Circulation

Les fonctionnalités de circulation sont accessibles de différentes manières. Au centre de la page principale de l’interface professionnelle se trouvent quelques raccourcis pour enregistrer les prêts, les retours ou les transferts. La liste complète des fonctionnalités est disponible sur la page du module Circulation, accessible depuis toutes les pages de l’interface professionnelle (lien en haut à gauche), et depuis la page d’accueil.

Before circulating your collection you will want to set your Global system preferences, Basic parameters and Patrons and circulation rules.

Quand vous êtes en Circulation, vous pouvez rapidement basculer d’un onglet à l’autre de la barre supérieure de recherche en utilisant les raccourcis claviers suivants :

  • activer l’onglet de recherche dans le catalogue avec Alt+Q

  • activer l’onglet de prêt avec Alt+U

    • cela ne fonctionne pas pour les utilisateurs de Mac

  • activer l’onglet de prêt avec Alt+R

    Note

    Les utilisateurs de Mac utilisent le bouton OPTION à la place du ALT

Check out (issuing)

Avant d’enregistrer un prêt, il faut rechercher l’adhérent via son nom ou son numéro de carte par exemple. La fonction qui permet d’enregistrer un prêt apparaît à trois endroits:

  • Onglet « Prêter » en haut de l’interface professionnelle

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  • Option « Prêt » dans la barre de recherche rapide du module Circulation

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Those two options allow you to search for a patron either by card number, name, user ID, email, etc. If you only have one result, Koha will automatically go to the patron’s file. If your search gives you more than one result, it will ask you to choose which patron you want to check out to.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module- Under Circulation Tab (table id: table_borrowers).

  • Onglet « Prêter » sur la fiche adhérent

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  • Si vous avez activé les prêts par lot vous pouvez cliquer sur l’option prêts par lot dans la fiche adhérent

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Checking items out

Pour prêter un exemplaire à un adhérent, recherchez d’abord cet adhérent en employant une des options listées ci-dessus. L’écran de prêt s’affichera alors à vous.

Checkout screen with checkouts hidden

Si vous avez choisi de “Toujours montrer les prêts immédiatement”, alors vous verrez la liste de prêts sous la boîte de prêt.

Image distante

Note

The previousIssuesDefaultSortOrder system preference controls in which order these previous checkouts appear (earliest to latest, or latest to earliest).

Note

You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: issues-table).

At the top of the check out screen is a box for you to type or scan the item’s barcode into.

Important

Many modern barcode scanners will send a “return” to the browser, making it so that the “Check out” button is automatically clicked

  • Si le code-barres n’est pas trouvé, vous serez invité à utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire. Apprenez en davantage sur le :ref:`catalogage rapide <fast-add-cataloging-label>`__ plus loin dans le manuel.

  • If you have itemBarcodeFallbackSearch set to “Enable”, then you can enter a keyword search in this box instead of just a barcode (this will make it possible to check out using title and/or call number).

  • If you have AutoSwitchPatron set to “Enable”, scanning a patron barcode here will take you to that patron’s file.

Pour voir plus d’options lors du prêt, cliquez sur le lien “Paramètres de prêt”.

Checkout box with checkout settings section opened

Sous la boite de saisie du code à barre, il est possible d’afficher une option qui permet de modifier la date de retour calculée par défaut.

  • Cette option apparaîtra seulement si vous avez activé la préférence système SpecifyDueDate pour permettre au personnel d’outrepasser la date de retour

Below the box for the barcode you will see a checkbox for “Automatic renewal”. This will allow this item to automatically renew if the appropriate cron job is running and there are no holds on the item.

Next is an option to not decrease the loan length based on holds. This overrides the decreaseLoanHighHolds system preference.

Si vous autorisez le prêt d’exemplaires sur place aux adhérents (ce sont habituellement des exemplaires exclus du prêt mais que vous souhaitez rendre empruntables au sein de la bibliothèque), vous verrez alors la case à cocher “Prêt sur place” après avoir cliqué sur le lien “Paramètre du prêt” pour afficher les options de circulation.

Checkout box with checkout settings section opened and 'Automatic renewal' option selected

At the bottom of the page there is a summary of the patron’s current checked out items along with the due date (and time if the item is an hourly loan). Items checked out today will appear at the top.

Note

Les exemplaires qui sont des exemplaires de prêt horaires incluront l’heure avec la date de retour.

Table of patron's current checkouts

Si vous prêtez un exemplaire sur place, vous le verrez surligné en rouge dans la liste des prêts.

Section of the patron's current checkouts table showing only onsite checkouts

Note

The todaysIssuesDefaultSortOrder system preference controls in which order these new checkouts appear (earliest to latest, or latest to earliest).

The “Export” button at the top of the table allows you to export the patron’s current checkouts in either Microsoft Excel or CSV format, or even copy or print their checkouts.

Export checkouts options (Excel, CSV, copy or print)

Also at the bottom of the page is the list of items the patron has on hold.

Table of patron's current holds

If you have the SuspendHoldsIntranet system preference set to “allow”, you can suspend or resume patrons holds using the options at the bottom of the holds list .

Note

If you have your AutoResumeSuspendedHolds system preference set to « Don’t allow », you will not have the option to put an end date on the hold suspension

S’il y a des notes dans la fiche adhérent elles s’affichent sur la droite de la zone de prêt

Checkout box with notes and messages next to it

If the patron has a hold waiting at the library, that too will appear to the right of the check out box making it easy for the circulation staff to see that there is another item to give to the patron.

Checkout screen with a hold waiting message next to the checkout box

The details of the checkouts will appear on the record detail page in the staff client as well.

Item table in a record detail page showing which items are checked out and to whom

Printing receipts

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en choisissant une des deux méthodes suivantes :

Si vous avez paramétré la préférence système `CircAutoPrintQuickSlip sur “ouvrir une fenêtre pour imprimer un ticket rapide”, tapez simplement entrée sur votre clavier ou scannez un bout de papier blanc avec la douchette. L’idée est que vous enregistriez le prêt avec un code à barres vierge qui déclenchera l’impression du “Ticket rapide”.

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en cliquant le bouton Imprimer en haut de l’écran et en choisissant “Imprimer ticket” ou “Ticket rapide”

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Si vous avez choisi “Imprimer ticket”, cela imprimera tous les exemplaires que l’adhérent vient d’emprunter, y compris les exemplaires précédemment empruntés. En choisissant “Ticket rapide”, seuls les prêts du jour seront imprimés.

« Imprimer le résumé » va générer une page contenant les informations de circulation et « Imprimer les retards » imprimera un ticket listant tous les documents en retard.

What prints on the slips can be customized by altering the slip templates under the Notices & slips tool.

Clear patron information

Après l’enregistrement de prêt d’un document, si vous avez paramétré la préférence système DisplayClearScreenButton sur “Montrer”, vous pouvez fermer l’affichage de l’adhérent sur lequel vous êtes en cliquant sur le X en haut à droite du nom et réinitialiser l’écran.

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Si vous avez paramétré la préférence système CircAutoPrintQuickSlip sur “réinitialiser l’écran”, il vous suffit simplement de taper entrée ou de scanner un code à barres vierge et l’écran se réinitialisera.

Batch checkouts

Si vous souhaitez faire des prêts par lots, vous devez activer la préférence système BatchCheckouts et déclarer les catégories d’adhérents concernées dans la préférence système BatchCheckoutsValidCategories . Cela vous permettra d’utiliser une platine RFID capable de lire plusieurs code à barres ou de faire des prêts par lots pour un usage interne.

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From this screen you can scan several barcodes or load a file of barcodes. If those items cannot be checked out they will provide a warning on the following screen.

If you have the SpecifyDueDate system preference enabled you will have the option to set a due date for the checkouts.

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Si vous utilisez un type d’adhérent pour les statistiques vous verrez qu’un usage local est enregistré pour chaque exemplaire scanné.

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Check out messages

Si vous prêtez un exemplaire qui a plusieurs éléments et que vous avez saisi cette information dans le sous-champ 3 de l’exemplaire (en MARC21), une popup s’affiche lors du prêt, vous indiquant le nombre d’éléments attendus.

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Dans certains cas Koha empêche le prêt pour un adhérent. Quand ceci se produit une alerte s’affiche, indiquant au bibliothécaire pourquoi l’adhérent ne peut pas emprunter de documents.

  • L’adhérent a accumulé trop d’amendes

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    • You can set the amount at which patron checkouts are blocked with the noissuescharge system preference

  • L’adhérent a son compte suspendu

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    • This can be set by the librarian editing a patron record and adding a restriction or by the Overdue/Notice Status Triggers

    • Si les membres du personnel a les bonnes permissions, ils pourront outrepasser les restrictions temporairement

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  • L’adhérent doit confirmer son adresse

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    • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag

  • L’adhérent a perdu sa carte de bibliothèque

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    • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag

Check out warnings

Parfois les retours vont générer des messages d’alerte qui s’afficheront dans un encart jaune au-dessus du champ retour. Ces alertes doivent être confirmées avant que vous puissiez continuer à enregistrer des retours.

  • L’adhérent a des amendes

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  • Exemplaire mis de côté pour un autre adhérent

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  • L’exemplaire devrait se trouver sur l’étagère des réservations en attente de retrait par une autre personne

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  • Document actuellement prêté à cet adhérent

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  • Document prêté à un autre adhérent

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    • Cette alerte vous permettra de faire une réservation pour le lecteur sur le document que vous essayez de lui prêter.

  • Exemplaire exclu du prêt

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  • L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Permettre”

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  • L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Ne pas permettre”

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  • L’exemplaire ne peut pas être renouvelé

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  • Code-barres non trouvé

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  • L’exemplaire prêté est marqué comme “perdu”

    • Depending on the value in your IssueLostItem preference, you may just see a warning

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      ou un cadre jaune de confirmation

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  • L’exemplaire prêté n’est pas recommandé pour un adhérent de cet âge

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  • Item being checked out meets the decreaseLoanHighHolds system preference criteria

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Renouvellement

Checked out items can be renewed (checked out for another period of time) based on your circulation rules and renewal preferences.

Si vous l’autorisez, les adhérents peuvent renouveler leurs exemplaires via l’OPAC, mais vous serez quelquefois amenés à les aider à renouveler leurs exemplaires via l’interface professionnelle.

Pour renouveler les exemplaires d’un adhérent, vous pouvez faire une des deux choses suivantes.

La première est de se rendre sur leur page “Détails” ou “Prêter”, et parcourir le résumé de prêts en bas de la page.

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In the Renew column you will see how many times each item has been renewed and a checkbox to renew the item for the patron. Check the boxed of the items you would like to renew and click the “Renew or return checked items” button, or to renew all items checked out to the patron simply click the “Renew all” button.

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Quelquefois les renouvellements peuvent être bloqués à cause des règles de circulation. Pour outrepasser cette règle vous devez paramétrer votre préférence système AllowRenewalLimitOverride sur “Permettre”. Si vous autorisez à outrepasser le seuil maximal de renouvellement, vous verrez une case à cocher “Outrepasser renouvellement” en bas. Cochez cette case puis choisissez les exemplaires que vous souhaitez renouveler.

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Lorsque vous cocherez cette case, cela ajoutera d’autres petites cases dans la colonne de renouvellement à côté des exemplaires

La deuxième option est de se rendre sur la page “Renouveler” en cliquant sur le menu Circulation.

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Et scanner le code à barres des exemplaires que vous souhaitez renouveler.

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Si l’exemplaire est renouvelé vous recevrez un message de confirmation.

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Si le code à barres n’a pas été trouvé, il sera présenté comme une erreur.

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Si l’exemplaire n’est pas actuellement en prêt, vous recevrez aussi un message d’erreur.

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Check in (returning)

Le prêt d’un exemplaire peut être réalisé à partir de plusieurs endroits dans le logiciel.

  • Le champ retour en haut de la page principale

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  • L’option de prêt dans la barre de recherche rapide de la page de Circulation

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  • Le lien Prêt sur le résumé des prêts des adhérents

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  • La page prêt dans le menu Circulation

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Checking items in

Pour rendre un document, scannez son code à barres dans la boîte prévu à cet effet. Un résumé de tous les exemplaires rendus apparaît en dessous de cette boîte.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: checkedintable).

Si vous faites des retours sur les exemplaires qui ont été déposés dans la boîte de retour alors que la bibliothèque était fermée, cochez l’option “Mode boîte de retour” avant de scanner les codes à barres. Ainsi, la date de retour effective sera celle du dernier jour d’ouverture de la bibliothèque.

  • This requires that you have your closings added to the calendar tool

Vous pouvez également choisir ici de ne pas appliquer les amenders aux documents dont vous effectuez le retour en cliquant sur l’option Effacer les amendes.

If you have the SpecifyReturnDate preference set to “Allow” you will be able to arbitrarily set the return date from below the check in box.

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Check in messages

Plusieurs alertes peuvent s’afficher quand vous rendez des documents :

  • Si vous retournez un exemplaire dans une bibliothèque autre que le site principal, un message apparaîtra vous demandant si vous souhaitez transférer le document dans cette bibliothèque

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    • Après le retour, le statut de l’exemplaire sera changé dans le catalogue pour “en transit”

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    • Il faudra passer de nouveau le document en retour depuis son site propriétaire afin de signaler à Koha que le document est bien rentré dans son site de rattachement

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      • Un message s’affiche indiquant que l’exemplaire n’est pas prêté, mais son statut dans le catalogue devient disponible. Cette étape est nécessaire pour indiquer que l’exemplaire a été reçu par le site de rattachement.

  • Si vous retournez un document comprenant plusieurs éléments ou parties, un message vous alertera sur le nombre d””éléments que vous devriez avoir entre vos mains.

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  • Si vous retournez un exemplaire ayant fait l’objet d’une réservation, vous aurez ce genre d’avertissement vous invitant à confirmer la réservation

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    • Cliquer sur le bouton “Confirmer la réservation” marque l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait sur le site

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    • Clicking the “Print slip and confirm” button will mark the item as waiting for pickup at the library and present the library with a receipt to print and place on the book with the patron’s information

    • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée

  • Si vous retournez un document ayant fait l’objet d’une réservation depuis un autre site, vous devrez confirmer et transférer le document

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    • Clicking the “Confirm hold and transfer” button will mark the item as in transit to the library where the hold was placed

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    • Clicking the “Print slip, transfer and confirm” button will mark the item as in transit to the library where the hold was placed and present the library with a receipt to print and place on the book with the patron’s information

    • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée

  • Si vous avez activé le système qui vous montre les amendes à payer au moment du retour sur (FineNotifyAtCheckin) vous verrez un message vous avertissant que l’adhérent a une amende à payer avec un lien direct sur la page de paiement

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Circulation messages

Les messages de circulation sont des courts messages que les bibliothécaires peuvent laisser à leurs adhérents et qui s’afficheront lors des transactions.

Setting up messages

Circulation messages are set up as authorized values. To add or edit circulation messages you want to work with the BOR_NOTES value.

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Le champ “Description” peut contenir un message préfabriqué que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche de l’adhérent.

Important

Le champ “Description” est limité à 80 caractères, mais le champ message de l’adhérent peut en contenir plus. Entrez les 80 caractères dans le champ “Description” puis tapez le reste du message sur la fiche de l’adhérent.

Adding a message

Dans l’onglet de prêt d’un adhérent, vous verrez un lien “Ajouter un message” à droite de la zone de prêt.

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Quand vous cliquez sur l’une de ces options, vous devrez choisir si le message est à la destination du personnel ou de l’adhérent et quel type de message vous souhaitez laisser.

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Note

Le personnel verra aussi tout message à destination de l’adhérent.

Viewing messages

Les messages de circulation à destination du personnel et/ou de l’adhérent s’afficheront sur l’écran de prêt de l’adhérent à droite. Les messages à destination du personnel de la bibliothèque seulement sont rédigés en gras et rouge alors que les messages à destination de l’adhérent et du bibliothécaire sont rédigés en noir et italique.

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Les messages de circulation adressés à l’adhérent s’afficheront lorsque ce dernier se connectera à l’OPAC.

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Réservations

Koha allows patrons to put things on hold. A “Hold” is a way to reserve an item. Depending on your circulation and fines rules and hold preference settings patrons will be able to place items on hold for pickup at the library at a later date/time.

Placing holds in staff client

There are several ways to place holds from the staff client. The most obvious is using the “Place hold” button at the top of any bibliographic record.

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You can also click the smaller “Place hold” link found at the top of your catalog search results, or the “Holds” link found below each result.

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Vous recherchez d’abord un adhérent à partir de son code à barres ou de tout ou partie de son nom.

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Si vous préférez commencer par trouver un adhérent avant de procéder à une réservation, allez sur la fiche de l’adhérent, puis cliquez sur le bouton Rechercher pour réserver.

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En cliquant sur ce bouton, vous arrivez sur la page de recherche dans le catalogue où vous pouvez rechercher le ou les titre(s) que vous voulez réserver pour l’adhérent. Sous chaque notice trouvée, vous avez un lien “Réserver à” suivi du nom de l’adhérent.

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Vous pouvez facilement réserver plusieurs exemplaires à partir d’une liste en cochant les cases devant les titres puis en cliquant sur le bouton “Réserver”.

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Selon le nombre d’exemplaires que vous réservez à la fois, vous obtenez un formulaire de réservation différent. Si vous réservez une notice unique, vous avez une liste de tous ses exemplaires que vous pouvez réserver.

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  • Entrez une note, si nécessaire, s’appliquant à cette réservation.

  • Choisissez le site où l’adhérent viendra prendre l’exemplaire

  • Si la préférence système AllowHoldItemTypeSelection est paramétrée sur “Permettre” et que la notice a plus d’un type de document attaché, vous verrez une option pour choisir de limiter la réservation à un type de document spécifique

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  • Si l’adhérent souhaite faire démarrer la demande de réservation à une date de son choix, entrez la date dans le champ “Réservation démarre à cette date”

    • Cette option apparaîtra seulement si vous avez défini la préférence système AllowHoldDateInFuture sur “Permettre”

  • Si l’adhérent a spécifié qu’il ne voulait plus du document réservé après une certaine date, ou si vous avez fixé des limites sur la durée des réservations, vous pouvez entrer une date d’expiration pour la réservation sur “Réservation expire à cette date”

    • To have expired holds cancelled automatically you will need to have the Expired holds cron job set to run on a regular basis.

  • Enfin, placez la réservation soit sur le prochain exemplaire disponible soit sur un exemplaire spécifique en cochant le bouton de sélection se trouvant à côté de celui-ci.

Si vous réservez plusieurs exemplaires à la fois, l’option de réservation de réservation s’appliquant à tous les titres vous est proposée. Si aucun exemplaire ne peut être réserver, une alerte s’affiche.

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Once your hold is placed, if you’d like to have Koha forget that you used the “Search to hold” function, you can choose to have Koha “forget” the patron’s name by clicking the arrow to the right of the “Place hold” button on the search results and choosing the “Forget” option.

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Managing holds

Holds can be altered and cancelled from the holds tab found on the left of the bibliographic record.

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Dans la liste des réservations, vous pouvez changer l’ordre des réservations, l’endroit où récupérer le document, suspendre et/ou annuler la réservation.

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Note

If you have your AutoResumeSuspendedHolds preference set to « Don’t allow » then you will not have the option to put an end date on the hold suspension.

Note

If you have your AllowHoldDateInFuture preference set to « Don’t allow » you will not have the option to edit the date the hold was placed (the column labelled Date).

Note

If you have the HoldsSplitQueue system preference set you will see the holds list split across different tables by either pickup library, itemtype or both.

Note

Depending on how you have your HidePatronName system preference set the list may show card numbers instead of names in the patron column like in the image above.

Pour réordonner les réservations, ou en supprimer, utilisez le menu Priorité ou bien les flèches disposées à côté de chaque réservation.

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Si vous utilisez le menu déroulant pour classer ou supprimer des réservations, vous aurez besoin de cliquez sur le bouton “Actualiser réservations” pour enregistrer vos modifications.

En cliquant sur la flèche bas, à droite d’une réservation, vous déplacez la réservation vers le bas.

Par exemple, si votre bibliothèque autorise des lecteurs empêchés à emprunter pour plusieurs mois, il ne serait pas équitable pour les autres lecteurs qu’un lecteur empêché soit soit autorisé à emprunter des nouveautés et à les garder pour des mois. Il faudra donc veiller à ce que les demandes de réservations des premiers restent en bas de la liste tant que les seconds n’auront pas eu accès aux nouveautés.

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If a patron asks to have their hold suspended and you have the SuspendHoldsIntranet system preference set to “allow” you can do so by clicking the “Suspend” button to far right. If the patron gives you a date for the items to become unsuspended you can enter that in the date box and click the “Update hold(s)” button to save your changes.

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Pour supprimer ou annuler, cliquez sur la croix rouge située à droite sur la ligne des réservations. Pour supprimer/annuler plusieurs réservations, choisissez “sup” à la fin du menu déroulant de gauche, puis cliquez sur “Mettre à jour les réservations” situé en bas de la liste.

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If your library uses the patron clubs feature, use the clubs tab to place a hold for a club. To place a hold for a club, click the clubs tab, search for and select the club name, and click the “Place hold” button.

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Receiving holds

Lorsque les documents réservés sont retournés ou empruntés, le système rappelle que le document est réservé et propose diverses options pour gérer la réservation.

Lorsque vous retournez un exemplaire réservé, Koha vous demandera de confirmer et de transférer l’exemplaire

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ou juste confirmer la réservation

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Clicking the “Confirm” button will mark the item as on hold for the patron. If the item needs to be transferred the item will also be marked as in transit to the proper branch. Clicking “Ignore” will retain the hold, but allow you to check the item out to another patron. Choosing to confirm and print will present you with a printable page that you can slip inside the book with the necessary hold and/or transfer information.

Une fois confirmer la réservation, celle-ci apparaît sur la fiche de l’adhérent ainsi que sur les écrans de prêt dans l’onglet Réservation.

Table of patron's current holds

À partir d’ici, si un adhérent souhaite suspendre ses réservations, vous pouvez le faire soit une par une, soit en lot.

La notice d’exemplaire montrera aussi que l’exemplaire est réservé.

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In some cases a patron may come in to pick up a hold on behalf of someone else. In this case you want to make sure that the hold is cancelled when you check the item out to someone else. Alternatively a check out might be attempted in error for an item that is already waiting for someone else. In this case you will be presented with a warning message.

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From here you can check the item out to the patron at the desk and cancel the hold for the patron. If the hold should remain in place you can choose not to check out.

If you try to check in an item that already waiting on the hold shelf you will be presented with the following message.

Hold found item is already waiting checkin message

From here you can click on “Confirm hold” to keep the existing hold or use the “Cancel hold” option to remove the hold. If you cancel the hold and further holds exist for the item you will be presented with a new option to confirm the hold for the next patron.

Transferts

Si vous travaillez dans un réseau de bibliothèques, vous pouvez transférer les documents d’une bibliothèque à une autre en utilisant l’outil de Transfert.

  • Aller à : Circulation > Transferts

Pour transférer un exemplaire

  • Cliquer sur “Transfert” sur la page de Circulation

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    • Entrez le site vers lequel vous voulez réaliser le transfert.

    • Scannez ou saisissez le le code à barres du document que vous voulez transférer

  • Cliquez sur “Valider”

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  • L’exemplaire sera maintenant marqué comme étant en transit

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  • Lorsque l’exemplaire arrive sur l’autre site, le bibliothécaire doit le passer en retour pour que celui-ci n’ait plus le statut de transit

  • L’exemplaire ne restera pas de manière permanente dans cette nouvelle bibliothèque

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    • The item shows the same “Home library” but has updated the “Current location” to note where it resides at this time

Set library

By default you will enter the staff client as if you are at your home library. This library will appear in the top right of the staff client.

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C’est le site où seront opérées toutes les transactions de circulation. Si vous vous trouvez sur un autre site, ou sur un site mobile, vous devez définir le site avant de commencer à faire circuler des exemplaires. Cliquez sur Définir en haut à droite de la page de Circulation.

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Quand vous avez enregistré vos changements, votre nouveau site apparaît en haut à droite.

Fast add cataloging

Sometimes circulation librarians need to quickly add a record to the system for an item they are about to check out. This is called “Fast add”. To allow circulation librarians access to the Fast add cataloging tool, simply make sure they have the fast_cataloging permissions. There are two ways to add titles via fast add. If you know that you’re about to check out an item that isn’t in you catalog you can go to the Circulation module and click “Fast cataloging.”

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L’interface de catalogage s’ouvre sur une petite grille de catalogage:

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Après avoir ajouté vos données de catalogage, vous devrez saisir les données d’exemplaire. Saisir le code à barres de l’exemplaire, le code de collection etc, puis enregistrer avant de quitter la page.

Vous pouvez également accéder au catalogage rapide à partir du module de prêt. Lors du prêt, si Koha ne trouve pas un code à barres que vous avez saisi, un message vous proposera d’utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire dans Koha et enregistrer le prêt.

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Cliquer sur “Catalogage rapide” vous amène au formulaire de catalogage rapide où vous pouvez saisir le titre

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Après avoir cliqué sur “Enregistrer”, vous arrivez sur la notice d’exemplaire où le champ code à barres est déjà rempli avec le code à barres que vous avez scanné.

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Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter exemplaire”, l’exemplaire sera automatiquement prêté à l’adhérent auquel vous étiez en train d’essayer de faire le prêt.

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Circulation reports

La plupart des rapports se trouvent dans le module Rapports, mais les plus communs se trouvent dans le module Circulation.

  • Aller à : Circulation > Rapports de Circulation

Holds queue

This report will show you all holds waiting to be pulled off the shelf at your library.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holds-table).

To generate this report, you must have the Build holds queue cron job running. This cron job is a script that should be run periodically if your library system allows borrowers to place on-shelf holds. This script decides which library should be responsible for fulfilling a given hold request.

It’s behavior is controlled by the system preferences StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight and UseTransportCostMatrix.

Si vous ne voulez pas que tous vos sites participent au processus de réservation en rayon, vous devez répertorier ici les sites qui *participent* au processus en saisissant leurs codes de sites (branchcode), séparés par des virgules (par ex. « MPL, CPL, SPL, BML », etc).

By default, the holds queue will be generated such that the system will first attempt to hold fulfillment using items already at the pickup library if possible. If there are no items available at the pickup library to fill a hold, build_holds_queue.pl will then use the list of libraries defined in StaticHoldsQueueWeight. If RandomizeHoldsQueueWeight is disabled (which it is by default), the script will assign fulfillment requests in the order the branches are placed in the StaticHoldsQueueWeight system preference.

For example, if your system has three libraries, of varying sizes ( small, medium and large) and you want the burden of holds fulfillment to be on larger libraries before smaller libraries, you would want StaticHoldsQueueWeight to look something like « LRG,MED,SML ».

Si vous souhaitez répartir de manière équitable la réponse aux demandes de réservations au sein de votre réseau, activez RandomizeHoldsQueueWeight. Lorsque cette préférence système est activée, l’ordre dans lequel les sites devront répondre aux demandes de réservations pour une demande de document disponible sera généré de façon aléatoire à chaque réactualisation de la liste.

An alternative to static and randomized is using the Tansport cost matrix. It takes precedence in controlling where holds are filled from and allows you to define the “cost” of transport between any two libraries. To use the Transport cost matrix simply set your UseTransportCostMatrix preference to “Use”.

Réservations à traiter

This report will show you all of the items that have holds on them that are available at the library for pulling. If the items are available at multiple libraries then all libraries with that item available will see the hold to pull until one library triggers the hold.

If enabled, clicking the Mark item as lost button will mark item as lost and notify the requesting patron depending on the value of the CanMarkHoldsToPullAsLost system preference.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holds-to-pull).

You can choose which LOST value to set the item to with the UpdateItemWhenLostFromHoldList system preference.

Vous pouvez limiter les résultats en utilisant la case Affiner sur le côté gauche de la page:

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Réservations mises de coté

Ce rapport affiche toutes les réclamations qui sont en atttente de retrait par des adhérents.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holdst).

Items that have been on the hold shelf longer than you normally allow (based on the ReservesMaxPickUpDelay preference value) will appear on the “Holds over” tab, they will not automatically be cancelled unless you have set the cron job to do that for you, but you can cancel all holds using the button at the top of the list.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holdso).

Ratios de réservation

Les ratios de réservations sont un outil de gestion des collections. Vous obtiendrez le nombre d’exemplaires nécessaires pour maintenir le ratio de réservations par exemplaire visé. Par défaut, la bibliothèque doit avoir trois exemplaires par réservation. Ce rapport signalera le nombre d’exemplaire à racheter pour respecter ce ratio.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: holds-ratios).

Transferts à recevoir

Ce rapport liste tous les exemplaires qui sont en transit vers votre site.

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Si vous transferts ont du retard, vous verrez un message indiquant le nombre de jours de retard.

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Important

Un exemplaire est considéré comme en retard suivant le nombre de jours que vous avez défini dans la préférence système TransfersMaxDaysWarning.

Article requests

Article requests are somewhat similar to holds, but are not requests for an item to check out. Instead, article requests are requests for a photocopy of a particular section of a book or an article from a serial issue. This is very common in academic libraries where researchers may request a copy of a single article found in a journal.

Setting up article requests

First, enable your system preference for ArticleRequests.

Set to “Enable” patrons to place article requests.

Ensuite, il faudra définir le mode de la demande : seulement sur le titre, seulement sur l’exemplaire ou bien à la fois sur le titre et l’exemplaire.

You can set 3 different system preferences for mandatory fields to be filled in depending on how your records are requested.

Next you will want to go into your circulation and fines rules matrix and select each rule for which you want to allow requests.

You can allow requests to be made at the record level, item level, yes (which means both) and no (which means no article requests may be placed).

Placing article requests

Now you can place requests on both the staff client and OPAC.

In the staff client, on the record details page, you will see a “Request article” button at the top and an “Article requests” tab to the left. The two options lead to the same page.

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Just like a hold, you will be prompted to enter the patron’s card number or name.

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Fill in the form.

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Note

Remember, the mandatory fields are set through the three system preferences ArticleRequestsMandatoryFields, ArticleRequestsMandatoryFieldsItemsOnly, and ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly.

If allowed, choose the specific item to request.

Then, click on “Place request”.

From the OPAC, patrons can place requests themselves either from the results list

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or by going to the detailed record.

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As with a hold, if the patron is not logged in, they will be asked to do so.

The form is the same as the one in the staff interface.

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If allowed, the patron can choose the specific item to request.

From their acocunt, the patron will be able to follow the progress of their request from “pending”

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to “processing”.

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The patron will also receive an email notification when the status of the request changes.

Once the request is completed the patron will receive an email notification and the article request will no longer appear in their account.

Managing article requests

Once the article request has been placed, staff will see new requests at the bottom of the home page on the staff client. (In the same location as tags, comments and modifications).

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From there staff will be able to select requests to process.

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The first step would be for a staff member to process the request, that moves the request to the processing tab and alerts other staff members that the request is in process. In the actions column, click on the dropdown menu and select “Process request”. This will move the request to the processing tab.

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Next staff will go to the shelf and make a copy of the requested article.

Once that is complete, staff can print the article request slip (this can be customized in notices and slips under AR_SLIP) and staple or paper clip it to the article. In the actions column, you can select the dropdown and select print slip.

Finally, staff will select the complete article request from the actions dropdown menu which will send a notice to the patron who made the request letting them know the request is ready for pickup.

This removes the article request from the processing tab.

Note

Actions can also be made in bulk by checking the boxes next to the requests to process or by clicking “Select all”, and choosing the new status from the actions menu on top of the table.

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Retards

Important

Le rapport peut mettre du temps à remonter les résultats si la base des adhérents est relativement conséquente.

Note

Large libraries can choose to filter the report before it runs by setting the FilterBeforeOverdueReport system preference to “Require”.

Ce rapport liste tous les exemplaires qui n’ont pas été rendus à temps à votre site.

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Note

  • You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: circ-overdues).

Il est possible de filtrer ce rapport en utilisant les options du menu qui se trouve sur la gauche.

Note

La case à cocher “Afficher les exemplaires actuellement en prêt” bascule d’un rapport des retards à un rapport de prêts. Tous les titres en prêt s’afficheront indépendamment de la date de retour.

Retards avec amendes

Ce rapport vous montrera les documents en retards qui ont généré des amendes ou suspensions.

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If you would like to limit the report you can use the pull down menu at the top to limit to a specific shelving location at your branch. To see overdues with fines at other branches you will have to change your branch or log in at that branch.

Important

If you do not charge fines and/or don’t have the fines cron job running you will see no data on this report.

Prêts sur place en attente

If you are using the on site checkouts functionality (OnSiteCheckouts) then you’ll have a report to view all items that are currently checked out on site.

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Ceci listera la date de retour prévue (retards en rouge), l’emprunteur, les informations d’exemplaire et la bibliothèque où se trouve l’exemplaire.

Tracking in-house use

De nombreuses bibliothèques tracent l’utilisation sur place des documents.

Note

This is different from tracking on-site usage. In-house use is the use of items in the library by patrons without them having to check them out. On-site use is the use of items on site that must first be checked out. To learn more about on site usage please review the OnSiteCheckouts preference.

Tracking the use of items in the library without checking them out can be done in Koha one of two ways. The first is to create one or more Statistical Patrons. When collecting items that have been used within the library, you will want to check them out to your statistical patron:

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Au lieu de marqué le document comme “en prêt”, Koha enregistrera que celui-ci a été consulté sur place:

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Répétez ces étapes pour tous les documents qui ont été consultés sur place. Vous disposerez ainsi de statistiques précises concernant l’utilisation des documents.

The other way to record local use of items is to set your RecordLocalUseOnReturn preference to “Record.” Then whenever you check an item in that is not checked out and not on hold a local use will be recorded.

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Note

If you have RecordLocalUseOnReturn set to “Record” you can still use your statistical patrons to record local use as well.

Self checkout

Koha comes with a very basic self checkout module. To enable this module you need to set the WebBasedSelfCheck system preference to “Enable.” To use this module you have to log in as a staff member with self_check permissions.

Note

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff client logged into a computer all day

There is no link to the Self checkout module, but a simple addition to the OPACUserJS system preference can add one.

$(document).ready(function(){
    $("#login .btn").parent().after("<p><a href=\"http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl\" target=\"_blank\">Self-Checkout</a></p>");
});

**Important**

The code above has line breaks added to make it more readable,
please be sure to enter the above as one line in when putting it in
the system preference.

Le lien apparaîtra en bas de la page de connexion:

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You can also access this module by going to: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl

When on the self checkout page, depending on the value in your SelfCheckoutByLogin system preference you will be asked to enter your cardnumber

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or your username and password

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Une fois connecté sur le module de prêt en libre-service, il vous sera demandé de scanner les documents que cous empruntez

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Au fur et à mesure que vous scannez les documents, ceux-ci apparaîtront sous la barre de saisie de codes à barres

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Lorsque vous avez fini de scanner vos documents, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Finir”. Cela vous imprimera un reçu et vous déconnectera du module Prêt en libre-service.

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Lorsque vous essayez de prêter des exemplaires, il y a certains cas où des messages d’erreur s’affichent et où l’adhérent devra directement aller voir un bibliothécaire. Cela arrive même si vous avez autorisé le forçage des fonctions de circulation. Il n’y a qu’un bibliothécaire qui puisse forcer une interdiction donc les adhérents doivent aller voir un bibliothécaire dans ce cas-là.

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Self check-in

In order to use the self check-in module, you must first set the :ref: SelfCheckInModule <selfscheckinmodule-label> system preference to “Enable”.

Then, you will have to create a patron with the self_checkin_module permission.

Note

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff client logged into a computer all day. You can give this patron only the aforementionned permission so it cannot be used for anything else.

Once this is done, you can head over to the self check-in page: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sci/sci-main.pl

Log in with your staff patron with self check-in permissions

Once the computer or kiosk is set and the self check-in user logged in, patrons will be able to check-in their items themselves.

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The patron will either scan the item’s barcode, if the computer is attached to a barcode scanner, or type in their item’s barcode in the box and click “Add” or press enter.

Note

Most barcode scanners will automatically hit return after scanning.

Once they have scanned or entered all their items” barcodes, they can click on the “Check-in” button to return all the items at once.

Important

If the patron doesn’t click the “Check-in” button, the items will not be returned and will stay in their account.

Important

The self check-in module will not warn user if the item is late, if they have fines, if the item is on hold for someone else, or if they have messages in their account.

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They can then click “Finish” to return to the main self check-in page.

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Note

If the patron doesn’t click “Finish”, the screen will refresh after the timeout period specified in the SelfCheckInTimeout system preference.

Note

Even if the patron doesn’t click “Finish” the item will still be checked in from their account.

You can cutomize the look of your self check-in screens by using the SelfCheckInUserCSS system preference or the SelfCheckInUserJS system preference.

You can add content, like instructions on how to use the self check-in system for example, by using the SelfCheckInMainUserBlock system preference.

Statistics about the transactions made through the self check-in module are logged into the action_logs table in the Koha database. You can therefore build a custom report to get the statistics you need.

Offline circulation utilities

Koha vous permet de continuer toutes les opérations de circulation pendant que vous êtes hors-ligne en utilisant une des trois solutions.

Offline circulation in Koha

If the AllowOfflineCirculation preference is set to “Enable” the library staff can continue to perform circulation actions within Koha when the system is offline. You will want to visit http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl at least once while online and bookmark that page. That is the page you will go to when you are offline.

Important

The offline interface uses HTML LocalStorage, which depending on the browser and user setting, is limited to 2.5MB or 5MB per domain. This means that larger systems will not be able to synchronize their data and are recommended to use either the Firefox or Windows application for offline circulation.

Configuration

Avant que le système ne soit pour la première fois hors ligne, allez dans le module Circulation est choisissez “Interface intégrée de circulation hors ligne”

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Et synchroniser vos données sur chaque poste de circulation en cliquant sur le lien “Synchroniser” sur la droite de l’écran.

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Important

The offline interface uses HTML LocalStorage, which depending on the browser and user setting, is limited to 2.5MB or 5MB per domain. This means that larger systems will not be able to synchronize their data and are recommended to use either the Firefox or Windows application for offline circulation.

Cela vous permet de charger une copie de vos adhérents et de vos données de circulation. Cliquez sur le lien “Télécharger les enregistrements” en haut de la page pour synchroniser vos données.

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Une fois vos données chargées, vous verrez la date de dernière synchronisation à droite de chaque jeu de données.

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Cela devrait être réalisé régulièrement pour anticiper toute perte de connexion inattendue.

En circulation

Lorsque votre système se met hors-ligne, consultez la page de Prêt secouru (http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl) dans Koha, et cliquez sur “Prêter” ou “Retourner” pour réaliser les transactions hors-ligne.

Le prêt est réalisé en cherchant l’utilisateur par le code à barre de sa carte ou son nom, en haut de l’écran “Prêt”. Après avoir sélectionné un utilisateur, les informations des utilisateurs qui sont synchronisées seront affichées, en incluant les amendes et les prêts.

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Scannez le code à barres de l’exemplaire que vous désirez prêter, et saisissez une date de retour. Si vous ne saisissez pas de date de retour, Koha en définira une pour vous.

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Une fois l’exemplaire prêté, il apparaîtra sous les informations de l’adhérent.

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Koha offline uploading

Once the system is back online visit the “Synchronize” page on the Offline circulation module and click “Upload transactions”

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Une fois les fichiers téléchargés, cliquez sur “Voir actions de prêt secouru en attente” situé sur la droite.

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After clicking “View pending offline circulation actions” you will be brought to a summary of all of the actions you loaded in to Koha in your *.koc file.

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  • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

  • Click on the “Process” button and Koha will record every stored transaction one by one. For each transaction, the status will change to:

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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Firefox plugin

There is an offline circulation tool that you can add to your Firefox browser as an addon. To do so, just go to https://addons.mozilla.org/en/firefox/addon/koct/ page and click on the « install now » button. You may have to confirm the installation, just click on « install now » and then restart Firefox to complete the installation.

Once you have installed the plugin and restarted Firefox, you will see the Koha logo in the download bar at the bottom right of Firefox.

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Un clic sur le logo ouvrira l’outil dans une autre fenêtre.

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The plugin connsists of three sections:

  • The “Check out” section is where you check out items

  • The “Check in” section is where you check in items

  • The ‘Transactions’ section is where you can track the transactions done while in offline mode

    • The transactions will keep information until you empty it.

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      If you’d like to clear the transactions, click the “Clear” box before hitting the “OK” button.

The first thing you want to do then is to set up the plugin. Proceed to the settings page, linked in the top right of the page or under ‘Configuration page’ in the Transactions section.

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Answer the 5 questions presented:

  • Serveur = l’URL de l’interface professionnelle

  • Nom d’utilisateur = l’identifiant du compte de votre personnel

  • Mot de passe = le mot de passe du compte de votre personnel

  • Branch code = the code for the branch where you are located

  • Commit Type = If you select ‘Send data to Koha’, your account will need to be approved by an administrator. If you select ‘Apply directly to Koha’, your account will not need to be approved.

    Important

    Pour enregistrer ces paramètres, vous devrez fermer la fenêtre du plugin et la ré-ouvrir en cliquant encore sur le logo de Koha dans la barre d’accessoires.

    Note

    Vous pouvez créer un compte pour le personnel consacré à la circulation hors-ligne; afin que tout le monde puisse utiliser la même connexion. Vous pouvez aussi utiliser une connexion de groupe pour la circulation simple.

Une fois que tout est en place, vous pouvez commencer à enregistrer les prêts et retours.

Prêt:

A screenshot of the KOCT Checkout section

  • Under the “Checkout” heading

  • Scannez le code à barres de la carte de l’adhérent

  • Scannez le code à barres du document

  • Click “Checkout”

Retour:

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  • Under the “Checkin” heading

  • Scannez le code à barres du document

  • Click “Checkin”

Each time, you check out or check in an item, a new transaction is recorded in the local plugin database. This is recorded in the Transactions section bellow.

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Note

Le statut sera « Local » tant que vous serez hors-ligne et et que vous n’effectuez pas de transactions dans Koha.

Lorsque votre connexion Internet revient, vous obtiendrez ces transactions dans Koha. Avant cela, vous devez être au courant de certains points.

Because you are not connected to your Koha database when using this plugin holds will need additional processing. If an item you check in while offline has a hold, the hold is kept on the item. Since, you can’t confirm holds found during the processing of every check in, the holds stay on the item and will need to be managed later. If you only checked in a few items you can just keep a record of them all. If you checked in a lot of items you can use the Holds queue once it rebuilds to see what holds made it to the shelf erroneously.

De la même façon, si la carte d’un adhérent expire, l’outil de circulation hors-ligne ne le prendra pas en compte. Le prêt sera donc enregistré malgré le compte de l’adhérent qui sera bloqué normalement.

Vous avez deux options pour ajouter cette donnée à Koha

A screenshot of the KOCT Checkout section

  • Apply to Koha

    • If you checked in/out on more than one computer at the same time, what you want is to process every transaction consistently. Let’s say for instance that one patron checked a book out on one computer and then checked the same book in on another computer. To be consistent, you need to record the check out first and then the check in. Not the opposite! To do so, you need to group every transaction in one place, sort them all and then, process everything. So, you need to use the « Apply to Koha » option from every plugin/computer you worked with. This way, the log will go to Koha and be accessible from the Offline Circulation page.

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    • Get there: Circulation > Pending offline circulation actions

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    • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

    • Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:

      • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

      • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

      • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

      • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

    • Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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  • Appliquer directement

    • Si vous effectuez toutes les actions de circulation sur un seul poste informatique et que tout est déjà trié, vous pouvez choisir d””Appliquer directement”

    • La colonne “Statut” sera mise à jour et vous fera savoir si les transactions ont été appliquées

      • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

      • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

      • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

      • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Offline circ tool for Windows

The Offline circulation utility can be downloaded at: https://github.com/bywatersolutions/koha-offline-circulation/releases

To generate a borrowers.db file for loading in to the Windows tool you will need to run the file generator via a cron job.

Upload offline circ file

The offline circulation tool for Windows will generate a KOC file that you can upload into Koha once your system comes back up.

Dans le menu Circulation, cliquez su “Télécharger un fichier de prêt secouru (.koc)”

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Parcourir votre ordinateur pour retrouver le fichier *.koc file

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Once the file is uploaded, click the process the file

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Quand cela sera terminé vous pourrez télécharger un autre fichier ou vous occuper des actions de prêt secouru en attente.

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After clicking “View pending offline circulation actions” you will be brought to a summary of all of the actions you loaded in to Koha in your *.koc file.

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  • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

  • Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Utilisateur non trouvé. » Si le numéro de carte de l’utilisateur est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

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