Administration

Paramètres de base

Aller à : Plus > Administration

Important

Configurer ces paramètres dans leur ordre d’apparition

Sites

Quand vous initialisez votre système Koha, vous voudrez ajouter des informations sur chaque de votre réseau. Ces informations sont ensuite utilisées partout dans Koha.

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres de base > Tous les sites

Quand vous visitez cette page, vous y retrouverez une liste de sites qui ont déjà été créés dans le système.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : libraries).

En cliquant sur le nom d’un site, vous accéderez à une vue détaillée des informations le concernant.

Ajouter un site

Pour ajouter un nouveau site :

• Cliquer sur “Nouveau site”

• Le haut du formulaire permet d’entrer des données succinctes sur le site

  

  • Code de site (nécessaire) : le code ne devrait contenir ni espace ni trait d’union et devrait avoir 10 caractères ou moins. Ce code sera utilisé comme un identifiant unique dans la base de données.

  • Nom (nécessaire) : le nom sera visible à l’OPAC et dans l’interface professionnelle partout où le nom du site s’affiche, et devrait être un nom qui a un sens pour vos adhérents et bibliothécaires.

• Saisissez ensuite les coordonnées de la bibliothèque

  

  • Address, city, state, zip/postal code, country, phone, fax: the address and contact fields can be used to make notices custom for each library, they will also be displayed in the “Libraries” page of the OPAC, if this library is set as “Public”

  • Courriel : le champ courriel n’est pas obligatoire, mais il devrait être renseigné pour chaque site de votre installation

    Note

    Prenez garde à bien saisir une adresse pour la bibliothèque, afin que les notifications soient envoyées depuis et vers cette adresse

    Note

    Si aucun courriel n’est saisi ici, l’adresse de la préférence système KohaAdminEmailAddress sera utilisée pour envoyer des notifications à partir de cette bibliothèque

  • Courriel de l’équipe PEB : si la bibliothèque utilise un courriel spécifique pour la gestion du PEB, le saisir ici

    Note

    Si aucun courriel n’est saisi ici, l’adresse de la préférence système ILLDefaultStaffEmail sera utilisée pour recevoir les demandes de PEB pour cette bibliothèque

  • Répondre : vous pouvez inscrire un courriel différent pour “Répondre”. C’est à ce courriel que seront envoyées toutes les réponses.

    Note

    Si aucun courriel n’est saisi ici, l’adresse de la préférence système ReplytoDefault sera utilisée pour recevoir les réponses à cette bibliothèque

  • Rebonds : vous pouvez saisir un courriel différent pour les “Rebonds”. C’est à cette adresse que seront envoyés tous les messages qui rebondissent.

    Note

    If no email address is entered here, the address in the ReturnpathDefault system preference will be used to receive bounced messages from this library.

  • SMTP server: if this library uses a different SMTP server from the default, specify it here.

  • URL: if this field is populated, the library name will be linked in the holdings table on the OPAC

    

  • OPAC info: this leads to the HTML customization tool, so that you can add additional information about the library. This information will appear in the “Libraries” page in the OPAC, as well as in the holdings table in the OPAC.

    

    Clicking on the library name that has a small “i” icon next to it will open a pop-up with the information.

    

  • Adresse IP: ce champ n’a à pas être rempli sauf si vous prévoyez de limiter l’accès de votre interface professionnelle à une adresse IP spécifique

    Avertissement

    Une adresse IP est nécessaire si vous activez la préférence système AutoLocation

  • Code d’organisation MARC : si ce site a son propre code d’organisation MARC, vous pouvez le saisir ici.

    Note

    Si laissé vide, le code saisi dans la préférence système MARCOrgCode sera utilisé pour ce site.

  • Notes : si vous avez des notes à ajouter vous pouvez les saisir ici. Elles ne seront pas visibles à l’OPAC.

  • Pickup location: choose whether this library will display as an available pickup location for holds.

  • Public: choose whether this library will appear in the “Libraries” page on the OPAC, as well as as a limit option in the OPAC advanced search.

  • UserJS: use this field to add custom JavaScript to the OPAC of this library (when patrons are logged in, or if there is a SetEnv OPAC_BRANCH_DEFAULT entry in the apache configuration file)

    Version

    This feature was added in Koha version 23.11.

    Note

    General modifications applicable to all libraries can be put in the OPACUserJS system preference.

  • UserCSS: use this field to add custom CSS to the OPAC of this library (when patrons are logged in, or if there is a SetEnv OPAC_BRANCH_DEFAULT entry in the apache configuration file)

    Version

    This feature was added in Koha version 23.11.

    Note

    General modifications applicable to all libraries can be put in the OPACUserCSS system preference.

Modification/suppression d’un site

From the libraries table, click “Edit” or “Delete” to edit or delete a library.

Avertissement

You will be unable to edit the “Library code”.

Avertissement

Vous ne pourrez pas supprimer un site qui a des adhérents ou des exemplaires qui lui sont rattachés.

Groupes de sites

Library groups can serve various purposes: to limit access to patron data, to limit item modification, to limit OPAC or staff interface searches, or to define holds behavior.

• Get there: More > Administration > Basic parameters > Library groups

Quand vous visitez cette page, une liste vous présente les groupes qui ont déjà été créés dans le système.

Ajout d’un groupe

To create a new library group,

• Click the “Add group” button at the top of the screen.

  

  • Title (required): give the group a title. This title will be displayed in the advanced search limit dropdown.

  • Description: optionally, enter a description for this group. The description is only used in this page to give an idea of what the group is used for.

  • Features: check the use of this group

    • Limit patron data access by group: this will limit staff members from seeing other groups” patrons.

      Note

      This can be overridden with the user permission view_borrower_infos_from_any_libraries (or the superlibrarian permission).

  • Limit item editing by group: this will limit staff members from editing items from other groups” libraries.

    Note

    This can be overridden with the user permission edit_any_item (or the superlibrarian permission).

  • Use for OPAC search groups: this will make the group visible in the library dropdown menu at the top of the OPAC (when the OpacAddMastheadLibraryPulldown system preference is set to “Add”) and on the advanced search page.

    

  • Use for staff search groups: this will make the group visible in the library dropdown menu in the staff interface advanced search.

    

  • Is local hold group: this will make this group a local hold group, which can be used to add hold policies in the circulation rules to limit patrons to placing holds on items within the group only.

• Click “Save” to create the group.

Ajouter un site au groupe

Cliquez sur le bouton « Ajouter un site » à côté du nom du groupe pour ajouter un site à ce groupe. Vous verrez alors une liste des sites qui ne sont pas déjà dans ce groupe.

Ajout d’un sous-groupe

If your system is very large, you can create sub-groups. Click on the “Actions” button next to the group and select the “Add a sub-group” option.

Fill in the title and the description (optional) of the sub-group. The features will be inherited from the parent group.

Suppression d’un groupe

Pour supprimer un groupe, cliquez sur le bouton « Actions » à côté du groupe et choisissez l’option « Supprimer ».

The system will ask to confirm the deletion.

Click “Delete” to confirm and delete the group.

Banques de prêt

Koha vous permet de définir plusieurs banques de prêt au sein d’une même bibliothèque. Par exemple, si vous avez une banque de prêt pour adultes et une banque de prêt pour enfants, ou si vous avez une banque de prêt différente pour chaque étage ou chaque département.

Assurez-vous d’activer la préférence système UseCirculationDesks pour utiliser cette fonctionnalité.

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres de base > Banques de prêt

Ajouter des banques de prêt

Pour ajouter une nouvelle banque de prêt, cliquez sur le bouton « Nouvelle banque de prêt » en haut de la page.

• Dans le champs “Banque de prêt”, entrez un nom pour votre banque de prêt.

• Choisissez le site qui utilisera cette banque de prêt.

• Cliquez sur “Valider”.

Modifier une banque de prêt

Pour modifier une banque de prêt existante, cliquez sur le bouton “Modifier” à droite de son nom.

Ici, vous pouvez changer le nom et/ou la bibliothèque de la banque de prêt.

Supprimer une banque de prêt

Pour supprimer une banque de prêt existante, cliquez sur le bouton “Supprimer” à sa droite.

Types de documents

Koha vous permet d’organiser votre collection par type de document et code de collection.

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres de base > Types de documents

Les types de document désignent généralement la forme physique du document (Livre, CD, DVD, etc), mais ils peuvent être employés différemment.

Note

• Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : table_item_type).

Ajouter des types de documents

Pour ajouter un type de document, cliquez sur le bouton « Ajouter un type de document » en haut de la page.

• Dans le champ « Type d’exemplaire », entrez un code court (10 caractères max.) pour votre type d’exemplaire.

• Dans le champ “Type de document parent”, vous pouvez choisir un type de document qui servira de catégorie parent pour ce type de document. Vous pouvez ensuite définir les règles de circulation en fonction de ces types de document parents.

  • Par exemple, vous pouvez avoir des types de document DVD et Blu-Ray, et DVD serait le parent de Blu-Ray.

    

    Vous pouvez ensuite créer une règle de circulation soit pour les Blu-ray seulement soit pour les DVD et les Blu-ray (DVD (Tous))

    

• La description est une définition en texte libre du type de document (si vous avez un environnement multilingue, vous pouvez cliquer sur le lien « Traduire dans d’autres langues » pour ajouter la description du type de document dans une autre langue)

• Les types de documents peuvent être regroupés pour la recherche. Par exemple, vous pouvez mettre DVD et Bluray dans un groupe appelé Film et ces deux types de documents seront recherchés en même temps. Ces groupes sont définis dans la :ref:”catégorie de valeurs autorisées ITEMTYPECAT <existing-values-label>”

• Vous pouvez choisir d’associer une image à un type de document

  • Vous pouvez choisir l’image dans une collection prédéfinie

  • Vous pouvez sélectionner l’image par son URL sur un serveur distant

  • Ou bien vous pouvez simplement ne pas associer d’image au type d’exemplaire

    Avertissement

    Si cette option n’est pas activée, vous pouvez modifier la configuration de noItemTypeImages ou de OPACNoItemTypeImages.

    Note

    Pour afficher à l’OPAC les images de vos types d’exemplaires vous devez paramétrer la préférence OPACnoItemTypeImages sur “Oui”.

• Vous pouvez cacher les types d’exemplaires que vous ne souhaitez pas voir affichés à l’OPAC.

  Note Cela n’empêchera pas ces exemplaires d’apparaître dans les résultats de recherche, cela supprimera simplement le type d’exemplaire du formulaire de recherche avancée.

  Si vous souhaitez masquer complètement les exemplaires d’un type d’exemplaire précis, par exemple si vous avez une bibliothèque professionnelle avec des livres réservés au personnel et que vous ne voulez pas que ceux-ci apparaissent dans l’OPAC, utilisez la préférence système OpacHiddenItems.

• Pour les exemplaires qui ne circulent pas, cochez “Exclu du prêt”

  • Les exemplaires indiqués comme “Exclu du prêt” apparaissent dans le catalogue, mais ne peuvent être prêtés aux adhérents

• Pour les exemplaires qui ne sont pas physiques, mais pour lesquels vous avez néanmoins des règles de circulation, comme les pass de musées ou les livres numériques, vous pouvez configurer des retours automatiques.

  • Cochez la case “Retour automatique”

  • Programmez le cronjob misc/cronjobs/automatic_checkin.pl.

• Pour les documents pour lesquels vous facturez des coûts de location, il existe plusieurs façons de facturer ces coûts à un lecteur par type de document. Des coûts de location fixes (coût de traitement) ou des coûts de location journaliers/horaires.

  • Si vous appliquez un coût de location pour certains documents, entrez la somme dans le champ “Coût du prêt”. Ce montant sera chargé à l’adhérent au moment du prêt (et renouvellement).

  • Pour les exemplaires pour lesquels des coûts de location seront facturés en fonction du nombre de jours de prêt, saisissez le coût journalier dans “Coût de location journalier”. Cela sera facturé à l’adhérent lors du prêt - selon le coût par jour et le nombre de jours pendant lequel cet exemplaire peut être emprunté. Ces coûts de location journaliers seront également appliqués si/quand un renouvellement a lieu.

    • Check the “Daily rentals use calendar”, to exclude holidays from the rental fee calculation.

  • Pour les exemplaires en prêt horaire, saisissez le coût horaire dans “Coût de location horaire”. Là aussi, le total (coût horaire * nombre d’heures de prêt) sera facturé à l’adhérent lors du prêt et du renouvellement.

    • Check the “Hourly rentals use calendar”, to exclude holidays from the rental fee calculation.

  • Chaque montant sera facturé à l’adhérent au moment du prêt.

    Important

    Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

• Vous pouvez ajouter un coût de remplacement par défaut pour ce type de document. Il s’agit du montant qui sera facturé à l’adhérent en cas de perte si l’exemplaire n’a pas de coût de remplacement propre. Si l’exemplaire a un coût de remplacement propre, c’est ce montant qui sera facturé à l’adhérent.

  Important

  Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

• Vous pouvez également charger un frais d’administration qui sera ajouté au coût de remplacement.

  Important

  Note : Ne pas saisir de symboles dans ce champ mais uniquement des chiffres et un point pour la décimale. (ex. $5.00 doit être saisi simplement : 5 ou 5.00)

• Si vous voulez faire apparaître un message ou une alerte lorsque les documents de ce type sont retournés, vous pouvez l’inscrire dans la boîte « Message de retour ».

  

  • Le message de retour peut être un “message” ou une “alerte”. La seule différence entre les deux est l’affichage. Par défaut, un message est affiché en bleu

    

    et une alerte est affichée en jaune.

    

• Certains appareils SIP utilisent les types de support SIP au lieu des types de documents de Koha (habituellement, les casiers et les trieurs nécessitent les types de support SIP). Si vous utilisez un tel appareil, il vous faudra définir le type de support SIP.

• Si ce type de document est utilisé uniquement dans certaines bibliothèques, vous pouvez l’indiquer ici. Sélectionnez “Tous les sites” si ce type de document est utilisé partout.

  Note

  Si ce champ est laissé vide, “Tous les sites” sera appliqué par défaut.

  Note

  Pour sélectionner plusieurs bibliothèques, laissez la touche “Ctrl” appuyée lors de leur sélection.

• Quand vous avez fini, cliquez sur « Sauvegarder »

  Note

  Tous les champs, à l’exception du « type de document », seront modifiables à partir de la liste des types de documents

• Le nouveau type de document apparaîtra sur la liste

  

Modifier des types de documents

Chaque type de document est suivi d’un bouton “Modifier”. Cliquez dessus pour modifier le type.

Important

Vous ne pourrez pas modifier le code que vous avez assigné au type de document, mais vous pourrez modifier sa description.

Supprimer les types de document

Chaque type de document est accompagné d’un bouton “Supprimer”. Cliquer dessus pour supprimer le type de document.

Important

Vous ne pourrez pas supprimer des types d’exemplaire qui sont utilisés dans votre système par au moins un exemplaire.

Valeurs autorisées

Les valeurs autorisées sont utilisées un peu partout dans Koha. Ils constituent des listes contrôlées de termes, phrases ou codes.

Par exemple, une raison pour laquelle vous voudriez ajouter une valeur autorisée serait pour contrôler via une liste ce qui peut être entré dans un sous-champ d’une notice bibliographique par les catalogueurs.

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres de base > Valeurs autorisées

Catégories de valeurs autorisées existantes

Koha propose en standard plusieurs catégories de valeurs autorisées prédéfinies que votre bibliothèque utilisera certainement ou qui sont utilisées par le système.

• AR_CANCELLATION

  • Les raisons pour lesquelles une demande d’article pourrait avoir été annulée

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Exemplaire introuvable (NOT_FOUND)

    • Item was found to be too damaged to fill article request (DAMAGED)

    • Cancelled from the OPAC user page (OPAC)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• Asort1

  • Utilisé à des fins de statistiques sur les acquisitions. Vous pouvez utiliser ceci comme des catégories statistiques quand vous créez un fonds dans les acquisitions.

• Asort2

  • Utilisé à des fins de statistiques sur les acquisitions. Vous pouvez utiliser ceci comme des catégories statistiques quand vous créez un fonds dans les acquisitions.

• BOR_NOTES

  • Values for pre-defined patron messages and circulation messages that appear on the circulation screen and the patron’s account on the OPAC.

  • Write the message you want to appear in the “Description” field.

    

  • Note that this field is limited to 200 characters. However, the message field in the patron record can hold more than that. Write the first 200 characters in the description and write the rest when adding the message.

• Bsort1

  • Valeurs qui peuvent être saisies pour renseigner le :ref:”champ de tri 1 des adhérents <add-a-new-patron-label>”

• Bsort2

  • Valeurs qui peuvent être saisies pour renseigner le :ref:”champ de tri 2 des adhérents <add-a-new-patron-label>”

• CAND

  • Une liste utilisée en UNIMARC

• CCODE

  • Codes de collection (apparaît en catalogage et modification d’exemplaires)

  • C’est normalement mappé avec le items.ccode de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Fiction (FIC)

    • Non-fiction (NFIC)

    • Référence (REF)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

    Avertissement

    For best results when searching, avoid using hyphens in location codes.

• CONTROL_NUM_SEQUENCE

  • Utilisé pour générer des numéros de contrôle dans :ref:”l’éditeur de notices avancé <advanced-editor-cataloging-label>”. Saisissez une chaîne (se terminant par un nombre) comme valeur autorisée et utilisez Description pour présenter le type de nombre. Par exemple : “sprLib0001” “Springfield library”. Dans l’éditeur de notices avancé, cela va activer un nouveau widget qui vous permettra de choisir le type de nombre et de générer le prochain nombre dans la séquence.

• COUNTRY

  • Une liste de nom de pays utilisés dans le champ UNIMARC 102 $a

• DAMAGED

  • Descriptions des exemplaires signalés comme endommagés (apparaît en catalogage et modification d’exemplaires).

  • C’est normalement mappé avec le items.damaged de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Endommagé (1)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation, mais les valeurs doivent être numériques.

  Avertissement

  les valeurs autorisées pour DAMAGED doivent être numériques.

• Département

  • Les options de départements sont requises pour le bon fonctionnement du module réserves de cours

• ERM_AGREEMENT_STATUS

  • Used to describe the status of an agreement record in the e-resources management module.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • Active (active)

    • In negotiation (in_negotiation)

    • Closed (closed)

      Avertissement

      Do not change the authorized value for “Closed” (the description can be changed), it is used to activate the “Closure reason” drop-down menu.

• ERM_AGREEMENT_CLOSURE_REASON

  • Used to describe the closure reason for an agreement record once the has been marked as Closed in the e-resources management module.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • Expired (expired)

    • Cancelled (cancelled)

• ERM_AGREEMENT_RENEWAL_PRIORITY

  • Used to describe the renewal priority for an agreement record in the e-resources management module, in order to flag up how important the renewal of that agreement is.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • For review (for_review)

    • Renew (renew)

    • Cancel (cancel)

• ERM_AGREEMENT_USER_ROLES

  • Used to describe the role of a staff user who is attached to an agreement or license record in the e-resources management module.

  • Default values are

    • ERM librarian (librarian)

    • Subject specialist (subject_specialist)

• ERM_LICENSE_TYPE

  • Used to describe the type of license in the e-resources management module.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • Local (local)

    • Consortial (consortial)

    • National (national)

    • Alliance (alliance)

• ERM_LICENSE_STATUS

  • Used to describe the status of a license record in the e-resources management module. Helps staff flag up licenses in their life cycle. Can also be used in reporting.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • In negotiation (in_negotiation)

    • Not yet active (not_yet_active)

    • Active (active)

    • Rejected (rejected)

    • Expired (expired)

• ERM_AGREEMENT_LICENSE_STATUS

  • Used to describe the status of a license linked to an agreement record in the e-resources management module. Helps staff flag licenses in their life cycle.

  • Can also be used in reporting.

  • Default values are

    • Controlling (controlling)

    • Future (future)

    • Historic (historic)

• ERM_AGREEMENT_LICENSE_LOCATION

  • Used to describe the physical location of an license record in the case where you may still have a paper copy of the license (rather than electronic)

  • Default values are

    • Filing cabinet (filing cabinet)

    • Cupboard (cupboard)

• ERM_PACKAGE_TYPE

  • Used to describe the types of package in the e-resources management module.

  • For local packages only

  • Default values are

    • Local (local)

    • Complete (complete)

• ERM_PACKAGE_CONTENT_TYPE

  • Used to describe the types of material found in a local package in the e-resources management module.

  • For local packages only

  • Default values are

    • Aggregated full (AggregatedFullText)

    • Abstract and index (AbstractAndIndex)

    • E-book (EBook)

    • E-journal (EJournal)

    • Mixed content (MixedContent)

    • Online reference (OnlineReference)

    • Print (Print)

    • Streaming media (StreamingMedia)

    • Unknown (Unknown)

• ERM_TITLE_PUBLICATION_TYPE

  • Used to describe the type of material of a title in the e-resources management module.

  • For local titles only

  • Default values are

    • AudioBook (audiobook)

    • Book (book)

    • Bookseries (bookseries)

    • Database (database)

    • E-book (ebook)

    • Journal (journal)

    • Newsletter (newsletter)

    • Newspaper (newspaper)

    • Proceedings (proceedings)

    • Report (report)

    • Streaming audio (streamingaudio)

    • Streaming video (streamingvideo)

    • Thesis/Dissertation (thesisdissertation)

    • Unspecified (unspecified)

    • Website (website)

• ETAT

  • Utilisé dans les installations UNIMARC françaises dans le champ 995 $o pour identifier le statut de l’exemplaire. Similaire à NOT_LOAN

• HINGS_AS

  • Fonds: indicateur du statut d’acquisition :: Cette donnée indique le statut d’acquisition de l’unité au moment du rapport.

• HINGS_C

  • Fonds : indicateur d’intégralité

• HINGS_PF

  • Indicateurs de support physique

• HINGS_RD

  • Fonds: indicateur de conservation :: Cette donnée indique la politique générale de conservation de l’unité.

• HINGS_UT

  • Fonds : Indicateur de type d’unité

• HOLD_CANCELLATION

  • Raisons pour lesquelles une réservation a pu être annulée. Elles sont utilisées au moment d” annuler des réservations.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Exemplaire introuvable (NOT_FOUND)

    • Exemplaire trop endommagé pour être réservé (DAMAGED)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• HSBND_FREQ

  • Cette liste de fréquences de livraison est utilisée dans le module de visites à domicile. Vous verrez ces options dans l’onglet :ref:`visites à domicile <housebound-patrons-label>`du dossier utilisateur sur l’interface professionnelle.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Chaque semaine (EW)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• ILL_STATUS_ALIAS

  • Statuts des demandes de prêt entre bibliothèques (PEB) utilisés dans le module PEB.

• ITEMTYPECAT

  • Catégories de recherche pour des types de documents. Ces valeurs permettent de rechercher plusieurs types de documents à la fois.

  • Pour combiner des types de documents dans des catégories, choisissez la catégorie dans les paramètres des types de documents.

  • Par exemple, une valeur ITEMTYPECAT pourrait être “NOUVEAUTÉS”. Cette catégorie de recherche pourrait être utilisée pour les types de documents “NOUVEAUX LIVRES” et “NOUVEAUX DVD”. Les types de documents NOUVEAUX LIVRES et NOUVEAUX DVDS seront alors remplacés dans le formulaire de recherche par “NOUVEAUTÉS”. Quand un adhérent choisit de rechercher à l’aide de la catégorie “NOUVEAUTÉS”, il recherchera dans plusieurs types de documents en une seule recherche.

• LANG

  • Liste des codes de langue standards ISO 639-2.

• LOC

  • Localisation (celle-ci apparaît généralement au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire).

  • C’est normalement mappé avec le items.location de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Audiovisuel (AV)

    • Panier de livres (CART)

      • CART est utilisé par UpdateItemLocationOnCheckin

    • Secteur enfant (ENFANT)

    • Fiction (FIC)

    • Piles générales (GEN)

    • Etagère des nouveautés (NEW)

    • A l’affichage (DISPLAY)

    • Centre de traitement (PROC)

      • PROC peut être utilisé avec NewItemsDefaultLocation et UpdateItemLocationOnCheckin.

    • Référence (REF)

    • Professionnel (STAFF)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

    Avertissement

    For best results when searching, avoid using hyphens in location codes.

• LOST

  • Descriptions des exemplaires perdus (celles-ci apparaissent au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire).

  • C’est normalement mappé avec le items.itemlost de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Perdu (1)

    • Long retard (perdu) (2)

    • Perdu et remboursé (3)

    • Introuvable (4)

    • Missing from bundle (5)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation, mais les valeurs doivent être numériques.

  Avertissement

  Les valeurs autorisées pour LOST doivent être numériques.

• OPAC_SUG

  • Une liste de raisons qui s’affichent dans le :ref:”formulaire de suggestion <purchase-suggestions-opac-label>” de l’OPAC.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • L’exemplaire de la bibliothèque est endommagé (endommagé)

    • Nouveauté d’un auteur à succès (bestseller)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• NOT_LOAN

  • Raisons du statut du document not for loan (celles-ci apparaissent au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire)

  • C’est normalement mappé avec le items.notforloan de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • En commande (-1)

    • Exclu du prêt (1)

    • Collecte du personnel (2)

    • Added to bundle (3)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation, mais les valeurs doivent être numériques.

  Avertissement

  Les valeurs autorisées pour NOT_LOAN doivent être numériques.

  • Les valeurs en nombres négatifs autoriseront les réservations (utilisé par exemple pour “en commande”)

  • Les valeurs positives ne permettront pas les réservations ni les prêts.

  • La valeur 0 signifie “empruntable”.

• ORDER_CANCELLATION_REASON

  • Motifs pour lesquels une commande peut avoir été annulée, utilisés en :ref:”Acquisitions <cancelling-an-order-label>”

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Sans motif fourni (0)

    • Epuisé (1)

    • Réassort (2)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• PA_CLASS

  • Valeurs utilisées pour grouper les attributs adhérents ensemble dans le formulaire d’ajout d’adhérent

• PAYMENT_TYPE

  • Génère un menu déroulant de méthodes de paiement personnalisées lors du :ref:”paiement des pénalités <pay-and-writeoff-fines-label>”

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Cash via SIP2 (SIP00)

    • Visa via SIP2 (SIP01)

    • Carte de crédit via SIP2 (SIP02)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• qualif

  • Codes de fonction (auteur, éditeur, collaborateur, etc.) utilisés dans les champs UNIMARC 7XX $4 (en français).

• RELTERMS

  • List of relator codes and terms

  • This list is based on the Library of Congress” MARC21 code list for relators

  • It can be linked to a subfield in a MARC bibliographic framework in order to create a dropdown menu for cataloguers to choose from instead of typing the relator code. In MARC21, relator codes are usually in subfield $4.

• REPORT_GROUP

  • Un moyen de trier et filtrer vos rapports. Cela apparaitra comme onglet dans le page des rapports sauvegardés.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Comptabilité (ACC)

    • Acquisitions (ACQ)

    • Catalogue (CAT)

    • Règles de circulation (CIRC)

    • Adhérents (PAT)

    • Périodiques (SER)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• REPORT_SUBGROUP

  • Ces valeurs peuvent être aussi utilisées pour trier et filtrer vos rapports.

  • Les valeurs saisies doivent inclure les valeurs autorisées par REPORT_GROUP dans le champ Description (OPAC) pour lier le sous-groupe au groupe approprié.

    

• RESTRICTED

  • Statut de restrictions d’utilisation d’exemplaire (celui-ci apparaît au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire)

  • C’est normalement mappé avec le items.restricted de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Accès restreint (1)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation, mais les valeurs doivent être numériques.

  Avertissement

  Les valeurs autorisées pour cette catégorie doivent être numériques.

• RETURN_CLAIM_RESOLUTION

  • Motifs pour lesquels une réclamation a été résolue

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Retourné par l’adhérent (RET_BY_PATRON)

    • Trouvé à la bibliothèque (FOUND_IN_LIB)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• ROADTYPE

  • Types de voies à utiliser dans les adresses des adhérents (champ “type de voie” dans dossier de l’adhérent)

• SIP_MEDIA_TYPE

  • Utilisé lors de la création ou de l’édition d’un type de document pour lui assigner un type de média SIP pour les appareils tels les casiers ou les trieuses.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Other (000)

    • Book (001)

    • Magazine (002)

    • Bound journal (003)

    • Audio tape (004)

    • Video tape (005)

    • CD/CDROM (006)

    • Diskette (007)

    • Book with diskette (008)

    • Book with CD (009)

    • Book with audio tape (010)

  Avertissement

  SIP media types are limited to 3 characters. Make sure your authorized values for SIP_MEDIA_TYPE do not have more than 3 characters.

• STACK

  • Numéro topographique (celle-ci apparaît généralement au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire)

  • C’est normalement mappé avec le items.stack de la base de données Koha.

  Avertissement

  Les valeurs autorisées pour cette catégorie doivent être numériques.

• SUGGEST

  • Motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions d’acquisitions (apparaît au moment de gérer les suggestions)

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Disponible via le PEB (AVILL)

    • Bestseller (BSELL)

    • Document not corresponding to our acquisition policy (Poldoc)

    • Document too expensive (Expensive)

    • Insufficient budget (Budget)

    • L’exemplaire de la bibliothèque est perdu (LCL)

    • L’exemplaire de la bibliothèque est endommagé (SCD)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

• SUGGEST_FORMAT

  • Liste de types de documents qui s’affichent dans le :ref:”formulaire de suggestion <purchase-suggestions-opac-label>” de l’OPAC.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Audiobook (AUDIOBOOK)

    • Livre (BOOK)

    • EBook (EBOOK)

    • DVD (DVD)

    • Gros caractères (LP)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation.

    Avertissement

    Suggestion format types are limited to 30 characters. Make sure your authorized values for this category do not have more than 30 characters.

• SUGGEST_STATUS

  • Une liste de statuts additionnels pour les :ref:”suggestions <managing-purchase-suggestions-label>” qui peuvent être utilisés en complément des valeurs par défaut.

    Avertissement

    The suggestion status is limited to 10 characters. Make sure your authorized value does not have more than 10 characters.

    Avertissement

    The suggestion status must not contain any spaces.

• TERM

  • Termes utilisés dans le module Réserves de cours. Entrez les termes qui apparaîtront dans le menu déroulant lors de la configuration d’une réserve de cours. (Par exemple : Printemps, Été, Automne, Hiver).

• TELECHARGER

  • Catégories à assigner aux téléchargements de fichiers. Sans catégorie, un téléchargement est considéré comme temporaire et peut être supprimé lors de nettoyages automatiques.

• VENDOR_INTERFACE_TYPE

  • Values used as types of interfaces for vendor interfaces in the acquisitions module.

• VENDOR_ISSUE_TYPE

  • Values used as a type of issue with a vendor when adding an issue in the acquisitions module.

• VENDOR_TYPE

  • Values used to categorize vendors in the acquisitions module.

• WITHDRAWN

  • Description d’un exemplaire désherbé (celle-ci apparaît au moment d” ajouter ou modifier un exemplaire)

  • C’est normalement mappé avec le items.withdrawn de la base de données Koha.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Retiré des collections (1)

    Vous pouvez les changer pour les adapter aux besoins de votre organisation, mais les valeurs doivent être numériques.

  Avertissement

  Les valeurs autorisées pour cette catégorie doivent être numériques.

• YES_NO

  • “YES_NO” est un champ de valeur autorisé générique qui peut-être utilisé partout où vous avez besoin d’un simple menu déroulant oui/non.

  • Si vous choisissez d’installer les valeurs par défaut pour cette catégorie, vous aurez

    • Oui (1)

    • Non (0)

  Avertissement

  In general, binary fields require a 1 or 0 value. If you change these values, make sure the field you intend to attach it to can take other values than 0 or 1.

Adding new authorized value categories

In addition to the existing categories that come by default with Koha, librarians can add their own authorized value categories to control data that is entered into the system.

To add a new category:

• Cliquez sur « Ajouter catégorie »

  

• Limit your category code to 32 characters (something short to make it clear what the category is for)

  Avertissement

  A category code cannot have spaces or special characters other than underscores and hyphens in it.

Proceed to add a new authorized value to the category.

Adding new authorized values

New authorized values can be added to any existing or new category.

To add a value:

• From the categories list, click the “Add” button on the right of the category

  

  • Alternatively, click on the category name, and then click “New authorized value for …”

    

  • If the category has no values yet, click on the “Add a new authorized value” button at the bottom of the page

    

• Remplissez le formulaire

  

  • Authorized value: enter a code for your authorized value

    Note

    Important : La valeur autorisée est limitée à 80 caractères et ne peut contenir des espaces ou des caractères particuliers autres que des traits de soulignement et d’union.

    Some categories, such as SUGGEST_STATUS, may have stricter limits. Refer to the Existing authorized values categories section above for specified limits.

  • Description: use this field for the actual value that will be displayed.

  • Description (OPAC): if you want a different description to show in the OPAC, enter it here. If this field is empty, the “Description” will be used in both the staff interface and the OPAC.

  • Library limitations: if you would like to limit this authorized value to only specific libraries, you can choose them from this menu. To have it available to all libraries just choose “All libraries” at the top of the list.

  • Choose an icon: you can choose an image that will appear next to the value in the staff interface and OPAC.

    Note

    This feature doesn’t work everywhere. It’s mostly for item locations (LOC) and collections (CCODE) in the advanced search.

• Cliquez sur “Enregistrer”

• La nouvelle valeur apparaîtra dans la liste avec les valeurs existantes

  

Supprimer des valeurs autorisées

Pour supprimer une valeur autorisée, cliquez sur le bouton “Supprimer” à droite de celle-ci.

Une fois qu’il n’y a plus de valeurs autorisées dans une catégorie de valeurs autorisées, vous pouvez supprimer la catégorie.

Adhérents et circulation

Paramètres de contrôle d’information de l’adhérent et de la circulation.

Catégories d’adhérents

Les catégories d’adhérent vous permettent d’organiser, de regrouper vos publics en fonction de différents critères, tels que l’âge, l’appartenance à un groupe, etc.

• Aller à : Plus > Administration > Adhérents et Circulation > Catégories d’adhérents

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : patron_categories).

Ajout d’une Catégorie d’adhérent

Pour ajouter une nouvelle catégorie d’adhérent, cliquer sur “Ajouter une catégorie”, en haut de la page

• Le “Code de catégorie” est l’identifiant pour votre nouvelle catégorie.

  • Le code de catégorie est limité à 10 caractères (chiffres et lettres) et doit être unique.

  • Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

• Description: une version plein texte de la categorie.

  • La description sera visible partout dans Koha.

  • Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

• Durée d’inscription:

  • En mois: doit être renseignée si vous inscrivez vos lecteurs pour une durée limitée. Par exemple, des cartes d’étudiant qui expirent après neuf mois

  • Jusqu’à la date: vous pouvez choisir une date à laquelle les cartes expireront

  • Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

Avertissement

Vous ne pouvez saisir une valeur à la fois en mois ou à une date fixe. Choisissez l’une ou l’autre méthode.

• Expiration du mot de passe : saisissez le nombre de jours après lequel un adhérent doit changer son mot de passe.

• Age requis: âge minimum requis (en années) associé à la catégorie. Par exemple, un adhérent “adulte” aura un minimum de 18 ans; cela signifie que les adhérents doivent avoir au moins 18 ans pour être dans cette catégorie.

  • En création ou modification d’un adhérent, un avertissement apparaitra si l’adhérent est trop jeune pour cette catégorie.

    

  • Cette valeur est utilisée par le update_patrons_category.pl cron job pour changer la catégorie des adhérents qui sont trop jeunes.

• Limite d’âge : âge maximum (en années) associé à la catégorie. Par exemple, un adhérent de la catégorie “Enfant” pourrait avoir une limite d’âge de 18, ce qui signifie que les adhérents peuvent avoir une carte enfant jusqu’à leurs 18 ans.

  • En création ou modification d’un adhérent, un avertissement apparaitra si l’adhérent est trop âgé pour cette catégorie.

    

  • Cette valeur est utilisée par le update_patrons_category.pl cron job pour changer la catégorie des adhérents qui sont trop âgés.

• Frais d’inscription : entrez le montant si vous faites payer des frais à vos adhérents (par exemple à ceux qui vivent dans une autre région).

Avertissement

Saisir uniquement des nombres avec décimal, sans aucun autre caractère.

Note

Selon le paramétrage de la valeur de la préférence système FeeOnChangePatronCategory, ce montant sera ajouté comme frais sur le compte de l’usager lors du renouvellement de son abonnement comme lors de sa première inscription.

• Avis de retard: choisir “Oui” si vous désirez envoyer des avis de retard à cette catégorie d’utilisateurs. Cette option vous permettra de programmer vos avis de retard dans le déclencheur de notifications du module Outils.

• Documents perdus dans l’interface professionnelle : Vous pouvez décider pour chaque catégorie d’usager si les documents perdus sont visibles dans l’interface professionnelle.

  • Montré : les exemplaires perdus sont montrés dans l’interface professionnelle.

  • Caché par défaut: les exemplaires perdus sont cachés, mais les professionnels peuvent cliquer sur “Montrer tous les exemplaires” pour les voir.

Note

Ce n’est applicable que dans l’interface professionnelle, donc modifier cette valeur pour des catégories d’adhérents qui n’ont pas accès à l’interface professionnelle ne fait aucune différence.

• Frais de réservation : saisissez le montant à payer pour les adhérents de cette catégorie lorsqu’ils effectuent des réservations.

Avertissement

Saisir uniquement des nombres avec décimal, sans aucun autre caractère.

• Type de catégorie : choisissez une des six catégories principales.

  • Adulte: type d’adhérent le plus commun, le plus souvent utilisé pour une catégorie générale d’adhérents.

  • Child: another common patron type.

  • Personnel : personnel de la bibliothèque

  • Collectivité : Un établissement auquel sont rattachés des adhérents de type Professionnel.

  • Professionnel : les adhérents professionnels peuvent être liés à des adhérents de type Collectivité.

  • Statistique : ce type d’adhérent est utilisé uniquement à des fins statistiques, par exemple pour suivre les prêts sur place.

  • Ce champ est obligatoire pour enregistrer la catégorie adhérent. Vous rencontrerez une erreur s’il est laissé vide.

• Can be guarantee: if the patrons of this category can have guarantors, choose yes. This will make the “Patron guarantor” and “Non-patron guarantor” sections appear in the patron form.

• Limitations de site : si nécessaire, limitez cette catégorie d’adhérent à certains sites de votre réseau. Sélectionnez “Tous les sites” si vous souhaitez que cette catégorie ait accès à tous les sites.

  • Pour sélectionner plus d’un site, maintenez la touche Ctrl enfoncée en faisant votre sélection.

• Mot de passe réinitialisé à l’OPAC : vous pouvez décider si les usagers de cette catégorie sont autorisés à réinitialiser leur mot de passe via la fonction “Mot de passe oublié” de l’OPAC. Par défaut, il suivra la règle définie dans la préférence système OpacResetPassword.

  • Suivre la préférence système OpacResetPassword.

  • Autorisé : les adhérents de cette catégorie pourront réinitialiser leur mot de passe via l’OPAC quel que soit le paramétrage de OpacResetPassword.

  • Non autorisé : les adhérents de cette catégorie ne pourront pas réinitialiser leur mot de passe via l’OPAC quel que soit le paramétrage de OpacResetPassword.

• Changement de mot de passe à l’OPAC : vous pouvez décider si les usagers de cette catégorie sont autorisés à changer leur mot de passe via l’OPAC. Par défaut, il suivra la règle définie dans la préférence système OpacPasswordChange.

  • Suivre la préférence système OpacPasswordChange.

  • Autorisé : les adhérents de cette catégorie pourront changer leur mot de passe via l’OPAC quel que soit le paramétrage de OpacPasswordChange.

  • Non autorisé : les adhérents de cette catégorie ne pourront pas changer leur mot de passe via l’OPAC quel que soit le paramétrage de OpacPasswordChange.

• Taille minimale du mot de passe : entrez la longueur minimale du mot de passe pour les adhérents de cette catégorie. Laissez vide pour utiliser la longueur par défaut fixée dans la préférence système minPasswordLength.

• Nécessite un mot de passe fort : vous pouvez décider si un mot de passe robuste (doit contenir au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre) est requis pour les adhérents de cette catégorie. Par défaut c’est la règle fixée dans la préférence système RequireStrongPassword.

  • Suivre la préférence système RequireStrongPassword.

  • Oui : les adhérents de cette catégorie devront avoir un mot de passe robuste quels que soient les réglages de RequireStrongPassword.

  • Non : les adhérents de cette catégorie ne devront pas avoir un mot de passe robuste quels que soient les réglages de RequireStrongPassword.

• Bloquer les adhérents expirés : vous pouvez décider si les adhérents de cette catégorie sont bloqués dans leur accès à l’OPAC si leur carte est expiré. Par défaut s’appliquera la règle fixée dans la préférence système BlockExpiredPatronOpacActions.

  • Suivre la préférence système BlockExpiredPatronOpacActions.

  • Empêcher: les renouvellements et réservations sur l’OPAC seront bloquées aux utilisateurs avec dossiers expirés de cette catégorie, et Koha ignorera le paramètre de la préférence BlockExpiredPatronOpacActions.

  • Ne pas empêcher: les renouvellements et réservations sur l’OPAC seront permis aux utilisateurs avec dossiers expirés de cette catégorie, et Koha ignorera le paramètre de la préférence BlockExpiredPatronOpacActions.

• Check for previous checkouts: if the CheckPrevCheckout system preference is set to either “Unless overridden by patron category” options, you will be able to set the value for this particular patron category here.

  • Yes and try to override system preferences: Koha will check if the patron already checked out this item, unless the patron’s personal settings prevent it.

  • No and try to override system preferences: Koha will not check in the patron already checked out this item, unless the patron’s personal settings permit it.

  • Inherit from system preferences: the setting of the CheckPrevCheckout system preference will be followed.

• Confidentialité par défaut : choisissez les paramétrages de confidentialité par défaut pour les adhérents de cette catégorie.

  • Par défaut : l’historique de prêt sera conservé indéfiniment, jusqu’à ce que le batch_anonymize.pl script tourne ou bien qu’une batch anonymization manuelle soit lancée.

  • Jamais : l’historique de prêt est anonymisé dès le retour. Les statistiques sont conservées, mais le lien entre l’emprunt, l’exemplaire et l’adhérent est retiré.

  • Toujours : l’historique de prêt n’est jamais anonymisé pour les adhérents de cette catégorie, même s’il y a un cron job ou une anonymisation manuelle.

  • Ce paramétrage peut être modifié par l’adhérent via l’OPAC si vous le permettez avec la préférence système OPACPrivacy.

• Exclure de la priorité des réservations locales : choisissez si les réservations pour les adhérents de cette catégorie ont une priorité.

  • Oui : les réservations pour les adhérents de cette catégorie n’ont pas de priorité spéciale, quel que soit le paramétrage de la préférence système LocalHoldsPriority.

  • Non : les réservations pour les adhérents de cette catégorie sont assujetties au paramétrage de la préférence système LocalHoldsPriority.

• Default messaging preferences for this patron category: assign advanced messaging preferences by default to the patron category

  • These default preferences can be changed on an individual basis for each patron. This setting is just a default to make it easier to set up messages when creating new patrons.

  Note

  La préférence système EnhancedMessagingPreferences doit être positionnée sur “Autoriser”.

  Avertissement

  Ces paramètres par défaut s’appliqueront uniquement aux nouveaux adhérents ajoutés dans le système. Cela ne modifiera pas les préférences pour les adhérents existants.

  If you need to apply the default preferences to existing patrons, you can force those changes by running the borrowers-force-messaging-defaults script found in the misc/maintenance folder. Ask your system administrator for assistance with this script.

Circulation and fine rules

Ces règles régissent la façon dont vos exemplaires sont mis en circulation, comment et quand sont calculées les amendes et comment sont gérées les réservations.

• Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Circulation and fine rules

Les règles sont appliquées de la plus spécifique à la plus générale, utilisant la première règle trouvée dans l’ordre suivant :

• même bibliothèque, même catégorie d’adhérent, même type de document

• même bibliothèque, même catégorie d’adhérent, tous les types de document

• même bibliothèque, toutes les catégories d’adhérent, même type de document

• même bibliothèque, toutes les catégories d’adhérent, tous les types de document

• par défaut (toutes les bibliothèques), même catégorie d’adhérent, même type de document

• par défaut (toutes les bibliothèques), même catégorie d’adhérent, tous les types de document

• par défaut (toutes les bibliothèques), toutes les catégories d’adhérent, même type de document

• par défaut (toutes les bibliothèques), toutes les catégories d’adhérent, tous les types de document

Les préférences CircControl et HomeOrHoldingBranch entrent aussi en jeu lors du calcul de la règle de circulation à suivre.

• Si :ref’CircControl <CircControl-label>” est réglé sur « le site où vous êtes connecté », les règles de circulation seront choisies en se basant sur le site auquel le professionnel qui fait le prêt est connecté

• Si CircControl est réglé sur « le site d’inscription de l’adhérent », les règles de circulation seront choisies en se basant sur le site de l’adhérent

• Si CircControl est définie sur “la bibliothèque d’où provient l’exemplaire”, les règles de circulation seront basées sur le site de l’exemplaire suivant le paramétrage défini dans HomeOrHoldingBranch (bibliothèque d’appartenance ou site dépositaire de l’exemplaire).

• Si IndependentBranches est réglée sur “Oui” (Empêcher) alors la valeur de :ref:”HomeOrHoldingBranch <HomeOrHoldingBranch-label>” est utilisée pour déterminer si le document peut être emprunté ou pas. Si la bibliothèque d’origine du document ne correspond pas à la bibliothèque où le prêt est fait, le document ne peut pas être prêté à moins que vous ne soyez un superbibliothécaire.

  Important

  Vous devez au minimum définir une règle de circulation par défaut, qui doit concerner tous les types de documents, tous les sites et toutes les catégories d’adhérents. Elle s’appliquera dans tous les cas où une règle plus spécifique n’aura pas été définie. Si vous ne définissez pas cette règle par défaut cela peut bloquer la finalisation d’une procédure de prêt ou empêcher une réservation.

Définir les règles de circulation

En utilisant la matrice des règles de circulation, vous pouvez définir des règles qui dépendent de combos catégorie d’adhérent/type de document.

Note

La matrice étant très large, vous pouvez exporter les règles existantes en format Microsoft Excel ou CSV, pour les regarder, en utilisant le bouton “Exporter” en haut du tableau.

Par paramétrer vos règles, choisissez un site dans la liste déroulante (ou “Règles de base pour toutes les bibliothèques” pour appliquer ces règles à toutes les bibliothèques) :

Vous pouvez choisir dans la matrice toutes les combinaisons de catégories d’adhérent et de types d’exemplaire sur lesquelles appliquer les règles.

• Choisissez d’abord la catégorie d’adhérent à laquelle appliquer la règle. Si vous laissez à Défaut, la règle s’appliquera à toutes les catégories d’adhérent.

• Sélectionnez le Type d’exemplaire auquel vous voulez appliquer cette règles. Si vous laissez “Défaut”, elle s’appliquera à tous les types d’exemplaires pour cette catégorie d’adhérents

  • Si un type de document a un parent, la règle s’appliquera de Parent à Enfant. Le nombre de prêts simultanés autorisés sera limité soit au maximum du type de document parent (en comptant tous les types de documents associés) soit à la règle spécifique du type de document si cette dernière est moins élevée.

    

    Dans l’exemple ci-dessus, il existe une règle pour le type de document DVD avec un maximum de 5 prêts et une règle pour Blu-ray, un enfant de DVD, avec un maximum de 2 prêts. Un adhérent de cette bibliothèque pourra emprunter un maximum de 2 Blu-ray sur un total de 5 documents de type DVD ou Blu-ray.

    Pour résumer, un adhérent de cette bibliothèque pourrait prendre soit : - 0 Blu-ray et un maximum de 5 DVD - 1 Blu-ray et un maximum de 4 DVD - 2 Blu-ray et un maximum de 3 DVD

• Ajoutez des notes sur votre règle de circulation dans le champ Notes. Cela peut être utile pour se rappeler pourquoi et quand quelque chose a été modifié pour la dernière fois.

• Limitez le nombre de documents de ce type qu’un adhérent de cette catégorie peut emprunter en même temps en saisissant un nombre dans le champ “Prêts actuellement autorisés”.

• Si vous autorisez les :ref:”prêts sur place <onsitecheckouts-label>”, alors vous souhaitez peut-être aussi limiter le nombre de documents de ce type que les adhérents de cette catégorie peuvent emprunter sur place.

  • Note

    Ce paramétrage dépend aussi de la préférence ConsiderOnSiteCheckoutsAsNormalCheckouts

• Définir la durée de prêt pour un document pour un adhérent de cette catégorie en saisissant le nombre d’unités (jours ou heures) dans la case “Période de prêt”.

• Définir si la période de prêt doit inclure ou non les jours de fermeture dans la colonne “Mode jours”. L’option choisie ici remplacera la préférence système useDaysMode pour cette règle particulière.

  • L’option “Défaut” prendra l’option définie dans la préférence système useDaysMode

  • Choisissez l’option “Calendrier” si vous souhaitez utiliser le calendrier pour sauter les jours de fermeture de la bibliothèque

  • Choisissez l’option « Date de retour » si vous souhaitez repousser la date de retour au prochain jour d’ouverture

  • Choisissez l’option “Jours” si vous souhaitez ignorer le calendrier et calculer directement la date de retour

  • Choisir l’option “Jour de la semaine” si vous voulez utiliser le calendrier pour repousser la date de retour au même jour ouvert de la semaine suivante pour les prêts en durée hebdomadaire, ou sinon, au jour ouvert suivant

• Choisissez à partir de quelle unité de temps, jours ou heure, la durée de prêt et les amendes seront calculées dans la colonne “Unité”

• Vous pouvez également définir une date de retour forcée pour une catégorie de lecteur et un type de document spécifiques. La date de retour forcée offre trois options:

  • Exactement le: la date de retour de tout exemplaire emprunté avec cette règle sera définie par cette date de retour forcée.

  • Avant: Koha calculera la durée normale du prêt. Si la date de retour calculée est postérieure ou égale à la date de retour forcée, c’est cette dernière qui sera utilisée.

  • Après: Koha calculera la durée normale du prêt. Si la date de retour calculée est antérieure à la date de retour forcée, c’est cette dernière qui sera utilisée.

• “Montant de l’amende” doit contenir le montant à appliquer pour des documents en retard.

  Important

  Saisissez uniquement des chiffres et le séparateur décimal. »

• Entrez la “Périodicité de l’amende” dans l’unité que vous avez choisie (par exemple, facturer les amendes chaque 1 jour ou toutes les 2 heures). La préférence système :ref:” finesCalendar <finesCalendar-label>” contrôle si les jours de fermeture de la bibliothèque sont pris en compte ou non.

• « Quand faire payer » est surtout utile dans les bibliothèques qui ont une périodicité pour les amendes supérieure à 1 jour.

  • Fin de l’intervalle: étant donnés une période de grâce de 2 jours et un intervalle pour la facturation des amendes de 7 jours, la première amende apparaîtra 7 jours après la date de retour prévue, cela prendra toujours un intervalle de facturation (7 jours) avant que la première amende soit ajoutée sur le compte de l’adhérent

  • Début de l’intervalle: étant données une période de grâce de 2 jours et une périodicité pour les amendes de 7 jours, la première amende apparaîtra 2 jours après la date de retour prévue et la seconde amende, 7 jours après la date de retour prévue.

• Le “délai de grâce pour les pénalités” est la période pendant laquelle un document peut être en retard avant que vous ne commenciez à appliquer des pénalités. La préférence système FinesIncludeGracePeriod contrôle si le délai de grâce sera inclus ou non lors du calcul des pénalités.

  Important

  Cela peut seulement être défini en “Jours”, pas en “Heures”

• La “Pénalité maximale pour retards” est l’amende maximum par document pour la combinaison entre ce type d’adhérent et ce type de document.

  Important

  Si ce champ est laissé vide, Koha ne mettra pas de limite aux amendes générées. Un montant maximal d’amende pour tous les retards peut-être fixé avec la préférence système MaxFine.

• Si vous voulez faire en sorte de ne pas surfacturer les adhérents pour les documents perdus, vous pouvez coher la case « Limiter l’amende au prix de remplacement ». Cela empêchera que le montant des amendes dépasse le prix de remplacement du document.

  Note

  Si « Limiter l’amende au prix de remplacement » est ainsi défini, l’amende sera le montant le moins élevé des deux si tous les deux peuvent s’appliquer pour un même prêt.

• Si vous pénalisez vos lecteurs en suspendant leur compte, vous pouvez indiquer le nombre de jours de suspension dans le champ “Suspension (j.)”

  Important

  Cela peut seulement être défini en “Jours”, pas en “Heures”

• Vous pouvez aussi définir le nombre maximum de jours de suspension d’un adhérent dans la préférence “Max suspension duration”

• L’option “Suspension (périodicité)” fonctionne comme “Amende (périodicité)”. Par exemple, vous pouvez “sanctionner” un adhérent d’un jour de suspension tous les deux jours de retard.

• Décidez ensuite si l’adhérent peut renouveler ce type d’exemplaire, et ce, indiquez combien de fois l’adhérent a cette possibilité dans la zone “Prolongations Autorisées”.

• Si vous autorisez les renouvellements automatiques (voir UnseenRenewals), saisissez combien de renouvellements “automatiques” les adhérents peuvent effectuer. Ce n’est pas en plus des renouvellements classiques, mais plutôt combien de renouvellements “automatiques” peuvent être effectués parmi le nombre total de renouvellements.

• Si vous autorisez les renouvellements, vous pouvez en définir la durée (dans l’unité de temps que vous aurez choisie) dans la case “Durée du renouvellement”

• Si vous autorisez les renouvellements, vous pouvez contrôler combien de temps avant la date de retour prévue, les adhérents peuvent renouveler leurs documents, avec la case “Pas de renouvellement avant ».

  • Si ce champ est non rempli les exemplaires peuvent être renouvelés à tout moment. Sinon, les exemplaires ne sont renouvelés que si l’exemplaire doit être rendu est à selon le nombre rempli en unités (jours/heures) dans cette boîte de dialogue.

  • Pour contrôler cette valeur à un niveau plus fin, il faut configurer la préférence NoRenewalBeforePrecision.

• Si vous le souhaitez vous pouvez permettre des renouvellements automatiques pour certains exemplaires/lecteurs. Cela permettra le renouvellement automatique d’après vos règles de circulation à moins qu’une réservation ne soit placée sur l’exemplaire.

  Important

  Vous devrez activer le cron job de renouvellement automatique pour que cela fonctionne.

  Important

  Cette fonctionnalité nécessite que la colonne “ne pas renouveler avant” soit remplie ou bien un renouvellement automatique sera fait chaque jour après la date de retour.

• Si vous utilisez les renouvellements automatiques, vous pouvez utiliser le paramètre “Pas de renouvellement automatique après” pour limiter la durée de l’emprunt. Par exemple: ne pas autoriser les renouvellements automatiques au-delà d’une période de prêt de 80 jours.

• De la même manière que pour le paramètre de date de retour forcée, vous pouvez aussi stopper les renouvellements automatiques après une date spécifique en utilisant le paramètre “Pas de renouvellement automatique après (limite stricte)”.

• Si les adhérents de cette catégorie peuvent faire des réservations sur ce type d’exemplaires, entrez le nombre total d’exemplaire (de ce type) qu’ils sont autorisés à réserver dans le champ “Réservation autorisées”.

  • Laisser vide pour avoir un nombre illimité de réservations.

  • Si vous préférez mettre une limite de réservations par catégorie d’adhérents, indépendamment du type de document, voir la section limite de prêt et réservation par défaut par catégorie d’adhérent ci-dessous.

  • Si vous souhaitez avoir une limite stricte de réservation, indépendamment de la catégorie d’adhérents et du type de document, voir la section Règles de prêt, réservation et retour par défaut ci-dessous.

  • Si vous voulez avoir une limite ferme du nombre de réservations, indépendamment de la catégorie d’adhérent, du type de prêt, et s’appliquant à tous les sites, rendez-vous à la préférence système maxreserves.

• Vous pouvez aussi définir une limite par jour sur le nombre de réservations qu’un adhérent peut effectuer.

• Tandis que les deux paramètres précédents limitent les réservations qui peuvent être placées sur différentes notices, le paramètre suivant est utilisé pour limiter le nombre de réservations qui peuvent être placées sur une seule notice à la fois.Par exemple, pour les livres de fiction vous pourriez vouloir autoriser la réservation d’un seul exemplaire à la fois par le même utilisateur. Mais pour les périodiques, où les exemplaires représentent différents fascicules, plus d’une seule réservation convient.

  Note

  If this is set to a number that is greater than 1, but not Unlimited, then staff will have the option of placing multiple holds at once when placing a hold on the next available item in the staff interface

• Ensuite vous pouvez décider de quelle manière la disponibilité des exemplaires influe sur la possibilité de les réserver. L’option “Réservations sur étagère autorisées” a trois paramétrages :

  • Oui : Cela permettra d’effectuer des réservations sur les exemplaires dans tous les cas. Peu importe qu’ils soient disponibles ou empruntés.

  • Si au moins un exemplaire est indisponible : Cela permettra d’effectuer une réservation dès qu’un ou plusieurs exemplaires de la notice sont empruntés. Peu importe s’il y a encore un ou plusieurs exemplaires disponibles sur l’étagère.

  • Si tout est indisponible : Cela permettra d’effectuer une réservation dès que tous les exemplaires de la notice qui peuvent satisfaire la réservation sont empruntés. Ceci est particulièrement utile pour les bibliothèques qui n’offrent pas de service de réservation de documents sur l’étagère par les adhérents.

• Dans “Réservation au niveau exemplaire à l’OPAC” vous pouvez décider si les adhérents ont le droit de réserver un exemplaire spécifique dans le type de document en question. Les options sont :

  • Autoriser : permettra aux adhérents de choisir soit le prochain disponible soit un exemplaire spécifique.

  • Ne pas autoriser : Permettra seulement aux adhérents de choisir le prochain disponible.

  • Force : permettra seulement aux adhérents de choisir un exemplaire précis

• Si vous voulez autoriser les adhérents de cette catégorie à placer des demandes d’article sur les exemplaires de ce type, choisissez une option dans la colonne “Demandes d’articles”

  • Non : les adhérents de cette catégorie ne pourront pas placer des demandes d’articles sur les exemplaires de ce type

  • Oui : les adhérents de cette catégorie pourront placer des demandes d’articles sur les exemplaires de ce type, soit sur un exemplaire spécifique (par exemple dans le cas de fascicules de périodiques) soit sur une notice entière (par exemple dans le case de monographies)

  • Notice uniquement : les adhérents de cette catégorie pourront placer des demandes d’articles sur les notices de ce type, mais pas sur des exemplaires spécifiques

  • Exemplaire seulement : les adhérents de cette catégorie pourront placer des demandes d’articles sur les exemplaires de ce type, mais pas sur des notices entières

  Avertissement

  This column will only appear if the ArticleRequests system preference is enabled.

  Si vous voulez utiliser la fonctionnalité de demandes d’articles vous devez l’activer avec la préférence système ArticleRequests et configurer le formulaire en utilisant les autres préférences liées.

• Si vous avez paramétré un :ref:”prêt payant pour le type de document <adding-item-types-label>” et que vous souhaitez attribuer à une catégorie d’adhérent particulière une remise sur le coût, saisissez le pourcentage de remise (sans le symbole %) dans le champ “Remise”

• Si la préférence système UseRecalls est activée, vous aurez plusieurs options pour contrôler les rappels.

  • Rappels autorisés (total) : saisissez le nombre de rappels en cours qu’un adhérent de cette catégorie peut avoir sur les exemplaires ou les notices de ce type de document.

  • Rappels par notice (nombre) : saisissez le nombre de rappels en cours qu’un adhérent de cette catégorie peut avoir sur une quelconque notice de ce type de document.

  • Rappels sur étagère autorisés : choisissez si les adhérents peuvent rappeler des exemplaires sur des notices qui ont des exemplaires disponibles

    • Si au moins un exemplaire est indisponible : si une notice a plus d’un exemplaire et qu’au moins un est indisponible, l’adhérent pourra rappeler des exemplaires de cette notice

    • Si tout est indisponible : tous les exemplaires d’une notice doivent être indisponibles pour qu’un adhérent puisse rappeler un exemplaire de cette notice

  • Diminution de la durée du prêt pour les rappels (jour) : saisissez le nombre de jours qu’un adhérent a pour rendre un exemplaire qui a été rappelé

  • Montant de l’amende pour rappel : saisissez le montant de l’amende qu’un adhérent devra payer s’il ne rend pas l’exemplaire rappelé à la date de retour prévue

  • Période de retrait du rappel : saisissez le nombre de jours qu’un adhérent a pour venir chercher l’exemplaire qu’il a rappelé, une fois qu’il a été marqué en attente de retrait.

    Note

    This value supersedes the value in the RecallsMaxPickUpDelay system preference.

Quand vous avez terminé, cliquez sur “Enregistrer” pour enregistrer vos modifications. Pour modifier une règle, cliquez simplement sur le bouton “Modifier” soit au début soit à la fin de la ligne. La ligne de la règle en cours de modification sera surlignée en jaune et les valeurs apparaîtront remplies en bas du tableau. Modifiez les valeurs en bas de tableau et cliquez sur enregistrer.

Note

Si, en modifiant une règle, vous changez soit la catégorie d’adhérent soit le type de document, cela créera une nouvelle règle. Vous pouvez faire ainsi pour dupliquer des règles plutôt que d’en créer de nouvelles si les valeurs sont similaires.

Sinon, vous pouvez créer une règle avec la même catégorie d’adhérent et le même type de document et cela modifiera la règle existante, car il ne peut y avoir qu’une seule règle par combinaison de site-catégorie d’adhérent-type de document.

Si vous souhaitez supprimer votre règle, cliquez sur le bouton “Supprimer” au début ou à la fin de la ligne.

Pour gagner du temps vous pouvez cloner les règles d’un site à un autre en choisissant l’option de clonage au-dessus du tableau de règles. Veuillez noter que cette opération remplacera toutes les règles déjà configurées pour ce site.

Après avoir choisi de cloner, un écran de confirmation s’affiche.

Règles de prêts, de réservations et de retours par défaut

Vous pouvez définir par défaut un nombre maximum de prêts, un nombre maximum de réservations et une politique de réservation qui seront utilisés si rien n’est défini en-dessous pour un type de document ou une catégorie d’adhérent particuliers. C’est la règle de base par défaut.

Vous sélectionnez dans ce menu une règle par défaut qui s’appliquera à tous les types d’exemplaire et toutes les catégories d’adhérent de la bibliothèque.

• Saisissez dans « Nombre Total de prêts autorisés » le maximum de documents qu’un adhérent peut emprunter à la fois.

• Dans “Nombre Total de prêts sur place autorisés”, saisissez le maximum de documents qu’un adhérent peut emprunter à la fois (OnSiteCheckouts doit être activée)

• Dans “Maximum de réservations autorisées (Nbre)”, saisissez le nombre total de réservations en attente que les adhérents peuvent avoir en même temps.

• Contrôle d’où les utilisateurs peuvent placer des réservations en utilisant le menu Politique de réservation

  • Tout site : Les adhérents de tous les sites peuvent réserver cet exemplaire. (par défaut si aucun n’est sélectionné)

  • Du groupe de réservation local : Seuls les adhérents d’une bibliothèque du groupe de bibliothèques de l’exemplaire peuvent réserver ce livre.

  • Site de rattachement : Seuls les adhérents du site de l’exemplaire peuvent réserver ce document.

  • Réservation non autorisée : aucun adhérent ne pourra réserver ce livre.

• Contrôle d’où les adhérents peuvent placer des réservations en utilisant le menu « Politique de réservation »

  • Tout site

  • groupe de réservation de l’exemplaire

  • groupe de réservation d’un adhérent

  • bibliothèque d’origine de l’exemplaire

  • site dépositaire de l’exemplaire

• Contrôle où l’exemplaire doit être transféré une fois son retour enregistré

  • L’exemplaire retourne au site de rattachement

  • L’exemplaire retourne au site du prêt

  • Exemplaires perdus

    • Un exemplaire flottant reste au site où il a été retourné et ne retourne jamais à son site de rattachement

• Une fois votre politique de circulation configurée, vous pouvez la retirer en cliquant sur le lien Retirer sur la droite de la règle

Limite de prêt et réservation par défaut par catégorie d’adhérent

Pour ce site, vous pouvez spécifier le nombre maximum de prêts, de prêts sur place et de réservations qu’un adhérent peut faire en fonction de sa catégorie, quel que soit le type de document.

Note

Si la quantité totale de documents empruntables ou réservables pour une catégorie d’adhérent est laissée vide, il n’y aura pas de limites, sauf si vous en définissez une dans les règles de circulation au-dessus.

Par exemple, si vous dans la matrice une règle qui dit que les adhérents de Board peuvent emprunter 10 livres et 5 DVDs mais que vous voulez limiter le nombre maximal de documents empruntés simultanément à 12 pour les adhérents de Board : si vous saisissez 12 ici et que l’adhérent a déjà emprunté 10 livres, il ne pourra plus emprunter que 2 DVDs pour atteindre le total de 12 documents empruntables simultanément.

Default waiting hold cancellation policy

For this library, you can specify if patrons can cancel holds that are already awaiting pickup.

For each patron category and item type combination, choose if these patrons can cancel holds that are already waiting for pickup.

Just like the circulation rules, the more specific rules will apply before the more generic rules (i.e. the « all » patron categories / « all » item types rule will apply only if no other rule exists for this combination).

Limite par défaut de demandes d’article

Si ArticleRequests est activée, vous pouvez paramétrer un nombre maximum de demandes d’article en cours qu’un adhérent d’une catégorie peut avoir à la fois.

Note

Ceci apparaîtra uniquement si la préférence système ArticleRequests est activée.

• Choisissez la catégorie d’adhérent que vous voulez limiter.

• Saisissez le nombre de demandes d’articles ouvertes qu’un adhérent de cette catégorie peut faire sur une période donnée

• Cliquez sur “Enregistrer”

Frais de demandes d’article par défaut

Si ArticleRequests est activée, vous pouvez paramétrer les frais qu’un adhérent d’une catégorie donnée (ou de n’importe quelle catégorie) doit payer pour demander l’article.

Note

Ceci apparaîtra uniquement si la préférence système ArticleRequests est activée.

• Choisissez la catégorie d’adhérent pour laquelle vous voulez ajouter des frais, ou choisissez “Tous” pour paramétrer des frais globaux pour tous les adhérents

  Note

  The fee specific to a patron category will supersede the fee for all categories.

  Par exemple, si vous paramétrez des frais pour toutes les catégories de 2$ et des frais pour Université de 3$, les membres de Université devront payer 3$ et tous les autres adhérents devront payer 2$.

• Saisissez le montant des frais (utilisez un point pour la décimale et ne saisissez aucun symbole, par exemple saisissez 5.00 pour 5$)

• Cliquez sur “Enregistrer”

Les frais sont imputés à l’adhérent lorsque la demande est placée.

Au moment de placer la demande, via l’interface professionnelle ou l’OPAC, un message apparaît pour informer le personnel ou l’adhérent que l’adhérent devra payer pour chaque demande, ainsi que le montant des frais.

Par défaut, remboursement des frais d’exemplaire perdu en fonction des règles de retour

Here, you can specify the default policy for lost item fees on return.

• Refund lost item replacement fee: choose whether or not the item’s replacement cost is refunded when the lost item is returned.

  • Refund lost item charge: the replacement cost is refunded. This might create a credit to be paid out to the patron if they had already paid the fee.

  • Refund lost item charge (only if unpaid): the replacement cost is refunded only if it hasn’t yet been paid.

  • Refund lost item charge and charge new overdue fine: the replacement cost is refunded and overdue fines are calculated as of today.

  • Refund lost item charge and restore overdue fine: the replacement cost is refunded and fines are restored as of the day the item was declared lost.

  • Leave lost item charge: the replacement cost stays in the patron’s account.

• Refund lost item processing fee: choose whether or not the item’s processing fee is refunded when the lost item is returned.

  • Refund lost item processing charge: the processing fee is refunded. This might create a credit to be paid out to the patron if they had already paid the fee.

  • Refund lost item processing charge (only if unpaid): the processing fee is refunded only if it hasn’t yet been paid.

  • Leave lost item processing charge: the processing fee stays in the patron’s account.

This policy will apply to this library. This rule is to be used with the RefundLostOnReturnControl system preference.

Vous pouvez limiter le nombre de jours durant lesquels un exemplaire perdu est remboursable en utilisant la préférence système NoRefundOnLostReturnedItemsAge.

Règle de réservation par défaut par type de document

Pour cette bibliothèque, vous pouvez modifier les règles pour un type d’exemplaire donné, indépendemment de la catégorie de l’adhérent.

Les diverses règles de réservations ont les effets suivants :

• Tout site : Les adhérents de tous les sites peuvent réserver cet exemplaire. (valeur par défaut si aucune autre n’est sélectionnée).

• Du groupe de réservation local : seuls les adhérents des bibliothèques du même groupe de réservation de l’exemplaire peuvent réserver ce document.

• Site de rattachement : Seuls les adhérents du site de l’exemplaire peuvent réserver ce document.

• Réservation non autorisée : aucun adhérent ne pourra réserver ce livre.

  Important

  Notez que si votre préférence système AllowHoldPolicyOverride est paramétrée sur “Permettre”, ces règles de prêt peuvent être outrepassées par les bibliothécaires.

  Important

  Ces règles qui s’appliquent sont basées sur la préférence système ReservesControlBranch.

Contrôle d’où les adhérents peuvent placer des réservations en utilisant le menu « Politique de réservation »

• Tout site

• groupe de réservation de l’exemplaire

• groupe de réservation d’un adhérent

• bibliothèque d’origine de l’exemplaire

• site dépositaire de l’exemplaire

Les diverses règles pour le retour ont les effets suivants:

• Les exemplaires retournent à leur site de rattachement : au retour un message s’affiche signalant le transfert de l’exemplaire vers son site de rattachement

  • Important

    Si la préférence AutomaticItemReturn est paramétrée pour transférer automatiquement les documents vers leur bibliothèque d’appartenance, vous n’aurez pas d’avertissement.

• Les exemplaires retournent au site de prêt : au retour un message s’affiche signalant le transfert de l’exemplaire vers le site dans lequel il a été prêté

  • Important

    Si la préférence AutomaticItemReturn est paramétrée pour transférer automatiquement les documents vers leur bibliothèque d’appartenance, vous n’aurez pas d’avertissement.

• Exemplaires flottants : l’exemplaire n’est pas transféré à partir de son site de retour, mais reste là jusqu’à ce qu’il soit transféré manuellement ou prêté à partir d’un autre site

Par exemple, vous pourriez autoriser les réservations dans vos bibliothèques, mais pour les Nouveaux documents ou les DVDs, les réservations pourraient ne pas être faites par d’autres sites ; dans ce cas, vous pouvez paramétrer la règle de réservation à « Site de rattachement » pour que ces documents ne puissent pas être réservés si la bibliothèque propriétaire du document et la bibliothèque de l’adhérent sont différentes. Dans ce formulaire, vous pouvez aussi bloquer complètement les réservations pour des types de documents particuliers. C’est aussi de cette manière que vous pouvez configurer des types de documents flottants et des types de documents qui restent dans leur bibliothèque propriétaire.

Note

The library whose return policy is used is determined by the CircControlReturnsBranch system preference.

Types d’attributs d’adhérent

• Aller à : Plus > Administration > Adhérents & Circulation > Types d’attributs d’adhérent

Les attributs d’adhérents permettent de définir des champs personnalisés pour les fiches d’adhérents. Activer l’usage de ces champs personnalisés se en paramétrant la préférence système:ref:ExtendedPatronAttributes <ExtendedPatronAttributes-label>.

Une utilisation courante de ce champ serait un numéro d’identifiant pour un étudiant ou un numéro de permis de conduire.

Adding patron attribute types

Pour créer un nouvel attribut d’adhérent, cliquez sur « Ajout d’un attribut adhérent » en haut de la page

• Patron attribute type code: enter a short code to identify this field

  Avertissement

  Ce champ est limité à dix caractères (chiffres et lettres).

  Avertissement

  Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

• Description: enter a longer (plain text) explanation of what this field will contain

• Repeatable: check this box if a patron record can have multiple values of this attribute.

  Avertissement

  Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

• Unique identifier: check this box if a value is given to a patron record, the same value cannot be given to a different record.

  • Des attributs uniques peuvent être employés comme points de correspondance de l’outil d’import des adhérents

  Avertissement

  Ce paramètre ne pourra plus être modifié après qu’un premier attribut aura été utilisé.

• Display in OPAC: check this box to display this attribute on a patron’s details page in the OPAC.

• Editable in OPAC: check this box to enable patrons to edit this information in the OPAC.

• Searchable: check this box to make this attribute searchable in the staff interface’s patron search.

• Mandatory: check this box if the attribute must be filled for every patron

• Display in patron’s brief information: check this box to make this attribute visible in the patron’s short detail display on the left of the checkout screen and other patron pages

  

• Authorized value category: if one is selected, the patron record input page will only allow values to be chosen from the authorized value list.

  • You will first need to add an authorized value list for it to appear in this menu

  Avertissement

  Une liste de valeurs autorisées n’est pas vérifiée durant :ref:”l’import par lot des adhérents <patron-import-label>”.

• Library limitations: if you would like this attribute to only be used by specific branches you can choose those branches from this list. Choose “All branches” to show it for all libraries.

  Avertissement

  Patrons with attributes already set for them will not be altered. The branch limitation only limits the field based on the library at which the current staff is logged in.

  If an attribute is set for a patron, it will be displayed in their file to all staff. However, only staff from the selected branches will be able to edit it.

• Category: if you’d like to only show this attribute on patrons of one type choose that patron category here

• Class: if you have a lot of attributes it might be handy to group them so that you can easily find them for editing. If you create an authorized value for PA_CLASS it will show in the “Class” drop-down menu and you can then change your attributes page to have sections of attributes

  

Click “Save” to save your new attribute.

Une fois créé, votre attribut apparaîtra dans la liste des attributs ainsi que dans le :ref:”formulaire de saisie des adhérents <add-a-new-patron-label>”.

Editing/deleting patron attribute types

Each patron attribute has an edit and a delete button beside it on the list of attributes.

Certains champs de l’attribut ne seront pas modifiables une fois créés :

• Code d’attribut adhérent

• Répétable

• Identifiant unique&nbsp;:

Vous ne pourrez pas supprimer un attribut s’il est utilisé dans une fichier adhérent.

Règles de transferts et de retours entre sites

Limite les possibilités de transferts entre sites, sur la base du site émetteur, récepteur, ainsi que du code de collection (ccode).

• Aller à : Plus > Administration > Adhérents & Circulation > Règles de transferts et de retours entre sites

Ces règles ne sont effectives que si la préférence système UseBranchTransferLimits est activée.

Avant de commencer, vous devez choisir à quel site ces paramètres vont s’appliquer.

Les limites de transferts sont basées sur les codes de collection définis dans les valeurs autorisées du module administration.

Les codes de collection apparaîtront dans des onglets au-dessus des boîtes à cocher.

Cochez les cases des sites pour lesquels vous acceptez de passer en retour les types documents sélectionnés plus haut (dans l’exemple ci-dessous - FIC)

Dans l’exemple ci-dessous, la bibliothèque Centrale autorisera les adhérents de toutes les bibliothèques, saut Liberty et Franklin, à demander des exemplaires qui lui appartiennent.

Matrice des coûts de transport

La matrice Coût de Transport permet à un réseau de définir les coûts de transport de documents entre les sites. Pour permettre l’utilisation de cette matrice vous devez au préalable paramétrer la préférence UseTransportCostMatrix sur “Utiliser”.

Important

La matrice de coûts de transport a la priorité sur la provenance des réservations; si la matrice n’est pas utilisée alors Koha vérifie la préférence système StaticHoldsQueueWeight.

Les coûts sont des valeurs décimales comprises entre 0 (prix nul) et une valeur maximale arbitraire (par ex. 1 ou 100). Par exemple, vous pourriez simplement utiliser la distance entre chaque site en km comme votre “coût”, si cela pouvait refléter de manière appropriée le coût de transfert. La prise en compte des bureaux de poste pourrait être une meilleure solution: les sites partageant un bureau de poste auraient un coût de 1, les bureaux de poste proches auraient un coût de 2, etc.

Pour entrer les coûts de transfert, il suffit de cliquer dans la cellule que vous souhaitez modifier, de décocher la case « Désactiver » et d’entrer votre « coût »

Après avoir saisi le prix, tapez sur “Entrée” ou cliquez sur le bouton “Enregistrer” pour prendre en compte vos modifications.

Note

Une valeur NULL ne fera pas de différence lorsque les bibliothèques De et Vers sont les mêmes. Cependant, il vaut mieux indiquer 0 dans ce cas. Pour toutes les autres combinaisons De / Vers, une valeur NULL signifiera qu’il n’y a pas de relation entre les deux bibliothèques concernées. Donc, en résumé, ne laissez aucune valeur vide. C’est toujours mieux de mettre une valeur, même si vous souhaitez désactiver une combinaison De / Vers.

Alertes de circulation

Vous pouvez décider si vous laisser vos adhérents recevoir automatiquement des alertes de circulations (prêts et retours)

• Aller à : Plus > Administration > Adhérents & Circulation > Alertes de circulation

Ces préférences sont définies sur la base des types d’adhérent et des types de document.

Important

Important : Ces préférences peuvent être outrepassées par une préférence spécifique définie dans les préférences des adhérents.

Pour définir les alertes de circulation&nbsp;:

• Sélectionnez votre site dans la liste en haut de l’écran

  

  • Pour configurer les préférences pour tous les sites, laissez le menu à Défaut.

• Par défaut tous les types d’exemplaire et tous les utilisateurs sont notifiés des prêts et retours. Pour changer cela, cliquez dans la liste exemplaire/utilisateur et choisir la combinaison pour laquelle vous voulez arrêter les notifications.

  

  • Dans l’exemple ci-dessus, les jeunes et les enfants ne recevront pas de notification de prêt.

Villes et villages

Vous uniformisez et vous simplifiez la saisie des utilisateurs en définissant les villes et les villages de votre région. Ainsi quand un utilisateur est entré dans le système, l’employé peut simplement choisir une valeur dans la liste et n’a pas à taper une ville et un code postal.

• Comment y accéder&nbsp;: Plus > Administration > Utilisateurs et circulation > Villes et villages

Ajouter une ville

Pour ajouter une nouvelle ville, cliquez sur le bouton “Ajouter une ville” en haut de la page, puis saisissez le nom de la ville, la province, le code postal et le pays.

Une fois que vous avez cliqué sur Valider, la ville est enregistrée et elle apparaît dans la liste des villes et villages.

Les villes peuvent être modifiées ou supprimées à tout moment.

Voir les villes et villages dans le formulaire de saisie des utilisateurs

Si vous avez ajouté des villes et des villages, vous aurez un menu déroulant duquel vous pourrez choisir la ville dans les formulaires de création et de modification des utilisateurs.

Cela permet d’entrer rapidement les villes de votre région et ce sans risque d’erreur de saisie, aussi bien sur l’orthographe des villes que leurs codes postales.

Curbside pickup

The curbside pickup feature is used to set up appointments with patrons for them to pick up their holds. This section is used to configure the pickup windows

• Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Curbside pickup

Note

In order to use this module, you must enable it with the CurbsidePickup system preference.

Setting up curbside pickup

• From the configuration page, click the tab corresponding to the library for which you’re setting up curbside pickup

  

• Remplissez le formulaire

  • Enable: check this box to enable curbside pickup at this library

  • Pickup interval: enter the number of minutes each curbside pickup interaction will take

  • Maximum patrons per interval: enter the number of patrons who can pickup in the same interval

  • Patron-scheduled pickup: check this box if you want to allow patrons to set up their own curbside pickup appointment through the OPAC

  • Enable for waiting holds only: check this box if curbside pickup should be limited to patrons who have holds awaiting pickup

• Create curbside pickup slots

  • For each slot, enter the day of the week, the starting and ending hours of the time slot in which patrons can come

    • these can be your opening hours, if you allow curbside pickup throughout the day, or specific time slots in which you allow patrons to come by

    • For the hours, the format must be XX:XX (numbers with a colon) and it must be in 24-hour format (e.g. 1 PM is 13:00)

  • Cliquez sur “Enregistrer”

• Click “Save configuration”

Do this for every library that offers curbside pickup.

Patron restriction types

If you are using patron restriction types, you can manage the restriction types available from here.

Patron restriction types are enabled by the PatronRestrictionTypes system preference.

Note

The manage_restrictions (or superlibrarian) permission is required to access this page.

• Get there: More > Administration > Patrons and circulation > Patron restriction types

Adding a restriction type

To add a new restriction type, click the “New restriction type” button at the top of the page.

• Code: enter a code for the restriction. Codes are limited to 50 characters and should not contain spaces, diacritics, or special characters.

• Label: enter the label for the restriction. The label will be the one displayed throughout Koha.

• Lift after payment: if set to “Yes”, restrictions using this type will be automatically lifted after payments equal to or exceeding the amount defined in “Fee Limit”.

• Fee Limit: enter the amount that must be paid in order to lift a restriction of this type. This field is only used if “Lift after payment” is set to “Yes”.

Once you click “Save”, your restriction type will be saved and will be listed in the table of restriction types.

Locally created restriction types can be set to set as the default restriction type to use when manually adding a restriction to a patron account. This can be achieved using the “Make default” button.

You can also delete any locally created restriction types using the “Delete” so long as they have not been assigned as the default.

Comptabilité

• Aller à : Plus > Administration > Comptabilité

Cette section traite des paramètres utilisés pour gérer les comptes adhérents.

Types de débit

• Allez à : Plus > Administration > Comptabilité > Types de débit

C’est ici que vous définissez les amendes manuelles que vous pouvez imputer aux adhérents.

La première fois que vous vous rendez sur la page, vous verrez uniquement les amendes manuelles qui sont déjà définies dans votre système.

Vous pouvez visualiser les amendes définies par défaut en cliquant sur « Afficher tous les types de débit ».

Vous pouvez retourner voir uniquement les débits manuels en cliquant sur « Afficher tous les types de débit ».

Types de débit système

Plusieurs types de débit sont installés par défaut dans Koha. La plupart d’entre eux sont des amendes automatiques ajoutées en fonction des politiques que vous définissez par ailleurs.

• ACCOUNT (Frais de création de compte) : ces frais sont imputés sur le compte de l’adhérent lors de l’inscription. Les frais peuvent être modifiés dans les paramètres de la catégorie d’adhérent dans “Frais d’inscription”.

• ACCOUNT_RENEW (Frais de renouvellement de compte) : ces frais sont imputés sur le compte de l’adhérent lorsque son compte est renouvelé. Comme le type de débit ACCOUNT ci-dessus, ceci peut être modifié dans les paramètres de la catégorie d’adhérent dans “Frais d’inscription”.

• LOST (Exemplaire perdu) : ces frais sont imputés sur le compte de l’adhérent quand un exemplaire dans leur dossier est déclaré perdu. Le montant dépend du champ “coût de remplacement” <adding-items-label>` ou du coût de remplacement par défaut du type de document. Il peut aussi être ajouté manuellement dans le tableau des factures manuelles.

• MANUAL (Frais manuels) : il s’agit des frais manuels par défaut installés avec Koha. Ils ne sont pas imputés automatiquement par Koha, mais peuvent être ajoutés manuellement sur le compte d’un adhérent dans l’onglet Factures manuelles.

• NEW_CARD (Frais pour une nouvelle carte) : il s’agit également de frais manuels par défaut installés avec Koha. Ils ne seront pas imputés automatiquement par Koha, mais peuvent être ajoutés manuellement sur le compte d’un adhérent dans l’onglet Factures manuelles.

• OVERDUE (Amende de retard) : elle est imputée automatiquement sur le compte de l’adhérent quand il a des exemplaires en retard. Le montant des amendes de retard est paramétré dans les règles de circulation et d’amendes.

• PAYOUT (Paiement de la bibliothèque à l’adhérent) : il est utilisé quand la bibliothèque rembourse l’adhérent (pour un trop-perçu par exemple).

• PROCESSING (Frais de traitement des exemplaires perdus) : ceci est imputé automatiquement dans le compte de l’adhérent quand un exemplaire de son dossier est déclaré perdu. Le montant est paramétré par type de document dans “Frais de traitement (si perdu)”.

• RENT (Frais d’emprunt) : ceci est imputé automatiquement sur le compte de l’adhérent lors de l’emprunt si le type de document a des frais de location.

• RENT_DAILY (Frais de location journalière) : ceci est imputé automatiquement sur le compte de l’adhérent lors de l’emprunt si le type de document a des frais de location journalière.

• RENT_DAILY_RENEW (Renouvellement d’exemplaire emprunté pour la journée) : ceci est imputé automatiquement sur le compte de l’adhérent lors du renouvellement si le type de document a des frais de location journalière.

• RENT_RENEW (Renouvellement d’exemplaire emprunté) : ceci est imputé automatiquement sur le compte de l’adhérent lors du renouvellement si le type de document a des frais de location.

• RESERVE (Frais de réservation) : ceci est imputé automatiquement sur le compte de l’adhérent lors de sa réservation. Le montant dépend du montant du “Coût de réservation” dans les paramètres de la catégorie d’adhérent.

• RESERVE_EXPIRED (Réservation dépassée) : ceci est imputé automatiquement dans le compte de l’adhérent s’il n’a pas retiré sa réservation après le nombre de jours défini dans la préférence système ExpireReservesMaxPickUpDelay. Le montant est paramétré dans la préférence système ExpireReservesMaxPickUpDelayCharge.

Ajouter un nouveau type de débit

Pour ajouter un nouveau type de débit :

• Cliquer sur « Nouveau type de débit »

  

  • Debit type code: enter a code (limited to 64 letters).

    Avertissement

    Codes should be limited to letters, numbers, and underscores (_).

    Avoid spaces, diacritics, and special characters.

  • Default amount: enter the default amount.

    Note

    Staff will be able to change this amount when adding the charge to the patron’s account, if necessary.

    Important

    Do not enter currency symbols. Only write the amount with a decimal point (for example, 5 or 5.00 instead of $5).

  • Description: write a description, this description will be used in the drop-down menu when adding a new charge to a patron’s account or when making a sale in the point of sale as well as in their transaction history.

  • Can be manually invoiced: check this box if this debit type can be added manually by staff to a patron’s account via the manual invoices.

  • Can be sold: check this box if this debit type can be used in the point of sale.

  • Included in noissuescharge: check this box if this debit type should be included when calculating the amount owed by the patron for the noissuescharge system preference. This system preference is used to block checkouts when a patron owes over a certain amount of money to the library.

  • Libraries limitation: if necessary, select the libraries where this debit type can be used. Choosing “All libraries” will make the debit type available everywhere.

    Note

    Vous pouvez sélectionner plus d’un site en appuyant sur la touche “Ctrl” au moment de la sélection.

• Cliquez sur “Enregistrer”

Modifier un type de débit

Vous ne pouvez modifier que les types de débit que vous avez ajoutés, ainsi que les “Frais manuels”.

Pour modifier un type de débit :

• Cliquez sur le bouton « Modifier » à droite du type de débit

• Modifier n’importe quel champ

• Cliquez sur “Enregistrer”

Archiver un type de débit

Si vous n’utilisez plus un type de débit, vous pouvez l’archiver.

Note

Il n’est pas possible de supprimer un type de débit encore utilisé dans l’ongle Comptabilité d’un adhérent.

Pour archiver un type de débit, cliquez sur le bouton « Archiver » à droite du type de débit.

Restaurer un type de débit archivé

Si vous souhaitez utiliser à nouveau un type de débit archivé, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « Restaurer » à droite du type de débit.

Cela le rendra à nouveau disponible.

Types de crédit

• Allez à : Plus > Administration > Comptabilité > Types de crédit

C’est ici que vous définissez les crédits manuels que vous pouvez attribuer aux adhérents.

La première fois que vous vous rendez sur la page, vous verrez uniquement les crédits qui sont déjà définis dans votre système.

Vous pouvez visualiser les types de crédit définis par défaut en cliquant sur « Afficher tous les types de crédit ».

Vous pouvez retourner voir uniquement les crédits manuels en cliquant sur « Afficher tous les types de crédit ».

Types de crédit système

Plusieurs types de crédit sont installés par défaut dans Koha. La plupart d’entre eux sont des crédits automatiques ajoutés en fonction des politiques que vous définissez par ailleurs dans Koha. Ils ne peuvent pas être supprimés.

• CANCELLATION (Frais annulés) : ceci est utilisé lorsqu’on annule des frais dans le compte d’un adhérent

• CREDIT (Crédit) : ceci est utilisé pour donner des crédits manuels à vos adhérents.

• DISCOUNT (Une remise a été appliquée sur les amendes d’un adhérent) : ceci est utilisé pour effectuer des remises sur les amendes et les frais.

• FORGIVAN (Pardonné) : ceci est utilisé pour donner des crédits manuels à vos adhérents.

• LOST_FOUND (Remboursement des frais d’exemplaire perdu) : ceci est utilisé quand un exemplaire précédemment perdu est rendu. Si vous remboursez les frais pour exemplaires perdus (voir Politique par défaut de remboursement des frais pour exemplaires perdus rendus), ce crédit sera appliqué pour rembourser les frais.

• OVERPAYMENT (Remboursement de trop-perçu) : ceci est automatiquement appliqué dans le compte d’un adhérent quand il a trop payé. Ceci est principalement utilisé lorsqu’on antidate un retour pour lequel l’adhérent avait déjà payé la totalité de l’amende.

• PAYMENT (Paiement) : comme son nom l’indique, ceci est utilisé pour indiquer les paiements de frais.

• PURCHASE (Achat) : ceci est utilisé quand un paiement est fait via le module point de vente.

• REFUND (Un remboursement appliqué à l’amende due par un adhérent) : ceci est utilisé lorsque l’on rembourse le paiement d’une amende ou de frais.

• WRITEOFF (Annulation) : ceci est utilisé lorsque l’on annule une amende ou des frais.

Ajouter un nouveau type de crédit

Pour ajouter un nouveau type de crédit :

• Cliquer sur “Nouveau type de crédit”

  

  • Saisissez un code (limité à 64 lettres)

    Avertissement

    Codes should be limited to letters, numbers, and underscores (_).

    Avoid spaces, diacritics, and special characters.

  • Entrez une description

    Cette description sera utilisée dans le menu déroulant au moment d’ajouter un nouveau crédit au compte de l’adhérent, ainsi que dans l’historique des transactions

  • Si ce type de crédit peut être ajouté manuellement par le personnel sur le compte d’un adhérent via les crédits manuels, cochez la case “Peut être ajouté manuellement ?”

  • Si vous avez besoin que ce type de crédit soit numéroté de façon séquentielle, cochez le champ “Activer le numéro de crédit”. Le format du numéro est défini dans la préférence système AutoCreditNumber.

  • Si ce type de crédit n’est à utiliser que sur certains sites particuliers, vous pouvez sélectionner ces bibliothèques dans “Limité à”

    Note

    Vous pouvez sélectionner plus d’un site en appuyant sur la touche “Ctrl” au moment de la sélection.

  • Cliquez sur “Enregistrer”

Modifier un type de crédit existant

Vous ne pouvez modifier que les types de crédit que vous avez ajoutés.

Pour modifier un type de crédit :

• Cliquez sur le bouton “Modifier” à droite du type de crédit

• Modifier n’importe quel champ

• Cliquez sur “Enregistrer”

Archiver un type de crédit

Si vous n’utilisez plus un type de crédit, vous pouvez l’archiver.

Note

Il n’est pas possible de supprimer un type de crédit encore utilisé dans l’onglet Comptabilité d’un adhérent.

Pour archiver un type de crédit, cliquez simplement sur le bouton « Archiver » à droite du type de crédit.

Restaurer un type de crédit archivé

Si vous souhaitez utiliser à nouveau un type de crédit archivé, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton “Restaurer” à droite du type de crédit.

Cela le rendra à nouveau disponible.

Caisses

• Allez à : Plus > Administration > Comptabilité > Caisses

Cette fonctionnalité est activée par la préférence système UseCashRegisters.

Si vous n’avez pas défini de caisse au préalable, vous serez invité à en créer une.

Sinon, vous verrez la liste de toutes vos caisses.

Dans la colonne “Actions, vous pourrez choisir de modifier vos caisses, en définir une par défaut ou retirer ce statut, et archiver ou réactiver une caisse archivée.

Le statut par défaut n’est utile que dans les bibliothèques qui ont plus d’une caisse par site. La caisse par défaut sera présélectionnée au moment de saisir un paiement. S’il n’y a qu’une seule caisse par site, la caisse du site sera sélectionnée au moment du paiement.

Ajouter une nouvelle caisse

• Cliquez sur “Nouvelle caisse”

  

• Donnez le nom de votre caisse

• Si besoin, vous pouvez aussi ajouter une description

• Choisissez dans quelle bibliothèque cette caisse se situe

• Et finalement, saisissez le fonds de caisse, c’est-à-dire le montant qui se trouve dans la caisse

• Cliquez sur “Enregistrer”

Plugins

This section is used to manage all types of plugins.

Important

Before using plugins, make sure that they are enabled in the configuration file.

See also the tool plugins and report plugins sections.

• Get there: More > Administration > Plugins

Managing plugins

This section is used to view, manage and configure all types of plugins.

The page will show all currently installed plugins.

If you have a lot of plugins, you can view a subset by clicking “View plugins by class”.

Installing a plugin

To install a new plugin manually,

• Click “Upload plugin”.

  

• Choose the KPZ file on your computer and click “Upload”.

If you configured external plugin repositories, you will have a search box at the top of the page to search these repositories and install directly from there without having to download and upload the KPZ file. To install a plugin from a repository,

• Enter a search term in the search box.

  

• Click “Install” to the right of the plugin.

Some plugins might need to be enabled before usage.

To enable a plugin,

• Click the “Actions” button to the right of the plugin and choose “Enable”

  

Using a plugin

All plugins are different. Some might need configuration before usage, others are simply run.

• Click the “Actions” button and choose “Configure” or “Run”.

• Follow the instructions issued by the plugin’s creator.

Disabling a plugin

If you need to temporarily stop the plugin from taking effect, you can disable it.

• Click the “Actions” button to the right of the plugin and choose “Disable”

This will not uninstall the plugin. It will remain installed, but will not have any effect on your Koha installation.

Deleting a plugin

To delete or uninstall a plugin,

• Click the “Actions” button to the right of the plugin and choose “Delete”

This will remove the plugin from your Koha installation. Any action or effect it had will stop. If you need to, you can reinstall it later, provided it is still available.

Jobs

This section is used to manage background jobs. Jobs are tasks that are queued in the system to be treated when the server has the resources to do it, such as batch record modification and others.

• Get there: More > Administration > Jobs

Note

This section will only be available to staff members with the manage_background_jobs (or superlibrarian) permission.

Managing jobs

By default, when accessing the page, you will only see current jobs and jobs enqueued in the last hour.

To see all jobs, uncheck the boxes at the top of the page.

• Current jobs only: uncheck this to include finished jobs

• Only include jobs enqueued in the last hour: uncheck this to include jobs enqueued earlier

You can search for jobs using the search boxes under the table headings.

To the right of each job, there are action buttons.

• View: this will display the details of the job, including, but not limited to:

  

  • Job ID: this is the identifier of the job in the Koha database, an incremental number

  • Status: the status of the job

    • New: the job has been queued

    • Cancelled: the job was cancelled by a user

    • Finished: the job was successfully carried out

    • Started: the job was started, but it is not yet finished

    • Running: the job is currently being executed

    • Failed: the job was started, but failed for some reason

  • Progress: indicates how much of the job is done

  • Type: indicates the type of job

    • Batch bibliographic record modification: batch of bibliographic records to be modified.

    • Batch bibliographic record deletion: batch of bibliographic records to be deleted.

    • Batch authority record modification: batch of authority records to be modified.

    • Batch authority record deletion: batch of authority records to be deleted.

    • Batch item record modification: batch of items to be modified.

    • Batch item record deletion: batch of items to be deleted.

    • Batch hold cancellation: a batch of holds to be cancelled (when using the “Cancel selected” button).

    • Create eHoldings titles: titles to be created from a list in the ERM module.

    • Update Elasticsearch index: bibliographic or authority records, or items to be updated in the Elasticsearch index. Any changes to a bibliographic or authority record, or item trigger an update of the index, including changes in circulation status.

    • Holds queue update: when the RealTimeHoldsQueue system preference is enabled, changes to holds trigger an update of the holds queue.

    • Staged MARC records for import: bibliographic or authority records to be staged for import.

    • Import MARC records: staged bibliographic or authority records to be imported in the catalog.

    • Revert import MARC records: imported bibliographic or authority records to be unimported.

  • Queued: date and time when the job was queued

  • Started: date and time when the job was started

  • Ended: date and time when the job was finished

  • Report: this section will contain messages specific to the type of job (for example, number of records modified, in the case of batch record modification)

  • Detailed messages: this section will contain messages specific to the type of job (for example, which records were modified, in the case of batch record modification)

• Cancel: for jobs that are still new or have started, it’s possible to cancel them

Administration du catalogue

Définissez ces paramètres avant de commencer à cataloguer dans votre système.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue

Grilles de catalogage MARC

Les grilles de catalogage sont des modèles utilisés pour la création de notices bibliographiques. Koha propose un certain nombre de grilles prédéfinies par défaut, que vous pouvez modifier ou supprimer. Vous pouvez aussi bien créer vos propres grilles adaptées à vos contenus spécifiques.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Grilles de catalogage MARC

Important

Ne supprimez pas ou ne modifiez pas la Grille par défaut : cela altérerait vos notices déjà existantes. Créez toujours une nouvelle grille sur la base de la Grille par défaut ou modifiez les autres grilles.

Note

This section will only be available to staff members with the manage_marc_frameworks (or superlibrarian) permission.

Adding a new framework

Pour ajouter une nouvelle grille

• Cliquer sur “Ajouter une grille de catalogage”

  

  • Code: enter a code of 4 or fewer characters, avoiding spaces, diacritics, or other special characters.

  • Description: enter a more detailed definition of your framework, this is what will be displayed in Koha.

• Cliquez sur “Valider”

• Once your framework is added click “Actions” to the right of it on the list of frameworks and choose “MARC structure”

  • On vous demandera de choisir la grille sur laquelle baser la nouvelle grille, ce sera plus facile que de repartir de zéro

  

• Une fois que votre grille apparaît à l’écran, vous pouvez modifier ou supprimer chaque champ en suivant les instructions de modification des champs et sous-champs

Editing existing frameworks

Clicking “Actions” and then “Edit” to the right of a framework will only allow you to edit the description for the framework.

Editing framework fields and subfields

Frameworks are made up of MARC fields (tags) and subfields. To make edits to the fields and subfields associated with the framework you must click on “Actions” and then “MARC structure”.

Important

Whenever you make changes to the framework fields and subfields, make sure to run the MARC bibliographic framework test.

Editing a MARC field (tag)

After clicking on “MARC structure” you will be taken to a screen listing all the available tags for that framework and you can search for the tag you need. To make edits to a MARC field click on “Actions” on the right of the field and choose “Edit tag”.

L’écran suivant affiche les détails du champ.

• Tag: the MARC tag, or field number, is uneditable.

• Label for lib: text that will show in the staff interface MARC view, and in the basic editor if the advancedMARCeditor system preference is set to display labels.

  Note

  If you use XSLT (see the XSLTDetailsDisplay system preference), the labels for the “Normal” view are defined in the XSLT stylesheet.

  This will not affect the “Normal” view unless you don’t use XSLT.

• Label for OPAC: text that will show on the MARC view in the OPAC.

  Note

  If you use XSLT (see the OPACXSLTDetailsDisplay system preference), the labels for the “Normal” view are defined in the XSLT stylesheet.

  This will not affect the “Normal” view unless you don’t use XSLT.

• Repeatable: when checked, the field will have an icon next to it in the basic editor, allowing you to add multiples of that tag.

• Mandatory: when checked, the record cannot be saved unless the field has a value. In the basic editor, a “Required” flag will display as a prompt.

• Important: when checked, the field will generate a warning if it is not filled, but unlike “Mandatory”, you will still be able to save your record nonetheless. In the basic editor, an “Important” flag will display as a prompt.

• Indicator default values: add default values for indicators here so that they will be pre-filled to save time when cataloging, but can still be edited if required.

• Authorized value: define an authorized value pull down list for the catalogers

  Avertissement

  L’option de valeur autorisée au niveau du champ ne fonctionne pas.

Click “Save changes” to save any modification.

Editing a MARC subfield

Pour modifier les sous-champs associés au champ, cliquez sur “Actions” puis “Modifier les sous-champs” à droite de la ligne dans la liste des champs de la grille de catalogage. Chaque sous-champ a son propre onglet qui contient trois sections - Contraintes de base, Contraintes avancées et Autres options.

• Pour chaque sous-champ vous pouvez choisir les contraintes de base suivantes

  • Subfield code: this is the MARC subfield code, this wouldn’t normally be changed.

  • Text for librarian: text that will show in the staff interface MARC view, and in the basic editor if the advancedMARCeditor system preference is set to display labels.

    Note

    If you use XSLT (see the XSLTDetailsDisplay system preference), the labels for the “Normal” view are defined in the XSLT stylesheet.

    This will not affect the “Normal” view unless you don’t use XSLT.

  • Text for OPAC: text that will show on the MARC view in the OPAC.

    Note

    If left empty, the “Text for librarian” is used instead

    Note

    If you use XSLT (see the OPACXSLTDetailsDisplay system preference), the labels for the “Normal” view are defined in the XSLT stylesheet.

    This will not affect the “Normal” view unless you don’t use XSLT.

  • Repeatable: when checked, the field will have an icon next to it in the basic editor, allowing you to add multiples of this subfield.

  • Mandatory: when checked, the record cannot be saved unless the subfield has a value. In the basic editor, a “Required” flag will display as a prompt.

  • Important: when checked, the field will generate a warning if it is not filled, but unlike “Mandatory”, you will still be able to save your record nonetheless. In the basic editor, an “Important” flag will display as a prompt.

  • Géré dans l’onglet : définit l’onglet dans lequel est affiché le sous-champ.

    Important

    Tous les sous-champs d’un champ donné doivent être dans le même onglet ou ignorés. Ignorer signifie que le sous-champ n’est pas géré.

    Avertissement

    When importing records, or editing existing records, subfields that are managed in tab “ignore” will be deleted. If you still wish to keep the subfields, but hide them, use the “Visibility” options below.

• Pour chaque sous-champ vous pouvez choisir les contraintes avancées suivantes

  • Valeur par défaut : définit ce que vous voulez faire apparaître par défaut dans le champ, ce sera modifiable, mais cela fait gagner du temps si vous utilisez souvent le même texte ou la même valeur dans un champ.

    Note

    Il y a plusieurs valeurs que vous pouvez utiliser ici et qui seront automatiquement remplacées quand une nouvelle notice est créée :

    • <<MM>> - le mois en cours, 2 chiffres

    • <<DD>> - le jour en cours du mois, 2 chiffres

    • <<YY>> - the current year, 2 digits

    • <<YYYY>> - l’année en cours, 4 chiffres

    • <<USER>> - le nom de l’utilisateur actuellement connecté

    Par exemple, une valeur par défaut de « <<MM>>/<<DD>>/<<YYYY>> » (sans guillemets) imprimera la date du jour au format « 01/21/2021 »

    Note

    When those default values are filled depends on the ApplyFrameworkDefaults system preference.

  • Max length: enter a value here to limit the number of characters that can be entered in the subfield.

  • Visibility: allows you to select from where this subfield is visible or hidden. Check the boxes where you would like the field to show, and uncheck the boxes where you would like it hidden.

    • OPAC: when checked, this will make the subfield available for display in the OPAC. For non-XSLT views, the field will be displayed. For XSLT views, it will depend on the stylesheet.

    • Staff interface: when checked, this will make the subfield available for display in the staff interface. For non-XSLT views, the field will be displayed. For XSLT views, it will depend on the stylesheet.

    • Editor: when checked, this will make the subfield available for modification in the basic editor.

    • Collapsed: when checked, the subfield will be hidden in the basic editor, but will display when the field label is clicked to expand all subfields.

    • Flagged: when checked, the subfield will be unavailable and hidden from all views (equivalent to all boxes being unchecked).

  • Is a URL: if checked, it means that the subfield is a URL and can be clicked.

  • Lien : si vous entrez ici un nom d’index ici, un lien apparaît après le sous-champ dans la page de Détail MARC dans l’interface professionnelle. Si le bibliothécaire clique sur ce lien, une recherche est lancée en utilisant l’index et le contenu du sous-champ.

  • Koha link: this field is used to create a link between the MARC subfield and a column in the items, biblioitems, and biblio database tables. The mappings can be changed from the Koha to MARC mapping page.

• Pour chaque sous-champ vous pouvez choisir les Autres valeurs d’option suivantes

  • Authorized value: means the value must be chosen from a drop-down menu generated from the authorized value list.

    In the example below, the LANG authorized value category has been set to 041$a.

    

    This creates a drop-down menu in the basic editor.

    

  • Thesaurus: means that the value is linked to the authority catalog of the selected category. Authority categories are managed in the Authority types section.

  • Plugin: means the value is calculated or managed by a cataloguing plugin. Cataloguing plugins, or value builders, can do almost anything.

    • Exemples:

      • For call numbers there is an option to add a call number browser next to the call number subfield so that you can identify which call numbers are in use and which are not. Simply choose the cn_browser.pl plugin. Learn more in the cataloging section of this manual.

      • Si vous souhaitez autoriser le téléchargement de fichiers via le catalogage, vous pouvez choisir le plug-in upload.pl, ce qui vous permettra de upload files to Koha to link to your records.

      • En UNIMARC il y a des plugins pour chaque champ 1xx qui sont des champs codés. Le plugin est une aide énorme pour le catalogueur ! Il y a aussi deux plugins (unimarc_plugin_210c et unimarc_plugin_225a) qui peuvent « magiquement » trouver l’éditeur à partir d’un ISBN, et la liste des collections pour l’éditeur

      • Si vous souhaitez activer une recherche par autocomplétion pour les éditeurs dans les champs 260b et 264b, vous pouvez utiliser le plugin marc21_field_260b.pl. Quand vous commencez à saisir le nom d’un éditeur, vous obtiendrez des résultats de recherche obtenus grâce aux noms d’éditeurs déjà dans le catalogue.

• To save your changes, click “Save changes”.

Astuce

You can drag and drop the subfield tabs to change the order in which they appear when cataloging with the basic editor.

By default, they will appear in alphanumeric order (0-9, then a-z).

Adding fields to frameworks

If a framework doesn’t contain a field that you require, you may need to add it. To add a field to a framework click the “New tag” button at the top of the framework definition.

Un formulaire vide s’ouvre dans lequel vous pouvez entrer les informations relatives au champ MARC

Enter the field number for your new tag. The process for entering the remainder of the settings for the new tag is the same as those found in the editing fields and subfields in frameworks section of this manual.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur “Sauvegarder” et le nouveau champ s’affichera dans la liste des champs de la grille.

Vous devrez ajouter au moins un sous-champ à votre nouveau champ avant qu’il apparaisse dans votre grille quand vous cataloguez.

Click on the “Actions” button for your new tag and then “Edit subfields”. Click on the “New” tab and enter your subfield code. The process for entering the remainder of the settings for the new subfield is the same as those found in the editing fields and subfields in frameworks section of this manual.

Importing and exporting frameworks

À côté de chaque grille il y a un lien pour l’importer ou l’exporter.

Exporter une grille de catalogage

To export a framework, click the “Export” option in the “Actions” button to the right of the framework title.

Lorsque vous cliquez sur “Export” vous serez amené à choisir le format d’export que vous préférez.

Une grille de catalogage exportée de cette façon peut être importée dans une autre installation de Koha en utilisant l’option d’import des grilles de catalogage.

Importer une grille de catalogage

Une façon simple de créer un nouvelle grille de catalogage est d’en importer une créée pour votre installation ou une autre installation de Koha. Cette grille devra être exportée depuis un autre système en utilisant les :ref:`instructions ci-dessus <export-framework-label>`pour pouvoir être importée ici.

To import a framework you first need to create a new framework. Once you have that framework, click “Actions” then “Import” to the right of the new framework.

On vous demandera de chercher un fichier sur votre ordinateur pour l’importer dans la grille.

Il vous sera demandé de confirmer vos actions avant que le fichier soit importé.

As your file is uploaded, you will see a spinning icon to indicate that the system is working.

Once your import is complete you will be brought to the framework edit tool where you can make any changes you need to the framework you imported.

Liens Koha => MARC

While Koha stores the entire MARC record, it also stores common fields for easy access in various tables in the database (mainly the items, biblioitems, and biblio tables). Koha to MARC mapping is used to tell Koha where to find these values in the MARC record. Whenever a record is added or changed, this mapping will be used to update the linked database column. The information from the database columns is used as a way to quickly look up important information without having to parse the full MARC record. It is used for displaying information in a lot of pages and can also be used in reports.

In many cases, you will not have to change the default values set at the time of the installation, but it is important to know that the tool is here and can be used at any time.

Avertissement

If you change mappings after data has been added to your catalog, ask your system administrator to run misc/batchRebuildBiblioTables.pl. This will update the values in the database columns for all your records.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Liens Koha => MARC

Note

This section will only be available to staff members with the manage_marc_frameworks (or superlibrarian) permission.

Le tableau montre tous les champs de la base de données pouvant être mappés aux champs MARC.

Pour ajouter une nouvelle correspondance, cliquez sur le bouton « Ajouter » à droite du champ approprié.

Write in the MARC field and subfield you would like to map, separated by a comma, to this Koha field (for example, « 264,a ») and click the “OK” button.

Note

Il est possible de lier plusieurs champs MARC à un champ de la base. Par exemple, vous pouvez associer 260$a et 264$a au champ biblioitems.place.

Si vous souhaitez effacer la correspondance pour un champ de la base, cliquez sur le bouton « Supprimer » (ou « Enlever »).

Note

All changes are immediate. Records created or edited after the change will immediately have the new mappings. However, if you want to update the mappings for records already in the catalog, ask your system administrator to run misc/batchRebuildBiblioTables.pl. This will update the values in the database columns for all your records.

Validation grilles de catalogage

The tool checks the MARC structure of bibliographic frameworks.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Validation des grilles de catalogage

Note

This section will only be available to staff members with the manage_marc_frameworks (or superlibrarian) permission.

If you change your MARC bibliographic framework, it’s recommended that you run this tool to test for errors in your definition.

Types d’autorités

Les types d’autorité sont basées sur les grilles MARC des notices d’autorité et, pour cette raison, ils suivent les mêmes règles de modification que celles décrites dans la section Grilles de catalogage Marc de ce manuel. Koha est livré avec les grilles d’autorités nécessaires déjà installées. Pour apprendre à ajouter et modifier des types d’autorité, consultez simplement la section section Grilles de catalogage Marc de ce manuel.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Types d’autorités

Sources de classification

Les sources de classification ou les plans de cotation correspondent aux zones 952$2 et 942$2 (MARC21) dans les :ref:”grilles de catalogage MARC de Koha <marc-bibliographic-frameworks-label>” et sont stockés dans les champs items.cn_source et biblioitems.cn_source de la base de données.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Sources de classification

Les sources de classification communément utilisées sont :

• ddc - Classification décimale Dewey

• lcc - Classification de la Bibliothèque du Congrès

Si, à l’installation de Koha, vous avez choisi d’installer des sources de classification, vous verrez également d’autres valeurs :

• ANSCR (enregistrement sonore)

• Classification SuDOC

• CDU

• Autre/Classification générique

Ajouter/modifier des sources de classification

Vous pouvez ajouter vos propres sources de classification en utilisant le bouton “Ajouter source de classification”. Pour modifier une source, utilisez le bouton” Modifier”.

En saisie :

• Saisissez un code. Le code est limité à 10 caractères et doit être unique.

Note

Le code n’est pas modifiable une fois qu’il a été créé.

• Saisissez une description. La description est utilisée dans les listes déroulantes dans le module catalogage.

• Cochez la case “Source utilisée ?” si vous voulez que la valeur apparaisse dans la liste déroulante pour cette catégorie.

• Sélectionnez la règle de classement appropriée dans la liste déroulante.

• Sélectionnez la règle de séparation appropriée dans la liste déroulante.

Règles de remplissage de la classification

Les règles de classement déterminent l’ordre dans lequel les exemplaires sont placés sur les étagères. Les règles de classement normalisent les cotes afin que Koha puisse les comparer et les trier dans le bon ordre.

Par exemple, une cote Dewey comme “636.8/07 SHAW” deviendra “636_800000000000000_07_SHAW” pour pouvoir être triée.

La cote triée est sauvegardée dans le champ items.cn_sort ou biblioitems.cn_sort de la base de données

Les valeurs prédéfinies dans Koha sont :

• Dewey

• LCC

• Générique

Les règles de classement correspondent aux sources de classification. Vous pouvez définir de nouvelles règles de classement en utilisant le bouton “Ajouter règle de classement”. Pour les modifier, cliquez sur le bouton “Modifier”.

En saisie :

• Saisissez un code. Le code est limité à 10 caractères et doit être unique.

Note

Le code n’est pas modifiable une fois qu’il a été créé.

• Saisissez une description. La description est utilisée dans la liste déroulante lorsque vous créeez ou modifiez une source de classification.

• Choisissez une routine de classement : dewey, générique, lcc.

  • La routine de classement Dewey génère une cote triée en suivant les règles suivantes :

    • Elle concatène la classification et les parties de l’exemplaire.

    • Elle convertit en majuscules.

    • Elle enlève tous les espaces vides en début ou fin de cote, et avant les slash (/)

    • Elle sépare les préfixes alphabétiques du reste de la cote

    • Elle divise sur les espaces et les points.

    • Elle laisse le premier groupe de chiffres tel qu’il est.

    • Elle convertit le deuxième groupe de chiffres en un long groupe de 15 chiffres, rempli à droite de zéros.

    • Elle convertit chaque espace en un underscore.

    • Elle enlève tous les caractères restants qui ne sont pas alphabétiques, numériques ou underscores.

  • La routine de classement générique génère une cote triée en suivant les règles suivantes :

    • Elle concatène la classification et les parties de l’exemplaire.

    • Elle enlève tous les espaces vides en début ou en fin de cote.

    • Elle convertit chaque espace en un underscore.

    • Elle convertit en majuscules.

    • Elle enlève les caractères qui ne sont pas alphabétiques, numériques ou underscores.

  • La routine de classement LCC génère une cote triée en suivant les règles suivantes :

Règles de découpage de la classification

Les règles de découpage déterminent comment les cotes sont découpées au moment de l’impression d’une étiquette de cote.

Note

Les règles de découpage sont utilisées uniquement si votre format d’étiquette précise que vous pouvez découper les cotes.

Par exemple, une cote Dewey comme “636.8/07 SHAW” deviendra

636.807
SHAW

une fois imprimée sur une étiquette de cote.

Les valeurs prédéfinies dans Koha sont :

• Dewey

• LCC

• Générique

Les règles de découpage sont paramétrées dans les sources de classification. Vous pouvez définir de nouvelles règles de découpage en utilisant le bouton “Ajouter règle de découpage”. Pour les modifier, cliquez sur le bouton “Modifier”.

En saisie :

• Saisissez un code. Le code est limité à 10 caractères et doit être unique.

Note

Le code n’est pas modifiable une fois qu’il a été créé.

• Saisissez une description. La description est utilisée dans la liste déroulante lorsque vous créeez ou modifiez une source de classification.

• Choisissez une routine de découpage - Dewey, Générique, LCC ou RegEx

  • La routine de découpage Dewey recherche les trois chiffres et le point, les met sur une ligne avec les autres parties (Découpe, préfixe, etc.) chacun sur une ligne séparée (généralement divisé au niveau des espaces).

  • La routine de découpage Générique découpe au niveau des espaces.

  • La routine de découpage LCC met chaque composant sur une ligne séparée.

  • La routine de découpage RegEx vous permet de créer une routine de découpage personnalisée.

    • Quelques exemples de routines de découpage RegEx :

      • Découper au niveau des espaces:

        s/\s/\n/g
        

      • Découper au niveau des signes égal (=):

        s/(\s?=)/\n=/g
        

      • Découper au niveau des slash (/):

        s/(\s?\/)/\n/g
        

      • Enlever le premier découpage si la cote commence par J ou K:

        s/^(J|K)\n/$1 /
        

      • Couper après 9 caractères:

        s/(^.{9})/$1\n/
        

Il est possible de mélanger et faire correspondre des routines de découpage RegEx en cliquant sur le lien “Nouveau” juste en dessous de la case de saisie de la RegEx.

Par exemple, si vous voulez couper après neuf caractères ET séparer au niveau des espaces, vous pouvez écrire les deux et la cote “971.42805092 C669r” sera découpée

971.42805
092
C669r

Règles de concordance

Les règles de concordance sont utilisées au moment de l’import de notices MARC dans Koha.

• Aller à : Plus > Administration > Catalogue > Règles de concordance

Les règles que vous définissez ici seront utilisées lors du téléchargement des notices dans le réservoir.

Il est important de comprendre la différence entre les «points de concordance» et les «contrôles de concordance» avant d’ajouter de nouvelles règles de concordance à Koha.

Les points de concordance sont les critères que vous entrez qui doivent être remplis pour qu’une notice corresponde à un enregistrement MARC existant dans votre catalogue (doublon). Vous pouvez avoir plusieurs points de concordance sur un import, chacun avec son propre score. Une notice importée sera comparé à vos notices existantes (« une notice à la fois ») et se verra attribuer un score pour chaque match. Lorsque le score total des points de concordance correspond ou dépasse le seuil indiqué pour la règle de concordance, Koha suppose un doublon correct et l’importe / le superpose en fonction de vos spécifications dans le processus d’importation. Un domaine à surveiller ici est la somme des points de concordance. Vérifiez à nouveau que les concordances que vous voulez donneront une concordance réussie (doublon).

Exemples:

Seuil de concordance : 1000

Point de concordance sur 020$a 1000

Point de concordance sur 022$a 1000

Point de concordance sur 245$a 500

Point de concordance sur 100$a 100

Dans l’exemple ci-dessus, une concordance sur le 020$a ou le 022$a aboutira à une concordance réussie. Une concordance sur 245$a par titre et 100$a par auteur (et non sur 020$a ou 022$a) n’ajoutera pas plus de 600 et ne sera pas une concordance. Un match sur 020$a et 245$a donnera 1500. Du fait que c’est soit une concordance réussie, les 500 points supplémentaires de la concordance pour le titre 245$a sont superflus. La notice importée a été appariée avec succès sur le 020$a sans nécessiter la concordance du 245$a. Cependant, si vous avez attribué un score de concordance de 500 sur 100$, une concordance sur 245$a par titre et sur 100$a par auteur sera considéré comme un match réussi (total de 1000) même si le 020$a n’est pas un match.

Les contrôles de concordance ne sont pas couramment utilisés dans les règles d’import. Cependant, ils peuvent servir à plusieurs fins dans la mise en concordance des notices. Premièrement, les contrôles de concordance peuvent être utilisés comme critères de concordance au lieu des points de concordance si vos index sont périmés et obsolètes. Les contrôles de concordance fonctionnent bien pour les données au lieu de compter sur les données dans les index. (Si vous craignez que vos index ne soient obsolètes, une reconstruction de vos index serait une excellente idée et permettrait de résoudre cette situation !) L’autre utilisation d’un contrôle de concordance est la « double vérification » ou le « veto » de votre règle de concordance. Par exemple, si vous avez une règle de concordance comme ci-dessous.

Seuil de concordance : 1000

Point de concordance sur 020$a 1000

Contrôle de concordance sur 245$a

Koha examinera d’abord le sous champ 020$ pour voir si la notice importée correspond à une notice existante. Si tel est le cas, il passera ensuite à la vérification de la correspondance et examinera directement la valeur de 245$a dans les données importées et la comparera à la valeur de 245$a de la notice « correspondante » existante dans votre catalogue. Si les 245$a correspondent, Koha continue comme si une correspondance avait réussi. Si les 245$a ne correspondent pas, Koha conclut que les deux notices ne correspondent pas et ne son pas des doublons. Les contrôles de concordance peuvent être un outil très utile pour confirmer les vrais doublons.

Lorsque vous cherchez à créer des règles de concordance pour vos autorités, les index suivants seront utiles :

Nom de l’index	Champ Marc de correspondance
ISBN	010$a
Nom de personne	100$a
Raison sociale	110$a
Publication en série	111$a
Titre-uniforme	130$a
Terme chronologique	148$a
Nom commun	150$a
Nom géographique	151$a
Terme de genre/forme	155$a

Table : Index d’autorités

Ajout de règles de concordance

Pour créer une nouvelle règle de concordance.

• Cliquer sur “Ajouter une règle de concordance”

  

  • Choisissez un nom unique et saisissez-le dans le champ Code la règle de concordance.

  • la “Description” est une chaine expliquant ce qu’est la règle

  • “Seuil de correspondance” - Le nombre total de “points” que doit atteindre une notice pour être considérée comme un doublon

  • « Type de notice » est le type d’importation pour lequel cette règle sera utilisée -soit autorité soit bibliographique

  • Les Points de concordance sont définis pour choisir les champs sur lesquels effectuer l’opération de mise en concordance.

  • Vous pouvez trouver les “index de recherche” en regardant la configuration des index dans votre système. Pour Zebra vous pouvez trouver les bons noms d’index dans votre fichier ccl.properties. Vous pouvez aussi trouver des informations utiles dans le chapitre Index de recherche Koha de ce manuel.

  • “Score” - Le nombre de “points” que rapporte l’identification sur ce champ. Si la somme de tous les scores des champs est égale ou supérieure au seuil de concordance, la notice entrante est considérée comme étant en doublon avec une notice du catalogue.

  • Entrez le champ MARC que vous voulez mettre en correspondance dans la rubrique “Champ”.

  • Entrez le sous-champ MARC que vous voulez mettre en correspondance dans la rubrique “Sous-champs”. Pour réaliser une concordance sur des champs de contrôle comme 001, la rubrique sous-champs peut être laissée vide.

  • “Décalage” - A utiliser avec les champs de contrôle, 001-009

  • “Longueur” - A utiliser avec les champs de contrôle, 001-009

  • Il y a actuellement plusieurs options “Règles de normalisation” :

    • Aucun - aucune règle de normalisation ne sera appliquée

    • Supprimer les espaces

    • Majuscule

    • Minuscule

    • Par défaut - cette option a été ajoutée pour maintenir le comportement du formulaire avant que les autres règles de normalisation soient disponibles.

    • ISBN - utiliser cette option améliorera la concordance sur l’ISBN. Si les champs ISBN de vos notices entrantes contiennent du texte supplémentaire, comme “9780670026623 (alk. paper)”, ils correspondront quand même correctement.

  • “Contrôles de concordance requis” - Tandis que les points de concordance fonctionnent sur les index de recherche, les contrôles de concordance fonctionnent directement sur les données et peuvent être utilisés comme critère de concordance à la place des points de concordance ou en plus de ceux-ci pour confirmer les concordances.

Exemple de règle de concordance des notices bibliographiques : numéro de contrôle

• Seuil de concordance : 100

• Record type: Bibliographic record

  Note

  In order to match on the 001 in authority records, you will need to create a second rule, repeating all of these values and change just the record type to “Authority record”.

• Points concordanca (unique) :

• Search index: control-number

• Score : 100

• Champ : 001

  Note

  In MARC21, this field is for the control number assigned by the organization creating, using, or distributing the record.

• Sous-champs : vides

• Offset: 0 or empty

• Length: 0 or empty

• Règle de normalisation : Aucune

• Required match checks: none (click “Remove this match check”)

Règles de fusion de notices

Les règles de fusion de notices permettent de définir des règles sur la façon dont les notices MARC entrantes et originales doivent être fusionnées sur la base d’un champ et d’un contexte quand une notice MARC est mise à jour.

Contextes

Concentrons-nous d’abord sur la compréhension du concept de contextes.

Les contextes sont définis par « module » et par « filtre » en activant des ensembles de règles séparées pour différents contextes.

En paramétrant différentes valeurs de filtre pour ces modules, les règles sont appliquées uniquement quand la valeur du filtre concorde avec un module en particulier. Un joker ; « * », peut être utilisé pour concorder avec toutes les valeurs de filtre possibles.

Il y a trois modules contextuels différents :

adhérent

Permet de définir des règles qui s’appliqueront si le numéro de l’adhérent actuellement connecté concorde avec la condition du filtre.

code de catégorie

Permet de définir des règles qui s’appliqueront si le code de catégorie de l’adhérent actuellement connecté concorde avec la condition du filtre.

source

Permet de définir des règles qui s’appliqueront si la notice est mise à jour dans une partie de Koha en particulier. Les méthodes de mise à jour suivantes sont supportées :

• batchimport

• z39.50

• intranet

• bulkmarcimport

• import_lexile

• batchmod

Un contexte n’est vraiment rien d’autre qu’une combinaison de module et de filtre. Chaque fois qu’une notice est mise à jour dans Koha, un contexte est paramétré et des valeurs de filtre sont remplies avec les valeur dépendant du contexte.

Des exemples de deux différents contextes sont l’enregistrement d’une notice dans l’interface professionnelle ou l’utilisateur actuellement connecté ayant un numéro particulier, par exemple « 12 ».

These two contexts are define as:

Module: source, filter: intranet
Module: borrower, filter: 12

Only the rules of one context, that is a module and filter combination, are applied. If multiple contexts matches they are not merged together.

If we have the following rules:

Module: source, filter: *, tag: 650, preset: Protect
Module: source, filter: *, tag: 500, preset: Protect
Module: borrower, filter: 12, tag: *, preset: Overwrite

And the context of the update where the rules are applied is:

source => "intranet" (wildcard match)
borrower => 1 (no match)

Only the first two rules will be applied.

If instead the context of rule evaluation was:

source => "intranet" (wildcard match)
borrower => 12 (an exact match, which is considered more specific than a wildcard match)

Only the second rule would be applied, even though the first two rules also matches they will be discarded since the context match of that rule set is of lower specificity because of the wildcard.

Context specificity is ranked in the following way:

• First all the rules are grouped into rule sets identified by a unique filter and module combination.

• If one or more contexts have a non wildcard filter condition match, the rule set of the context with the module of highest specificity is selected. (The modules are listed in order of specificity above).

• If no exact context match is found, but one or more wildcard matches are, the rule set of the context with the module of highest specificity is selected.

• If no context matches the default behavior is to overwrite, the original record with the incoming record.

Rules

A rule consists of a three different parts:

Context

A module and filter to match against as described above.

Tag

A field tag expression for defining which tag(s) the rule should be applied on. Three different tag expressions are supported:

• An exact tag, for example « 650 ».

• A regular expression, for example « 6.. » matching all 6XX tags.

• A wildcard, « * », matching all tags

When rules for a specific context are evaluated, the most specific match is selected. The tag expressions above are listed in order of specificity.

Actions

Each rule defines a set of actions to take depending on the type of update. There are four types of update events: Added, Appended, Removed and Deleted. For each event an action is specified, whether to perform the update, or to skip it.

By enabling/disabling updates for these different events 16 different update behaviors can be defined. There are presets available for the most common/useful combinations:

Preset	Added	Appended	Removed	Deleted
Protect	Skip	Skip	Skip	Skip
Overwrite	Add	Append	Remove	Delete
Add new	Add	Skip	Skip	Skip
Add and append	Add	Append	Skip	Skip
Protect from deletion	Add	Append	Remove	Delete

Protect

Added: Skip, Appended: Skip, Removed: Skip, Deleted: Skip

The « Protect » preset will prevent all updates on matching fields, protecting them from being overwritten.

Given this rule:

Module: source, filter: *, Tag: 650, Preset: Protect

And the following original and incoming records:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

The 650 field of the original record will retain its original value after the update (but since the default behavior if no rule matches is to overwrite, the 500 field will be added):

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

Overwrite

Added: Add, Appended: Append, Removed: Remove, Deleted: Delete

The « Overwrite » preset will allow all updates on matching fields.

Since the default behavior is to overwrite if no rule matches, adding a rule with the overwrite preset only makes sense if there is some other rule with a lower tag specificity with a different behavior, for example a wildcard tag rule.

So given these two rules:

Module: source, filter: *, Tag: *, Preset: Protect
Module: source, filter: *, Tag: 650, Preset: Overwrite

And the following original and incoming records:

500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

Incoming record:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

All fields but 650 will be protected on the original record, and the resulting record will be:

500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

Add new

Added: Add, Appended: Skip, Removed: Skip, Deleted: Skip

The « Add new » allow updates only if the incoming field is new, that is there exists no fields with this tag in the original record.

Given this rule:

Module: source, filter: *, Tag: 650, Preset: Add

And the following original and incoming records:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

The 650 in the incoming record will not overwrite the 650 field in the original record since the original record contains one or more 650 fields. The 500 field will be added since the default rule is to overwrite. The resulting record will be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

On the other hand, if the original record was:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-

The resulting record will be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

This is because there were no 650 fields in the original record, so adding new ones is permitted.

Add and append

Added: Add, Appended: Append, Removed: Skip, Deleted: Skip

In the « Add and append » preset, appending is also permitted, but not removing or deleting.

So if we have the following rule:

Module: source, filter: *, Tag: 650, Preset: Add and append

And the following original and incoming records:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

The resulting record will be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

Note that the « old » 650 field from the original record was not removed since we only allow adding or appending new values.

If we instead used the « Overwrite » preset the resulting record would instead be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

with the 650 field of the original record removed.

Protect from deletion

Added: Add, Appended: Append, Removed: Remove, Deleted: Skip

The preset « Protect from deletion » will allow all update operations except deletion. Deletion is defined as when there are no fields of the matching tag in the incoming record so that all of the fields with this tag would be removed on the original record.

So given the following rule:

Module: source, filter: *, Tag: 650, Preset: Protect from deletion

And the following original and incoming records:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

The resulting record will be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision pilot programs$zUnited States$vCatalogs.

On the other hand, if the incoming record was:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.

In this case the deletion of 650 would not be permitted and the value of the field on the original record would be protected. The resulting record would instead be:

100 1#$aTerrace, Vincent,$d1948-
500 ##$aIncludes index.
650 #0$aTelevision serials$zUnited States$vCatalogs.

Custom presets

To work with custom presets, a more complete understanding of the update events is required:

Added

For a matching rule with a tag, the action configured for the « Added » event is applied for new fields in the incoming record if the original record has no fields with that tag. If the action is « Add » they will be added to the original record, if « Skip » they will be thrown away.

Appended

If the two record have common fields with the rule tag, that is one or more fields with identical subfield and identifier values, the action configured for the « Appended » event is applied for fields found in incoming record but not in original record. If the action is « Append » they will be added to the original record, if « Skip » they will be thrown away.

Removed

If the two records have common fields with the rule tag, the action configured for the « Removed » action is applied for fields found in original record but not in incoming record. If the action is « Remove » they will removed from the original record, if « Skip » they will be kept.

Deleted

If the original record have fields with the rule tag, but no fields with this tag is found in the incoming record, the action configured for the « Deleted » event is applied for the fields in the incoming record. If the action is « Delete » the fields will be removed from the original record, if « Skip » they will be kept.

Configuration des Sets OAI-PMH

Sur cette pages, vous créez, modifiez et supprimez des Sets OAI-PMH

Ajouter un SET

Ajouter un SET

• Cliquez sur le lien Ajouter un Set

• Remplissez les champs obligatoire “setSpec” et “setName”

• Vous pouvez ensuite ajouter des descriptions pour ce set. Pour ce faire, cliquez sur “Ajouter description” et remplissez la boîte qui apparaît. Vous pouvez ajouter autant de descriptions que vous le souhaitez.

• Cliquez sur “Sauvegarder”

Modifier/Supprimer un set

Pour modifier un Set, cliquez sur le lien Modifier qui se trouve en face du Set. Un formulaire similaire à celui utilisé pour créer un Set sera affiché et vous pourrez modifier le nom, la description et les paramètres du Set.

Pour supprimet un set, cliquez sur le lien » Supprimer » qui se trouve sur la ligne du Set que vous voulez supprimer.

Définir les liens

Vous définissez ici la façon dont un set sera construit en spécifiant des critères (quelle notice appartient à ce set). Les critères sont des listes de conditions que les notices doivent remplir.

• Remplissez les zones “Champ”, “Sous-champ” et “Valeur”. Par exemple si vous voulez inclure à ce Set toutes les notices qui ont la zone 999$a égale à XXX, mettez 999 dans “Champ”, 9 dans “Sous-champ” et XXX dans “Valeur”.

• If you want to add another condition, click on “Add” button and repeat step 1. You can choose between “and” or “or” Boolean operators to link your conditions.

• Cliquez sur “Sauvegarder”

Pour supprimer une condition, laissez vide au moins une des zones «champ», «sous-champ» ou «Valeur» et cliquez sur « Enregistrer ».

Note

Note : Une condition n’est vraie si le sous-champ correspondant est strictement égal à ce qui est dans Valeur. Une notice ayant 999$9 = “XXX YYY” ne sera pas placée dans un jeu de données dont la condition est 999$9 = “XXX”.

Et c’est sensible à la casse : une notice ayant 999$9 = “xxx” n’appartiendra pas au jeu de donnée dont le critère est 999$9 = “XXX”.

Construire des sets

Une fois que vous avez configuré tous vos Sets, vous devez les construire. Ceci est effectué par le script misc/migration_tools/build_oai_sets.pl.

Champs de recherche des exemplaires

À partir de cette page, vous pouvez ajouter des zones personnalisées de recherche à l’option de recherche des exemplaires de l’interface professionnelle.

Pour ajouter un nouveau terme de recherche, cliquer sur le bouton « Nouveau champ de recherche »

• Le nom est un champ pour que vous identifiez le terme de recherche

• Le libellé apparaîtra sur la page de recherche des exemplaires

• Le champs MARC vous permet de choisir le champs dans lequel vous souhaitez chercher

• Le sous-champs MARC est le sous-champs dans lequel vous souhaitez chercher

• Authorized values category can be used to turn this search field in to a pull down instead of a free text field

Le nouveau champ sera visible en haut de cette page et sur la page de la recherche sur les exemplaires

Search filters

Search filters are custom searches or filters that can be applied to search results.

This functionality is enabled on using the SavedSearchFilters system preference.

Note

This section will only be visible if the SavedSearchFilters system preference is enabled and you have the manage_search_filters (or superlibrarian) permission.

Search filters are added by searching the catalog through the staff interface.

This page is used to manage existing search filters.

You can make changes to each search filter by clicking on the action buttons on the right.

• Edit filter: change the name of the filter, and its availability in the OPAC or staff interface

  

• Edit search: clicking this button will bring you to the advanced search form, with the filter already applied. You can change the search parameters, and click “Save filter” at the top of the page.

  

• Delete: clicking this button will delete the filter.

  Avertissement

  There is no confirmation when deleting a search filter. Once you click “Delete”, the filter will be deleted immediately.

Note

Search filters can be used as pre-defined search URLs that you can use on your website or in HTML customizations.

Search filters are available through relatively short links.

<OPACBaseURL>/cgi-bin/koha/opac-search.pl?limit=search_filter:<Id of filter>

Use this URL anywhere to link directly to the search.

Configuration du moteur de recherche

Une fois que vous aurez choisi Elasticsearch dans votre préférence système SearchEngine, vous verrez un nouveau lien pour la configuration du moteur de recherche, dans la section Catalogue du module Administration. Vous pourrez alors gérer les indexes, les facettes et leurs correspondances avec les champs et sous-champs MARC.

Acquisitions

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

Avant d’utiliser le module Acquisitions, vous devez vérifier que vous avez rempli tous les paramètres nécessaires.

• Aller à : Plus > Administration > Acquisitions

Devises et taux de change

Si vous effectuez des commandes dans plusieurs devises, il est souhaitable d’entrer les taux de change de façon à permettre au module Acquisitions de faire des totaux corrects.

• Aller à : Plus > Administration > Acquisitions > Devises et taux de change

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : currency).

• Currency: this is the code for the currency. For default currencies, the ISO code is used as currency code (for example “USD” for the US dollar). The ISO code will be used when importing MARC files via the staging tools. The tool will attempt to find and use the price of the currently active currency.

• Rate: the rate will be used to calculate the price in the active currency.

  Note

  À savoir : Ces informations ne sont pas automatiquement mises à jour. Faites-le manuellement afin d’avoir des comptes justes.

• Symbol: this is the symbol for the currency (for example, $ for USD, or € for EUR).

• Last updated: this is the date when the currency was last updated in Koha.

• Active: the active currency is the main currency you use in your library. The active currency will have a check mark in the “Active” column. If you don’t have an active currency you will see an error message telling you to choose an active currency.

  

  The active currency must have a rate of 1. There can only be one active currency.

• Archived: archived currencies will have “Yes” in this column. Archived currencies cannot be used in the acquisitions module.

  Note

  It is currently not possible to manually archive currencies. Currencies will be archived if Koha is updated and a currency that was used previously in the acquisitions module was deleted.

• Actions: use the buttons to edit or delete currencies.

  Note

  If a currency was used at least once, it will not be possible to delete it.

Adding a new currency

If a currency that you use is not already in your system, you can create it.

• Click “New currency”.

• Fill out the form.

  • Currency: enter a code for the currency, this can be the ISO code, or another code. This is what will be displayed in the acquisitions module.

    Note

    If you decide to use a custom code here, make sure to fill out the ISO code with the correct code for the currency. This will ensure that prices are calculated according to the rate.

    Note

    This field is limited to 10 characters.

  • Rate: enter the rate of this currency relative to your active currency.

  • Symbol: enter the symbol for the currency (for example, $ for USD, or € for EUR).

  • ISO code: enter the ISO code for the currency (for example “USD” for the US dollar). This field is optional. If this field is empty, Koha will use the currency code (above) as the ISO code for price calculations.

  • Last updated: this will be filled automatically with today’s date, it is not possible to manually change this date.

  • Space separation between symbol and value: if checked, Koha will display the price with a space before the currency symbol (for example, 10.99 $ rather than 10.99$).

  • Active: check this box if this currency is the default currency used in the acquisitions module. Note that there can only be one active currency and that the active currency’s rate must be 1.

• Cliquez sur “Valider”.

Editing a currency

If you often order from other countries, it will be necessary to update the exchange rate regularly in order to calculate the prices precisely.

To edit an existing currency,

• Click the “Edit” button to the right of the currency in the currencies table.

• Change the rate, or other value.

  Note

  Note that the currency code and the last updated date cannot be edited.

• Cliquez sur “Valider”.

Deleting a currency

If there are currencies that you never use, it is possible to delete them.

From the currencies table, click the “Delete” button to the right of the currency.

Avertissement

Currencies that have been used at least once in the acquisitions module cannot be deleted.

Budgets

Budgets are used for tracking accounting values related to acquisitions. For example you could create a budget for the current year (ex. 2015) and then break that into funds for different areas of the library (ex. Books, Audio, etc).

• Allez à : Plus > Administration > Acquisitions > Budgets

Dans l’interface principale d’administration des budgets vous verrez deux onglets, contenant respectivement les budgets actifs et inactifs.

Ajouter un budget

Budgets can either be created from scratch or by duplicating the previous year’s budget.

Adding a new budget

If you haven’t used Koha before for acquisitions, you’ll need to start fresh with a new budget.

To add a new budget,

• Click the “New budget” button.

  

• Fill out the form:

  • Start date (mandatory): choose the starting date for the time period this budget is for. This can be the start of the calendar year, fiscal year, academic year, quarter, etc.

  • End date (mandatory): choose the ending date for the time period this budget is for.

  • Description (mandatory): enter a description for this budget. The description should be something that will help you identify the budget when ordering.

  • Total amount: enter the amount for the budget. Do not use any symbols, simply enter the amount of the budget with numbers and decimals.

  • Make budget active: marking a budget as active makes it usable when placing orders in the acquisitions module, even if the order is placed after the budget end date. This will allow you to record orders that were placed in a previous budget period.

  • Lock budget: locking a budget means that you will not be able to add funds or add sub funds to this budget, and you will not be able to plan spending. Lock the budget once it is set as you wish.

• Click “Save”.

You will be brought back to the list of existing budgets.

Proceed to add funds to the budget.

Duplicating a budget

At the end of the year, or the end of your budget period, you can duplicate the current budget. This will also duplicate all funds, so you don’t have to start from scratch each year or period.

To duplicate a budget,

• From the list of budgets, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Duplicate”.

  

Alternatively,

• From the list of budgets, click on the budget name.

  

• On the screen listing the budget breakdown, click the “Edit” button at the top and choose to “Duplicate budget”.

  

• In both cases, you will be presented with a form to duplicate the budget.

  

  • Start date (mandatory): choose the starting date for the time period this new budget is for.

  • End date (mandatory): choose the ending date for the time period this budget is for.

  • Description (mandatory): enter a description for this new budget.

  • Change amounts by: by default, the total amount from the duplicated budget and the original amounts for each fund will be used. However, if needed, you can indicate to change the amounts by a percentage, that can be positive or negative. For example, if your new budget was increased by 2%, enter 2. Inversely, if your new budget was decreased by 2%, enter -2.

  • If amounts changed, round to a multiple of: if you entered a value in “Change amounts by”, Koha will calculate the amounts automatically. You can force it to round down the amounts. For example, entering “100”, will round down the amounts to the hundreds (5542 will become 5500).

  • Mark the original budget as inactive: check this box if the original budget should no longer be used, effective immediately. You can always edit the budget later to make it inactive.

  • Set all funds to zero: check this box if you wish the new budget to contain all the same fund structures as the previous budget but no allocations until you manually enter an amount in the fund.

This will not only duplicate the budget, but all of the funds associated with that budget so that you can reuse budgets and funds from year to year.

When the time comes, you can close the previous budget to move unreceived orders, and, if desired, unspent funds to the new budget.

Editing a budget

You can edit existing budgets to make them inactive or lock them to prevent fund changes, for example.

To edit a budget,

• From the list of budgets, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Edit”.

  

Alternatively,

• From the list of budgets, click on the budget name.

  

• On the screen listing the budget breakdown, click the “Edit” button at the top and choose to “Edit budget”

  

• In both cases, you will be presented with a form to duplicate the budget.

• Make your changes (see the field descriptions above).

• Click “Save”.

Closing a budget

Fermez un budget pour déplacer ou reconduire des commandes non reçues et, si vous le souhaité, les postes budgétaires non dépensés vers un nouveau budget. Avant de fermer votre budget, vous souhaitez peut-être dupliquer le budget de l’année précédente. De cette manière, vous aurez un budget pour déplacer les commandes non reçues.

To close a budget,

• From the list of budgets, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Close”

  

  Note

  Budgets without unreceived orders cannot be closed.

  

• Fill out the form.

  

  • Select a budget: choose the new budget for the unreceived orders from the dropdown.

    Note

    In order for the unreceived orders to be automatically moved to the new budget, the fund structures in the previous budget must exist in the new budget.

  • Move remaining unspent funds: check this box to move the unspent amounts from the funds of the budget being closed to the selected budget.

• Click the “Move unreceived orders” button.

You will be presented with a dialog box that says “You have chosen to move all unreceived orders from “Budget X” to “Budget Y”. This action cannot be reversed. Do you wish to continue?” Budget X is the budget to be closed and Budget Y is the selected budget.

Si tout semble correct, cliquez sur “OK” et les commandes non reçues et, si sélectionnés, les postes budgétaires non dépensés seront déplacés.

Attendez jusqu’à l’affichage du « Rapport après le déplacement de commandes non reçues du budget X à Y » ). Ceci listera les numéros de commandes qui ont été impactés (groupés par poste budgétaire) et détaillera si la commande non reçue a été déplacée ou s’il y a eu un problème. Par exemple, si le nouveau budget ne contient pas de poste budgétaire avec le même nom que dans le budget précédent, la commande ne sera pas déplacée.

Deleting a budget

In order to delete a budget, it must not have funds. Start by deleting the funds.

Avertissement

This cannot be undone. Make sure you are certain this budget needs to be deleted. You can make it inactive or close it, instead.

To delete a budget,

• From the list of budgets, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Delete”.

  

• Click “Yes, delete”.

  

Postes budgétaires

Funds are divisions of a budget. For example you could have a budget for the current year (ex. 2015) and then break that into funds for different areas of the library (ex. Books, Audio, etc).

• Allez à : Plus > Administration > Acquisitions > Poste budgétaire

Adding a fund to a budget

A fund is added to a budget. Make sure to add a budget before adding funds.

Note

If a budget is locked, it will not be possible to add funds.

To add a new fund,

• From the list of budgets, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Add fund”.

  

Alternatively,

• From the list of budgets, click on the budget name.

  

• On the screen listing the budget breakdown, click the “New” button at the top and choose the “New fund for…” option.

  

• In both cases, you will be presented with a form to create the new fund.

  

  • Fund code (mandatory): enter a unique identifier for your fund.

  • Fund name (mandatory): enter a name for the fund. This should be something that staff will understand, as this is what will be displayed when ordering.

  • Amount (mandatory): enter the amount with only numbers and decimals, no other characters.

  • Warning at (%): enter a percentage value to have Koha warn you when you have spent this percentage of the fund, to prevent overspending. For example, if you enter 90%, Koha will warn you for each order after 90% of the fund is spent.

  • Warning at (amount): same as above but for a specific amount of money spent. For example, if you enter 5000, Koha will warn you for each order after 5000 is spent in the fund.

  • Owner: you can choose to assign this fund to a staff member.

    • Click “Select owner”.

    • Search for the staff member in the patron search form.

      Note

      Only staff with superlibrarian or acquisitions permissions (or budget_modify permission if granular permissions are enabled) are returned in the search results.

    • Click “Select” to the right of the staff member’s result.

    Note

    A fund can only have one owner.

    Note

    In order to limit the use of this fund to the owner, you must choose either “Owner”, “Owner and users” or “Owner, users and library” in the “Restrict access to” field below. Otherwise, adding users will not have any restricting effect.

    Note

    Staff members with the order_manage_all permission will be able to use funds regardless of restrictions.

    Make sure your staff doesn’t have that permission if you want to restrict access to funds.

  • Users: you can also add users who will be able to spend in that fund.

    Note

    In order to limit the use of this fund to the users, you must choose either “Owner and users” or “Owner, users and library” in the “Restrict access to” field below. Otherwise, adding users will not have any restricting effect.

    Note

    Staff members with the order_manage_all permission will be able to use funds regardless of restrictions.

    Make sure your staff doesn’t have that permission if you want to restrict access to funds.

    • Click “Add users”

    • Search for the staff member in the patron search form.

      Note

      Only staff with superlibrarian or acquisitions permissions (or budget_modify permission if granular permissions are enabled) are returned in the search results.

    • Click “Add” to the right of the staff member’s result.

    Note

    You can add as many users as you need.

    • Click “Close” once all the users have been added.

  • Library: If this fund is for a specific library, choose it here.

    Note

    In order to limit the use of this fund to the library, you must choose “Owner, users and library” in the “Restrict access to” field below. Otherwise, choosing a library will not have any restricting effect.

    Note

    Staff members with the order_manage_all permission will be able to use funds regardless of restrictions.

    Make sure your staff doesn’t have that permission if you want to restrict access to funds.

  • Restrict access to: you can restrict who can order from this fund by choosing either the “owner”, “owner and users” or “owner, users and library”.

    Avertissement

    Without an owner, the access restriction will be ignored, be sure to enter an owner as well as choose a restriction.

    Note

    Staff members with the order_manage_all permission will be able to use funds regardless of restrictions.

    Make sure your staff doesn’t have that permission if you want to restrict access to funds.

  • Notes: any descriptive notes about this fund.

    Note

    Notes will only appear on this screen (when editing the fund).

  • Statistic 1 done on: this is used for statistical purposes. Choose an authorized value category from which to choose values when placing orders using this fund. You will then be able to plan spending and report on spending according to those categories. The default authorized value category Asort1 is created specifically for this purpose, but you can use any authorized value category in this field (CCODE for example to plan spending according to collections).

  • Statistic 2 done on: same as above, for a second statistical category. The default authorized value category Asort2 is created specifically for this purpose, but you can use any authorized value category.

    Note

    Pour en apprendre plus au sujet des catégories de planification, consultez la FAQ.

• Cliquez sur “Valider”.

You will be brought to a list of all of the funds for the budget.

Les colonnes monétaires du tableau des postes budgétaires se répartissent comme suit :

1. Le niveau de base alloué est la valeur du « montant » que vous avez définie lors de la création du poste budgétaire.

2. Le niveau de base commandé correspond au montant commandé pour ce poste budgétaire (sans les postes pour enfants).

3. Le total commandé est le niveau de base commandé pour ce poste budgétaire et tous ses postes pour enfants.

4. Le niveau de base dépensé est le montant dépensé pour ce poste budgétaire (sans les postes pour enfants)

5. Le total dépensé est le niveau de base dépensé pour ce poste budgétaire et tous ses postes pour enfants

6. Niveau de base disponible est 1 - 2

7. Total disponible est 1 - 3

To the right of each fund you will find the “Actions” button under which you will find the “Edit,” “Delete,” and “Add sub fund” options.

Adding a sub fund

A sub fund is a more granular division of the fund. An example would be to have a fund for “Fiction” and under that have a fund for “New releases” and a fund for “Science Fiction.” It is an optional way to further organize your finances.

Note

If a budget is locked, it will not be possible to add sub funds.

To add a sub fund to a fund,

• From the list of all funds, or from the list of funds of a specific budget, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Add sub fund”.

  

• Fill out the new sub fund form. Fields are the same as for adding a new fund. The only difference is that the form will state the “parent” fund.

• Cliquez sur “Valider”.

Funds with sub funds will show with a small arrow to the left. Clicking that will show you the sub funds.

Deleting funds

It is possible to delete funds, if necessary.

Avertissement

Deleting a fund in which there are orders will delete those orders. Only delete funds if you are certain it needs to be deleted. It is not possible to undo this.

To delete a fund,

• From the list of all funds, or from the list of funds of a specific budget, click the “Actions” button on the right.

  

• Choose “Delete”.

  

• Click “Yes, delete this fund” in the warning message.

  

Planification du budget

Sur la liste des périodes budgétaires, cliquez sur le bouton Planification et choisissez comment vous prévoyez de dépenser votre budget.

If you choose “Plan by months” you will see the budgeted amount broken down by months.

On the left are filters that can be used to limit what is shown in the table.

• Select planning type: choose to plan by months, libraries, itemtypes, or any authorized value category used as statistic 1 or 2 in the funds.

• Show my funds only: this will filter out funds of which you are not the owner.

• Show active funds only: this will filter out funds that have not been used (no ordered amount).

• Show actual/estimated values: this will alter the table to show the ordered amounts as well.

To hide some of the columns, uncheck the boxes at the top of the table.

From here, you can plan your budget spending by manually entering values or by clicking the “Auto-fill row” button. If you choose to auto-fill the form the system will try to divide the amount accordingly, you may have to make some edits to split things more accurately.

Once your changes are made, click the “Save” button.

Note

If a budget is locked, it will not be possible to edit the values.

To export your data as a CSV file, enter a file name in the “Output to a file named” field, in the “Export” section on the left, and click the “Submit” button.

Comptes EDI

A partir de là vous pouvez entrer les informations nécessaires pour vous connecter à vos fournisseurs

Note

Avant de commencer, vous aurez besoin au moins d” Ajouter un fournisseur.

Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton « Nouveau compte ».

Dans le formulaire qui s’affiche, entrez les informations sur le fournisseur.

See the EDI questions for vendors section of the acquisitions module chapter for a description of each field.

Chaque fournisseur aura un compte.

EANs de bibliothèque

Un code EAN pour bibliothèque est un identifiant donné à une bibliothèque par un fournisseur afin qu’elle puisse s’identifier et qu’il puisse savoir quel compte utiliser lors de la facturation. Un compte EDI peut avoir plusieurs EAN.

Pour ajouter un EAN, cliquez sur le bouton « Nouvel EAN ».

Dans le formulaire qui s’affiche, entrez les informations fournies par votre fournisseur.

See the EDI questions for vendors section of the acquisitions module chapter for a description of each field.

Paramètres divers

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres divers

Identity providers

This section is used to define and manage external identity providers for Koha users. This is used when your users come from an external source, such as student management system, active directory, or other similar databases.

• Get there: More > Administration > Additional parameters > Identity providers

Adding an identity provider

To add an identity provider, click the “New identity provider” button.

• Basic configuration

  • Code: enter a code for this provider.

    Note

    The code for the identity provider is limited to 20 characters and can only be composed of letters, numbers, and underscore (_).

  • Description: enter a name for this provider. This is what you will see in the interface.

  • Protocol: choose which protocol this identity provider uses.

    • OAuth

    • OIDC

• Advanced configuration

  • Configuration: Use this field to enter the configuration specific to the protocol chosen above.

    You can click on the “Add default OAuth configuration” button or the “Add default OIDC configuration” button to prefill the field with some default values, which you can change for your own values.

    The default OAuth configuration is:

    {
     "key": "<enter client id>",
     "secret": "<enter client secret>",
     "authorize_url": "<enter authorization endpoint>",
     "token_url": "<enter token endpoint>",
     "userinfo_url": "<enter user info endpoint (optional)>",
     "scope": "email"
    }
    

    The default OIDC configuration is:

    {
     "key": "<enter client id>",
     "secret": "<enter client secret>",
     "well_known_url": "<enter openid configuration endpoint>",
     "scope": "openid email"
    }
    

  • Mapping: Use this field to define the field mappings from the external database to the Koha borrower fields.

    The key is the Koha field from the borrowers table, and the value is the external field.

    Note

    You can find all fields of the borrowers table in the database schema.

    You can click on the “Add default OAuth mapping” button or the “Add default OIDC mapping” button to prefill the field with some default values, which you can change for your own values.

    Both the default OAuth mapping and default OIDC mapping are:

    {
     "email": "email",
     "firstname": "given_name",
     "surname": "family_name"
    }
    

    If the external fields are nested, you can use periods to separate the levels.

    For example, if the firstname is nested like so:

    <user>
       <given_name>First name</given_name>
       <family_name>Family name</family_name>
       <email>Email address</email>
    </user>
    

    Use:

    "firstname": "user.0.given_name"
    

    This will fetch the « given_name » field in the first « user » field (0 = first).

    Important

    If you plan on using the auto register function (see below), make sure either « userid » or « cardnumber » are present in the mappings.

    Important

    Make sure the field for the matchpoint (see below) is included in the mappings.

  • Matchpoint: choose which field is used to match incoming users to existing users.

    Note

    The field chosen here must be included in the mappings (see above).

  • Icon URL: if you want an icon to show on the login screen for this provider, enter the URL to the image file here.

• Domain configuration

  Note

  Enter at least one domain for this provider. Once it is saved, you will be able to add more domains to this provider.

  • Domain: enter the email domain for incoming users.

    Note

    Enter an asterisk (*) to include all domains.

  • Default library: if auto register is enabled, choose at which library new users will be registered.

  • Default category: if auto register is enabled, choose which patron category will be assigned to new users.

  • Allow OPAC: choose if patrons of this domain can log into the OPAC with their credentials from this identity provider.

  • Allow staff: chose if staff members of this domain can log into the staff interface with their credentials from this identity provider.

  • Auto register: choose whether or not a new patron account is created in Koha when a user from this domain logs in for the first time with their credentials from this identity provider.

    Note

    If auto register is enabled, make sure the « userid » or « cardnumber » fields are included in the mappings (see above).

    Also make sure the default library and default category are set correctly for new patrons. These will be assigned to the new patrons.

  • Update on login: choose whether or not the patron account in Koha is updated with the external information when a user from this domain logs in with their credentials from this identity provider.

    Avertissement

    Information may be lost if you change it directly in Koha.

Once the form is completed, click “Submit” to save the new identity provider.

You will need to restart Koha once the identity provider is added.

Adding an email domain to an existing identity provider

You will need to add at least one email domain when creating a new identity provider. You can add more by clicking the “Manage domains” button to the right of the identity provider from the main identity providers page, and clicking “New email domain”.

• Domain: enter the email domain for incoming users.

  Note

  Enter an asterisk (*) to include all domains.

• Update on login: choose whether or not the patron account in Koha is updated with the external information when a user from this domain logs in with their credentials from this identity provider.

  Avertissement

  Information may be lost if you change it directly in Koha.

• Auto register: choose whether or not a new patron account is created in Koha when a user from this domain logs in for the first time with their credentials from this identity provider.

  Note

  If auto register is enabled, make sure the « userid » or « cardnumber » fields are included in the mappings of the identity provider.

  Also make sure the default library and default category are set correctly for new patrons. These will be assigned to the new patrons.

• Default library: if auto register is enabled, choose at which library new users will be registered.

• Default category: if auto register is enabled, choose which patron category will be assigned to new users.

• Allow OPAC: choose if patrons of this domain can log into the OPAC with their credentials from this identity provider.

• Allow staff: chose if staff members of this domain can log into the staff interface with their credentials from this identity provider.

Once the form is completed, click “Submit” to save the new email domain.

Serveurs Z39.50/SRU

Z39.50 is a client/server protocol for searching and retrieving information from remote computer databases. In short, it’s a tool used for copy cataloging.

SRU (Search/Retrieve via URL) is a standard XML-based protocol for search queries, utilizing CQL (Contextual Query Language), a standard syntax for representing queries.

Using Koha you can connect to any Z39.50 or SRU target that is publicly available or that you have the log in information to and copy bibliographic or authority records from that source.

• Aller à : Plus > Administration > paramètres divers > Serveurs Z39.50/SRU

Koha comes with a default list of Z39.50/SRU targets set up that you can add to, edit or delete.

Adding a Z39.50 target

To find additional Z39.50 targets, you can use IndexData’s IRSpy: http://irspy.indexdata.com or the Library of Congress’s list of targets http://www.loc.gov/z3950/. You can also contact individual libraries and ask for their Z39.50 information.

• From the main Z39.50 page, click “New Z39.50 server”.

  

  • Server name: enter a name that will help you identify the source (such as the library name). It will be saved in capital letters.

  • Hostname: enter the address to the Z39.50 target.

  • Port: enter the port number to listen on to get results from this target.

  • Database: enter the name of the database.

  • Userid: some servers might be password protected. If that is the case for the server you are trying to add, enter your user ID for that source.

  • Password: if the server is password protected, enter your password for that source.

  • Preselected: check this box if you want this target to always be selected by default.

  • Rank: enter a number representing where in the list you’d like this target to appear. 0 is the top position, then 1, 2, etc.

    • Laissez vide pour que les cibles soient triés dans l’ordre alphabétique.

  • Attributes: enter PQF attributes to be added to all queries.

  • Syntax: choose the MARC flavor used by this target.

  • Encoding: choose the character encoding used by this target.

    Note

    If you notice special characters don’t appear correctly when you import records through Z39.50, it means the encoding is wrong. Change it to another and try importing again.

  • Timeout: enter a number of seconds after which to stop trying to search the target if results aren’t found in a reasonable amount of time. It is helpful for targets that take a long while.

  • Record type: choose if this is a bibliographic or an authority target.

  • XSLT file(s) for transforming results: enter one or more (comma-separated) XSLT file names that you want to apply on the search results.

    • Lors de la récupération de notices de serveurs externes, vous pouvez vouloir automatiser quelques changements à ces notices. Le XSLT vous permet de le faire. Koha est fourni avec quelques fichiers d’échantillon XSLT prêts à l’emploi.

      • Del952.xsl: Remove Koha items (field 952) (MARC21)

      • Del995.xsl: Remove Koha items (field 995) (UNIMARC)

      • Del9LinksExcept952.xsl: Remove links to authorities in bibliographic records ($9), except in the case of 952$9 (itemnumber) (MARC21)

      • Del9LinksExcept995.xsl: Remove links to authorities in bibliographic records ($9), except in the case of 995$9 (itemnumber) (UNIMARC)

• Click “Save”.

Serveurs Z39.50 bibliographiques suggérés

Les bibliothèques Koha avec des serveurs Z39.50 ouverts peuvent partager et trouver des informations de connexion sur le wiki Koha : http://wiki.koha-community.org/wiki/Koha_Open_Z39.50_Sources. Vous pouvez également trouver des serveurs Z39.50 en visitant IRSpy : http://irspy.indexdata.com.

The following targets have been used successfully by other Koha libraries:

• ACCESS PENNSYLVANIA 205.247.101.11:210 INNOPAC

• CUYAHOGA COUNTY PUBLIC webcat.cuyahoga.lib.oh.us:210 INNOPAC

• GREATER SUDBURY PUBLIC 216.223.90.51:210 INNOPAC

• HALIFAX PUBLIC catalog.halifaxpubliclibraries.ca:210 horizon

• HALTON HILLS PUBLIC cat.hhpl.on.ca:210 halton_hills

• LIBRARY OF CONGRESS lx2.loc.gov: 210 LCDB

• LONDON PUBLIC LIBRARY catalog.londonpubliclibrary.ca:210 INNOPAC

• MANITOBA PUBLIC library.gov.mb.ca:210 horizon

• MILTON PL cat.mpl.on.ca:210 horizon

• NATIONAL LIBRARY OF WALES cat.llgc.org.uk:210 default

• NHUPAC 199.192.6.130:211 nh_nhupac

• OCEAN STATE LIBRARIES (RI) catalog.oslri.net:210 INNOPAC

• OHIOLINK olc1.ohiolink.edu:210 INNOPAC

• PUBCAT prod890.dol.state.vt.us:2300 unicorn

• SAN JOAQUIN VALLEY PUBLIC LIBRARY SYSTEM (CA) hip1.sjvls.org:210 ZSERVER

• SEATTLE PUBLIC LIBRARY ZSERVER.SPL.ORG:210 HORIZON

• TORONTO PUBLIC symphony.torontopubliclibrary.ca:2200 unicorn

• TRI-UNI 129.97.129.194:7090 voyager

• VANCOUVER PUBLIC LIBRARY z3950.vpl.ca:210 Horizon

Suggested authority Z39.50 targets

Les cibles suivantes ont été utilisées par d’autres bibliothèques Koha (aux État-Unis)

• LIBRARIESAUSTRALIA AUTHORITIES z3950-test.librariesaustralia.nla.gov.au:210 AuthTraining Userid: ANLEZ / Password: z39.50

• LIBRARY OF CONGRESS NAME AUTHORITIES lx2.loc.gov:210 NAF

• LIBRARY OF CONGRESS SUBJECT AUTHORITIES lx2.loc.gov:210 SAF

Adding an SRU target

• Dans la page principale Z39.50/SRU, cliquez sur “Ajouter un serveur SRU”

  

  • Server name: enter a name that will help you identify the source (such as the library name).

  • Hostname: enter the address (URL) to the SRU target.

  • Port: enter which port to listen on to get results from this target.

  • Database: enter the name of the database.

  • Userid: some servers might be password protected. If that is the case for the server you are trying to add, enter your user ID for that source.

  • Password: if the server is password protected, enter your password for that source.

  • Preselected: check this box if you want this target to always be selected by default.

  • Rank: enter a number representing where in the list you’d like this target to appear. 0 is the top position, then 1, 2, etc.

    • Laissez vide pour que les cibles soient triés dans l’ordre alphabétique.

  • Syntax: choose the MARC flavor used by this target.

  • Encoding: choose the character encoding used by this target.

    Note

    If you notice special characters don’t appear correctly when you import records through Z39.50, it means the encoding is wrong. Change it to another and try importing again.

  • Timeout: enter a number of seconds after which to stop trying to search the target if results aren’t found in a reasonable amount of time. It is helpful for targets that take a long while.

  • Record type: choose if this is a bibliographic or an authority target.

  • Additional SRU options: enter additional options of the external server here, like sru_version=1.1 or schema=marc21, etc. Note that these options are server dependent.

  • SRU Search field mapping: click “Modify” to add or update the mapping from the available fields on the Koha search form to the specific server dependent index names.

    

    

    • Pour affiner davantage vos recherches, vous pouvez ajouter les noms d’index suivants aux mappages des champs de recherche SRU. Pour faire ceci, afficher le serveur et cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de ce champ.

      Titre	title
      ISBN	bath.isbn
      Tous	cql.anywhere
      Auteur	auteur
      ISSN	bath.issn
      Sujet	Sujet
      Standard:	bath.standardIdentifier

      Table : Mapping SRU

  • XSLT file(s) for transforming results: enter one or more (comma-separated) XSLT file names that you want to apply on the search results.

    • Lors de la récupération de notices de serveurs externes, vous pouvez vouloir automatiser quelques changements à ces notices. Le XSLT vous permet de le faire. Koha est fourni avec quelques fichiers d’échantillon XSLT prêts à l’emploi.

      • Del952.xsl: Remove Koha items (field 952) (MARC21)

      • Del995.xsl: Remove Koha items (field 995) (UNIMARC)

      • Del9LinksExcept952.xsl: Remove links to authorities in bibliographic records ($9), except in the case of 952$9 (itemnumber) (MARC21)

      • Del9LinksExcept995.xsl: Remove links to authorities in bibliographic records ($9), except in the case of 995$9 (itemnumber) (UNIMARC)

• Click “Save”.

SMTP servers

• Get there: More > Administration > Additional parameters > SMTP servers

This section is used to configure SMTP servers to send emails through Koha.

Note

This section is only available to staff members with the manage_smtp_servers (or superlibrarian) permission.

The default STMP configuration is set in the koha-conf.xml file. But this section allows you to add additional servers.

To add a new server,

• Click “New SMTP server”

  

  • Name (required): give the server a significant name, this is the name that will be displayed in Koha

  • Host (required): enter the host name or IP address of the server

  • Port (required): enter the port number provided by your administrator

  • Timeout (seconds): enter the number of seconds after which an unsent email will result in an error

  • SSL: choose the security protocol provided by your administrator

    • Disabled: no security (not recommended)

    • SSL

    • STARTTLS

  • Username: enter the username provided by your administrator

  • Password: enter the password provided by your administrator

  • Debug mode: choose whether to enable the debug mode to send additional output to the logs

  • Default server: choose whether this server is the default one to be used by all libraries

• Cliquez sur “Valider”

Once the server is added, you can select it in the library’s details.

Voulez-vous dire?

Aller à : Plus > Administration > Paramètres divers > Vouliez-vous dire ?

La fonction “Vouliez-vous dire?” permet de proposer des alternatives lors des recherches, en se basant sur les autorités.

Important

Note : “Vouliez-vous-dire ?” ne fonctionne pour le moment qu’à l’OPAC. La fonctionnalité en mode professionnel n’est indiquée qu’en tant que futur développement.

Avec cette page, vous pouvez contrôler quelles seront les options possibles pour les adhérents sur leurs résultats de recherche.

Pour afficher la barre “Vouliez-vous dire?” dans vos résultats de rechercher, vous devez cocher les cases à côté de chaque plugin que vous souhaitez utiliser. Les deux plugins sont&nbsp;:

• Le plugin ExplodedTerms suggère à l’usager de relancer sa recherche sur termes génériques/spécifiques/associés liés à sa recherche initiale. Par ex., un usager cherchant « New York (Etat) » pourrait cliquer sur le lien relançant la recherche sur les termes spécifiques s’il est aussi intéressé par « New York (Ville) ». Cela ne peut fonctionner que pour les bibliothèques disposant de données d’autorités hautement hiérarchisées.

• Le plugin AuthorityFile recherche dans le fichier autorités et suggère à l’utilisateur des liens bibliographiques liés aux 5 premières autorités

Si vous voulez qu’un plugin soit prioritaire sur un autre, il vous suffit de le faire glisser au-dessus de l’autre.

Si vous choisissez les deux plugins, vous verrez plusieurs options en haut des résultats de votre recherche.

Si vous choisissez uniquement le fichier AuthorityFile, vous verrez uniquement les autorités.

Configuration des tableaux

Cette zone d’administration vous aidera à cacher ou afficher des colonnes sur des tables fixes partout dans l’interface professionnelle et à l’OPAC.

• Allez à : Plus > Administration > Paramètres divers > Configurer les colonnes

Les options disponibles seront affichées en cliquant sur le module dans lequel vous souhaitez paramétrer les tableaux.

Cette zone vous permet de contrôler les colonnes qui s’affichent dans le tableau en question. Si rien n’est caché vous ne verrez aucune marque de contrôle et verrez toutes les colonnes lors de l’affichage du tableau.

Et vous verrez toutes les colonnes lors de l’affichage du tableau sur sa page normale.

Si les colonnes sont cachées, elles seront cochées dans la colonne “est cachée par défaut”.

Et cachées lorsque vous visualisez le tableau.

La colonne “Ne peut être basculé” est utilisée pour empêcher des utilisateurs individuels d’afficher ou de cacher cette colonne lorsqu’ils visualisent le tableau.

Les utilisateurs individuels peuvent basculer des colonnes en utilisant le bouton “Colonnes” en haut du tableau.

Par exemple, dans le tableau des Devises, les colonnes “Devise” et “Taux” ne peuvent pas être basculées. Quand l’utilisateur clique sur le bouton “Colonnes”, il ne peut pas choisir si ces deux colonnes sont cachées ou visibles.

Notez qu’utiliser le bouton “Colonnes” affiche ou masque des colonnes uniquement pour l’utilisateur et la session en cours. Une fois que l’utilisateur se déconnecte, les colonnes reviendront à leurs paramètres par défaut tels qu’ils sont définis dans la page d’administration. Ceci n’affectera aucun autre utilisateur.

Module	Tableaux
Acquisitions	Funds table on the main acquisition page (accounts) Résumé du panier (commandes) Order search results (histsearcht) Commandes en retard (late_orders) Suggestions (suggestions)
Administration	Catégories d’adhérents (patron_categories) Cities (table_cities) Devises (currency) Item types (table_item_type) Libraries (libraries)
Autorités	Aucun tableau ne peut être configuré dans le module Autorités.
Catalogue	Acquisition details (acquisitiondetails-table) Item bundles (bundle_tables) Checkout history (checkoutshistory-table) Holdings/items (holdings_table) Holdings/items from other libraries (otherholdings_table) (when SeparateHoldings is enabled)
Catalogage	Reservoir results (reservoir-table) Item table above edit item form (Items Editor) Catalog concern management (table_concerns) Z39.50 search results (resultst)
Circulation	Holds tab in the patron’s checkout page (holds-table) Checkouts (issues-table) Relatives” checkouts (relatives-issues-table) Patron search results (table_borrowers) List of holds on a bibliographic record (patron_holds_table) Version Table settings for the list of holds on a bibliographic record (patron_holds_table) was added in version 23.11 of Koha. Holds awaiting pickup (holds with cancellation requests) (holdscr) Réservations mises de côté (réservations en attente depuis plus de X jours) (holdso) Réservations mises de côté (réservations en attente) (holdst) Ratios de réservation (holds-ratios) Overdues report (circ-overdues) Checkouts table when printing the summary (print-summary-checkouts) Charges table when printing the summary (print-summary-fines) Holds table when printing the summary (print-summary-holds) Checkins (checkedintable) File des réservations (holds-table)
Course reserves	Courses (courses page, course_reserves_table) Réserves de cours (reserves page, course_reserves_table)
E-resource management	Agreements (agreements) E-holdings packages (packages) E-holdings titles (titles) Licenses (licenses)
Prêt entre bibliothèques	Requests (ill-requests)
Adhérents	Patron checkout history (checkouthistory-table) Accounting > Transactions (account-fines) Holds history (holdshistory-table) Patron search results (memberresultst) Details > Holds (holds-table) Details > Checkouts (issues-table) Details > Relatives” checkouts (relatives-issues-table) Listes d’adhérents (patron-list-table) Accounting > Make a payment (pay-fines-table)
Point de vente	Point of sale (invoices)
Outils	Batch patron modification tool (borrowerst) Consultation des registres (logst) MARC modification templates templatest Notices and slips (lettert) Rotations de collections (stock_rotation) Exemplaires dans les rotations (stock_rotation_manage_items) List of files in upload tool (uploadresults)
OPAC	Réserves de cours (course-items-table) Cours (course_reserves_table) Réservations / Exemplaires (holdingst) Serials issues on subscription tab (subscriptionst)
Rapports	Exemplaires perdus (lostitems-table) Commandes par fond (funds-table) Saved SQL reports (table_reports)
Périodiques	Acquisition details (orders)

Note

Les adhérents à l’OPAC ne peuvent pas basculer la visibilité des colonnes. Pour les tableaux de l’OPAC cette fonctionnalité permet uniquement de contrôler la visibilité des colonnes.

Note

Tous les tableaux avec les colonnes répertoriées ici peuvent aussi être exportés vers Excel, au format CSV, être copiés ou imprimés au niveau de l’en-tête du tableau.

Alertes sonores

Si vous avez paramétré la préférence système AudioAlerts sur “Autoriser”, vous pourrez contrôler, d’ici, les différentes alertes sonores utilisées par Koha.

• Aller à : Plus > Administration > Paramètres divers > Alertes sonores

Chaque boîte de dialogue de Koha a une classe CSS qui peut être utilisée comme sélecteur de son.

Pour modifier les valeurs, cliquez sur le bouton « Modifier » à droite du nom de chaque alerte.

Vous pouvez affecter des alertes à d’autres classes CSS dans Koha en entrant ces informations dans la zone de sélection. Par exemple si vous entrez

body:contains('Check in message')

Then when you visit the check-in page you will hear an alert.

Chaque page de Koha a un identifiant unique dans la balise body qui peut être utilisé pour limiter un son à une page spécifique.

N’importe ID de sélecteur (où HTML contient id= »name_of_id ») et peut également être un déclencheur tel que : #name_of_selector

Fournisseur de SMS

Important

This option will only appear if the

SMSSendDriver preference is set to “Email”.

Note

Many mobile providers have deprecated support for the SMS::Send::Email feature. It is not recommended for use unless you have a dedicated SMS to Email gateway.

À partir de là, vous pouvez entrer autant de fournisseurs de téléphonie mobile que nécessaire pour envoyer des notifications SMS à vos clients à l’aide du protocole de messagerie.

Quelques exemples aux Etats-Unis :

Mobile carrier	SMS gateway domain
Alltel	sms.alltelwireless.com
AT&T	txt.att.net
Boost Mobile	sms.myboostmobile.com
Project Fi	msg.fi.google.com
Republic Wireless	text.republicwireless.com
Sprint	messaging.sprintpcs.com
T-mobile	tmomail.net
U.S. Cellular	email.uscc.net
Verizon Wireless	vtext.com
Virgin Mobile	vmobl.com

Tableau : examples de fournisseurs de SMS

Pour ajouter de nouveaux fournisseurs, entrez les détails dans le formulaire et cliquez sur “Ajouter un nouveau” pour enregistrer.

Ces options s’afficheront à l’OPAC afin que les adhérents choisissent à partir de l’onglet Notifications si la préférence système EnhancedMessagingPreferences est activée.

Partager vos statistiques d’utilisation

Vous pouvez partager vos statistiques d’utilisation de Koha avec la communauté Hea. Partager vos statistiques d’utilisation aide au développement de Koha car la communauté vérifie régulièrement ces statistiques pour prendre des décisions.

Notez que les statistiques sont anonymisées et qu’aucune information d’adhérent n’est partagée.

Des statistiques du monde entier peuvent être consultées sur https://hea.koha-community.org/

• Partager mes statistiques d’utilisation de Koha :

  • Le choix par défait est “Indéfini”, ce qui fait apparaître le message sur la page d’accueil de l’administration.

  • Choisissez “oui” si vous voulez partager vos statistiques d’utilisation

  • Choisissez “non” si vous ne voulez pas partager vos statistiques et que vous ne voulez pas voir le message sur la page d’administration

• Votre pays : choisissez le pays où est située votre bibliothèque

• Nom de la bibliothèque : entrez le nom de votre bibliothèque

• Type de bibliothèque : choisissez le type de votre bibliothèque

• URL de la bibliothèque : saisissez l’URL du site de votre bibliothèque

• Dernière mise à jour : ici vous verrez la dernière fois que vos données ont été téléversées sur le site de Hea

• Géolocalisation : utilisez le plan sur la droite pour mettre le pointeur là où est située votre bibliothèque principale. Les coordonnées apparaîtront dans le champ Géolocalisation.

• Informations des bibliothèques : si vous avez plus d’un site, vous pouvez choisir “oui” ici pour positionner tous vos sites sur le plan

• Voir votre page publique : il s’agit de l’URL de vos informations sur le site de Hea.

Cliquez sur “Mettre à jour vos statistiques d’utilisation” pour sauvegarder les informations.

Partager du contenu avec Mana KB

Mana-KB est une base de connaissance mondiale pour les données concernant les bibliothèques. Koha est actuellement connecté à Mana-KB pour partager les modèles d’abonnements de périodiques et les rapports. Cette section est utilisée pour configurer votre connexion avec Mana-KB.

Aller à : Plus > Administration > Paramètres divers > Partager du contenu avec Mana KB

Dans le formulaire, choisissez si vous voulez utiliser Mana-KB pour partager du contenu ou pas. La sélection par défaut est « Non, laissez moi y réfléchir ». Si vous voulez utiliser Mana-KB, choisissez l’option « Oui ». Si vous ne voulez pas partager avec Mana-KB, choisissez « Non », ceci retirera le rectangle bleu de page d’accueil du module Administration.

Le reste de cette section suppose que vous ayez choisi « Oui ».

Choisissez si vous voulez partager vos modèles d’abonnements automatiquement. Ceci signifie que chaque fois que vous créerez un abonnement dans le module Périodiques, il sera automatiquement partagé avec Mana-KB et que les autres bibliothèques pourront le copier.

Pour configurer Mana-KB, vous devez obtenir un jeton Mana-KB pour authentifier votre installation Koha sur le serveur Mana-KB.

Entrez votre nom ou le nom de votre organisation dans le champ « Votre nom ».

Entrez votre courriel dans le champ « Courriel ». Assurez-vous que vous avez accès à cette boîte car vous recevrez plus tard des informations par courriel.

Une fois vos informations envoyées à Mana-KB, vous obtiendrez un jeton Mana-KB.

Dans le courriel que vous recevrez, cliquez sur le lien de confirmation et confirmez que vous n’êtes pas un robot pour terminer la configuration de Mana-KB.

Champs supplémentaires

This section is used to add custom fields to order baskets, invoice, serial subscriptions, and accountlines.

Pour ajouter un nouveau champ, choisissez à quel type de contenu vous voulez l’ajouter.

• Paniers de commande (aqbasket) : un champ ajouté à aqbasket apparaîtra lors de la création d’un nouveau panier de commande ou de la modification d’une commande existante dans le :ref:` module acquisitions<acquisitions-label>`.

  

• Order lines (aqorders): a field added to aqorders will appear when adding orders to a basket or editing orders in open baskets.

• Invoices (aqinvoices): a field added to aqinvoices will appear when viewing an invoice in the acquisitions module.

  

• Abonnements (subscription) : un champ ajouté à l’abonnement s’affichera lors de la :ref:”création d’un nouvel abonnement <add-a-subscription-label>” ou la :ref:”modification d’un abonnement existant <edit-subscription-label>” dans la module Périodiques.

  

• Account lines (credit) (accountlines:credit): a field added to account line credits will appear when paying or writing off charges in a patron’s account or when creating manual credits.

  

• Account lines (debit) (accountlines:debit): a field added to account line debit will appear when creating a manual invoice

  

Cliquez sur « Créer le champ »

Remplissez le formulaire

• Nom : c’est le nom du champ tel que vous voulez qu’il apparaisse.

• Catégorie de valeurs autorisées : si vous souhaitez ajouter un menu déroulant au champ, choisissez ici une :ref:”catégorie de valeurs autorisées <existing-values-label>” (vous pouvez aussi :ref:”créer une nouvelle catégorie de valeurs autorisées <add-new-authorized-value-category-label>” si besoin)

• Champs MARC : pour les champs supplémentaires d’abonnements, il est possible de lier le champ à un champ MARC. Le champ supplémentaire sera automatiquement complété avec la valeur correspondante pour ce champ MARC.

Note

Vous ne pouvez choisir qu’une seule des deux options (valeur autorisée ou champ MARC)

Avertissement

Si vous choisissez le champ MARC, assurez vous de le saisir sous cette forme : champ$sous-champ

Par exemple : 590$a

• Interrogeable : cochez cette case si vous voulez pouvoir rechercher les paniers ou abonnements utilisant ce champ

• Les champs supplémentaires de recherche sur les paniers de commande seront disponibles dans le formulaire de recherche avancée de commandes

• Invoice searchable additional fields will be available in the invoice search form

• Les champs supplémentaires de recherche d’abonnements de périodiques seront disponibles dans le formulaire recherche avancée d’abonnement

Exemples de champs supplémentaires

Exemple 1 : Ajout de champs supplémentaires aux abonnements en utilisant des valeurs autorisées

Vous pouvez vouloir savoir pour quel département vous commandez ce périodique

• Dans le champ “Nom”, saisissez “Département”

• Dans le champ “Catégorie de valeur autorisée”, choisissez DEPARTEMENT

• Cochez la case “Interrogeable”

Quand vous ajoutez un abonnement, le champ sera dans la section “Champs supplémentaires” avec ses valeurs autorisées en menu déroulant.

Quand vous visualisez l’abonnement, le champ apparaîtra sous “Champs supplémentaires”.

Comme nous avons rendu le champ interrogeable, il sera également présent dans la recherche sur les abonnements.

Example 2: Additional subscription field using MARC field

Ceci est particulièrement utile quand vous voulez voir des informations bibliographiques dans la page de détail de l’abonnement. Dans cet exemple, nous ajouterons le champ 521$a, qui est, en MARC21, la note sur le public cible.

• Dans le champ “Nom”, entrez “Public cible”

• Dans le champ “Champs MARC”, entrez “521$a”

Note

Vous ne pourrez pas modifier ce champ depuis le formulaire d’abonnement. Si vous avez besoin d’ajouter ou de changer la valeur de ce champ, vous devrez le faire via le module catalogage.

Quand vous visualisez l’abonnement, le champ et l’information issus de la notice bibliographique s’afficheront sous “Champs supplémentaires”.

Example 3: Free text invoice additional field

If you need to enter additional information in invoices, such as the number of the check used to pay for the invoice, you can choose not to use an authorized value at all.

• In the “Name” field, enter “Check #”

• Cochez la case “Interrogeable”

The new fields will be displayed when viewing the invoice in the acquisitions module.

Because we made the field searchable, it will also be in the invoice search.