Herramientas

Las herramientas en Koha realizan algún tipo de acción. A menudo muchos de los ítems en Herramientas de Koha se conocen como “Reportes” en otros sistemas de administración bibliográfica.

  • Get there: More > Tools

Patrons and circulation

Lista de usuarios

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron lists

Patron lists are a way to store a group of patrons for easy modification via the batch patron modification tool or reporting.

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Para crear una nueva lista de usuarios haga clic en el botón “Nueva lista de usuarios”

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Enter a list name.

Checking the “Shared” box will make this list visible to all users with the manage_patron_lists permission.

Save the list.

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Each list has an “Actions” menu with more list options.

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Para agregar usuarios a la lista haga clic en el enlace “Agregar usuarios” en el menú “Acciones”.

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Ingrese el nombre del usuario o número de carné en el cuadro de búsqueda y haga clic en el resultado correcto para agregar el usuario.

Alternatively, you can click on the “Enter multiple card numbers” link and scan (or type in) barcodes in the box.

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Una vez que haya realizado las modificaciones (a través de cualquier método) puede hacer clic en «Guardar» en la parte superior izquierda del editor.

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Clubes de usuarios

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Patron clubs

Patron clubs create clubs in which patrons may be enrolled. It is useful for tracking summer reading programs, book clubs and other such clubs.

Importante

Staff will need the clubs permissions to edit clubs, templates and enroll patrons. To learn how to set patron permissions, go to the patron permissions section of this manual.

Creating a new club template

Click on the “New club template” button. Here you can add fields that can be filled out at the time a new club is created based on the template, or a new enrollment is created for a given club based on the template.

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The name is required. This could be something like “Adult book club”, “Children’s book club” or “Summer reading program”. Remember these templates will be starting point for each club you create.

The description can be any additional information.

Allow public enrollment: if this box is checked it will allow patrons to enroll in a club based on this template from the OPAC.

Require valid email address: if this box is checked only patrons with a valid email address can enroll. So they will need a email address to enroll.

The library drop down gives you the flexibility to let staff from specific branches create clubs with this template. If you let it set to blank, staff from any branch will be able to create a new club using this template.

Club fields: these fields will be used when creating a club based on this template. For example, this can be the name of the club, the name of the animator, the theme, etc.

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“Name” is the label of the field

“Description” is additional information about this field.

You can connect authorized values here.

Enrollment fields: you can add any additional fields you want to have filled out by your patrons when they enroll in a club base on this template.

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“Name” is the label of the field

“Description” is additional information about this field.

You can connect authorized values here.

Creating a new club based on a template

Click on the “New club” dropdown menu and select the template you want to use. Here you can add information about a new club using a template you created.

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The name is required, this will be the name of the specific club using the template you created. For example, “Summer 2018 reading club”.

The description can be any additional information.

Start and End date will depict when this club runs, the entire duration of the club. Once the club expires, enrollment will not be possible.

The library drop down gives you the flexibility to enroll patrons from specific branches. If you let it set to blank, patrons from any branch will be able to enroll.

Enrolling a patron in a club from the staff client

To enroll a patron in a club from the staff client, go to the patron’s account.

On the “Details” page or the “Check out” page, click on the “Clubs” tab. All ongoing clubs will be displayed in this tab.

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Click on the “Enroll” button and fill in the fields.

You can also cancel enrollment by clicking on the cancel enrollment.

Enrolling a patron in a club from the OPAC

If you allow public enrollment, the club will be visible on the OPAC.

Patrons have to sign into their account. In the “Your summary” section, they will be able to click on the “Clubs” tab and enroll.

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Viewing enrollments

You can monitor the enrollments in each club by going to the “Patron clubs” tool page and choosing “Enrollment” from the “Actions” button.

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Comentarios

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Comments

Todos los comentarios agregados por los usuarios vía OPAC a registros bibliográficos requieren moderación por los bibliotecarios. Si hay comentarios en espera de moderación aparecerán listados en el interfaz administrativo debajo de la etiqueta Herramientas:

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and next to the Comments tool on the Tools page

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To moderate comments click on the notification on the main dashboard or go directly to the Comments tool and click “Approve” or “Delete” to the right of the comments awaiting moderation.

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Si no hay comentarios a moderar verá un mensaje indicándole ello

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También puede revisar y reprobar comentarios que haya aprobado en el pasado seleccionando la pestaña “Comentarios aprobados”

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Patron import

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Import patrons

La herramienta de importación de usuarios puede ser utilizada en cualquier momento para agregar usuarios en masa. Se utiliza comúnmente en universidades y escuelas cuando se registra un nuevo grupo de estudiantes.

Creating a patron import file

You can download a blank CSV file with a header from the start page of the patron import tool that you can use as a template for your patron import. The header contains all fields that can be used with the patron import tool. You can delete fields and columns you don’t need with the exception of a few mandatory ones.

Importante

cardnumber, surname, and all fields you have defined in the BorrowerMandatoryField preference are required and must match valid entries in your database.

Importante

El valor del “password” debe almacenarse en texto plano, y se convertirá en un hash md5 (que es una versión cifrada de la contraseña).

Si sus contraseñas ya están cifradas, hable con su administrador del sistema acerca de sus opciones

Importante

Date formats should match your system preference, and must be zero-padded, e.g. “01/02/2008”. Alternatively you can supply dates in ISO format (e.g. “2008-12-01”).

Importante

If your data contains special characters or diacritics, make sure your file is encoded in UTF-8. Otherwise, the special characters will not be imported correctly.

Nota

If loading patron attributes, the “patron_attributes” field should contain a comma-separated list of attribute types and values.

  • El código de tipo de atributo y “:” deben preceder al valor.
    • Por ejemplo: «INSTID:12345,BASEBALL:Cubs»
    • Este campo debe ser entrecomillado si se definen varios valores.
    • Since values can contain spaces, additional doubled-quotes may be required:
      • «INSTID:12345,BASEBALL:Cubs,»»BASEBALL:White Sox»»

Nota

It’s possible to set restrictions using the patron import tool. If the expiration date and comment match an existing restriction, the one in the import file will be skipped. So a patron import can be repeated multiple times without creating duplicate restrictions. But if one of the criteria is different, a new restriction will be added.

Importing patrons

Once you have created your file, you can use the patron import tool to bring the data into Koha.

  • Elija dónde desea guardar el archivo

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  • Choose to match on “cardnumber” or “username” to prevent adding of duplicate card numbers to the system. Additional matchpoints can be set up using patron attributes marked as unique.

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  • A continuación, puede elegir los valores por defecto que se aplicarán a todos los usuarios a importar

    • For example, if you’re importing patrons specific to one branch you can use the field on the import form to apply the branch code to all those you are importing.
  • Finally, you need to decide on what data you want to replace if there are duplicates.

    • Un registro repetido se encuentra usando el campo que Usted seleccionó como criterio de chequeo para evitar duplicaciones

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    • When using patron attributes in your installation, you can choose how they are handled on import. You can either decide to always overlay all patron attributes or you choose to only replace patron attributes included in your import file. This will leave other attributes untouched.

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Notices & slips

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Notices & slips

All notices and circulation receipts (or slips) generated by Koha can be customized using the Notices & slips tool. The system comes with several predefined templates that will appear when you first visit this tool.

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Cada aviso puede ser editado, pero solo unos pocos pueden ser eliminados, esto para prevenir errores tal como intentar enviar un mensaje sin su plantilla. Cada aviso y recibo puede ser editado para cada biblioteca, de forma predeterminada verá los avisos de todas las bibliotecas.

If you have a style you’d like applied to all slips you can point the SlipCSS preference to a stylesheet. The same is true for notices, using the NoticeCSS preference to define a stylesheet.

You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for more information on formatting these notices.

Adding notices and slips

Para agregar un nuevo aviso o recibo

  • Click “New notice”

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  • Seleccione que biblioteca usará este aviso o recibo

  • Elija el módulo al cual esta noticia está relacionada

  • El código se limita a 20 caracteres

  • Utilice el campo nombre para explicar con más detalle el código

    • Nota

      With overdue notices, be sure to put your branch name in the description as well so that it will be visible when setting up your triggers.

  • A continuación puede personalizar el aviso para cada método posible de entrega

    • Cada aviso debe tener establecido una plantilla de correo electrónico

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    • If you’re using the TalkingTechItivaPhoneNotification service you can set up a Phone notification

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    • Si usted planea en la impresión de este aviso puede configurar la plantilla de impresión a continuación

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    • If you have enabled SMS notices with the SMSSendDriver preference you can set the text for your SMS notices next

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  • Cada aviso ofrece las mismas opciones

    • If you plan on writing the notice or slip in HTML check the “HTML message” box, otherwise the content will be generated as plain text

    • Message subject is what will appear in the subject line of the email

    • En el cuerpo del mensaje escriba cualquier mensaje que considere apropiado, utilice los campos a la izquierda para incorporar datos individualizados desde la base de datos.

      • Nota

        Review the Customising notices and slips wiki page for more information.

      • Importante

        Overdue notices can use <<items.content>> tags by themselves, or use <item></item> to span all of the tags. Learn more about the Overdue notice markup

        • On overdue notices make sure to use <<items.content>> tags to print out the data related to all items that are overdue.

        • The other option, only for overdue notices, is to use the <item></item> tags to span the line so that it will print out multiple lines. One example for the <item></item> tag option is:

          <item>»<<biblio.title>>» by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> , Checkout date: <<issues.issuedate>>, Due date: <<issues.date_due>> Fine: <<items.fine>> Due date: <<issues.date_due>> </item>

      • Importante

        Only the overdue notices take advantage of the <item></item> tags, all other notices referencing items need to use <<items.content>>

      • Nota

        To add today’s date you can use the <<today>> syntax

      • Nota

        If you don’t want to print the patron’s full name on your slips or notice you can enter data in the Other name or Initials field for each patron and use that value instead.

    • The system preference TranslateNotices will add tabs for each installed language to the notices editor. The notice defined in the “Default” tab will be used if there is no preferred language set for a patron.

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Preview notice templates

For some notices it is possible to preview the notice template showing how it would look to a specified patron for a particular item or record.

If a notice template is previewable the notice template header will contain a field to enter preview data

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Fill in the necessary information for the template then click the Preview button below the message body. The preview dialog will indicate if there are any problems generating the notice template preview.

Overdue notice markup

When creating your overdue notices there are two tags in addition to the various database fields that you can use in your notices. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices.

Importante

Estas nuevas etiquetas solo funcionan en avisos de retrasos, hasta le momento no funciona en ningún otro aviso relacionado.

These tags are <item> and </item> which should enclose all fields from the biblio, biblioitems, and items tables.

Un ejemplo del uso de estas etiquetas en una plantilla de aviso podría ser como:

The following item(s) is/are currently overdue:

<item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Barcode: <<items.barcode>> Fine: <<items.fine>></item>

Lo cual, asumiendo dos ítems retrasados, resultará en un aviso como:

The following item(s) is/are currently overdue:

"A Short History of Western Civilization" by Harrison, John B, 909.09821 H2451, Barcode: 08030003 Fine: 3.50
"History of Western Civilization" by Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Barcode: 08030004 Fine: 3.50

Existing notices and slips

Among the default notices are notices for several common actions within Koha. All of these notices can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the NoticeCSS preference to define a stylesheet. You will also want to review the Customising notices and slips wiki page for information on formatting item information in these notices. Here are some of what those notices do:

  • ACCEPTED
    • This notice is sent when a patron’s suggestion is accepted.
    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
  • ACCOUNT_PAYMENT
    • This notice is sent for each payment transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.
  • ACCOUNT_WRITEOFF
    • This notice is sent for each writeoff transaction in a patron’s account if the UseEmailReceipts system preference is set to “Send”.
  • ACCTDETAILS
    • Sent to patrons when their account is set up if the AutoEmailOpacUser preference is set to “Send”
    • Important: The notice will only be sent correctly if a username, password and email address is added to the patron record before saving it for the first time. The notice can’t be resend or triggered again after the patron account has been created.
  • ACQCLAIM (Acquisition claim)
    • Used for claiming orders in the aquisitions module
    • ACQCLAIM is the code of the sample notice, but it’s possible to define several notices choosing any code. Only the module “Claim aquisition” will be taken into account. All notices with this module will appear in the pull down on the late orders page.
    • Get there: More > Acquisitions > Late orders
    • This notice is sent if several criteria are met:
      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.
      2. The vendor contact marked as “Contact about late orders?” has a valid email address.
  • ACQORDER (Acquisition order)
    • Used in the acquisitions module to send order information to the vendor
    • The notice is triggered manually from the basket summary page using the “Email order” button in the toolbar.
    • This notice is sent if several criteria are met:
      1. The staff patron triggering the email has a valid email address.
      2. The vendor contact marked as “Primary acquisitions contact” and “Contact when ordering” has a valid email address.
  • ACQ_NOTIF_ON_RECEIV
    • Used in the acquisition module to inform patrons on receiving orders they have been added to.
  • AR_CANCELED
    • This notice is sent to the patron when an article request is cancelled by staff.
  • AR_COMPLETED
    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as completed by staff.
  • AR_PENDING
    • This notice is sent to the patron when an article request has been made in order to confirm the request.
  • AR_PROCESSING
    • This notice is sent to the patron when an article request is marked as being processed by staff.
  • AVAILABLE
    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the order created from the suggestion is received.
    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
  • CHECKIN
    • Este aviso se envía como el aviso de “Devolución de préstamo” para todos los ítems que son devueltos
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El socio ha pedido recibir este aviso
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • CHECKOUT
    • Este aviso se envía como el aviso de “Préstamo” para todos los ítems que son prestados
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El socio ha pedido recibir este aviso
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • DISCHARGE
  • This notice is used to generate a PDF to document a successful discharge request
  • The PDF can either be downloaded by the patron from their patron account or from the staff interface when discharging a patron
  • The discharge feature is controlled by the useDischarge system preference.
  • DUE

    • Este aviso se envía como el “Ítem adeudado” para un ítem que se debe
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El socio ha pedido recibir este aviso
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • DUEDGST

    • Este aviso se envía como el “Ítem adeudado” para todos los ítems que se deben
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El usuario ha solicitado recibir este aviso como un digesto
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • HOLD (Hold available for pickup)

    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El socio ha pedido recibir este aviso
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
    • Cuando este aviso referencia la tabla de sedes (branches) se está refiriendo a la información de la sede de retiro.
  • HOLDPLACED (un aviso a la biblioteca que se ha puesto una reserva)

    • This notice requires the emailLibrarianWhenHoldIsPlaced system preference to be set to “Enable”
    • Cuando este aviso referencia la tabla de sedes (branches) se está refiriendo a la información de la sede de retiro.
  • MEMBERSHIP_EXPIRY

  • ODUE (Overdue notice)

    • This notice is used to send overdue notices to patrons
    • ODUE is the code of the sample notice, but it’s possible to use any code and define multiple different messages for different patron categories and notice levels
    • Requires that you set Overdue notice/status triggers
  • ORDERED

    • This notice is sent to the patron who made a suggestion, when the “from a suggestion” option is used to create an order from it.
    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
  • PASSWORD_RESET

    • This notice is sent when a patron requests a new password from the OPAC in order to validate the email address.
    • The password reset feature is controlled by the OpacResetPassword system preference.
  • PREDUE

    • Este aviso se envía como un “Aviso previo” de un ítem que se adeuda
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El socio ha pedido recibir este aviso
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • PREDUEDGST

    • Este aviso se envía como un “Aviso previo” para todos los ítems que se adeudan
    • Este aviso se utiliza si se cumplen dos criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. El usuario ha solicitado recibir este aviso como un digesto
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • REJECTED

    • This notice is sent when a patron’s suggestion is rejected.
    • Note: If you don’t want to send this notice, just delete it.
  • RENEWAL

    • Este aviso se envía como el aviso de “Préstamo” para todos los ítems que son renovados
    • Este aviso se utiliza si se cumplen tres criterios:
      1. The EnhancedMessagingPreferences is set to “Allow”
      2. The RenewalSendNotice preference is set to “Send”
      3. El usuario ha solicitado recibir el aviso de préstamo
        • Get there:OPAC > Login > your messaging
        • Get there:Staff client > Patron record > Avisos
  • SERIAL_ALERT (New serial issue)

    • Notice used in the serials module to notify patrons/staff of new issues of a serial. SERIAL_ALERT (RLIST in older verisons) is provided as a sample notice, but the notice code can be chosen freely as only the module is taken into account. Multiple notices can also be managed.

    • You have the option to select the notice used to inform the patron about a received serial issue for a subscription. Choose from the “Patron notification” drop down.

    • If a notice has been selected for a subscription, patrons can subscribe to the email notification from the subscription tab in the detail view in the OPAC.

    • Nota

      Note que si desea notificar los nuevos ejemplares a los usuarios, puede hacer clic en “definir un aviso” el cual lo llevará a la herramienta “Avisos”

  • SHARE_ACCEPT

    • Se utiliza para notificar a un usuario cuando otro usuario ha aceptado su lista compartida.
    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”
  • SHARE_INVITE

    • Se utiliza para notificar al usuario que otro usuario le gustaría compartir una lista con ellos.
    • Requires that you set OpacAllowSharingPrivateLists to “Allow”
  • TO_PROCESS

There are also a set of predefined slips (or receipts) listed on this page. All of these slips can be customized by altering their text via the Notices & slips tool and their style using the SlipCSS preference to define a stylesheet. Here is what those slips are used for:

  • AR_SLIP
    • Used to print a slip for an article request
    • The slip or receipt can be printed manually when managing article requests from the staff interface.
    • Get there: Circulation > Article requests > Actions > Print slip
  • ISSUEQSLIP
    • Utilizado para imprimir el recibo rápido en circulación
    • El recibo rápido solo listará los ítems que se han prestado hoy
  • ISSUESLIP
    • Utilizado para imprimir el recibo completo en circulación
    • El recibo mostrará los ítems prestados hoy y aquellos que todavía no han sido devueltos
  • HOLD_SLIP
    • Utilizado para imprimir un recibo de reservas
    • The holds slip is generated when a hold is confirmed and set to waiting.
  • OVERDUE_SLIP
    • Used to print an overdues slip
    • The overdues slip can be generated manually using the “print” menu in the patron account in staff. It will show all items overdue.
  • TRANSFERSLIP
    • Utilizado para imprimir un recibo de transferencia
    • El comprobante de transferencia se imprime cuando se confirma una transferencia de una sede a otra en su sistema

Overdue notice/status triggers

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Overdue notice/status triggers

In order to send the overdue notices that you defined using the Notices & slips tool, you need to first set the triggers to have these messages.

Importante

In order to have overdue notices sent to your patrons, you need to set that patron category to require overdue notices.

Importante

Depending on the value of your OverdueNoticeCalendar preference the delay may or may not include days the library is closed based on the holiday calendar.

The Overdue notice/status triggers tool gives the librarian the power to send up to three notices to each patron type notifying them of overdue items

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  • Demora es el número de días desde que se espera un ejemplar antes que se dispare una acción.

    • Importante

      Si desea que Koha dispare una acción (enviar una carta o suspender a un miembro), es necesario un valor de demora.

  • Para enviar avisos adicionales, haga clic en las pestañas de “Segundo” y “Tercer” aviso

  • Si desea evitar que un usuario tome prestado ítems debido a sus demoras, marque la casilla “Suspender”, esto hará que aparezca un aviso en el registro del usuario. Cuando el usuario quiera hacer un trámite la bibliotecaria verá que al usuario no se le prestará debido a los ítems atrasados.

    • If you choose to restrict a patron in this way you can also have Koha automatically remove that restriction with the AutoRemoveOverduesRestrictions preference.
  • Next you can choose the delivery method for the overdue notice. You can choose from Email, Phone (if you are using the iTiva Talking Tech service), Print and SMS (if you have set your SMSSendDriver).

Patron card creator

  • Get there: More > Tools > Patron card creator

The patron card creator allow you to use layouts and templates which you design to print your custom patron cards on your printer. Here are some of the features of the patron card creator module:

  • Customize patron card layouts with text retrieved from the Koha patron data
  • Design custom card templates for printed patron cards (to match the label sheets)
  • Crear y gestionar los lotes de carnets de socios
  • Export (as PDF) single or multiple batches to print
  • Exportar uno o varios carnets de socio desde dentro de un lote

Diseños

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Layouts

Un diseño define el texto y las imágenes que serán impresas en el carné y donde aparecerán los mismos.

Nota

Up to three lines of text, the patron’s number in barcode representation and up to two images can be printed on to the card.

Add a layout

If you have no layouts defined, you will add a new layout by clicking the “New” button and choosing “Layout”.

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You may also choose to press “Manage layout” on the left side. Here you are offered a list of available layouts you can select for editing. But at the top of the page there is still the “New layout” button.

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  • El nombre que asigna a la plantilla es para su beneficio, nómbrela de modo que sea fácil de identificar en una posteriormente

  • El desplegable de Unidades se utiliza para definir qué escala de medida va a utilizar para su perfil.

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    • Nota

      A Postscript Point is 1/72», an Adobe Agate is 1/64», an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Next, note if this layout is for the front or the back of the patron card

    • Nota

      You will need a layout for both the front and back of your card if you have 2-sided library cards, this option doesn’t allow you to print two sided cards, just lets you track which side of the card you’re designing.

  • You have the option of adding up to 3 lines of text to your card. Your text can be static text of your choosing and/or fields from the patron record. If you want to print fields from the patron record you want to put the field names in brackets like so - <firstname>

  • Para cada línea de texto, usted puede elegir su fuente, el tamaño y la ubicación del texto en el carné utilizando la menor de las coordenadas X e Y

  • In order to show the barcode and the patron card number you will need to check the “Print card number as barcode” option. This will turn the patron card number into a barcode. If you want the number to print in human readable format you will need to check the “Print card number as text under barcode” option.

  • Por último, puede elegir un máximo de dos imágenes para imprimir en el carnet.

    • One can be the patron image which you can resize to meet your needs.
    • The other image can be something like a library logo or symbol that you uploaded using the “manage images” module of the patron card creator Tool.

    Importante

    It is the designers responsibility to define textlines, barcode and images such that overlap is avoided.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página “Administrar perfiles”.

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Plantillas

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card templates

A template describes the arrangement of labels on the label sheet/card stock you are using. This might be Avery 5160 for address labels, Gaylord 47-284 for spine labels or Avery 28371 for your patron cards, just to give a couple of examples. All of the information you will need for setting up a template may be on the packaging, and if not it can usually be found on the vendor’s website or can be measured from a sample sheet.

Add a template

To add a new template click on the “New template” button at the top of your page which brings you to the Edit template form immediately. You may also choose to press “Manage templates” on the left side. Here you are offered a list of available templates you can select for editing. But in the top of the page there is still the “New template” button.

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Using the form that appears after pressing either “Edit” or “New template” you can define the template for your sheet of labels or cards.

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  • Template ID is simply a system generated unique id

  • Template code should be the name of this template to identify it on a list of templates

  • You can use the template description to add additional information about the template

  • El desplegable de Unidades se utiliza para definir qué escala de medida va a utilizar para su perfil.

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    • Nota

      A Postscript Point is 1/72», an Adobe Agate is 1/64», an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • The measurements (page height, page width, card width, card height) may be on the packaging, and if not it can usually be found on the vendor’s website or can be measured from a sample sheet.

  • Un perfil es un conjunto de «ajustes» aplicado a una plantilla justo antes de imprimir, el cual se usa para adecuarse a las particularidades de una impresora determinada (a la cual se le asigna el perfil).

    • Antes de elegir un perfil intente imprimir unos carnets de ejemplo para que pueda fácilmente elegir un perfil que sea adecuado para su combinación impresora/plantilla.

    • After finding and documenting any anomalies in the printed document, then you can create a profile and assign it to the template.

    • Importante

      Do not specify a profile unless needed, i.e. do not click to define a printer profile. It is not possible to remove a profile from a template but you can switch to another profile.

    • Nota

      If you are using different printers you may be required to define several templates that are identical only different profiles are specified.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página “Administrar perfiles”.

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Perfiles

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Profiles

A profile is a set of «adjustments» applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer. This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each card, you need to set up a profile for each printer (or even different tray selections on the same printer) to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si los carnés se imprimen de la manera que desea, usted no necesitará un perfil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “Profiles” button at the top of your page and choose “New profile”

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To add a new profile, you want to click on the “New profile” button at the top of your page. Using the form that appears you can define the values to correct the card misalignments on your label sheet. You may also choose “Manage profiles” on the left side and select one of the currently available profiles for editing.

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  • The Printer name and Paper bin do not have to match your printer exactly, they are for your reference so you can remember what printer you have set the profile for.

    • Nota

      For example: if you want to use the Printer model number in printer name you can, or you can call it “the printer on my desk”

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • El desplegable “Unidades” se usa para definir qué escala de medición va a usar para su perfil.

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    • Nota

      A Postscript Point is 1/72», an Adobe Agate is 1/64», an Inch is 25.4 SI Millimeters

  • Offset should be used when the entire image is off center either vertically or horizontally. Creep describes a condition where the distance between the labels changes across the page or up and down the page

    • For offset and creep values, negative numbers move the printed information up and to the left on the printed sheet and positive numbers move down and to the right
    • Example: the text is printed 0 .25» from the left edge of the first label, 0 .28» from the left edge of the second label and 0 .31» from the left edge of the third label. This means the horizontal creep should be set to (minus) -0.03 » to make up for this difference.

After saving, your profiles will appear on the “Manage printer profiles” page.

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Una vez que haya guardado el nuevo perfil, puede volver a la lista de plantillas y editar la plantilla del perfil.

Lotes

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Card batches

Un lote es un conjunto de usuarios para el que se desea generar carnés.

Add a batch

To add a new batch, you want to click on the “New batches” button at the top of your page. Choosing the menu item “Manage batches” on the left a list of already defined batches is displayed. In this display you can either select a batch for editing or add a new batch.

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For a new batch a message pops up and directs you to select patrons to be processed in this batch.

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After choosing the “Add patron(s)” button the Patron Search window pops up.

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From here you can search for patrons to add to your batch by any part of their name, their category and/or library. Entering * in the search box will display all the patrons.

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From the results you can add patrons to the batch by clicking the “Add” button. After adding patrons from the results you can start over and perform another search or click “Close” at the bottom of the screen to indicate that you are done. You will then be presented with your batch.

image1228 If you are satisfied with your batch you can proceed to export. If you want to correct or even delete that batch the buttons to do so can be found at the top of your screen. You can always come back here through the “Manage > Card batches” button.

If you would like to export all patron cards you can click “Export card batch” otherwise you can choose specific patrons to print cards for by checking the box to the right of their names and then choose “Export selected card(s)” at the top.

The export menu will ask you to choose a template, a layout and starting position (where on the sheet should printing begin).

Nota

For the starting position if the first 6 labels have already been used on your sheet you can start printing on label in position 7 on the sheet. The labels are numbered left to right from top to bottom.

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Once you click “Export” you will be presented with a PDF of your labels for printing

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When you open the PDF you will see the cards for printing

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The above image shows a layout that is made up of two textlines. The first one is just plain text, the second one is composed of the <firstname> <surname> fields. A patron image is printed (if available) and the barcode of patrons number is displayed in code 39. All this is printed on a template with three columns and 8 rows using position 1-3 here. When printing this PDF please take care that your printer doesn’t rescale the PDF (e.g do not fit to paper size) otherwise the printer will not be able to print to the right place per your templates.

Manage images

  • Get there: More > Tools > Patron card creator > Manage > Images

Images uploaded using this tool will appear on the menu when creating patron card layouts. You are limited in how many images you can upload (not counting patron images) by the ImageLimit system preference.

Importante

Las imágenes deben ser menores de 500K de tamaño.

Nota

Las fotos subidas con esta herramienta debe ser de al menos 300dpi que es la calidad mínima de una imagen imprimible.

En el centro de la pantalla hay una forma simple de carga, sólo tiene que buscar el archivo en su computadora y darle un nombre que para reconocerlo más adelante.

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Una vez que el archivo es subido se presenta un mensaje de confirmación.

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Y la imagen será listada junto con todas la otras en en el lado derecho de la página.

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Para eliminar una o varias de estas imágenes, haga clic en la casilla a la derecha de cada imagen que quiera eliminar y haga clic en el botón “Borrar”.

Batch patron deletion/anonymization

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron deletion/anonymization

Esta herramienta permite anonimizar historiales de circulación en bloque (lo cual significa que puede preservar cuantas veces se prestó un ítem - pero no a cual usuario) o eliminar usuarios en bloque (removerlos completamente del sistema).

Importante

Patrons with outstanding fines or items checked out are not saved. They are not completely removed from the system (they are only moved to the delete_borrowers table), but this tool does not provide as many checks as one may desire.

Importante

Antes de utilizar esta herramienta, se recomienda hacer copia de seguridad la base de datos. Los cambios realizados aquí son permanentes.

Importante

The anonymization will fail quietly if AnonymousPatron preference does not contain a valid value.

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Para eliminar o anonimizar usuarios

  • Check the “Verify” box on the task you would like to complete (delete or anonymize)

  • Ingrese una fecha antes de la cual desea alterar los datos

  • Si eliminar usuarios también se puede optar por buscar usuarios por fecha de caducidad o categoría específica

    • have not borrowed since a specific date
    • have accounts that will expire before a specific date
    • are in a specific patron category
    • are in a patron list
  • Haga clic en “Siguiente”

  • Una confirmación aparecerá preguntándole si está seguro que esto es lo que Usted quiere que suceda

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  • Haciendo clic en “Terminar” borrará o anonimizará sus datos

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Modificación de usuarios en lote

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Batch patron modification

With this tool you can make edits to a batch of patron records. Simply load in a file of cardnumbers (one per line), choose from a list of patrons or scan patron card numbers in to the box provided.

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Una vez que tenga el archivo cargado o los códigos de barra escaneados haga clic en “Continuar”. Se le presentará una lista de usuarios y los cambios que puede hacer.

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A la izquierda de cada caja de texto hay un casilla de selección. Haciendo clic en ella limpiará el valor del campo.

Importante

Si el campo es obligatorio usted no podrá borrar el valor de él.

Si tiene múltiples atributos de usuario puede cambiarlos a todos utilizando el signo mas (+) a la derecha de la caja de texto. Esto le permitirá agregar otro valor de atributo.

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Una vez haya hecho los cambios que desee, puede hacer clic en “Guardar” y Koha le presentará los registros de usuarios modificados.

Tag moderation

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Tags

Depending on your tagging system preferences, librarians may need to approve tags before they are published on the OPAC. This is done via the tag moderation tool. If there are tags awaiting moderation they will be listed on the main staff dashboard under the module labels:

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Para moderar etiquetas visite la herramienta Etiquetas. La primera vez que visite la herramienta, se le presentará con una lista de etiquetas pendientes de aprobación o rechazo por parte de un bibliotecario

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  • Para ver todos los títulos a los que esta etiqueta fue agregada simplemente haga clic en el término

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    • Para remover una etiqueta de un título específica, simplemente haga clic en el botón “Remover etiqueta” a la derecha del título.
  • Para aprobar una etiqueta, puede hacer clic en el botón “Aprobar” en la línea del término, o marcar todos los términos que desee aprobar y hacer clic en “Aprobar” bajo la tabla.

  • To reject a tag, you can either click the “Reject” button in line with the term, or check all terms you want to reject and click “Reject” below the table.

Una vez que una etiqueta ha sido aprobada o rechazada, será trasladado a la lista apropiada de las etiquetas. Un resumen de todas las etiquetas aparecerá a la derecha de la pantalla.

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Aun cuando una etiqueta sea aprobada o rechazada, puede ser movida a otra lista. Cuando vea las etiquetas aprobadas cada una tiene la opción de ser rechazada:

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To check terms against the approved and rejected lists (and possibly against the dictionary you have assigned for tag moderation) simply enter the term into the search box on the bottom right of the screen to see the status of the term

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Por último, puede elegir un máximo de dos imágenes para imprimir en el carnet.

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Upload patron images

  • Get there: More > Tools > Patrons and circulation > Upload patron images

Patron images can be uploaded in bulk if you are allowing patron images to be attached to patron records. These images can also be used when creating patron cards.

  • Cree un archivo txt y llámelo «DATALINK.TXT» o «IDLINK.TXT»

  • En cada línea del archivo de texto incluya el número de carnet del socio seguido de coma (o tabulación) y luego el nombre del archivo imagen

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    • Asegúrese de que su archivo TXT es un documento de texto simple, no RTF.
  • Comprima el archivo de texto y los archivos de imagen

  • Go to the Upload patron images tool

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  • Para una imagen, simplemente seleccione el archivo imagen e ingrese el número de carné del usuario

  • Para imágenes múltiples, elija subir un archivo ZIP

  • Después de cargar la data, se le presentará un mensaje de confirmación

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    Importante

    Existe un límite de 100K en el tamaño de la foto subida y es recomendado que la imágen sea de 200x300 pixeles, pero imágenes más pequeñas fuencionan correctametne.

Catálogo

Eliminar ítems en lote

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item deletion

Esta herramienta le permitirá eliminar un lote de registros de ítem en Koha.

De la herramienta puede elegir cargar un archivo de códigos de barras o identificadores de ejemplares, o puede escanear los ejemplares uno por uno en la casilla bajo la herramienta de carga.

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Una vez que tenga el archivo cargado o los códigos de barra escaneados puede hacer clic en “Continuar”.

You will be presented with a confirmation screen. From here you can uncheck the items you don’t want to delete and decide if Koha should delete the bib record if the last item is being deleted before clicking “Delete selected items.” If you’d like you can delete the bibliographic record if you’re deleting the last item by clicking the checkbox next to “Delete records if no items remain”.

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Si su archivo (o lista de códigos de barra escaneados) tiene más de 1000 códigos de barra, Koha no podrá presentarle una lista de los ejemplares. Todavía podrá eliminarlos, pero no podrá seleccionar cuales ejemplares específicos eliminar o eliminar los registros bibliográficos.

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Si los ítems están prestados se le mostrará un error después de hacer clic en «Eliminar ítems seleccionados» y los ejemplares no serán borrados.

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Si los ítems se pueden eliminar esto se intentará hacer y se le presentará una confirmación de su eliminación.

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Modificación de ítems en lote

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch item modification

Esta herramienta le permitirá modificar un lote de ítems en Koha.

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From the tool you can choose to upload a file of barcodes or item ids, or you can scan items one by one into the box below the upload tool. You can also decide the items edited should be populated with the default values you have defined in your default framework.

Una vez que tenga el archivo cargado o los códigos de barra escaneados puede hacer clic en “Continuar”.

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You will be presented with a summary of the items you want to modify. From here you can uncheck the items you don’t want to modify before making changes in the form below. You can also hide columns you don’t need to see to prevent having to scroll from left to right to see the entire item form. The holds column displays a count of the current holds for the item.

Nota

Una vez que haya realizado las modificaciones puede hacer clic en «Guardar» en la parte superior del editor.

Utilizando el formulario de edición puede elegir cuales campos editar. Haciendo clic en la casilla a la derecha de cada campo puede limpiar los valores en ese campo para los registros que está modificando.

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Una vez haya hecho sus cambios se le presentarán los ítems resultantes.

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Nota

También puede editar ejemplares en un registro bibliográfico en un lote yendo al registro y haciendo clic en Editar > Editar ítems en lote

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Eliminar registros en lote

Esta herramienta tomará un lote de números de registros para registros bibliográficos o de autoridad y le permitirá eliminar todos esos registros y cualquier ítem adjunto a ellos en se lote.

First you need to tell the tool if you’re deleting bibliographic or authority records.

Next, you can:

  • load a file with biblionumbers or authids;

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  • use a list;

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  • or enter the list of numbers in the box provided.

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Once you submit the form you will be presented with a summary of the records you are trying to delete.

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Si un registro que usted desea eliminar no puede ser eliminado, este será resaltado.

Verifique los registros que desea eliminar y haga clic en el botón “Eliminar registros seleccionados” para finalizar el proceso.

Modificación de registros en lote

  • Get there: More > Tools > Catalog > Batch record modification

This tool will allow you to edit batches of bibliographic and authority records using MARC modification templates. Before visiting this tool you will want to set up at least one MARC modification template.

Cuando usted visita la herramienta se le preguntará:

  • Elija si está editando registros bibliográficos o registros de autoridad

  • Enter the biblionumbers or authids

    • You can upload a file of these numbers;

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    • You can use a list;

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    • Or enter the numbers (one per line) in the box provided.

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  • Finally choose the MARC modification template you’d like to use to edit these records.

Una vez que haya ingresado sus criterios haga clic en “Continuar”

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Se le presentará con una lista de registros que serán editados. Al lado de cada uno hay una casilla de verificación para que pueda desmarcar los ítems que prefiere no editar en este momento.

Clicking “Preview MARC” will allow you to see what edits will be made when you finalize the edit.

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Una vez que estés seguro de que todo es de acuerdo a la manera que desea, puede hacer clic en el botón “Modificar registros seleccionados” y sus registros se modificarán.

Modificaciones automáticas de ítems por edad

  • Get there: More > Tools > Catalog > Automatic item modifications by age

This tool allows librarians to update item specific fields when an item reaches a certain age.

Nota

Staff need the items_batchmod permission to access this tool

Importante

The settings in this tool will be acted upon by the corresponding cron job

If you haven’t created any rules you will see the option to “Add rules” on the Tool page. Click this button to create rules.

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If you have rules already there will be a button that reads “Edit rules”. To create a new rule click the “Edit rules” button at the top of the page

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You will be brought to a page where you can edit exisitng rules or create a new rule

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En el formulario que aparece deberá introducir al menos una fecha para realizar la búsqueda.

  • the age in days at which the item will update (Age)
  • what criteria is needed to trigger the update (Conditions)
  • what changes are made when the script runs (Substitutions)

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Once you’re done you can click the “Add this rule” link and then add additional rules or you can click the “Submit these rules” button to save your changes.

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Export data

  • Get there: More > Tools > Catalog > Export data

Koha tiene una herramienta que le permitirá exportar sus registros bibliográficos existencias y/o datos de autoridades en bloque. Puede utilizar esto para enviar sus registros a bibliotecas colegas, organizaciones o servicios, o simplemente con fines de respaldo.

Export bibliographic records

En el tope de la pantalla deberá seleccionar que datos está exportando. Si está exportando registros bibliográficos con o sin existencias querrá hacer clic en la pestaña “Exportar registros bibliográficos”.

  • Complete la plantilla para limitar la exportación a un rango específico (todos los campos son opcionales)

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    • Elija para limitar la exportación por una o más de las siguientes opciones

      • Limitar a un rango de números bibliográficos

      • Limitar a un tipo de ítem específico

        • Importante

          This limit will use the type you have defined in the item-level_itypes preference. If you have the item-level_itypes preference set to “specific item” and you have no items attached to a bib record it will not be exported. To get all bib records of a specific type you will need your item-level_itypes preference set to “biblio record”.

      • Limitar a una biblioteca o grupo de bibliotecas

        • Importante

          This is a filter: if you leave this set to the default (all libraries selected) or select one or more libraries, bib records with no items attached will not be exported. To get bib records with no items you will need to “clear all” (i.e. de-select all libraries).

      • Limitar a un rango de signatura

      • Limitar a un rango de fecha de adquisición

    • If you’d like you can load a file of biblionumbers for the records you would like to export. File type needs to be .csv or .txt

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    • Elija después qué omitir al exportar

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      • Por defecto los ítems se exportarán, si desea exportar sólo los datos bibliográficos, marque la casilla “No exportar ítems”
      • Para limitar la exportación sólo a los ítems de la biblioteca que está conectado (si deja el campo “Biblioteca” en “Todas”) o la biblioteca que seleccionó arriba marque la casilla “Eliminar ítems no locales “
      • También puede elegir qué campos que no desea exportar. Esto puede ser útil si va a compartir sus datos, puede quitar todos los campos locales antes de enviar sus datos a otra biblioteca
    • Finalmente elija el tipo de archivo y el nombre del mismo

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      • Seleccione exportar sus datos en formato MARC o MARCXML
      • Seleccione el nombre que desea para guardar su archivo
    • Haga clic en “Exportar registros bibliográficos”

Export authority records

En el tope de la pantalla deberá seleccionar que datos está exportando. Si está exportando registros de autoridad querrá hacer clic en la pestaña “Exportar registros de autoridad”.

  • Rellene el formulario para limitar su exportación a un rango específico o tipo de registro de autoridad (todos los campos son opcionales)

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  • Or you can choose a file of authids to export

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File type needs to be .csv or .txt

  • Luego seleccione los campos que desea excluir de la exportación separados por un espacio (sin comas)

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    • Si desea excluir todos los subcampos de por ejemplo 200, solo ingrese 200
    • Si desea excluir un subcampo específico ingréselo al lado del valor de campo, 100a excluirá solo el subcampo “a” de 100
  • Finalmente elija el tipo de archivo y el nombre del mismo

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    • Seleccione exportar sus datos en formato MARC o MARCXML
    • Seleccione el nombre que desea para guardar su archivo
  • Haga clic en “Exportar registros de autoridad”

Inventario

  • Get there: More > Tools > Catalog > Inventory

Koha’s Inventory tool can be used in one of three ways: 1. By printing out a shelf list that you can then mark items off on;

  1. By uploading a text file of barcodes gathered by a portable scanner;
  2. By comparing a text file of barcodes gathered by a portable scanner to a generated shelf list.

If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor of the library, the option available to you is to generate a shelf list based on criteria you enter.

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First, choose the criteria for the items you want to print out on a list. All parameters are optional, but if none are selected, the resulting list might be quite large.

  • Library: choose the branch you want to check, as well as if that branch is the home library or the current holding library of the items.
  • Shelving location (items.location) is: you can filter by location.
  • Item callnumber between … and …: you can also limit the list to a specific range of callnumbers.

You can filter even more with item statuses (not for loan status, lost status, withdrawn status or damaged status). Check the boxes next to the statuses you want to include. For example, if you are using the list to shelf read, check only the “for loan” status as the other items probably won’t be on the shelves.

  • Last inventory date: enter a date here to skip items that have been marked as seen recently.
  • Skip items on loan: check this box to filter out loaned items from the list.
  • Export to CSV file: check this box to generate a CSV file for altering in an application on your desktop. If this box is unchecked, the list will be presented on the screen.

Click on “Submit” to generate your shelf list. You can then print it to use while walking around the library checking your collection or use it directly in Koha on a portable device.

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Once you have found the items on your shelves, return to this list and check the boxes next to the items you found. Next, click on one of the three buttons to continue:

  • Mark seen and quit: updates the “last seen” date of the checked items to today and returns to the previous screen.
  • Mark seen and continue: updates the “last seen” date of the checked items to today and shows the next page of the list.
  • Continue without marking: doesn’t update any of the items on this page and shows the next page of the list.

If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as you come across them (on a laptop, scan the barcodes into a text file). Once finished you can then upload the text file generated by the scanner to Koha.

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Choose the text file and the date you want to mark all items as seen and then scroll to the very bottom and click “Submit”. This will update all the items” “last seen” date to the chosen date. By default, this will also check in the items scanned as it is assumed that they are on the shelf and so not loaned out. If you do not want to check in scanned items, check the “Do not check in items scanned during inventory” before clicking “Submit”.

Alternatively, you can combine the two methods to automatically compare a list of scanned barcodes with a generated list. First, upload you barcode file and choose the date you want to appear in the items” “last seen” field. The “Compare barcodes list to results” checkbox should automatically be checked. If you do not want the scanned items to be automatically checked-in if they are checked-out, make sure you check the “Do not check in items scanned during inventory” checkbox. Choose the filters (library, shelving location, callnumbers or statuses) to generate a list with which to compare your barcodes. Click on “Submit”.

Nota

Depending on the number of barcodes you are comparing, this may take a few minutes. It is not recommended to compare lists of more than 1000 barcodes as this may cause a session timeout.

Once Koha has finished comparing the barcodes file to the generated list, it will return the number of items updated and a list of problematic items.

  • Missing (not scanned): the item is in the generated list but not in the barcodes file.
  • Found in wrong place: the item is in the barcodes list, but not in the generated list.
  • Still checked out: the item is checked out, but is in the generated list. It was not automatically checked in.
  • Barcode not found: the barcode doesn’t exist.
  • Item withdrawn: the item has “withdrawn” status, but it is in the barcodes file.

Label creator

  • Get there: More > Tools > Catalog > Label creator

The label creator tool allow you to use layouts and templates which you design to print a nearly unlimited variety of labels including barcodes. Here are some of the features of the label creator tool:

  • Personalizar diseños de etiqueta
  • Diseñar plantillas de etiquetas personalizadas para imprimir etiquetas
  • Crear y gestionar lotes de etiquetas
  • Exportar uno o varios lotes
  • Exportar una o varias etiquetas desde dentro de un lote
  • Exportar datos de la etiqueta en uno de tres formatos:
    • PDF - legibles por cualquier lector de PDF estándar. Las etiquetas pueden imprimirse directamente en una impresora
    • CSV - Exportar datos de etiquetas después de aplicar el diseño elegido, lo cual permite importar las etiquetas en una variedad de aplicaciones
    • XML - Se incluye como un formato de exportación alternativo

Plantillas

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label templates

Una plantilla es la etiqueta/carné que está utilizando. Esto podría ser Avery 5160 para etiquetas de direcciones, Gaylord 47-284 para etiquetas de lomo o Avery 28371 para los carnés de usuario, sólo para dar unos ejemplos. Estas etiquetas incluyen toda la información necesaria para la configuración en Koha, esta información puede estar en el envase, y si no se puede encontrar en la página Web del proveedor.

Add a template

To add a new template, you want to click on the “New” button at the top of the label creator page and choosing “Label template”.

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Utilizando el formulario que aparece, usted puede definir la plantilla para su hoja de etiquetas o tarjetas.

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  • El ID de la plantilla se generará automáticamente una vez guardada la plantilla, es simplemente una identificación única generada por el sistema

  • El código de la plantilla debe ser algo que usted pueda utilizar para identificar la plantilla en una lista de plantillas

  • You can use the template Description to add additional information about the template

  • El desplegable Unidades se usa para definir qué escala de medición va a usar para la plantilla. Esto probablemente debe coincidir con la unidad de medida utilizada en la descripción de la plantilla proporcionada por el proveedor del producto.

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  • Las medidas, número de columnas y número de filas, pueden encontrarse en los paquetes del producto o en la web del proveedor.

    • Importante

      Si no se da un margen izquierdo a la plantilla, se aplicará un margen por defecto de 3/16» (13.5 puntos)

  • Un perfil es un conjunto de «ajustes» aplicado a una plantilla justo antes de imprimir, el cual se usa para adecuarse a las particularidades de una impresora determinada (a la cual se le asigna el perfil).

    • Antes de utilizar un perfil intente imprimir unos marbetes de ejemplo para que pueda fácilmente definir un perfil que sea adecuado para su combinación impresora/plantilla.
    • After finding any anomalies in the printed document, create a profile and assign it to the template.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página “Administrar perfiles”.

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Perfiles

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Printer profiles

A profile is a set of «adjustments» applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned). This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each label, you need to set up a profile for each printer to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.

Si los carnés se imprimen de la manera que desea, usted no necesitará un perfil.

Add a profile

To add a new profile, you want to click on the “New” button at the top of the label creator tool and choose “Printer profile”.

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Utilizando el formulario que aparece, usted puede crear un perfil para solucionar los problemas con la plantilla.

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  • El nombre de impresora y bandeja de papel no tienen que coincidir exactamente con su impresora, son para su referencia para que pueda recordar para que impresora ha configurado el perfil. Así que si desea puede utilizar el número de modelo de impresora como nombre de la impresora o se la puede llamar “la impresora en mi escritorio”

  • Template will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to on the template edit form

  • El desplegable “Unidades” se usa para definir qué escala de medición va a usar para su perfil.

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  • El offset describe lo que sucede cuando la imagen completa no está centrada tanto vertical como horizontalmente y “Arrastrarse” describe una condición donde la distancia entre las etiquetas cambia a lo largo de la página o hacia arriba y abajo de la página

    • Para estos valores, los números negativos mueven el error hacia arriba y a la izquierda y los números positivos mueven el error hacia abajo y a la derecha
    • Ejemplo: el texto es .25» desde el borde izquierdo de la primera etiqueta, .28» desde el borde izquierdo de la segunda etiqueta y .31» desde el borde izquierdo de la tercera etiqueta. Esto significa que la fluencia horizontal se debe establecer en 0.03» para compensar esta diferencia.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página “Administrar perfiles”.

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Una vez que haya guardado el nuevo perfil, puede volver a la lista de plantillas y editar la plantilla del perfil.

Diseños

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Layouts

Un diseño se usa para definir los campos que aparecerán en las etiquetas.

Add a layout

To add a new layout, you want to click on the “New” button at the top of the Label creator tool and choose “Layout”.

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Utilizando el formulario que aparece, usted puede crear un perfil para solucionar los problemas con la plantilla.

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  • El nombre del diseño puede ser cualquier cosa que desee para que le ayude a identificarlo más tarde.

  • Si es una etiqueta de código de barras habrá que elegir la codificación (el código 39 es el más común)

  • El tipo de diseño puede ser una combinación de información bibliográfica y/o código de barras. Por ejemplo una etiqueta para un lomo puede ser el bibliográfico mientras que una etiqueta para que el personal de ciculación pueda prestar el libro sería, probablemente el biliográfico/código de barras.

  • The Bibliographic data to print includes any of the data fields that may be mapped to your MARC frameworks. You can choose from the preset list of fields or you can click on “List Fields” and enter your own data. In “List fields”, you can specify MARC subfields as a 4-character tag-subfield string, for example 254a for the title field. You can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate on one line in double quotes, for example «099a 099b» or «itemcallnumber barcode». The fields available are from the database tables list below. Finally you could add in static text strings in single-quote, for example “Some static text here.”

    • You can use the schema viewer (http://schema.koha-community.org) with the following tables to find field names to use:

      • Actualmente se utilizan todos los campos de las tablas siguientes: ítems, biblioitems, biblio, sucursales

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  • Seleccione si el fabricante de la etiqueta deberá imprimir las guías alrededor de cada etiqueta

  • Choose if you’d like Koha to try to split your call numbers (usually used on spine labels)

  • Finalmente seleccione los ajustes del texto, tales como alineacion, tipo de fuente y tamaño.

Después de guardar, sus perfiles aparecerán en la página “Administrar perfiles”.

Lotes

  • Get there: More > Tools > Label creator > Manage > Label batches

Los lotes se hacen con los códigos de barra que desea imprimir. Con esta herramienta puede buscar los registros para los cuales desee imprimir marbetes.

Add a batch

Batches can be created in one of two ways. The first is to click the “Create label batch” link on the “Staged MARC management” page:

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La otra es optar por crear un nuevo lote desde la herramienta de creación de etiquetas

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Se le dirigirá a un lote vacío con un botón “Agregar ítem(s)” en la parte superior de la página y un espacio para escanear los códigos de barras.

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Se pueden, además, escanear los códigos de barras en el espacio destinado y marcar el botón “Agregar ítem(s)” o puede marcar “Agregar ítem(s)” con el espacio para los códigos de barras vacío. Marcar “Add ítem(s)” sin ningún código de barras abrirá una ventana de búsqueda para encontrar los ítems que se quieren añadir al lote.

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Desde los resultados, seleccione los ítems que desee agregar al lote y haga clic en “Agregar seleccionados”. También puede agregar ítems uno a uno haciendo clic en el enlace “Agregar” a la izquierda de cada ítem.

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Una vez que haya agregado todos los ítems, haga clic en el botón «Hecho». La página resultante mostrará una lista de los ítems que ha seleccionado.

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Para imprimir las etiquetas, haga clic en el botón “Exportar lote”. Para imprimir solo alguna de las etiquetas, marque el botón “Exportar ítem(s)”. En ambos casos obtendrá como resultado una pantalla de confirmación desde la que puede elegir la plantilla y el diseño.

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A Usted entonces se le presentarán tres opciones de descarga: PDF, Excel, y CSV.

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Luego de guardar su archivo, simplemente imprima en las etiquetas en blanco que tenga en su biblioteca.

Quick spine label creator

  • Get there: More > Tools > Catalog > Quick spine label creator

    Nota

    Esta herramienta no utiliza las plantillas o diseños de etiquetas, simplemente imprime una etiqueta para tejuelo en el primer espacio de la hoja de etiquetas.

    • Define the fields you want to print on the spine label in the SpineLabelFormat system preference
    • Hay que dar formato a la impresión de etiquetas editando el archivo spinelabel.css que está en koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/

Para utilizar esta herramienta sólo necesita el código de barras para el libro que desea imprimir la etiqueta.

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Rotating collections

  • Get there: More > Tools > Catalog > Rotating collections

Rotating collections is a tool for managing collections of materials that frequently get shifted from library to library. It adds the ability to store not only an item’s home library and current location but also information about where it is supposed to be transferred to next to ensure that all items in the collection are sent to the correct library. When an item in a rotating collection is checked in, library staff is notified that the item is part of a rotating collection and which branch it should be sent to if it is not at the correct one.

Importante

The AutomaticItemReturn system preference must be set to «Don’t automatically transfer items to their home library when they are returned» for rotating collections to function properly.

  • To create a new rotating collection, click the «New collection» button, fill in the title and description, and click «Submit». Once submitted you’ll see «Collection name added successfully»; click «Return to rotating collections home» to return to the main Rotating collections management page (or click Rotating collections in the sidebar).
  • To add items to a collection, click «Actions» and choose «Add or remove items» next to the collection’s name in the list of collections. Under «Add or remove items» scan or type in the barcode of the item you wish to add to the collection, and hit enter or click “Submit” if necessary.
  • To remove an item from a collection, either click “Remove” next to the item’s barcode in the list of items within the collection or check the «Remove item from collection» box next to the Barcode text box under «Add or remove items», and scan or type in the barcode, clicking «Submit» or hitting Enter if necessary. Note: The «Remove item from collection» checkbox will remain checked as long as you are on the «Add or remove items» page, unless you uncheck it, to facilitate quickly removing a number of items at a time by scanning their barcodes.

Transfer a rotating collection

La transferencia de una colección será:

  • Cambie la ubicación actual de los ítems en esa colección a la biblioteca que serán transferidos
  • Iniciar una transferencia desde su biblioteca original ubicación actual/depositaria a la biblioteca ubicación actual/depositaria a la cual será rotada. Cuando la biblioteca reciba una colección, ellos necesitarán devolver todos los ítems para completar la transferencia.

Usted puede transferir una colección en una o dos maneras:

  • From the main Rotating collections page, click on «Actions» and choose «Transfer» next to the title of the collection you wish to transfer; choose the library you wish to transfer the collection to and click «Transfer collection».

  • Or, from the «add or remove items» page for a collection, you can click the «Transfer» button, choose the library you wish to transfer the collection to and click «Transfer Collection».

    Importante

    A fin de cumplimentar el proceso de transferencia, la biblioteca que recibe una colección rotativa, debería devolver todos los ítems de la colección así como sean recibidos. Esto hará una transferencia clara, así que los ítems no seguirán siendo mostrados como «en tránsito».

Si un ítem en una colección rotativa es devuelto en una biblioteca distinta a la que se supone fue transferida, aparecerá un aviso notificando al personal de la biblioteca que el ítem es parte de una colección rotativa, asimismo, haciéndoles saber dónde el ítem necesita ser enviado.

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Stock rotation

Stock rotation helps to spread resources more fairly amongst library branches and allows patrons to see a wider range of titles.

Items are popular whilst they are new at a particular branch. However, their use often tails off over time. This tool empowers librarians to automate the movement of items on to another branch before usage declines and thereby extends the items useful life.

Library staff create rotation plans and then assign them to items. A cronjob is then used to cycle these items round the specified libraries on the rotation plan, moving them to the next stage after the prescribed period of time has passed at the current stage.

Email notices may be used to provide the library branches with a list of items to be put in-transit to the next branch and if an item is found to be on loan at the time that it should be transfered then an alert will be displayed when it is next returned.

From the stock rotation tool page you can add new rotation plans and see a summary of your currently configured rotation plans. You can then edit plan details, activate and deactivate plans and manage stages and items on a given rotation plan.

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This tool utilises a cron job that must be configured to run on a daily basis.

Editing rota details

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Name: A clear name or code to identify the rota

Cyclical: Denotes whether items remain (No) at the last library on the rotation plan upon reaching the end of the rota or whether they continue (Yes) to rotate, returning back to the first library on the rotation plan once they have completed their alloted time at the last library, indefinitely until manually removed from the rota.

Active: Denotes whether a rota is active and as such whether items on it are rotating. It also governs whether items may be added to and removed from the rota. A rota may be switched between active and inactive at any time allowing for rota maintanence.

Description: One may optionally add an expanded description of the rota for display in summary views.

Managing rota stages

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Stages may be edited, added, removed and re-ordered at any time from this page.

Library: The library the item will be at during this stage

Duration: The amount of time the item should stage at this stage

Managing rota items - Tool view

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Items can be added to a rota individually (by barcode) or in bulk (via the upload of a line delimited barcode file) on this page.

You will also be presented with a summary of all items on the rota with their current location and you have the options to immediately progress items, mark items as “in demand” and remove an item from rotation.

In demand: If an item is marked as “in demand” then the duration the item will stay at it’s current stage will be doubled compared to what is set in the rota. This is often used for items that are found to be unexpectedly popular at a particular library.

Managing rota items - Catalog view

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Rotating items may also be managed from the catalog view: When stock rotation is enabled a new menu tab “Rota” will appear on a catalog records detail view.

All attached items will appear in the summary view with their current status in relation to rotas and the option to mark items as “in demand” or immediately progress them. You can also remove items from rotation and add items to rotas here too.

Managing rota items - EDI

Items can be automatically added to rotas at aquisition time by using the LRP (Library Rotation Plan) field in EDI.

Managing rotation notices

Stock rotation can send email notices to branch libraries to aid in selecting the items due for rotation. Branch “Reply-to” addresses will be used in preference to “Email” addresses for the notice recipients.

The contents of the notices can be customised in the normal manor through the notices tool and the relevant notice has the code SR_SLIP.

Permissions

The stock rotation tool uses two distinct permissions:

manage_rotas:
this governs a users ability to create, update and delete a rota.
manate_rota_items:
this governs a users ability to add, remove and progress items on a rota.

Plantillas de modificación MARC

The MARC modification templates system gives Koha users the power to make alterations to MARC records automatically while staging MARC records for import.

Esta herramienta es útil para alterar los registros MARC de varios proveedores/fuentes para trabajar con su hoja de trabajo MARC. El sistema básicamente permite crear un script básico con acciones para copiar, mover, agregar, actualizar y eliminar campos.

Comience agregando una nueva plantilla (que puede estar hecha por una o mas acciones) ingresando un nombre y haciendo clic en “Crear plantilla”.

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A continuación puede agregar acciones a la plantilla completando la casilla de Acciones. Por ejemplo si está cargando un lote de archivos de su proveedor de EBOOK querrá agregar el tipo de ítem de los EBOOK en el campo 942$c.

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  • Seleccione “Agregar/Actualizar”
  • Ingrese el campo 942 y el subcampo c
  • Ingrese el valor “EBOOK” (o el código del tipo de item ebook)
  • Provee una descripción para que pueda identificar esta acción posteriormente
  • Haga clic en “Agregar acción”

Cada acción puede tener una condición opcional para comprobar el valor o existencia de otro campo. Por ejemplo, usted podría querer agregar el número de clasificación al registro del ítem si en realidad no esta presente.

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  • Seleccione la opción “Copiar”
  • Decide if you want to copy the first occurrence or all occurrence of the field
  • Ingrese el campo 090 (u otro campo para signatura) y el subcampo a para copiar
  • Ingrese el campo 952 y el subcampo o para copiar a
  • Seleccione la opción “si”
  • Ingrese el campo 952 y el subcampo o
  • Seleccione la opción «no existe»
  • Provee una descripción para que pueda identificar esta acción posteriormente
  • Haga clic en “Agregar acción”

The Copy & Move actions also support regular expressions, which can be used to automatically modify field values during the copy/move. An example would be to strip out the “$” character in field 020$c.

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  • Elija tipo de usuario

  • Decida si desea copiar la primera o todas las ocurrencias del campo

  • Ingrese el campo 020 y el subcampo c a copiar

  • Ingrese el campo 020 y el subcampo c para copiar a

  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case s/\$// )

  • Seleccione la opción “si”

  • Ingrese el campo 020 y el subcampo c

  • Seleccione la opción «coincidencias»

  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case m/^\$/ )

  • Provee una descripción para que pueda identificar esta acción posteriormente

  • Haga clic en “Agregar acción”

    Nota

    The value for an update can include variables that change each time the template is used. Currently, the system supports two variables, __BRANCHCODE__ which is replaced with the branchcode of the library currently using the template, and __CURRENTDATE__ which is replaced with the current date in ISO format ( YYYY-MM-DD ).

You could also use regular expressions to add your library’s proxy URL in front of links in your MARC record.

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  • Elija tipo de usuario
  • Decida si desea copiar la primera o todas las ocurrencias del campo
  • Ingrese el campo 020 y el subcampo c a copiar
  • Ingrese el campo 952 y el subcampo o para copiar a
  • Check the “RegEx” box and enter your regular expression (in this case s/^/PROXY_URL/ )
  • Provee una descripción para que pueda identificar esta acción posteriormente
  • Haga clic en “Agregar acción”

When choosing between “Copy” and “Copy and replace” keep the following example in mind:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists

If we apply action (a) Copy the whole field 245 to 300, we get:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.

If we apply action (b) Copy the subfield 245$a to 300$a, we get:

245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists

Una vez que sus acciones se guarden puede verlas en el tope de la pantalla. Las acciones pueden moverse utilizando las flechas a la izquierda de ellas.

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Dependiendo de sus acciones el orden puede ser muy importante. Por ejemplo, usted no desea eliminar un campo antes de copiarlo a otro campo.

Para agregar otra plantilla usted puede empezar con una nueva o hacer clic en la casilla de verificación “Duplicar plantilla actual” para crear una copia de una plantilla existente para empezar con ella.

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Once your template is saved you will be able to pick it when using the Stage MARC records for import tool.

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Stage MARC records for import

  • Get there: More > Tools > Catalog > Stage MARC records for import

Esta herramienta puede ser utilizada para importar tanto registros bibliográficos como de autoridad que se guardan en formato MARC. Importar registros en Koha incluye dos pasos. La primera consiste en preparar los registros para importación.

  • Primero encuentre el archivo MARC en su equipo

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  • Seguidamente aparecerá una pantalla con opciones para coincidencia de registros e importaciones de ítems

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    • Enter “Comments about this file” to identify your upload when going to the “Manage staged MARC records” tool

    • Indique a Koha que tipo de archivo es este, bibliográfico o autoridad

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    • Seleccione la codificación de caracteres

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    • Choose if you would like to use a MARC modification template to alter the data you’re about to import

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    • Elija si quiere o no buscar coincidencia de registros

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      • You can set up record matching rules through the administration area

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        • When using the ISBN matching rule Koha will find only exact matches. If you find that the ISBN match is not working to your satisfaction you can change the AggressiveMatchOnISBN preference to “Do” and then run your import again.
    • A continuación elija qué hacer con los registros coincidentes si se encuentran

    • Por último elegir qué hacer con los registros que son únicos

    • A continuación puede elegir si desea o no importar los datos de ítem encontrado en los registros MARC (si el archivo que esta cargando es un archivo bibliográfico)

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      • Desde aquí puede elegir siempre agregar ítems independientemente del estado de las reglas de coincidencia, agregar ítems solo si encuentra registro coincidente, reemplazar los ítems si se encontró correspondencia bibliográfica (La coincidencia buscará en números de ítem y códigos de barra para ítems. El número de ítem toma precedencia sobre los códigos de barras) o ignorar ítems sin adherirlos.
  • Haga clic en “Preparar para importación”

  • Se le presentará con una confirmación de la importación MARC

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  • To complete the process continue to the Manage staged MARC records Tool

Staged MARC record management

  • Get there: More > Tools > Catalog > Staged MARC record management

Once you have staged your records for import you can complete the import using this tool.

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  • De la lista de registros preparados, marque el nombre del archivo en el que quiere finalizar la importación

    • Usted notará que los registros que ya han sido importados así lo dirán en “Estado”
  • Un resumen de su importación se presentará junto con la opción de cambiar sus reglas de coincidencia

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  • Debajo del resumen está la opción de importar el lote de registros bibliográficos utilizando una estructura específica

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    • Seleccionar una hoja de trabajo distinta de “Predeterminada” no es necesario, pero ayuda al generar reportes y que tengan el tipo de ítem bibliográfico correcto al importar.
  • Debajo de la selección de la plantilla habrá un listado de los registros que van a ser importados

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    • Revise su resumen antes de completar su importación para asegurarse de que su regla de correspondencia funcionado y que los registros aparecen en la forma que se espera

    • Matches will appear with info under the “Match details column”

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      and when clicking the “View” link under “Diff” you can see the difference between versions.

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  • Haga clic en “Importar en el catálogo” para completar la importación

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  • Una vez que su importación se ha completado un enlace a los registros bibliográficos aparecerá a la derecha de cada título que fue importado

  • También puede deshacer la importación haciendo clic en botón “Deshacer importación en catálogo”

Los registros importados usando esta herramienta permanecen en el “depósito” hasta que sean borrados. Estos ítems aparecerán en la búsqueda en el catálogo desde la herramienta Catalogacion

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Para limpiar los ítems del “reservorio”:

  • Visit the main screen of the manage staged MARC records tool

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  • Para limpiar un lote, haga clic en el botón “Limpiar” a la derecha

  • Se le mostrará un mensaje de confirmación

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    • Acepte la eliminación y los registros serán removidos del depósito y el estado se cambiará a “limpio”

Upload local cover image

  • Get there: More > Tools > Catalog > Upload local cover image

This tool allows you to upload cover images for the materials in your catalog.

To access this tool staff need the upload_local_cover_images permission.

For images to show in the staff client and OPAC you need to set LocalCoverImages and OPACLocalCoverImages preferences to “Display”.

Images can be uploaded in batches or individually.

Notes

Koha does not have a maximum file size limit for this tool, but the webserver (such as Apache) may limit the maximum size of uploads (talk to your system administrator).

Where there are multiple images for a record they will display left to right (then top to bottom, depending on screen size) in the order they were uploaded. The image on the left (the first one uploaded) is used as a thumbnail cover in search results and on the details page. There is no way to reorder cover images uploaded in this way, so be sure to upload them in the order you’d like them to appear.

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To upload a single image:

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and find the image on your local machine.

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  • Click “Upload file”.

  • Choose “Image file” under the “File type” section.

  • Ingrese el biblionumber del registro al que le esta adjuntando la imagen. Notar que no es el mismo que el número de inventario, sino el que genera automáticamente y asigna Koha.

    • Find the biblionumber by looking at the end of the URL in the address bar when on the details page

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    • or by clicking on the MARC tab on the details page in the staff client.

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  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Click “Process images”.

  • You are presented with a summary of the upload and a link to the record you have just added the image to.

To upload a batch of images:

  • Create a folder with the images to upload in it.

  • Create a text file (*.txt) named either datalink.txt or idlink.txt listing the biblionumber followed by the image name for each image, one per line.

    • For example: 4091,image4091.jpg

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  • Create a ZIP file that includes all the images to upload and the text file.

  • Go to the tool, click the “Browse” button, and browse to the ZIP file on your computer.

  • Click “Upload file”.

  • Seleccione “Archivo ZIP” bajo la sección “Tipo de archivo”

  • If you would like to replace any other cover images you may have uploaded in the past, check the “Replace existing covers” box under the “Options” section.

  • Haga clic en “Procesar imágenes”

  • You are presented with a summary of the upload.

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    Importante

    The source image is used to generate a 140 x 200 px thumbnail image and a 600 x 800 px full-size image. The original sized image uploaded is not kept by Koha.

In the staff client the cover images appear on the details page under the “Images” tab in the holdings table at the bottom.

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In the OPAC the cover images appear in the “Images” tab, as well as next to the title and on the search results.

To remove a cover image click “Delete image” below the image in the staff client if you have the upload_local_cover_images permission.

Herramientas adicionales

Calendario

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Calendar

Las bibliotecas pueden definir los días que cierran y los feriados para calcular las fechas de vencimiento. Puede hacer uso del Calendario de Feriados habilitando la preferencia del sistema correspondiente:

  • Get there:More > Administration > Global System Preferences > Circulation > useDaysMode
    • Seleccione el método de cálculo para la fecha de vencimiento - incluyendo los días que la biblioteca está cerrada en dicho cálculo, o no.
  • Get there: More > Administration > Global System Preferences > Circulation > finescalendar
    • Esto comprobará el calendario de feriados antes del cobro de multas

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Agregando eventos

Antes de añadir eventos, seleccione la biblioteca a la que desea aplicar los cierres. Al añadir eventos se le preguntará si desea aplicar el evento a una sucursal o a todas. Para agregar eventos, simplemente

  • Haga clic en la fecha del calendario en que desea aplicar el cierre de

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  • En el formulario que aparece encima del calendario, introduzca la información de cierre (para obtener más información sobre cada opción, haga clic en el signo de interrogación [?] a la derecha de la opción)

    • La biblioteca se asignará automáticamente. Puede elegir una biblioteca del menú desplegable en la parte superior de la página

    • La información del día se rellenará automáticamente a partir de la fecha en la que hizo clic en el calendario

    • En la descripción ingresar la razón por la cual la biblioteca está cerrada

    • A continuación, puede elegir si este evento es un evento de una sola vez o si es repetible.

      • Si este es un feriado único seleccione “Feriado solo en este día”
      • Si este es un cierre semanal (como un día de fin de semana) entonces puede seleccionar “Feriado repetido el mismo día de la semana”
      • Si este es un cierre por feriado anual seleccione “Feriado repetido anualmente en la misma fecha”
      • Si la biblioteca estará cerrado por la semana o un rango de tiempo seleccione “Feriado en un rango” e ingrese “Fecha hasta” en el tope
      • Si la biblioteca estará cerrado por un período de tiempo cada año (como vacaciones de verano en colegios) seleccione “Feriado repetido anualmente en un rango” e ingrese “Hasta fecha” en el tope
    • Por último decida si este evento se debe aplicar a todas las bibliotecas o solo a la seleccionada inicialmente

      • Si prefiere introducir todas las fiestas y luego copiarlas todas a la vez a otra biblioteca puede usar el menú de copia que está bajo el calendario

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  • Después de guardar podrá ver el evento listado en el resumen a la derecha del calendario

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Edición de Eventos

Para editar los eventos

  • Haga clic en el evento del calendario que desea cambiar (hacer esto haciendo clic en la fecha en el calendario, no en el evento enumerado en el resumen)

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  • Desde este formulario puedo editar o eliminar completamente el feriado. Ambas acciones requieren que haga clic en “Guardar” antes que se realice el cambio.

    • Todas las acciones requieren que se haga clic en “Guardar” antes de que se hagan los cambios
  • Al hacer clic en eventos repetibles se ofrecerán opciones ligeramente diferentes

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    • En el formulario de arriba se dará cuenta de que ahora hay una opción “Generar una excepción para este feriado repetido,”. Elegir esta opción le permitirá abrir la biblioteca en una fecha en que la biblioteca usualmente está cerrada.
      • Todas las acciones requieren que se haga clic en “Guardar” antes de que se hagan los cambios

Ayuda adicional

Al agregar o editar eventos se puede obtener ayuda adicional haciendo clic en el signo de interrogación al lado de distintas opciones en el formulario

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CSV profiles

  • Get there: More > Tools > Additional tools > CSV profiles

CSV profiles are created to define how you would like your cart or list to export.

Add CSV profiles

To add a CSV profile

  • Click “CSV profiles” from the Tools menu

  • The “Profile type” determines what type of fields you plan to use (MARC or SQL) to define your profile

    • If you choose MARC then you will need to enter MARC fields

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    • If you choose SQL then you will need to enter SQL database fields

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    • El “Nombre de perfil “ aparecerá en la lista desplegable de exportación cuando elija “Descargar” de su carro o lista

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    • La “Descripción de perfil” es para su propio beneficio, pero también aparece en el OPAC cuando los usuarios descargan contenido, por lo tanto asegúrese que también es clara para sus usuarios.

    • El “Separador CSV” es el caracter utilizado para separar valores y grupos de valores

      Nota

      La opción más común aquí es coma ya que la mayoría de las planillas de cálculo saben como leer archivos separados por comas.

    • El “Separador de campos” es el carácter utilizado para separar los campos duplicados

      • Ejemplo: Usted puede tener múltiples campos 650 y este es el caracter que aparecerá entre cada uno en la columna

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    • El “Separador de subcampos” es el carácter utilizado para separar subcampos duplicados

      • Ejemplo: Puede tener múltiples subcampos $a en un campo
    • El campo “Codificación” le permite definir la codificación utilizada cuando guarda el archivo

    • Por último dé formato el archivo CSV usando los campos de “Perfil de campos MARC”

      • Define which fields or subfields you want to export, separated by pipes. Example : 200|210$a|301 for MARC and biblio.title|biblio.author for SQL

      • Nota

        You can also use your own headers (instead of the ones from Koha) by prefixing the field number with an header, followed by the equal sign. Example : Personal name=100|title=245$a|300

    Cuando haya ingresado toda la información de su perfil, simplemente haga clic en “Enviar” y se le presentará con la confirmación que su perfil ha sido guardado.

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Modify CSV profiles

Once you have created at least one CSV profile an “Edit profile” tab will appear next to the “New profile” button.

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  • Seleccione el perfil que desea editar y modifique los campos necesarios.

  • Luego de enviar sus cambios se le presentará un mensaje de confirmación en el tope de la pantalla

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  • Para eliminar un perfil, marque la opción “Eliminar perfil seleccionado” antes de hacer clic en “Enviar consulta”

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Using CSV profiles

Your CSV profiles will appear on the export list or cart menu under the “Download” button in both the staff client and the OPAC

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Log viewer

  • Get there: More > Tools > Additional tools > Log viewer

Actions within the Koha system are tracked in log files. Your system preferences can be changed to prevent the logging of different actions. These logs can be viewed using the log viewer.

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Seleccionando diferentes combinaciones de opciones del menú producirá el archivo de registros para esa consulta.

A query for all logs related to the Circulation module produces a result image386

Noticias

  • Get there: More > Tools > Additional tools > News

El módulo de noticias Koha permite a los bibliotecarios enviar noticias al OPAC, a la interfaz administrativa y a los recibos de circulación.

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To add news to either the OPAC, the Staff Client or a circulation receipt:

  • Click “New entry”

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    • Under “Display location” choose whether to put the news on the OPAC (OPAC news), Slip (circulation receipt) or the Librarian interface.

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    • Seleccione que biblioteca usará este aviso o recibo

    • Elija un título para su entrada

    • Usando los campos de fecha de publicación y caducidad se puede controlar el tiempo de aparición de ese ítem

      • Examples: (these assume today’s date as 7 May 2019)
        • Publish on current date: set publication date as 7 May 2019
        • Schedule for publishing in future: set date later than 7 May 2019
        • Backdate the news item: set date earlier than 7 May 2019
    • “Aparece en posición” le permite decidir en que orden aparecen sus noticias

    • El cuadro “Noticias” permite el uso de HTML para el formato de su noticia

  • Después de rellenar todos los campos, haga clic en “Enviar”

  • News in the OPAC will appear above the OpacMainUserBlock

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    • Below the news in the OPAC there will be an RSS icon allowing you to subscribe to library news

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  • Las noticias en la interfaz del personal van a aparecer en el extremo izquierdo de la pantalla

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  • Las noticias en los recibos de circulación aparecerán bajo los ítems prestados

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  • Depending on your choice for the NewsAuthorDisplay preference you will also see the person who created the news item (this uses the logged in person)

Planificador de tareas

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Task Scheduler

El programador de tareas es una manera de programar informes para ejecutarse cada vez que desee.

Para programar una tarea, visite el Programador de tareas y rellene el formulario

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  • El servidor de tiempo muestra que el tiempo en su servidor (sus informes se ejecutarán con un cronograma basado en este servidor - no en su hora local)
  • El tiempo se debe ingresar como hh:mm (2 dígitos de hora, 2 dígitos de minutos)
  • La fecha debe ser ingresada utilizando el calendario emergente
  • Desde Informe elija el informe que desea programar
  • Seleccione si desea recibir el texto o un enlace a los resultados
  • En el campo de correo electrónico ingresar el correo electrónico de la persona que desea recibir el informe

A continuación del formulario del programador de tareas, hay una lista de los informes programados

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También puede programar informes directamente desde la lista de informes almacenados, haciendo clic en el enlace “Planificar”

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Solución de problemas

El programador de tareas no funcionará si el usuario bajo el cual se ejecuta su servidor Web no tiene permiso para usarlo. Para saber si el usuario tiene los permisos necesarios, consulte /etc/at.allow para ver qué usuarios están en ella. Si no tiene ese archivo, consulte /etc/at.deny. Si at.deny existe, pero está en blanco, cualquier usuario puede utilizarlo. Hable con su administrador de sistema acerca de agregar el usuario al lugar correcto para hacer que el programador de tareas funcione.

Editor de la Cita del Día (CDD)

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Edit quotes for QOTD feature

Esta herramienta le permitirá añadir y editar las citas que se mostrarán en el OPAC si usted utiliza la funcionalidad Cita del Día (CDD)

To turn this feature on set the QuoteOfTheDay preference to “Enable and add at least one quote via the Quote of the Day Editor. Once these steps are complete you will see your quotes above the OpacMainUserBlock in the OPAC:

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Añadir una cita

Para agregar una cita:

  • Haga click en el botón “Agregar cita” en la barra de herramientas y se agregará una cita vacía al final de la lista de citas.

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    • Importante

      Tanto el campo “Fuente” como “Texto” se deben cumplimentar para guardar la nueva cita.

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  • When finished filling in both fields, press the <Enter> key on your keyboard to save the new quote.

  • La lista se actualizará y la nueva cita debería ahora ser visible en la lista.

    Nota

    You may cancel the addition of a new quote any time prior to saving it simply by pressing the <Esc> key on your keyboard.

Modificar/Borrar una Cita

Una vez que el grupo de citas haya sido cargada en la tabla de edición, podrá editar la fuente da la cita y el texto.

  • Edite tanto los campos “Fuente” o “Texto” haciendo clic en el campo deseado.

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  • When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

La lista será actualizada, las ediciones guardadas, y visibles.

Si lo desea también puede eliminar citas.

  • Seleccione la cita(s) que desea eliminar haciendo clic en el id de cita correspondiente.
  • Una vez que la selección de cita ha terminado, simplemente haga clic en el botón “Eliminar cita(s)”.
  • Se le pedirá confirmar la eliminación.
  • Luego de confirmar la eliminación, la lista se actualizará y la cotización no aparecerá más.

Importar citas

Si desea puede importar un lote de citas en un archivo CSV. El archivo debe contener dos columnas en la forma: «fuente», «texto», sin fila de encabezado.

Nota

Se le pedirá confirmar la carga de archivos mayores que 512KB.

  • Para iniciar el proceso de importación, haga clic en el botón “Importar citas” en la parte superior de la pantalla

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  • Una vez en la pantalla de importación de citas puede buscar en tu ordenador el archivo que desea importar

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  • Luego de seleccionar el archivo CVS, haga clic en el botón “Abrir” y el archivo será subido dentro de una tabla de edición temporaria.

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  • From the listing you can edit either the “Source” or “Text” fields by clicking on the desired field. When you are finished editing a field, press the <Enter> key on your keyboard to save the changes.

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  • También se pueden eliminar citas de este listado antes de completar la importación.

    • Seleccione la cita(s) que desea eliminar haciendo clic en el id de cita correspondiente.

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    • Una vez que finalice la selección de citas, simplemente haga clic en “Eliminar cita(s)”.

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    • Se le pedirá confirmar la eliminación.

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    • Luego de confirmar la eliminación, la lista se actualizará y la cotización no aparecerá más.

  • Una vez que esté satisfecho con las citas, haga clic en el botón «Guardar citas” en la barra de herramientas en la parte superior y se guardarán las citas.

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Subir

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Upload

This tool will allow you to upload files to your Koha system for selection from the Cataloging form.

Upload Files

When you first visit the Upload tool you might see a warning about missing a category.

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Categories are defined in the authorized value in the UPLOAD category. If you do not have upload categories then your files will be temporary and will be deleted the next time the server is rebooted. Once you have a value in the UPLOAD authorized value category you will see a Category pull down below the “Browse” button.

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Browse your computer a file, choose a category and decide if the public will be able to download this file via the OPAC. Once your file is uploaded you will be presented with a confirmation.

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Search files

All uploaded files are searchable from below the upload form. Using the form you can search any part of the filename and/or the Hashvalue.Search uploaded files

You will be presented with the results of your search.

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Access files

  • Get there: More > Tools > Additional Tools > Access files

This option allows access to files stored on the server from the staff interface. The directories where the files are stored need to be defined in the koha-conf.xml file. In order to be able to access the tool, a staff patron requires the superlibrarian or access_files patron permission

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