Solicitudes ILL / préstamos interbibliotecarios

El módulo de solicitudes de ILL (Préstamos interbibliotecarios) le da la posibilidad de solicitar y administrar préstamos o copias de material desde fuentes externas. Los socios envían un formulario de solicitud desde el OPAC :ref:”su solicitud de prestamo interbibliotecario <your-interlibrary-loan-requests-label>” en el tabulador de su cuenta. El personal de la biblioteca puede entonces revisar y procesar esas solicitudes. Altenativamente el personal puede realizar dichas solicitudes desde la interfaz de la intranet.

Configuración

Antes de utilizar el módulo de ILL asegúrese de haber completado toda la configuración.

El módulo de solicitudes de ILL puede ser configurado para diferentes tipos de solicitudes y flujos de trabajo conocidos como backends. Los backends actualmente disponibles están documentados en el wiki de la comunidad de Koha en https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Necesitará configurar al menos un backend.

Next, set your system preferences for interlibrary loans.

El personal de la biblioteca responsable de las solicitudes de préstamo interbibliotecario necesita que se establezca el siguiente permiso en su cuenta: ill: Crear y modificar solicitudes de préstamo interbibliotecario.

El módulo de solicitudes de Préstamo Interbibliotecario utiliza estados definidos por el sistema. Puede agregar estados personalizados para que coincidan con su flujo de trabajo de Préstamo Interbibliotecario como ILLSTATUS valores autorizados.

ILL email notifications

Email notifications can be sent to ILL staff when a patron makes a request to modify or cancel an existing request. The notice templates are ILL_REQUEST_CANCEL and ILL_REQUEST_MODIFIED. The ILL staff email address can be configured per library. If this is not set the ILLDefaultStaffEmail system preference will be used.

Notifications can also be sent to patrons for requests that are either available for pick-up or are unavailable and have been cancelled. The notice templates are ILL_PICKUP_READY and ILL_REQUEST_UNAVAIL. The notifications are enabled from the patron categories default patron messaging preferences. You can customise the notice text for these notices in Notices & slips in the Tools module.

Crear solicitudes ILL

Llegue allí: Más > Solicitudes de Préstamo Interbibliotecario

• Elija “Nueva solicitud de Préstamo Interbibliotecario” y luego Forma libre.

Nota

Las imágenes que se muestran aquí son para la FormaLibre de backend solamente.

• Introduzca un Tipo: Libro, Artículo, Publicación, Otro.

• En las dos secciones siguientes introduzca toda la información que pueda, incluyendo el capítulo/artículo/parte si es aplicable.

• Añada campos personalizados, por ejemplo si desea añadir una nota.

• Debajo de las opciones del prestatario, introduzca la sucursal de la biblioteca a la que desea que se envíe la petición.

Click on ‘Create’ and you will be shown a Request details summary page.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability system preference and installed plugins for the staff interface you will be presented with search results. The user can click on a link to a relevant resource if found or proceed with the ILL request. If no results are found the ILL is completed in the usual way.

You can now process your request as explained in Managing ILL requests section or return to the list of ILL requests.

Ver solicitudes de PIB

From the main ILL requests screen you can view, filter and sort your ILL requests. You can use the ILLHiddenRequestStatuses preference to hide completed statuses by default. You can also click on the ‘List requests’ button at any time to return to this list.

Hay un gran cantidad de datos disponibles en la tabla de Solicitudes se les recomienda hacer uso del módulo de la sección de administración (table id:ill-requests) :ref:”Tabla de ajustes <table-settings-label>” para ver solamente la información que necesite. La primera mitad de la tabla muestra datos relacionados a los ejemplares de PIB tales como título, volumen, número de páginas.

La segunda mitad de la tabla muestra datos relacionados a la solicitud tales como notas y comentarios.

Gestionando solicitudes de PIB

Haga clic en el botón “Manage request” en la columna final. Dependiendo del estado corriente de la solicitud podrá ver algunos o todas las siguientes opciones:

• Editar solicitud

  • you can edit the borrowernumber, biblionumber, branch and can add notes. If you have added custom ILL statuses you can also edit these.

• Confirmar solicitud

  • colocar la solicitud con un servicio de suministro de documentos utilizando un backend como el BLDSS.

• Ponga la petición con asociados

  • ponga la petición via correo electrónico con la referencia :ref:”biblioteca asociada<place-request-with-partners-label>”

• Switch provider

  • this allows you to move the request to a different provider (backend).

• Borrar

  • borrar completamente la petición. Detalles de la petición borrada no son retenidos en Koha.

• Revertir solicitud

  • siguiendo un estado de “Petición” o “Pedido de los asociados” el personal podra cancelar la petición de una fuente externa. El estado se revierte a “Nuevo”

• Marcar finalizado

  • use cuando la petición de PIB se ha cumplido.

• Editar metadatos del ejemplar

  • Dependent on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

• Mostrar metadatos del proveedor

  • Muestra cualquier metadatos extra que pudieron ser provistos por su proveedor de PIB que no ha sido incluido en los campos estándar de petición.

• ILL request log

  • Displays a history of changes made to the request.

• Comentarios

  • Es posible agregar comentarios a una petición de PIB y estas pueden ser usadas por el personal del PIB para seguir el trabajo realizado. Los comentarios son leídos solamente y se guardan en orden cronológico. Ellos muestran los detalles del prestatario y la fecha del comentario. Si esta presente, el numero de comentarios se muestra en la pantalla de lista de peticiones.

• Checkout

  • This option is only available if you have the CirculateILL preference enabled. See the Circulating ILL materials section.

Estados de peticiones

The full list of installed ILL statuses are:

• Nueva solicitud

• Requerido

• Solicitado por los socios

• Solicitud revertida

• Petición de cancelacion - un usuario ha pedido la cancelacion desde el OPAC

• Completado

• Checked out

• Returned to Library

Ponga la petición con asociados

Si usted tiene una red de bibliotecas asociadas que permiten peticiones de PIB usted puede manejar esto por medio de Koha. Primero usted necesita crear las cuentas de sus bibliotecas asociadas:

• Necesitara configurar :ref:”categoría de usuario <patron-categories-label>” con el código ILLLIBS.

• Usted necesitara crear una cuenta de usuario con esta categoríad oara cada biblioteca asociada.

• Cada biblioteca debe tener una dirección de correo electrónico ya que este será el mecanismo para enviar la petición de préstamo interbibliotecario. La plantilla de aviso es ILL_PARTNER_REQ y el texto puede ser personalizado desde :ref:Avisos y recibos <notices-and-slips-label> en el módulo de herramientas.

Ahora puede utilizar la opción “Poner la petición con los socios” al procesar las peticiones.

Nota

If you have enabled the ILLCheckAvailability preference enabled you can use plugins to search the catalogues of your partner libraries using Z39.50 prior to confirming the request with a partner.

Circulating ILL materials

If you have enabled the CirculateILL preference you can checkout ILL items directly from the ILL request.

When you create a Book type request a brief catalogue record is created automatically based on the Fast Add MARC framework. Once a request has a suitable status, a Checkout button is displayed on the Manage request toolbar. Clicking this will enable the user to check out the item either to the user who made the request or an in-house statistical patron.

To checkout an item:

• Click on the Checkout button.

• Select an item type when prompted. An item is created automatically which is attached to the biblio record that was created for the request. The barcode of the item is in the format ILL-requestid.

• Next, at the patron checkout screen select a due date. If you do not select a due date the relevant circulation rule will be used to calculate the due date.

• Once the item is checked out the status of the request is changed to “Checked out” and after it has been checked in the status updates to “Returned to library”.

• Bibliographic records created as part of an ILL request will have an extra tab in the holdings table for that allows you to link back to the request in the ILL module.