Erwerbung

Das Koha-Erwerbungsmodul ermöglicht es der Bibliothek, Bestellungen und Lieferanten sowie die Haushaltsmittel zu überwachen und zu verwalten.

• Pfad in Koha: Mehr > Erwerbung

Konfiguration

Vor der Nutzung des Erwerbungsmoduls, muss die Grundkofiguration abgeschlossen sein.

Konfigurieren Sie zunächst die Systemparameter für die Erwerbung und die Erwerbungsbereiche in der Administration um alles auf die Geschäftsgänge Ihrer Bibliothek abzustimmen. Bevor Sie EDI-Konten und Bibliotheks-EANs konfigurieren können, müssen Sie zunächst Ihre Lieferanten anlegen.

Auf der Startseite der Erwerbung sehen Sie Ihre Konten aufgelistet.

Hinweis

Wenn die Zeile Gesamt (Summen) verwirrend ist, können Sie sie ausblenden indem Sie

#funds_total {display:none;}

diesen Eintrag in den Systemparameter IntranetUserCSS hinzufügen.

Um alle aktiven Etats angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf den Reiter ‚Aktive Etats‘ über der Etattabelle.

Um alle mit einem Konto verknüpften Bestellungen einzusehen können Sie einfach auf die verlinkte Summe des Kontos in der Spalte ‚Gebunden‘ klicken.

Erfahren Sie mehr darüber im Bereich Haushalts-/Kontenüberwachung dieses Handbuchs.

Lieferanten

Bevor eine Bestellung gemacht werden kann, muss zuerst ein Lieferant angelegt oder ausgewählt werden.

Neuer Lieferant hinzufügen

Klicken Sie auf ‚Neuer Lieferant‘ auf der Startseite der Erwerbung um einen neuen Lieferanten anzulegen

Das Formular für die Erfassung von Lieferanten besteht aus drei Abschnitten

• Der erste Abschnitt beinhaltet Basisinformationen zum Lieferanten

  

  • Von diesen Feldern ist nur der Lieferantenname obligatorisch. Der Rest der Informationen ist nur erforderlich, um das Erzeugen von Reklamationen und Rechnungen zu erleichtern

• Der zweite Abschnitt enthält Kontaktinformationen bzw. den Ansprechpartner beim Lieferanten.

  

  • Diese Felder sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie diese Informationen in Koha verwalten möchten

    • Primärer Erwerbungskontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner ist bei diesem Lieferant

    • Primärer Zeitschriftenkontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner für Zeitschriften ist

    • Kontakt bei Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Bestellungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen soll

    • Kontakt für verspätete Bestellungen? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

    • Kontakt für verspätete Hefte? Setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn Ihre Liefermahnungen für verspätete Hefte direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

  • Sie können pro Lieferant mehr als eine Kontaktperson hinzufügen indem Sie auf den Button ‚Einen weiteren Kontakt hinzufügen‘ klicken

• Der letzte Abschnitt bezieht sich auf Informationen zur Rechnungsstellung

  

  • Um bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen Sie diesen auf ‚Aktiv‘ setzen

  • Währung für die Listenpreise und Lieferpreise auswählen

    • Währungen werden unter Währungen und Wechselkurse in der Administration konfiguriert.

  • Ist Ihre Bibliothek mehrwertsteuerpflichtig, geben Sie die entsprechende Nummer ein

  • Hinweis: wenn Listenpreise und/oder Rechnungspreise angegeben werden, Steuer miteinberechnen

  • Wenn der Lieferant immer einen gewissen Rabatt gewährt, kann dieser unter ‚Rabatt‘ angegeben werden

    • Sie können bei der Bestellung einen exemplaspezifischen Rabatt eingeben

  • Geben Sie die Steuerrate an, wenn Ihre Bibliothek für Einkäufe Steuern bezahlen muss

  • Falls Ihnen die übliche Lieferzeit des Lieferanten bekannt ist, können Sie einen entsprechenden Eintrag hier vornehmen. Dies ermöglicht Koha das Berechnen des erwarteten Lieferdatums für die Liste der überfälligen Bestellungen.

  • Hinweise sind bibliotheksintern

Lieferant anzeigen/bearbeiten

Um Informationen zum Lieferanten angezeigt zu bekommen, müssen Sie den Lieferanten auf der Startseite der Erwerbung suchen. Sie können dabei auch nach Teilen des Lieferantennamens suchen:

Klicken Sie in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten

Klicken Sie auf ‚Lieferant bearbeiten‘ um Änderungen am Lieferanten vorzunehmen.

Wenn für diesen Lieferanten keine Bestellung existieren, ist die Schaltfläche ‚Lieferant löschen‘ zum Löschen des Liefeanten vorhanden. Wenn es Bestellkörbe gibt, erscheint stattdessen der Button ‚Lieferung erhalten‘.

Vereinbarungen

Sie können Lieferverträge (mit Anfangs- und Enddatum) einem bestimmten Lieferanten zuweisen. Am Jahresende können Sie dann den Umsatz mit diesem Lieferanten sehen. In manchen Fällen werden Lieferverträge mit einem minimalen bzw. maximalen Jahresbetrag abgeschlossen.

Neue Vereinbarung

Am oberen Rand einer Lieferantendetailansicht können Sie über den Button ‚Neu‘ eine Vereinbarung anlegen.

Das Formular für die Vereinbarungen bietet Felder für ganz wesentliche Informationen über die Vereinbarung

Wichtig

Sie können eine Vereinbarung nicht retrospektiv eingeben, das Enddatum darf nicht vor dem Tagesdatum liegen.

Sobald eine Vereinbarung gespeichert ist, erscheint sie unter der Händlerinformation.

Eine Vereinbarung kann auch beim Erstellen eines Bestellkorbes ausgewählt werden

Anschaffungsvorschläge verwalten

Anschaffungsvorschläge können auf zwei Arten angelegt werden. Sie können selbst Anschaffungsvorschläge in der Dienstoberfläche entweder für die Bibliothek vornehmen, oder im Namen des Benutzers von dessen Benutzerdatensatz aus. Abhängig von Ihren Einstellungen in den Systemparametern für Anschaffungsvorschlag können Benutzer auch Anschaffungsvorschläge über den OPAC umsetzen.

Hinweis

Sie müssen als Bibliothekspersonal eingeloggt sein mit der Berechtigung für Erwerbung suggestions_manage um Anschaffungsvorschläge anschauen und bearbeiten zu können.

Wenn ein Anschaffungsvorschlag zur Überprüfung vorliegt, wird dieser auf der Erwerbungsseite neben der Lieferantensuchleiste angezeigt.

Sie werden auch auf der Startseite unterhalb der Modulauswahl angezeigt:

Wenn Sie auf ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ klicken, gelangen Sie in das Werkzeug zur Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen. Wenn keine Vorschläge auf Bearbeitung warten, können Sie das Werkzeug auch über den Link ‚Anschaffungsvorschläge verwalten‘ auf der linken Seite im Modul Erwerbung erreichen.

Ihre Anschaffungsvorschläge werden in unterschiedliche Kategorien eingeordnet. Akzeptiert, Zu bearbeiten, Geprüft, Bestellt und Abgelehnt. Bei jedem akzeptierten oder abgelehnten Anschaffungsvorschlag werden der Name des Bearbeiters und die Gründe für die Akzeptierung oder Ablehnung (bei ‚Status‘) angezeigt.

Ein akzeptierter Anschaffungsvorschlag ist einer, der als ‚Akzeptiert‘ markiert wurde. Mit ‚In Bearbeitung‘ werden Anschaffungsvorschläge gekennzeichnet, die noch von der Bibliothek bearbeitet werden müssen. Mit ‚Geprüft‘ können geprüfte Anschaffungsvorschläge markiert werden. Mit ‚Bestellt‘ werden die Vorschläge gekennzeichnet, die bereits über das Erwerbungsmodul bestellt‘ wurden. ‚Abgelehnt‘ bedeutet, dass keine Anschaffung erfolgen wird.

Für Bibliotheken, die eine grosse Menge von Anschaffungsvorschlägen zu verwalten haben, stehen am linken Rand der Seite Filter zur Verfügung, die helfen, die Anzahl der auf der Seite angezeigten Titel einzugrenzen.

Wenn Sie auf die blauen Überschriften klicken, öffnen sich die Filteroptionen. Wenn Sie auf ‚[löschen]‘ klicken, werden alle Filter geleert und alle Anschaffungsvorschläge angezeigt.

Hinweis

Auf der Seite mit den Anschaffungsvorschlägen wird automatisch auf die Anschaffungsvorschläge für Ihre Bibliothek eingeschränkt. Um auch die Anschaffungsvorschläge anderer Bibliotheken zu sehen, können Sie den Filter unter ‚Erwerbungsinformationen‘ aufheben oder ändern.

Beim Bearbeiten von ‚zu bearbeitenden‘ Vorschlägen können Sie Titel über die Checkbox neben den einzelnen Vorschlägen markieren und dann den neuen Status auswählen und eine Begründung erfassen. Sie können auf diese Weise auch Anschaffungsvorschläge vollständig löschen, indem Sie ‚Markierte löschen‘ verwenden.

Eine zusätzliche Möglichkeit der Bearbeitung von Anschaffungsvorschlägen ist, diese nacheinander über den verlinkten Titel aufzurufen und den Status und weitere Informationen einzutragen.

Klicken Sie die Schaltfläche ‚Bearbeiten‘ rechts vom vorgeschlagenen Titel oder Sie sind auf der Detailansicht des Anschaffungsvorschlages und klicken hier auf die Schaltfläche ‚Bearbeiten‘. Dann öffnet sich die Maske zum Bearbeiten des Anschaffungsvorschlages.

In diesem Formular können Sie den Anschaffungsvorschlag bearbeiten (mehr Details hinzufügen oder die Eingaben des Benutzers korrigieren). Sie können den Vorschlag hier auch akzeptieren oder ablehnen.

• Wenn Sie einen Vorschlag als ‚Zu bearbeiten‘ markieren, wird dieser wieder im Reiter ‚Zu bearbeiten‘ angezeigt.

Die Begründungen für die Annahme oder Ablehnung von Anschaffungsvorschlägen werden über den normierten Wert SUGGEST definiert.

Wenn Sie als Ihre Begründung ‚Andere…‘ wählen, können Sie einen freien Text in das Eingabefeld eingeben. Wählen Sie abbrechen rechts neben der Box um wieder die normierte Liste mit Texten zu erhalten.

Sie können dem Anschaffungsvorschlag auch ein Konto zuweisen.

Durch die Bearbeitung kann eine Benachrichtigung angestoßen werden (wird konfiguriert in den Werkzeugen bei Benachrichtigungen & Quittungen, Benachrichtigung TO_PROCESS). Der Inhaber des Kontos sieht dann, das ein Anschaffungvorschlag zum Bearbeiten vorliegt, sofern der Cronjob für diese Benachrichtigungen eingerichtet ist.

Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Anschaffungsvorschlag in den entsprechenden Reiter verschoben. Der Status im Benutzerkonto im OPAC wird aktualisiert, und eine E-Mail-Benachrichtigung, die dem gewählten Status entspricht, an den Benutzer verschickt.

Bestellungen anlegen

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten oder Buchhändler suchen bei dem Sie die Bestellung aufgeben möchten.

Wichtig

Wenn Sie vorhaben EDIFACT zu verwenden um Ihre Bestellung zu übertragen, müssen Sie zunächst Ihre EDI-Konten und Bibliotheks-EANS konfigurieren.

Einen Bestellkorb anlegen

Hinweis

Wenn Sie EDI für den Bestellvorgang verwenden, sollten Sie zunächst den Bestelldatensatz von Ihrem Lieferanten herunterladen bevor Sie in Koha damit arbeiten.

Um einen Bestellkorb anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten suchen bei dem Sie bestellen wollen:

Klicken Sie auf den Button ‚Neue Bestellung‘ rechts neben dem Namen des Lieferanten.

Hinweis

You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the ‚View‘ button at the far right of each basket’s information in the results table, and choosing ‚Add to basket‘.

Nachdem Sie auf ‚Neue Bestellung‘ geklickt haben werden Sie darum geben einige grundlegende Informationen zur Bestellung einzugeben:

• Wenn Sie einen Korb einrichten, sollten Sie ihm einen sprechenden Namen geben der bei der späteren Identifizierung hilft.

• Rechnungsstelle und Lieferort angeben (Voreingestellt ist die Bibliothek mit der Sie angemeldet sind)

• Falls Sie den Lieferanten wechseln möchten verwenden Sie die entsprechende Auswahlliste.

• Die Notizfelder sind optional und können beliebige Informationen enthalten

• Wenn Sie eine Bestellung als Standing Order anlegen wollen (Exemplare die regelmäßig geliefert werden), setzen Sie einen Haken in der Checkbox ‚Bestellungen sind permanent („standing“):‘

  • Bitte beachten Sie das eine Bestellung nicht gleichzeit eine einmalige und eine ‚Standing-Order‘ Bestellung sein kann.

• You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.

Wenn Sie für den Lieferanten Vereinbarungen erfasst haben, können Sie bei der Bestellung auswählen unter welcher Vereinbarung Sie die Bestellung aufgeben.

When finished, click ‚Save‘.

Once your basket is created, click on ‚Add to basket‘ you are presented with several options for adding items to the order.

Order from an existing record

• Wenn Sie ein zusätzliches Exemplar zu einem Titel nachbestellen möchten, können Sie den Datensatz einfach im System suchen.

  

  • In der Trefferliste können Sie ‚Bestellen‘ auswählen, um zum Bestellformular zu gelangen

    

    • Alle zum Exemplar gehörenden Angaben werden unter ‚Katalogdetails‘ angezeigt.

Order from a purchase suggestion

• Wenn Sie Benutzern erlauben Anschaffungsvorschläge zu machen (erfahren Sie hierzu mehr im Kapitel zu managing purchase suggestions), dann können Sie Bestellposten aus diesen Vorschlägen erzeugen. Um verfolgen zu können, welche Anschaffungsvorschläge bestellt wurden und zugegangen sind, sollte der Bestellposten über diesen Link angelegt werden.

  Wichtig

  Suggestions must be accepted before you can order them.

  

  • Klicken Sie in der Trefferliste neben dem zutreffenden Exemplar auf ‚Bestellen‘, um ein entsprechendes Formular inklusive eines Links zum Anschaffungsvorschlag zu erhalten

    

    • In diesem Formular können Sie wenn nötig Änderungen an den Katalogdaten vornehmen.

    • Die Bestellposition im Korb enthält einen Link zum entsprechenden Vorschlag.

      

  • Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the ‚ORDERED‘ notice in Tools > Notices & slips) and will update the patron’s ‚your purchase suggestions‘ page in the OPAC.

Order from a serial subscription

• Wenn Sie das Zeitschriftenmodul verwenden, können Sie die Bestellungsinformationen für das Abonnement mit der Erwerbung verknüpfen, indem Sie Bestellung ‚Aus einem Abonnement‘ auswählen

  • Nachdem der Bestell-Link angeklickt wurde, wird eine Seite mit Suchoptionen angezeigt, über die nach dem Abonnement gesucht werden kann.

    

  • Die Ergebnisse erscheinen auf der rechten Seite des Formulars, und jedes Abonnement hat einen ‚Bestellen‘-Link auf der rechten Seite

    

  • Wenn sie auf ‚Bestellen‘ klicken, erscheint die Information zum Abonnement im Bestellformular ohne die Auswahl ‚Exemplar hinzufügen‘, da Sie nur ein Abonnement bestellen und ein Exemplar nicht notwendig ist

    

Order from a new (empty) record

• To order from a record that can’t be found anywhere else, choose the ‚From a new (empty) record‘ option.

  

  • Es wird ein leeres Formular angezeigt, wo Sie alle notwendigen Details bezüglich des zu bestellendenTitels eingeben können.

    Hinweis

    If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.

Duplicate orders (order from existing orders)

• You can duplicate an existing order line by choosing the ‚From existing orders (copy)‘ option.

  • You will be presented with a search form to search your existing orders.

    

  • Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.

    

Order from an external source

• Wenn Sie in anderen Bibliotheken nach dem Titel suchen möchten, den Sie bestellen wollen, können Sie hierfür ‚Aus einer externen Quelle‘ auswählen und dort eine Bestellung ausgehend von einer Z39.50-Suche erzeugen.

  

  • From the results, click the ‚Order‘ button next to the item you want to purchase.

    

  • Wenn es sich beim Titel aus dem Z39.50-Download um eine mögliche Dublette handelt, wird das System eine Warnung mit verschiedenen Handlungsoptionen ausgeben.

    

    • From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.

  • Im sich öffnenden Formular können Sie die Titeldaten bearbeiten.

    

Order from a new file

• If your vendor sent you a record file (a .mrc file for example), you can add orders using the records in that file. Choose the ‚From a new file‘ option.

  Hinweis

  Note that you need the stage_marc_import tool permission in order to be able order from a new file.

  • You will be taken to the Stage MARC records for import tool. Stage your file as described in that section.

  • Once the files are staged, you can click on the ‚Add staged files to basket‘ button.

    

  • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose ‚Select all‘ at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

    

  • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

    

  • Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

    

Bestellen aus einer zwischengespeicherten Datei

• This option is the same as the previous one, but in this case, your file has already been staged. Whether you choose to ‚order from a new file‘ or ‚order from a staged file‘ will depend on your acquisitions workflow or your permissions.

  • Once you click on ‚From a staged file‘, you will get a list of all the staged files in your system.

    

  • From the list of files you are presented with, click on the ‚Add orders‘ button to add the records in the staged file to your order.

    

  • Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose ‚Select all‘ at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.

    

  • Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

    

  • Wenn keine Information zum Budget aus dem MARC-Datensatz übernommen wurden - die im Systemparameter MarcFieldsToOrder festgelegt werden - , können Sie Voreinstellungen auf dem Reiter ‚Standard-Buchungsdetails‘ festlegen.

    

Order from titles with highest hold ratios

• Die letzte Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen ist einen Titel aus der Liste mit der höchsten Vormerkrate auszuwählen

  • This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

    

Bei allen vorgenannten Bestelloptionen gibt es die Möglichkeit, bei Erhalt der Bestellung die Benutzer zu benachrichtigen. Der Benachrichtigungstext kann im Werkzeug für Benachrichtigungen & Quittungen angepasst werden, der Code lautet ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. Im Abschnitt ‚Benutzer‘ können über die Option ‚Benutzer hinzufügen‘ alle Benutzer eingetragen werden, die eine Benachrichtigung erhalten sollen.

Suche nach zu benachrichtigenden Benutzern

• In the window that pops up search for the patrons you’d like to notify and click ‚Add‘

  

• Sobald Sie fertig sind, können Sie das Fenster schließen und die Liste der Benutzer wird im Abschnitt ‚Benutzer‘ angezeigt

  

After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your Exemplare anlegen system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the ‚Add item‘ button at the bottom left of the item form.

Nach Betätigung der Schaltfläche ‚Exemplar hinzufügen‘ erscheint das Exemplar in der Übersichtsliste oberhalb des Formulars. Sie können bei Bedarf auf die gleiche Weise ein oder mehrere Exemplar(e) hinzufügen.

If you are ordering several items, you can click on the ‚Add multiple items‘ instead of adding them one by one. This will ask you how many items you want to add. Simply enter that number in the box and click on ‚Add‘.

Nach Eingabe der Informationen zum Titel müssen die Buchungsdetails zur Bestellung erfasst werden.

• Anzal enthält die Zahl der Exemplare, die Sie bei der obigen Bestellung eingetragen haben.

  • Wichtig

    If the item is created upon orderinf, you will not be able to edit the quantity manually, you must click ‚Add item‘ below the item form to add as many items as you’re ordering.

• The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.

• The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.

• Der Lieferantenpreis ist der Preis vor Steuern und vor Abzug von Rabatten.

• Wenn der Preis nicht klar ist, setzen Sie das Häkchen bei ‚Ungewisser Preis‘.

  Hinweis

  Eine Bestellung mit einem unsicheren Preis kann nicht geschlossen werden.

• If you are charged sales tax, choose that from the ‚Tax rate‘ field. This field is populated by the gist system preference.

• Geben Sie den Rabatt für diese Lieferung ein. Nach der Eingabe betätigen Sie die Tabulator-Taste und Koha wird die darunter liegenden Kostenfelder automatisch einfüllen.

• Im Feld Verkaufspreis wird u. U. ein empfohlener Verkaufspreis aus den Daten eingetragen.

• Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to ‚Charge‘).

• Budgeted cost is the amount that will be removed from the ‚spent‘ budget. Whether this number includes or excludes taxes will depend on the ‚List price‘ setting for your vendor.

• Bei ‚Gesamt‘ stehen die gesamten Kosten des Einzelexemplars multipliziert mit der Anzahl der bestellten Exemplare.

• You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the ‚Acquisitions details‘ tab in the detailed record.

• You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.

• If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ um den Bestellposten zum Korb hinzuzufügen. Wenn der Gesamtpreis das verfügbare Budget des Kontos überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Trotz der Warnung können Sie die Bestellung anlegen, wenn Sie die Meldung entsprechend bestätigen.

Nachdem ein Medium dem Korb hinzugefügt worden ist, wird Ihnen eine Übersicht des Korbes gezeigt.

Von hier aus können Sie Exemplare bearbeiten oder entfernen, die sie hinzugefügt haben.

• Choosing to ‚Cancel the order‘ will delete the order line but leave the record in the catalog.

• Choosing to ‚Cancel order and delete catalog record‘ removes both the order line and the record in the catalog.

  • Ein Titelsatz kann unter Umständen nicht gelöscht werden. Wenn dies der Fall ist, erscheint ein Hinweis mit dem Grund.

    

On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.

• Bestellung bearbeiten: Ändern Sie die Informationen zur Bestellung, wie deren Namen und Rechnungsadresse

• Bestellung löschen: wenn die Bestellung leer ist, erhalten Sie eine einfache Bestätigungsmitteilung, bevor die Bestellung gelöscht wird. Wenn Bestellposten enthalten sind, werden Ihnen mehrere Optionen angeboten.

  

  • Bestellung und Bestellposten löschen: dies löscht die Bestellung, storniert die Bestellposten, gibt die Haushaltsmittel frei und löscht die Exemplare (bestellt oder zugegangen).

  • Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can’t be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).

• Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.

• CSV-Export: dies erzeugt eine CSV-Datei mit allen Bestellposten aus dieser Bestellung. Sie können mehrere CSV-Exportformate über das Werkzeug CSV-Profile hinterlegen.

• E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.

Wenn Sie Ihre Bestellungen mit EDI bearbeiten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche ‚EDIFACT Nachrichten‘. Schicken Sie danach die Datei an den Lieferanten und schließen Sie den Korb.

Wenn Sie alle Bestellposten angelegt haben und die Bestellung vollständig ist können Sie die ‚Bestellung schließen‘. Dies bedeutet, dass die Bestellung abgeschlossen ist und an den Lieferanten versandt wurde.

Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Wenn Sie den Systemparameter BasketConfirmations so gesetzt haben das immer eine Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie immer zuerst eine Nachfrage beim Schließen des Korbes.

When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to ‚Attach this basket to a new basket group‘ you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.

Wichtig

A basket with at least one item marked as ‚uncertain price‘ will not be allowed to be closed.

Wenn Sie auf ‚Unsichere Preise‘ klicken, erscheint eine Liste mit Exemplaren, deren Preise unsicher sind, um sie rasch bearbeiten zu können. Ausgehend von dieser Liste können Sie die Exemplare schnell bearbeiten, indem Sie den neuen Preis und die Menge angeben.

Wichtig

Die Seite Unsichere Preise ist unabhängig von von den Bestellkörben. Sie zeigt alle unsicheren Preise für einen einzelnen Lieferanten.

Wenn Sie Ihre Bestellung eingegeben haben, können Sie über das Erwerbungsmodul danach suchen, oder Sie können die Informationen über die Detailansicht der Titeltrefferliste in der Dienstoberfläche abrufen (wenn der Systemparameter AcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist).

Bestellgruppe anlegen

A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that’s the workflow used in your library.

To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the ‚Basket groups‘ tab on the left side.

Click on the ‚New basket group‘ button.

• Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha

• Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order

• Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address

• Delivery comment: this comment will appear on the basket group order

• Close basket group: if you know that once you’re done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away

Drag the ungrouped baskets to the ‚Baskets in this group‘ box to add baskets to the basket group.

Click on ‚Save‘ to finish creating your basket.

From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.

Bestellzugang

Wichtig

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Lieferungen können Sie ausgehend von der Übersichtsseite des Lieferanten zugehen lassen.

oder von der Trefferliste der Lieferantensuche

After clicking ‚Receive shipment‘ you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.

Beim Zugang werden alle Exemplare angezeigt, die noch beim Lieferanten bestellt sind, unabhängig von der Zuordnung zu einer einzelnen Bestellung.

Hinweis

If you have a lot of orders, you can filter the orders using the ‚Filter‘ box on the left, the ‚Search‘ box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.

You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.

Just make sure to clear the filter boxes when you’re done, otherwise, the other items won’t appear.

Um ein bestimmtes Exemplar in Empfang zu nehmen klicken Sie auf ‚Zugang‘ rechts neben dem Exemplar.

Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.

If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.

You can check the box next to the item to receive it, or fill out the ‚Quantity received‘ field on the left side.

Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn’t send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the ‚Quantity received‘ field.

You can edit the item if needed by clicking on the ‚Edit‘ link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you’d like to do that at the point of receipt.

You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.

Important You must fill out the item form and click on ‚Add item‘ or ‚Add multiple items‘ in order to receive the order. You will not be able to simply change the ‚Quantity received‘ amount.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.

Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.

You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).

Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.

Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click ‚Save‘ to mark the item(s) as received.

Hinweis

Wenn Sie den Systemparameter AcqItemSetSubfieldsWhenReceived auf ‚Aktualisiere bei Zugang automatisch die Exemplare, die bei Bestellung angelegt wurden‘ werden nachdem Sie gespeichert haben aktualisiert.

Wenn Sie den Empfang der Bestellungen abgeschlossen haben, können sie auf eine andere Seite navigieren oder im unteren Seitenbereich auf die Schaltfläche ‚Lieferung abschließen‘ klicken.

Received orders will have ‚(rcvd)‘ before the title in the basket view.

Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click ‚Show all baskets‘ to view the inactive baskets.

Transferring orders

Wenn das Exemplar bei einem Lieferanten nicht länger verfügbar ist, können Sie die Bestellung zu einem anderen Lieferantenkorb umhängen, indem Sie den Link ‚Transfer‘ bedienen rechts vom Titel. Es öffnet sich ein neues Lieferantensuchfenster.

Ausgehend von der Trefferliste können auf die Schaltfläche ‚Auswählen‘ klicken rechts vom Lieferant, bei dem Sie das Exemplar bestellen möchten.

Es werden Ihnen dann die offenen Bestellkörbe des Lieferanten, den Sie ausgewählt haben angezeigt. Um das Exemplare umzuhängen klicken Sie einfach auf ‚Auswählen‘ rechts von dem Korb, wo das Exemplar bestellt werden soll.

Nachdem Sie den Lieferanten ausgewählt haben, bekommen Sie eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

You will see transferred orders when viewing the basket.

Cancelling orders

Wenn das Exemplar nirgendwo gefunden werden kann, können Sie die Bestellung löschen, in dem Sie rechts auf ‚Bestellung stornieren‘ klicken. Hier werden Sie aufgefordert eine Begründung für die Stornierung anzugeben und die Stornierung zu bestätigen.

You will also see that the item is cancelled if you view the basket.

Hinweis

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the ‚basket closed‘ date, which in turn will cause your ‚late order‘ calculations to be incorrect.

Rechnungen

Bei der Entgegennahme von Bestellungen werden die Informationen zur Rechnung erfasst. Rechnungen können über den entsprechenden Reiter im linken Bereich der Seite ‚Erwerbung‘ gesucht werden.

Die Suchresultate werden im Bereich rechts neben den Suchoptionen angezeigt.

From the ‚Actions‘ button, you can click the ‚Details‘ link to see the full invoice or ‚Close‘ to note that the invoice is closed/paid for.

Im Bereich ‚Anpassungen können Sie Ihrer Rechnung eine Anpassung hinzufügen. Sie können zum Beispiel eine Anpassung für einen Preis machen.

• Klicken Sie auf ‚Neue Anpassung‘

• Geben Sie die Summe für die Anpassung ein.

• Wenn nötig, geben Sie einen Grund an

  Hinweis

  Definieren Sie Gründe in den Normierten Werten. Nutzen Sie hierfür die Kategorie ADJ_REASON um Anpassungsgründe hinzuzufügen.

• Geben Sie wenn nötig einen Hinweis ein

• Wählen Sie das Konto, von welchem die Summe für die Anpassung abgezogen werden soll

• Wenn die Checkbox Konto bei offener Rechnung belasten angehakt ist, wird die Summe für die Anpassung sofort vom Konto abgebucht. Wenn sie nicht angehakt ist, wird die Summe erst abgezogen, wenn die Rechnung geschlossen ist.

• Klicken Sie auf ‚Anpassungen aktualisieren‘ um Ihre Anpassungen zu speichern.

Wenn Sie die Anpassung nach dem Speichern ändern müssen, können Sie dies in der Tabelle machen. Klicken Sie danach auf ‚Anpassung aktualisieren‘.

Attaching files to invoices

Wenn Sie mit dem Setzen des Systemparameters AcqEnableFiles erlaubt haben Erwerbungsdateien hochzuladen wird Ihnen die Option ‚Rechnungsdateien verwalten‘ neben dem Link ‚Zur Inventarisierung‘ angezeigt.

Um mehr neue Dateien anzuschauen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link ‚Rechnungsdateien verwalten‘.

Von hier aus können Sie eine Datei hochladen und/oder die Dateien anschauen, die sie hinzugefügt haben.

Merging two invoices

Ausgehend von der Trefferliste der Rechnungen können Sie auch zwei Rechnungen miteinander verschmelzen. Wählen Sie mit den Checkboxen links die Rechnungen aus, die Sie verschmelzen möchten und klicken Sie die Schaltflächen ‚Ausgewählte Rechnungen verschmelzen‘ unten auf der Rechnungsseite. Ein Bestätigungsbildschirm wird Ihnen angezeigt:

Klicken Sie auf die Zeile der Rechnungsnummer, die Sie behalten möchten und sie wird gelb hinterlegt. Geben Sie eine andere Rechnungsinformation in das vorgegebene Feld ein und klicken Sie auf ‚Verschmelzen‘. Beide Rechnungen werden zu einer zusammengefügt.

Claims and late orders

Haben Sie in Ihrem System für die Lieferanten eine E-Mail-Adresse eingetragen, könne Reklamationen für verspätete Lieferungen verschickt werden. Dazu muss aber eine entsprechende Benachrichtigung acquisitions claim notice konfiguriert sein.

Wenn Sie auf den Link für ‚Verspätete Bestellungen‘ auf der Startseite der Erwerbung klicken, wird Ihnen auf der linken Seite eine Reihe von Filtern angeboten. Diese Filter können nur für geschlossene Bestellkörbe angewendet werden.

Hinweis

Die Auswahlliste der Lieferanten zeigt nur solche mit Verspätung auf abgeschlossenen Bestellungen.

Nachdem über die Filter Ihre Bestellungen gesucht wurden, wird eine Liste dieser Exemplare angezeigt.

Rechts neben jedem verspäteten Titel sehen Sie eine Auswahlbox. Wählen Sie die Titel aus, die Sie beim Lieferanten reklamieren möchten und klicken Sie abschließend auf ‚Bestellung reklamieren‘. Es wird automatisch eine E-Mail generiert und an die im Lieferantendatensatz hinterlegte Adresse gesendet.

Hinweis

Das voraussichtliche Lieferdatum wird aus der bei den Lieferanteninformationen eingegebenen üblichen Lieferzeit errechnet.

Wenn Sie nicht die Standard-Benachrichtigung verwenden möchten, können Sie unter Benachrichtigungen create that in the notices module weitere Texte anlegen und diese anschließend aus dem Auswahlmenü über der Liste der verspäteten Exemplare auswählen.

Erwerbungen suchen

Im oberen Bereich der verschiedenen Erwerbungsseiten befindet sich ein kurzes Suchfeld, in dem Sie entweder eine Lieferanten- oder eine Bestellungssuche durchführen können.

In der Lieferantensuche können Sie auch mit Teilen des Lieferantennamens suchen.

Mit ‚Bestellung suchen‘ können Sie nach bestellten Exemplaren mit oder ohne Angabe des Lieferanten suchen.

Sie können Angaben in einem oder beiden Feldern machen und einen beliebigen Teil des Titels oder Lieferantennamens eingeben.

Wenn Sie auf das Pluszeichen neben der Lieferantensuche klicken, werden weitere Suchoptionen verfügbar

Wenn Sie in ‚Bestellungen durchsuchen‘ auf ‚Erweiterte Suche‘ auf der rechten Seite neben der Schaltfläche ‚Bestätigen‘ klicken, bekommen Sie alle verfügbaren Suchoptionen angezeigt.

Etat/Konten Planung

Auf der Hauptseite des Erwerbungsmoduls wird Ihnen eine Tabelle mit allen aktiven Konten und einer Aufschlüsselung, was bestellt oder ausgegeben wurde angezeigt.

Wenn Sie auf den Link für die Summe klicken unter ‚Gebunden‘ oder ‚Ausgegeben‘ bekommen Sie eine Zusammenfassung von Titeln angezeigt, die für diesen Etat bestellt oder zugegangen sind.

EDI bearbeiten

Dieser Abschnitt filtert die Teile heraus, die ähnlich zu EDI oder EDIFACT-Bestellungen sind, um denen zu helfen, die nur EDI für die Bestellung nutzen.

Wichtig

Koha unterstützt den EDIFACT Standard, nicht aber den X12 Standard für die elektronische Bestellung.

EDI Fragen für Lieferanten

Sie können die folgenden Informationen Ihrers Lieferanten sammeln, bevor Sie den Prozeß in Koha einrichten.

EDI Konten: *Dies ist die wesentliche Verbindungsinformation für Ihren Lieferanten. Dies muss im Abschnitt EDI Konten ausgefüllt werden.

• Lieferant: Der Name des Lieferanten

• Beschreibung: eine kurze Beschreibung wenn zusätzliche Erklärungen notwendig sind (speziell, wenn Sie mehrere Konten für einen Lieferanten haben).

• Transport: Übermittelt der Lieferant EDI Dateien über FTP, SFTP oder etwas anderes, das einen speziellen Prozeß erfordert?

• Remote host:* Die URL oder IP-Adresse Ihres FTP/SFTP Server’s.

• Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server

• Passwort: Das Passwort für den oben genannten Server

• Download-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, der Dateien zum Herunterladen und Verarbeiten in Koha bereitstellt.

• Upload-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, auf dem Koha Dateien zum Verarbeiten für den Lieferanten hochlädt.

• Abfragekriterium: Wer bekommt den SAN zugeteilt?

  • Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:

    14. EAN internationaler Standard

    (31B) US SAN Agency

    91. Durch Lieferant zugeordnet

    92. zugeordnet durch Käufer

• SAN: Identifizierungsmerkmal für den Lieferant

  Vermerk für den Käufer und SAN sind optional. Einige Lieferanten fordern zusätzliche einen zweiten Käufervermerk für das EAN Konto.

• Käufervermerk: Wer ist dem SAN unten zugeordnet?

  • Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:

    14. EAN internationaler Standard

    (31B) US SAN Agency

    91. Durch Lieferant zugeordnet

    92. zugeordnet durch Käufer

• Käufer SAN: Das Identifizierungsmerkmal für die Bibliothek

• Angebote aktiviert: [j/n] Unterstützt dieser Lieferant das Schicken und Erhalten von Angeboten über EDIfact und möchten Sie über EDIfact Angebote schicken und erhalten?

• **Bestellungen aktiviert.**[j/n) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Bestellungen über EDIfact und möchten Sie Bestellungen über EDIfact senden und erhalten?

• Rechnungen aktiviert:[j/n] Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIfact und möchten Sie Rechnungen über EDIfact senden und erhalten?

• Bestellungsdatei angehängt: Eine angehängte Datei für Bestelldateien

• Datei für Angebote angehängt: Eine angehängte Datei für Angebotsdateien

• Datei für Rechnungen angehängt: Angehängte Datei für Rechnungsdateien

• Kontonummern: (alle auflisten)

• Kontenbeschreibung(en): (eine Zusammenfassung für wen oder was die Nummer steht)

EANs: *Jede Bibliothek die EDIfact nutzt muss einen Käufervermerk definieren, als SAN oder EAN. Dies wird in den Einstellungen Bibliothek-EANs ausgefüllt.

• Bibliothek

• EAN

  • Wählen Sie eine Checkbox der folgenden:

    14. EAN internationaler Standard

    (31B) US SAN Agency

    91. Durch Lieferant zugeordnet

    92. zugeordnet durch Käufer

MARC Bestellfelder : Diese Werte werden im Systemparameter MarcFieldsToOrder definiert.

• Preis: MARC21 Feld, welches den Exemplarpreis enthält

• Menge: MARC21 Feld welches die Anzahl der Exemplare für einen bestimmten Datensatz enthält

• budget_code: MARC21 Feld welches den Code für den Etat in Koha, der belastet werden soll enthält

• Rabatt: MARC21 Feld welches den Rabatt in Prozent enthält

• sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1

• sort2: MARC21 Feld welches das Feld sort2 bestückt

EDI Konfiguration

Befolgen Sie bitte folgende Schritte, bevor Sie über EDI bestellen:

• Fragen Sie Ihren Lieferanten/Buchhändler/Großhändler nach Informationen zur Verbindung.

  • Es könnte auch hilfreich sein vom Lieferanten einige Probe EDIFACT-Dateien anzufordern.

• Teilen Sie mit Ihrem Lieferanten/Buchhändler/Großhändler Ihre Bibliothekscodes, Codes für Medientypen, Kontencodes, und alle anderen Codes oder die Normierten Werte die für das Erstellen Ihrer MARC Bestelldatensätze nötig sind.

• Treten Sie in Kontakt mit Ihrem Support Provider oder der Community, ob Sie basierend auf der Antwort des Lieferanten ein Plugin benötigen.

  • ByWater Solutions hat zum Beispiel hier Plugins für spezielle Lieferanten veröffentlicht: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced

• Geben Sie in der Erwerbung Lieferant/Buchhändler/Großhändler ein.

• Prüfen Sie Ihre Systemparameter für die Erwerbung

  • Stellen Sie sicher, dass Sie den Systemparameter MarcFieldsToOrder mit Werten für die Bestelldateien befüllen.

• Gehen Sie in Ihre EDI Konten

• Geben Sie Ihre Bibliotheks EANs ein

• Schalten Sie den EDI Cronjob an, so dass Dateien verarbeitet werden können.

EDI Bestellung

Der erste Schritt für die Bestellung mit EDI beginnt auf der Webseite des Lieferanten. Jeder Verkäufer benutzt verschiedene Sprachen, aber Sie müssen Ihre Bestellung auf deren Seite plazieren und dann MARC-Bestelldatei herunterladen. Manche Sprachen, die Ihnen angezeigt werden enthalten Informationen zu „Bestellkorb“, „Bestellung“, „Korb“ und/oder MARC Bestelldatei. Haben Sie diese MARC-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, werden Sie gebeten sich in Koha einzuloggen und dort die Verarbeitung weiterzuführen.

Gehen Sie im Modul ‚Werkzeuge‘ auf ‚MARC-Datensätze für Import bereitstellen‘ und laden Sie hier Ihre Datei hoch. Wenn Sie den Bestätigungsbildschirm angezeigt bekommen, dann fahren Sie in der Erwerbung fort.

In der Erwerbung: Bestellkorb erstellen für den Lieferanten, bei dem Sie bestellen möchten. Ausgehend vom Bestellkorb wählen Sie die Option Bestellung von einer heruntergeladenen Datei und klicken Sie auf Bestellung neben der Datei.

Ausgehend vom Bestätigungsbildschirm sehen Sie alle Daten aus der MARC Datei, die zu Ihrer Bestellung passen. Wenn Felder wie Konto oder Mengenangabe nicht ausgefüllt sind, überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Systemparameter MarcFieldsToOrder.

Wenn Sie alle Exemplare dem Bestellkorb zugeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚EDIFACT-Bestellung‘.

EDIFACT Bestellung

In Koha erzeugt dies eine unerledigte Datei in EDIFACT Nachrichten. Die unerledigte Datei wird über den EDI Cronjob verarbeitet und an den Lieferanten gesendet.

EDI Rechnungen

Hat der Buchlieferant Ihre Datei bearbeitet, schickt er ebenfalls eine Rechnung über EDI. Der EDI Cronjob greift sich die Rechnungen und markiert auf der Rechnung gefundene Exemplare als ‚erhalten‘ und aktualisiert Ihre Konten, ohne dass Sie manuell tätig werden müssen.

EDIFACT-Nachrichten

Ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Benachrichtigungen kann unter „Edifact-Nachrichten“ eingesehen werden.