Adquisiciones
El módulo de adquisiciones de Koha proporciona una forma para que la biblioteca haga los pedidos a sus proveedores y gestione los presupuestos de adquisiciones.
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Configuración
Antes de utilizar el Módulo de Adquisiciones debe de asegurarse de que usted haya configurado todo completamente
First, set your acquisitions system preferences and acquisitions administration to match your library’s workflow. Before setting your Cuentas EDI and Biblioteca EANs you will need to have entered your vendors.
En la página principal de adquisiciones verá la relación de las partidas presupuestarias de su biblioteca.
Nota
Si la línea total es confundida por los fondos que usted a establecido puede ocultarlo agregando
#funds_total {display:none;}a la preferencia IntranetUserCSS.
Para ver todos los fondos activos puede hacer clic en la casilla de verificación al lado de “Ver activo e inactivo” arriba de la tabla de fondos.
Para ver el historial de todas las órdenes de un fondo puede hacer clic en el importe.
Aprenda mas en la sección :ref:`Presupuesto/seguimiento de fondo” de este manual.
Proveedores
Antes de ingresar cualquier pedido deberá ingresar primero al menos un proveedor.
Agregar un proveedor
Para agregar un proveedor, haga clic en el botón “Proveedor nuevo” en la página de Adquisiciones
El formulario agregar proveedor se divide en tres partes
La primera sección es para la información básica sobre el proveedor
De estos campos, solo el nombre del proveedor es necesario, el resto de la información debería añadirse para ayudar a generar cartas de reclamación y facturas
La segunda sección es para su información de contacto en la oficina del proveedor
Ninguno de estos campos son obligatorios, debería introducirse únicamente si usted quiere llevar un registro de la información de contacto dentro de Koha
Contacto primario de acquisicion: compruebe esta caja si esta persona es su contacto primario en referencia a la adquisicion de este vendedor
Contacto primario de series: compruebe esta caja si esta persona es su contacto primario en referencia a la adquisicion de este vendedor
Contacto cuando se ordena? compruebe esta caja si desea mandar sus ordenes por correo electrónico directamente a esta persona
Contacto acerca de pedidos atrasados? compruebe esta caja si desea mandar sus reclamaciones de acquisiciones por correo electrónico directamente a esta persona
Contacto acerca de ediciones atrasadas? compruebe esta caja si desea mandar sus reclamos en serie por correo electrónico directamente a esta persona
Usted puede agregar mas de un contacto por proveedor haciendo clic en el botón “Agregar otro contacto”
La última sección es para información de facturación
Para poder hacer un pedido a un proveedor éste debe estar “Activo”
Para lista de precios y precios de factura elija la moneda
Las monedas se asignan en el área administrativa de monedas y tipos de cambio
Si a la biblioteca se le cargan impuestos marque su número de impuesto como registrado
Indique si los precios de lista y/o precios de facturas incluyen el impuesto
Si el proveedor ofrece un descuento, introduzca el procentaje en el campo “Descuento”
Usted pueda introducir descuentos específicos del ítem al hacer un pedido
Introduzca la tasa del impuesto si a su biblioteca le cargan impuestos a los pedidos
Si usted sabe cuanto tiempo suelen tardar en llegar los pedidos de este proveedor puede introducir un tiempo de entrega. Esto le permitirá a Koha estimar cuando llegarán los pedidos a su biblioteca en el informe de pedidos atrasados.
Las notas son para uso interno
Ver/editar un proveedor
Para ver la página de información de un proveedor tiene que buscar al proveedor desde la página principal de Adquisiciones. La búsqueda se puede hacer con cualquier parte del nombre del proveedor:
De los resultados, haga clic en el nombre del proveedor que desee ver o editar
Para realizar cambios al vendedor o proveedor, simplemente haga clic en el botón «Editar»
Si el proveedor no tiene cestas asociadas el botón “Borrar” igualmente será visible, permitiendo borrarlo.
Contratos de proveedor
Puede definir contratos (con fecha de inicio y fin) y asociarlos a un proveedor. Esto es usado para que al final del año pueda ver cuanto gastó en un contrato específico con un proveedor. En algunos lugares, los contratos se configuran con un mínimo o máxima cantidad anual.
Agregar un contrato
En la parte superior de la Página de Información del proveedor, verá el botón “Nuevo contrato”.
El formulario de contrato le pedirá cierta información muy básica sobre el contrato
Importante
Importante: Usted no será capaz de entrar en un contrato de forma retrospectiva, la fecha de finalización no debe ser antes de la fecha de hoy.
Una vez que el contrato se guarda aparecerá debajo de la información del proveedor.
Habrá también una opción cuando se crea una cesta
Gestionar sugerencias de compra
Las sugerencias de compra pueden generarse de dos formas. Puede crear una sugerencia en el cliente administrativo tanto para la biblioteca o a nombre de un usuario desde su registro. Dependiendo de su configuración en la preferencia del sistema sugerencia los clientes pueden hacer sugerencias de compra a través del OPAC.
Nota
Usted necesita estar registrado como un miembro del personal con el manejo_sugerencias :ref:”permiso de acquisiciones <granular-acquisitions-permissions-label>” para poder ver y trabajar con las sugerencias de compra.
Cuando una sugerencia está en espera de revisión, aparecerá en la página principal de Adquisiciones bajo la búsqueda de proveedores.
También aparecerá en el panel principal del personal bajo las etiquetas de módulo:
Haciendo clic en “Administrar sugerencias” lo llevará a la herramienta de administración de sugerencias. Si no hay sugerencias pendientes puede acceder la herramienta haciendo clic en el enlace “Administrar sugerencias” en el menú a la izquierda de la página de Adquisiciones.
Sus sugerencias serán ordenadas en varias pestañas: Aceptadas, Pendientes, Revisadas y/o Rechazadas. Cada propuesta aceptada o rechazada mostrará el nombre del bibliotecario que gestionó la sugerencia y la razón que dio para aceptar o rechazar la misma (encontrada debajo de “Estado”).
Una sugerencia “aceptada” es la que usted ha marcado como «Aceptada» mediante el siguiente formulario de sugerencias. Una sugerencia “Pendiente” es la que está en espera de una acción por parte de la biblioteca. Una sugerencia “Revisada” es la marcada como “Revisada” utilizando el formulario antes de las sugerencias. Una sugerencia “Ordenada” es la que se ha ordenado a través de la “Sugerencia de compra” enlazada en su cesta. Una sugerencia “Rechazada” es la que se ha marcado como “Rechazada” mediante el formulario debajo de la lista de sugerencias.
Para bibliotecas con muchas sugerencias, existen filtros en el lado izquierdo de la página de Administración de sugerencias para asistirlo en limitar en número de títulos mostrados en pantalla.
Haciendo clic en los encabezados azules expandirá las opciones de filtrado y haciendo clic en “[limpiar]” eliminará los filtros y mostrará todas la sugerencias.
Nota
La página de sugerencias se limitará automáticamente a sugerencias para su biblioteca. Para ver información de todas (u otras) bibliotecas haga clic en el filtro “Información de adquisición” y cambie la biblioteca.
Cuando revise sugerencias “Pendientes” puede elegir marcar la casilla próxima al ítem que quiere aprobar/rechazar y entonces elegir el estado y la razón de su selección. Puede además elegir eliminar completamente la sugerencia marcando la casilla “Eliminar seleccionada”.
Otra opción para bibliotecas con listas de sugerencias largas es aprobarlas o rechazarlas una por una haciendo click en el título de la sugerencia para abrir un resumen de la misma, incluyendo la información de si el ítem fue adquirido.
Si hace clic en “editar” a la derecha del título sugerido o en la parte superior de la pagina de detalles abrirá una página de edición de sugerencia.
Desde este formulario puede editar las sugerencias (agregando más detalles o actualizando información incorrecta provista por el usuario). También puede aceptar o rechazar la sugerencia individualmente.
Marcar una consulta como “Pendiente” la moverá nuevamente a la pestaña “Pendiente”.
Las razones para aceptar y rechazar sugerencias son definidos por el valor autorizado SUGGEST.
Si usted elige “Otros…” como motivo se le pedirá que ingrese su motivo en un cuadro de texto. Haciendo clic en “Cancelar” a la derecha del cuadro traerá nuevamente el menú desplegable con las razones autorizadas.
Usted tambien puede asignar esta sugerencia a los fondos.
Esta edición puede desencadenar un aviso (definida en el :ref:”Avisos & recibos <notices-and-slip-label>” con la herramienta “TO_PROCESS <#toprocessnotice>”__ aviso) para el propietario de los fondos que hay una sugerencia lista para gestionar si se ha activado el :ref:”cron job para generar estos avisos <cron-email-suggestions-to-process-label>”.
Una vez que haya hecho clic en “Enviar” la sugerencia será trasladado a la pestaña correspondiente. El estado también se actualizará en la cuenta del usuario en el OPAC y un aviso por correo electrónico sera enviado al usuario utilizando la plantilla que coincida con el estado que haya elegido.
Haciendo pedidos
Para hacer un pedido debe primero buscar al proveedor o librería al cual desea enviar el pedido.
Importante
Si planea usar EDIFACT para someter su pedido primero necesitara establecer las cuentas de su biblioteca :ref:”EDI cuentas” y :ref:”EANs <library-eans-label>”.
Crear una cesta
Nota
Si esta usando EDI para pedidos debera bajar su registro de pedido de sus proveedores antes de empezar el proceso en Koha.
Para crear una cesta usted dispone de varias opciones en la página de resultados de búsqueda de proveedores:
Para agregar usuarios a la lista haga clic en el botón “Agregar usuarios” a la derecha del nombre de la lista.
Nota
Usted tambien puede agregar a una cesta existente haciendo clic en la flecha al lado del botón “Ver” en el extremo derecho de la información de cada cesta en la tabla de resultados, y elegir «Añadir a la cesta».
Luego de hacer clic en “Recibir envío” se le pedirá ingresar el numero de remito del vendedor y la fecha de recepción.
Al añadir una cesta deseará darle un nombre para identificarla posteriormente
Ingrese el Lugar de facturación y el Lugar de envío (esto se predetermina a la biblioteca en la que ha ingresado)
Si desea cambiar el proveedor al cual está ordenando puede utilizar el menú desplegable Proveedor
Los campos de notas son opcionales y pueden contener cualquier tipo de información.
Si esta usted pidiendo ejemplares estancados (ejemplares que llegan regularmente) entonces querra escoger la casilla de comprobación “Pedidos estancados” para esta cesta.
Note que cualquier cesta no puede contener los dos pedidos firme y estancado.
You can choose to create items either upon placing the order, upon receiving the order, or upon cataloging the item. If you choose an option other than the default, it will apply only to this basket. The default is set by the AcqCreateItem system preference.
Si tiene contratos agregados al proveedor al que usted está haciendo el pedido, también tendrá la opción de elegir bajo qué contrato está haciendo el pedido.
Cuando haya finalizado, haga clic en “Guardar”.
Una vez que la cesta se crea, clic en “Agregar a la cesta” se le presentaran varias opciones para añadir ejemplares al pedido.
Pedido desde un registro existente
Si está pidiendo otra copia de un ítem existente, puede simplemente buscar el registro en su sistema.
Desde los resultados, haga clic en “Agregar pedido” para ir al formulario de pedido.
Desde la vista de detalles de registro, haga click en el botón “Agregar pedido”
Usted será llevado al formulario de pedido
Todos los detalles asociados con el ítem se listarán bajo “Detalles de catalogación.”
Pedido desde una sugerencia de compra
Si permite a los usuarios hacer sugerencias de compra (aprenda más en la sección administrar sugerencias de compra de este manual), entonces podrá hacer pedidos a partir de las mismas. A fin de realizar un seguimiento de las sugerencias que se han pedido y recibido debe hacer el pedido a través de este enlace.
Importante
Las sugerencias deben ser aceptadas para poder pedirlas.
De los resultados, haga clic en “Hacer pedido” junto al ítem que desea pedir y se irá al formulario de pedido incluyendo el enlace a la sugerencia
Desde este formulario puede hacer cambios a los detalles del catálogo si es necesario.
Cuando el ejemplar aparezca en su cesta incluirá un enlace a la sugerencia.
Cuando los pedidos son añadidos al carrito de esta forma se le notificará al usuario vía correo electrónico que sus sugerencias han sido pedidas (con el aviso “ORDERED” en Herramientas > Avisos y recibos) y actualizarán la página “Mis sugerencias de compra” del usuario en el OPAC.
Agregar pedido desde una suscripción
Si está utilizando el módulo de Publicaciones periódicas puede vincular la información de pedido de la suscripción a el módulo de adquisiciones eligiendo el pedido “Desde una suscripción”
Después de dar clic en en enlace del pedido usted será llevado a la página de búsqueda, de modo que, le ayudará a encontrar su suscripción
Sus resultados aparecerán a la derecha del formulario y cada suscripción tendrán un enlace de “Pedido” a la derecha
Al hacer clic en “Orden” traerá la información de la suscripción en el formulario de pedidos y sin la sección «Agregar ítem» ya que solamente se está pidiendo una suscripción y un ítem no es necesario
Pedido desde un nuevo registro (vacío)
Para hacer un pedido de un registro que no se puede encontrar en ningún otro lugar, elija la opción “Desde un nuevo registro (vacío)”.
Se le presentará con un formulario en blanco para rellenar con todos los datos necesarios sobre el ítem que está pidiendo.
Nota
Si el formulario predeterminado no tiene los campos de detalles del catálogo necesarios para realizar un pedido, habilite la preferencia :ref:”UseACQFrameworkForBiblioRecords” que permitirá a el ACQ :ref:”MARC marco de referencia <marc-bibliographic-frameworks-label>” que personalize la pantalla de campo cuando se haga el pedido.
Duplicar pedidos (hacer pedidos a partir de pedidos existentes)
Puede duplicar un pedido existente eligiendo la opción “Desde un pedido existente (copiar)”.
Se le presentará un formulario de búsqueda para buscar sus pedidos existentes.
Haga clic en las cajas al lado de cada pedido que desee duplicar.
Pedido desde una fuente externa
Si desea buscar en otras bibliotecas para comprar un ítem, use la opción “De una fuente externa”, que le permitirá hacer un pedido a partir de un registro MARC encontrado por una búsqueda Z39.50.
Desde los resultados, haga clic en el enlace “Pedir” al lado de cada ejemplar que desee adquirir.
Si el ejemplar que usted está pidiendo de una fuente externa parece ser un duplicado, Koha le advertirá y le dará opciones sobre cómo proceder.
Desde la advertencia, puede elegir pedir otra copia de un registro bibliográfico existente, crear un registro bibliográfico nuevo, o cancelar su pedido de este ejemplar.
En el formulario de pedido que aparece, no podrá editar los detalles del catálogo.
Pedido desde un archivo nuevo
Si su proveedor le envió un archivo de registros (un archivo .mrc por ejemplo), puede agregar pedidos usando los registros contenidos en ese archivo. Elija la opción “Desde un archivo nuevo”.
Nota
Tenga en cuenta que necesita permiso sobre stage_marc_import para poder hacer un pedido desde un archivo nuevo.
Usted será llevado a la herramienta Preparar registros MARC para la importación. Prepare sus archivos como se describe en esa sección
Una vez que sus archivos se preparen, usted puede hacer clic en el botón “Agregar archivos preparados a la cesta”.
Al lado de cada título hay una casilla, marque los ejemplares que desea pedir, o elija “Marcar todos” en la parte superior. Dependiendo de su configuración en la preferencia :ref:”MarcFieldsToOrder”,Koha rellenará la siguiente pantalla con los valores relevantes de Cantidad, Precio, Fondo, Estadística 1, y Estadística 2 encontrados dentro del archivo preparado.
En la pestaña “Información del ejemplar” puede introducir información que se agregará a cada ejemplar pedido tal como el tipo de ejemplar, código de colección y el estado de no para préstamo.
Si no se ha importado la información de fondos desde el registro MARC con la preferencia :ref:”MarcFieldsToOrder”, la pestaña “Detalles de contabilidad predeterminados” se puede usar para aplicar los valores relacionados con la contabilidad.
Pedido desde un archivo preparado
Esta opción es la misma como la previa, pero en este caso, su archivo ya ha sido :ref:”preparada<stage-marc-records-for import-label>”. Si usted escoge el “pedido de un nuevo archivo” o “pedido de un archivo preparado” dependera en la acquisicion del flujo de trabajo en su :ref:”permisos<patron-permissions-label>”.
Una vez que haga clic en “Desde un archivo preparado”, obtendra una lista de todos los archivos preparados en su sistema.
Desde el listado de archivos se le presentara con, haga clic en el botón “Agregar pedidos” para agregar los registros del archivo preparado a su pedido.
Al lado de cada título hay una casilla, marque los ejemplares que desea pedir, o elija “Marcar todos” en la parte superior. Dependiendo de su configuración en la preferencia :ref:”MarcFieldsToOrder”,Koha rellenará la siguiente pantalla con los valores relevantes de Cantidad, Precio, Fondo, Estadística 1, y Estadística 2 encontrados dentro del archivo preparado.
En la pestaña “Información del ejemplar” puede introducir información que se agregará a cada ejemplar pedido tal como el tipo de ejemplar, código de colección y el estado de no para préstamo.
Si no se ha importado la información de fondos desde el registro MARC con la preferencia :ref:”MarcFieldsToOrder”, la pestaña “Detalles de contabilidad predeterminados” se puede usar para aplicar los valores relacionados con la contabilidad.
Pedido de títulos con más altos índices de reservas
El última opción para hacer pedidos es hacerlo desde una lista de títulos con máxima tasa de reserva.
Esta opción lo llevará al informe de proporción de reservas donde puede encontrar ejemplares con una alta proporción de reserva y para pedir copias adicionales. Al lado de cada título habrá un botón con el número de ejemplares para pedir, haga clic ahi y se agregará el ejemplar a su cesta.
Con cualquiera de las opciones de pedido en la parte superior se le presentará con una opción para notificar a los usuarios del nuevo ejemplar cuando fue recibido. El contenido de esa notificación puede ser editado en la herramienta Avisos y recibos y tendrán el código de ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. En la sección “Usuarios” verá una opción para “Agregar usuario”. Haga clic en ese botón para añadir usuarios que serán notificados de la nueva edición.
Cambios de los usuarios
En la ventana que aparece busque los usuarios que desea notificar y haga clic en “Agregar”
Una vez que hayas terminado puedes cerrar la ventana y podrás ver la lista de usuarios en la sección “Usuarios”
Después de traer la información del archivo (para todos los métodos de pedidos, excepto para los archivos preparados), si su preferencia del sistema :ref:”AcqCreateItem” está configurada para agregar un ejemplar cuando se hace el pedido, seguidamente ingresará la información del ejemplar. Usted necesita llenar al menos un registro del ejemplar y luego haga clic en el botón “Agregar ejemplar” en la parte inferior izquierda del formulario del ejemplar.
Luego de hacer clic en agregar el ítem aparecerá encima del formulario y, entonces, podrá ingresar su siguiente ítem de la misma forma (si pidió más de uno).
Si esta ordenando varios ejemplares, puede hacer clic en “Agregar ejemplares multiples” en vez de agregarlos uno por uno. Esto le preguntará cuantos ejemplares quiere agregar. Simplemente ponga el número en la casilla de comprobación y haga clic en “Agregar”.
Una vez que haya ingresado la información sobre el ítem, es necesario ingresar la información contable.
La cantidad es completada por el número de ítems que añadió al pedido de arriba.
Importante
Si el ejemplar es creado cuando es pedido, no podra editar la cantidad manualmente, debe de hacer clic en “agregar ejemplar” debajo del formulario del ejemplar para agregar tantos ejemplares como pedidos.
La lista de los fondos contiene los fondos que se han asignado en el área de Administración de adquisiciones.
El desplegable de monedas tendrá las monedas que configuró en el área de Administración de adquisiciones.
El precio del proveedor es el precio antes de aplicar impuestos o descuentos.
Si el precio es incierto, marque la casilla de precios inciertos.
Nota
Una cesta con al menos un precio incierto no puede cerrarse.
Si se le cobra impuesto a las ventas, la puede seleccionar en el campo “Tasa de impuesto”. Este campo se completa con la preferencia del sistema gist.
Ingrese el porcentaje de descuento que recibe en este pedido, una vez ingresado, pulse Tab y Koha rellenará el resto de los campos de costo más abajo.
El precio de venta al público es el precio de venta al público recomendado (RRP), el precio fijado por el editor o el fabricante como recomendación a los vendedores de libros.
Replacement cost is the price it will cost to replace the item. This is the price charged to the user when an item is declared lost (if the WhenLostChargeReplacementFee system preference is set to “Charge”).
El costo de presupuesto es la cantidad que será eliminada del presupuesto “gastado”. si este número incluye o excluye los impuestos dependerá en la “Lista de precios” configurado en su :ref:”proveedor<vendors-label>”.
El Total es el costo del presupuesto multiplicado por la cantidad de ejemplares pedidos.
Puede agregar una nota interna. Esto sólo aparecerá en el módulo de acquisiciones en el catálogo de la interfaz del personal, debajo de la pestaña “Detalles de acquisiciones” en el registro detallado.
También puede agregar una nota del proveedor. Esto aparecerá en el módulo de acquisiciones cómo también en los pedidos cuando se exporta como CSV.
Si usted agrego categorias estadísticas cuando crea un Fondo, aquellos valores aparecerán en los dos campos de estadísticas.
Una vez que haya llenado todos los campos haga clic en “Guardar” para agregar el ejemplar a su cesta. Si su precio sube arriba de la cantidad disponible en el fondo se le presentara una confirmación.
El aviso de confirmación le permitie ordenar aunque se pase de la cantidad de fondo si lo desea.
Una vez que un ítem se agrega a la cesta se le presentará un resumen de la bolsa.
Desde aquí, puede editar o remover los ejemplares que haya agregado.
Seleccionar “Eliminar pedido” borrará la orden de pedido pero dejará el registro en el catálogo.
Seleccionar “Eliminar pedido y registro del catálogo” remueve tanto la línea de la orden como el registro en el catálogo.
El registro catalogado no siempre puede eliminarse. Podrá ver notas explicando por que.
En la página de resumen, tambien tiene las diferentes opciones mediante los botones a la cabecera de la cesta.
Editar cesta: editar la cesta de información, como el nombre o el lugar de cobro.
Borrar esta cesta: si la cesta esta vacia, antes de borrar la cesta se le dara un simple mensaje de confirmación. Si la cesta contiene pedidos, se le dara un mensaje de confirmación con varias opciones.
Borrar cesta y pedidos: esto borrará la cesta, cancelará los pedidos, reembolsará los fondos usados, y borrará los ejemplares (pedidos o recibidos).
Borrar cesta, pedidos, y registros: esto borrará todo lo de la parte superior más los registros bibliográficos asociados con los pedidos (excepto los que no pueden ser borrados porque tienen ejemplares restantes, pedidos o subscripciones adjuntas).
Cerrar esta cesta: cerrar la cesta le permitirá agregarla a un grupo de cestas (esto es opcional) y recibir sus ejemplares.
Exportar como CSV: esto creará un archivo CSV con todos sus pedidos de esta cesta. Puede agregar varias opciones de pefiles CSV yendo a :ref:”herramienta de perfiles CSV<csv-profiles-label>”.
Pedidos por correo electrónico: esto mandará la información del pedido a su contacto para este proveedor. Asegurese de que su contacto tenga un correo electrónico en el :ref:”perfil de proveedor <vendors-label>”.
Si esta usando EDI para su pedido puede hacer clic en el botón “Crear pedido EDIFACT” cuando acabe, para mandar su archivo para el proveedor y cerrar la canasta.
Una vez que esté seguro que su cesta está completa, puede hacer clic en “Cerrar esta cesta” para indicar que esta cesta se ha completado y ha sido enviada al proveedor.
Importante
Debe de cerrar la canasta para poder :ref:”recibir ejemplares <receiving-order-label>” cuando lleguen. Sólo los ejemplares en canastas cerradas se mostrarán como listos para recibir.
Si tiene su preferencia seleccionada a mostrar la confirmación, :ref:”BasketConfirmations” se le preguntara si esta seguro en cerrar su cesta.
Al cerrar la cesta se puede optar por agregar la cesta a un grupo para facilitar la impresión y la recuperación. Si marca la casilla “Adjuntar esta cesta a un nuevo grupo” lo llevará a la lista del grupo donde se puede exportar un archivo PDF del pedido.
Importante
No será posible cerrar una cesta con algún ejemplar marcado como “precio incierto”.
Hacer clic en el botón “Precios inciertos” le mostrará una lista de ejemplares con precios inciertos para edición rápida. De esa lista, puede rápidamente editar los ejemplares entrando los nuevos precios y cantidades.
Importante
La página de Precios Inciertos es independiente de la cesta. Está vinculada con el proveedor por lo que verá todos los ejemplares en el pedido con precios inciertos para ese proveedor.
Una vez que su orden es entrada puede buscarla por medio de acquisiciones o ver la información en la pagina de detalles biblio en el interfaz de los empleados (si la preferencia :ref:”AcquisitionDetails” esta configurada a “Display).
Crear grupo de cestas
Un grupo de cestas es simplemente un conjunto de cestas. En algunas bibliotecas donde hay varios miembros del personal que crean cestas, y después de un período de tiempo alguien los agrupa para mandarlos al proveedor en monton. Dicho esto, es posible tener una sola cesta en un grupo de cestas, o no tener un grupo de cestas en absoluto si ese es el flujo de trabajo utilizado en su biblioteca.
Para crear un grupo de cestas, vaya a la pagina de detalles del proveedor y haga clic en “Basket groups” en el tabulador al lado izquierdo.
Haga clic en al botón “Grupo nuevo de cesta”.
Nombre de grupo de cesta: este es el nombre del grupo de cesta que pasará a Koha
Lugar de cobro: este es la dirección de cobro que aparecera en el pedido de grupo de cesta
Lugar de entrega: escoja una biblioteca donde los pedidos serán enviados, esto aparecera en el pedido de grupo de cesta bajo la dirección de entrega. También puede entrar una dirección diferente
Comentario de entrega: este comentario aparecerá en el pedido de grupo de cesta
Cerrar grupo de cesta: si usted sabe que una vez que termine con este grupo de cesta, no la modificará más, puede cerrarla de inmediato
Arrastre las cestas no agrupadas a la caja “Cestas en este grupo” para agregar cestas a este grupo de cestas.
Para finalizar la creación de su cesta haga clic en “Guardar”.
Desde ahí, puede exportar su pedido como un archivo PDF para enviarlo a su proveedor.
Recibiendo pedidos
Importante
Debe de cerrar la canasta para poder :ref:”recibir ejemplares <receiving-order-label>” cuando lleguen. Sólo los ejemplares en canastas cerradas se mostrarán como listos para recibir.
Los pedidos se pueden recibir en la página de información del proveedor
o en la página de resultados de búsqueda del proveedor
Luego de hacer clic en “Recibir envío” se le pedirá ingresar el numero de factura del proveedor, la fecha de recibo, el costo de envío y un fondo del cual se sustrae la cantidad de envío.
La página de recepción listará todos los ítems todavía en pedido con el proveedor, independientemente de que cesta es el ítem.
Nota
Si tiene bastantes pedidos, puede filtrar los pedidos usando la caja de “Filtro” en la izquierda, la caja de “Busqueda” en la parte superior de la tabla, de las cajas de filtro en la parte superior de cada columna de la tabla.
Usted puede, por ejemplo, escanear el ISBN del libro que está recibiendo en la caja de filtro y la tabla le mostrará solamente el pedido correspondiente.
Solo asegurate de despejar las cajas de filtro cuando termines, de otra manera, los otros ejemplares no aparecerán.
Para recibir un ítem específico, haga clic en el enlace “Recibir” a la derecha del ítem.
Depending on when you chose to create the item (either in the AcqCreateItem system preference, or upon creating your basket), the form will look slightly different.
Si escoge crear su ejemplar cuando ponga el pedido, tendrá la información de su ejemplar en el lado izquierdo y la información financiera en el lado derecho.
Puede comprobar la caja al lado del ejemplar que va a recibir, o llenar el campo en el lado izquierdo “Cantidad recibida”.
Nota Puede elegir marcar solo parte del pedido como recibida si el proveedor no envió su orden completa marcando solo las casillas al lado de los ejemplares al lado izquierdo que desee recibir o entrando la cantidad correcta en el campo “Cantidad recibida”.
Puede editar el ejemplar si lo necesita haciendo clic en el enlace “Editar”. Esto permite que ingrese signaturas topográficas y códigos de barra precisos si desea hacerlo al momento de recibo.
Usted también puede alterar la información de costo (costo de reemplazo y costo real). Los valores que entre ahi serán automaticamente poblados en el registro del ejemplar llenando el subcampo v (Costo, precio de reemplazo) y el subcampo g (Costo, precio de compra normal) en el registro del ejemplar después de guardarlo.
Si escoge crear su ejemplar cuando reciba el pedido, usted verá el formulario de creación del ejemplar al lado izquierdo y la información financiera al lado derecho.
Importante Debe de llenar el formulario del ejemplar y hacer clic en “Agregar ejemplar” o “Agregar ejemplares mulltiples” para poder recibir el pedido. Usted no podra simplemente cambiar la cifra “Cantidad recibida”.
Usted también puede alterar la información de costo (costo de reemplazo y costo real). Los valores que entre ahi serán automaticamente poblados en el registro del ejemplar llenando el subcampo v (Costo, precio de reemplazo) y el subcampo g (Costo, precio de compra normal) en el registro del ejemplar después de guardarlo.
Finallmente, si escoge crear su ejemplar al catalogar su registro, solamente verá la información financiera al lado derecho.
Puede alterar la informacion de costo (costo de reemplazo y el costo real).
Nota La información financiera no sera transferida al ejemplar si el ejemplar es creado al catalogar.
Una vez que haya hecho cualquier cambio necesario ( al pedido y/o al ejemplar, haga clic en “Save” para marcar el ejemplar(es) como recibido.
Nota
Esta preferencia es utilizada en conjunto con la preferencia AcqItemSetSubfieldsWhenReceived. Si usted tiene configurado el sistema a entrar valores por defecto cuando usted recibe, usted querrá que esos valores se reviertan cuando la recepción se cancela. Esta preferencia le permite hacer eso.
Cuando haya finalizado de recibir ítems puede navegar fuera de esta página o hacer clic en el botón “Finalizar recepción” al fondo de la pantalla.
Los pedidos recibidos tendran “(rcvd)” antes de el título en la vista de la cesta.
**Nota**Cuando se hayan recibido todos los pedidos de una cesta, la cesta será eliminada de la lista de cestas de ese vendedor. Puede hacer clic en “Mostrar todas las cestas” para ver las cestas inactivas.
Transferir pedidos
Si el ejemplar ya no esta disponible de este proveedor usted pued transferir el pedio a la cesta de otro proveedor haciendo click en el enlace “Transfer” a la derecha del título. Aparecerá una caja de búsqueda de vendedor.
De los resultados puede elegir el enlace “Importar” a la derecha del registro que desea agregar a Koha
Se le presentara entonces con las cestas abiertas de ese vendedor para escoger. Para mover el ejemplar simplemente haga clic en “Elegir’a la derecha de la cesta a la cual le gustaria agregar el ejemplar.
Una vez que el archivo es subido se presenta un mensaje de confirmación.
Podrá ver pedidos transferidos cuando vea la cesta.
Cancelar pedidos
Si el ejemplar no puede ser encontrado en ningun lugar usted puede cancelar el pedido haciendo clic en “Delete order” al extremo del lado derecho. Esto le pedirá entrar su razon y confirmar la cancelación,
Si usted ve la cesta también podrá ver que el ejemplar esta cancelado.
Nota
Mientras es posible re-abrir la cesta, cancelar uno o más pedidos y volver a cerrar la cesta, esto no es recomendable. Este procedimiento actualizará la fecha en “basket closed” que en torno causará que sus calculaciones en “late order” sean incorrectas.
Facturas
Cuando se recibe pedidos se generan facturas. Las facturas pueden buscarse haciendo clic en “Facturas” a la izquierda de la página de Adquisiciones.
Luego de buscar, sus resultados aparecerán a la derecha de las opciones de búsqueda.
Desde el botón de “Acciones”, puede hacer clic en el enlace “Detalles” para ver la factura completa o “Cerrar” para indicar que la factura está cerrada/pagada.
En la sección de Ajustes, puede agregar ajustes a sus facturas. Estos ajustes pueden ser para ajustar el precio que se compensa al redondear o agregar credito a la factura, por ejemplo.
Haga clic en “Agregar un ajuste”
Entrar la cantidad del ajuste
Elija una razón, si es necesario
Nota
Los motivos son valores autorizados. Utilice la categoría ADJ_REASON para añadir motivos personalizados para ajustes.
Entre una nota, si es necesario
Elija el fondo del que se debe de tomar la cantidad del ajuste
Si se escoge “Cargar mientras la factura está abierta” la cantidad del ajuste será tomada del fondo imediatamente. Si no se escoge, la cantidad se sustraerá solamente cuando la factura se cierre.
Para guardar sus ajustes haga clic en “Actualizar ajustes”
Si necesita cambiar el ajuste después, puede hacerlo en la tabla y haciendo clic en “Actualizar ajustes”.
Adjuntando archivos a facturas
Si usted esta dejando subir los archivos de acquisiciones con la preferencia :ref:”AcqEnableFiles” verá una opción para gestionar los archivos de la factura al lado del enlace “Ir a la página de recibos”
Para ver o adjuntar archivos nuevos haga clic en el enlace “Gestionar archivos de factura”
Desde aquí puede encontrar un archivo para subir y/o ver los archivos que haya agregado.
Combinar dos facturas
Desde los resultados de busqueda de factura usted también puede combinar dos facturas si lo necesita. Simplemente haga clic en la caja de selección a la izquierda de las facturas que usted desea combinar y haga clic en el botón “Combinar facturas seleccionadas” en la parte inferior de la página . Se le presentará una pantalla de confirmación
Haga clic en la fila del número de facturación que usted desea mantener y le será resaltado en amarillo. Entre cualquier información de cobro diferente en los campos provistos y haga clic en “Combinar”. Las dos facturaciones se volverán una.
Reclamos y órdenes retrasadas
Si ha introducido una dirección de correo electrónico para los proveedores en su sistema entonces podrá enviar correos electrónicos de reclamaciones cuando un pedido se retrasa. Antes de poder enviar las reclamaciones tendrá que configurar un aviso de reclamación de adquisiciones.
Al hacer clic en el enlace de “Pedidos Atrasados” desde la página de Adquisiciones se le presentará una serie de opciones de filtro en la parte izquierda. Estos filtros se aplicarán sólo a cestas cerradas.
Nota
El desplegable de proveedor solo mostrará los proveedores con cestas cerradas tarde.
Una vez que filtre sus pedidos para mostrarle lo que se considera retrasado se le presentará una lista de estos ejemplares.
A la derecha de cada título atrasado verá una casilla de verificación. Marque a las que desea enviar una carta de reclamo y haga clic en “Reclamar pedido” en la parte inferior derecha de la lista. Esto enviará automáticamente un correo electrónico al vendedor usando la dirección de correo electrónico que tenga registrada.
Nota
La fecha estimada de entrega esta basada en el tiempo de entrega ingresado en el registro del vendedor.
Si prefiere utilizar una carta de reclamo de adquisición diferente (distinta de la predeterminada) usted puede crearla en el módulo de avisos <adding-notices-and-slips-label> y seleccionarla en el menú superior de la lista de ejemplares atrasados.
Búsquedas de adquisiciones
En la parte superior de las distintas páginas de Adquisiciones hay una caja de búsqueda rápida donde podrá hacer ya sea búsqueda de Vendedores o búsqueda de Pedidos.
En la búsqueda de Vendedores puede ingresar cualquier parte del nombre del vendedor para obtener resultados.
Usando la búsqueda de Pedidos puede buscar los ejemplares que se han pedido con o sin el vendedor.
Puede introducir información en uno o ambos campos y puede ingresar cualquier parte del título y/o nombre de proveedor.
Hacer clic en el signo más (+) a la derecha de la caja de búsqueda de proveedor la expandirá y le permitirá buscar por campos adicionales.
Haciendo clic en búsqueda Avanzada a la derecha del botón de búsqueda le presentará todas las opciones de búsqueda disponibles.
Seguimiento de Fondo/presupuesto
En la página de acquisición principal habrá una tabla mostrandole todos los fondos activos y su desglose de lo que se ha pedido o gastado en contra de ellos.
Haciendo clic en el enlace de cantidades debajo de gastos o pedidos le mostrará un resumen de los títulos pedidos/recibidos en ese presupuesto.
Procesado EDI
Las secciones previas explican todas las opciones de pedidos, esta sección aparta las partes relacionadas a los pedidos EDI o EDIFACT para ayudarle a los que solamente están usando EDI para pedidos.
Importante
Koha usa el estándar EDIFACT no el estándar X12 para los pedidos electrónicos.
Preguntas EDI para los vendedores
Tendrá que juntar la siguiente información de sus vendedores antes de empezar ha establecer el proceso en Koha.
cuentas EDI Esta es la información básica de conexión para su vendedor. Esto se usará para llenar la sección de :ref:”cuentas EDI”.
Proveedor: El nombre del proveedor
Descripción. Una corta descripción si una explicación adicional fuera necesaria (especialmente si tiene cuentas multiples para un vendedor).
Transportación Transmite el vendedor archivos EDI via FTP, SFTP, o algo más que requiere procesamiento especial?
Equipo remoto: La URL o dirección IP del servidor FTP/SFTP
Nombre de usuario: El nombre de usuario para el servidor anterior
Contraseña: La contraseña para el servidor anterior
Directorio de descarga: La ruta en el servidor que contiene archivos para que Koha descargue y procese
Directorio de subida: La ruta en el servidor en la que Koha subirá archivos para que procese el proveedor
Calificador: Quién asignó el SAN de abajo?
Elegir uno de los siguientes:
EAN Internacional
(31B) EE.UU Agencia SAN
Asignado por el proveedor
Asignado por el comprador
SAN: El identificador para el proveedor
Calificador de comprador y SAN son opcionales. Algunos vendedores requieren un segundo identificador de compra ademas del EAN de la cuenta.
Calificador del comprador: Quién asignó el SAN de abajo?
Elegir uno de los siguientes:
EAN Internacional
(31B) EE.UU Agencia SAN
Asignado por el proveedor
Asignado por el comprador
Comprador SAN: El identificador para la biblioteca
**Habilitar cotizaciones:**[s/n] Apoya este vendedor el mandar y recibir cotizaciones via EDIfact y usted quiere mandar y recibir cotizaciones via EDIfact?
**Ordenes habilitadas.**[s/n] Apoya este vendedor el mandar y recibir ordenes via EDIfact y usted quiere mandar y recibir ordenes via EDIfact?
Facturas habilitadas.[s/n] Apoya este vendedor el mandar y recibir facturas via EDIfact y usted quiere mandar y recibir facturas via EDIfact?
Sufijo de archivo de orden de compra: El sufijo de archivo para archivos de compra
Sufijo de archivo de cita: El sufijo de archivos de citas
Sufijo de archivo de factura: El sufijo de archivos para archivos de facturas
Descripción(es) de cuenta. (el resumen de para qué sirve este número)
EANs: Cada biblioteca que use EDIfact necesita especificar el identificador de comprador conocido como SAN o EAN. Esto se llenara en la configuración :ref:´Biblioteca EANs <library-eans-label>´.
Biblioteca
EAN
Elegir uno de los siguientes:
EAN Internacional
(31B) EE.UU Agencia SAN
Asignado por el proveedor
Asignado por el comprador
MARC campos de pedido o division de pedido. Estos valores se llenaran en la preferencia :ref:”MarcFieldsToOrder”.
precio Campo MARC21 que contiene el precio del ejemplar
**cantidad.**campo MARC21 que contiene los números de ejemplares para el registro dado
**presupuesto_código.**campo MARC21 que contiene el código presupuestario de Koha que debe cargarse
**descuento.**campo MARC21 contiene el descuento en forma de porcentage en el que se descontará el precio
sort1: Campo MARC21 que rellenará el campo personalizado sort1
sort2: Campo MARC21 que rellenará el campo personalizado sort2
Configuración EDI
Antes de empezar a ordenar usando EDI usted querrá tomar los siguientes pasos:
Pregunte a su vendedor/vendedor de libros/trabajador para :ref:”información de conexión <edi-question-for-vendors-label>”
También puede ser beneficioso solicitar al vendedor algunos archivos EDIFACT de muestra
Comparta con su vendedor/vendedor de libros/trabajador :ref:”códigos de biblioteca<libraries-label>”, :ref:”tipos de códigos de ejemplares <item-types-label>”, :ref:”códigos de fondo <funds-label>”, y cualquier otro código o :ref:”valores autorizados <authorized-values-label>” que ellos necesiten para crear su archivo de pedidos MARC
Comuníquese con su proveedor de asistencia o con la comunidad para saber si necesitará un plugin basado en las respuestas de su vendedor
Por ejemplo ByWater Solutions ha publicado plugins para vendedores especificos aqui: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
:ref:”En Acquisiciones entre el vendedor/vendedor de libros/trabajador <add-a-vendor-label>”
Revise sus :ref:`preferencias del sistema de Adquisiciones <acquisitions-system-preferences-label>”
Asegurese de llenar las preferencias con valores para los archivos de pedidos :ref:”MarcFielsToOrder”
Entre su :ref:”Cuentas EDI”
Entre su Biblioteca EANs
Encienda el :ref:”EDI Cron <cron-edi-message-processing-label>” para que pueda procesar archivos
pedido EDI
El primer paso para pedir usando EDI comienza en el sitio web del vendedor de libros. Cada vendedor usará diferente lenguage, pero usted necesitará poner su pedido en el sitio de ellos y después bajar el archivo de pedido MARC. Algún lenguage que podrá ver incluye «cesta», «pedido», «carrito», y/o «pedido MARC». Una vez que haya bajado este archivo MARC a su computadora querrá ingresar a Koha y continuar el proceso allí.
Visite la herramienta :ref:”Escenario de archivos MARC para importar” y subir su archivo. Una vez que se le presente la pantalla de confirmación proceda a Acquisiciones.
En Acquisiciones :ref:”crear una cesta<create-a-basket-label>” para el vendedor al que le hace el pedido. Desde la cesta, elija el “pedir desde un archivo montado <#orderfromstagedfile>”__ y haga clic en “Pedido” al lado del archivo que bajo de su vendedor y montado en Koha.
Desde la pantalla de confirmación usted verá todos los datos en el archivo MARC relacionados a su pedido. Si no puede ver los campos como fondo y cantidad llenos entonces asegurece de confirmar que su preferencia este configurada correctamente en :ref:”MarcFieldsToOrder”.
Una vez que haya prestado todos los ítems al usuario usted puede imprimir un recibo eligiendo uno método de los dos disponibles.
pedido EDIFACT
Esto generará un archivo pendiente en el :ref:”mensajes EDIFACT <edifact-messages-label>” en Koha. Los archivos pendientes serán procesados por el :ref:”cron job EDI <cron-edi-message-processing-label>” y enviados a su vendedor.
facturación EDI
Cuando el vendedor de libros acabe de procesar sus archivos ellos le mandarán también una factura via EDI. El :ref:”cron job EDI <cron-edi-message-processing-label>” tomará las facturas y marcará los ejemplares encontrados en la factura como recibidos y actualizará sus fondos sin necesidad de intervenir manualmente.
Mensajes EDIFACT
Un registro de todos los mensajes enviados y recibidos vía EDIFACT pueden ser encontrados bajo mensajes EDIFACT.