Acquisitions

Le module Acquisitions de Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

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Configurer le module Acquisitions

Avant d’utiliser le module Acquisitions, assurez-vous d’avoir terminé le paramétrage.

Tout d’abord, paramétrez vos préférences système d’acquisitions et la partie acquisitions la de l’administration pour qu’ils correspondent à l’organisation du travail dans votre bibliothèque. Avant de paramétrer vos comptes EDI et library EANs, vous devrez avoir saisi vos fournisseurs.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

Funds table on the acquisitions module's main page

Pour en savoir plus, consultez la partie Suivi du budget/poste budgétaire de ce manuel.

Fournisseurs

Avant de saisir une commande, vous devez d’abord saisir au moins un fournisseur.

Ajouter un fournisseur

Pour ajouter un fournisseur, cliquez sur le bouton “Nouveau fournisseur” dans la page d’accueil du module Acquisitions.

New vendor button on the main page of the acquisitions module

Le formulaire “Nouveau fournisseur” est divisé en trois sections : informations sur l’entreprise, contacts et informations de commande.

  • Informations sur la société : informations de base sur le fournisseur

    Company details section of the new vendor form

    • Nom (obligatoire) : ce nom est celui qui apparaîtra partout dans Koha où il sera question de ce fournisseur

    • Adresses postale et physique, téléphone, fax, site internet, numéro de compte : ces champs ne sont pas obligatoires et devraient être renseignés pour faciliter la génération des relances et la gestion des factures

    • Type de fournisseur : utilisez ce champ si vous souhaitez catégoriser vos fournisseurs (par exemple, libraire, donateur, fournisseur de ressource éléctronique)

      Note

      Par défaut, ce champ est en texte libre. Si vous préférez un menu déroulant, ajoutez des valeur dans la catégorie de valeurs autorisées VENDOR_TYPE.

    • Alias : ajoutez un ou plusieurs alias au fournisseur comme mots-clefs supplémentaires pour le trouver lors d’une recherche de fournisseur. Par exemple, le fournisseur “American Library Association” aurait l’alias “ALA”.

  • Contacts : informations relatives à votre(vos) personne(s) contact(s) chez votre fournisseur

    Contacts section of the new vendor form

    • Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha

      • Contact principal des acquisitions : cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats auprès de ce fournisseur

      • Contact principal des périodiques : cochez cette case si cette personne est votre contact principal concernant les achats de périodiques de ce fournisseur

      • Contact lors de la commande ? Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos commandes directement par courriel à cette personne (voir ci-dessous la section Editer les paniers)

      • Contact à propos des commandes en retard ? Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos réclamations par courriel directement à cette personne

      • Contact sur les numéros en retard ? Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir envoyer vos réclamations de périodiques directement par courriel à cette personne

    • Vous pouvez ajouter plus d’un contact par fournisseur en cliquant sur “Ajouter un autre contact”

  • Interface : informations concernant le site internet du fournisseur, son logiciel ou le portail que vous utilisez pour gérer les commandes ou établir des statistiques sur ce fournisseur ou son organisation. Saisir une interface n’est pas obligatoire, n’utiliser cette section que pour conserver trace des informations dans Koha. Pour ajouter une interface fournisseur, cliquez sur “Ajouter une nouvelle interface”.

    Interfaces section of the new vendor form

    • Renseigner le formulaire (tous les champs sont optionnels) :

      • Nom : saisir le nom de l’interface, ce sera visible dans Koha.

      • Type : choisir le type d’interface.

        Note

        Les valeurs de ce menu déroulant sont gérées dans la catégorie de valeur autorisée VENDOR_INTERFACE_TYPE.

      • URI : saisir l’URL de l’interface.

      • Identifiant : saisir l’identifiant pour l’interface du fournisseur.

      • Mot de passe : saisir le mot de passe pour l’interface du fournisseur.

        Note

        Le mot de passe saisi ici sera encrypté dans la base. Il ne sera pas affiché par défaut sur la page de détails du fournisseur; il y aura, à la place du mot de passe, un lien “Afficher” qui pourra être cliqué afin d’afficher le mot de passe.

      • Courriel du compte : saisir le courriel utilisé pour le compte sur cette interface.

      • Note : entrer n’importe quelles notes concernant cette interface.

    • Cliquer sur “Ajouter une nouvelle interface” si vous avez besoin de plus d’une interface pour ce fournisseur.

  • Information de commande : information générale de facturation

    Ordering information section of the new vendor form

    • Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez le rendre “Actif”

    • Choisir la devise pour les prix catalogue et les prix des factures

      Note

      Les devises sont configurées dans la section Devises et taux de change du module Administration

    • Si votre bibliothèque a un numéro de TVA précisez-le

    • Indiquez si vos prix catalogue et vos prix facturés incluent les taxes

    • Saisir le taux de taxes si votre bibliothèque y est assujettie pour ses commandes

      Note

      Les taux de taxes sont paramétrés dans les préférences système TaxRates

    • Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”

      Note

      Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande

    • Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.

    • Notes pour un usage interne

Rechercher des fournisseurs

Rechercher des fournisseurs à partir de la barre de recherche en haut de la page

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the vendor search option

Ou dans la case “Gérer les commandes” sur la page d’accueil des Acquisitions.

Le pavé de gestion des commandes sur la page d'acueil du module Acquisitions a un champ de recherche Fournisseur

Vous pouvez rechercher n’importe quelle partie du nom du fournisseur ou ses alias.

A vendor search for book returned two vendors, ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore and XYZ Bookstore

Note

Une recherche vide renverra tous les fournisseurs.

Si vous avez beaucoup de fournisseurs, vous pouvez utiliser le menu déroulant pour accéder directement à un résultat.

Par défaut, tous les fournisseurs apparaissent dans les résultats, avec les fournisseurs inactifs en police grise et une note “(inactif)” à côté de leur nom. Vous pouvez cliquer sur “Afficher uniquement les fournisseurs actifs” pour masquer les fournisseurs inactifs.

Dans les résultats, vous pouvez voir tous les paniers actuellement ouverts. Vous pouvez cliquer sur « Afficher tous les paniers » pour afficher également les paniers fermés.

Il y a des boutons d’action sous chaque fournisseur :

Voir un fournisseur

Pour accéder à la page d’informations du fournisseur, recherchez le fournisseur depuis la page d’accueil du module Acquisitions.

A vendor search for book returned two vendors, ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore and XYZ Bookstore

Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir.

Page d'information sur le fournisseur

Modifier les informations du fournisseur

Pour apporter des changements à un fournisseur recherchez le fournisseur depuis la page d’accueil du module Acquistions.

Cliquez sur le bouton “Modifier le fournisseur” sur la page de résultats

A vendor search for book returned two vendors, ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore and XYZ Bookstore

ou sur la page d’information du fournisseur.

Page d'information sur le fournisseur

Contrats du fournisseur

Vous pouvez définir des contrats (avec une date de début et de fin) et les rattacher à un fournisseur. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépensé sur un contrat spécifique avec un fournisseur. Certaines fois, les contrats sont paramétrés avec des montants plancher et plafond annuels.

Ajouter un contrat

Vous pouvez ajouter un contrat à un fournisseur en recherchant le fournisseur, puis en cliquant sur le bouton “Ajouter” et en choisissant l’option “Contrat”.

The 'Contract' option in the 'New' button under the vendor's name in the vendor search results

Sinon, vous pouvez accéder à la page fournisseur, cliquer sur “Ajouter” et choisir “Contrat” à partir de là.

The 'Contract' option in the 'New' button on the vendor's page

Le formulaire du contrat vous demandera des informations élémentaires à son propos

New contract form

Avertissement

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît sur la page du fournisseur.

Page d'information sur le fournisseur

Il apparaîtra également lors de la création d’un panier.

New basket form

Consigner des problèmes avec des fournisseurs

Version

Cette fonctionnalité a été apportée par la version 23.11 de Koha.

“Problèmes avec les fournisseurs” est un moyen de conserver trace des problèmes qui ont pu avoir lieu avec les fournisseurs. Cela peut s’avérer utile quand vient le temps de renégocier les contrats.

Pour accéder aux “Problèmes avec les fournisseurs”, rendez-vous sur la page du fournisseur et cliquez sur “Problèmes” dans le menu à gauche.

Page d'information sur le fournisseur

Cette page affichera tous les problèmes consignés pour ce fournisseur.

Table of vendor issues, showing the issue ID, the issue type, and the started on and ended on dates. Action buttons are Edit and Delete.

Pour consigner un nouveau problème,

  • Cliquer sur “Nouveau problème”

  • Renseigner le formulaire avec les informations sur l’incident.

    New vendor issue form

    • Type : choisir le type de problème.

      Note

      Les valeurs de ce menu déroulant sont gérées par la catégorie de valeur autorisée VENDOR_ISSUE_TYPE.

    • Début le : choisir la date de début du problème.

    • Fin le : choisir la date de fin du problème, s’il y a lieu.

    • Notes : saisir des détails à propos du problème.

  • Cliquer sur “Valider”.

Pour modifier un incident déjà consigné, cliquer sur le bouton “Modifier” du tableau.

S’il n’est plus pertinent de conserver trace d’un incident, vous pouvez le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer” du tableau.

Gestion des suggestions d’achat

Vous pouvez créer des suggestions d’achat à partir de l’interface professionnelle soit pour la bibliothèque soit sur la fiche de l’adhérent. Selon ce qui est paramétré dans la préférence système suggestion, les adhérents seront autorisés à faire des suggestions d’achat via l’OPAC.

Note

Vous devez être connecté comme membre du personnel avec la permission suggestions_manage dans les permissions acquisition pour pouvoir voir et traiter les suggestions d’achat.

Si vous avez la permission suggestions_manage mais pas de permissions Acquisitions, vous pouvez accéder à l’outil de gestion des suggestions depuis Suggestions dans le menu Plus de la barre d’en-tête.

Quand une suggestion est en attente de traitement, elle apparaîtra dans la page d’accueil du module Acquisitions à côté de la recherche par fournisseur. Les suggestions pour le site où vous êtes connecté apparaîtront séparées du reste des suggestions. En cliquant sur le nom de la bibliothèque vous arriverez à l’outil de gestion des suggestions.

Pending suggestions section on the acquisitions module home page

Cela apparaîtra aussi sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module.

Prompt on staff interface homepage to view pending article requests, pending purchase suggestions, patrons requesting modifications, pending catalog concerns, pending checkout notes, and pending OPAC problem reports

S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez accéder à la gestion des suggestions en allant dans le menu “Plus” et en choisissant “Suggestions” ou en cliquant sur le lien “Suggestions” dans le menu sur la gauche de la page Acquisitions.

Suggestion management tool page

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : suggestions).

Vos suggestions seront triées dans plusieurs onglets : En attente, Acceptée, Vérifiée, Commandée et Rejetée.

  • En attente : une suggestion “En attente” est une suggestion qui attend une action de la part de la bibliothèque.

  • Acceptée : une suggestion “Acceptée” est une suggestion que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions.

  • Vérifiée : une suggestion “Vérifiée” est une suggestion qui a été marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions.

  • Commandée : une suggestion “Commandée” est une suggestion qui a été commandée en utilisant le lien depuis une suggestion dans un panier de commandes.

  • Rejetée : une suggestion “Rejetée” est une suggestion que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire en dessous de la liste des suggestions.

Note

Si votre méthode de travail nécessite davantage de statuts pour la gestion des suggestions, vous pouvez en ajouter d’autres en utilisant la catégorie de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS.

Chaque suggestion affichera le nom du bibliothécaire qui l’a gérée ainsi que la date à laquelle elle a été gérée.

Les suggestions acceptées et rejetées afficheront la raison de l’acceptation ou du rejet sous “Statut”.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

Filters on bibliographic, suggestion or acquisition information for suggestions, and an option to include archived suggestions

En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), changez le site dans le menu déroulant “Voir les suggestions pour le site”.

Branch filter for suggestions

Approuver ou rejeter des suggestions d’achat

Une fois que vous avez changé le statut de la suggestion (en attente, acceptée, rejetée, vérifiée, ou commandée), la suggestion sera déplacée dans l’onglet correspondant. L’état de la suggestion sera également mis à jour sur le compte de l’adhérent dans l’OPAC et un courriel sera envoyé à l’adhérent utilisant le modèle de lettre qui correspond au statut choisi.

Quand vous passez en revue les suggestions “En attente” vous pouvez choisir de cocher la case à côté d’une ou plusieurs suggestions pour les approuver/rejeter puis choisir le statut et la raison de votre choix dans la section “Modifier les suggestions sélectionnées” en bas.

Page des suggestions en attente, une suggestion est cochée et le curseur choisit un nouveau statut dans la section Modifier les suggestions sélectionnées en dessous

Note

Si votre méthode de travail nécessite davantage de statuts pour la gestion des suggestions, vous pouvez en ajouter d’autres en utilisant la catégorie de valeurs autorisées SUGGEST_STATUS.

Les motifs d’acceptation ou de refus des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

Dropdown menu for reasons of accepting or rejecting a purchase suggestion

Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant sur “Annuler” sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

Text field to enter a reason for accepting or rejecting a purchase suggestion

Il est également possible d’approuver ou rejeter des suggestions une par une en cliquant sur le titre de la suggestion pour ouvrir un résumé de la suggestion.

Details page of a purchase suggestion

Cliquez sur “Modifier” en haut de la page de détail des suggestions pour ouvrir la page de modification des suggestions.

Editable details page of a purchase suggestion

A partir de là, changez le statut dans la section “Gestion des suggestions” et cliquez sur “Enregistrer”.

Un changement de statut de suggestion déclenchera l’envoi d’une notification à l’adhérent qui a fait la suggestion. Les notifications peuvent être modifiées dans l’outil Notifications et tickets.

  • Le statut “Acceptée” déclenchera la notification ACCEPTED

  • Le statut “Rejetée” déclenchera la notification REJECTED

  • Le statut “Commandée” déclenchera la notification ORDERED

    Note

    Le statut “Commandée” sera automatiquement paramétré au moment de commander à partir d’une suggestion et la notification correspondante sera aussi envoyée à ce moment.

    Choisissez ce statut manuellement seulement si vous n’utilisez pas le module Acquisitions pour saisir vos commandes.

Note

Si vous ajoutez des valeurs personnalisées dans les valeurs autorisées SUGGEST_STATUS, vous pouvez ajouter les notifications correspondantes avec les mêmes noms, en ayant soin de choisir le module “Suggestions” au moment de créer les nouvelles notifications.

Modifier les suggestions d’achat

En plus de changer le statut pour accepter ou rejeter les suggestions, vous pouvez aussi changer différents attributs au moment de gérer les suggestions.

Des modifications peuvent être faites en lot en sélectionnant les suggestions et en choisissant les nouvelles valeurs dans la section “Modifier les suggestions sélectionnées” en bas de page.

Vous pouvez changer le type de document des suggestions en les sélectionnant et en choisissant le nouveau type de document dans le menu déroulant “Modifier le type de document en” en bas de page.

Dropdown list of available item types for suggestions

Note

Les types de documents dans cette liste sont générés par la catégorie de valeur autorisée SUGGEST_FORMAT.

Vous pouvez aussi changer le gestionnaire des suggestions sélectionnées en cliquant sur le lien “Sélectionner un gestionnaire” et en recherchant dans votre base d’utilisateurs. Le nouveau gestionnaire recevra la notification NOTIFY_MANAGER.

Note

Seuls les utilisateurs qui ont la permission “superlibrarian” ou “suggestions_manage” apparaîtront dans les résultats.

Il est également possible de modifier des suggestions une par une en cliquant sur le bouton “Modifier” à droite de la suggestion ou en cliquant sur le titre de la suggestion.

Details page of a purchase suggestion

Cliquer sur “modifier” en haut de la page de détail de la suggestion ouvrira une page de modification de la suggestion.

Editable details page of a purchase suggestion

Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion (la détailler plus encore ou corriger des erreurs commises par l’adhérent). Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

  • Dans la section “Informations bibliographiques”, vous pouvez ajouter des informations manquantes, telles que l’ISBN, l’éditeur, etc. ou corriger des informations erronées fournies par l’adhérent.

  • Dans la section “Gestion des suggestions”, vous pouvez modifier le statut, et une raison pour l’acceptation ou le rejet de la suggestion, ou ajuster les dates si nécessaire.

    • En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”.

  • La case “Notifier le gestionnaire” peut être utilisée pour envoyer une notification au bibliothécaire qui avait précédemment géré la suggestion pour l’informer que la suggestion a été modifiée. La notification envoyée est la notification NOTIFY_MANAGER.

  • Dans la section “Informations d’acquisition”, vous pouvez modifier le poste budgétaire, le prix, la devise, etc.

Archiver des suggestions d’achat

Une fois que la suggestion a terminé le processus d’acquisition, il est possible de l’archiver. Si vous avez beaucoup de suggestions, et que la page met longtemps à se charger, archiver les anciennes suggestions améliorera la performance.

Sélectionnez les suggestions que vous voulez archiver et cliquez sur le bouton “Archiver” dans la cas “Archiver la sélection”.

Archive selected box and button from the suggestion management tool

Vous pouvez aussi archiver les suggestions d’achat en cliquant sur la petite flèche à côté du bouton “Modifier” et en choisissant “Archiver”.

The arrow next to the Edit button gives access to a Delete and an Archive option

Les suggestions archivées disparaîtront de la liste, mais peuvent toujours être visualisées en cochant la case “Y compris archivées” dans les filtres.

Filters on bibliographic, suggestion or acquisition information for suggestions, and an option to include archived suggestions

Les suggestions archivées auront la mention “Archivée” sous l’information de titre lors de leur visualisation.

Archived suggestion

Note

Les suggestions archivées disparaîtront de la section “Vos suggestions d’achat” dans la fiche de l’adhérent à l’OPAC.

Supprimer les suggestions d’achat

Une fois que vous n’avez plus besoin de suggestions d’achat, vous pouvez les retirer définivement du système.

Pour supprimer les suggestions par lot, sélectionnez les suggestions que vous voulez supprimer définitivement et cliquez sur le bouton “Supprimer” dans la case “Supprimer les suggestions sélectionnées”.

Delete selected box and button from the suggestion management tool

Vous pouvez également supprimer une suggestion en cliquant sur la petite flèche à côté du bouton “Modifier” et choisir “Supprimer”.

The arrow next to the Edit button gives access to a Delete and an Archive option

Il est également possible de supprimer les suggestions en cliquant sur le titre de la suggestion pour accéder à la page de détails de la suggestion et en cliquant sur le bouton “Supprimer” à partir de là.

Details page of a purchase suggestion

Les anciennes suggestions d’achat peuvent être automatiquement supprimées en utilisant le cronjob purge_suggestions.pl.

Passer des commandes

Pour placer une commande, vous devez d’abord rechercher le fournisseur et créer un panier.

Avertissement

Si vous prévoyez d’utiliser EDIFACT pour passer vos commandes, vous aurez besoin de configurer les Comptes EDI et EANs de la bibliothèque.

Créer un panier

Note

Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous souhaiterez télécharger votre fichier de commande de votre fournisseur avant de commencer le processus dans Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur auprès duquel vous commandez. A partir des résultats de la recherche fournisseur, cliquez sur le bouton “Ajouter” et choisissez “Panier”.

The 'Basket' option in the 'New' button under the vendor's name in the vendor search results

Sinon, vous pouvez cliquer sur le nom du fournisseur pour accéder à la page du fournisseur, puis cliquer sur “Ajouter” et choisir “Panier” à partir de là.

The 'Basket' option in the 'New' button on the vendor's page

Après avoir cliqué sur “Ajouter” et “Panier”, il vous faudra saisir certaines informations à propos du panier de commande :

New basket form

  • Donnez au panier un nom qui vous aidera à l’identifier par la suite

  • Saisissez les adresses de facturation et de livraison (ce sera par défaut celles du site sur lequel vous êtes connecté)

  • Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant

  • Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information

  • Si vous avez ajouté des contrats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

  • If you’re ordering standing items (items which arrive regularly), check the “Orders are standing” box for this basket.

    • Note that one basket cannot contain both firm and standing orders.

  • Vous pouvez choisir de créer des exemplaires au moment de créer la commande, au moment de la recevoir, ou au moment de cataloguer l’exemplaire. Si vous choisissez une option différente de l’option par défaut, elle s’appliquera uniquement à ce panier. L’option par défaut est définie par la préférence système AcqCreateItem.

  • Si vous avez des champs supplémentires pour les paniers de commande, ils apparaîtront ici.

    New basket form with additional fields at the bottom

Lorsque vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”.

Basket page

Ajouter des articles au panier

Une fois votre panier créé, cliquez sur “Ajouter au panier” depuis la page du panier.

Basket page

Pour ajouter à un panier existant, cliquez sur “Ajouter au panier” à droite d’un panier existant.

Paniers actifs d'un fournisseur

Plusieurs options pour ajouter des exemplaires à la commande seront présentées.

The different options for adding materials to the basket

Commander à partir d’une notice existante

Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.

  • Dans les résultats, cliquez sur “Commander” pour arriver au formulaire de commande.

    Search results from the catalog, there is an extra option 'Add order' at the bottom of each result

  • A partir de la vue détaillée de la notice, vous pouvez cliquer sur le bouton “Commander”.

    Detailed view of a bibliographic record, there is an extra button in the top bar called 'Add order'

  • Vous arriverez au formulaire de commande

    When ordering from an existing record, the record part of the order form will be automatically filled in

    • All of the details associated with the item will already be listed under “Catalog details.”

  • Remplissez le reste du formulaire de commande, y compris les notifications d’adhérent, les exemplaires, et les détails financiers.

Commander à partir d’une suggestion d’achat

Si vous autorisez les adhérents à faire des suggestions d’achat (pour en savoir plus, consultez la partie gestion des suggestions d’achats de ce manuel), vous pouvez commander à partir de ces suggestions. Si vous souhaitez garder les traces des suggestions que vous avez commandées et reçues, vous devez passer la commande en utilisant ce lien.

Avertissement

Les suggestions doivent être acceptées avant que vous puissiez les commander.

List of all accepted purchase suggestions not yet ordered

  • A partir des résultats, cliquez sur “Commander” situé à côté de l’exemplaire que vous souhaitez commander et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion

    Order form with the patron's information in the suggestion section

  • À partir de ce formulaire, vous pouvez faire les changements nécessaires.

  • Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.

    Order in a basket with suggestion information

  • Les commandes ajoutées au panier de cette façon généreront l’envoi, à l’adhérent, d’un courriel lui précisant que sa suggestion a été commandée (avec la notification “ORDERED” dans Outils > :ref:` Notifications & tickets <existing-notices-and-slips-label>`) et mettront à jour la page “Mes suggestions d’achat de l’adhérent dans l’OPAC.

Commander à partir d’un abonnement

Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande “À partir d’un abonnement”.

  • Après avoir cliqué sur le lien de la commande, vous arriverez sur une page de recherche qui vous aidera à trouver votre abonnement

    Search form of serials subscriptions

  • Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire et chaque abonnement aura un lien “Commander” sur la droite

    Table of results of serials subscription search, the last column contains an Order button

  • Cliquer sur “Commander” basculera les informations de l’abonnement sur le formulaire de commande sans la partie “Ajouter un exemplaire”, puisque vous souscrivez à un abonnement et qu’un exemplaire n’est pas nécessaire

    Serial subscription order form

Commander à partir d’une nouvelle notice (vide)

Pour commander à partir d’une notice qui ne peut être trouvée nulle part ailleurs, choisissez l’option “Depuis une nouvelle notice (vide)”.

Order form with empty record fields

  • Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.

    Note

    Si le formulaire par défaut n’a pas les champs bibliographiques nécessaires pour passer une commande, activez la préférence UseACQFrameworkForBiblioRecords qui permettra à la grille MARC ACQ de personnaliser l’affichage des champs lors de la commande.

Dupliquer des commandes (commander à partir de commandes existantes)

Vous pouvez dupliquer une ligne de commande existante en choisissant l’option “A partir d’une commande existante (copie)”.

  • Vous serez amené à un formulaire de recherche pour rechercher parmi vos commandes existantes.

Order search for duplicating orders

  • Cochez les cases à côté de la ou des commande(s) que vous voulez dupliquer.

Order search results for duplicating orders

  • Cliquez sur “Suivant”

  • Cochez les cases à côté des valeurs pour copier depuis la commande originale ou choisissez de nouvelles valeurs.

Form to copy or modify values from the original order

  • Cliquez sur “Dupliquer des commandes”

A table with the duplicated order information

  • Cliquez sur “Retour au panier”

Commander à partir d’une source externe

Vous pouvez chercher dans d’autres catalogues de bibliothèques la notice d’un titre à acheter en utilisant l’option “À partir d’une source externe”. Ceci vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.

Z39.50 search form to order from an external source

  • A partir des résultats, cliquez n’importe où dans la ligne du titre que vous voulez ajouter à votre panier et choisissez l’option “Commander”.

    Résultats de la recherche Z39.50

  • Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, Koha vous en avertira et vous donnera différentes façons de procéder.

    Warning message 'Duplicate warning You selected a record from an external source that matches an existing record in your catalog' the options are 'Use existing record', 'Cancel and return to order' or 'Create new record'

    • Utiliser une notice existante : commander un autre exemplaire d’une notice bibliographique existante

    • Annuler et retourner à la commande : annuler la commande

    • Créer une nouvelle notice : créer une nouvelle notice bibliographique, tout en gardant aussi la notice existante

Commander à partir d’un nouveau fichier

Si votre fournisseur vous a fourni un fichier de notices (un fichier .mrc par exemple), vous pouvez ajouter des commandes en utilisant les notices de ce fichier. Choisissez l’option “A partir d’un nouveau fichier”.

Note

Veuillez noter que vous avez besoin de la permission stage_marc_import pour pouvoir commander à partir d’un nouveau fichier.

  • Rendez-vous sur le module Catalogage pour télécharger des notices dans le réservoir. Préparez votre fichier comme décrit dans cette partie.

  • Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez cliquer sur le bouton “Ajouter les notices téléchargées au panier”.

Staged file summary with an added button to add staged records to basket

  • A côté de chaque titre, il y a une case à cocher. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha remplira la page suivante avec les quantités, prix, poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans le fichier sélectionné.

    List of titles in staged file, the first title is selected and a form for entering the quantity, price, replacement price, discount, fund and statistics is underneath

  • Dans l’onglet “données d’exemplaire” vous pouvez saisir des informations qui seront ajoutées à chaque exemplaire commandé telles que le type de document, le code de collection et le statut de prêt.

    Formulaire d'exemplaire dans l'onglet Informations sur l'exemplaire

  • Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet “Détails financiers par défaut” pour appliquer des valeurs liées aux informations budgétaires.

    Accounting details form in the Default accounting details tab

  • Cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter au panier

Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé

Cette option est la même que la précédente, mais dans ce cas, votre fichier a déjà été téléchargé. Le choix entre “commande à partir d’un nouveau fichier” et “commande à partir d’un fichier téléchargé” dépend de votre processus d’acquisition ou de vos permissions.

  • Une fois que vous aurez cliqué sur “A partir d’un fichier téléchargé”, vous obtiendrez une liste de tous les fichiers téléchargés dans votre système.

    Liste des fichiers du réservoir qui n'ont pas encore été importés

  • Dans la liste des fichiers qui s’affiche, cliquez sur le bouton “Ajouter des lignes de commande” pour ajouter les notices téléchargées à votre commande.

  • A côté de chaque titre, il y a une case à cocher. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha remplira la page suivante avec les quantités, prix, poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans le fichier sélectionné.

    List of titles in staged file, the first title is selected and a form for entering the quantity, price, replacement price, discount, fund and statistics is underneath

  • Dans l’onglet “données d’exemplaire” vous pouvez saisir des informations qui seront ajoutées à chaque exemplaire commandé telles que le type de document, le code de collection et le statut de prêt.

    Formulaire d'exemplaire dans l'onglet Informations sur l'exemplaire

  • Si aucune information n’est importée concernant le poste budgétaire depuis la notice MARC grâce à la préférence système MarcFieldsToOrder, on peut utiliser l’onglet “Détails financiers par défaut” pour appliquer des valeurs liées aux informations budgétaires.

    Accounting details form in the Default accounting details tab

  • Cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter au panier

Classer à partir des titres ayant les plus forts taux de réservation

La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation.

  • Cette option vous basculera sur le rapport Ratios de réservations où vous pourrez trouver les documents avec un haut ratio de réservations et commander des exemplaires supplémentaires. Un lien avec le nombre d’exemplaires à commander se trouvera à côté de chaque titre, cliquez dessus et l’exemplaire s’ajoutera dans votre panier.

    Report of high hold ratios, in the last column, there is a button to order the suggested quantity

Paramétrer les notifications adhérent

Avec n’importe laquelle des options de commande ci-dessus vous vous retrouvez avec une option pour avertir les adhérents d’unn nouvel exemplaire dès sa réception. Le contenu de cette notification peut être modifié dans l’outil Notifications & tickets et aura le code ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Dans la section “Adhérents” vous verrez une option “Ajouter l’utilisateur”. Cliquez sur ce bouton pour ajouter les adhérents qui seront avertis du nouvel exemplaire.

Recherche de notification adhérent

  • Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherchez les adhérents auxquels vous voulez envoyer des notifications et cliquez sur “Sélectionner”

    Pop up window for patron search

  • Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre et vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la section “Adhérent”

    List of patrons to notify in order form

Ajouter des exemplaires aux commandes

Après avoir ajouté les informations bibliographiques (pour toutes les méthodes de commandes sauf à partir de fichiers téléchargés), si votre préférence système AcqCreateItem est configurée sur “Créer un exemplaire au moment de faire une commande”, vous devrez ensuite saisir les données d’exemplaire. Vous devez remplir au moins une notice d’exemplaire puis cliquer sur le bouton “Ajouter un exemplaire” en dessous à gauche du formulaire.

New item form within the order form

Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

Table with added item information above an empty new item form

Si vous commandez plusieurs exemplaires, vous pouvez cliquer sur “Ajouter des exemplaires multiples” au lieu de les ajouter un par un. Vous devrez indiquer combien d’exemplaires vous voulez ajouter. Entrez simplement ce nombre dans la case et cliquez sur “Ajouter”.

Buttons at the bottom of the new item form, 'Add item', 'Clear', 'Add multiple items', next to Add multiple items, a text field says 'Number of items to add' Followed by 'Add' button. A message underneath says 'NOTE: Fields listed in the UniqueItemsFields system preference will not be copied'

Ajouter des détails financiers aux commandes

Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

Accounting details section of the order form

  • Quantité : saisissez la quantité d’exemplaires que vous voulez commander.

    Avertissement

    Si l’exemplaire est créé à partir d’une commande, vous ne pourrez pas modifier la quantité manuellement. Vous devez ajouter des exemplaires à la commande en cliquant sur le bouton “Ajouter” situé en bas du formulaire pour ajouter autant d’exemplaires que vous souhaitez commander.

  • Poste budgétaire : choisissez le poste budgétaire qui sera utilisé pour acheter ce titre.

    • La liste des postes budgétaires est alimentée par les postes budgétaires que vous avez créés dans la rubrique Administration du module Acquisitions.

    • Si vous avez de nombreux fonds budgétaires, vous pouvez commencer à saisir le nom du fond dans le champ et la liste sera filtrée.

    • Par défaut, seuls les fonds de budgets actifs seront disponibles dans le menu déroulant. Si vous devez visualiser aussi les fonds inacifs, cochez “Y compris Inactifs”.

  • Devise : choisissez la devise du prix.

    • Le menu déroulant des devises indiquera les monnaies que vous avez configurées dans la section Acquisitions de l’Administration.

  • Prix fournisseur : saisissez le prix avant que les taxes ou les remises soient appliquées.

  • Prix indéterminés : si le prix est indéterminé, cochez la case prix indéterminé. Vous pourrez revenir en arrière plus tard pour saisir le bon prix.

    Note

    Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.

    Voir la section Gérer les prix indéterminés ci-dessous pour apprendre comment gérer les prix indéterminés.

  • Tax rate: if you are charged sales tax, choose the rate.

    • Ce champ est renseigné par la préférence système TaxRates.

  • Remise : saisissez le taux de remise pour cette commande. Une fois cette donnée saisie, pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.

  • Prix de vente : saisissez le prix public recommandé (RRP), le prix fixé par l’éditeur ou l’imprimeur comme recommandation pour les librairies.

  • Coût de remplacement : saisissez le prix qu’il en coûtera de faire remplacer l’exemplaire. C’est le prix à faire payer à l’adhérent quand un exemplaire est déclaré perdu (si la préférence système WhenLostChargeReplacementFee est paramétrée sur “Faire payer”).

  • Le prix budgété est le montant qui sera retiré dans la colonne “dépensée” du tableau des budgets. Le fait que ce prix soit TTC ou HT dépend du paramètre “Prix catalogue” de votre fournisseur.

  • Le total est le coût budgété multiplié par le nombre d’exemplaires commandés.

  • Coût réel : ce champ est habituellement laissé vide jusqu’à réception, quand vous pouvez confirmer le coût réel indiqué sur le ticket ou la facture du fournisseur.

  • Note interne : elle apparaîtra uniquement dans le module Acquisitions et dans l’interface professionnelle du catalogue, dans l’onglet “Détails sur l’acquisition” de la notice détaillée.

  • Note fournisseur : elle apparaîtra dans le module Acquisitions ainsi que sur la commande quand elle est exportée en CSV.

  • Date de livraison estimée : vous pouvez spécifier une date estimée de livraison pour cette commande spécifique. Si aucune date n’est saisie, la date de livraison estimée sera calculée en fonction du “Délai de livraison” des Informations Vendeurs. Cette date est utilisée pour gérer les commandes en retard

  • Si vous avez ajouté des catégories statistiques lors de :ref:`la création du poste budgétaire <add-a-fund-label>, ces valeurs apparaissent dans les deux champs statistiques.

  • Si vous avez des champs supplémentaires pour les lignes de commande, ils apparaîtront ici.

Une fois tous les champs remplis, cliquez sur “Enregistrer” pour ajouter l’exemplaire dans votre panier. Si le prix dépasse le montant disponible dans le poste budgétaire, un message de demande de confirmation s’affichera.

Warning message that says 'Warning! Order total amount exceeds allowed budget. Do you want to confirm this order'

L’alerte de confirmation vous autorisera à passer commande, une fois dépassé votre fond budgétaire, si vous le souhaitez.

Une fois votre commande ajoutée, vous pouvez la rechercher dans le module Acquisitions ou voir les informations la concernant dans la page de détail de la notice bibliographique sur l’interface professionnelle, si la préférence système AcquisitionDetails est paramétrée sur “Afficher”.

Acquisition details tab in the detailed record

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : acquisitionsdetails-table).

Modifier le panier

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

A basket with orders

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : orders).

A partir du panier, vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

  • Choisir de “Modifier” la commande vous renverra vers le formulaire de commande au cas où vous souhaiteriez modifier les détails comptables ou les documents.

  • Choisir de “Transférer” la commande vous permettra de déplacer cette commande du panier d’un fournisseur vers le panier d’un fournisseur différent.

Note

Le nouveau fournisseur doit avoir au moins un panier en cours pour que vous puissiez transférer la commande.

  • Choisir de “Réserver” vous permettra de placer une réservation sur cette commande pour un adhérent.

  • Choisir “Supprimer la commande” supprimera la ligne de commande mais laissera la notice correspondante dans le catalogue.

  • Choisir “Supprimer la commande et la notice” supprime à la fois la ligne de commande et la notice correspondante du catalogue.

    • La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

      Cancel order link followed by a message Can't cancel order and delete catalog record 1 item(s) left

Note

Si la commande a été créée à partir d’une suggestion, le statut de la suggestion repassera de “Commandée” à “Acceptée” si la commande est annulée.

Sur la page de résumé, vous avez également accès aux différentes options via les boutons en haut de l’en-tête du panier.

Buttons at the top of the basket page: Add to basket, Edit basket, Delete basket, Export as CSV, E-mail order

  • Ajouter au panier ajouter des commandes au panier

  • Modifier le panier : modifier les informations du panier, telles que le nom ou l’adresse de facturation.

  • Supprimer le panier : si le panier est vide, vous aurez un simple message de confirmation avant de supprimer le panier. Si le panier contient des commandes, vous aurez un message de confirmation avec plusieurs options.

    Delete basket confirmation message with options to delete basket and orders or delete basket, orders and records

    • Supprimer le panier et les commandes : cela supprimera le panier, annulera les commandes, recréditera le budget, et supprimera les documents (commandés ou reçus).

    • Supprimer le panier, les commandes et les notices : en plus de ce qui était supprimé précédemment, seront supprimées les notices bibliographiques associées aux commandes (exceptées celles qui ne peuvent pas être supprimées parce qu’elles ont des exemplaires, des commandes ou des abonnements rattachés).

  • Fermer ce panier : fermer le panier vous permettra de l’ajouter à un groupe de paniers (ceci est facultatif) et de réceptionner ses exemplaires.

  • Exporter en CSV : ceci créera un fichier CSV avec toutes les commandes de ce panier. Vous pouvez ajouter différents profils CSV en vous rendant sur l’Outil Profils CSV.

  • Créer une commande EDIFACT : si vous utilisez l’EDI pour vos commandes vous pouvez cliquez sur le bouton “Créer une commande EDIFACT” quand vous aurez fini, pour envoyer votre fichier directement au fournisseur et ainsi fermer le panier.

  • Commande par courriel : ceci enverra les informations de la commande à votre contact chez ce fournisseur. Vérifiez que votre contact a bien un courriel dans son profil.

    Note

    The email sent is based on the ACQORDER notice template. It can be customized in the Notices and slips tool.

Commander (fermer le panier)

Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

Buttons at the top of the basket page: Add to basket, Edit basket, Delete basket, Export as CSV, E-mail order

Avertissement

Vous devez fermer le panier pour pouvoir :ref:` réceptionner les documents <receiving-orders-label>`quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Si votre préférence système BasketConfirmations est paramétrée pour demander une confirmation, il vous sera demandé si vous êtes sûr de vouloir fermer le panier.

Close basket confirmation message

Lorsque vous fermez le panier, vous pouvez choisir d’ajouter celui-ci à un groupe pour en faciliter l’impression et la récupération. Si vous cochez la case “Attacher ce panier à un nouveau bordereau avec le même nom” vous serez basculé sur la liste des groupes où vous pourrez exporter un fichier PDF de la commande.

List of closed basket groups

Avertissement

Un panier avec au moins un exemplaire marqué “prix indéterminé” ne pourra pas être fermé.

Voir la section Gérer les prix indéterminés ci-dessous pour apprendre comment gérer les prix indéterminés.

Gérer les prix indéterminés

Avertissement

Un panier avec au moins un exemplaire marqué “prix indéterminé” ne pourra pas être fermé.

Basket with an order with an uncertain price

Cliquer sur le bouton “Prix indéterminés” affichera la liste de tous les exemplaires dont le prix n’est pas connu afin de les modifier rapidement. A partir de cette liste, vous pouvez modifier rapidement les exemplaires en saisissant de nouveaux prix et quantités.

Uncertain prices page

Note

La page Prix Incertains est indépendante du panier. Elle est liée au fournisseur ce qui permet de voir tous les exemplaires en commande qui ont un prix incertain pour ce fournisseur.

Ajouter un bordereau de commande

Un bordereau de commande est simplement un groupe de paniers. Dans certaines bibliothèques, plusieurs personnes sont en charge des paniers, et, à la fin d’une période donnée, un bibliothécaire les regroupe pour les transmettre au fournisseur en une seule fois. Ceci dit, il est toujours possible d’avoir un seul panier dans un bordereau, ou pas de bordereau du tout, si c’est le circuit habituel dans votre bibliothèque.

Note

Vous ne pouvez pas réouvrir un panier qui est rattaché à un bordereau. Le bouton Réouvrir ce panier sera grisé.

Pour créer un bordereau, allez à la page Détail fournisseur et cliquez sur l’onglet “Bordereaux de commande” sur le côté gauche.

Page d'information sur le fournisseur

List of open basket groups

Cliquez sur le bouton “Nouveau bordereau”.

New basket group form

  • Nom du bordereau : c’est le nom que le bordereau aura dans Koha

  • Lieu de facturation : il s’agit de l’adresse de facturation qui apparaîtra sur le bordereau de commandes

  • Lieu de livraison : choisissez une bibliothèque où ces commandes devraient être envoyées, elle apparaîtra sur le bordereau de commande, sous la mention adresse de livraison. Vous pouvez aussi saisir une adresse différente

  • Commentaire pour la livraison : ce commentaire apparaîtra sur le bordereau de commande

  • Fermer le bordereau : si vous avez terminé ce bordereau et ne souhaitez plus le modifier, vous pouvez cocher cette case et le bordereau sera fermé et sauvegardé

Ajoutez des paniers au bordereau en cliquant sur le bouton “Ajouter au bordereau” à droite.

Cliquez sur “Enregistrer” pour finir de créer votre panier.

A cet endroit, vous pouvez exporter votre commande en PDF pour l’envoyer à votre fournisseur.

Note

Le contenu du fichier PDF n’est pas modifiable mais il est possible de changer sa langue et son formatage avec la préférence système OrderPdfFormat.

Rechercher des commandes

En haut de la plupart des pages du module Acquisitions, une barre de recherche rapide vous permet de faire une recherche par Fournisseur ou une recherche par Commande.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the vendor search option

En utilisant la Recherche de commandes, vous pouvez chercher les exemplaires qui ont été commandés, par le titre ou le fournisseur.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the order search option

Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ et saisir n’importe quelle partie du titre ou du nom du fournisseur.

Search results for orders

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : histsearcht).

En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la case de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires. Dans la recherche de paniers, vous pouvez saisir n’importe quelle partie du nom du panier ou de son numéro. Dans la recherche sur les numéros de factures, vous pouvez saisir une partie du numéro de facture.

The search bar at the top of the page has two options in the acquisitions module, Vendor search and Orders search, this show the order search option, expanded

Cliquer sur Recherche avancée à droite du bouton de recherche vous donnera toutes les options de recherche disponibles.

The advanced order search form

Réceptionner des commandes

Avertissement

Vous devez fermer le panier pour pouvoir réceptionner les documents quand il arrivent. Seuls les exemplaires des paniers fermés s’afficheront comme prêts à être réceptionnés.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

Page d'information sur le fournisseur

ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

A vendor search for book returned two vendors, ABC Bookstore, KLMNOP Bookstore and XYZ Bookstore

Après avoir cliqué sur “Réceptionner colis”, vous devrez saisir le numéro de facture attribué par le fournisseur, la date d’arrivée du colis, les frais d’expédition et le budget sur lequel les imputer.

Receive a new shipment form

La page de réception liste tous les exemplaires qui sont encore en commande chez le fournisseur, quel que soit le panier des exemplaires.

List of all pending orders (not yet received)

Avertissement

Seuls les exemplaires des paniers fermés apparaîtront dans la liste des commandes en attente.

Note

Si vous avez beaucoup de commandes, vous pouvez les filtrer en utilisant le champ “Rechercher” juste au dessus du tableau, ou bien les champs de filtre en haut de chaque colonne du tableau.

At the top of the pending orders table, there are search fields

Vous pouvez, par exemple, scanner l’ISBN du livre que vous réceptionnez dans la case de filtre et le tableau montrera alors uniquement les commandes correspondantes.

Assurez-vous simplement d’effacer les filtres quand vous avez fini, sinon les autres exemplaires n’apparaîtront pas.

Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien “Réceptionner” à droite de l’exemplaire.

Item receive page (the item is created at cataloging)

Selon le moment où vous avez choisi de créer l’exemplaire (soit selon la preférence système AcqCreateItem, soit au moment de créer votre panier), le formulaire sera légèrement différent.

Si vous choisissez de créer l’exemplaire au moment de passer la commande, vous verrez le formulaire de création de l’exemplaire sur le côté gauche et les informations financières sur le côté droit.

Item receive page (the item is created when placing the order)

Vous pouvez cocher la case à côté de l’exemplaire pour le réceptionner, ou remplir le champ “Quantité reçue” sur le côté gauche.

Note

Vous pouvez choisir de marquer seulement une partie de la commande comme reçue si le fournisseur n’a pas envoyé l’intégralité de la commande, en cochant uniquement les cases à côté des exemplaires que vous voulez réceptionner ou en entrant la quantité adéquate dans le champ “Quantité reçue”.

Vous pouvez modifier l’exemplaire si besoin en cliquant sur le lien “Modifier”. Cela vous permettra de saisir les cotes et les codes à barres exacts si vous souhaitez le faire au moment de la réception.

Vous pouvez aussi modifier les informations de prix (prix de remplacement, prix réel et devise du prix réel). Les valeurs que vous saisirez complèteront automatiquement le sous-champ de coût, coût de remplacement dans la notice exemplaire après enregistrement.

Si vous choisissez de créer l’exemplaire au moment de la réception, vous verrez le formulaire de création de l’exemplaire sur le côté gauche et les informations financières sur le côté droit.

Item receive page (the item is created when receiving the order)

Avertissement

Vous devez remplir le formulaire de création de l’exemplaire et cliquer sur “Ajouter un exemplaire” ou “Ajouter des exemplaires multiples” pour réceptionner la commande. Vous ne pourrez pas simplement changer le nombre dans “Quantité reçue”.

Vous pouvez modifier les informations de prix (prix de remplacement, prix réel, et devise du prix réel). Les valeurs que vous entrez complèteront automatiquement le sous-champ Coût de remplcement et le sous-champ Prix d’achat de la notice exemplaire après enregistrement.

Enfin, si vous choisissez de créer votre exemplaire au moment du catalogage, vous verrez uniquement les informations financières sur le côté droit.

Item receive page (the item is created at cataloging)

Vous pouvez modifier les informations de coût (coût de remplacement, coût réel, et devise du coût réel).

Note

Les informations financières ne seront pas transférées sur l’exemplaire si l’exemplaire est créé au moment du catalogage.

Une fois que vous avez effectué tous les changements nécessaires (à la commande et/ou aux exemplaires), cliquez sur “Enregistrer” pour marque l(es) exemplaire(s) comme reçu(s).

Already received table in the receiving page

Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour ajouter ou modifier des données à la réception d’un exemplaire, ces changements s’effectueront après que vous ayez cliqué sur “Enregistrer”.

Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

Les commandes réceptionnées auront la mention “(reçu)” avant le titre dans la vue du panier.

A received order in a basket

Note

Quand toutes les commandes d’un panier ont été réceptionnées, le panier s’efface de la liste des paniers pour ce fournisseur. Vous pouvez cliquer sur “Voir tous les paniers” pour voir les paniers inactifs.

Paniers actifs d'un fournisseur

Tous les paniers d'un fournisseur, y compris les paniers inactifs

Note

If a patron was marked as needing to be notified when the order is received, they will receive the ACQ_NOTIF_ON_RECEIV notice.

If a patron suggested the purchase, they will receive the AVAILABLE notice.

Both of these notices can be customized in the Notices and slips tool.

Transférer des commandes

Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre sur la page du panier ou la page de réception. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

Vendor search box for transferring orders

A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

List of vendors to transfer an order to

Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier auquel vous souhaitez ajouter l’exemplaire.

List of baskets to transfer an order to

Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

Vous verrez les commandes transférées et les commandes annulées en affichant le panier.

A list of canceled or transferred orders in a basket

Note

Même s’il est possible de rouvrir votre panier (à moins qu’il ne fasse partie d’un bordereau de commande, auquel cas le panier ne peut pas être rouvert), de transférer une ou plusieurs commandes et de refermer le panier, ce n’est pas recommandé. Cette façon de procéder mettra à jour la date de “fermeture du panier”, ce qui de fait rendra le calcul des “commandes en retard” incorrect.

Il est préférable de transférer une commande depuis la page de réception.

Annuler des commandes

Si l’exemplaire n’est disponible nulle part, vous pouvez supprimer la commande en cliquant sur “Annuler la commande” ou “Annuler la commande et supprimer la notice du catalogue” tout à droite de la page du panier ou de la page de réception.

A basket with orders

Ceci vous permettra de saisir le motif et de confirmer l’annulation.

Warning message that says 'Are you sure you want to cancel this order, Bibliographic record will not be deleted' followed by a drop down menu for cancelation reasons and the options are 'Yes, cancel (Y)' or 'No, don't cancel (N)'

Note

Le menu déroulant des motifs d’annulation est rempli par la catégorie de valeurs autorisées ORDER_CANCELLATION_REASON. S’il n’y a aucune valeur dans cette catégorie, ce sera un champ de texte libre au lieu d’un menu déroulant.

Vous verrez également que l’exemplaire est annulé si vous visualisez le panier.

A list of canceled or transferred orders in a basket

Version

As of Koha version 23.11, you can cancel orders in closed baskets by enabling the CancelOrdersInClosedBaskets system preference.

In prior versions, it is not possible to cancel orders when the basket is closed. Whilst it is possible to re-open your basket (unless it is part of a basket group, in which case the basket cannot be reopened), cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect. In those cases, it is preferable to cancel an order from the receiving page.

Factures

Des factures sont générées lorsque les commandes sont réceptionnées. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

Invoice search form, additional fields that are searchable are available in this search

Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

List of invoices, separated in tabs for open and closed invoices

En bas du tableau, il y a un bouton pour fusionner les factures sélectionnées et un bouton pour fermer les factures sélectionnées.

Le bouton “Actions” sur la droite permet différentes actions sur une seule facture :

  • Détails : afficher la facture complète

  • Fermer : fermer la facture pour indiquer que la facture est payée

  • Supprimer : supprimer la facture; cette option est disponible uniquement pour les factures qui n’ont aucun exemplaire reçu

La page de détails de la facture présente toutes les informations à propos de la facture.

Detailed invoice page, with additional fields and AcqEnableFiles enabled

  • Numéro de facture : le numéro de facture saisi au moment de la réception est modifiable ici

  • Date d’expédition : la date saisie au moment de la réception est modifiable ici

  • Date de facturation : saisissez la date de facturation de la facture

  • Frais de port : le coût saisi au moment de la réception est modifiable ici

  • Poste budgétaire des frais de port : le poste budgétaire saisi au moment de la réception est modifiable ici

  • Statut : le statut de la facture, soit ouverte soit fermée ; si elle est fermée, la date de clôture apparaîtra également

  • Fermer : si la facture est toujours ouverte, elle peut être fermée en cochant cette case

  • Rouvrir : si la facture est fermée, elle peut être rouverte en cochant cette case

  • Additional fields: if there are additional fields for invoices, they will appear here.

Dans la section Ajustements, vous pouvez ajouter des ajustements à vos factures en cliquant sur “Ajouter un ajustement”.

Ces ajustements peuvent concerner l’ajustement du prix qui est compensé par un arrondi ou l’ajout d’un avoir à la facture, par exemple.

Add adjustment form

  • Montant : saisissez le montant de l’ajustement (il peut être positif ou négatif)

  • Motif : choisissez un motif, si nécessaire

    Note

    Les motifs sont remplis par la catégorie de valeurs autorisées ADJ_REASON.

  • Note : entrez une note, si nécessaire

  • Poste budgétaire : choisissez le poste budgétaire sur lequel doit être imputé le montant de l’ajustement

  • Ajouter lorsque la facture est ouverte : si cette case est cochée, le montant de l’ajustement sera retiré du poste budgétaire immédiatement. Si la case n’est pas cochée, le montant ne sera retiré que lorsque la facture sera fermée.

Cliquez sur “Mettre à jour les ajustements” pour enregistrer vos ajustements.

Si vous avez besoin de modifier l’ajustement ultérieurement, vous pouvez le faire dans le tableau en cliquant sur “Mettre à jour les ajustements”.

List of adjustments on an invoice

In the “Invoice details” section, you will see the details of each received title in this invoice.

  • If needed, you can change the fund used for each title by clicking “Modify fund” in the “Fund” column.

Attacher des fichiers aux factures

Si vous autorisez le téléchargement des fichiers d’acquisitions avec la préférence système AcqEnableFiles, vous verrez apparaître l’option pour gérer les fichiers des factures à côté du lien “Aller à la page de réception”

Detailed invoice page, with additional fields and AcqEnableFiles enabled

Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

A message says 'This invoice has no files attached.' above a form to upload files

D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

List of attached files to an invoice above the form to upload files

Fusionner des factures

Depuis les résultats de recherche sur les factures, vous pouvez aussi fusionner deux factures ou plus, si vous en avez besoin.

List of invoices, separated in tabs for open and closed invoices

Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera :

Merge invoices form

Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les factures fusionneront alors en une seule.

Réclamations et commandes en retard

Le lien “Commandes en retard” sur la principale du module acquisitions mène à un rapport où toutes les commandes peuvent être filtrées pour trouver celles qui sont en retard.

En cliquant sur “Commandes en retard” sur la page Acquisitions, une série de filtres sera proposée sur le côté gauche de la page. Ces filtres ne s’appliquent que sur les paniers fermés.

Late orders filters

  • Date de commande : ce filtre limite les résultats aux commandes des paniers fermés depuis plus d’un certain nombre de jours. Cette zone est par défaut à 0, ce qui signifie que toutes les commandes de paniers fermés sont affichées dans cette liste.

    Note

    La date de commande est la date à laquelle le panier a été fermé.

  • Estimated delivery date from … to …: this filter limits the results to orders estimated to be delivered between two dates. The estimated delivery date is either the date entered in the “Estimated delivery date” field in the accounting details section of the order, or it is calculated as order date (date the basket was closed) + delivery time entered when creating the vendor.

    Note

    The estimated delivery date can be edited in the late orders table.

  • Fournisseur : ce filtre limite les résultats aux commandes d’un fournisseur spécifique.

    Note

    Le menu déroulant des fournisseurs affiche seulement les fournisseurs avec des paniers fermés.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

List of late orders

Note

Vous pouvez modifier les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : late_orders).

Il y a plusieurs options pour réclamer les commandes en retard.

  • Si vous avez saisi une adresse courriel pour un contact au fournisseur dans votre système, vous pouvez envoyer des courriels de réclamation quand une commande est en retard.

  • Si le fournisseur n’a pas de contact avec une adresse courriel, vous pouvez télécharger la liste des titres à réclamer dans un fichier CSV

    • Cochez la case à droite des titres en retard à réclamer

    • Cliquez sur “Exporter au format CSV” en bas à droite de la liste

      Note

      Le profil CSV utilisé par défaut est “Commandes en retard”. Vous pouvez le modifier ou en ajouter de nouveaux dans l’outil profils CSV.

      Si vous en ajoutez un nouveau, choisissez le type de profil : SQL et l’utilisation : Export des commandes en retard.

Suivi du budget/poste budgétaire

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

Funds table on the acquisitions module's main page

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : accounts).

Note

Si le ligne indiquant le “Total” dans le tableau vous perturbe, vous pouvez la masquer en ajoutant ce code à la préférence IntranetUserCSS.

#funds_total {display:none;}

Le lien “Tout développer” affichera tous les postes budgétaires et sous-postes budgétaires.

Le lien “Tout réduire” affichera uniquement les postes budgétaires de premier niveau.

Le lien “Masquer les budgets inactifs” masquera les budgets qui ne sont pas actuellement actifs (tels que les budgets des années précédentes).

Le lien “Afficher les budgets inactifs” affichera les budgets qui ne sont pas actuellement actifs (tels que les budgets des années précédentes).

Si vous avez plusieurs bibliothèques dans votre base et avez des postes budgétaires assignés aux différentes bibliothèques, vous pouvez filtrer le tableau pour afficher uniquement les postes budgétaires pour une bibliothèque en particulier.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

A table with all the ordered items in a fund

Traitement EDI

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are using EDI for some or all of the ordering process.

EDI allows order files to be sent between vendors and Koha. When the files are processed the order information is loaded directly into Koha.

The full workflow is outlined below.

flowchart of the EDI process

Note

Libraries do not have to automate the full process and not all vendors support all functions. For example a library might use QUOTE and ORDER files but carry out manual invoicing/receipting. Or a library may create the basket on Koha either manually or from a file of MARC records but send the order back to the vendor via an ORDER file. Speak to your vendors to establish which functions they support.

Avertissement

Koha utilise la norme EDIFACT (EDItEUR and BiC) et non la norme X12 pour les commandes électroniques.

Paramétrer EDI dans Koha

In order to use EDIFACT in Koha, the

EDIFACT system preference must be enabled.

Avant de commander en utilisant EDI, vous devrez vous assurer d’avoir effectué ces étapes :

Questions EDI pour les fournisseurs

Vous devrez rassembler les informations suivantes auprès de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.

Comptes EDI

Comptes EDI : ceci est l’information de connexion pour vos fournisseurs. Elle sera utilisée pour compléter la section comptes EDI.

  • Fournisseur : le nom du fournisseur

  • Description : une courte description si des explications supplémentaires sont nécessaires (particulièrement si vous avez plusieurs comptes pour un seul fournisseur) .

  • Transport : est-ce que le fournisseur transmet des fichiers EDI via FTP, SFTP, ou par un autre processus spécial ?

    • Options :

      • FTP

      • SFTP

      • FICHIER

  • Hôte distant : l’adresse URL ou IP du serveur FTP/SFTP

  • Nom : l’identifiant pour le serveur ci-dessus

  • Mot de passe : le mot de passe pour le serveur ci-dessus

  • Dossier de téléchargements : le chemin d’accès sur le serveur qui contient les fichiers que Koha ira télécharger et traiter

  • Répertoire d’envoi : le chemin d’accès sur le serveur où Koha enverra les fichiers pour que votre fournisseur puisse les traiter

  • Entité nommante : Qui a attribué le SAN ci-dessous ?

    • Options :

      • EAN International (14)

      • US SAN Agency (31B)

      • Attribué par le fournisseur (91)

      • Attribué par l’acheteur (92)

  • SAN : L’identifiant électronique du fournisseur

  • Standard : Le standard utilisé par le fournisseur, ceci modifiera la façon dont les messages EDI sont interprétés

    • Options :

      • BiC

      • EDItEUR

  • Devis activés : [o/n] Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de devis via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des devis via EDIFACT ?

  • Commandes activées :(oui ou non) Est-ce que ce fournisseur accepte l’envoi et la réception de commandes via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des commandes via EDIFACT ?

  • Factures activées : (oui ou non) Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de factures via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des factures via EDIFACT ?

  • Réponses activées : (oui ou non) Est-ce que le fournisseur accepte l’envoi et la réception de réponses via EDIFACT, et est-ce que vous voulez envoyer et recevoir des factures via EDIFACT ?

  • Commande automatique : (oui ou non) Cochez cette case si vous voulez que les citations génèrent automatiquement des commandes.

EAN

Chaque bibliothèque utilisant EDIFACT doit spécifier un identifiant d’acheteur, connu sous le nom de SAN ou EAN. Ceci remplira le paramètre Library EANs.

  • Site : Choisissez le site que cet EAN représente

  • Description : Ajouter un description à cet EAN, si besoin

  • EAN : Saisissez l’EAN

  • Entité nommante : Choisissez qui a attribué le SAN ci-dessus

    • Options :

      • EAN International (14)

      • US SAN Agency (31B)

      • Attribué par le fournisseur (91)

      • Attribué par l’acheteur (92)

Champs MARC de commande ou grille acquisitions

Note

Cela n’est nécessaire que si votre fournisseur vous envoie les fichiers de notices MARC que vous importerez via Télécharger des notices MARC dans le réservoir. Si votre fournisseur vous envoie des fichiers automatisés EDI QUOTE, il n’est pas nécessaire de renseigner la préférence système MarcFieldsToOrder.

Ces valeurs sont définies par la préférence système MarcFieldsToOrder.

  • prix : champ MARC21 qui contient le prix de l’exemplaire

  • quantité : champ MARC21 qui contient la quantité d’exemplaires pour la notice en particulier

  • budget_code : champ MARC21 contenant le code du budget Koha à débiter

  • remise : champ MARC21 contenant le pourcentage de rabais sur le prix de l’exemplaire

  • sort1 : champ MARC21 qui remplira le champ personnalisé sort1

  • sort2 : champ MARC21 qui remplira le champ personnalisé sort2

Commander via EDI

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site. Some language that you might see included « basket », « order », « cart », and/or « MARC order ». The vendor will then either send you a file of MARC records to import into Koha OR the vendor will send a QUOTE file if you have this enabled in your EDI accounts settings.

Working with a MARC file

Once you have this MARC file downloaded to your computer you will want to log in to Koha and continue the process there.

Dans le module acquisition, créer un panier pour le fournisseur à qui vous commandez. Ajoutez votre fichier au panier en commandant à partir d’un nouveau fichier.

À partir de la fenêtre de confirmation, vous verrez toutes les donnés du fichier MARC en lien avec votre commande. Si vous ne voyez pas les champs tels que “budget” et “quantité” renseignés, assurez-vous que votre préférence système MarcFieldsToOrder est bien configurée.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur le bouton “Créer une commande EDIFACT”.

Note

The “Create EDIFACT order” button only displays is you have enabled the EDIFACT system preference.

You will be asked if you wish to create the EDI order and close the basket.

Envoyer la commande EDIFACT

This will generate an ORDER file with the status “Pending” in the EDIFACT messages in Koha.

The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor and the status in EDIFACT messages will be updated to “Sent”.

Working with a QUOTE file

Si vous avez des fichiers QUOTE activés, vous pouvez passer commande sur le site du fournisseur et un fichier QUOTE sera automatiquement généré et rendu disponible pour être collecté et chargé dans Koha. Vous verrez le fichier listé dans les messages EDIFACT dans Koha avec le statut “Reçu”. Le panier aura été créé et les notices et exemplaires ajoutés au panier.

Une fois que vous avez vérifié que le panier est correct, vous pouvez cliquer sur le bouton “Créer une commande EDIFACT”. Le processus se déroule ensuite comme pour l’envoi de commande EDIFACT ci-dessus.

Facture EDI

When the book vendor is done processing your files they can send an INVOICE file via EDI as well. The EDI cron job will grab invoice file, create an invoice on Koha and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention. As a final check the invoice can be reviewed and closed if all items have been receipted correctly.

INVOICE files can be viewed in the EDIFACT messages. Processed files have the status “Received”.

Si vous positionnez la préférence EdifactInvoiceImport sur “Ne pas importer”, vous pouvez charger les factures manuellement.

Messages EDIFACT

Un journal de tous les messages envoyés et reçus via EDIFACT est disponible dans Messages EDIFACT.

List of EDIFACT messages sent and received