Εξαγορές

Η ενότητα προσκτήσεων του Koha παρέχει έναν τρόπο για τη βιβλιοθήκη να καταγράφει παραγγελίες που υποβάλλονται σε προμηθευτές και να διαχειρίζεται προϋπολογισμούς αγορών.

Πηγαίνετε εκεί: Περισσότερα > Προσκτήσεις

Ρύθμιση της ενότητας των προσκτήσεων

Πριν χρησιμοποιήσετε τη ενότητα των προσκτήσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει όλες τις ρυθμίσεις.

Πρώτα, ρυθμίστε τις παραμέτρους για τις προσκτήσεις acquisitions system preferences και acquisitions administration ώστε να ταιριάζουν με τη ροή εργασιών της βιβλιοθήκης σας. Πριν ορίσετε τουςλογαριασμούς στην παράμετρο EDI accounts και library EANs.

Στην κύρια σελίδα προσκτήσεων θα δείτε τα κονδύλια της βιβλιοθήκης σας.

Μάθετε περισσότερα στην παράμετρο του συστήματος Budget/fund tracking.

Προμηθευτές

Πριν από την υποβολή οποιασδήποτε παραγγελίας πρέπει πρώτα να καταχωρίσετε τουλάχιστον έναν προμηθευτή.

Προσθήκη ενός προμηθευτή

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα vendors_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) για να προσθέσουν προμηθευτές.

Για να προσθέσετε έναν προμηθευτή κάντε κλικ στο κουμπί «Νέος προμηθευτής» στην κεντρική σελίδα της ενότητας των προσκτήσεων.

Η φόρμα νέου προμηθευτή χωρίζεται σε τρεις ενότητες: πληροφορίες για την εταιρεία, επαφές και πληροφορίες παραγγελίας.

• Πληροφορίες για την εταιρεία: βασικές πληροφορίες για τον προμηθευτή

  

  • Όνομα (απαιτείται): αυτό το όνομα είναι το όνομα που θα εμφανίζεται παντού στο Koha όταν γίνεται αναφορά σε αυτόν τον προμηθευτή

  • Ταχυδρομική διεύθυνση, φυσική διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, δικτυακός τόπος, αριθμός λογαριασμού: τα πεδία αυτά είναι προαιρετικά και πρέπει να συμπληρωθούν για να βοηθήσουν στη δημιουργία επιστολών απαίτησης και τιμολογίων

  • Τύπος προμηθευτή: χρησιμοποιήστε αυτό το πεδίο ανάλογα με τις ανάγκες για να κατηγοριοποιήσετε τους προμηθευτές σας (για παράδειγμα, βιβλιοπώλης, δωρητής, πάροχος ηλεκτρονικών πόρων)

    Σημείωση

    By default, this field is a free text field. If you’d rather have a drop-down menu, add values in the VENDOR_TYPE authorized value category.

  • Προσωνύμια: Προσθέστε ένα ή περισσότερα προσωνύμια σε έναν προμηθευτή ως πρόσθετες λέξεις-κλειδιά για αναζήτηση στην παράμετρο του συστήματος vendor search. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής «American Library Association» θα μπορούσε να έχει το ψευδώνυμο «ALA».

• Επαφές: πληροφορίες σχετικά με τις επαφές σας στο γραφείο του προμηθευτή

  

  • Κανένα από αυτά τα πεδία δεν είναι υποχρεωτικό, θα πρέπει να εισαχθούν μόνο αν θέλετε να παρακολουθείτε τις πληροφορίες της επαφής σας μέσα στο Koha

    • Κύρια επαφή για τις προσκτήσεις: σημειώστε αυτό το τετραγωνίδιο εάν αυτό το άτομο είναι η κύρια επαφή σας όσον αφορά τις αγορές από αυτόν τον προμηθευτή

    • Κύρια επαφή για περιοδικές εκδόσεις: σημειώστε αυτό το τετραγωνίδιο εάν αυτό το άτομο είναι η κύρια επαφή σας όσον αφορά την απόκτηση περιοδικών εκδόσεων από τον εν λόγω προμηθευτή

    • Επικοινωνία κατά την παραγγελία; Τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο αν θέλετε να μπορείτε να στέλνετε τις παραγγελίες σας μέσω email απευθείας σε αυτό το άτομο (δείτε την ενότητα editing baskets section below)

    • Επικοινωνία σχετικά με καθυστερημένες παραγγελίες; Τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο αν θέλετε να μπορείτε να στέλνετε τις αιτήσεις σας για αγορές :acquisitions claims μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας σε αυτό το άτομο

    • Επικοινωνία για καθυστερημένα τεύχη; Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο αν θέλετε να μπορείτε να στέλνετε τις απαιτήσεις σας serials claims μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας σε αυτό το άτομο

  • Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία επαφές ανά προμηθευτή κάνοντας κλικ στο κουμπί «Προσθήκη άλλης επαφής»

• Διασυνδέσεις: πληροφορίες σχετικά με τον ιστότοπο, το λογισμικό ή την πύλη του προμηθευτή που χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση παραγγελιών ή τη συλλογή στατιστικών στοιχείων από τον εν λόγω προμηθευτή ή οργανισμό. Η καταχώρηση μιας διασύνδεσης δεν είναι απαραίτητη, χρησιμοποιήστε αυτή την ενότητα μόνο για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες εντός του Koha. Για να προσθέσετε μια διασύνδεση προμηθευτή, κάντε κλικ στο «Προσθήκη άλλης διασύνδεσης».

  

  • Συμπληρώστε τη φόρμα (όλα τα πεδία είναι προαιρετικά):

    • Όνομα: εισαγάγετε το όνομα της διασύνδεσης, το οποίο θα είναι ορατό στο Koha.

    • Τύπος: επιλέξτε τον τύπο διασύνδεσης.

      Σημείωση

      Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_INTERFACE_TYPE authorized value category.

    • URI: πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της διασύνδεσης.

    • Σύνδεση: εισαγάγετε το όνομα χρήστη για τη διασύνδεση του προμηθευτή.

    • Κωδικός πρόσβασης: πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης για τη διασύνδεση του προμηθευτή.

      Σημείωση

      Ο κωδικός πρόσβασης που εισάγεται εδώ θα κρυπτογραφηθεί στη βάση δεδομένων. Δεν θα εμφανίζεται από προεπιλογή στη σελίδα με τα στοιχεία του προμηθευτή, θα υπάρχει ένας σύνδεσμος «Εμφάνιση» στη θέση του κωδικού πρόσβασης, στον οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να εμφανιστεί ο κωδικός πρόσβασης.

    • Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λογαριασμού: εισαγάγετε το email που χρησιμοποιείται για το λογαριασμό σε αυτή τη διασύνδεση.

    • Σημειώσεις: εισαγάγετε τυχόν σημειώσεις σχετικά με αυτή τη διασύνδεση.

  • Κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη άλλης διασύνδεσης» εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες από μία διασυνδέσεις για αυτόν τον προμηθευτή.

• Πληροφορίες παραγγελίας: γενικές πληροφορίες χρέωσης

  

  • Για να μπορείτε να παραγγείλετε από έναν προμηθευτή πρέπει να τον κάνετε «Ενεργό»

  • Επιλέξτε το νόμισμα για τις τιμές καταλόγου και τις τιμές τιμολογίου

    Σημείωση

    Τα νομίσματα ρυθμίζονται στην ενότητα διαχείρισης Currencies and exchange rates

  • Εάν η βιβλιοθήκη σας επιβαρύνεται με φόρο, σημειώστε τον φορολογικό σας αριθμό ως καταχωρημένο

  • Σημειώστε εάν οι τιμές του καταλόγου και του τιμολογίου σας περιλαμβάνουν φόρ

  • Εισαγάγετε τον φορολογικό σας συντελεστή εάν η βιβλιοθήκη σας χρεώνεται με φόρους στις παραγγελίες

    Σημείωση

    Οι φορολογικοί συντελεστές καθορίζονται στις παραμέτρους του συστήματος TaxRates

  • Εάν ο προμηθευτής προσφέρει μια σταθερή γενική έκπτωση, πληκτρολογήστε την στο πεδίο «Έκπτωση»

    Σημείωση

    Μπορείτε να εισαγάγετε εκπτώσεις για συγκεκριμένα είδη όταν καταχωρείτε μία παραγγελία placing an order

  • Εάν γνωρίζετε πόσος χρόνος χρειάζεται συνήθως για να φθάσουν οι παραγγελίες από αυτόν τον προμηθευτή, μπορείτε να εισαγάγετε έναν χρόνο παράδοσης. Αυτό θα επιτρέψει στο Koha να εκτιμήσει πότε θα φτάσουν οι παραγγελίες στη βιβλιοθήκη σας στην παράμετρο late orders report.

  • Οι σημειώσεις είναι για εσωτερική χρήση

Αναζήτηση προμηθευτών

Αναζητήστε προμηθευτές είτε από τη γραμμή αναζήτησης στο πάνω μέρος της σελίδας

Ή στο πλαίσιο «Διαχείριση παραγγελιών» στην κύρια σελίδα προσκτήσεων.

Μπορείτε να αναζητήσετε οποιοδήποτε μέρος του ονόματος του προμηθευτή ή τα προσωνύμιά του.

Σημείωση

Μια κενή αναζήτηση θα επιστρέψει όλους τους προμηθευτές.

Εάν έχετε πολλούς προμηθευτές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναδιπλούμενο μενού για να μεταβείτε απευθείας σε ένα αποτέλεσμα.

Εξ αρχής, όλοι οι προμηθευτές εμφανίζονται στα αποτελέσματα, ενώ οι ανενεργοί προμηθευτές εμφανίζονται με γκρίζα γραμματοσειρά και μια σημείωση «(ανενεργός)» δίπλα στο όνομά τους. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή «Εμφάνιση μόνο των ενεργών προμηθευτών» για να αποκρύψετε τους ανενεργούς προμηθευτές.

Στα αποτελέσματα, μπορείτε να δείτε όλα τα καλάθια που είναι επί του παρόντος ανοιχτά. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή «Εμφάνιση όλων των καλαθιών» για να εμφανίσετε και τα κλειστά καλάθια.

Υπάρχουν κουμπιά ενεργειών κάτω από κάθε προμηθευτή:

• Το «Νέο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δημιουργηθεί ένα νέο καλάθι ( create a new basket, ή add a new contract) γι” αυτόν τον προμηθευτή.

• Η «Επεξεργασία προμηθευτή» χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των πληροφοριών σχετικά με τον προμηθευτή edit the vendor information.

• Η ένδειξη «Παραλαβή παραγγελιών» θα εμφανίζεται όταν ένας προμηθευτής έχει καλάθια με παραγγελίες.

• Η ένδειξη «Διαγραφή προμηθευτή» θα εμφανιστεί όταν ένας προμηθευτής δεν έχει καλάθια.

Προβολή ενός προμηθευτή

Για να δείτε τη σελίδα πληροφοριών ενός προμηθευτή, αναζητήστε τον search for the vendor από την αρχική σελίδα των προσκτήσεων.

Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στο όνομα του προμηθευτή που θέλετε να δείτε.

Διαμόρφωση πληροφοριών του προμηθευτή

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα διαμόρφωσης vendors_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να επεξεργαστούν τους υπάρχοντες προμηθευτές.

Για να κάνετε αλλαγές σε έναν προμηθευτή αναζητήστε τον search for the vendor από την αρχική σελίδα των προσκτήσεων.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία προμηθευτή» στη σελίδα των αποτελεσμάτων

ή στη σελίδα με τις πληροφορίες του προμηθευτή.

Συμβόλαια προμηθευτών

Μπορείτε να ορίσετε συμβόλαια (με ημερομηνία έναρξης και λήξης) και να τα συνδέσετε με έναν προμηθευτή. Αυτό χρησιμοποιείται έτσι, ώστε στο τέλος του έτους να μπορείτε να δείτε πόσα δαπανήσατε για ένα συγκεκριμένο συμβόλαιο με έναν προμηθευτή. Σε ορισμένα μέρη, τα συμβόλαια ορίζονται με ελάχιστο και μέγιστο ετήσιο ποσό.

Προσθήκη συμβολαίου

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα που προβλέπει η παράμετρος του συστήματος contracts_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να προσθέσουν συμβόλαια σε προμηθευτές.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα συμβόλαιο σε έναν προμηθευτή αναζητώντας τον searching for the vendor, κάνοντας κλικ στο κουμπί «Νέο» και επιλέγοντας την επιλογή «Συμβόλαιο».

Εναλλακτικά, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη σελίδα του προμηθευτή access the vendor page και να κάνετε κλικ στο «Νέο» και να επιλέξετε «Συμβόλαιο» από εκεί.

Η φόρμα του συμβολαίου θα ζητά ορισμένες πολύ βασικές πληροφορίες σχετικά με το συμβόλαιο

Προειδοποίηση

Δεν μπορείτε να εισαγάγετε συμβόλαιο εκ των υστέρων. Η ημερομηνία λήξης δεν πρέπει να προηγείται της σημερινής ημερομηνίας.

Μόλις το συμβόλαιο αποθηκευτεί, θα εμφανιστεί στην παράμετρο του συστήματος vendor page.

Θα είναι επίσης μια επιλογή όταν δημιουργηθεί ένα καλάθι creating a basket.

Καταγραφή ζητημάτων με τους προμηθευτές

Έκδοση

Αυτό το στοιχείο εισήχθη στην έκδοση 23.11 του Koha.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα των προτάσεων suggestions_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να βλέπουν και να διαχειρίζονται προτάσεις αγοράς.

Τα ζητήματα προμηθευτών είναι ένας τρόπος για να παρακολουθείτε τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν με τους προμηθευτές. Αυτό βοηθά όταν έρθει η ώρα να επαναδιαπραγματευτείτε τα συμβόλαια.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα ζητήματα των προμηθευτών, μεταβείτε στη σελίδα του προμηθευτή και κάντε κλικ στην επιλογή «Ζητήματα» από το μενού στην αριστερή πλευρά.

Αυτή η σελίδα θα εμφανίζει όλα τα ζητήματα που έχουν καταγραφεί για αυτόν τον προμηθευτή.

Για την καταγραφή ενός νέου ζητήματος,

• Κάντε κλικ στο «Νέο ζήτημα»

• Συμπληρώστε τη φόρμα με τις πληροφορίες του ζητήματος.

  

  • Τύπος: επιλέξτε τον τύπο του ζητήματος.

    Σημείωση

    Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_ISSUE_TYPE authorized value category.

  • Ξεκίνησε στις: επιλέξτε την ημερομηνία κατά την οποία ξεκίνησε το ζήτημα.

  • Έληξε στις: επιλέξτε την ημερομηνία κατά την οποία έληξε το ζήτημα, εάν είναι έτσι.

  • Σημειώσεις: εισαγάγετε λεπτομέρειες σχετικά με το ζήτημα.

• Επιλέξτε «Υποβολή».

Για να επεξεργαστείτε ένα υπάρχον ζήτημα, κάντε κλικ στο κουμπί ,«Επεξεργασία» στον πίνακα.

Εάν ένα ζήτημα δεν είναι πλέον σχετικό, μπορείτε να το διαγράψετε κάνοντας κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» στον πίνακα.

Διαχείριση προτάσεων αγοράς

Μπορείτε να δημιουργήσετε προτάσεις αγοράς μέσω του περιβάλλοντος εργασίας του προσωπικού είτε για τη βιβλιοθήκη είτε για λογαριασμό των χρηστών της on the patron’s behalf από την εγγραφή τους. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας στην παράμετροτου συστήματος suggestion, οι χρήστες μπορεί επίσης να έχουν τη δυνατότητα να κάνυν προτάσεις αγοράς μέσω του Δημοσίου Καταλόγου (OPAC) make purchase suggestions via the OPAC.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα suggestions_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να βλέπουν και να διαχειρίζονται προτάσεις αγοράς.

Εάν τα μέλη του προσωπικού έχουν το δικαίωμα suggestions_manage αλλά όχι κάποιο από τα δικαιώματα acquisitions, μπορούν να έχουν πρόσβαση στο εργαλείο διαχείρισης προτάσεων από τις «Προτάσεις» στο μενού «Περισσότερα» στη γραμμή κεφαλίδας.

Όταν μια πρόταση περιμένει την αξιολόγηση της βιβλιοθήκης, θα εμφανίζεται στην αρχική σελίδα των προσκτήσεων δίπλα στην αναζήτηση προμηθευτών. Οι προτάσεις για το παράρτημα στο οποίο έχετε συνδεθεί θα διαχωρίζονται από τις υπόλοιπες προτάσεις. Κάνοντας κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης θα μεταφερθείτε στο εργαλείο διαχείρισης προτάσεων.

Θα εμφανιστεί επίσης στον κύριο πίνακα ελέγχου του προσωπικού κάτω από τις ετικέτες των ενοτήτων.

Εάν δεν υπάρχουν εκκρεμείς προτάσεις, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο διαχείρισης προτάσεων μεταβαίνοντας στο μενού «Περισσότερα» και επιλέγοντας «Προτάσεις» ή κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο «Διαχείριση προτάσεων» στο μενού στα αριστερά της αρχικής σελίδας της ενότητας των «Προσκτήσεων».

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην ενότητα “Table settings” της ενότητας διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: suggestions).

Οι προτάσεις σας θα ταξινομηθούν σε διάφορες καρτέλες: Σε εκκρεμότητα, Αποδοχή, Ελεγμένη, Παραγγέλθη και Απορρίφθηκε.

• Σε εκκρεμότητα: Είναι μια πρόταση που περιμένει ενέργεια από τη βιβλιοθήκη.

• Αποδοχή: Μια «Αποδεκτή» πρόταση είναι μια πρόταση που έχετε χαρακτηρίσει ως «Αποδεκτή» χρησιμοποιώντας τη φόρμα κάτω από τις προτάσεις.

• Ελεγμένη: Μια «Ελεγμένη» πρόταση είναι μια πρόταση που έχει επισημανθεί ως «Ελεγμένη» χρησιμοποιώντας τη φόρμα κάτω από τις προτάσεις.

• Παραγγέλθη: Μια πρόταση «σε παραγγελία» είναι μια πρόταση που έχει παραγγελθεί χρησιμοποιώντας το σύνδεσμο From a purchase suggestion σε ένα καλάθι παραγγελιών.

• Απρορρίφθηκε: Μια «Απορριφθείσα» πρόταση είναι μια πρόταση που έχετε χαρακτηρίσει ως «Απορριφθείσα» χρησιμοποιώντας τη φόρμα που βρίσκεται κάτω από τη λίστα των προτάσεων.

Σημείωση

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Σε κάθε πρόταση θα εμφανίζεται το όνομα του μέλους του προσωπικού που διαχειρίστηκε την πρόταση, καθώς και η ημερομηνία διαχείρισής της.

Οι αποδεκτές και οι απορριφθείσες προτάσεις θα εμφανίζουν τον λόγο αποδοχής ή απόρριψης στο πεδίο «Κατάσταση».

Για βιβλιοθήκες με πολλές προτάσεις, υπάρχουν φίλτρα στην αριστερή πλευρά της σελίδας Διαχείριση προτάσεων που βοηθούν στον περιορισμό του αριθμού των τίτλων που εμφανίζονται στην οθόνη.

Κάνοντας κλικ στις μπλε επικεφαλίδες θα αναπτυχθούν οι επιλογές φιλτραρίσματος και κάνοντας κλικ στο «[εκκαθάριση]» θα διαγραφούν όλα τα φίλτρα και θα εμφανιστούν όλες οι προτάσεις.

Σημείωση

Η σελίδα των προτάσεων θα περιορίζεται αυτόματα σε προτάσεις για τη βιβλιοθήκη σας. Για να δείτε πληροφορίες για όλες (ή οποιεσδήποτε άλλες) βιβλιοθήκες, αλλάξτε τη βιβλιοθήκη στο αναδιπλούμενο μενού «Προβολή προτάσεων για βιβλιοθήκη».

Αποδοχή η απόρριψη προτάσεων αγοράς

Όταν αλλάζετε την κατάσταση μιας πρότασης αγοράς (σε εκκρεμότητα, αποδοχή, απόρριψη, έλεγχος ή παραγγελία), η πρόταση θα μετακινηθεί στην αντίστοιχη καρτέλα. Η κατάσταση θα ενημερωθεί επίσης στο λογαριασμό :ref:”patron’s στο OPAC<your-purchase-suggestions-label>” και μια ειδοποίηση :ref:”email<notices-and-slips-label>” θα σταλεί στο χρήστη χρησιμοποιώντας το πρότυπο που ταιριάζει με την κατάσταση που έχετε επιλέξει.

Κατά τον έλεγχο των προτάσεων «Σε εκκρεμότητα», επιλέξτε τα πλαίσια δίπλα στις προτάσεις αγοράς που θέλετε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κατάσταση και τον λόγο για την επιλογή σας στην ενότητα «Αλλαγή επιλεγμένων προτάσεων» παρακάτω.

Σημείωση

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Reasons for accepting and rejecting suggestions are defined by the SUGGEST authorized value category.

Εάν επιλέξετε «Άλλοι…» ως λόγο, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον λόγο σας σε ένα πλαίσιο κειμένου. Κάνοντας κλικ στην «Ακύρωση» στα δεξιά του πλαισίου θα εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού με καθιερωμένους λόγους.

Είναι επίσης δυνατό να εγκρίνετε ή να απορρίψετε προτάσεις μία προς μία κάνοντας κλικ στον τίτλο της πρότασης για να ανοίξετε μια περίληψη της πρότασης.

Κάντε κλικ στην «επεξεργασία» στο επάνω μέρος της σελίδας λεπτομερειών προτάσεων για να ανοίξετε τη σελίδα επεξεργασίας προτάσεων.

Από εκεί, αλλάξτε την κατάσταση στην ενότητα «Διαχείριση προτάσεων» και κάντε κλικ στην «Αποθήκευση».

Η αλλαγή της κατάστασης μιας πρότασης θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση που θα σταλεί στο χρήστη της βιβλιοθήκης που έκανε την πρόταση. Οι ειδοποιήσεις μπορούν να τροποποιηθούν στην παράμετρο :ref:”Notices and slips <notices-and-slips-label>tool”.

• Η κατάσταση «Αποδοχής» θα ενεργοποιήσει την ειδοποίηση ΑΠΟΔΟΧΗ

• Η κατάσταση «Απορρίφθηκε» θα ενεργοποιήσει την ειδοποίηση ΑΠΟΡΡΙΦΘΗΚΕ

• Η κατάσταση «Παραγγέλθη» θα ενεργοποιήσει την ειδοποίηση ΠΑΡΑΓΓΕΛΘΗ

  Σημείωση

  Η κατάσταση «Παραγγέλθη» θα οριστεί αυτόματα εφόσον η σχετική παράμετρος του συστήματος το επιτρέπει :ref:”ordering from a suggestion<order-from-purchase-suggestion-label>” και η αντίστοιχη ειδοποίηση θα σταλεί επίσης εκείνη τη στιγμή.

  Αλλάξτε αυτήν την κατάσταση με χειροκίνητο τρόπο μόνο εάν δεν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία των προσκτήσεων για να εισαγάγετε τις παραγγελίες σας.

Σημείωση

If you add custom statuses in the SUGGEST_STATUS authorized values, you can add corresponding notices with the same names, taking care to choose the “Suggestions” module when creating the new notices.

Επεξεργασία προτάσεων αγοράς

Εκτός από την αλλαγή της κατάστασης αποδοχής ή απόρριψης των προτάσεων αγοράς, μπορείτε επίσης να αλλάξετε διάφορα χαρακτηριστικά κατά τη διαχείριση των προτάσεων.

Οι αλλαγές μπορούν να γίνουν μαζικά επιλέγοντας τις προτάσεις και ορίζοντας τις νέες τιμές στην ενότητα «Αλλαγή επιλεγμένων προτάσεων«» στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο αντιτύπου των προτάσεων επιλέγοντάς τες και επιλέγοντας τον νέο τύπο αντιτύπου στο αναδιπλούμενο μενού «Ενημέρωση τύπων αντιτύπου με».

Σημείωση

The item types in this list are populated by the SUGGEST_FORMAT authorized value category.

You can also change the manager of the selected suggestions by clicking the “Select manager” link and searching your user database. The new manager will receive the NOTIFY_MANAGER notice.

Σημείωση

Μόνο οι χρήστες που έχουν την άδεια :ref:”suggestions_manage “ <permission-suggestions-manage-label>(ή την άδεια :ref:”superlibrarian <permission-superlibrarian-label>”) θα εμφανίζονται στα αποτελέσματα.

Είναι επίσης δυνατό να επεξεργαστείτε τις προτάσεις μία προς μία κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία» στα δεξιά της πρότασης ή κάνοντας κλικ στον τίτλο της πρότασης.

Κάνοντας κλικ στην «επεξεργασία» στο επάνω μέρος της σελίδας λεπτομερειών των προτάσεων θα ανοίξει μια σελίδα επεξεργασίας των προτάσεων.

Από αυτή τη φόρμα μπορείτε να κάνετε επεξεργασίες στην πρόταση (προσθέτοντας περισσότερες λεπτομέρειες ή διορθώνοντας λανθασμένες πληροφορίες που παρέχονται από τον χρήστη της βιβλιοθήκης). Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε την πρόταση σε ατομική βάση.

• Στην ενότητα «Βιβλιογραφικές πληροφορίες», μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες που λείπουν, όπως το ISBN, τον εκδότη κ.λπ. ή να διορθώσετε λανθασμένες πληροφορίες που έδωσε ο χρήστης της βιβλιοθήκης.

  • Αυτές οι πληροφορίες θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας βιβλιογραφικής εγγραφής σε περίπτωση που γίνει η παραγγελία order this title from the suggestion.

• Στην ενότητα «Διαχείριση προτάσεων», μπορείτε να επεξεργαστείτε την κατάσταση, να προσθέσετε έναν λόγο για την αποδοχή ή την απόρριψη της πρότασης ή να προσαρμόσετε τις ημερομηνίες, αν χρειάζεται.

  • Αν επιλέξετε να ορίσετε μια πρόταση ως «Εκκρεμή», θα την επαναφέρετε στην καρτέλα «Σε εκκρεμότητα».

• Το πλαίσιο ελέγχου «Ειδοποίηση διαχειριστή» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποστολή μιας ειδοποίησης στο μέλος του προσωπικού που διαχειριζόταν προηγουμένως την πρόταση για να το ενημερώσει ότι η πρόταση τροποποιήθηκε. Η ειδοποίηση που αποστέλλεται ορίζεται στην παράμετρο του συστήματος NOTIFY_MANAGER notice.

• Στην ενότητα «Πληροφορίες προσκτήσεων», μπορείτε να επεξεργαστείτε το κονδύλι, την τιμή, το νόμισμα κ.λπ.

  • Η αντιστοίχιση της πρότασης σε ένα κονδύλι θα προκαλέσει την αποστολή μιας ειδοποίησης στο διαχειριστή του ταμείου για να τον ενημερώσει ότι υπάρχει μια πρόταση έτοιμη για να τη διαχειριστεί.

    • Η παράμετρος του συστήματο notice_unprocessed_suggestions.pl cronjob είναι απαραίτητη για τη δημιουργία αυτών των ειδοποιήσεων.

    • Η ειδοποίηση που χρησιμοποιείται είναι TO_PROCESS, μπορεί να τροποποιηθεί στην παράμετρο Notices & slips tool.

Αρχειοθέτηση των προτάσεων αγοράς

Μόλις η πρόταση ολοκληρώσει τη διαδικασία πρόσκτησης, είναι δυνατή η αρχειοθέτησή της. Εάν έχετε πολλές προτάσεις και η σελίδα χρειάζεται πολύ χρόνο για να μεταφορτωθεί, η αρχειοθέτηση των παλαιών προτάσεων θα βελτιώσει την απόδοση.

Επιλέξτε τις προτάσεις που θέλετε να αρχειοθετήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Αρχειοθέτηση» στο πλαίσιο «Αρχειοθέτηση επιλεγμένων».

Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε την πρόταση αγοράς κάνοντας κλικ στο μικρό βέλος δίπλα στο κουμπί «Επεξεργασία» και επιλέγοντας «Αρχειοθέτηση».

Οι αρχειοθετημένες προτάσεις θα εξαφανιστούν από τη λίστα, αλλά μπορούν να προβληθούν επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου «Include archived» (Συμπεριλαμβάνονται οι αρχειοθετημένες) στα φίλτρα.

Οι αρχειοθετημένες προτάσεις θα έχουν την ένδειξη «Αρχειοθετημένες» κάτω από τις πληροφορίες του τίτλου όταν προβάλλονται.

Σημείωση

Οι αρχειοθετημένες προτάσεις θα εξαφανιστούν από την ενότητα των προτάσεων αγορών “Your purchase suggestions” section of the patron’s file on the OPAC.

Διαγραφή προτάσεων αγορών

Μόλις δεν χρειάζεστε πλέον τις προτάσεις αγοράς, μπορείτε να τις διαγράψετε εντελώς από το σύστημα.

Για να διαγράψετε μαζικά τις προτάσεις αγοράς, επιλέξτε τις προτάσεις που θέλετε να διαγράψετε πλήρως και κάντε κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» στο πλαίσιο «Διαγραφή επιλεγμένων».

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μια πρόταση αγοράς κάνοντας κλικ στο μικρό βέλος δίπλα στο κουμπί «Επεξεργασία» και επιλέγοντας «Διαγραφή».

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε προτάσεις αγοράς κάνοντας κλικ στον τίτλο της πρότασης για να αποκτήσετε πρόσβαση στη σελίδα λεπτομερειών της πρότασης και κάνοντας κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» από εκεί.

Οι παλιές προτάσεις αγοράς μπορούν να διαγραφούν αυτόματα χρησιμοποιώντας την εντολή purge_suggestions.pl cronjob.

Καταχώρηση παραγγελιών

Για να κάνετε μια παραγγελία πρέπει πρώτα να κάνετε αναζήτηση για τον προμηθευτή search for the vendor or bookseller.

Προειδοποίηση

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε το EDIFACT για την υποβολή της παραγγελίας σας, θα πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε τους λογαριασμούς EDI accounts και EANs της βιβλιοθήκης σας.

Δημιουργία ενός καλαθιού

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να δημιουργούν καλάθια και να προσθέτουν παραγγελίες.

Σημείωση

Εάν χρησιμοποιείτε EDI για την παραγγελία, θα πρέπει να κατεβάσετε το αρχείο παραγγελίας από τον προμηθευτή σας πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία στο Koha.

Για να δημιουργήσετε ένα καλάθι πρέπει πρώτα να αναζητήσετε τον προμηθευτή search for the vendor από τον οποίο θα παραγγείλετε. Από τα αποτελέσματα της αναζήτησης προμηθευτή, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέο» και επιλέξτε «Καλάθι».

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο όνομα του προμηθευτή για να αποκτήσετε πρόσβαση στη σελίδα του προμηθευτή και να κάνετε κλικ στο «Νέο» και να επιλέξετε «Καλάθι» από εκεί.

Αφού κάνετε κλικ στο «Νέο» και στο «Καλάθι», θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το καλάθι παραγγελίας:

• Δώστε στο καλάθι ένα όνομα που θα σας βοηθήσει να το αναγνωρίσετε αργότερα

• Εισαγάγετε τον τόπο χρέωσης και τον τόπο παράδοσης (αυτή θα είναι η προεπιλεγμένη βιβλιοθήκη στην οποία έχετε συνδεθεί).

• Εάν θέλετε να αλλάξετε τον προμηθευτή από τον οποίο παραγγέλνετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναδιπλούμενο μενού του Προμηθευτή

• Τα πεδία σημειώσεων είναι προαιρετικά και μπορούν να περιέχουν οποιονδήποτε τύπο πληροφοριών

• Εάν έχετε προσθέσει συμβάσεις add-a-contract-label>` στον προμηθευτή, από τον οποίο παραγγέλνετε, θα έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε με ποια σύμβαση θα παραγγείλετε αυτά τα αντίτυπα.

• Εάν παραγγέλνετε πάγια αντίτυπα (αντίτυπα που φτάνουν τακτικά), επιλέξτε το πλαίσιο «Οι παραγγελίες είναι πάγιες» για αυτό το καλάθι.

  • Σημειώστε ότι ένα καλάθι δεν μπορεί να περιέχει ταυτόχρονα σταθερές και πάγιες εντολές.

• Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε αντίτυπα είτε κατά την υποβολή της παραγγελίας, είτε κατά την παραλαβή της παραγγελίας, είτε κατά την καταλογογράφηση του αντιτύπου. Εάν επιλέξετε μια επιλογή διαφορετική από την προεπιλεγμένη, θα ισχύει μόνο για αυτό το καλάθι. Η προεπιλογή ορίζεται από την παράμετρο του συστήματος AcqCreateItem.

• Εάν έχετε πρόσθετα πεδία για καλάθια παραγγελιών additional fields for order baskets, θα εμφανιστούν εδώ.

  

Όταν ολοκληρώσετε, επιλέξτε «Αποθήκευση».

Προσθήκη υλικών στο καλάθι

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να προσθέσουν παραγγελίες σε καλάθια.

Μόλις δημιουργηθεί το καλάθι σας, κάντε κλικ στην «Προσθήκη στο καλάθι» από τη σελίδα του καλαθιού.

Για να προσθέσετε κάτι σε ένα υπάρχον καλάθι κάντε κλικ στην «Προσθήκη στο καλάθι» στα δεξιά του υπάρχοντος καλαθιού.

Θα παρουσιαστούν διάφορες επιλογές για την προσθήκη αντιτύπων στην παραγγελία.

Παραγγελία από μια υπάρχουσα εγγραφή

Εάν παραγγείλετε άλλο ένα αντίγραφο ενός υπάρχοντος τεκμηρίου, μπορείτε απλώς να αναζητήσετε την εγγραφή στο σύστημά σας.

• Από τα αποτελέσματα, μπορείτε να κάνετε κλικ στην «Προσθήκη παραγγελίας» για να μεταφερθείτε στη φόρμα παραγγελίας.

  

• Από τη προβολή των στοιχείων της εγγραφής, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη παραγγελίας».

  

• Θα οδηγηθείτε στη φόρμα παραγγελίας

  

  • Όλες οι λεπτομέρειες που σχετίζονται με το αντίτυπο θα παρατίθενται ήδη στην ενότητα «Λεπτομέρειες καταλόγου».

• Συμπληρώστε την υπόλοιπη φόρμα παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των ειδοποιήσεων των χρηστών της βιβλιοθήκης patron notifications, της προσθήκης αντιτύπων items και λογιστικών λεπτομερειών accounting details.

Παραγγελία από μια πρόταση αγοράς

Εάν επιτρέπετε στους χρήστες της βιβλιοθήκης να κάνουν προτάσεις αγοράς (μάθετε περισσότερα στην παράμετρο του συστήματος managing purchase suggestions του παρόντος εγχειριδίου), μπορείτε να κάνετε παραγγελίες από αυτές τις προτάσεις. Για να παρακολουθείτε τις προτάσεις που έχουν παραγγελθεί και παραληφθεί, πρέπει να κάνετε την παραγγελία χρησιμοποιώντας αυτόν τον σύνδεσμο.

Προειδοποίηση

Οι προτάσεις πρέπει να γίνουν αποδεκτές για να μπορέσετε να τις παραγγείλετε.

• Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην επιλογή «Παραγγελία» δίπλα στο αντίτυπο που θέλετε να παραγγείλετε και θα σας εμφανιστεί η φόρμα παραγγελίας, καθώς και ένας σύνδεσμος προς την πρόταση

  

• Από αυτή τη φόρμα μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα αντίτυπα του καταλόγου, εάν είναι απαραίτητο.

• Όταν το αντίτυπο εμφανιστεί στο καλάθι σας, θα περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο προς την πρόταση.

  

• Οι παραγγελίες που προστίθενται στο καλάθι με αυτόν τον τρόπο θα ειδοποιήσουν τον χρήστη της βιβλιοθήκης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι η πρότασή του έχει προωθηθεί για παραγγελία (με την ειδοποίηση «ΠΑΡΑΓΓΕΛΘΗΚΕ» στα Εργαλεία > Notices and slips) και θα ενημερωθεί η σελίδα του χρήστη “your purchase suggestions” στο Δημόσιο Κατάλογο (OPAC).

Παραγγελία από μια συνδρομή περιοδικής έκδοσης

Εάν χρησιμοποιείτε την ενότητα των περιοδικών εκδόσεων Serials μπορείτε να συνδέσετε τις πληροφορίες παραγγελίας της συνδρομής σας με τις προσκτήσεις επιλέγοντας να παραγγείλετε «Από μια συνδρομή».

• Αφού κάνετε κλικ στο σύνδεσμο παραγγελίας, θα μεταφερθείτε σε μια σελίδα αναζήτησης που θα σας βοηθήσει να βρείτε τη συνδρομή σας

  

• Τα αποτελέσματά σας θα εμφανιστούν στα δεξιά της φόρμας και κάθε συνδρομή θα έχει έναν σύνδεσμο «Παραγγελία» στα δεξιά

  

• Κάνοντας κλικ στην «Παραγγελία», οι πληροφορίες για τη συνδρομή θα εμφανιστούν στη φόρμα παραγγελίας χωρίς την ενότητα «Προσθήκη αντιτύπου», καθώς απλώς παραγγέλνετε μια συνδρομή και δεν απαιτείται κάποιο αντίτυπο

  

Παραγγελία από μια νέα (κενή) εγγραφή

Για να παραγγείλετε από μια εγγραφή που δεν μπορεί να βρεθεί πουθενά αλλού, επιλέξτε την επιλογή «Από μια νέα (κενή) εγγραφή».

• Θα σας εμφανιστεί μια κενή φόρμα για να συμπληρώσετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες σχετικά με το τεκμήριο που θα παραγγείλετε.

  Σημείωση

  Εάν η προεπιλεγμένη φόρμα δεν διαθέτει τα απαραίτητα βιβλιογραφικά πεδία για την πραγματοποίηση μιας παραγγελίας, ενεργοποιήστε την παράμετρο του συστήματος UseACQFrameworkForBiblioRecords η οποία θα επιτρέψει στο πλαίσιο ACQ MARC να προσαρμόσει την εμφάνιση των πεδίων κατά την παραγγελία.

Διπλές παραγγελίες (παραγγελία από υπάρχουσες παραγγελίες)

Μπορείτε να αντιγράψετε μια υπάρχουσα παραγγελία επιλέγοντας τη δυνατότητα «Από υπάρχουσες παραγγελίες (αντιγραφή)».

• Θα εμφανιστεί μια φόρμα αναζήτησης για να αναζητήσετε τις υπάρχουσες παραγγελίες σας.

• Τσεκάρετε τα κουτάκια δίπλα στις παραγγελίες που θέλετε να αντιγράψετε.

• Επιλέξτε «Επόμενη»

• Επιλέξτε τα κουτάκια δίπλα στις τιμές που θέλετε να αντιγράψετε από την αρχική παραγγελία ή επιλέξτε νέες τιμές.

• Επιλέξτε «Αντιγραφή παραγγελιών»

• Επιλέξτε «Επιστροφή στο καλάθι»

Παραγγελία από μία εξωτερική πήγή

Μπορείτε να αναζητήσετε σε άλλους καταλόγους βιβλιοθηκών την εγγραφή ενός τεκμηρίου προς αγορά χρησιμοποιώντας την επιλογή «Από εξωτερική πηγή». Αυτό θα σας επιτρέψει να παραγγείλετε από μια εγγραφή MARC που βρέθηκε μέσω μιας αναζήτησης Z39.50.

• Από τα αποτελέσματα, κάντε κλικ οπουδήποτε στη σειρά του τίτλου που θέλετε να προσθέσετε στο καλάθι σας και επιλέξτε την επιλογή «Παραγγελία».

  

• Εάν το τεκμήριο που παραγγέλνετε από μια εξωτερική πηγή μοιάζει να είναι διπλό, το Koha θα σας προειδοποιήσει και θα σας δώσει επιλογές για το πώς να προχωρήσετε.

  

  • Χρήση υπάρχουσας εγγραφής: παραγγελία άλλου αντιτύπου για την υπάρχουσα βιβλιογραφική εγγραφή

  • Ακύρωση και επιστροφή στην παραγγελία: Ακύρωση της παραγγελίας

  • Δημιουργία νέας εγγραφής: δημιουργήστε μια νέα βιβλιογραφική εγγραφή, διατηρώντας την υπάρχουσα

Παραγγελία από ένα νέο αρχείο

Εάν ο προμηθευτής σας σας έστειλε ένα αρχείο εγγραφών (ένα αρχείο .mrc για παράδειγμα), μπορείτε να προσθέσετε παραγγελίες χρησιμοποιώντας τις εγγραφές σε αυτό το αρχείο. Επιλέξτε την επιλογή «Από νέο αρχείο».

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα stage_marc_import (ή το δικαίωμα superlibrarian) επιπλέον του δικαιώματος order_manage για να μπορούν να παραγγείλουν από ένα νέο αρχείο.

• Θα μεταφερθείτε στο εργαλείο Stage MARC records for import. Διαμορφώστε το αρχείο σας όπως περιγράφεται στην εν λόγω ενότητα.

• Μόλις τα αρχεία είναι έτοιμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη έτοιμων αρχείων στο καλάθι».

• Δίπλα σε κάθε τίτλο υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου, τσεκάρετε τα τεκμήρια που θέλετε να παραγγείλετε ή διαλέξτε «Επιλογή όλων» στην κορυφή. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας στην παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder, το Koha θα συμπληρώσει την επόμενη οθόνη με τη σχετική ποσότητα, την τιμή, το ποσό, το κονδύλι, το στατιστικό 1 και το στατιστικό 2 που βρίσκονται μέσα στο αρχείο.

  

• Στην καρτέλα «Πληροφορίες αντιτύπου» μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες που θα προστεθούν σε κάθε παραγγελθέν αντίτυπο, όπως ο τύπος του αντιτύπου, ο κωδικός συλλογής και η κατάσταση μη δανεισμού.

  

• Εάν δεν έχουν εισαχθεί πληροφορίες στις πληροφορίες του κονδυλίου από το MARC με την παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder, η καρτέλα «Προεπιλεγμένες λογιστικές λεπτομέρειες» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εφαρμογή τιμών που σχετίζονται με τον λογαριασμό.

  

• Κάντε κλικ στην «Αποθήκευση» για να το προσθέσετε στο καλάθι

Παραγγελία από ένα προετοιμασμένο αρχείο

Αυτή η επιλογή είναι η ίδια με την προηγούμενη, αλλά σε αυτή την περίπτωση, το αρχείο σας είναι ήδη έτοιμο staged. Το αν θα επιλέξετε «παραγγελία από νέο αρχείο» ή «παραγγελία από προετοιμασμένο αρχείο» θα εξαρτηθεί από τη ροή εργασιών των προσκτήσεών σας ή από τις άδειές σας permissions.

• Μόλις κάνετε κλικ στο «Από ένα προετοιμασμένο αρχείο», θα εμφανιστεί μια λίστα με όλα τα προετοιμασμένα αρχεία στο σύστημά σας.

  

• Από τη λίστα των αρχείων που σας εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη παραγγελιών» για να προσθέσετε τις εγγραφές του προετοιμασμένου αρχείου στην παραγγελία σας.

• Δίπλα σε κάθε τίτλο υπάρχει ένα πλαίσιο ελέγχου, τσεκάρετε τα τεκμήρια που θέλετε να παραγγείλετε ή διαλέξτε «Επιλογή όλων» στην κορυφή. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας στην παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder, το Koha θα συμπληρώσει την επόμενη οθόνη με τη σχετική ποσότητα, την τιμή, το ποσό, το κονδύλι, το στατιστικό 1 και το στατιστικό 2 που βρίσκονται μέσα στο αρχείο.

  

• Στην καρτέλα «Πληροφορίες αντιτύπου» μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες που θα προστεθούν σε κάθε παραγγελθέν αντίτυπο, όπως ο τύπος του αντιτύπου, ο κωδικός συλλογής και η κατάσταση μη δανεισμού.

  

• Εάν δεν έχουν εισαχθεί πληροφορίες στις πληροφορίες του κονδυλίου από το MARC με την παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder, η καρτέλα «Προεπιλεγμένες λογιστικές λεπτομέρειες» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εφαρμογή τιμών που σχετίζονται με τον λογαριασμό.

  

• Κάντε κλικ στην «Αποθήκευση» για να το προσθέσετε στο καλάθι

Παραγγελία από τους τίτλους με τα υψηλότερα ποσοστά κράτησης

Η τελευταία επιλογή παραγγελίας είναι να παραγγείλετε από έναν κατάλογο τίτλων με τα υψηλότερα ποσοστά κρατήσεων.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα circulate_remaining_permissions (ή το δικαίωμα superlibrarian) σε συνδυασμό με το δικαίωμα order_manage προκειμένου να μπορούν να παραγγέλνουν από τίτλους με υψηλά ποσοστά κρατήσεων.

• Αυτή η επιλογή θα σας μεταφέρει στην έκθεση του ποσοστού κρατήσεων, όπου μπορείτε να βρείτε τεκμήρια με υψηλό ποσοστό κρατήσεων και να παραγγείλετε πρόσθετα αντίγραφα. Δίπλα σε κάθε τίτλο θα υπάρχει ένα κουμπί με τον αριθμό των αντιτύπων προς παραγγελία, κάντε κλικ σε αυτό και θα προστεθεί το αντίτυπο στο καλάθι σας.

  

Ρύθμιση ειδοποιήσεων για τους χρήστες/μέλη της βιβλιοθήκης

Με οποιαδήποτε από τις παραπάνω επιλογές παραγγελίας σας παρουσιάζεται η επιλογή να ειδοποιήσετε τους πελάτες για το νέο αντίτυπο, όταν αυτό παραληφθεί. Τα περιεχόμενα αυτής της ειδοποίησης μπορούν να διαμορφωθούν στο εργαλείο Notices and slips και θα έχουν τον κωδικό ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Στην ενότητα «Μέλη» θα δείτε την επιλογή «Προσθήκη χρήστη». Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε τους χρήστες/μέλη που θα ειδοποιηθούν για το νέο τεύχος.

Αναζήτηση ειδοποίησης για τους χρήστες/μέλη της βιβλιοθήκης

• Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί αναζητήστε τα μέλη που θέλετε να ειδοποιήσετε και κάντε κλικ στο «Προσθήκη»

  

• Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο και θα δείτε τη λίστα με τους χρήστες/μέλη στην ενότητα «Μέλη»

  

Προσθήκη αντιτύπων στις παραγγελίες

Αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες εγγραφής (για όλες τις μεθόδους παραγγελίας εκτός από τα προετοιμασμένα αρχεία), εάν η παράμετρος του συστήματος AcqCreateItem έχει οριστεί για την προσθήκη αντιτύπου κατά την παραγγελία, θα εισαγάγετε στη συνέχεια τις πληροφορίες του αντιτύπου. Πρέπει να συμπληρώσετε τουλάχιστον μία εγγραφή αντιτύπου και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη αντιτύπου» κάτω αριστερά στη φόρμα αντιτύπου.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί «Προσθήκη αντιτύπου» κάτω από την εγγραφή του αντιτύπου, το αντίτυπο θα εμφανιστεί πάνω από τη φόρμα και στη συνέχεια μπορείτε να καταχωρήσετε το επόμενο αντίτυπο με τον ίδιο τρόπο (αν παραγγείλετε περισσότερα από ένα αντίτυπα).

Εάν παραγγέλνετε πολλά αντίτυπα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο «Προσθήκη πολλαπλών αντιτύπων» αντί να τα προσθέσετε ένα προς ένα. Το σύστημα θα σας ρωτήσει πόσα αντίτυπα θέλετε να προσθέσετε. Απλώς πληκτρολογήστε αυτόν τον αριθμό στο πλαίσιο και κάντε κλικ στην «Προσθήκη».

Προσθήκη λογιστικών πληροφοριών σε παραγγελίες

Αφού εισαγάγετε τις πληροφορίες σχετικά με το αντίτυπο, πρέπει να εισαγάγετε τις λογιστικές πληροφορίες.

• Ποσότητα: πληκτρολογήστε την ποσότητα των αντιγράφων που θέλετε να παραγγείλετε.

  Προειδοποίηση

  Εάν το αντίτυπο δημιουργείται κατά την παραγγελία, δεν θα μπορείτε να επεξεργαστείτε την ποσότητα χειροκίνητα, θα πρέπει να προσθέσετε αντίτυπα στην παραγγελία με την παράμετρο του συστήματος add items to the order κάνοντας κλικ στο «Προσθήκη αντιτύπου» κάτω από τη φόρμα του αντιτύπου για να προσθέσετε τόσα αντίτυπα, όσα παραγγέλνετε.

• Κονδύλι: επιλέξτε το ταμείο που θα χρησιμοποιηθεί για την αγορά αυτού του τίτλου.

  • Η λίστα των κονδυλίων συμπληρώνεται από την παράμετρο του συστήματος funds που έχετε δημιουργήσει στην ενότητα της Διαχείρισης των προσκτήσεων Acquisitions administration.

  • Εάν έχετε πολλά ταμεία, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα του ταμείου στο πεδίο και η λίστα θα φιλτραριστεί για εσάς.

  • Εξαρχής, μόνο τα κονδύλια για ενεργούς προϋπολογισμούς θα είναι διαθέσιμα στο αναπτυσσόμενο μενού. Αν θέλετε να βλέπετε και τα ανενεργά κονδύλια, τσεκάρετε το πλαίσιο «Εμφάνιση ανενεργών».

• Νόμισμα: επιλέξτε το νόμισμα της τιμής.

  • Το αναδυόμενο νόμισμα θα έχει τις τιμές συναλλάγματος currencies που έχετε ορίσει στην ενότητα της Διαχείρισης των Προσκτήσεων Acquisitions administration.

• Τιμή προμηθευτή: πληκτρολογήστε την τιμή πριν από την εφαρμογή πιθανών φόρων ή εκπτώσεων.

• Αβέβαιη τιμή: εάν η τιμή είναι αβέβαιη, τσεκάρετε το πλαίσιο αβέβαιη τιμή. Θα μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα για να εισαγάγετε τη σωστή τιμή.

  Σημείωση

  Ένα καλάθι με τουλάχιστον μία αβέβαιη τιμή δεν μπορεί να κλείσει.

  Δείτε την ενότητα των αβέβαιων τιμών Dealing with uncertain prices <uncertain-prices-label>` παρακάτω για να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε αβέβαιες τιμές.

• Φορολογικός συντελεστής: εάν χρεώνεστε με φόρο επί των πωλήσεων, επιλέξτε τον συντελεστή.

  • Αυτό το πεδίο συμπληρώνεται από την παράμετρο του συστήματος TaxRates.

• Έκπτωση: πληκτρολογήστε το ποσοστό έκπτωσης που λαμβάνετε για αυτή την παραγγελία. Αφού το καταχωρίσετε, πατήστε tab και το Koha θα συμπληρώσει τα υπόλοιπα πεδία κόστους παρακάτω.

• Λιανική τιμή: εισαγάγετε τη συνιστώμενη τιμή λιανικής πώλησης (RRP), την τιμή που καθορίζεται από τον εκδότη ή τον κατασκευαστή ως σύσταση προς τους βιβλιοπώλες.

• Κόστος αντικατάστασης: πληκτρολογήστε το κόστος αντικατάστασης του αντιτύπου. Πρόκειται για την τιμή που χρεώνεται στον χρήστη όταν ένα αντίτυπο δηλώνεται ως χαμένο (εάν η παράμετρος του συστήματος WhenLostChargeReplacementFee έχει οριστεί σε «Charge»).

• Το προϋπολογισθέν κόστος είναι το ποσό που θα αφαιρεθεί από τον «δαπανηθέντα» προϋπολογισμό. Το αν αυτός ο αριθμός περιλαμβάνει ή όχι τους φόρους εξαρτάται από τη ρύθμιση «Τιμή Καταλόγου» στην παράμετρο του συστήματος vendor.

• Το σύνολο είναι το προϋπολογιζόμενο κόστος πολλαπλασιασμένο επί την ποσότητα των αντιτύπων που παραγγέλθηκαν.

• Πραγματικό κόστος: αυτό το πεδίο αφήνεται συνήθως κενό μέχρι την παραλαβή, όταν μπορείτε να επιβεβαιώσετε το πραγματικό κόστος σε σχέση με το δελτίο αποστολής ή το τιμολόγιο του προμηθευτή.

• Εσωτερική σημείωση: αυτή θα εμφανίζεται μόνο στην ενότητα προσκτήσεων και στον κατάλογο του περιβάλλοντος εργασίας του προσωπικού, στην καρτέλα «Λεπτομέρειες προσκτήσεων» στην Αναλυτική εγγραφή.

• Σημείωση προμηθευτή: θα εμφανιστεί στην ενότητα προσκτήσεων καθώς και στην παραγγελία όταν εξαχθεί ως CSV.

• Εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης: μπορείτε να καθορίσετε μια εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης για τη συγκεκριμένη παραγγελία. Εάν δεν εισαχθεί ημερομηνία εδώ, η εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης θα υπολογιστεί σύμφωνα με τον «Χρόνο παράδοσης» στην παράμετρο του συστήματος vendor information. Η ημερομηνία αυτή χρησιμοποιείται κατά τη διαχείριση των καθυστερημένων παραγγελιών στην παράμετρο late orders

• Εάν προσθέσατε στατιστικές κατηγορίες κατά τη δημιουργία του κονδυλίου creating the fund, οι τιμές αυτές θα εμφανιστούν στα δύο πεδία στατιστικών στοιχείων.

• Αν έχετε πρόσθετα πεδία για γραμμές παραγγελίας additional fields for order lines, θα εμφανιστούν εδώ.

Μόλις συμπληρώσετε όλα τα πεδία, κάντε κλικ στην «Αποθήκευση» για να προσθέσετε το τεκμήριο στο καλάθι σας. Εάν η τιμή σας υπερβαίνει το διαθέσιμο ποσό στο κονδύλι, θα σας εμφανιστεί μια επιβεβαίωση.

Η προειδοποίηση επιβεβαίωσης θα σας επιτρέψει να παραγγείλετε πάνω από το ποσό του κεφαλαίου σας, αν το επιλέξετε.

Αφού καταχωρήσετε την παραγγελία σας, μπορείτε να την αναζητήσετε μέσω των προσκτήσεων ή να δείτε τις πληροφορίες στη σελίδα λεπτομερειών της βιβλιογραφικής εγγραφής στο περιβάλλον εργασίας του προσωπικού, εάν η παράμετρος τουσυστήματος AcquisitionDetails έχει οριστεί σε «Display», ή να δείτε τις πληροφορίες στη σελίδα λεπτομερειών της βιβλιογραφικής εγγραφής στο OPAC, εάν η παράμετρος του συστήματος OPACAcquisitionDetails έχει οριστεί σε «Display».

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην παράμετρο των ρυθμίσεων του πίνακα “Table settings” στην ενότητα Διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: acquisitiondetails-table).

Επεξεργασία του καλαθιού

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) για να επεξεργαστούν τα υπάρχοντα καλάθια.

Αφού προστεθεί ένα τεκμήριο στο καλάθι, θα εμφανιστεί μια σύνοψη του καλαθιού.

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην ενότητα της παραμέτρου του συστήματος “Table settings” της ενότητας Διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: παραγγελίες).

Στο καλάθι μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να αφαιρέσετε αντίτυπα που έχετε προσθέσει.

• Επιλέγοντας «Τροποποίηση» της παραγγελίας θα επιστρέψετε στη φόρμα παραγγελίας σε περίπτωση που χρειαστεί να τροποποιήσετε τα λογιστικά στοιχεία ή τα αντίτυπα.

• Η επιλογή «Μεταφορά» της παραγγελίας θα σας επιτρέψει να μετακινήσετε αυτή την παραγγελία από το καλάθι αυτού του προμηθευτή στο καλάθι ενός άλλου προμηθευτή.

Σημείωση

Ο νέος προμηθευτής πρέπει να έχει τουλάχιστον ένα ανοιχτό καλάθι για να μπορέσετε να μεταφέρετε την παραγγελία.

• Επιλέγοντας «Κράτηση» θα σας επιτραπεί να κάνετε μία κράτηση για έναν προμηθευτή σε αυτή την παραγγελία.

• Η επιλογή «Ακύρωση της παραγγελίας» θα διαγράψει τη γραμμή παραγγελίας αλλά θα αφήσει την εγγραφή στον κατάλογο.

• Η επιλογή «Ακύρωση παραγγελίας και διαγραφή εγγραφής στον κατάλογο» καταργεί τόσο τη γραμμή παραγγελίας όσο και την εγγραφή στον κατάλογο.

  • Η εγγραφή καταλόγου δεν μπορεί πάντα να διαγραφεί. Μπορεί να δείτε σημειώσεις που εξηγούν γιατί.

    

Σημείωση

Εάν η παραγγελία δημιουργήθηκε από μια πρόταση, η κατάσταση της πρότασης θα επανέλθει από «Παραγγελία» σε «Αποδεκτή» εάν η παραγγελία ακυρωθεί.

Στη σελίδα περίληψης, έχετε επίσης τη δυνατότητα να επιλέξετε πολλά μέσα από τα κουμπιά στην κορυφή της κεφαλίδας του καλαθιού.

• Προσθήκη στο καλάθι: add orders to the basket

• Επεξεργασία καλαθιού: επεξεργασία των πληροφοριών του καλαθιού, όπως το όνομα ή ο λογαριασμός χρέωσης.

• Διαγραφή καλαθιού: αν το καλάθι είναι άδειο, θα λάβετε ένα απλό μήνυμα επιβεβαίωσης πριν διαγράψετε το καλάθι. Εάν το καλάθι περιέχει παραγγελίες, θα λάβετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης με διάφορες επιλογές.

  

  • Διαγραφή καλαθιού και παραγγελιών: αυτό θα διαγράψει το καλάθι, θα ακυρώσει τις παραγγελίες, θα επιστρέψει τα χρήματα που χρησιμοποιήθηκαν και θα διαγράψει τα αντίτυπα (που παραγγέλθηκαν ή παραλήφθηκαν).

  • Διαγραφή καλαθιού, παραγγελιών και εγγραφών: αυτό θα διαγράψει όλα τα παραπάνω καθώς και τις βιβλιογραφικές εγγραφές που σχετίζονται με τις παραγγελίες (εκτός από αυτές που δεν μπορούν να διαγραφούν επειδή έχουν διασυνδεδεμένα αντίτυπα, παραγγελίες ή συνδρομές).

• Κλείσιμο καλαθιού: closing the basket θα σας επιτρέψει να το προσθέσετε σε μία ομάδα καλαθιών add it to a basket group (αυτό είναι προαιρετικό) και να λάβετε τα τεκμήριά του receive its items.

• Εξαγωγή ως CSV: αυτό θα δημιουργήσει ένα αρχείο CSV με όλες τις παραγγελίες σας από αυτό το καλάθι. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές επιλογές προφίλ CSV μεταβαίνοντας στην παράμετρο του συστήματος CSV profiles tool.

• Δημιουργία παραγγελίας EDIFACT: εάν χρησιμοποιείτε EDI για την παραγγελία σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία παραγγελίας EDIFACT» όταν τελειώσετε για να στείλετε το αρχείο στον προμηθευτή και να κλείσετε το καλάθι.

• Παραγγελία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: αυτό θα στείλει τις πληροφορίες παραγγελίας στην επαφή σας για αυτόν τον προμηθευτή. Βεβαιωθείτε ότι η επαφή σας έχει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προφίλ της παραμέτρου του συστήματος vendor profile.

  Σημείωση

  Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται βασίζεται στο πρότυπο ειδοποίησης ACQORDER. Μπορεί να προσαρμοστεί στην παράμετρο του συστήματος :ref:”Notices and slips <notices-and-slips-label>tool”.

Παραγγελία (κλείσιμο του καλαθιού»

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν την άδεια :ref:”order_manage (<permission-order-manage-label>ή την άδεια :ref:”superlibrarian”<permission-superlibrarian-label>) προκειμένου να κλείσουν τα υπάρχοντα καλάθια.

Μόλις βεβαιωθείτε ότι το καλάθι σας είναι πλήρες, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο αυτού του καλαθιού» για να υποδείξετε ότι αυτό το καλάθι είναι πλήρες και έχει σταλεί στον προμηθευτή.

Προειδοποίηση

Πρέπει να κλείσετε το καλάθι για να μπορέσετε να λάβετε τα αντίτυπα :ref:”receive items<receiving-orders-label>” όταν φτάσουν. Μόνο τα αντίτυπα σε κλειστά καλάθια θα εμφανίζονται ως έτοιμα για παραλαβή.

Εάν έχετε ορίσει την παράμετρο του συστήματος :ref:”BasketConfirmations<BasketConfirmations-label>” ώστε να εμφανίζει μια επιβεβαίωση, θα ερωτηθείτε εάν είστε σίγουροι για το κλείσιμο του καλαθιού.

Όταν κλείνετε το καλάθι, μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε το καλάθι σε μια ομάδα για εύκολη εκτύπωση και ανάκτηση. Εάν επιλέξετε το πλαίσιο «Επισύναψη αυτού του καλαθιού σε μια νέα ομάδα καλαθιού με το ίδιο όνομα», θα μεταφερθείτε στη λίστα ομάδων, όπου μπορείτε να εξαγάγετε ένα PDF της παραγγελίας.

Προειδοποίηση

Ένα καλάθι με τουλάχιστον ένα τεκμήριο που συνδέεται με «αβέβαιη τιμή» δεν θα επιτρέπεται να κλείσει.

Δείτε την ενότητα των αβέβαιων τιμών Dealing with uncertain prices <uncertain-prices-label>` παρακάτω για να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε αβέβαιες τιμές.

Αντιμετώπιση αβέβαιων τιμών

Προειδοποίηση

Ένα καλάθι με τουλάχιστον ένα τεκμήριο που συνδέεται με «αβέβαιη τιμή» δεν θα επιτρέπεται να κλείσει.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αβέβαιες τιμές» θα εμφανιστεί ένας κατάλογος τεκμηρίων με αβέβαιες τιμές για σύντομη επεξεργασία. Από τη λίστα αυτή, μπορείτε να επεξεργαστείτε γρήγορα τα τεκμήρια εισάγοντας νέες τιμές και ποσότητες.

Σημείωση

Η σελίδα των Αβέβαιων τιμών είναι ανεξάρτητη από το καλάθι. Συνδέεται με τον προμηθευτή, ώστε να βλέπετε όλα τα αντίτυπα σε παραγγελία με αβέβαιες τιμές για τον συγκεκριμένο προμηθευτή.

Δημιουργία ομάδας καλαθιών

Μια ομάδα καλαθιών είναι απλώς μια ομάδα καλαθιών. Σε ορισμένες βιβλιοθήκες, πολλά μέλη του προσωπικού δημιουργούν καλάθια και, στο τέλος μιας χρονικής περιόδου, κάποιος τα ομαδοποιεί για να τα στείλει μαζικά στον προμηθευτή. Σημειώστε ότι είναι δυνατό να έχετε ένα καλάθι σε μια ομάδα καλαθιών ή να μην έχετε καθόλου ομάδες καλαθιών, αν αυτή είναι η ροή εργασίας που χρησιμοποιείται στη βιβλιοθήκη σας.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα group_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να δημιουργούν, να επεξεργάζονται, να κλείνουν και να διαγράφουν ομάδες καλαθιών.

Σημείωση

Δεν μπορείτε να ανοίξετε ξανά ένα καλάθι που είναι συνδεδεμένο με μια ομάδα καλαθιών. Το κουμπί επαναλειτουργίας καλαθιού θα είναι γκριζαρισμένο.

Για να δημιουργήσετε μια ομάδα καλαθιών, μεταβείτε στη σελίδα λεπτομερειών του προμηθευτή και κάντε κλικ στην καρτέλα «Ομάδες καλαθιών» στην αριστερή πλευρά.

Κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα ομάδα καλαθιών».

• Όνομα ομάδας καλαθιών: αυτό είναι το όνομα που θα έχει η ομάδα καλαθιών στο Koha

• Τόπος χρέωσης: αυτή είναι η διεύθυνση χρέωσης που θα εμφανίζεται στην παραγγελία της ομάδας καλαθιών

• Τόπος παράδοσης: επιλέξτε μια βιβλιοθήκη, όπου θα πρέπει να αποσταλούν αυτές οι παραγγελίες, αυτή θα εμφανιστεί στην ομαδική παραγγελία καλαθιών κάτω από τη διεύθυνση παράδοσης. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια διαφορετική διεύθυνση

• Σχόλιο παράδοσης: αυτό το σχόλιο θα εμφανιστεί στην παραγγελία της ομάδας καλαθιών

• Κλείσιμο ομάδας καλαθιών: αν γνωρίζετε ότι μόλις τελειώσετε με αυτή την ομάδα καλαθιών, δεν θα την τροποποιήσετε πλέον, μπορείτε να επιλέξετε αυτό το πλαίσιο και η ομάδα θα κλείσει κατά την αποθήκευση

Προσθέστε καλάθια στην ομάδα κάνοντας κλικ στο κουμπί «Προσθήκη στην ομάδα» στα δεξιά.

Κάντε κλικ στην «Αποθήκευση» για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του καλαθιού σας.

Από εκεί, μπορείτε να εξαγάγετε την παραγγελία σας ως αρχείο PDF για να την στείλετε στον προμηθευτή σας.

Σημείωση

Το περιεχόμενο του αρχείου PDF δεν είναι επεξεργάσιμο, αλλά είναι δυνατή η αλλαγή της γλώσσας και της μορφοποίησής του με την παράμετρο του συτήματος OrderPdfFormat .

Εάν χρησιμοποιείτε την επιλογή «English 1-Page», είναι δυνατό να προσαρμόσετε το κείμενο που γράφεται πάνω από τον πίνακα παραγγελιών με την παράμετρο του συστήματος 1PageOrderPDFText.

Αναζήτηση παραγγελιών

Στο επάνω μέρος των διαφόρων σελίδων των Προσκτήσεων υπάρχει ένα πλαίσιο σύντομης αναζήτησης όπου μπορείτε να εκτελέσετε είτε μια αναζήτηση προμηθευτή Vendor search είτε μια αναζήτηση παραγγελίας.

Χρησιμοποιώντας την αναζήτηση των Παραγγελιών μπορείτε να αναζητήσετε τεκμήρια που έχουν παραγγελθεί με τον τίτλο ή τον προμηθευτή.

Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σε ένα ή και στα δύο πεδία και μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε μέρος του τίτλου ή του ονόματος του προμηθευτή.

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην παράμετρο του συστήματος “Table settings” της ενότητας της διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: histsearcht).

Κάνοντας κλικ στο σύμβολο «συν» στα δεξιά του πλαισίου αναζήτησης προμηθευτών θα επεκτείνετε την αναζήτηση και θα σας επιτραπεί να αναζητήσετε πρόσθετα πεδία. Στην αναζήτηση καλαθιού, μπορείτε να εισαγάγετε οποιοδήποτε μέρος του ονόματος του καλαθιού ή του αριθμού του. Στην αναζήτηση αριθμού τιμολογίου, μπορείτε να εισαγάγετε ένα μέρος του αριθμού του τιμολογίου.

Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Σύνθετη αναζήτηση» στα δεξιά του κουμπιού αναζήτησης, θα έχετε όλες τις διαθέσιμες επιλογές αναζήτησης παραγγελίας.

Παραλαβή παραγγελιών

Προειδοποίηση

Θα πρέπει να κλείσετε το καλάθι close the basket για να μπορέσετε να παραλάβετε τα τεκμήρια όταν φτάσουν. Μόνο τα τεκμήρια σε κλειστά καλάθια θα εμφανίζονται ως έτοιμα για παραλαβή.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_receive (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να λαμβάνουν παραγγελίες.

Οι παραγγελίες μπορούν να ληφθούν από τη σελίδα με τις πληροφορίες του προμηθευτή

ή στη σελίδα αποτελεσμάτων αναζήτησης προμηθευτών

Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή «Παραλαβή αποστολών», θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε έναν αριθμό τιμολογίου προμηθευτή, μια ημερομηνία παραλαβής της αποστολής, ένα κόστος αποστολής και ένα κονδύλι από το οποίο θα αφαιρεθεί αυτό το ποσό αποστολής.

Η σελίδα παραλαβής θα εμφανίζει όλα τα τεκμήρια που βρίσκονται ακόμα σε παραγγελία στον προμηθευτή, ανεξάρτητα από το καλάθι από το οποίο προέρχεται το τεκμήριο.

Προειδοποίηση

Μόνο τεκμήρια από κλειστά καλάθια θα εμφανίζονται στη λίστα εκκρεμών παραγγελιών.

Σημείωση

Εάν έχετε πολλές παραγγελίες, μπορείτε να φιλτράρετε τις παραγγελίες χρησιμοποιώντας το πλαίσιο «Αναζήτηση» ακριβώς πάνω από τον πίνακα ή τα πλαίσια φίλτρου στην κορυφή κάθε στήλης του πίνακα.

Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να σαρώσετε το ISBN του βιβλίου που παραλαμβάνετε στο πλαίσιο φίλτρου και ο πίνακας θα εμφανίζει μόνο τις αντίστοιχες παραγγελίες.

Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε καθαρίσει τα πλαίσια του φίλτρου όταν τελειώσετε, διαφορετικά δεν θα εμφανιστούν τα άλλα τεκμήρια.

Για να παραλάβετε ένα συγκεκριμένο τεμήριο, κάντε κλικ στο σύνδεσμο «Παραλαβή» στα δεξιά του τεκμηρίου.

Ανάλογα με το πότε επιλέξατε να δημιουργήσετε το τεκμήριο (είτε στην παράμετρο του συστήματος AcqCreateItem, είτε κατά τη δημιουργία του καλαθιού σας creating your basket), η φόρμα θα έχει ελαφρώς διαφορετική εμφάνιση.

Αν επιλέξατε να δημιουργήσετε το τεκμήριό σας κατά την υποβολή της παραγγελίας, θα έχετε τα στοιχεία του τεκμηρίου σας στην αριστερή πλευρά και τα οικονομικά στοιχεία στη δεξιά πλευρά.

Μπορείτε να τσεκάρετε το κουτάκι δίπλα στο τεκμήριο για να το παραλάβετε ή να συμπληρώσετε το πεδίο «Παραληφθείσα ποσότητα» στην αριστερή πλευρά.

Σημείωση

Μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε μόνο ένα μέρος της παραγγελίας ως παραληφθείσα, εάν ο προμηθευτής δεν έστειλε ολόκληρη την παραγγελία σας, τσεκάροντας μόνο τα κουτάκια δίπλα στα τεκμήρια στα αριστερά που θέλετε να παραλάβετε ή εισάγοντας το σωστό ποσό στο πεδίο «Παραληφθείσα ποσότητα».

Μπορείτε να επεξεργαστείτε το τεκμήριο, εάν χρειάζεται, κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο «Επεξεργασία». Αυτό θα σας επιτρέψει να εισαγάγετε ακριβείς ταξιθετικούς αριθμούς και ραβδοκώδικες (barcode), αν θέλετε να το κάνετε αυτό στο σημείο της παραλαβής.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις πληροφορίες κόστους (κόστος αντικατάστασης, πραγματικό κόστος και νόμισμα του πραγματικού κόστους). Οι τιμές που εισάγετε εκεί θα συμπληρώσουν αυτόματα το υποπεδίο της τιμής αντικατάστασης στην παράμετρο του συστήματος “Cost, replacement price” subfield και το υποπεδίο κανονικής τιμής αγοράς στην παράμετρο “Cost, normal purchase price” subfield στην εγγραφή του τεκμηρίου μετά την αποθήκευση.

Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε το τεκμήριό σας κατά την παραλαβή της παραγγελίας, θα δείτε τη φόρμα δημιουργίας αντιτύπου στην αριστερή πλευρά και τις οικονομικές πληροφορίες στη δεξιά πλευρά.

Προειδοποίηση

Θα πρέπει να συμπληρώσετε τη φόρμα αντιτύπου και να κάνετε κλικ στην «Προσθήκη αντιτύπου» ή «Προσθήκη πολλαπλών αντιτύπων» προκειμένου να λάβετε την παραγγελία. Δεν θα μπορείτε απλά να αλλάξετε το ποσό της «Ποσότητας που παραλαμβάνετε».

Μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες κόστους (κόστος αντικατάστασης, πραγματικό κόστος και νόμισμα του πραγματικού κόστους). Οι τιμές που εισάγετε εκεί θα συμπληρώσουν αυτόματα το υποπεδίο της τιμής αντικατάστασης στην παράμετρο του συστήματος “Cost, replacement price” subfield και το υποπεδίο κανονικής τιμής αγοράς “Cost, normal purchase price” subfield στην εγγραφή του αντιτύπου μετά την αποθήκευση.

Τέλος, αν επιλέξατε να δημιουργήσετε το αντίτυπό σας κατά την καταλογογράφηση της εγγραφής, θα δείτε μόνο τις οικονομικές πληροφορίες στα δεξιά.

Μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες κόστους (κόστος αντικατάστασης, πραγματικό κόστος και νόμισμα του πραγματικού κόστους).

Σημείωση

Οι οικονομικές πληροφορίες δεν θα μεταφερθούν στο αντίτυπο, εάν το αντίτυπο δημιουργηθεί κατά την καταλογογράφηση.

Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές (στην παραγγελία και/ή στα αντίτυπα), κάντε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση» για να ορίσετε το/τα αντίτυπο/α ως παραληφθέντα.

Σημείωση

Εάν έχετε ορίσει την παράμετρο του συστήματος AcqItemSetSubfieldsWhenReceived για να προσθέτετε ή να αλλάζετε τιμές στα παραληφθέντα τεκμήρια, αυτές οι αλλαγές θα πραγματοποιηθούν αφού πατήσετε το πλήκτρο «Αποθήκευση».

Όταν ολοκληρώσετε την παραλαβή αντιτύπων, μπορείτε να απομακρυνθείτε από αυτή τη σελίδα ή να κάνετε κλικ στο κουμπί «Ολοκλήρωση παραλαβής» στο κάτω μέρος της οθόνης.

Οι παραληφθείσες παραγγελίες θα έχουν «(παραληφθεί)» πριν από τον τίτλο στην προβολή καλαθιού.

Σημείωση

Όταν παραληφθούν όλες οι παραγγελίες σε ένα καλάθι, το καλάθι θα αφαιρεθεί από τον κατάλογο των καλαθιών για τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή «Εμφάνιση όλων των καλαθιών» για να δείτε τα ανενεργά καλάθια.

Σημείωση

Εάν για ένα προμηθευτή έχει οριστεί να ειδοποιείται όταν παραλαμβάνεται η παραγγελία needing to be notified when the order is received, θα λάβει την ειδοποίηση ACQ_NOTIF_ON_RECEIV.

Εάν ένας χρήστης της βιβλιοθήκης πρότεινε την αγορά suggested the purchase, θα λάβει την ειδοποίηση AVAILABLE (ΔΙΑΘΕΣΙΜΟ)

Και οι δύο αυτές ειδοποιήσεις μπορούν να προσαρμοστούν στην παράμετρο του συστήματος Notices and slips tool.

Μεταφορά παραγγελιών

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) για να μπορούν να μεταφέρουν παραγγελίες.

Εάν το αντίτυπο δεν είναι πλέον διαθέσιμο από αυτόν τον προμηθευτή, μπορείτε να μεταφέρετε την παραγγελία στο καλάθι ενός άλλου προμηθευτή κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο «Μεταφορά» στα δεξιά του τίτλου στη σελίδα basket page ή στη σελίδα receiving page. Αυτό θα εμφανίσει ένα πλαίσιο αναζήτησης προμηθευτών.

Από τα αποτελέσματα μπορείτε να κάνετε κλικ στην «Επιλογή» στα δεξιά του προμηθευτή, από τον οποίο θέλετε να παραγγείλετε εκ νέου αυτό το τεκμήριο.

Στη συνέχεια, θα σας παρουσιαστούν τα ανοιχτά καλάθια για τον συγκεκριμένο προμηθευτή, από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Για να μετακινήσετε το τεκμήριο, απλά κάντε κλικ στην «Επιλογή» στα δεξιά του καλαθιού στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το τεκμήριο.

Μόλις επιλέξετε, θα σας εμφανιστεί ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.

Κατά την προβολή του καλαθιού θα δείτε τις μεταφερθείσες παραγγελίες μαζί με τις ακυρωθείσες παραγγελίες.

Σημείωση

Παρόλο που είναι δυνατό να ανοίξετε ξανά το καλάθι σας (εκτός αν είναι μέρος μιας ομάδας καλαθιού basket group, οπότε το καλάθι δεν μπορεί να ανοίξει ξανά), να μεταφέρετε μία ή περισσότερες παραγγελίες και να κλείσετε ξανά το καλάθι, αυτό δεν συνιστάται. Αυτή η διαδικασία θα επικαιροποιήσει την ημερομηνία στο «κλείσιμο καλαθιού», η οποία με τη σειρά της θα προκαλέσει εσφαλμένους υπολογισμούς των καθυστερημένων παραγγελιών “late order” calculations.

Είναι προτιμότερο να μεταφέρετε μια παραγγελία από τη σελίδα σελίδα παραλαβής receiving page.

Ακύρωση παραγγελιών

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) για να ακυρώσουν παραγγελίες.

Εάν το αντίτυπο δεν μπορεί να βρεθεί πουθενά, μπορείτε να ακυρώσετε την παραγγελία κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ακύρωση παραγγελίας» ή «Ακύρωση παραγγελίας και διαγραφή εγγραφής καταλόγου» στο άκρο δεξιά στη σελίδα του καλαθιού basket page ή στη σελίδα παραλαβής receiving page.

Αυτό θα σας ζητήσει να εισαγάγετε τον λόγο και να επιβεβαιώσετε την ακύρωση.

Σημείωση

The cancellation reasons drop-down menu are populated by the ORDER_CANCELLATION_REASON authorized values category. If there aren’t any authorized values in that category, it will be a free text field instead of a drop-down menu.

Θα δείτε επίσης ότι το τεκμήριο έχει καταργηθεί αν δείτε το καλάθι.

Έκδοση

Από την έκδοση 23.11 της Koha, μπορείτε να ακυρώσετε παραγγελίες σε κλειστά καλάθια ενεργοποιώντας την παράμετρο του συστήματος CancelOrdersInClosedBaskets.

Σε παλαιότερες εκδόσεις, δεν είναι δυνατή η ακύρωση παραγγελιών όταν το καλάθι είναι κλειστό. Ενώ είναι δυνατό να ανοίξετε εκ νέου το καλάθι σας (εκτός αν είναι μέρος μιας ομάδας basket group, οπότε το καλάθι δεν μπορεί να ανοίξει εκ νέου), να ακυρώσετε μία ή περισσότερες παραγγελίες και να κλείσετε εκ νέου το καλάθι, αυτό δεν συνιστάται. Αυτή η διαδικασία θα επικαιροποιήσει την ημερομηνία «κλειστό καλάθι», η οποία με τη σειρά της θα προκαλέσει εσφαλμένους υπολογισμούς των καθυστερημένων παραγγελιών “late order” calculations. Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι προτιμότερο να ακυρώσετε μια παραγγελία από τη σελίδα receiving page.

Τιμολόγια

Σημείωση

Οποιοσδήποτε έχει ένα από τα δικαιώματα acquisition permissions (ή το δικαίωμα superlibrarian), θα έχει πρόσβαση στα τιμολόγια. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα τιμολογίου για να εκτελέσετε ενέργειες σε τιμολόγια:

• το δικαίωμα order_receive για τη δημιουργία τιμολογίων,

• το δικαίωμα edit_invoices για την επεξεργασία τιμολογίων,

• το δικαίωμα merge_invoices για τη συγχώνευση τιμολογίων,

• το δικαίωμα reopen_closed_invoices για να ανοίξετε εκ νέου κλειστά τιμολόγια, ή

• το δικαίωμα delete_invoices για τη διαγραφή τιμολογίων.

Όταν παραλαμβάνονται παραγγελίες orders are received δημιουργούνται τιμολόγια. Τα τιμολόγια μπορούν να αναζητηθούν κάνοντας κλικ στην επιλογή «Τιμολόγια» στα αριστερά της σελίδας Προσκτήσεων.

Μετά την αναζήτηση, τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν στα δεξιά των επιλογών αναζήτησης.

Στο κάτω μέρος του πίνακα, υπάρχει ένα κουμπί για τη συγχώνευση επιλεγμένων τιμολογίων merge selected invoices και ένα κουμπί για το κλείσιμο επιλεγμένων τιμολογίων.

Το κουμπί «Ενέργειες» στα δεξιά επιτρέπει διάφορες ενέργειες σε ένα μόνο τιμολόγιο:

• Λεπτομέρειες: εμφάνιση του πλήρους τιμολογίου

• Κλείσιμο: κλείστε το τιμολόγιο για να δηλώσετε ότι το τιμολόγιο έχει εξοφληθεί

• Διαγραφή: διαγράψτε το τιμολόγιο - η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη μόνο για τιμολόγια στα οποία δεν έχουν παραληφθεί αντίτυπα

Η σελίδα των στοιχείων του τιμολογίου παρουσιάζει όλες τις πληροφορίες σχετικά με το τιμολόγιο.

• Αριθμός τιμολογίου: ο αριθμός τιμολογίου που εισάγεται κατά την παραλαβή της παραγγελίας receiving είναι επεξεργάσιμος εδώ

• Ημερομηνία αποστολής: η ημερομηνία που εισάγεται κατά την παραλαβή των παραγγελιών receiving είναι επεξεργάσιμη εδώ

• Ημερομηνία χρέωσης: πληκτρολογήστε την ημερομηνία χρέωσης του τιμολογίου

• Κόστος αποστολής: το κόστος αποστολής που εισάγεται κατά την παραλαβή των παραγγελιών receiving είναι επεξεργάσιμο εδώ

• Κονδύλι αποστολής: το κονδύλι από το οποίο θα αφαιρεθεί το κόστος αποστολής που επιλέγεται κατά την παραλαβή των παραγγελιών receiving είναι επεξεργάσιμο εδώ

• Κατάσταση: η κατάσταση του τιμολογίου, είτε ανοιχτό είτε κλειστό- αν είναι κλειστό, εμφανίζεται επίσης η ημερομηνία κλεισίματος

• Κλείσιμο: εάν το τιμολόγιο είναι ακόμη ανοικτό, μπορεί να κλείσει επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο

• Επαναφορά: εάν το τιμολόγιο έχει κλείσει, μπορεί να ανοίξει εκ νέου τσεκάροντας αυτό το πλαίσιο

• Πρόσθετα πεδία: εάν υπάρχουν πρόσθετα πεδία additional fields για τα τιμολόγια, θα εμφανίζονται εδώ.

Στην ενότητα «Προσαρμογές», μπορείτε να προσθέσετε τροποποιήσεις στα τιμολόγιά σας κάνοντας κλικ στην επιλογή «Προσθήκη προσαρμογής».

Οι προσαρμογές αυτές μπορεί να αφορούν, για παράδειγμα, την προσαρμογή της τιμής που αντισταθμίζεται με στρογγυλοποίηση ή την προσθήκη πίστωσης στο τιμολόγιο.

• Ποσό: πληκτρολογήστε το ποσό της προσαρμογής (μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό).

• Αιτιολογία: επιλέξτε μια αιτιολογία, εάν χρειάζεται

  Σημείωση

  Οι λόγοι συμπληρώνονται από το ADJ_REASON authorized values category.

• Σημείωση: εισαγάγετε μια σημείωση, εάν χρειάζεται

• Κονδύλι: επιλέξτε το κονδύλι από το οποίο πρέπει να ληφθεί το ποσό προσαρμογής

• Εξόφληση ενώ το τιμολόγιο είναι ανοικτό: εάν είναι επιλεγμένο, το ποσό της προσαρμογής θα αφαιρεθεί αμέσως από το κονδύλι. Εάν δεν είναι επιλεγμένο, το ποσό θα αφαιρεθεί μόνο όταν κλείσει το τιμολόγιο.

Κάντε κλικ στην «Ενημέρωση προσαρμογών» για να αποθηκεύσετε τις προσαρμογές σας.

Αν χρειαστεί να αλλάξετε την προσαρμογή εκ των υστέρων, μπορείτε να το κάνετε στον πίνακα και να κάνετε κλικ στην επιλογή «Ενημέρωση προσαρμογών».

Στην ενότητα «Λεπτομέρειες του τιμολογίου», θα δείτε τις λεπτομέρειες για κάθε τίτλο που λαμβάνεται σε αυτό το τιμολόγιο.

• Εάν χρειάζεται, μπορείτε να αλλάξετε το κονδύλι που χρησιμοποιείται για κάθε τίτλο κάνοντας κλικ στο «Τροποποίηση κονδυλίου» στη στήλη «Κονδύλι».

Επισύναψη αρχείων σε τιμολόγια

Εάν επιτρέπετε τη μεταφόρτωση αρχείων προσκτήσεων με την παράμετρο του συστήματος AcqEnableFiles θα δείτε την επιλογή διαχείρισης αρχείων τιμολογίων δίπλα στο σύνδεσμο «Μετάβαση στη σελίδα παραλαβής»

Για να δείτε ή να επισυνάψετε νέα αρχεία κάντε κλικ στο σύνδεσμο «Διαχείριση αρχείων τιμολογίου»

Από εδώ μπορείτε να βρείτε ένα αρχείο για να το μεταφορτώσετε και να δείτε τα αρχεία που έχετε ήδη επισυνάψει.

Συγχώνευση τιμολογίων

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα merge_invoices (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να συγχωνεύσουν τιμολόγια.

Από τα αποτελέσματα της αναζήτησης τιμολογίων μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε δύο ή περισσότερα τιμολόγια, αν χρειαστεί.

Απλώς κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά των τιμολογίων που θέλετε να συγχωνεύσετε και κάντε κλικ στο κουμπί «Συγχώνευση επιλεγμένων τιμολογίων» στο κάτω μέρος της σελίδας. Θα σας εμφανιστεί μια φόρμα για να επιβεβαιώσετε τη συγχώνευση:

Κάντε κλικ στη γραμμή του αριθμού τιμολογίου που θέλετε να κρατήσετε και θα επισημανθεί με κίτρινο χρώμα. Εισάγετε τυχόν διαφορετικές πληροφορίες χρέωσης στα πεδία που παρέχονται και κάντε κλικ στη «Συγχώνευση». Τα τιμολόγια θα γίνουν ένα.

Απαιτήσεις και καθυστερημένες παραγγελίες

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα order_receive (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να διαχειρίζονται και να διεκδικούν καθυστερημένες παραγγελίες.

Ο σύνδεσμος «Καθυστερημένες παραγγελίες» στην κεντρική σελίδα των προσκτήσεων οδηγεί σε μια έκθεση, όπου όλες οι παραγγελίες μπορούν να φιλτραριστούν για να βρεθούν οι καθυστερημένες παραγγελίες.

Κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο «Καθυστερημένες παραγγελίες» από τη σελίδα «Προσκτήσεις», θα σας παρουσιαστεί μια σειρά επιλογών φιλτραρίσματος στην αριστερή πλευρά. Αυτά τα φίλτρα θα εφαρμόζονται μόνο σε κλειστά καλάθια.

• Ημερομηνία παραγγελίας: αυτό το φίλτρο περιορίζει τα αποτελέσματα σε παραγγελίες από καλάθια που έκλεισαν πριν από αυτόν τον αριθμό ημερών. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι 0, που σημαίνει ότι όλες οι εντολές από κλειστά καλάθια εμφανίζονται στη λίστα.

  Σημείωση

  Η ημερομηνία παραγγελίας είναι η ημερομηνία που έκλεισε το καλάθι basket was closed.

• Εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης από … έως …: αυτό το φίλτρο περιορίζει τα αποτελέσματα στις παραγγελίες που εκτιμάται ότι θα παραδοθούν μεταξύ δύο ημερομηνιών. Η εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης είναι, είτε η ημερομηνία που έχει εισαχθεί στο πεδίο «Εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης» στην ενότητα accounting details section of the order,, είτε υπολογίζεται ως ημερομηνία παραγγελίας (ημερομηνία κλεισίματος του καλαθιού) + χρόνος παράδοσης που έχει εισαχθεί κατά τη δημιουργία της ετικέτας του προμηθευτή creating the vendor.

  Σημείωση

  Η εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης μπορεί να τροποποιηθεί στον πίνακα καθυστερημένων παραγγελιών.

• Προμηθευτής: αυτό το φίλτρο περιορίζει τα αποτελέσματα στις παραγγελίες προς έναν συγκεκριμένο προμηθευτή.

  Σημείωση

  Το αναδιπλούμενο μενού προμηθευτών εμφανίζει μόνο τους προμηθευτές με κλειστά καλάθια.

Μόλις φιλτράρετε τις παραγγελίες σας ώστε να σας εμφανίζονται τα είδη που θεωρείτε καθυστερημένα, θα σας παρουσιαστεί ένας κατάλογος με αυτά τα τεκμήρια.

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην παράμετρο “Table settings” της ενότητας διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: late_orders).

Υπάρχουν διάφορες επιλογές για τη απαίτηση καθυστερημένων παραγγελιών.

• Εάν έχετε εισαγάγει στο σύστημά σας μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν προμηθευτή contact at the vendor’s, μπορείτε να του στέλνετε μηνύματα απαίτησης όταν μια παραγγελία καθυστερεί.

  • Επιλέξτε την ειδοποίηση που θα αποσταλεί από το αναδιπλούμενο μενού «Απαίτηση με ειδοποίηση»

    

    Σημείωση

    Η προεπιλεγμένη ειδοποίηση για την απαίτηση πρόσκτησης είναι “Acquisition claim” (κωδικός ACQCLAIM). Μπορεί να τροποποιηθεί στο εργαλείο Notices & slips tool.

    Μπορείτε να προσθέσετε ειδοποιήσεις στην παράμετρο add different notices. Κατά τη δημιουργία μιας νέας ειδοποίησης, επιλέξτε «Απαίτηση προσκτήσεων».

  • Επιλέξτε το πλαίσιο στα δεξιά των καθυστερημένων τίτλων για να απαιτήσετε

  • Κάντε κλικ στο «Εντολή απαίτησης» στο κάτω δεξιά μέρος της λίστας.

• Εάν ο προμηθευτής δεν έχει επαφή με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κατεβάσετε τη λίστα των τίτλων προς διεκδίκηση ως αρχείο CSV

  • Επιλέξτε το πλαίσιο στα δεξιά των καθυστερημένων τίτλων για να απαιτήσετε

  • Κάντε κλικ στην «Εξαγωγή ως CSV» στο κάτω δεξιά μέρος της λίστας

    Σημείωση

    Το προεπιλεγμένο προφίλ CSV που χρησιμοποιείται είναι οι «Καθυστερημένες παραγγελίες». Μπορείτε να το τροποποιήσετε ή να προσθέσετε νέο στο εργαλείο προφίλ CSV στην παράμετρο του συστήματος CSV profiles tool.

    Εάν προσθέσετε ένα νέο, επιλέξτε τύπο προφίλ: SQL και χρήση: Εξαγωγή καθυστερημένων παραγγελιών.

Παρακολούθηση του προϋπολογισμού/των κονδυλίων

On the Acquisitions homepage you will see a table of your active funds showing a breakdown of what has been ordered or spent against them.

Whether the amounts include tax or not is controlled by the CalculateFundValuesIncludingTax system preference.

Σημείωση

Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες αυτού του πίνακα στην παράμετρο των ρυθμίσεων “Table settings” στην ενότητα της Διαχείρισης (αναγνωριστικό πίνακα: λογαριασμοί).

• Use the “Expand all” link to see all your funds and sub-funds.

• “Collapse all” will show only first level funds.

• “Hide inactive budgets” will hide budgets that are not currently active (such as previous years” budgets).

• “Show inactive budgets” will show budgets that are not currently active (such as previous years” budgets).

• “Filter by library”: if you have several libraries in your system and have funds assigned to different ones, use this dropdown menu to filter the table to show only the funds for the selected library.

Πρακτική συμβουλή

If the “Total” line at the bottom of the table is confusing for the funds you have set up, you can hide it by adding this code to the IntranetUserCSS preference.

#funds_total {display:none;}

To see a history of all orders in a fund, click on the corresponding hyperlinked amount.

Διαδικασία EDI

Οι προηγούμενες ενότητες εξηγούν όλες τις επιλογές παραγγελίας, η παρούσα ενότητα ξεχωρίζει τα μέρη που σχετίζονται με τις παραγγελίες EDI ή EDIFACT για να βοηθήσει όσους χρησιμοποιούν EDI για μέρος ή το σύνολο της διαδικασίας παραγγελίας.

Το EDI επιτρέπει την αποστολή αρχείων παραγγελιών μεταξύ των προμηθευτών και του Koha. Κατά την επεξεργασία των αρχείων, οι πληροφορίες της παραγγελίας φορτώνονται απευθείας στο Koha.

Η πλήρης ροή εργασιών περιγράφεται παρακάτω.

Σημείωση

Οι βιβλιοθήκες δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσουν την πλήρη διαδικασία και δεν υποστηρίζουν όλοι οι προμηθευτές όλες τις λειτουργίες. Για παράδειγμα, μια βιβλιοθήκη μπορεί να χρησιμοποιεί αρχεία QUOTE και ORDER αλλά να εκτελεί χειροκίνητη τιμολόγηση/εξόφληση. Ή μια βιβλιοθήκη μπορεί να δημιουργήσει το καλάθι στο Koha είτε χειροκίνητα είτε από ένα αρχείο εγγραφών MARC, αλλά να στείλει την παραγγελία πίσω στον προμηθευτή μέσω ενός αρχείου ORDER. Μιλήστε με τους προμηθευτές σας για να διαπιστώσετε ποιες λειτουργίες υποστηρίζουν.

Προειδοποίηση

Το Koha χρησιμοποιεί το πρότυπο EDIFACT (EDItEUR και BiC) και όχι το πρότυπο X12 για ηλεκτρονικές παραγγελίες.

Ρύθμιση EDI στο Koha

Για τη χρήση του EDIFACT στο Koha

Η παράμετρος του συστήματος EDIFACT system preference πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.

Πριν αρχίσετε να παραγγέλνετε μέσω EDI, θα πρέπει να κάνετε τα ακόλουθα βήματα:

• Ρωτήστε τον προμηθευτή σας για τις πληροφορίες σύνδεσής τους. Δείτε τις ερωτήσεις EDI για προμηθευτές στη σχετική παράμετρο του συστήματος παρακάτω EDI questions for vendors.

  • Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να ζητήσετε μερικά δείγματα αρχείων EDIFACT από τον προμηθευτή

• Μοιραστείτε με τον προμηθευτή σας τους κωδικούς των βιβλιοθηκών, των τύπων υλικού, των κωδικών κονδυλίων και κάθε άλλου κωδικού που μπορεί να χρειαστεί για τη δημιουργία των εγγραφών παραγγελίας MARC library codes, item type codes, fund codes, authorized values

• Επικοινωνήστε με τον πάροχο υποστήριξης ή την κοινότητα σχετικά με το αν θα χρειαστείτε ένα πρόσθετο με βάση τις απαντήσεις του προμηθευτή σας

  • Για παράδειγμα, η ByWater Solutions έχει δημοσιεύσει πρόσθετα (plugins) για συγκεκριμένους προμηθευτές εδώ: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced

• Χρήση της παραμέτρου του συστήματος για τη Δημιουργία εγγραφής προμηθευτή/βιβλιοπώλη/εργολάβου Create a vendor/bookseller/jobber record στις Προσκτήσεις

• Επανεξετάστε τις προτιμήσεις του συστήματος των προσκτήσεων στη σχετική παράμετρο Acquisitions system preferences

  • Συμπληρώστε την παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder με τιμές για αρχεία παραγγελιών (βλ. παρακάτω την ενότητα MARC order fields) εάν ο προμηθευτής σας θα σας στείλει αρχεία εγγραφών MARC για να τα εισάγετε χειροκίνητα. Εάν ο προμηθευτής θα στέλνει αυτοματοποιημένα αρχεία EDI QUOTE η προτίμηση του συστήματος MarcFieldsToOrder δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί.

• Εισάγετε τον EDI λογαριασμό σας EDI Accounts

• Εισαγάγετε το ΕΑΝ της Βιβλιοθήκηε Library EANs

• Ενεργοποιήστε το EDI cron EDI cron ώστε να είναι δυνατή η επεξεργασία των αρχείων EDI.

Ερωτήσεις EDI για τους προμηθευτές

Θα πρέπει να συγκεντρώσετε τις ακόλουθες πληροφορίες από τους προμηθευτές σας πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία εγκατάστασης στο Koha.

Λογαριασμοί ΕDI

Λογαριασμοί EDI: Αυτή είναι η βασική πληροφορία σύνδεσης για τον προμηθευτή σας. Θα χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση της ενότητας EDI accounts.

• Προμηθευτής: Το όνομα του προμηθευτή

• Περιγραφή: Μια σύντομη περιγραφή, εάν χρειάζονται πρόσθετες εξηγήσεις (ειδικά εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς για έναν προμηθευτή).

• Μεταφορά: Μεταφέρει ο προμηθευτής αρχεία EDI μέσω FTP, SFTP ή κάτι άλλο που απαιτεί ειδική επεξεργασία;

  • Επιλογές:

    • FTP

    • SFTP

    • ΑΡΧΕΙΟ

• Απομακρυσμένος κεντρικός υπολογιστής: Η διεύθυνση URL ή η διεύθυνση IP του διακομιστή FTP/SFTP

• Όνομα χρήστη: Το όνομα χρήστη για τον παραπάνω διακομιστή

• Κωδικός πρόσβασης: Ο κωδικός πρόσβασης για τον παραπάνω διακομιστή

• Οδηγός λήψης: Η διαδρομή στο διακομιστή που περιέχει αρχεία για να κατεβάσει και να επεξεργαστεί το Koha

• Οδηγός φόρτωσης: Η διαδρομή στον διακομιστή στην οποία θα ανεβάσει το Koha τα αρχεία για να τα επεξεργαστεί ο προμηθευτής σας

• Προεπιλογή: Ποιος ανέθεσε το παρακάτω SAN;

  • Επιλογές:

    • EAN International (14)

    • US SAN Agency (31B)

    • Ανάθεση από τον προμηθευτή (91)

    • Ανάθεση από τον αγοραστή (92)

• SAN: Το αναγνωριστικό του προμηθευτή

• Πρότυπο: ποιο πρότυπο χρησιμοποείατι από τον προμηθευτή, αυτό θα αλλάξει τον τρόπο ερμηνείας των μηνυμάτων EDI

  • Επιλογές:

    • BiC

    • EDItEUR

• Ενεργοποίηση προσφορών: (ναι ή όχι) Υποστηρίζει ο εν λόγω προμηθευτής την αποστολή και λήψη προσφορών μέσω EDIFACT και θέλετε να στέλνετε και να λαμβάνετε προσφορές μέσω EDIFACT;

• Ενεργοποίηση παραγγελιών: (ναι ή όχι) Υποστηρίζει ο εν λόγω προμηθευτής την αποστολή και τη λήψη παραγγελιών μέσω EDIFACT και θέλετε να στέλνετε και να λαμβάνετε παραγγελίες μέσω EDIFACT;

• Ενεργοποίηση τιμολογίων: (ναι ή όχι) Υποστηρίζει ο εν λόγω προμηθευτής την αποστολή και λήψη τιμολογίων μέσω EDIFACT και θέλετε να στέλνετε και να λαμβάνετε τιμολόγια μέσω EDIFACT;

• Ενεργοποίηση απαντήσεων: (ναι ή όχι) Υποστηρίζει ο εν λόγω προμηθευτής την αποστολή και λήψη απαντήσεων μέσω EDIFACT και θέλετε να στέλνετε και να λαμβάνετε τιμολόγια μέσω EDIFACT;

• Αυτόματη παραγγελία: (ναι ή όχι) Τσεκάρετε αυτό το πλαίσιο εάν θέλετε οι προσφορές να δημιουργούν αυτόματα παραγγελίες.

EAN

Κάθε βιβλιοθήκη που χρησιμοποιεί το EDIFACT πρέπει να προσδιορίζει ένα αναγνωριστικό αγοραστή, γνωστό ως SAN ή EAN. Αυτό θα συμπληρωθεί στην παράμετρο Library EANs.

• Βιβλιοθήκη: Επιλέξτε τη βιβλιοθήκη που αντιπροσωπεύει αυτό το EAN

• Περιγραφή: Προσθέστε μια περιγραφή σε αυτό το EAN, εάν χρειάζεται

• EAN: Εισάγετε το EAN

• Προεπιλογή: Επιλέξτε ποιος ανέθεσε το EAN παραπάνω

  • Επιλογές:

    • EAN International (14)

    • US SAN Agency (31B)

    • Ανάθεση από τον προμηθευτή (91)

    • Ανάθεση από τον αγοραστή (92)

Πεδία παραγγελίας MARC ή διάταξη πλέγματος

Σημείωση

Αυτό είναι απαραίτητο μόνο εάν ο προμηθευτής σας θα σας στείλει αρχεία εγγραφών MARC για να τα εισαγάγετε μέσω της ενότητας Καταλογογράφησης Stage MARC records for import. Εάν ο προμηθευτής σας θα στέλνει αυτοματοποιημένα αρχεία EDI QUOTE, η προτίμηση συστήματος MarcFieldsToOrder δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί.

Αυτές οι τιμές θα συμπληρωθούν στην παράμετρο του συστήματος MarcFieldsToOrder.

• τιμή: πεδίο του MARC21 που περιέχει την τιμή του τεκμηρίου

• ποσότητα: πεδίο του MARC21 που περιέχει τον αριθμό των τεκμηρίων για τη συγκεκριμένη εγγραφή

• προϋπολογισμός_κωδικός: πεδίο του MARC21 που περιέχει τον κωδικό του προϋπολογισμού στο Koha που πρέπει να χρεωθεί

• έκπτωση: πεδίο του MARC21, το οποίο περιέχει την έκπτωση ως ποσοστό κατά το οποίο θα μειωθεί η τιμή

• sort1: πεδίο του MARC21 που θα συμπληρώσει το προσαρμοσμένο πεδίο sort1

• sort2: πεδίο του MARC21 που θα συμπληρώσει το προσαρμοσμένο πεδίο sort2

Παραγγελία μέσω EDI

Το πρώτο βήμα για την παραγγελία μέσω EDI γίνεται στον ιστότοπο του προμηθευτή βιβλίων. Κάθε πωλητής θα χρησιμοποιεί διαφορετική γλώσσα, αλλά θα πρέπει να κάνετε την παραγγελία σας στον ιστότοπό τους. Ορισμένες γλώσσες που μπορεί να δείτε περιλαμβάνουν «καλάθι», «παραγγελία», « καρότσι» και/ή «παραγγελία MARC». Ο προηθευτής θα σας στείλει στη συνέχεια είτε ένα αρχείο με τις εγγραφές MARC για να τις εισάγετε στο Koha ή θα σας στείλει ένα αρχείο QUOTE, αν το έχετε ενεργοποιήσει αυτό στις ρυθμίσεις της παραμέτρου EDI accounts.

Εργασία με ένα αρχείο MARC

Μόλις κατεβάσετε αυτό το αρχείο MARC στον υπολογιστή σας, θα πρέπει να συνδεθείτε στο Koha και να συνεχίσετε τη διαδικασία εκεί.

Στις Προσκτήσεις δημιουργήστε ένα καλάθι create a basket για τον προμηθευτή από τον οποίο παραγγείλατε. Προσθέστε το αρχείο σας στο καλάθι με την παράμετρο ordering from a new file.

Από την οθόνη επιβεβαίωσης θα δείτε όλα τα δεδομένα του αρχείου MARC που σχετίζονται με την παραγγελία σας. Εάν δεν βλέπετε πεδία όπως το ταμείο και η ποσότητα συμπληρωμένα, τότε βεβαιωθείτε ότι η προτίμησή σας στην παράμετρο MarcFieldsToOrder έχει οριστεί σωστά.

Μόλις προσθέσετε όλα τα τεκμήρια στο καλάθι, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία παραγγελίας EDIFACT».

Σημείωση

Το κουμπί «Δημιουργία παραγγελίας EDIFACT» εμφανίζεται μόνο εάν έχετε ενεργοποιήσει την παράμετρο του συστήματος EDIFACT system preference.

Θα ερωτηθείτε αν επιθυμείτε να δημιουργήσετε την παραγγελία EDI και να κλείσετε το καλάθι.

Αποστολή της παραγγελίας EDIFACT

Αυτό θα δημιουργήσει ένα αρχείο ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ (ORDER) με την κατάσταση «Εκκρεμής» (Pending) στην παράμετρο EDIFACT messages στο Koha.

Τα εκκρεμή αρχεία θα υποβληθούν σε επεξεργασία από την εργασία EDI cron job και θα αποσταλούν στον προμηθευτή σας και η κατάσταση στην παράμετρο EDIFACT messages θα ενημερωθεί σε «Απεσταλμένη» (Sent).

Εργασία με ένα αρχείο QUOTE

Εάν έχετε ενεργοποιήσει τα αρχεία QUOTE, μπορείτε να κάνετε την παραγγελία στον ιστότοπο του βιβλιοπώλη και ένα αρχείο QUOTE θα δημιουργηθεί αυτόματα και θα είναι διαθέσιμο για να παραληφθεί και να φορτωθεί στο Koha. Θα δείτε το αρχείο να αναφέρεται στην παράμετρο EDIFACT messages στο Koha με κατάσταση «Παρελήφθη» (Received». Το καλάθι θα έχει δημιουργηθεί και οι εγγραφές και τα τεκμήρια θα έχουν προστεθεί στο καλάθι.

Αφού ελέγξετε ότι το καλάθι είναι σωστό, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί «Δημιουργία παραγγελίας EDIFACT» (Create EDIFACT order). Στη συνέχεια, η διαδικασία ολοκληρώνεται όπως ορίζεται στην παράμετρο του συστήματος Sending the EDIFACT order παραπάνω.

Τιμολόγηση EDI

Όταν ο προμηθευτής βιβλίων τελειώσει με την επεξεργασία των αρχείων σας, μπορεί να στείλει και ένα αρχείο τιμολογίου μέσω EDI. Η λειτουργία EDI cron job θα πάρει το αρχείο τιμολογίου, θα δημιουργήσει ένα τιμολόγιο στο Koha και θα ορίσει τα τεκμήρια που βρίσκονται στο τιμολόγιο ως παραληφθέντα και θα ενημερώσει τα κονδύλιά σας χωρίς καμία ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση. Ως τελικός έλεγχος το τιμολόγιο μπορεί να επανεξεταστεί και να κλείσει εάν όλα τα τεκμήρια έχουν παραληφθεί σωστά.

Τα αρχεία INVOICE (ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ) μπορούν να προβληθούν στην παράμετρο EDIFACT messages. Τα επεξεργασμένα αρχεία έχουν την κατάσταση «Παρελήφθη» (Received».

Εάν ορίσετε την παράμετρο EdifactInvoiceImport σε “Don’t”, μπορείτε να φορτώσετε τα αρχεία τιμολογίων χειροκίνητα.

Μηνύματα EDIFACT

Ένα αρχείο καταγραφής όλων των μηνυμάτων που αποστέλλονται και λαμβάνονται μέσω EDIFACT μπορείτε να το βρείτε στην ενότητα μηνυμάτων EDIFACT.

Σημείωση

Τα μέλη του προσωπικού πρέπει να έχουν το δικαίωμα edi_manage (ή το δικαίωμα superlibrarian) προκειμένου να βλέπουν τα απεσταλμένα μηνύματα EDIFACT.

Σημείωση

Old EDIFACT messages can be deleted with the clean up database script using the --edifact-messages parameter.