Acquisitions
Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.
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Configuration
Before using the Acquisitions module you will want to make sure that you have completed all of the set up.
First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and EAN de la bibliothèque you will need to have entered your vendors.
Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.
Note
Si vous souhaitez masquer la ligne du “Total” du tableau des postes budgétaires, ajoutez
#funds_total {display:none;}
à la préférence système IntranetUserCSS
Pour consulter les postes budgétaires actifs, vous pouvez cliquer sur la case “Afficher les postes budgétaires actifs et inactifs” située au-dessus du tableau.
Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.
Learn more in the Budget/fund tracking section of this manual.
Fournisseurs
Before any orders can be placed you must first enter at least one vendor.
Add a vendor
To add a vendor click the “New vendor” button on the Acquisitions page
Le formulaire d’ajout du fournisseur est divisée en trois parties
The first section is for basic information about the vendor
Of these fields, only the vendor name is required, the rest of the information should be added to help with generating claim letters and invoices
The second section is for information regarding your contact at the vendor’s office
Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha
Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor
Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor
Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person
Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person
Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person
You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button
La dernière partie concerne les informations liées aux commandes et aux factures
Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”
For list prices and invoice prices choose the currency
Currencies are assigned in the Currencies and exchange rates admin area
If your library is charged tax mark your tax number as registered
Indiquez si vos prix catalogue et/ou vos prix facturés incluent les taxes
Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”
Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande.
Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change
Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.
Notes pour un usage interne
View/edit a vendor
To view a vendor’s information page you must search for the vendor from the Acquisitions home page. Your search can be for any part of the vendor’s name:
Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir ou modifier
Pour effectuer des changements, cliquez sur le bouton “Modifier fournisseur”.
Si le fournisseur n’a pas de paniers, il est possible de le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer le fournisseur”. Sinon vous verrez le bouton “Réceptionner colis”.
Vendor contracts
Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un fournisseur.
Add a contract
At the top of a vendor information Page, you will see a “New contract” button.
Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés
Important
Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.
Une fois le contrat enregistré, il apparaît en-dessous des informations sur le fournisseur.
Il apparaîtra également lors de la création du panier de commande
Managing purchase suggestions
Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC.
Note
You need to be logged in as a staff member with the suggestions_manage acquisitions permission in order to view and work with purchase suggestions.
If you have the suggestions_manage permission but not Acquisitions permissions you can access the suggestion management tool from Suggestions under the More menu in the header bar.
When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search. Clicking “Manage suggestions” will take you to the suggestion management tool.
Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:
If there are no pending suggestions you can access the suggestion management tool by clicking the “Manage suggestions” link on the menu on the left of the Acquisitions page.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: suggestions).
Vos suggestions sont classées en quatre catégories : Acceptées, En attente, Vérifiées et Rejetées. Les suggestions acceptées ou rejetées affichent le nom du bibliothécaire qui les a traitées et la raison pour laquelle chaque suggestion a été acceptée ou rejetée.
Une suggestion “Acceptée” est celle que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions. Une suggestion “En attente” est une action en attente d’une validation ou non du personnel de la bibliothèque. Une suggestion “Vérifiée” est celle que vous avez marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire avant les suggestions. Une suggestion “Commandée” est celle qui a été commandée via le lien À partir d’une suggestion d’achat dans votre panier de commande. Une suggestion “Rejetée” est celle que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire sous la liste des suggestions.
Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.
En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.
Note
Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), cliquez sur le filtre “Informations d’acquisition” et modifiez le site.
When reviewing “Pending” suggestions you can choose to check the box next to the item(s) you want to approve/reject and then choose the status and reason for your selection.
Les motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.
Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant Annuler sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.
You can also change the item type of the suggestions by selecting them and choosing the new item type in the “Update item types with” drop down menu.
You can also change the manager of the selected suggestions by clicking the “Select manager” link and searching your user database. Note that only users who have the “superlibrarian” or the “suggestions_manage” permission will show in the results. The new manager will receive the NOTIFY_MANAGER notice.
You can also choose to completely delete the selected suggestions by clicking the “Delete” button in the the “Delete selected” box.
Pour les bibliothèques qui ont des listes de suggestions très longues, il est également possible d’approuver ou de rejeter les suggestions une à une en cliquant sur le titre de chaque suggestion, ce qui ouvre une nouvelle page contenant des informations si l’exemplaire a déjà été acheté.
Clicking “edit” to the right of the suggested title or at the top of the suggestion detail page will open a suggestion editing page.
Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.
En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”
Vous pouvez également affecter cette suggestion à un poste budgétaire.
This edit can trigger a notice (defined in the Notices & slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.
Once you have clicked “Submit” the suggestion will be moved to the matching tab. The status will also be updated on the patron’s account in the OPAC and an email notice will be sent to the patron using the template that matches the status you have chosen.
Once the suggestion has completed the acquisitions process, it is possible to archive it by clicking the small arrow next to the “Edit” button and choosing “Archive”. This will remove it from the search results. If you have a lot of suggestions, and the page takes a long time to load, archiving old suggestions will improve the performance.
Placing orders
Vous devez d’abord rechercher le fournisseur ou libraire à qui vous souhaitez passer commande.
Important
If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.
Créer un panier
Note
Si vous utilisez EDI pour vos commandes vous voudrez télécharger votre historique de commande de vos fournisseurs avant de commencer le processus dans Koha.
Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur à qui vous allez passer commande:
Et cliquez sur le bouton “Ajouter panier” situé à droite du nom du fournisseur.
Note
You can also add to an existing basket by clicking the arrow next to the “View” button at the far right of each basket’s information in the results table, and choosing “Add to basket”.
Après avoir cliqué sur “Ajouter panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande:
Lorsque vous ajoutez un panier, vous pouvez lui donner un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier.
Enter in the billing place and delivery place (this will default the library you’re logged in at)
Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant
Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information
If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket.
Note that any one basket cannot contain both firm and standing orders.
You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.
Si vous avez déjà ajouté des contréats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.
When finished, click “Save”.
Once your basket is created, click on “Add to basket” you are presented with several options for adding items to the order.
Adding materials to the basket
Order from an existing record
Si vous commandez un nouvel exemplaire d’un titre que vous avez déjà, vous pouvez chercher simplement la notice dans votre catalogue.
From the results, you can click “Add order” to be brought to the order form.
From the record’s detailed view, you can click on the “Add order” button.
You will be brought to the order form
Tous les détails associés à l’exemplaire seront déjà listés sur le “Catalog details.”
Order from a purchase suggestion
If you allow patrons to make purchase suggestions (learn more in the managing purchase suggestions section of this manual), then you can place orders from those suggestions. In order to keep track of suggestions that have been ordered and received you must place the order using this link.
Important
Suggestions must be accepted before you can order them.
A partir des résultats, cliquez sur “Commande” situé à côté de l’exemplaire et un formulaire de commande s’affichera avec le lien de la suggestion
From this form you can make changes to the catalog details if necessary.
Lorsque l’exemplaire apparaîtra dans votre panier, il comprendra un lien vers la suggestion.
Orders added to the basket in this way will notify the patron via email that their suggestion has been ordered (with the “ORDERED” notice in Tools > Notices & slips) and will update the patron’s “your purchase suggestions” page in the OPAC.
Order from a serial subscription
Si vous utilisez le module Périodiques, vous pouvez rattacher la commande de l’abonnement aux acquisitions en choisissant de passer la commande “À partir d’un abonnement”
Après avoir cliqué sur le lien de la commande, vous arriverez sur une page de recherche qui vous aidera à trouver votre abonnement
Vos résultats apparaîtront à droite du formulaire. Chaque abonnement aura un lien “Commander”
Cliquer sur “Commander” basculera les informations de l’abonnement sur le formulaire de commande sans la partie “Ajouter un exemplaire”, puisque vous souscrivez à un abonnement et qu’un exemplaire n’est pas nécessaire
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Order from a new (empty) record
To order from a record that can’t be found anywhere else, choose the “From a new (empty) record” option.
Vous serez amené à un formulaire vide à remplir avec toutes les informations sur l’exemplaire que vous commandez.
Note
If the default form does not have catalog details fields necessary to place an order, enable the UseACQFrameworkForBiblioRecords preference which will allow the ACQ MARC framework to customize the display of fields when ordering.
Duplicate orders (order from existing orders)
You can duplicate an existing order line by choosing the “From existing orders (copy)” option.
You will be presented with a search form to search your existing orders.
Check the boxes next to the order(s) you want to duplicate.
Order from an external source
Si vous voulez chercher dans d’autres bibliothèques un titre à acheter, vous pouvez utiliser l’option “À partir d’une source externe” qui vous permettra de créer une commande à partir d’une notice MARC trouvée via une recherche Z39.50.
From the results, click the “Order” button next to the item you want to purchase.
Si le document que vous commandez depuis une source externe ressemble à un doublon, un message d’avertissement s’affichera et vous donnera différentes façons de procéder.
From the warning, you can choose to order another copy on the existing bibliographic record, create a new bibliographic record, or cancel your order of this item.
Dans le formulaire de commande qui apparaît, vous ne pourrez pas modifier le détail de la notice.
Order from a new file
If your vendor sent you a record file (a .mrc file for example), you can add orders using the records in that file. Choose the “From a new file” option.
Note
Note that you need the stage_marc_import tool permission in order to be able order from a new file.
You will be taken to the Stage MARC records for import tool. Stage your file as described in that section.
Once the files are staged, you can click on the “Add staged files to basket” button.
Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.
In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.
If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.
Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé
This option is the same as the previous one, but in this case, your file has already been staged. Whether you choose to “order from a new file” or “order from a staged file” will depend on your acquisitions workflow or your permissions.
Once you click on “From a staged file”, you will get a list of all the staged files in your system.
From the list of files you are presented with, click on the “Add orders” button to add the records in the staged file to your order.
Next to each title is a checkbox, check the items you would like to order, or choose “Select all” at the top. Depending on your settings in the MarcFieldsToOrder preference, Koha will populate the next screen with with the relevant Quantity, Price, Fund, Statistic 1, and Statistic 2 found within the staged file.
In the “Item information” tab you can enter information that will be added to every ordered item such as item type, collection code and not for loan status.
If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.
Order from titles with highest hold ratios
La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation
This option will take you to the holds ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a button with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.
Setting patron notifications
With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notices & slips tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.
Recherche de notifiation adhérent
In the window that pops up search for the patrons you’d like to notify and click “Add”
Lorsque vous avez terminé vous pouvez fermer la fenêtre: vous verrez s’afficher la liste des adhérents en dessous de la partie “Adhérent”
Adding items to materials
After bringing in the record information (for all order methods except for the staged files), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item information next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add item” button at the bottom left of the item form.
Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).
If you are ordering several items, you can click on the “Add multiple items” instead of adding them one by one. This will ask you how many items you want to add. Simply enter that number in the box and click on “Add”.
Adding accounting details to materials
Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.
La quantité est renseignée avec le nombre d’exemplaires que vous avez ajoutés à la commande ci-dessus.
Important
If the item is created upon ordering, you will not be able to edit the quantity manually, you must click “Add item” below the item form to add as many items as you’re ordering.
The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions administration area.
The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions administration area.
Le prix fournisseur est le prix avant que les taxes ou les remises soient déduites.
SI le prix est indéterminé, cochez la mention “prix incertain”.
Note
Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.
If you are charged sales tax, choose that from the “Tax rate” field. This field is populated by the TaxRates system preference.
Entrez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.
Retail price is the recommended retail price (RRP), the price set by the publisher or the manufacturer as a recommendation to booksellers.
Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to “Charge”).
Budgeted cost is the amount that will be removed from the “spent” budget. Whether this number includes or excludes taxes will depend on the “List price” setting for your vendor.
Total is the budgeted cost multiplied by the quantity of items ordered.
You can add an internal note. This will only appear in the acquisitions module and in the staff interface catalog, under the “Acquisitions details” tab in the detailed record.
You can also add a vendor note. This will appear in the acquisitions module as well as on the order when exported as CSV.
If you added statistical categories when creating the Fund, those values will appear in the two statistics fields.
Once you have filled in all of the fields click “Save” to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.
L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.
Editing the basket
Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: orders).
Ici vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.
Choosing to “Cancel the order” will delete the order line but leave the record in the catalog.
Choosing to “Cancel order and delete catalog record” removes both the order line and the record in the catalog.
La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.
On the summary page, you also have the several option through the buttons at the top of the basket header.
Edit basket: edit the basket information, such as the name or the billing place.
Delete this basket: if the basket is empty, you will get a simple confirmation message before deleting the basket. If the basket contains orders, you will get a confirmation message with several options.
Delete basket and orders: this will delete the basket, cancel the orders, refund the used funds, and delete the items (ordered or received).
Delete basket, orders, and records: this will delete all of the above plus the bibliographic records associated with the orders (except the ones which can’t be deleted because they have remaining items, orders or subscriptions attached).
Close this basket: closing the basket will enable you to add it to a basket group (this is optional) and receive its items.
Export as CSV: this will create a CSV file with all your orders from this basket. You can add several CSV profiles options by going to the CSV profiles tool.
E-mail order: this will send the order information to your contact for this vendor. Make sure your contact has a email address in the vendor profile.
If you’re using EDI for your order you can click the “Create EDIFACT order” button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.
Ordering/Closing the basket
Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.
Important
You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.
If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.
When closing the basket you can choose to add the basket to a group for easy printing and retrieval. If you check the box to “Attach this basket to a new basket group” you will be brought to the group list where you can export a PDF of the order.
Important
A basket with at least one item marked as “uncertain price” will not be allowed to be closed.
Clicking the “Uncertain prices” button will call up a list of items with uncertain prices to quick editing. From that list, you can quickly edit the items by entering new prices and quantities.
Important
The Uncertain prices page is independent of the basket. It is linked to the vendor so you will see all items on order with uncertain prices for that vendor.
Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to “Display).
Ajouter un bordereau
A basket group is simply a group of baskets. In some libraries, you have several staff members that create baskets, and, at the end of a period of time, someone then groups them together to send to the vendor in bulk. That said, it is possible to have one basket in a basket group, or no basket groups at all if that’s the workflow used in your library.
To create a basket group, go to the vendor detail page and click on the “Basket groups” tab on the left side.
Click on the “New basket group” button.
Basket group name: this is the name the basket group will go by in Koha
Billing place: this is the billing address that will appear on the basket group order
Delivery place: pick a library where these orders should be sent, this will appear on the basket group order under delivery address You can also enter a different address
Delivery comment: this comment will appear on the basket group order
Close basket group: if you know that once you’re done with this basket group, you will not be modifying it anymore, you can close it right away
Drag the ungrouped baskets to the “Baskets in this group” box to add baskets to the basket group.
Click on “Save” to finish creating your basket.
From there, you can export your order as a PDF file to send to your vendor.
Receiving orders
Important
You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.
Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur
ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs
After clicking “Receive shipment” you will be asked to enter a vendor invoice number, a shipment received date, a shipping cost and a fund to subtract that shipping amount from.
La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.
Note
If you have a lot of orders, you can filter the orders using the “Filter” box on the left, the “Search” box just above the table, of the filter boxes at the top of each table column.
You could, for example, scan the ISBN of the book you are receiving in the filter box and the table will only show the corresponding orders.
Just make sure to clear the filter boxes when you’re done, otherwise, the other items won’t appear.
Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.
Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.
If you chose to create your item when placing the order, you will have your item information on the left side and financial information on the right side.
You can check the box next to the item to receive it, or fill out the “Quantity received” field on the left side.
Note You can choose to mark only part of the order as received if he vendor didn’t send your entire order by checking only the boxes next to the items on the left that you want to receive or by entering the right amount in the “Quantity received” field.
You can edit the item if needed by clicking on the “Edit” link. This will allow you to enter in accurate call numbers and barcodes if you’d like to do that at the point of receipt.
You can also alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.
If you chose to create your item when receiving the order, you will see the item creation form on the left side and the financial information on the right side.
Important You must fill out the item form and click on “Add item” or “Add multiple items” in order to receive the order. You will not be able to simply change the “Quantity received” amount.
You can alter the cost information (replacement cost and actual cost). The values you enter there will automatically populate the item record by filling in subfield v (Cost, replacement price) and subfield g (Cost, normal purchase price) on the item record after saving.
Finally, if you chose to create your item when cataloging the record, you will only see the financial information on the right.
You can alter the cost information (replacement cost and actual cost).
Note The financial information will not be transferred to the item if the item is created when cataloging.
Once you have made any changes necessary (to the order and/or items, click “Save” to mark the item(s) as received.
Note
Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour mettre à jour ces sous-champs à la réception d’un exemplaire, s’ils ont été créés à la commande; ces changements s’effectueront après que vous ayez cliquer sur “Enregistrer”.
Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.
Received orders will have “(received)” before the title in the basket view.
Note When all the orders in a basket have been received, the basket will be removed from the list of baskets for that vendor. You can click “Show all baskets” to view the inactive baskets.
Transferring orders
Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.
A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.
Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.
Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.
You will see transferred orders when viewing the basket.
Canceling orders
If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking “Delete order” to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.
You will also see that the item is canceled if you view the basket.
Note
Whilst it is possible to re-open your basket, cancel one or more orders and re-close the basket, this is not recommended. This procedure will update the “basket closed” date, which in turn will cause your “late order” calculations to be incorrect.
Note
You cannot re-open a basket that is attached to a basket group. The re-open basket button will be grayed out.
Factures
Des factures sont générées lorsque les commandes sont reçues. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.
Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.
From the “Actions” button, you can click the “Details” link to see the full invoice or “Close” to note that the invoice is closed/paid for.
In the Adjustments section, you can add adjustments to your invoices. These adjustments can be for adjusting the price that is offset by rounding or adding a credit to the invoice, for example.
Click on “Add an adjustment”
Enter the amount of the adjustment
Choose a reason, if needed
Note
The reasons are authorized values. Use the category ADJ_REASON to add custom reasons for adjustments.
Enter a note, if needed
Choose the fund from which the adjustment amount should be taken
If “Encumber while invoice open” is checked, the amount of the adjustment will be taken out of the fund immediately. If it isn’t checked, the amount will be subtracted only when the invoice is closed.
Click on “Update adjustments” to save your adjustments
If you need to change the adjustment afterwards, you can do so in the table and click on “Update adjustments”.
Attaching files to invoices
If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to “Go to receipt page”
Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”
D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et/ou consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.
Merging two invoices
A partir des résultats de recherche de la facture, vous pouvez aussi fusionner deux factures ensemble dont vous avez besoin. Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera:
Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les deux factures se fusionneront alors en une seule.
Claims and late orders
Si vous avez saisi les adresses e-mail de vos fournisseurs dans Koha, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard. Avant de pouvoir envoyer des réclamations, vous devrez définir une notification de réclamation des acquisitions.
Upon clicking on the link to “Late orders” from the Acquisitions page you will be presented with a series of filter options on the left hand side. These filters will be applied only closed baskets.
Note
Le menu déroulant des fournisseurs indique seulement les fournisseurs avec des paniers fermés qui sont en retard.
Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: late_orders).
To the right of each late title you will be see a checkbox. Check off the ones you want a claim letter sent to and click “Claim order” at the bottom right of the list. This will automatically send an email to the vendor at the email address you have on file.
Note
The estimated delivery date is based on the delivery time value entered on the vendor record.
If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.
Acquisition searches
At the top of the various Acquisition pages there is a quick search box where you can perform either a Vendor search or an Order search.
In the Vendor search you can enter any part of the vendor name to get results.
Using the Orders search you can search for items that have been ordered with or without the vendor.
Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ.
Note
You can customize the columns of this table in the “Table settings” section of the Administration module (table id: histsearcht).
En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la boîte de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires.
Clicking Advanced search to the right of the search button will give you all of the order search options available.
Budget/fund tracking
Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.
Cliquer sur les liens des montants dépensés ou commandés vous affichera un résumé des titres commandés/réceptionnés avec ce budget.
EDI process
La section précédante expliquant toutes les options de commande, cette section précise les éléments reliés aux commandes EDI ou EDIFACT afin d’aider ceux qui utilisent seulement EDI pour commander.
Important
Koha utilise la norme EDIFACT et non la norme X12 pour les commandes électroniques.
EDI questions for vendors
Vous voudrez accumuler les informations suivantes à partir de vos fournisseurs avant de commencer la configuration dans Koha.
EDI accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI accounts` section.
Vendor: The name of the vendor
Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).
Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?
Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server
Username: The username for the above server
Password: The password for the above server
Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process
Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process
Qualifier: Who assigned the SAN below?
Sélectionnez l’un des suivants :
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
SAN: The identifier for the vendor
Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.
Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?
Sélectionnez l’un des suivants :
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
Buyer SAN: The identifier for the library
Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIFACT and do you want to send and receive quotes via EDIFACT?
Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIFACT and do you want to send and receive orders via EDIFACT?
Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIFACT and do you want to send and receive invoices via EDIFACT?
Order file suffix: The file suffix for order files
Quote file suffix: The file suffix for quote files
Invoice file suffix: The file suffix for invoice files
Account number(s): (list them all)
Account description(s): (the summary of what this number is for)
EANs: Each library using EDIFACT needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.
Library
EAN
Sélectionnez l’un des suivants :
EAN International
(31B) US SAN Agency
Assigned by supplier
Assigned by buyer
MARC order fields or grid ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.
price: MARC21 field that contains the item price
quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record
budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited
discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by
sort1: MARC21 field that will populate custom field sort1
sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2
EDI setup
Avant de commander en utilisant EDI vous voudrez vous assurez d’avoir fait ces étapes:
Ask your vendor/bookseller/jobber for connection information
Il serait aussi bénéfique de demander quelques échantillons de fichiers EDIFACT a votre fournisseur.
Share with your vendor/bookseller/jobber your library codes, item type codes, fund codes, and any other codes or authorized values they might need for creating your MARC order records
Communiquez avec le support de la communauté Koha pour savoir si vous avez besoin d’un plugiciel, basé sur les réponses de votre fournisseur.
For example ByWater Solutions has published plugins for specific vendors here: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Enter the vendor/bookseller/jobber in Acquisitions
Review your Acquisitions system preferences
Be sure to fill in the MarcFieldsToOrder preference with values for order files
Enter your EDI accounts
Enter your EAN de la bibliothèque
Turn on the EDI Cron so that it can process files
EDI ordering
La première étape, lorsque l’on commande avec EDI, se déroule sur le site web du fournisseur. Chaque vendeur utilise un vocabulaire différent, et c’est pourquoi vous devrez télécharger leur fichier de commande MARC si vous passez une commande sur leur site. Dans certains vocabulaires, vous pourriez voir « panier », « commande », « commande MARC ». Une fois que vous avez téléchargé leur fichier MARC, vous devrez vous connecter dans Koha et continuer le processus là.
Visit the Stage MARC records for import tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.
In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click “Order” next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.
From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.
Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »
Sending the EDIFACT order
This will generate a pending file in the EDIFACT messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI cron job and sent to your vendor.
EDI ordering with Quote files
If you have Quote files enabled you can place the order on the bookseller’s website and a Quote file will be automatically generated and made available to be collected and loaded to Koha. You will see the file listed in the EDIFACT messages in Koha with a status of “Received”. The basket will have been created and records and items added to the basket. Once you have checked that the basket is correct you can click the “Create EDIFACT order” button. The process then completes as for Sending the EDIFACT order above.
EDI invoicing
When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI cron job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.
If you set the EdifactInvoiceImport preference to “Don’t” you can load invoice files manually.
EDIFACT messages
A log of all messages sent and received via EDIFACT can be found under EDIFACT messages.