Utilisateurs

Before importing or adding patrons be sure to set up your patron categories.

Ajouter un utilisateur

Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.

  • Aller à: Utilisateurs

Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.

  • Cliquer sur « Nouvel Adhérent »

    Drop down of patron categories when adding a new patron

  • Les champs apparaissant sur le formulaire d’adhésion peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField.

  • Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField.

  • First, enter the identifying information regarding your patron

    'Patron identity' section of the patron form

    • “Salutation” is populated by the BorrowersTitles system preference

    • Note

      Si vous ne souhaitez pas afficher le nom complet d’un utilisateur lors de l’impression d’un ticket, vous pouvez utiliser les versions abrégées du nom contenu dans les champs Initiales ou Autre nom.

      Par exemple :

      Firstname: Nicole C.
      Surname: Engard
      Initials: NCE
      

      Seules les initiales <<borrowers.initials>> de l’utilisateur seront imprimées sur le ticket à la place du nom complet (NCE).

      Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:

      Firstname: Nicole
      Surname: Engard
      Initials: E
      

      Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).

  • If this patron is a child, you will be asked to attach the child patron to an adult patron (guarantor)

    Note Guarantors can only be attached to patrons whose category is of the “Child”, “Professional” or “Organization” type.

    'Patron guarantor' and 'Non-patron guarantor' sections of the patron form

    • If the guarantor is a patron of the library, click “Search to add” to search your system for an existing patron

      Search for patron pop up window

    • Click “Select” to choose the patron

      Lst of results from the patron search

    • Les valeurs du champ Relation sont définies par la préférence système borrowerRelationship.

      Patron guarantor section of the add new patron form with a patron selected as guarantor

      Note

      It is possible to add more than one guarantor to a patron account (both parents for example).

    • If the guarantor is not a patron, you can still add their information in the “Non-patron guarantor” section.

  • Next enter the main address and contact information

    Main address section of the add new patron form

    Note

    The street type is populated by the ROADTYPE authorized values

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    • For contact information, note that the primary phone number and primary email address are the ones that appear on notices and slips printed during circulation (receipts, transfer slips and hold slips). The primary email is also the one that overdue notices and other messages go to.

  • You can also record an alternate address for each patron. This could be used in an academic setting to store the patron’s home address for example.

    'Alternate address' section of the patron form

  • Each patron can have an alternate contact. An alternate contact could be a parent or guardian, for example.

    'Altenate contact' section of the patron form

  • La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque

    'Library management' section of the patron form

    • La numéro de carte est calculé automatiquement si vous avez activé la préférence système autoMemberNum.

      • Note

        Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Pour pouvoir commencer avec votre premier numéro de code à barres, saisissez le manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’incrémentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.

    • Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.

    • Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque

    • “Allow auto-renewal of items” is used to control whether this patron wants to automatically renew their checkouts. This requires the automatic_renewal cronjob to run daily.

    • “Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed This item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.

  • Puis, la section “Gestion interne” vous permet d’ajouter des paramètres supplémentaires (dates d’inscription, expiration etc…)

    'Library set-up' and 'OPAC/Staff login' sections of the patron form

    • La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.

    • The expiry date will automatically be calculated based on your patron category settings

    • The OPAC note is a note for the patron, it will appear in the patron’s online account on the OPAC

      'Messages for you' box in the patron's online account with a note saying 'This is an OPAC note'

      Note

      See also OPAC messages

    • The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron

      Circulation note appearing in red to the right of the checkout box

  • The “OPAC/Staff interface login” section asks for the username and password to be used by the patron (or staff member) to log into their account in the OPAC and for staff to log in to the staff interface.

    • Staff will only be able to use this login information to log in to the staff interface if they have at least the catalogue permission.

  • If you have enabled the housebound module (with the HouseboundModule system preference), you will be able to choose a housebound role for this patron.

    'Housebound roles' section of the patron form

  • If you have set additional patron attributes in the administration module, these will appear next

    'Additional attributes' section of the patron form

  • Finally, if you have the EnhancedMessagingPreferences system preference set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.

    'Patron messaging preferences' section of the patron form

    See the definition of each notice in the advance notices and hold notices section

  • Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.

Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.

'Duplicate patron record' warning with options to view existing patron record, to edit existing record or to save as new record

Note

See the PatronDuplicateMatchingAddFields system preference to see or change which fields are used to detect duplicate patrons. The default is the surname, the firstname and the date of birth.

Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:

Warning 'The following fields are wrong. Please fix them. Patron's age is incorrect for their category. Ages allowed are 5-17.'

If the patron’s category has an enrollment fee, the fee will be charged to the patron’s account when the account is created. You can then manage the charge in the patron’s accounting tab.

Ajouter rapidement un nouvel utilisateur

Si votre banque de prêt est en surcharge et que vous souhaitez inscrire rapidement un adhérent, vous pouvez utiliser la fonction  » ajout rapide « . Il s’agit d’une version abrégée du formulaire d’ajout d’adhérent avec seulement quelques champs nécessaires à remplir.

Cette fonction utilise deux préférences système : BorrowerMandatoryField et PatronQuickAddFields. Ce sont les deux préférences système qui déterminent les champs du formulaire d’ajout rapide.

Pour ajouter rapidement un utilisateur, aller dans le module Utilisateur.

  • Aller à: Utilisateurs

Une fois ici, cliquer sur le bouton “Ajouter rapidement un nouvel utilisateur”.

You will be asked to choose a patron category.

Then, you will be presented with a shortened form.

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Once the form is filled out, click on “Save”.

If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.

Add a staff patron

Tous les membres professionnels doivent être enregistrés en tant qu’adhérents de type « Professionnel ». Suivre les étapes normales dans Ajouter un adhérent pour inscrire un professionnel. Pour donner aux professionnels les droits d’accès à l’interface professionnelle, suivre les étapes dans Permissions des adhérents

Important

Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.

Add a statistical patron

Une façon de garder une trace des documents consultés à la bibliothèque est de les passer en prêt sur la carte d’un adhérent de type Statistique. L’enregistrement des prêts n’enregistre alors aucun prêt, il enregistre juste l’utilisation des documents dans la bibliothèque. Pour utiliser cette méthode, il faudra d’abord paramétrer dans les catégories d’adhérents une catégorie Statistique.

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Ensuite, vous devez créer un compte adhérent de type statistique.

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Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.

To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.

Duplicate a patron

Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.

  • Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.

  • Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche

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  • Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »

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    • Note

      En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)

  • Vous serez amené à un écran présentant le nouvel adhérent

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Add patron images

Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur « Permettre » (ou « Autoriser »).

Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.

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Dans la fenêtre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.

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Important

Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Modifier des adhérents

Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.

  • Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.

    Row of action buttons at the top of the patron's detail page

  • Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.

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    • Koha cannot display existing passwords as they are encrypted in the database. Leave the field blank to leave password unchanged.

    • Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».

  • To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” button beside the section.

    'Library use' section of the patron's file

  • Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Gérer photo de l’adhérent”.

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  • Vous pouvez bloquer le prêt des adhérents en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue

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    • Si vous voulez que le professionnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez cocher “Parti sans laisser d’adresse”.

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    • Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez cocher “Carte perdue » pour empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.

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    • Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle

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    • Si vous entrez une date ou une note relative aux restrictions, vous la retrouverez aussi dans le message associé

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  • Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have the Update patron categories cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update child to adult patron”

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    • Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant

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Renew patron account

When renewing a patron account you can either edit the the expiry date manually in the patron record or use the “Renew patron” option from the More menu in the toolbar at the top.

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Using the latter the new expiry date will be calculated using the enrollment period configured for the patron category of the user. The system preference BorrowerRenewalPeriodBase determines if the new expiry date will be calculated from the current date or from the old expiry date.

One advantage of using the “Renew patron” option is that it will be logged as a membership renewal in the action_logs table and be visible as such when using the Log viewer or the Modificaton log from the patron account.

The renewal date of the patron account will be visible on the details tab.

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If the patron is in a patron category with a membership fee, the charge will also be added upon renewal. You can then manage the charge in the patron’s accounting tab.

Deleting a patron account

From the “More” drop-down, the patron account can be deleted.

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There will be an alert if the patron has checkouts, holds, fines or credits.

  • If a patron has current checkouts, the deletion will not be possible.

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  • If a patron has outstanding fines, the deletion will not be possible.

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  • If a patron has unused credits, the option to delete the patron is possible but there will be a warning.

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  • If a patron has existing holds on their account, the option to delete the patron is possible. The hold will be cancelled and moved to the old reserves table.

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Gestion des comptes par les adhérents

Si vous autorisez des adhérents à modifier leur compte via l’OPAC avec la préférence OPACPatronDetails alors vous devrez approuver tous les changements dans l’interface professionnelle avant qu’ils soient appliqués. S’il y a des modifications d’adhérent en attente de validation, elles apparaîtront sur le tableau de bord de l’interface professionnelle en-dessous de la liste des modules (avec d’autres éléments attendant une validation).

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Note

Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.

En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.

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Depuis ici vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, “supprimer” et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.

Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.

Fusionner des fiches adhérents

Si vous vous retrouvez accidentellement avec un adhérent avec deux cartes, il est possible de fusionner leurs fiches afin de ne pas perdre leur historique de prêt ou leurs réservations.

  • Dans la liste des adhérents, cochez les fiches que vous voulez fusionner et cliquez sur « Fusionner les adhérents sélectionnés ».

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Note

It is possible to merge more than two records at a time.

  • Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.

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The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.

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Permissions de l’adhérent

Les permissions de l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires dans l’interface professionnelle.

Important

Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.

Définir les permissions des adhérents

  • Sur la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton « Plus » et choisissez « Définir les permissions » pour modifiez les autorisations de l’adhérent.

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  • You will be presented with a list of preferences, some of which can be expanded by clicking the “Show details” link on the right title.

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  • In all cases, if the parent permission is checked, the user has all the child permissions. If you want to set permissions on a more granular level, expand the section and only check the permissions you want that user to have.

Définition des permissions de l’adhérent

  • Access to all librarian functions (superlibrarian)

    Note

    Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres

  • Check out and check in items (circulate)

    • Remaining circulation permissions (circulate_remaining_permissions)

      • This permission grants all circulation rights except those covered by permissions listed below

    • Force checkout if a limitation exists (force_checkout)

      • Avec cette permission le membre du personnel sera autorisé à outrepasser les restrictions suivantes durant l’enregistrement des prêt :

        • restriction d’âge

        • le document est emprunté par un autre adhérent

        • le document n’est pas pour le prêt

        • l’adhérent a des documents en retard

        • le document est perdu

        • le document est très demandé

        • le document est réservé

    • Mark checkout notes as seen/not seen (manage_checkout_notes)

      • The permission to manage the checkout notes written by users

        through the OPAC

    • Manage restrictions for accounts (manage_restrictions)

      • Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent

    • Execute overdue items report (overdues_report)

      • L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion

    • Override blocked renewals (override_renewals)

      • With this permission, a staff member can override renewals if there is a restriction

      • Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions

  • Staff access, allows viewing the catalogue in staff client (catalogue) Required for staff login.

    Important

    Must be given to all staff members to allow them to login to the staff interface

  • Manage Koha system settings (Administration panel) (parameters)

    • Manage account debit and credit types (manage_accounts)

    • Manage additional fields for baskets or subscriptions (manage_additional _fields)

      • This gives access to the additional fields section

      • Important

        This permission requires that the staff member also have the “Edit an existing subscription” permission from the “Manage serial subscriptions” section and the “Manage basket and order lines” permission from the “Acquisition and/or suggestion management” section

    • Manage audio alerts (manage_audio_alerts)

      • The ability to access the audio alerts configuration in the administration module.

    • Manage authorized value categories and authorised values (manage_auth_ values)

      • The ability to access the auhorized values configuration in the administration module.

    • Manage circulation rules (manage_circ_rules)

    • Manage circulation rules form any library (manage_circ_rules_from_ any_libraries)

      • If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library

      • The staff member still has to have the “Manage circulation rules” permission above.

    • Gestion les villes et villages (manage_cities)

      • La capacité d’accéder la section :ref:`Villes et villages <cities-and-towns-label>`dans le module d’administration.

    • Manage classification sources and filing rules (manage_classifications)

    • Manage column configuration (manage_column_config)

    • Manage Did you mean? configuration (manage_didyoumean)

      • L’autorisation d’accéder à la configuration des Vouliez-vous dire? dans la partie administration.

    • Manage item circulation alerts (manage_item_circ_alerts)

    • Manage item search fields (manage_item_search_fields)

      • The ability to access the item search fields configuration in the administration module.

    • Manage item types (manage_itemtypes)

      • The ability to access the item types configuration in the administration module.

    • Manage keyboard shortcuts for the advanced cataloging editor (manage_ keyboard_shortcuts)

      • L’autorisation d’accéder à la page de configurations des raccourcis clavier dans le module administration

    • Manage libraries and library groups (manage_libraries)

    • Manage Mana KB content sharing (manage_mana)

    • Manage MARC bibliographic and authority frameworks and test them (manage_marc_frameworks)

    • The ability to access the MARC bibliographic framework, authority types, Koha to MARC mapping, and MARC Bibliographic framework test configuration areas in the administration module.

    • Manage record matching rules (manage_matching_rules)

    • Manage OAI sets (manage_oai_sets)

    • Manage extened patron attributes (manage_patron_attributes)

    • Manage patron categories (manage_patron_categories)

    • Manage search engine configuration (manage_search_engine_config)

      • The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.

    • Manage Z39.50 and SRU server configuration (manage_search_targets)

      • L’autorisation d’accéder à la configuration des serveurs Z39.50/SRU dans la partie administration.

    • Manage SMS cellular providers (manage_sms_providers)

      • The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.

    • Manage global system preferences (manage_sysprefs)

    • Manage library transfer limits and transport cost matrix (manage_transfers)

    • Manage usage statistics settings (manage_usage_stats)

    • Remaining system parameters permissions (parameters_remaining_permissions)

      • The ability to access all remaining areas in the administration module.

  • Add, modify and view patron information (borrowers)

    • Add, modify and view patron information (edit_borrowers)

      • Le droit d’accéder au module Adhérents pour afficher les fiches d’adhérents, autant pour ajouter de nouveaux adhérents que les modifier.

    • View patron infos from any libraries (view_borrower_infos_from_any_libraries)

    • If not set the logged in user will only be able to access patron information from their own library or group of libraries.

  • Set user permissions (permissions)

    • The ability to set permissions for other staff members

  • Place and modify holds for patrons (reserveforothers)

    • Modify holds priority (modify_holds_priority)

      • Allows staff members to alter the holds priority (moving patrons up and down the queue)

    • Place holds for patrons (place_holds)

      • Allows staff members to place holds in the staff interface

  • Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data) (editcatalogue)

    • Use the advanced cataloging editor (advanced_editor)

      • Grants the ability to use the advanced cataloging editor in the cataloging module

      • Note

        Staff members with this permission need to also have the “Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data)” permission

    • Delete all items at once (delete_all_items)

      • La capacité d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” qu’on trouve sous le menu “Modifier” du module catalogage

    • Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data) (edit_catalogue)

      • Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Cataloging

    • Edit items (edit_items)

    • Limit item modification to subfields defined in the SubfieldsToAllowForRestrictedEditing system preference (edit_items_restricted)

      • If checked, the staff member will only be able to modify some item subfields

      • Note

        Please note that the “Edit items” permission is still required

    • Fast cataloging (fast_cataloging)

  • Manage patrons fines and fees (updatecharges)

    • Discount debits for patrons (discount)

      • Grant the ability to apply discounts to charges

    • Payout credits to patrons (payout)

      • Grant the ability to reimburse credits to patrons

    • Refund payments to patrons (refund)

      • Grant the ability to refund payments that patrons have already made to the library

    • Remaining permissions for managing fines and fees (remaining_permissions)

      • Grant the ability to manage fines and fees other than the actions described in the other subpermissions (dicounts, payouts, refunds and writeoffs)

    • Write off fines and fees (writeoff)

      • Grants the ability to write off patron fees

  • Acquisition and/or suggestion management (acquisition)

    Note

    All the acquisitions sub-permissions give access to the acquisitions home page. That means that staff who have one or more of the following permissions will be able to view the budgets, search and view vendor information, and view invoices.

    • Add and delete funds (but can’t modify funds) (budget_add_del)

      • Grants the ability to add and delete funds within a budget

      • Note that the budget_manage and budget_modify permissions are required for this one to work correctly

    • Manage funds (budget_manage)

      • Grants the ability to acces the fund administration page

      • Note that this only gives viewing access to the page, you will need to give your staff budget_add_del and budget_modify if you want them to be able to make changes to the funds

    • Manage all funds (budget_manage_all)

      • Grants viewing access to all funds regardless of restrictions on them (owner, user or library restrictions)

      • Note that the budget_manage permission is required

    • Modify funds (can’t create lines, but can modify existing ones) (budget_modify)

      • Grants the ability to edit fund information and amounts

      • Note that the budget_add_del and budget_manage permissions are required for this one to work correctly

    • Manage contracts (contracts_manage)

      • Grants the ability to add, edit and delete contracts with vendors

    • Manage currencies and exchange rates (currencies_manage)

    • Manage EDIFACT transmissions (edi_manage)

      • Grants the ability to access the EDI account administration page, the library EANs administration page and access sent EDI messages

      • In order to be able to send orders via EDI, your staff member also needs the

    • Manage basket groups (group_manage)

    • Manage baskets and order lines (order_manage)

      • Grants the ability to place orders, including creating baskets, adding order lines, closing baskets, etc.

    • Manage all baskets and order lines, regardless of restrictions on them (order_manage_all)

      • Grants the ability to manage all baskets and orders even if they are restricted to the owner, users or library

      • Note that the order_manage permission is required

    • Receive orders and manage shipments (order_receive)

      • Grants the ability to create invoices, receive items and claim late orders

    • Manage budgets (period_manage)

      • Grants access to the budget administration page and the ability to create, edit and delete budgets

      • This permission does not give the ability to edit budget funds.

    • Manage budget plannings (planning_manage)

      • Grants the ability to view budget planning

      • Note that the budget_manage and the period_manage permissions are required for this one to work

    • Manage purchase suggestions (suggestions_manage)

      • Donne le droit de :ref:`gérer les suggestions d’achat <managing-purchase-suggestions-label>, y compris la création de nouvelles suggestions et la modification des statuts des suggestions

    • Manage vendors (vendors_manage)

  • Use all tools (tools)

  • Edit authorities (editauthorities)

    • Grants the ability to create, edit and delete authority records

    • Note that it is possible to search authority records with only the catalogue permission

  • Manage serial subscriptions (serials)

    • Check the expiration of a serial (check_expiration)

    • Gives ability to check the expiration date of serials

    • Claim missing serials (claim_serials)

    • Create a new subscription (create_subscription)

    • Delete an existing subscription (delete_subscription)

      • Gives the ability to delete serial subscriptions

    • Edit an existing subscription (edit_subscription)

    • Serials receiving (receive_serials)

    • Renew a subscription (renew_subscription)

    • Routing (routing)

    • Manage subscriptions from any branch (superserials)

  • Allow access to the reports module (reports)

    • Reports found on the Circulation page are not controlled by this permission; this only controls access to the :ref:Reports module <reports-label>`

    • Reports in the Statistics wizard section and the other reports on the main reports page can be run with any one of the following permissions. They only affect the SQL reports.

    • Create SQL reports (create_reports)

    • Delete SQL reports (delete_reports)

      • The ability to delete saved SQL reports

      • Note that you need execute_reports in order to be able to delete them

    • Execute SQL reports (execute_reports)

  • Allow staff members to modify permissions for other staff members (staffaccess)

    • This permission requires the borrowers permission above

  • Course reserves (coursereserves)

  • Koha plugins (plugins)

    • Configure plugins (configure)

      • Gives the ability to run the “configure” section of a plugin if it has one

      • Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins

    • Manage plugins (manage)

      • Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins

      • Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins

    • Use report plugins (report)

      • Possibilité d’utiliser les plugins rapport

    • Use tool plugins (tool)

      • Possibilité d’utiliser les plugins outils

  • Lists (lists)

    Important

    Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.

    • Delete public lists (delete_public_lists)

      • The ability to delete public lists created by someone else

  • Patron clubs (clubs)

    • Create and edit clubs (edit_clubs)

    • Create and edit club templates (edit_templates)

    • Enroll patrons in clubs (enroll)

      • Enroll patrons from the patron file

      • The borrowers permissions is required in order to enroll patrons in clubs

  • Create and modify interlibrary loan requests (ill)

  • Self check modules (self_check)

    • Log into the self check-in module (self_checkin_module)

      Note

      This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality

  • Perform self checkout at the OPAC (self_checkout_module)

    Note

    This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference

  • Manage stockrotation operations (stockrotation)

    • Add and remove items from rotas (manage_rota_items)

      • Staff with only this permission will be able to manage the items in the rotas, but not the rotas themselves

    • Create, edit and delete rotas (manage_rotas)

      • Staff with only this permission will be able to manage the rotas, but not the actual items

  • Cash management (cash_management)

    • Add, edit and archive cash registers (manage_cash_registers)

    • Access the point of sale page and take payments (takepayment)

      • Grants access to the point of sale module

Informations adhérent

Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.

  • Aller à : Adhérents > Parcourir ou chercher un adhérent > Cliquer sur le nom de l’adhérent

Check out

Pour des informations sur le prêt de documents, cliquez sur la section Prêt de ce manuel.

Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”

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Détails

Note

Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”

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Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.

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Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.

  • A child patron will list their guarantor

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  • On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed

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If the age of the patron is outside the age range defined in their patron category a warning will appear on their record.

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Circulation summary

Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.

Checkouts

The first tab shows the items the patron currently has checked out.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: issues-table).

Relatives” checkouts

If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.

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Charges

The Charges tab will only show in the patron accounts that have unpaid amounts or unused credits.

The tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the accounting tab.

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Holds

If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.

Table of patron's current holds

Note

The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.

À partir d’ici, vous pouvez gérer les réservations de l’utilisateur : changer la bibliothèque de retrait, annuler ou suspendre les réservations.

Note

You will only be able to suspend holds if the SuspendHoldsIntranet system preference is set to « Allow ».

Note

If, when suspending a hold, you want to be able to set a date at which to automatically resume the hold, set the AutoResumeSuspendedHolds system preference to « Allow » and make sure the unsuspend_holds cron job is activated.

Article requests

If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.

The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.

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Restrictions

L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.

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Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.

There are four kinds of restrictions:
  • Manual

  • Overdues

  • Suspension

  • Discharge

Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.

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The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.

Cette suspension ne sera levée automatiquement au retour des documents en retard que si la préférence système AutoRemoveOverduesRestrictions est paramétrée sur « Permettre ».

In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.

Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.

Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.

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Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.

On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.

If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.

Note

If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:

  • Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.

  • Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.

  • Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.

  • Set the BlockExpiredPatronOpacActions system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.

Clubs

If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.

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Accounting

The patron’s complete accounting history will appear on the Accounting tab. The Accounting tab will show all types of charges and credits: overdue fines, membership fees, rental fees, reserve fees and any other charge you may have for patrons.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: account-fines).

The Transactions tab will show you the following columns:

  • Date: the date the charge, payment or credit was posted

    • Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée

  • Account type: what type of charge, payment or credit it is

    • In cases where an account type may have an accompanying status it will be displayed alongside the accounttype in brackets.

  • Description of charges: a description of the charges including the due date for overdue items and a link to the item record where one is available

  • Barcode: if the charge is linked to a particular item, the barcode is displayed

  • Due date: if the charge is an overdue fine, the due date is displayed

  • Checkin date: if the charge is an overdue fine, the checkin date is displayed

  • Checkout date: if the charge is an overdue fine, the check out date is displayed

  • Home library: if the charge is linked to a particular item the home library is displayed

  • Note: toutes les notes à propos des frais/paiement

    • If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way

  • Montant: le montant total du paiement ou des frais

  • Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé

  • Actions:

    • A selection of actions available to take upon the account line as detailed below

En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.

Actions

Action buttons will be available for the different account lines depending on the users available permissions and the account type and status.

  • A button to print a receipt for that line item

  • A button to show further details about the charge and any payments that have been made

  • A button to void (reverse) a payment/credit

    • This button will only appear on a payment/credit line. Upon voiding the line it will reverse the payment process restoring the amountoutstanding for any debts/debits which the payment/credit may have previously been used to offset. This action is most commonly used to correct cases where a payment was recorded but never actually recieved. The credit line will be set to a zero amount and updated to VOID.

  • A button to cancel (remove) a charge/debit

    • This button will only appear on a charge/debit line that has not already had any payment/credits applied to it. Upon cancelling the line it will be marked as “Cancelled” and a CANCELLATION line will be added and offset against it. This action is most commonly used to correct cases where a charge was made mistakenly.

  • A button to pay against charges/debits with outstanding amounts

    • This button will appear against any charge/debit with an outstanding amount. The subsequent page can be used to pay or writeoff the line partially or in full with a PAYMENT or WRITEOFF line will being added.

  • A button to issue a payout of credit

    • This button will appear against any credit line that has an amount outstanding and you have the payout permission. It allows the librarian to return outstanding credit to the patron and record the action with a PAYOUT line.

  • A button to issue a refund against a charge/debit

    • This button will appear against any charge/debit line that has been paid or partially paid and you have the refund permission. The subsequent modal dialogue will allow you to partially or fully refund the offset debt, either in CASH or by means of a credit added to the account.

  • A button to apply a discount to a charge/debit

    • This button will appear against any charge/debit which has not already been offset by a credit/payment and you have the discount permission. The subsequent modal dialogue will allow you to add a discount upon the charge.

Charging fines/fees

Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running. Fines will also be charged when an overdue item is checked in if the CalculateFinesOnReturn system preference is enabled.

  • Fines will be charged based on your circulation and fines rules

  • Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area

  • Le coût du prêt est facturé sur le base du paramétrage dans l’administration des :ref:”Types de document <item-types-label>`

  • Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.

  • Creating a patron in a category with an enrollment fee.

  • Renewing a patron account in a category with an enrollment fee.

Pay and Writeoff fines

Each line item can be paid in full (or written off) using the “Make a payment” tab.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: pay-fines-table).

  • Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.

  • Payer une amende dans sa totalité

    • Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.

    • The full amount of the fine will be populated for you in the « Collect from patron » box

    • There is a change feature included in this payment process. An option to specify how much money was collected when paying a fine, as well as defining how much was paid on the fine. If these numbers are different (i.e. more money was collected) a popup displaying the amount of change to be given will be displayed and require confirmation before proceeding

    • If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type

      List of currently available MARC modification templates

    • Si la préférence système UseCashRegisters est activée, vous devrez choisir une caisse sur laquelle enregistrer la transaction

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.

    Note

    • If the FinePaymentAutoPopup system preference is enabled a print dialogue window will display. If change was given for this trancaction the details will be included when using this system preference.

    • In addition to printing receipts you can enable email receipts for payment and writeoff transactions with the UseEmailReceipts system preference.

  • Payer partiellement une amende

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.

    • Enter the amount you are collecting from the patron in the « Collect from patron » box

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding

  • Payer le montant de toutes les amendes

    • Click the « Pay amount » button

    • Enter the amount you are collecting from the patron in « Collect from patron. » The sum of all fines is shown in « Total amount outstanding »

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.

  • Pay selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Pay selected »

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    • Entrez le montant payé en face des amendes.

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.

  • Passer une amende en pertes et profits

    • Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.

    • A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Writeoff selected ».

    • Click « Confirm ».

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff all fines

    • Click the « Writeoff all » button

    • Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.

Void payments

If you accidentally mark and item as paid, you can reverse that line item by clicking “Void” to the right of the line

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  • Once clicked a new line item will be added to the account showing the payment as ‘Voided’. The payment line is added back to the Pay fines tab as an outstanding charge.

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Creating manual invoices

Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.

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  • Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer

    • Pour ajouter des valeurs à la liste déroulante des types de facture, ajoutez-les à aux types de débit dans le module Administration.

  • Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.

  • Le champ description vous permet de décrire le coût

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Creating manual credits

Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.

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  • Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer

  • Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.

  • Le champ description vous permet de décrire le crédit

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Printing invoices

Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.

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Routing lists

A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.

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Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de circulation de cet adhérent.

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Circulation history

L’onglet d’historique des prêts est affiché si vous avez activé la préférence système intranetreadinghistory . Si vous avez activé la préférence système OPACPrivacy, et si l’adhérent a décidé que la bibliothèque ne peut pas garder l’historique de ses prêts, cet onglet n’affichera que les exemplaires qui sont actuellement empruntés.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: checkouthistory-table).

Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.

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Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.

Holds history

The holds history tab shows all the holds the patron has made, with their status.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holdshistory-table).

Log des modifications

Si vous avez configuré :ref:”BorrowersLog” pour suivre les changements apportés aux fiches des adhérents, l’onglet Log des modifications est visible et affiche toutes ces informations. Si vous avez aussi activé IssueLog`et :ref:`ReturnLog, vous verrez en plus les prêts et retours sur cet écran.

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  • Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.

  • Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent

  • L’action vous informera quelle action a été enregistrée

  • Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)

Notifications

Les préférences de notification des adhérents sont définies à la création ou lors de la modification d’un adhérent. Cet onglet montre les messages qui ont été envoyés ainsi que ceux qui sont en attente d’expédition.

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Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.

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If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.

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Statistiques

Depending on what you set for the values of your StatisticsFields system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.

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Fichiers

Si vous avez activé la préférence EnableBorrowerFiles, alors l’onglet “Fichiers” sera visible dans la page d’informations de l’adhérent.

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Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.

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Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.

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Purchase suggestions

Si le lecteur a fait des suggestions d’achat, vous verrez un onglet “Suggestion d’achat” dans son compte.

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À partir de cette page, vous pouvez voir toutes les suggestions qui ont été faites par les lecteurs ainsi que leurs statuts, vous pouvez également créer une suggestion d’achat au nom d’un utilisateur en utilisant le bouton en haut “Nouvelle suggestion d’achat”.

En savoir plus sur les suggestions d’achat dans le chapitre Acquisitions de de manuel.

Quitus adhérent

A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this opti`on on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.

Note

In France a « quitus » (« discharge ») is needed if you want to register for an account in a library or a university.

Note

Les bibliothèques académiques exigent souvent qu’un utilisateur ait un compte vierge avant de pouvoir obtenir son diplôme.

Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page

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Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges

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To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record

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Si une quittance peut être générée par un utilisatateur, un bouton indiquant “Générer quittance” apparaîtra

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Sinon vous verrez un message d’erreur expliquant pourquoi le lecteur ne peut recevoir de quittance.

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Une fois que la lettre aura été générée, vous aurez accès à un PDF pour le télécharger

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Note

You can style the PDF using the NoticeCSS preference.

The patron will have a restriction added to their account

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And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab

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Adhérents empêchés

There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.

Important

In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.

Chooser

Si vous avez activé le module Public empêché, avec la préférence système HouseboundModule, vous verrez que les adhérents ont maintenant une nouvelle section dans leur fiche, appelée  » Rôles empêchés « .

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Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.

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The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.

Deliverer

In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.

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The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.

Publics empêchés

To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.

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From there, you can edit their housebound profile information.

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  • Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.

  • Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.

    Note

    The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.

  • Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.

    For example: books, dvds, magazines, etc.

  • Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.

    For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.

  • Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.

    For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.

  • Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.

  • Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.

Click the “Save changes” button to save the housebound profile.

Coordinating deliveries

To plan visits, go to the housebound patron’s record.

In their housebound tab, you will be able to create deliveries.

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Click on “Add a new delivery”.

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Fill out the information :

  • Date: Enter the date of the delivery.

  • Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.

  • Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.

  • Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.

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Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.

Communicating with patrons

Koha offers several options for communicating with patrons, some of which have already been covered in this chapter.

OPAC notes

OPAC notes are added to the patron’s file through the add patron form or the edit patron form, in the “Library set-up” section.

'Library set-up' and 'OPAC/Staff login' sections of the patron form

They show up in the “Your summary” section of the patron’s online account in the OPAC.

'Messages for you' box in the patron's online account with a note saying 'This is an OPAC note'

In the staff interface, OPAC notes will be in the “Library use” section of the patron’s file.

'Library use' section of the patron's file

OPAC messages

OPAC messages are added to the patron’s file using the “Add message” button.

Row of action buttons at the top of the patron's detail page

To leave a message that the patron will be able to see in the OPAC, choose « OPAC - Patron’s name » in the “Add a message for” field. Enter your message in the box, or choose a predefined message in the drop-down menu.

Pop-up modal for 'Add message' with the option 'Add a message for OPAC - Patron's name' chosen

Note

Predefined messages are added in the BOR_NOTES authorized value category

Once saved, the patron will be able to see the message in the “Your summary” section of their online account. The patron will also be able to see the date on which the message was added as well as the name of the branch.

'Messages for you' box in the patron's online account with a message saying "'This is an OPAC message' written on 10/24/2020 by Centerville"

In the staff interface, OPAC messages are shown on the patron’s detail page, at the top of the page just under the row of action buttons.

OPAC message appearing in the patron's detail page in the staff interface just under the edit buttons

It will also appear on the checkout page, to the right of the checkout box.

OPAC message appearing in the patron's checkout page to the right of the checkout box

Advance notices and hold notices

If you have enabled the EnhancedMessagingPreferences system preference, you cat set advance notices as well as hold notices when adding a new patron or editing a patron.

If the EnhancedMessagingPreferencesOPAC system preference is set to “show”, patrons will be able to modify their messaging preferences in their online account.

'Patron messaging preferences' section of the patron form

  • Document à retourner: Cet avis de rappel est envoyé le jour même de la date de retour.

  • Advance notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)

  • Réservation mise de côté : ce message avise l’utilisateur de la disponibilité de sa réservation

  • Retour: Une notification qui liste tous les exemplaires que l’utilisateur a rendu.

  • Exemplaire prêté : Une notification qui liste tous les exemplaires empruntés et/ou renouvelés par l’utilisateur. C’est un reçu électronique qui récapitule tous les prêts

Patrons can choose to receive their notices as a digest by checking the “Digest only” box along with the delivery method. A digest is a combination of all the messages of that type (so all items due in 3 days in one email) in to one email instead of multiple emails for each alert.

The delivery methods currently supported are:

  • Email

  • SMS (text messages)

  • Automated phone call system

  • Print

To generate the advance notices (advance notice and item due), you need to run the advance_notices.pl cronjob. Then, the process_message_queue.pl cronjob will send the notices or the gather_print_notices.pl cronjob will gather them in a nice file you can print out and send out via regular mail.

Overdue notices

Overdue notices are managed in Notices & slips and when they are sent is managed in Overdue notice/status triggers.

Patrons cannot opt out of receiving overdue notices like they can other notices (such as advance notices or hold notices)

To generate the overdue notices , you need to run the overdue_notices.pl cronjob. Then, the process_message_queue.pl cronjob will send the notices or the gather_print_notices.pl cronjob will gather them in a nice file you can print out and send out via regular mail.

Custom emails