ILL requests / Interlibrary loans

Das Fernleihmodul bietet die Möglichkeit, Ausleihen oder Fotokopien von Materialien bei externen Bibliotheken zu beantragen und zu verwalten. Dazu schickt der Bibliotheksbenutzer ein Antragsformular über den OPAC zur Prüfung und weiteren Bearbeitung an das Bibliothekspersonal. Alternativ können Anfragen von den Bibliotheksmitarbeitern selbst über die Dienstoberfläche gestellt werden.

Konfiguration

Vor der Nutzung des Fernleihmoduls muss die Grundkofiguration abgeschlossen sein.

Das Fernleihmodul kann für verschiedene Arten von Fernleihbestellungen und Arbeitsabläufen eingerichtet werden, welche als Backends bezeichnet werden. Aktuell verfügbare Backends sind im Koha Community Wiki unter https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends dokumentiert. Sie müssen mindestens ein Backend konfigurieren.

Next, set your system preferences.

  • Setzen Sie die Option ILLModule auf ‚Aktiviere‘.

  • Wenn Sie Ihrem Fernleih-Vorgang eine Copyright-Erklärung hinzufügen möchten, können Sie diese mit der Option ILLModuleCopyrightClearance einrichten.

Bibliotheksmitarbeiter, die Fernleihbestellungen bearbeiten, benötigen dazu die folgende Berechtigung: Fernleihbestellungen erfassen und verwalten (ill).

Das Fernleihmodul verwendet vom System voreingestellte Status. Sie können eigene, auf Ihren Fernleih-Workflow abgestimmte Status als Normierten Wert ILLSTATUS definieren.

Create ILL requests

  • Get there: More > ILL requests

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  • Wählen Sie ‚Neue Fernleihbestellung‘ und dann Freeform.

    Hinweis

    Die hier gezeigten Bilder beziehen sich auf das FreeForm-Backend.

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  • Enter a Type: Book, Article, Journal, Other.

  • In the next two sections enter as much as information as you can including chapter/article/part if applicable.

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  • Add custom fields, for example if you wished to add a note.

  • Under the borrower options enter the library branch you would like the request to be sent to.

Click on ‘Create’ and you will be shown a Request details summary page. Click on the ‘Confirm request’ button and you will see the following confirmation message:

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Click ‘Confirm request’ again to create your request.

Viewing ILL requests

From the main ILL requests screen you can see all of your ILL requests. You can also click on the ‘View requests’ button at any time.

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There is a large amount of data available in the Requests table so it is advisable to make use of column visibility to view only the information you need. The first half of the table displays data related to the ILL item itself such as title, volume, page numbers.

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The second half of the table displays data related to the request such as notes and comments.

Fernleihbestellungen verwalten

Click on the ‘Manage request’ button in the final column. Depending on the current status of the request you may see some or all of the following options:

  • Bestellung bearbeiten

    • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes.

  • Bestellung bestätigen

    • place the request with a document supply service using a backend such as BLDSS.

  • Bestellung bei Fernleihpartnern

  • Löschen

    • fully delete the request. Details of deleted requests are not retained in Koha.

  • Revert request

    • following a status of ‘Requested’ or ‘Requested from partners’ library staff can cancel the request from the external source. The status reverts to ‘New’

  • Mark completed

    • used when the ILL request has been fulfilled.

  • Edit item metadata

    • Depending on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

  • Vollständige Metadaten des Anbieters anzeigen

    • Displays any extra metadata that might have been provided by your ILL supplier that has not been included in the standard request fields.

  • Kommentare

    • It is possible to add comments to an ILL request and these can be used by ILL staff to keep track of work undertaken. Comments are read only and are stored in chronological order. They display the borrower details and date of the comment. If present, the number of comments is displayed in the List requests view.

Request statuses

The full list of ILL statuses are:

  • Neue Bestellung

  • Angefragt

  • Von Partnern angefordert

  • Bestellung zurückgesetzt

  • Cancellation requested – a patron has requested cancellation from the OPAC.

  • Abgeschlossen

Bestellung bei Fernleihpartnern

If you have a network of partner libraries which permit ILL requests you can manage this through Koha. First you need to create your partner library accounts:

  • You will need to set up a patron category with the code ILLLIBS.

  • You will need to create a patron account with this category for each partner library.

  • Each library must have an email address as this will be the mechanism for sending the inter-library loan request.

Sie können dann die „Bestellung bei Fernleihpartnern“-Option verwenden, wenn Sie Bestellungen bearbeiten.