Administration

Basic parameters

Get there: More > Administration

Important

Configurer ces paramètres dans leur ordre d’apparition

Sites

Quand vous initialisez votre système Koha, vous voudrez ajouter des informations sur chaque de votre réseau. Ces informations sont ensuite utilisées partout dans Koha.

  • Get there: More > Administration > Basic Parameters > Libraries

When visiting this page you are presented with a list of the libraries that have already been added to the system.

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Adding a library

Pour ajouter un nouveau site :

  • Click “New library”

  • Le haut du formulaire permet d’entrer des données succinctes sur le site

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    • Le code de site ne devrait pas contenir d’espaces et devrait avoir 10 caractères ou moins.Ce code sera utilisé comme un identifiant unique dans la base de données.

    • Le nom sera visible à l’OPAC partout où le nom du site s’affiche au public et devrait être un nom qui a un sens pour vos adhérents.

  • Vous pouvez entrer ensuite les infos de contact de base du site

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    • Les champs adresse et contact peuvent être utilisés pour faire des notifications personnalisées pour chaque site

    • Le champ courriel n’est pas obligatoire, mais il peut être rempli pour chaque site de votre installation

      • Important

        Prenez garde à bien saisir une adresse pour la bibliothèque, afin que les notifications soient envoyées depuis et vers cette adresse

    • Si vous le désirez, vous pouvez inscrire une adresse couriel différente pour “Répondre”. C’est à cette adresse que seront envoyées toutes les réponses.

      • Note

        If you do not fill in this value Koha will use the address in the ReplytoDefault preference

    • Si vous le désirez, vous pouvez inscrire une adresse couriel différente pour les “Rebonds”. C’est à cette adresse que seront envoyées tous les messages qui rebondissent.

      • Note

        If you do not fill in this value Koha will use the address in the ReturnpathDefault preference

    • Si le champ URL est saisi, il y aura alors un lien sur le nom de la bibliothèque dans les infos d’exemplaire à l’OPAC

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    • The OPAC info box is for you to put information about the library that will appear in the OPAC when the library name is moused over in the holdings table

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    • IP does not have be filled in unless you plan on limiting access to your staff client to a specific IP Address

      • Important

        An IP address is required if you have enabled AutoLocation

    • If this library has a specific MARC organization code, you can enter it here. If left blank, the code entered in the MARCOrgCode preference will be used for this library.

    • If you have any notes you can put them here. These will not show in the OPAC

    • Finally, you can choose whether the library will display as an available pickup location for holds

    Note

    Parmi les champs listés, seuls “Code de bibliothèque” et “Nom” sont obligatoires.

Editing/deleting a library

Vous ne pourrez pas supprimer un site qui a des adhérents ou des exemplaires qui lui sont rattachés.

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Chaque site est suivi d’un lien Modifier. Cliquez sur ce lien pour modifier un site.

Important

Il vous sera impossible de modifier le Code de site.

Library groups

Library groups can serve four purposes: to limit access to patron data, to limit OPAC searches, to limit staff searches, and/or to define holds behavior.

  • Get there: More > Administration > Basic Parameters > Library groups

When visiting this page you are presented with a list of the groups that have already been added to the system.

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Ajout d’un groupe

Click the “Add Group” button at the top of the screen

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  • Give the group a title and a description. Only the title is mandatory as it will show up in the staff client and in the OPAC. The description is only used in this page to give an idea of what the group is used for.

  • You can limit staff from seeing other groups” patrons by checking the box next to the “Limit patron data access by group” option.

    Note

    This can be overriden with the user permission view_borrower_infos_ from_any_libraries.

  • If you want the group to show up in the library pulldown menu at the top of the OPAC (with OpacAddMastheadLibraryPulldown set to “Add”) and on the advanced search page you can check the “Use for OPAC search groups” box.

  • If you want the group to appear in the library pulldown in the staff client advanced search, check the “Use for staff search groups” box.

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  • If you want to use this group to define holds rules, check the ‘Is local hold group’ box.

Adding a library to a group

Click on the “Add library” button next to the group to add a library to this group. You will be presented with a list of the libraries that are not already in the group.

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Adding a sub-group

If your system is very large, you can create sub-groups. Click on the “Actions” button next to the group and select the “Add a sub-group” option. Fill in the title and the description (optional) of the sub-group. The features will be inherited from the parent group.

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Deleting a group

To delete a group, click on the “Actions” button next to the group and select the “Delete” option.

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Item types

Koha vous permet d’organiser votre collection par type de document et code de collection.

  • Get there: More > Administration > Basic parameters > Item types

Les types d’exemplaire désignent généralement les types de documents (livre, CD, DVD, etc.), mais ils peuvent être employé différemment.

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Adding item types

To add a new item type, simply click the “New item type” button at the top of the Item types page.

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  • In the “Item type” field, enter a short code for your item type (maximum of 10 characters)

  • The description is the plain text definition of the item type (for those with multiple languages installed you can translate the item type description in to all of those languages using the “Translate in to other languages” link)

  • Item types can be grouped together for searching at the same time. For example you can put DVDs and Bluray in to a group called Movie and then they can be searched together. These groups are defined in the ITEMTYPECAT authorized value category.

  • Vous pouvez choisir d’associer une image à un type de document

    • Vous pouvez choisir l’image dans une collection prédéfinie

    • Vous pouvez sélectionner l’image par son URL sur un serveur distant

    • Ou bien vous pouvez simplement ne pas associer d’image au type d’exemplaire

    • Important

      To have your item type images appear in the OPAC you need to set noItemTypeImages to “Show”

      • Get there: More > Administration > Global system preferences > Administration

  • Vous pouvez cacher les types d’exemplaires que vous ne souhaitez pas voir affichés à l’OPAC.

    Note This will not prevent those items to appear in search results, it will simply remove the item type from the advanced search form.

    If you want to completely hide items from a certain item type, let’s say that you have a professional library with books reserved for staff and you don’t want those to appear in the OPAC, use the OpacHiddenItems system preference.

  • Pour les exemplaires qui ne circulent pas, cochez “Exclu du prêt”.

    • Les exemplaires indiqués comme “Exclu du prêt” apparaissent dans le catalogue, mais ne peuvent être prêtés aux adhérents

  • For items that you charge a rental fee for, there are two ways that rental fees can be charged to a patron by item type. A flat rental charge (process fee) or a daily rental charge.

    • For items that a library would charge a flat rental charge (process fee) for, enter the total fee you charge in the ‘Rental charge’ field. This will charge the patron on checkout (and renewal).

    • For items that a rental charge will be charged by the number of days the item is checked out for, enter the daily fee in the “Daily Rental Charge”. This will be charged to the patron upon checkout - the cost per day and how many days this item can be checked out to the patron. This daily rental charge will also be applied if/when a renewal occurs.

    • For items that are loaned out hourly, enter the cost per hour in “Hourly rental charge”. Again, the total (hourly cost * number of hours loaned) will be charged to the patron upon checkout and renewal.

  • Each amount will charge the patron on checkout.

    • Important

      Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

  • You can add a default replacement cost for this type of item. This is the amount that will be charged to the patron when lost if the item doesn’t have a replacement cost. If the item has a replacement cost, that is the amount that will be charged to the patron.

    • Important

      Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

  • You can also add a processing fee that will be added to the replacement cost.

    • Important

      Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

  • If you would like a message or alert to appear when items of this type are checked in you can enter that in the “Checkin message” box

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    • The Checkin message type can be a Message or an Alert. The only difference between these two is the styling. By default a Message is blue

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      and an Alert is yellow.

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  • Some SIP devices need you to use a SIP-specific media type instead of Koha’s item type (usually lockers and sorters need this media type), if you use a device like this you’ll want to enter the SIP media type.

  • If this item type is only to be used in certain libraries only, you can select them here. Select “All libraries” if this item type is used across the library system.

    Note

    If this is left blank, “All libraries” is assumed.

    Note

    To select more than one library, hold the “Ctrl” key while selecting the libraries.

  • When finished, click “Save changes”

    • Note

      All fields, with the exception of the “Item type” will be editable from the Item types list

  • Le nouveau type de document apparaîtra sur la liste

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Editing item types

Each item type has an Edit button beside it. To edit an item simply click the “Edit” button.

Important

You will not be able to edit the code you assigned as the “Item type” but you will be able to edit the description for the item.

Deleting item types

Each item has a Delete button beside it. To delete an item type, simply click the “Delete” button.

Important

Vous ne pourrez pas supprimer des types d’exemplaire qui sont utilisés dans votre système par au moins un exemplaire.

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Authorized values

Les valeurs autorisées sont utilisées un peu partout dans Koha. Utilisez les par exemple pour contrôler via une liste ce qui peut être entré dans une sous zone d’une notice bibliographique par les catalogueurs.

  • Get there: More > Administration > Basic parameters > Authorized values

Existing values

Koha propose en standard plusieurs autres catégories et valeurs prédéfinies que votre bibliothèque utilisera certainement, par exemple “Perdu”.

  • Asort1

    • Utilisé à des fins statistiques pour les acquitisions

  • Asort2

    • Utilisé à des fins statistiques pour les acquitisions

  • BOR_NOTES

    • Values for custom patron messages that appear on the circulation screen and the OPAC. The value in the Description field should be the message text and is limited to 200 characters.

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  • Bsort1

    • Values that can be entered to fill in the patron’s sort 1 field

  • Bsort2

    • Valeurs qui peuvent être insérées pour remplir le champ de tri 2

  • CCODE

    • Codes de collection (apparaît en modification d’un exemplaire)

  • CONTROL_NUM_SEQUENCE

    • Used to generate control numbers in the advanced cataloguing editor. Enter a string ending with a number as the authorized value and use the description to describe the type of number. For example: “sprLib0001” “Springfield library”. In the advanced editor this will activate a new widget that will allow you to choose the type of number and generate the next number in the sequence.

  • COUNTRY

    • Used in UNIMARC 102 $a

  • DAMAGED

    • descriptions des exemplaires endommagés (apparaît en modification de l’exemplaire)

  • Département

    • Departments are required by and will be used in the Course Reserves module

  • ETAT

    • Used in French UNIMARC installations in field 995 $o to identify item status. Similar to NOT_LOAN

  • HINGS_AS

    • General holdings: acquisition status designator :: This data element specifies acquisition status for the unit at the time of the holdings report.

  • HINGS_C

    • General holdings: completeness designator

  • HINGS_PF

    • Physical form designators

  • HINGS_RD

    • General holdings: retention designator :: This data element specifies the retention policy for the unit at the time of the holdings report.

  • HINGS_UT

    • General holdings: type of unit designator

  • HSBND_FREQ

    • Frequencies used by the housebound module. They are displayed on the housebound tab in the patron account in staff.

  • ITEMTYPECAT

    • Allows multiple Item types to be searched in a category. Categories can be entered into the Authorized value ITEMTYPECAT. To combine Item types to this category, enter this Search category to any Item types.

      For example, an ITEMTYPECAT could be NEW, then in the Item type for NEW BOOKS NEW DVDS, etc the search category could be added NEW. This is helpful when a patron chooses the Search category of NEW, they could get Koha to search multiple Item types with a single search.

  • LANG

    • ISO 639-2 standard language codes

  • LOC

    Shelving location (usually appears when adding or editing an item). LOC maps to items.location in the Koha database.

    • CART

      Is the shelving cart location, used by InProcessingToShelvingCart and ReturnToShelvingCart

    • PROC

      The location to be used for NewItemsDefaultLocation (change description as desired), also the location expected by InProcessingToShelvingCart.

  • LOST

    • descriptions des exemplaires perdus (apparaît en modification de l’exemplaire)

    • Important

      Les valeurs données au statut Perdu doivent être numérique afin de faite fonctionner correctement la gestion des statuts.

  • OPAC_SUG

    • A list of reasons displayed in the suggestion form on the OPAC.

  • NOT_LOAN

    • Raisons pour lesquelles le titre n’est pas prêtable

    • Important

      Les valeurs données au statut Perdu doivent être numérique afin de faite fonctionner correctement la gestion des statuts.

    • Note

      Negative number values will still allow holds (use for on order statuses for example) where as positive numbers will not allow holds or checkouts. A value of 0 means “for loan”.

  • ORDER_CANCELLATION_REASON

    • Motifs pour lesquels une commande peut être annulée

  • PAYMENT_TYPE

    • Populates a dropdown list of custom payment types when paying fines

  • qualif

    • Function codes (author, editor, collaborator, etc.) used in UNIMARC 7XX $4 (French)

  • RELTERMS

    • French terms of relations

  • REPORT_GROUP

    • “REPORT_GROUP” permet de trier et filtrer les rapports. Les valeurs par défaut dans cette catégorie incluent les modules Koha (Compte lecteur, Acquisitions, Catalogue, Circulation, Adhérents)

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  • REPORT_SUBGROUP

    • Can be used to further sort and filter your reports. This category is empty by default. Values here need to include the authorized value code from REPORT_GROUP in the Description (OPAC) field to link the subgroup to the appropriate group.

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  • RESTRICTED

    • Le statut de suspension d’un exemplaire

  • ROADTYPE

    • « Hostname » sera l’adresse vers la cible Z39.50. Pour la cible SRU, entrez seulement le nom de domaine. (Voir l’exemple ci-dessous.)

  • SIP_MEDIA_TYPE

    • Used when creating or editing an item type to assign a SIP specific media type for devices like lockers and sorters.

  • SUGGEST

    • Liste des motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions des utilisateurs

  • SUGGEST_FORMAT

    • List of Item types to display in a drop down menu on the Purchase suggestion form on the OPAC. When creating the authorized values for SUGGEST_FORMAT, enter a description into this form so it is visible on the OPAC to patrons.

  • SUGGEST_STATUS

    • A list of additional custom status values for suggestions that can be used in addition to the default values.

  • STACK

    • Shelving control number

  • TERM

    • Terms to be used in Course Reserves module. Enter Terms that will show in the drop down menu when setting up a Course reserve. (For example: Spring, Summer, Winter, Fall).

  • WITHDRAWN

    • Description d’un exemplaire désherbé (apparaît en modification de l’exemplaire)

  • YES_NO

    • “YES_NO” est un champ de valeur autorisé générique qui peut-être utilisé partout où vous avez besoin d’un simple menu déroulant oui/non.

Add new authorized value category

En plus des catégories existantes qui sont définies par défaut dans Koha, les bibliothécaires peuvent ajouter leurs propres catégories de valeurs autorisées afin de contrôler la cohérence des informations entrées dans le catalogue. Pour ajouter une nouvelle catégorie :

  • Click “New category”

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  • Limiter votre catégorie à 10 caractères (quelque chose de court, pour rendre facile la compréhension de l’objet de cette catégorie)

    • Important

      Important : Une catégorie ne peut contenir des espaces ou des caractères spéciaux autres que les traits de soulignement ou d’union.

  • Lors de l’ajout d’une nouvelle catégorie, il vous sera demandé de créer au moins une valeur autorisée

    • Enter a code for your Authorized value into the “Authorized value” field

      • Important

        Important : La valeur autorisée est limitée à 80 caractères et ne peut contenir des espaces ou des caractères particuliers autres que des traits de soulignement et d’union.

    • Utilisez le champ Description pour la valeur qui sera affichée. Si vous souhaitez qu’un autre texte soit affiché à l’OPAC, entrez le dans “Description (OPAC)”

    • Si vous souhaitez limiter cette catégorie de valeur autorisée uniquement à des sites spécifiques vous pouvez les choisir du menu “Limitation de sites”. Pour l’afficher pour tous les sites, choisissez simplement “Tous les sites” en haut de la liste.

    • If you have StaffAuthorisedValueImages and/or AuthorisedValueImages set to show images for authorized values you can choose the image under “Choose an icon”

  • Cliquez sur “Enregistrer”

  • Your new category and value will appear on the list of Authorized values

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Add new authorized value

Des valeurs autorisées peuvent être ajoutées à toute catégorie existante ou à une nouvelle catégorie. Pour ajouter une valeur :

  • Ajouter « valeur autorisée pour … »

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  • Enter a code for your authorized value into the “Authorized value” field

    • Important

      Important : La valeur autorisée est limitée à 80 caractères et ne peut contenir des espaces ou des caractères particuliers autres que des traits de soulignement et d’union.

  • Utilisez le champ Description pour la valeur qui sera affichée. Si vous souhaitez qu’un autre texte soit affiché à l’OPAC, entrez le dans “Description (OPAC)”

  • Si vous souhaitez limiter cette catégorie de valeur autorisée uniquement à des sites spécifiques vous pouvez les choisir du menu “Limitation de sites”. Pour l’afficher pour tous les sites, choisissez simplement “Tous les sites” en haut de la liste.

  • If you have StaffAuthorisedValueImages and/or AuthorisedValueImages set to show images for authorized values you can choose the image under “Choose an icon”

  • Cliquez sur “Enregistrer”

  • La nouvelle valeur apparaîtra dans la liste avec les valeurs existantes

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Patrons and circulation

Paramètres de contrôle d’information de l’adhérent et de la circulation.

Patron categories

Les catégories d’adhérent vous permettent d’organiser, de regrouper vos publics en fonction de différents critères, tels que l’âge, l’appartenance à un groupe, etc.

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Patron categories

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Les adhérents sont rattachés à l’une des 6 catégories principales :

  • Adulte

    • Type d’adhérent le plus commun, le plus souvent utilisé pour une catégorie générale d’adhérents.

  • Enfant

    • Un adhérent Enfant peut avoir un garant auquel on le rattache.

  • Bibliothécaire

    • Librarians (and library workers) should be assigned the staff category so that you can set their permissions and give them access to the staff client.

  • Collectivité

    • Collectivité= Un établissement auquel sont rattachés des adhérents de type “Professionnel”.

  • Professionnel

    • Les adhérents Professionnel peuvent être liés à des adhérents de type Collectivité.

  • Statistiques

    • Ce type d’adhérent est utilisé uniquement à des fins statistiques, par exemple pour suivre les prêts sur place.

Ajout d’une Catégorie d’adhérent

To add a new patron category click “New category” at the top of the page

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  • The “Category code” is an identifier for your new code.

    • Important

      The category code is limited to 10 characters (numbers and letters) and must be unique.

    • Important

      Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

  • Entrez une explication plus complète en « Description »

    • Important

      Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

  • Enrollment period (in months) should be filled in if you have a limited enrollment period for your patrons (eg. Student cards expire after 9 months), otherwise, you can choose a date when the cards will expire (until date)

    • Important

      Important : Vous ne pouvez saisir une valeur à la fois en mois ou à une date fixe. Choisissez l’une ou l’autre méthode.

    • Important

      Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

  • Certaines catégories d’utilisateur requièrent un âge minimum. Entrez cette information dans le champ Âge minimum.

  • Certaines catégories requièrent également un âge maximum (en années). Entrez cette information dans le champ Limite d’âge supérieur.

  • Si vous faites payer l’inscription à la bibliothèque à certains adhérents, par exemple aux personnes qui ne sont pas de la région, vous pouvez entrez un montant dans la rubrique Frais d’inscription.

    • Important

      Saisir uniquement des nombres avec décimal, sans aucun autre caractère

    • Note

      Depending on your value for the FeeOnChangePatronCategory preference this fee will be charged on patron renewal as well as when they are first enrolled.

  • If you want your patron to receive overdue notices, set the “Overdue notice required” to “Yes”. This will enable you to set the overdue notice triggers in the Tools module.

  • You can decide on a patron category basis if lost items are shown in the staff client by making a choice from the “Lost items in staff client” pull down

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    • Important

      A noter que ce n’est applicable que dans l’interface professionnelle, donc modifier cette valeur pour des catégories d’adhérents qui n’ont pas accès à l’interface professionnelle ne fait aucune différence.

  • Si vous facturez à vos adhérents les réservations, entrez un montant dans le champ Frais de réservation.

    • Important

      Saisir uniquement des nombres avec décimal, sans aucun autre caractère

  • Dans le champ Type de catégorie, choisissez une des six grandes catégories.

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    • Important

      Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

  • The Branch limitations let you limit this patron category to only some branches in your library system. Select “All branches” if you would like any library to be able to use this category.

  • You can decide whether patrons of this category are allowed to reset their password through the OPAC’s “Forgotten password” function. By default, it will follow the rule set in the OpacResetPassword system preference.

  • You can decide whether patrons of this category are allowed to change their password through the OPAC. By default, it will follow the rule set in the OpacPasswordChange system preference.

  • You can decide if this patron category is blocked from performing actions in the OPAC if their card is expired using the next option. By default it will follow the rule set in the BlockExpiredPatronOpacActions preference

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  • Next you can choose the default privacy settings for this patron category. This setting can be edited by the patron via the OPAC if you allow it with the OPACPrivacy system preference.

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  • You can set the preference for checking the patron’s circulation history when checking out an item. This option will only be available if the CheckPrevCheckout system preference is set to “Unless overridden by patron category, do” or “Unless overridden by patron category, do not”. This setting can be overridden on a per-patron basis in their individual file.

  • Finalement, vous pouvez assigner à une catégorie d’adhérent des préférences par défaut d’acheminement des messages.

    • Important

      Requires that you have EnhancedMessagingPreferences enabled

    • Important : Cela peut être changé individuellement par adhérent. Ce paramètre est une valeur par défaut qui vise à faciliter la saisie de toute une catégorie d’adhérent.

      • Note

        After setting the default for the patron category you can force those changes to all existing patrons by running the borrowers-force-messaging-defaults script found in the misc/maintenance folder. Ask your system administrator for assistance with this script.

Circulation and fines rules

Ces règles régissent la façon dont vos exemplaires sont mis en circulation, comment sont calculés les amendes et comment sont gérés les réservations.

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Circulation and fines rules

Les règles sont appliquées de la plus spécifique à la plus générale. Dans l’ordre suivant :

  • same library, same patron category, same item type

  • same library, same patron category, all item types

  • same library, all patron categories, same item type

  • same library, all patron categories, all item types

  • default (all libraries), same patron category, same item type

  • default (all libraries), same patron category, all item types

  • default (all libraries), all patron categories, same item type

  • default (all libraries), all patron categories, all item types

The CircControl and HomeOrHoldingBranch also come in to play when figuring out which circulation rule to follow.

  • If CircControl is set to « the library you are logged in at » circulation rules will be selected based on the library you are logged in at

  • If CircControl is set to « the library the patron is from » circulation rules will be selected based on the patron’s library

  • If CircControl is set to « the library the item is from » circulation rules will be selected based on the item’s library where HomeOrHoldingBranch chooses if item’s home library is used or holding library is used.

  • If IndependentBranches is set to “Prevent” then the value of HomeOrHoldingBranch is used in figuring out if the item can be checked out. If the item’s home library does not match the logged in library, the item cannot be checked out unless you are a superlibrarian.

    Important

    At the very least you will need to set a default circulation rule. This rule should be set for all item types, all libraries and all patron categories. That will catch all instances that do not match a specific rule. When checking out if you do not have a rule for all libraries, all item types and all patron categories then you may see patrons getting blocked from placing holds.

Defining circulation rules

Using the issuing rules matrix you can define rules that depend on patron category/item type combos. To set your rules, choose a library from the pull down (or “Standard rules for all libraries” if you want to apply these rules to all branches):

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Vous pouvez choisir dans la matrice toutes les combinaisons de catégories d’adhérent et de types d’exemplaire sur lesquelles appliquer les règles.

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  • Choisissez d’abord la catégorie d’adhérent à laquelle appliquer la règle. Si vous laissez à Défaut, la règle s’appliquera à toutes les catégories d’adhérent.

  • Choose the item type you would like this rule to apply to. If you leave this to “All” it will apply to all item types

  • Add notes about your circulation rule into the notes field. This can be helpful to remember why and when something was last changed.

  • Limit the number of items a patron can have checked out at the same time by entering a number in the “Current checkouts allowed” field.

  • If you’re allowing Borne automatique de prêt then you may also want to set a limit on the number of items patron’s can have onsite.

  • Définir la durée de prêt pour un document pour un adhérent en saisissant le nombre d’unités (jours ou heures) dans la boîte “Période de prêt”.

  • Choose which unit of time, days or hours, that the loan period and fines will be calculated in in the “Unit” column

  • You can also define a hard due date for a specific patron category and item type. The hard due date offers three options:

    • Exactly on: The due date of any item checked out with this rule will be set to the hard due date.

    • Before: Koha will calculate the normal loan period. If the calculated due date would be after or on the hard due date, the hard due date will be used instead.

    • After: Koha will calculate the normal loan period. If the calculated due date would be before the hard due date, the hard due date will be used instead.

  • “Fine amount” should have the amount you would like to charge for overdue items.

    • Important

      Saisissez uniquement des chiffres et le séparateur décimal. »

  • Enter the “Fine charging interval” in the unit you set (ex. charge fines every 1 day, or every 2 hours). The finesCalendar system preference controls wether the days the library is closed will be taken into account or not.

  • “When to charge” is most handy in libraries that have a fine charging interval of more than 1 day.

    • End of interval: Given a grace period of 2 days and a fine interval of 7 days, the first fine will appear 7 days after the due date, it will always take one fine interval (7 days), before the first fine is charged.

    • Start of interval: Given a grace period of 2 days and a fine interval of 7 days, the first fine will appear 2 days after the due date and the second fine 7 days after the due date.

  • The “Fine grace period” is the period of time an item can be overdue before you start charging fines. The FinesIncludeGracePeriod system preference controls if the grace period will be included when calculating the fine or not.

    • Important

      Important :Cela peut seulement être défini en jours, pas en heures.

  • The “Overdue fines cap” is the maximum fine per item for this patron and item type combination.

    • Important

      If this field is left blank then Koha will not put a limit on the fines this item will accrue. A maximum fine amount can be set using the MaxFine system preference.

  • If you would like to prevent overcharging patrons for a lost items, you can check the box under “Cap fine at replacement price.” This will prevent the patron’s fines from going above the replacement price on the item.

    • Note

      If the “Overdue fines cap” is also set, the fine will be the lesser of the two, if both apply to the given overdue checkout.

  • If your library “fines” patrons by suspending their account you can enter the number of days their fine should be suspended in the “Suspension in days” field.

    • Important

      This can only be set for the Day unit, not in Hours-

  • You can also define the maximum number of days a patron will be suspended in the “Max suspension duration” setting-

  • Next decide if the patron can renew this item type and if so, enter how many times they can renew it in the “Renewals allowed” box.

  • If you’re allowing renewals you can control how long the renewal loan period will be (in the units you have chosen) in the “Renewal period” box.

  • Si vous autorisez les renouvellements, vous pouvez contrôler combien de temps avant la date de retour prévue, les adhérents peuvent renouveler leurs documents, avec la case “Pas de renouvellement avant ».

    • Si ce champ est non rempli les exemplaires peuvent être renouvelés à tout moment. Sinon, les exemplaires ne sont renouvelés que si l’exemplaire doit être rendu est à selon le nombre rempli en unités (jours/heures) dans cette boîte de dialogue.

    • To control this value on a more granular level please set the NoRenewalBeforePrecision preference.

  • You can enable automatic renewals for certain items/patrons if you’d like. This will renew automatically following your circulation rules unless there is a hold on the item.

    • Important

      You will need to enable the automatic renewal cron job for this to work.

    • Important

      This feature needs to have the « no renewal before » column filled in or it will auto renew everyday after the due date.

  • If you are using automatic renewals, you can use the “No automatic renewals after” to limit the time a patron can have the item independent: Example: Don’t allow automatic renewals after a checkout period of 80 days.

  • Similar to the hard due date setting, you can also stop automatic renwals after a specific date using the “No automatic renwal after (hard limit)” setting.

  • If the patron can place holds on this item type, enter the total numbers of items (of this type) that can be put on hold in the “Holds allowed” field.

  • You can also set a daily limit on the number of holds a patron can place.

  • While the two settings before limit the holds that can be placed across various records, the next setting is used to limit the number of holds that can be placed on one record at the same time. Example: For fiction books you might want to allow only one item to be placed on hold at the same time by the same user. But for serials where items represent different issues more than one hold at the same time is fine.

  • Next you can decide how the availability of items influences the ability to place a hold. The “On shelf holds allowed” option has three settings:

    • Yes: This will allow to place holds on items at all times. It doesn’t matter if they are available or checked out.

    • If any unavailable: This will allow to place a hold as soon as one or more items of the record are checked out. It doesn’t matter if there are still one or more items available on the shelf.

    • If all unavailable: This will allow to place a hold as soon as all items on the record are checked out that could fill the hold. This is especially useful for libraries that don’t offer the service of getting items placed on hold off the shelf for patrons.

  • You can also decide if patrons are allowed to place item specific holds on the item type in question. The options are:

    • Allow: Will allow patrons the option to choose next available or a specific item.

    • Don’t allow: Will only allow patrons to choose next available item.

    • Force: Will only allow patrons to choose a specific item.

  • If you want to allow patrons to be able to place article requests, you

    • Important

      If you want to use the article request functionality you need to enable it using the ArticleRequests system preference and configure the form using the other related preferences.

  • Finally, if you charge a rental fee for the item type and want to give a specific patron type a discount on that fee, enter the percentage discount (without the % symbol) in the “Rental discount” field

When finished, click “Save” to save your changes. To modify a rule, simply click the “Edit” link at the beginning or at the end of the row and edit the values that appear filled in at the bottom of the form.

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If you would like to delete your rule, click the “Delete” link at the beginning or at the end of the rule row.

To save time you can clone rules from one library to another by choosing the clone option above the rules matrix. Please note that this will overwrite all rules already configured for that library.

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Après avoir choisi de cloner, un écran de confirmation s’affiche.

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Default checkout, hold, and return policy

You can set a default maximum number of checkouts, a default maximum number of holds and a hold policy that will be used if none is defined below for a particular item type or category. This is the fall back rule for defaults.

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Vous sélectionnez dans ce menu une règle par défaut qui s’appliquera à tous les types d’exemplaire et toutes les catégories d’adhérent de la bibliothèque.

  • In “Total current checkouts allowed” enter the total number of items patrons can have checked out at one time

  • In “Total current on-site checkouts allowed” enter the total number of items patrons can have checked out on site at a time (Borne automatique de prêt needs to be set to “Enable”)

  • In “Maximum total holds allowed (count)” enter the total number of pending holds patrons can have at the same time.

  • Contrôle d’où les utilisateurs peuvent placer des réservations en utilisant le menu Politique de réservation

    • Tout site : Les adhérents de tous les sites peuvent réserver cet exemplaire. (par défaut si aucun n’est sélectionné)

    • From Local Hold Group: Only patrons from a library in the item home library’s local hold group may put this book on hold.

    • Site de rattachement : Seuls les adhérents du site de l’exemplaire peuvent réserver ce document.

    • Réservation non autorisée : aucun adhérent ne pourra réserver ce livre.

  • Control where patron can pick up holds using the “Hold Pickup Library Match” menu

    • any library

    • item’s hold group

    • patron’s hold group

    • item’s home library

    • item’s holding library

  • Contrôle où l’exemplaire doit être transféré une fois son retour enregistré

    • L’exemplaire retourne au site de rattachement

    • L’exemplaire retourne au site du prêt

    • Exemplaires perdus

      • Un exemplaire flottant reste au site où il a été retourné et ne retourne jamais à son site de rattachement

  • Une fois votre politique de circulation configurée, vous pouvez la retirer en cliquant sur le lien Retirer sur la droite de la règle

Default checkout and hold policy by patron cateogry

For this library, you can specify the maximum number of checkouts, on-site checkouts and holds that a patron of a given category can have, regardless of the item type.

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Note

If the total amount of checkouts, on-site checkout and holds for a given patron category is left blank, no limit applies, except possibly for a limit you define in the circulation rules above.

For example, if you have a rule in the matrix that says Board patrons are allowed 10 books and 5 DVDs but you want to make it so that Board patrons only have a total of 12 things checked out at once. If you enter 12 here and the patron has 10 books out already they will only be allowed 2 DVDs to equal the 12 total they’re allowed.

Default lost item fee refund on return policy

Here, you can specify the default policy for lost item fees on return. This policy will apply to this library. This rule is to be used with the RefundLostOnReturnControl system preference.

Default holds policy by item type

Pour cette bibliothèque, vous pouvez modifier les règles pour un type d’exemplaire donné, indépendemment de la catégorie de l’adhérent.

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The various hold policies have the following effects:

  • From any library: Patrons from any library may put this item on hold. (default if none is defined)

  • From local hold group: Only patrons from libraries in the same item’s home library hold groups may put this book on hold.

  • From home library: Only patrons from the item’s home library may put this book on hold.

  • No holds allowed: No patron may put this book on hold.

    Important

    Note that if the system preference AllowHoldPolicyOverride set to “allow”, these policies can be overridden by your circulation staff.

    Important

    These policies are applied based on the ReservesControlBranch system preference.

Control where patron can pick up holds using the “Hold Pickup Library Match” menu

  • any library

  • item’s hold group

  • patron” hold group

  • item’s home library

  • item’s holding library

The various return policies have the following effects:

  • Les exemplaires retournent à leur site de rattachement : au retour un message s’affiche signalant le transfert de l’exemplaire vers son site de rattachement

    • Important

      If the AutomaticItemReturn preference is set to automatically transfer the items home, then a prompt will not appear

  • Les exemplaires retournent au site de prêt : au retour un message s’affiche signalant le transfert de l’exemplaire vers le site dans lequel il a été prêté

    • Important

      If the AutomaticItemReturn preference is set to automatically transfer the items home, then a prompt will not appear

  • Exemplaires flottants : l’exemplaire n’est pas transféré à partir de son site de retour, mais reste là jusqu’à ce qu’il soit transféré manuellement ou prêté à partir d’un autre site

For example you might allow holds at your libraries but not what New items or DVDs to be placed on hold by other branches so you can set the “Hold policy” to “From home library” so that those items can only be placed on hold if the items” owning library and the patron’s home library are the same. You can also block holds completely on specific item types from this form. This is also how you can set up floating item types and types that remain with their home library.

Patron attribute types

Patron attributes can be used to define custom fields to associate with your patron records. In order to enable the use of custom fields you need to set the ExtendedPatronAttributes system preference.

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Patron attribute types

Une utilisation courante de ce champ serait un numéro d’identifiant pour un étudiant ou un numéro de permis de conduire.

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Adding patron attributes

To add a new patron attribute type, click the “New patron attribute type” button at the top of the page

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  • Dans le Code d’attribut adhérent, entrez un code court qui servira à identifier ce champ.

    • Important

      Ce champ est limité à dix caractères (chiffres et lettres).

    • Important

      Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

  • Dans le champ Description, entrez une description plus longue et plus complète de ce que ce champ contiendra.

  • Cochez la case Répétable afin de permettre à l’adhérent de saisir plusieurs valeurs pour cet attribut.

    • Important

      Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

  • Si Identifiant unique est coché, l’attribut sera un identifiant unique — si une valeur est donnée pour un adhérent, elle ne pourra pas être donnée pour un autre adhérent.

    • Unique attributes can be used as match points on the patron import tool

    • Important

      Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

  • Cochez Mot de passe autorisé pour associer un mot de passe à cet attribut.

  • Cocher “Afficher à l’OPAC” pour afficher cet attribut dans la page de détail de l’OPAC.

  • Cocher pour rendre cet attribut interrogeable dans l’interface professionnelle, recherche d’adhérent.

  • Activez “Affichage en prêt” pour rendre cet attribut visible à l’affichage court de l’adhérent sur la page des prêts et sur les autres pages des adhérents

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  • Catégorie de valeurs autorisées : si une catégorie est sélectionnée, la création d’un adhérent permettra la sélection d’une valeur à partir de la liste de valeurs autorisées sélectionnée.

    • Vous devez d’abord créer une liste de valeurs autorisées pour qu’elle apparaisse dans ce menu.

    • Important

      Une liste de valeurs autorisées n’est pas vérifiée durant l’import par lot des adhérents.

  • Si vous souhaitez que cet attribut soit employé uniquement par des sites spécifiques vous pouvez les choisir dans la liste “Limitation de sites”. Choisissez “Tous les sites” pour l’afficher pour tous les sites.

    • Important

      Note that items with locations already set on them will not be altered. The branch limitation only limits the choosing of an authorized value based on the home branch of the current staff login. All authorized values for item records (LOC, LOST, CCODE, etc) will show in the OPAC for all patrons.

  • Si vous voulez afficher les attributs d’adhérent d’une seule catégorie d’adhérent, choisissez ce type d’adhérent dans le menu déroulant “Catégorie”

  • If you have a lot of attributes it might be handy to group them so that you can easily find them for editing. If you create an Authorized value for PA_CLASS it will show in the “Class” pull down and you can then change your attributes page to have sections of attributes

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  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre nouvel attribut.

Une fois créé, votre attribut apparaîtra dans la liste des attributs ainsi que dans le formulaire de saisie des adhérents.

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Si vous avez paramétré des classes pour organiser les attributs, ceux-ci apparaîtront classés sur le formulaire d’ajout/modification d’un adhérent

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Editing/deleting patron attributes

Dans la liste des attributs, il y a à côté de chaque attribut des liens modifier et supprimer.

Certains champs de l’attribut ne seront pas modifiables une fois créés :

  • Code d’attribut adhérent

  • Répétable

  • Identifiant unique :

Vous ne pourrez pas supprimer un attribut s’il est utilisé dans une fichier adhérent.

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Library transfer limits

Limite les possibilités de transferts entre sites, sur la base du site émetteur, récepteur, ainsi que du code de collection (ccode).

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Library transfer limits

These rules only go into effect if the preference UseBranchTransferLimits is set to “enforce”.

Avant de commencer, vous devez choisir à quel site ces paramètres vont s’appliquer.

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Transfer limits are set based on the collections codes you have applied via the Authorized value administration area.

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Les codes de collection apparaîtront dans des onglets au-dessus des boîtes à cocher.

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Cochez les cases des sites pour lesquels vous acceptez de passer en retour les types documents sélectionnés plus haut.

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Dans l’exemple ci-dessous, la bibliothèque Centrale acceptera les retours d’exemplaires en provenance de toutes les bibliothèques sauf de la bibliothèque César.

Matrice des coûts de transport

The transport cost matrix lets a library system define relative costs to transport books to one another. In order for the system to use this matrix you must first set the UseTransportCostMatrix preference to “Use”.

Important

The transport cost matrix takes precedence in controlling where holds are filled from, if the matrix is not used then Koha checks the StaticHoldsQueueWeight.

Les coûts sont des valeurs décimales comprises entre 0 (prix nul) et une valeur maximale arbitraire (par ex. 1 ou 100). Par exemple, vous pourriez simplement utiliser la distance entre chaque site en km comme votre “coût”, si cela pouvait refléter de manière appropriée le coût de transfert. La prise en compte des bureaux de poste pourrait être une meilleure solution: les sites partageant un bureau de poste auraient un coût de 1, les bureaux de poste proches auraient un coût de 2, etc.

Pour entrer les coûts de transfert, il suffit de cliquer dans la cellule que vous souhaitez modifier, de décocher la case « Désactiver » et d’entrer votre « coût »

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Après avoir saisi le prix, tapez sur “Entrée” ou cliquez sur le bouton “Enregistrer” pour prendre en compte vos modifications.

Note

A NULL value will make no difference where the From and To libraries are the same library. However, as a best practice, you should put a 0 in there. For all other To/From combinations, a NULL value will cause that relationship to act as if it has been disabled. So, in summary, don’t leave any of the values empty. It’s best to always put a number in there ( even if you choose to disable that given To/From option ).

Item circulation alerts

Vous pouvez décider si vous laisser vos adhérents recevoir automatiquement des alertes de circulations (prêts et retours)

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Item circulation alerts

Ces préférences sont définies sur la base des types d’adhérent et des types de document.

Important

Important : Ces préférences peuvent être outrepassées par une préférence spécifique définie dans les préférences des adhérents.

Pour définir les alertes de circulation :

  • Sélectionnez votre site dans la liste en haut de l’écran

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    • Pour configurer les préférences pour tous les sites, laissez le menu à Défaut.

  • Par défaut tous les types d’exemplaire et tous les utilisateurs sont notifiés des prêts et retours. Pour changer cela, cliquez dans la liste exemplaire/utilisateur et choisir la combinaison pour laquelle vous voulez arrêter les notifications.

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    • In the above example, Juveniles and Kids will not receive check out notices.

Cities and towns

Vous uniformisez et vous simplifiez la saisie des adhérents en définissant les villes et les communes de votre région. Ainsi quand un adhérent est entré dans le système, le bibliothécaire a juste à choisir une valeur dans la liste et n’a pas à taper une ville et un code postal.

  • Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Cities and towns

Adding a city

To add a new city, click the “New city” button at the top of the page and enter the city name, state, zip/postal code and country.

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One you click Submit, your city will be saved and will be listed on the Cities and towns page

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Les villes peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.

Viewing cities on patron add form

If you have defined local cities using the “New city” form, then when adding or editing a patron record you will see those cities in a pull down menu to make city selection easy.

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Cela permet d’entrer rapidement les villes de votre région et ce sans risque d’erreur de saisie, aussi bien sur l’orthographe des villes que leurs codes postales.

Accounting

  • Get there: More > Administration > Accounting

This section deals with the parameters used in managing the patron accounts.

Debit types

  • Get there: More > Administration > Accounting > Debit types

This is where you define the manual fees you can charge patrons.

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When you first get to the page, you will only see the manual fees that are already defined in your system.

You can see the default system fees by clicking « Show all debit types ».

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You can go back to seeing only the manual fees by clicking « Filter system debit types ».

System debit types

Several debit types come installed with Koha. Most of them are automatic fees that are added according to the policies you set up elsewhere in Koha.

  • ACCOUNT (Account creation fee): this is charged to the patron’s account upon registration. The fee can be changed in the patron category settings under “Enrollment fee”.

  • ACCOUNT_RENEW (Account renewal fee): this is charged to the patron’s account when their account is renewed. Like the ACCOUNT debit type above, this can be changed in the patron category settings under “Enrollment fee”.

  • LOST (Lost item): this is charged to the patron’s account when an item in their file is declared lost. The amount depends on the item’s “replacement cost” field or on the item type’s default replacement cost. It can also be added manually in the manual invoices tab.

  • MANUAL (Manual fee): this is the default manual fee installed with Koha. This is not charged automatically by Koha, but can be added to a patron’s account manually in the manual invoices tab.

  • NEW_CARD (New card fee): this is another default manual fee installed with Koha. This will not be charged automatically by Koha, but can be added to a patron’s account manually in the manual invoices tab.

  • OVERDUE (Overdue fine): this is charged automatically to the patron’s account when they have overdue items. The amount for overdue fines are set in the circulation and fines rules.

  • PROCESSING (Lost item processing fee): this is charged automatically to the patron’s account when an item in their file is declared lost. The amount is set by item type under “Processing fee (when lost)”.

  • RENT (Rental fee): this is charged automatically to the patron’s account upon checkout if the item type has a rental charge.

  • RENT_DAILY (Daily rental fee): this is charged automatically to the patron’s account upon checkout if the item type has a daily rental charge.

  • RENT_DAILY_RENEW (Renewal of daily rental item): this is charged automatically to the patron’s account upon renewal if the item type has a daily rental charge.

  • RENT_RENEW (Renewal of rental item): this is charged automatically to the patron’s account upon renewal if the item type has a rental charge.

  • RESERVE (Hold fee): this is charged automatically to the patron’s account upon placing a hold. The amount depends on the “Hold fee” amount in the patron’s category settings.

  • RESERVE_EXPIRED (Hold waiting too long): this is charged automatically to the patron’s account if they haven’t picked up their hold after the number of days defined in the Permettre system preference. The amount is set in the ExpireReservesMaxPickUpDelayCharge system preference.

Adding a new debit type

To add a new debit type:

  • Click “New debit type”

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    • Enter a code (limited to 64 letters)

    • Enter the default amount

      Note

      Staff will be able to change this amount when adding the charge to the patron’s account, if necessary

      Note

      Do not enter currency symbols. Only write the amount with a decimal point (for example, 5 or 5.00 instead of $5)

    • Write a description

      This description will be used in the drop-down menu when adding a new charge to a patron’s account as well as in their transaction history

    • If this debit type can be added manually by staff to a patron’s account via the manual invoices, check the “Can be added manually?” check box

    • If this debit type is only to be used in specific branches, you can select the libraries in “Libraries limitation”

      Note

      You can select more than one library by pressing the “Ctrl” key while selecting.

    • Cliquez sur “Enregistrer”

Editing an existing debit type

You can only modify the debit types you have added, as well as the “Manual fee”.

To edit a debit type:

  • Click the “Edit” button to the right of the debit type

  • Modify any field

  • Cliquez sur “Enregistrer”

Archiving a debit type

If there is a debit type you don’t need anymore, you can archive it.

Note

There is no way to delete a debit type since they are used in the patron’s accounting section.

To archive a debit type, simply click the “Archive” button to the right of the debit type.

Restoring an archived debit type

If you need to use an archived debit type again, simply click on the “Restore” button to the right of the debit type.

This will make it available again.

Cash registers

  • Get there: More > Administration > Accounting > Cash registers

This feature is enabled through the UseCashRegisters system preference.

If you have no cash registers already defined, you will be invited to create one.

Otherwise, you will see the list of all your cash registers.

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In the “Actions” columns, you can choose to edit your cash registers, make one of them default or remove the default status, and archive or restore an archived register.

The default status is only useful in libraries that have more than one register per branch. The default register will be pre-selected when entering a payment. If there is only one cash register per branch, the branch’s cash register will be selected when paying.

Adding a new cash register

  • Click on “New cash register”

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  • Give your cash register a name

  • Optionally you can also add a description

  • Choose in which library this cash register is located

  • And finally, enter the initial float, i.e. the amount in the cash register

  • Click “Add”

Catalog administration

Set these controls before you start cataloging on your Koha system.

  • Get there: More > Administration > Catalog

MARC bibliographic frameworks

Think of frameworks as templates for creating new bibliographic records. Koha comes with some predefined frameworks that can be edited or deleted, and librarians can create their own frameworks for content specific to their libraries.

  • Get there: More > Administration > Catalog > MARC bibliographic frameworks

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Important

Do not delete or edit the Default framework since this will cause problems with your cataloging records - always create a new template based on the Default framework, or alter the other frameworks.

Add new framework

Pour ajouter une nouvelle grille

  • Click “New framework”

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    • Saisissez un code d’au plus quatre caractères

    • Utilisez la rubrique Description afin de décrire précisément votre grille

  • Cliquez sur “Valider”

  • Once your framework is added click Actions then “MARC structure” to the right of it on the list of frameworks

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    • You will be asked to choose a framework to base your new framework on, this will make it easier than starting from scratch

  • Once your framework appears on the screen you can edit or delete each field by following the instructions for editing fields and subfields

Edit existing frameworks

Clicking Actions and then “Edit” to the right of a framework will only allow you to edit the description for the framework:

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To make edits to the fields and subfields associated with the framework you must first click “MARC Structure” and then follow the instructions for editing fields and subfields

Add fields to frameworks

If a framework doesn’t contain a field that you require you may need to add it. To add a field to a framework click the “New tag” button at the top of the framework definition

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Un formulaire vide s’ouvre dans lequel vous pouvez entrer les informations relatives au champ MARC

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Saisissez les informations suivantes :

  • Le “Champ” est le numéro du champ MARC

  • Le Texte pour bib est le texte qui apparait dans l’interface professionnelle dans le module de catalogage

  • Texte pour OPAC est le texte qui apparait à l’OPAC quand on examine la version MARC d’une notice

  • Si le champ doit être répétable, cochez la case Répétable

  • Si la saisie de ce champ est obligatoire, cochez la case Obligatoire »

  • Si vous voulez que ce champ soit limité à une liste de valeurs autorisées, choisissez la catégorie de valeur autorisée que vous voulez utiliser

When you’re finished, click “Save changes” and your new tag will be displayed in the framework field list

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To the right of the new field is a link to Actions and then “Subfields”, you will need to add subfields before this tag will appear in your MARC editor. The process of entering the settings for the new subfield is the same as those found in the editing fields and subfields in frameworks section of this manual

Edit framework fields and subfields

Frameworks are made up of MARC fields (tags) and subfields. To make edits to a MARC field click on Actions then “Edit” to the right of the field

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  • Chaque champ a une étiquette (qui est une étiquette MARC) qui n’est pas modifiable

    • The “Label for lib” is what will show in the staff client if you have advancedMARCeditor set to display labels

    • Le Texte pour l’OPAC est ce qui est affiché à l’OPAC en Vue MARC.

    • If you check “Repeatable” then the field will have an icon next to it allowing you to add multiples of that tag

    • If you check “Mandatory” the record cannot be saved unless you have a value assigned to tag. A “Required” flag will display as a prompt

    • If you add default values for indicators here these will be pre-filled to save time when cataloguing but can still be edited if required

    • “Authorized value” is where you define an authorized value pull down list for your catalogers

To edit the subfields associated with the tag, click Actions then “Subfields” to the right of the tag on the framework field list. Each subfield has its own tab which contains three sections - Basic constraints, Advanced constraints and Other options.

  • For each subfield you can set the following basic constraint values

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    • Subfield code (this wouldn’t usually be changed)

      • The MARC subfield code

    • Texte pour bibliothécaire

      • c’est ce qui est affiché avant le sous-champ dans l’interface professionnelle

    • Texte à l’OPAC

      • what appears before the field in the OPAC

        • Si laissé vide, le texte pour les bibliothécaires est utilisé à la place

    • Répétable

      • the field will have an icon next to it allowing you to add multiples of the subfield

    • Obligatoire

      • the record cannot be saved unless you have a value assigned to this subfield. A “Required” flag will display as a prompt

    • Géré dans l’ongleti

      • Géré dans l’onglet : se rapporte à l’onglet où le sous-champ est affiché. Ignorer signifie que le sous-champ n’est pas géré .

  • For each subfield you can set the following advanced constraint values

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    • Valeur par défaut

      • définit ce que vous voulez entrer dans le champ par défaut. C’est modifiable mais cela fait gagner du temps à la saisie.

      • Note

        If you would like a field to fill in with today’s date you can use the YYYY MM DD syntax in the “Default value”. For example: a default of « Year:YYYY Month:MM Day:DD » (without quotes) will print as « Year:2015 Month:11 Day:30 »

    • Disponibilité

      • vous permet de sélectionner où ce sous-champ est visible ou caché, cochez simplement les cases des champs que vous voulez afficher et décocher les cases des champs que vous voulez cacher.

      • Note

        The Editor tickbox controls whether this subfield will display within cataloguing editor for this framework. If you tick Collapsed the subfield will be hidden in the editor but will be displayed if the field label is clicked to expand all subfields

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    • Est une URL

      • si coché, indique que le sous-champ est une URL valide et peut être cliqué

    • Lien

      • Si vous entrez ici un champ/sous-champ (200b), un lien apparaît après le sous-champ dans la page de Détail MARC. Cette vue est présente dans l’interface professionnelle, et non à l’OPAC. Si le bibliothécaire clique sur ce lien, une recherche est lancée sur le champ/sous-champ. Cela peut servir à :

        • sur un champ comme l’auteur (200f), mettez 200f ici, et vous pourrez trouver toutes les notices avec cet auteur

        • sur un champ de lien (4xx), pour « sauter » sur d’une notice à une autre. Par exemple, mettez 011a dans le 464$x. Vous trouverez le périodique avec cet ISSN.

      • Attention

        Attention : Cette valeur ne devrait pas changer après que des données aient été ajoutées à votre catalogue. Si vous deviez changer cette valeur vous devrez demander à votre administrateur système d’exécuter misc/batchRebuildBiblioTables.pl.

    • Lien Koha

      • Koha is multi-MARC compliant. So, it does not know what the 245$a means, neither what 200$f (those 2 fields being both the title in MARC21 and UNIMARC). So, in this list you can « map » a MARC subfield to its meaning. Koha constantly maintains consistency between a subfield and its meaning. When the user wants to search on « title », this link is used to find what is searched (245 if you’re MARC21, 200 if you’re UNIMARC).

  • Pour chaque sous-champ vous pouvez choisir les Autres valeurs d’option suivantes

    image193

    • Valeur autorisée

      • means the value cannot by typed, but must be chosen from a pull down generated by the authorized value list

      • In the example above, the 504a field will show the MARC504 authorized values when cataloging

        image194

    • Thésaurus

      • signifie que la valeur n’est pas du texte libre, mais doit être choisie dans la liste d’autorité de la catégorie choisie

    • Plugin

      • signifie que la valeur est calculée ou gérée par une extension (un plugin). Les extensions peuvent presque tout faire !

      • Exemples:

        • For call numbers there is an option to add a call number browser next to the the call number subfield so that you can identify which call numbers are in use and which are not. Simply choose the cn_browser.pl plugin. Learn more in the cataloging section of this manual.

        • If you’d like to let file uploads via cataloging you can choose the upload.pl plugin and this will allow you to upload files to Koha to link to your records.

        • In UNIMARC there are plugins for every 1xx fields that are coded fields. The plugin is a huge help for cataloger! There are also two plugins (unimarc_plugin_210c and unimarc_plugin_225a that can « magically » find the editor from an ISBN, and the collection list for the editor)

  • To save your changes simply click the “Save changes”.

Import/export frameworks

À côté de chaque grille il y a un lien pour l’importer ou l’exporter.

Export framework

Pour exporter une grille cliquez simplement sur le lien « Exporter » à droite du titre de la grille.

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Lorsque vous cliquez sur “Export” vous serez amené à choisir le format d’export que vous préférez.

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Une grille de catalogage exportée de cette façon peut être importée dans une autre installation de Koha en utilisant l’option d’import des grilles de catalogage.

Import framework

An easy way to create a new framework is to import one created for your or another Koha installation. This framework would need to be exported from the other system using the instructions above to be available for import here.

To import a framework you first need to create a new framework. Once you have that framework, click Actions then “Import” to the right of the new framework.

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On vous demandera de chercher un fichier sur votre ordinateur pour l’importer dans la grille.

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Il vous sera demandé de confirmer vos actions avant que le fichier soit importé.

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Lors du téléchargement de votre fichier, une image vous confirmera le travail en cours.

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Une fois votre importation terminée vous serez dirigé vers l’outil d’édition des grilles où vous pourrez faire tous les changements dont vous avez besoin sur la grille que vous avez importée.

Koha to MARC mapping

While Koha stores the entire MARC record, it also stores common fields for easy access in various tables in the database. Koha to MARC mapping is used to tell Koha where to find these values in the MARC record. In many cases you will not have to change the default values set by in this tool on installation, but it is important to know that the tool is here and can be used at any time.

  • Get there: More > Administration > Catalog > Koha to MARC mapping

The table shows all the database fields that can be mapped to MARC fields.

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To add a new mapping, click on the “Add” button to the right of the appropriate field.

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Write in the MARC field and subfield you would like to map, separated by a comma, to this Koha field and click the “OK” button.

Note

It is possible to link more than one MARC field to a database field. For example, you could link both 260$a and 264$a to the biblioitems.place field.

If you would like to clear the mapping for a database field, click the “Remove” button.

Note

All changes are immediate.

MARC bibliographic framework test

Structure MARC

  • Get there: More > Administration > Catalog > MARC bibliographic framework test

If you change your MARC bibliographic framework it’s recommended that you run this tool to test for errors in your definition.

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Authority types

Authority types are basically MARC frameworks for authority records and because of that they follow the same editing rules found in the MARC bibliographic frameworks section of this manual. Koha comes with many of the necessary authority frameworks already installed. To learn how to add and edit authority types, simply review the MARC bibliographic frameworks section of this manual.

  • Get there: More > Administration > Catalog > Authority types

Classification sources

Source of classification or shelving scheme is an Authorized values category that is mapped to field 952$2 and 942$2 in Koha’s MARC bibliographic frameworks and stored in the items.cn_source field in the database.

  • Get there: More > Administration > Catalog > Classification sources

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Les valeurs fréquentes dans ce champ sont :

  • ddc - Classification décimale Dewey

  • lcc - Classification de la Bibliothèque du Congrès

Si, à l’installation de Koha, vous avez choisi d’installer des sources de classification, vous verrez également d’autres valeurs :

  • ANSCR (enregistrement sonore)

  • Classification SuDOC

  • CDU

  • Autre/Classification générique

Adding/editing classification sources

You can add your own source of classification by using the “New classification source” button. To edit use the “Edit” button.

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En saisie :

  • Vous devrez saisir un code et une description.

  • Cochez Source utilisée si vous voulez que la valeur apparaisse dans la liste pour cette catégorie.

  • Select the appropriate filing rule from the drop down list.

Classification filing rules

Les règles de classement déterminent l’ordre dans lequel les exemplaires sont rangés sur les étagères.

Les valeurs prédéfinies dans Koha sont :

  • Dewey

  • LCC

  • Générique

Filing rules are mapped to Classification sources. You can setup new filing rules by using the “New filing rule” button. To edit use the “Edit” button.

En saisie :

  • Entrez un code et une description

  • Choisissez une routine de classement : dewey, générique, lcc.

Record matching rules

Les règles de concordance sont utilisées au moment de l’import de notices MARC dans Koha.

  • Get there: More > Administration > Catalog > Record matching rules

The rules that you set up here will be referenced with you Stage MARC records for import.

It is important to understand the difference between “Match points” and “Match checks” before adding new matching rules to Koha.

Match points are the criteria that you enter that must be met in order for an incoming record to match an existing MARC record in your catalog. You can have multiple match points on an import rule each with its own score. An incoming record will be compared against your existing records (“one record at a time”) and given a score for each match point. When the total score of the match points matches or exceeds the threshold given for the matching rule, Koha assumes a good match and imports/overlays according your specifications in the import process. An area to watch out for here is the sum of the match points. Double check that the matches you want will add up to a successful match.

Exemples:

Seuil de concordance : 100

Match point on 020$a 1000

Match point on 022$a 1000

Match point on 245$a 500

Match point on 100$a 100

In the example above, a match on either the 020$a or the 022$a will result in a successful match. A match on 245$a title and 100$a author (and not on 020$a or 022$a) will only add up to 600 and not be a match. And a match on 020$a and 245$a will result in 1500 and while this is a successful match, the extra 500 point for the 245$a title match are superfluous. The incoming record successfully matched on the 020$a without the need for the 245$a match. However, if you assigned a score of 500 to the 100$a Match Point, a match on 245$a title and 100$a author will be considered a successful match (total of 1000) even if the 020$a is not a match.

Match checks are not commonly used in import rules. However, they can serve a couple of purposes in matching records. First, match checks can be used as the matching criteria instead of the match points if your indexes are stale and out of date. The match checks go right for the data instead of relying on the data in the indexes. (If you fear your indexes are out of date, a rebuild of your indexes would be a great idea and solve that situation!) The other use for a match check is as a “double check” or “veto” of your matching rule. For example, if you have a matching rule as below:

Seuil de concordance : 100

Match point on 020$a 1000

Match check on 245$a

Koha will first look at the 020$a tag/subfield to see if the incoming record matches an existing record. If it does, it will then move on to the Match Check and look directly at the 245$a value in the incoming data and compare it to the 245$a in the existing “matched” record in your catalog. If the 245$a matches, Koha continues on as if a match was successful. If the 245$a does not match, then Koha concludes that the two records are not a match after all. The Match Checks can be a really useful tool in confirming true matches.

When looking to create matching rules for your authority records the following indexes will be of use:

Index name

Matches MARC tag

LC-cardnumber

010$a

Nom de personne

100$a

Corporate-name-heading

110$a

Meeting-name

111$a

Titre-uniforme

130$a

Chronological-term

148$a

Subject-topical

150$a

Name-geographic

151$a

Term-genre-form

155$a

Table: Authority indexes

Adding matching rules

Pour créer une nouvelle règle de concordance.

  • Click “New record matching rule”

    image209

    • Choisissez un nom unique et saisissez-le dans le champ Code la règle de concordance.

    • la “Description” est une chaine expliquant ce qu’est la règle

    • “Seuil de correspondance” - Le nombre total de “points” que doit atteindre une notice pour être considérée comme un doublon

    • “Record type” is the type of import this rule will be used for - either authority or bibliographic

    • Les Points de concordance sont définis pour choisir les champs sur lesquels effectuer l’opération de mise en concordance.

    • “Search index” can be found by looking at the ccl.properties file on your system which tells the zebra indexing what data to search for in the MARC data ». Or you can review the index for standard index names used. Index de recherche dans Koha

    • “Score” - Le nombre de “points” que rapporte l’identification sur ce champ. Si la somme de tous les scores des champs est supérieure au seuil de concordance, la notice entrante est considérée comme étant en doublon avec une notice du catalogue

    • Entrez le champ MARC que vous voulez mettre en correspondance dans la rubrique Champ

    • Entrez le sous-champ du champ MARC que vous voulez mettre en correspondance dans la rubrique Sous-champs

    • “Décalage” - A utiliser avec les champs de contrôle, 001-009

    • “Longueur” - A utiliser avec les champs de contrôle, 001-009

    • Koha n’a pas pour le moment qu’une seule règle de normalisation qui enlève les caractères inutiles comme la virgule ou le point virgule. La valeur que vous entrez ici n’a pas d’impact sur le processus de normalisation.

    • Concordance requise - ??

Sample bibliographic record matching rule: Control number

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  • Seuil de concordance : 100

  • ctype:b Bibliographies

    • Note

      If you’d like a rule to match on the 001 in authority records you will need the repeat all of these values and change just the record type to “Authority record”

  • Points concordanca (unique) :

  • Recherche index :Control-number

  • Score: 101

  • Champ : 001

    • Note

      Ce champ est le numéro de contrôle assigné à la notice par l’établissement qui l’a créée, qui l’utilise ou la distribue.

  • Sous-champ : a

  • Décalage : 0

  • Longueur: 0

  • Règle de normalisation : Control-number

  • Required match checks: none (remove the blank one)

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OAI sets configuration

Sur cette pages, vous créez, modifiez et supprimez des Sets OAI-PMH

Ajouter un SET

Ajouter un SET

  • Cliquez sur le lien Ajouter un Set

  • Remplissez les champs obligatoire “setSpec” et “setName”

  • Vous pouvez ensuite ajouter des descriptions pour ce set. Pour ce faire, cliquez sur “Ajouter description” et remplissez la boîte qui apparaît. Vous pouvez ajouter autant de descriptions que vous le souhaitez.

  • Cliquez sur “Sauvegarder”

Modify/delete a set

Pour modifier un Set, cliquez sur le lien Modifier qui se trouve en face du Set. Un formulaire similaire à celui utilisé pour créer un Set sera affiché et vous pourrez modifier le nom, la description et les paramètres du Set.

Pour supprimet un set, cliquez sur le lien » Supprimer » qui se trouve sur la ligne du Set que vous voulez supprimer.

Définir les liens

Vous définissez ici la façon dont un Set sera construit en spécifiant des critères (quelle notice appartient à ce Set). Les critères sont des listes de conditions que les notices doivent remplir. Une notice n’a besoin de remplir qu’une seule condition pour appartenir à un Set.

  • Remplissez les zones “Champ”, “Sous-champ” et “Valeur”. Par exemple si vous voulez inclure à ce Set toutes les notices qui ont la zone 999$a égale à XXX, mettez 999 dans “Champ”, 9 dans “Sous-champ” et XXX dans “Valeur”.

  • Si vous voulez ajouter un autre critère, cliquez sur le bouton “OU” et recommencez à l’étape 1.

  • Cliquez sur “Sauvegarder”

Pour supprimer une condition, laissez vide au moins une des zones «champ», «sous-champ» ou «Valeur» et cliquez sur « Enregistrer ».

Note

Note : Une condition n’est vraie si le sous-champ correspondant est strictement égal à ce qui est dans Valeur. Une notice ayant 999$9 = “XXX YYY” ne sera pas placée dans un jeu de données dont la condition est 999$9 = “XXX”.

Et c’est sensible à la casse : une notice ayant 999$9 = “xxx” n’appartiendra pas au jeu de donnée dont le critère est 999$9 = “XXX”.

Construire des sets

Once you have configured all your sets, you have to build the sets. This is done by calling the script misc/migration_tools/build_oai_sets.pl.

Champs de recherche des exemplaires

From here you can add custom search fields to the item search option in the staff client.

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To add a new search term simply click the “New search field” button

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  • Le nom est un champ pour que vous identifiez le terme de recherche

  • Le libellé apparaîtra sur la page de recherche des exemplaires

  • Le champs MARC vous permet de choisir le champs dans lequel vous souhaitez chercher

  • Le sous-champs MARC est le sous-champs dans lequel vous souhaitez chercher

  • Les catégories de valeurs autorisées peuvent être utilisée pour transformer ce champ de recherche en un menu déroulant à la place d’un champ de texte libre

Le nouveau champ sera visible en haut de cette page et sur la page de la recherche sur les exemplaires

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Search engine configuration

Once you have switched to Elastic Search in your SearchEngine system preference, you’ll see a new link for Search engine configuration in the Catalog section of Administration. Here you will manage indexes, facets, and their mappings to MARC fields and subfields.

Acquisitions

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

Before using the Acquisitions Module, you will want to make sure that you have completed all of the set up.

  • Get there: More > Administration > Acquisitions

Currencies and exchange rates

Si vous effectuez des commandes dans plusieurs devises, il est souhaitable d’entrer les taux de change de façon à permettre au module Acquisitions de faire des totaux corrects.

  • Get there: More > Administration > Acquisitions > Currencies and exchange rates

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Note

À savoir : Ces informations ne sont pas automatiquement mises à jour. Faites-le manuellement afin d’avoir des comptes justes.

Le code ISO que vous entrez sera utilisé lors de l’importation des fichiers MARC via les outils de transfert, l’outil essayera de trouver et d’utiliser le prix de la devise actuellement active.

La devise active est la devise principale que vous utisez dans votre établissement. La devise active est marquée d’une coche dans la colonne Active. Si vous n’avez pas de devise active, un message d’erreur vous le signale.

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Budgets

Budgets are used for tracking accounting values related to acquisitions. For example you could create a budget for the current year (ex. 2015) and then break that into Postes budgétaires for different areas of the library (ex. Books, Audio, etc).

  • Get there: More > Administration > Acquisitions > Budgets

Dans l’interface principale d’administration des budgets vous verrez deux onglets, contenant respectivement les budgets actifs et inactifs.

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Ajouter un budget

Budgets can either be created from scratch, by duplicating the previous year’s budget or by closing a previous year’s budget.

Ajouter un budget

If you haven’t used Koha before for acquisitions then you’ll need to start fresh with a new budget. To add a new budget click the “New budget” button.

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  • Choisissez la période pour laquelle ce budget est prévu, que ce soit une année universitaire, fiscale ou calendaire.

  • The description should be something that will help you identify the budget when ordering

  • Ne saisissez pas symbole dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

  • Rendre un budget actif le rend utilisable dans les commandes du module Acquisition, même si la commande est faite après la date de fin du budget, ceci afin de vous permettre d’enregistrer rétrospectivement des commandes faites sur une période antérieure.

  • Locking a budget means that funds will not be able to be modified by librarians

Once you have made your edits, click the “Save changes” button. You will be brought to a list of your existing budgets.

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Dupliquer un champ

Pour dupliquer un budget d’une année précédente, cliquez sur le nom du budget dans la liste des budgets

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On the screen listing the budget breakdown click the “Edit” button at the top and choose to “Duplicate budget”

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Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Imprimer en haut de l’écran et choisir “Imprimer ticket” ou “Ticket rapide”.

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Dans les deux cas, un formulaire vous sera présenté dans lequel vous devez simplement indiquer les nouvelles dates de début et de fin et sauvegarder le budget.

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Cochez l’option “Rendre le budget original inactif” si le budget original ne doit plus être utilisé.

Cochez l’option “Positionnez tous les postes budgétaires à 0” si vous souhaitez que le nouveau budget contienne la même structure de poste budgétaire que l’ancien budget mais aucune allocation tant que vous n’aurez pas saisi les montants dans les postes budgétaires.

Ceci permettra non seulement de dupliquer votre budget, mais également tous les postes budgétaires associés à ce budget afin que vous puissiez réutiliser les budgets et les postes d’année en année.

Fermer un budget

Close a budget to move or roll over unreceived orders and if desired unspent funds from a previous budget to a new budget. Before closing your budget you might want to duplicate the previous year’s budget so that you have somewhere for the unreceived orders to roll to.

Trouvez l’ancien budget avec des commandes non reçues dans l’onglet des budgets actifs ou celui des budgets inactifs et sélectionnez “Fermer” dans le menu “Actions”.

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Note

In order for the unreceived orders to be automatically moved to the new budget, the fund structures in the previous budget must exist in the new budget. Budgets without unreceived orders cannot be closed.

Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

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Utilisez la liste déroulante « Sélectionner un budget » pour choisir le nouveau budget pour les commandes non reçues.

Cochez l’option “Déplacer les montants des postes budgétaires restants” pour déplacer les montants qui n’ont pas été dépensés depuis les postes budgétaire du budget qui est en cours de clôture vers le budget sélectionné.

Une fois vos choix effectués, cliquez sur le bouton « Déplacer les commandes non reçues ». Une boîte de dialogue disant « Vous avez choisi de déplacer toutes les commandes non reçues de “Budget X” à “Budget Y” » s’ouvrira, cette action ne peut être inversée. Voulez-vous continuer ? » Le budget X sera clôturé et le budget Y devient le budget sélectionné.

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Si tout semble correct, cliquez sur “OK” et les commandes non reçues et, si sélectionnés, les postes budgétaires non dépensés seront déplacés.

Attendez jusqu’à l’affichage du « Rapport après le déplacement de commandes non reçues du budget X à Y » ). Ceci listera les numéros de commandes qui ont été impactés (groupés par poste budgétaire) et détaillera si la commande non reçue a été déplacée ou s’il y a eu un problème. Par exemple, si le nouveau budget ne contient pas de poste budgétaire avec le même nom que dans le budget précédent, la commande ne sera pas déplacée.

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Postes budgétaires

  • Get there: More > Administration > Acquisitions > Funds

Ajouter un poste budgétaire

Un poste budgétaire est ajouté au budget.

Important

A budget must be defined before a fund can be created.

To add a new fund click the “New” button and then choose which budget you would like to add the fund to.

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Dans le formulaire qui s’affiche, entrez les informations de base de votre poste budgétaire.

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Les trois premiers champs sont obligatoires. Les suivants sont optionnels.

  • Fund code is a unique identifier for your fund

  • The fund name should be something that librarians will understand

  • Le montant du poste budgétaire doit seulement comprendre des chiffres et des décimales. Aucun autre caractère ne doit être saisi

  • Warning at (%) or Warning at (amount) can be filled in to make Koha warn you before you spend a certain percentage or amount of your budget. This will prevent you from overspending.

  • You can choose to assign this fund to a librarian. Doing so will make it so that only that librarian can make changes to the fund

  • Choisissez le site qui utilisera ce poste budgétaire

  • Vous pouvez limiter l’utilisation de ce poste budgétaire à son « propriétaire » ou à son « propriétaire et des utilisateurs » ou à son « propriétaire, des utilisateurs et un site » en utilisant le menu « Restreindre l’accès à »

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    • Important

      Important : Sans propriétaire, la restriction d’accès sera ignorée, assurez-vous de saisir un propriétaire ainsi qu’une restriction

  • Les notes sont une information qui s’affichera pour les bibliothécaires et leur donnera des indications d’utilisation ce ce poste budgétaire

  • Planning categories are used for statistical purposes. If you will be using the Asort1 and/or Asort2 authorised values lists to track your orders you need to select them when setting up the fund. Select the Asort1/Asort2 option from the dropdown lists for the Statiscal 1 done on: and Statistical 2 done on: fields.

  • To learn more about planning categories, check out the Planning category FAQ.

Quand vous avez fini, cliquez sur “Valider”. Une liste de tous les postes budgétaires du budget sera affichée.

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The monetary columns in the fund table break down as follows:

  1. Base-level allocated is the “Amount” value you defined when creating the fund

  2. Base-level ordered is the ordered amount for this fund (without child funds)

  3. Total ordered is the base-level ordered for this fund and all its child funds

  4. Base-level spent is the spent amount for this fund (without child funds)

  5. Total spent is the base-level spent for this fund and all its child funds

  6. Base-level available is 1 - 2

  7. Total available is 1 - 3

To the right of each fund you will find the “Actions” button under which you will find the “Edit,” “Delete,” and “Add child fund” options.

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A child fund simply a sub-fund of the fund listed. An example would be to have a fund for “Fiction” and under that have a fund for “New releases” and a fund for “Science Fiction.” It is an optional way to further organize your finances.

Les postes budgétaires avec des enfants apparaitront avec une petite flèche sur la gauche. En cliquant sur celle-ci, vous ferez apparaitre les postes budgétaires enfants.

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Budget planning

Sur la liste des périodes budgétaires, cliquez sur le bouton Planification et choisissez comment vous prévoyez de dépenser votre budget.

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Si vous choisissez Planifier par mois, vous verrez le montant du budget découpé par mois

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To hide some of the columns you can click the “hide” link to the right (or below as in the screenshot above) the dates. To add more columns you can click the “Show a column” link found below the “Fund remaining” heading.

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Vous pouvez ici planifier les dépenses de votre budget en entrant manuellement des valeurs ou en cliquant sur le bouton Remplir auto col. Si vous choisissez de remplir automatiquement le formulaire, le système essaiera de découper le montant en conséquence. Il se peut que vous ayez à faire des ajustements.

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Quand vous avez fini vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer. Si vous voulez exporter vos données dans un fichier CSV, entrez un nom de fichier dans la zone Export dans un fichier nommé et cliquez sur le bouton Exporter.

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EDI accounts

From here you can set up the information needed to connect to your acquisitions vendors.

Note

Before you begin you will need at least one Vendor set up in Acquisitions.

To add account information click the “New account” button.

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In the form that appears you will want to enter your vendor information.

New account information

Chaque fournisseur aura un compte.

EANs de bibliothèque

Un code EAN pour bibliothèque est un identifiant donné à une bibliothèque par un fournisseur afin qu’elle puisse s’identifier et qu’il puisse savoir quel compte utiliser lors de la facturation. Un compte EDI peut avoir plusieurs EAN.

To add an EAN click the “New EAN” button.

New EAN

In the form that appears enter the information provided by your vendor.

New EAN form

Additional parameters

  • Get there: More > Administration > Additional parameters

Serveurs Z39.50/SRU

Z39.50 is a client/server protocol for searching and retrieving information from remote computer databases, in short it’s a tool used for copy cataloging.

SRU- Search/Retrieve via URL - is a standard XML-based protocol for search queries, utilizing CQL - Contextual Query Language - a standard syntax for representing queries.

Z39.50 est un protocole client-serveur pour rechercher et récupérer des informations depuis des bases externes. Vous pouvez vous connecter à n’importe quelle cible Z39.50 publique ou dont vous possédez les informations nécessaires à l’authentification, pour dériver des notices bibliographiques ou d’autorités.

  • Get there: More > Administration > Additional parameters > Z39.50/SRU servers

Koha est installé avec une liste par défaut de serveurs Z39.50. Vous pouvez en ajouter, ou modifier ou supprimer des serveurs existants.

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To find additional Z39.50 targets you use IndexData’s IRSpy: http://irspy.indexdata.com or the Library of Congress’s list of targets http://www.loc.gov/z3950/

Add a Z39.50 target

  • From the main Z39.50 page, click “New Z39.50 server”

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    • “Z39.50 server” devrait contenir un nom vous permettant d’identifier la source (par exemple un nom de bibliothèque).

    • “Nom d’hôte” précise l’adresse de la cible Z39.50.

    • “Port” indique à Koha quel port écouter pour obtenir les résultats de cette cible.

    • “Identifiant” et “Mot de passe” ne sont nécessaires que pour les serveurs dont l’accès est restreint par un mot de passe.

    • Cochez la boite “Coché” pour que cette cible soit toujours sélectionnée par défaut.

    • “Rang” précise l’emplacement de la cible dans la liste.

      • Laissez vide pour que les cibles soient triés dans l’ordre alphabétique.

    • “Syntaxe” est le format MARC que vous utilisez.

    • “Encodage” indique au système comment lire les caractères spéciaux.

    • “Délai” est utile pour les cibles qui prennent du temps pour répondre. Vous pouvez paramétrer un délai pour éviter de continuer d’envoyer des requêtes à une cible si les résultats ne sont pas trouvés dans un délai raisonnable.

    • “Type de notice” indique s’il s’agit d’une cible proposant des notices bibliographiques ou des notices d’autorité.

    • “XSLT file(s)” lets enter one or more (comma-separated) XSLT file names that you want to apply on the search results.

      • When retrieving records from external targets you may wish to automate some changes to those records. XSLT’s allow you to do this. Koha ships with some sample XSLT files in the /koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/xslt/ directory ready for use:

        • Del952.xsl : Supprime les exemplaires (MARC21/NORMARC)

        • Del995.xsl : Supprime les exemplaires (UNIMARC)

        • Del9LinksExcept952.xsl: Remove $9 links. Skip item fields (MARC21/NORMARC)

        • Del9LinksExcept995.xsl: Remove $9 links. Skip item fields (UNIMARC)

Suggested bibliographic Z39.50 targets

Koha libraries with open Z39.50 targets can share and find connection information on the Koha wiki: http://wiki.koha-community.org/wiki/Koha_Open_Z39.50_Sources. You can also find open Z39.50 targets by visiting IRSpy: http://irspy.indexdata.com.

Les cibles suivantes ont été utilisées par d’autres bibliothèques Koha (aux État-Unis)

  • ACCESS PENNSYLVANIA 205.247.101.11:210 INNOPAC

  • CUYAHOGA COUNTY PUBLIC webcat.cuyahoga.lib.oh.us:210 INNOPAC

  • GREATER SUDBURY PUBLIC 216.223.90.51:210 INNOPAC

  • HALIFAX PUBLIC catalogue.halifaxpubliclibraries.ca:210 horizon

  • HALTON HILLS PUBLIC cat.hhpl.on.ca:210 halton_hills

  • LIBRARY OF CONGRESS lx2.loc.gov: 210 LCDB

  • LONDON PUBLIC LIBRARY catalogue.londonpubliclibrary.ca:210 INNOPAC

  • MANITOBA PUBLIC library.gov.mb.ca:210 horizon

  • MILTON PL cat.mpl.on.ca:210 horizon

  • NATIONAL LIBRARY OF WALES cat.llgc.org.uk:210 default

  • NHUPAC 199.192.6.130:211 nh_nhupac

  • OCEAN STATE LIBRARIES (RI) catalog.oslri.net:210 INNOPAC

  • OHIOLINK olc1.ohiolink.edu:210 INNOPAC

  • PUBCAT prod890.dol.state.vt.us:2300 unicorn

  • SAN JOAQUIN VALLEY PUBLIC LIBRARY SYSTEM (CA) hip1.sjvls.org:210 ZSERVER

  • SEATTLE PUBLIC LIBRARY ZSERVER.SPL.ORG:210 HORIZON

  • TORONTO PUBLIC symphony.torontopubliclibrary.ca:2200 unicorn

  • TRI-UNI 129.97.129.194:7090 voyager

  • VANCOUVER PUBLIC LIBRARY z3950.vpl.ca:210 Horizon

Serveurs Z39.50 suggérés

Les cibles suivantes ont été utilisées par d’autres bibliothèques Koha (aux État-Unis)

  • LIBRARIESAUSTRALIA AUTHORITIES z3950-test.librariesaustralia.nla.gov.au:210 AuthTraining Userid: ANLEZ / Password: z39.50

  • LIBRARY OF CONGRESS NAME AUTHORITIES lx2.loc.gov:210 NAF

  • LIBRARY OF CONGRESS SUBJECT AUTHORITIES lx2.loc.gov:210 SAF

Add a SRU target

  • From the main Z39.50/SRU page, click “New SRU server”

    image234

    • “Nom du serveur” doit être renseigné avec un nom qui vous aidera à identifier la source (comme le nom de la bibliothèque du serveur).

    • “Nom d’hôte” précise l’adresse de la cible Z39.50.

    • “Port” indique à Koha quel port écouter pour obtenir les résultats de cette cible.

    • “Identifiant” et “Mot de passe” ne sont nécessaires que pour les serveurs dont l’accès est restreint par un mot de passe.

    • Cochez la boite “Coché” pour que cette cible soit toujours sélectionnée par défaut.

    • “Rang” précise l’emplacement de la cible dans la liste.

      • Laissez vide pour que les cibles soient triés dans l’ordre alphabétique.

    • “Syntaxe” est le format MARC que vous utilisez.

    • “Encodage” indique au système comment lire les caractères spéciaux.

    • “Délai” est utile pour les cibles qui prennent du temps pour répondre. Vous pouvez paramétrer un délai pour éviter de continuer d’envoyer des requêtes à une cible si les résultats ne sont pas trouvés dans un délai raisonnable.

    • “Additional SRU options” is where you can enter additional options of the external server here, like sru_version=1.1 or schema=marc21, etc. Note that these options are server dependent.

    • “SRU Search field mapping” lets you add or update the mapping from the available fields on the Koha search form to the specific server dependent index names.

      • Pour affiner davantage vos recherches, vous pouvez ajouter les noms d’index suivants aux mappages des champs de recherche SRU. Pour faire ceci, afficher le serveur et cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de ce champ.

        Titre

        title

        ISBN

        bath.isbn

        Tous

        cql.anywhere

        Auteur

        auteur

        ISSN

        bath.issn

        Sujet

        Sujet

        Standard:

        bath.standardIdentifier

        Table: SRU mapping

    • “XSLT file(s)” lets enter one or more (comma-separated) XSLT file names that you want to apply on the search results.

      • When retrieving records from external targets you may wish to automate some changes to those records. XSLT’s allow you to do this. Koha ships with some sample XSLT files in the /koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/xslt/ directory ready for use:

        • Del952.xsl : Supprime les exemplaires (MARC21/NORMARC)

        • Del995.xsl : Supprime les exemplaires (UNIMARC)

        • Del9LinksExcept952.xsl: Remove $9 links. Skip item fields (MARC21/NORMARC)

        • Del9LinksExcept995.xsl: Remove $9 links. Skip item fields (UNIMARC)

Voulez-vous dire?

Get there: More > Administration > Additional parameters > Did you mean?

Koha can offer “Did you mean?” options on searches based on values in your authorities.

Important

Did you mean? only works in the OPAC at this time. The intranet options are here for future development.

Avec cette page, vous pouvez contrôler quelles seront les options possibles pour les adhérents sur leurs résultats de recherche.

image235

Pour afficher la barre “Vouliez-vous dire?” dans vos résultats de rechercher, vous devez cocher les cases à côté de chaque plugin que vous souhaitez utiliser. Les deux plugins sont :

  • Le plugin ExplodedTerms suggère à l’usager de relancer sa recherche sur termes génériques/spécifiques/associés liés à sa recherche initiale. Par ex., un usager cherchant « New York (Etat) » pourrait cliquer sur le lien relançant la recherche sur les termes spécifiques s’il est aussi intéressé par « New York (Ville) ». Cela ne peut fonctionner que pour les bibliothèques disposant de données d’autorités hautement hiérarchisées.

  • Le plugin AuthorityFile recherche dans le fichier autorités et suggère à l’utilisateur des liens bibliographiques liés aux 5 premières autorités

Si vous voulez qu’un plugin soit prioritaire sur un autre, il vous suffit de le faire glisser au-dessus de l’autre.

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If you choose both plugins you will see several options at the top of your search results

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If you choose just the AuthorityFile you’ll see just authorities.

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Liste de cours

This administration area will help you hide or display columns on fixed tables throughout the staff client and OPAC.

  • Get there: Administration > Additional parameters > Column settings

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Les options disponibles seront affichées en cliquant sur le module dans lequel vous souhaitez paramétrer les tableaux.

This area lets you control the columns that show in the table in question. If nothing is hidden you will see no check marks in the “is hidden by default” column.

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And will see all of the columns when viewing the table on its regular page.

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If columns are hidden they will have checks in the “is hidden by default” column.

image242

And hidden when you view the table.

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You can also toggle columns using the “Show/hide columns” button in the top right of the page

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Module

Tables

Acquisitions

  • Late orders

  • Order search results

  • Basket summary

Administration

  • Patron categories

  • Currencies

  • Item types

  • Sites

Catalog

  • Acquisition details

  • Checkout history

Cataloging

  • Z39.50 search results

  • Item table above edit item form

Circulation

  • Checkins

  • Checkouts

  • Holds to pull

  • Holds queue

  • Hold ratios

  • Patron search results

  • Overdues report

Course reserves

  • Courses

  • Reserves

Interlibrary loans

  • Requests

Patrons

  • Holds history

  • Details > Checkouts

  • Accounting > Transactions

  • Accounting > Make a payment

  • Patron search results

  • Patron checkout history

  • Patron lists

Tools

  • Notices and slips

  • Stock rotation rotas

  • Stock rotation items

OPAC

  • Holdings/items

  • Serials issues on subscription tab

Reports

  • Items lost

  • Saved SQL reports

Serials

  • Acquisition details

Note

Patrons in the OPAC can’t change the column visibility. For OPAC tables this feature only allows to control the visibility of columns.

Note

Any tables with columns listed here also have the option to export to Excel, export to CSV, copy, or print within the table header.

Alertes sonores

If you have your AudioAlerts preference set to “Enable” you will be able to control the various alert sounds that Koha uses from this area.

  • Get there: More > Administration > Additional parameters > Audio alerts

Each dialog box in Koha has a CSS class assigned to it that can be used as a selector for a sound.

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You can edit the defaults by clicking the “Edit” button to the right of each alert.

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You can assign alerts to other CSS classes in Koha by entering that information in the selector box. For example if you enter

body:contains('Check in message')

Then when you visit the checkin page you will hear an alert.

Every page in Koha has a unique ID in the body tag which can be used to limit a sound to a specific page

Any ID selector (where HTML contains id= »name_of_id » ) and can also be a trigger as: #name_of_selector

Fournisseur de SMS

Important

This option will only appear if the SMSSendDriver preference is set to “Email”

From here you can enter as many cellular providers as you need to send SMS notices to your patrons using the email protocol.

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Some examples in the US are:

Mobile Carrier

SMS Gateway Domain

Alltel

sms.alltelwireless.com

AT&T

txt.att.net

Boost Mobile

sms.myboostmobile.com

Project Fi

msg.fi.google.com

Republic Wireless

text.republicwireless.com

Sprint

messaging.sprintpcs.com

T-mobile

tmomail.net

U.S. Cellular

email.uscc.net

Verizon Wireless

vtext.com

Virgin Mobile

vmobl.com

Table: SMS provider examples

To add new providers enter the details in the form and click “Add new” to save.

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These options will appear in the OPAC for patrons to choose from on the messaging tab if you have EnhancedMessagingPreferences enabled.

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Share content with Mana KB

Mana KB is a worldwide knowledge base used to share content specific to libraries. Koha is currently connected to Mana Kb in order to share serial subscription models and reports. This section is used to configure your connexion with Mana KB.

Get there: More > Administration > Additional parameters > Share content with Mana KB

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In the form, choose whether you want to use Mana KB to share content or not. The default is « No, let me think about it ». If you do want to use Mana KB, change the option to « Yes ». If you do not want to share with Mana KB, choose « No », this will remove the blue rectangle from the Administration home page.

The rest of this section assumes you chose « Yes ».

Choose whether you want to share your subscription models automatically. This means that every time you create a subscription in the serials module, it will be automatically shared with Mana KB and other libraries will be able to copy it.

In order to configure Mana KB, you must get a Mana KB token to authenticate your Koha installation on the Mana KB server.

Enter your name or your organization’s name in the « Your name » field.

Enter your email in the « Email » field. Make sure you have access to this email inbox since you will receive further information by email.

Once you send your information to Mana KB, you will get a Mana KB token.

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In the email your receive, click on the confirmation link and confirm you are not a robot to finish the Mana KB setup.

Additional fields

This section is used to add custom fields to serial subscriptions or order baskets.

To add a new field, first choose which table you want to add it to.

  • Order baskets (aqbasket): a field added to aqbasket will appear upon the creation of a new order basket or the modification of an existing order basket in the acquisitions module

    image1424

  • Subscriptions (subscription): a field added to subscription will appear when creating a new subscription or editing an existing subscription in the serials module

    image1425

Click on « Create field »

Fill out the form

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  • Name: this is the name of the field as you want it to appear

  • Authorized value category: if you want to add a drop-down menu to the field choose an authorized value category here (you can also create a new authorized value category if you need to)

  • MARC field: for additional subscription fields, it is possible to link the field to a MARC field. The additional field will be automatically populated with the corresponding record’s value for this MARC field.

    Note

    You can only choose one of the two options (authorized value OR MARC field)

    Important

    If you choose the MARC field, make sure you enter it in this format: field$subfield

    For example: 590$a

  • Searchable: check this box if you want to be able to search baskets or subscriptions based on this field

Examples of additional fields

Example 1: Additional subscription field using authorized values

You might want to track which department you’re ordering this serial for

  • In the “Name” field, enter “Department”

  • In the “Authorized value category” field, choose DEPARTMENT

  • Check the “Searchable” box

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When you are adding a subscription, the field will be in the “Additional fields” section with its authorized values drop-down menu.

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When you view the subscription, the field will appear under “Additional fields”.

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Because we made the field searchable, it will also be in the serials subscription search.

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Example 2: Additional field using MARC field

This is particularly useful if you want to view bibliographic information in the subscription detail page. In this example, we will add the 521$a field, which is, in MARC21, the target audience note.

  • In the “Name” field, enter “Target audience”

  • In the “MARC field” field, enter “521$a”

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Note

You will not be able to edit this field from the subscription form. If you need to add or change the value in this field, you must go through the cataloging module.

When you view the subscription, the field and the information from the bibliographic record will appear under “Additional fields”.

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