Catalogação
Vá: Mais > Catalogação
Antes de começar a catalogar no Koha, você precisa fazer algumas configurações básicas. Consulte o Checklist de implementação para a lista completa. O mais importante é garantir que suas planilhas bibliográficas MARC estejam definidas exatamente como você deseja. Uma vez no módulo de catalogação, não será possível adicionar ou remover campos e subcampos; portanto, suas planilhas devem estar prontas antes de começar a catalogação.
Você também pode usar serviços de catalogação da OCLC, como WorldShare Record Manager e Connexion, para enviar registros diretamente ao Koha. Para mais informações, veja Serviços de catalogação OCLC.
Registros bibliográficos
No Koha, o registro bibliográfico contém as informações principais relativas ao material, como título, autor, ISBN etc. Essas informações são armazenadas no Koha em MARC. Por padrão, a página de detalhes do registro é exibida na aba ‘Normal’ e mostra os detalhes mais importantes do registro.
Nota
A aba ‘Normal’ da página de detalhes do registro também mostra qual planilha bibliográfica MARC foi usada para adicionar o registro.
Nota
O Koha suporta MARC21 e UNIMARC.
Depois que essas informações forem salvas, registros de item podem ser anexados ao registro bibliográfico.
Adicionar registros
Registros podem ser adicionados ao Koha via catalogação original ou por cópia. Você também pode optar por usar a interface de catalogação básica ou avançada para todo o seu trabalho.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) para poder adicionar registros bibliográficos.
Para catalogar um registro usando um modelo em branco no editor básico:
Clique em ‘New record’
Nota
O botão ‘New record’ abrirá a planilha bibliográfica padrão. Se você quiser usar outra planilha, clique na pequena seta à direita do botão ‘New record’ e escolha a planilha.
Nota
Você pode criar ou modificar planilhas no módulo Administração.
Para catalogar um registro usando um modelo em branco no editor avançado:
Ative a preferência do sistema EnableAdvancedCatalogingEditor
Clique no botão ‘Advanced editor’
Para catalogar um registro com base em um registro existente em outra biblioteca, no editor básico ou avançado:
Clique em ‘New from Z39.50/SRU’
Nota
O botão ‘New from Z39.50/SRU’ importará o registro para a planilha bibliográfica padrão. Se você quiser usar outra planilha, clique na pequena seta à direita do botão ‘New from Z39.50/SRU’ e escolha a planilha.
Pesquisar pelo material que você quer catalogar
Nota
Se não obteve nenhum resultado, opte por pesquisar em poucos campos, nem todos os servidores Z39.50 permitem pesquisar em todos os campos abaixo.
Nota
Os servidores de pesquisa podem ser editados usando a seção Servidores Z39.50/SRU do módulo Administração.
Nota
A exibição de campos e subcampos MARC extras pode ser configurada pela preferência do sistema AdditionalFieldsInZ3950ResultSearch.
Clicar no botão de seta ao lado de um resultado (ou em qualquer lugar da linha do resultado) exibirá opções de pré-visualização e importação.
Nota
A opção padrão no botão ao lado de um resultado é a última opção usada. Na captura de tela acima, a última opção usada foi ‘Card preview’, portanto o botão está configurado para abrir a pré-visualização em ficha por padrão.
Nota
Você pode personalizar as colunas desta tabela na seção Configurações de tabela do módulo Administração (table id: resultst).
MARC preview: esta opção abrirá o registro no formato MARC simples.
Card preview: esta opção abrirá o registro formatado como uma ficha de catálogo.
Import: esta opção abrirá o registro no editor de catalogação do Koha, para que você possa modificá-lo e salvá-lo no seu próprio catálogo.
Se você não encontrar o título desejado nos resultados de pesquisa Z39.50, pode clicar no botão ‘Try another search’ na parte inferior esquerda dos resultados
Catalogação no editor básico
No editor básico, depois de abrir uma planilha em branco ou importar um registro via Z39.50, será exibido o formulário para continuar a catalogação
Se preferir não ver os números das tags MARC, você pode alterar o valor na preferência do sistema hide_marc, ou cada usuário pode marcar a caixa ao lado de ‘Show tags’, encontrada em ‘Settings’.
Para expandir ou ocultar uma tag, clique na descrição da tag
Para obter ajuda da Library of Congress sobre uma tag MARC, clique no ponto de interrogação (?) à direita de cada número de campo
É possível alterar a fonte da documentação MARC usando a preferência do sistema MARCFieldDocURL
Se você achar que isso deixa a tela poluída, pode ocultar os pontos de interrogação desmarcando a caixa ao lado de ‘Show MARC tag documentation links’, encontrada em ‘Settings’
Às vezes, os campos podem não ser editáveis devido ao valor da sua preferência do sistema RequireChoosingExistingAuthority. Se essa preferência estiver definida como “require”, você verá um símbolo de cadeado à esquerda do campo.
Se este ícone aparecer, você precisará clicar no icone no lado direito do campo para buscar por uma autoridade existente.
Na lista de resultados, clique ‘Escolher autoridade’ para trazer estas informações para o registro no catálogo
Nota
Em sistemas MARC21, se a preferência do sistema ShowHeadingUse estiver ativada, haverá uma coluna adicional mostrando o uso apropriado do registro de autoridade em entradas principais ou secundárias, cabeçalhos de assunto ou títulos de série.
Para duplicar um campo, clique no ícone ‘repeat this tag’ à direita da tag
Para mover os subcampos para a ordem correta, arraste e solte os subcampos usando as alças à direita
Nota
Você pode alterar a ordem padrão dos subcampos na planilha bibliográfica arrastando e soltando as abas de subcampo ao editar subcampos.
Para duplicar um subcampo clique no ícone de clonagem (para remover um campo copiado, clique no ícone de exclusão de clonagem) à direita do campo
Para remover um subcampo (se tiver mais que um do mesmo tipo), clique no sinal de subtração (-) à direita do campo
Para usar um plugin, clique no ícone à direita do campo
Alguns campos fixos possuem informações que mudam com base no tipo de material que você está catalogando (por exemplo os campos 006 e 008)
Nota
O ‘Type of material’ no campo 008 é determinado pelo valor em leader/06.
Ao terminar, clique no botão ‘Save’ na parte superior e escolha se deseja salvar e visualizar o registro bibliográfico criado, ou continuar para adicionar/editar itens anexados ao registro
Escolher ‘Save and view record’ o levará diretamente ao registro que você acabou de catalogar
Escolher ‘Save and edit items’ o levará ao formulário de adicionar/editar item após salvar o registro bibliográfico, para que você possa anexar exemplares
Escolher ‘Save and continue editing’ permitirá salvar o trabalho feito até o momento e permanecer no editor para continuar trabalhando
Se você está para adicionar um registro duplicado no sistema, você será avisado sobre isto antes de salvar
Nota
Para encontrar possíveis duplicatas, o sistema pesquisa pelo ISBN e, se não houver ISBN, pesquisa pela mesma combinação de título e autor.
Se campos ou subcampos obrigatórios ou importantes não forem preenchidos, o sistema exibirá um aviso. Clique em ‘Go to field’ para ir ao campo problemático e corrigi-lo.
Se você rolou a tela e precisa ver o aviso novamente, clique no botão ‘Errors’ à direita da barra de ferramentas.
Nota
Campos ou subcampos importantes não impedem que o registro seja salvo.
Somente campos ou subcampos obrigatórios impedem o salvamento.
Catalogação no editor avançado
Para usar o editor de catalogação avançado, você precisa ativar a preferência do sistema EnableAdvancedCatalogingEditor.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão advanced_editor, além da permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian), para poder usar o editor avançado.
Nota
Este recurso atualmente não oferece suporte a campos fixos do UNIMARC.
Para catalogar com o editor avançado, clique no botão ‘Advanced editor’ na página principal de catalogação, ou use o alternador no canto superior direito da tela do editor básico.
Depois de abrir uma planilha em branco ou importar um registro via Z39.50 no editor avançado, será exibido o formulário para continuar a catalogação.
Usando as caixas de pesquisa à esquerda, você pode realizar pesquisas Z39.50.
A partir desses resultados Z39.50, você pode visualizar o registro MARC clicando no link à direita
Clicar em ‘Import’ trará o registro para o editor, onde você pode fazer suas edições.
Nota
Ao adicionar um novo campo no editor avançado, você precisa digitar sublinhados para um indicador em branco, e cercar os indicadores com espaços.
Nota
Você precisa digitar um espaço antes do primeiro delimitador de subcampo, mas não antes ou depois dos demais delimitadores de subcampo no campo.
Na parte inferior do editor, você verá a ajuda da Library of Congress (ou a documentação de MarcFieldDocURL) referente ao campo em que você está.
Nos casos em que seu MARC estiver inválido, você verá um destaque em vermelho.
O botão ‘Keyboard shortcuts’ mostra os comandos necessários para editar o registro usando apenas o teclado.
Uma área de transferência está disponível para copiar e colar texto entre campos. Veja a tabela abaixo para os atalhos usados com a área de transferência.
Atalhos de teclado da catalogação avançada
Os seguintes atalhos de teclado podem ser usados no editor de catalogação avançado para economizar tempo e cliques.
Atalho |
Comportamento |
|---|---|
Ctrl-Alt-C |
Copiar campo atual |
Shift-Ctrl-C |
Copiar subcampo atual |
Ctrl-X |
Excluir campo atual e copiar para a ‘área de transferência’ |
Shift-Ctrl-X |
Excluir subcampo atual e copiar para a ‘área de transferência’ |
Alt-C |
Inserir símbolo de copyright (©) |
Alt-P |
Inserir símbolo de copyright (℗) (gravações sonoras) |
Ctrl-D |
Inserir delimitador (‡) |
Ctrl-I |
Copiar campo atual na próxima linha |
Shift-Enter |
Inserir quebra de linha |
Shift-Ctrl-L |
Vincular campo a autoridades |
Enter |
Novo campo na próxima linha |
Aba |
Mover para a próxima posição |
Ctrl-P |
Colar seleção da ‘área de transferência’ |
Shift-Tab |
Mover para a posição anterior |
Ctrl-H |
Obtenha ajuda no subcampo atual |
Shift-Ctrl-K |
Alternar teclado |
Ctrl-S |
Salvar registro (não pode ser remapeado) |
Atenção
O atalho padrão para copiar o campo atual mudou na versão 24.11 do Koha. Em versões anteriores, era Ctrl-C.
É possível alterar os atalhos de teclado, caso os padrão não se adequem ao seu fluxo de trabalho, clicando em ‘Redefine shortcuts’. Isso o levará à página de administração de atalhos de teclado.
Teclado virtual da catalogação avançada
Um teclado virtual está disponível para adicionar acentos e símbolos. Use o atalho Shift-Ctrl-K para exibir o teclado.
Um botão ‘Keyboard layouts’ será exibido na parte superior do editor avançado, permitindo definir o layout do teclado virtual para diferentes idiomas.
Macros na catalogação avançada
As macros podem ser usadas para inserir informações repetitivas em registros.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão create_shared_macros (ou a permissão superlibrarian) para poder criar macros para o editor avançado.
Os funcionários devem ter a permissão delete_shared_macros (ou a permissão superlibrarian) para poder excluir macros existentes do editor avançado.
Para gravar uma nova macro:
Clique no botão ‘Macros…’.
Na janela pop-up, clique no botão ‘New macro…’.
Informe o nome da nova macro na caixa pop-up e clique em ‘OK’.
Agora clique à direita do pequeno número 1 e informe a primeira linha da sua macro (veja a sintaxe abaixo). Para uma macro com várias linhas ou campos, pressione Enter para que apareça um pequeno número 2, e informe a segunda linha/campo, e assim por diante.
Suas macros serão salvas automaticamente. Ao terminar, você pode selecionar o “x” para fechar a janela, selecionar uma macro para executar no registro que está editando, ou selecionar outra macro para executar.
Para editar uma macro existente:
Clique no botão ‘Macros…’.
Na janela pop-up, selecione a macro que deseja editar e faça suas alterações.
Seu trabalho será salvo automaticamente e, ao terminar, você pode selecionar o “x” para fechar a janela, selecionar uma macro para executar no registro que está editando, ou selecionar outra macro para executar.
Para executar uma macro:
Clique no botão ‘Macros…’.
Na janela pop-up, selecione a macro que deseja executar
Clique em ‘Run macro’
A sintaxe básica da linguagem de macro:
new 500=‡aEdited with Rancor
Cria um novo 500 com um subcampo ‡a e o define como “Edited with Rancor”.
245c= by J.K. Rowling.
Define o primeiro subcampo ‡c da primeira tag 245 do registro como ‘ by J.K. Rowling’, criando-o se necessário.
082a={084a}
Define o subcampo ‡a da primeira tag 082 (criando o subcampo se necessário) com o conteúdo do primeiro 084‡a.
indicators=_1
Define os indicadores da última tag mencionada (neste caso, 082) como “_” e “1”.
new 090a=Z674.75.W67
Cria um novo subcampo ‡a no primeiro 090 (mas somente se esse campo já existir) e o define como “Z674.75.W67”.
new 090a at end=Z674.75.W67
O mesmo que acima.
new 245b after a= a tale of might and magic /`
Cria um novo ‡b após o primeiro subcampo a e o define como “ a tale of might and magic /”.
delete 245b
Exclui o primeiro subcampo ‡b da primeira tag 245.
Importar registros
É possível importar arquivos de registro MARC bibliográficos e de autoridade no Koha. Os arquivos a importar podem estar no formato MARC ou MARCXML.
A importação de registros no Koha envolve duas etapas.
A primeira é preparar os registros para importação, o que os prepara e os importa para o reservatório.
A segunda etapa é importar os arquivos preparados, ou “staged”, do reservatório para o catálogo.
Preparar registros para importação
Nota
Somente funcionários com a permissão stage_marc_import (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Vá: Mais > Catalogação > Import > Stage records for import
Primeiro, localize o arquivo MARC no seu computador
- Em seguida, serão exibidas opções de correspondência de registros e
importação de itens
Prefill values with profile: se você já tiver perfis de preparação configurados, pode escolher o perfil apropriado na lista suspensa
Os perfis são usados para pré-preencher o restante do formulário de configurações de preparação.
Você pode criar um perfil escolhendo as diversas configurações nas seções abaixo e informando um nome de perfil no fim do formulário. Da próxima vez que você preparar registros, o perfil estará disponível.
Comments about this file: informe comentários para identificar seu envio ao acessar a ferramenta ‘Gerenciar registros preparados’
Record type: escolha qual tipo de registro há neste arquivo, bibliográfico ou de autoridade
Character encoding: escolha a codificação de caracteres do seu arquivo
Format: escolha o formato MARC do seu arquivo
Modify record using a MARC modification template: escolha se deseja usar um modelo de modificação MARC para alterar os dados que está prestes a importar
Escolha se deseja ou não procurar registros correspondentes
Record matching rule: escolha quais regras usar para verificar no seu catálogo se esses registros já existem.
Nota
Você pode configurar regras de correspondência de registros na área de administração
Nota
Ao usar a regra de correspondência por ISBN, o Koha encontrará apenas correspondências exatas. Se você achar que a correspondência por ISBN não está funcionando a contento, pode alterar a preferência AggressiveMatchOnISBN para ‘Do’ e executar a importação novamente.
Action if matching record found: escolha o que fazer com os registros correspondentes, caso sejam encontrados
Replace existing record with incoming record: escolha esta opção se estiver importando registros mais completos do que os já existentes, ou se tiver feito alterações usando uma ferramenta externa (por exemplo, o MarcEdit)
Add incoming record: isso manterá o registro existente e adicionará o registro em importação, podendo resultar em duplicatas
Ignore incoming record (its items may still be processed): escolha esta opção se não quiser substituir os registros existentes
Action if no match is found: escolha o que fazer com registros que são únicos
Add incoming record: escolha esta opção se quiser importar registros que ainda não estão no seu catálogo (por exemplo, títulos novos)
Ignore incoming record: escolha esta opção se não quiser importar registros que ainda não estão no seu catálogo (por exemplo, se estiver apenas substituindo registros existentes e não quiser adicionar nada)
Check for embedded item record data?: escolha se deseja importar os dados de item (campo 952) encontrados nos registros MARC (se o arquivo carregado for um arquivo bibliográfico)
Always add items: sempre adiciona itens, independentemente do status de correspondência
Add items only if matching bib was found: adicionará itens apenas a registros existentes no seu catálogo
Add items only if no matching bib was found: adicionará itens apenas aos novos registros que você está importando, não aos já existentes
Replace items if a matching bib was found: a correspondência verificará os números de item e códigos de barras dos itens e substituirá apenas os itens existentes.
Nota
Os números de item têm precedência sobre os códigos de barras
Ignore items: não adicionará nenhum item
Save profile: você pode optar por salvar as configurações escolhidas em um perfil, para usar novamente depois
Clique em ‘Stage for import’
A preparação dos registros será tratada como uma tarefa em segundo plano. Uma barra de progresso mostrará o andamento da tarefa.
Clique em ‘View detail of the enqueued job’ para ver o resumo da preparação
Será exibida uma confirmação da sua importação MARC
Número de registros no arquivo
Número de registros com erros de MARC
Número de registros preparados
Número de registros correspondentes a registros existentes no catálogo
Número de itens preparados
Para concluir o processo, acesse a ferramenta Gerenciar registros preparados clicando no link ‘View batch’.
Se esses registros forem usados em Aquisições, você pode parar aqui e adicioná-los a uma cesta fazendo um pedido a partir de um arquivo preparado
Gerenciar registros preparados
Nota
Somente funcionários com a permissão manage_staged_marc (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Vá: Mais > Catalogação > Import > Manage staged records
Depois de preparar seus registros para importação, você pode concluir a importação usando esta ferramenta.
Na lista de arquivos preparados, clique no nome do arquivo cuja importação deseja concluir
Observe que os registros já importados indicarão isso em ‘Status’
Nota
Se você vier diretamente da ferramenta Preparar registros para importação, não verá esta lista de arquivos preparados; será levado automaticamente ao resumo correto do arquivo
Um resumo do seu arquivo preparado aparecerá, junto com a opção de alterar suas regras de correspondência
Abaixo do resumo, há a opção de importar o lote de registros usando uma planilha específica
Escolher uma planilha diferente de ‘Default’ não é necessário, mas ajuda na geração de relatórios.
Abaixo da seleção de planilha, haverá uma lista dos registros que serão importados
Revise o resumo antes de concluir a importação, para garantir que sua regra de correspondência funcionou e que os registros aparecem como esperado
As correspondências aparecerão com informações na coluna ‘Match details’
e, ao clicar no link ‘View’ em ‘Diff’, você pode ver a diferença entre as versões.
Para cada correspondência, você pode optar por ignorá-la selecionando o botão de opção ‘Ignore matches’. Se mais de um registro correspondente for encontrado, todos serão listados, e você pode escolher com qual associar o registro em importação.
Se ‘Ignore matches’ for selecionado, a ação escolhida em ‘Action if no match is found’ na etapa de preparação será aplicada.
Nota
Veja os diferentes comportamentos, dependendo da escolha de ‘Action if matching record found’ na etapa de preparação, e se uma correspondência é selecionada ou se ‘Ignore matches’ é selecionado.
Action if matching record found
Correspondência selecionada
‘Ignore matches’ selecionado
Replace existing record with incoming record
O registro em importação substitui o registro correspondente selecionado
‘Action if no match is found’ é aplicado
Add incoming record
O registro em importação é adicionado
O registro em importação é adicionado
Ignore incoming record
O registro em importação é ignorado
‘Action if no match is found’ é aplicado
Clique em ‘Import this batch into the catalog’ para concluir a importação
A importação dos registros será tratada como uma tarefa em segundo plano.
Será exibida uma confirmação da sua importação MARC
Number of records added: novos registros adicionados
Number of records updated: registros existentes substituídos pelos em importação
Number of records ignored: registros ignorados devido à regra de correspondência
Number of items added: novos itens adicionados
Number of items replaced: itens existentes atualizados com os em importação
Number of items ignored because of duplicate barcode: itens ignorados porque o código de barras já existe no banco de dados
Depois que a importação for concluída, um link para os novos registros aparecerá à direita de cada título importado
Você pode desfazer sua importação clicando no botão ‘Undo import into catalog’
Os registros importados com esta ferramenta permanecem no ‘reservatório’ até serem limpos, seja pelo botão ‘Clean’ na página principal de gerenciamento de registros MARC preparados (veja abaixo), seja pelo cronjob cleanup_database. Os registros do reservatório aparecem ao pesquisar o catálogo pelo módulo de Catalogação
Para limpar itens manualmente do ‘reservatório’:
Acesse a tela principal da ferramenta de gerenciamento de registros MARC preparados
Para limpar um lote, clique no botão ‘Clean’ à direita
Será exibida uma mensagem de confirmação
Aceite a exclusão, e os registros serão removidos do reservatório, com o status alterado para ‘cleaned’
Adicionar registros analíticos
Algumas bibliotecas utilizam, às vezes, a catalogação analítica para tornarem artigos de jornal e artigos que compõem trabalhos monográficos ou seriados mais acessíveis aos usuários. A catalogação analítica envolve a criação de um registro bibliográfico exclusivo para estes artigos, capítulos, seções etc. encontrados dentro de um material maior, como capítulo em um livro, um artigo em um jornal ou periódico. Na catalogação analítica, apesar de um registro exclusivo ser criado para o título, ele não é fisicamente separado do item que o hospeda (aprenda mais sobre Analíticas no capítulo 13 da AACR2)
Se você quiser catalogar registros analíticos, há duas opções. Uma é usar a função Easy Analytics; a outra é o fluxo de trabalho avançado de analíticos.
Easy analytics
O recurso easy analytics facilita a vinculação entre registros analíticos. A primeira coisa a fazer é definir a preferência EasyAnalyticalRecords como ‘Show’ e a preferência UseControlNumber como ‘Don’t use’.
Depois de catalogar seu registro analítico (veja adicionar registros para mais sobre criar registros), clique em ‘Edit’ na visualização normal e escolha ‘Link to host item’
Será solicitado um código de barras para o exemplar ao qual este registro deve ser ligado.
Após digitar um código de barras e clique em ‘Selecionar’ e você receberá uma mensagem de confirmação.
O registro agora terá o campo 773 devidamente preenchido para completar o link.
Para ver todos os itens vinculados ao registro hospedeiro, pesquise o registro, clique na aba ‘Analytics’ à esquerda; os analíticos vinculados a cada código de barras serão exibidos na coluna ‘Used in’.
Nota
Também é possível criar registros analíticos nesta tela clicando em ‘Create analytics’
Você também pode ver os analíticos anexados a este registro clicando no link ‘Show analytic’ próximo à parte superior do registro, na visualização normal.
Ao visualizar o registro analítico, você também verá um link para o item hospedeiro na coluna ‘Host records’ da tabela de exemplares, ao acessar a aba ‘Analytics’.
Fluxo de trabalho avançado de analíticos
Para usar o método de fluxo de trabalho avançado para adicionar analíticos, a primeira coisa a fazer é definir a preferência EasyAnalyticalRecords como ‘Don’t show’ e a preferência UseControlNumber como ‘Use’.
Depois de catalogar seu registro original (veja adicionar registros para mais sobre criar registros), clique em ‘New’ na visualização normal e escolha ‘New child record’.
Isso abrirá um novo registro em branco para catalogação. O registro em branco terá o campo 773 devidamente preenchido para completar o vínculo assim que o registro for salvo.
O link ‘Show analytics’ do registro hospedeiro agora usará o número de controle (001) do registro hospedeiro para pesquisar todos os registros do sistema do tipo ‘monographic component part’ ou ‘serial component part’ (posição 7 do leader) com um subcampo 773 w que contenha o número de controle do registro hospedeiro.
Editar analíticos
Se você vinculou um registro analítico incorretamente, pode remover esse vínculo editando o registro analítico (não o registro hospedeiro).
Para fazer isso, vá até o registro analítico e clique no botão ‘Edit’. Para UseControlNumber, basta editar ou remover o 773 correspondente.
Se estiver usando EasyAnalytics, escolha ‘Edit items’; à esquerda de cada item você verá duas opções.
Clicar em ‘Edit in host’ permitirá editar o item no registro hospedeiro.
Clicando ‘Delink’ irá remover o campo 773 e o relacionamento entre o analítico e o hóspede.
Exibir volumes
Ao catalogar um conjunto com volumes, o Koha exibirá um rótulo ‘Volumes:’ e um link para os itens na visualização de detalhes bibliográficos.
Configuração:
Ao catalogar um conjunto com volumes, a planilha usada precisará ter os campos MARC 773$w e 830$w disponíveis.
Defina a preferência do sistema UseControlNumber como ‘Don’t use’.
Nota
Defina a preferência do sistema UseControlNumber como ‘Don’t use’, para que o rótulo ‘In’ seja substituído pelo rótulo e link ‘Volumes: Show volumes’ no registro pai. Os registros filhos não exibirão o link ‘Show volumes’. Se ‘UseControlNumber’ estiver definido como ‘Use’, o rótulo e link ‘In’ serão exibidos.
Catalogue o registro pai. Anote o número de controle 001.
Exemplo:
000 LDR, pos. 19 = a - Set
001 xxx
773 _ _ $a volume set title
Catalogue o registro filho. Informe o número de controle do registro pai no subcampo w da tag 773.
000 LDR, pos. 7 = m - Monograph/Item
000 LDR, pos. 19 = c - Part with dependent title
773 _ _ $a volume set title $w xxx
O registro pai exibirá o rótulo ‘Volumes:’ com o link ‘Show volumes’. Clicar no link levará o usuário ao registro filho ou a uma página de resultados de pesquisa dos registros filhos.
Editar registros
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) para poder editar registros bibliográficos.
Para editar um registro, você pode clicar no botão ‘Actions’ e escolher ‘Edit record’ nos resultados de pesquisa da página de pesquisa de catalogação.
Ou clique no botão ‘Edit’ na página de detalhes do registro e escolha ‘Edit record’.
O registro será aberto no editor de catalogação básico.
A alternativa é pesquisar via Z39.50 para sobrepor seu registro com um registro mais completo encontrado em outra biblioteca. Você pode fazer isso escolhendo ‘Replace record via Z39.50/SRU’ no menu ‘Edit’.
Ao escolher essa opção, você será levado a uma janela de pesquisa Z39.50 para procurar o registro em questão em outras bibliotecas.
Quando você tiver feito todas as edições, você pode clicar em ‘Salvar’ no topo do editor.
Modificação em lote de registros
Nota
Somente funcionários com a permissão records_batchmod (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Get there: More > Cataloging > Batch editing > Batch record modification
Esta ferramenta é usada para editar lotes de registros bibliográficos e de autoridade usando modelos de modificação MARC. Antes de acessar esta ferramenta, você precisará configurar pelo menos um modelo de modificação MARC.
Record type: escolha se você está editando registros bibliográficos ou de autoridade
Informe os biblionumbers ou authids dos registros a editar, de uma das três formas
Envie um arquivo de biblionumbers ou authids
Use uma lista;
Ou informe os números (um por linha) na caixa fornecida.
MARC modification template: por fim, escolha o modelo de modificação MARC a usar para editar esses registros.
Depois de informar seus critérios, clique em ‘Continue’
Será exibida a lista de registros que serão editados. Ao lado de cada um há uma caixa de seleção, para que você possa desmarcar registros que prefere não editar agora.
Clicar em ‘Preview MARC’ permitirá ver quais edições serão feitas ao finalizar a edição.
Depois de confirmar que tudo está como deseja, clique no botão ‘Modify selected records’, e seus registros serão modificados.
Modelos de modificação MARC
Nota
Somente funcionários com a permissão marc_modification_templates (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Get there: More > Cataloging > Batch editing > MARC modification templates
O sistema de modelos de modificação MARC permite que usuários do Koha façam alterações automáticas em registros MARC ao preparar registros MARC para importação ou ao fazer modificações em lote de registros.
Esta ferramenta é útil para alterar registros MARC de vários fornecedores ou fontes. Basicamente, o sistema permite criar um script básico usando ações para copiar, mover, adicionar, atualizar e excluir campos.
Clique em ‘New template’ (um modelo pode ser composto por uma ou mais ações), informe um nome e clique em ‘Submit’.
Opcionalmente, você pode copiar um modelo existente escolhendo-o no menu suspenso ‘Duplicate a template’.
Em seguida, você pode adicionar ações ao modelo. Clique em ‘New action’.
Aparecerá uma caixa ‘Add a new action’ que você pode usar para especificar exatamente o que deseja fazer.
Por exemplo, se você estiver carregando um lote de arquivos do seu fornecedor de e-books, pode querer adicionar o tipo de item bibliográfico EBOOK ao campo 942$c.
Escolha ‘Add new’
Informe o campo 942 e o subcampo c
Informe o valor ‘EBOOK’ (ou o código do seu tipo de item de e-book)
Forneça uma descrição para identificar esta ação depois
Clique em ‘Add action’
Nota
Se você quiser atualizar os valores de um campo existente, escolha a opção ‘Update existing or add new’. Isso atualizará os valores existentes onde encontrados, e adicionará um novo campo caso não exista.
Cada ação também pode ter uma condição opcional para verificar o valor ou a existência de outro campo. Por exemplo, você pode querer adicionar o número de chamada ao registro de item caso ainda não exista.
Nota
A edição de campos de item só funciona ao usar o modelo durante a preparação de registros. Depois que os registros estão no Koha, o item fica ‘separado’ do registro e só pode ser editado com a ferramenta de modificação em lote de item
Escolha ‘Copy’
Decida se deseja copiar a primeira ocorrência ou todas as ocorrências do campo
Informe o campo 090 (ou outro campo bibliográfico de número de chamada) e o subcampo a a copiar
Informe o campo 952 e o subcampo o para o qual copiar
Escolha ‘if’
Informe o campo 952 e o subcampo o
Escolha “doesn’t exist”
Forneça uma descrição para identificar esta ação depois
Clique em ‘Add action’
As ações mover, copiar e copiar e substituir suportam expressões regulares, que podem ser usadas para modificar automaticamente os valores dos campos durante a cópia ou movimentação. Um exemplo seria remover o caractere ‘$’ do campo 020$c.
Escolha ‘Copy and replace’
Decida se deseja copiar a primeira ocorrência ou todas as ocorrências do campo
Informe o campo 020 e o subcampo c a copiar
Informe o campo 020 e o subcampo c para o qual copiar
Marque a caixa ‘RegEx’ e informe sua expressão regular (neste caso, s/\$// )
Escolha ‘if’
Informe o campo 020 e o subcampo c
Escolha “matches”
Marque a caixa ‘RegEx’ e informe sua expressão regular (neste caso, m/^\$/ )
Forneça uma descrição para identificar esta ação depois
Clique em ‘Add action’
Nota
O valor de uma atualização pode incluir variáveis que mudam a cada uso do modelo. Atualmente, o sistema suporta duas variáveis: __BRANCHCODE__, substituída pelo código de biblioteca (branchcode) da biblioteca que está usando o modelo, e __CURRENTDATE__, substituída pela data atual no formato ISO (AAAA-MM-DD).
Você também pode usar expressões regulares para adicionar a URL de proxy da sua biblioteca antes dos links no seu registro MARC.
Escolha ‘Copy and replace’
Decida se deseja copiar a primeira ocorrência ou todas as ocorrências do campo
Informe o campo 856 e o subcampo u a copiar
Informe o campo 856 e o subcampo u para o qual copiar
Marque a caixa ‘RegEx’ e informe sua expressão regular (neste caso, s/^/PROXY_URL/ )
Forneça uma descrição para identificar esta ação depois
Clique em ‘Add action’
Ao escolher entre ‘Copy’ e ‘Copy and replace’, tenha em mente o seguinte exemplo:
245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
Se aplicarmos a ação (a) Copiar o campo 245 inteiro para 300, obtemos:
245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aA_exists _bB_exists
300 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
Se aplicarmos a ação (b) Copiar o subcampo 245$a para 300$a, obtemos:
245 _aThe art of computer programming _cDonald E. Knuth.
300 _aThe art of computer programming _bB_exists
Depois que suas ações forem salvas, você pode visualizá-las na parte superior da tela. As ações podem ser reordenadas usando as setas à esquerda delas.
As ações serão executadas na ordem em que aparecem. Dependendo das suas ações, a ordem pode ser muito importante. Por exemplo, você não quer excluir um campo antes de copiá-lo para outro. Você pode usar as setas para mover ações para cima ou para baixo na lista
A seta para cima moverá a ação uma posição acima
A seta para cima com uma linha no topo moverá a ação para a primeira posição
A seta para baixo com uma linha na base moverá a ação para a última posição
A seta para baixo moverá a ação uma posição abaixo
Depois que seu modelo for salvo, você poderá escolhê-lo ao usar a ferramenta Preparar registros MARC para importação ou a ferramenta de modificação em lote de registros.
Duplicar registros
Às vezes, uma cópia do registro que você precisa catalogar não é encontrada via Z39.50. Nesses casos, você pode criar uma duplicata de um registro semelhante e editar as partes necessárias para criar um novo registro. Para duplicar um registro existente, clique em ‘Edit as new (duplicate)’ no menu ‘Edit’ do registro bibliográfico.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) para poder duplicar registros bibliográficos.
Isso abrirá um novo registro MARC com os campos preenchidos com os valores do registro bibliográfico original.
Edite conforme necessário e salve.
Nota
Isso não alterará o registro original.
Anexar arquivos a registros
Se você quiser enviar arquivos ao Koha, pode fazer isso com algumas configurações.
Você precisará pedir ao administrador do sistema para definir a variável de configuração ‘upload_path’ apontando para onde os arquivos serão armazenados
Você pode verificar se o caminho de upload está configurado corretamente acessando About Koha > System information. Se houver um erro, ele aparecerá lá.
Certifique-se de que sua preferência do sistema OPACBaseURL esteja configurada corretamente
Você vai querer adicionar o plugin upload.pl ao subcampo 856$u em uma (ou várias) de suas planilhas
Depois de tudo configurado, você pode continuar catalogando normalmente. Verá um ícone de plugin ao lado do 856$u, que abrirá a janela de envio e/ou pesquisa
Neste menu, você pode clicar em procurar para localizar um arquivo e anexá-lo, ou pesquisar arquivos já enviados anteriormente usando a caixa de pesquisa. A partir dos resultados, você pode escolher qual arquivo anexar.
Depois que o arquivo for escolhido, ele aparecerá como um link no registro MARC e na exibição de detalhes.
Nota
Se o arquivo for um PDF, ele será aberto diretamente no navegador do usuário; se for uma imagem ou outro tipo de arquivo, o usuário será solicitado a baixá-lo.
Adicionar imagens de capa
Vários serviços gratuitos e pagos estão integrados ao Koha para fornecer imagens de capa ao seu catálogo, como Amazon, Google books, NovelList Select, Open Library e Syndetics. Verifique as preferências do sistema correspondentes para ativar o serviço escolhido.
Há outras opções, como um servidor de cache de imagens Coce, ou imagens de capa remotas com URLs personalizadas.
Aviso
Se você ativar mais de um serviço, terá várias imagens de capa nos seus registros.
A maioria desses serviços usa o ISBN do registro para buscar a imagem de capa no provedor.
Por fim, você pode enviar suas próprias imagens para os registros, usando o que o Koha chama de imagens de capa locais.
Aviso
Certifique-se de respeitar os direitos autorais ao usar imagens.
Adicionar uma única imagem de capa local
Antes de adicionar imagens de capa locais, certifique-se de que a preferência do sistema OPACLocalCoverImages e/ou LocalCoverImages esteja definida como ‘Show’.
Nota
Somente funcionários com a permissão upload_local_cover_images (ou a permissão superlibrarian) poderão gerenciar imagens de capa locais.
Em um registro bibliográfico, escolha ‘Upload image’ no menu de edição para adicionar sua imagem de capa.
Arraste e solte a imagem na área, ou clique em ‘Drop files here or click to select a file’ e selecione o arquivo de imagem no seu computador.
Aviso
O Koha não tem um limite máximo de tamanho de arquivo para esta ferramenta, mas o servidor web (como o Apache) pode limitar o tamanho máximo de envios (pergunte ao administrador do sistema).
Se a preferência do sistema AllowMultipleCovers estiver definida como ‘Allow’, você terá a opção de substituir ou não as capas existentes. Se a preferência estiver definida como “Don’t allow”, a imagem substituirá as imagens de capa existentes deste registro.
Nota
Quando há várias imagens para um registro, elas são exibidas da esquerda para a direita (depois de cima para baixo, dependendo do tamanho da tela) na ordem em que foram enviadas. A imagem à esquerda (a primeira enviada) é usada como miniatura de capa nos resultados de pesquisa e na página de detalhes. Não há como reordenar imagens de capa enviadas dessa forma, então envie-as na ordem em que deseja que apareçam.
Clique em ‘Process images’
Alternativamente, você pode acessar diretamente a ferramenta de envio de imagem de capa em Cataloging > Tools > Upload local cover image. Nesse caso, você precisará especificar o biblionumber do registro para o qual está enviando a imagem.
Nota
O biblionumber, ou número do registro bibliográfico, não é o mesmo que o código de barras; é o número gerado pelo sistema, atribuído pelo Koha a cada registro bibliográfico. Você pode encontrar o biblionumber em vários lugares, entre eles:
No fim da URL, na barra de endereço do navegador, ao acessar a página de detalhes do registro. A URL será algo como
Na aba MARC da página de detalhes do registro, na interface administrativa
Adicionar um lote de imagens de capa
Nota
Somente funcionários com a permissão upload_local_cover_images (ou a permissão superlibrarian) poderão enviar lotes de imagens de capa locais.
A ferramenta de envio de imagens de capa também permite enviar lotes de imagens em um arquivo ZIP.
Para enviar um lote de imagens:
Crie uma pasta com as imagens a enviar
Crie um arquivo de texto (*.txt) chamado datalink.txt ou idlink.txt, listando o biblionumber seguido do nome da imagem para cada imagem, um por linha. Por exemplo:
- ::
506,2gentlemen.jpeg 779,asyoulikeit.jpg 138,selected-poems-oscar-wilde.jpg 41,sonnets.jpg 499,3rdhenry6.jpg 787,macbeth.jpg 102,sonnets2.jpg
Aviso
Certifique-se de que não há linhas ou caracteres extras no arquivo de texto.
Crie um arquivo ZIP que inclua todas as imagens a enviar e o arquivo de texto
Na interface administrativa do Koha, acesse a ferramenta de envio de imagem de capa em Cataloging > Tools > Upload local cover image, e arraste e solte, ou selecione, o arquivo ZIP do seu computador
O tipo de arquivo ‘ZIP file’ deve estar selecionado
Se a preferência do sistema AllowMultipleCovers estiver definida como ‘Allow’, você terá a opção de substituir ou não as capas existentes. Se a preferência estiver definida como “Don’t allow”, a imagem substituirá as imagens de capa existentes deste registro.
Clique em ‘Process images’
Será exibido um resumo do envio
Nota
A imagem de origem é usada para gerar uma miniatura de 140 x 200 px e uma imagem em tamanho completo de 600 x 800 px. O tamanho original da imagem enviada não é mantido pelo Koha.
Na interface administrativa, as imagens de capa aparecem nos resultados de pesquisa, na página de detalhes do registro à direita do título, e na aba ‘Images’ da tabela de exemplares, na parte inferior.
No OPAC, as imagens de capa aparecem nos resultados de pesquisa, na página de detalhes do registro à esquerda do título, e na aba ‘Images’ da tabela de exemplares, na parte inferior.
Excluir uma imagem de capa local
Nota
Somente funcionários com a permissão upload_local_cover_images (ou a permissão superlibrarian) poderão excluir imagens de capa locais.
Clique em ‘Delete image’ abaixo da imagem, na aba ‘Images’ da interface administrativa.
Unir registros
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) para poder unir registros bibliográficos.
Para unir registros bibliográficos,
Faça uma pesquisa no catálogo para localizar os registros que precisam ser unidos.
Marque as caixas ao lado das duplicatas para selecioná-las.
Clique em “Edit” e escolha a opção “Merge records”
Nota
Alternativamente, você pode usar o módulo de Catalogação para unir registros bibliográficos.
Depois de pesquisar os registros na pesquisa de catalogação e selecionar os registros a unir, clique no botão ‘Merge selected’ na parte superior da lista.
Escolha qual registro manter como principal; os demais serão excluídos após a união
Escolha qual planilha usar para o registro recém-unido
Será exibido o MARC de todos os registros, cada um acessível por uma aba rotulada com o biblionumber daquele registro. Por padrão, o primeiro registro inteiro será selecionado.
Desmarque, em cada registro de origem, os campos que você não quer no registro final (de destino)
Marque os campos que deseja adicionar no registro final (de destino)
Nota
Se você tentar adicionar um campo não repetível duas vezes (como escolher o campo 245 de ambos os registros), será exibido um erro
Nota
Se campos obrigatórios estiverem faltando no registro de destino, o Koha não unirá os registros. Você deve selecionar um valor para os campos obrigatórios.
Se campos importantes estiverem faltando no registro de destino, o Koha avisará, mas ainda assim unirá os registros.
Abaixo dos registros que você está unindo, há uma opção para informar campos a relatar. Isso permite controlar quais campos você vê na página de confirmação da união:
Se você não informar nada, será exibida uma confirmação apenas com os biblionumbers
Se você informar campos, eles aparecerão na página de confirmação.
Nota
Você pode definir padrões para este relatório com a preferência do sistema MergeReportFields.
Depois de concluir suas seleções, clique no botão ‘merge’.
O registro principal agora conterá os dados escolhidos para ele, além de todos os itens e informações de aquisição de ambos os registros bibliográficos, e o segundo registro será excluído.
Unir registros bibliográficos com listas
Outra forma de unir registros bibliográficos duplicados é adicioná-los a uma lista e usar a ferramenta de união a partir dela.
Vá até Lists e clique no título da lista para visualizá-la
Selecione os registros a unir
Clique no botão ‘Merge selected’ na parte superior da lista
Depois de selecionar os registros a unir, o processo é o mesmo de unir via catalogação.
Excluir registros
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) para poder excluir registros bibliográficos.
Para excluir um registro bibliográfico, clique no botão ‘Edit’ e escolha ‘Delete record’.
Registros bibliográficos só podem ser excluídos depois que todos os itens forem excluídos. Se você tentar excluir um registro bibliográfico com itens ainda anexados, verá que a opção de exclusão fica esmaecida. (Veja a seção Excluir itens deste manual para saber como excluir itens.)
Excluir registros em lote
Nota
Somente funcionários com a permissão records_batchdel (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Get there: More > Cataloging > Batch editing > Batch record deletion
Esta ferramenta recebe um lote de números de registro, bibliográficos ou de autoridade, e exclui todos esses registros e quaisquer itens anexados a eles em lote.
Primeiro, você precisa informar à ferramenta se está excluindo registros bibliográficos ou de autoridade.
Em seguida, você pode:
carregar um arquivo com biblionumbers ou authids;
usar uma lista;
ou informar a lista de números na caixa fornecida.
Ao enviar o formulário, será exibido um resumo dos registros que você está tentando excluir.
Se um registro que você quer excluir não puder ser excluído, ele será destacado.
Marque os registros que deseja excluir e clique no botão ‘Delete selected records’ para concluir o processo.
Você também pode usar os links na parte superior da tabela para selecionar apenas registros sem itens, reservas ou assinaturas.
Auditar registros
Versão
Este recurso foi introduzido no Koha na versão 26.05.
Um botão ‘Audit’ está disponível na página de detalhes do registro bibliográfico, para verificar diversos erros críticos no registro e nos itens.
Clicar no botão ‘Audit’ mostrará se há erros de dados.
Atualmente, as verificações implementadas são:
O registro não tem um tipo de item
O registro tem um tipo de item, mas não é um tipo de item válido
O item não tem uma biblioteca de origem
O item não tem uma biblioteca de guarda
O item não tem um tipo de item
O item tem um tipo de item, mas não é um tipo de item válido
O registro ou os itens têm valores inválidos em campos onde a planilha usa valores autorizados
Se o seu registro ou itens tiverem erros, edite o registro ou edite os itens com problema para corrigir os erros.
Ocorrências de catálogo
Relatar ocorrências sobre registros bibliográficos
Se a preferência do sistema CatalogConcerns estiver ativada, os funcionários poderão relatar ocorrências sobre registros bibliográficos específicos.
Para relatar uma nova ocorrência,
Na página de detalhes do registro bibliográfico, clique no botão ‘New’ e escolha ‘New catalog concern’.
Preencha o formulário de ocorrência.
Title: informe um título descrevendo o problema de forma sucinta.
Please describe your concern: informe detalhes sobre o problema, sendo o mais descritivo possível, para que o funcionário que receber a ocorrência consiga reproduzir e ver o problema.
Um exemplo do que é esperado na descrição é fornecido no campo:
**Describe the concern** A clear and concise description of what the concern is. **To Reproduce** Steps to reproduce the behavior: 1. Go to '...' 2. Click on '....' 3. Scroll down to '....' 4. See error **Expected behavior** A clear and concise description of what you expected to happen.
Nota
Este texto é personalizável na ferramenta de personalizações HTML, alterando a entrada ‘CatalogConcernTemplate’.
O texto na parte inferior do formulário (“Please describe your concern clearly…”) também é personalizável na ferramenta de personalizações HTML, alterando a entrada ‘CatalogConcernHelp’.
Clique em ‘Enviar’.
Isso enviará um e-mail à equipe de catalogação para notificá-la de que uma nova ocorrência foi criada. O e-mail será enviado ao endereço definido na preferência do sistema CatalogerEmails. O e-mail enviado é o aviso TICKET_NOTIFY, que pode ser personalizado na ferramenta de avisos e recibos.
Um e-mail também será enviado ao autor da ocorrência para notificá-lo de que ela foi recebida. O e-mail enviado é o aviso TICKET_ACKNOWLEDGE, que pode ser personalizado na ferramenta de avisos e recibos.
As ocorrências relatadas sobre este registro ficam visíveis na aba ‘Concerns’.
Todos os chamados de ocorrência ficarão visíveis no relatório de ocorrências de catálogo.
Relatórios de ocorrência recém-abertos também aparecerão na seção de notificações na parte inferior da página principal da interface administrativa.
Gerenciar ocorrências de catálogo
Quando funcionários ou usuários relatam ocorrências sobre registros bibliográficos, todas ficam acessíveis por meio do relatório de ocorrências de catálogo.
Get there: More > Cataloging > Reports > Catalog concerns
Nota
Este relatório só ficará visível se a preferência do sistema CatalogConcerns ou OpacCatalogConcerns estiver ativada.
Nota
Somente funcionários com a permissão edit_catalogue (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta página.
Neste relatório, você pode ver todas as ocorrências, ordenadas por data, com o nome do autor, os detalhes da ocorrência, o título do registro bibliográfico, o status, o responsável, se houver, e, caso resolvida, a data e o nome do funcionário que a tratou.
Nota
Na versão 24.05 e posteriores, apenas as ocorrências atuais são exibidas por padrão. Se necessário, clique no botão ‘Include resolved’ na parte superior da página para exibir também as ocorrências já resolvidas. Clique em ‘Filter resolved’ para ocultá-las novamente.
Para ver os detalhes de uma ocorrência, clique no texto da coluna ‘Details’, ou no botão ‘Details’ na coluna ‘Actions’.
Nesta visualização, você pode informar um comentário no campo ‘Update’.
Para simplesmente adicionar o comentário como uma atualização, clique no botão ‘Update’.
Nota
Se houver valores autorizados na categoria TICKET_STATUS, o botão ‘Update’ oferecerá opções de status com seus status personalizados.
Versão
Este recurso foi adicionado ao Koha na versão 24.05.
Para atribuir esta ocorrência a um funcionário, pesquise o nome do usuário no campo ‘Change assignee’ e clique em ‘Update’. Ele receberá um e-mail baseado no aviso TICKET_ASSIGNED, que pode ser personalizado na ferramenta de avisos e recibos.
Se esta ocorrência estiver resolvida, clique no botão ‘Resolve’.
Nota
Se houver valores autorizados na categoria TICKET_RESOLUTION, o botão ‘Resolve’ oferecerá opções de resolução com seus status personalizados.
Versão
Este recurso foi adicionado ao Koha na versão 24.05.
Se ‘Notify’ estiver marcado, o autor da ocorrência receberá um e-mail informando que ela foi atualizada. O e-mail enviado para uma atualização é o aviso TICKET_UPDATE, e o enviado quando a ocorrência é resolvida é o aviso TICKET_RESOLVE, ambos personalizáveis na ferramenta de avisos e recibos.
Registros de item
No Koha, cada registro bibliográfico pode ter um ou mais itens anexados. Esses itens às vezes são chamados de exemplares. Cada item inclui informações sobre a cópia física que a biblioteca possui.
Adicionar itens
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_items (ou a permissão superlibrarian) para poder adicionar itens.
Depois de salvar um novo registro bibliográfico, você será redirecionado a um registro de item em branco para que possa anexar um item ao registro bibliográfico.
Outras formas de adicionar um item a um registro:
Na página de detalhes de um registro, clique em ‘New’ e escolha ‘New item’.
Nos resultados de pesquisa de catalogação, clique em ‘Actions’ e escolha ‘Add or edit items’.
Se você já tiver modelos de item, pode escolher o modelo a aplicar e clicar em ‘Apply template’. Isso pré-preencherá o formulário de item com os valores do modelo.
No mínino os seguintes campos devem ser preenchidos para novos materiais:
o - Número de chamada completo
Se desejar, você pode usar o plugin de catalogação ‘call number browser’ (cn_browser.pl) para este campo. Se estiver ativado, você verá um … à direita do campo. Ao clicar, abrirá uma janela de navegador de número de chamada; se a linha estiver destacada em vermelho, o número de chamada está em uso; se houver uma fina linha verde, o número de chamada pode ser usado.
-
Este valor será cobrado dos usuários quando você marcar como ‘Lost’ um item que eles têm emprestado
Para garantir que esses valores sejam preenchidos, você pode marcá-los como obrigatórios na planilha que está usando; eles aparecerão em vermelho com um rótulo ‘required’. O item não será salvo até que os campos obrigatórios sejam preenchidos.
Nota
Para tornar subcampos de item obrigatórios em uma planilha, edite o campo 952 no editor de planilha.
Você pode adicionar um novo valor autorizado diretamente na tela de adicionar/editar item, para qualquer campo vinculado a categorias de valores autorizados, como Shelving location (subcampo $c) ou Collection code (subcampo $8).
Comece a digitar a descrição do valor autorizado; se nenhuma correspondência for encontrada, você verá a opção ‘(Select to create)’.
Clique nessa opção para exibir uma janela pop-up onde você pode criar seu novo valor autorizado.
A categoria de valores autorizados será pré-preenchida com base no campo que você está usando, por exemplo, LOC para Shelving location, CCODE para Collection code. Tenha cuidado ao escolher o código do valor autorizado. Consulte as notas sobre adicionar novos valores autorizados para o formato correto desses códigos. Use o campo Description para o valor propriamente dito que será exibido
Você pode adicionar valores autorizados da mesma forma a partir de registros bibliográficos e de autoridade.
Nota
Somente funcionários com a permissão manage_auth_values (ou a permissão superlibrarian) poderão adicionar valores autorizados a partir da catalogação.
Abaixo do formulário de adição, há 3 botões para adicionar o item.
‘Add item’ adicionará apenas este item
‘Add & duplicate’ adicionará o item e preencherá um novo formulário com os mesmos valores, para você alterar
‘Add multiple copies of this item’ perguntará quantas cópias e adicionará esse número de itens, somando +1 ao código de barras, para que cada um seja exclusivo
‘Save as template’ salvará este item como um modelo de item para reutilizar depois.
Aviso
Salvar como modelo não salvará o item. Isso apenas criará o modelo.
Os exemplares que você adicionou aparecerão acima do formulário de inserção uma vez que ele forem salvos
Nota
Você pode personalizar as colunas desta tabela na seção Configurações de tabela do módulo Administração (table id: Items Editor).
Seus itens também aparecerão abaixo dos detalhes bibliográficos na página de detalhes do registro, na aba ‘Holdings’.
Se a preferência do sistema SpineLabelShowPrintOnBibDetails estiver definida como ‘Show’, haverá um botão para imprimir rapidamente uma etiqueta de lombada ao lado de cada item.
Você também pode filtrar o conteúdo da tabela de exemplares clicando nos links ‘Activate filters’. Isso exibirá uma linha na parte superior onde você pode digitar em qualquer coluna para filtrar os resultados da tabela.
Adicionar e usar modelos de item
Você pode criar modelos de item para compartilhar e reutilizar, facilitando o preenchimento do formulário de novo item.
Nota
Qualquer pessoa com a permissão edit_items pode criar e compartilhar modelos de item, e excluir seus próprios modelos.
No entanto, os funcionários devem ter a permissão manage_item_editor_templates (ou a permissão superlibrarian) para gerenciar modelos de item criados por outros.
Criar um novo modelo de item
Para criar um modelo de item,
Vá para adicionar um novo item
Preencha o formulário de item com os valores que deseja adicionar ao modelo
Em vez de salvar o item, clique no botão ‘Save as template’
Escolha ‘Save as new template’
Informe um nome para o modelo
Escolha se deseja compartilhar este modelo com todos os outros catalogadores
Clique ‘Salvar’
Atualizar um modelo existente
Para editar um modelo existente,
Vá para adicionar um novo item
Escolha o modelo a atualizar na parte superior do formulário
Clique em ‘Apply template’
Altere os valores conforme necessário
Clique no botão ‘Save as template’.
Escolha o modelo a atualizar
Escolha se deseja compartilhar este modelo com todos os outros catalogadores
Clique ‘Salvar’
Usar um modelo
Para usar um modelo,
Vá para adicionar um novo item
Escolha o modelo a atualizar na parte superior do formulário
Clique em ‘Apply template’
Se marcar ‘For session’, todos os novos itens serão baseados neste modelo, a menos que especificado de outra forma
Altere os valores conforme necessário
Salve o item
Excluir um modelo
Para excluir um modelo,
Vá para adicionar um novo item
Escolha o modelo a excluir na parte superior do formulário
Clique em ‘Delete template’
Editar itens
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_items (ou a permissão superlibrarian) para poder editar itens.
Itens podem ser editados de diversas maneiras.
Clicando em ‘Edit’ e depois em ‘Manage items’ no registro bibliográfico.
Isso abrirá uma lista de itens, onde você pode clicar no botão ‘Actions’ à esquerda do item específico que deseja editar e escolher ‘Edit’.
Isso abrirá o item no formulário abaixo da lista de itens, onde você poderá editar as informações do item.
Clicando em ‘Edit items’ ao lado do item, na aba ‘Items’.
Isso abrirá o editor no item a editar.
Clicando em ‘Edit’ e depois em ‘Edit items in a batch’.
Isso abrirá a ferramenta de modificação em lote de item, onde você pode editar todos os itens deste registro em lote.
Você pode marcar os itens que deseja editar e clicar em ‘Modify selected items’ na parte superior da lista.
Isso abrirá a ferramenta de modificação em lote de item, onde você poderá editar todos os itens selecionados em lote.
Você pode clicar em ‘Edit’ à direita de cada item, na aba ‘Holdings’.
Também há um link ‘Edit items’ abaixo de cada resultado de pesquisa, na interface administrativa.
Isso abrirá uma lista de itens, onde você pode clicar no botão ‘Actions’ à esquerda do item específico a editar e escolher ‘Edit’.
Por fim, você pode usar a ferramenta de modificação em lote de item.
Atualizações rápidas do status de item
É comum que os funcionários da circulação precisem alterar o status de um item para Lost ou Damaged. Isso não requer editar o registro do item inteiro. Em vez disso, clicar no código de barras do item no resumo de empréstimo ou no histórico de devoluções leva a um resumo de item. Você também pode acessar o resumo de item clicando na aba Items à esquerda da página de detalhes do registro bibliográfico.
Nesta visualização, você pode marcar um item como perdido escolhendo um status de perdido no menu suspenso e clicando no botão ‘Set status’. O mesmo se aplica aos status danificado e descartado.
Nota
Se a preferência do sistema PreventWithdrawingItemsStatus estiver ativada, os funcionários não poderão descartar itens que estejam emprestados ou em trânsito.
Duplicar itens
Você pode duplicar facilmente um item clicando no botão ‘Actions’ à esquerda de cada item na tela de gerenciamento de itens e escolhendo ‘Duplicate’.
Isso preencherá o formulário com os valores do item escolhido.
Editar itens em lote
Nota
Somente funcionários com a permissão items_batchmod (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Get there: More > Cataloging > Batch editing > Batch item modification
Esta ferramenta permite modificar um lote de registros de item no Koha.
Na ferramenta, escolha enviar um arquivo de códigos de barras ou números de item, ou digitalizar os códigos de barras um a um na caixa abaixo da ferramenta de envio. Você também pode decidir se os itens editados devem ser preenchidos com os valores padrão definidos na planilha padrão.
Depois que o arquivo for enviado, ou os códigos de barras listados, clique em ‘Continue’.
Será exibido um resumo dos itens que você quer modificar. A partir daqui, você pode desmarcar os itens que não quer modificar antes de fazer alterações no formulário abaixo. Você também pode ocultar colunas desnecessárias para evitar rolar de um lado para outro para ver toda a tabela de itens. A coluna de reservas mostra a contagem de reservas atuais do item.
Nota
Para desmarcar todos os itens atualmente emprestados, clique no link ‘Clear on loan’ na parte superior do formulário.
No formulário de edição, escolha quais campos editar. Marcando a caixa de seleção à direita de cada campo, você pode limpar os valores desse campo para os itens que está modificando.
Você também pode clicar no link ‘RegEx’ para transformar o campo de texto em uma substituição por expressão regular. Isso é usado para alterar apenas parte de uma cadeia de texto.
Nota
Se a preferência do sistema PreventWithdrawingItemsStatus estiver ativada, não será possível descartar itens emprestados ou em trânsito usando o editor de itens em lote.
Depois de feitas as alterações, a tarefa será colocada na fila de tarefas em segundo plano.
Para ver os itens editados, clique em ‘View detail of the enqueued job’.
Editar itens em lote a partir do registro bibliográfico
Você também pode editar em lote os itens de um registro bibliográfico acessando o registro e clicando em Edit > Edit items in batch.
Isso o levará à mesma ferramenta de modificação em lote de item mencionada acima.
Editar itens em lote a partir de um relatório
A ferramenta de modificação em lote de item também está disponível a partir de resultados de relatórios quando eles contêm números de item.
Quando o relatório contém o número de item, a opção ‘Batch operations with X visible records’ aparece automaticamente. Essa opção inclui modificação e exclusão em lote de item.
Por padrão, apenas 20 resultados são exibidos ao executar relatórios; portanto, a modificação em lote será feita apenas em 20 resultados. Se você tiver mais resultados que deseja editar em lote, altere o número de resultados por página antes de escolher a operação em lote.
Editar itens em lote a partir da pesquisa de item
A ferramenta de modificação em lote de item também está disponível a partir dos resultados da pesquisa de item.
Basta selecionar os itens a editar na lista de resultados, clicar em ‘Batch operations’ e escolher ‘Batch item modification’.
Agrupar itens
Você pode agrupar itens para fazer reservas em um subconjunto de itens de um registro bibliográfico, em vez de um item específico ou do próximo item disponível. Por exemplo, se você tiver um registro bibliográfico de uma série, com vários itens para cada volume, pode agrupar os itens por volume e fazer reservas no próximo item disponível de “Vol. 4”.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão manage_item_groups (ou a permissão superlibrarian) para criar, editar e excluir grupos de item.
Primeiro, você precisa ativar o recurso de grupos de item com a preferência do sistema EnableItemGroups.
Depois que a preferência do sistema estiver ativada, uma nova aba ‘Item groups’ aparecerá no registro detalhado, na interface administrativa.
Clique no botão ‘New item group’
No formulário exibido,
Name: informe um nome para o grupo; este nome ficará visível na interface administrativa e no OPAC
Display order: informe um número para a posição em que este grupo deve ser exibido em relação aos outros grupos do mesmo registro (por exemplo, se você tiver grupos com ordem de exibição 0, 1 e 2, o grupo 0 será exibido primeiro, o grupo 1 em segundo e o grupo 2 em terceiro. Você pode usar qualquer número; seus grupos podem ser 3, 11 e 27, e nesse caso 3 será exibido primeiro, depois 11 e por fim 27)
Clique em ‘Submit’ para criar o grupo
Depois de criado, você pode adicionar itens ao grupo.
Na aba ‘Holdings’, marque os itens que devem ser adicionados ao grupo
Na parte superior da tabela, haverá ações em lote; clique em ‘Add/move to item group’
Escolha a qual grupo os itens selecionados devem ser adicionados
Clique em ‘Set item group’
O grupo de item ao qual cada item pertence será exibido na tabela ‘Holding’.
Para excluir um grupo de item, vá até a aba ‘Item groups’ e clique no botão ‘Delete’. Isso excluirá apenas o grupo; os itens permanecerão, mas desagrupados.
Informações do item
À esquerda de todo registro bibliográfico há uma aba para visualizar os itens.
Clicar nessa aba mostrará informações básicas sobre os itens.
A seção ‘Item information’ mostra informações básicas sobre o item, como biblioteca de origem, tipo de item, coleção, número de chamada, número do exemplar, localização na estante, custo de reposição e materiais acompanhantes.
A seção ‘Statuses’ mostra o status atual do item. Se o item estiver emprestado, os detalhes do empréstimo são exibidos. Se o item foi renovado, você pode clicar em ‘View’ para ver os detalhes de qualquer renovação, incluindo a data, o funcionário que renovou o empréstimo, e se foi feito manual ou automaticamente (pelo cronjob automatic_renewals.pl).
Você também pode visualizar e editar as informações de status nesta seção. Se um item estiver marcado como perdido, danificado ou descartado, você verá a data em que esse status foi aplicado.
A seção ‘Priority’ mostra se o item está excluído da prioridade de reservas locais e se é possível fazer uma reserva antecipada neste item.
A seção ‘History’ mostra informações sobre a aquisição e o histórico de empréstimos do item. Se você pediu o item pelo módulo de Aquisições, esta seção incluirá a data do pedido, o fornecedor, a data de tombamento (recebimento) e o número da fatura. Clicar na data do pedido ou do tombamento leva às informações de aquisição daquele item. Esta seção também mostra o número total de empréstimos (com link para o histórico de empréstimos), a data e hora em que o item foi visto pela última vez, a data do último empréstimo e o último usuário a pegá-lo emprestado (se a preferência do sistema StoreLastBorrower estiver ativada), se o item foi pago pelo usuário, as informações de volume ou número de fascículo, e notas públicas e não públicas.
Adicionar imagens de capa para itens
Nota
Somente funcionários com a permissão upload_local_cover_images, além da permissão edit_items (ou a permissão superlibrarian), poderão adicionar imagens de capa a itens.
Se você tiver OPACLocalCoverImages ou LocalCoverImages definida como ‘Show’, você pode enviar imagens de capa para registros de item individuais pela opção ‘Upload image’ do botão Edit à direita da tabela de exemplares.
Clique em Choose file para localizar o arquivo de imagem no seu computador e depois em Upload file.
Na tela seguinte, você tem a opção de substituir imagens existentes. Em seguida, clique em Process images.
A imagem será exibida em uma coluna Cover image na exibição de exemplares.
Para excluir uma imagem, clique nela na exibição de exemplares. Você verá uma cópia esmaecida da imagem com a opção de excluir.
Mover itens
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_items (ou a permissão superlibrarian) para poder mover itens.
Os itens podem ser movidos de um registro bibliográfico para outro usando a opção ‘Attach item’.
Acesse o registro bibliográfico ao qual deseja anexar o item e escolha ‘Attach item’ no menu ‘Edit’.
Basta informar o código de barras do item que deseja mover e clicar em ‘Submit’.
Se este for o último item restante anexado a um registro bibliográfico, será exibido um botão para excluir o registro hospedeiro original.
Se você quiser mover todos os itens para um novo registro, criando apenas um registro bibliográfico, pode usar a ferramenta de unir registros em vez disso.
Excluir itens
Nota
Os funcionários devem ter a permissão edit_items (ou a permissão superlibrarian) para poder excluir itens.
Há várias formas de excluir registros de item.
Se você só precisar excluir um item, pode ir até a página de detalhes do registro, clicar no botão ‘Edit’ na parte superior e escolher ‘Manage items’.
Clique no botão ‘Actions’ ao lado do item a excluir e escolha a opção ‘Delete’. Se o item não estiver emprestado, ele será excluído.
Se nenhum dos itens anexados ao registro estiver emprestado no momento, na página de detalhes do registro, clique no botão ‘Edit’ na parte superior e escolha ‘Delete all items’. Isso excluirá todos os itens do registro.
Nota
Os funcionários devem ter a permissão delete_all_items (ou a permissão superlibrarian) para poder excluir todos os itens de um registro.
Você também pode escolher a opção ‘Delete items in a batch’, no mesmo botão ‘Edit’, para excluir todos os itens do registro.
Isso abrirá a ferramenta de exclusão em lote de item, onde você poderá excluir todos os itens do registro em lote.
Para excluir vários itens de um registro, mas não necessariamente todos, você pode marcar os itens a excluir e clicar em ‘Delete selected items’ na parte superior da lista.
Isso abrirá a ferramenta de exclusão em lote de item, onde você poderá excluir todos os itens selecionados em lote.
Por fim, você pode usar a ferramenta de exclusão em lote para excluir um lote de itens de diferentes registros.
Excluir itens em lote
Nota
Somente funcionários com a permissão items_batchdel (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Get there: More > Cataloging > Batch editing > Batch item deletion
Esta ferramenta permite excluir um lote de registros de item do Koha.
Na ferramenta, escolha enviar um arquivo de códigos de barras ou números de item, ou digitalizar os códigos de barras um a um na caixa abaixo da ferramenta de envio.
Depois que o arquivo for enviado, ou os códigos de barras listados, clique em ‘Continue’.
Será exibida uma tela de confirmação. A partir daqui, você pode desmarcar os itens que não deseja excluir. Você pode marcar a caixa ‘Delete records if no items remain’ para excluir o registro bibliográfico caso o último item esteja sendo excluído.
Nota
Itens que são o último item anexado a um registro bibliográfico com uma ou mais reservas em nível de registro serão desmarcados automaticamente. Você precisará excluir a reserva antes de excluir o item.
Itens que estão emprestados também serão desmarcados automaticamente. Eles precisarão ser devolvidos antes de poderem ser excluídos.
Se seu arquivo (ou lista de códigos de barras digitalizados) tiver mais de 1000 códigos de barras, o Koha não conseguirá exibir uma lista dos itens. Você ainda poderá excluí-los, mas não poderá escolher especificamente quais itens excluir, nem excluir os registros bibliográficos.
Clique em ‘Delete selected items.’
Nota
Se os itens estiverem emprestados, não serão excluídos.
A tarefa de exclusão será colocada na fila de tarefas em segundo plano.
Para ver os detalhes da exclusão, clique em ‘View detail of the enqueued job’.
Para excluir um novo lote de itens, clique em ‘New batch item deletion’.
Excluir itens em lote a partir do registro bibliográfico
A ferramenta de exclusão em lote de item também está disponível na página de detalhes do registro bibliográfico.
Na página de detalhes do registro bibliográfico, clique no botão ‘Edit’ e escolha a opção ‘Delete items in a batch’.
Isso abrirá a ferramenta de exclusão em lote de item para os itens do registro específico.
Excluir itens em lote a partir de um relatório
A ferramenta de exclusão em lote de item também está disponível a partir de resultados de relatórios quando eles contêm números de item.
Quando o relatório contém o número de item, a opção ‘Batch operations with X visible records’ aparece automaticamente. Essa opção inclui modificação e exclusão em lote de item.
Por padrão, apenas 20 resultados são exibidos ao executar relatórios; portanto, a exclusão em lote será feita apenas em 20 resultados. Se você tiver mais resultados que deseja excluir em lote, altere o número de resultados por página antes de escolher a operação em lote.
Excluir itens em lote a partir da pesquisa de item
A ferramenta de exclusão em lote de item também está disponível a partir dos resultados da pesquisa de item.
Basta selecionar os itens a excluir na lista de resultados, clicar em ‘Batch operations’ e escolher ‘Batch item deletion’.
Histórico de circulação específico do item
Cada registro bibliográfico mantem um histórico de circulação (com ou sem a informação de usuário de acordo com suas configurações), mas cada item também tem sua página de histórico. Para vê-la, clique na aba ‘Itens’a esquerda do registro que estiver visualizando.
Abaixo do cabeçalho ‘Histórico’ há um link ‘Ver histórico de empréstimos’, clicando neste link é aberto um histórico do exemplar ligeiramente diferente do que aparece na página de histórico do registro bibliográfico.
Modificações de item por idade
Get there: More > Cataloging > Automation > Automatic item modifications by age
Esta ferramenta permite atualizar campos específicos de item quando um item atinge uma determinada idade.
Nota
Somente funcionários com a permissão items_batchmod (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
Nota
As configurações desta ferramenta serão aplicadas pelo cron job correspondente.
Se você ainda não criou nenhuma regra, verá a opção ‘Add rules’ na página. Clique nesse botão para criar regras.
Se você já tiver regras, haverá um botão dizendo ‘Edit rules’. Para criar uma nova regra, clique no botão ‘Edit rules’ na parte superior da página.
Você será levado a uma página onde pode editar regras existentes ou criar uma nova.
Clique em ‘Add rule’.
Preencha o formulário exibido para definir a nova regra:
Age in days: a idade em dias na qual o item será atualizado
Age field: o campo no qual a idade é baseada
items.dateaccessioned (padrão): data de aquisição do item; no MARC21, normalmente é mapeado para 952$d
items.replacementpricedate: data a partir da qual o custo de reposição é válido; no MARC21, normalmente é mapeado para 952$w
items.datelastborrowed: data do último empréstimo do item; no MARC21, normalmente é mapeado para 952$s (não editável manualmente)
items.datelastseen: data da última transação feita no item; no MARC21, normalmente é mapeado para 952$r (não editável manualmente)
items.damaged_on: data em que o status danificado foi definido (não editável manualmente)
items.lost_on: data em que o status perdido foi definido (não editável manualmente)
items.withdrawn_on: data em que o status descartado foi definido (não editável manualmente)
Conditions: quais critérios são necessários para acionar a atualização
Escolha o campo a verificar no menu suspenso
Informe o valor que o campo deve ter para acionar a atualização
Se você precisar de mais de uma condição, clique em ‘Add a condition’
Substitutions: quais alterações são feitas quando o script é executado
Escolha o campo a alterar no menu suspenso
Informe o valor que o campo deve ter após a atualização
Se você precisar fazer mais de uma alteração, clique em ‘Add a substitution’
Ao terminar, clique no botão ‘Save’ para salvar a regra e voltar à página principal, ou clique em ‘Add rule’ novamente para adicionar outra regra.
Rotação de acervo
Vá: Mais > Catalogação > Automation > Stock rotation
Nota
Esta ferramenta só estará disponível se a preferência do sistema StockRotation estiver ativada.
Nota
Somente funcionários com a permissão stockrotation ou subpermissões (ou a permissão superlibrarian) terão acesso a esta ferramenta.
A rotação de acervo ajuda a distribuir os recursos de forma mais equilibrada entre as unidades da biblioteca e permite que os usuários vejam uma variedade maior de títulos.
Os itens são populares enquanto são novidade em uma determinada unidade. No entanto, seu uso geralmente diminui com o tempo. Esta ferramenta permite que os bibliotecários automatizem a movimentação de itens para outra unidade antes que o uso caia, prolongando assim a vida útil dos itens.
Os funcionários da biblioteca criam planos de rotação (escalas) e depois atribuem itens a eles. Um cronjob é então usado para fazer esses itens circularem pelas bibliotecas especificadas no plano de rotação, movendo-os para a próxima etapa depois que o período determinado tiver passado na etapa atual.
Nota
Para que esta ferramenta funcione como pretendido, o cron job stockrotation.pl precisa ser configurado para ser executado diariamente.
Avisos por e-mail podem ser usados para fornecer às bibliotecas uma lista de itens na estante a serem colocados em trânsito para a próxima biblioteca. Se um item estiver emprestado no momento em que deveria ser transferido, um alerta será exibido na próxima devolução.
Nota
The notice used is SR_SLIP. It can be customized with the Notices and slips tool.
From the stock rotation page you can add new rotation plans (rotas) and see a summary of your currently configured rotas. For each existing rota, there are buttons to: edit, manage stages and items, activate or deactivate, delete.
Nota
You can customize the columns of this table in the Table settings section of the Administration module (table id: stock_rotation).
Creating a new rota
Nota
Only staff with the manage_rotas permission (or the superlibrarian permission) will be able to create new rotas.
To create a new rota (rotation plan), click the ‘New rota’ button on the main stock rotation page.
Name: enter a name or code to identify the rota
Cyclical:
No: items will remain at the last library on the rotation plan upon reaching the end of the rota
Yes: items will continue to rotate, returning back to the first library on the rotation plan once they have completed their allotted time at the last library, indefinitely until manually removed from the rota
Description: optionally add an expanded description of the rota for display in summary views
Once the rota is complete with stages and items, activate it to begin cycling the items through the rotation: on the stock rotation summary, click the ‘Activate’ button next to the rota.
Adding stages to a rota
Nota
Only staff with the manage_rotas permission (or the superlibrarian permission) will be able to add stages to rotas.
Once the rota is created, you can add stages to it. Stages are a length of time that an item will stay at a particular library before moving on.
From the stock rotation summary page, click the ‘Manage’ button and choose the ‘Stages’ option.
Click the ‘Add stage’ button.
Library: choose the library this stage is for
Duration: enter the number of days the item should stay at this library before moving on
Clique em ‘Save’.
Once all the stages have been added, you can move them around using the handles on the left to change the order.
Adding items to a rota
Nota
Only staff with the manage_rota_items permission (or the superlibrarian permission) will be able to add items to existing rotas.
Once a rota has stages, items can be added to it.
From the stock rotation summary page, click the ‘Manage’ button and choose the ‘Items’ option.
Click the ‘Add items’ button.
Items can be added to a rota individually (by barcode) or in bulk (via the upload of a line delimited barcode file).
Items can also be added to a rota through the staff interface catalog, in the ‘Rota’ tab on the left when viewing a detailed record.
Choose the rota to add the item to and click ‘Add to rota’.
Items can also be automatically added to rotas at acquisition time by using the LRP (Library Rotation Plan) field in EDI.
On the Manage > Items page, there will be a summary of all items on the rota with their current location. You have options to immediately progress items, mark items as ‘in demand’ and remove an item from rotation.
Nota
You can customize the columns of this table in the Table settings section of the Administration module (table id: stock_rotation_manage_items).
Move to next stage: progress the item directly to the next stage even if the duration at the current stage is not complete.
Add “In demand”: double the duration the item will stay at it’s current stage compared to what is set in the rota. This is often used for items that are found to be unexpectedly popular at a particular library.
Remove from rota: remove the item from the rota.
Individual items can also be managed from the staff interface catalog, in the ‘Rota’ tab.
Creating labels
Nota
Only staff with the label_creator permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator
The label creator tool allows you to use layouts and templates which you design to print a nearly unlimited variety of labels including barcodes. Here are some of the features of the label creator tool:
Customize label layouts
Design custom label templates for printed labels
Build and manage batches of labels
Export single or multiple batches
Export single or multiple labels from within a batch
Export label data in one of three formats:
PDF - Readable by any standard PDF reader, making labels printable directly on a printer
CSV - Export label data after your chosen layout is applied allowing labels to be imported in to a variety of applications
XML - Included as an alternate export format
Label layouts
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator > Manage > Layouts
A layout is used to define the fields you want to appear on your labels.
Adding a layout
To add a new layout, click on the ‘New’ button at the top of the label creator tool and choose ‘Layout’.
Using the form that appears, decide what appears on your labels.
‘Layout name’: enter a name for the layout to help you identify it later.
‘Choose barcode type (encoding)’: if this is a barcode label, choose the encoding (Code 39 is the most common)
‘Choose layout type’: choose what type of information is printed on the label.
Only the bibliographic data is printed: only bibliographic information will appear on the label (this can be used for spine labels for example)
Nota
Bibliographic data includes any of the data fields that may be mapped to your MARC frameworks.
Barcode precedes bibliographic data: the barcode will appear at the top of the label and the bibliographic information underneath
Bibliographic data precedes barcode: the bibliographic information will appear at the top of the label and the barcode underneath
Barcode and bibliographic data are printed on alternating labels: the bibliographic information will appear on one label, and the barcode on the next label, alternating for each item
Only the barcode is printed: only the barcode will appear on the label
‘Bibliographic data to print’: if you chose to print bibliographic data on the label, choose from the preset list of fields which fields should appear on the label and in which order. Alternatively, you can click on ‘List fields’ and enter your own data.
Nota
In ‘List fields’, you can specify any database field from the following tables (use the database structure at https://schema.koha-community.org to find the field names):
items
biblioitems
biblio
branches
You can also specify MARC subfields as a 4-character tag-subfield string, for example 254a for the title field in MARC21.
You can also enclose a whitespace-separated list of fields to concatenate on one line in double quotes, for example “099a 099b” or “itemcallnumber barcode”.
Finally you can add in static text strings in single-quote, for example ‘Some static text here.’
‘Draw guide boxes’: choose if guidelines are printed around each label (this is useful when first setting up the label creator to check alignment with your label sheets)
‘Split call numbers’: choose if call numbers should be split (usually used on spine labels)
Nota
Call number splitting rules are managed under Administration > Classification sources.
‘Text justification’: choose the text alignment (left, center or right)
‘Font’: choose the font type
Font type choices are currently limited to:
Times-Roman (regular, bold, italic, or bold-italic): a serif font type
Courier (regular, bold, oblique (italic), or bold-oblique (bold-italic)): a monospace font type
Helvetica (regular, bold, oblique (italic), or bold-oblique (bold-italic)): a sans-serif font type
‘Font size’: enter the font size in points
‘Barcode width’: when printing barcodes, enter the width of the barcode as a fraction of the label width itself. For example, 0.8 means the barcode will take up 80% of the label length-wise.
- ‘Barcode height’: when printing barcodes, enter the height of the barcode as
a fraction of the label height.
‘Oblique title’: choose if the title should be italicized
Click ‘Save’ to save the new layout.
After saving, your layouts will appear under Manage > Layouts.
Editing a layout
To edit an existing layout, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator tool and choose ‘Layout’.
In the table of currently available layouts, click the ‘Edit’ button next to the layout you want to edit.
Change the necessary values and click ‘Save’.
Deleting a layout
To delete an existing layout, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator tool and choose ‘Layout’.
In the table of currently available layouts, click the ‘Delete’ button next to the layout you want to delete, and confirm the deletion.
Label templates
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator > Manage > Label templates
A template is based on the label/card stock you are using. This might be Avery 5160 for address labels, Gaylord 47-284 for spine labels or Avery 28371 for your patron cards, just to give a couple of examples. These labels will include all of the information you will need for setting up in Koha. This information may be on the packaging, on the vendor’s website or it can be measured manually.
Adding a template
To add a new template, click on the ‘New’ button at the top of the label creator page and choose ‘Label template’.
Using the form that appears you can define the template for your sheet of labels or cards.
‘Template ID’: this will be automatically generated after saving your template, this is simply a system-generated unique id
‘Template code’: enter a code for the template, the code should be something you can use to identify your template on a list of templates
‘Template description’: use this field to add additional information about the template
‘Units’: choose which measurement scale you’re going to be using for the template. This should probably match the unit of measurement used on the template description provided by the product vendor.
The measurements, number of columns and number of rows can be found on the packaging, on the vendor’s website or they can be measured manually.
Page height: height of the page
Page width: width of the page
Label width: width of the label
Label height: height of the label
Top page margin: height between the top of the page and the top of the first row of labels
Left page margin: width between the left side of the page and the left side of the first column of labels
Top text margin: height between the top of the label and the top of the first line of text
Left text margin: width between the left side of the label and the start of the text
Nota
If you do not supply a left text margin in the template, a 3/16” (13.5 point) left text margin will apply by default.
Number of columns: number of columns of labels in a page, or number of labels per row
Number of rows: number of rows of labels in a page, or number of labels per column
Gap between columns: width between two columns of labels
Gap between rows: height between two rows of labels
A profile is a set of “adjustments” applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned).
Before picking a profile try printing some sample labels so that you can easily define a profile that is right for your printer/template combination.
After finding any anomalies in the printed document, create a profile and assign it to the template.
Click ‘Save’ to save the new template.
After saving, your templates will appear under Manage > Label templates.
Editing a template
To edit an existing template, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Label template’.
In the table of currently available templates, click the ‘Edit’ button next to the template you want to edit.
Change the necessary values and click ‘Save’.
Excluir um modelo
To delete an existing template, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Label template’.
In the table of currently available layouts, click the ‘Delete’ button next to the layout you want to delete, and confirm the deletion.
Printer profiles
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator > Manage > Printer profiles
A profile is a set of “adjustments” applied to a given template just prior to printing which compensates for anomalies unique and peculiar to a given printer (to which the profile is assigned). This means if you set a template up and then print a sample set of data and find that the items are not all aligned the same on each label, you need to set up a profile for each printer to make up for the differences in printing styles, such as the shifting of text to the left, right, top or bottom.
If your labels are printing just the way you want, you will not need a profile.
Adding a printer profile
To add a new profile, click on the ‘New’ button at the top of the label creator tool and choose ‘Printer profile’.
Using the form that appears you can create a profile to fix any problems with your template.
‘Printer name’: enter a name for the printer. It does not have to match your printer exactly, it is only used for reference within Koha, so you can use the printer model number or you can call it ‘the printer on my desk’.
‘Paper bin’: enter a name for the printer’s paper tray. Like the printer name, it is only used as a reference.
‘Template name’ will be filled in once you have chosen which template to apply the profile to in the template edit form
‘Units’: define what measurement scale you’re using for your profile.
The next sections are used to adjust the label printing.
Offset describes what happens when the entire image is off center either vertically or horizontally
Creep describes a condition where the distance between the labels changes across the page or up and down the page
Nota
For these values, negative numbers move the error up and to the left and positive numbers move the error down and to the right
Example: the text is .25” from the left edge of the first label, .28” from the left edge of the second label and .31” from the left edge of the third label. This means the horizontal creep should be set to .03” to make up for this difference.
Click ‘Save’ to save the new profile.
After saving, your profiles will appear under Manage > Printer profiles.
Once you have saved your new profile, you can return to the list of templates and edit the template that this profile is for.
Editing a printer profile
To edit an existing printer profile, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Printer profiles’.
In the table of currently available printer profiles, click the ‘Edit’ button next to the profile you want to edit.
Change the necessary values and click ‘Save’.
Deleting a printer profile
To delete an existing printer profile, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Printer profiles’.
In the table of currently available profiles, click the ‘Delete’ button next to the profile you want to delete, and confirm the deletion.
Label batches
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator > Manage > Label batches
Batches are made up of the items for which you would like to print labels. Once in this tool you can search for the item records you would like to print out labels for.
Adding a label batch
Batches can be created in one of two ways. The first is to click the ‘Create label batch’ link on the Staged MARC management page.
The other is to choose to create a new batch from the label creator tool
You will be brought to an empty batch with a box to scan barcodes or itemnumbers in to and an ‘Add item(s)’ button at the bottom of the page.
You can either scan barcodes in to the box provided and click the ‘Add item(s)’ button or you can click the ‘Add item(s)’ button with the barcodes box empty. Clicking ‘Add item(s)’ with nothing in the barcodes box will open a search window for you to find the items you want to add to the batch.
From the search results, click the check box next to the items you want to add to the batch and click the ‘Add checked’ button. You can also add items one by one by clicking the ‘Add’ link to the left of each item.
Once you have added all of the items click the ‘Done’ button. Click again on the ‘Add item(s)’ button to transfer the items from the barcode box to the batch. The resulting page will list the items you have selected.
If some items were added more than once by accident, you can click the ‘Remove duplicates’ button. This will check barcodes and remove any duplicates from the batch.
If you need to remove some items from the batch, select them by checking the box on the right and click the ‘Remove selected items’ button.
Optionally, you can add a description to this batch, in case you need to find it later. Enter a description in the ‘Batch description’ field and click ‘Save description’. This description will appear in the ‘Currently available batches’ page.
To print your labels, click the ‘Export full batch’ button. To print only some of the labels, select the items and click the ‘Export selected item(s)’ button. To print only one label from the batch, click the ‘Export’ button to the right of that item. Either way you will be presented with a confirmation screen where you can choose your template and layout. If you’re using a sheet of labels that is not complete, you can enter the starting label (labels are counted horizontally).
You will then be presented with three download options: PDF, CSV, or XML.
After saving your file, simply print on the blank labels you have in your library.
The batch is saved for later use, if needed, and is accessible under Manage > Label batches.
Editing a label batch
To edit an existing label batch, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Label batches’.
You will access currently available batches.
You can print one or more batches directly from this page by checking the box to the right of the batch or batches to print and clicking ‘Export selected’.
To edit a batch, click the ‘Edit’ button next to the batch you want to edit.
Deleting a label batch
To delete an existing label batch, click on the ‘Manage’ button at the top of the label creator page and choose ‘Label batches’.
You will access currently available batches.
Click the ‘Delete’ button next to the batch you want to delete, and confirm the deletion.
You can also delete a batch from the batch page itself, by clicking the ‘Delete batch’ button above the table of items in the batch.
Barcode range
Get there: More > Cataloging > Tools > Label creator > New > Barcode range
If you want to print your barcode labels in advance, before even cataloging the items, you can choose to add a batch of a range of barcodes.
Click ‘New’ and choose ‘Barcode range’ from the label creator tool.
Enter the starting and ending barcodes.
Aviso
The barcode range tool does not accept leading zeroes. If you enter 0001234 the barcode that will be printed will be 1234.
Click ‘Print range’.
You will be presented with the confirmation screen where you can choose your template and layout and enter the starting label if using an incomplete sheet of labels.
Nota
The only download option for barcode ranges is PDF.
Save the file and print it on a blank sheet of labels.
Barcode generator
Nota
Only staff with the label_creator permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.
Get there: More > Cataloging > Tools > Barcode generator
Koha offers a barcode generator tool that can be used to create images of barcodes for various uses (in notices for example).
This tool can be used for a number of types of barcodes, as well as QR codes.
It will create an image from the given barcode in the chosen barcode format and also generate a unique HTML tag which can be used anywhere.
To generate a new image, fill out the form.
Barcode type: choose the barcode type to be used
Nota
Most barcode types allow only numerical characters.
The following allow alphanumeric characters:
Code39
NW7
QRcode
Some barcode types (EAN13, EAN8, UPCA, and UPCE) expect specific patterns (which can be found here https://barcode.tec-it.com/en/ under EAN/UPC).
Hide text: check this box if you only want the actual barcode on the image. If unchecked, the number will be printed in human readable characters under the barcode.
Barcode height: enter the height in pixels the barcode image should have
Barcode: enter the barcode to be printed
Click ‘Show barcode’.
On the right of the screen is the barcode image, which can be downloaded or printed.
Under the image, there is an HTML ‘img’ tag. You can copy the tag and paste it anywhere you need the barcode to appear (however, note that it is only available in the staff interface).
For a QR Code, the options are slightly different. Instead of ‘Barcode height’, there is a ‘QR Code module size’ field that can be adjusted by slider. The number refers to the size in pixels of each black or white square in the code (modules). The larger the modules, the larger the image will be.
A QR Code can take not only alphanumeric characters, but any type of textual information, such as a URL or even a short text.
Quick spine label creator
Nota
Only staff with the label_creator permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.
Get there: More > Cataloging > Tools > Quick spine label creator
Nota
This tool does not use the label layouts or templates, it simply prints a spine label in the first spot on the label sheet, or on a single label from a label printer.
Define the fields you want to print on the spine label in the SpineLabelFormat system preference.
Format your label printing by either editing the spinelabel.css file found in koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/css/ or adding the CSS directly in the IntranetUserCSS system preference.
For example, adding the following CSS code in IntranetUserCSS will alter the label’s font.
/* Modify the Quick Spine Label Creator Font etc */ .tools.labels #spinelabel { font-size:11.5pt; font-family:courier new; font-weight:bold; }
To use this tool you simply need the barcode for the book you’d like to print the spine label for, and click ‘View spine label’.
From the page that appears, click ‘Print this label’.
If for some reason you need to change the callnumber, click ‘Edit this label’. The lock icon on the button will become unlocked, and you will be able to click on the callnumber to edit it.
Autoridades
Registros de Autoridades são uma maneira de controlar campos nos seus registros MARC. Utilizar registros de Autoridades permite que você controle assuntos, cabeçalhos, nomes pessoais e lugares.
Adding authorities
Nota
Only staff with the editauthorities permission (or the superlibrarian permission) will be able to create authority records.
To add a new authority record you can either choose the authority type from the ‘New authority’ button or search another library by clicking the ‘New from Z39.50’ button.
Se você quiser adicionar uma nova autoridade do princípio, o formulário que aparecerá permite que você insira todos os detalhes necessários relativos ao seu registro de autoridades.
You can also change the authority type of the record in the ‘Settings’ menu above the cataloging form.
Para expandir valores colapsados, simplesmente clique no título e os subcampos aparecerão. Para duplicar um campo ou subcampo, clique no sinal de adição (+) ao lado do nome. Para utilizar plugins que auxiliam no preenchimento do campo, clique nas reticências (…) ao lado do campo.
When linking authorities to other headings, you can use the authority finder plugin by clicking the ‘Tag editor’ button to the right of the field.
Aqui você pode pesquisar pelo arquivo de autoridades pela autoridade que deseja linkar. Se você não conseguir encontrar a autoridade, você pode clicar no botão ‘Criar nova’ e adicionar a autoridade que for preciso. Este plugin também permite estabelecer o relacionamento entre as autoridades.
You can also import an authority record by clicking on ‘Z39.50/SRU search’ above the cataloging form. The Z39.50/SRU search form will open in a new window.
From the results you can use the ‘Actions’ menu to the right of the record you would like to add to Koha and select ‘Import’ to import it.
You will then be presented with the form to edit the authority before saving it to your system.
Searching authorities
A partir da página de autoridades, você pode pesquisar por termos existentes e pelos registros bibliográficos aos quais eles estão relacionados.
From the results you will see the authority record, how many bibliographic records it is attached to, an ‘Actions’ menu that includes the ability to edit, merge and delete (if there are no bibliographic records attached).
Nota
Em sistemas MARC21, se a preferência do sistema ShowHeadingUse estiver ativada, haverá uma coluna adicional mostrando o uso apropriado do registro de autoridade em entradas principais ou secundárias, cabeçalhos de assunto ou títulos de série.
Clicking on the ‘Details’ link to the right of the authority record summary will open the full record and the option to edit the record.
If the authority has ‘See also’s in it you will see those broken out on the search results, clicking the linked headings will run a search for that heading instead.
Editing authorities
Nota
Only staff with the editauthorities permission (or the superlibrarian permission) will be able to edit or delete existing authority records.
Authorities can be edited by clicking on the authority summary from the search results and then clicking the ‘Edit’ button above the record. Or by clicking on the ‘Edit’ link to the left of the authority on the search results.
Once you’ve made the necessary edits, simply click ‘Save’.
Depending on the number of bibliographic records this authority record is linked to, the bibliographic records may be updated right away. This depends on the value in the AuthorityMergeLimit system preference (the default is 50). If the number of bibliographic records is under the value of AuthorityMergeLimit, the bibliographic records will be changed right away. If the number of bibliographic records exceeds the value of AuthorityMergeLimit, they will only be updated when the merge_authorities.pl script is run.
Para excluir um registro de autoridade você precisa primeiro verificar se ele não está ligado a nenhum registro bibliográfico. Se não estiver sendo utilizado por nenhum registro, um link ‘Excluir’ aparecerá à direita do registro na página de resultados de busca.
Merging authorities
Nota
Only staff with the editauthorities permission (or the superlibrarian permission) will be able to merge authority records.
If you have duplicate authority records you can merge them together by clicking the ‘Merge’ link, found in the Actions menu, next to two results on an authority search.
After clicking ‘Merge’ on the first result you will see that authority listed at the top of the results.
Next you need to click ‘Merge’ next to the second result you’d like to merge.
You will be asked which of the two records you would like to keep as your primary record and which will be deleted after the merge.
Você será presenteado com o MARC para ambos os registos (qualquer um acessível por separados marcados com o número de registo). Por padrão todo o primeiro registo vai ser selecionado, desmarque os campos que não deseja no registo final (destino) e depois vá ao segundo separado para escolher quais os campos que também devem estar no registo final.
Once you have completed your selections click the ‘Merge’ button. The primary record will now contain the data you chose for it and the second record will be deleted.
If you have two authority records for the same heading in different frameworks, you can merge them together by clicking the ‘Merge’ link, found in the actions menu, next to two results on an authority search. For example, these authority records using different frameworks can be merged.
If you select the ‘Merge’ link, found in the action menu of the top record.
You will see that authority record listed at the top of the results.
Next you need to select ‘Merge’ next to the second result you’d like to merge.
You will be asked which of the two records you would like to keep as your primary record and which will be deleted after the merge. You will also use the dropdown menu to pick which framework to use.
You will be presented with the MARC for both of the records (each accessible by tabs labeled with the authority numbers for those records). By default the entire first record will be selected, uncheck the fields you don’t want in the final (destination) record and then move on to the second tab to choose which fields should be in the final (destination) record.
The “ref” record (the primary record) will be in the framework that you chose:
Once you have completed your selections click the ‘Merge’ button. The primary record will now contain the data you chose for it and the second record will be deleted.
The MARC tag of the linked headings will have been updated accordingly.
Exporting data
Nota
Only staff with the export_catalog permission as well as at least one of the editcatalogue sub-permissions (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.
Get there: More > Cataloging > Export > Export catalog data
Koha comes with a tool that will allow you to export your bibliographic, items and authority records in bulk. This can be used to send your records to fellow libraries, organizations or services; or simply for backup purposes.
Exporting bibliographic records
At the top of the screen you need to pick what data you’re exporting. If you’re exporting bibliographic records with or without the item information, click the ‘Export bibliographic records’ tab.
Fill in the form in order to limit which records are exported (all fields are optional)
From biblionumber / To biblionumber: limit the exportation to a range of biblionumbers
Item type: limit to a specific item type, or several item types
Aviso
This limit will use the item type defined in the item-level_itypes system preference.
If the item-level_itypes system preference is set to ‘specific item’ and there are no items attached to a bibliographic record, that record will not be exported.
To export all bibliographic records of a specific type, the item-level_itypes system preference needs to be set to ‘bibliographic record’.
With items owned by the following libraries: limit to a specific library or group of libraries
Aviso
This is a filter; if this is set to the default value (all libraries selected), or select one or more libraries, bibliographic records with no items attached will not be exported.
To get bibliographic records with no items, ‘clear all’ selected libraries (that is, deselect all libraries).
Call number range: limit to a call number range
Accession date (inclusive): limit to an acquisition date range
Use a file: you can load a file of biblionumbers of the records to be exported. The file type needs to be .csv or .txt
Don’t export items: by default, items will be exported. Check this box to only export bibliographic records
Remove items not owned by selected libraries: check this box to limit the exported items to items from the library you’re logged in as (if the ‘With items owned by the following libraries’ field above is set to ‘All’) or to the library or libraries selected above
Don’t export fields: enter which fields that should not be exported, separated by spaces. This can be handy if you’re sharing your data, you can remove all local fields before sending your data to another library
File format: choose the file type, MARC or MARCXML
File name: if needed, enter a new file name for the export file
Click ‘Export bibliographic records’
Exporting authority records
At the top of the screen you need to pick what data you’re exporting. If you’re exporting authority records, click the ‘Export authority records’ tab.
Fill in the form in order to limit which records are exported (all fields are optional)
From authid / To authid: limit the exportation to a range of authids
Authority type: limit the exportation to records of a specific authority type
Use a file: you can load a file of authids of the records to be exported. The file type needs to be .csv or .txt
Next choose fields that you would like to exclude from the export separated by a space (no commas)
Don’t export fields: enter which fields that should not be exported, separated by spaces.
To exclude all subfields of the 200 field, for example, just enter 200
To exclude a specific subfield, enter it beside the field value. For example, 100a will exclude just the subfield ‘a’ of the 100 field
File format: choose the file type, MARC or MARCXML
File name: if needed, enter a new file name for the export file
Click ‘Export authority records’
Inventory
Nota
Only staff with the inventory permission (or the superlibrarian permission) will have access to this tool.
Get there: More > Cataloging > Reports > Inventory
Koha’s inventory tool can be used in one of three ways:
By creating a shelf list that you can then mark items off on;
By uploading barcodes gathered by a portable scanner;
By comparing barcodes gathered by a portable scanner or scanned directly to a generated shelf list.
Creating a shelf list
If you do not have the ability to use your barcode scanner on the floor of the library, the option available to you is to generate a shelf list based on criteria you enter. You can then print it to use while walking around the library checking your collection or use it directly in Koha on a portable device.
First, choose the criteria for the items you want to print out on a list. All parameters are optional, but if none are selected, the resulting list might be quite large.
Library: choose the branch you want to check, as well as if that branch is the home library or the current holding library of the items.
Shelving location (items.location) is: you can filter by location.
Item callnumber between … and …: you can also limit the list to a specific range of callnumbers.
Call number classification scheme: if filtering by call number, make sure to choose the correct classification scheme
You can filter even more with item statuses (not for loan status, lost status, withdrawn status or damaged status). Check the boxes next to the statuses you want to include. For example, if you are using the list to shelf read, check only the ‘for loan’ status as the other items probably won’t be on the shelves.
Last inventory date: enter a date here to skip items that have been marked as seen recently.
Skip items on loan: check this box to filter out loaned items from the list.
Skip items on hold awaiting pickup: check this box to filter out items that are awaiting pickup by patrons
Item types: check the boxes next to the item types you want to include in your shelf list
Export to CSV file: check this box to generate a CSV file for altering in an application on your desktop. If this box is unchecked, the list will be presented on the screen.
Click on ‘Submit’ to generate your shelf list.
Once you have found the items on your shelves, return to this list and check the boxes next to the items you found. Next, click on one of the three buttons to continue:
Mark seen and quit: updates the ‘last seen’ date and time of the selected items to now and returns to the previous screen.
Mark seen and continue: updates the ‘last seen’ date and time of the selected items to now and shows the next page of the list.
Continue without marking: doesn’t update any of the items on this page and shows the next page of the list.
Uploading barcodes with a scanner
If you have a portable scanner (or a laptop and USB scanner) you can walk through the library with the scanner in hand and scan barcodes as you come across them (on a laptop, scan the barcodes into a text file or directly into the on screen text box). Once finished you can then upload the text file generated by the scanner to Koha.
Set inventory date to: choose the date you want to mark all items as last seen.
Compare barcodes list to results: uncheck for this method.
Do not check in item scanned during inventory: unless this is checked, Koha will check in items scanned, as it is assumed that they are on the shelf and so not loaned out. If you do not want to check in scanned items, check this option.
Check barcodes list for items shelved out of order: if this option is checked, Koha will compare the call numbers and make sure they are in the correct order.
Click ‘Submit’. This will update all the items’ ‘last seen’ date to the chosen date (time last seen will be 00:00).
Once you have the updated the last seen date for all items scanned during the inventory it is possible to use reports to identify items that were not scanned and can therefore be assumed missing (you can use the batch item modification tool to change the LOST status of these items). There are sample reports you can use on the Koha SQL Reports Library.
Comparing scanned barcodes to a shelf list
Alternatively, you can combine the two methods to automatically compare a list of scanned barcodes with a generated list.
First, upload you barcode file or scan the barcodes in the box.
Set inventory date to: choose the date you want to appear in the items’ ‘last seen’ field (the time last seen will be set to 00:00).
Compare barcodes list to results: should automatically be checked.
Do not check in items scanned during inventory: make sure to check this option if you do not want the scanned items to be automatically checked-in if they are checked-out.
Choose the filters (library, shelving location, callnumbers, statuses or item types) to generate a list with which to compare your barcodes. Click on ‘Submit’.
Nota
Depending on the number of barcodes you are comparing, this may take a few minutes. It is not recommended to compare lists of more than 1000 barcodes as this may cause a session timeout.
Once Koha has finished comparing the barcodes file to the generated list, it will return the number of items updated and a list of problematic items.
Nota
Unlike when creating a shelf list, the list that will be presented here will only contain the items that Koha has determined are problematic.
Missing (not scanned): the item is in the generated list but not in the barcodes file.
Found in wrong place: the item is in the barcodes list, but not in the generated list.
Still checked out: the item is checked out, but is in the generated list. It was not automatically checked in.
No barcode: the barcode doesn’t exist.
Unknown not-for-loan status: the item has ‘not for loan’ status that is not in the NOT_LOAN authorized value category
Item may be shelved out of order: the callnumber is out of order
Cataloging guides
Bibliographic record cataloging cheat sheet
This section is for MARC21.
Tag |
Label |
Description |
Instructions |
|---|---|---|---|
000 |
LEADER |
Describes the record (i.e. surrogate) – is it a record for a monograph? A serial? |
Click in this field to fill it in. Then set “Bibliographic level” to ‘a’ for articles or ‘s’ for serials. Otherwise, leave everything as is. The value in position 6 influences the type of material in 008. |
001 |
CONTROL NUMBER |
Accession number. |
Enter the accession number written inside the item here. For articles and items which do not have accession numbers, leave blank. You can use the autoControlNumber system preference to automatically fill this field with the biblionumber of the record. |
003 |
CONTROL NUMBER IDENTIFIER |
Your MARC organizational code |
Click in this field to fill it in (will auto fill if you have your MARCOrgCode preference set). |
005 |
D & T LATEST TRANSACTION |
Current date and time. |
Click in this field to fill it in. |
008 |
FIXED-LENGTH DATA ELEMENTS |
Field containing computer-readable representations of a number of things. |
The type of material is automatically set according to the leader, position 06. Generally you will only use ‘s’ (single) or ‘m’ (multiple) options for position 06- use the former when the item was published in a single year, the latter when it was published over the course of several. If there is a single date, only enter a date in the first date field (positions 07-10). Enter the three-digit country code in positions 15-17, being sure to add spaces if the country code is fewer than three characters long. If there is an index, note that fact in position 31. Enter the three-letter language code in positions 35-37. |
010 |
LCCN |
A number assigned by the Library of Congress to uniquely identify the work. |
Check on the copyright page of the book (if it was published in the US) or the LC catalog for this number. If you can’t find it, don’t worry about it. |
020 |
ISBN |
Unique number used by publishers to identify books. |
If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one. |
022 |
ISSN |
Unique number used by publishers to identify serials. |
If this number isn’t listed on the book, there probably isn’t one. |
033 |
DATE/TIME OF EVENT |
Used for auction dates. Required for auction catalogs. |
For auctions that took place on only one day, enter the date of the auction in the format YYYYMMDD in the subfield ‘a’ and a ‘0’ in the first indicator. For auctions that took place over two consecutive days or any number of non-consecutive days, create a subfield ‘a’ for each day with the date in the format YYYYMMDD, and put a ‘1’ in the first indicator. For auctions that took place over more than two consecutive days, create a subfield ‘a’ (in format YYYYMMDD) for the first day and a subfield ‘a’ (also in format YYYYMMDD) for the last day, and put a ‘2’ in the first indicator. |
040 |
CATALOGING SOURCE |
Identifies which libraries created and modified the record. |
For imported records, add a subfield ‘d’ with your OCLC code as the value. For new records, make sure that the subfield ‘c’ with your OCLC code as the value. |
041 |
LANGUAGE CODE |
Identifies all the languages used in an item, when two or more languages are present. |
For significant portions of a text in a given language, there should be a subfield ‘a’ with that language code. If there are only summaries or abstracts in a specific language, create a subfield ‘b’ with that language code. For the language of sung or spoken text use subfield ‘d’. |
100 |
MAIN ENTRY–PERSONAL |
Authorized form of the main author’s name |
See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a ‘1’, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be ‘0’. |
110 |
MAIN ENTRY–CORPORATE |
Authorized form of the name of the main corporate author. Required for auction catalogs. |
Auction catalogs should use a 110 field rather than a 100 field. See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. |
111 |
MAIN ENTRY–MEETING |
Authorized form of the name of a meeting which acted as a main offer (e.g. conference proceedings) |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. |
245 |
TITLE STATEMENT |
Transcription of the title statement from the title page (or chief source of information) |
Enter the title in subfield ‘a’, the subtitle in subfield ‘b’, and the statement of responsibility in subfield ‘c’. If you are creating a record for a single volume or part of a multi-part item, you should put the part number in subfield ‘n’ and the part title in subfield ‘p.’ For auction catalogs, the date (in ‘MM/DD/YYYY’ format) should be listed in square brackets in subfield ‘f’. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to ‘0’ if there is no author, otherwise set it to ‘1’. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for “The “ set the second indicator to ‘4’). |
246 |
VARYING FORM OF TITLE |
Alternate form of title for searching and filing purposes |
If the patron might look for the work under a different title, enter it here. Do not include initial articles. The first indicator should be ‘3’, unless the title is merely a variant spelling, in which case the first indicator should be ‘1’. |
250 |
EDITION STATEMENT |
Transcription of the edition statement from the title page (or chief source of information) |
Transcribe the edition statement exactly as it appears on the title-page. You may abbreviate if the edition statement is very long. |
260 |
PUBLICATION (IMPRINT) |
Publication information. |
Put the location of publication in subfield ‘a’, the publisher in subfield ‘b’, and the year (or probable year) in subfield ‘c’. See ISBD punctuation sheet. |
264 |
PRODUCTION, PUBLICATION ETC. |
Production, Publication, Distribution, Manufacture, and Copyright Notice. |
Put the location of publication in subfield ‘a’, the publisher in subfield ‘b’, and the year (or probable year) in subfield ‘c’. See ISBD punctuation sheet. The label is set dynamically from the second indicator so generally this would be set to ‘1’ for Publisher: . |
300 |
PHYSICAL DESCRIPTION |
Physical description |
Enter the pagination statement in subfield ‘a’, a brief description of “special” contents such as illustrations or maps in subfield ‘b’ (see AACR2), and the size of the item in subfield ‘c’. See ISBD punctuation sheet. |
490 |
SERIES STATEMENT |
Shows the series statement exactly as it appears on the item. |
Transcribe the series statement into subfield ‘a’ with the volume number in subfield ‘v’. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to ‘1’ if you are using an 830. As a general rule, you should do so. |
500 |
GENERAL NOTE |
Notes that don’t fit anywhere else. |
Enter notes as full sentences, with a separate 500 field for each distinct topic. |
501 |
WITH NOTE |
Notes whether the work is bound with the works described by other records. |
Put description of relationship in subfield ‘a’. |
504 |
BIBLIOGRAPHY, ETC. NOTE |
Indicates whether the work includes a bibliography. |
If the work includes a bibliography and index, put the text “Includes bibliographical references (p. XXX-XXX) and index.” in subfield ‘a’. If the work does not include an index, remove that part of the sentence. If the references are scattered throughout the work and not gathered into a distinct sentence, remove the parenthetical statement. |
505 |
FORMATTED CONTENTS |
List of contents in a standard format. Unformatted contents can be listed in a 500 (General Note) field. |
See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to ‘0’. If you are separately coding authors and titles, set the second indicator to ‘0’. Otherwise, leave the second indicator blank. |
518 |
DATE/TIME OF EVENT NOTE |
Used for auction dates. |
For auction catalogs, enter the date of the auction in the format ‘January 2, 1984’ in the subfield ‘a’ |
520 |
SUMMARY, ETC. |
A brief summary or abstract of the book or article. |
In general you do not need to write a summary. A summary might be called for, however, with items that cannot be easily reviewed by a patron, such as books with highly acidic paper or CD-ROMs. |
546 |
LANGUAGE NOTE |
Note describing the languages used in the work |
Only needed for works in multiple languages. See ISBD punctuation sheet. |
561 |
PROVENANCE INFORMATION |
Describes the previous ownership of the item. |
Used only for rare books. |
563 |
BINDING INFORMATION |
Describes the binding of the item. |
Used only for rare books. |
590 |
LOCAL NOTE |
Local notes. Required for auction catalogs. |
Used for auction catalogs to indicate what types of coins are sold in the auction- Roman, Greek, etc. |
600 |
SUBJECT ADDED–PERSONAL |
Authorized form of personal names for people discussed in the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a ‘1’, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be ‘0’. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
610 |
SUBJECT ADDED–CORPORATE |
Authorized form of corporate names for organizations discussed in the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
611 |
SUBJECT ADDED–MEETING |
Authorized form of meeting names for meetings discussed in the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
630 |
SUBJECT ADDED–UNIFORM TITLE |
Authorized form of titles for other works discussed in the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for “The “ set the first indicator to ‘4’). If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
650 |
SUBJECT ADDED–TOPICAL |
Library of Congress Subject Heading terms describing the subject of the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
651 |
SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL |
Library of Congress Subject Heading geographical terms describing the subject of the work |
See Authorized headings sheet and AACR2. If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
655 |
INDEX TERM–GENRE/FORM |
Describes what an item is as opposed to what the item is about. |
Generally used only for auction catalogs, which should have the genre heading “Auction catalogs.” (make sure to find the authorized heading!) If you found the name in the LC authority file, set the second indicator to ‘0’. If you are using a term from a specific thesaurus, set the second indicator to ‘7’ and put the code for the thesaurus in subfield ‘2’. Otherwise set the second indicator to ‘4’. |
690 |
LOCAL SUBJECT ADDED–TOPICAL |
Used for headings from any custom subject authority file. |
If there is no appropriate LCSH term, you can use a 690 with subject headings you find on other items in the catalog. |
691 |
LOCAL SUBJECT ADDED–GEOGRAPHICAL |
Used for headings from any custom subject authority file. |
If there is no appropriate LCSH term, you can use a 691 with subject headings you find on other items in the catalog. |
700 |
ADDED ENTRY–PERSONAL |
Used for second authors and other persons related to the production of the work. |
See Authorized headings sheet and AACR2. The first indicator should generally be a ‘1’, to indicate that the entry is surname first. If the name consists only of a forename, however, the first indicator should be ‘0’. |
710 |
ADDED ENTRY–CORPORATE |
Used for corporate bodies related to the production of the work (e.g. publishers). |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. |
711 |
ADDED ENTRY–MEETING |
Used for meetings related to the production of the work (e.g. symposia that contributed to the work). |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to ‘2’. |
730 |
ADDED ENTRY–UNIFORM TITLE |
Used for uniform titles related to the production of the work (e.g. a work that inspired the present work) |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the first indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for “The “ set the first indicator to ‘4’). |
773 |
HOST ITEM ENTRY |
Describes the larger bibliographic unit that contains the work (e.g. book or journal containing the article being described in the current record) |
If the host publication is author main entry, enter the authorized form of the author’s name in subfield ‘a’. Put the title in subfield ‘t’. If the host publication is an independent work, put publication information in subfield ‘d’. When available, ISSN and ISBN should always be used in, in subfields ‘x’ and ‘z’ respectively. Relationship information (e.g. volume number, page number, etc.) goes in subfield ‘g’. Subfield ‘q’ contains an encoded representation of the location of the item: volume, issue, and section numbers are separated by colons, and the first page is entered following a ‘<’ at the end of the subfield. See ISBD punctuation sheet. Set the first indicator to ‘0’. If you want the label “In:” to be generated, leave the second indicator blank. If you want something else displayed before the 773 text, set the second indicator to ‘8’ and add a subfield ‘i’ with the label you want at the beginning of the field (e.g. “$iOffprint from:”). |
830 |
SERIES ENTRY–UNIFORM TITLE |
Authorized form of the series name transcribed in the 490 field. Often this will just be the same as the 490. |
See Authorized headings sheet and AACR2. Set the second indicator to the number of non-filing characters (i.e. characters in an initial articles plus the space… for “The “ set the second indicator to ‘4’). |
852 |
LOCATION/CALL NUMBER |
Provides the section name for pre-barcode books, pamphlets, and some articles and serials. |
Do not put anything in this field if you are cataloging a volume which gets only one record and a barcode. If the item does not get a barcode, or you are currently creating a record for an article in a volume, put the section in subfield ‘a’ (see ANS cataloging documentation), and the call number in subfield ‘i’. Set the first indicator to ‘8’. |
856 |
ELECTRONIC ACCESS |
Links to material available online. |
Put the URL of any electronic copies or summaries, etc. in subfield ‘u’ and a link title in subfield ‘y’. Set the first indicator to ‘4’. |
942 |
ADDED ENTRY ELEMENTS (KOHA) |
Used for Koha-specific data. |
Set the subfield ‘c’ to the appropriate item type. |
Table: Cataloging Guide
Koha-specific fields
Koha uses three fields to store information specific to it.
At the record level, 942 (MARC21) or 942 and 099 (UNIMARC) is used to store information such as record-level item type, record-level call number and classification scheme.
The item (holding) information is stored in 952 (MARC21) or 995 (UNIMARC).
System control numbers for Koha are stored in 999 (MARC21) or 001 and 090 (UNIMARC).
Added entry elements (942 / 099)
942$0 / 099$x - Koha issues (borrowed), all copies
MARC21: 942$0
UNIMARC: 099$x
This field contains the total number of issues/checkouts of all items of this record. It is populated using the update_totalissues.pl cronjob.
Mapped to: biblioitems.totalissues
Indexed in: totalissues
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
942$2 - Source of classification or shelving scheme
MARC21: 942$2
UNIMARC: 942$2
This field contains the source of classification used by the record’s call number (942$h and 942$i (MARC21)).
There is a choice of classification sources as they are defined in administration. If no classification scheme is entered, the system will use the value entered in the DefaultClassificationSource preference.
The source of classification will be used, along with the call number itself (942$h and 942$i (MARC21)) to create the normalized call number used when sorting by call number.
Mapped to: biblioitems.cn_source
Indexed in: cn-bib-source
942$6 - Koha normalized classification for sorting
MARC21: 942$6
UNIMARC: 942$6
This field contains the normalized call number used for sorting, based on the record-level call number (942$h and 942$i (MARC21)) and the classification source (942$2).
Mapped to: biblioitems.cn_sort
Indexed in: cn-bib-sort
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
942$c - Koha item type
MARC21: 942$c
UNIMARC: 942$c
This field contains the record-level item type.
The record-level item type is used in various places in Koha.
The value from 942$c is copied to 952$y (MARC21) or 995$r (UNIMARC) as the default value when adding a new item to that record
The record-level item type can be used for the circulation rules if the item-level_itypes system preference allows it (this system preference lets you choose between using the record-level or item-level item type for the circulation rules, among other things)
The record-level item type is indexed and used in the search (see also the AdvancedSearchTypes system preference) as well as the facets (this is useful to find records that don’t have items, like records for online resources, ebooks, pdf files, etc.)
The record-level item type is used for record-level/”next available” holds
The record-level item type is used for record-level article requests
The record-level item type is displayed in various tables in the staff interface, in the circulation module among other places (it is possible to hide unwanted columns in the Table settings section of the Administration module)
Mapped to: biblioitems.itemtype
Indexed in: itemtype (mc-itemtype), itype (mc-itype)
942$e - Edition
MARC21: 942$e
UNIMARC: N/A
This field contains the edition information.
942$h - Classification part
MARC21: 942$h
UNIMARC: N/A
This field contains classification part of the call number. It is used, along with 942$2 and 942$i (MARC21) to create the normalized call number (942$6) used when sorting by call number.
Mapped to: biblioitems.cn_class
Indexed in: cn-class
942$i - Item part
MARC21: 942$i
UNIMARC: N/A
This field contains item part of the call number. It is used, along with 942$2 and 942$h (MARC21) to create the normalized call number (942$6) used when sorting by call number.
Mapped to: biblioitems.cn_item
Indexed in: cn-item
942$k - Call number prefix
MARC21: 942$k
UNIMARC: N/A
This field contains prefix to the call number.
Mapped to: biblioitems.cn_prefix
Indexed in: cn-prefix
942$m - Call number suffix
MARC21: 942$m
UNIMARC: N/A
This field contains suffix to the call number.
Mapped to: biblioitems.cn_suffix
Indexed in: cn-suffix
942$n / 955$n - Suppress in OPAC
MARC21: 942$n
UNIMARC: 955$n
If the OpacSuppression system preference is set to ‘hide’, this field indicates if the record should be hidden from the OPAC.
In this field, ‘1’ means the record will be hidden in the OPAC, and ‘0’ (or empty) means the record will be visible in the OPAC.
You can use the YES_NO authorized value category in this field if you don’t want to remember the numerical values.
Indexed in: suppress
942$s / 099$s - Serial record flag
MARC21: 942$s
UNIMARC: 099$s
This field is used by the serials module to indicate whether or not the record is associated with a serial subscription.
Mapped to: biblio.serial
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Location and item information (952)
Koha uses field 952 to store item (holding) information in MARC21, and field 995 in UNIMARC.
952$0 / 995$0 - Withdrawn status
MARC21: 952$0
UNIMARC: 995$0
Uses
This field is used to set the withdrawn (weeded) status of the item.
You can use the withdrawn status to weed items without deleting the items.
In the search results, the withdrawn item will be marked as unavailable.
Effects on circulation
A withdrawn item will not be able to be checked out.
A withdrawn item will not be able to be checked in unless the BlockReturnOfWithdrawnItems system preference allows it.
Values
The withdrawn status is numerical, ‘0’ (or empty) means ‘not withdrawn’ and any other number means ‘withdrawn’.
By default, the field is associated with the WITHDRAWN authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. The default values in the WITHDRAWN authorized value category are
1: Withdrawn
Display
Staff interface
Search results (withdrawn items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Withdrawn status’ under ‘Statuses’
OPAC
Search results (withdrawn items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
To hide withdrawn items from the OPAC, use the OpacHiddenItems system preference.
Mapped to: items.withdrawn
Indexed in: withdrawn
952$1 / 995$2 - Lost status
MARC21: 952$1
UNIMARC: 995$2
Uses
This field is used to set the lost status of the item.
You can use the lost status to mark items as lost or missing
In the search results, the lost item will be marked as unavailable.
Marking an item lost while it is checked out can charge the replacement cost (952$v (MARC21) or 995$g (UNIMARC)) to the patron (see WhenLostChargeReplacementFee), as well as a processing fee (the processing fee is set at the item type level)
The lost status can be changed automatically after a number of days overdue with the longoverdue.pl cronjob
Effects on circulation
The ability to check out a lost item depends on the IssueLostItem system preference.
The ability to check in a lost item depends on the BlockReturnOfLostItems system preference.
Values
The lost status is numerical, ‘0’ (or empty) means ‘not lost’ and any other number means ‘lost’.
By default, the field is associated with the LOST authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. The default values in the LOST authorized value category are
1: Lost
2: Long overdue (lost)
3: Lost and paid for
4: Missing
5: Missing from bundle
Display
Staff interface
Search results (lost items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Lost status’ under ‘Statuses’
OPAC
Search results (lost items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
It’s possible to configure Koha so that lost items don’t display in the OPAC with the hidelostitems system preference.
Mapped to: items.itemlost
Indexed in: lost
952$2 / 995$4 - Source of classification or shelving scheme
MARC21: 952$2
UNIMARC: 995$4
Uses
This field contains the source of classification used by the record’s call number (952$o (MARC21) or 995$k (UNIMARC)).
The source of classification will be used, along with the call number itself (952$o (MARC21) or 995$k (UNIMARC)) to create the normalized call number (952$6 (MARC21) or 995$s (UNIMARC)) used when sorting by call number.
Values
There is a choice of classification sources as they are defined in administration.
If no classification scheme is entered, the system will use the value entered in the DefaultClassificationSource preference.
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.cn_source
Indexed in: classification-source
952$3 / 995$l - Materials specified
MARC21: 952$3
UNIMARC: 995$l (L)
Uses
This field is used to add information about accompanying materials or to specify how many pieces the item has.
Effects on circulation
This information will be displayed when circulation the item so that the circulation staff knows to make sure all the accompanying material is there when checkout out and it’s still there when checking the item back in.
Values
This is a free text field, but it is possible to associate it to an authorized value category in the MARC framework to make it into a drop-down menu.
Display
Staff interface
This information will appear when checking out or checking in an item
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_materials or otherholdings_materials
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Materials specified’ under ‘Item information’
OPAC
Holdings table in the record’s detail page (it is hidden by default)
Nota
Use Table settings if you want to show that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_materials
Mapped to: items.materials
Indexed in: materials-specified
952$4 / 995$1 - Damaged status
MARC21: 952$4
UNIMARC: 995$1
Uses
This field is used to set the damaged status of the item.
In the search results, the damaged item will be marked as unavailable.
Effects on circulation
The damaged status does not affect the ability to check out or check in an item.
The AllowHoldsOnDamagedItems system preference indicates whether or not damaged items can be put on hold.
Values
The damaged status is numerical, ‘0’ (or empty) means ‘not damaged’ and any other number means ‘damaged’.
By default, the field is associated with the DAMAGED authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. The default values in the DAMAGED authorized value category are
1: Damaged
Display
Staff interface
Search results (damaged items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Damaged status’ under ‘Statuses’
OPAC
Search results (damaged items will be marked as unavailable)
Holdings table in the record’s detail page
To hide damaged items from the OPAC, use the OpacHiddenItems system preference.
Mapped to: items.damaged
Indexed in: damaged
952$5 / 995$3 - Use restrictions
MARC21: 952$5
UNIMARC: 995$3
Uses
This field is used to set the restricted status of the item.
In the search results, the restricted item will be marked as available.
Effects on circulation
A restricted item will not be able to be checked out.
Values
The restricted status is numerical, ‘1’ means restricted and ‘0’ (or empty) means unrestricted.
Nota
Unlike other statuses, the restricted status can only be 0 (not restricted) or 1 (restricted).
By default, the field is associated with the RESTRICTED authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. The default values in the RESTRICTED authorized value category are
1: Restricted access
Display
Staff interface
Search results (restricted items will be marked as available)
Holdings table in the record’s detail page
OPAC
Search results (restricted items will be marked as available)
Holdings table in the record’s detail page
Mapped to: items.restricted
Indexed in: restricted
952$6 / 995$s - Koha normalized classification for sorting
MARC21: 952$6
UNIMARC: 995$s
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
This field contains the normalized call number used for sorting, based on the item-level call number (952$o (MARC21) or 995$k (UNIMARC)) and the classification source (952$2 (MARC21) or 995$4 (UNIMARC)).
Display
This information is not displayed anywhere in the OPAC or in the staff interface, it is for Koha’s internal use only.
Mapped to: items.cn_sort
Indexed in: cn-sort
952$7 / 995$o - Not for loan status
MARC21: 952$7
UNIMARC: 995$o
Uses
This field is used to set the not for loan status of the item.
In the search results, the not for loan item will be marked as unavailable or for reference use only (see Reference_NFL_Statuses)
Effects on circulation
Items with a not for loan status cannot be checked out (unless AllowNotForLoanOverride allows it)
Depending on the value, items may or may not be put on hold (see below)
Depending on TrapHoldsOnOrder and SkipHoldTrapOnNotForLoanValue not for loan items may be used to fill holds
The UpdateNotForLoanStatusOnCheckin system preference can be used to automatically change not for loan values upon checkin
The UpdateNotForLoanStatusOnCheckout system preference can be used to automatically change not for loan values when checking out the item
Values
The not for loan status is numerical, ‘0’ (or empty) means available.
Negative values (< 0) mean that the item cannot be checked out, but can be put on hold.
Positive values (> 0) mean that the item cannot be checked out nor be put on hold.
By default, the field is associated with the NOT_LOAN authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. The default values in the NOT_LOAN authorized value category are
-1: On order
1: Not for loan
2: Staff collection
3: Added to bundle
Display
Staff interface
Search results (not for loan item will be marked as unavailable or for reference use only (see Reference_NFL_Statuses))
Holdings table in the record’s detail page
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Withdrawn status’ under ‘Statuses’
OPAC
Search results (not for loan item will be marked as unavailable or for reference use only (see Reference_NFL_Statuses))
Holdings table in the record’s detail page
To hide not for loan items from the OPAC, use the OpacHiddenItems system preference.
Mapped to: items.notforloan
Indexed in: notforloan
952$8 / 995$h - Collection
MARC21: 952$8
UNIMARC: 995$h
Uses
This field is used to set the collection of the item.
Collections in Koha are used to group items in ways other than physically (the physical location can be stored in 952$c (MARC21) or 995$e (UNIMARC)). An example of a collection could be ‘Local authors’.
Collections can also be used to limit transfers in multi-branch systems (see the Library transfer limits section of the administration) if BranchTransferLimitsType is set to ‘collection code’
The collection of an item is used in the search (see the AdvancedSearchTypes system preference) as well as the facets.
Values
By default, the field is associated with the CCODE authorized value category. The default values in the CCODE authorized value category are
FIC: Fiction
NFIC: Non-fiction
REF: Reference
Display
Staff interface
The collections will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_ccode or otherholdings_ccode
Checkouts table in the patron’s file
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: collection
Many other places all throughout Koha
OPAC
Search results, if OpacItemLocation allows it
The collections will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_ccode
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.ccode
Indexed in: collection-code
952$9 / 995$9 - Itemnumber
MARC21: 952$9
UNIMARC: 995$9
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
The itemnumber is the internal number assigned to each item by Koha. It is unique and cannot be reattributed even when the item is deleted.
Display
This information is not displayed anywhere in the OPAC or in the staff interface, it is for Koha’s internal use only.
Mapped to: items.itemnumber
Indexed in: itemnumber
952$a / 995$b - Home library
MARC21: 952$a
UNIMARC: 995$b
Required
Uses
This field indicates the home library of the item.
The home library is important for many things in Koha, including, but not limited to
The home library of an item is used in the search as well as the facets (see the DisplayLibraryFacets system preference)
Effects on circulation
As previously stated, the circulation rules are based on the item’s library (see the HomeOrHoldingBranch system preference)
Values
Libraries are defined in the libraries section of the administration page.
Display
Staff interface
Depending on the DisplayLibraryFacets system preference, the home library may be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_homebranch or otherholdings_homebranch
This information is displayed in the staff interface, in the ‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Home library’ under ‘Item information’
Checkouts table in the patron’s file
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: homebranch
Many other places all throughout Koha
OPAC
Search results (if OpacItemLocation allows it)
Depending on the DisplayLibraryFacets system preference, the home library may be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page, if OpacLocationBranchToDisplay allows it
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_home_location
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.homebranch
Indexed in: homelibrary
952$b / 995$c - Current library
MARC21: 952$b
UNIMARC: 995$c
Required
Uses
This field indicates the current library (holding library) of the item.
The current library is important for many things in Koha, including
The current library of an item is used in the search as well as the facets (see the DisplayLibraryFacets system preference)
Effects on circulation
As previously stated, the circulation rules are based on the item’s library (see the HomeOrHoldingBranch system preference)
Values
Libraries are defined in the libraries section of the administration page.
Display
Staff interface
Depending on the DisplayLibraryFacets system preference, the holding library may be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_holdingbranch or otherholdings_holdingbranch
This information is displayed in the staff interface, in the ‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Current library’ under ‘Item information’
Many other places all throughout Koha
OPAC
Search results (if OpacItemLocation allows it)
Depending on the DisplayLibraryFacets system preference, the holding library may be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page, if OpacLocationBranchToDisplay allows it
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_current_location
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.holdingbranch
Indexed in: holdinglibrary
952$c / 995$e - Shelving location
MARC21: 952$c
UNIMARC: 995$e
Uses
This field indicates the location of the item (physical place in the library).
Shelving locations in Koha are used to group items physically. An example of a shelving location could be ‘Children’s section’.
The location of an item is used in the search (see the AdvancedSearchTypes system preference) as well as the facets.
The UpdateItemLocationOnCheckin system preference can be used to automatically change location values upon checkin
The UpdateItemLocationOnCheckout system preference can be used to automatically change location values upon checkout.
Values
By default, the field is associated with the LOC authorized value category. The default values in the LOC authorized value category are
AV: Audio visual
CART: Book cart
CHILD: Children’s area
FIC: Fiction
GEN: General stacks
NEW: New materials shelf
DISPLAY: On display
PROC: Processing center
REF: Reference
STAFF: Staff office
The default value for new items can be set using the NewItemsDefaultLocation system preference
Display
Staff interface
The locations will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page (under the home library)
This information is displayed in the staff interface, in the ‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Home library’ under ‘Item information’
Checkouts table in the patron’s file
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: location
Many other places all throughout Koha
OPAC
Search results (if OpacItemLocation allows it)
The locations will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page, the OpacLocationOnDetail system preference indicates in which column this information is located
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC
Table id: holdingst
Column: item_shelving_location (if OpacLocationOnDetail is set to ‘separate column’)
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.location
Indexed in: location
952$d / 995$5 - Date acquired
MARC21: 952$d
UNIMARC: 995$5
Uses
This field is used to enter the date of acquisition of the item.
The acquisition date can be used in the search and the sort function in the search results
When using the Acquisitions module, this should be filled automatically with the acquisition date
Values
This should be a date in the YYYY-MM-DD format (there is a handy date picker to ensure the date is in the correct format)
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_dateaccessioned or otherholdings_dateaccessioned
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Accession date’ under ‘History’
Mapped to: items.dateaccessioned
Indexed in: date-of-acquisition
952$e / 995$a - Source of acquisition
MARC21: 952$e
UNIMARC: 995$a
Uses
This field is used to enter the vendor where the item was acquired
When using the Acquisitions module, this should be filled automatically with the vendor upon receiving
Values
This is a free text field
If using the Acquisitions field, the value in this field will be the vendor id rather than the vendor’s name
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.booksellerid
Indexed in: acqsource
952$f / 995$8 - Coded location qualifier
MARC21: 952$f
UNIMARC: 995$8
Uses
This field is used to enter a three-character code that identifies the specific issues of the item that are located apart from the main holdings of the same item (same as MARC21 852$f).
Values
This is a free text field
The field in the database is limited to 10 characters
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.coded_location_qualifier
Indexed in: coded-location-qualifier
952$g / 995$p - Cost, normal purchase price
MARC21: 952$g
UNIMARC: 995$p
Uses
This field is used to enter the purchase price of the item
When using the Acquisitions module, this should be filled automatically with the purchase price upon receiving
Values
This is a free text field
The price must be digits, with a period as the decimal, with no currency symbols (e.g. 24.95)
The field in the database limits to two decimal points (e.g. 24.95 is OK but 24.94875 is not)
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.price
Indexed in: price
952$h / 995$v - Serial enumeration / chronology
MARC21: 952$h
UNIMARC: 995$v
Uses
This field is used to enter the issue number of serials or the volume number of series
When using the Serials module, this should be filled automatically with the issue number
Values
This is a free text field
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_enumchron or otherholdings_enumchron
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Serial enumeration’ under ‘History’
OPAC
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_enumchron
Mapped to: items.enumchron
952$i / 995$j - Inventory number
MARC21: 952$i
UNIMARC: 995$j
Uses
This field is used to enter an inventory number for the item
Nota
The inventory number is not Koha’s internal itemnumber (which is stored in 952$9 (MARC21) or 995$9 (UNIMARC))
Values
This is a free text field
The field in the database is limited to 32 characters
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_stocknumber or otherholdings_stocknumber
Mapped to: items.stocknumber
Indexed in: number-local-acquisition
952$j / 995$q - Shelving control number
MARC21: 952$j
UNIMARC: 995$q
Uses
This field is used to enter a shelf number where the item is located
Values
The stack number should be numerical
By default, the field is associated with the STACK authorized value category so you don’t have to remember the numerical values. There are no default values.
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.stack
Indexed in: stack
952$l / 995$w - Total checkouts
MARC21: 952$l (L)
UNIMARC: 995$w
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
This field contains the total number of past and present issues/checkouts of this item
The number of issues is used to sort search results by popularity
The number of issues for each item is used to update the total number of issues for the record (942$0 (MARC21) or 099$x (UNIMARC))
Display
Staff interface
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Total checkouts’ under ‘History’
Mapped to: items.issues
Indexed in: issues
952$m / 995$x - Total renewals
MARC21: 952$m
UNIMARC: 995$x
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
This field contains the total number of past renewals of this item
Display
Staff interface
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Current renewals’ under ‘Statuses’
Mapped to: items.renewals
Indexed in: renewals
952$n / 995$t - Total holds
MARC21: 952$n
UNIMARC: 995$t
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
This field contains the total number of past and present holds on this item
The number of holds is used to create a RSS feed for items with the most holds
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface.
Mapped to: items.reserves
Indexed in: reserves
952$o / 995$k - Full call number
MARC21: 952$o
UNIMARC: 995$k
Uses
This field is used to store the item’s call number
The call number of an item can used in the search
Values
The records call number can be copied into the item’s call number, the itemcallnumber system preference indicates which record field to use as the source
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_itemcallnumber or otherholdings_itemcallnumber
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Item callnumber’ under ‘Item information’
Checkouts table in the patron’s file
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: callno
Many other places all throughout Koha
OPAC
Search results, if OpacItemLocation allows it
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_callnumber
Checkouts table in the patron’s online account
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.itemcallnumber
Indexed in: local-classification
952$p / 995$f - Barcode
MARC21: 952$p
UNIMARC: 995$f
Required for circulation
Uses
This field is used to store the item’s barcode
The barcode of an item can used in the search
Effects on circulation
The barcode is essential for circulating items
Values
This is a free text field
Nota
The barcodes in Koha are case insensitive, meaning that ABC123 and abc123 are considered to be the same barcode.
The field in the database is limited to 20 characters
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_barcode or otherholdings_barcode
‘Items’ tab of the bibliographic record
Checkouts table in the patron’s file (in the title column)
Mapped to: items.barcode
Indexed in: barcode
952$q / 995$n - Date due
MARC21: 952$q
UNIMARC: 995$n
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
When the item is checked out, the due date is stored in this field (YYYY-MM-DD)
This field is used in the ‘Limit to currently available items’ in the facets
Display
The due date appears in a lot of pages in the circulation module, but it is the due date that comes from the issues, not the item
Mapped to: items.onloan
Indexed in: onloan
952$r / 995$y - Date last seen
MARC21: 952$r
UNIMARC: 995$y
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
When the item is checked out or in, inventoried, or during any other transaction that affects the item, the date and time is stored in this field (YYYY-MM-DD HH:MM:SS)
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_lastseen or otherholdings_lastseen
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Last seen’ under ‘History’
Mapped to: items.datelastseen
Indexed in: datelastseen
952$s / 995$m - Date last checked out
MARC21: 952$s
UNIMARC: 995$m
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Uses
When the item is checked out, the date is stored in this field (YYYY-MM-DD)
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_datelastborrowed or otherholdings_datelastborrowed
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Last borrowed’ under ‘History’
Mapped to: items.datelastborrowed
Indexed in: datelastborrowed
952$t / 995$6 - Copy number
MARC21: 952$t
UNIMARC: 995$6
Uses
This field is used to enter the copy number of the item
Values
This is a free text field
The field in the database is limited to 32 characters
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_copynumber or otherholdings_copynumber
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Copy number’ under ‘History’
OPAC
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_copy
Mapped to: items.copynumber
Indexed in: copynumber
952$u / 995$7 - URI
MARC21: 952$u
UNIMARC: 995$7
Uses
This field is used to enter a URL or URN specific to the item
It is not necessary to enter a URL here if there is already a URL in 856$u at the record-level, unless the URL for the specific item differs from the one in 856$u (for example, if you have an online periodical, you can put the URL to the periodical in 856$u and the URL to the specific issue in 952$u)
Values
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_uri or otherholdings_uri
OPAC
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_url
Mapped to: items.uri
Indexed in: uri
952$v / 995$g - Cost, replacement price
MARC21: 952$v
UNIMARC: 995$g
Uses
This field is used to enter the replacement cost that will be charged to the patron who loses the item
When using the Acquisitions module, this should be filled automatically with the replacement price upon receiving
Values
This is a free text field
The price must be digits, with a period as the decimal, with no currency symbols (e.g. 24.95)
The field in the database limits to two decimal points (e.g. 24.95 is OK but 24.94875 is not)
Display
Staff interface
Checkouts table in the patron’s file (in the price column)
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: price
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Replacement price’ under ‘Item information’
Mapped to: items.replacementprice
Indexed in: replacementprice
952$w / 995$i - Price effective from
MARC21: 952$w
UNIMARC: 995$i
Uses
This field is used to enter the date of the replacement price of the item
When using the Acquisitions module, this should be filled automatically with the acquisition date upon receiving
If left empty, it will default to the acquisition date (952$d (MARC21) or 995$5 (UNIMARC))
Values
This should be a date in the YYYY-MM-DD format
Display
This is not displayed either in the OPAC or in the staff interface. The information is only available in the item’s editing form.
Mapped to: items.replacementpricedate
Indexed in: replacementpricedate
952$x / 995$z - Non-public note
MARC21: 952$x
UNIMARC: 995$z
Uses
This field is used to enter internal notes about the item
Values
This is a free text field
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog
Table id: holdings_table and/or otherholdings_table
Column: holdings_itemnotes_nonpublic or otherholdings_itemnotes_nonpublic
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Non-public note’ under ‘History’
Mapped to: items.itemnotes_nonpublic
952$y / 995$r - Koha item type
MARC21: 952$y
UNIMARC: 995$r
Required
Uses
This field contains the item-level item type.
The item-level item type is used in various places in Koha.
The item-level item type is generally used for the circulation rules unless the item-level_itypes system preference is set to use the record-level item type (this system preference lets you choose between using the record-level or item-level item type for the circulation rules, among other things)
The item-level item type is indexed and used in the search (see also the AdvancedSearchTypes system preference) as well as the facets
Effects on circulation
The item type is used as the basis for circulation rules, it will affect the number of items a patron can take out at the same time, number of holds, etc.)
Values
The values are managed in item types
Display
Staff interface
The itemtypes will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_itype or otherholdings_itype
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Item type’ under ‘Item information’
Checkouts table in the patron’s file
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Circulation and Patrons - Table id: issues-table - Column: item_type
Many other places all throughout Koha
OPAC
The item types will be part of the facets in the search results
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_itemtype
Many other places throughout the OPAC
Mapped to: items.itype
Indexed in: itemtype (mc-itemtype), itype (mc-itype)
952$z / 995$u - Public note
MARC21: 952$z
UNIMARC: 995$u
Uses
This field is used to enter notes about the item
Values
This is a free text field
Display
Staff interface
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: Catalog - Table id: holdings_table and/or otherholdings_table - Column: holdings_itemnotes or otherholdings_itemnotes
‘Items’ tab of the bibliographic record, ‘Public note’ under ‘History’
OPAC
Holdings table in the record’s detail page
Nota
Use Table settings if you want to hide that column - Module: OPAC - Table id: holdingst - Column: item_notes
Mapped to: items.itemnotes
Indexed in: note
System control numbers (999)
Koha stores its system control numbers in the 999 field in MARC21 and in the 001 and 090 field in UNIMARC.
Nota
The itemnumber is stored in 952$9 (MARC21) or 995$9 (UNIMARC) (see above).
999$c / 001 - Biblionumber
The biblionumber is the internal number assigned to each record by Koha. It is unique and cannot be reattributed even when the record is deleted.
MARC21: 999$c
UNIMARC: 001
Mapped to: biblio.biblionumber
Indexed in: local-number (sn, biblionumber)
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
999$d / 090$a - Biblioitemnumber
The biblioitemnumber is the internal number assigned to each record by Koha. It is unique and cannot be reattributed even when the record is deleted.
MARC21: 999$d
UNIMARC: 090$a
Mapped to: biblioitems.biblioitemnumber
Indexed in: biblioitemnumber
Aviso
This field should not be editable nor edited manually.
Koha XSLT material type icons
When you have any of the XSLT system preferences (OPACXSLTDetailsDisplay, OPACXSLTResultsDisplay, XSLTDetailsDisplay, and/or XSLTResultsDisplay) along with the DisplayOPACiconsXSLT and DisplayIconsXSLT preferences turned on you will see material type icons on the related screen.
Importante
These images are coming from values found in your leader, if your leader is not cataloged properly it might be best to turn off the DisplayOPACiconsXSLT preference (which can be done while leaving the other XSLT preferences turned on).
Book [BK]
leader6 = a (and one of the leader7 values below)
leader7 = a
leader7 = c
leader7 = d
leader7 = m
leader6 = t
Computer File [CF]
leader6 = m
Continuing Resource [CR]
leader7 = b
leader7 = i
leader7 = s
Map [MP]
leader6 = e
leader6 = f
Mixed [MX]
leader6 = p
Sound [MU]
leader6 = c
leader6 = d
leader6 = i
leader6 = j
Visual Material [VM]
leader6 = g
leader6 = k
leader6 = r
Kit
leader6 = o
Handling On Order Items and Holds
If you tend to import your MARC records when you have ordered the book (as opposed to when you receive the books), and allow patrons to place holds on those books, you may need to add item records to the *.mrc file before importing.
The easiest way to import your latest order is to first run your records through MARCEdit. Download your MARC records, saving them to your desktop or some other location you use/will remember. If you have MARCEdit already installed you should simply have to double click on your MARC records, and they will automatically open in MARCEdit.
Importante
This tutorial was written with MARCEdit version 5.2.3769.41641 on Windows XP, instructions may be different if your version or operating system is different.
Your original file will automatically be in the input; ensure MarcBreaker is chosen, and then click “Execute”
You will be presented with a summary of the records processed at the bottom of the screen
Click ‘Edit Records’ to continue on to adding item records
Your screen will be replaced with a larger screen containing the MARC records
Click on Tools > Add/Edit Field
Enter in the Koha specific item info
In the Field box, type 942
In the Field Data box, type \\$c and the item type code (\\$cBOOK in this example)
Check the ‘Insert last’ option
Click ‘Add Field’
Enter in the item record data
In the Field box, type 952
In the Field Data box, type $7ORDERED_STATUS$aPERM_LOC$bCURR_LOC$cSHELVING_LOCATION$eSOURCE_OF_ACQ$yITEM_TYPE
ex. $7-1$aCPL$bCPL$cNEW$eBrodart$yBOOK
In a default install of Koha -1 is the value for the Ordered status
You may want to look at other subfields you would like data in – for example, changing the collection code to put all the items in the same collection (8), automatically fill in the acquisition date (d), or put in a public note (z).
Be sure you use the $ to separate subfields; adding each subfield on a separate line will cause that many items to be imported with your MARC record (in the example above, four items, each with one of those subfields corrected)
Make sure you look at the Administration > Authorized Values in Koha to put the correct code into the field
Check the ‘Insert last’ option
Click ‘Add Field’
Close the field editor window
Click on File > Compile into MARC
Choose where to save your file
Now you want to go into your Koha system and follow the instructions for importing MARC records.
Once the item has come in, you will need to go to the item record and individually change the item to have the correct barcode, and manually change the status from Ordered to the blank line in the Not for Loan field.
Nota
If you purchase your cataloged item records, you may want to request your vendor put in the information you need into the MARC records for you; that way, you could import the edited-by-the-vendor file, overwriting the current record, automatically replacing the data with what you need.