الإعارات بين المكتبات/طلبات الإعارة البينية

The ILL (Interlibrary loans) requests module adds the ability to request and manage loans or copies of material from external sources. Patrons can submit a request via the OPAC from the your interlibrary loan requests tab of their account. Library staff can then review and process those requests. Alternatively staff can place requests themselves from the staff client.

تنصيب

قبل استخدام نظام طلبات الإعارة البينية الفرعي يجب عليك التأكد من إتمام التنصيب بالكامل.

يمكن تهيئة نظام طلبات اإعارة البينية الفرعي لأنواع مختلفة من الطلبات وعمليات سير العمل كالنهايات الخلفية. النهايات الخلفية المتاحة حالياً موثقة في ويكي مجتمع كوها في https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. يجب عليك تهيئة نهاية خلفية واحدة على الأقل.

Next, set your system preferences for interlibrary loans.

يحتاج موظف المكتبة المسؤول عن طلبات الإعارة البينية إلى مجموعة الصلاحيات التالية في حسابه: ill: إنشاء وتعديل طلبات الإعارة بين المكتبات.

يستخدم نظام طلبات الإعارة البينية الفرعي حالات معرفة من قبل النظام. يمكنك إضافة حالات مخصصة لمطابقة عمليات الإعارة البينية الخاصة بك مثل ILLSTATUS قيم الاستناد.

ILL email notifications

Email notifications can be sent to ILL staff when a patron makes a request to modify or cancel an existing request. The notice templates are ILL_REQUEST_CANCEL and ILL_REQUEST_MODIFIED. The ILL staff email address can be configured per library. If this is not set the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been cancelled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customise the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

إنشاء طلبات إعارة بينية

للوصول: المزيد > طلبات الإعارة البينية

image1386

  • قم باختيار ‘طلب إعارة بينية جديد’ تم نموذج حر.

Note

الصور المعروضة هنا لنهاية FreeFrom الخلفية فقط.

image1387

  • قم بإدخال نوع: كتاب، مقال، دورية، أخرى.

  • في القسمين التاليين قم بإدخال أكبر قدر من المعلومات بما في ذلك الفصل/المقال/الجزء إن أمكن.

image1388

  • إضافة حقول مخصصة، على سبيل المثال إذا كنت ترغب في إضافة ملاحظة.

  • أدنى خيارات المستعير قم بإدخال فرع المكتبة الذي ترغب في إرسال الطلب له.

Click on ‘Create’ and you will be shown a Request details summary page.

Note

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

You can now process your request as explained in Managing ILL requests section or return to the list of ILL requests.

عرض طلبات الإعارة البينية

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests. You can use the ILLHiddenRequestStatuses preference to hide completed statuses by default. You can also click on the ‘List requests’ button at any time to return to this list.

image1435

There is a large amount of data available in the Requests table so it is advisable to make use of Table settings section of the Administration module (table id: ill-requests) to view only the information you need. The first half of the table displays data related to the ILL item itself such as title, volume, page numbers.

image1436

يقوم النصف الثاني من الجدول بعرض البيانات ذات الصلة بالطلب مثل: الملاحظات والتعليقات.

إدارة طلبات الإعارة البينية

قم بالنقر على زر ‘إدارة الطلبات’ في العمود الأخير. وفقاً لحالة الطلب الحالية، يمكنك رؤية بعض الخيارات التالية أو كلها:

  • تحرير الطلب

    • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

  • تأكيد الطلب

    • وضع الطلب بخدمة توريد الوثائق باستخدام نهاية خلفية مثل BLDSS.

  • وضع طلب مع شركاء

    • وضع الطلب عبر البريد الإلكتروني باستخدام ref:مكتبة شريكة <place-request-with-partners-label>

  • Switch provider

    • this allows you to move the request to a different provider (backend).

  • حذف

    • حذف الطلب بالكامل. لا يتم الاحتفاظ بتفاصيل الطلبات المحذوفة في كوها.

  • عكس الطلب

    • بتتبع حالة ‘مطلوب’ أو ‘مطلوب من شركاء’ يمكن لموظفي المكتبة إلغاء الطلب من المصدر الخارجي. يتم عكس الحالة إلى ‘جديد’

  • الإشارة إلى الإتمام

    • يستخدم عند إتمام طلب الإعارة البينية

  • تحرير ميتاداتا المادة

    • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

  • عرض ميتاداتا الموّرد

    • يعرض أي ميتاداتا إضافية قد تكون قد قمت بتقديمها بواسطة مورد الإعارة البينية الخاص بك ولم يتم إدراجها في حقول الطلب المعيارية.

  • ILL request log

    • Displays a history of changes made to the request.

  • التعليقات

    • من الممكن إضافة تعليقات إلى طلب الإعارة البينية ويمكن لموظفي الإعارة البينية الخاصة بك استخدامها لتتبع تنفيذ العمل. التعليقات للقراءة فقط ويتم تخزينها بترتيب زمني. وتقوم بعرض تفاصيل المستعير وتاريح التعليق. يتم عرض عدد التعليقات في عرض طلبات القائمة إن وجدت.

  • Checkout

حالات الطلب

The full list of installed ILL statuses are:

  • طلب جديد

  • مطلوب

  • مطلوب من شركاء

  • تم عكس الطلب

  • تم طلب الإلغاء – قام مستفيد بطلب الإلغاء من الأوباك.

  • تمّ

  • Checked out

  • Returned to Library

وضع طلب مع شركاء

إذا كان لديك شبكة من المكتبات الشريكة والتي تتيح طلبات الإعارة البينية، يمكن إدارة ذلك عبر كوها. يجب عليك أولاً إنشاء حسابات للمكتبة الشريكة:

  • يجب عليك تنصيب فئة المستفيد بكود ILLIBS.

  • يجب عليك إنشاء حساب مستفيد بهذه الفئة لكل مكتبة شريكة.

  • Each library must have an email address as this will be the mechanism for sending the inter-library loan request. The notice template is ILL_PARTNER_REQ and the text can be customised from Notices & slips in the Tools module.

يمكنك الآن استخدام خيار 'وضع طلب مع شركاء' عند معالجة الطلبات.

Note

If you have enabled the ILLCheckAvailability preference enabled you can use plugins to search the catalogues of your partner libraries using Z39.50 prior to confirming the request with a partner.

Circulating ILL materials

If you have enabled the CirculateILL preference you can checkout ILL items directly from the ILL request.

When you create a Book type request a brief catalogue record is created automatically based on the Fast Add MARC framework. Once a request has a suitable status, a Checkout button is displayed on the Manage request toolbar. Clicking this will enable the user to check out the item either to the user who made the request or an in-house statistical patron.

To checkout an item:

  • Click on the Checkout button.

  • Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

  • Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

  • Once the item is checked out the status of the request is changed to 'Checked out' and after it has been checked in the status updates to 'Returned to library'.

  • Bibliographic records created as part of an ILL request will have an extra tab in the holdings table for that allows you to link back to the request in the ILL module.