the top of the OPAC page

        • OpacCustomSearch: content will replace the simple search bar at the top of the page

        • OpacMainUserBlock: content will appear in the middle of the OPAC’s main page

        • opaccredits: content will appear at the bottom of the page

        • OpacLoginInstructions: content will appear under the login box on the OPAC’s main page

    • Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket

    • Donnez un titre à votre nouvelle

    • Utilisez les champs dates de publication et d’expiration afin de contrôler quand et combien de temps votre annonce apparaîtra.

      • Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)

        • Publish on current date: set publication date as 7 May 2019

        • Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019

        • Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019

    • “S’affiche en position” vous permet de décider dans quelle ordre vos annonces apparaissent

    • The “News” box is the content of your news item

      Note

      You can choose which type of editor to use here (either a text editor or a WYSIWYG (what you see is what you get) editor) with the NewsToolEditor system preference.

  • Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur “Valider”

Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay system preference you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person)

Task scheduler

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Task scheduler

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

To schedule a task, visit the task scheduler and fill in the form

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  • L’heure courante du serveur vous montre l’heure de votre serveur. La planification de tous vos états est basée sur cette heure-là, pas sur votre heure locale.

  • L’heure doit être entrée sous la forme hh:mm

  • La date doit être saisie en utilisant le calendrier pop up

  • Choisissez l’état que vous voulez programmer

  • Choisissez de recevoir le texte du résultat ou bien un lien vers le résultat

  • Saisissez dans Courriel l’adresse de la personne qui recevra l’état

Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.

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Vous pouvez également planifier les états directement depuis la liste des états enregistrés en cliquant sur le lien Planifier

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Problème

Le Planificateur de tâches ne fonctionnera pas si l’user du serveur web n’a pas la permission de l’utiliser. Pour trouver si le bon user a les permissions nécessaires, vérifiez /etc/at.allow pour voir les utilisateurs. Si vous n’avez pas ce fichier, vérifiez /etc/at.deny. Si at.deny existe mais est vide, alors tous les users peuvent l’utiliser. Voyez avec votre administrateur système pour ajouter l’user au bon endroit afin que le planificateur de tâches fonctionne.

Edit quotes for QOTD feature

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Editeur de citations

This tool will allow you to add and edit quotes to show on the OPAC or the staff interface.

Main page of the quote of the day editor

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay system preference to either “OPAC”, “staff interface”, or both, and add at least one quote using this tool.

In the OPAC, the quotes will appear above the “OpacMainUserBlock” news block.

View of the main page of the OPAC, customized, and with each section highlighted and labeled

In the staff interface, the quotes will appear under the news on the left side.

A quote of the day block under the news blocks on the main page of the staff interface

Add a quote

Pour ajouter une nouvelle notification

  • Cliquer sur le bouton “Ajouter citation” dans le menu et une nouvelle citation vide sera ajoutée en fin de liste des citations.

    Add quote, delete quote(s), and import quotes buttons

    Important

    Les deux champs “Source” et “Texte” doivent être saisis pour que la citation soit sauvegardée.

    New line at the bottom of the quotes table to add a new quote

  • Une fois les deux champs remplis, pressez la touche <Enter> pour sauvegarder la nouvelle citation.

  • La liste sera mise à jour et les nouvelles citations seront maintenant visibles.

    Note

    Vous pouvez annuler l’ajout d’une nouvelle citation à tout moment avant sa sauvegarde, simplement en pressant la touche <Esc>.

Import quotes

You can import a batch of quotes as a CSV file. Your file must contain two columns in the form: « source », »text » with no header row.

Note

Vous serez invité à confirmer le téléchargement des fichiers de plus de 512 Ko de mémoire

  • Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut de la page

    Add quote, delete quote(s), and import quotes buttons

  • Scannez les codes à barres des documents à renouveler

    Quote uploader screen

  • Après avoir sélectionné le fichier au format CSV, cliquer sur le bouton « Ouvrir » et le fichier sera chargé dans une table temporaire modifiable.

    Preview of the imported quotes

  • From the listing you can edit either the “Source” or “Text” fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

    Clicking on the source will make it into an editable text field

  • Vous pouvez aussi effacer des citations de la liste avant de compléter l’importation.

    • Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l’identifiant de la citation correspondante.

      Save quotes, delete quote(s), and cancel import buttons

    • Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur “Supprimer Citation(s)”.

      |image404|

    • Vous serez invité à confirmer la suppression.

      Pop up modal with the text 'Are you sure you wish to delete quote(s) 2, 4, 6?'

    • Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

  • Quand vous êtes satisfait de vos citations, cliquer sur “Enregistrer Citations” dans la barre de menu et elles seront sauvegardées.

    |image404|

Edit or delete a quote

Une fois que le lot de citation en cours a été chargé dans la table d’édition, vous pouvez modifier la source et le texte de la citation.

  • Modifier les champs de “Source” ou de “Texte” en cliquant sur le champ désiré.

    Clicking on the source will make it into an editable text field

  • Lorsque vous avez fini d’éditer un champ, pressez la touche <Enter> pour sauvegarder les changements.

La liste sera mise à jour, les modifications sauvegardées et visibles.

Êtes vous sûr de vouloir supprimer cette citation ?

  • Sélectionner la (ou les) citation(s) que vous voulez supprimer en cliquant sur l’identifiant de la citation correspondante.

  • Quand les citations sont sélectionnées, cliquer sur “Supprimer Citation(s)”.

  • Vous serez invité à confirmer la suppression.

  • Après avoir confirmé la suppression, la liste sera mise à jour et la/les citation(s) va/vont disparaitre.

Télécharger

  • Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Télécharger n’importe quel fichier

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Télécharger fichiers

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

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Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the “Browse” button.

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Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

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Search files

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presented with the results of your search.

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Accès aux fichiers

  • *Aller à : Plus > Outils > Outils supplémentaires > Accès aux fichiers

This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file. In order to be able to access the tool, a staff patron requires the superlibrarian or access_files patron permission

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Cashup registers

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Cashup registers

OPAC problem reports

  • Get there: More > Tools > Additional tools > OPAC problem reports

This tool is used to manage the problem reports sent by patrons via the OPAC.

Note

This tool only appears if you have enabled the OpacReportProblem system preference.

From this tool, you will see all the problems that were reported by patrons on the OPAC.

Table of problem reports submitted by patrons

From the “Actions” column, you can

  • “Mark viewed”: mark this problem report as viewed, this will change the status of the problem report to “Viewed”

  • “Mark closed”: close this problem report, this will change the status of the problem report to “Closed”

  • “Mark new”: mark this problem as new (i.e. not viewed), this will revert the status back to “New”.

You can also batch change statuses by checking the boxes next to the problem reports you want to change and use the bottons at the top of the page.