Richieste ILL / Prestito interbibliotecario

Il modulo ILL di prestito interbibliotecario permette agli utenti di gestire copie e prestiti da fonti esterne. Gli utenti inviano una richiesta dall’OPAC e usando il tab Le tue richieste ILL e lo staff la processerà. Oppure lo staff farà richieste ILL per conto di un utente.

Configurazione

Prima di usare il modulo ILL devi essere sicuro di averne completato la configurazione.

Il modulo ILL può essere configurato per differenti tipi di richieste e flussi di lavoro, chiamati backend. I backend noti sono documentati dalla comunità Koha in https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Devi configurarne almeno uno.

Poi, imposta la preferenza di sistema per il prestito interbibliotecario.

Membri dello staff che si occupano di ILL devono avere un account con permesso «ill: Crea e modifica richieste di prestito interbibliotecario».

Il modulo ILL usa stati definiti di sistema. Puoi aggiungerne per altri nel valore autorizzato ILLSTATUS.

Notifiche ILL via email

Email notifications can be sent to ILL staff when a patron makes a request to modify or cancel an existing request. The notice templates are ILL_REQUEST_CANCEL and ILL_REQUEST_MODIFIED. The ILL staff email address can be configured per library. If this is not set the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been cancelled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customise the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

Crea richieste ILL

«Vai a»: Più > Richieste ILL

• Scegli «Nuova richiesta ILL» e poi Freeform.

Nota

Le immagini mostrate qui provengono solo dal backend Freeform.

• Indica un tipo: Libro, Articolo, Giornale, Altro.

• Nelle prossime due sezioni indica più informazione possibile includendo capitolo/articolo/parte se è del caso.

• Aggiungi campi personalizzati, per esempio se vuoi delle note.

• Sotto le opzioni utente, indica la biblioteca a cui deve essere spedita la richiesta.

Clicca su “Crea” e ti verrà mostrata una pagina con la descrizione della Richiesta.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

You can now process your request as explained in Managing ILL requests section or return to the list of ILL requests.

Visualizzare richieste ILL

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests. You can use the ILLHiddenRequestStatuses preference to hide completed statuses by default. You can also click on the ‘List requests’ button at any time to return to this list.

Ci sono molti dati nella tabella richieste. Conviene sfruttare la sezione Table settings del modulo di Amministrazione (table id: ill-requests) per vedere solo le informazioni che ti sono necessarie. La prima metà della tabella mostra relativi al documento ILL, come titolo, volume, numero di pagine.

La seconda metà della tabella mostra dati della richiesta come note e commenti.

Gestisci richieste ILL

Clicca su “Gestisci richiesta” nella colonna finale. In funzione dello stato della richiesta potrai vedere alcune delle seguenti opzioni:

• Modifica la richiesta

  • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

• Conferma richiesta

  • inviare la richiesta a un fornitore come il backend BLDSS.

• Inoltra una richiesta a biblioteche partner

  • inviare la richiesta via email a partner library

• Cambia fornitore

  • this allows you to move the request to a different provider (backend).

• Elimina

  • cancella totalmente la richiesta. Nessun dettaglio verrà conservato in Koha.

• Ripristina la richiesta

  • dopo lo stato di “Richiesto” o “Richiesto dai partner”, lo staff della biblioteca può cancellare la richiesta dalla fonte esterna. Lo stato passerà a “Nuovo”

• Marca come operazione completata

  • si usa quando la richiesta ILL è stata evasa.

• Modifica i metadati di copia

  • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

• Mostra i metadati dal fornitore

  • Mostra metadati extra se inviati dal fornitore ILL e non inclusi nei campi standard della richiesta.

• Log delle richieste ILL

  • Mostra lo storico delle modifiche di una richiesta.

• Commenti

  • E” possibile aggiungere commenti a una richiesta IIL e questi saranno usati dallo staff ILL per tenere traccia del lavoro fatto. I commenti sono in sola lettua e mantenuti in ordine crono,ogico. Essi mostrano i dettagli dell’utente e la data del commento. Se sono presenti, il numero di commenti è mostrata nella pagina che elenca le richieste.

• Prestito

  • This option is only available if you have the CirculateILL preference enabled. See the Circulating ILL materials section.

Stati della richiesta

The full list of installed ILL statuses are:

• Nuova richiesta

• Richiesto

• Richiesto dai partner

• Richiesta annullata

• Cancellazione richiesta - un utente lo ha chiesto dall’OPAC.

• Completato

• Prestato

• Restituito alla Biblioteca

Inoltra una richiesta a biblioteche partner

Se hai una rete di biblioteche partner che permettono richieste ILL, questo lom puoi gestire con Koha. Per prima cosa devi create degli account per le tue biblioteche partner:

• Ti occorre impostare una categoria utente patron category con codice ILLLIBS.

• Occorre creare un utente con questa categoria per ogni biblioteca partner.

• Ogni biblioteca deve avere un indirizzo email a cui potranno essere inoltrate le richieste ILL.Il template per gli avvisi è ILL_PARTNER_REQ il testo può essre personalizzato in Avvisi & ricevute nel modulo Strumenti.

Ora puoi usare l’opzione “Inoltra richieste ai partner” quando lavori le richieste.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability preference enabled you can use plugins to search the catalogues of your partner libraries using Z39.50 prior to confirming the request with a partner.

Circulating ILL materials

If you have enabled the CirculateILL preference you can checkout ILL items directly from the ILL request.

When you create a Book type request a brief catalogue record is created automatically based on the Fast Add MARC framework. Once a request has a suitable status, a Checkout button is displayed on the Manage request toolbar. Clicking this will enable the user to check out the item either to the user who made the request or an in-house statistical patron.

To checkout an item:

• Click on the Checkout button.

• Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

• Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

• Once the item is checked out the status of the request is changed to “Checked out” and after it has been checked in the status updates to “Returned to library”.

• Bibliographic records created as part of an ILL request will have an extra tab in the holdings table for that allows you to link back to the request in the ILL module.