Adhérents

Avant d’importer et/ou d’ajouter des adhérents, n’oubliez pas de définir les catégories d’adhérents.

Inscrire un nouvel adhérent

Les adhérents sont ajoutés dans le module “Adhérents”.

  • Allez dans le module « Adhérents »

Une fois ici, vous pouvez inscrire un nouvel adhérent.

  • Cliquer sur « Nouvel Adhérent »

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  • Les champs apparaissant dans la fiche adhérent peuvent être définis dans la préférence système BorrowerUnwantedField

  • Tout d’abord, saisissez les informations d’identification de l’adhérent (nom, prénom..etc)

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    • Les champs obligatoires sont définis dans la préférence système BorrowerMandatoryField

    • Les titres de civilité sont définis par la préférence système :ref:BorrowersTitles

    • Note

      If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.

      Par exemple :

      Firstname: Nicole C.
      Surname: Engard
      Initials: NCE
      

      Sur le ticket vous pouvez imprimer <<borrowers.initials>> à la place du nom complet (NCE).

      Ou vous pourriez faire quelque chose comme ceci:

      Firstname: Nicole
      Surname: Engard
      Initials: E
      

      Sur le ticket, vous pouvez imprimer les champs <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> à la place du nom complet (E, Nicole).

  • Saisissez ensuite les coordonnées

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    • Pour les informations de contact, notez que les premiers téléphone et courriel de l’adhérent sont ceux qui apparaissent sur les notifications et tickets imprimés (reçus, transferts, réservations) pendant les transactions. La première adresse courriel est aussi celle utilisée pour les messages envoyés à l’adhérent.

  • Si l’adhérent est un enfant, il faudra le rattacher à un adhérent adulte

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    • Cliquez sur le module Adhérents pour rechercher un adhérent existant

    • Si le garant n’est pas dans le système, vous pouvez entrer son nom et son prénom dans les champs prévus à cet effet.

    • Les relations entre adhérents sont à paramétrer dans la préférence système BorrowerRelationship

  • Si l’adhérent s’inscrit à titre professionnel, vous pouvez l’associer à une association ou une collectivité (exemple : une école)

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    • Cliquez sur le module Adhérents pour rechercher un adhérent existant

  • Chaque adhérent peut avoir plusieurs adresses sur un même compte

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    • Un autre contact peut être un parent ou un garant. Pour une bibliothèque académique, l’autre contact peut contenir l’adresse du domicile.

  • La section de la gestion de la bibliothèque inclut des valeurs propres à la bibliothèque

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    • Un numéro de carte est automatiquement créé si vous avez paramétré la préférence système AutoMemberNum sur ce mode.

      • Note

        Pour une nouvelle installation, cette préférence système va commencer avec le chiffre 1 et va incrémenter d’1 à chaque fois. Si vous souhaitez débuter la numérotation avec un numéro de code à barres de votre choix, saisissez ce dernier manuellement puis enregistrez l’adhérent. Après cela, l’augmentation automatique de 1 se fera à partir du numéro saisi.

    • Si vous avez choisi accidentellement la mauvaise catégorie d’adhérent au moment de sa création, vous pouvez la changer ici.

    • Les tris 1 et 2 sont utilisés à des fins statistiques pour votre bibliothèque

    • “Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed this item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.

  • Next, the library set-up section includes additional library settings

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    • La date d’inscription est automatiquement renseignée à la date du jour.

    • If your patron cards expire (based on your patron category settings) the expiry date will automatically be calculated

    • The OPAC note is a note for the patron - it will appear in the OPAC on the patron’s record

    • The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron

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    • Les idenfiants et mots de passe sont utilisés par les adhérents pour se connecter à leur compte à l’OPAC. Ils sont également utilisés par les bibliothécaires pour se connecter à l’interface professionnelle de Koha.

  • Si vous avez paramétré des attributs et identifiants supplémentaires, ils apparaîtront ensuite

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  • Enfin, si vous avez paramétré la préférence système EnhancedMessagingPreferences sur “Autoriser”, vous pouvez choisir les préférences de notifications pour cet adhérent.

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    • Ces notifications sont:

      • Advanced notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)

      • Item checkout: A notice that lists all the of the items the patron has just checked out and/or renewed, this is an electronic form of the checkout receipt

      • Hold filled: A notice when you have confirmed the hold is waiting for the patron

      • Item due: A notice on the day and item is due back at the library

      • Item check-in: A notice that lists all the of the items the patron has just checked in

    • Les adhérents peuvent choisir de recevoir leurs notifications en un seul résumé en cochant les cases dans “Résumé seulement?”. Ils recevront en un seul email tous les types de messages vus ci-dessus au lieu de plusieurs emails pour chaque alerte.

    • Important

      Ces préférences systèmes outrepasseront ce que vous paramétrez via les catégories d’adhérents

    • Important

      Ces préférences systèmes peuvent être modifiées par l’adhérent via l’OPAC

  • Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer.

Si le système détecte un adhérent en double, il vous le signale.

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Note

Un adhérent en double est détecté lorsque les prénom et nom de famille sont identiques et que la date de naissance n’est pas remplie ou lorsque les champs des prénom, nom de famille et date de naissance sont tous remplis. Si deux adhérents ont les mêmes noms, mais une date de naissance différente, ils ne seront alors pas en comptés en double.

Si vous avez défini un âge minimum ou maximum dans la catégorie des adhérents où la date de naissance doit être saisie, Koha vous avertira que l’adhérent que vous êtes en train d’ajouter est trop vieux ou trop jeune pour la catégorie d’adhérents que vous avez sélectionnée:

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Ajout rapide d’un nouvel adhérent

Si votre banque de prêt est en surcharge et que vous souhaitez inscrire rapidement un adhérent, vous pouvez utiliser la fonction  » ajout rapide « . Il s’agit d’une version abrégée du formulaire d’ajout d’adhérent avec seulement quelques champs nécessaires à remplir.

Cette fonction utilise deux préférences système : BorrowerMandatoryField et PatronQuickAddFields. Ce sont les deux préférences système qui déterminent les champs du formulaire d’ajout rapide.

Pour ajouter rapidement un adhérent, aller dans le module Adhérents

  • Allez dans le module « Adhérents »

Cliquer sur le bouton « Ajout rapide d’un adhérent »

You will be asked to choose a patron category.

Then, you will be presented with a shortened form.

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Once the form is filled out, click on “Save”.

If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.

Add a staff patron

Tous les membres professionnels doivent être enregistrés en tant qu’adhérents de type « Professionnel ». Suivre les étapes normales dans Ajouter un adhérent pour inscrire un professionnel. Pour donner aux professionnels les droits d’accès à l’interface professionnelle, suivre les étapes dans Permissions des adhérents

Important

Pensez bien à donner aux professionnels un identifiant et un mot de passe sûrs.

Add a statistical patron

Une façon de garder une trace des documents consultés à la bibliothèque est de les passer en prêt sur la carte d’un adhérent de type Statistique. L’enregistrement des prêts n’enregistre alors aucun prêt, il enregistre juste l’utilisation des documents dans la bibliothèque. Pour utiliser cette méthode, il faudra d’abord paramétrer dans les catégories d’adhérents une catégorie Statistique.

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Ensuite, vous devez créer un compte adhérent de type statistique.

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Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.

To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.

Duplicate a patron

Parfois, lorsque vous ajouter une nouvelle famille dans votre système, vous ne voulez pas taper encore et encore les informations de contact. Koha vous permet de dupliquer un adhérent et de changer seulement les parties que vous voulez (ou que vous avez besoin de) modifier.

  • Ouvrez la fiche de l’adhérent sur lequel vous voulez vous baser vos duplications.

  • Cliquez sur le bouton “dupliquer” en haut de la fiche

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  • Tous les champs ont été copiés sauf les prénom, date de naissance, civilité, numéro de carte, identifiant OPAC et mot de passe OPAC. Complétez les champs manquants et cliquez sur « Enregistrer »

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    • Note

      En cliquant sur un champ déjà rempli, la donnée s’efface (et vous permet de gagner du temps au niveau de la mise à jour)

  • Vous serez redirigé vers une page consacrée au nouvel adhérent

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Add patron images

Vous pouvez ajouter des photos des adhérents pour mieux les identifier. Pour cela, vous devez aller sur la préférence système patronimages et la positionner sur « Permettre » (ou « Autoriser »).

Une fois la préférence système activée sur “Permettre”, vous verrez un espace réservé à l’image sous le nom de l’adhérent et un onglet pour télécharger une photo.

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Dans la fenêtre “Télécharger la photo de l’adhérent” cliquez sur l’onglet “Choisissez un fichier” pour sélectionner une photo sur votre ordinateur et “Télécharger” l’image dans le fichier adhérent.

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Important

Attention, il y a une limite de taille de l’image de 100 ko, nous vous conseillons une image de 200x300 pixels, mais les plus petites tailles fonctionnent également.

Modifier des adhérents

Il y a dans Koha de nombreuses façons de modifier la fiche d’un adhérent.

  • Pour modifier l’intégralité de la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton Modifier qui se trouve en haut de la fiche.

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  • Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.

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    • Koha cannot display existing passwords as they are encrypted in the database. Leave the field blank to leave password unchanged.

    • Ce formulaire peut générer automatiquement un mot de passe de façon aléatoire. Si vous cliquez sur le lien « cliquer pour compléter avec un mot de passe généré automatiquement. Le mot de passe affichésera un texte ».

  • To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” button beside the section.

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  • Une photo de l’adhérent peut être ajoutée en choisissant l’image sur votre ordinateur, voir la section “Gérer photo de l’adhérent”.

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  • Vous pouvez bloquer le prêt des adhérents en cochant les cases suivantes : Parti sans laisser d’adresse ou Carte perdue

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    • Si vous voulez que le professionnel qui réalise les prêts confirme l’adresse d’un adhérent avant de le laisser emprunter, vous pouvez cocher “Parti sans laisser d’adresse”.

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    • Si un adhérent signale qu’il a perdu sa carte de bibliothèque, vous pouvez cocher “Carte perdue » pour empêcher toute utilisation frauduleuse de sa carte.

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    • Si vous souhaitez suspendre un adhérent de la bibliothèque, ajoutez une suspension manuelle

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    • Si vous entrez une date ou une note relative aux suspensions, vous la retrouverez aussi dans le message associé

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  • Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have Juvenile to adult cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update child to adult patron”

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    • Une fenêtre pop-up s’affichera pouv vous demander en quelle catégorie d’adhérent adultes devra être transformé cet adhérent enfant

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Renew patron account

When renewing a patron account you can either edit the the expiry date manually in the patron record or use the “Renew patron” option from the More menu in the toolbar at the top.

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Using the latter the new expiry date will be calculated using the enrollment period configured for the patron category of the user. The system preference BorrowerRenewalPeriodBase determines if the new expiry date will be calculated from the current date or from the old expiry date.

One advantage of using the “Renew patron” option is that it will be logged as a membership renewal in the action_logs table and be visible as such when using the Log viewer or the Modificaton log from the patron account.

The renewal date of the patron account will be visible on the details tab.

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Gestion des comptes par les adhérents

Si vous autorisez des adhérents à modifier leur compte via l’OPAC avec la préférence OPACPatronDetails alors vous devrez approuver tous les changements dans l’interface professionnelle avant qu’ils soient appliqués. S’il y a des modifications d’adhérent en attente de validation, elles apparaîtront sur le tableau de bord de l’interface professionnelle en-dessous de la liste des modules (avec d’autres éléments attendant une validation).

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Note

Les administrateurs verront les modifications pour tous les sites, les autres membres du personnel ne verront que les modifications des lecteurs qui appartiennent au site auquel ils sont connectés.

En cliquant sur le lien “Adhérents demandant des modifications” vous accéderez à une liste d’adhérents avec les changements demandés.

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A partir de là, vous pouvez « Approuver » et appliquer les modifications de l’inscription de l’usager, « Supprimer » et remplacer les changements ou « Ignorer » et laisser les changements en attente pour les reprendre plus tard.

Si vous souhaitez voir la fiche de l’utilisateur en entier, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails utilisateur” à la droite des boutons. Ceci ouvrira un nouvel onglet.

Fusionner des fiches adhérents

Si vous vous retrouvez accidentellement avec un adhérent avec deux cartes, il est possible de fusionner leurs fiches afin de ne pas perdre leur historique de prêt ou leurs réservations.

  • Dans la liste des adhérents, cochez les fiches que vous voulez fusionner et cliquez sur « Fusionner les adhérents sélectionnés ».

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Note

It is possible to merge more than two records at a time.

  • Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.

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The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.

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Permissions de l’adhérent

Les permissions de l’adhérent sont utilisées pour définir les droits des bibliothécaires dans l’interface professionnelle.

Important

Chaque bibliothécaire doit avoir au moins la permission “catalogue” d’activée afin de pouvoir avoir accès à l’interface professionnelle.

Définir les permissions des adhérents

  • Sur la fiche de l’adhérent, cliquez sur le bouton « Plus » et choisissez « Définir les permissions » pour modifiez les autorisations de l’adhérent.

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  • You will be presented with a list of preferences, some of which can be expanded by clicking the “Show details” link on the right title.

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  • In all cases, if the parent permission is checked, the user has all the child permissions. If you want to set permissions on a more granular level, expand the section and only check the permissions you want that user to have.

Définition des permissions de l’adhérent

  • Access to all librarian functions (superlibrarian)

    Note

    Avec cette permission totale, il n’y a pas besoin d’en choisir d’autres

  • Check out and check in items (circulate)

    • Remaining circulation permissions (circulate_remaining_permissions)

      • This permission grants all circulation rights except those covered by permissions listed below

    • Force checkout if a limitation exists (force_checkout)

      • With this permission a staff member will be allowed to override a check out restriction in the following cases:

        • restriction d’âge

        • le document est emprunté par un autre adhérent

        • le document n’est pas pour le prêt

        • l’adhérent a des documents en retard

        • le document est perdu

        • le document est très demandé

        • le document est réservé

    • Mark checkout notes as seen/not seen (manage_checkout_notes)

      • The permission to manage the checkout notes written by users

        through the OPAC

    • Manage restrictions for accounts (manage_restrictions)

      • Le personnel a la permission d’enlever une suspension sur la fiche d’un adhérent

    • Execute overdue items report (overdues_report)

      • L’autorisation de lancer les rapports de retards se trouve dans le module Circualtion

    • Override blocked renewals (override_renewals)

      • With this permission, a staff member can override renewals if there is a restriction

      • Nécessite que le professionnel dispose des droits circulate_remaining_permissions

  • Staff access, allows viewing the catalogue in staff client (catalogue) Required for staff login.

    Important

    Must be given to all staff members to allow them to login to the staff interface

  • Manage Koha system settings (Administration panel) (parameters)

    • Manage account debit and credit types (manage_accounts)

    • Manage additional fields for baskets or subscriptions (manage_additional _fields)

      • This gives access to the additional fields section

      • Important

        This permission requires that the staff member also have the “Edit an existing subscription” permission from the “Manage serial subscriptions” section and the “Manage basket and order lines” permission from the “Acquisition and/or suggestion management” section

    • Manage audio alerts (manage_audio_alerts)

      • The ability to access the audio alerts configuration in the administration module.

    • Manage authorized value categories and authorised values (manage_auth_ values)

      • The ability to access the auhorized values configuration in the administration module.

    • Manage circulation rules (manage_circ_rules)

    • Manage circulation rules form any library (manage_circ_rules_from_ any_libraries)

      • If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library

      • The staff member still has to have the “Manage circulation rules” permission above.

    • Manage cities and towns (manage_cities)

      • The ability to access the cities and towns configuration in the administration module.

    • Manage classification sources and filing rules (manage_classifications)

    • Manage column configuration (manage_column_config)

    • Manage Did you mean? configuration (manage_didyoumean)

      • L’autorisation d’accéder à la configuration des Vouliez-vous dire? dans la partie administration.

    • Manage item circulation alerts (manage_item_circ_alerts)

    • Manage item search fields (manage_item_search_fields)

      • The ability to access the item search fields configuration in the administration module.

    • Manage item types (manage_itemtypes)

      • The ability to access the item types configuration in the administration module.

    • Manage keyboard shortcuts for the advanced cataloging editor (manage_ keyboard_shortcuts)

      • The ability to access the keyboard shortcuts configuration in the administration module

    • Manage libraries and library groups (manage_libraries)

    • Manage Mana KB content sharing (manage_mana)

    • Manage MARC bibliographic and authority frameworks and test them (manage_marc_frameworks)

    • The ability to access the MARC bibliographic framework, authority types, Koha to MARC mapping, and MARC Bibliographic framework test configuration areas in the administration module.

    • Manage record matching rules (manage_matching_rules)

    • Manage OAI sets (manage_oai_sets)

    • Manage extened patron attributes (manage_patron_attributes)

    • Manage patron categories (manage_patron_categories)

    • Manage search engine configuration (manage_search_engine_config)

      • The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.

    • Manage Z39.50 and SRU server configuration (manage_search_targets)

      • L’autorisation d’accéder à la configuration des serveurs Z39.50/SRU dans la partie administration.

    • Manage SMS cellular providers (manage_sms_providers)

      • The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.

    • Manage global system preferences (manage_sysprefs)

    • Manage library transfer limits and transport cost matrix (manage_transfers)

    • Manage usage statistics settings (manage_usage_stats)

    • Remaining system parameters permissions (parameters_remaining_permissions)

      • The ability to access all remaining areas in the administration module.

  • Add, modify and view patron information (borrowers)

    • Add, modify and view patron information (edit_borrowers)

      • Le droit d’accéder au module Adhérents pour afficher les fiches d’adhérents, autant pour ajouter de nouveaux adhérents que les modifier.

    • View patron infos from any libraries (view_borrower_infos_from_any_libraries)

    • If not set the logged in user will only be able to access patron information from their own library or group of libraries.

  • Set user permissions (permissions)

    • The ability to set permissions for other staff members

  • Place and modify holds for patrons (reserveforothers)

    • Modify holds priority (modify_holds_priority)

      • Allows staff members to alter the holds priority (moving patrons up and down the queue)

    • Place holds for patrons (place_holds)

      • Allows staff members to place holds in the staff interface

  • Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data) (editcatalogue)

    • Use the advanced cataloging editor (advanced_editor)

      • Grants the ability to use the advanced cataloging editor in the cataloging module

      • Note

        Staff members with this permission need to also have the “Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data)” permission

    • Delete all items at once (delete_all_items)

      • Droit d’utiliser l’option “Supprimer tous les exemplaires” trouvée sous le menu “Modifier” dans le module Catalogage

    • Edit catalog (Modify bibliographic/holdings data) (edit_catalogue)

      • Possibilité d’accéder à toutes les fonctions de catalogage via la page Catalogage <#cataloging>

    • Edit items (edit_items)

    • Limit item modification to subfields defined in the SubfieldsToAllowForRestrictedEditing system preference (edit_items_restricted)

      • If checked, the staff member will only be able to modify some item subfields

      • Note

        Please note that the “Edit items” permission is still required

    • Fast cataloging (fast_cataloging)

  • Manage patrons fines and fees (updatecharges)

    • Payout credits to patrons (payout)

      • Grants the ability to reimburse credits to patrons

    • Remaining permissions for managing fines and fees (remaining_permissions)

      • Grant the ability to manage fines and fees other than the actions described in the other subpermissions (paying out credits and writing off fees)

    • Write off fines and fees (writeoff)

      • Grants the ability to write off patron fees

  • Acquisition and/or suggestion management (acquisition)

    Note

    All the acquisitions sub-permissions give access to the acquisitions home page. That means that staff who have one or more of the following permissions will be able to view the budgets, search and view vendor information, and view invoices.

    • Add and delete funds (but can’t modify funds) (budget_add_del)

      • Grants the ability to add and delete funds within a budget

      • Note that the budget_manage and budget_modify permissions are required for this one to work correctly

    • Manage funds (budget_manage)

      • Grants the ability to acces the fund administration page

      • Note that this only gives viewing access to the page, you will need to give your staff budget_add_del and budget_modify if you want them to be able to make changes to the funds

    • Manage all funds (budget_manage_all)

      • Grants viewing access to all funds regardless of restrictions on them (owner, user or library restrictions)

      • Note that the budget_manage permission is required

    • Modify funds (can’t create lines, but can modify existing ones) (budget_modify)

      • Grants the ability to edit fund information and amounts

      • Note that the budget_add_del and budget_manage permissions are required for this one to work correctly

    • Manage contracts (contracts_manage)

      • Grants the ability to add, edit and delete contracts with vendors

    • Manage currencies and exchange rates (currencies_manage)

    • Manage EDIFACT transmissions (edi_manage)

      • Grants the ability to access the EDI account adminitration page, the library EANs administration page and access sent EDI messages

      • In order to be able to send orders via EDI, your staff member also needs the

    • Manage basket groups (group_manage)

    • Manage baskets and order lines (order_manage)

      • Grants the ability to place orders, including creating baskets, adding order lines, closing baskets, etc.

    • Manage all baskets and order lines, regardless of restrictions on them (order_manage_all)

      • Grants the ability to manage all baskets and orders even if they are restricted to the owner, users or library

      • Note that the order_manage permission is required

    • Receive orders and manage shipments (order_receive)

      • Grants the ability to create invoices, receive items and claim late orders

    • Manage budgets (period_manage)

      • Grants access to the budget administration page and the ability to create, edit and delete budgets

      • This permission does not give the ability to edit budget funds.

    • Manage budget plannings (planning_manage)

      • Grants the ability to view budget planning

      • Note that the budget_manage and the period_manage permissions are required for this one to work

    • Manage purchase suggestions (suggestions_manage)

      • Donne le droit de :ref:`gérer les suggestions d’achat <managing-purchase-suggestions-label>, y compris la création de nouvelles suggestions et la modification des statuts des suggestions

    • Manage vendors (vendors_manage)

  • Use all tools (tools)

  • Edit authorities (editauthorities)

    • Grants the ability to create, edit and delete authority records

    • Note that it is possible to search authority records with only the catalogue permission

  • Manage serial subscriptions (serials)

    • Check the expiration of a serial (check_expiration)

    • Gives ability to check the expiration date of serials

    • Claim missing serials (claim_serials)

    • Create a new subscription (create_subscription)

    • Delete an existing subscription (delete_subscription)

      • Gives the ability to delete serial subscriptions

    • Edit an existing subscription (edit_subscription)

    • Serials receiving (receive_serials)

    • Renew a subscription (renew_subscription)

    • Routing (routing)

    • Manage subscriptions from any branch (superserials)

  • Allow access to the reports module (reports)

    • Reports found on the Circulation page are not controlled by this permission; this only controls access to the :ref:Reports module <reports-label>`

    • Reports in the Statistics wizard section and the other reports on the main reports page can be run with any one of the following permissions. They only affect the SQL reports.

    • Create SQL reports (create_reports)

    • Delete SQL reports (delete_reports)

      • The ability to delete saved SQL reports

      • Note that you need execute_reports in order to be able to delete them

    • Execute SQL reports (execute_reports)

      • The ability to :ref:`run custom SQL reports <running-custom-reports-label>, but not create or edit them

  • Allow staff members to modify permissions for other staff members (staffaccess)

    • This permission requires the borrowers permission above

  • Course reserves (coursereserves)

  • Koha plugins (plugins)

    • Note that the Les plugins Koha system preference needs to be enabled otherwise, these permissions don’t have any effect.

    • Configure plugins (configure)

      • Gives the ability to run the “configure” section of a plugin if it has one

      • Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins

    • Manage plugins (manage)

      • Possibilité d’installer ou de désinstaller les plugins

      • Note that the staff member needs either the report permission or the tool permission (below) in order to be able to access the plugins

    • Use report plugins (report)

      • Possibilité d’utiliser les plugins rapport

    • Use tool plugins (tool)

      • Possibilité d’utiliser les plugins outils

  • Lists (lists)

    Important

    Tout le personnel a la possibilité de créer et modifier ses propres listes, cette permission n’est nécessaire que si vous souhaitez donner a un membre du personnel la permission de supprimer les listes publiques qu’il n’a pas créé.

    • Delete public lists (delete_public_lists)

      • The ability to delete public lists created by someone else

  • Patron clubs (clubs)

    • Create and edit clubs (edit_clubs)

    • Create and edit club templates (edit_templates)

    • Enroll patrons in clubs (enroll)

      • Enroll patrons from the patron file

      • The borrowers permissions is required in order to enroll patrons in clubs

  • Create and modify interlibrary loan requests (ill)

  • Self check modules (self_check)

    • Log into the self check-in module (self_checkin_module)

      ** Note**

      This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality

  • Perform self checkout at the OPAC (self_checkout_module)

    Note

    This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference

  • Manage stockrotation operations (stockrotation)

    • Add and remove items from rotas (manage_rota_items)

      • Staff with only this permission will be able to manage the items in the rotas, but not the rotas themselves

    • Create, edit and delete rotas (manage_rotas)

      • Staff with only this permission will be able to manage the rotas, but not the actual items

  • Cash management (cash_management)

Informations adhérent

Quand vous examinez la fiche d’un adhérent, vous choisissez parmi les onglets de gauche, le type d’information que vous souhaitez voir.

  • Aller à : Adhérents > Parcourir ou chercher un adhérent > Cliquer sur le nom de l’adhérent

Check out

Pour des informations sur le prêt de documents, cliquez sur la section Prêt de ce manuel.

Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”

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Details

Note

Les membres du personnel peuvent accéder aux détails de leur compte en cliquant sur leur nom d’utilisateur situé en haut à droite de l’interface professionnelle et en choisissant “Mon compte”

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Toutes les informations des adhérents apparaissent dans l’onglet Détails. Celui-ci inclut les coordonnées, des notes, attributs et identifiants de l’adhérent, préférences de messagerie, etc remplis lors de l’ajout de l’adhérent.

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Dans le cas où les adhérents sont “Enfant” ou “Professionnel”, leurs garants associés apparaissent sur la fiche adhérent.

  • A child patron will list their guarantor

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  • On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed

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If the age of the patron is outside the age range defined in their patron category a warning will appear on their record.

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Circulation summary

Sur la page de détail d’un adhérent, sous la section contenant ses informations personnelles, il y a une section à onglets contenant ses exemplaires empruntés, en retard et réservés.

Checkouts

The first tab shows the items the patron currently has checked out.

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Relatives” checkouts

If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.

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Fines & charges

The Fines & charges tab will show for all patrons, even those who don’t owe anything.

If the patron does owe money to the library, the tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the fines tabs.

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Holds

If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.

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Note

The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.

From here you can manage the patron’s holds: change the pickup library, cancel or suspend holds.

Note

You will only be able to suspend holds if the Réactiver les réservations system preference is set to « Allow ».

Note

If, when suspending a hold, you want to be able to set a date at which to automatically resume the hold, set the AutoResumeSuspendedHolds system preference to « Allow » and make sure the unsuspend_holds cron job is activated.

Article requests

If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.

The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.

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Restrictions

L’onglet Suspensions s’affichera sur toutes les fiches adhérents. Si l’adhérent n’est pas suspendu, cela sera aussi précisé.

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Si l’adhérent est suspendu, les précisions s’afficheront dans l’onglet Suspensions.

There are four kinds of restrictions:
  • Manual

  • Overdues

  • Suspension

  • Discharge

Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.

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The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.

Cette suspension ne sera levée automatiquement au retour des documents en retard que si la préférence système AutoRemoveOverduesRestrictions est paramétrée sur « Permettre ».

In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.

Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.

Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.

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Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.

On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.

If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.

Note

If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:

  • Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.

  • Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.

  • Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.

  • Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.

  • Set the BlockExpiredPatronOpacActions system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.

Clubs

If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.

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Amendes

L’onglet Amendes affiche l’historique complet des opérations comptables de l’adhérent. Contrairement à son nom, l’onglet Amendes ne montre pas uniquement des amendes. Il montre également les frais d’inscription, les montants des emprunts, s’il y a lieu, les frais de réservations et toute opération monétaire.

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The Accounts tab will show you the following columns:

  • Date: la date à laquelle les frais/paiement ont été enregistrés

    • Dans le cas des amendes, la date affichée sera le dernier jour où l’amende a été accumulée

  • Description : la description des frais comprend la date de retour prévue pour les exemplaires en retard et un lien de la notice de l’exemplaire où celui-ci est disponible

  • Home library: if the charge is linked to a particular item the home library is displayed

  • Note: toutes les notes à propos des frais/paiement

    • If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way

  • Montant: le montant total du paiement ou des frais

  • Montant à recouvrer: le montant des frais affiché doit être payé

  • Actions column:

    • Un lien pour imprimer un reçu pour cette amende

    • A link to show further details about the charge and any payments that have been made

    • A link to void (delete) the payment

En haut du tableau, vous pouvez cliquer sur “Filtrer les transactions payées” pour cacher toutes les transactions complétées et au-dessus de ce bouton, vous pouvez utiliser la boite de recherche pour trouver une amende ou un frais particulier.

Charging fines/fees

Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:

  • Fines will be charged based on your circulation and fines rules

  • Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area

  • Le coût du prêt est facturé sur le base du paramétrage dans l’administration des :ref:”Types de document <item-types-label>`

  • Marquer un exemplaire “perdu” dans la page de modification des exemplaires facturera automatiquement à l’adhérent le prix public du document.

Pay/Void fines

Each line item can be paid in full (or written off) using the “Pay fines” tab.

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  • Chaque ligne de compte peut être payée en entier, partiellement, ou passée en pertes et profits.

  • Payer une amende dans sa totalité

    • Si vous avez une note sur le paiement, veuillez la saisir en premier et passer à la suite

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez payer entièrement.

    • The full amount of the fine will be populated for you in the « Collect from patron » box

    • There is a change feature included in this payment process. An option to specify how much money was collected when paying a fine, as well as defining how much was paid on the fine. If these numbers are different (i.e. more money was collected) a popup displaying the amount of change to be given will be displayed and require confirmation before proceeding

    • If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type

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    • Si la préférence système UseCashRegisters est activée, vous devrez choisir une caisse sur laquelle enregistrer la transaction

    • Cliquer sur « Confirmer »

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer, et s’affichera dans les amendes réglées.

  • Payer partiellement une amende

    • Cliquez sur “Payer” à côté de l’amende que vous voulez partiellement payer.

    • Enter the amount you are collecting from the patron in the « Collect from patron » box

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding

  • Payer le montant de toutes les amendes

    • Click the « Pay amount » button

    • Enter the amount you are collecting from the patron in « Collect from patron. » The sum of all fines is shown in « Total amount outstanding »

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement aux plus anciennes amendes en premier.

  • Pay selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Pay selected »

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    • Entrez le montant payé en face des amendes.

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    • Cliquer sur « Confirmer »

    • Le total des amendes sera mis à jour en appliquant le paiement appliqué aux plus anciennes amendes sélectionnées en premier.

  • Passer une amende en pertes et profits

    • Cliquez sur “Pertes et profits” à côté de l’amende que vous voulez passer en pertes et profits.

    • A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click « Writeoff selected ».

    • Click « Confirm ».

    • L’amende sera retirée des amendes à recouvrer et affichée dans les amendes passées en pertes et profits.

  • Writeoff all fines

    • Click the « Writeoff all » button

    • Toutes les amendes seront retirées des amendes à recouvrer et affichées en pertes et profits.

  • If you accidentally mark and item as paid, you can reverse that line item by clicking “Void” to the right of the line

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    • Once clicked a new line item will be added to the account showing the payment as ‘Voided’. The payment line is added back to the Pay fines tab as an outstanding charge.

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      Note

      • You can enable email receipts for payment and writeoff transactions with the UseEmailReceipts system preference.

Creating manual invoices

Pour les amendes qui ne sont pas facturées automatiquement, les bibliothécaires peuvent créer des factures manuelles.

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  • Premièrement choisissez le type de facture que vous souhaitez créer

    • Pour ajouter des valeurs à la liste déroulante des types de facture, ajoutez-les à aux types de débit dans le module Administration.

  • Si des frais sont associés à un exemplaire, vous pouvez entrer son code à barres afin que la ligne d’exemplaire montre un lien vers celui-ci.

  • Le champ description vous permet de décrire le coût

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Creating manual credits

Les crédits manuels peuvent être utilisés pour payer partiellement des amendes ou pour annuler toute une amende.

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  • Commencez par choisir le type de crédit que vous voudriez appliquer

  • Si le crédit est associé à un exemplaire, entrez son code à barres afin que la ligne de compte montre un lien vers cet exemplaire.

  • Le champ description vous permet de décrire le crédit

  • Ne saisissez pas de symbole monétaire dans la rubrique Montant. Entrez juste des chiffres et le séparateur décimal.

Printing invoices

Il y a un lien Imprimer sur la droite de chaque compte. Cliquez sur ce lien pour imprimer une facture qui contiendra la date et la description de l’opération, ainsi que le solde du compte.

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Routing lists

A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.

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Dans ce tableau, vous pouvez voir et modifier toutes les listes de routage de cet adhérent.

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Circulation history

L’onglet d’historique des prêts est affiché si vous avez activé la préférence système IntranetReadingHistory . Si vous avez activé la préférence système OPACPrivacy, et si l’adhérent a décidé que la bibliothèque ne peut pas garder l’historique de ses prêts, cet onglet n’affichera que les exemplaires qui sont actuellement empruntés.

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Si vous souhaitez exporter la liste de codes à barres de documents retournés aujourd’hui, vous trouvez cette option dans le menu “Plus” en haut à droite de la page.

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Ceci va générer un fichier texte avec un code à barres par ligne.

Log des modifications

Si vous avez configuré :ref:”BorrowersLog” pour suivre les changements apportés aux fiches des adhérents, l’onglet Log des modifications est visible et affiche toutes ces informations. Si vous avez aussi activé IssueLog`et :ref:`ReturnLog, vous verrez en plus les prêts et retours sur cet écran.

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  • Le champ Bibliothécaire montre le numéro d’adhérent (utilisateur) de la personne qui a effectué les changements.

  • Le module des listes des “MEMBRES” pour le module adhérent

  • L’action vous informera quelle action a été enregistrée

  • Le champ Objet affiche le numéro d’adhérent qui est en train d’être modifié (dans l’exemple au-dessus, c’était la modification de sa propre fiche)

Notifications

Les préférences de notification des adhérents sont définies à la création ou lors de la modification d’un adhérent. Cet onglet montre les messages qui ont été envoyés ainsi que ceux qui sont en attente d’expédition.

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Vous verrez le texte complet du message qui a été envoyé en cliquant sur son titre.

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If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.

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Statistiques

Depending on what you set for the values of your Statistiques system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.

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Fichiers

Si vous avez activé la préférence EnableBorrowerFiles, alors l’onglet “Fichiers” sera visible dans la page d’informations de l’adhérent.

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Ici vous pouvez télécharger un fichier qui sera associé à la fiche de l’adhérent.

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Tous les fichiers chargés vont apparaître au dessus du formulaire à partir duquel d’autres fichiers peuvent être chargés.

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Purchase suggestions

Si l’adhérent a déjà fait une suggestion d’achat, vous verrez un onglet Suggestions d’achat sur la fiche adhérent.

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De là vous pouvez voir toutes les suggestions faites par l’adhérent et leurs statuts, vous pouvez aussi créer une suggestion d’achat au nom de l’adhérent en cliquant sur le bouton “Nouvelle suggestion d’achat” en haut de la page.

En savoir plus sur les suggestions d’achat dans le chapitre Acquisitions de de manuel.

Quitus adhérent

A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this opti`on on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.

Note

In France a « quitus » (« discharge ») is needed if you want to register for an account in a library or a university.

Note

Les bibliothèques universitaires requiers souvent que votre dossier soit complètement réglé avant que vous puissiez graduer

Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page

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Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges

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To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record

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Si l’adhérent peut obtenir un quitus alors il y aura un bouton qui s’appellera « Générer un quitus »

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Si c’est non vous verrez apparaître une erreur expliquant pourquoi vous ne pouvez pas attribuer un quitus à l’adhérent.

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Une fois que cette lettre est générée vous devrez télécharger le PDF

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Note

You can style the PDF using the NoticeCSS preference.

The patron will have a restriction added to their account

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And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab

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Adhérents empêchés

There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.

Important

In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.

Chooser

Si vous avez activé le module Public empêché, avec la préférence système HouseboundModule, vous verrez que les adhérents ont maintenant une nouvelle section dans leur fiche, appelée  » Rôles empêchés « .

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Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.

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The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.

Deliverer

In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.

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The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.

Publics empêchés

To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.

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From there, you can edit their housebound profile information.

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  • Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.

  • Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.

    Note

    The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.

  • Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.

    For example: books, dvds, magazines, etc.

  • Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.

    For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.

  • Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.

    For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.

  • Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.

  • Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.

Click the “Save changes” button to save the housebound profile.

Coordinating deliveries

To plan visits, go to the housebound patron’s record.

In their housebound tab, you will be able to create deliveries.

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Click on “Add a new delivery”.

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Fill out the information :

  • Date: Enter the date of the delivery.

  • Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.

  • Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.

  • Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.

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Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.