Usuarios

Before importing and/or adding patrons be sure to set up your patron categories.

Agregar un nuevo usuario

Usuarios se agregan yendo al módulo “Usuarios”.

  • Get there: Patrons

Una vez allí usted puede añadir un nuevo usuario.

  • Haga clic en “Nuevo usuario”

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  • The fields that appear on the patron add form can be controlled by editing the BorrowerUnwantedField system preference.

  • Primero ingrese los datos de identificación del usuario

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    • Required fields are defined in the BorrowerMandatoryField system preference

    • Salutation is populated by the BorrowersTitles system preference

    • Nota

      If you’d like to prevent full names from printing on slips and you’re not using the Initials or Other name fields for anything else, you can use them for shortened versions of the name to then be printed on the slip.

      Por ejemplo:

      Firstname: Nicole C.
      Surname: Engard
      Initials: NCE
      

      Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>> instead of the full name (NCE).

      O puede hacer algo como lo siguiente:

      Firstname: Nicole
      Surname: Engard
      Initials: E
      

      Then on the slip you can have it print the <<borrowers.initials>>, <<borrowers.firstname>> instead of the full name (E, Nicole).

  • A continuación introduzca la información de contacto

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    • Para información de contacto, notar que el teléfono y correo electrónico principal son los que aparecerán en los avisos y recibos impresos durante la circulación (recibos, recibos de transferencia y recibos de reserva). El correo electrónico principal también será utilizado para el envío de avisos de retraso y otros mensajes.
  • Si este usuario es un niño, se le solicitará que vincule el carné de niño a un usuario adulto

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    • Click “Set to patron” to search your system for an existing patron
    • Si el Responsable no está en el sistema, puede introducir el nombre y apellido en los campos disponibles
    • The relationships are set using the borrowerRelationship system preference
  • Si es un usuario profesional, se le solicitará que el usuario sea vinculado a un usuario institucional

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    • Click “Set to patron” to search your system for an existing patron
  • Cada usuario puede tener un contacto alternativo

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    • Un contacto alternativo podría ser un padre o tutor. También se puede utilizar en el ámbito académico para almacenar la dirección personal del usuario.
  • La sección de administración de biblioteca incluye datos que se utilizan dentro de la biblioteca

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    • The card number field is automatically calculated if you have the autoMemberNum system preference set that way

      • Nota

        Para un sistema recién instalado esta variable de configuración comenzará en 1 y se incrementará de a 1 posteriormente. Si desea que comience con el número inicial de sus códigos de barra, ingrese el primero a mano en el registro del usuario y guarde los cambios. Después de esto el campo se incrementará de a 1.

    • Si usted accidentalmente elije al comienzo una categoría de usuario equivocada puede arreglarla aquí

    • Sort 1 and 2 son utilizados con propósitos estadísticos

    • “Check for previous checkouts” is used to set the patron’s personal preference regarding checking their circulation history to see if they have borrowed this item in the past. This overrides the setting of the patron category and of the CheckPrevCheckout system preference.

  • Next, the library set-up section includes additional library settings

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    • El fecha de registro automáticamente se rellena con la fecha de hoy

    • If your patron cards expire (based on your patron category settings) the expiry date will automatically be calculated

    • The OPAC note is a note for the patron - it will appear in the OPAC on the patron’s record

    • The Circulation note is meant solely for your library staff and will appear when the circulation staff goes to check an item out to the patron

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    • El OPAC y la interfaz administrativa piden un nombre de usuario y contraseña para ser utilizadas por el usuario (y/o personal de biblioteca) para ingresar a su cuenta en el OPAC o en la interfaz administrativa.

      • Staff will only be able to use this log in info to log in to the staff client if they have the necessary permissions.
  • If you have set additional patron attributes up, these will appear next

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  • Finally, if you have EnhancedMessagingPreferences set to “allow,” you can choose the messaging preferences for this patron.

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    • Estas notas son:

      • Advanced notice: A notice in advance of the patron’s items being due (the patron can choose the number of days in advance)
      • Item checkout: A notice that lists all the of the items the patron has just checked out and/or renewed, this is an electronic form of the checkout receipt
      • Hold filled: A notice when you have confirmed the hold is waiting for the patron
      • Item due: A notice on the day and item is due back at the library
      • Item check-in: A notice that lists all the of the items the patron has just checked in
    • Los usuarios pueden elegir en recibir sus avisos como un resumen haciendo clic en la casilla “¿Solamente resumen?” junto con el método de entrega. Un resumen es una combinación de todos los mensajes de ese tipo (es decir, todos los ítems debidos en 3 días en un solo correo electrónico) en un correo electrónico en vez de múltiples correos electrónicos para cada aviso.

    • Importante

      These preferences will override any you set via the patron categories

    • Importante

      Estas preferencias pueden ser alteradas por el usuario a través del OPAC

  • Cuando haya finalizado, haga clic en “Guardar”

Si el sistema sospecha que este usuario es un duplicado de otro se lo advertirá.

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Nota

Un usuario duplicado es detectado si el nombre y el apellido son coincidentes y no existe una fecha de nacimiento ingresada o si los campos para el nombre, apellido y fecha de nacimiento están llenados. Si dos usuarios tienen nombres coincidentes, pero uno tiene una fecha de nacimiento y el otro no la posee, ellos no seran identificados como duplicados.

Si ha establecido un límite de edad mínimo o máximo en la categoría de usuarios y exige que la fecha de nacimiento se cumplimente, Koha le avisará si el usuario que va a añadir es demasiado viejo o joven para la categoría de usuario seleccionada:

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Quick add a patron

If your circulation desk is very busy and you want to register patron quickly, you can use the “quick add” feature. It’s a shortened version of the add patron form with only a couple of necessary fields to fill out.

This feature uses two system preferences: BorrowerMandatoryField and PatronQuickAddFields. These are the two system preferences that control which fields are in the quick add form.

To quick add a patron, go to the Patrons module

  • Get there: Patrons

Click on the “Quick add new patron” button.

You will be asked to choose a patron category.

Then, you will be presented with a shortened form.

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Once the form is filled out, click on “Save”.

If you need to access the full form, you can click on “Show full form” above the “Save” button.

Add a staff patron

All staff members must be entered into Koha as patrons of the “Staff” type. Follow the steps in Add a Patron to add a staff member. To give the staff member permissions to access the staff client, follow the steps in patron permissions

Importante

Recuerde que debe crear nombres de usuario y contraseñas seguras, ya que estos serán utilizados para iniciar la sesión del personal.

Add a statistical patron

One way to track use of in house items is to «check out» the materials to a statistical patron. The «check out» process doesn’t check the book out, but instead tracks an in house use of the item. To use this method for tracking in house use you first will need a patron category set up for your statistical patron.

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Next, you will need to create a new patron of the statistical type.

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Next, follow the steps put forth in the “Add a new patron” section of this manual. Since this patron is not a real person, simply fill in the required fields, the correct library and nothing else.

To learn about other methods of tracking in house use visit the tracking inhouse use section of this manual.

Duplicate a patron

A veces, cuando va a añadir un nuevo familiar a su sistema y no quiere escribir la información de contacto una y otra vez. Koha permite que se pueda duplicar un usuario y cambiar solo las partes que desee (o necesita) cambiar.

  • Abra el usuario que desea utilizar como punto de partida (el usuario del cual desea duplicar la información)

  • Haga clic en el botón “Duplicar” al inicio del registro

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  • Todos los campos con la excepción del nombre, número de carnet, nombre de usuario y la contraseña han sido duplicados. Cumplimente los que faltan y haga clic en “Guardar”

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    • Nota

      Al hacer clic en el campo que ya está completado con datos se borrará toda la información del campo (lo que le hace más fácil a usted poder escribir algo diferente)

  • Usted será llevado a un nuevo usuario

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Add patron images

If you would like you can add patron images to help identify patrons. To enable this feature you must first set the patronimages preference to “Allow”.

Si la preferencia es configurada a “Permitir” usted verá un lugar para la imágen por debajo del nombre del usuario y un recuadro para cargar imágenes de usuarios por debajo de la información básica de contacto.

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In the “Upload patron image” box click “Browse” to find the image on your computer and “Upload” to load the image on to the patron record.

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Importante

Existe un límite de 100K en el tamaño de la foto subida y es recomendado que la imágen sea de 200x300 pixeles, pero imágenes más pequeñas fuencionan correctametne.

Editing patrons

Los usuarios pueden ser editados usando los botones de edición.

  • Para editar el registro completo del usuario simplemente haga clic en el botón «Editar» en la parte superior de dicho registro

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  • Patron passwords are not recoverable. The stars show on the patron detail next to the password label are always there even if a password isn’t set. If a patron forgets their password the only option is to reset their password. To change the patron’s password, click the “Change password” button.

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    • Koha cannot display existing passwords as they are encrypted in the database. Leave the field blank to leave password unchanged.
    • Este formulario puede generar automáticamente una contraseña aleatoria si hace clic en el enlace etiquetado “Haga clic para llenar con una sugerencia aleatoria. Las contraseñas de mostrarán como texto.»
  • To edit a specific section of the patron record (for example the “Library use” section) click the “Edit” link below the section.

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  • A patron image can be added by browsing for the image on your machine from the “Manage patron image” section.

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    • This form will not appear if you have the patronimages system preference to not allow patron images.
    • To add patron images in bulk, use the Upload patron images tool.
  • Patrons can also be blocked from checking items out by setting Patron flags

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    • If you would like your circulation staff to confirm a patron’s address before checking items out to the patron, you can see the “Gone no address” flag

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    • If the patron reports that they have lost their card you can set the “Lost card” flag to prevent someone else from using that card to check items out

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    • Si usted desea bloquear a un usuario de la biblioteca puede indicarlo con una restricción manual

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    • Si ingresa una fecha y/o nota relacionada con la restricción usted la verá también en el mensaje de la restricción

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  • Children patrons do not become adults automatically in Koha unless you have Juvenile to adult cron job running. To upgrade a child patron to and adult patron category manually go to the “More” menu and choose “Update child to adult patron”

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    • Entonces se le presentará una ventana emergente preguntando a cual de sus categorías de adultos debe ser actualizado este Niño

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Renew patron account

When renewing a patron account you can either edit the the expiry date manually in the patron record or use the “Renew patron” option from the More menu in the toolbar at the top.

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Using the latter the new expiry date will be calculated using the enrollment period configured for the patron category of the user. The system preference BorrowerRenewalPeriodBase determines if the new expiry date will be calculated from the current date or from the old expiry date.

One advantage of using the “Renew patron” option is that it will be logged as a membership renewal in the action_logs table and be visible as such when using the Log viewer or the Modificaton log from the patron account.

The renewal date of the patron account will be visible on the details tab.

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Managing patron self edits

If you are allowing patrons to edit their accounts via the OPAC with the OPACPatronDetails preference then you will need to approve all changes via the staff client before they’re applied. If there are patron edits awaiting action they will appear on the staff client dashboard below the modules list (along with other items awaiting action).

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Nota

Superbibliotecarios podrán ver modificaciones para cualquier sede, el resto del personal solo podrá ver modificaciones para usuarios que pertenezcan a su sede.

Cuando haga clic en el enlace “Usuarios que requieren modificaciones” se le mostrará una lista con los usuarios que han solicitado modificar sus datos.

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Desde aquí puede “Aprobar” y aplicar los cambios pendientes al registro del usuario. “Eliminar” y remover los cambios o “Ignorar” y dejar los cambios pendientes de una revisión posterior.

Si desea borrar su regla, haga clic en el enlace “Anular” a la derecha de la regla.

Merging patron records

If you accidentally end up with one patron with two cards it is possible to merge their records together so that you don’t lose their loan history or holds.

  • In the patron list, check the boxes next to the records you want to merge and click on the “Merge selected patrons” button.

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Nota

It is possible to merge more than two records at a time.

  • Select the patron record you want to keep and click on the “Merge patrons” button.

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The checkouts and statistics will be transferred to the right record and the other one will be deleted.

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Patron permissions

Patron permissions are used to allow staff members access to the staff client.

Importante

Para que un miembro del personal pueda acceder a la interfaz de personal debe tener (al menos) permisos de “catálogo” que le permita visualizar la interfaz de personal.

Setting patron permissions

  • On the patron record click “More” and choose “Set permissions” to alter patron permissions

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  • Se le presentará una lista de preferencias, algunas de la cuales pueden ser expandidas haciendo clic en el signo mas a la izquierda del título de sección.

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Patron permissions defined

  • superlibrarian

    • Acceso a todas las funciones bibliotecarias

      Nota

      Seleccionando este permiso no es necesario elegir ningún otro

  • circulate

    • Ejemplares prestados y devueltos
    • This section can be expanded (Learn more)
  • catálogo

    • Required for staff login. Staff access, allows viewing the catalogue in staff client

      Importante

      Todos los miembros del personal deben tener este atributo para poder acceder a la intranet

  • parameters

    • Manage Koha system settings (Administration panel)
    • This section can be expanded (Learn more)
  • borrowers

    • Agregar o modificar usuarios
    • This section can be expanded (Learn more)
  • permissions

    • Asignar permisos de usuario
  • reserveforothers

    • Hace y modifica reservas para usuarios
    • This section can be expanded (Learn more)
  • editcatalogue

    • Editar catálogo (Modificar datos bibliográficos y de existencias)
    • This section can be expanded (Learn more)
  • updatecharges

    • Administrar multas y costos de los usuarios
    • This section can be expanded (Learn more)
  • acquisition

    • Administración de adquisiciones y/o sugerencias
    • This section can be expanded (Learn more)
  • tools

    • Utilizar todas las herramientas
    • This section can be expanded (Learn more)
  • editauthorities

    • Editar autoridades
  • serials

    • Gestión de suscripciones a publicaciones periódicas
    • This section can be expanded (Learn more)
  • reports

    • Permitir acceso al módulo informes
    • Los informes que se encuentran en la página de circulación no están controlados por este permiso
    • This section can be expanded (Learn more)
  • staffaccess

    • Permitir al personal modificar permisos de otros miembros del personal

      Importante

      Requiere el permiso de los borrowers citados más arriba

  • coursereserves

  • plugins

    • Plugins de Koha
    • This section can be expanded (Learn more)
  • Listas

    • Lists

      Importante

      Todo el personal tiene permiso para crear y modificar sus propias listas, este permiso sólo es necesario si desea dar permiso a un miembro del personal para eliminar las listas públicas que no han creado.

    • This section can be expanded (Learn more)

  • clubs

  • ill

    • Create and modify interlibrary loan requests
  • self_check

    • Self check modules
    • Used for self checkin/self checkout kiosks
    • This section can be expanded (Learn more)

Granular circulate permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “circulate” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de circulación en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

  • circulate_remaining_permissions
    • Permisos restantes de circulación
    • Todos los derechos de circulación, excepto los incluidos en los permisos que se enumeran a continuación
  • force_checkout
    • Forzar préstamo si existe una limitación
    • Con este permiso a un bibliotecario se le permitirá sobre-escribir la restricción de préstamo en los siguientes casos:
      • restricción de edad
      • el ítem se prestó a otro usuario
      • el ítem no es para préstamo
      • el usuario tiene ítems retrasados
      • el ítem esta perdido
      • el ítem es un ítem de alta demanda
      • el ítem está en reserva
  • manage_checkout_notes
    • Mark checkout notes as seen/not seen
    • The permission to manage the checkout notes written by users through the OPAC
  • manage_restrictions
    • Administrar restricciones para las cuentas
    • Conceder permiso al miembro del personal para levantar una restricción que podría ser en el registro del usuario
  • overdues_report
    • Ejecutar informe de atrasos
    • El permiso de ejecutar el informe de retrasos encontrado en Circulación
  • override_renewals
    • Sobrescribir renovaciones bloqueadas:
    • Requires that the staff member also has circulate_remaining_permissions

Granular parameters permissions

Si el miembro del personal dispone del permiso “parámetros” tendrá la habilidad de realizar todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de parámetros de una forma más granular elija desde estas opciones:

  • manage_audio_alerts
    • Manage audio alerts
    • The ability to access the Audio alerts configuration in the administration module.
  • manage_auth_values
    • Manage authorized value categories and authorised values
    • The ability to access the Auhorized values configuration in the administration module.
  • manage_circ_rules
  • manage_circ_rules_from_any_libraries
    • Manage circulation rules form any library. If not set the logged in user can only edit circulation rules from their own library (please note that manage_circ_rules is still required).
  • manage_cities
    • Manage cities and towns
    • The ability to access the Cities and towns configuration in the administration module.
  • manage_classifications
    • Manage classification sources and filing rules
    • The ability to access the Classification sources configuration in the administration module.
  • manage_column_config
    • Manage column configuration
    • The ability the access the Configure columns page in the administration module.
  • manage_didyoumean
    • Manage Did you mean? configuration
    • The ability to access the Did you mean? configuration in the administration module.
  • manage_item_circ_alerts
    • Manage item circulation alerts
    • The ability to access the Item circulation alerts configuration in the administration module.
  • manage_item_search_fields
    • Manage item search fields
    • The ability to access the Item search fields configuration in the administration module.
  • manage_itemtypes
    • Manage item types
    • The ability to access the Item types configuration in the administratoin module.
  • manage_libraries
    • Manage libraries and library groups
    • The ability to access the Libraries and Library groups configuration pages in the administration module.
  • manage_marc_frameworks
  • manage_matching_rules
    • Manage record matching rules
    • The ability to access the Record matching rules configuration in the administration module.
  • manage_oai_sets
    • Manage OAI sets
    • The ability to access the OAI sets configuration in the administration module.
  • manage_patron_attributes
    • Manage extened patron attributes
    • The ability to access the Patron attribute types configuration in the administration module.
  • manage_patron_categories
    • Manage patron categories
    • The ability to access the Patron categories configuration in the administration module.
  • manage_search_engine_config
    • Manage search engine configuration
    • The ability to access the Search engine configuraton in the administration module. Note: This area will only be visible when the SearchEngine system preference is set to “Elasticsearch”.
  • manage_search_targets
    • Manage Z39.50 and SRU server configuration
    • The ability to access the Z39.50/SRU servers configuration in the administration module.
  • manage_sms_providers
    • Manage SMS cellular providers
    • The ability to access the SMS cellular providers configuration in the administration module. Note: This area will only be visible when the SMSSendDriver system preference is set to “Email”.
  • manage_sysprefs
  • manage_transfers
  • manage_usage_stats
  • parameters_remaining_permissions
    • Permisos restantes de parámetros del sistema
    • The ability to access all remaining areas in the administration module.

Granular borrowers permissions

If the staff member has “borrowers” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control borrowers permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_borrowers
    • Add, modify and view patron information
    • The ability to access the Patrons module to view patron files, as well as adding new patrons and editing patron files
  • view_borrower_infos_from_any_libraries
    • View patron infos from any libraries. If not set the logged in user could only access patron infos from its own library or group of libraries.

Granular holds permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “reserveforothers” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de reservas en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

  • modify_holds_priority
    • Modificar la prioridad de reservas
    • Permitir al personal alterar las prioridades de reservas (moviendo usuarios arriba y abajo de la cola)
  • place_holds
    • Hacer reservas para usuarios

Granular cataloging permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “editcatalogue” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de catalogación en un nivel más granular, elija entre estas opciones

  • delete_all_items

    • Eliminar todos los ítems de una vez
    • Capacidad de utilizar la opción “Eliminar todos los ítems” en el menú de “Edición” en catalogación
  • edit_catalogue

    • Editar catálogo (modificar datos bibliográficos y de existencias)
    • Capacidad para acceder a todas las funciones de catalogación a través de la página de Catalogación
  • edit_items

  • edit_items_restricted

  • fast_cataloging

Granular fines and charges permissions

Si un miembro del personal tiene el permiso “updatecharges” el/la tiene la capacidad de ejecutar todas estas acciones. Si usted desea controlar los permisos de multas y cargos a un nivel más detallado, elija entras las siguientes opciones:

  • remaining_permissions
    • Permisos restantes para la gestión de multas y costos distintos de la capacidad de cancelar cargos
  • writeoff
    • Anular multas y costos

Granular acquisitions permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “acquisition” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de adquisiciones en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

  • budget_add_del

    • Add and delete funds (but can’t modify funds)
  • budget_manage

    • Manage funds
  • budget_manage_all

    • Manage all funds

    budget_modify

    • Modify funds (can’t create lines, but can modify existing ones)
  • contracts_manage

    • Administrar contratos
  • currencies_manage

  • edi_manage

    • Manage EDIFACT transmissions
  • group_manage

    • Manage basket groups
  • order_manage

    • Manage baskets and order lines
  • order_manage_all

    • Manage all baskets and order lines, regardless of restrictions on them
  • order_receive

    • Receive orders and manage shipments
  • period_manage

    • Administrar presupuestos
  • planning_manage

    • Manage budget plannings
  • suggestions_manage

    • Manage purchase suggestions
  • vendors_manage

    • Administrar proveedores
    • Note: Vendors are used in the acquisition and the serials module.

Granular serials permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “seriadas” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos para seriadas en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

  • check_expiration
  • claim_serials
  • create_subscription
  • delete_subscription
    • Borrar una suscripción existente
  • edit_subscription
    • Editar una suscripción existente
    • Este permiso no incluye la habilidad de eliminar o crear suscripciones.
  • receive_serials
    • Recibiendo publicaciones periódicas
    • Recibe publicaciones periódicas en suscripciones existentes
  • renew_subscription
    • Renovar una suscripción
  • routing
  • superserials

Granular tools permissions

Si un miembro del personal tiene permisos “tools” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos para herramientas en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

Granular reports permissions

Si un miembro del personal tiene permisos de “reports” tienen la capacidad para llevar a cabo todas estas acciones. Si desea controlar los permisos de informes en un nivel más granular, elija entre estas opciones:

  • create_reports
    • Create SQL reports
    • La capacidad de crear y editar pero no ejecutar informes de SQL
  • delete_reports
    • Delete SQL reports
  • execute_reports
    • Execute SQL reports
    • La capacidad de correr, pero no crear o editar los informes de SQL

Granular course reserves permissions

If the staff member has “course reserves” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control course reserves permissions on a more granular level choose from these options:

  • add_reserves
    • Add course reserves
  • delete_reserves
    • Remove course reserves
  • manage_courses
    • Add, edit and delete courses

Granular plugins permissions

If the staff member has “plugins” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control plugins permissions on a more granular level choose from these options:

  • configure
    • Configurar plugins
    • La posibilidad de ejecutar la sección “configure” de un plugin, si dispone de ella.
  • manage
    • Administra los plugins
    • Posibilidad de instalar o desinstalar plugins
  • report
    • Usar los informes de plugins
    • La posibilidad de usar los informes de plugins
  • tool
    • Utilizar la herramienta de plugins
    • La posibilidad de usar la herramienta de plugins

Granular lists permissions

Todos los miembros del personal tienen permiso para acceder a las listas. Esta sección solamente necesita ser marcada si usted desea proporcionar permisos a un miembro del personal para eliminar listas públicas que no han sido creadas por ellos mismo.

  • delete_public_lists
    • Eliminar listas públicas
    • The ability to delete public lists created by someone else

Granular patron clubs permissions

If the staff member has “clubs” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control patron clubs permissions on a more granular level choose from these options:

  • edit_clubs
  • edit_templates
    • Create and edit club templates
    • Create and edit club templates using the Patron clubs tool
  • enroll
    • Enroll patrons in clubs
    • Enroll patrons from the patron file

Granular self check permissions

If the user has “self check” permissions they have the ability to perform all of these actions. If you would like to control self check permissions on a more granular level choose from these options:

  • self_checkin_module

    • Log into the self check-in module.

      ** Note**

      This permission prevents the patron from using any other OPAC functionality

  • self_checkout_module

    • Perform self checkout at the OPAC.

      Nota

      This permission should be used for the patron matching the AutoSelfCheckID system preference

Patron information

Cuando revise un registro de usuario tiene la opción de ver la información de una de muchas pestañas encontradas en el lado izquierdo del registro.

  • Get there: Patrons > Browse or search for patron > Click patron name

Check out

For instruction on checking items out, view the Checking out section of this manual.

Staff members can access their own check out screen by clicking their username in the top right of the staff client and choosing “My checkouts”

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Detalle

Nota

Los miembros del personal pueden acceder a los detalles de su propia cuenta haciendo clic en el nombre de su usuario en la parte superior derecha de la interfaz del personal y eligiendo “Mi cuenta”

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All patron information will appear in the Details tab. This includes all the contact information, notes, custom patron attributes, messaging preferences, etc. entered when adding the patron.

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In the case of patrons who are marked as “Child” or “Professional” and their guarantors additional information will appear on their record.

  • A child patron will list their guarantor

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  • On the guarantor’s record, all children and/or professionals will be listed

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Circulation summary

En la parte inferior de la página de detalles de información del usuario encontrará un acceso rápido a los ítems que dichos usuarios tienen prestados, vencidos y en reserva.

Checkouts

The first tab shows the items the patron currently has checked out.

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Relatives” checkouts

If they have family at the library, staff can see what the other family members have checked out.

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Fines & charges

The Fines & charges tab will show for all patrons, even those who don’t owe anything.

If the patron does owe money to the library, the tab will show the total amount, without any details. To see the details, go to the fines tabs.

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Holds

If the patron has holds, the number of holds will appear on this tab’s title and the details will appear in the tab.

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Nota

The barcode and call number will only appear on item-level holds or holds that have been confirmed. Record-level holds that are not waiting to be picked up will not have barocdes or call numbers.

From here you can manage the patron’s holds: change the pickup library, cancel or suspend holds.

Nota

You will only be able to suspend holds if the SuspendHoldsIntranet system preference is set to «Allow».

Nota

If, when suspending a hold, you want to be able to set a date at which to automatically resume the hold, set the AutoResumeSuspendedHolds system preference to «Allow» and make sure the unsuspend_holds cron job is activated.

Article requests

If the ArticleRequests system preference is enabled, and the circulation rules allow it, the patrons will be able to request articles, either through the OPAC or in the staff interface.

The details of the patron’s request, and its status, are visible in this tab.

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Restrictions

La pestaña Restricciones será mostrada para todos los usuarios. Si los usuarios no tienen restricciones usted podrá observar eso también en esa pestaña.

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Si el usuario tiene restricciones en su cuenta, la pestaña mostrará el número y la descripción.

There are four kinds of restrictions:
  • Manual
  • Overdues
  • Suspension
  • Discharge

Using the “Add manual restriction” button you can add a restriction to the patron record from here. This can be used for any type of restriction you need to put manually on a patron record.

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The overdues restrictions are automatically set when overdue notices are sent if you specified you wanted the patron restricted in the Overdue notice/status triggers tool.

This restriction will not be removed automatically when the overdue items are returned unless the AutoRemoveOverduesRestrictions system preference is set to “Do”.

In the circulation rules, you can choose to fine users by suspending them instead of (or in addition to) fining them money. In that case, returning an overdue document will trigger a suspension restriction.

Patrons may also be restricted if you have issued a discharge for them. Once the discharge is validated, the patron is automatically restricted.

Restrictions on a patron record will block checkouts. In fact, a message will appear in red when going to the checkout page.

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Restrictions may also prevent renewing items if the RestrictionBlockRenewing system preference is set to “block”.

On the OPAC, patrons will get a message saying their account is frozen. They will not be able to place holds from the OPAC.

If you have patrons that have more than one restriction, you can choose to cumulate their restriction periods or not through the CumulativeRestrictionPeriods system preference.

Nota

If you want to restrict patrons from doing various actions if their record is not pristine, check the following system preferences:

  • Set the OverduesBlockCirc system preference to “Block” to prevent patrons who have overdue materials from checking out other materials.
  • Set the OverduesBlockRenewing system preference to “block renewing for all the patron’s items” or “block renewing only for this item” to prevent patrons who have overdue materials from renewing their loans.
  • Enter values in the noissuescharge and NoIssuesChargeGuarantees system preferences in order to block checking out to patrons who have more than a certain amount in fines or to patrons whose guarantees owe more than a certain amount.
  • Enter a value in the maxoutstanding system preference to prevent patron from placing holds on the OPAC if they owe more than a certain amount.
  • Enter a value in the OPACFineNoRenewals system preference to prevent patron who owe more than a certain amount to renew their loans from the OPAC.
  • Set the Bloquear system preference to “Block” if you want to prevent patron whose membership has expired to place hold or renew their loans from the OPAC.
Clubs

If you use patron clubs, patrons will have a tab in their record indicating which club they are enrolled in, if any.

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Multas

El historial completo contable del usuario se aparecerá en la pestaña Multas. Contrariamente a su nombre, la pestaña Multas no se limita a mostrar solo los datos de multas, bien, sino que también muestra las cuotas de afiliación, pago de alquiler, gastos de reserva y cualquier otro cargo que pueda tener para los usuarios.

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La tabla le mostrará las siguientes columnas:

  • Fecha: la fecha el pago/de cargo fueron postiados

    • En el caso de multas esto será el último día que las multas fue acumulada
  • Descripción: una descripción de los cargos que incluyen la fecha prevista para elementos vencidos y el enlace al registro de elemento donde esta disponible

  • Notas: cualquier nota acerca de este pago/cargo

    • If you’re allowing patrons to pay fines via the OPAC with PayPal (EnablePayPalOpacPayments) you will see a Note that says “PayPal” for items paid this way

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  • Cantidad: la cantidad total del pago o cargo

  • Pendiente: la cantidad todavía prevista encima cargo

  • La posibilidad de usar la herramienta de plugins

  • The ability to void a payment

  • Un enlace para imprimir el recibo para ese ítem

En el tope de la tabla puede hacer clic en “Filtrar transacción paga” para ocultar todas las transacciones completadas y además puede utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar un monto o pago específico.

Charging fines/fees

Most fees and fines will be charged automatically if the fines cron job is running:

  • Fines will be charged based on your circulation and fines rules
  • Hold fees will be charged based on the rules you set in the Patron types and categories administration area
  • Rental fees will be charged based on the settings in your Item iypes administration area
  • Marcar a un ítem como “Perdido” en el módulo de catalogación, automáticamente, le pondrá una multa al usuario equivalente al costo de reemplazo del ítem.

Pay/reverse fines

Each line item can be paid in full (or written off) using the “Pay fines” tab.

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  • Cada entrada de ítem puede ser abonada completamente, parcialmente, o condonada.

  • Pagar una multa totamente

    • Si usted tiene una nota sobre el pago, por favor escriba eso primero y luego continué

    • Haga clic en «Pagar» al lado de la multa que desea pagar completamente

    • The full amount of the fine will be populated for you in the «Collect from patron» box

    • If one or more values are defined under the PAYMENT_TYPE authorized value category a dropdown selection box will be displayed to specify a custom payment type

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    • Haga clic en “Confirmar”

    • La multa se removerá de multas pendientes, y se verá como completamente abonada.

  • Pagar una multa parcial

    • Haga clic en «Pagar» al lado de la multa que desea pagar parcialmente

    • Enter the amount you are collecting from the patron in the «Collect from patron» box

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    • Haga clic en “Confirmar”

    • The fine will be updated to show the original amount, and the current amount outstanding

  • Pagar una cantidad a todas las multas

    • Click the «Pay amount» button

    • Enter the amount you are collecting from the patron in «Collect from patron.» The sum of all fines is shown in «Total amount outstanding»

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    • Haga clic en “Confirmar”

    • Los totales de multas se actualizarán con el pago aplicado a las multas mas viejas primero.

  • Pay selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click «Pay selected»

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    • Ingrese la cantidad a pagar de las multas.

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    • Haga clic en “Confirmar”

    • El total de multas se actualizará con el pago aplicado a las multas más viejas seleccionadas primero.

  • Cancelar una multa

    • Haga clic en «Anular» al lado de la multa que desee eliminar.
    • A confirmation box will appear to specify a total amount to writeoff. This box allows a partial writeoff of fines.
    • La multa se removerá de multas pendientes, y se mostrará como cancelada
  • Writeoff selected fines

    • Check the selection boxes next to the fines you wish to pay, click «Writeoff selected».
    • Click «Confirm».
    • La multa se removerá de multas pendientes, y se mostrará como cancelada
  • Writeoff all fines

    • Click the «Writeoff all» button
    • Todas las multas serán eliminadas de las multas sobresalientes, y mostradas como descartadas.
  • Si accidentalmente marca un artículo como pagado, usted puede revertir esta acción haciendo clic en “Revertir” a la derecha de la línea

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    • Una vez hecho clic una nueva línea de ítem se agregará a la cuenta, mostrando el pago como revertido

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      Nota

      • You can enable email receipts for payment and writeoff transactions with the UseEmailReceipts system preference.

Creating manual invoices

Para precios que no se asignan automáticamente, se puede crear una factura manual

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  • Primero elija el tipo de factura que desea crear

    • To add additional values to the manual invoice type pull down menu, add them to the MANUAL_INV authorized values

    • Importante

      The value set as the authorized value for the MANUAL_INV authorized value category will appear as the description and the authorized value description will be used as the amount.

  • Si la tasa está asociada con un ítem, puede introducir su código de barras para que la linea muestre un enlace a ese ítem

  • El campo de descripción es donde se entra la descripción de la carga

  • En la caja de cantidad no utilice ningún símbolo de moneda, solo números y decimales.

Creating manual credits

Los créditos manuales pueden ser utilizados para pagar parte de las multas, o para perdonar un monto de la multa.

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  • Primero seleccione el tipo de crédito que quiere aplicar
  • Si este crédito se asocia con un ítem puede introducir código de barras del ítem de modo que la linea de ítems enlaza al ítem correcto
  • El campo de descripción es donde se entra la descripción del crédito
  • En la caja de cantidad no utilice ningún símbolo de moneda, solo números y decimales.

Printing invoices

A la derecha de cada línea de cuenta hay un enlace de impresión. Haciendo clic en dicho enlace imprimirá un recibo para el ítem en línea que incluye la fecha y descripción del ítem con el total resaltado de la cuenta.

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Routing lists

A list of all of the serial routing lists the patron belongs to will be accessible via the “Routing lists” tab on the patron record.

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En esta pestaña podrá ver y editar las listas de circulación en las que figura este usuario.

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Circulation history

The circulation history tab will appear if you have set the intranetreadinghistory preference to allow it to appear. If you have the OPACPrivacy system preference set to “Allow” and the patron has decided that the library cannot keep this information this tab will only show currently checked out items.

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Si desea exportar una lista de códigos de barra de los ítems prestados hoy puede encontrar esa opción en el menú Mas arriba a la derecha de la página.

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Esto generará un archivo de texto con un código de barras por línea.

Modification log

If you have set your BorrowersLog to track changes to patron records, then this tab will appear. The Modification log will show when changes were made to the patron record. If you also have turned on the IssueLog and ReturnLog you will see checkins and outs on this screen as well.

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  • La columna Bibliotecario muestra el número de usuario del bibliotecario que hizo los cambios
  • Módulo lista “USUARIOS” para el módulo del usuario
  • La acción le dirá qué acción se está registrando
  • El campo Objeto muestra el número de usuario que se está modificando (en el ejemplo anterior, es un autocambio de mi propio registro)

Avisos

The patron’s messaging preferences are set when adding or editing the patron. This tab will show the messages that have been sent and those that are queued to be sent:

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Haciendo clic en el título del mensaje ampliará la vista para mostrarle el texto completo del mensaje enviado.

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If the message has a status of sent or failed you will have the option to “resend” the message to the patron by clicking the “resend” button found under the status.

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Estadísticas

Depending on what you set for the values of your StatisticsFields system preference, you can see statistics for one patron’s circulation actions.

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Archivos

If you set the EnableBorrowerFiles preference to “Do” the Files tab will be visible on the patron information page.

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Desde aquí puede subir archivos para adjuntarlos al registro del usuario.

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Todos los archivos que sean subidos aparecerán cobre un formulario done archivos adicionales pueden ser subidos.

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Purchase suggestions

Si el usuario ha hecho alguna sugerencia de compra, verá una pestaña de sugerencias de compra en el registro del usuario.

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Desde aquí se puede ver todas las sugerencias hechas por el usuario y su estado, también puede crear una sugerencia de compra a favor del usuario haciendo clic en el botón “Nueva sugerencia de compra” en la parte superior.

Learn more about managing purchase suggestions in the Acquisitions chapter of this manual.

Liberación de la deuda para el usuario

A discharge is a certificate that says the patron has no current checkouts, no holds and owe no money. To enable this opti`on on the patron record you need to set the useDischarge system preference to “Allow”.

Nota

In France a «quitus» («discharge») is needed if you want to register for an account in a library or a university.

Nota

Las bibliotecas académicas, a menudo, requieren que usted tenga registros limpios antes de poderse graduar.

Patrons can request discharges via the OPAC. Any pending discharges will be listed below the menu buttons on the main staff client page

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Clicking the pending requests will open a screen where you can allow those discharges

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To generate a discharge for a specific patron click the “Discharge” tab on the left of the patron record

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Si al usuario se le puede generar la liberación de la deuda, entonces, tendrá un botón con la leyenda “Generar liberación de la deuda”

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Si no, entonces usted verá un error explicando por qué no se puede hacer la generación libre de deuda para el usuario.

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Una vez que se genera la carta, tendrá un PDF para descargar

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Nota

You can style the PDF using the NoticeCSS preference.

The patron will have a restriction added to their account

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And a history of discharges will be added to the “Discharge” tab

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Housebound patrons

There are three roles a patron can have in regard to housebound circulation: borrower, chooser or deliverer.

Importante

In order to use the housebound module, the HouseboundModule and ExtendedPatronAttributes system preferences must be enabled.

Chooser

If you have enabled the housebound module, with the HouseboundModule system preference, you will see that patrons now have a new section in their record called “Housebound roles”.

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Click the “Add” button to mark this patron as a “Chooser”.

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The chooser is in charge of choosing the materials for the housebound patron.

Deliverer

In the “Housebound roles”, click the “Add” button to mark this patron as a “Deliverer”.

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The deliverer is in charge of delivering the chosen materials to the housebound patron on a specific day at a specific time.

Housebound borrowers

To create a housebound profile for an housebound patron, click on the “Housebound” tab in their record.

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From there, you can edit their housebound profile information.

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  • Delivery day: choose which day (or “Any”) the patron prefers to receive their delivery.

  • Frequency: choose the frequency at which they want to receive their deliveries.

    Nota

    The frequencies are managed through the HSBND_FREQ list of authorized values.

  • Preferred materials: enter notes that will help the chooser choose appropriate documents for the housebound patron.

    For example: books, dvds, magazines, etc.

  • Subjects: if the housebound patron has a preference for particular subjects, enter it here. This will help the chooser choose interesting documents for the patron.

    For example: romance, cookbooks, thrillers, etc.

  • Authors: if the housebound patron has favorite authors, enter them here.

    For example: Danielle Steel, James Patterson, etc.

  • Referral: if the housebound patron has a referral, enter it here.

  • Notes: enter any other notes that may help the chooser or the deliverer.

Click the “Save changes” button to save the housebound profile.

Coordinating deliveries

To plan visits, go to the housebound patron’s record.

In their housebound tab, you will be able to create deliveries.

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Click on “Add a new delivery”.

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Fill out the information :

  • Date: Enter the date of the delivery.
  • Time: Select a time of day for the delivery. The choices are morning, afternoon, or evening.
  • Chooser: Select a chooser who will be in charge of selecting the materials for this housebound patron.
  • Deliverer: Select a deliverer who will be in charge of picking up the materials and bringing them over to the housebound patron.

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Choosers and Deliverers can be notified of planned deliveries via reports. Example reports be found in the SQL Reports Library at https://wiki.koha-community.org/wiki/SQL_Reports_Patrons#Patron_Characteristics.