Erwerbung

Das Koha Erwerbungsmodul ermöglicht es der Bibliothek Bestellungen bei Lieferanten zu erfassen sowie Etats und Konten zu verwalten.

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Einrichten des Erwerbungsmoduls

Bevor Sie das Erwerbungsmodul verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Konfigurieren Sie zunächst die Systemparameter für die Erwerbung und die Erwerbungsbereiche in der Administration um alles auf die Geschäftsgänge Ihrer Bibliothek abzustimmen. Bevor Sie EDI-Konten und Bibliotheks-EANs konfigurieren können, müssen Sie zunächst Ihre Lieferanten anlegen.

Auf der Startseite der Erwerbung sehen Sie Ihre Konten aufgelistet.

Erfahren Sie mehr darüber im Bereich Haushalts-/Kontenüberwachung dieses Handbuchs.

Lieferanten

Bevor eine Bestellung gemacht werden kann, muss zuerst ein Lieferant angelegt oder ausgewählt werden.

Lieferanten anlegen

Bemerkung

Mitarbeiter müssen die Berechtigung vendors_manage besitzen (oder die Berechtigung superlibrarian), um Lieferanten hinzufügen zu können.

Klicken Sie auf „Neuer Lieferant“ auf der Startseite der Erwerbung, um einen neuen Lieferanten anzulegen.

Das Formular für neue Lieferanten ist in drei Bereiche aufgeteilt: Lieferantendetails, Kontakte und Bestellinformationen.

• Lieferantendetails: Grundlegende Informationen über den Lieferanten

  

  • Name (Pflichtfeld): der Name, der an allen Stellen in Koha erscheint, wenn auf diesen Lieferanten verwiesen wird

  • Postanschrift, Besuchsadresse, Telefon, Fax, Website, Kundennummer: diese Felder sind optional und sollten ausgefüllt werden, wenn Liefermahnschreiben und Rechnungen erstellt werden sollen

  • Art des Lieferanten: verwenden Sie dieses Feld, um Ihre Lieferanten zu kategorisieren (z. B. Buchhändler, Spender, Anbieter elektronischer Medien)

    Bemerkung

    Standardmäßig ist dieses Feld ein Freitextfeld. Wenn Sie hier ein Drop-Down-Menü bevorzugen, fügen Sie Werte im Normierten Wert VENDOR_TYPE hinzu.

  • Pseudonyme: fügen Sie einem Lieferanten einen oder mehrere Pseudonyme hinzu, um nach Ihnen in der Lieferantensuche recherchieren zu können. Zum Beispiel könnte die „American Library Association“ das Pseudonym „ALA“ bekommen.

• Kontakte: Informationen zu den Kontakten beim Lieferanten

  

  • Diese Felder sind keine Pflichtfelder. Sie müssen nur ausgefüllt werden, wenn Sie diese Informationen in Koha verwalten möchten

    • Primärer Erwerbungskontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner ist bei diesem Lieferant

    • Primärer Zeitschriftenkontakt: setzen Sie hier einen Haken in der Checkbox, wenn die Person ihr primärer Ansprechpartner für Zeitschriften ist

    • Kontakt bei Bestellungen? Markieren Sie diese Checkbox, wenn Ihre Bestellungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen soll (siehe auch: Bestellungen bearbeiten)

    • Kontakt für verspätete Bestellungen? Markieren Sie die Checkbox, wenn Ihre Reklamationen über verspätete Lieferungen per Mail direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

    • Kontakt für verspätete Hefte? Markieren Sie diese Checkbox, wenn Ihre Reklamationen für verspätete Hefte direkt an diesen Ansprechpartner gehen sollen

  • Sie können pro Lieferant mehr als eine Kontaktperson hinzufügen indem Sie auf den Button ‚Einen weiteren Kontakt hinzufügen‘ klicken

• Konten: Informationen zu Website, Software oder Portal des Lieferanten, die genutzt werden, um Bestellungen zu verwalten oder Statistiken des Lieferanten oder der Organisation zu sammeln. Ein Konto muss nicht angelegt werden. Nutzen Sie es daher nur, um die Informationen in Koha zu verwalten. Um ein Lieferantenkonto hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weiteres Konto hinzufügen“.

  

  • Füllen Sie das Formular aus (alle Felder sind optional):

    • Name: geben Sie den Namen des Kontos ein, dieser ist in Koha sichtbar.

    • Typ: Angabe zur Art des Kontos.

      Bemerkung

      Einträge dieser Auswahlliste können in den Normierten Werten in der Kategorie VENDOR_INTERFACE_TYPE angepasst werden.

    • URI: geben Sie hier die URL des Kontos ein.

    • Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server.

    • Passwort: geben Sie hier das Passwort für das Konto an.

      Bemerkung

      Dieses Passwort wird in der Datenbank verschlüsselt. Es wird standardmäßig nicht auf der Detailseite der Lieferanten angezeigt. Stattdessen gibt es einen Link „Anzeigen“, welcher angeklickt werden kann, um das Passwort anzuzeigen.

    • Konto-E-Mail: für die E-Mail-Adresse dieses Kontos.

    • Hinweis: geben Sie Informationen zu diesem Konto ein.

  • Klicken Sie auf „Hinzufügen eines weiteren Kontos“, wenn Sie mehr als ein Konto für diesen Lieferanten benötigen.

• Bestellinformationen: allgemeine Informationen zur Rechnungsstellung

  

  • Um bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen Sie diesen auf ‚Aktiv‘ setzen

  • Wählen Sie die Währung für Listen- und Rechnungspreise

    Bemerkung

    Währungen werden unter Währungen und Wechselkurse im Bereich Administration konfiguriert

  • Wenn Ihrer Bibliothek Steuern berechnet werden, können Sie die Steuernummer als registriert markieren

  • Geben Sie an, ob Listenpreise und/oder Rechnungspreise Steuern enthalten

  • Geben Sie die Steuerrate an, wenn Ihre Bibliothek für Einkäufe Steuern bezahlen muss

    Bemerkung

    Steuerraten werden über den Systemparameter TaxRates konfiguriert

  • Wenn der Lieferant immer einen gewissen Rabatt gewährt, kann dieser unter ‚Rabatt‘ angegeben werden

    Bemerkung

    Sie können bei der :ref:`Bestellung <accounting-details-orders-label> einen abweichenden Rabatt eingeben

  • Falls Ihnen die übliche Lieferzeit des Lieferanten bekannt ist, können Sie einen entsprechenden Eintrag hier vornehmen. Dies ermöglicht Koha das Berechnen des erwarteten Lieferdatums für die Liste der überfälligen Bestellungen.

  • Hinweise sind bibliotheksintern

Lieferantensuche

Suchen Sie nach Lieferanten entweder über die Suchleiste am Anfang der Seite

oder über das Suchfeld unter „Bestellungen verwalten“ im Inhaltsbereich der Startseite.

Sie können nach jedem Teil des Lieferantennamens oder dessen Alias suchen.

Bemerkung

Eine leere Suche zeigt Ihnen alle Lieferanten.

Wenn Sie viele Lieferanten haben, können Sie die Auswahlliste verwenden, um direkt zu einem bestimmten Treffer zu springen.

In der Voreinstellung werden alle Lieferanten in der Trefferliste angezeigt, dabei werden inaktive Lieferanten in grauer Schrift und mit einem „(inaktiv)“ neben dem Namen angezeigt. Sie können über den Link „Nur aktive Lieferanten anzeigen“ die Suche einschränken.

In der Trefferliste sehen Sie alle aktuell offenen Bestellungen. Sie können auf „Alle Bestellungen“ klicken, um auch geschlossene Bestellungen anzuzeigen.

Unter jedem Lieferanten werden Schaltflächen für Aktionen angezeigt:

• Über „Neu“ können Sie eine neue Bestellung oder eine ref:neue Vereinbarung <add-a-contract-label> für diesen Lieferanten anlegen.

• „Lieferant bearbeiten“ wird verwendet, um Lieferanteninformationen zu bearbeiten.

• „Lieferung erhalten“ wird angezeigt, wenn ein Lieferant Bestellungen mit offenen Bestellposten hat.

• „Lieferant löschen“ wird angezeigt, wenn es für einen Lieferanten keine Bestellungen gibt.

Lieferant anzeigen

Um zur Detailansicht eines Lieferanten zu kommen, nutzen Sie die Lieferantensuche auf der Startseite des Erwerbungsmoduls. Sie können dabei auch nach Teilen des Lieferantennamens suchen:

Klicken Sie in den Ergebnissen auf den Namen des Lieferanten, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

Lieferanten bearbeiten

Bemerkung

Bibliothekspersonal muss die Berechtigung vendors_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Lieferanten bearbeiten zu können.

Um einen Lieferanten zu bearbeiten, suchen Sie den Lieferanten zunächst von der Startseite des Erwerbungsmoduls aus.

Klicken Sie auf „Lieferant bearbeiten“ in der Trefferliste

oder in der Detailansicht des Lieferanten.

Vereinbarungen

Sie können Vereinbarungen (mit Anfangs- und Enddatum) einem bestimmten Lieferanten zuweisen. Am Jahresende können Sie dann den Umsatz mit diesem Lieferanten sehen. In manchen Fällen werden Vereinbarungen mit einem minimalen bzw. maximalen Jahresbetrag abgeschlossen.

Vereinbarung anlegen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung contracts_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Lieferantenvereinbarungen anlegen zu können.

Sie können eine Vereinbarung für einen Lieferanten anlegen, indem Sie den Lieferanten suchen, dann auf die Schaltfläche „Neu“ und anschließend die Option „Vereinbarung“ anklicken.

Alternativ können Sie auch von der Detailansicht des Lieferanten auf „Neu“ klicken und dann „Vereinbarung“ auswählen.

Das Formular für die Vereinbarungen bietet Felder für ganz wesentliche Informationen über die Vereinbarung

Warnung

Sie können eine Vereinbarung nicht retrospektiv eingeben, das Enddatum darf nicht vor dem Tagesdatum liegen.

Sobald eine Vereinbarung gespeichert ist, erscheint sie im Lieferanten.

Eine Vereinbarung kann auch beim Anlegen einer Bestellung ausgewählt werden.

Erfassung von Problemen bei Lieferanten

Version

Diese Funktion wurde in Version 23.11 von Koha eingeführt.

Bemerkung

Sie müssen als Bibliotheksmitarbeitende*r mit der Berechtigung issue_manage (oder mit der superlibrarian Berechtigung) angemeldet sein, um Lieferantenprobleme anzeigen und bearbeiten zu können.

Lieferantenprobleme erlauben das Erfassen und Verwalten von Problemen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Lieferanten auftauchen können. Die Funktion kann bei der späteren Vergabe von Verträgen mit Lieferanten als Hilfestellung dienen.

To access vendor issues, go to the vendor’s page and click on ‚Issues‘ from the menu on the left side.

Auf dieser Seite werden alle Hefte angezeigt, die für diesen Lieferanten erfasst wurden.

Um ein neues Heft zu erfassen,

• Click ‚New issue‘

• Fill out the form with the issue information.

  

  • Typ: Wählen Sie den Hefttyp aus.

    Bemerkung

    Values in this drop-down menu are managed in the VENDOR_ISSUE_TYPE authorized value category.

  • Begonnen am: Wählen Sie das Datum, an dem das Problem begonnen hat.

  • Beendet am: Wählen Sie das Datum, an dem das Problem beendet wurde, falls dies der Fall ist.

  • Hinweis: geben Sie Details zum Problem an.

• Klicken Sie auf ‚Absenden‘.

To edit an existing issue, click the ‚Edit‘ button in the table.

Wenn ein Problem nicht mehr relevant ist, können Sie es löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ in der Tabelle klicken.

Anschaffungsvorschläge verwalten

Anschaffungsvorschläge können auf zwei Arten angelegt werden. Sie können selbst Anschaffungsvorschläge in der Dienstoberfläche entweder im Namen der Bibliothek oder im Namen des Benutzers von dessen Bibliothekskonto aus anlegen. Abhängig von Ihrer Einstellung für den Systemparameter suggestion können auch Anschaffungsvorschläge über den OPAC getätigt werden.

Bemerkung

Bibliothekspersonal muss die Berechtigung suggestions_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Anschaffungsvorschläge anzeigen und verwalten zu können.

Wenn Mitarbeiter die Berechtigung suggestions_manage besitzen, aber keine der Berechtigungen unter acquisitions, können sie die Vorschlagsbearbeitung über „Anschaffungsvorschläge“ im Menü „Mehr“ in der Navigationsleiste aufrufen.

Wenn ein Anschaffungsvorschlag zur Überprüfung vorliegt, wird dieser auf der Startseite des Erwerbungsmoduls neben der Lieferantensuchleiste angezeigt. Die Anschaffungsvorschläge für die Bibliothek, unter der Sie angemeldet sind, werden getrennt von den restlichen Vorschlägen angezeigt. Wenn Sie auf den Namen der Bibliothek klicken, gelangen Sie auf die Seite zur Verwaltung der Anschaffungsvorschläge.

Es wird außerdem im Dashboard auf der Startseite unterhalb der Module angezeigt.

Wenn es keine unbearbeiteten Anschaffungsvorschläge gibt, können Sie die Seiten zur Verwaltung von Anschaffungsvorschlägen auch über das Menü „Mehr“ oder durch den Link „Anschaffungsvorschläge verwalten“ auf der Startseite des Erwerbungsmoduls aufrufen.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: suggestions).

Ihre Anschaffungsvorschläge werden auf verschiedene Reiter verteilt: Zu bearbeiten, Akzeptiert, Geprüft, Bestellt und Abgelehnt.

• Zu bearbeiten: Ein „unbearbeiteter“ Anschaffungsvorschlag wartet auf Bearbeitung durch die Bibliothek.

• Akzeptiert: Ein „akzeptierter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher durch das Formular unter den Anschaffungsvorschlägen gekennzeichnet.

• Geprüft: Ein „geprüfter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher durch das Formular unter den Anschaffungsvorschlägen gekennzeichnet.

• Bestellt: Ein „bestellter“ Anschaffungsvorschlag wurde über die Funktion Aus einem Anschaffungsvorschlag einer Bestellung hinzugefügt.

• Abgelehnt: Ein „abgelehnter“ Anschaffungsvorschlag wurde als solcher über das Formular unterhalb der Liste der Anschaffungsvorschläge gekennzeichnet.

Bemerkung

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Für jeden Anschaffungsvorschlag wird angezeigt, welche/r Mitarbeitende den Vorschlag bearbeitet hat und wann dies war.

Akzeptierte und abgewiesene Anschaffungsvorschläge zeigen außerdem die jeweilige Begründung unter „Status“.

Für Bibliotheken, die eine große Menge von Anschaffungsvorschlägen zu verwalten haben, stehen am linken Rand der Seite Filter zur Verfügung, die helfen, die Anzahl der auf der Seite angezeigten Vorschläge zu begrenzen.

Wenn Sie auf die blauen Überschriften klicken, öffnen sich die Filteroptionen. Wenn Sie auf ‚[löschen]‘ klicken, werden alle Filter geleert und alle Anschaffungsvorschläge angezeigt.

Bemerkung

Auf der Seite mit den Anschaffungsvorschlägen wird automatisch auf die Anschaffungsvorschläge Ihrer eigenen Bibliothek eingeschränkt. Um auch die Anschaffungsvorschläge anderer Bibliotheken zu sehen, können Sie die Bibliothek in der Auswahlliste „Anschaffungsvorschläge für die Bibliothek:“ anpassen.

Anschaffungsvorschläge annehmen oder ablehnen

Nachdem Sie bestätigt haben, wird der Anschaffungsvorschlag in den entsprechenden Reiter verschoben. Der Status im Konto im OPAC wird aktualisiert, und eine E-Mail-Benachrichtigung, die dem gewählten Status entspricht, an den Benutzer verschickt.

Wenn Sie die unbearbeiteten Anschaffungsvorschläge bearbeiten, können Sie über die Checkbox neben den Einträgen diejenigen auswählen, die Sie akzeptieren/ablehnen möchten, und dann den Status und eine Begründung angeben.

Bemerkung

If your workflow requires more statuses for suggestion management, you can add more using the SUGGEST_STATUS authorized values category.

Reasons for accepting and rejecting suggestions are defined by the SUGGEST authorized value category.

Wenn Sie als Begründung „Andere…“ wählen, können Sie einen freien Text in das Eingabefeld eingeben. Wählen Sie abbrechen rechts neben dem Eingabefeld, um wieder die Auswahlliste mit den normierten Begründungen zu erhalten.

Es ist ebenfalls möglich Anschaffungsvorschläge einzeln anzunehmen oder abzulehnen, indem man die Schaltfläche „Bearbeiten“ klickt.

Klicken Sie auf „Bearbeiten“ am Anfang der Seite um den Anschaffungsvorschlag zum Bearbeiten zu öffnen.

Von hier aus können Sie den Status im Abschnitt „Vorschlagsbearbeitung“ ändern und auf „Speichern“ klicken.

A suggestion’s status change will trigger a notice to be sent to the patron who made the suggestion. The notices can be edited in the Notices and slips tool.

• Der Status „Akzeptiert“ löscht die Benachrichtigung ACCEPTED aus

• Der Status „Abgelehnt“ löst die Benachrichtigung REJECTED aus

• Der Status „Bestellt“ löst die Benachrichtigung ORDERED aus

  Bemerkung

  Der Status „Bestellt“ wird automatisch vergeben, wenn eine Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag erzeugt wird und die entsprechende Benachrichtigung wird zu diesem Zeitpunkt ebenfalls verschickt.

  Vergeben Sie diesen Status nur dann manuell, wenn Sie das Erwerbungsmodul nicht zur Nachverfolgung Ihrer Bestellungen verwenden.

Bemerkung

If you add custom statuses in the SUGGEST_STATUS authorized values, you can add corresponding notices with the same names, taking care to choose the ‚Suggestions‘ module when creating the new notices.

Anschaffungsvorschläge bearbeiten

Sie können nicht nur den Status auf Akzeptiert oder Abgelehnt ändern, sondern auch viele weitere Eigenschaften bearbeiten, wenn Sie Anschaffungsvorschläge verwalten.

Bearbeitungen können auch im Stapel ausgeführt werden, indem Sie die betreffenden Anschaffungsvorschläge markieren und die neuen Werte im Bereich „Ausgewählte Vorschläge bearbeiten“ am unteren Rand der Seite auswählen.

Sie können auch den Medientyp der Anschaffungsvorschläge verändern, indem Sie diese auswählen und einen neuen Medientyp aus der Auswahlliste „Medientyp aktualisieren zu“ auswählen.

Bemerkung

The item types in this list are populated by the SUGGEST_FORMAT authorized value category.

You can also change the manager of the selected suggestions by clicking the ‚Select manager‘ link and searching your user database. The new manager will receive the NOTIFY_MANAGER notice.

Bemerkung

Nur Benutzende mit der Berechtigung suggestions_manage (oder der Berechtigung superlibrarian) können die Ergebnisse sehen.

Es ist auch möglich die Anschaffungsvorschläge einzeln über die Schaltfläche „Bearbeiten“ auf der rechten Seite oder durch einen Klick auf den Titel zu bearbeiten.

Klicken Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ am oberen Seitenrand, um den Anschaffungsvorschlag zum Bearbeiten zu öffnen.

In diesem Formular können Sie den Anschaffungsvorschlag bearbeiten (mehr Details hinzufügen oder die Eingaben des Benutzers korrigieren). Sie können den Vorschlag hier auch akzeptieren oder ablehnen.

• Im Abschnitt „Bibliographische Information“ können Sie fehlende Informationen, wie die ISBN oder den Verlag, ergänzen oder falsche Angaben des Benutzers/der Benutzerin korrigieren.

  • Diese Informationen werden dazu verwendet einen Titelsatz anzulegen, wenn Sie eine :ref:`Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag <order-from-purchase-suggestion-label> verwenden.

• Im Abschnitt „Vorschlagsbearbeitung“ können Sie den Status bearbeiten, die Begründung für eine Ablehnung oder Annahme des Vorschlags hinzufügen oder falls erforderlich die Daten bearbeiten.

  • Wenn Sie einen Status als „Zu bearbeiten“ markieren, wird er wieder in den Reiter „Zu bearbeiten“ verschoben.

• Die Checkbox für „Bearbeiter*in benachrichtigen“ kann verwendet werde, um eine Benachrichtigung an das Bibliothekspersonal zu schicken, welches den Vorschlag zuvor bearbeitet hat. Die Benachrichtigung hierfür ist NOTIFY_MANAGER.

• Im Bereich ‚Erwerbungsinformationen‘ können Sie u. a. den Etat, Preis und Währung ändern.

  • Wenn ein Anschaffungsvorschlag einem Etat zugewiesen wird, wird zur Information eine Nachricht an die BesitzerIn des Etats gesendet.

    • Der Cronjob notice_unprocessed_suggestions.pl cronjob wird benötigt um diese Benachrichtigungen zu generieren.

    • Die verwendete Benachrichtigung TO_PROCESS kann in den Werkzeugen unter Benachrichtigungen und Quittungen bearbeitet werden.

Anschaffungsvorschläge archivieren

Sobald der Anschaffungsvorschlag den Erwerbungsprozess durchlaufen hat, können sie diesen archivieren indem Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ über den kleinen Pfeil aufblättern und „Archivieren“ auswählen. Dies entfernt den Vorschlag aus der Liste. Wenn Sie sehr viele Anschaffungsvorschläge haben und die Seite sehr lange lädt, wird das Archivieren der alten Vorschläge die Performanz verbessern.

Wählen Sie die Anschaffungsvorschläge, die Sie archivieren möchten aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Archivieren“ im Abschnitt „Ausgewählte archivieren“.

Sie können die Anschaffungsvorschläge auch archivieren indem Sie neben dem Button ‚Bearbeiten‘ auf den kleinen Pfeil klicken und ‚Archivieren‘ auswählen.

Archived suggestions will disappear from the list, but they can be viewed by checking the ‚Include archived‘ checkbox in the filters.

Archivierte Anschaffungsvorschläge werden als ‚Archiviert‘ angezeigt.

Bemerkung

Archivierte Anschaffungsvorschläge werden auch im Bereich ‚Anschaffungsvorschläge‘ des Kontos im OPAC nicht mehr angezeigt.

Anschaffungsvorschläge löschen

Wenn Anschaffungsvorschläge nicht mehr benötigt werden, können diese gelöscht werden.

Sie können die ausgewählten Anschaffungsvorschläge löschen, indem Sie auf die Schaltfläche ‚Löschen‘ in der Box ‚Markierte löschen‘ klicken.

Sie können einen Anschaffungsvorschlag auch löschen indem Sie neben dem Button ‚Bearbeiten‘ auf den kleinen Pfeil klicken und ‚Löschen‘ auswählen.

Eine weitere Möglichkeit den Anschaffungsvorschlag zu löschen ist, auf den Titel des Vorschlags zu klicken um in die Detailansicht zu gelangen, und dort ganz oben auf ‚Löschen‘ zu gehen.

Alte Anschaffungsvorschläge können über den Cronjob purge_suggestions.pl cronjob auch automatisch gelöscht werden.

Bestellungen anlegen

Um eine Bestellung anzulegen müssen Sie zunächst nach dem Lieferanten oder Buchhändler suchen für den Sie die :ref:`Bestellung anlegen <create-a-basket-label> möchten.

Warnung

Wenn Sie vorhaben EDIFACT zu verwenden um Ihre Bestellung zu übertragen, müssen Sie zunächst Ihre EDI-Konten und Bibliotheks-EANS konfigurieren.

Einen Bestellkorb anlegen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) haben, um Bestellungen anzulegen.

Bemerkung

Wenn Sie EDI für den Bestellvorgang verwenden, sollten Sie zunächst den Bestelldatensatz von Ihrem Lieferanten herunterladen bevor Sie in Koha damit arbeiten.

Zunächst müssen Sie den Lieferanten suchen bei dem Sie bestellen möchten. Ausgehend von den Suchergebnissen, klicken Sie auf ‚Neu‘ und dann ‚Bestellung‘.

Sie können auch zuerst auf den Namen des Lieferanten klicken, und dann auf der Detailansicht ‚Neu‘ und ‚Bestellung‘ wählen.

Nachdem Sie auf ‚Bestellung‘ geklickt haben können Sie Informationen zum Bestellkorb angeben:

• Wenn Sie einen Bestellkorb erstellen, sollten Sie ihm einen sprechenden Namen geben der Ihnen bei der späteren Identifizierung hilft

• Rechnungsstelle und Lieferort angeben (Voreingestellt ist die Bibliothek mit der Sie angemeldet sind)

• Falls Sie den Lieferanten wechseln möchten verwenden Sie die entsprechende Auswahlliste

• Die Notizfelder sind optional und können beliebige Informationen enthalten

• Wenn Sie für den Lieferanten Vereinbarungen erfasst haben, können Sie bei der Bestellung auswählen unter welcher Vereinbarung Sie die Bestellung aufgeben.

• Wenn Sie eine Bestellung als Standing Order Bestellung anlegen möchten (Exemplare die regelmäßig geliefert werden), setzen Sie einen Häkchen in der Checkbox ‚Standing order‘.

  • Bitte beachten Sie das eine Bestellung nicht gleichzeitig eine einmalige und eine ‚Standing-Order‘ Bestellung sein kann.

• Sie können sich entscheiden Exemplare entweder bei Bestellung, bei Zugang oder in der Katalogisierung anzulegen. Wenn Sie eine andere Option als die Voreinstellung wählen, wird diese nur für diese Bestellung verwendet. Die Voreinstellung wird über den Systemparameter AcqCreateItem konfiguriert.

• Wenn Sie Zusätzliche Felder für Bestellungen haben, werden sie hier angezeigt.

  

Zum Abschluss klicken Sie auf „Speichern“.

Bestellposten zum Bestellkorb hinzufügen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellungen Bestellposten hinzuzufügen.

Klicken Sie auf ‚Neuer Bestellposten‘ oberhalb des Bestellkorbes.

Um einen Bestellposten zu einem bereits existierenden Korb hinzuzufügen, klicken Sie auf ‚Neuer Bestellposten‘ auf der rechten Seite.

Es werden verschiedene Optionen ein Exemplar zu einem Bestellposten hinzuzufügen angezeigt.

Vorhandenen Titel nachbestellen

Wenn Sie ein zusätzliches Exemplar zu einem Titel nachbestellen möchten, können Sie den Datensatz einfach im System suchen.

• in der Trefferliste können Sie „Neue Bestellung“ auswählen und gelangen so auf das Bestellformular.

  

• In der Detailansicht können Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellung“ klicken.

  

• Sie gelangen auf das Bestellformular

  

  • Alle zum Exemplar gehörenden Angaben werden unter ‚Katalogdetails‘ angezeigt

• Füllen Sie die weiteren Abschnitte des Formulars aus, inklusive Bei Zugang informieren, Exemplare, and Buchungsdetails.

Bestellung aus einem Anschaffungsvorschlag

Wenn Sie Benutzern erlauben Anschaffungsvorschläge zu machen (erfahren Sie hierzu mehr im Kapitel managing purchase suggestions), dann können Sie Bestellposten aus diesen Vorschlägen erzeugen. Um verfolgen zu können, welche Anschaffungsvorschläge bestellt wurden und zugegangen sind, sollte der Bestellposten über diesen Link angelegt werden.

Warnung

Anschaffungsvorschläge müssen akzeptiert werden, bevor Sie diese bestellen können.

• Klicken Sie in der Trefferliste neben dem zutreffenden Exemplar auf ‚Bestellen‘, um ein entsprechendes Formular inklusive eines Links zum Anschaffungsvorschlag zu erhalten

  

• In diesem Formular können Sie wenn nötig Änderungen an den Katalogdaten vornehmen.

• Die Bestellposition im Korb enthält einen Link zum entsprechenden Vorschlag.

  

• Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the ‚ORDERED‘ notice in Tools > Notices and slips) and will update the patron’s ‚your purchase suggestions‘ page in the OPAC.

Bestellung für ein Abonnement

Wenn Sie das Zeitschriftenmodul verwenden, können Sie die Bestellungsinformationen für das Abonnement mit der Erwerbung verknüpfen, indem Sie Bestellung „Aus einem Abonnement“ auswählen.

• Nachdem der Bestell-Link angeklickt wurde, wird eine Seite mit Suchoptionen angezeigt, über die nach dem Abonnement gesucht werden kann

  

• Die Ergebnisse erscheinen auf der rechten Seite des Formulars, und jedes Abonnement hat einen ‚Bestellen‘-Link auf der rechten Seite

  

• Wenn sie auf ‚Bestellen‘ klicken, erscheint die Information zum Abonnement im Bestellformular ohne die Auswahl ‚Exemplar hinzufügen‘, da Sie nur ein Abonnement bestellen und ein Exemplar nicht notwendig ist

  

Bestellung mit einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)

Um eine Bestellung für etwas anzulegen, das Sie nicht im Katalog oder externen Quellen finden können, wählen Sie „Aus einer Bestellaufnahme (neuer Datensatz)“.

• Es wird ein leeres Formular angezeigt, wo Sie alle notwendigen Details bezüglich des zu bestellendenTitels eingeben können.

  Bemerkung

  Wenn im voreingestellten Formular nicht diejenigen Katalogfelder enthalten sind, die für eine Bestellung benötigt werden, aktivieren Sie den Systemparameter UseACQFrameworkForBiblioRecords, um die Anzeige der Felder über das MARC-Framework ACQ anpassen zu können.

Bestellungen kopieren (Bestellung aus existierenden Bestellungen)

Sie können bestehende Bestellposten kopieren, indem Sie die Option „Aus existierenden Betellungen (Kopie)“ wählen.

• Ihnen wird ein Suchformular angezeigt, über das Sie nach bestehenden Bestellungen recherchieren können.

• Klicken Sie auf die Checkboxen neben den Bestellungen, die Sie kopieren möchten.

• Klicken Sie auf ‚Weiter‘

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei denjenigen Werten, die Sie aus der ursprünglichen Bestellung übernehmen möchten, oder geben Sie andere Werte ein.

• Klicken Sie auf ‚Bestellungen kopieren‘

• Klicken Sie auf ‚Zurück zur Bestellung‘

Bestellung über Download aus externer Quelle

Wenn Sie in anderen Bibliotheken nach dem Titel suchen möchten, den Sie bestellen wollen, können Sie hierfür ‚Aus einer externen Quelle‘ auswählen und dort eine Bestellung ausgehend von einer Z39.50-Suche erzeugen.

• In der Trefferliste klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Bestellen‘ neben dem Titel, den Sie erwerben möchten.

  

• Wenn es sich beim Titel aus dem Z39.50-Download um eine mögliche Dublette handelt, wird das System eine Warnung mit verschiedenen Handlungsoptionen ausgeben.

  

  • Verwende vorhandenen Datensatz: ein weiteres Exemplar eines bereits vorhandenen Titels bestellen

  • Abbrechen und zurück zur Bestellung: die Bestellung abbrechen

  • Neuen Datensatz anlegen: einen neuen Titelsatz anlegen, während der vorhandene ebenfalls erhalten bleibt

Bestellung aus einer neuen Datei

Wenn Ihr Lieferant Ihnen die Datensätze als Datei (z.B. als .mrc) geschickt hat, können Sie die Bestellungen auch über diese Datei erstellen. Wählen Sie dazu „Aus einer neuen Datei“.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung stage_marc_import (oder die Berechtigung superlibrarian) zusätzlich zur :ref:`Berechtigung order_manage <permission-order-manage-label>`besitzen, um aus einer neuen Datei bestellen zu können.

• Sie werden auf MARC-Datensätze für Import bereitstellen weitergeleitet. Laden Sie die Datei wie dort beschrieben hoch.

• Sobald die Dateien zwischengespeichert wurden, können Sie die Schaltfläche „Zwischengespeicherte Datensätze zu Bestellung hinzufügen“ verwenden.

• Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten, oder verwenden sie „Alle auswählen“ am oberen Seitenrand. Abhängig von der Konfiguration des Systemparameters MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und Statistik 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den zwischengespeicherten MARC-Datensätzen vorbelegt.

  

• Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

  

• Wenn keine Informationen zum Konto aus dem MARC-Datensatz über den Systemparameter MarcFieldsToOrder übernommen wurden, können Sie Standardwerte auf dem Reiter „Standard-Abrechnungsdetails“ festlegen.

  

• Klicken Sie auf „Speichern“, um zur Bestellung hinzuzufügen

Bestellen aus einer zwischengespeicherten Datei

Diese Option ist die Gleiche wie die vorherige, aber in diesem Fall wurde die Datei bereits zwischengespeichert. Ob Sie „Aus einer neuen Datei“ oder „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ aus wählen, hängt also von Ihrem Erwerbungworkflow und Ihren Berechtigungen ab.

• Sobald Sie „Aus einer zwischengespeicherten Datei“ ausgewählt haben, wird Ihnen eine Liste mit den in Ihrem System zwischengespeicherten Dateien angezeigt.

  

• In der Liste der Dateien sehen Sie auch eine Schaltfläche mit „Bestellungen hinzufügen“, um die Titel aus der zwischengespeicherten Datei zu Ihrer Bestellung hinzuzufügen.

• Verwenden Sie die Checkboxen neben jedem Titel, um diejenigen zu markieren, die Sie bestellen möchten, oder verwenden sie „Alle auswählen“ am oberen Seitenrand. Abhängig von der Konfiguration des Systemparameters MarcFieldsToOrder werden Anzahl, Preis, Konto, Statistik 1 und Statistik 2 auf der folgenden Seite mit Werten aus den zwischengespeicherten MARC-Datensätzen vorbelegt.

  

• Auf dem Reiter ‚Exemplarinformationen‘ können Sie Exemplarangaben machen, die dann für die Generierung aller bestellten Exemplare verwendet werden - zum Beispiel den Medientyp, die Sammlung und den ‚Nicht ausleihbar‘-Status.

  

• Wenn keine Informationen zum Konto aus dem MARC-Datensatz über den Systemparameter MarcFieldsToOrder übernommen wurden, können Sie Standardwerte auf dem Reiter „Standard-Abrechnungsdetails“ festlegen.

  

• Klicken Sie auf „Speichern“, um zur Bestellung hinzuzufügen

Bestellung von Titeln mit höchster Vormerkrate

Die letzte Möglichkeit eine Bestellung zu erzeugen ist einen Titel aus der Liste mit den höchsten Vormerkraten auszuwählen.

Bemerkung

Mitarbeiter müssen zusätzlich zu die circulate_remaining_permissions permission (oder die superlibrarian permission) zusätzlich zu der :ref:`order_manage permission <permission-order-manage-label>`haben, um aus Titeln mit hohen Vormerkraten bestellen zu können.

• Diese Option bringt Sie zum Report über Vormerkraten, über den Titel mit vielen Vormerkungen ermittelt und Exemplare gezielt nachbestellt werden können. Neben jedem Titel wird hierzu ein Link mit der empfohlenen Anzahl an zu bestellenden Exemplaren angezeigt zum Anlegen der Bestellung angezeigt.

  

Benutzerbenachrichtigungen einrichten

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices and slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the ‚Patrons‘ section you will see an option to ‚Add user‘. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Suche nach zu benachrichtigenden Benutzern

• Suchen Sie im nun angezeigten Fenster die Benutzer, die Sie benachrichtigen möchten und klicken Sie auf „Hinzufügen“

  

• Sobald Sie fertig sind, können Sie das Fenster schließen und die Liste der Benutzer wird im Abschnitt ‚Benutzer‘ angezeigt

  

Exemplare zu Bestellposten hinzufügen

Nachdem der Datensatz angelegt wurde (für alle Bestellmethoden mit Ausnahme der zwischengespeicherten Dateien), werden die Exemplare erfasst, wenn Ihr Systemparameter AcqCreateItem auf „Bestellung“ gesetzt ist. Sie müssen dann mindestens einen Exemplarsatz ausfüllen und auf die Schaltfläche „Exemplar hinzufügen“ am Ende des Formulars klicken.

Nach Betätigung der Schaltfläche ‚Exemplar hinzufügen‘ erscheint das Exemplar in der Übersichtsliste oberhalb des Formulars. Sie können bei Bedarf auf die gleiche Weise ein oder mehrere Exemplar(e) hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Exemplare bestellen, können Sie auch die Schaltfläche „Mehrere Exemplare hinzufügen“ verwenden, statt diese nacheinander einzeln anzulegen. Sie werden dann gefragt, wie viele Exemplare Sie hinzufügen möchten. Geben Sie die Anzahl dann einfach in das Feld ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Rechnungsdetails zum Bestellposten hinzufügen

Nach Eingabe der Informationen zum Titel müssen die Buchungsdetails zur Bestellung erfasst werden.

• Anzahl: Geben Sie die Anzahl der Exemplare an, die Sie bestellen möchten.

  Warnung

  Wenn Exemplare bei Bestellung angelegt werden, kann die Anzahl nicht manuell bearbeitet werden, sondern Sie können Exemplar zur Bestellung hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche „Exemplar hinzufügen“ unter dem Exemplarformular verwenden.

• Konto: Wählen Sie das Konto aus, auf das die Bestellung gebucht werden soll.

  • Die Liste der Konen wird mit den Konten befüllt, die im Administrationsbereich Erwerbung angelegt wurden.

  • Wenn Sie viele Budgets haben, können Sie den Budgetnamen in das Feld eingeben und die Liste wird für Sie gefiltert.

  • Standardmäßig sind im Dropdown-Menü nur Mittel für aktive Budgets verfügbar. Wenn Sie auch Ihre inaktiven Mittel sehen möchten, markieren Sie das Kästchen „Inaktive anzeigen“.

• Währung: Wählen Sie die Währung für den Preis aus.

  • Die Auswahlliste der Währungen wird im Bereich Erwerbung in der Administration definiert.

• Lieferantenpreis: geben Sie den Preis vor Steuern und vor Abzug von Rabatten ein.

• Ungewisser Preis: Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn der Preis noch nicht bekannt ist, und Sie die Bestellung später weiter bearbeiten möchten.

  Bemerkung

  Ein Bestellkorb, der mindestens einen Bestellposten mit ungewissen Preis beinhaltet, kann nicht geschlossen werden.

  Im Bereich Umgang mit ungewissen Preisen erfahren Sie mehr darüber.

• Tax rate: if you are charged sales tax, choose the rate.

  • Die Werte dieser Auswahlliste stammen aus dem Systemparameter TaxRates.

• Rabatt: Geben Sie den Rabatt für diesen Bestellposten ein. Wenn Sie nach der Eingabe die Tabulator-Taste betätigen, wird Koha die darunter liegenden Felder automatisch befüllen.

• Verkaufspreis: Im Feld Verkaufspreis wird u. U. ein empfohlener Verkaufspreis aus den Daten eingetragen.

• Ersatzkosten: die Ersatzkosten sind der Preis des Exemplars bei einer Neuanschaffung. Dieser Preis wird den BenutzerInnen berechnet, wenn das Exemplar als verloren gekennzeichnet wird (und wenn der Systemparameter WhenLostChargeReplacementFee auf „Berechne“ gesetzt ist).

• Der Preis bei Bestellung ist die Summe, die als „gebunden“ von den verfügbaren Mitteln abgezogen wird. Ob dieser Preis inklusive oder exklusive Steuern gerechnet wird, hängt von der Einstellung für den Listenpreis im Lieferanten ab.

• Bei ‚Gesamt‘ stehen die gesamten Kosten des Einzelexemplars multipliziert mit der Anzahl der bestellten Exemplare.

• Istkosten: dieses Feld bleibt in der Regel solange leer, bis der Lieferant bei der Lieferung die tatsächlichen Kosten angibt.

• Interne Notiz: diese wird nur im Erwerbungsmodul und in der Detailansicht der Dienstoberfläche im Reiter ‚Erwerbungsdetails‘ angezeigt.

• Lieferantennotiz: diese wird im Erwerbungsmodul, aber auch im CSV-Export ausgegeben.

• Geschätztes Lieferdatum: Sie können ein geschätztes Lieferdatum für diese spezifische Bestellung angeben. Wenn hier kein Datum eingegeben wird, wird das voraussichtliche Lieferdatum anhand der ‚Lieferzeit‘ in der vendor information berechnet. Dieses Datum wird bei der Verwaltung von late orders verwendet

• Wenn Sie beim Anlegen des Kontos diesem statistische Werte zugewiesen haben, tauchen diese ganz unten in den Feldern Statistik 1 und Statistik 2 auf.

• Wenn Sie additional fields for order lines haben, werden diese hier erscheinen.

Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘ um den Bestellposten zum Korb hinzuzufügen. Wenn der Gesamtpreis das verfügbare Budget des Kontos überschreitet, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Trotz der Warnung können Sie die Bestellung anlegen, wenn Sie die Meldung entsprechend bestätigen.

Wenn Sie Ihre Bestellung eingegeben haben, können Sie im Erwerbungsmodul danach suchen oder die Informationen über die Detailansicht der Titeltrefferliste in der Dienstoberfläche abrufen, wenn der Systemparameter AcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist. Im OPAC können Sie die Informationen in der Detailansicht des Titelsatzes ansehen, wenn der Systemparameter OPACAcquisitionDetails auf ‚Zeige‘ gesetzt ist.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: acquisitiondetails-table).

Bestellung bearbeiten

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Bestellungen zu bearbeiten.

Nachdem ein Medium dem Korb hinzugefügt worden ist, wird Ihnen eine Übersicht des Korbes gezeigt.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: orders).

Von der Bestellung aus können Sie die Bestellposten bearbeiten oder entfernen, die Sie hinzugefügt haben.

• Klicken Sie auf „Ändern“, gelangen Sie zurück zum Bestellformular, falls Sie die Buchungsdetails oder die Exemplaranzahl ändern müssen.

• Klicken Sie auf „Transfer“, können Sie die Bestellposten aus der Bestellung dieses Lieferanten zu einem anderen Lieferanten verschieben.

Bemerkung

Dafür muss der neue Lieferant mindestens eine offene Bestellung haben.

• Wenn Sie die Option „Vormerkung erstellen“ wählen, können Sie für einen Benutzer eine Vormerkung auf diese Bestellung erstellen.

• Wenn Sie die „Bestellung stornieren“ wird der Bestellposten gelöscht, aber der Titel verbleibt im Katalog.

• Wenn Sie „Bestellung stornieren und Titel löschen“ wählen, werden sowohl der Bestellposten als auch der Titel im Katalog gelöscht.

  • Ein Titelsatz kann unter Umständen nicht gelöscht werden. Wenn dies der Fall ist, erscheint ein Hinweis mit dem Grund.

    

Bemerkung

Wenn die Bestellung auf der Grundlage eines Vorschlags erstellt wurde, wird der Status des Vorschlags von „Bestellt“ zurück auf „Angenommen“ gesetzt, wenn der Auftrag storniert wird.

Auf der Übersichtsseite haben Sie auch verschiedene Optionen über die Schaltflächen am Anfang der Seite.

• Zur Bestellung hinzufügen: Bestellposten zur Bestellung hinzufügen

• Bestellung bearbeiten: Ändern Sie die Informationen zur Bestellung, wie deren Namen und Rechnungsadresse.

• Bestellung löschen: wenn die Bestellung leer ist, erhalten Sie eine Bestätigung, bevor die Bestellung gelöscht wird. Wenn Bestellposten enthalten sind, werden Ihnen mehrere Optionen angeboten.

  

  • Bestellung und Bestellposten löschen: dies löscht die Bestellung, storniert die Bestellposten, gibt die Haushaltsmittel frei und löscht die Exemplare (bestellt oder zugegangen).

  • Bestellung, Bestellposten und titel löschen: dies löscht alle oben angegebenen Daten und zusätzlich die Titeldatensätze für die Bestellungen (außer denen, die nicht gelöscht werden können, da weitere Exemplare, Bestellposten oder Abonnements mit ihnen verknüpft sind).

• Bestellung schließen: durch das Schließen einer Bestellung können Sie diese einer Bestellgruppe hinzufügen (optional) und Bestellposten zugehen lassen.

• CSV-Export: dies erzeugt eine CSV-Datei mit allen Bestellposten aus dieser Bestellung. Sie können mehrere CSV-Exportformate über das Werkzeug CSV-Profile hinterlegen.

• Neue EDIFACT-Bestellung: Wenn Sie Ihre Bestellungen mit EDI bearbeiten, können Sie auf die Schaltfläche „Neue EDIFACT-Bestellung“ klicken, sobald Sie fertig sind und damit die Datei an den Lieferanten übertragen und die Bestellung schließen.

• E-Mail-Bestellung senden: dies sendet die Bestellinformationen an den hinterlegten Kontakt für diesen Lieferanten. Stellen Sie sicher, dass für den Lieferanten eine E-Mail-Adresse im Lieferantendatensatz erfasst wurde.

  Bemerkung

  The email sent is based on the ACQORDER notice template. It can be customized in the Notices and slips tool.

Bestellen (Schließen der Bestellung)

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder the Berechtigung superlibrarian) besitzen, um bestehende Bestellungen zu schließen.

Wenn Sie alle Bestellposten angelegt haben und die Bestellung vollständig ist, können Sie die ‚Bestellung schließen‘. Dies bedeutet, dass die Bestellung abgeschlossen ist und an den Lieferanten versandt wurde.

Warnung

Um bestellte Exemplare zugehen zu lassen, muss der Korb geschlossen werden. Nur bei Exemplaren von Körben die geschlossen sind, werden die entsprechenden Buttons angezeigt.

Wenn Sie den Systemparameter BasketConfirmations so gesetzt haben, dass immer eine Bestätigung erforderlich ist, erhalten Sie immer zuerst eine Nachfrage beim Schließen der Bestellung.

Haben Sie die Bestellung geschlossen, können Sie diese einer Gruppe zuordnen, um die Bestellungen leichter ausdrucken und wiederfinden zu können. Wenn Sie „Bestellung einer Bestellgruppe mit demselben Namen hinzufügen“ anhaken, gelangen Sie zur Gruppenliste. Von dort können Sie eine PDF-Datei mit der Bestellung exportieren.

Warnung

Eine Bestellung, die einen oder mehrere Bestellposten mit „ungewissem Preis“ enthält, kann nicht geschlossen werden.

Im Bereich Umgang mit ungewissen Preisen erfahren Sie mehr darüber.

Bestellungen mit ungewissem Preis

Warnung

Eine Bestellung, die einen oder mehrere Bestellposten mit „ungewissem Preis“ enthält, kann nicht geschlossen werden.

Wenn Sie auf ‚Unsichere Preise‘ klicken, erscheint eine Liste mit Exemplaren, deren Preise unsicher sind, um sie rasch bearbeiten zu können. Ausgehend von dieser Liste können Sie die Exemplare schnell bearbeiten, indem Sie den neuen Preis und die Menge angeben.

Bemerkung

Die Seite Unsichere Preise ist unabhängig von den Bestellkörben. Sie zeigt alle unsicheren Preise für einen einzelnen Lieferanten.

Eine Bestellgruppe anlegen

Eine Bestellgruppe ist eine Gruppe von Bestellkörben. In einigen Bibliotheken erstellen verschiedene MitarbeiterInnen Bestellungen, und am Ende eines Zeitraums werden die Bestellungen in einer Bestellgruppe zusammengefasst und gesammelt an den Lieferanten geschickt. Es ist auch möglich nur einen Korb pro Bestellgruppe zu haben und diese an den Lieferanten zu schicken, oder auch Bestellgruppen gar nicht zu verwenden.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung group_manage (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellgruppen erstellen, bearbeiten, schließen oder löschen zu können.

Bemerkung

Sie können einen Bestellkorb nicht wieder öffnen, der mit einer Bestellgruppe verknüpft ist. In diesem Fall ist die Schaltfläche zum Öffnen des Korbes ausgegraut.

Um eine Bestellgruppe anzulegen, rufen Sie den Lieferanten auf und klicken Sie auf den Reiter „Bestellgruppen“ auf der linken Seite.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Bestellgruppe“.

• Bestellgruppenname: dies ist der Name der Bestellgruppe, der in Koha verwendet wird

• Rechnungsadresse: dies ist die Rechnungsadresse, die in einer über die Bestellgruppe generierten Bestellung angezeigt wird

• Lieferadresse: wählen Sie eine Bibliothek, an welche diese Bestellungen verschickt werden sollen. Dies wird in der Bestellgruppe unter Lieferadresse angezeigt. Sie können auch eine abweichende Adresse angeben

• Lieferkommentar: dieser Kommentar wird in einer aus der Bestellgruppe erzeugten Bestellung angezeigt

• Bestellgruppe schließen: wenn Sie bereits wissen, dass Sie keine weiteren Änderungen mehr vornehmen werden, können Sie die Gruppe direkt schließen

Fügen Sie Bestellkörbe einer Gruppe hinzu, indem Sie auf den Button ‚Zur Gruppe hinzufügen‘ auf der rechten Seite klicken.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Bestellung abzuschließen.

Von hier aus können Sie Ihre Bestellung als PDF-Datei exportieren, um diese an den Lieferanten zu schicken.

Bemerkung

Es ist nicht möglich, die generierte PDF-Datei zu bearbeiten, aber Sie können die Sprache und das Format über den Systemparameter OrderPdfFormat ändern.

If using the ‚English 1-Page‘ option, it is possible to customize the text written above the order table with the 1PageOrderPDFText system preference.

Bestellungen suchen

Im oberen Bereich der verschiedenen Erwerbungsseiten befindet sich ein kurzes Suchfeld, in dem Sie entweder eine Liefernatensuche oder eine Suche in den Bestellposten durchführen können.

Mit ‚Bestellung suchen‘ können Sie nach bestellten Exemplaren mit oder ohne Angabe des Lieferanten suchen.

Sie können Angaben in einem oder beiden Feldern machen und einen beliebigen Teil des Titels oder Lieferantennamens eingeben.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: histsearcht).

Wenn Sie auf das Pluszeichen neben dem Lieferantensuchfeld klicken, werden weitere Suchoptionen verfügbar. Im Suchfeld ‚Bestellung‘ können Sie nach einem Teil des Bestellnamens oder der Bestellnummer suchen. Im Feld ‚Rechnungsnummer‘ können Sie einen Teil der Rechnungsnummer eingeben.

Wenn Sie in ‚Bestellungen durchsuchen‘ auf ‚Erweiterte Suche‘ auf der rechten Seite neben der Schaltfläche ‚Bestätigen‘ klicken, bekommen Sie alle verfügbaren Suchoptionen angezeigt.

Bestellzugang

Warnung

Sie müssen die Bestellung schließen, um Exemplare zugehen lassen zu können. Nur Bestellposten von geschlossenen Bestellungen werden bei der Bearbeitung von Lieferungen angezeigt.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_receive (oder die Berechtigung superlibrarian) besitzen, um Bestellungen eingehen zu lassen.

Lieferungen können Sie ausgehend von der Übersichtsseite des Lieferanten zugehen lassen

oder von der Trefferliste der Lieferantensuche

Nachdem Sie auf „Lieferung erhalten“ geklickt haben, können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten, das Lieferdatum, Versandgebühren und Konto für diese angeben.

Beim Zugang werden alle Exemplare angezeigt, die noch beim Lieferanten bestellt sind, unabhängig von der Zuordnung zu einer einzelnen Bestellung.

Warnung

Nur Exemplare von geschlossenen Bestellungen erscheinen in der Liste der offenen Bestellungen.

Bemerkung

Wenn Sie sehr viele Bestellposten haben, können Sie diese über das Suchfeld über der Tabelle oder die Filter am Anfang jeder Tabellenspalte eingrenzen.

Sie können zum Beispiel die ISBN des Buches im Suchfilter einlesen und die Tabelle wird dann nur die entsprechenden Bestellposten anzeigen.

Stellen Sie sicher, dass die Filter alle geleert sind, wenn Sie fertig sind, da sonst die anderen Bestellposten nicht angezeigt werden.

Um ein bestimmtes Exemplar in Empfang zu nehmen klicken Sie auf ‚Zugang‘ rechts neben dem Exemplar.

Abhängig davon, wann Sie Exemplare anlegen (entweder definiert über den Systemparameter AcqCreateItem oder bei Anlegen der Bestellung), wird das Formular leicht unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie Exemplare bei Bestellung angelegt haben, werden die Exemplare auf der linken Seite und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite angezeigt.

Sie können entweder die Checkbox neben dem Exemplareintrag anhaken oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ auf der linken Seite ausfüllen.

Bemerkung

Sie können auch nur einen Teil der Bestellung zugehen lassen, wenn der Lieferant nicht vollständig geliefert hat, indem Sie die Checkboxen neben den Exemplareinträgen links oder das Feld „Gelieferte Anzahl“ entsprechend ausfüllen.

Sie können das Exemplar bearbeiten, indem Sie den Link „Bearbeiten“ anklicken. Dies erlaubt es die Signaturen und Barcodes zu ergänzen, wenn Sie dies an dieser Stelle im Workflow tun möchten.

You can also alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the ‚Cost, replacement price‘ subfield and the ‚Cost, normal purchase price‘ subfield in the item record after saving.

Wenn Sie die Exemplare bei Zugang anlegen, werden Sie auf der linken Seite das Exemplarformular sehen und die finanziellen Informationen auf der rechten Seite.

Warnung

Sie müssen das Exemplarformular ausfüllen und auf „Exemplar hinzufügen“ oder „Mehrere Exemplare hinzufügen“ klicken um die Bestellung zugehen zu lassen. Sie können an dieser Stelle nicht die „Gelieferte Anzahl“ bearbeiten.

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost). The values you enter there will automatically populate the ‚Cost, replacement price‘ subfield and the ‚Cost, normal purchase price‘ subfield in the item record after saving.

Zuletzt: Wenn Sie Ihre Exemplare in der Katalogisierung anlegen, sehen Sie nur die finanziellen Informationen auf der linken Seite.

You can alter the cost information (replacement cost, actual cost, and currency of the actual cost).

Bemerkung

Die Preisinformationen können nicht automatisch in das Exemplar übertragen werden, wen dieses in der Katalogisierung angelegt wird.

Sobald Sie alle erforderlichen Änderungen durchgeführt haben (in der Bestellung/bei den Exemplaren), klicken Sie „Speichern“ um die Exemplare als zugegangen zu kennzeichnen.

Bemerkung

Wenn Sie den Systemparameter AcqItemSetSubfieldsWhenReceived konfiguriert haben, um Exemplardaten bei Zugang zu ändern oder zu ergänzen, werden diese Änderungen durchgeführt, nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben.

Wenn Sie den Empfang der Bestellungen abgeschlossen haben, können sie auf eine andere Seite navigieren oder im unteren Seitenbereich auf die Schaltfläche ‚Lieferung abschließen‘ klicken.

Bei zugegangenen Bestellposten steht „(received)“ vor dem Titel in der Bestellübersicht.

Bemerkung

Wenn alle Bestellposten einer Bestellung zugegangen sind, wird die Bestellung nicht länger beim Lieferanten in der Suche angezeigt. Sie können auf „Zeige alle Bestellungen“ klicken um auch die abgeschlossenen Bestellungen zu sehen.

Bemerkung

Wenn Benutzende über Benachrichtigen, wenn Bestellung eingegangen ist verknüpft wurden, erhalten sie die ACQ_NOTIF_ON_RECEIV-Benachrichtigung.

Wenn Benutzende einen Anschaffungsvorschlag gemacht haben, erhalten sie die AVAILABLE Benachrichtigung.

Both of these notices can be customized in the Notices and slips tool.

Bestellungen verschieben

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die order_manage Berechtigung (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Bestellposten zu transferieren.

Wenn das Exemplar bei einem Lieferanten nicht länger verfügbar ist, können Sie den Bestellposten zu einer anderen Bestellung hinzufügen, indem Sie den Link „Transfer“ rechts vom Titel in der Liste der Bestellposten auf der Bestellseite oder ref:Zugangseite <receiving-orders-label>. verwenden. Es öffnet sich neues Fenster mit einer Lieferantensuche.

Ausgehend von der Trefferliste können auf die Schaltfläche ‚Auswählen‘ klicken rechts vom Lieferant, bei dem Sie das Exemplar bestellen möchten.

Es werden Ihnen dann die offenen Bestellkörbe des Lieferanten, den Sie ausgewählt haben angezeigt. Um das Exemplare umzuhängen klicken Sie einfach auf ‚Auswählen‘ rechts von dem Korb, wo das Exemplar bestellt werden soll.

Nachdem Sie den Lieferanten ausgewählt haben, bekommen Sie eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

Wenn Sie eine Bestellung ansehen, werden Sie auch die verschobenen Bestellposten sehen.

Bemerkung

Während es möglich ist, eine Bestellung wieder zu öffnen (solange diese nicht Teil einer Bestellgruppe ist), Bestellposten zu stornieren und die Bestellung wieder zu schließen, wird dies nicht empfohlen. Durch diese Vorgehensweise wird das „Bestelldatum“ der Bestellung aktualisiert, was die Berechnung :ref:`‘Verspäterer Bestellungen‘ <claims-and-late-orders-label> negativ beeinflusst.

Am besten kann eine Bestellung über die Liste der offenen Bestellungen transferiert werden.

Bestellposten stornieren

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_manage (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Bestellposten stornieren zu können.

Wenn das Exemplar nirgendwo gefunden werden kann, können Sie die Bestellung löschen, in dem Sie rechts auf „Bestellung stornieren“ rechts auf der Bestellübersicht oder der Zugangsseite klicken.

Hier werden Sie aufgefordert, einen Grund für die Stornierung anzugeben und zu bestätigen.

Bemerkung

The cancellation reasons drop-down menu are populated by the ORDER_CANCELLATION_REASON authorized values category. If there aren’t any authorized values in that category, it will be a free text field instead of a drop-down menu.

Sie sehen in der Bestellübersicht auch, dass ein Bestellposten storniert wurde.

Version

Ab Koha Version 23.11 können Sie Bestellposten in geschlossenen Bestellungen stornieren, indem Sie den Systemparameter :ref:`CancelOrdersInClosedBaskets <cancelordersinclosedbaskets-label>`aktivieren.

In prior versions, it is not possible to cancel orders when the basket is closed. Whilst it is possible to re-open your basket (unless it is part of a basket group, in which case the basket cannot be reopened), cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the ‚basket closed‘ date, which in turn will cause your ‚late order‘ calculations to be incorrect. In those cases, it is preferable to cancel an order from the receiving page.

Rechnungen

Bemerkung

Jeder mit einer acquisition-Berechtigung (oder Superlibrarian-Berechtigung) hat Zugriff auf Rechnungen. Zur Ausführung von Aktionen mit Rechnungen sind jedoch spezielle Rechnungsberechtigungen erforderlich:

• Die Berechtigung order_receive zur Erstellung von Rechnungen,

• die Berechtigung edit_invoices zur Bearbeitung von Rechnungen,

• die Berechtigung merge_invoices, um Rechnungen zusammenzuführen,

• die Berechtigung reopen_closed_invoices, um geschlossene Rechnungen erneut zu öffnen, oder

• die Berechtigung delete_invoices um Rechnungen zu löschen.

Beim Zugang von Bestellungen werden Rechnungen angelegt. Rechnungen können über den entsprechenden Reiter im linken Bereich der Seite ‚Erwerbung‘ gesucht werden.

Die Suchresultate werden im Bereich rechts neben den Suchoptionen angezeigt.

Am Ende der Tabelle gibt es einen Button um Ausgewählte Rechnungen verschmelzen zu können, und einen Button um ausgewählte Rechnungen zu schließen.

Über den Button ‚Aktionen‘ auf der rechten Seite können Sie für eine einzelne Rechnung verschiedene Aktionen durchführen:

• Details: zeigt die Detailansicht der Rechnung

• Schließen: mit dem Schließen der Rechnung wird angezeigt, das diese bezahlt wurde

• Löschen: die Rechnung wird gelöscht; diese Option ist nur verfügbar wenn für diese Rechnung keine weiteren Exemplare mehr zugegangen lassen werden können

Auf der Detailansicht der Rechnung sind alle Informationen über die Rechnung zu sehen.

• Rechnungsnummer. die Rechnungsnummer die beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden

• Lieferdatum: das Datum das beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden

• Rechnungsdatum: geben Sie das Rechnungsdatum an

• Versandkosten: die Versandkosten die beim Zugang eingegeben wurden, können hier bearbeitet werden

• Konto für Versandkosten: das Konto für die Versandkosten, das beim Zugang eingegeben wurde, kann hier bearbeitet werden

• Status: der Status der Rechnung, dieser ist entweder offen oder geschlossen; wenn er geschlossen ist, wird das Schließdatum angezeigt

• Schließen: wenn die Rechnung noch offen ist, kann diese über das Setzen des Häkchens in der Checkbox geschlossen werden

• Wieder öffnen: wenn die Rechnung geschlossen ist, kann diese über das Setzen des Häkchens in der Checkbox wieder geöffnet werden

• Zusätzliche Felder: wenn es Zusatzfelder für Rechnungen gibt, werden sie hier angezeigt.

Im Bereich Anpassungen können Sie Anpassungen für Ihre Rechnungen hinzufügen indem Sie auf ‚Neue Anpassung‘ klicken.

Anpassungen können Sie zum Beispiel vornehmen um Ungenauigkeiten im Rundungsbereich vorzunehmen, oder um eine Gutschrift zur Rechnung zu erfassen.

• Betrag: Geben Sie einen Betrag für die Anpassung ein (im positiven oder negativen Bereich)

• Grund: geben Sie einen Grund an wenn dieser benötigt wird

  Bemerkung

  Die auszuwählenden Gründe stammen aus dem Normierten Wert ADJ_REASON.

• Hinweis: geben Sie wenn nötig einen Hinweis ein

• Konto: wählen Sie das Konto, von dem der Betrag für die Anpassung abgezogen werden soll

• Konto bei offener Rechnung belasten: Wenn diese Checkbox angehakt ist, wird die Summe für die Anpassung sofort vom Konto abgebucht. Wenn sie nicht angehakt ist, wird die Summe erst abgezogen, wenn die Rechnung geschlossen wird.

Klicken Sie auf ‚Anpassungen aktualisieren‘ um Ihre Anpassungen zu speichern.

Wenn Sie die Anpassung nach dem Speichern ändern müssen, können Sie dies in der Tabelle machen. Klicken Sie danach auf ‚Anpassung aktualisieren‘.

Im Bereich „Rechnungsdeatails“ finden Sie Details zu jedem erhaltenen Titel dieser Rechnung.

• Bei Bedarf können Sie das für jeden Titel verwendeten Budget ändern, indem Sie in der Spalte „Budget“ auf „Budget ändern“ klicken.

Dateien an Rechnungen anhängen

Wenn Sie mit dem Setzen des Systemparameters AcqEnableFiles das Hochladen von Erwerbungsdateien erlaubt haben, wird Ihnen die Option, Rechnungsdateien zu verwalten, neben dem Link „Zur Inventarisierung“ angezeigt

Um mehr neue Dateien anzuschauen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link ‚Rechnungsdateien verwalten‘

Hier können Sie eine Datei hochladen und/oder die Dateien anschauen, die sie bereits hinzugefügt haben.

Rechnungen verschmelzen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung merge_invoices (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um Rechnungen zusammenzuführen.

Ausgehend von der Trefferliste der Rechnungen können Sie zwei oder mehr Rechnungen miteinander verschmelzen.

Wählen Sie über die Checkboxen links die Rechnungen aus, die Sie miteinander verschmelzen möchten und klicken Sie auf den Button ‚Ausgewählte Rechnungen verschmelzen‘ am Ende der Seite. Im nächsten Schritt können Sie das Verschmelzen bestätigen:

Klicken Sie auf die Zeile der Rechnungsnummer, die Sie behalten möchten und sie wird gelb hinterlegt. Geben Sie eine andere Rechnungsinformation in das vorgegebene Feld ein und klicken Sie auf ‚Verschmelzen‘. Die Rechnungen werden zusammengefügt.

Reklamationen und verspätete Bestellungen

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die Berechtigung order_receive (oder die Superlibrarian-Berechtigung) besitzen, um verspätete Bestellungen verwalten und reklamieren zu können.

Der Link ‚Überfällige Bestellungen‘ auf der Startseite der Erwerbung führt zu einem Report, über diesen verspätete Bestellungen gefiltert werden können.

Wenn Sie auf den Link für ‚Verspätete Bestellungen‘ auf der Startseite der Erwerbung klicken, wird Ihnen auf der linken Seite eine Reihe von Filtern angeboten. Diese Filter können nur für geschlossene Bestellkörbe angewendet werden.

• Bestelldatum: hier kann nach Bestellungen gefiltert werden, die entsprechend vor mehr als X Tagen geschlossen wurden. Voreingestellt sind 0 Tage, damit werden alle geschlossenen Bestellungen aufgelistet.

  Bemerkung

  Das Bestelldatum ist das Datum, an dem die Bestellung geschlossen wurde.

• Estimated delivery date from … to …: this filter limits the results to orders estimated to be delivered between two dates. The estimated delivery date is either the date entered in the ‚Estimated delivery date‘ field in the accounting details section of the order, or it is calculated as order date (date the basket was closed) + delivery time entered when creating the vendor.

  Bemerkung

  The estimated delivery date can be edited in the late orders table.

• Lieferant: filtert die Bestellungen von einem spezifischen Lieferant.

  Bemerkung

  Die Auswahlliste der Lieferanten zeigt nur Lieferanten mit geschlossenen Bestellungen.

Nachdem über die Filter Ihre Bestellungen gesucht wurden, wird eine Liste dieser Exemplare angezeigt.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: late_orders).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten verspätete Bestellungen zu reklamieren.

• Haben Sie in Ihrem System eine E-Mail-Adresse bei den Kontakten im Lieferanten eingetragen, können Sie Reklamationen für verspätete Lieferungen verschicken.

  • Wählen Sie die zu versendende Benachrichtigung in dem Drop Down Menü ‚Reklamation mit Benachrichtigung‘

    

    Bemerkung

    Die voreingestellte Benachrichtigung ist ‚Reklamation (Erwerbung)‘ (Code ACQCLAIM). Sie kann unter Benachrichtigungen und Quittungen bearbeitet werden.

    Sie können verschiedene Benachrichtigungen hinzufügen. Wählen Sie beim Erstellen einer neuen Benachrichtigung ‚Erwerbungsreklamation‘ aus.

  • Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox bei den Titeln, die Sie reklamieren möchten

  • Klicken Sie auf ‚Bestellung reklamieren‘ am Ende der Liste.

• Wenn für den Lieferanten kein Kontakt mit einer Mailadresse für verspätete Bestellungen existiert, kann auch eine Liste der zu reklamierenden Bestellungen als CSV-Datei heruntergeladen werden

  • Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox bei den Titeln, die Sie reklamieren möchten

  • Klicken Sie auf „Reklamation als CSV exportieren“ rechts unten in der Liste

    Bemerkung

    ‚Late orders‘ ist als CSV-Profil voreingestellt. Über das Werkzeug ref:CSV-Profile <csv-profiles-label> können Sie es bearbeiten, oder neue Profile hinzufügen.

    Wenn Sie ein Neues hinzufügen, wählen Sie als Profiltyp ‚SQL‘, und unter Verwendung ‚Verspätete Bestellungen exportieren‘ aus.

Etat/Konten Planung

On the Acquisitions homepage you will see a table of your active funds showing a breakdown of what has been ordered or spent against them.

Ob die Beträge Steuern enthalten oder nicht, wird durch die Systemeinstellung CalculateFundValuesIncludingTax gesteuert.

Bemerkung

Sie können die Spalten dieser Tabelle über die ref:Tabellenkonfiguration <column-settings-label> im Administrationsmodul anpassen (Tabellen-ID: accounts).

• Use the ‚Expand all‘ link to see all your funds and sub-funds.

• ‚Collapse all‘ will show only first level funds.

• ‚Hide inactive budgets‘ will hide budgets that are not currently active (such as previous years‘ budgets).

• ‚Show inactive budgets‘ will show budgets that are not currently active (such as previous years‘ budgets).

• ‚Filter by library‘: if you have several libraries in your system and have funds assigned to different ones, use this dropdown menu to filter the table to show only the funds for the selected library.

Tipp

If the ‚Total‘ line at the bottom of the table is confusing for the funds you have set up, you can hide it by adding this code to the IntranetUserCSS preference.

#funds_total {display:none;}

To see a history of all orders in a fund, click on the corresponding hyperlinked amount.

EDI bearbeiten

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are using EDI for some or all of the ordering process.

EDI ermöglicht es Bestelldateien zwischen Lieferanten und Koha auszutauschen. Wenn die Dateien verarbeitet werden, werden die Bestellinformationen direkt nach Koha geladen.

Im Folgenden wird der vollständige Arbeitsablauf beschrieben.

Bemerkung

Bibliotheken müssen nicht den gesamten Prozess automatisieren und nicht alle Lieferanten unterstützen alle Funktionen. Z. B. kann eine Bibliothek QUOTE- und ORDER-Dateien nutzen, aber Rechnungsbearbeitung/Zugang manuell durchführen. Oder eine Bibliothek erstellt in Koha eine Bestellung manuell oder aus einer Datei mit MARC-Datensätzen, sendet die Bestellung aber über eine ORDER-Datei an den Lieferanten zurück. Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten, um zu erfahren welche Funktionen sie unterstützen.

Warnung

Koha unterstützt den EDIFACT Standard (EDItEUR and BiC), nicht aber den X12 Standard für die elektronische Bestellung.

EDI einrichten

Um EDIFACT in Koha zu nutzen,

EDIFACT system preference must be enabled.

Befolgen Sie bitte folgende Schritte, bevor Sie über EDI bestellen:

• Ask your vendor/bookseller/jobber for their connection information. See EDI questions for vendors below.

  • Es könnte auch hilfreich sein vom Lieferanten einige Probe EDIFACT-Dateien anzufordern

• Teilen Sie mit Ihrem Lieferanten/Buchhändler/Großhändler Ihre Bibliothekscodes, Codes für Medientypen, Kontencodes, und alle anderen Codes oder die Normierten Werte die für das Erstellen Ihrer MARC Bestelldatensätze nötig sind

• Treten Sie in Kontakt mit Ihrem Support Provider oder der Community, ob Sie basierend auf der Antwort des Lieferanten ein Plugin benötigen

  • ByWater Solutions hat zum Beispiel hier Plugins für spezielle Lieferanten veröffentlicht: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced

• Create a vendor/bookseller/jobber record im Erwerbungsmodul

• Prüfen Sie Ihre Systemparameter für die Erwerbung

  • Füllen Sie die Systemeinstellung MarcFieldsToOrder mit Werten für Bestelldateien aus (siehe den Abschnitt MARC order fields weiter unten), wenn Ihr Lieferant Ihnen Dateien mit MARC-Datensätzen zum manuellen Import schicken wird. Wenn der Lieferant automatisierte EDI QUOTE-Dateien sendet, muss die Systemeinstellung MarcFieldsToOrder nicht ausgefüllt werden.

• Erfassen Sie Ihre EDI-Konten

• Erfassen Sie Ihre Library EANs

• Schalten Sie den EDI Cronjob an, damit EDI-Dateien verarbeitet werden können.

EDI Fragen für Lieferanten

Sie müssen zuerst die folgenden Informationen von Ihren Lieferanten einholen, bevor Sie mit dem Einrchtigungsprozess beginnen können.

EDI-Konten

EDI-Konten: Dies enthält die wesentlichen Verbindungsinformation für Ihren Lieferanten. Diese werden verwendet, um den Abschnitt EDI-Konten auszufüllen.

• Lieferant: Der Name des Lieferanten

• Beschreibung: eine kurze Beschreibung wenn zusätzliche Erklärungen notwendig sind (speziell, wenn Sie mehrere Konten für einen Lieferanten haben).

• Transport: Übermittelt der Lieferant EDI Dateien über FTP, SFTP oder etwas anderes, das eine spezielle Verarbeitung erfordert?

  • Optionen:

    • FTP

    • SFTP

    • DATEI

• Remote host: Die URL oder IP-Adresse Ihres FTP/SFTP Servers

• Benutzername: Der Benutzername für den oben genannten Server

• Passwort: Das Passwort für den oben genannten Server

• Download-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, der Dateien zum Herunterladen und Verarbeiten in Koha bereitstellt

• Upload-Verzeichnis: Der Pfad zum Server, auf dem Koha Dateien zum Verarbeiten für den Lieferanten hochlädt

• Abfragekriterium: Wer bekommt den SAN zugeteilt?

  • Optionen:

    • EAN internationaler Standard (14)

    • (31B) US SAN Agency

    • Durch Lieferant zugeordnet (91)

    • Zugeordnet durch Käufer (92)

• SAN: Identifizierungsmerkmal für den Lieferant

• Standard: welcher Standard wird vom Lieferanten verwendet; dies beeinflusst wie die EDI Benachrichtigungen interpretiert werden

  • Optionen:

    • BiC

    • EDItEUR

• Angebote aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Angeboten über EDIFACT und möchten Sie über EDIFACT Angebote schicken und erhalten?

• Bestellungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Bestellungen über EDIFACT und möchten Sie Bestellungen über EDIFACT senden und erhalten?

• Rechnungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIFACT und möchten Sie Rechnungen über EDIFACT senden und erhalten?

• Rechnungen aktiviert: (ja oder nein) Unterstützt dieser Lieferant das Senden und Erhalten von Rechnungen über EDIFACT und möchten Sie Rechnungen über EDIFACT senden und erhalten?

• Automatisches Bestellen: (ja oder nein) Setzen Sie in dieser Checkbox ein Häkchen, wenn Sie möchten das aus Angeboten automatisch Bestellungen generiert werden.

EAN

Jede Bibliothek die EDIFACT nutzt muss eine Käuferkennung angeben, bekannt als SAN oder EAN. Diese wird für die Belegung der Bibliothek-EANs verwendet.

• Bibliothek: wählen Sie die Bibliothek aus die dieser EAN entspricht

• Beschreibung: fügen Sie eine optionale Beschreibung zu dieser EAN hinzu

• EAN: geben Sie die EAN ein

• Abfragekriterium: Wählen Sie aus, wer die EAN oben vergeben hat

  • Optionen:

    • EAN internationaler Standard (14)

    • (31B) US SAN Agency

    • Durch Lieferant zugeordnet (91)

    • Zugeordnet durch Käufer (92)

MARC-Bestellfelder oder Rasterbestellung

Bemerkung

Dies ist nur erforderlich, wenn Ihr Lieferant Ihnen Dateien mit MARC-Datensätzen zum Importieren über Stage MARC records for import im Katalogisierungsmodul schickt. Wenn Ihr Lieferant automatisierte EDI QUOTE-Dateien sendet, muss die Systempräferenz MarcFieldsToOrder nicht ausgefüllt werden.

Diese Werte werden im Systemparameter MarcFieldsToOrder definiert.

• Preis: MARC21 Feld, welches den Exemplarpreis enthält

• Menge: MARC21 Feld das die Anzahl der Exemplare für einen bestimmten Datensatz enthält

• budget_code: MARC21 Feld das den Code für den Etat enthält der belastet werden soll

• Rabatt: MARC21 Feld das den Rabatt in Prozent enthält

• sort1: MARC21-Feld, das in das sort1-Feld übernommen wird

• sort2: MARC21 Feld das Feld sort2 bestückt

Bestellen über EDI

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site. Some language that you might see included „basket“, „order“, „cart“, and/or „MARC order“. The vendor will then either send you a file of MARC records to import into Koha OR the vendor will send a QUOTE file if you have this enabled in your EDI accounts settings.

Arbeiten mit einer MARC-Datei

Sobald Sie die MARC-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen haben müssen Sie sich bei Koha anmelden und den Vorgang dort fortsetzen.

Legen Sie in der Erwerbung eine Bestellung für den Lieferanten an, bei dem Sie bestellen möchten. Fügen Sie Ihre Datei der Bestellung hinzu, indem Sie Bestellung aus einer neuen Datei auswählen.

Ausgehend vom Bestätigungsbildschirm sehen Sie alle Daten aus der MARC Datei, die zu Ihrer Bestellung passen. Wenn Felder wie Konto oder Mengenangabe nicht ausgefüllt sind, überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Systemparameter MarcFieldsToOrder.

Wenn Sie alle Exemplare dem Bestellkorb zugeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚EDIFACT-Bestellung‘.

Bemerkung

The ‚Create EDIFACT order‘ button only displays is you have enabled the EDIFACT system preference.

You will be asked if you wish to create the EDI order and close the basket.

EDIFACT-Bestellung versenden

This will generate an ORDER file with the status ‚Pending‘ in the EDIFACT messages in Koha.

The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor and the status in EDIFACT messages will be updated to ‚Sent‘.

Arbeiten mit einer QUOTE-Datei

If you have QUOTE files enabled you can place the order on the bookseller’s website and a QUOTE file will be automatically generated and made available to be collected and loaded to Koha. You will see the file listed in the EDIFACT messages in Koha with a status of ‚Received‘. The basket will have been created and records and items added to the basket.

Once you have checked that the basket is correct you can click the ‚Create EDIFACT order‘ button. The process then completes as for Sending the EDIFACT order above.

EDI Rechnungen

Hat der Buchlieferant Ihre Datei bearbeitet, schickt er ebenfalls eine Rechnung über EDI. Der EDI Cronjob greift sich die Rechnungen und markiert auf der Rechnung gefundene Exemplare als ‚erhalten‘ und aktualisiert Ihre Konten, ohne dass Sie manuell tätig werden müssen.

INVOICE files can be viewed in the EDIFACT messages. Processed files have the status ‚Received‘.

Wenn Sie für den Systemparameter EdifactInvoiceImport auf „Kein automatischer Import“ gewählt haben, können die Rechnungsdateien manuell geladen werden.

EDIFACT-Nachrichten

Ein Protokoll aller gesendeten und empfangenen Benachrichtigungen kann unter EDIFACT-Nachrichten eingesehen werden.

Bemerkung

Mitarbeitende müssen die edi_manage Berechtigung (oder die Superlibrarian Berechtigung) besitzen, um versendete EDIFACT-Nachrichten einsehen zu können.

Bemerkung

Alte EDIFACT-Nachrichten können mit dem Datenbankbereinigungsskript mit der Option --edifact-messages gelöscht werden.