Implementation checklist

Questa guida ti guiderà nelle sezioni di Koha che devi controllare per preparare il sistema all’utilizzo effettivo.

It is not an exhaustive list of everything you need to do. Please consider your own library practices and what other checks are necessary for your own libary and context.

Data migration

Prima di poter utilizzare Koha è necessario disporre di alcuni dati. Questo può essere fatto inserendo il tutto a mano, ma la maggior parte delle persone hanno già i loro dati in un formato elettronico di qualche tipo e ha solo bisogno di riformattarli e un po” per l’importazione in Koha.

• Create a list of libraries and enter their info and codes into libraries

• Define your list of item types

• Define your patron categories and enter the categories and their codes into patron categories

• Enter any additional patron information fields you use in your library in the patron attributes

  • This requires that you first enable the ExtendedPatronAttributes system preference if you have custom fields

• Define all of your authorized values

  • Collection codes (CCODE)

  • Shelving locations (LOC)

  • Item statuses

    • Lost status (LOST)

    • Not for loan status (NOT_LOAN)

    • Damaged status (DAMAGED)

    • Withdrawn status (WITHDRAWN)

  • Oltre a tutti gli altri che sono necessari nella tua biblioteca

• Optionally define cities and towns

• Map your bibliographic data dal precedente sistema ai campi di Koha e migrare (ricordando di utilizzare i codici di collezioni, collocazioni, tipo copia e che hai definito prima nelle impostazioni)

• Map your patron data dal precedente sistema ai campi di Koha e migrare (ricordando di utilizzare i codici utente e biblioteca definiti in precedenza)

• Verificare i dati migrati per essere sicuri che tutto è come ci si aspetta che sia, alcune cose da verificare includono:

  • Controllare alcuni dei tuoi titoli con segni diacritici e assicurarsi che siano migrati correttamente.

  • Controllare i titoli che hanno una serie e assicurarsi che le informazioni delle serie siano migrate correttamente.

  • Assicurarsi che i vostri utenti abbiano le loro informazioni di contatto nei campi giusti.

  • Se sono stati migrati dei periodici, ricerca questi record nel catalogo e controlla che i loro dati sembrino giusti.

  • Se sono stati migrati dei periodici, ricerca questi record nel modulo seriali e controlla che i loro dati sembrino giusti.

  • Controllare i record marc per verificare che una varietà di copie siano catalogate correttamente

  • Controllo di processo di catalogazione per vedere se tutti i campi necessari sono disponibili

  • Se vengono spostate le multe, controlla che siano applicate correttamente

  • Se le prenotazioni vengono migrate, controlla che sia tutto corretto nel catalogo e nella scheda dell’utente

Admin configuration

La maggior parte di queste preferenze non devono essere modificate per utilizzare il sistema di Koha, ma ce ne sono alcune che si potrebbe desiderare di personalizzare.

• If your library uses CAS authentication, you’ll want to set the various CAS system preferences

• Administration system preferences

  • KohaAdminEmailAddress: Questo è l’indirizzo di posta elettronica che verrà utilizzato dal sistema nei campi “From” e per inviare gli errori se non c’è nessuna email impostato per la biblioteca

  • :erf:`noItemTypeImages`: decidi se vuoi visualizzare le icone di tipo copia nell’interfaccia staff e nell’OPAC

  • CSVDelimiter : This value will be put in between fields when exporting data from Koha

  • virtualshelves : decidi se si desideri che il personale e/o gli utenti possono utilizzare le liste in Koha

  • AutoLocation : Richiedi che per accedere all’intranet si debba provenire da uno specifico intervallo IP

  • IndependentBranches : Impedisce allo staff di editare contenuto appartenente ad altre biblioteche

• Go through the log system preferences and decide which actions you want to keep track of in the logs

• Decide if you’d like to share your library’s information with the Koha community by setting the sharing system preferences.

• Decide what cron jobs you need to run and when.

  • If you’re using the long overdue cron job be sure to set your DefaultLongOverdueChargeValue, DefaultLongOverdueLostValue and DefaultLongOverdueDays preferences.

Localization configuration

Koha è utilizzato in tutto il mondo e quindi è necessario assicurarsi che si impostano le tue preferenze di localizzazione affinché tutto in tutta Koha venga visualizzato correttamente per il tuo paese/lingua.

• Localization/internationalization system preferences

  • dateformat : Decidi il formato di visualizzazione delle date

  • opaclanguagesdisplay : Decidi se gli utenti possono scegliere la lingua dell’OPAC

    • OPACLanguages : Decide which languages the patrons can choose from

  • language : Decide which languages appear in the staff interface

  • CalendarFirstDayOfWeek : Indica il primo giorno della settimana

Circulation configuration

Prima di iniziare la circolazione è necessario impostare le regole e le preferenze che la riguardano.

• Define your circulation and fines rules

• Immetti i days your library is closed per calcolare le multe e quando rendere i prestiti

• Circulation system preferences

  • CircControl : Definisci se le regole di circolazione si basano sulla localizzazione della copia o dell’utente o della transazione

  • useDaysMode : Definisci come si calcolano le date di scadenza dei prestiti

  • finesCalendar : Definisci come si calcolano le multe (per ogni giorno in ritardo o solo per i giorni in cui la biblioteca è aperta)

  • SpecifyDueDate : Decidi se il personale è autorizzato a ignorare i ritardi dell’utente quando gli dà in prestito qualcos’altro

  • SpecifyReturnDate : Decidere se si vuole lasciare che il personale possa specificare una data di ritorno arbitraria al momento del prestito

  • itemBarcodeFallbackSearch : Decidere se si desidera che il personale di essere in grado di prestare utilizzando una ricerca per parole chiave (titolo, collocazione, ecc.)

  • AutomaticItemReturn> : Decidere se le copie vengono inviate alla biblioteca che le possiede quanto rientrano dal prestito

  • todaysIssuesDefaultSortOrder : Decidere come i prestiti di oggi vengono mostrati nella vista utente

  • previousIssuesDefaultSortOrder : Decidere come vengono mostrati i prestiti non di oggi nella vista utente

  • noissuescharge : Definire l’importo massimo del debito di un utente prima che gli siano bloccati i prestiti

  • ReturnBeforeExpiry : Decidere se gli utenti devono restituire i prestiti prima che i loro account scadano

  • AllowHoldsOnDamagedItems : Decidere se gli utenti possono fare prenotazioni su copie che sono contrassegnate come danneggiate

    • AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting

  • maxreserves : Decidi il numero massimo di copie che un utente può avere come prenotate

    • AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting

  • maxoutstanding : Definire l’importo massimo che un utente può avere come debito prima che gli vengano bloccate le prenotazioni

    • AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting

  • ReservesMaxPickUpDelay : Definire il numero di giorni prima che una prenotazione scada

  • WebBasedSelfCheck : Decide se si desidera utilizzare il sistema di self-check basato su interfaccia web

    • AutoSelfCheckAllowed : Decide if the self-checkout system requires login

    • ShowPatronImageInWebBasedSelfCheck: Decide if you want patron images to show on the self checkout screen

  • AllowNotForLoanOverride: Decide se si vuole che il personale sia in grado di prestare le copie contrassegnate come “non per il prestito”

  • AllowRenewalLimitOverride: Decidere se si vuole che il personale possa ignorare il limite messo sui rinnovi

  • AllowFineOverride: Decidere se si vuole che il personale possa bypassare i limiti collegati alle multe

  • AllowTooManyOverride: Decidere se si vuole che il personale possa concedere prestiti più di quanto è permesso ad un utente

  • RenewalPeriodBase : Decidere che i rinnovi di base sono di xx giorni

  • finesMode : Switch to “Calculate and Charge” before you go live if you charge fines

  • NoticeBcc: If you want to receive a copy of every notice, enter your email address

  • emailLibrarianWhenHoldIsPlaced: Decide if you want an email every time a hold is placed

  • ReservesControlBranch : Decidere le regole di quale biblioteca sono considerate per prime quando si fa una prenotazione

  • AudioAlerts: Decide if you want to have sounds for circulation actions

    • Set the sounds and actions in the audio alerts section of the administration module

  • FilterBeforeOverdueReport : se hai molte restituzioni in ritardo, l’attivazione di questa preferenza permette di filtrare i risultati prima della loro visualizzazione

  • DisplayClearScreenButton : If you have a lot of staff members sharing one circulation computer you might want to enable this so that staff can clear the screen in between checkouts to protect patrons” privacy

  • CircAutoPrintQuickSlip : Decidere come si deve comportare Koha in caso di scansione di un codice a barre vuoto nella schermata dei prestiti

  • SuspendHoldsIntranet e/o SuspendHoldsOpac : Decidere se permettere allo staff e all’utenza di sospendere le prenotazioni

    • AutoResumeSuspendedHolds : Se hai permesso la sospensione delle prenotazioni, decidi se vuoi che si riattivino automaticamente alla data indicata dallo staff o dall’utente

  • OnSiteCheckoutsDecide if you want to allow items to be checked

    out for use within the library

  • RecordLocalUseOnReturn : Impostare questa opzione per registrare l’uso di copie usate localmente

• Customize your Notices and slips

• Define your overdue notice triggers

• Configura i tuoi cron jobs

  • Popola la coda delle prenotazioni (ogni 1-4 ore)

  • Decide when holds expire (daily)

  • Calculate fines due (daily)

    • Le multe sui prestiti orari sono calcolate quando rientrano le copie

  • Mark long overdue items as lost (daily)

  • Decide when the system sends out messages (1-4 hours)

  • Decide when the system queues overdue notices (daily)

  • Set up hold notices that didn’t send for printing (daily after overdues and message queue)

  • Decide when the system queues the advanced notice of items due (daily)

  • Find holds that need to be resumed and remove suspension (daily)

  • If you’re allowing automatic renewal of items set them to renew (nightly)

Patron configuration

Hai probabilmente già importato gli utenti dal vecchio sistema ma ci sono molte opzioni disponibili che riguardano gli utenti e i loro account.

• Inserisci i bibliotecari come utenti

  • Definisci le autorizzazioni di accesso del personale

• Patron system preferences

  • autoMemberNum : Decide if the patron barcodes are auto-generated or if you enter them yourself

  • MaxFine : Determinare l’importo massimo che gli utenti possono avere come totale di tutte le multe

  • NotifyBorrowerDeparture: Decidere quando avvertire il personale che l’account dell’utente sta per scadere

  • intranetreadinghistory: decidere se il personale può vedere lo storico delle consultazioni/prestiti dell’utente

  • BorrowerMandatoryField : Elenco di campi che si desidera venga come obbligatori nel modulo Aggiungi/modifica utente

  • BorrowersTitles : Per aggiungere o modificare i titoli disponibili per gli utenti

  • borrowerRelationship: Per aggiungere o modificare chi può fare da garante a chi (un adulto a un bambino, un’organizzazione ad un professionista)

  • AutoEmailPrimaryAddress: Determinare se gli utenti ricevono una e-mail di conferma dopo la creazione del loro account

  • EnhancedMessagingPreferences : Decidere se gli utenti possono scegliere se riceve o no una serie di avvisi (ad eccezione di quelli per i ritardi)

  • EnhancedMessagingPreferencesOPAC : Decidere se gli utenti possono scegliere se ricevere o no una serie di avvisi (ad eccezione di quelli per i ritardi)

  • patronimages : Decide if you want to save patron pictures in your system

  • ExtendedPatronAttributes : Decidere se attivare dei campi personalizzati per i dati dell’utente

  • minPasswordLength : immetti il numero minimo di caratteri che si desidera abbia la password

  • BorrowerUnwantedField : Decidere quali campi la tua biblioteca non mostra nel form di iscrizione dell’utente

• Configura i tuoi cron jobs

  • Decide if you would like children to automatically become adults by setting up the Update patron categories cron job.

Cataloging configuration

Prima di cominciare a catalogare in Koha è bene impostare alcune preferenze e regole.

• Define your cataloging templates, or MARC bibliographic frameworks

  • Run the MARC bibliographic framework test to be sure your changes are valid

• Definisci i valori autorizzati che vorresti utilizzare nella catalogazione

• Imposta gli schemi di classificazione (se ne usi alcuni differenti da quelli predefiniti)

• Set up MARC matching rules for importing records from .mrc files

• Imposta i target Z39.50 che vuoi interrogare per la catalogazione e le acquisizioni

• Cataloging system preferences

  • URLLinkText : Mostra il seguente testo per i link quando i campi 856 non hanno etichette definite

  • hide_marc : If you are unfamiliar with MARC you can have the MARC fields number hidden

  • LabelMARCView: Scegli come devono apparire i campi duplicati nell’editor

  • DefaultClassificationSource : Scegli lo schema di classificazione di default per la tua biblioteca

  • advancedMARCeditor : Decide if you want to use the advanced MARC editor

  • marcflavour : Scegli il tuo formato MARC

  • itemcallnumber : Scegli quali campi e sottocampi richiamare per la collocazione

  • MARCOrgCode : Enter your MARC organizational code (not the same as your OCLC number)

  • autoBarcode : Scegli se attivare la generazione automatica dei codici a barre

  • OpacSuppression : Decide if you want to hide records marked as suppressed from the OPAC search results

• Configura i tuoi cron jobs

  • Decide when the system checks URLs in catalog records to see if they are still valid

Authorities configuration

Koha permette la memorizzazione dei record di autorità e il collegamento di questi ai record bibliografici. Prima di utilizzare gli authority è necessario configurare alcune impostazioni.

• Set authority frameworks, or templates

• Authority system preferences

  • BiblioAddsAuthorities : stabilisce se i record di autorità vengono creati in fase di catalogazione bibliografica

  • AuthorityMergeLimit: Decide if updates to authorities trigger updates to the bibliographic records that link to them

  • AutoCreateAuthorities : stabilisce in quale fase vengono creati i record di authority

  • LinkerModule : Decide quale match usare per il linker dell’authority

  • Linkeroption : Decide se la ricerca per costruire il link all’authority deve essere ad ampio spettro o più specifica

  • CatalogModuleRelink : Decide se si vuole che il collegamento all’authority sia automatico quando avviene la catalogazione

• Configura i tuoi cron jobs

  • Choose when the system looks for authorities updates to merge changes into bibliographic records

Searching configuration

There are several system preferences related to searching, it is not always recommended to make too many changes to these preferences since they are set to get you the most relevant results. If you would like to change the default way that Koha handles searching, view the searching system preferences tab.

• Configura i tuoi cron jobs

• Searching system preferences

  • AdvancedSearchTypes : Decide quali campi i cui dati provengono da liste di valori autorizzati possono essere usati per filtrare le ricerche avanzate

  • AdvancedSearchLanguages: Decide quali lingue possono essere utilizzate come limiti nella ricerca

  • UseAuthoritiesForTracings : Decide come si vuole che Koha gestisca le ricerche dai link di soggetto nell’Opac

    • TraceCompleteSubfields : Decide come si vuole che Koha gestisca le ricerche dai link di soggetto nell’Opac

    • TraceSubjectSubdivisionsDecide how you want Koha to handle

      subject searches in the OPAC

  • displayFacetCount : decide se si vuole visualizzare i numeri dei raggruppamenti (faccette) che appaiono nei risultati di ricerca

OPAC configuration

Ci sono molti modi in cui è possibile personalizzare l’OPAC in Koha.

• Decidi come vuoi vedere il tuo OPAC e quale contenuto si desidera sulla pagina principale

• Creare un’interfaccia personalizzata usando i CSS

  Importante

  Non modificare i file CSS predefiniti, invece creane uno nuovo, in modo che il sistema possa sempre ripiegare sul CSS originale.

• Creare un foglio di stile XSLT personalizzato per modificare la visualizzazione del bib record e i risultati della ricerche in OPAC

• OPAC system preferences

  • OPACBaseURL : Enter your library’s URL

  • opacuserlogin : decidi se si desidera consentire agli utenti di fare login per l’OPAC per accedere a funzionalità personalizzate (la ricerca sarà consentita senza effettuare il login)

    • OPACHoldRequests : Decide if patrons can place holds via the OPAC

    • OpacPasswordChange : Decidi se gli utenti possono cambiare la propria password (da non permettere se si usa LDAP)

    • OpacRenewalAllowed : Decidi se gli utenti possono rinnovare i prestiti tramite l’OPAC

    • opacreadinghistory : Decide if patrons can view their reading/ checkout history via the OPAC

    • OPACComments : Decide if you want to allow patrons to comment on bibliographic records via the OPAC

    • OpacStarRatings : Decidi se gli utenti possono assegnare valutazioni con stelle

    • virtualshelves : Decide if you want patrons to be able to create lists

    • OpacAllowPublicListCreation: If patrons can create lists then decide if they are allowed to create public lists

    • suggestion : Decidi se consentire agli utenti di inoltrare proposte di acquisto

    • OPACViewOthersSuggestions : Decidi se permettere agli utenti di vedere proposte di acquisto fatte da altri

  • opacbookbag : Decidi se permettere agli utenti di salvare copie nel carrello

  • AnonSuggestions : Decidi se permettere a utenti anonimi di inoltrare proposte di acquisto

  • LibraryName : Indica il nome della biblioteca da visualizzare nel tag <title> e in alto nell’OPAC

  • OpacNav : Inserisci il codice HTML da mettere a sinistra della pagina principale dell’OPAC

  • OpacNavBottom : Inserisci il codice HTML da mettere sotto OpacNav

  • OPACNoResultsFound : Inserisci il codice HTML da mostrare quando non vengono trovati risultati

  • OPACResultsSidebar : Inserisci il codice HTML da mettere sotto le “faccette” presentate con i risultati

  • OPACMySummaryHTML : Inserisci il codice HTML che apparirà nella parte destra del riepilogo circolazione nell’OPAC

  • Personalizza i fogli di stile:

    • OPACUserCSS : Personalizzazioni del CSS, saranno usate solo nell’Opac

    • opaclayoutstylesheet : Punta a un file CSS sul tuo server Koha

  • OpacHighlightedWords : Decide if you want search terms to be highlighted on the search results

  • hidelostitems : Decidi se mostrare agli utenti le copie marcate come smarrite

  • BiblioDefaultView : Decide what view is the default for bibliographic records on the OPAC

  • OPACShelfBrowser : Decidi se abilitare la funzionalità Scorrimento scaffale nell’OPAC

  • OPACURLOpenInNewWindow : Decidi se gli URL cliccati nell’OPAC si aprono in una nuova finestra

  • earchMyLibraryFirst : Se si dispone di un sistema multibiblioteca, decidere se si vuole che gli utenti cerchino prima nella loro biblioteca di riferimento

  • OpacAuthorities : Decidi se permettere agli utenti di cercare sui record di autorità

  • OpacBrowser : Decidi se permettere agli utenti di scorrere i record di autorità (solo per biblioteche francesi)

  • OPACSearchForTitleIn : Scegli su quali fonti esterne si vuole che gli utenti rilancino le loro ricerche per eventualmente approfondirle

  • OpacAddMastheadLibraryPulldown : Se il sistema è multibiblioteca, è possibile aggiungere un menù a tendina nella ricerca, per consentire agli utenti di cercare su una determinata biblioteca

  • EnableOpacSearchHistory : Decidi se il sistema deve conservare la cronologia delle ricerche

• Configura i tuoi cron jobs

  • If you have the OpacBrowser preference set decide when you want the contents to rebuild (French libraries only)

  • If you have custom RSS feeds, decide when you want the feed to be populated

Editable OPAC regions

Using the news tool you can customize various blocks of the OPAC. The following graphic shows what each display location updates in the Bootstrap theme.

Some of the regions are system preferences:

• OpacNav

• OpacNavBottom

And “quotes of the day” are managed in the Quote of the day editor

Enhanced content configuration

Koha allows you to pull in content from outside sources to enhance your bibliographic records. All of this content can be toggled on and off using the enhanced content system preferences.

• FRBR/Editions

  • If you would like to have your OPAC and/or staff interdace show an “Editions” tab on the bibliographic record, you want to enable one or the other FRBR preferences and then the ISBN service ThingISBN.

• Amazon : This service is free and just requires that you visit http://aws.amazon.com to sign up

  • Utilizzando le preferenze di Amazon è possibile scegliere di mostrare le immagini delle copertine prese da Amazon.

• Babelthèque

  • This is a paid service. Contact Babelthèque to learn how to enable this content in the OPAC.

• Baker and Taylor

  • This is a paid service from Baker & Taylor. Contact Baker & Taylor for the information to enter into these preferences.

• HTML5 media

  • Questo permette alle biblioteche di incorporare streaming di formati HTML5 nel loro catalogo

• Google

  • This service is free and does not require registration, simply enable GoogleJackets and you’re set to go.

• LibraryThing

  • With the exception of ThingISBN, you will need to contact LibraryThing for the information to enter into these preferences

  • Enabling ThingISBN will help to populate the editions tab on the bibliographic record display if you have enabled FRBR.

• Novelist Select

  • This is a paid service from Ebsco. Contact Ebsco for the information to enter into these preferences

• Open Library

  • Open Library project è un sistema aperto che fornisce immagini di copertina (e in futuro contenuti aggiuntivi)

• Overdrive

  • This is a paid service that libraries can subscribe to for ebook content. If the library subscribes to Overdrive they can integrate that content in to Koha for free.

• Syndetics

  • This is a paid service from Syndetics to add content for your bibliographic records. Contact Syndetics for the information to enter into these preferences.

• Tagging

  • Scegliere se si desidera o meno consentire agli utenti di aggiungere tag ai record in Koha.

Acquisitions configuration

Quando si utilizzano le acquisizioni in Koha è necessario prima definire alcuni valori di default.

• Set up your funds and budgets

• Scegli la valuta di default e inseriscine altre se ordini da più paesi

• Inserisci le informazioni del fornitore

• Create an framework with the code ACQ (if you’re going to enter item records at the time of ordering or receiving)

• Acquisitions system preferences

  • AcqCreateItem: Decide se si crea un record di copia durante l’acquisizione

  • :ref:` CurrencyFormat` : Decide il formato con cui visualizzare i valori monetari

  • TaxRates : Enter your sales tax (if you are billed for tax)

  • OrderPdfFormat : Decide quale formato si desidera utilizzare per la stampa degli ordini

Serials configuration

Quando usi il modulo delle risorse in continuazione ci sono alcune opzioni da settare prima di partire.

• Serials system preferences

  • RenewSerialAddsSuggestion: Decide se si desidera che quando si rinnova un periodico, allora viene aggiunto un suggerimento di acquisto nel modulo Acq

  • RoutingSerials : Decidere se attivare la routing lists di periodici nella biblioteca

  • RoutingListAddReserves : Decide se si possono fare prenotazioni di periodici quando esiste una routing list

• Cataloging system references

  • StaffSerialIssueDisplayCount : Decide how many of the most recent issues to display in the staff interface

  • OPACSerialIssueDisplayCount : Decide quanti fascicoli recenti di un periodico vanno visualizzati nell’OPAC

  • SubscriptionHistory : Decide come si desidera visualizzare le informazioni di abbonamento nell’OPAC

Planning for go-live

Una volta che avete tutte le vostre impostazioni pronte, è necessario prepararsi per fare partire ilssistema:

• Decide if you need training by an outside service provider or if your staff can do the training themselves.

• Assicurarsi che ci sia tempo per il vostro staff per giocare con il vostro sistema di prova e mettersi a proprio agio con esso

• If this is a migration, work with your previous company to extract data right before you go-live

• Decide on URLs for your new Koha OPAC and staff interface and arrange for these to be cut-over if using existing system URLs, or created if they are new URLs

• Make sure that if you’re hosting your own system you have a process in place to back-up your system data.