Utilisation de logiciel tiers avec Koha

MarcEdit

Plusieurs bibliothèques aiment utiliser MarcEdit pour leurs modifications ou pour le nettoyage de données. Si vous voulez faire ces actions vous aurez besoin de le télécharger à l’adresse : http://marcedit.reeset.net/

Important

Plusieurs des actions décrites dans ce chapitre peuvent être faites dans Koha en utilisant les Modèles de modification MARC, mais cette section-ci s’adresse à ceux qui sont habitués à MarcEdit.

Ajouter un préfixe aux cotes

Lorsque vous importez des données dans Koha, vous voudrez peut-être les ordonner d’abord. Les utilisateurs de Koha ajoutent souvent un préfixe à la cote.

• Ouvrir MarcEdit

  

• Cliquez sur “MarcEditor”

• Aller dans Outils > Modifier les données du sous-champ

  

• Pour ajouter les données avant, le caractère spécial est: ^b Pour ajouter les données avant au début du sous-champ, ajoutez ^b aux données du champ: cadre du texte et les données seront ajoutés dans Remplacer

  

  • Pour ajouter les données avant le début du sous-champ alors qu’il remplace une chaîne de caractères, ajoutez ^b (chaîne à remplacer) au cadre de texte Field Data et les données s’ajouteront dans Remplacement avec la cadre de texte.

Importer des données Excel dans Koha

Supposons que vous ayez des notices de votre bibliothèque rédigées sur un feuille Excel, et que vous voulez les importer dans Koha. Comment procéder ? Koha ne vous autorisera pas à importer les notices Excel directement. Il existe une solution simple. Nous convertirons d’abord le fichier Excel en fichier Marc, puis nous l’importerons dans Koha.

Suivez les étapes suivantes pour importer les notices Excel dans Koha

Convertir un format Excel en format .mrk

Tout d’abord, convertissez le format Excel en format .mrk. Nous utiliserons MarcEdit pour cela. Vous pouvez le télécharger depuis http://marcedit.reeset.net/

Ouvrez-le et sélectionnez Add-ins–>Delimited Text Translator.

Cliquez sur “Suivant” lorsque la fenêtre suivante s’affiche.

Repérez votre fichier Excel.

Localisez votre fichier excel en choisissant le format Excel (*.xls).

De la même manière, remplissez les autres entrées telles que Output File, Excel Sheet Name et cochez la codification UTF-8 (si obligatoire), puis cliquez sur “Suivant”.

Il vous sera demandé d’ajouter une correspondance aux champs pour reconnaître ces derniers par le format standard marc.

Supposons que pour le Champ 0 qui est la première colonne Map à: 0022$a (un ISSN valide pour la ressource continue), cliquez ensuite sur “Appliquer”.

Note

Vous pouvez personnaliser les indicateurs et tous les autres éléments; pour plus d’informations sur le format marc21, consultez le site officiel de la Bibliothèque du Congrès.

De la même manière, ajoutez une correspondance aux autres champs, et cliquez sur “Finir”.

Une fenêtre s’affichera, vous indiquant que votre fichier de texte Marc (*.mrk) a été créé.

Cliquez sur “Fermer”. Vous avez pour l’instant créé un fichier .mrk depuis un fichier .xls. Vous pouvez regarder le contenu du fichier en double-cliquant dessus.

Convertir un fichier .mrk en .mrc

Nous convertirons le fichier .mrk que nous avons créé dans l’étape ci-dessus en un fichier de format Marc brut qui pourra être directement importé dans Koha.

Pour cela, ouvrez encore une fois MarcEdit et sélectionnez Outils MARC.

Sélectionnez MarcMaker pour convertir le fichier .mrk en format .mrc.

Localisez votre fichier d’entrée et le nom de votre fichier de sortie. Cliquez ensuite sur “Exécuter”.

Cela affichera le Résultat.

Cliquez sur “Fermer”. Vous avez maintenant vos notices Marc brut (fichier.mrc).

Importer .mrc dans Koha

Pour plus d’informations sur l’importation des notices dans Koha, consultez le chapitre Télécharger des notices dans le réservoir de ce manuel.

Pour finir, nous importerons le fichier.mrc créé dans Koha.

Cliquez sur Outils dans votre interface professionnelle.

Cliquez ensuite sur “Télécharger des notices dans le réservoir”.

Choisissez ensuite votre fichier.mrc précédemment créé, et cliquez sur “Télécharger”.

Vous pouvez aussi ajouter un commentaire à propos du fichier, puis cliquez sur “Télécharger dans le réservoir”.

Une fois l’importation effectuée, vous obtiendrez un résultat comme ceci:

Cliquez ensuite sur “Gestion des notices téléchargées”.

Ici, vous pouvez changer les règles de correspondance.

Cliquez sur “Importer ce lot dans le catalogue” lorsque vous avez terminé.

Après avoir importé toutes les notices, vérifiez le statut, il doit y avoir marqué « importé »

Vous pouvez même annuler l’opération d’importation.

En l’espace de quelques minutes, nous aurons importé à peu près 10 000 notices dans Koha

OCLC Cataloging Services

Koha can be set to work with the OCLC cataloging services such as

• WorldShare Record Manager

• Connexion

This allows librarians to use the WorldShare Record Manager web interface or the OCLC Connexion Client desktop software as their cataloging tool and send those records to Koha with a single click.

Setting up the OCLC Connexion Daemon

First, you will need to set up the OCLC Connexion Daemon on your server. If you have a system administrator you will want to consult with them on this process.

1. Find the script on your server and view its documentation.

   /usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --help
   

2. Create a configuration file. You could put this anywhere that is readable by the user that will be running the service, e.g., /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf. The output of the help command provides the details about what this file should contain. Here is an example:

   host: 0.0.0.0
   port: 5500
   log: /var/log/koha/my_instance/oclc_connexion.log
   koha: https://staff.mylibrary.example.com
   user: koha_staff_user_name
   password: koha_staff_user_password
   connexion_user: oclc_connexion_user_name
   connexion_password: oclc_connexion_user_password
   import_mode: direct
   

3. Since the configuration file contains passwords, make sure that it’s only readable by the user running the script, and nobody else.

   chmod 400 /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
   

4. Run the script.

   • You can do this manually to test it out:

     /usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
     

   • Or you can set up a systemd unit to keep the script running even when it crashes or the server reboots:

     1. Create a file at /etc/systemd/system/koha-oclc-connexion.service:

        [Unit]
        Description=Koha OCLC Connexion Daemon
        After=network.target
        
        [Service]
        Type=exec
        ExecStart=/usr/share/koha/bin/connexion_import_daemon.pl --config /etc/koha/sites/my_instance/oclc_connexion.conf
        Restart=always
        
        [Install]
        WantedBy=multi-user.target
        

     2. Enable and start the service:

        systemctl enable koha-oclc-connexion
        systemctl start koha-oclc-connexion
        

     3. Check the status of the service:

        systemctl status koha-oclc-connexion
        

WorldShare Record Manager

Setting up WorldShare Record Manager

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the « Metadata » tab.

3. Select « Record Manager » in the sidebar.

4. Select « User Preferences » in the sidebar.

   Note

   Since these are User Preferences, they must be configured for each user who will be using the service.

   

5. Go to « Exporting – Bibliographic Records ».

   The official documentation from OCLC for all settings under this heading is found at https://help.oclc.org/Metadata_Services/WorldShare_Record_Manager/Record_Manager_user_preferences/Exporting_Bibliographic_records#Set_preferences_for_TCP.2FIP_export .

6. Go to the « General » tab.

   

   1. Set the « Format » to « MARC 21 with UTF-8 Unicode », since Koha always uses UTF-8.

   2. Click « Save ».

7. Go to the « TCP/IP » tab.

   

   1. Enter the host name or IP address at which the OCLC connexion daemon service (configured above) can be reached.

   2. Set the Authentication to « Login ID » and enter the connexion_user and connexion_password from the configuration file (created above).

   3. Optionally set the connection delay, connection attempts, and other settings.

   4. Click « Save ».

Using WorldShare Record Manager

Sending a single record from the WorldShare Record Manager to Koha

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the « Metadata » tab.

3. Select « Record Manager » in the sidebar.

4. Search for a record.

   

5. Click on the title of a record to open it.

6. Click on the « Record » dropdown menu, then « Send to », then « Local System (via TCP/IP) »

   |worldshare_record_menu_export.png|

7. After a while, depending on your « connection delay » settings, you should see the record in Koha.

   • If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.

   • If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

Sending multiple records from the WorldShare Record Manager to Koha

1. Log in to your WorldShare account.

2. Go to the « Metadata » tab.

3. Select « Record Manager » in the sidebar.

4. Search for a record.

   

5. Click on the title of a record to open it.

6. Click on the « Record » dropdown menu, then « Send to », then « Export List … ». Select a list to which to add the record.

7. Repeat from step 4 as needed.

8. Click on « Export Lists » in the sidebar.

9. Click on the name of a list to open it.

10. Click on the « Export » dropdown menu, then « Send to local system (via TCP/IP) ».

11. After a while, depending on your « connection delay » settings, you should see the record in Koha.

• If you used import_mode: direct in your configuration file, the record will be available in the catalog.

• If you used import_mode: staged in your configuration file, the record will be staged for import.

OCLC Connexion Client desktop software

Setting up the OCLC Connexion Client desktop software

Note

Les captures d’écrans sont client de la connexion OCLC v.2.50, Koha v.3.12

Pour configurer le logiciel de connexion OCLC et le connecter à Koha, aller dans Outils > Options, puis cliquer sur l’onglet “Export”.

• Cliquez sur le bouton « Créer… » pour paramétrer une nouvelle définition, puis choisissez « Export du portail OCLC » et cliquez sur OK.

  • Saisissez l’information suivante:

    • « Host Name: » L’adresse IP de votre catalogue (depuis fichier de configuration ci-dessus)

    • « Port: » Le numéro de port de votre catalogue (depuis ref:fichier de configuration ci-dessus <setting-up-oclc-service-on-koha-label>)

    • « Login ID: » Connexion Koha du catalogueur

    • « Password: » Mot de passe Koha du catalogueur

    • « Notify Host Before Disconnect » = checked,

    • « Timeout » = 100, « Retries » = 3, « Delay » = 0 (zero),

    • « Send Local System Logon ID Password » = checked.

  

• Sélectionnez « OK » lorsque vous avez terminé et vous verrez l’option “Exportation de la passerelle » (l’adresse IP du catalogue et du port est noircie sur la capture d’écran suivante)

  Paramètres d’export de la passerelle OCLC

• Cliquez sur « Caractéristiques de la notice » et assurez-vous que les notices bibliographiques utilisent MARC21, UTF-8 Unicode, et cliquez sur OK pour enregistrer.

  Record Characteristics configured

Vous devrez être prêt! Pour exporter une notice depuis le client de connexion OCLC à Koha, tapez sur F5 pendant que la notice est sur l’écran. Le dialogue d’exportation s’ouvrira, et vous verrez la tentative de connexion OCLC avec Koha. Un message annoncera que la notice a bien été ajoutée ou recouverte, en incluant son numéro biblio et un URL que vous pourrez copier dans votre navigateur pour pouvoir accéder directement à la notice.

Using the OCLC Connexion Client desktop software

Les notices peuvent être exportées depuis Connexion OCLC par lot, ou une par une.

Exporter des notices une par une

Pour exporter des notices bibliographiques une par une, assurez-vous que les options “Lot” soient correctement définies : depuis le menu “Outils”, sélectionnez “Options”, puis sélectionnez l’onglet “Lot”. Dans la partie “Exécuter les actions locales par lot”, décochez la case “Exportation de notice bibliographique”.

Lorsque vous êtes prêt à exporter, sélectionnez “Exportation” depuis le menu “Action” ou utilisez la touche F5. Vous verrez une fenêtre s’afficher à l’écran (voir capture d’écran qui suit) si l’exportation est réussie et si la notice est nouvelle dans le catalogue; vous pourrez copier-coller l’URL qui s’affiche dans le catalogue Koha et ainsi visualiser la nouvelle notice.

Si la notice est chevauchée, un message s’affichera dans la fenêtre « Statut d’exportation de la passerelle OCLC »

Exporter des notices par lot

Afin d’exporter les notices bibliographiques paf lot, assurez-vous que les options “Lot” soient correctement définies : depuis le menu “Outils”, sélectionnez “Options”, et sélectionnez l’onglet “Lot”. Dans la partie “Exécuter les actions locales par lot, cochez la case “Exportation de notice bibliographique”.

Lorsqu’une notice est prête à être exportée, sélectionnez « Exportation » ou utilisez la touche F5 depuis le menu « Action ». Le statut d’exportation sera marqué de « prêt ».

Lorsque vous êtes prêts à exporter le lot, depuis le menu « Lot », sélectionnez « Traitement du lot » et cochez les cases appropriées « Chemin » et « Exportation »

Lorsque l’exportation débutera, les notices bibliographiques seront exportées et importées dans Koha une par une. Vous pourrez voir les fenêtres « Statut d’exportation de la passerelle OCLC », comme ci-dessus, puis l’import/export de la prochaine notice commencera. Le processus continuera jusqu’à ce que toutes les notices dans le lot soient complètes. Puis vous verrez ou pas le rapport d’exportation du client de connexion (cela dépend des options de votre client).

Exemplaires dans OCLC

If you’d like to create your item records in OCLC you can do so by adding a 952 for each item to the bib record you’re cataloging. The order of subfields in the 952 field doesn’t matter; you may wish to set up a text string or macro in the OCLC Connexion Client desktop software for frequently used subfield strings. location and item information cataloging guide will break down what subfields you can use in the 952, but at the minimum you want to have subfield 2, a, b, and y on your items.

952 \\$2CLASSIFICATION$aHOMEBRANCHCODE$bHOLDINGBRANCHCODE$yITEMTYPECODE

• La sous-zone 2 contient le code de classification. Celui-ci peut être ddc pour Dewey ou lcc pour Library of Congress ou z pour Personnalisé. D’autres sources de classifications peuvent être retrouvées dans la section Sources de classification du module Administration

• Le sous-champ a est le site propriétaire et il convient d’indiquer le code du site et non son nom. Vous pouvez trouver ces codes dans Tous les sites du module Administration.

• Le sous-champ b est le site dépositaire et il convient d’indiquer le code du site et non son nom. Vous pouvez trouver ces codes dans Tous les sites du module Administration.

• La sous-zone y est le code du type d’exemplaire. Ce doit être le code qui est inséré ici, et non le nom du type de l’exemplaire. Vous pouvez trouver ces codes dans la section Type d’exemplaire du module Administration.

952 \\$2ddc$aMAIN$bMAIN$yBOOK

En plus de ces zones obligatoires, vous pouvez rajouter toutes les zones que vous souhaitez. La majorité des bibliothèques vont placer la cote dans le sous-champ o, et un code à barres dans le sous-champ p. Consultez le guide de catalogage Localisation and information d’exemplaire pour une liste complète des sous-champs et valeurs.

Overlaying a bib record from OCLC

To overlay a bib record from OCLC, include a 999__$c in the record with the Koha record number of the Koha bib record to be overlaid in the $c subfield. The 999__$c is in the Koha MARC21 record and also at the end of the record’s URL. Please note that only bibs can be overlaid and item records can not be overlaid, so the item records will be unaffected.

Talking Tech

Talking Tech i-tiva is a third party, proprietary, product that libraries can subscribe to. Learn more here: http://www.talkingtech.com/solutions/library.

Installation and setup instructions

Assurez-vous que vous avez exécuté installer/data/mysql/atomicupdate/Bug-4246-Talking-Tech-itiva-phone-notifications.pl pour installer le pack de données requis (new syspref, notice placeholders and messaging transport preferences)

Pour l’utiliser, vous devez activer la préférence système TalkingTechItivaPhoneNotification.

Si vous souhaitez traiter les notifications PREOVERDUE ou RESERVES, vous devrez activer la préférence système EnhancedMessagingPreferences; et les adhérents devront préciser s’ils souhaitent recevoir ces notifications par téléphone.

Concernant les notifications OVERDUE, les envois de notifications de retards doivent être configurées sous Outils > Paramétrage des relances. Il est possible d’utiliser des relances spécifiques propres à chaque site ou des relances par défaut (le script sélectionnera la plus appropriée).

Sending notices file

1. Ajouter le script TalkingTech_itiva_outbound.pl à votre crontab

2. Add an FTP/SFTP or other transport method to send the output file to the i-tiva server

3. Si vous le souhaitez, archivez le fichier des notices envoyées dans un autre répertoire après l’envoi

Exécutez TalkingTech_itiva_outbound.pl –help pour plus d’informations

Receiving results file

1. Ajoutez un FTP/SFTP ou une autre méthode de transport pour envoyer le fichier des résultats dans un répertoire précis dans votre serveur Koha

2. Ajoutez le script TalkingTech_itiva_inbound.pl à votre crontab, pointant ce répertoire

3. Si vous le souhaitez, archivez le fichier des résultats dans un autre répertoire après le processus

Exécutez TalkingTech_itiva_inbound.pl –help pour plus d’informations