Acquisitions

Koha’s acquisitions module provides a way for the library to record orders placed with vendors and manage purchase budgets.

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Installer le module Acquisitions

Before using the acquisitions module, you need to make sure that you have completed all of the set up.

Tout d’abord, paramétrez vos préférences système d’acquisitions et la partie acquisitions la de l’administration pour qu’ils correspondent à l’organisation du travail dans votre bibliothèque. Avant de paramétrer vos comptes EDI et library EANs, vous devrez avoir saisi vos fournisseurs.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

Pour en savoir plus, consultez la partie Suivi du budget/poste budgétaire de ce manuel.

Fournisseurs

Avant de passer toutes commandes, vous devez saisir au moins un fournisseur.

Ajouter un fournisseur

Pour ajouter un fournisseur, cliquez sur le bouton “Nouveau fournisseur” dans la page principale du module Acquisitions

Le formulaire « Nouveau fournisseur » est divisé en trois sections : informations sur l’entreprise, contacts et informations de commande.

• Informations sur la société : informations de base sur le fournisseur

  

  • Name (required): this name is the name that will appear everywhere in Koha when referring to this vendor

  • Postal address, physical address, phone, fax, website, account number: these fields are optional and should be filled to help with generating claim letters and invoices

  • Vendor type: use this field as needed to categorize your vendors (for example, bookseller, donor, electronic resource provider)

    Note

    By default, this field is a free text field. If you’d rather have a drop-down menu, add values in the VENDOR_TYPE authorized value category.

  • Aliases: add one or more aliases to a vendor as additional keywords to search with in the vendor search. For example, the vendor “American Library Association” could have the alias “ALA”.

• Contacts : informations relatives à votre(vos) personne(s) contact(s) chez votre fournisseur

  

  • Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha

    • Contact principal des acquisitions: cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats auprès de ce fournisseur

    • Contact principal des périodiques : cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats de périodiques de ce fournisseur

    • Contact lors de la commande? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos commandes directement par e-mail à cette personne (voir la section éditer les paniers ci-dessous)

    • Contact à propos des commandes en retard? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos réclamations par courriel directement à cette personne

    • Contact sur les numéros en retard? cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos réclamations de périodiques directement par courriel à cette personne

  • Vous pouvez ajouter plus d’un contact par fournisseur en cliquant sur « Ajouter un autre contact »

• Interfaces: information regarding the vendor’s website, software, or portal that you use to manage orders or gather statistics from this vendor or organization. Entering an interface is not required, use this section only to keep track of the information within Koha. To add a vendor interface, click on “Add another interface”.

  

  • Fill out the form (all fields are optional):

    • Name: enter the name of the interface, this will be visible in Koha.

    • Type: choose the interface type.

      Note

      Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_INTERFACE_TYPE authorized value category.

    • URI: enter the interface’s URL address.

    • Login: enter the username for the vendor interface.

    • Password: enter the password for the vendor interface.

      Note

      The password entered here will be encrypted in the database. It will not be shown by default in the vendor details page, there will be a “Show” link in place of the password which can be clicked to display the password.

    • Account email: enter the email used for the account on this interface.

    • Notes: enter any notes regarding this interface.

  • Click “Add another interface” if you need to add more than one interface for this vendor.

• Information de commande : information générale de facturation

  

  • Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”

  • Choisissez la devise pour les listes de prix et les prix des factures

    Note

    Les devises sont configurées dans la partie Administration dans Devises et taux de change

  • Si votre bibliothèque a un numéro de TVA précisez-le

  • Indiquez si vos prix catalogue et vos prix facturés incluent les taxes

  • Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change

    Note

    Les taux de taxation sont programmés par la préférence système TaxRates.

  • Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”

    Note

    Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande

  • Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.

  • Notes pour un usage interne

Rechercher des fournisseurs

Rechercher des fournisseurs à partir de la barre de recherche en haut de la page

Ou dans la case « Gérer les commandes » sur la page principale des acquisitions.

You can search for any part of the vendor’s name, or their aliases.

Note

Une recherche vide renverra tous les fournisseurs.

Si vous avez beaucoup de fournisseurs, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour accéder directement à un résultat.

Par défaut, tous les fournisseurs apparaissent dans les résultats, avec les fournisseurs inactifs en police grise et une note « (inactif) » à côté de leur nom. Vous pouvez cliquer sur « Afficher uniquement les fournisseurs actifs » pour masquer les fournisseurs inactifs.

Dans les résultats, vous pouvez voir tous les paniers actuellement ouverts. Vous pouvez cliquer sur « Afficher tous les paniers » pour afficher également les paniers fermés.

Il y a des boutons d’action sous chaque fournisseur :

• “Ajouter” peut être utilisé pour créer un nouveau panier, ou ajouter un nouveau contrat à ce fournisseur.

• “Modifier fournisseur” est utilisé pour modifier les informations du fournissseur.

• “Réceptionner des colis” apparaîtra quand un fournisseur a des paniers avec des commandes.

• “Supprimer fournisseur apparaîtra quand un fournisseur n’a pas de paniers.

Voir un fournisseur

Pour accéder à la page d’informations du fournisseur, recherchez le fournisseur depuis la page d’accueil du module Acquisitions.

Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir.

Modifier les informations du fournisseur

Pour apporter des changements à un fournisseur recherchez le fournisseur depuis la page d’accueil du module acquistions.

Cliquez sur le bouton “Modifier fournisseu” sur la page de résultats

ou sur la page d’information du fournisseur.

Contrats

Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un vendeur.

Ajouter un contrat

Vous pouvez ajouter un contrat à un fournisseur en recherchant le fournisseur, puis en cliquant sur le bouton “Ajouter” et en choisissant l’option “Contrat”.

Sinon, vous pouvez accéder à la page fournisseur, cliquer sur “Ajouter” et choisir “Contrat” à partir de là.

Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés

Avertissement

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît sur la page du fournisseur.

Il apparaîtra également lors de la création d’un panier.

Recording issues with vendors

Version

This feature was introduced in version 23.11 of Koha.

Vendor issues are a way to keep track of problems that might arise with vendors. This helps when comes the time to renegotiate contracts.

To access vendor issues, go to the vendor’s page and click on “Issues” from the menu on the left side.

This page will show all the issues that have been recorded for this vendor.

To record a new issue,

• Click “New issue”

• Fill out the form with the issue information.

  

  • Type: choose the type of issue.

    Note

    Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_ISSUE_TYPE authorized value category.

  • Started on: choose the date on which the issue started.

  • Ended on: choose the date on which the issue ended, if that is the case.

  • Notes: enter details about the issue.

• Click “Submit”.

To edit an existing issue, click the “Edit” button in the table.

If an issue is no longer relevant, you can delete it by clicking the “Delete” button in the table.

Gestion des suggestions d’achat

Vous pouvez créer des suggestions d’achat à partir de l’interface professionnelle soit pour la bibliothèque soit sur la fiche de l’adhérent. Selon ce qui est paramétré dans la préférence système suggestion, les adhérents seront autorisés à :ref:”faire des suggestions d’achat via l’OPAC <purchase-suggestions-opac-label>`.

Note

Vous devez être connecté comme membre du personnel avec la permission suggestions_manage dans les permissions acquisition pour pouvoir voir et traiter les suggestions d’achat.

Si vous avez la permission suggestions_manage mais pas de permissions Acquisitions, vous pouvez accéder à l’outil de gestion des suggestions depuis Suggestions dans le menu Plus de la barre d’en-tête.

Quand une suggestion est en attente de traitement, elle apparaîtra dans la page d’accueil du module Acquisitions à côté de la recherche par fournisseur. Les suggestions pour le site où vous êtes connecté apparaîtront séparées du reste des suggestions. En cliquant sur le nom de la bibliothèque vous arriverez à l’outil de gestion des suggestions.

Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:

S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez accéder à la gestion des suggestions en allant dans le menu “Plus” et en choisissant “Suggestions” ou en cliquant sur le lien “Suggestions” dans le menu sur la gauche de la page Acquisitions.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : suggestions).

Vos suggestions seront triées dans plusieurs onglets : En attente, Acceptée, Vérifiée, Commandée et Rejetée.

• En attente : Une suggestion “En attente” est une suggestion qui attend une action de la part de la bibliothèque.

• Acceptée : Un suggestion “Acceptée” est une suggestion que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions.

• Vérifiée : Une suggestion “Vérifiée” est une suggestion qui a été marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions.

• Commandée : Une suggestion “Commandée” est une suggestion qui a été commandée en utilisant le lien depuis une suggestion dans un panier de commandes.

• Rejetée : Une suggestion “Rejetée” est une suggestion que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire en dessous de la liste des suggestions.

Note

Si votre méthode de travail nécessite davantage de statuts pour la gestion des suggestions, vous pouvez en ajouter d’autres en utilisant la catégorie de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS.

Chaque suggestion affichera le nom du bibliothécaire qui a géré la suggestion ainsi que la date à laquelle elle a été gérée.

Les suggestions acceptées et rejetées afficheront la raison de l’acceptation ou du rejet sous “Statut”.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), changez le site dans le menu déroulant “Voir les suggestions pour le site”.

Approuver ou rejeter des suggestions

Une fois que vous avez changé le statut de la suggestion (en attente, acceptée, rejetée, vérifiée, ou commandée), la suggestion sera déplacée dans l’onglet correspondant. L’état de la suggestion sera également mis à jour sur le compte de l’utilisateur dans l’OPAC et un courriel sera envoyé à l’utilisateur en utilisant le modèle de lettre qui correspond au statut choisi.

Quand vous passez en revue les suggestions “En attente” vous pouvez choisir de cocher la case à côté d’une ou plusieurs suggestions pour les approuver/rejeter puis choisir le statut et la raison de votre choix dans la section “Modifier les suggestions sélectionnées” en bas.

Note

Si votre méthode de travail nécessite davantage de statuts pour la gestion des suggestions, vous pouvez en ajouter d’autres en utilisant la catégorie de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS.

Les motifs d’acceptation ou de refus des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant sur “Annuler” sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

Il est également possible d’approuver ou rejeter des suggestions une par une en cliquant sur le titre de la suggestion pour ouvrir un résumé de la suggestion.

Cliquez sur “Modifier” en haut de la page de détail des suggestions pour ouvrir la page de modification des suggestions.

A partir de là, changez le statut dans la section “Gestion des suggestions” et cliquez sur “Enregistrer”.

A suggestion’s status change will trigger a notice to be sent to the patron who made the suggestion. The notices can be edited in the Notices and slips tool.

• Le statut “Acceptée” déclenchera la notification ACCEPTED

• Le statut “Rejetée” déclenchera la notification REJECTED

• Le statut “Commandée” déclenchera la notification ORDERED

  Note

  Le statut “Commandée” sera automatiquement paramétré au moment de commander à partir d’une suggestion et la notification correspondante sera aussi envoyée à ce moment.

  Choisissez ce statut manuellement seulement si vous n’utilisez pas le module acquisitions pour saisir vos commandes.

Note

Si vous ajoutez des valeurs personnalisées dans les valeurs autorisées SUGGEST_STATUS, vous pouvez ajouter les notifications correspondantes avec les mêmes noms, en ayant soin de choisir le module “Suggestions” au moment de créer les nouvelles notifications.

Modifier les suggestions

En plus de changer le statut pour accepter ou rejeter les suggestions, vous pouvez aussi changer différents attributs au moment de gérer les suggestions.

Des modifications peuvent être faites en lot en sélectionnant les suggestions et en choisissant les nouvelles valeurs dans la section “Modifier les suggestions sélectionnées” en bas de page.

Vous pouvez changer le type de document des suggestions en les sélectionnant et en choisissant le nouveau type de document dans le menu “Modifier le type de document en” en bas de page.

Note

Les types de documents dans cette liste sont générés par la catégorie de valeur autorisée SUGGEST_FORMAT.

Vous pouvez aussi changer le gestionnaire des suggestions sélectionnées en cliquant sur le lien “Sélectionner un gestionnaire” et en recherchant dans votre base d’utilisateurs. Le nouveau gestionnaire recevra la notification NOTIFY_MANAGER.

Note

Seuls les utilisateurs qui ont la permission “superbibliothécaire” ou “suggestions_manage” apparaîtront dans les résultats.

Il est également possible de modifier des suggestions une par une en cliquant sur le bouton “Modifier” à droite de la suggestion ou en cliquant sur le titre de la suggestion.

En cliquant sur “modifier” en haut de la page de détail de la suggestion ouvrira une page de modification de la suggestion.

Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

• Dans la section “Informations bibliographiques”, vous pouvez ajouter des informations manquantes, telles que l’ISBN, l’éditeur, etc. ou corriger des informations erronées fournies par l’adhérent.

  • Cette information sera utilisée pour créer une notice bibliographique pour que vous puissiez commander ce titre à partir d’une suggestion.

• Dans la section “Gestion des suggestions”, vous pouvez modifier le statut, et une raison pour l’acceptation ou le rejet de la suggestion, ou ajuster les dates si nécessaire.

  • En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”.

• La case “Notifier le gestionnaire” peut être utilisée pour envoyer une notification au bibliothécaire qui avait précédemment géré la suggestion pour l’informer que la suggestion a été modifiée. La notification envoyée est la notification NOTIFY_MANAGER.

• Dans la section “Informations d’acquisition”, vous pouvez modifier le poste budgétaire, le prix, la devise, etc.

  • Assigner la suggestion à un poste budgétaire déclenchera une notification envoyée au propriétaire du poste budgétaire pour l’informer qu’une suggestion est prête à être gérée.

    • Le cronjob notice_unprocessed_suggestions.pl est nécessaire pour générer ces notifications.

    • La notification utilisée est TO_PROCESS, elle peut être modifiée dans l’outil Notifications et tickets.

Archiver des suggestions

Une fois que la suggestion a terminé le processus d’acquisition, il est possible de l’archiver. Si vous avez beaucoup de suggestions, et que la page met longtemps à se charger, archiver les anciennes suggestions améliorera la performance.

Sélectionner les suggestions que vous voulez archiver et cliquez sur le bouton “Archiver” dans la cas “Archive sélectionnée”.

Vous pouvez aussi archiver les suggestions achetées en cliquant sur la petite flèche à côté du bouton “Modifier” et en choisissant “Archiver”.

Archived suggestions will disappear from the list, but they can be viewed by checking the “Include archived” checkbox in the filters.

Les suggestions archivées auront la mention “Archivée” sous l’information de titre quand on les visualise.

Note

Les suggestions archivées disparaîtront de la section “Vos suggestions achetées” dans la fiche de l’adhérent à l’OPAC.

Supprimer les suggestions achetées

Une fois que vous n’avez plus besoin des suggestions achetées, vous pouvez complètement les supprimer du système.

Pour supprimer les suggestions en lot, sélectionnez les suggestions que vous voulez supprimer complètement et cliquez sur le bouton “Supprimer” dans la case “Supprimer les suggestions sélectionnées”.

Vous pouvez également supprimer une suggestion en cliquant sur la petite flèche à côté du bouton “Modifier” et choisir “Supprimer”.

Il est également possible de supprimer les suggestions en cliquant sur le titre de la suggestion pour accéder à la page de détails de la suggestion et en cliquant sur le bouton “Supprimer” à partir de là.

Les anciennes suggestions d’achat peuvent être automatiquement supprimées en utilisant le cronjob purge_suggestions.pl.

Passer une commande

Pour placer une commande, vous devez d’abord rechercher le fournisseur et créer un panier.

Avertissement

Si vous prévoyez d’utiliser EDIFACT pour soumettre vos commandes, vous aurez besoin de configurer vos Comptes EDI et EANs.

Créer un panier

Note

Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous voudrez télécharger votre historique de commande de vos fournisseurs avant de commencer le processus dans Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur auprès duquel vous commandez. A partir des résultats de la recherche fournisseur, cliquez sur le bouton “Ajouter” et choisissez “Panier”.

Sinon, vous pouvez cliquer sur le nom du fournisseur pour accéder à la page du fournisseur, cliquer sur “Ajouter” et choisir “Panier” à partir de là.

Après avoir cliqué sur “Ajouter” et “Panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande :

• Donnez au panier un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier

• Entrer les lieux de facturation et de livraison (Ce sera par défaut ceux du site sur lequel vous êtes connecté)

• Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant

• Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information

• Si vous avez ajouté des contrats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

• Si vous faites une commande permanente (qui arrive régulièrement), cochez la case “Commandes en attente” pour ce panier.

  • Notez qu’un seul panier ne peut pas contenir à la fois des commandes fermes et permanentes.

• Vous pouvez choisir de créer des exemplaires au moment de créer la commande, au moment de la recevoir, ou au moment de cataloguer l’exemplaire. Si vous choisissez une option différente de l’option par défaut, elle s’appliquera uniquement à ce panier. L’option par défaut est définie par la préférence système AcqCreateItem.

• If you have additional fields for order baskets, they will appear here.

  

Lorsque vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”.

Ajouter des commandes au panier

Une fois votre panier créé, cliquez sur “Ajouter au panier” depuis la page du panier.

Pour ajouter à un panier existant, cliquez sur “Ajouter au panier” à droite d’un panier existant.

Plusieurs options pour ajouter des exemplaires à la commande seront présentées.

Commander à partir d’une notice existante

Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.

• Dans les résultats, cliquez sur “Commander” pour arriver au formulaire de commande.

  

• A partir de la vue détaillée de la notice, vous pouvez cliquer sur le bouton “Commander”.

  

• Vous arriverez au formulaire de commande

  

  • Tous les détails associés à l’exemplaire seront déjà listés sur le “Catalog details.”

• Remplissez le reste du formulaire de commande, y compris les notifications d’adhérent, les exemplaires, et les détails financiers.

Commander à partir d’une suggestion d’achat

Si vous autorisez les adhérents à faire des suggestions d’achat (pour en savoir plus, consultez la partie gestion des suggestion d’achats de ce manuel), vous pouvez passer vos commandes à partir de ces suggestions. Si vous souhaitez garder les traces des suggestions que vous avez commandées et reçues, vous devez passer la commande en utilisant ce lien.

Avertissement

Les suggestions doivent être acceptées avant que vous puissiez les commander.

• A partir des résultats, cliquez sur “Commande” situé à côté de l’exemplaire et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion

  

• À partir de ce formulaire, vous pouvez faire les changements nécessaires.

• Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.

  

• Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the “ORDERED” notice in Tools > Notices and slips) and will update the patron’s “your purchase suggestions” page in the OPAC.

Commander à partir d’un abonnement

Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande “À partir d’un abonnement”.

• Après avoir cliqué sur le lien “commander”, vous serez dirigé à une page de recherche qui vous permettra de trouver votre abonnement

  

• Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire. Chaque abonnement aura un lien “Commander”

  

• Cliquer sur “Commander” basculera les informations de l’abonnement sur le formulaire de commande sans la partie “Ajouter un exemplaire”, puisque vous souscrivez à un abonnement et qu’un exemplaire n’est pas nécessaire

  

Commander à partir d’une nouvelle notice (vide)

Pour commander à partir d’une notice qui ne peut être trouvée nulle part, choisissez l’option “Depuis une nouvelle notice (vide)”.

• Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.

  Note

  Si le formulaire par défaut n’a pas les champs bibliographiques nécessaires pour passer une commande, activez la préférence : ref: UseACQFrameworkForBiblioRecords <UseACQFrameworkForBiblioRecords-label> qui permettra à la :ref:”grille MARC ACQ <marc-bibliographic-frameworks-label>” de personnaliser l’affichage des champs lors de la commande.

Dupliquer des commandes (commander à partir de commandes existantes)

Vous pouvez dupliquer une ligne de commande existante en choisissant l’option “A partir d’une commande existante (copie)”.

• Vous serez amené à un formulaire de recherche parmi vos commandes existantes.

• Cochez les cases à côté de la ou des commande(s) que vous voulez dupliquer.

• Cliquez sur “Suivant”

• Cochez les cases à côté des valeurs pour copier depuis la commande originale ou choisissez de nouvelles valeurs.

• Cliquez sur “Dupliquer des commandes”

• Cliquez sur “Retour au panier”

Commander à partir d’une source externe

Vous pouvez chercher dans d’autres catalogues de bibliothèques la notice d’un titre à acheter en utilisant l’option “À partir d’une source externe”. Ceci vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.

• A partir des résultats, cliquez n’importe où dans la ligne du titre que vous voulez ajouter à votre panier et choisissez l’option “Commander”.

  

• Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, un message d’avertissement s’affichera et vous donnera différentes façons de procéder.

  

  • Utiliser une notice existante : commander un autre exemplaire d’une notice bibliographique existante

  • Annuler et retourner à la commande : annuler la commande

  • Créer une nouvelle notice : créer une nouvelle notice bibliographique, tout en gardant aussi la notice existante

Commander à partir d’un nouveau fichier

Si votre fournisseur vous a fourni un fichier de notices (un fichier .mrc par exemple), vous pouvez ajouter des commandes en utilisant les notices de ce fichier. Choisissez l’option “A partir d’un nouveau fichier”.

Note

Veuillez noter que vous avez besoin de la permission stage_marc_import pour pouvoir commander à partir d’un nouveau fichier.

• Rendez-vous sur l’outil pour télécharger des notices dans le réservoir. Préparez votre fichier comme décrit dans cette partie.

• Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez cliquer sur le bouton “Ajouter les notices téléchargées au panier”.

• A côté de chaque titre, il y a une case à cocher. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha remplira la page suivante avec les quantité, prix, poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans le fichier sélectionné.

  

• Dans l’onglet “Information sur le document”, vous pouvez entrer des informations qui seront ajoutées à tous les documents commandés, par exemple: type de document, code de collection et statut précisant qu’il ne peut être emprunté.

  

• Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet “Détails financiers par défaut” pour appliquer des valeurs liées aux informations budgétaires.

  

• Cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter au panier

Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé

Cette option est la même que la précédente, mais dans ce cas, votre fichier a déjà été téléchargé. Le choix entre « commande à partir d’un nouveau fichier » et « commande à partir d’un fichier téléchargé » dépend de votre processus d’acquisition ou de vos permissions.

• Une fois que vous aurez cliqué sur “A partir d’un fichier téléchargé”, vous obtiendrez une liste de tous les fichiers téléchargés dans votre système.

  

• Dans la liste des fichiers qui s’affiche, cliquez sur le bouton “Ajouter des lignes de commande” pour ajouter les notices à votre commande.

• A côté de chaque titre, il y a une case à cocher. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha remplira la page suivante avec les quantité, prix, poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans le fichier sélectionné.

  

• Dans l’onglet “Information sur le document”, vous pouvez entrer des informations qui seront ajoutées à tous les documents commandés, par exemple: type de document, code de collection et statut précisant qu’il ne peut être emprunté.

  

• Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet “Détails financiers par défaut” pour appliquer des valeurs liées aux informations budgétaires.

  

• Cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter au panier

Classer à partir des titres ayant les plus forts taux de réservations

La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation.

• Cette option vous basculera sur le rapport de ratios de réservations où vous pourrez trouver les documents avec un haut ratio de réservations et commander des exemplaires supplémentaires. Un lien avec le nombre d’exemplaires à commander se trouvera à côté de chaque titre, cliquez dessus et l’exemplaire s’ajoutera dans votre panier.

  

Paramétrer les notifications adhérent

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices and slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Recherche de notifiation adhérent

• Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherchez les adhérents auxquels vous voulez envoyer des notifications et cliquez sur “Sélectionner”

  

• Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre: vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la partie “Adhérent”

  

Ajouter des exemplaires aux commandes

Après avoir ajouté les informations bibliographiques (pour toutes les méthodes de commandes sauf à partir de fichiers téléchargés), si votre préférence système :ref:”AcqCreateItem <AcqCreateItem-label>” est placée sur “Créer un exemplaire au moment de faire une commande”, vous devrez ensuite saisir les données d’exemplaire. Vous devez remplir au moins une notice d’exemplaire puis cliquer sur le bouton “Ajouter un exemplaire” en dessous à gauche du formulaire.

Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

Si vous commandez plusieurs exemplaires, vous pouvez cliquer sur “Ajouter des exemplaires multiples” au lieu de les ajouter un par un. Vous devrez indiquer combien d’exemplaires vous voulez ajouter. Entrez simplement ce nombre dans la case et cliquez sur “Ajouter”.

Ajouter des détails de comptabilité aux commandes

Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

• Quantité : saisissez la quantité d’exemplaires que vous voulez commander.

  Avertissement

  Si l’exemplaire est créé à partir d’une commande, vous ne pourrez pas modifier la quantité manuellement. Vous devez ajouter des exemplaires à la commande en cliquant sur le bouton “Ajouter” situé en bas du formulaire pour ajouter autant d’exemplaires que vous souhaitez commander.

• Poste budgétaire : choisissez le poste budgétaire qui sera utilisé pour acheter ce titre.

  • La liste des postes budgétaires est alimentée par les postes budgétaires que vous avez créés dans la rubrique :ref:”Administration du module Acquisitions <acquisitions-module-label>”.

  • If you have a lot of funds, you can start to type the fund name in the field and the list will be filtered for you.

  • By default, only funds for active budgets will be available in the drop-down menu. If you need to also see your inactive funds, check the “Show inactive” box.

• Devise : choisissez la devise du prix.

  • Le menu déroulant des monnaies indiquera les monnaies que vous avez configurées dans la section Acquisitions de l’Administration.

• Prix fournisseur: saisissez le prix avant que les taxes ou les remises soient appliquées.

• Prix indéterminés : si le prix est indéterminé, cochez la case prix indéterminé. Vous pourrez revenir en arrière plus tard pour saisir le bon prix.

  Note

  Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.

  Voir la section Gérer les prix indéterminés ci-dessous pour apprendre comment gérer les prix indéterminés.

• Tax rate: if you are charged sales tax, choose the rate.

  • Ce champ est renseigné par la préférence système TaxRates.

• Remise : saisissez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.

• Prix de vente : saisissez le prix public recommandé (RRP), le prix fixé par l’éditeur ou l’imprimeur comme recommandation pour les librairies.

• Coût de remplacement : saisissez le prix qu’il en coûtera de faire remplacer l’exemplaire. C’est le prix à faire payer à l’adhérent quand un exemplaire est déclaré perdu (si la préférence système WhenLostChargeReplacementFee est paramétrée sur “Faire payer”).

• Le prix budgété est le montant qui sera retiré dans la colonne « dépensée » du tableau des budgets. Le fait que ce prix soit TTC ou HT dépend de ce qui est défini dans le paramètre « Le prix par exemplaire sur le catalogue du fournisseur comprend la TVA » dans la fiche fournisseur vendor.

• Le total est le coût budgété multiplié par le nombre d’exemplaires commandés.

• Coût actuel : ce champ est habituellement laissé vide jusqu’à réception, quand vous pouvez confirmer le coût réel indiqué sur le ticket ou la facture du fournisseur.

• Note interne : elle apparaîtra uniquement dans le module Acquisitions et dans l’interface professionnelle du catalogue, dans l’onglet “Détails sur l’acquisition” de la notice détaillée.

• Note fournisseur : elle apparaîtra dans le module Acquisitions ainsi que sur la commande quand elle est exportée en CSV.

• Estimated delivery date: you can specify an estimated delivery date for this specific order. If no date is entered here, the estimated delivery date will be calculated according to the “Delivery time” in the vendor information. This date is used when managing late orders

• Si vous avez ajouté des catégories statistiques lors de :ref:`la création du poste budgétaire <add-a-fund-label>, ces valeurs apparaissent dans les deux champs statistiques.

• If you have additional fields for order lines, they will appear here.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter l’exemplaire dans votre panier. Si le prix dépasse le montant disponible dans le poste budgétaire, un message de demande de confirmation s’affichera.

L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.

Une fois votre commande ajoutée, vous pouvez la rechercher dans le module Acquisitions ou voir les informations la concernant dans la page de détail de la notice bibliographique sur l’interface professionnelle, si la préférence système AcquisitionDetails est paramétrée sur “Afficher”.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : acquisitionsdetails-table).

Éditer le panier

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : orders).

A partir du panier, vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

• Choosing to “Modify” the order will take you back into the order form in case you need to modify the accounting details or the items.

• Choosing to “Transfer” the order will allow you to move this order from this vendor’s basket into a different vendor’s basket.

Note

The new vendor must have at least one open basket for you to be able to transfer the order.

• Choosing to “Place Hold” will allow you to place a hold for a patron on this order.

• Choisir “Supprimer la commande” supprimera la ligne de commande mais laissera la notice correspondante dans le catalogue.

• Choisir “Supprimer la commande et la notice” supprime à la fois la ligne de commande et la notice correspondante du catalogue.

  • La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

    

Note

If the order was created from a suggestion, the status of the suggestion will be reset from “Ordered” back to “Accepted” if the order is cancelled.

Sur la page de résumé, vous avez également accès aux différentes options via les boutons en haut de l’en-tête du panier.

• Ajouter au panier ajouter des commandes au panier

• Modifier le panier : modifier les informations du panier, telles que le nom ou l’adresse de facturation.

• Supprimer le panier : si le panier est vide, vous aurez un simple message de confirmation avant de supprimer le panier. Si le panier contient des commandes, vous aurez un message de confirmation avec plusieurs options.

  

  • Supprimer le panier et les commandes : cela supprimera le panier, annulera les commandes, recréditera le budget, et supprimera les documents (commandés ou reçus).

  • Supprimer le panier, les commandes et les notices : en plus de ce qui était supprimé précédemment, seront supprimées les notices bibliographiques associées aux commandes (exceptées celles qui ne peuvent pas être supprimées parce qu’elles ont des exemplaires, des commandes ou des abonnements rattachés).

• Fermer ce panier : fermer le panier vous permettra de l’ajouter à un groupe de paniers (ceci est facultatif) et de réceptionner ses exemplaires.

• Exporter en CSV : ceci créera un fichier CSV avec toutes les commanes de ce panier. Vous pouvez ajouter différents profils CSV en vous rendant le module Outils Profils CSV <csv-profiles-label>.

• Créer une commande EDIFACT : si vous utilisez l’EDI pour vos commandes vous pouvez cliquez sur le bouton “Créer une commande EDIFACT” quand vous aurez fini, pour envoyer votre fichier directement au fournisseur et ainsi fermer le panier.

• Commande par courriel : ceci enverra les informations de la commande à votre contact chez ce fournisseur. Vérifiez que votre contact a bien une adresse e-mail dans le profil du fournisseur <vendors-label>.

  Note

  The email sent is based on the ACQORDER notice template. It can be customized in the Notices and slips tool.

Commander (fermer le panier)

Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

Avertissement

Vous devez fermer le panier pour pouvoir réceptionner les documents :ref:` réceptionner les documents <receiving-orders-label>`quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Si votre préférence système BasketConfirmations est paramétrée pour demander une confirmation, il vous sera demandé si vous êtes sûr de vouloir fermer le panier.

Lorsque vous fermez le panier, vous pouvez choisir d’ajouter celui-ci à un groupe pour faciliter l’impression et la récupération. Si vous cochez la case “Attacher ce panier à un nouveau bordereau avec le même nom” vous serez basculé sur la liste des groupes où vous pourrez exporter un fichier PDF de la commande.

Avertissement

Un panier avec au moins un exemplaire marqué “prix indéterminé” ne pourra pas être fermé.

Voir la section Gérer les prix indéterminés ci-dessous pour apprendre comment gérer les prix indéterminés.

Gérer les prix indéterminés

Avertissement

Un panier avec au moins un exemplaire marqué “prix indéterminé” ne pourra pas être fermé.

Cliquer sur le bouton “Prix indéterminés” affichera la liste de tous les exemplaires dont le prix n’est pas connu afin de les modifier rapidement. A partir de cette liste, vous pouvez modifier rapidement les exemplaires en saisissant de nouveaux prix et quantités.

Note

La page Prix Incertains est indépendante du panier. Elle est liée au fournisseur ce qui permet de voir tous les exemplaires en commande qui ont un prix incertain pour ce fournisseur.

Ajouter un bordereau

Un bordereau de commande est simplement un groupe de paniers. Dans certaines bibliothèques, plusieurs personnes sont en charge des paniers, et, à la fin d’une période donnée, un autre bibliothécaire les regroupe pour les transmettre au fournisseur en une seule fois. Ceci dit, il est toujours possible d’avoir un seul panier dans un bordereau, pas de bordereau, si c’est le circuit habituel dans votre bibliothèque.

Note

Vous ne pouvez pas réouvrir un panier qui est rattaché à un bordereau. Le bouton Réouvrir ce panier sera grisé.

Pour créer un bordereau, allez à la page Détail fournisseur et cliquez sur l’onglet “Bordereaux de commande” sur le côté gauche.

Cliquez sur le bouton “Nouveau bordereau”.

• Nom du bordereau : c’est le nom que le bordereau aura dans Koha

• Lieu de facturation : il s’agit de l’adresse de facturation qui apparaîtra sur le bordereau de commandes

• Lieu de livraison : choisissez une bibliothèque où ces commandes devraient être envoyées, elle apparaîtra sur le bordereau de commande, sous la mention adresse de livraison. Vous pouvez aussi saisir une adresse différente

• Commentaire pour la livraison : ce commentaire apparaîtra sur le bordereau de commande

• Fermer le bordereau : si vous avez terminé ce bordereau et ne souhaitez plus le modifier, vous pouvez cocher cette case et le bordereau sera fermé et sauvegardé

Ajoutez des paniers au bordereau en cliquant sur le bouton “Ajouter au bordereau” à droite.

Cliquez sur “Enregistrer” pour finir de créer votre panier.

A cet endroit, vous pouvez exporter votre commande en PDF pour l’envoyer à votre fournisseur.

Note

Le contenu du fichier PDF n’est pas modifiable mais il est possible de changer sa langue et son formatage avec la préférence système OrderPdfFormat.

Rechercher des commandes

En haut de la plupart des pages du module Acquisitions, une barre de recherche rapide vous permet de faire une recherche par Fournisseur ou une recherche par Commande.

En utilisant la Recherche de commandes, vous pouvez chercher les exemplaires qui ont été commandés, par le titre ou le fournisseur.

Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ et saisir n’importe quelle partie du titre ou du nom du fournisseur.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : histsearcht).

En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la case de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires. Dans la recherche de paniers, vous pouvez saisir n’importe quelle partie du nom du panier ou de son numéro. Dans la recherche sur les numéros de factures, vous pouvez saisir une partie du numéro de facture.

Cliquer sur Recherche avancée à droite du bouton de recherche vous donnera toutes les options de recherche disponibles.

Réceptionner des commandes

Avertissement

Vous devez fermer le panier pour pouvoir réceptionner les documents quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

Après avoir cliqué sur “Réceptionner colis”, vous devrez saisir le numéro de facture attribué par le fournisseur, la date d’arrivée du colis, les frais d’expédition et le budget sur lequel les imputer.

La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.

Avertissement

Seuls les exemplaires des paniers fermés apparaîtront dans la liste des commandes en attente.

Note

Si vous avez beaucoup de commandes, vous pouvez filtrer les commandes en utilisant la case “Rechercher” juste au dessus du tableau, ou bien les cases de filtre en haut de chaque colonne du tableau.

Vous pouvez, par exemple, scanner l’ISBN du livre que vous réceptionnez dans la case de filtre et le tableau montrera alors uniquement les commandes correspondantes.

Assurez-vous simplement d’effacer les filtres quand vous avez fini, sinon les autres exemplaires n’apparaîtront pas.

Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.

Selon le moment où vous avez choisi de créer l’exemplaire (soit dans la preférence système AcqCreateItem, soit au moment de créer votre panier), le formulaire sera légèrement différent.

Si vous choisissez de créer l’exemplaire au moment de créer la commande, vous verrez le formulaire de création de l’exemplaire sur le côté gauche et les informations financières sur le côté droit.

Vous pouvez cocher la case à côté de l’exemplaire pour le réceptionner, ou remplir le champ “Quantité reçue” sur le côté gauche.

Note

Vous pouvez choisir de marquer seulement une partie de la commande comme reçue si le fournisseur n’a pas envoyé l’intégralité de la commande, en cochant uniquement les cases à côté des exemplaires que vous voulez réceptionner ou en entrant la quantité adéquate dans le champ “Quantité reçue”.

Vous pouvez modifier l’exemplaire si besoin en cliquant sur le lien “Modifier”. Cela vous permettra de saisir les cotes et les codes à barres exacts si vous souhaitez le faire au moment de la réception.

You can also alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the “Cost, replacement price” subfield and the “Cost, normal purchase price” subfield in the item record after saving.

Si vous choisissez de créer l’exemplaire au moment de la réception, vous verrez le formulaire de création de l’exemplaire sur le côté gauche et les informations financières sur le côté droit.

Avertissement

Vous devez remplir le formulaire de création de l’exemplaire et cliquer sur “Ajouter un exemplaire” ou “Ajouter des exemplaires multiples” pour réceptionner la commande. Vous ne pourrez pas simplement changer le nombre dans “Quantité reçue”.

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the “Cost, replacement price” subfield and the “Cost, normal purchase price” subfield in the item record after saving.

Enfin, si vous choisissez de créer votre exemplaire au moment du catalogage, vous verrez uniquement les informations financières sur le côté droit.

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost).

Note

Les informations financières ne seront pas transférées sur l’exemplaire si l’exemplaire est créé au moment du catalogage.

Une fois que vous avez effectué tous les changements nécessaires (à la commande et.ou aux exemplaires), cliquez sur “Enregistrer” pour marque l(es) exemplaire(s) comme reçu(s).

Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour ajouter ou modifier des données à la réception d’un exemplaire, ces changements s’effectueront après que vous ayez cliqué sur “Enregistrer”.

Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

Les commandes réceptionnées auront la mention “(reçu)” avant le titre dans la vue du panier.

Note

Quand toutes les commandes d’un panier ont été réceptionnées, le panier s’efface de la liste des paniers pour ce fournisseur. Vous pouvez cliquer sur “Voir tous les paniers” pour voir les paniers inactifs.

Note

If a patron was marked as needing to be notified when the order is received, they will receive the ACQ_NOTIF_ON_RECEIV notice.

If a patron suggested the purchase, they will receive the AVAILABLE notice.

Both of these notices can be customized in the Notices and slips tool.

Transférer des commandes

Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre sur la page du panier ou la page de réception. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.

Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

Vous verrez les commandes transférées et les commandes annulées en affichant le panier.

Note

Même s’il est possible de rouvrir votre panier (à moins qu’il fasse partie d’un groupe de paniers, auquel cas le panier ne peut pas être rouvert), de transférer une ou plusieurs commandes et de refermer le panier, ce n’est pas recommandé. Cette façon de procéder mettra à jour la date de “fermeture du panier”, ce qui de fait rendra le calcul des “commandes en retard” incorrect.

Il est préférable de transférer une commande depuis la page de réception.

Annuler des commandes

Si l’exemplaire n’est disponible nulle part, vous pouvez supprimer la commande en cliquant sur “Annuler la commande” ou “Annuler la commande et supprimer la notice du catalogue” tout à droite de la page du panier ou de la page de réception.

Ceci vous permettra de saisir le motif et de confirmer l’annulation.

Note

Le menu déroulant des motifs d’annulation est rempli par la catégorie de valeurs autorisées ORDER_CANCELLATION_REASON. S’il n’y a aucune valeur dans cette catégorie, ce sera un champ de texte libre au lieu d’un menu déroulant.

Vous verrez également que l’exemplaire est annulé si vous visualisez le panier.

Version

As of Koha version 23.11, you can cancel orders in closed baskets by enabling the CancelOrdersInClosedBaskets system preference.

In prior versions, it is not possible to cancel orders when the basket is closed. Whilst it is possible to re-open your basket (unless it is part of a basket group, in which case the basket cannot be reopened), cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect. In those cases, it is preferable to cancel an order from the receiving page.

Factures

Des factures sont générées lorsque les commandes sont réceptionnées. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

En bas du tableau, il y a un bouton pour fusionner les factures sélectionnées et un bouton pour fermer les factures sélectionnées.

Le bouton “Actions” sur la droite permet différentes actions sur une seule facture :

• Détails : afficher la facture complète

• Fermer : fermer la facture pour indiquer que la facture est payée

• Supprimer : supprimer la facture ; cette option est disponible uniquement pour les factures qui n’ont aucun exemplaire reçu

La page de détails de la facture présente toutes les informations à propos de la facture.

• Numéro de facture : le numéro de facture saisi au moment de la réception est modifiable ici

• Date d’expédition : la date saisie au moment de la réception est modifiable ici

• Date de facturation : saisissez la date de facturation de la facture

• Frais de port : le coût saisi au moment de la réception est modifiable ici

• Poste budgétaire des frais de port : le poste budgétaire saisi au moment de la réception est modifiable ici

• Statut : le statut de la facture, soit ouverte soit fermée ; si elle est fermée, la date de clôture apparaîtra également

• Fermer : si la facture est toujours ouverte, elle peut être fermée en cochant cette case

• Rouvrir : si la facture est fermée, elle peut être rouverte en cochant cette case

• Additional fields: if there are additional fields for invoices, they will appear here.

Dans la section Ajustements, vous pouvez ajouter des ajustements à vos factures en cliquant sur “Ajouter un ajustement”.

Ces ajustements peuvent concerner l’ajustement du prix qui est compensé par un arrondi ou l’ajout d’un avoir à la facture, par exemple.

• Montant : saisissez le montant de l’ajustement (peut être positif ou négatif)

• Motif : choisissez un motif, si nécessaire

  Note

  Les motifs sont remplis par la catégorie de valeurs autorisées ADJ_REASON.

• Note : entrez une note, si nécessaire

• Poste budgétaire : choisissez le poste budgétaire sur lequel doit être imputé le montant de l’ajustement

• Ajouter lorsque la facture est ouverte : si cette case est cochée, le montant de l’ajustement sera retiré du poste budgétaire immédiatement. Si la case n’est pas cochée, le montant ne sera retiré que lorsque la facture sera fermée.

Cliquez sur “Mettre à jour les ajustements” pour enregistrer vos ajustements.

Si vous avez besoin de modifier l’ajustement ultérieurement, vous pouvez le faire dans le tableau en cliquant sur “Mettre à jour les ajustements”.

In the “Invoice details” section, you will see the details of each received title in this invoice.

• If needed, you can change the fund used for each title by clicking “Modify fund” in the “Fund” column.

Attacher des fichiers aux factures

Si vous autorisez le téléchargement des fichiers d’acquisitions avec la préférence système :ref:”AcqEnableFiles <AcqEnableFiles-label>”, vous verrez apparaître l’option pour gérer les fichiers des factures à côté du lien “Aller à la page de réception”

Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

Fusionner des factures

Depuis les résultats de recherche sur les factures, vous pouvez aussi fusionner deux factures ou plus, si vous en avez besoin.

Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera :

Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les factures se fusionneront alors en une seule.

Réclamations et commandes en retard

Le lien “Commandes en retard” sur la principale du module acquisitions mène à un rapport où toutes les commandes peuvent être filtrées pour trouver celles qui sont en retard.

En cliquant sur “Commandes en retard” sur la page Acquisitions, une série de filtres sur le côté gauche de la page sera proposée. Ces filtres ne s’appliquent que sur les paniers fermés.

• Date de commande : ce filtre limite les résultats aux commandes des paniers fermés depuis plus d’un certain nombre de jours. Cette zone est par défaut à 0, ce qui signifie que toutes les commandes de paniers fermés sont affichées dans cette liste.

  Note

  La date de commande est la date à laquelle le panier a été fermé.

• Estimated delivery date from … to …: this filter limits the results to orders estimated to be delivered between two dates. The estimated delivery date is either the date entered in the “Estimated delivery date” field in the accounting details section of the order, or it is calculated as order date (date the basket was closed) + delivery time entered when creating the vendor.

  Note

  The estimated delivery date can be edited in the late orders table.

• Fournisseur : ce filtre limite les résultats aux commandes d’un fournisseur spécifique.

  Note

  Le menu déroulant des fournisseurs affiche seulement les fournisseurs avec des paniers fermés.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

Note

Vous pouvez modifier les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : late_orders).

Il y a plusieurs options pour réclamer les commandes en retard.

• Si vous avez saisi une adresse courriel pour un contact au fournisseur dans votre système, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard.

  • Choisissez la notification à envoyer dans le menu déroulant “Réclamer en utilisant la notification”

    

    Note

    La notification par défaut est “Réclamation Acquisitions” (code ACQCLAIM). Elle peut être modifiée dans l’outil Notifications et tickets.

    Vous pouvez ajouter différentes notifications. Au moment de créer une nouvelle notification, choisissez “Réclamation Acquisitions”.

  • Cochez la case à droite des titres en retard à réclamer

  • Cliquez sur “Réclamer une commande” en bas à droite de la liste.

• Si le fournisseur n’a pas de contact avec une adresse courriel, vous pouvez télécharger la liste des titres à réclamer dans un fichier CSV

  • Cochez la case à droite des titres en retard à réclamer

  • Cliquez sur “Exporter au format CSV” en bas à droite de la liste

    Note

    Le profil CSV utilisé par défaut est “Commandes en retard”. Vous pouvez le modifier ou en ajouter de nouveaux dans l’outil profils CSV.

    Si vous en ajoutez un nouveau, choisissez le type de profil : SQL et l’utilisation : Export des commandes en retard.

Suivi du budget/poste budgétaire

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : accounts).

Note

Si le ligne indiquant le “Total” dans le tableau vous perturbe, vous pouvez la masquer en ajoutant ce code à la préférence IntranetUserCSS.

#funds_total {display:none;}

Le lien “Tout développer” affichera tous les postes budgétaires et sous-postes budgétaires.

Le lien “Tout réduire” affichera uniquement les postes budgétaires de premier niveau.

Le lien “Masquer les budgets inactifs” masquera les budgets qui ne sont pas actuellement actifs (tels que les budgets des années précédentes).

Le lien “Afficher les budgets inactifs” affichera les budgets qui ne sont pas actuellement actifs (tels que les budgets des années précédentes).

Si vous avez plusieurs sites dans votre système et avez des postes budgétaires assignés aux différents sites, vous pouvez filtrer le tableau pour afficher uniquement les postes budgétaires pour un site en particulier.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

Traitement EDI

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are using EDI for some or all of the ordering process.

EDI allows order files to be sent between vendors and Koha. When the files are processed the order information is loaded directly into Koha.

The full workflow is outlined below.

Note

Libraries do not have to automate the full process and not all vendors support all functions. For example a library might use QUOTE and ORDER files but carry out manual invoicing/receipting. Or a library may create the basket on Koha either manually or from a file of MARC records but send the order back to the vendor via an ORDER file. Speak to your vendors to establish which functions they support.

Avertissement

Koha utilise la norme EDIFACT (EDItEUR and BiC) et non la norme X12 pour les commandes électroniques.

Paramétrer EDI dans Koha

In order to use EDIFACT in Koha, the

EDIFACT system preference must be enabled.

Avant de commander en utilisant EDI, vous devrez vous assurer d’avoir effectué ces étapes :

• Ask your vendor/bookseller/jobber for their connection information. See EDI questions for vendors below.

  • Il serait aussi bénéfique de demander quelques échantillons de fichiers EDIFACT a votre fournisseur.

• Partagez, avec votre fournisseur/libraire, vos :ref:”codes de site <libraries-label>”, :ref:”codes de types de documents <item-types-label>”, :ref:”codes de postes budgétaires <funds-label>”, et n’importe quel autre code ou :ref:”valeur autorisée <authorized-values-label>” dont ils pourraient avoir besoin pour générer vos notices MARC de commande

• Communiquez avec le support de la communauté Koha pour savoir si vous avez besoin d’un plugiciel, basé sur les réponses de votre fournisseur.

  • Par exemple, la firme ByWater Solutions a publié des plugins pour certains fournisseurs spécifiques à l’adresse suivante: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced

• Create a vendor/bookseller/jobber record in Acquisitions

• Revérifiez :ref:”vos préférences système du module Acquisitions <acquisitions-label>”

  • Fill in the MarcFieldsToOrder system preference with values for order files (see the MARC order fields section below) if your vendor will be sending you files of MARC records for you to import manually. If the vendor will be sending automated EDI QUOTE files the MarcFieldsToOrder system preference does not need to be filled.

• Saisissez vos Comptes EDI

• Saisissez vos EANs de Bibliothèque

• Turn on the EDI cron so that EDI files can be processed.

Questions EDI pour les fournisseurs

Vous devrez rassembler les informations suivantes auprès de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.

Comptes EDI

Comptes EDI : Ceci est l’information de connexion pour vos fournisseurs. Elle sera utilisée pour compléter la section comptes EDI.

• Fournisseur : Le nom du fournisseur

• Description : une courte description si des explications supplémentaires sont nécessaires (particulièrement si vous avez plusieurs comptes pour un seul fournisseur) .

• Transport : Est-ce que le fournisseur transmet des fichiers EDI via FTP, SFTP, ou par un autre processus spécial ?

  • Options :

    • FTP

    • SFTP

    • FICHIER

• Hôte distant : L’adresse URL ou IP du serveur FTP/SFTP

• Nom : L’identifiant pour le serveur ci-dessus

• Mot de passe : Le mot de passe pour le serveur ci-dessus

• Dossier de téléchargements : Le chemin d’accès sur le serveur qui contient les fichiers que Koha ira télécharger et traiter

• Répertoire d’envoi : chemin d’accès sur le serveur où Koha enverra les fichiers pour que votre fournisseur puisse les traiter

• Entité nommante : Qui a attribué le SAN ci-dessous ?

  • Options :

    • EAN International (14)

    • US SAN Agency (31B)

    • Attribué par le fournisseur (91)

    • Attribué par l’acheteur (92)

• SAN : L’identifiant électronique du fournisseur

• Standard : Le standard utilisé par le fournisseur, ceci modifiera la façon dont les messages EDI sont interprétés

  • Options :

    • BiC

    • EDItEUR

• Devis activés : [o/n] Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de devis via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des devis via EDIFACT ?

• Commandes activées :(oui ou non) Est-ce que ce fournisseur accepte l’envoi et la réception de commandes via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des commandes via EDIFACT ?

• Factures activées : (oui ou non) Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de factures via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des factures via EDIFACT ?

• Réponses activées : (oui ou non) Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de réponses via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des factures via EDIFACT ?

• Commande automatique : (oui ou non) Cochez cette case si vous voulez que les citations génèrent automatiquement des commandes.

EAN

Chaque bibliothèque utilisant EDIFACT doit spécifier un identifiant d’acheteur, connu sous le nom de SAN ou EAN. Ceci remplira le paramètre Library EANs.

• Site : Choisissez le site que cet EAN représente

• Description : Ajouter un description à cet EAN, si besoin

• EAN : Saisissez l’EAN

• Entité nommante : Choisissez qui a attribué le SAN ci-dessus

  • Options :

    • EAN International (14)

    • US SAN Agency (31B)

    • Attribué par le fournisseur (91)

    • Attribué par l’acheteur (92)

Champs MARC de commande ou grille acquisitions

Note

This is only necessary if your vendor will be sending you files of MARC records for you to import via the Stage MARC records for import tool. If your vendor will be sending automated EDI QUOTE files the MarcFieldsToOrder system preference does not need to be filled.

Ces valeurs sont définies par la préférence système :ref:”MarcFieldsToOrder <MarcFieldsToOrder-label>`.

• prix : champ MARC21 qui contient le prix de l’exemplaire

• quantité : champ MARC21 qui contient la quantité d’exemplaires pour la notice en particulier

• budget_code : champ MARC21 contenant le code du budget Koha à débiter

• remise : champ MARC21 contenant le pourcentage de rabais sur le prix de l’exemplaire

• sort1 : champ MARC21 qui remplira le champ personnalisé sort1

• sort2 : champ MARC21 qui remplira le champ personnalisé sort2

Commander via EDI

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site. Some language that you might see included « basket », « order », « cart », and/or « MARC order ». The vendor will then either send you a file of MARC records to import into Koha OR the vendor will send a QUOTE file if you have this enabled in your EDI accounts settings.

Working with a MARC file

Once you have this MARC file downloaded to your computer you will want to log in to Koha and continue the process there.

Dans le module acquisition, créer un panier pour le fournisseur à qui vous commandez. Ajoutez votre fichier au panier en commandant à partir d’un nouveau fichier.

À partir de la fenêtre de confirmation, vous verrez toutes les donnés du fichier MARC en lien avec votre commande. Si vous ne voyez pas les champs tels que “budget” et “quantité” renseignés, assurez-vous que votre préférence système :ref:”MarcFieldsToOrder <MarcFieldsToOrder-label>” est bien configurée.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »

Note

The “Create EDIFACT order” button only displays is you have enabled the EDIFACT system preference.

You will be asked if you wish to create the EDI order and close the basket.

Envoyer la commande EDIFACT

This will generate an ORDER file with the status “Pending” in the EDIFACT messages in Koha.

The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor and the status in EDIFACT messages will be updated to “Sent”.

Working with a QUOTE file

If you have QUOTE files enabled you can place the order on the bookseller’s website and a QUOTE file will be automatically generated and made available to be collected and loaded to Koha. You will see the file listed in the EDIFACT messages in Koha with a status of “Received”. The basket will have been created and records and items added to the basket.

Once you have checked that the basket is correct you can click the “Create EDIFACT order” button. The process then completes as for Sending the EDIFACT order above.

Facture EDI

When the book vendor is done processing your files they can send an INVOICE file via EDI as well. The EDI cron job will grab invoice file, create an invoice on Koha and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention. As a final check the invoice can be reviewed and closed if all items have been receipted correctly.

INVOICE files can be viewed in the EDIFACT messages. Processed files have the status “Received”.

Si vous positionnez la préférence EdifactInvoiceImport sur “Ne pas importer”, vous pouvez charger les factures manuellement.

Messages EDIFACT

Un journal de tous les messages envoyés et reçus via EDIFACT est disponible dans Messages EDIFACT.