Adhérents
Before importing or adding patrons be sure to set up your patron categories.
Inscrire un nouvel adhérent
Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.
Aller à : Adhérents
Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.
Cliquer sur « Nouvel Adhérent »
Les champs apparaissant dans la fiche adhérent peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField
Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField
First, enter the identifying information regarding your patron
“Salutation” is populated by the BorrowersTitles system preference
Note
If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.
Par exemple :
Firstname: Nicole C. Surname: Engard Initials: NCE
Sur le ticket vous pouvez imprimer <<borrowers.initials>> à la place du nom complet (NCE).
Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:
Firstname: Nicole Surname: Engard Initials: E
Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).
If this patron is a child, you will be asked to attach the child patron to an adult patron (guarantor)
Note Guarantors can only be attached to patrons whose category is of the “Child”, “Professional” or “Organization” type.
If the guarantor is a patron of the library, click “Search to add” to search your system for an existing patron
Click “Select” to choose the patron
Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système borrowerRelationship
Note
It is possible to add more than one guarantor to a patron account (both parents for example).
If the guarantor is not a patron, you can still add their information in the “Non-patron guarantor” section.
Next enter the main address and contact information
Note
The street type is populated by the ROADTYPE authorized values
For contact information, note that the primary phone number and primary email address are the ones that appear on notices and slips printed during circulation (receipts, transfer slips and hold slips). The primary email is also the one that overdue notices and other messages go to.
You can also record an alternate address for each patron. This could be used in an academic setting to store the patron’s home address for example.
Each patron can have an alternate contact. An alternate contact could be a parent or guardian, for example.
La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque
Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système autoMemberNum sur ce mode.
Note
Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.
Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.
Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque
You can create drop-down menus for these fields by adding values in the Bsort1 and Bsort2 authorized values categories
“Allow auto-renewal of items” is used to control whether this patron wants to automatically renew their checkouts. This requires the automatic_renewal cronjob to run daily.
“Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed This item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.
Next, the library set-up section includes additional library settings
La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.
The expiry date will automatically be calculated based on your patron category settings
The OPAC note is a note for the patron, it will appear in the patron’s online account on the OPAC
Note
See also OPAC messages
The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron
Les identifiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.
Staff will only be able to use this login information to log in to the staff interface if they have at least the catalogue permission.
Si vous avez activé le module Public empêché (avec la préférence système HouseboundModule), vous pourrez choisir un :ref:”rôle pour les services aux publics empêchés <housebound-patrons-label>” pour cet adhérent.
If you have set additional patron attributes in the administration module, these will appear next
Finally, if you have the EnhancedMessagingPreferences system preference set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.
See the definition of each notice in the advance notices and hold notices section
Important
Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents
Important
These preference can be altered by the patron via the OPAC if the EnhancedMessagingPreferencesOPAC system preference is set to “show”
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.
Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.
Note
Regardez la préférence système PatronDuplicateMatchingAddFields pour consulter ou changer quels champs sont utilisés pour détecter des doublons d’adhérents. Par défaut, il y a le nom, le prénom et la date de naissance.
Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:
If the patron’s category has an enrollment fee, the fee will be charged to the patron’s account when the account is created. You can then manage the charge in the patron’s accounting tab.
Ajout rapide d’un nouvel adhérent
Si votre banque de prêt est en surcharge et que vous souhaitez inscrire rapidement un adhérent, vous pouvez utiliser la fonction » ajout rapide « . Il s’agit d’une version abrégée du formulaire d’ajout d’adhérent avec seulement quelques champs nécessaires à remplir.
Cette fonction utilise deux préférences système : BorrowerMandatoryField et PatronQuickAddFields. Ce sont les deux préférences système qui déterminent les champs du formulaire d’ajout rapide.
Pour ajouter rapidement un adhérent, aller dans le module Adhérents
Aller à : Adhérents
Cliquer sur le bouton « Ajout rapide d’un adhérent »
You will be asked to choose a patron category.
Then, you will be presented with a shortened form.
Once the form is filled out, click on “Save”.
If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.
Ajout d’un adhérent Bibliothécaire
Tous les membres professionnels doivent être enregistrés en tant qu’adhérents de type « Professionnel ». Suivre les étapes normales dans Ajouter un adhérent pour inscrire un professionnel. Pour donner aux professionnels les droits d’accès à l’interface professionnelle, suivre les étapes dans Permissions des adhérents
Important
Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.
Ajout d’un adhérent de type statistique
Une façon de garder une trace des documents consultés à la bibliothèque est de les passer en prêt sur la carte d’un adhérent de type Statistique. L’enregistrement des prêts n’enregistre alors aucun prêt, il enregistre juste l’utilisation des documents dans la bibliothèque. Pour utiliser cette méthode, il faudra d’abord paramétrer dans les catégories d’adhérents une catégorie Statistique.
Ensuite, vous devez créer un compte adhérent de type statistique.
Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.
To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.
Dupliquer un adhérent
Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.
Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.
Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche
Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »
Note
En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)
Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent
Ajouter des photos de l’adhérent
Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur “Autoriser”.
Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.
Dans la fenêtre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.
Important
Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.
Modifier des adhérents
Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.
Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.
Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.
Koha cannot display existing passwords as they are encrypted in the database. Leave the field blank to leave password unchanged.
Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».
To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” button beside the section.
Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Gérer photo de l’adhérent”.
Ce formulaire n’apparaît pas si la préférence système patronimages est positionnée sur “Interdire”.
Pour télécharger un lot de photos, utilisez l’outil Ajouter des photos de l’adhérent.
Vous pouvez bloquer le prêt des adhérents en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue
Si vous voulez que le professionnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez cocher “Parti sans laisser d’adresse”.
Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez cocher “Carte perdue » pour empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.
Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle
Note
La suspension manuelle peut être paramétrée automatiquement dans le paramétrage des relances
Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé
Les adhérents enfants ne deviennent pas automatiquement adultes dans Koha, tant que le cron job “Mettre à jour les catégories des adhérents n’est pas exécuté. Pour transférer manuellement un adhérent Enfant à la catégorie Adulte, allez dans l’onglet “Plus” et sélectionnez “Transformer adhérent Enfant en Adulte”
Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant
Renouveler le compte d’un adhérent
When renewing a patron account you can either edit the the expiry date manually in the patron record or use the “Renew patron” option from the More menu in the toolbar at the top.
Using the latter the new expiry date will be calculated using the enrollment period configured for the patron category of the user. The system preference BorrowerRenewalPeriodBase determines if the new expiry date will be calculated from the current date or from the old expiry date.
One advantage of using the “Renew patron” option is that it will be logged as a membership renewal in the action_logs table and be visible as such when using the Log viewer or the Modificaton log from the patron account.
The renewal date of the patron account will be visible on the details tab.
If the patron is in a patron category with a membership fee, the charge will also be added upon renewal. You can then manage the charge in the patron’s accounting tab.
Supprimer le compte d’un adhérent
From the “More” drop-down, the patron account can be deleted.
There will be an alert if the patron has checkouts, holds, fines or credits.
If a patron has current checkouts, the deletion will not be possible.
If a patron has outstanding fines, the deletion will not be possible.
If a patron has unused credits, the option to delete the patron is possible but there will be a warning.
If a patron has existing holds on their account, the option to delete the patron is possible. The hold will be cancelled and moved to the old reserves table.
Gestion des comptes par les adhérents
Si vous autorisez des adhérents à modifier leur compte via l’OPAC avec la préférence OPACPatronDetails alors vous devrez approuver tous les changements dans l’interface professionnelle avant qu’ils soient appliqués. S’il y a des modifications d’adhérent en attente de validation, elles apparaîtront sur le tableau de bord de l’interface professionnelle en-dessous de la liste des modules (avec d’autres éléments attendant une validation).
Note
Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.
En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.
A partir de là, vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, « Supprimer » et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.
Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.
Fusionner des fiches adhérents
Si vous vous retrouvez accidentellement avec un adhérent avec deux cartes, il est possible de fusionner leurs fiches afin de ne pas perdre leur historique de prêt ou leurs réservations.
Dans la liste des adhérents, cochez les fiches que vous voulez fusionner et cliquez sur « Fusionner les adhérents sélectionnés ».
Note
It is possible to merge more than two records at a time.
Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.
The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.
Permissions de l’adhérent
Les permissions de l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires dans l’interface professionnelle.
Important
Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.
Définir les permissions des adhérents
Sur la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton « Plus » et choisissez « Définir les permissions » pour modifiez les autorisations de l’adhérent.
You will be presented with a list of preferences, some of which can be expanded by clicking the “Show details” link on the right title.
In all cases, if the parent permission is checked, the user has all the child permissions. If you want to set permissions on a more granular level, expand the section and only check the permissions you want that user to have.
Définition des permissions de l’adhérent
Access to all librarian functions (superlibrarian)
Note
Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres
Check out and check in items (circulate)
Remaining circulation permissions (circulate_remaining_permissions)
This permission grants all circulation rights except those covered by permissions listed below
Forcer le prêt malgré une limitation fixée (force_checkout)
With this permission a staff member will be allowed to override a check out restriction in the following cases:
restriction d’âge
le document est emprunté par un autre adhérent
le document n’est pas pour le prêt
l’adhérent a des documents en retard
le document est perdu
le document est très demandé
le document est réservé
Marquer les notes de prêt comme Vue/Non vues (manage_checkout_notes)
- The permission to manage the checkout notes written by users
through the OPAC
Gérer les suspensions des comptes (manage_restrictions)
Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent
Générer un rapport des documents en retard (overdues_report)
L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion
Outrepasser le blocage de renouvellement (override_renewals)
With this permission, a staff member can override renewals if there is a restriction
Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions
Staff access, allows viewing the catalogue in staff client (catalogue) Required for staff login.
Important
Must be given to all staff members to allow them to login to the staff interface
Manage Koha system settings (Administration panel) (parameters)
Manage account debit and credit types (manage_accounts)
Aller à la section des types de débit
Manage additional fields for baskets or subscriptions (manage_additional _fields)
Permet d’accéder à :ref:”la section des champs supplémentaires <additional- fields-label>”
Important
This permission requires that the staff member also have the “Edit an existing subscription” permission from the “Manage serial subscriptions” section and the “Manage basket and order lines” permission from the “Acquisition and/or suggestion management” section
Manage audio alerts (manage_audio_alerts)
The ability to access the audio alerts configuration in the administration module.
Manage authorized value categories and authorised values (manage_auth_ values)
The ability to access the auhorized values configuration in the administration module.
Gérer les règles de circulation (manage_circ_rules)
The ability to access the circulation and fines rules configuration in the administration module.
Manage circulation rules form any library (manage_circ_rules_from_ any_libraries)
If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library
The staff member still has to have the “Manage circulation rules” permission above.
Gérer les villes et communes (manage_cities)
The ability to access the cities and towns configuration in the administration module.
Gérer les sources de classification et leurs règles de remplissage (manage_classifications)
The ability to access the classification sources configuration in the administration module.
Gérer la configuration des colonnes (manage_column_config)
The ability the access the configure columns page in the administration module.
Gérer la configuration du Vouliez-vous dire ? (manage_didyoumean)
L’autorisation d’accéder à la configuration des Vouliez-vous dire? dans la partie administration.
Gérer les alertes de circulation (manage_item_circ_alerts)
The ability to access the item circulation alerts configuration in the administration module.
Manage item search fields (manage_item_search_fields)
The ability to access the item search fields configuration in the administration module.
Manage item types (manage_itemtypes)
The ability to access the item types configuration in the administration module.
Manage keyboard shortcuts for the advanced cataloging editor (manage_ keyboard_shortcuts)
L’autorisation d’accéder à la configuration des raccourcis clavier dans le module Administration
Gérer les bibliothèques et les groupes de bibliothèque (manage_libraries)
The ability to access the libraries and library groups configuration pages in the administration module.
Manage Mana KB content sharing (manage_mana)
L’autorisation d’accéder au :ref:”partage de contenu avec Mana KB <share-with-mana-kb-label>” dans le module Administration
Gérer les grilles MARC de catalogage et d’autorités et les tester (manage_marc_frameworks)
The ability to access the MARC bibliographic framework, authority types, Koha to MARC mapping, and MARC Bibliographic framework test configuration areas in the administration module.
Gérer les règles de concordance (manage_matching_rules)
The ability to access the record matching rules configuration in the administration module.
Manage OAI sets (manage_oai_sets)
L’autorisation d’accéder à la Configuration des sets OAI dans la partie administration.
Manage extened patron attributes (manage_patron_attributes)
The ability to access the patron attribute types configuration in the administration module.
Manage patron categories (manage_patron_categories)
L’autorisation d’accéder à la configuration des Catégories d’adhérents dans la partie administration.
Manage search engine configuration (manage_search_engine_config)
The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.
Gérer la configuration Z39.50 et des serveurs SRU (manage_search_targets)
L’autorisation d’accéder à la configuration des serveurs Z39.50/SRU dans la partie administration.
Gérer les fournisseurs de SMS (manage_sms_providers)
The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.
Manage global system preferences (manage_sysprefs)
The ability to access the global system preferences in the administration module.
Manage library transfer limits and transport cost matrix (manage_transfers)
L’autorisation d’accéder aux pages de configuration :ref:”des règles de transferts <library-transfer-limits-label>” et :ref:”de la matrice des coûts de transport <transport-cost-matrix-label>” dans le module Administration.
Manage usage statistics settings (manage_usage_stats)
L’autorisation d’accéder à la configuration du partage des statistiques d’usage dans le module Administration.
Autres permissions de paramétrage du système (parameters_remaining_permissions)
The ability to access all remaining areas in the administration module.
Add, modify and view patron information (borrowers)
Ajouter, modifier et afficher les informations de l’adhérent (edit_borrowers)
Le droit d’accéder au module Adhérents pour afficher les fiches d’adhérents, autant pour ajouter de nouveaux adhérents que les modifier.
View patron infos from any libraries (view_borrower_infos_from_any_libraries)
If not set the logged in user will only be able to access patron information from their own library or group of libraries.
Set user permissions (permissions)
The ability to set permissions for other staff members
Place and modify holds for patrons (reserveforothers)
Modify holds priority (modify_holds_priority)
Allows staff members to alter the holds priority (moving patrons up and down the queue)
Faire des réservations pour les usagers (place_holds)
Allows staff members to place holds in the staff interface
Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data) (editcatalogue)
Use the advanced cataloging editor (advanced_editor)
Grants the ability to use the advanced cataloging editor in the cataloging module
Note
Staff members with this permission need to also have the “Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data)” permission
Supprimer tous les exemplaires à la fois (delete_all_items)
Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage
Editer le catalogue (Modifier les données bibliographiques / d’exemplaires) (edit_catalogue)
Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Catalogage <#cataloging>
Edit items (edit_items)
Droit de faire des modifications d’exemplaires, mais pas de notices bibliographiques
Limiter la modification exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedEditing (edit_items_restricted)
If checked, the staff member will only be able to modify some item subfields
Note
Veuillez noter que l’autorisation “Modifier les exemplaires” est toujours nécessaire
Fast cataloging (fast_cataloging)
The ability to catalog using only the Fast add framework found on the Circulation page
Manage patrons fines and fees (updatecharges)
Discount debits for patrons (discount)
Grant the ability to apply discounts to charges
Payout credits to patrons (payout)
Grant the ability to reimburse credits to patrons
Refund payments to patrons (refund)
Grant the ability to refund payments that patrons have already made to the library
Autres permissions permettant de gérer les amendes et frais (remaining_permissions)
Grant the ability to manage fines and fees other than the actions described in the other subpermissions (dicounts, payouts, refunds and writeoffs)
Write off fines and fees (writeoff)
Grants the ability to write off patron fees
Acquisition and/or suggestion management (acquisition)
Note
All the acquisitions sub-permissions give access to the acquisitions home page. That means that staff who have one or more of the following permissions will be able to view the budgets, search and view vendor information, and view invoices.
Ajouter et supprimer les budgets (sans possibilité de modification) (budget_add_del)
Grants the ability to add and delete funds within a budget
Note that the budget_manage and budget_modify permissions are required for this one to work correctly
Manage funds (budget_manage)
Grants the ability to acces the fund administration page
Note that this only gives viewing access to the page, you will need to give your staff budget_add_del and budget_modify if you want them to be able to make changes to the funds
Manage all funds (budget_manage_all)
Grants viewing access to all funds regardless of restrictions on them (owner, user or library restrictions)
Note that the budget_manage permission is required
Modifier les budgets (modifier les lignes existantes, sans pouvoir en créer de nouvelles) (budget_modify)
Grants the ability to edit fund information and amounts
Note that the budget_add_del and budget_manage permissions are required for this one to work correctly
Manage contracts (contracts_manage)
Grants the ability to add, edit and delete contracts with vendors
Gérer les devises et taux de change (currencies_manage)
L’autorisation d’accéder à la page de configuration des Devises et taux de change.
Manage EDIFACT transmissions (edi_manage)
Grants the ability to access the EDI account administration page, the library EANs administration page and access sent EDI messages
In order to be able to send orders via EDI, your staff member also needs the
Gérer les bordereaux de commande (group_manage)
Grants the ability to create, edit, close and delete basket groups
Gérer les paniers et lignes de commande (order_manage)
Grants the ability to place orders, including creating baskets, adding order lines, closing baskets, etc.
Gérer tous les paniers et lignes de commande, quelques soient les restrictions qui leur sont attribuées (order_manage_all)
Grants the ability to manage all baskets and orders even if they are restricted to the owner, users or library
Note that the order_manage permission is required
Réceptionner les commandes et gérer les colis (order_receive)
Grants the ability to create invoices, receive items and claim late orders
Gérer les budgets (period_manage)
Grants access to the budget administration page and the ability to create, edit and delete budgets
This permission does not give the ability to edit budget funds.
Gérer les prévisions budgétaires (planning_manage)
Grants the ability to view budget planning
Note that the budget_manage and the period_manage permissions are required for this one to work
Gérer les suggestions d’achat (suggestions_manage)
Donne le droit de :ref:`gérer les suggestions d’achat <managing-purchase-suggestions-label>, y compris la création de nouvelles suggestions et la modification des statuts des suggestions
Manage vendors (vendors_manage)
Grants the ability to add, edit and delete vendors
Note that vendors are used in the acquisition and the serials module.
Use all tools (tools)
Access to the files stored on the server (access_files)
Access to the Upload tool
Télécharger les photos des adhérents par lots ou une à une (batch_upload_patron_images)
Access to the Image upload tool
Supprimer les anciens adhérents et rendre anonyme l’historique des prêts / lectures (supprime l’historique de lectures des adhérents) (delete_anonymize_patrons)
Aller à l” outil d’anonymisation des adhérents
Définir les jours de fermeture de la bibliothèque (edit_calendar)
Access to the Calendar/holidays tool
Rédiger des annonces pour l’OPAC et l’interface professionnelle (edit_news)
Access to the News tool
Paramétrer les relances pour les documents en retard (edit_notice_status_triggers)
Access to the Overdue notice status/triggers tool
Définir les notifications (edit_notices)
Access to the Notices and slips tool
Lancer la modification par lot des adhérents (edit_patrons)
Access to the Batch patron modification tool
Edit quotes for the quote-of-the-day feature (edit_quotes)
Access to the Quote of the Day (QOTD) Editor
Exporter des données bibliographiques et d’exemplaires (export_catalog)
Access to the Export data tool
Importer des données sur les adhérents (import_patrons)
Access to the Import patrons tool
Perform inventory of your catalog (inventory)
Aller à l” outil d’inventaire
Lancer la suppression par lot d’exemplaires (items_batchdel)
Access to the Batch item deletion tool
Lancer la modification par lot d’exemplaires (items_batchmod)
Access to the Batch item modification tool
Limiter la modification par lot d’exemplaires aux sous-champs définis dans la préférence système SubfieldsToAllowForRestrictedBatchmod (items_batchmod_restricted)
Restricts the batch item modification tool to modify only the subfields defined in the SubfieldsToAllowForRestrictedBatchmod preference
Veuillez noter que l’autorisation items_batchmod est toujours obligatoire
Créer des étiquettes et des codes à barres imprimables à partir des données du catalogue et des adhérents (label_creator)
Accéder aux outils de :ref:”Création de carte d’adhérent <patron-card-creator-label>”, de Création d’étiquettes et de :ref:` Création d’étiquettes rapide <quick-spine-label-creator-label>`
Gérer les profils d’export CSV (manage_csv_profiles)
Access to the CSV profiles tool
Add, edit and delete patron lists and their contents (manage_patron_lists)
Aller à l”outil listes d’adhérents
Gérer les notices MARC téléchargées, incluant l’importation dans le catalogue et l’annulation de l’importation (manage_staged_marc)
Access to the Manage staged MARC records tool
Gérer les modèles de transformation MARC (marc_modification_templates)
Aller à l’outil de modèles de transformation MARC
Modérer les commentaires des adhérents (moderate_comments)
Access to the Comments tool
Modérer les tags des adhérents (moderate_tags)
Aller à l’outil de gestion des Tags
Effectuer la suppression de notices (bibliographiques ou autorités) par lot (records_batchdel)
Access to the Batch record deletion tool
Effectuer la modification de notices (bibliographiques ou autorités) par lot (records_batchmod)
Access to the Batch record modification tool
Gérer les collections tournantes (rotating_collections)
Aller à l’outil de ref:Collections tournantes <rotating-collections-label>
Planifier les tâches à exécuter (schedule_tasks)
Aller à l’outil Planificateur de tâches
Télécharger des notices MARC dans le réservoir (stage_marc_import)
Aller à l’outil Télécharger des notices dans le réservoir
Upload any file (upload_general_files)
Access to upload files via the Upload tool
Upload local cover images (upload_local_cover_images)
Access to the Upload local cover image tool as well as permission to add and delete local cover images from the record detail page
Gérer les fichiers téléversés (upload_manage)
Access to uploaded files via the Upload tool
Note that the upload_general_files permission is required for this permission to work
Consulter les logs du système (view_system_logs)
Aller à l’outil Visualiseur des logs
Edit authorities (editauthorities)
Grants the ability to create, edit and delete authority records
Note that it is possible to search authority records with only the catalogue permission
Manage serial subscriptions (serials)
Vérifier l’expiration d’un périodique (check_expiration)
Donne la permission de vérifier l’expiration d’un périodique
Claim missing serials (claim_serials)
Gives the ability to claim missing issues
Créer un nouvel abonnement (create_subscription)
Gives the ability to add new subscriptions
Supprimer un abonnement existant (delete_subscription)
Gives the ability to delete serial subscriptions
Modifier un abonnement existant (edit_subscription)
Donne la possibilité de modifier un abonnement de périodique existant
Cette autorisation ne comprend pas la capacité à supprimer ou à créer un abonnement
Réception des périodiques (receive_serials)
Gives the ability to receive issues of existing subscriptions
Renouveler un abonnement (renew_subscription)
Donne la permission de renouveler les abonnements de périodiques
Routing (routing)
Donne la possibilité de gérer les :ref:”listes de routage <create-a-routing-list-label>”
Gérer les abonnements de tous les sites (superserials)
This permission is only useful if the IndependentBranches system preference is used
Allow access to the reports module (reports)
Reports found on the Circulation page are not controlled by this permission; this only controls access to the :ref:Reports module <reports-label>`
Reports in the Statistics wizard section and the other reports on the main reports page can be run with any one of the following permissions. They only affect the SQL reports.
Créer des rapports SQL (create_reports)
The ability to create guided reports or SQL reports, but not run saved ones
Supprimer des rapports SQL (delete_reports)
The ability to delete saved SQL reports
Note that you need execute_reports in order to be able to delete them
Exécuter des rapports SQL (execute_reports)
The ability to run custom SQL reports, but not create or edit them
Allow staff members to modify permissions for other staff members (staffaccess)
This permission requires the borrowers permission above
Réserves de cours (coursereserves)
Autoriser l’accès au module de réserve de cours
Notez que si la préférence système :ref:`UseCourseReserves`n’est pas activée, ces permissions n’auront aucun effet
Add course reserves (add_reserves)
Grants the ability to add items to existing courses
Remove course reserves (delete_reserves)
Grant the ability to remove items from existing courses
Add, edit and delete courses (manage_courses)
Grants the ability to create, edit and delete courses, but not manage the items
Koha plugins (plugins)
Configure plugins (configure)
Gives the ability to run the “configure” section of a plugin if it has one
Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins
Manage plugins (manage)
Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins
Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins
Use report plugins (report)
Possibilité d’utiliser les plugins rapport
Utiliser les plugins outils (tool)
Possibilité d’utiliser les plugins outils
Lists (lists)
Important
Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.
Delete public lists (delete_public_lists)
The ability to delete public lists created by someone else
Patron clubs (clubs)
Créer et modifier des clubs (edit_clubs)
Créer et modifier les clubs d’adhérents avec :ref:” l’outil Club d’adhérents <patron-clubs-label>`
Créer et modifier des modèles de clubs (edit_templates)
Créer et modifier les modèles de club avec :ref:”l’outil Club d’adhérents <patron-clubs-label>”
Enroll patrons in clubs (enroll)
Enroll patrons from the patron file
The borrowers permissions is required in order to enroll patrons in clubs
Create and modify interlibrary loan requests (ill)
Donner l’accès au :ref:”module de Prêt Entre Bibliothèques (PEB) <ill-requests-label>”
Self check modules (self_check)
Se connecter au module de retour en libre service (self_checkin_module)
Note
This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality
Perform self checkout at the OPAC (self_checkout_module)
Note
This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference
Manage stockrotation operations (stockrotation)
Add and remove items from rotas (manage_rota_items)
Staff with only this permission will be able to manage the items in the rotas, but not the rotas themselves
Create, edit and delete rotas (manage_rotas)
Staff with only this permission will be able to manage the rotas, but not the actual items
Gestion de la trésorerie (cash_management)
Add, edit and archive cash registers (manage_cash_registers)
Les bibliothécaires avec ces permissions pourront gérer les encaissements dans le module Administration
Access the point of sale page and take payments (takepayment)
Grants access to the point of sale module
Informations adhérent
Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.
Aller à : Adhérents > Parcourir ou chercher un adhérent > Cliquer sur le nom de l’adhérent
Check out
Pour des informations sur le prêt de documents, cliquez sur la section Prêt de ce manuel.
Les membres du personnel peuvent accéder à l’écran de leurs propres emprunts en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mes prêts”
Details
Note
Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”
Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.
Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.
A child patron will list their guarantor
On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed
If the age of the patron is outside the age range defined in their patron category a warning will appear on their record.
Circulation summary
Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.
Checkouts
The first tab shows the items the patron currently has checked out.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : issues-table).
Relatives” checkouts
If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.
Charges
The Charges tab will only show in the patron accounts that have unpaid amounts or unused credits.
The tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the accounting tab.
Holds
If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.
Note
The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.
From here you can manage the patron’s holds: change the pickup library, cancel or suspend holds.
Note
Vous serez autorisés à suspendre les réservations seulement si la préférence système SuspendHoldsIntranet est paramétrée sur « Permettre ».
Note
Si, lors de la suspension d’une réservation, vous souhaitez pouvoir définir une date de ré-activation automatique de la réservation, paramétrez la préférence système :ref:”AutoResumeSuspendedHolds` sur “Permettre” et assurez-vous d’activer le cron job :ref:”unsuspend_holds <cron-unsuspend-holds-label>”.
Article requests
If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.
The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.
Restrictions
L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.
Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.
- There are four kinds of restrictions:
Manual
Overdues
Suspension
Discharge
Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.
The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.
Cette suspension ne sera levée automatiquement au retour des documents en retard que si la préférence système AutoRemoveOverduesRestrictions est paramétrée sur « Permettre ».
In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.
Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.
Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.
Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.
On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.
If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.
Note
If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:
Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.
Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.
Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.
Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.
Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.
Set the BlockExpiredPatronOpacActions system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.
Clubs
If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.
Accounting
The patron’s complete accounting history will appear on the Accounting tab. The Accounting tab will show all types of charges and credits: overdue fines, membership fees, rental fees, reserve fees and any other charge you may have for patrons.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : account-fines).
The Transactions tab will show you the following columns:
Date: the date the charge, payment or credit was posted
Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée
Account type: what type of charge, payment or credit it is
In cases where an account type may have an accompanying status it will be displayed alongside the accounttype in brackets.
Description of charges: a description of the charges including the due date for overdue items and a link to the item record where one is available
Barcode: if the charge is linked to a particular item, the barcode is displayed
Due date: if the charge is an overdue fine, the due date is displayed
Checkin date: if the charge is an overdue fine, the checkin date is displayed
Checkout date: if the charge is an overdue fine, the check out date is displayed
Home library: if the charge is linked to a particular item the home library is displayed
Note: toutes les notes à propos des frais/paiement
If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way
Montant: le montant total du paiement ou des frais
Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé
Actions:
A selection of actions available to take upon the account line as detailed below
En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.
Actions
Action buttons will be available for the different account lines depending on the users available permissions and the account type and status.
A button to print a receipt for that line item
A button to show further details about the charge and any payments that have been made
A button to void (reverse) a payment/credit
This button will only appear on a payment/credit line. Upon voiding the line it will reverse the payment process restoring the amountoutstanding for any debts/debits which the payment/credit may have previously been used to offset. This action is most commonly used to correct cases where a payment was recorded but never actually recieved. The credit line will be set to a zero amount and updated to VOID.
A button to cancel (remove) a charge/debit
This button will only appear on a charge/debit line that has not already had any payment/credits applied to it. Upon cancelling the line it will be marked as “Cancelled” and a CANCELLATION line will be added and offset against it. This action is most commonly used to correct cases where a charge was made mistakenly.
A button to pay against charges/debits with outstanding amounts
This button will appear against any charge/debit with an outstanding amount. The subsequent page can be used to pay or writeoff the line partially or in full with a PAYMENT or WRITEOFF line will being added.
A button to issue a payout of credit
This button will appear against any credit line that has an amount outstanding and you have the payout permission. It allows the librarian to return outstanding credit to the patron and record the action with a PAYOUT line.
A button to issue a refund against a charge/debit
This button will appear against any charge/debit line that has been paid or partially paid and you have the refund permission. The subsequent modal dialogue will allow you to partially or fully refund the offset debt, either in CASH or by means of a credit added to the account.
A button to apply a discount to a charge/debit
This button will appear against any charge/debit which has not already been offset by a credit/payment and you have the discount permission. The subsequent modal dialogue will allow you to add a discount upon the charge.
Charging fines/fees
La plupart des frais et des amendes seront facturés automatiquement si le :ref:`cron job lié aux amendes <cron-fines-label> est activé. Les amendes seront aussi facturées au retour d’un document en retard, si la préférence système :ref:”CalculateFinesOnReturn” est activée.
Fines will be charged based on your circulation and fines rules
Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area
Le coût du prêt est facturé sur le base du paramétrage dans l’administration des :ref:”Types de document <item-types-label>`
Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.
Creating a patron in a category with an enrollment fee.
Renewing a patron account in a category with an enrollment fee.
Pay and Writeoff fines
Each line item can be paid in full (or written off) using the “Make a payment” tab.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : pay-fines-table).
Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.
Payer une amende dans sa totalité
Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.
The full amount of the fine will be populated for you in the « Collect from patron » box
There is a change feature included in this payment process. An option to specify how much money was collected when paying a fine, as well as defining how much was paid on the fine. If these numbers are different (i.e. more money was collected) a popup displaying the amount of change to be given will be displayed and require confirmation before proceeding
If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type
Si la préférence système UseCashRegisters est activée, vous devrez choisir une caisse sur laquelle enregistrer la transaction
Cliquer sur « Confirmer »
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.
Note
If the FinePaymentAutoPopup system preference is enabled a print dialogue window will display. If change was given for this trancaction the details will be included when using this system preference.
En plus de leur impression, vous pouvez envoyer par courriel les reçus de paiement et d’abandon de créance avec la préférence système UseEmailReceipts.
Payer partiellement une amende
Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.
Enter the amount you are collecting from the patron in the « Collect from patron » box
Cliquer sur « Confirmer »
The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding
Payer le montant de toutes les amendes
Click the « Pay amount » button
Enter the amount you are collecting from the patron in « Collect from patron. » The sum of all fines is shown in « Total amount outstanding »
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.
Pay selected fines
Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Pay selected »
Entrez le montant payé en face des amendes.
Cliquer sur « Confirmer »
Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.
Passer une amende en pertes et profits
Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.
A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Writeoff selected fines
Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Writeoff selected ».
Click « Confirm ».
L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.
Writeoff all fines
Click the « Writeoff all » button
Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.
Void payments
If you accidentally mark and item as paid, you can reverse that line item by clicking “Void” to the right of the line
Once clicked a new line item will be added to the account showing the payment as ‘Voided’. The payment line is added back to the Pay fines tab as an outstanding charge.
Creating manual invoices
Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.
Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer
Pour ajouter des valeurs à la liste déroulante des types de facture, ajoutez-les à aux types de débit dans le module Administration.
Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.
Le champ description vous permet de décrire le coût
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Creating manual credits
Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.
Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer
Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.
Le champ description vous permet de décrire le crédit
Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.
Printing invoices
Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.
Routing lists
A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.
Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.
Circulation history
L’onglet d’historique des prêts est affiché si vous avez activé la préférence système intranetreadinghistory . Si vous avez activé la préférence système OPACPrivacy, et si l’adhérent a décidé que la bibliothèque ne peut pas garder l’historique de ses prêts, cet onglet n’affichera que les exemplaires qui sont actuellement empruntés.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : checkouthistory-table).
Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.
Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.
Holds history
The holds history tab shows all the holds the patron has made, with their status.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : holdshistory-table).
Log des modifications
Si vous avez configuré :ref:”BorrowersLog” pour suivre les changements apportés aux fiches des adhérents, l’onglet Log des modifications est visible et affiche toutes ces informations. Si vous avez aussi activé IssueLog`et :ref:`ReturnLog, vous verrez en plus les prêts et retours sur cet écran.
Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.
Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent
L’action vous informera quelle action a été enregistrée
Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)
Notifications
Les préférences de notification des adhérents sont définies à la création ou lors de la modification d’un adhérent. Cet onglet montre les messages qui ont été envoyés ainsi que ceux qui sont en attente d’expédition.
Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.
If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.
Statistiques
Selon la valeur de votre préférence système :ref:”StatisticsFields”, vous pouvez voir les statistiques de circulation par adhérent.
Fichiers
Si vous avez activé la préférence EnableBorrowerFiles, alors l’onglet “Fichiers” sera visible dans la page d’informations de l’adhérent.
Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.
Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.
Purchase suggestions
Si l’adhérent a déjà fait une suggestion d’achat, vous verrez un onglet Suggestions d’achat sur la fiche adhérent.
De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.
En savoir plus sur les suggestions d’achat dans le chapitre Acquisitions de de manuel.
Quitus adhérent
Un quitus est un document certifiant que l’adhérent n’a plus de prêt en cours, ni de réservation, ni de dette. Pour activer cette option sur la fiche de l’adhérent vous devez régler la préférence système :ref:”useDischarge” sur “Permettre”.
Note
In France a « quitus » (« discharge ») is needed if you want to register for an account in a library or a university.
Note
Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer
Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page
Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges
To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record
Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »
Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.
Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF
Note
You can style the PDF using the NoticeCSS preference.
The patron will have a restriction added to their account
And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab
Adhérents empêchés
There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.
Important
In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.
Chooser
Si vous avez activé le module Public empêché, avec la préférence système HouseboundModule, vous verrez que les adhérents ont maintenant une nouvelle section dans leur fiche, appelée » Rôles empêchés « .
Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.
The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.
Deliverer
In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.
The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.
Publics empêchés
To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.
From there, you can edit their housebound profile information.
Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.
Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.
Note
The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.
Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.
For example: books, dvds, magazines, etc.
Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.
For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.
Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.
For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.
Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.
Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.
Cliquer sur le bouton “Enregistrer les modifications” pour sauvegarder le profil de public empêché.
Coordinating deliveries
To plan visits, go to the housebound patron’s record.
In their housebound tab, you will be able to create deliveries.
Click on “Add a new delivery”.
Fill out the information :
Date: Enter the date of the delivery.
Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.
Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.
Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.
Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.
Recherche Adhérent
Cliquez sur le lien vers le module Adhérents pour accéder à la page de recherche des adhérents, sur laquelle vous pourrez chercher des adhérents en fonction de parties de leur nom ou de leur numéro de carte.
Cliquez sur le bouton [+] à droite de la boîte de recherche, des options et de filtres de recherche supplémentaires s’afficheront.
Vous pouvez filtrer les résultats des adhérents en utilisant les options de recherche situées sur le côté gauche de la page:
En fonction de ce que vous avez choisi pour “Champs de recherche” vous pouvez rechercher des adhérents de plusieurs manières.
Standard:
Entrer une partie de leur nom, prénom, couriel ou code à barres
Courriel :
Saisissez n’importe quelle partie de l’adresse électronique de l’adhérent et choisissez « contient » au lieu de « commence par »
N° d’adhérent:
Entrez un numéro d’adhérent
Numéro de téléphone:
Entrez le numéro de téléphone exactement comme il est dans le système ou en utilisant les espaces entre chaque groupe de numéros.
Exemple: Pour trouver (212) 555-1212 vous pouvez chercher exactement cette forme ou chercher sans parenthèse 212 555 1212
Adresse postale:
Tapez n’importe quelle partie de l’adresse de l’usager (inclut toutes les zones adresses) et choisissez « contient » au lieu de « commence par » pour trouver la chaîne de caractères n’importe où dans l’adresse
Date de naissance
Les dates de naissance devraient être entrées en utilisant le format choisi dans la préférence dateformat.
Champ de tri 1
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Champ de tri 2
C’est un champ basique que les bibliothèques peuvent utiliser pour tout type de données concernant l’adhérent.
Vous pouvez également choisir de chercher les champs débutant ou contenant la chaîne que vous avez saisi. Choisir “Contient” équivaut à une recherche avec une troncature.
Vous pouvez aussi feuiller la liste des adhérents en cliquant sur une lettre de la barre de navigation qui se trouve en haut de la page.
If your search only returns one result, you will be taken directly to the patron’s file. If your search returns more than one result, you will be given a list from which to choose.
Note
Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section :ref:”Configurer les colonnes <column-settings-label>” du module Administration (référence du tableau : memberresultst).
Communiquer avec les adhérents
Koha offers several options for communicating with patrons, some of which have already been covered in this chapter.
OPAC notes
OPAC notes are added to the patron’s file through the add patron form or the edit patron form, in the “Library set-up” section.
They show up in the “Your summary” section of the patron’s online account in the OPAC.
In the staff interface, OPAC notes will be in the “Library use” section of the patron’s file.
OPAC messages
OPAC messages are added to the patron’s file using the “Add message” button.
To leave a message that the patron will be able to see in the OPAC, choose « OPAC - Patron’s name » in the “Add a message for” field. Enter your message in the box, or choose a predefined message in the drop-down menu.
Note
Predefined messages are added in the BOR_NOTES authorized value category
Once saved, the patron will be able to see the message in the “Your summary” section of their online account. The patron will also be able to see the date on which the message was added as well as the name of the branch.
In the staff interface, OPAC messages are shown on the patron’s detail page, at the top of the page just under the row of action buttons.
It will also appear on the checkout page, to the right of the checkout box.
Advance notices and hold notices
If you have enabled the EnhancedMessagingPreferences system preference, you cat set advance notices as well as hold notices when adding a new patron or editing a patron.
If the EnhancedMessagingPreferencesOPAC system preference is set to “show”, patrons will be able to modify their messaging preferences in their online account.
Item due: A notice on the day and item is due back at the library
Customize this notice by editing the DUE or DUEDGST notices in the Notices & slips tool
Advance notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)
Customize this notice by editing the PREDUE or PREDUEDGST notices in the Notices & slips tool
Hold filled: A notice when you have confirmed the hold is waiting for the patron
Customize this notice by editing the HOLD notice in the Notices & slips tool
Item check-in: A notice that lists all the of the items the patron has just checked in
Customize this notice by editing the CHECKIN notice in the Notices & slips tool
Item checkout: A notice that lists all the of the items the patron has just checked out and/or renewed, this is an electronic form of the checkout receipt
Customize this notice by editing the CHECKOUT notice in the Notices & slips tool
Patrons can choose to receive their notices as a digest by checking the “Digest only” box along with the delivery method. A digest is a combination of all the messages of that type (so all items due in 3 days in one email) in to one email instead of multiple emails for each alert.
The delivery methods currently supported are:
Email
SMS (text messages)
Automated phone call system
Print
To generate the advance notices (advance notice and item due), you need to run the advance_notices.pl cronjob. Then, the process_message_queue.pl cronjob will send the notices or the gather_print_notices.pl cronjob will gather them in a nice file you can print out and send out via regular mail.
Notifications de retard
Les notifications de retard sont gérées dans Notifications & tickets et leurs conditions d” envoi sont gérées dans Paramétrage des relances.
Patrons cannot opt out of receiving overdue notices like they can other notices (such as advance notices or hold notices)
To generate the overdue notices , you need to run the overdue_notices.pl cronjob. Then, the process_message_queue.pl cronjob will send the notices or the gather_print_notices.pl cronjob will gather them in a nice file you can print out and send out via regular mail.