Empréstimos inter-bibliotecas

O módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas adiciona a capacidade de pedir e gerir empréstimos ou cópias de material de fontes externas. Os leitores podem submeter um novo pedido no OPAC no separador the os seus empréstimos inter-bibliotecas na sua conta. Os técnicos podem posteriormente rever e processar esses pedidos. Em alternativa os técnicos podem adicionar novos pedidos no interface dos técnicos.

Nota

Only staff with the ill permission (or the superlibrarian permission) will be able to create and manage ILL requests.

Configuração

Antes de usar o módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas, tenha a certeza que completou toda a configuração do sistema.

O módulo de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas pode ser configurado para diferentes tipos de pedidos e fluxos de trabalho conhecidos como backends. Os backends disponíveis atualmente estão documentados na wiki da comunidade do Koha https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Para utilizar o módulo necessita de configurar pelo menos um backend.

De seguida, defina as ref:preferências de sistema para os empréstimos inter-bibliotecas <ill-system-preferences-label>.

Library staff responsible for ILL requests need the ill permission (or the superlibrarian permission).

The ILL requests module uses system defined statuses. You can add custom statuses to match your ILL workflow as ILL_STATUS_ALIAS authorized values.

In patron categories, choose which patron categories are allowed to request interlibrary loans from the OPAC.

Version

Prior to version 23.11, this is not necessary. All patron categories are allowed to place ILL requests from the OPAC.

As of version 23.11, you must define the option for each patron category.

Notificações por email

As notificações por email podem ser enviadas aos técnicos quando um leitor faz um pedido para modificar ou cancelar um pedido já existente. Os modelos dessas notificações são o ILL_REQUEST_CANCEL e o ILL_REQUEST_MODIFIED. O email dos técnicos pode ser configurado por biblioteca. Se não estiver definido será usado o email definido na preferência de sistema ILLDefaultStaffEmail.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been canceled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customize the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

Criar pedidos de empréstimos inter-bibliotecas

Acesso: Mais > Empréstimos inter-bibliotecas

• Escolha “Novo empréstimo inter-bibliotecas” e depois Freeform.

Nota

As imagens aqui mostradas são apenas para o backend FreeFrom.

• Escolha o tipo: Livro, Capítulo, Jornal, Artigo de jornal, Tese, Conferência, Outro, Recurso genérico.

• Para cada tipo será mostrado um conjunto diferente de campos.

• Insira as informações que desejar.

• Adicione campos personalizados, se por exemplo desejar adicionar uma nota ou se estiver a usar o tipo de pedido «Outro».

• Nas opções do leitor, insira o número de cartão do leitor e a biblioteca associada ao pedido.

Clique em “Criar” e será apresentado um breve resumo dos detalhes do pedido.

Nota

Se tiver a preferência de sistema ILLCheckAvailability ativa e plugins instalados no interface dos técnicos serão apresentados os resultados de pesquisa. O utilizador pode clicar num endereços de um recurso relevanta, caso seja encontrado, ou continuar com o pedido de empréstimo inter-bibliotecas. Se nenhum resultado for encontrado, o pedido de empréstimo é concluído da maneira usual.

Pode agora gerir o pedido ou voltar à lista de pedidos de empréstimos inter-bibliotecas clicando no endereço «Listar pedidos».

Ver pedidos de empréstimo inter-bibliotecas

A partir do interface principal dos pedidos de empréstimos inter-bibliotecas poderá ver, filtrar e ordendar todos os seus pedidos. Clique no botão “Listar pedidos” nas outras páginas do módulo para voltar a esta lista.

Existe uma quantidade enorme de dados disponíveis na tabela de Pedidos; faça scroll horizonta para ver todas as colunas. Pode costumizar as colunas da tabela na seção :ref:`”Configuração das tabelas”<column-settings-label>`no módulo de administração (identificador da tabela: ill-requests).

Pode usar a preferência de sistema :ref:`ILLHiddenRequestStatuses <ILLHiddenRequestStatuses-label>`para esconder pedidos que tenham o estado de completo. Use os filtros à esquerda da página para mostrar um subconjunto dos pedidos de acordo com o critério escolhido.

Gerir pedidos de empréstimo inter-bibliotecas

Clique no botão “Gerir pedido” na última coluna. Dependendo do estado do pedido poderá ver algumas ou todas as seguintes opções:

• Editar pedido

  • pode editar o número de leitor, o número de registo, a biblioteca e pode adicionar notas. Se você adicionou estados personalizados, também poderá editá-los.

• Confirmar pedido

  • realiza o pedido com um serviço de disponibilização de documento usando um backend como o BLDSS.

• Efetuar o pedido nos parceiros

  • efetuar o pedido via email para uma biblioteca parceira

• Alterar fornecedor

  • permite mover o pedido para um fornecedor distinto (backend).

• Eliminar

  • elimina completamente o pedido. Os detalhes dos pedidos eliminados não são mantidos no Koha.

• Reverter pedido

  • se o pedido estiver no estado “Pedido” ou “Pedido aos parceiros” os técnicos podem cancelar o pedido à fonte externa. O estado do pedido é revertido para “Novo”

• Marcar como completo

  • usado quando o pedido está totalmente completo.

• Editar metadados

  • Dependendo do backend usado para o pedido poderá editar, adicionar ou eliminar alguns ou todos os metadados do pedido. Por exemplo, se os metadados resultaram de um pedido ao backend FreeForm então podem ser editados, se os metadados são de uma fonte externa reconhecida como a BLDSS não podem ser editados.

• Mostrar metadados do fornecedor

  • Mostra qualquer metadado extra que seja providenciado pelo fornecedor e que não seja incluído nos campos do pedido por omissão.

• Registo do pedido

  • Mostra o histórico das modificações feitas ao pedido.

• Comentários

  • É possível adicionar comentários a um pedido de empréstimo inter-bibliotecas e estes podem ser usados pelos técnicos para manter o registo do trabalho efetuado. Os comentários são apenas de leitura e são registados por ordem cronológica. Mostram os detalhes do leitor e a data do comentário. Se existirem, o número de comentários é mostrado na visualização da lista de pedidos.

• Emprestar

  • Esta opção apenas está disponível se tiver a preferência de sistema CirculateILL ativa. Veja a secção Circulação de materiais ILL.

Estados do pedido

The full list of installed ILL statuses are (with status codes):

• New request (NEW)

• Requested (REQ)

• Requested from partners (GENREQ)

• Request reverted (REQREV)

• Cancellation requested – a patron has requested cancellation from the OPAC. (CANCREQ)

• Completed (COMP)

• Checked out (CHK)

• Returned to library (RET)

Efetuar o pedido nos parceiros

Se tem uma rede de bibliotecas parceiras que permitem pedidos de empréstimo inter-bibliotecas pode fazer essa gestão no Koha. Primeiro necessita de criar as contas para as bibliotecas parceiras:

• Create a patron category to be assigned to partner libraries. You may want to give it the description “Interlibrary loan” or “Library” and a category type of “Organization”. Then, enter this category in the ILLPartnerCode system preference.

  Version

  The ILLPartnerCode system preference was added to Koha in version 23.11. In previous versions, the partner code was defined in the koha-conf.xml file. The default code was “IL”.

• Necessita de criar uma conta de leitor com essa categoria para cada biblioteca parceira.

• Cada biblioteca deve ter um endereço de email válido, já que será esse o mecanismo para enviar os pedidos de empréstimos inter-bibliotecas.

Nota

Será usado o modelo ILL_PARTNER_REQ e o texto pode ser alterado na ferramenta Avisos e recibos.

A partir deste ponto poderá usar a opção “Efetuar o pedido nas bibliotecas parceiras” quando estiver a processar os pedidos.

Nota

Se tiver a preferência de sistema ILLCheckAvailability ativo, pode usar os plugins para pesquisar os catálogos de bibliotecas parceiras usando o protocolo Z39.50 antes de confirmar o pedido a esse parceiro.

Circular materiais ILL

Se ativou a preferência de sistema :ref:`CirculateILL <CirculateILL-label>`pode emprestar os itens diretamente do pedido de empréstimo inter-bibliotecas.

Quando cria um tipo de pedido Livro um registo abreviado é criado automaticamente de acordo com o modelo de Catalogação rápida. Assim que o pedido tiver um estado adequado, o botão de Emprestar é mostrado na barra de ferramentas. Ao clicar no botão vai permitir que o utilizador empreste o exemplar ao leitor que fez o pedido ou a um leitor estatístico.

Para emprestar um exemplar:

• Clique no botão Emprestar.

• Selecione o tipo de documento. Um exemplar é criado automaticamente e adicionado ao registo bibliográfico criado aquando do pedido. O código de barras para o exemplar ficará no formato ILL-requestid.

• De seguida, no ecrã de empréstimo ao leitor escolha a data de fim do empréstimo. Se não escolher a data, será usada a regra de circulação para calcular automaticamente a data de fim.

• Assim que o exemplar seja emprestado, o estado do pedido é alterado para “Emprestado” e após a devolução é alterado para “Devolvido à biblioteca”.

• Os registos bibliográficos criados a partir de um pedido de empréstimo inter-bibliotecas vai ter um separador extra que permite verificar a ligação para pedido no módulo de empréstimos inter-bibliotecas.