Sağlama¶

Koha sağlama modülü, kütüphanenin sağlayıcılardan sipariş ettiklerini kaydedebileceği ve satın alma bütçelerini yönetebileceği bir yöntem sağlar.

Gidiş yolu: Daha fazla > Sağlama

Kurulum¶

Before using the Acquisitions module you will want to make sure that you have completed all of the set up.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and Kütüphane EAN’ları you will need to have entered your vendors.

Sağlama ana sayfasında kütüphanenizin ödeneklerini listelenmiş olarak göreceksiniz.

Not

Toplam satırı kurduğunuz fonlar için kafa karıştırıcı ise, yandaki tercihi ekleyerek bunu gizleyebilirsiniz
#funds_total {display:none;}
:ref:`IntranetUserCSS ` tercihine.

Tüm aktif fonları görmek için, fonlar tablosunun üstündeki ‘Etkin olan ve etkin olmayanları göster’ opsiyonunun yanındaki onay kutusunu tıklayabilirsiniz.

Bir bütçedeki tüm sipariş geçmişini görmek için bağlantılı miktarı tıklayabilirsiniz ve sizin için bir arama gerçekleştirecektir.

Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.

Sağlayıcılar¶

Before any orders can be placed you must first enter at least one vendor.

Add a vendor¶

To add a vendor click the ‘New vendor’ button on the Acquisitions page

Sağlayıcı ekleme formu üç bölüme ayrılır

The first section is for basic information about the vendor
- Of these fields, only the vendor name is required, the rest of the information should be added to help with generating claim letters and invoices
The second section is for information regarding your contact at the vendor’s office
- Bu alanların hiç biri zorunlu değildir, yalnızca irtibat kurulacak kişinin bilgilerini Koha içinde takip etmek istiyorsanız girilmelidir.
  - Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor
  - Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor
  - Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person
  - Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person
  - Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person
- You can add more than one contact per vendor by clicking on the ‘Add another contact’ button
Son bölüm fatura bilgileri içindir
- Bir sağlayıcıdan sipariş yapabilmek için sağlayıcıları ‘Etkin’ hale getirmelisiniz
- For list prices and invoice prices choose the currency
  - Currencies are assigned in the Currencies and exchange rates admin area
- If your library is charged tax mark your tax number as registered
- Eğer liste ve/veya fatura fiyatlarına vergileri dahil ederseniz bunu belirtin
- Sağlayıcı bir indirim teklif ederse, ‘İndirim’ alanına yüzdesini girin
  - Bir spariş gerçekleştirirken materyale özgü indirimler girebilirsiniz
- Siparişlerde kütüphanenizden vergi tahsil ediliyorsa vergi oranını girin
- Bu sağlayıcıdan siparişlerin genellikle ne kadar sürede geldiğini biliyorsanız bir teslimat süresi girebilirsiniz. Bu, Koha’nın geciken siparişler raporunda siparişlerin ne zaman kütüphanenize ulaşacağını hesaplamasını sağlayacaktır.
- Notlar dahili kullanım içindir

View/edit a vendor¶

To view a vendor’s information page you must search for the vendor from the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the vendor’s name:

Sonuçlardan, görmek ya da düzenlemek istediğiniz sağlayıcının adı üzerine tıklayın

Sağlayıcı üzerinde değişiklik yapmak için ‘Sağlayıcı Düzenle’ butonu üzerine tıklamanız yeterlidir.

Sağlayıcıya bağlı olan hiç bir sepet yoksa ‘Sağlayıcı sil’ butonu da görünür olacaktır ve sağlayıcı silinebilir. Aksi halde bir ‘Sevkiyat alma’ butonu göreceksiniz.

Vendor contracts¶

Sözleşmeleri tanımlayabilir (başlangıç ve bitiş tarihiyle) ve bu sözleşmeleri bir sağlayıcıya ekleyebilirsiniz. Bu sözleşme, sağlayıcıyla yapılan özel sözleşmede yıl sonunda ne kadar harcadığınızı görebilmeniz için kullanılır. Bazı yerlerde, sözleşmelerin tutarı yıllık minimum ve maksimum olarak ayarlanır.

Add a contract¶

At the top of a vendor information Page, you will see a ‘New contract’ button.

Sözleşme formu, sözleşmeyle ilgili bazı temel bilgileri soracaktır

Önemli

Geriye dönük olarak sözleşme giremezsiniz. Bitiş tarihi bugünün tarihinden önce olmamalıdır.

Sözleşme kaydedildiğinde, sağlayıcı bilgisinin altında gözükecektir.

Bir sepet oluştururken aynı zamanda bir seçenek olacaktır

Managing purchase suggestions¶

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the öneri system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Not

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

Ayrıca modül etiketleri altında ana personel gösterge paneli üzerinde görünecektir:

‘Önerileri Yönet’e tıklamak sizi yönetim aracına yönlendirecektir. Askıda öneri yoksa ‘Önerileri Yönet’ bağlantısına tıklayarak, Ödünç Alma sayfasının solundaki menüden öneri yönetim aracına giriş yapabilirsiniz.

Önerileriniz üç kategoride toplanacak: ‘Kabul Edildi’, ‘Beklemede’, ve ‘Reddedildi’. Kabul edilmiş ya da reddedilmiş önerileri yöneten kütüphanecilerin isimleri gösterilecektir ve bu önerileri kabul etme ya da reddetme sebepleri de gösterilecektir. (‘Durumun’ altında bulunan).

‘Kabul edilmiş’ öneri, önerilerin altındaki formları kullanarak ‘Kabul edildi’ olarak işaretlediğiniz öneridir. ‘Bekleyen öneri’ kütüphaneden işlem bekleyen öneridir. ‘Onaylanmış’ öneri önerilerden önce formları kullanarak ‘Onaylandı’ olarak işaretlenen öneridir. ‘Sipariş edilmiş’ öneri, sepetinizdeki Satın alma önerisinden bağlantısı kullanılarak sipariş edilmiş öneridir. ‘Reddedilmiş’ öneri, öneriler listesinin altındaki formu kullanarak ‘Reddedildi’ olarak işaretlediğiniz öneridir.

Birçok önerileri olan kütüphaneler için, Önerileri Yönet sayfasının sol tarafında ekranda gösterilen başlıkların azaltılmasında yardımcı olmak üzere fitreler mevcuttur.

Mavi başlıklara tıklamak filtreleme seçeneklerini artıracaktır ve ‘[temizle]’ ye tıklamak tüm filtreleri temizleyecek ve tüm önerileri gösterecektir.

Not

Öneri sayfası kütüphaneniz önerileri otomatik olarak sınırlayacaktır. Tüm kütüphaneler için (ya da her hangi bir kütüphane için) ‘Sağlama bilgisi’ filtresine tıklayınız ve kütüphaneyi değiştiriniz.

‘Bekleyen’ önerileri gözden geçirirken, onaylamak/reddetmek istediğiniz materyalin(lerin) yanındaki kutuyu onaylayabilir ve ardından durumunuzu ve seçim nedeninizi seçebilirsiniz. ‘Seçili olanı sil’ kutusunu işaretleyerek de öneriyi tamamen silebilirsiniz.

Kütüphanelere uzun listeler halindeki öneriler için diğer bir seçenek, öneri değiştirme sayfasını açıp önerinin üstündeki başlığa tıklayarak, önerileri materyalin satın alınma bilgisiyle beraber teker teker onaylamak ya da reddetmektir.

Clicking ‘edit’ to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

Bu formdan öneri düzenlemeleri yapabilirsiniz (daha fazla detay ekleyerek ya da kullanıcı tarafından sağlanan yanlış bilgiyi güncelleyerek ). Önerileri bireysel temelde kabul etmeyi ya da geri çevirmeyi de seçebilirsiniz.

Bir isteği ‘Askıda’ olarak işaretlemeyi seçmek bu isteği ‘Askıda’ sekmesine taşıyacaktır.

Önerileri kabul ve reddetme sebepleri SUGGEST otorize değeri tarafından tanımlanır.

Neden olarak ‘Diğerlerini …’ seçerseniz, metin kutusuna nedeninizi girmeniz için yönlendirileceksiniz. Kutunun sağındaki ‘İptal’e tıklamak yetki nedenleriyle birlikte açılır menüyü ekrana getirecektir.

Aynı zamanda bu öneriyi bir fona atayabilirsiniz.

This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked ‘Submit’ the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

Placing orders¶

Bir sipariş yerleştirmek için öncelikle siparişi göndermek istediğiniz kitap satıcısı ya da sağlayıcı için arama yapmalısınız.

Önemli

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.

Bir sepet oluştur¶

Not

Sipariş vermek için EDI kullanıyorsanız, Koha’daki işlemi başlatmadan önce sağlayıcınızdan sipariş kaydınızı indirmek isteyeceksiniz.

Bir sepet oluşturmak için öncelikle siparişi gerçekleştireceğiniz sağlayıcı için arama yapmalısınız:

Ve sağlayıcı adının sağındaki ‘Yeni Sepet’ butonuna tıklayın.

Not

Sonuçlar tablosundaki sepet bilgilerinin sağ tarafında bulunan ‘Sepete ekle’ bağlantısını kullanarak aynı zamanda mevcut bir sepete de ekleyebilirsiniz.

‘Yeni sepet’ butonuna tıkladıktan sonra siparişiniz hakkında bazı bilgiler girmeniz istenecektir:

Sepet eklerken, size daha sonra yardımcı olması için bir isim vermek isteyebilirsiniz.
Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you’re logged in at)
Sipariş verdiğiniz sağlayıcıyı değiştirmek istiyorsanız, Sağlayıcı açılır menüsünü kullanabilirsiniz.
Not alanları isteğe bağlıdır ve her türlü bilgiyi içerebilir
If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the ‘Orders are standing’ box for this basket.
- Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.

Eğer sipariş verdiğiniz sağlayıcıya eklenmiş sözleşmeler varsa, bu materyalleri hangi sözleşme altında sipariş ettiğinizi seçme opsiyonunuz olacaktır.

Bitince, ‘Kaydet’ üzerine tıklayın

Sepetiniz oluşturulduğunda, size siparişe materyal eklemeniz için birkaç seçenek sunulacak.

Hazırlanmış bir dosyadan istek yap¶

Size sunulan dosyalar listesinden, kayıtları hazırlanmış dosyalar içinden siparişinize eklemek için Sipariş ekle’ bağlantısını seçin.

Her başlığın yayında bir onay kutusu vardır, sipariş etmek istediğiniz materyalleri işaretleyin, ya da en üstte bulunan ‘Hepsini işaretle’ seçeneğini seçin. MarcFieldsToOrder tercihindeki ayarlarınıza bağlı olarak Koha bir sonraki ekranı hazırlanmış dosya içerisinde bulduğu ilgili Miktar, Fiyat, Bütçe, İstatistik 1 ve İstatistik 2 bilgileri ile dolduracaktır.

In the ‘Item information’ tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the ‘Default accounting details’ tab can be used to apply values related to the accounting.

Sipariş için son seçenek en yüksek ayırma oranlarına sahip başlıkların listesinden sipariştir
- This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices & slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the ‘Patrons’ section you will see an option to ‘Add user’. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Kullanıcı bildirimi arama

Açılan pencerede uyarmak istediğiniz kullanıcıları arayın ve ‘Seç’e tıklayın
İşiniz bittikten sonra pencereyi kapatabilirsiniz ve ‘Kullanıcılar’ bölümü altında kullanıcıların listesini göreceksiniz

bibliyografik bilgileri getirdikten sonra (hazırlanmış dosya hariç tüm içe aktarma yöntemleri için), eğer AcqCreateItem sistem tercihiniz sipariş ederken materyali ekle olarak ayarlıysa hemen sonra materyal bilgilerini gireceksiniz. En az bir materyal kaydı doldurmanız ve daha sonra materyal formunun alt solunda yer alan ‘Ekle’ butonuna tıklamanız gerekli olacaktır.

Materyal kaydının altında bulunan ‘Materyal ekle’ butonuna tıkladıktan sonra materyal formun üstünde belirecek ve böylece bir sonraki materyali aynı şekilde girebileceksiniz (eğer birden fazla materyal sipariş ediyorsanız).

Materyalle ilgili bilgiyi girdiğinizde, Hesaplama bilgisini de girmek durumundasınız.

Miktar, Yukarıdaki siparişe eklediğiniz materyal sayısına göre doldurulur.
- Önemli
  
  Miktarı manuel olarak düzenleyemezsiniz, materyal formunun altında bulunan ‘Ekle’ butonuna tıklayarak sipariş ettiğiniz miktarda materyali eklemelisiniz.
The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.
The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.
Sağlayıcı fiyatı her hangi bir verginin ya da indiriminin uygulanmadan önceki fiyatıdır.
Fiyat belirsiz ise, belirsiz fiyat kutusunu işaretleyin.
- En az bir belirsiz fiyattaki sepet kapatılamaz.
Satış vergisi ödüyorsanız, mal ve hizmet vergisi oran alanından seçiniz.
Bu siparişte aldığınız indirim yüzdesini giriniz, bu yüzdeyi girdiğinizde, sekmeye tıklayınız ve Koha aşağıdaki fiyat alanının gerisini dolduracaktır.
Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.
Replacement cost is the price it will cost to replace the item.
Budgeted cost is the amount that will be removed from the ‘spent’ budget.
Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.
If you added planning values when creating the Fund, those values will appear in the two planning value fields.

Tüm alanları bir kez doldurduktan sonra materyali sepetinize eklemek için ‘Kaydet’ üzerine tıklayın. Eğer fiyat mevcut bütçenin üzerine çıkarsa onay vermeniz istenecektir.

Onay uyarısı, bunu seçerseniz bütçe miktarınız üzerinde sipariş yapmanıza izin verecektir.

Materyal sepete eklendikten sonra karşınıza bir sepet özeti gelecektir.

Daha fazla ayrıntı görmek isterseniz ‘Tüm ayrıntıları göster’ onay kutusunu işaretleyebilirsiniz

Burada, eklemiş olduğunuz materyalleri düzenleyebilir ya da kaldırabilirsiniz.

‘İsteği Sil’ seçme istek satırını silecek, ancak katalog kaydını bırakacaktır.
‘Siparişi ve katalog kaydını sil’ hem sipariş satırını hem de katalogdaki kaydı siler.
- Katalog kaydı her zaman silinemez. Neden silinemediğini açıklayan notlara bakabilirsiniz.

Özet sayfasında, ‘ Sepet başlık bilgisini düzenle’ butonuna tıklayarak, aynı zamanda girdiğiniz sepetle ilgili bilgiyi düzenleme seçeneğiniz mevcuttur; sepeti tümüyle silmek için ‘Bu sepeti sil’ butonuna tıklayınız, sepetinizi CSV dosyası olarak dışa aktarmak içinse ‘Bu sepeti CSV olarak dışa aktar’ butonuna tıklayınız.

Siparişiniz için EDI kullanıyorsanız, dosyayı sağlayıcıya göndermek ve sepeti kapatmak için işiniz bittiğinde ‘EDIFACT siparişini oluştur’ butonuna tıklayabilirsiniz.

Sepetinizin tamamlandığına eminseniz, bu sepetin tamamlandığını ve sağlayıcıya gönderilmiş olduğunu göstermek üzere ‘Bu sepeti kapat’ butonuna tıklayabilirsiniz.

Önemli

Gelen materyalleri alabilmek için sepetinizi kapatmış olmalısınız. Yalnızca kapalı sepetler içerisindeki materyaller alınmaya hazır olarak gösterilecektir.

BasketConfirmations tercihiniz onay isteyecek şekilde ayarlı ise, size bu sepeti kapatmak istediğinizden emin olup olmadığınız sorulacaktır.

Sepeti kapatırken kolay yazdırma ve yeniden alma için sepeti bir gruba eklemeyi seçebilirsiniz. Eğer ‘Bu sepeti yeni bir sepet grubuna ekle’ kutusunu işaretlerseniz, siparişin bir PDF çıktısını alabileceğiniz grup listesine getirileceksiniz.

Önemli

İçinde ‘belirsiz fiyat’ olarak işaretlenmiş en az bir materyal bulunan sepet kapatılamayacaktır

Clicking the ‘Uncertain prices’ button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

Önemli

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Siparişiniz bir kez girildikten sonra satın almalar yoluyla siparişiniz için arama yapabilir ya da personel arayüzünde bibliyo ayrıntıları sayfasında siparişiniz hakkındaki bilgileri görebilirsiniz (eğer AcquisitionDetails tercihi ‘Görüntüle’ olarak ayarlanmış ise).

Bir sepet grubu oluştur¶

Bir sepet grubu basitçe söylemek gerekirse sepetlerden oluşan bir gruptur. Bazı kütüphanelerde sepetleri oluşturmak için bir kaç personel vardır ve bir süre sonunda birileri sepetleri bir arada toplu olarak satıcıya göndermek için gruplar. Bununla birlikte, kütüphanenizde kullanılan iş akışı bu ise bir sepet grubunda bir sepetin olması mümkündür.

Sepetleri yazdırmak¶

When you are finished adding items to your basket, click ‘Close this basket.’

‘Bu sepeti aynı ada sahip yeni bir sepet grubuna eklemek’ isteyip istemediğiniz sorulacaktır. Eğer siparişlerinizin PDF’lerini yazdırmak istiyorsanız bir sepet grubu gereklidir.

Your completed order will be listed on the basket grouping page for printing or further modification.

EDIFACT siparişini üretmeden önce sepeti kapattıysanız sepet gruplandırma sayfasından bunu yapabilirsiniz.

Basket grouping EDIFACT

Siparişinizin yanındaki ‘Yazdır’ butonunu tıklamak, siparişiniz içerisindeki materyallerin peşi sıra tüm kütüphane bilgilerinizin yer aldığı bir PDF’i yazdırmak üzere oluşturacaktır.

Receiving orders¶

Önemli

Gelen materyalleri alabilmek için sepetinizi kapatmış olmalısınız. Yalnızca kapalı sepetler içerisindeki materyaller alınmaya hazır olarak gösterilecektir.

Siparişler sağlayıcı bilgileri sayfasından alınabilir

ya da sağlayıcı arama sonuçları sayfasından

‘Gönderimi al’ butonunu tıkladıktan sonra, sizden satıcı firma fatura numarası ve gönderim alındı tarihi, nakliye maliyeti ve bu nakliye tutarını çıkarmak için bütçe girmeniz istenecektir.

Alış sayfası sepetteki materyalin nereden geldiğini dikkate almaksızın, halen siparişteki tüm materyalleri sağlayıcısıyla listeleyecektir

Belirli bir materyal almak için, öğenin sağındaki ‘Alma’ bağlantısını tıklayın.

Bu formdan, fiyat bilgisini değiştirebilirsiniz. Sağlayıcı siparişinizin tamamını göndermemişse, sadece almak istediğiniz materyallerin solundaki kutuları onaylayarak siparişin sadece bir kısmını alınmış olarak işaretlemeyi de seçebilirsiniz. ‘Yerine koyma fiyatına’ girdiğiniz değerler ve ‘Gerçek maliyet’, kaydettikten sonra materyal kaydında alt alanı v (fiyat, yerine koyma fiyatı ) ve alt alanı g (Fiyat, normal satın alma maliyeti) ile doldurularak materyal kaydı otomatik olarak doldurulacaktır.

Her bir materyalin yanındaki ‘Düzenle’ bağlantısına tıklayarak bu formdan materyal kaydına düzenlemeler de yapabilirsiniz. Bu size, bunu alındı anında yapmak istiyorsanız doğru yer numaralarını ve barkotları girmenize imkan verecektir. Gerekli her hangi bir değişiklik yaptığınızda, (isteğe ve/veya materyallere), materyali(leri) alınmış olarak işaretlemek için ‘Kaydet’e tıklayınız.

Not

AcqItemSetSubfieldsWhenReceived tercihini teslim alınan materyaller üzerinde değerleri ekle ya da değiştire ayarladıysanız, bu değişiklikler ‘Kaydet’ üzerinde tıkladıktan sonra gerçekleşecektir.

Eğer materyal artık bu sağlayıcıdan sağlanamıyorsa başlığın sağındaki ‘Transfer’ bağlantısına tıklayarak siparişinizi başka bir sağlayıcının sepetine transfer edebilirsiniz. Bu işlem ekranda bir sağlayıcı arama kutusu açacaktır.

Sonuçlardan, bu materyali yeniden sipariş etmek istediğiniz sağlayıcının sağ tarafında bulunan ‘Seç’ bağlantısı üzerine tıklayabilirsiniz.

Daha sonra size bu sağlayıcıdan seçmeniz için açık sepetler sunulacak. Materyali taşımak için materyali eklemek istediğiniz sepetin sağ tarafındaki ‘Seç’ bağlantısı üzerine tıklamanız yeterlidir.

Seçiminiz tamamlandıktan sonra bir onay mesajı alacaksınız.

Materyal almayı bitirdiğinizde, bu sayfadan ayrılabilir ya da ekranın üstündeki ‘Almayı bitir’ butonuna tıklayabilirsiniz.

Eğer materyal hiç bir yerde bulunamıyorsa en sağda bulunan ‘Siparişi sil’ seçeneği üzerine tıklayarak siparişi iptal edebilirsiniz. Bu işlemden sonra iptal sebebinizi girmeniz ve iptal işlemini onaylamanız istenecektir.

Sepeti görüntülerseniz, materyalin alındığını ve/veya iptal edildiğini göreceksiniz.

Faturalar¶

Siparişler alındığında, faturalar oluşturulur. Faturalar Sağlama sayfasının solundaki ‘Faturaların’ üstüne tıklayarak aranabilir.

Kaydettikten sonra, profilleriniz ‘Profilleri Yönet’ sayfasında gözükecektir.

Sonuçlardan ‘Detaylar’ bağlantısına faturanın tamamını görmek için tıklayabilirsiniz ya da faturanın ödendiğini belirtmek için ‘Kapat’ bağlantısına tıklayabilirsiniz.

In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

Click on ‘Add an adjustment’
Enter the amount of the adjustment
Choose a reason, if needed

Not

The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.
Enter a note, if needed
Choose the fund from which the adjustment amount should be taken
If ‘Encumber while invoice open’ is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.
Click on ‘Update adjustments’ to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on ‘Update adjustments’.

Eğer sağlama dosyalarının AcqEnableFiles tercihi ile karşıya yüklenmesine izin veriyorsanız, ‘Alındı bildirimi sayfasına git’ bağlantısının yanında fatura dosyalarını yönetmek için bir seçenek göreceksiniz.

Yeni dosyalar görmek ya da eklemek için ‘Fatura dosyalarını yönet’ bağlantısına tıklayın

Buradan karşıya yüklemek için bir dosya bulabilir ve/veya zaten eklemiş olduğunuz dosyaları görebilirsiniz.

Fatura arama sonuçlarından gerekli olduğu durumda iki faturayı birleştirebilirsiniz. Sayfanın altındaki ‘Seçili faturaları birleştir’ butonuna tıklamanız ve birleştirmek istediğiniz faturaların solundaki onay kutusunu tıklamanız yeterlidir. Karşınıza bir onay ekranı gelecektir:

Saklamak istediğiniz fatura numarasının satırı üzerine tıklayın ve bu satırın üzeri sarı renkle çizilecektir. Sağlanan alanlara herhangi bir farklı fatura bilgisini girip ‘Birleştir’ butonuna tıklayın. İki fatura tek fatura heline gelecektir.

Canceling an order¶

Not

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the ‘basket closed’ date, which in turn will cause your ‘late order’ calculations to be incorrect. Instead, follow the procedure below.

To cancel an order:

locate the vendor and click on ‘Receive shipment’;
on the next page, use a false invoice number (such as 54321. Whatever number you choose will persist in your system as a blank invoice - re-use it for future cancellations to avoid accumulating numerous false, empty invoices);
so on the next page you’ll get a warning box in which you click on ‘Receive’;
on the next page (at right) you can click on ‘Cancel order’.

Claims & late orders¶

Sisteminize sağlayıcıların e-posta adreslerini kaydettiyseniz, bir sipariş geciktiğinde claim e-postaları gönderebilirsiniz. Claim göndermeden önce bir sağlama claim uyarısı ayarlamanız gerekli olacaktır.

Upon clicking on the link to ‘Late orders’ from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

Not

Sağlayıcı çekme menüsü sadece kapalı sepetteki geciken sağlayıcıları gösterir.

Bir kez siparişlerinizi geciktiğini düşündüğünüz materyalleri göstermesi için filtrelediğinizde, karşınıza bu materyallerin bir listesi gelecektir.

To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click ‘Claim order’ at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Not

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

Acquisition searches¶

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

Bilgiyi bir ya da iki alana girebilirsiniz ve başlığın her hangi bir kısmını ve/veya sağlayıcı ismini girebilirsiniz.

Arama sağlayıcı kutusunun sağındaki + işaretine tıklamak daha detaylı arama yaptıracak ve size ek alanlar arama imkanı sunacaktır.

Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

Budget/fund tracking¶

Sağlama ana sayfasında tüm aktif fonlarınızı gösteren bir tablo ve mukabilinde sipariş edilen ve harcananların bir dökümü olacaktır.

Harcanan ya da sipariş edilenlerin altındaki bağlantılı miktarları tıklayınca bu bütçe üzerinde sipariş edilen/teslim alınan başlıkların bir özetini göreceksiniz.

EDI process¶

Önceki bölümlerde tüm sipariş seçenekleri açıklanmaktadır, bu bölüm sipariş için yalnızca EDI kullananlara yardımcı olması için EDI veya EDIFACT siparişine ilişkin parçaları çıkarmaktadır.

Önemli

Koha, elektronik sipariş için X12 standardı değil EDIFACT standardını kullanmaktadır.

EDI questions for vendors¶

Koha’da kurulum işlemine başlamadan önce satıcılarınızdan aşağıdaki bilgileri toplamak isteyeceksiniz.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

Satıcı: Satıcının adı
Açıklama: Eğer ek açıklama gerekiyorsa kısa bir açıklama (özellikle bir satıcı için birden çok hesabınız varsa).
Taşıma: Sağlayıcı, EDI dosyalarını FTP, SFTP veya başka bir şey yoluyla özel işlem gerektiren şekilde iletiyor mu?
Uzak ana makine: FTP/SFTP sunucusunun URL’si veya IP adresi
Kullanıcı adı: Yukarıdaki sunucuya ait kullanıcı adı
Şifre: Yukarıdaki sunucuya ait şifre
İndirme dizini: Sunucuda Koha’nın karşıdan yükleyeceği ve işleyeceği dosyaları içeren yol
Yükleme dizini: Koha’nın sunucunuzu işleme koymak için dosyaları karşıya yükleyeceği sunucu üzerindeki yol
Eleme: Aşağıdaki SAN’ı kim atadı?
- Aşağıdakilerden birini seçin:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Sağlayıcı tarafından atandı
  2. Alıcı tarafından atandı
SAN: Sağlayıcının tanımlayıcısı

Alıcı niteleyicisi ve SAN isteğe bağlıdır. Bazı sağlayıcılar EAN hesabına ek olarak ikinci bir alıcı tanımlayıcıya ihtiyaç duyar
Alıcı niteleyicisi: Aşağıdaki SAN’ı kim atadı?
- Aşağıdakilerden birini seçin:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Sağlayıcı tarafından atandı
  2. Alıcı tarafından atandı
Alıcı SAN: Kütüphanenin tanımlayıcısı
Teklifler etkin: [e/h] Bu satıcı, EDIfact aracılığıyla teklif gönderme ve alma işlemlerini destekliyor mu? EDIfact aracılığıyla teklif göndermek ve almak ister misiniz?
Siparişler etkin: [e/h] Bu satıcı, EDIfact yoluyla sipariş gönderme ve alma işlemlerini destekliyor mu? EDIfact aracılığıyla sipariş göndermek ve almak istiyor musunuz?
Faturalar etkinleştirildi:[e/h] Bu satıcı, EDIfact aracılığıyla faturaları göndermeyi ve almayı destekliyor mu? EDIfact aracılığıyla faturalar göndermek ve almak istiyor musunuz?
Sipariş dosyası son eki: Sipariş dosyaları için dosya son eki
Teklif dosyası son eki: Teklif dosyaları için dosya son eki
Fatura dosyası son eki: Fatura dosyaları için dosya son eki
Hesap numaraları: (hepsini listeleyin)
Hesap açıklaması: (bu sayının ne için olduğunun özeti)

EAN’lar: EDIfact’i kullanan her kütüphane için SAN veya EAN olarak bilinen bir alıcı tanımlayıcı belirtmeniz gerekir. Bu, Kütüphane EAN’ları ayarını dolduracaktır.

Kütüphane
EAN
- Aşağıdakilerden birini seçin:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Sağlayıcı tarafından atandı
  2. Alıcı tarafından atandı

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

fiyat: materyal fiyatını içeren MARC21 alanı
miktar: Verilen kayıt için materyal sayısını içeren MARC21 alanı
budget_code: Borçlandırılacak Koha bütçe kodunu içeren MARC21 alanı
indirim: Fiyatın indirim yapılacak yüzdesi olarak indirimi içeren MARC21 alanı
sort2: Özel alan sort1’i dolduracak MARC21 alanı
sort2: Özel alan sort2’yi dolduracak MARC 21 alanı

EDI setup¶

EDI kullanarak sipariş vermeye başlamadan önce aşağıdaki adımları atmak isteyeceksiniz:

Sağlayıcınız/kitapçınız/toptancınızdan bağlantı bilgilerini isteyin
- Satıcınızdan birkaç örnek EDIFACT dosyası istemek te yararlı olabilir
Share with your vendor/bookseller/jobber your library codes, item type codes, fund codes, and any other codes or authorized values they might need for creating your MARC order records
Satıcınızın yanıtlarını temel alarak bir eklentiye ihtiyacınız olup olmayacağını destek sağlayıcınıza veya topluluğa bildirin
- Örneğin ByWater Solutions buradaki belirli satıcılar için eklentiler yayınladı: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Sağlamaya sağlayıcı/kitapçı/toptancı bilgilerini girin
Review your Acquisitions system preferences
- MarcFieldsToOrder tercihini sipariş dosyaları için değerlerle doldurduğunuza emin olun
EDI Hesaplarınızı girin
Kütüphane EAN’larınızı girin
Turn on the EDI Cron so that it can process files

EDI ordering¶

EDI kullanarak sipariş vermenin ilk adımı kitap satıcısının web sitesinde olur. Her satıcı farklı bir dil kullanacaktır, ancak siparişinizi kendi sitelerine yerleştirmeniz ve ardından MARC sipariş dosyasını indirmeniz gerekecektir. Görebileceğiniz bazı diller “sepet”, “sipariş”, “alışveriş sepeti” ve/veya “MARC sipariş” i içeriyordu. Bu MARC dosyasını bilgisayarınıza indirdikten sonra, Koha’ya giriş yapmak ve orada işlemi yapmak isteyeceksiniz.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

Sağlama bölümünde sipariş verdiğiniz satıcı için :ref:`bir sepet oluşturun <create-a-basket-label>`Sepetten `hazırlanmış bir dosyadan sipariş <#orderfromstagedfile>`__ seçeneğini seçin ve satıcınızdan indirdiğiniz ve Koha’da hazırlanan dosyanın yanındaki ‘Sipariş’ düğmesini tıklayın.

Onay ekranından siparişinizle ilgili MARC dosyasındaki tüm verileri görürsünüz. Bütçe ve miktar gibi alanları dolu olarak görmüyorsanız MarcFieldsToOrder tercihinin doğru olarak ayarlandığından emin olun.

Tüm materyalleri sepete ekledikten sonra, ‘EDIFACT siparişini oluştur’ düğmesini tıklayabilirsiniz.

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing¶

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages¶

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.