Publicaciones periódicas

Serials actions can be accessed by going to the “More” menu at the top of your screen and choosing “Serials” or by clicking “Serials” on the main Koha staff client page. The Serials module in Koha is used for keeping track of journals, newspapers and other items that come on a regular schedule. As with all modules, make sure you go through the related implementation checklist before using the Serials module.

  • Ir a: Más > Publicaciones periódicas

Manage serial frequencies

Koha lleva un registro de periodicidades de publicación para una mejor gestión y duplicación.

  • Ir a: Más > Publicaciones periódicas > Administrar periodicidades

Desde ésta página, puede ver todas las periodicidades existentes en su sistema

image738

y crear nuevas periodicidades.

image739

Manage serial numbering patterns

Everytime you create a new numbering pattern in serials you can save it for later use. These patters are accessible via the “Manage numbering patterns” page.

  • Ir a: Más > Publicaciones periódicas > Administrar patrones de numeración

Esta página listará para usted, los patrones de numeración que ha guardado en el pasado, así como algunos patrones enlatados.

image740

Nota

Si usted a actualizado desde una versión previa de Koha usted verá un “Patrones de respaldo” listados, son patrones utilizados en versiones anteriores a Koha 3.14. Esta es la forma de como Koha guarda sus antiguos patrones de numeración. Desde aquí puede editar dichos patrones para darles nombres más significantes.

También le permitirá crear un nuevo patrón de numeración sin agregar primero una suscripción. Para agregar un nuevo patrón haga clic en “Nuevo patrón de numeración” en la parte superior de la lista de patrones.

image741

Agregar una suscripción

Se pueden añadir nuevas suscripciones haciendo clic en el botón “Nuevo” en cualquier registro bibliográfico

image742

Or by visiting the Serials module and clicking “New subscription”

image743

Si usted está entrando en una nueva suscripción desde el módulo de publicaciones periódicas se le presentará un formulario en blanco (si se está creando desde un registro bibliográfico existente el formulario incluirá la información correspondiente).

image744

  • “Bibliotecario” le mostrará el nombre de usuario del bibliotecario registrado

  • El “Proveedor” se puede encontrar o bien buscando proveedores a través del Módulo de Adquisiciones o bien ingresando el número de identificación del proveedor

    • No se requiere información del proveedor

    • Con el fin de reclamar ejemplares perdidos o demorados tendrá que introducir la información del proveedor

      image745

  • “Biblio” es el registro MARC que usted desearía enlazar con esta suscripción

    • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for record” link below the boxes or by entering the biblionumber for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.
  • Seguidamente puede elegir si un nuevo ítem es creado cuando se recibe un nuevo número (si usted le coloca códigos de barra a las entregas usted querrá crear un ítem en este momento)

  • Con el fin de determinar como manejar las irregularidades en su suscripción conteste “Cuando hay un ejemplar irregular”, si los números son siempre secuenciales usted querrá elegir “Mantener el número de fascículo”

  • Si marca la casilla “Historial manual” le permitirá ingresar publicaciones periódicas fuera del patrón de predicción una vez la suscripción es guardada debe ir a la pestaña “Planificación” en la página de detalles de la suscripción.

    image1277

  • “Call number” is for your item’s call number or call number prefix

  • “Biblioteca” es la sucursal propietaria de esta suscripción.

    • Si hay más de una biblioteca se suscribe a esta publicación periódica tendrá que crear una suscripción para cada biblioteca

    • This can be done easily by using the “Edit as new (duplicate)” option found on the subscription information page and changing only the “Library” field

      image746

  • Use the “Public note” for any notes you would like to appear in the OPAC for the patrons

  • “Nonpublic note” should be used for notes that are only visible to the librarians via the staff client

  • La opción “Notificación al usuario” le permite enviar un aviso vía el OPAC a los usuarios quienes están suscritos a las actualizaciones de la publicación periódica.

    • For this option to appear you need to make sure that you have a Routing list notice set up in the Notices Tool
  • “Ubicación” es para la ubicación en estantería

  • The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

  • The Staff and OPAC display options allow you to control how many issues appear by default on bibliographic records in the Staff Client and the OPAC

Una vez los datos son llenados puede hacer clic en “Siguiente” para ingresar la información sobre el patrón de predicción.

image747

  • En “Fecha del primer ejemplar” querrá introducir la fecha del ejemplar que tiene mano, la fecha desde la que el patrón de predicción se iniciará

  • Existen varias opciones predefinidas para la “Periodicidad” de la publicación, todas las cuales son visible junto a sus propias periodicidades personalizadas visitando “Administrar periodicidades

    • Sin periodicidad: algunas muy específicas (por lo general revistas científicas de alto nivel) no tienen una verdadera periodicidad. Cuando usted se suscribe al título, se suscribe por 6 ejemplares, que puede llegar en 1 año … o 2 … No hay regularidad o periodicidad conocida.
    • Desconocida seleccione esto si ninguna de las otras opciones son relevantes
    • Irregular: La revista no es «regular», pero tiene una periodicidad. Usted sabe que sale en enero, luego en octubre y diciembre, es irregular, pero se sabe cuando va a llegar.
    • 2/día: dos veces al día
    • 1/día: todos los días
    • 3/semana: Tres veces a la semana
    • 1/semana: Semanal
    • 1/2 semanas: Dos veces al mes (quincenal)
    • 1/3 semanas: tres veces por semana
    • 1/mes: Mensual
    • 1/2 meses (6/año): Bimestral
    • 1/3 meses (1/cuatrimestre): trimestral
    • 1/trimestre (estacional): Trimestralmente, relacionado con las estaciones (Verano, Otoño, Invierno, Primavera)
    • 2/año: semestrales
    • 1/año: Anual
    • 1/2 años: Bianual
  • “Duración de suscripción” es el número de ejemplares o meses de la suscripción. Esto se utiliza para establecer alertas de renovación

  • “Inicio de suscripción” es la fecha en la cual comienza la suscripción. Esto es utilizado para establecer las alertas de renovación

  • “Fin de suscripción” solo debe ingresarse para suscripciones que han terminado (si está analizando los pedidos no surtidos de seriadas)

  • “Patrón de numeración” le ayudará a determinar como se imprimen los números de cada ejemplar. Los patrones ingresados aquí, pueden ser guardados y editables en cualquier momento visitando “Administrar patrones de numeración

    • Comience la numeración con el ejemplar que tiene en la mano, la numeración que coincida con la fecha en que ingresó en el campo “Publicación de primer ejemplar”

    • You can choose to create your own numbering pattern by choosing “None of the above” and clicking the “Show/hide advanced pattern” button at the bottom of the form

      image748

  • La opción “Local” es útil cuando se quiere mostrar los días, meses y estaciones. Por ejemplo, si usted tiene una publicación periódica alemana, usted puede utilizar las opciones locales alemanes para mostrar los días, etc., en Alemán.

  • Una vez se a escogido un “Patrón de numeración”, aparecerá la fórmula de numeración.

    image1278

    • El número “Comienza con” es el número del número que usted está sosteniendo en su mano.

    • El “Contador interno” es utilizado para decirle a Koha donde comienza el «ciclo de recepción»

      • Por ejemplo: si el primer número recibido es «vol. 4, no. 1, iss. 796», usted necesita configurar el «contador interno = 0» pero si fuese «vol. 4, no. 2, iss. 797, el contador interno debería ser «1».
    • Después de llenar estos datos haga clic en el botón “Probar patrón de predicción” para verificar cuáles son los números que el sistema generará, si existen irregularidades usted puede elegir cuales números no existen de la lista presentada.

      image749

  • If you have added a custom field, it will be editable above the buttons at the bottom of the screen

    image1274

Click “Save subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the serial pattern library on the wiki.

Edit a subscription

To edit a subscription, click on “Edit” and “Edit subscription” from the subscription page. This will take you back to the same form as the one used when creating a new subscription.

image1376

You can also batch edit subscriptions. To do so, search for the subscriptions you want to change. In the results, check the boxes next to the subscriptions to edit. The link “Edit selected serials” will appear.

image1377

From there, you can change:

  • the vendor
  • the shelving location
  • the library
  • the item type
  • the public note
  • the nonpublic note
  • whether or not to create an item when receiving an issue
  • the expiration date

image1378

Nota

Leave the field unchanged to keep the original values.

Receive issues

Los ejemplares pueden ser marcados como recibidos en varios lugares. Para encontrar una suscripción, utilice el cuadro de búsqueda en la parte superior de la página de publicaciones periódicas para buscar la publicación periódica de la que le gustaría recibir números:

image750

From the search results you can click the “Serial receive” link or you can click on the subscription title and then click the “Receive” button.

image751

The final way to receive serials is from the “Serial collection” page. To the left of the Subscription summary page there is a menu with a link to “Serial collection”

image752

From the page that opens up you can click “Edit serial” with the issue you want to receive checked.

image753

Cada una de estas tres opciones abrirá el formulario de ejemplar recibido:

image754

  • Elija “Recibido” en el estado para marcar una publicación periódica que fue recibida.

  • Si usted ha decidido tener un registro de ítem creado por cada número un formulario para agregar ítem le aparecerá después de elegir “Recibido”

    image755

  • If your issue has a supplemental issue with it, fill in the Supplemental issue information.

    • Entre la numeración completa en la casilla después de «Ejemplar suplementario» la numeración no será heredada/auto-llenada del ejemplar principal y, exactamente, lo que ingrese en la casilla después de «Ejemplar suplementario» será auto-llenado en el registro del ítem de la publicación periódica en enumeración/cronología [MARC21 952$h] (si usted crea un registro de ítem).
      • E.j., ingrese esto completamente si es lo que le gustaría que aparezca: «v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl.»
  • Si usted ha decidido tener un registro de ítem creado por cada número un formulario para agregar ítem le aparecerá para su suplemento y para el propio ejemplar

  • Una vez que haya introducido su información usted puede hacer clic en “Guardar”

Serial collection

Each subscription has a Serial collection page available from the main Serials menu.

image1437

From this page you can manage additional tasks related to subscription issues such as multi receiving and editing.

image1438

Click on the Multi receiving button to bulk receive future issues of a subscription.

image1439
  • You can choose how many issues to receive and whether to set the received date to the current date.

Clicking the Generate next button will generate the next issue for you and mark the previously expected issue as ‘Late’ automatically.

Tick the box in the Edit column for one or more previous issues and then click the Edit serials button. You can edit the numbering, dates, status and add notes.

Create a routing list

Una lista de circulación es una lista de personas que recibirán la publicación periódica antes de llegar a la estantería. Para habilitar las listas de circulación usted deseará configurar la preferencia RoutingSerials a “Agregar”.

When on the subscription page you will see a link to the left that reads “Create routing list” or “Edit routing list”

image757

Haciendo clic en el enlace lo llevará al menú para agregar una nueva lista de circulación.

image758

Desde aquí puede hacer clic en “Agregar destinatarios” para agregar gente a la lista de circulación. En el menú que aparece puede filtrar usuarios por parte del nombre, sede/biblioteca y/o por categoría de usuario.

image759

Haciendo clic en “Agregar” a la derecha de cada nombre lo agregará a la lista de circulación. Cuando haya elegido todas las personas de la lista, haga clic en el enlace “Cerrar” para redirigirse a la lista de circulación.

image760

Si la lista parece correcta, haga clic en “Guardar”. A continuación verá una vista previa de la lista de circulación. Para imprimir la lista haga clic en “Guardar y pre-visualizar hoja de circulación.” Esto abrirá una versión imprimible de la lista.

image761

Si RoutingListAddReserves esta habilitada, los usuarios listados en la lista de circulación serán agregados automáticamente a la lista de reservas del ejemplar.

To see a list of all of the routing lists for a specific patron is visit the Routing lists tab on their patron record. Patrons are able to see a list of their own routing lists when logged into the OPAC in the your routing lists tab.

Subscriptions in staff client

La información de la suscripción aparecerá en los registros bibliográficos en la pestaña “Suscripciones”

image762

Clicking the “Subscription details” link will take you to the Subscription summary page in the staff client.

image763

If you are using the Acquisitions module to keep track of serial subscriptions you will see an extra “Acquisition details” tab in your subscription details.

image764

Suscripciones en el OPAC

Al ver la suscripción en el OPAC habrá varias opciones.

Al igual que en la interfaz del personal, habrá una pestaña Suscripciones en el registro bibliográfico.

image765

En esta pestaña aparecerá listado el número de ejemplares elegidos al crear la suscripción o en la preferencia del sistema OPACSerialIssueDisplayCount. Al hacer clic en el enlace “Más detalles” se proporcionará información adicional acerca del historial de la suscripción. Se puede configurar la vista predeterminada de una suscripción en el OPAC con la preferencia del sistema SubscriptionHistory.

Hay dos vistas: compacta y completa. La la vista compacta mostrará información básica sobre la suscripción

image766

Desde la vista compacta, los usuarios pueden suscribirse para ser notificados de los nuevos números cuando se vayan entregando, haciendo clic en el botón “Suscribirse a la notificación por email de nuevos ejemplares”. Para que este enlace aparezca, usted querrá que los usuarios elijan por sí mismos para ser notificados sobre la suscripción.

image767

Usted podrá ver aquellos quienes se suscribieron a las alertas de los nuevos ejemplares dirigiéndose a la página de suscripciones en la interfaz del personal y echando un vistazo a la derecha de la pestaña “Información”.

image1279

Mientras que la vista completa muestra detalles, desgloses por años, en relación a la suscripción

image768

Claim late serials

Koha permite enviar correos electrónicos a sus proveedores de revistas si tiene ejemplares retrasados. A la izquierda de la página principal de periódicas hay un enlace a “Reclamos”

image769

El enlace a reclamos también aparece a la izquierda de la página de detalles de suscripción

image770

Si no tiene un aviso de reclamo definido aun verá un mensaje de advertencia de que necesita primero definir un aviso.

image771

Haciendo clic en “Reclamos” abrirá un reporte que le pedirá elegir entre varios proveedores para generar reclamos de ejemplares retrasados.

image772

Desde la lista de ejemplares retrasados puede elegir a cuales quiere enviar un email de reclamo haciendo clic en la casilla a la izquierda del mismo, eligiendo la plantilla de aviso a utilizar y haciendo clic en “Enviar notificación”.

Check serial expiration

Cuando ingresa periódicas ingrese una longitud de suscripción, utilizando la herramienta de verificación de expiración puede ver cuando expirarán sus suscripciones. Para usar la herramienta haga clic en “Verificar expiración” en el menú de publicaciones periódicas.

image773

En el formulario que aparece debe ingresar al menos la fecha desde la que se buscará.

En sus resultados verá todas las suscripciones que expirarán antes de la fecha ingresada. Desde aquí puede seleccionar ver mas de la suscripción o renovarlas con un clic.

image774

If there is more than one subscription, you can check the boxes and click on “Renew selected subscriptions” to renew all the serials. The serials will be renewed for the same amount of time as their previous subscription (i.e. if the last subscription for that serial lasted one year, the serial will be renewed for one year; if the last subscription was for 16 issues, it will be renewed for another 16 issues).

image1356

Renewing serials

Si su suscripción de publicación periódica ha caducado no podrá recibir ejemplares. Para renovar su suscripción puede hacer clic en el botón “renovar” en la parte superior de la página de detalle de suscripción.

image775

Another option is to click the “Renew” link to the right of the subscription on the Serial collection page.

image776

Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

image777

  • La fecha de inicio debe ser la fecha en que comienza el periodo de suscripción.
  • For the subscription length you’ll want to fill in one of the three fields presented: Number of issues, Number of months or Number of weeks.
  • Finalmente introduzca cualquier nota que usted pueda tener acerca de esta renovación.

Searching serials

Una vez en el módulo de Publicaciones Seriadas existe una caja de búsqueda básica en la parte superior que se puede utilizar para encontrar suscripciones usando cualquier parte del ISSN y/o título.

image778

You can also click the “Advanced search” link to the right of the “Submit” button to do a more thorough search of your serials.

image779

De los resultados se puede filtrar usando los cuadros de búsqueda en la parte inferior de cada columna y ajustar el número de resultados utilizando la barra de herramientas en la parte superior del conjunto de resultados.

image780