Outils
Les outils de Koha permettent de réaliser toutes sortes d’opérations.
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Patrons and circulation
Listes d’adhérents
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron lists
Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification via the batch patron modification tool or reporting.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton “Nouvelle liste d’adhérents”
Enter a list name.
Checking the “Shared” box will make this list visible to all users with the manage_patron_lists permission.
Save the list.
Each list has an “Actions” menu with more list options.
Pour ajouter des adhérents à la liste cliquez sur le bouton « Ajouter des adhérents » à droite de la liste des noms.
Entrez le nom ou le numéro de carte de l’adhérent dans la boîte de recherche et cliquez sur le résultat pour ajouter l’adhérent.
Alternatively, you can click on the “Enter multiple card numbers” link and scan (or type in) barcodes in the box.
Lorsque vous avez choisi tous les adhérents que vous souhaitez ajouter à la liste, cliquez sur le bouton “Mettre à jour”.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: patron-list-table).
Clubs d’adhérents
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron clubs
Patron clubs create clubs in which patrons may be enrolled. It is useful for tracking summer reading programs, book clubs and other such clubs.
Important
Staff will need the clubs permissions to edit clubs, templates and enroll patrons. To learn how to set patron permissions, go to the patron permissions section of this manual.
Creating a new club template
Click on the “New club template” button. Here you can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template.
The name is required. This could be something like “Adult book club”, “Children’s book club” or “Summer reading program”. Remember these templates will be starting point for each club you create.
The description can be any additional information.
Allow public enrollment: if this box is checked it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC.
Require valid email address: if this box is checked only patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.
The library drop down gives you the flexibility to let staff from specific branches create clubs with this template. If you let it set to blank, staff from any branch will be able to create a new club using this template.
Club fields: these fields will be used when creating a club based on this template. For example, this can be the name of the club, the name of the animator, the theme, etc.
“Name” is the label of the field
“Description” is additional information about this field.
You can connect authorized values here.
Enrollment fields: you can add any additional fields you want to have filled out by your patrons when they enroll in a club base on this template.
“Name” is the label of the field
“Description” is additional information about this field.
You can connect authorized values here.
Creating a new club based on a template
Click on the “New club” dropdown menu and select the template you want to use. Here you can add information about a new club using a template you created.
The name is required, this will be the name of the specific club using the template you created. For example, “Summer 2018 reading club”.
The description can be any additional information.
Start and End date will depict when this club runs, the entire duration of the club. Once the club expires, enrollment will not be possible.
The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, patrons from any branch will be able to enroll.
Enrolling a patron in a club from the staff interface
To enroll a patron in a club from the staff client, go to the patron’s account.
On the “Details” page or the “Check out” page, click on the “Clubs” tab. All ongoing clubs will be displayed in this tab.
Click on the “Enroll” button and fill in the fields.
You can also cancel enrollment by clicking on the cancel enrollment.
Enrolling a patron in a club from the OPAC
If you allow public enrollment, the club will be visible on the OPAC.
Patrons have to sign into their account. In the “Your summary” section, they will be able to click on the “Clubs” tab and enroll.
Viewing enrollments
You can monitor the enrollments in each club by going to the “Patron clubs” tool page and choosing “Enrollment” from the “Actions” button.
Placing a hold for a patron club
You can place holds for a patron club - holds are placed for club members in a random order.
To place a hold for a patron club:
Go to the patron clubs tool (“Home > Tools > Patron clubs”).
Click the “Actions” button for the club and select “Search to hold”.
Search for a title and select a record.
Select “Place hold for [CLUBNAME]” from either the action links for the record, or from the “Place hold” action in the menu bar.
The place holds page is displayed and lists the club members.
Click the “Place hold” button.
Result: Holds are placed for all club members.
Patron import
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Import patrons
L’outil d’import d’adhérents est utilisé pour importer des adhérents en masse. Il est généralement utilisé par les établissements d’enseignement au moment de la rentrée d’un nouveau groupe d’étudiants.
Creating a patron import file
You can download a blank CSV file with a header from the start page of the patron import tool that you can use as a template for your patron import. The header contains all fields that can be used with the patron import tool. You can delete fields and columns you don’t need with the exception of a few mandatory ones. When overlaying, if your new .csv includes blank columns, any existing values in patron records will be overwritten with blanks. It is best to remove any blank columns in a .csv to ensure no existing data is removed.
Important
cardnumber, surname, and all fields you have defined in the BorrowerMandatoryField preference are required and must match valid entries in your database.
Important
Le « mot de passe » devrait être stocké en texte, et sera converti en Bcrypt.
Si vos mots de passe sont déjà cryptés, voyez votre administrateur système pour envisager des solutions.
Important
Date formats should match your dateformat system preference, and must be zero-padded, e.g. “01/02/2008”. Alternatively you can supply dates in ISO format (e.g. “2008-12-01”).
Important
If your data contains special characters or diacritics, make sure your file is encoded in UTF-8. Otherwise, the special characters will not be imported correctly.
Note
If loading patron attributes, the “patron_attributes” field should contain a comma-separated list of attribute types and values.
Le code du type d’attribut et une colonne doivent précéder chaque valeur.
Par exemple : « INSTID:12345,BASEBALL:Cubs »
Ce champ doit être mis entre guillemets si des valeurs multiples sont définies.
Puisque les valeurs peuvent contenir des espaces, des doubles guillemets supplémentaires peuvent être exigés :
« INSTID:12345,BASEBALL:Cubs, » »BASEBALL:White Sox » »
Note
It’s possible to set restrictions using the patron import tool. If the expiration date and comment match an existing restriction, the one in the import file will be skipped. So a patron import can be repeated multiple times without creating duplicate restrictions. But if one of the criteria is different, a new restriction will be added.
Importing patrons
Once you have created your file, you can use the patron import tool to bring the data into Koha.
Choisissez votre fichier CSV
Choose to match on “cardnumber” or “username” to prevent adding of duplicate card numbers to the system. Additional matchpoints can be set up using patron attributes marked as unique.
Ensuite vous pouvez choisir les valeurs par défaut à appliquer à tous les adhérents que vous importez
For example, if you’re importing patrons specific to one branch you can use the field on the import form to apply the branch code to all those you are importing.
Finally, you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.
Un doublon est trouvé en utilisant le champ que vous avez choisi en tant que critère de concordance.
When using patron attributes in your installation, you can choose how they are handled on import. You can either decide to always overlay all patron attributes or you choose to only replace patron attributes included in your import file. This will leave other attributes untouched.
Notices & slips
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Notices & slips
All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & slips tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: lettert).
Chaque notification peut être modifiée, mais très peu peuvent être supprimées, pour éviter une erreur système lors d’un envoi de message dont le modèle aurait été supprimé. Chaque notification ou ticket peut être modifié par son site et par défaut, vous les verrez tous pour tous les sites.
If you have a style you’d like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.
You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for more information on formatting these notices.
Adding notices and slips
Ajouter une nouvelle notification ou ticket
Click “New notice”
Choisissez pour quel site est cette notification ou ce ticket
Important
Not all notices can be branch specific for more information review the Customising notices and slips wiki page.
Choisissez le module auquel associer la notification.
Le Code est limité à vingt caractères.
Utilisez le champ Nom pour décrire la notification.
Note
With overdue notices, be sure to put your branch name in the description as well so that it will be visible when setting up your triggers.
Ensuite vous pouvez personnaliser la notification pour chacune des méthodes de distribution possibles
Chaque avis devrait avoir un modèle de courriel prévu pour cela
If you’re using the TalkingTechItivaPhoneNotification service you can set up a Phone notification
Si vous prévoyez d’imprimer ce message, vous pouvez paramétrer le modèle d’impression ensuite
If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver preference you can set the text for your SMS notices next
Chaque notification vous propose les mêmes options
If you plan on writing the notice or slip in HTML check the “HTML message” box, otherwise the content will be generated as plain text
Message subject is what will appear in the subject line of the email
Dans le corps du message n’hésitez pas à taper n’importe quel message qui vous semble le meilleur, utilisez les champs du côté gauche pour entrer des données personnalisées issues de la base de données.
Note
Review the Customising notices and slips wiki page for more information.
Important
Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue notice markup
On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.
The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines. One example for the <item></item> tag option is:
<item> »<<biblio.title>> » by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> </item>
Important
Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>
Note
To add today’s date you can use the <<today>> syntax
Note
Si vous ne voulez pas imprimer le nom entier de l’adhérent sur vos tickets ou notifications vous pouvez saisir une valeur dans les champs Autre nom ou Initiales pour chacun des adhérents et utiliser cette valeur à la place.
The system preference TranslateNotices will add tabs for each installed language to the notices editor. The notice defined in the “Default” tab will be used if there is no preferred language set for a patron.
Preview notice templates
For some notices it is possible to preview the notice template showing how it would look to a specified patron for a particular item or record.
If a notice template is previewable the notice template header will contain a field to enter preview data
Fill in the necessary information for the template then click the Preview button below the message body. The preview dialog will indicate if there are any problems generating the notice template preview.
Overdue notice markup
When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices.
Important
Pour l’instant, ces nouvelles étiquettes fonctionnent uniquement sur les notifications de retard, pas sur les autres notifications en lien avec la circulation.
These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.
Un exemple d’utilisation de ces deux champs dans un modèle de notification pourrait être :
The following item(s) is/are currently overdue:
<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>
Ce qui, en supposant qu’il y ait deux exemplaires en retard, doit donner la notification suivante :
The following item(s) is/are currently overdue:
"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50
Existing notices and slips
Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices. Here are some of what those notices do:
ACCEPTED
This notice is sent when a patron’s suggestion is accepted.
Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
ACCOUNT_PAYMENT
This notice is sent for each payment transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.
ACCOUNT_WRITEOFF
This notice is sent for each writeoff transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.
ACQCLAIM (Acquisition claim)
Used for claiming orders in the aquisitions module
ACQCLAIM is the code of the sample notice, but it’s possible to define several notices choosing any code. Only the module “Claim acquisition” will be taken into account. All notices with this module will appear in the pull down on the late orders page.
Get there: More > Acquisitions > Late orders
This notice is sent if several criteria are met:
The staff patron triggering the email has a valid email address.
The vendor contact marked as “Contact about late orders?” has a valid email address.
ACQORDER (Acquisition order)
Used in the acquisitions module to send order information to the vendor
The notice is triggered manually from the basket summary page using the “Email order” button in the toolbar.
This notice is sent if several criteria are met:
The staff patron triggering the email has a valid email address.
The vendor contact marked as “Primary acquisitions contact” and “Contact when ordering” has a valid email address.
ACQ_NOTIF_ON_RECEIV
Used in the acquisition module to inform patrons on receiving orders they have been added to.
AR_CANCELED
This notice is sent to the patron when an article request is cancelled by staff.
AR_COMPLETED
This notice is sent to the patron when an article request is marked as completed by staff.
AR_PENDING
This notice is sent to the patron when an article request is changed to “pending” status
AR_PROCESSING
This notice is sent to the patron when an article request is marked as being processed by staff.
AR_REQUESTED
This notice is sent to the patron when an article request has been made in order to confirm the request.
AUTO_RENEWALS
This notice is sent to the patron if automatic renewals are enabled and the patron has chosen to receive it in their messaging preferences.
In order to send this notice, you must set the AutoRenewalNotices system preference to « according to patron messaging preferences ».
This notice is set so that, depending on the result of the renewal, whether is was successful or not, the message will be different.
AUTO_RENEWALS_DGST
This notice is sent to the patron if automatic renewals are enabled and the patron has chosen to receive the digest in their messaging preferences.
In order to send this notice, you must set the AutoRenewalNotices system preference to « according to patron messaging preferences ».
This notice is set so that, depending on the result of the renewal, whether is was successful or not, the message will be different.
AVAILABLE
This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the order created from the suggestion is received.
Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
CHECKIN
Cet avis est envoyé comme « Documents rendus » pour tous les exemplaires passés en retour
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
CHECKINSLIP
This slip lists all items that were checked in today for this patron
To print this slip, click Print > Print checkin slip from the patron file
You can also print this slip from the Check in page
CHECKOUT
Cette notification est envoyée comme notification de « Retour » pour tous les exemplaires qui sont retournés
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
DISCHARGE
This notice is used to generate a PDF to document a successful discharge request
The PDF can either be downloaded by the patron from their patron account or from the staff interface when discharging a patron
The discharge feature is controlled by the useDischarge system preference.
DUE
Cet avis est envoyé comme « Document à rendre » pour un exemplaire emprunté à rendre
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
DUEDGST
Cette notification est envoyée pour la fonctionnalité « exemplaire dû » pour tous les exemplaires qui sont dûs le jour même
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
HOLD (Hold available for pickup)
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
Quand ce message fait référence à la table branches il s’agit des informations du site de retrait.
HOLDPLACED (une notification au personnel de la bibliothèque lorsqu’une réservation est faite)
This notice requires the emailLibrarianWhenHoldIsPlaced system preference to be set to “Enable”
Quand ce message fait référence à la table branches il s’agit des informations du site de retrait.
MEMBERSHIP_EXPIRY
Cette notification peut être envoyée aux adhérents pour les avertir que leur carte vont bientôt expirer.
Requires that you have the MembershipExpiryDaysNotice set and the related cron job set.
NOTIFY_MANAGER
This notice is sent to a staff member when they are assigned as manager of a suggestion in the acquisitions module.
ODUE (Overdue notice)
This notice is used to send overdue notices to patrons
ODUE is the code of the sample notice, but it’s possible to use any code and define multiple different messages for different patron categories and notice levels
Requires that you set Overdue notice/status triggers
ORDERED
This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the “from a suggestion” option is used to create an order from it.
Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
PASSWORD_RESET
This notice is sent when a patron requests a new password from the OPAC in order to validate the email address.
The password reset feature is controlled by the OpacResetPassword system preference.
PICKUP_RECALLED_ITEM
This notice is sent to the patron who has requested a recall when the item is ready for them to pick up.
PREDUE
Cet avis est envoyé comme “Préavis de rappel” pour un exemplaire emprunté en retard
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
PREDUEDGST
Cet avis est envoyé comme “Préavis de rappel” pour tous les exemplaires empruntés en retard
Cette notification est utilisée si deux critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
L’adhérent a demandé à recevoir cette notification sous la forme d’un résumé
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
REJECTED
This notice is sent when a patron’s suggestion is rejected.
Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
RENEWAL
Cet avis est envoyé comme « Documents en prêt » pour tous les exemplaires qui sont renouvelés
Cette notification est utilisée si trois critères sont présents :
The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
The RenewalSendNotice preference is set to “Send”
L’adhérent a demandé à recevoir la notification de prêt
Get there:OPAC > Login > your messaging
Get there:Staff client > Patron record > Notices
RETURN_RECALLED_ITEM
This notice is sent to the patron who currently has an item in their possession that has been recalled. It serves to notify them of the new due date for the checked out item.
SERIAL_ALERT (New serial issue)
Notice used in the serials module to notify patrons/staff of new issues of a serial. SERIAL_ALERT (RLIST in older versions) is provided as a sample notice, but the notice code can be chosen freely as only the module is taken into account. Multiple notices can also be managed.
Get there: More > Serials > New subscription
You have the option to select the notice used to inform the patron about a received serial issue for a subscription. Choose from the “Patron notification” drop down.
If a notice has been selected for a subscription, patrons can subscribe to the email notification from the subscription tab in the detail view in the OPAC.
Note
Noter aussi que si voulez avertir les adhérents des nouvelles parutions d’un périodique, vous pouvez cliquer sur « Définir une notifcation » qui vous amènera sur l’outil « Notifications »
SHARE_ACCEPT
Utilisé pour avertir un adhérent qu’un autre adhérent a accepté sa liste partagée.
Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”
SHARE_INVITE
Utilisé pour avertir l’adhérent qu’un autre adhérent aimerait partager une liste avec lui.
Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”
SR_SLIP
Used to notify library staff of a particular branch of items that should be transferred to another branch in the context of stock rotation
Requires the stockrotation.pl
TO_PROCESS
utilisé pour avertir un membre du personnel si une suggestion d’acquisition a été déplacée vers le fonds qu’il gère
Requires the notice_unprocessed_suggestions cron job
WELCOME
Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailNewUser preference is set to “Send”
Note
For security reasons, it is not possible to send the patron’s password in a notice.
There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet. Here is what those slips are used for:
AR_SLIP
Used to print a slip for an article request
The slip or receipt can be printed manually when managing article requests from the staff interface.
Get there: Circulation > Article requests > Actions > Print slip
ISSUEQSLIP
Utilisé pour imprimer un ticket rapide de circulation
Le Ticket rapide inclut uniquement des exemplaires qui ont été empruntés aujourd’hui.
ISSUESLIP
Utilisé pour imprimer un ticket de circulation complet
La notification ou le reçu indique les exemplaires empruntés aujourd’hui ainsi que les exemplaires qui sont déjà en prêt.
HOLD_SLIP
Utilisé pour imprimer un ticket de réservation
The holds slip is generated when a hold is confirmed and set to waiting.
OVERDUE_SLIP
Used to print an overdues slip
The overdues slip can be generated manually using the “print” menu in the patron account in staff. It will show all items overdue.
RECALL_REQUESTER_DET
Used to print the details of the patron who has requested a recall on an item.
TRANSFERSLIP
Utilisé pour imprimer un ticket de transfert
Le bordereau de transfert est imprimé lorsque vous confirmez un transfert d’un site à l’autre de votre réseau
Overdue notice/status triggers
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Overdue notice/status triggers
In order to send the overdue notices that you defined using the Notices & slips tool, you need to first set the triggers to have these messages.
Important
In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to set that patron category to require overdue notices.
Important
Depending on the value of your OverdueNoticeCalendar preference the delay may or may not include days the library is closed based on the holiday calendar.
The Overdue notice/status triggers tool gives the librarian the power to send up to three notices to each patron type notifying them of overdue items
Le délai définit le nombre de jours après la date de retour prévue, avant qu’une action soit enclenchée.
Important
Si voulez que Koha déclenche une action (envoyer une lettre ou mettre des pièges sur un adhérent), une valeur pour le délai est exigée.
Pour envoyer des notifications supplémentaires, cliquez sur les onglets Deuxième et Troisième
Si vous voulez empêcher un adhérent de faire des prêts, en raison par exemple de ses retards, activez le blocage “Suspendu”. Un message apparaîtra au moment du prêt informant le bibliothécaire que l’adhérent est bloqué en raison de ses retards.
If you choose to restrict a patron in this way you can also have Koha automatically remove that restriction with the AutoRemoveOverduesRestrictions preference.
Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the iTiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).
Patron card creator
Get there: More > Tools > Patron card creator
The patron card creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the patron card creator module:
Personnaliser les modèles de cartes d’adhérent avec le texte récupérer à partir des données d’adhérent
Personnaliser les templates des cartes pour imprimer les cartes d’adhérent (correspondre aux planches d’étiquettes)
Créer et gérer des lots de cartes adhérent
Exporter (comme PDF) un ou des lot(s) à imprimer
PREDUEDGST
Formats
Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Layouts
Le format définit le texte et les images qui seront imprimés sur la carte et leur emplacement.
Note
Jusqu’à trois lignes de texte, le numéro d’adhérent sous forme de code à barres et jusqu’à deux images peuvent être imprimé sur la carte
Add a layout
If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking the “New” button and choosing “Layout”.
Vous pouvez aussi choisir de cliquer sur « Gérer les modèles » sur le côté gauche.Là une liste des modèles disponibles que vous pouvez choisir pour l’édition vous est proposée .Mais en haut de la page il y a toujours le bouton « Nouveau modèle ».
Le nom que vous attribuez au format est pour vous, nommez le d’une façon qui vous permette de l’identifier aisément par la suite
La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans votre mise en page.
Note
A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters
Next, note if this layout is for the front or the back of the patron card
Note
Vous aurez besoin d’un modèle à la fois pour le recto et le verso de votre carte si vous avez des cartes de bibliothèque à deux faces, cette option ne vous permet pas d’imprimer des cartes à deux faces, elle ne vous permet que de savoir quel côté de la carte vous créez.
You have the option of adding up to 3 lines of text to your card. Your text can be static text of your choosing and/or fields from the patron record. If you want to print fields from the patron record you want to put the field names in brackets like so - <firstname>
Note
A full list of field names can be found in the database schema at http://schema.koha-community.org
Pour chaque ligne de texte, vous pouvez choisir votre police de caractères, sa taille et l’emplacement du texte sur la carte en utilisant les coordonnées inférieures X et Y
In order to show the barcode and the patron card number you will need to check the “Print card number as barcode” option. This will turn the patron card number into a barcode. If you want the number to print in human readable format you will need to check the “Print card number as text under barcode” option.
Enfin vous pouvez choisir jusqu’à deux images à imprimer sur la carte.
One can be the patron image which you can resize to meet your needs.
The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the “manage images” module of the patron card creator Tool.
Important
C’est la responsabilité des concepteurs de définir les lignes de texte, code à barres et images de sorte qu’il n’y ait pas de chevauchement.
Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page « Gérer les profils ».
Modèles
Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card templates
Un modèle décrit l’agencement des étiquettes sur la planche d’étiquettes ou le stock de cartes que vous utilisez.Ce doit être Avery 5160 pour les étiquettes d’adresse, Gaylord 47-284 pour les étiquettes de dos ou Avery 28371 pour vos cartes d’adhérents, pour donner quelques exemples.Toute l’information dont vous avez besoin pour formater un modèle peut être dans le package, et sinon il peut habituellement être trouvé sur le site du fournisseur ou mesuré à partir d’un échantillon.
Add a template
Pour ajouter un nouveau modèle, cliquez sur le bouton « Nouveau modèle » en haut de votre page, cela vous amènera directement sur le formulaire d’édition de modèle.
Using the form that appears after pressing either “Edit” or “New template” you can define the template for your sheet of labels or cards.
L’ID du gabarit est simplement un identifiant unique généré par le système
Template code should be the name of this template to identify it on a list of templates
You can use the template description to add additional information about the template
La liste déroulante “Unités” vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.
Note
A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters
Les mesures (hauteur, largeur de la page, largeur et hauteur de la carte) peuvent être dans le package, et sinon peuvent habituellement être trouvés sur le site web du fournisseur ou peuvent être mesurés sur un échantillon.
Un profil est un jeu de réglages appliqué à un modèle donné juste avant l’impression qui corrige les anomalies uniques et particulières à une imprimante donnée (à laquelle le profil est attaché).
Avant de sélectionner un profil d’étiquette, essayez d’imprimer quelques exemples, vous pourrez plus facilement définir un profil qui correspond à votre combinaison d’imprimante et d’étiquettes
After finding and documenting any anomalies in the printed document, then you can create a profile and assign it to the template.
Important
Ne pas préciser un profil si cela n’est nécessaire, par exemple ne cliquez pas pour définir un profil d’imprimante.Il n’est pas possible de retirer un profil d’un modèle mais vous pouvez basculer sur un autre profil.
Note
Si vous utilisez différents modèles d’imprimantes vous serez peut-être amenés à définir plusieurs modèles qui sont semblables à l’exception des différents profils définis.
Après enregistrement, vos profils seront visibles sur la page “Gérer modèles de cartes”.
Profils
Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Profiles
A profile is a set of « adjustments » applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each card, you need to set up a profile for each printer (or even different tray selections on the same printer) to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.
Si vos cartes s’impriment exactement comme vous voulez, vous n’aurez pas à utiliser un profil.
Add a profile
To add a new profile, you want to click on the “Profiles” button at the top of your page and choose “New profile”
To add a new profile, you want to click on the “New profile” button at the top of your page. Using the form that appears you can define the values to correct the card misalignment on your label sheet. You may also choose “Manage profiles” on the left side and select one of the currently available profiles for editing.
The Printer name and Paper bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.
Note
Par exemple : vous pouvez si vous voulez utilisez le n° de modèle d’Imprimante comme nom d’imprimante, ou vous pouvez l’appeller « l’imprimante de mon bureau »
Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form
La liste des unités vous permet de choisir l’unité de mesure utilisée dans la définition du profil.
Note
A Postscript Point is 1/72 », an Adobe Agate is 1/64 », an Inch is 25.4 SI Millimeters
Offset pourra être utilisé quand l’image entière n’est pas centrée verticalement ou horizontalement. Le glissement décrit une condition où la distance entre les étiquettes change dans la largeur ou la hauteur de la page
Pour les valeurs de décalage et de fluage, les nombres négatifs déplacent les informations d’impression vers le haut et la gauche de la page imprimée et les nombres positifs les déplacent vers le bas et la droite
Exemple: le texte est imprimé à 0.25 » du côté gauche sur la première étiquette, à 0.28 » du côté gauche sur la deuxième étiquette, et à 0.31 » du côté gauche sur la troisième étiquette. Ceci signifie que le décalage horizontal devrait être configuré à (négatif) -0.03 » pour combler cette différence.
After saving, your profiles will appear on the “Manage printer profiles” page.
Une fois que vous avez enregistré votre nouveau profil; vous pouvez retourner à la liste des modèles et choisir de modifier le modèle correspondant à ce profil.
Lots
Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card batches
Un lot est un ensemble d’adhérents pour lesquels vous souhaitez générer les cartes
Add a batch
Pour ajouter un nouveau lot, veuillez cliquer sur le bouton « Nouveaux lots » en haut de votre page.En choisissant l’élement « Gérer les étiquettes » du menu de gauche, affichera une liste de lots déjà définis.Dans cet affichage vous pouvez soit sélectionné un lot pour le modifier soit en ajouter un nouveau.
For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to be processed in this batch.
After choosing the “Add patron(s)” button the Patron Search window pops up.
From here you can search for patrons to add to your batch by any part of their name, their category and/or library. Entering * in the search box will display all the patrons.
From the results you can add patrons to the batch by clicking the “Add” button. After adding patrons from the results you can start over and perform another search or click “Close” at the bottom of the screen to indicate that you are done. You will then be presented with your batch.
If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you
want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be
found at the top of your screen. You can always come back here through
the “Manage > Card batches” button.
Si vous désirez exporter toutes les cartes d’utilisateurs que vous venez de créer, cliquez sur “Exporter le lot de cartes”. Autrement vous pouvez choisir des utilisateurs spécifiques dont vous voulez imprimer les cartes en cochant la boîte sur la droite de leur nom et choisir “Exporter les cartes sélectionnées”.
La fenêtre d’export qui apparait vous demande de choisir un modèle à appliquer, un format et une position de départ (à partir de quelle carte commencer l’impression).
Note
Concernant la position de départ, si les 6 premières étiquette sont déjà utilisées vous pouvez commencer à partir de la position 7. Les étiquettes sont numérotées de gauche à droite et de haut en bas.
Once you click “Export” you will be presented with a PDF of your labels for printing
Lorsque vous ouvrez le PDF vous verrez les cartes à imprimer
The above image shows a layout that is made up of two textlines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn’t rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.
Manage images
Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Images
Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating patron card layouts. You are limited in how many images you can upload (not counting patron images) by the ImageLimit system preference.
Important
Les images doivent avoir un poids inférieur à 500 Ko.
Note
Les images chargées avec cet outil doivent avoir une résolution minimale de 300 ppi, ce qui est un minimum pour imprimer une image.
Au centre de l’écran se trouve un formulaire de chargement. Parcourez votre ordinateur pour trouvez le fichier idoine et donnez-lui un nom.
Une fois le fichier chargé sur le serveur, un message de confirmation est affiché.
L’image sera affichée avec le reste sur la droite de la page.
À savoir : Pour supprimer une ou plusieurs de ces images, cochez la case à droite de chaque image que vous voulez supprimer puis cliquez sur le bouton “Supprimer”.
Batch patron deletion/anonymization
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron deletion/anonymization
Cet outil vous permet, par lots, d’anonymiser l’historique de circulation ou de supprimer des comptes adhérents. Cela signifie que le système conserve un lien entre prêts et exemplaires, mais supprime le lien avec l’adhérent.
Important
Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved. They are not completely removed from the system (they are only moved to the delete_borrowers table), but this tool does not provide as many checks as one may desire.
Important
Avant d’utiliser cet outil il est recommandé de faire une sauvegarde de votre base.Les changements faits ici sont permanents.
Important
The anonymization will fail quietly if AnonymousPatron preference does not contain a valid value.
Pour supprimer ou anonymiser des adhérents
Check the “Verify” box on the task you would like to complete (delete or anonymize)
Entrez la date avant laquelle vous voulez modifier les données.
Lors de la suppression d’adhérents vous pouvez aussi choisir des utilisateurs qui :
n’ont pas emprunté depuis une date spécifique;
ont des comptes qui vont expirer avant une date spécifique;
are in a specific patron category
are in a patron list
Cliquez sur “Suivant”
Une demande de confirmation est affichée.
En cliquant sur Finir, vos données seront supprimées ou anonymisées.
Modification d’adhérents par lots
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron modification
With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided.
Une fois votre fichier chargé ou les codes à barres scannés, cliquez sur “Continuer”. Vous verrez la liste des adhérents et des changements effectués.
Il y a une case à cocher à gauche de chaque bloc de texte. Cliquer sur cette case va effacer le texte.
Important
Note : Si le champ est obligatoire, vous ne pourrez supprimer la valeur qu’il contient.
If you have multiple patron attributes you can change them all by using the “+ New” link to the right of the text box. This will allow you to add another attribute value.
Une fois fois les changements effectués, vous pouvez cliquer sur “Enregistrer” et Koha vous affichera toutes les modifications apportées à l’adhérent.
Batch extend due dates
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch extend due dates
This tool allows you to update due dates in bulk, this can be useful if a library needs to close unexpectedly and cannot accept returns.
You can filter the selection of checkouts based on patron category, library or a combination of both. You can select multiple options in the dropdown lists if needed.
Next, specify a date range for the current due date of the materials on loan. For example, you may want to extend the due dates for recent checkouts but exclude long overdue loans.
Choose to extend the due dates either to a new hard due date or by a number of days. Using the number of days option can prevent large numbers of loans being due on the same date.
You can choose whether to preview the results of your selections.
If you preview the results you will see a table which shows you the current due date and the new due date so that you can check your selections. You can untick checkouts if they are incorrect or go back and change your selection.
Click on the Modify selected checkouts button to see a confirmation screen showing the checkouts that have been modified.
Note
Access to this tool requires the Tools permission batch_extend_due_dates.
Tag moderation
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Tags
Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the tag moderation tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:
Pour modérer les commentaires, allez dans l’outil “Tags”. En allant pour la première fois dans cet outil, vous verrez une liste des tags qui sont en attente d’approbation ou de rejet par un bibliothécaire
Pour voir tous les titres auxquels ce tag a été ajouté, cliquez simplement sur le tag
A partir de cette liste de titres, vous pouvez supprimer un tag sans pour autant empêcher son utilisation dans le futur, en cliquant sur « Retirer tag » à droite du titre.
Pour valider un tag, vous pouvez soit cliquer sur le bouton “Approuver” en face du tag sélectionné, soit sélectionner tous les tags que vous souhaitez valider et cliquer sur “Accepter” en bas de la page.
To reject a tag, you can either click the “Reject” button in line with the term, or check all terms you want to reject and click “Reject” below the table.
Après qu’un tag a été approuvé ou rejeté, il est déplacé dans la liste de tag appropriée. Tous les tags sont affiché de manière rapide sur la droite de la fenêtre.
Qu’il soit approuvé ou rejeté, un tag peut à tout moment rejoindre l’autre liste. Dans la liste des tags approuvés, chaque tag a une option de rejet :
To check terms against the approved and rejected lists (and possibly against the dictionary you have assigned for tag moderation) simply enter the term into the search box on the bottom right of the screen to see the status of the term
Enfin, vous pouvez trouver des tags en utilisant les filtres sur la gauche.
Upload patron images
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Upload patron images
Patron images can be uploaded in bulk if you are allowing patron images to be attached to patron records. These images can also be used when creating patron cards.
Créez un fichier texte et nommez-le « DATALINK.TXT » ou « IDLINK.TXT »
Sur chaque ligne du fichier texte, entrez le numéro de la carte de l’adhérent suivi d’une virgule (ou d’une tabulation), puis du nom du fichier image.
Veillez à ce que votre fichier soit bien en plein texte (txt) et pas en rtf.
Compressez au format ZIP votre fichier texte et vos fichiers image.
Go to the Upload patron images tool
Pour une seule image, vous avez simplement à pointer le fichier image et à entrer le numéro de carte de l’adhérent.
Pour plusieurs images, téléchargez un fichier compressé ZIP.
Après le téléchargement vers le serveur, un message de confirmation s’affichera.
Important
Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.
Rotating collections
Get there: More > Tools > Catalog > Rotating collections
Rotating collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.
Important
The AutomaticItemReturn system preference must be set to « Don’t automatically transfer items to their home library when they are returned » for rotating collections to function properly.
To create a new rotating collection, click the « New collection » button, fill in the title and description, and click « Submit ». Once submitted you’ll see « Collection name added successfully »; click « Return to rotating collections home » to return to the main Rotating collections management page (or click Rotating collections in the sidebar).
To add items to a collection, click « Actions » and choose « Add or remove items » next to the collection’s name in the list of collections. Under « Add or remove items » scan or type in the barcode of the item you wish to add to the collection, and hit enter or click “Submit” if necessary.
To remove an item from a collection, either click “Remove” next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the « Remove item from collection » box next to the Barcode text box under « Add or remove items », and scan or type in the barcode, clicking « Submit » or hitting Enter if necessary. Note: The « Remove item from collection » checkbox will remain checked as long as you are on the « Add or remove items » page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.
Transfer a rotating collection
Le transfert d’une collection sera:
Changez la localisation actuelle des exemplaires de cette collection pour la bibliothèque vers laquelle ils doivent être transférés
Démarrez un transfert de sa bibliothèque de localisation actuelle à la bibliothèque de destination. Quand une bibliothèque reçoit une collection, elle doit faire un retour des exemplaires pour finaliser le transfert.
Vous pouvez transférer une collection d’une de ces deux façons:
From the main Rotating collections page, click on « Actions » and choose « Transfer » next to the title of the collection you wish to transfer; choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer collection ».
Or, from the « add or remove items » page for a collection, you can click the « Transfer » button, choose the library you wish to transfer the collection to and click « Transfer Collection ».
Important
Pour achever le processus de transfert, la bibliothèque recevant la collection tournante devrait enregistrer tous les exemplaires de la collection lorsqu’ils les reçoivent. Ceci effacera le transfert. Ainsi les exemplaires ne seront plus affichés « En transit ».
Si un exemplaire dans une collection tournante est prêté dans une autre bibliothèque que celle où il est censé être transféré , une notification apparaîtra avertissant le personnel de bibliothèque que l’exemplaire fait partie d’une collection tournante, les informant aussi où le document doit être envoyé.
Additional tools
Calendrier
Get there: More > Tools > Additional tools > Calendar
Libraries can define library closings and holidays to be used when calculating due dates. You can make use of the calendar by turning on the proper system preferences:
useDaysMode: Choose the method for calculating due date - either include days the library is closed in the calculation or don’t include them
finescalendar: This will check the holiday calendar before charging fines
Adding events
Avant d’ajouter des jours, choisissez le site pour lequel vous voulez définir des jours de fermeture. Lorsque vous ajouterez des jours, vous pourrez préciser s’il se rapporte à un site ou bien à tous les sites. Pour ajouter un jour :
Cliquez sur la date du calendrier que vous voulez marquer comme jour de fermeture
Dans le formulaire qui apparaît au-dessus du calendrier, saisissez les informations de fermeture (Pour plus d’informations sur chaque option, cliquez sur le point d’interrogation [?] )
L’information sur le site sera renseigné automatiquement en fonction du site que vous avez choisi.
L’information sur la date sera également renseignée automatiquement en fonction de la date que vous avez choisie dans le calendrier
If this holiday extends on more than one day, enter the end date in “To date”
In the “title” enter the name of the holiday or the reason for the closing
In the “description” enter more information about this holiday
Ensuite, vous spécifiez si le jour de fermeture est unique ou s’il est répété.
“Holiday only on this day”: this is a one day holiday
“Holiday repeated every same day of the week”: this is a weekly closing (if you’re closed every Sunday, for example)
“Holiday repeated yearly on the same date”: this is an annual holiday closing (if you’re closed on January 1st each year, for example)
“Holiday on a range”: this is a holiday that extends on several days
Note
Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday on a range”
“Holiday repeated yearly on a range”: this is a holiday that extends on several days each year (such as summer holidays for schools)
Note
Make sure to enter a “To Date” at the top if you choose “Holiday repeated yearly on a range”
Finalement, décidez d’appliquer ce jour de fermeture à toutes les bibliothèques ou bien uniquement à celle que vous avez sélectionnée initialement
Si vous préférez saisir toutes les fermetures et ensuite toutes les copier d’un coup vers un autre site, vous pouvez utiliser le menu Copier en-dessous du calendrier
Après avoir sauvegardé vous verrez les événements affichés sous le calendrier
Editing events
Pour modifier un jour de fermeture :
Cliquez dans le calendrier sur le jour que vous voulez modifier.
Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.
Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.
En cliquant sur des jours de fermeture répétables vous obtiendrez des options sensiblement différentes
In the form above you will note that there is now an option to “Generate an exception for this repeated holiday” and “Generate exceptions on a range of dates” choosing one of these options will allow you to make it so that this date is not closed even though the library is usually closed on this date.
Dans ce formulaire, vous pouvez modifier ou supprimer les jours de fermeture. Pour valider la modification ou la suppression, cliquez sur “Enregistrer”.
Additional help
Quand vous ajoutez ou que vous modifiez des jours de fermeture, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire en cliquant sur le plus bleu qui se trouve en regard des différentes rubriques du formulaire.
CSV profiles
Get there: More > Tools > Additional tools > CSV profiles
CSV profiles are created to define how you would like your cart or list to export.
Add CSV profiles
To add a CSV profile
Click on “New CSV profile”
Le “Nom du profil” sera visible sur le menu déroulant d’export lorsque vous choisirez “Télécharger” à partir de votre panier ou d’une liste
Le “Type de profile” détermine quels types de champs vous planifiez utiliser (MARC ou SQL) pour définir votre profil
Si vous choisissez MARC alors vous devrez inscrire des champs MARC
Si vous choisissez SQL alors vous devrez inscrire des champs de base de données SQL
The “Usage” field is used to indicate what type of report this CSV profile is used with
“Export records” (only available with MARC profile type): this is used to export records from your cart or lists
“Late serial issues claims” (only available with SQL profile type): this is used to export late issues of serial subscriptions
“Export late orders” (only available with SQL profile type): this is used to export late orders in the acquisitions module
- “Basket export in acquisition” (only available with SQL profile
type): this is used to download records from acquisitions baskets
- “Export lost items in report” (only available with SQL profile
type): this is used to export a CSV from the lost items report
The “Profile description” is for your own benefit, but will also appear in the OPAC when patrons download content, so make sure it’s clear for your patrons as well
Le Séparateur CSV est le caractère utilisé pour séparer les valeurs et les groupes de valeurs
Note
L’option la plus courante est la virgule car la plupart des tableurs savent ouvrir des données séparées par des virgules (en France, privilégier le point-virgule).
Le Séparateur de champ est le caractère utilisé pour séparer les champs dupliqués.
Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs zone 650 et voici le séparateur qui apparait entre chaque dans la colonne
Le Séparateur de sous-champs est le caractères utilisé pour séparer les sous-champs dupliqués.
Exemple : Vous pouvez avoir plusieurs sous-champs $a dans un champ.
La rubrique Encodage vous permet de définir l’encodage des caractères utilisé dans le fichier.
The “Only available on the staff interface” checkbox (only for MARC profile types) lets you limit this CSV profile to staff interface only, meaning patrons will not be able to use this profile to export their cart or lists from the OPAC
Finally format your CSV file using the “Profile MARC fields” or “Profile SQL fields” box
Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC or biblio.title|biblio.author for SQL
Note
You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with a header, followed by the equal sign. Example: Personal name=100|title=245$a|300
When you have entered in all of the information for your profile, simply click “Submit” and you will be presented with a confirmation that your profile has been saved.
Modify CSV profiles
Once you have created at least one CSV profile an “Edit profile” tab will appear next to the “New profile” button.
Sélectionnez le profil que vous souhaitez éditer et modifier les champs nécessaires.
Après avoir soumis vos modifications, vous verrez un message de confirmation en haut de l’écran
Pour supprimer un profil, cochez l’option “Supprimer le profil sélectionné” avant de cliquer “Valider”
Using CSV profiles
Your CSV profiles will appear on the export list or cart menu under the “Download” button in both the staff client and the OPAC
Log viewer
Get there: More > Tools > Additional tools > Log viewer
Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the log viewer.
Note
The warning sign next to a module name indicates that the actions in this module are not logged. Change your logs preferences to log actions from a module.
En choisissant différentes combinaisons parmi les options proposées, vous produirez un fichier log spécifique.
A query for all logs related to the Circulation module produces a result
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: logst).
Annonces
Get there: More > Tools > Additional tools > News
Le module des annonces permet aux bibliothécaires de poster des informations qui apparaîtront dans l’interface publique (OPAC) ou professionnelle.
To add news to either the OPAC, the staff interface or a circulation receipt:
Click “New entry”
Code: enter a unique code for this news item
Display location: choose where to put the news
Librarian and OPAC interfaces: content will appear on the staff interface main page as well as in the news block on the OPAC
Librarian interface: content will appear on the staff interface main page
OPAC: content will appear in the top middle part of the OPAC page
Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you and your users to subscribe to library news
You can allow your users to choose to see branch-specific news with the OpacNewsLibrarySelect system preference
Slip: content will appear on the circulation receipts
Note
This can be activated or deactivated in the Notices & slips tool
Library: choose the library for which this news item will be shown
Prior to end users logging in to the OPAC only new items listed to appear for “All libraries” will display unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration. See installation for details.
Publication date: use the publication date field to control from which date your news item appears
Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)
Publish on current date: set publication date as 7 May 2019
Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019
Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019
Expiration date: use the expiration date field to automatically stop showing the news item when it is no longer relevant.
If this field is empty the news item will be shown until you remove it manually
Appear in position: you decide in what order your news items appear
If the field is left empty, the news will appear from newest to oldest
In this field, 0 is the top-most position; the larger the number, the lower in the list the news will appear
You can enter the news title and text for each language installed
Note
You can choose which type of editor to use here (either a text editor or a WYSIWYG (what you see is what you get) editor) with the AdditionalContentsEditor system preference.
Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur “Valider”
Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay system preference, you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person).
HTML customizations
Get there: More > Tools > Additional tools > HTML customizations
Koha’s HTML customizations tool allows staff to post content to the OPAC.
To add content to the OPAC:
Click “New entry”
Code: enter a unique code for this additional content item
Display location: choose where to put the content
The following image shows where each block is displayed on the OPAC’s main page
Note
OpacNav and OpacNavBottom are system preferences and the Quote of the day feature is found in the tools module. The rest of the customizable blocks are managed in the HTML customizations tool.
OpacNavRight: content will appear on the right side of the OPAC page
opacheader: content will appear at the top of the OPAC page
OpacCustomSearch: content will replace the simple search bar at the top of the page
OpacMainUserBlock: content will appear in the middle of the OPAC’s main page
opaccredits: content will appear at the bottom of the page
OpacLoginInstructions: content will appear under the login box on the OPAC’s main page
OpacSuggestionInstructions: content will replace the text at the top of the purchase suggestion form on the OPAC
ArticleRequestsDisclaimerText: content will appear and patron will have to accept before they can continue to the article request form; use for any copyright/disclaimer patrons need to be aware of regarding photocopies or scans of articles or chapters
Library: choose the library for which this content will be shown
Prior to end users logging in to the OPAC only content blocks listed to appear for “All libraries” will display unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration.
Publication date: use the publication date field to control from which date your content appears
Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)
Publish on current date: set publication date as 7 May 2019
Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019
Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019
Expiration date: use the expiration date field to automatically stop showing the content when it is no longer relevant.
If this field is empty the content will be shown until you remove it manually
Appear in position: you decide in what order your content appear, when there is more than one in the same display location
If the field is left empty, the content will appear from oldest to newest
In this field, 0 is the top-most position; the larger the number, the lower in the list the content will appear
You can enter the content title and text for each language installed
Note
The title is not shown for additional content. It mostly serves to know at a glance what the content is about when looking at the list of additional content items. If you want a title to appear, you must add it in the text portion.
Note
You can choose which type of editor to use here (either a text editor or a WYSIWYG (what you see is what you get) editor) with the AdditionalContentsEditor system preference.
Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur “Valider”
Pages
Get there: More > Tools > Additional tools > Pages
The pages tool is a tool to create custom additional pages in the OPAC and in the staff interface. It is based on the same tool as the news and the HTML customizations, therefore it works in the same way.
To add a new page:
Click “New entry”
Display location: choose the interface from which this page should be accessed
Librarian and OPAC interfaces: two links will be created, one for the OPAC and one for the staff interface
Librarian interface: a link for the staff interface will be created
OPAC: a link for the OPAC will be created
Library: choose the library for which this page will be available
If an OPAC page is limited to a library, only logged in users whose home library matches the page library will be able to access the page.
Pages limited to a library will not be accessible to OPAC users who are not logged in, unless your system administrator has configured an “OPAC_BRANCH_DEFAULT” override in virtual host configuration.
If a staff interface page is limited to a library, only staff logged into that library will be able to access the page.
Publication date: use the publication date field to control from which date your page is accessible, if it should only be accessed at a future date.
Expiration date: use the expiration date field to remove the page after a specific date.
If this field is empty the page will be available until you remove it manually
Appear in position: this field does not affect pages, it is only used by other additional content
You can enter the page title and content for each language installed
Note
You can choose which type of editor to use here (either a text editor or a WYSIWYG (what you see is what you get) editor) with the AdditionalContentsEditor system preference.
Après avoir rempli tous les champs, cliquer sur “Valider”
In the table, a link will be generated for the OPAC or the staff interface or both. Use this link in HTML customizations, news or system preferences such as IntranetNav or IntranetmainUserBlock so that the patrons or staff members can access the new page.
Task scheduler
Get there: More > Tools > Additional tools > Task scheduler
Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.
To schedule a task, visit the task scheduler and fill in the form
L’heure courante du serveur vous montre l’heure de votre serveur. La planification de tous vos états est basée sur cette heure-là, pas sur votre heure locale.
L’heure doit être entrée sous la forme hh:mm
La date doit être saisie en utilisant le calendrier pop up
Choisissez l’état que vous voulez programmer
Choisissez de recevoir le texte du résultat ou bien un lien vers le résultat
Saisissez dans Courriel l’adresse de la personne qui recevra l’état
Le planificateur de tâche sert à programmer l’exécution d’un rapport.
Vous pouvez également planifier les états directement depuis la liste des états enregistrés en cliquant sur le lien Planifier
Problème
Le Planificateur de tâches ne fonctionnera pas si l’user du serveur web n’a pas la permission de l’utiliser. Pour trouver si le bon user a les permissions nécessaires, vérifiez /etc/at.allow pour voir les utilisateurs. Si vous n’avez pas ce fichier, vérifiez /etc/at.deny. Si at.deny existe mais est vide, alors tous les users peuvent l’utiliser. Voyez avec votre administrateur système pour ajouter l’user au bon endroit afin que le planificateur de tâches fonctionne.
Edit quotes for QOTD feature
Get there: More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD feature
This tool will allow you to add and edit quotes to show on the OPAC or the staff interface.
To turn this feature on set the QuoteOfTheDay system preference to either “OPAC”, “staff interface”, or both, and add at least one quote using this tool.
In the OPAC, the quotes will appear above the “OpacMainUserBlock” news block.
In the staff interface, the quotes will appear under the news on the left side.
Add a quote
Pour ajouter une nouvelle notification
Click the “New quote” button in the toolbar.
Fill out the form.
Source: enter the source of the quote, e.g. the name of the person who said the quote
Text: enter the text of the quote
Avertissement
Les champs « Source” et « Texte » doivent être remplis tous les deux pour sauver la nouvelle citation.
Click “Submit” to save the new quote.
The new quote should now be visible in the list.
Import quotes
You can import a batch of quotes as a CSV file. Your file must contain two columns in the form: « source », »text » with no header row.
Note
Vous serez invité à confirmer le téléchargement des fichiers de plus de 512 Ko de mémoire
Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut de la page
Scannez les codes à barres des documents à renouveler
Après avoir sélectionné le fichier au format CSV, cliquer sur le bouton « Ouvrir » et le fichier sera chargé dans une table temporaire modifiable.
From the listing you can edit either the “Source” or “Text” fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.
Quand vous êtes satisfait de vos citations, cliquer sur “Enregistrer Citations” dans la barre de menu et elles seront sauvegardées.
Edit a quote
To edit a quote, click on the “Edit” button to the right of the quote.
Edit either the “Source” or “Text” fields.
Click “Submit” to save the quote.
Delete a quote
To delete a quote, click on the “Delete” button to the right of the quote.
Confirm the deletion by clicking “Delete”.
Télécharger
Get there: More > Tools > Additional Tools > Upload
This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.
Upload files
When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.
Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the “Browse” button.
Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.
Search files
All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files
You will be presented with the results of your search.
Access files
Get there: More > Tools > Additional Tools > Access files
This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file. In order to be able to access the tool, a staff patron requires the superlibrarian or access_files patron permission
OPAC problem reports
Get there: More > Tools > Additional tools > OPAC problem reports
This tool is used to manage the problem reports sent by patrons via the OPAC.
Note
This tool only appears if you have enabled the OPACReportProblem system preference.
From this tool, you will see all the problems that were reported by patrons on the OPAC.
From the “Actions” column, you can
“Mark viewed”: mark this problem report as viewed, this will change the status of the problem report to “Viewed”
“Mark closed”: close this problem report, this will change the status of the problem report to “Closed”
“Mark new”: mark this problem as new (i.e. not viewed), this will revert the status back to “New”.
You can also batch change statuses by checking the boxes next to the problem reports you want to change and use the button at the top of the page.
Cash management
Koha includes a number of options for dealing with monetary transactions and actions to allow for fine grained tracking of these processes for audit and analytic processes.
Cash registers
Cash registers can be used to track transactions to a specific location in your library. This can be especially helpful for detailing where cash has been taken for payments and then when this cash is subsequently removed and taken to the bank.
Setup
To enable the use of cash registers, you must turn on the UseCashRegisters system preference.
You can then configure cash registers for your library from the cash registers page in the administration module.
Cashup
The action of “cashing up” can be recorded against a cash register from both the library details and register details pages.
Clicking the Record cashup button will simply record the date and time that the action has taken place and is intended to allow the regular record of when money is collected from the cash register and taken to the bank.
Both of the above pages utilize the cashup record to limit the display of transactions/summaries to only pertinent information, since the last cashup.
Once a cashup has taken place, a summary of the transactions taken during that cashup period is available for display, and printing, via the Summary link found next to the last cashup date on the register details page.
Cash summary for library
Get there: Home > Tools > Cash summary for library
A summary of transaction amounts associated to a libraries cash registers can be found under the “Cash summary for library” page tool.
The summary will list registers associated with your logged in branch alongside information about how much money should be found in each register, what is available to take to the bank and a breakdown of income vs outgoings.
Note: You can also access this page from the left hand menu available on the Point of sale page when that module is enabled.
Transaction history for register
Get there: Home > Tools > Cash management > Transaction history for register
A list of all transactions to have taken place at a register is available by clicking on the cash register name from the library details page.
If you have the correct permissions, you can re-print receipts, issue refunds and record cashups from this page.
Note: You can also access this page from the left hand menu available on the Point of sale page when that module is enabled.
Commentaires
Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Comments
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