Implementation checklist

Le guide qui suit vous conduira à travers les parties de Koha qu’il vous faut regarder afin de vous préparer à utiliser le système.

It is not an exhaustive list of everything you need to do. Please consider your own library practices and what other checks are necessary for your own libary and context.

Data migration

Avant de commencer à utiliser Koha, vous aurez besoin d’avoir quelques données. Il est possible de le faire manuellement mais la plupart des gens ont déjà leurs propres données dans un format électronique quelconque et ont simplement besoin de les reformater pour les importer dans Koha.

  • Create a list of libraries and enter their info and codes into libraries

  • Define your list of item types

  • Define your patron categories and enter the categories and their codes into patron categories

  • Enter any additional patron information fields you use in your library in the patron attributes

  • Define all of your authorized values

    • Collection codes (CCODE)

    • Shelving locations (LOC)

    • Item statuses

    • Plus tous ceux dont votre bibliothèque a besoin

  • Optionally define cities and towns

  • Map your bibliographic data from your legacy system to Koha fields and migrate (remembering to use the collection, shelving, item type and library codes you entered in the above setting areas)

  • Map your patron data from your legacy system to the Koha fields and migrate (remembering to use the patron and library codes you defined above)

  • Testez vos données migrées pour vous assurer que tout est établi comme prévu. Le test prévoit de:

    • Vérifier quelques uns de vos titres avec les signes diacritiques et s’assurer qu’ils ont correctement migré.

    • Vérifier les titres des collections et s’assurer que les informations des collections ont correctement migré.

    • S’assurer que les adhérents aient leurs coordonnées remplies dans les bons champs.

    • Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le catalogue et confirmez qu’elles se voient bien.

    • Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le module Périodiques et confirmez qu’elles se voient bien.

    • Vérifier les notices MARC et s’assurer que divers exemplaires sont catalogués correctement

    • Vérifier le processus de catalogage pour voir si tous les champs nécessaires sont disponibles

    • Si les amendes ont migré, vérifier si elles s’appliquent correctement

    • Si les réservations ont migré, vérifier qu’elles correspondent dans le catalogue et la fiche adhérent

Admin configuration

Pour l’utilisation de votre système Koha, la plupart de ces préférences système n’auront pas besoin d’être modifiées, mais il y en a quelques unes que vous pourrez personnaliser.

Localization configuration

Koha est utilisé dans le monde entier, c’est pourquoi vous devez vérifier que vous avez paramétré vos préférences système de localisation afin que les options de votre localisation/langue s’appliquent partout dans Koha.

  • Localization/internationalization system preferences

    • dateformat : Permet de décider comment les dates vont s’afficher dans Koha

    • opaclanguagesdisplay : Permet de décider si les adhérents peuvent choisir la langue de l’OPAC

      • OPACLanguages : Decide which languages the patrons can choose from

    • language : Decide which languages appear in the staff interface

    • ref:CalendarFirstDayOfWeek : Permet de définir le premier jour de la semaine

Circulation configuration

Avant de commencer le prêt de vos collections, vous devez paramétrer vos règles et préférences système pour la circulation.

  • Define your circulation and fines rules

  • Saisissez les days your library is closed pour le calcul des pénalités et des dates de retour

  • Circulation system preferences

    • CircControl : Permet de définir si les règles de circulation sont basées sur la localisation de l’exemplaire, sur le site de rattachement de l’adhérent ou sur le site dans lequel a lieu la transaction

    • useDaysMode : Permet de définir comment les dates de retour sont calculées

    • finesCalendar : Permet de définir comment les pénalités sont calculées (pour tous les jours de retard ou seulement pour les jours où la bibliothèque est ouverte)

    • SpecifyDueDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à outrepasser les dates de retour lors du prêt

    • SpecifyReturnDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à spécifier une date de retour arbitraire lors du prêt

    • itemBarcodeFallbackSearch : Permet de décider si vous autorisez le personnel à enregistrer les prêts en utilisant la recherche par mot-clef (titre, numéro de cote, etc)

    • AutomaticItemReturn : Permet de décider si les documents sont renvoyés au site propriétaire lors de leur retour

    • todaysIssuesDefaultSortOrder : Permet de décider comment les retours du jour s’affichent dans la fiche adhérent

    • previousIssuesDefaultSortOrder : Permet de décider comment les documents retournés les jours précédents s’affichent dans la fiche adhérent

    • noissuescharge : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de prêts ne soient bloqués

    • ReturnBeforeExpiry : Permet de décider si la date de retour des documents doit être antérieure à la date d’expiration du compte de l’adhérent

    • AllowHoldsOnDamagedItems : Permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations sur des exemplaires signalés comme endommagés

    • maxreserves : Permet de décider combien de documents un adhérent peut réserver au maximum

    • maxoutstanding : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de réservation soit bloqués

    • ReservesMaxPickUpDelay : Permet de définir le nombre de jours avant qu’une réservation n’expire

    • WebBasedSelfCheck : Permet de décider si vous voulez utiliser le système de prêt en self-service en ligne

    • AllowNotForLoanOverride : Decide if you want the staff to be able to checkout items marked as “not for loan”

    • AllowRenewalLimitOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser la limite du nombre de renouvellements

    • AllowFineOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les limites définies pour les amendes

    • AllowTooManyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à prêter des exemplaires au-delà du nombre maximal de prêts autorisés

    • RenewalPeriodBase : Permet de décider à partir de quelle date sont calculés les renouvellements

    • finesMode : Switch to “Calculate and Charge” before you go live if you charge fines

    • NoticeBcc: If you want to receive a copy of every notice, enter your email address

    • emailLibrarianWhenHoldIsPlaced: Decide if you want an email every time a hold is placed

    • ReservesControlBranch : Decide which branch’s hold rules are considered first

    • AudioAlerts: Decide if you want to have sounds for circulation actions

      • Set the sounds and actions in the audio alerts section of the administration module

    • FilterBeforeOverdueReport : If you have a large amount of overdues, you might want to turn this preference on so as to allow you to filter before results appear

    • DisplayClearScreenButton : If you have a lot of staff members sharing one circulation computer you might want to enable this so that staff can clear the screen in between checkouts to protect patrons” privacy

    • CircAutoPrintQuickSlip : Permet de décider de la réaction de Koha lorsque vous scannez un code à barres vierge sur l’écran de prêt

    • SuspendHoldsIntranet and/or SuspendHoldsOpac : Permet de décider si vous autorisez les adhérents et/ou le personnel à suspendre les réservations

      • ref:AutoResumeSuspendedHolds : Si vous autorisez la suspension des réservations, décidez si vous voulez qu’elles reprennent automatiquement à la date saisie par le personnel et/ou l’adhérent

    • OnSiteCheckoutsDecide if you want to allow items to be checked

      out for use within the library

    • RecordLocalUseOnReturn : Paramétrez cette préférence système pour enregistrer une utilisation sur place des documents lorsque vous les retournez

  • Customize your Notices and slips

  • Define your overdue notice triggers

  • Paramétrez vos cron jobs

Patron configuration

Vous avez déjà importé les données des adhérents depuis l’ancien système, mais il y a beaucoup d’options disponibles pour vous quant aux adhérents et leurs comptes.

Cataloging configuration

Avant de commencer à cataloguer dans Koha, il vous faudra paramétrer vos préférences système et certaines règles.

Authorities configuration

Koha peut réaliser le suivi des notices d’autorité ainsi que leur lien avec les notices bibliographiques. Avant d’utiliser les autorités, vous devez configurer plusieurs préférences système.

  • Set authority frameworks, or templates

  • Authority system preferences

    • BiblioAddsAuthorities : Permet de décider si Koha crée des autorités lors de l’édition d’une notice bibliographique

    • AuthorityMergeLimit: Decide if updates to authorities trigger updates to the bibliographic records that link to them

    • AutoCreateAuthorities : Permet de décider quand les autorités sont crées

    • ref:LinkerModule : Permet de décider quelle correspondance le créateur de liens d’autorités devra utiliser

    • LinkerOptions : Permet de décider si le créateur de liens d’autorités doit être générique ou plus spécifique

    • CatalogModuleRelink : Permet de décider si vous autorisez les liens vers les autorités pendant le catalogage

  • Paramétrez vos cron jobs

Searching configuration

There are several system preferences related to searching, it is not always recommended to make too many changes to these preferences since they are set to get you the most relevant results. If you would like to change the default way that Koha handles searching, view the searching system preferences tab.

  • Paramétrez vos cron jobs

  • Searching system preferences

    • AdvancedSearchTypes : Decide which authorized value fields you want patrons and staff to be able to limit their advanced searches by

    • AdvancedSearchLanguages : Permet de décider à quelles langues vous souhaitez que les adhérents et le personnel puissent limiter leur recherche

    • UseAuthoritiesForTracings : Permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC

    • displayFacetCount : Decide whether to show facet counts on search results

OPAC configuration

Il y a diverses façons de personnaliser votre OPAC dans Koha.

  • Choisissez l’apparence de votre OPAC et le contenu que vous souhaitez sur la page principale

  • Créez une feuille de style propre à votre bibliothèque utilisant CSS

    Important

    Ne modifiez pas les fichiers CSS par défaut, créez-en un nouveau. De cette manière, le système peut toujours recourir au CSS original.

  • Créez une feuille de style XSLT personnalisée pour changer la manière dont les résultats de recherche et les notices bibliographiques apparaissent dans l’OPAC.

  • OPAC system preferences

    • OPACBaseURL : Enter your library’s URL

    • opacuserlogin : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à se connecter à leur compte à l’OPAC pour accéder aux fonctions personnalisées (la recherche sera autorisée sans connexion)

      • OPACHoldRequests : Decide if patrons can place holds via the OPAC

      • OpacPasswordChange : Permet de décider si les adhérents peuvent changer leur mot de passe (n’autorisez pas cela si vous utilisez LDAP)

      • OpacRenewalAllowed : Décide si les adhérents peuvent renouveler eux-même leurs emprunts via l’OPAC

      • opacreadinghistory : Decide if patrons can view their reading/ checkout history via the OPAC

      • OPACComments : Decide if you want to allow patrons to comment on bibliographic records via the OPAC

      • OpacStarRatings : Decide if patrons can leave star ratings

      • virtualshelves : Decide if you want patrons to be able to create lists

      • OpacAllowPublicListCreation: If patrons can create lists then decide if they are allowed to create public lists

      • suggestion : Permet de décider si les adhérents sont autorisés à soumettre des suggestions d’achat à l’OPAC

      • OPACViewOthersSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à voir les suggestions d’achat soumises par d’autres adhérents

    • opacbookbag : Permet de décider si les adhérents peuvent sauvegarder des documents dans leur panier

    • AnonSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents qui ne sont pas connectés à faire des suggestions d’achat

    • LibraryName : Saisissez le nom de votre bibliothèque pour qu’il s’affiche dans le champ <title> en haut de l’OPAC

    • OpacNav : Enter HTML that will appear to the left on the main OPAC page

    • OpacNavBottom : Enter HTML that will appear below OpacNav

    • OPACNoResultsFound : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra lorsqu’aucun résultat n’est trouvé pour une recherche

    • OPACResultsSidebar : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra sous les facettes des résultats de recherche

    • OPACMySummaryHTML : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra à droite du résumé de circulation de l’OPAC

    • Personnalisez vos feuilles de style:

      • OPACUserCSS : Enter any additional fields you want to define styles for

      • opaclayoutstylesheet : Permet de pointer vers un fichier CSS sur votre serveur Koha

    • OpacHighlightedWords : Decide if you want search terms to be highlighted on the search results

    • hidelostitems : Permet de décider si vous voulez afficher les documents signalés comme perdus

    • BiblioDefaultView : Decide what view is the default for bibliographic records on the OPAC

    • OPACShelfBrowser : Permet de décider si vous voulez activer la fonction de parcours des étagères

    • OPACURLOpenInNewWindow : Decide if URLs clicked in the OPAC are opened in a new window

    • SearchMyLibraryFirst : If you have a multi-branch system decide if you want patrons to search their library first

    • OpacAuthorities : Decide if you want patrons to be able to search your authority file

    • OpacBrowser : Decide if you want patrons to browse your authority file (French libraries only)

    • OPACSearchForTitleIn : Choose which libraries you want patrons to be able to re-run their search in

    • OpacAddMastheadLibraryPulldown : If you’re a multi-branch system you can add a pull down to the search bar for patrons to search which library to search

    • EnableOpacSearchHistory : Decide if you want the system to keep a search history

  • Paramétrez vos cron jobs

Editable OPAC regions

Using the news tool you can customize various blocks of the OPAC. The following graphic shows what each display location updates in the Bootstrap theme.

View of the main page of the OPAC with each customizable section highlighted

View of the main page of the OPAC, customized, and with each section highlighted and labeled

Some of the regions are system preferences:

And “quotes of the day” are managed in the Quote of the day editor

Enhanced content configuration

Koha allows you to pull in content from outside sources to enhance your bibliographic records. All of this content can be toggled on and off using the enhanced content system preferences.

  • FRBR/Éditions

    • If you would like to have your OPAC and/or staff interdace show an “Editions” tab on the bibliographic record, you want to enable one or the other FRBR preferences and then the ISBN service ThingISBN.

  • Amazon : This service is free and just requires that you visit http://aws.amazon.com to sign up

    • Si vous utilisez les préférences système Amazon, vous pouvez choisir d’afficher les images de couverture d’Amazon.

  • Babelthèque

    • This is a paid service. Contact Babelthèque to learn how to enable this content in the OPAC.

  • Baker and Taylor

    • This is a paid service from Baker & Taylor. Contact Baker & Taylor for the information to enter into these preferences.

  • HTML5 media

    • Cela autorise les bibliothèques à intégrer le média streaming dans leur catalogue

  • Google

    • This service is free and does not require registration, simply enable GoogleJackets and you’re set to go.

  • LibraryThing

    • With the exception of ThingISBN, you will need to contact LibraryThing for the information to enter into these preferences

    • Enabling ThingISBN will help to populate the editions tab on the bibliographic record display if you have enabled FRBR.

  • Novelist Select

    • This is a paid service from Ebsco. Contact Ebsco for the information to enter into these preferences

  • Open Library

    • Le projet Open Library est un logiciel ouvert qui fourni des images de couverture (dans le futur contenu supplémentaire)

  • Overdrive

    • This is a paid service that libraries can subscribe to for ebook content. If the library subscribes to Overdrive they can integrate that content in to Koha for free.

  • Syndetics

    • This is a paid service from Syndetics to add content for your bibliographic records. Contact Syndetics for the information to enter into these preferences.

  • Mots-clés

    • Choisissez si vous souhaitez autoriser les adhérents à ajouter des tags aux notices.

Acquisitions configuration

Avant de faire des acquisitions dans Koha, vous devrez d’abord en définir certaines par défaut.

Serials configuration

Avant d’utiliser le module Périodiques, il y a quelques options à paramétrer d’abord.

  • Serials system preferences

    • RenewSerialAddsSuggestion : Decide if you want renewing serials to add a suggestion for easy purchasing

    • RoutingSerials : Permet de décider si vous voulez utiliser la liste de routage dans le module Périodiques

    • RoutingListAddReserves : Permet de décider si les réservations peuvent être faites sur des périodiques qui figurent sur une liste de routage

  • Cataloging system references

    • StaffSerialIssueDisplayCount : Decide how many of the most recent issues to display in the staff interface

    • OPACSerialIssueDisplayCount : Permet de décider combien de fascicules nouvellement parus peuvent s’afficher dans l’OPAC

    • ref:SubscriptionHistory : Permet de décider comment vous souhaitez que les informations d’abonnement s’affichent dans l’OPAC

Planning for go-live

Une fois tous vos paramétres réglés, vous devrez vous préparer à faire fonctionner votre système:

  • Decide if you need training by an outside service provider or if your staff can do the training themselves.

  • Assurez-vous qu’il y ait des temps mis en place pour que le personnel pratique la base de test du système et se familiarise avec

  • If this is a migration, work with your previous company to extract data right before you go-live

  • Decide on URLs for your new Koha OPAC and staff interface and arrange for these to be cut-over if using existing system URLs, or created if they are new URLs

  • Make sure that if you’re hosting your own system you have a process in place to back-up your system data.