Liste de contrôle pour la mise en oeuvre

Le guide qui suit vous conduira à travers les parties de Koha qu’il vous faut regarder afin de vous préparer à utiliser le système.

Ce n’est pas une liste exhaustive de tout ce dont vous aurez besoin de faire. Veuillez apprécier, en fonction des pratiques de votre bibliothèque, quelles autres vérifications sont nécessaires dans vos propre bibliothèque et environnement.

Migration des données

Avant de commencer à utiliser Koha, vous aurez besoin d’avoir quelques données. Il est possible de le faire manuellement mais la plupart des gens ont déjà leurs propres données dans un format électronique quelconque et ont simplement besoin de les reformater pour les importer dans Koha.

  • Créer une liste des sites et saisissez leurs informations et leurs codes dans Tous les sites

  • Définir votre liste de types de documents

  • Définissez vos catégories d’adhérent, saisissez-les avec leurs codes dans Catégories d’adhérents

  • Saisissez tous les champs d’information supplémentaires que vous utilisez dans votre bibliothèque dans Attributs d’adhérents

    • Nécessite que vous activiez d’abord la préférence système ExtendedPatronAttributes si vous utilisez des champs personnalisés

  • Définir toutes vos valeurs autorisées

    • Codes Collection (CCODE)

    • Localisations (LOC)

    • Statuts d’exemplaire

    • Plus tous ceux dont votre bibliothèque a besoin

  • Définir facultativement les villes et communes

  • Faites une correspondance des données bibliographiques depuis votre système existant vers les champs Koha et migrez (pensez à utiliser les codes collection, localisation, type de document et bibliothèque que vous avez définis précédemment)

  • Faites une correspondance des données des adhérents depuis votre système existant vers les champs Koha et migrez (pensez à utiliser les codes adhérent et bibliothèque que vous avez définis précédemment)

  • Testez vos données migrées pour vous assurer que tout est établi comme prévu. Le test prévoit de:

    • Vérifier quelques uns de vos titres avec les signes diacritiques et s’assurer qu’ils ont correctement migré.

    • Vérifier les titres des collections et s’assurer que les informations des collections ont correctement migré.

    • S’assurer que les adhérents aient leurs coordonnées remplies dans les bons champs.

    • Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le catalogue et confirmez qu’elles se voient bien.

    • Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le module Périodiques et confirmez qu’elles se voient bien.

    • Vérifier les notices MARC et s’assurer que divers exemplaires sont catalogués correctement

    • Vérifier le processus de catalogage pour voir si tous les champs nécessaires sont disponibles

    • Si les amendes ont migré, vérifier si elles s’appliquent correctement

    • Si les réservations ont migré, vérifier qu’elles correspondent dans le catalogue et la fiche adhérent

Configuration de l’administration

Pour l’utilisation de votre système Koha, la plupart de ces préférences système n’auront pas besoin d’être modifiées, mais il y en a quelques unes que vous pourrez personnaliser.

Configuration de la localisation

Koha est utilisé dans le monde entier, c’est pourquoi vous devez vérifier que vous avez paramétré vos préférences système de localisation afin que les options de votre localisation/langue s’appliquent partout dans Koha.

  • Préférences système Internationalisation et localisation

    • dateformat : permet de décider comment les dates s’affichent dans Koha

    • opaclanguagesdisplay : permet de décider si les adhérents peuvent choisir la langue de l’OPAC

      • OPACLanguages : permet de définir les langues parmi lesquelles les adhérents peuvent choisir

    • language : permet de décider quelles langues s’affichent dans l’interface professionnelle

    • ref:CalendarFirstDayOfWeek <CalendarFirstDayOfWeek-label> : permet de définir le premier jour de la semaine

Configuration de la circulation

Avant de commencer le prêt de vos collections, vous devez paramétrer vos règles et préférences système pour la circulation.

  • Définissez vos règles de circulation et d’amendes

  • Saisissez les days your library is closed pour le calcul des pénalités et des dates de retour

  • Préférences système pour la Circulation

    • CircControl : permet de définir si les règles de circulation sont basées sur la localisation de l’exemplaire, sur le site de rattachement de l’adhérent ou sur le site dans lequel a lieu la transaction

    • useDaysMode : permet de définir comment les dates de retour sont calculées

    • finesCalendar : permet de définir comment les pénalités sont calculées (pour tous les jours de retard ou seulement pour les jours où la bibliothèque est ouverte)

    • SpecifyDueDate : permet de décider si le personnel est autorisé à outrepasser les dates de retour lors du prêt

    • SpecifyReturnDate : permet de décider si le personnel est autorisé à spécifier une date de retour arbitraire lors du retour

    • itemBarcodeFallbackSearch : permet de décider si vous autorisez le personnel à enregistrer les prêts en utilisant la recherche par mot-clef (titre, cote, etc)

    • AutomaticItemReturn : permet de décider si les documents sont renvoyés au site propriétaire lors de leur retour

    • todaysIssuesDefaultSortOrder : permet de décider comment les prêts du jour s’affichent dans la fiche adhérent

    • previousIssuesDefaultSortOrder : permet de décider comment les documents empruntés les jours précédents s’affichent dans la fiche adhérent

    • noissuescharge : permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de prêts ne soient bloqués

    • ReturnBeforeExpiry : permet de décider si la date de retour des documents doit être antérieure à la date d’expiration du compte de l’adhérent

    • AllowHoldsOnDamagedItems : permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations sur des exemplaires signalés comme endommagés

    • maxreserves : permet de décider combien de documents un adhérent peut réserver au maximum

    • maxoutstanding : permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de réservation soient bloqués

    • ReservesMaxPickUpDelay : permet de définir le nombre de jours avant qu’une réservation n’expire

    • WebBasedSelfCheck : permet de décider si vous voulez utiliser le système de prêt en self-service en ligne

    • AllowTooManyOverride : permet de décider si vous autorisez le personnel à prêter des exemplaires exclus du prêt

    • AllowRenewalLimitOverride : permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser la limite du nombre de renouvellements

    • AllowFineOverride : permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les limites définies pour les amendes

    • AllowTooManyOverride : permet de décider si vous autorisez le personnel à prêter des exemplaires au-delà du nombre maximal de prêts autorisés

    • RenewalPeriodBase : permet de décider à partir de quelle date sont calculés les renouvellements

    • finesMode : basculez sur “Calculer et Faire payer” si vous faites payer des amendes

    • NoticeBcc : si vous souhaitez recevoir une copie de chaque notification envoyée, saisissez votre adresse mail

    • emailLibrarianWhenHoldIsPlaced : permet de décider si vous souhaitez recevoir un courriel chaque fois qu’une réservation est faite

    • ReservesControlBranch : permet de décider le site dont les règles de réservation sont prioritaires

    • AudioAlerts : permet de décider si vous voulez avoir des sons lors des transactions

      • Paramétrez les sons et actions dans la section alertes audio du module Administration

    • FilterBeforeOverdueReport : si vous avez un grand nombre de retards, vous pourrez activer cette préférence système afin de pouvoir filtrer avant que les résultats ne s’affichent

    • DisplayClearScreenButton : si beaucoup de bibliothécaires partagent le même ordinateur pour le prêt, vous pouvez activer cette préférence système afin qu’ils puissent effacer l’écran entre les transactions de prêts et ainsi protéger les données personnelles des adhérents

    • CircAutoPrintQuickSlip : permet de décider de la réaction de Koha lorsque vous scannez un code à barres vierge sur l’écran de prêt

    • SuspendHoldsIntranet et/ou SuspendHoldsOpac : permettent de décider si vous autorisez les adhérents et/ou le personnel à suspendre les réservations

      • ref:AutoResumeSuspendedHolds <AutoResumeSuspendedHolds-label> : si vous autorisez la suspension des réservations, décidez si vous voulez qu’elles reprennent automatiquement à la date saisie par les bibliothécaires et/ou l’adhérent

    • OnSiteCheckoutsPermet de décider si vous autorisez les adhérents à emprunter des exemplaires

      pour un usage sur place au sein de la bibliothèque

    • RecordLocalUseOnReturn : paramétrez cette préférence système pour enregistrer une utilisation sur place des documents lorsque vous les retournez

  • Personnalisez vos Notifications et tickets

  • Définissez vos paramétrages des relances

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration des adhérents

Vous avez déjà importé les données des adhérents depuis l’ancien système, mais il y a beaucoup d’options disponibles pour vous quant aux adhérents et leurs comptes.

  • Saisissez les staff members as patrons

  • Préférences système des adhérents

    • autoMemberNum : permet de décider si les codes à barre des adhérents sont auto-générés ou si vous les saisissez vous-même

    • MaxFine : détermine le montant maximum des amendes

    • NotifyBorrowerDeparture : permet de décider quand avertir les bibliothécaires que le compte de l’adhérent est sur le point d’expirer

    • intranetreadinghistory : permet de décider si le personnel peut voir l’historique de lecture/des emprunts de l’adhérent

    • BorrowerMandatoryField : liste les champs que vous voulez voir apparaître obligatoirement sur le formulaire d’ajout/modification de l’adhérent

    • BorrowersTitles : ajoute ou modifie la civilité des adhérents

    • borrowerRelationship : ajoute ou modifie les relations entre les adhérents (un adulte pour un enfant et un professionnel pour une collectivité)

    • AutoEmailPrimaryAddress: détermine si les adhérents reçoivent un courriel confirmant la création de leur compte

    • EnhancedMessagingPreferences : permet de décider si les adhérents peuvent sélectionner les notifications (autres que les avis de retard) qu’ils reçoivent

    • EnhancedMessagingPreferencesOPAC: permet de décider si les adhérents peuvent sélectionner les notifications (autres que les avis de retard) qu’ils reçoivent

    • ref:patronimages <patronimages-label> : Permet de décider si vous voulez enregistrer les photos des adhérents dans votre système

    • ExtendedPatronAttributes : permet de décider si vous voulez autoriser l’utilisation de champs personnalisés pour les adhérents

    • minPasswordLength : saisissez le nombre minimum de caractères pour les mots de passe

    • BorrowerUnwantedField : permet de décider quels champs votre bibliothèque sont inutiles dans le formulaire de création d’un adhérent

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration du catalogage

Avant de commencer à cataloguer dans Koha, il vous faudra paramétrer vos préférences système et certaines règles.

  • Définissez vos modèles de catalogage, ou grilles de catalogage MARC

  • Définissez toutes les authorized values que vous souhaitez utiliser en catalogage

  • Paramétrez les custom classification sources (si vous en utilisez d’autres que celles par défaut)

  • Paramétrez les règles de concordance MARC pour importer des notices depuis des fichiers mrc

  • Paramétrez les Z39.50 targets que vous voulez pour le catalogage (et les acquisitions)

  • Préférences système pour le catalogage

    • URLLinkText : saisissez le texte à afficher lorsque les champs 856 n’ont pas d’étiquettes pré-définies

    • hide_marc : si vous n’êtes pas familier avec MARC, vous pouvez masquer le numéro des champs MARC

    • LabelMARCView : permet de choisir comment les champs dupliqués apparaissent dans l’éditeur MARC

    • DefaultClassificationSource : permet de choisir la source de classification par défaut de votre bibliothèque

    • advancedMARCeditor : permet de décider si vous souhaitez utiliser l’éditeur MARC avancé

    • marcflavour : permet de choisir votre format MARC

    • ref:itemcallnumber <itemcallnumber-label> : permet de saisir les champs et sous-champs où se trouve la cote

    • ref:MARCOrgCode <MARCOrgCode-label> : permet de saisir le Code MARC de votre collectivité (ce n’est pas le même que le numéro OCLC)

    • autoBarcode : permet de décider si Koha génère les codes à barres d’exemplaires automatiquement

    • OpacSuppression : permet de décider si vous voulez masquer les documents marqués comme supprimés dans les résultats de recherche à l’OPAC

  • Paramétrez vos cron jobs

Configuration des autorités

Koha peut réaliser le suivi des notices d’autorité ainsi que leur lien avec les notices bibliographiques. Avant d’utiliser les autorités, vous devez configurer plusieurs préférences système.

  • Paramétrez les grilles d’autorité, ou modèles

  • Préférences système pour les autorités

    • RequireChoosingExistingAuthority: permet de décider si les catalogueurs peuvent saisir dans les champs contrôlés ou s’ils doivent chercher parmi les notices autorité existant.

    • AutoCreateAuthorities : permet de décider si Koha crée les autorités lors du catalogage.

    • AuthorityMergeLimit : permet de décider si Koha modifie les notices bibliographiques lorsque les notices d’autorité liées sont modifiées

    • LinkerModule : permet de décider quelle correspondance le créateur de liens d’autorités devra utiliser

    • LinkerOptions : permet de décider si le créateur de liens d’autorités doit être générique ou plus spécifique

    • CatalogModuleRelink : permet de décider si vous autorisez les liens vers les autorités pendant le catalogage

  • Paramétrez vos cron jobs

    • Choisissez quand le système doit rechercher les mises à jour des autorités pour :ref:` effectuer les modifications des notices bibliographiques <cron-update-authorities-label>`

Configuration de la recherche

Il y a plusieurs préférences système liées à la recherche. Il est recommandé de ne pas effectuer trop de changements sur ces préférences système puisque elles sont paramétrées pour vous permettre d’obtenir les résultats les plus pertinents possibles. Si vous souhaitez changer la manière dont Koha gère la recherche par défaut, consultez l’onglet préférences système Recherche.

  • Paramétrez vos cron jobs

  • Préférences système pour la recherche

    • AdvancedSearchTypes : permet de décider à quels champs de valeurs autorisées vous souhaitez que les adhérents et les bibliothécaires puissent limiter leur recherche avancée

    • AdvancedSearchLanguages : permet de décider à quelles langues vous souhaitez que les utilisateurs puissent limiter leur recherche

    • UseAuthoritiesForTracings : permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC

      • TraceCompleteSubfields : permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC

      • TraceSubjectSubdivisions : permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC

    • displayFacetCount : permet d’afficher ou non le compteur des facettes dans les résultats de recherche

Configuration de l’OPAC

Il y a diverses façons de personnaliser votre OPAC dans Koha.

  • Choisissez l’apparence de votre OPAC et le contenu que vous souhaitez sur la page principale

  • Créez une feuille de style propre à votre bibliothèque utilisant CSS

    Important

    Ne modifiez pas les fichiers CSS par défaut, créez-en un nouveau. De cette manière, le système peut toujours recourir au CSS original.

  • Créez une feuille de style XSLT personnalisée pour changer la manière dont les résultats de recherche et les notices bibliographiques apparaissent dans l’OPAC.

  • Préférences système pour l’OPAC

    • OPACBaseURL : saisissez l’URL de votre bibliothèque

    • opacuserlogin : permet de décider si vous autorisez les adhérents à se connecter à leur compte à l’OPAC pour accéder aux fonctions personnalisées (la recherche sera autorisée sans connexion)

      • OPACHoldRequests : permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations via l’OPAC

      • OpacPasswordChange : permet de décider si les adhérents peuvent changer leur mot de passe (n’autorisez pas cela si vous utilisez LDAP)

      • OpacRenewalAllowed : permet de décider si les adhérents peuvent renouveler eux-même leurs emprunts via l’OPAC

      • opacreadinghistory : permet de décider si les adhérents peuvent voir leur historique de lecture / de prêts via l’OPAC

      • OPACComments : permet de décider si vous autorisez les adhérents à faire, via l’OPAC, des commentaires sur les notices bibliographiques

      • OpacStarRatings : permet de décider si les adhérents peuvent laisser une évaluation

      • virtualshelves : permet de décider si les adhérents sont autorisés à créer des listes

      • OpacAllowPublicListCreation : permet de décider, si les adhérents peuvent créer des listes, s’ils sont autorisés à créer des listes publiques

      • suggestion : permet de décider si les adhérents sont autorisés à soumettre des suggestions d’achat

      • OPACViewOthersSuggestions : permet de décider si les adhérents sont autorisés à voir les suggestions d’achat soumises par d’autres adhérents

    • opacbookbag : permet de décider si les adhérents peuvent sauvegarder des documents dans leur panier

    • AnonSuggestions : permet de décider si vous autorisez les adhérents qui ne sont pas connectés à leur compte à faire des suggestions d’achat

    • LibraryName : saisissez le nom de votre bibliothèque pour qu’il s’affiche dans le champ <title> en haut de l’OPAC

    • OPACNoResultsFound : saisissez le code HTML qui apparaîtra lorsqu’aucun résultat ne sera trouvé lors d’une recherche

    • OPACMySummaryHTML : saisissez le code HTML qui apparaîtra à droite du résumé de circulation de l’OPAC

    • Personnalisez vos feuilles de style:

      • OPACUserCSS : saisissez n’importe quels champs supplémentaires pour lesquels vous souhaitez définir ses styles

      • opaclayoutstylesheet : permet de pointer vers un fichier CSS sur votre serveur Koha

    • OpacHighlightedWords : permet de décider si vous voulez que les termes recherchés soient surlignés dans la page des résultats

    • hidelostitems : permet de décider si vous voulez afficher les documents signalés comme perdus

    • BiblioDefaultView : permet de décider quelle vue par défaut vous souhaitez pour les notices bibliographiques à l’OPAC

    • OPACShelfBrowser : permet de décider si vous voulez activer la fonction de parcours des étagères

    • OPACURLOpenInNewWindow : permet de décider si les URLs cliquées dans l’OPAC seront ouvertes dans une nouvelle fenêtre

    • SearchMyLibraryFirst : permet de décider, si vous avez un réseau, que les adhérents fassent des recherches directement dans leur bibliothèque de rattachement

    • OpacAuthorities : permet de décider si vous autorisez les adhérents à rechercher dans les notices d’autorité

    • OpacBrowser : permet de décider si les adhérents peuvent parcourir le fichier d’autorités (bibliothèques françaises seulement)

    • OPACSearchForTitleIn : choisissez sur quels sites vous souhaitez voir les adhérents pouvoir opérer leur recherche

    • OpacAddMastheadLibraryPulldown : si vous avez un réseau, vous pouvez ajouter un menu de sélection pour que les adhérents puissent choisir la bibliothèque dans laquelle faire des recherches

    • EnableOpacSearchHistory : permet de décider si le système conserve un historique des recherches

  • Paramétrez vos cron jobs

Zones de l’OPAC modifiables

En utilisant l’outil de personnalisation HTML, vous pouvez personnaliser plusieurs zones de l’OPAC. L’image suivante montre ce que chaque zone met à jour.

Aperçu de la page d'accueil de l'OPAC avec chacune des sections personnalisables surlignées

Aperçu de la page d'accueil de l'OPAC, personnalisée, et avec chaque section surlignée et étiquetée

Et les “citations du jour” sont gérées dans l”éditeur de Citation du jour

L”:ref:`outils Annonces <news-label>`peut servir à ajouter de nouveaux éléments sur la page d’accueil de l’OPAC.

L”:ref:`outils Pages <additional-content-pages-label>`peut servir à ajouter plus de pages de contenu à l’OPAC.

Configuration du contenu enrichi

Koha vous autorise à ajouter du contenu provenant de sources extérieures pour enrichir vos notices bibliographiques. Tout ce contenu peut être activé et désactivé en utilisant les préférences système Contenu enrichi.

  • FRBR/Éditions

    • Si vous souhaitez que votre OPAC et/ou votre interface professionnelle affichent un onglet “Modifications” dans la notice bibliographique, vous devrez activer l’une et/ou l’autre préférence système FRBR ainsi que le service ISBN ThingISBN.

  • Amazon : ce service est gratuit, il faut simplement s’inscrire sur le site http://aws.amazon.com

    • Si vous utilisez les préférences système Amazon, vous pouvez choisir d’afficher les images de couverture d’Amazon.

  • Babelthèque

    • Ceci est un service payant. Contactez Babelthèque pour pouvoir activer ce contenu dans l’OPAC.

  • Baker and Taylor

    • Il s’agit d’un service payant. Contactez Baker & Taylor pour avoir les informations nécessaires au paramétrage de ces préférences système.

  • Contenu HTML5

    • Cela autorise les bibliothèques à intégrer le média streaming dans leur catalogue

  • Google

    • Ce service est gratuit et ne requiert pas d’inscription. Activez simplement GoogleJackets et cela fonctionnera.

  • LibraryThing

    • Avec l’exception de ThingISBN, il vous faudra contacter LibraryThing pour l’inclure dans vos préférences système

    • Activer ThingISBN aidera à renseigner l’onglet “Modifications” dans l’affichage de la notice bibliographique si vous avez activé FRBR.

  • Novelist Select

    • Ceci est un service payant d’Ebsco. Contactez Ebsco pour obtenir les données à saisir dans ces préférences système

  • Open Library

    • Le projet Open Library est un logiciel ouvert qui fourni des images de couverture (dans le futur contenu supplémentaire)

  • Overdrive

    • C’est un service payant auquel les bibliothèques peuvent souscrire pour du contenu de livres électroniques. Si la bibliothèque s’abonne à Overdrive, elle peut intégrer le contenu dans Koha gratuitement.

  • Syndetics

    • C’est un service payant de Syndetics pour ajouter du contenu à vos notices bibliographiques. Contactez Syndetics pour obtenir les données à saisir dans ces préférences système.

  • Mots-clés

    • Choisissez si vous souhaitez autoriser les adhérents à ajouter des tags aux notices.

Configuration des acquisitions

Avant de faire des acquisitions dans Koha, vous devrez d’abord en définir certaines par défaut.

Configuration des périodiques

Avant d’utiliser le module Périodiques, il y a quelques options à paramétrer d’abord.

  • Préférences système des périodiques

    • RenewSerialAddsSuggestion : choisissez si vous souhaitez que renouveler un périodique crée une suggestion, pour en faciliter l’acquisition

    • RoutingSerials : permet de décider si vous voulez utiliser la liste de routage dans votre bibliothèque

    • RoutingListAddReserves : permet de décider si les réservations sont faites sur des périodiques ayant une liste de routage

  • Préférences système pour le catalogage

    • StaffSerialIssueDisplayCount : permet de décider combien de fascicules nouvellement parus peuvent s’afficher dans l’interface professionnelle

    • OPACSerialIssueDisplayCount : permet de décider combien des fascicules les plus récents peuvent s’afficher dans l’OPAC

    • ref:SubscriptionHistory <SubscriptionHistory-label> : permet de décider comment vous souhaitez voir les informations d’abonnement s’afficher dans l’OPAC

Gestion de la mise en ligne

Une fois tous vos paramétres réglés, vous devrez vous préparer à faire fonctionner votre système:

  • Voyez si vous avez besoin d’une formation donnée par un prestataire extérieur, ou si le personnel peut se former lui-même.

  • Assurez-vous qu’il y ait des temps mis en place pour que le personnel pratique la base de test du système et se familiarise avec

  • S’il s’agit d’une migration, voyez avec votre ancien prestataire pour extraire les données avant de poursuivre

  • Décidez des URL de votre nouvel OPAC Koha et de votre interface professionnelle et arrangez-vous pour qu’elles soient tronquées si des URL système existent, ou créées si ce sont de nouvelles URL

  • Si vous hébergez votre propre système, assurez-vous d’avoir établi une procédure pour sauvegarder vos données.