Acquisizioni¶

Il modulo Acquisizioni di Koha fornisce uno strumento grazie al quale la biblioteca può registrare gli ordini fatti ai fornitori e gestire i budget di spesa.

Vai a: Più > Acquisizioni

Setup¶

Before using the Acquisitions module you will want to make sure that you have completed all of the set up.

First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and EANs della biblioteca you will need to have entered your vendors.

Nella pagina principale vedrai la lista dei fondi della tua biblioteca.

Nota

Se la linea di totale dei fondi ti fa confusione, puoi toglierla aggiungendo questo codice
#funds_total {display:none;}
dentro la preferenza di sistema IntranetUserCSS.

Per vedere tutti i fondi selezione la casella di spunta vicino a “Mostra i fonti attivi e inattisi” che è sopra la tabella dei fondi.

Per vedere una storia di tutti gli ordini puoi cliccare sull’ammontare con i link e il sistema ti farà una richiesta per rispondrti.

Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.

Fornitori¶

Before any orders can be placed you must first enter at least one vendor.

Add a vendor¶

To add a vendor click the “New vendor” button on the Acquisitions page

Il modulo per aggiungere un fornitore è diviso in tre parti

The first section is for basic information about the vendor
- Of these fields, only the vendor name is required, the rest of the information should be added to help with generating claim letters and invoices
The second section is for information regarding your contact at the vendor’s office
- Nessuno di questi campi è obbligatorio, vanno specificati solo se vuoi tenere traccia dei tuoi contatti in Koha
  - Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor
  - Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor
  - Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person
  - Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person
  - Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person
- You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button
La sezione finale è relativa a informazioni di fatturazione
- Per poter ordinare a un fornitore, devi prima renderlo “attivo”
- For list prices and invoice prices choose the currency
  - Currencies are assigned in the Currencies and exchange rates admin area
- If your library is charged tax mark your tax number as registered
- Verifica se i listini prezzi e/o i prezzi sulle fatture includono leimposte
- Indica nel campo “Sconto” l’eventuale sconto applicato dal fornitore
  - Puoi indicare uno sconto per la copia in ordinazione
- Indica la percentuale se la tua biblioteca deve pagare imposte sugli ordini
- Se sai quanto tempo trascorre prima che il fornitore evada gli ordini, puoi indicarlo. Ciò permetterà a Koha di stimare i tempi di arrivo degli ordini nei report di ordini in ritardo.
- Le note sono per uso interno

View/edit a vendor¶

To view a vendor’s information page you must search for the vendor from the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the vendor’s name:

Dai risultati, clicca sul nome del fornitore se vuoi vederlo o modificarlo

Per modificare il venditore, fai click sul bottone “Modifica fornitore”.

Se il fornitore non ha raccoglitori collegati, potrà essere cancellato con il bottone “Cancella fornitore”. Altrimenti apparirà solo il bottone “Ricevi spedizione”.

Vendor contracts¶

Puoi definire contratti (con data di inizio e di fine) da associare ad un fornitore. Serve per vedere alla fine dell’anno quanto è stato speso per contratto e per fornitore. In alcuni casi, può servire associare al contratto una spesa minima e una massima annuale.

Add a contract¶

At the top of a vendor information Page, you will see a “New contract” button.

Il modulo del contratto ti chiederà alcune informazioni fondamentali relative al contratto

Importante

Non puoi creare un contratto retrospettivamente. La data di fine non può essere precedente a oggi.

Il contratto salvato apparirà sotto le informazioni del fornitore.

Sarà anche un’opzione quando si creano raccoglitori

Managing purchase suggestions¶

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggerimento system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.

Nota

You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.

When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

Apparira nell’interfaccia staff sotto le etichette dei moduli:

Clicca “Gestione suggerimenti di acquisto” per entrare nella relativa pagina. Se non ci sono richieste in attesa, puoi entrare nella pagina della Gestione cliccando sulla relativa voce nel menù a sinistra della pagina degli Acquisti.

I suggerimenti di acquisto verranno ordinati in tre categorie: accettati, in lavorazione, rifiutati. Ogni suggerimento accettato o rifiutato ha il nome del collega e la motivazione della decisione (vedi “status”)

Una proposta di acquisto “Accettata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto le proposte. Una proposta “In attesa” è quella che attende di essere valutata dalla biblioteca. Una proposta “Controllata” è quella segnata come tale usando il modulo sopra le proposte. Una proposta “Ordinata” è una proposta passata in stato di ordine di acquisto usando il link “Da proposta di acquisto” nel tuo raccoglitore. Una proposta “Rifiutata” è quella marcata come tale usando il modulo sotto la lista delle proposte.

Per le biblioteche con molti suggerimenti di acquisto, ci sono filtri sulla sinistra della pagina della Gestione dei suggerimenti di acquisto per limitare i titoli mostrati di volta in volta sullo schermo.

Cliccando sulle intestazioni blu aprirà i filtri e cliccando “[cancella]” toglierà i filtri e mostrerà tutti i suggerimenti di acquisto.

Nota

La pagina delle richieste di acquisto si limita alla richieste della tua biblioteca. Per vedere le richieste di altre o tutte le altre biblioteche, fai click sul filtro “Informazioni sulle acquisizioni” e cambia biblioteca.

Quando si esaminano i suggerimenti di acquisto da lavorare, puoi spuntare la/e copia/e da approvare o rifiutare e poi scegliere stato e motivo da applicare ai suggerimenti selezionati. Puoi anche cancellarle del tutto spuntando la casella “Cancella selezionati”.

Un’altra opzione disponibile per le biblioteche con lunghe liste di suggerimenti è quella di apporvare o respingere ogni singolo suggerimento cliccando sul titolo stesso e aprire un riassunto del suggerimento, inclusa l’informazione se la copia è stata acquistata.

Clicking “edit” to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.

Da questa schermata puoi modificare i suggerimenti di acquisto. Puoi anche accettare o rifiutare i suggerimenti.

Marcando la richiesta come “Da lavorare”, la riporterà nella scheda “In lavorazione”.

I motivi con cui accettare o rifiutare una proposta di acquisto sono definiti dai valori autorizzati SUGGEST.

Se scegli “Altro…” come motivazione, dovrai specificarla in un campo di testo che comparirà. Premendo “Cancella” alla destra del campo tornerai indietro.

E” inoltre possibile assegnare questo suggerimento ad un fondo.

This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Once you have clicked “Submit” the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.

Placing orders¶

Per effettuare un ordine devi prima cercare il fornitore o il venditore a cui spedire l’ordine.

Importante

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.

Creare un raccoglitore¶

Nota

Se stai usando EDI per gli ordini vorrai prima scaricare il record di ordine dal fornitore e poi iniziare il processo di Koha.

Per creare un raccoglitore devi prima cercare il fornitore a cui inviare l’ordine:

E fai click sul bottone “Nuovo raccoglitore” a destra del nome del fornitore.

Nota

Puoi anche aggiungere in un raccoglitore esistente cliccando sul link “Aggiungi a un raccoglitore” a destra dell’informazione su ogni raccoglitore nella tabella dei risultati.

Dopo aver cliccato “Nuovo raccoglitore” ti verranno chieste delle informazioni sull’ordine:

Quando aggiungi un raccoglitore, assegnagli un nome che ti aiuti a identificarlo in futuro.
Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you’re logged in at)
Per modificare il fornitore, puoi sceglierne un altro dalla tendina Fornitori
I campi note sono opzionali e liberi.
If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket.
- Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.

Se hai aggiunto contratti al venditore da cui stai ordinando, avrai anche la possibilità di scegliere su quale contratto inserire le copie che stai ordinando.

Al termine, clicca “Salva”

Dopo aver creato il raccoglitore, potrai inserirvi copie da ordinare in diversi modi.

Crea un ordine usando i records nel deposito temporaneo¶

Scegli il link “Aggiungi ordini” dalla lista dei file che ti viene presentata per aggiungere record al file del tuo ordine.

Accanto a ciascun titolo c’è una casella di controllo, controlla le copie che si desidera ordinare, o scegli “Controlla tutto” in alto. A seconda delle impostazioni della preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder `, Koha popolerà la schermata successiva con la quantità corrispondente, Prezzo, Fondo, Statistica 1 e Statistica 2 trovati all’interno del file depositato.

In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.

If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

L’ultima possibilità è ordinare da una lista di titoli con il più alto numero di prenotazioni
- This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices & slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Ricerca di notifiche all’utente

Nel pop u che apparirà cerca per utente e clicca “Select” per inviare la notifica
Una voltà fatto puoi chiudere la finestra e vedrai la lista degli utenti nella sezione “Utenti0

Dopo aver inserito le informazioni bibliografiche (questo vale per tutti i metodi di importazione fatta eccezione per i record in deposito), se la preferenza di sistema AcqCreateItem è impostato su “Aggiungere un elemento quando si fa un ordine”, allora dovrai inserire le informazioni di copia. È necessario inserire almeno una copia quindi fare clic sul pulsante “Aggiungi” in basso a sinistra del form della copia.

Dopo aver cliccato il bottone “Aggiungi copia” sotto i dati di copia, la copia apparirà sopra il modulo e potrai aggiungere la copia successiva allo stesso modo, se intendi acquistare più copie.

Una volta inserite le info sulla copia, dovrai specificare le info sull’account.

La quantità è popolata dal numero di copie che hai aggiunto all’ordine.
- Importante
  
  Non è possibile modificare manualmente la quantità, è necessario scegliere “Aggiungi” sotto il form per aggiungere altrettanti copie quante ne stai ordinando
The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.
The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.
Il prezzo del fornitore non comprende tasse o sconti
Se il prezzo non è sicuro, indicalo faceno check sulla casella “prezzo incerto”.
- Un raccoglitore che contiene almeno un prezzo incerto non può essere chiuso.
Se devi pagare tasse di vendita, scegliele dal campo IVA
Indica la percentuale di sconto per questo ordine; premi TAB e Koha riempirà automaticamente gli altri campi.
Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.
Replacement cost is the price it will cost to replace the item.
Budgeted cost is the amount that will be removed from the “spent” budget.
Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.
If you added planning values when creating the Fund, those values will appear in the two planning value fields.

Una volta aver compilato tutti i campi fare clic su “Salva” per aggiungere la copia al raccoglitore. Se il prezzo supera l’importo del fondo disponibile, verrà chiesta conferma.

L’avviso di conferma ti permetterà di ordinare oltre l’ammontare del fondo, se l’operazione è di tuo interesse.

Dopo aver aggiunto una copia al raccoglitore, ti verrà presentato un riassunto del raccoglitore.

Se vuoi vedere altri dettagli, premi sulla casella di spunta “Mostra tutti i dettagli”

Da qui puoi modificare o cancellare le copie che hai aggiunto.

Scegliere “Cancella ordine” rimuove l’ordine ma non il record dal catalogo.
Scegliendo “Cancella ordine e record catalografico”, verranno eliminati sia l’ordine sia il record dal catalogo.
- Un record catalografico non può essere sempre cancellato. Ci sono avvisi che lo spiegano.

Inoltre nella pagina riassuntiva, potrai modificare l’informazione sul raccoglitore cliccando sul bottone “Modifica informazione del raccoglitore”, o cancellare il raccoglitore premendo “Cancella questo raccoglitore”, o esportarlo come file CSV premendo il bottone “Esporta come CSV”.

Se stai usando EDI per il tuo ordine è possibile fare clic sul pulsante “Crea ordine EDIFACT” quando hai finito per inviare il file EDI al venditore e chiudere il raccoglitore.

Quando sei sicuro di aver completato il raccoglitore, puoi premere il bottone “Chiudi raccoglitore” e inviarlo al fornitore.

Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Se la preferenza BasketConfirmations è impostata a “Chiedi conferma”, ti verrà chiesto se sei sicuro di chiudere il raccoglitore.

Quando si chiude il raccoglitore è possibile aggiungere il raccoglitore a un gruppo per facilitare la stampa e il recupero. Se si seleziona la casella di “Allega questo raccoglitore a un nuovo gruppo di raccoglitori” sarai portato all’elenco dei gruppi dove è possibile stampare un PDF dell’ordine.

Importante

Un raccoglitore con almeno una copia marcata come “prezzo “incerto” non potrà essere chiuso.

Clicking the “Uncertain prices” button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.

Importante

The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.

Dopo aver inserito l’ordine, è possibile cercarlo attraverso acquisizioni o visualizzare le informazioni nella pagina di dettaglio della biblioteca nel client personale (se la preferenza AcquisitionDetails è impostata su “ Mostra”).

Crea un ordine d’acquisto¶

Un gruppo di raccoglitori è semplicemente un insieme di raccoglitori. In alcune biblioteche ci possono essere persone che creano raccoglitori, che dopo un certo tempo vengono raggruppati da altri e spediti al fornitore in blocco. E” comunque possibile avere un solo raccoglitore in un gruppo di raccoglitori se questo è il flusso di lavoro della tua biblioteca.

Stampa dei raccoglitori¶

When you are finished adding items to your basket, click “Close this basket.”

Verrà chiesto se si desidera “Mettere questo raccoglitore in un nuovo gruppo di raccoglitori con lo stesso nome”. Un gruppo di raccoglitori è necessario se si vuole essere in grado di stampare i file PDF degli ordini.

Your completed order will be listed on the basket grouping page for printing or further modification.

Se chiudi il raccoglitore prima di generare l’ordine EDIFACT, puoi generare EDIFACT dalla pagina dell’ordine d’acquisto.

Basket grouping EDIFACT

Facendo clic sul pulsante “Stampa” accanto al vostro ordine genererà un file PDF per la stampa, che avrà tutte le informazioni della biblioteca seguite dalle copie in ordine.

Receiving orders¶

Importante

È” necessario chiudere il raccoglitore per essere in grado di ricevere copie quando arrivano. Solo le copie nei raccoglitori chiusi potranno essere ricevute.

Gli ordini possono essere ricevuti dalla pagina di informazioni del fornitore

o dalla pagina di risultati di ricerca per fornitore

Dopo aver cliccato su “Ricevi spedizione”, ti verrà richiesto il numero della fattura, la data di ricezione, il costo di spedizione e il budget su cui caricare questi costi di spedizione.

La pagina degli arrivi elencherà tutte le copie ordinate ad un fornitore indipendentemente dal raccoglitore usato.

Per ricevere una copia determinata, premi il link “Ricevi” a destra della copia.

Da questa form puoi modificare l’informazione dei costi. Puoi anche marcare un ordine come parzialmente ricevuto, spuntando solo le copie che vuoi ricevere. I valori che indichi in “Costo rimpiazzo” e “Costo reale” popoleranno automaticamente il sottocampo v e g rispettivamente della copia.

Puoi modificare una copia da questa pagina cliccando “Modifica”. Potrai indicare collocazione e barcode, se intendi farlo in questo momento. Fatte tutte le modifiche a orine e copie, premi “ Salva” per indicare che le copie sono state ricevute.

Nota

Se la preferenza ` AcqItemSetSubfieldsWhenReceived <#AcqItemSetSubfieldsWhenReceived>`__ è impostata a aggiungere o modificare valori su copie ricevute, le modifiche avranno luogo dopo aver cliccato “Salva”.

Se la copia non è più disponibile da questo fornitore, è possibile trasferire l’ordine al raccoglitore di un altro fornitore cliccando sul link “Trasferimento” a destra del titolo. Questo aprirà una casella di ricerca del fornitore.

Dai risultati è possibile fare clic su “scegliere” alla destra del venditore a cui si desidera riordinare questa copia.

Ti verranno presentati i raccoglitori aperti per quel fornitore. Per spostare la copia è sufficiente fare clic su “Scegli” alla destra del raccoglitore a cui si desidera aggiungere la copia.

Una volta che hai scelto, ti verrà chiesta conferma.

Quando hai finito di ricevere quanto arrivato, puoi uscire dalla pagina cliccando un link o premendo il bottone “Ricezione finita” posto in fondo.

Se la copia non può essere trovata, è possibile annullare l’ordine cliccando “Cancella ordine” a destra. Verrà chiesto di indicare il motivo e di confermare la cancellazione.

Vedrai anche se la copia è stata ricevuta e/o cancellata se apri il raccoglitore.

Fatture¶

Al momento della ricezione degli ordini vengono generate le fatture. Le fatture possono essere cercate premendo “Fatture” a sinistra della pagina delle Acquisizioni.

Dopo la ricerca, i risultati appariranno a destra delle opzioni di ricerca.

Premi “Dettagli” per vedere tutta la fattura, o premi “Chiudi” per indicare che è stata pagata.

In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.

Click on “Add an adjustment”
Enter the amount of the adjustment
Choose a reason, if needed

Nota

The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.
Enter a note, if needed
Choose the fund from which the adjustment amount should be taken
If “Encumber while invoice open” is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.
Click on “Update adjustments” to save your adjustments

If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on “Update adjustments”.

Se si sta permettendo il caricamento di file acquisizioni con la preferenza AcqEnableFiles, si avrà la possibilità di gestire i file di fatturazione accanto al collegamento a “Vai alla pagina di ricevuta”

Per vedere o collegare nuovi file fare clic sul link “Gestisci file fattura”

Da qui è possibile trovare un file da caricare e / o vedere i file già allegati.

Dai risultati della ricerca fatture, puoi unire due fatture, se ti occorre. Fai click sulla casella di spunta a sinistra delle fatture che vuoi unire e fai click sul bottone “Unisci fattore selezionate” al fondo della pagina. Ti verrà presentata una schermata per conferma:

Fai click sulla riga del numero fattura che vuoi conservare e questa verrà evidenziata in giallo. Inserisci dati di fatturazione diversi nei campi disponibili e fai click su “Unisci”. Le due fatture diventeranno una.

Canceling an order¶

Nota

Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect. Instead, follow the procedure below.

To cancel an order:

locate the vendor and click on “Receive shipment”;
on the next page, use a false invoice number (such as 54321. Whatever number you choose will persist in your system as a blank invoice - re-use it for future cancellations to avoid accumulating numerous false, empty invoices);
so on the next page you’ll get a warning box in which you click on “Receive”;
on the next page (at right) you can click on “Cancel order”.

Claims & late orders¶

Se è stato inserito un indirizzo di posta elettronica per i fornitori nel sistema, è possibile inviare messaggi di reclamo quando un ordine è in ritardo. Prima di poter inviare reclami è necessario impostare un ` avviso di reclamo acquisizioni <#ACQCLAIM>`__.

Upon clicking on the link to “Late orders” from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.

Nota

Il menu a tendina dei fornitori mostra solo i fornitori con raccogliotori sia chiusi che in ritardo

Una volta che hai filtrato gli ordini per mostrare le copie che si considerano in ritardo, verrà presentato un elenco di queste copie.

To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click “Claim order” at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.

Nota

The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

Acquisition searches¶

At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.

In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.

Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.

Puoi inserire informazioni in uno o in entrambi i campi e puoi mettere ogni parte del titolo e/o del nome fornitore.

Cliccando il segno più a destra della casella di ricerca del fornitore aprirà la ricerca avanzata con altri campi a disposizione.

Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.

Budget/fund tracking¶

Nella pagina principale delle acquisizioni si trova una tabella che mostra i fondi attivi e quanto è stato ordinato o speso per ognuno.

Cliccando sugli ammontari relativi a quanto speso o ordinato, vedrai un sommario con i titoli ordinati / ricevuti rispetto a quel budget.

EDI process¶

Le sezioni precedenti illustrano tutte le opzioni di ordinamento, questa sezione spiegaa le parti relative a EDI o EDIFACT riordinandole per aiutare coloro che utilizzano solo EDI per fare gli ordini.

Importante

Koha utilizza lo standard EDIFACT non lo standard X12 per gli ordini elettronici

EDI questions for vendors¶

Si devono raccogliere le seguenti informazioni dai fornitori prima di iniziare il processo di configurazione in Koha.

EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.

Fornitore: Il nome del fornitore
Descrizione: Una breve descrizione, se è necessaria una spiegazione aggiuntiva (soprattutto se si dispone di più account per un fornitore).
Trasporto: Il fornitore trasmette i file EDI via FTP, SFTP, o qualche altro modo che richiede un’elaborazione speciale?
Host remoto: L’indirizzo URL o IP del server FTP / SFTP
Nome utente: Il nome utente per il server di cui sopra
Password: La password per il server di cui sopra
**Directory di download: ** Il percorso sul server che contiene i file per Koha da scaricare e processare
Directory di upload: Il percorso sul server in cui Koha carica i file che il fornitore di elaborerà
Qualificatore: Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?
- Scegliere una delle opzioni:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assegnato da parte del fornitore
  2. Assegnato dal compratore
SAN: L’identificatore per il fornitore

Il qualificatore e il SAN del compratore sono opzionali. Alcuni fornitori richiedono un secondo identificatore dell’acquirente in aggiunta all’account EAN .
**Qualificatore compratore: ** Chi ha assegnato la SAN tra i seguenti?
- Scegliere una delle opzioni:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assegnato da parte del fornitore
  2. Assegnato dal compratore
**SAN acquirente:**L’identificatore per la biblioteca
**Preventivi abilitati: ** [y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione dei preventivi via EDIFACT e si desidera inviare e ricevere i preventivi via EDIFACT?
**Ordini abilitati: ** [y / n] Il fornitore supporta l’invio e la ricezione degli ordini via EDIFACT e vuoi inviare e ricevere ordini via EDIFACT?
Fatture abilitate:[y / n] Questo fornitore supporta l’invio e la ricezione delle fatture via EDIFACT e desideri inviare e ricevere fatture via EDIFACT?
Suffisso dei file di ordine: Il suffisso che identifica i file con gli ordini
Suffisso dei file dei preventivi: Il suffisso che identifica i file dei preventivi
Suffisso dei file per le fatture: Il suffisso che identifica i file che contengono le fatture
I numeri di account EDI: (elencarli tutti)
Descrizione degli account: (il riassunto di ciò che sono i diversi numeri degli account EDI)

EAN: Ogni biblioteca che usa EDIfact deve identificarsi con almeno un identificatore chiamato SAN o EAN. Questo valore andrà immesso negli `EANs della biblioteca <library-eans-label>`.

Biblioteca
EAN
- Scegliere una delle opzioni:
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assegnato da parte del fornitore
  2. Assegnato dal compratore

MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

prezzo: Campo MARC21 che contiene il prezzo dell’articolo
quantità: MARC21 campo contenente il numero di elementi per il determinato record
budget_code: Campo MARC21 che contiene il codice del budget Koha su cui fare l’addebito
sconto: Campo MARC21 che contiene lo sconto in percentuale che verrà applicato
sort1: Campo MARC21 che popolerà il campo personalizzato sort1
sort2: Campo MARC21 che popolerà il campo personalizzato sort2

EDI setup¶

Prima di iniziare a fare ordini con EDI, è necessario aver completato i seguenti passi:

Chiedere il vostro fornitore/libraio le informazioni di connessione
- Potrebbe anche essere utile chiedere qualche file di esempio EDIFACT dal fornitore
Share with your vendor/bookseller/jobber your library codes, item type codes, fund codes, and any other codes or authorized values they might need for creating your MARC order records
Parlate con il vostro fornitore di supporto Koha e/o con la Comunità se è necessario un plugin basato su risposte fornite dal fornitore
- Ad esempio ByWater Solutions ha pubblicato dei plugins per specifici fornitori qui: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Inserire il fornitore/libraio nelle acquisizioni
Review your Acquisitions system preferences
- Assicurarsi di impostare la preferenza MarcFieldsToOrder con dei valori coerenti con quanto verrà scritto nei file degli ordini
Inserisci i tuoi EDI account
Inserisci gli EANs della biblioteca
Turn on the EDI Cron so that it can process files

EDI ordering¶

Il primo passo nel fare ordini tramite EDI accade sul sito Web del fornitore di libri. Ogni venditore utilizzerà una lingua diversa, ma sarà necessario effettuare l’ordine sul loro sito e quindi scaricare il file di ordine in formato MARC. Termi che si potrebbero vedere sono: «Cestino», «ordine», «carrello», «Ordine MARC». Una volta che hai questo file MARC scaricato sul tuo PC, accedi a Koha e continuare il processo da lì.

Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In acquisizioni crea un raccoglitore per il fornitore su cui fai l’ordine. Dal raccoglitore, scegliere di ` ordinare da records nel deposito temporaneo <#orderfromstagedfile>`__ e fare clic su “Ordine” accanto al file è stato scaricato dal fornitore e caricato nel deposito temporaneo di Koha da parte tua.

Dalla schermata di conferma verranno visualizzati tutti i dati nel file MARC relativo al tuo ordine. Se non riesci a visualizzare campi come fondo e quantità assicurati che la preferenza :ref:`MarcFieldsToOrder ` sia impostata correttamente.

Dopo aver aggiunto tutti gli elementi al raccoglitore è possibile fare clic sul pulsante “Crea un ordine EDIFACT”.

EDIFACT order

This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.

EDI invoicing¶

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

EDIFACT messages¶

A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.