Risorse in continuazione

Serials actions can be accessed by going to the “More” menu at the top of your screen and choosing “Serials” or by clicking “Serials” on the main Koha staff client page. The Serials module in Koha is used for keeping track of journals, newspapers and other items that come on a regular schedule. As with all modules, make sure you go through the related implementation checklist before using the Serials module.

• Vai a: > Più > Risorse in continuazione

Manage serial frequencies

Koha tiene traccia delle frequenze di pubblicazione per facilitare la gestione e prevenire la duplicazione.

• Vai a : Più > Risorse in continuazione > Gestione delle frequenze

Da questa pagina puoi vedere tutte le frequenze configurate nel tuo sistema

e crearne una nuova.

Manage serial numbering patterns

Everytime you create a new numbering pattern in serials you can save it for later use. These patterns are accessible via the “Manage numbering patterns” page.

• Vai a: Più > Risorse in continuazione > Gestione degli schemi di numerazione

Questa pagina elenca gli scgemi di numerazione che hai salvato e alcuni schemi caricati durante l’installazione.

Nota

Se hai aggiornato la tua versione di Koha puoi vedere “Schemi salvati” per gli schemi usati nella versione prima di Koha 3.14. Così Koha salva i vecchi schemi di numerazione. Puoi editarli dandogli nomi più significativi partendo da qui.

Ti consente anche di creare un nuovo schema di numerazione senza prima aggiungere un’abbonamento. Per aggiungere un nuovo schema clicòa su “ Nuovo schema di numerazione” in alto alla lista degli schemi.

Aggiungere un abbonamento

Un abbonamento può essere aggiunto cliccando sul bottone “Nuovo” ad ogni record bibliografico

Or by visiting the Serials module and clicking “New subscription”

Se inserisci un nuovo abbonamento dal modulo Risorse in continuazione, ti sarà presentato un form vuoto; se lo stai creando da un record bibliografico, il form includerà le informazioni bibliografiche.

• Il campo “Bibliotecario” mostra lo username del bibliotecario che si è loggato

• “Venditore” può essere cercato tra tutti i venditori inseriti nel Modulo di acquisizione o inserendo il numero identificativo del venditore

  • Informazione sul fornitore non richiesta

  • Per reclamare i fascicoli mancanti e in ritardo devi inserire informazioni sul fornitore

    

• “Record bibliografico” è il record MARC che vuoi legare a questo abbonamento

  • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for record” link below the boxes or by entering the biblionumber for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

• Dopo puoi scegliere se creare una nuova copia quando ricevi un fascicolo (se assegni ad ogni fascicolo un codice a barre vorrai creare una copia in questo momento)

• Per determinare come gestire le irregolarità nel tuo abbonamento rispondi “Quando c’è un fascicolo irregolare” se i numeri sono sempre sequenziali vorrai utilizzare “Mantieni il numero di fascicolo”

• Selezionando il box “Cronologia manuale” potrai inserire risorse in continuazione al di fuori dello schema di previsione quando l’abbonamento è salvato andando alla tabella di pianificazione nella pagina dettagliata dell’abbonamento

  

• “Call number” is for your item’s call number or call number prefix

• “Biblioteca” è la sottobiblioteca che possiede l’abbonamento

  • Se più di una biblioteca fa un abbomamento allo stesso periodico, dovrai creare un abbonamento per ogni biblioteca

  • This can be done easily by using the “Edit as new (duplicate)” option found on the subscription information page and changing only the “Library” field

    

• Use the “Public note” for any notes you would like to appear in the OPAC for the patrons

• “Nonpublic note” should be used for notes that are only visible to the librarians via the staff client

• L’opzione di “Avviso all’utente” ti consente di inviare un avviso agli utenti che hanno richiesto aggiornamenti a quel periodico tramite l’OPAC

  • For this option to appear you need to make sure that you have a Routing list notice set up in the Notices Tool

• “Collocazione” è per la collocazione a scaffale

• The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

• The Staff and OPAC display options allow you to control how many issues appear by default on bibliographic records in the Staff Client and the OPAC

  • Se non viene inserito nessun valore in questi campi, verranno utilizzati i valori delle preferenze di sistema OPACSerialIssueDisplayCount e StaffSerialIssueDisplayCount

Dopo aver inserito i dati clicca su “Prossimo” per inserire le informazioni nello schema di previsione

• In “Pubblicazione del primo fascicolo” inserisci la data del fascicolo che hai in mano, la data da cui lo schema di arrivo partirà

• Sono presenti varie opzioni predefinite relative alla “Frequenza” di pubblicazione, tutte visibili insieme alle tue frequenze personalizzate visitando”Gestione frequenza”

  • Senza periodicità: alcuni seriali (di solito i periodici scientifici di alto livello) non hanno una vera periodicità. Quando sottoscrivi l’abbonamento a un titolo, fai una sottoscrizione per, ad esempio, 6 fascicoli che possono arrivare in 1 anno o in 2 o più. Non c’è regolarità o una schema fisso.

  • Seleziona “sconosciuta” se nessuna delle altre scelta è corretta

  • Irregolare: Il periodico non è «regolare» ma ha una sua periodicità. Sai che esce a gennaio, poi ad ottobre e infine a dicembre. Non è regolare ma sai quando arriverà.

  • 2/giorno: due volte al giorno

  • 1/giorno: quotidiano

  • 3/sett.: tre volte a settimana

  • 1/settimana

  • 1/ 2 settimane: Due volte al mese (quindicinale)

  • 1/ 3 settimane: Tri-settimanale

  • 1/mese

  • 1/2 mesi (6/anno)

  • 1/3 mesi (1/trimestre)

  • 1/trimestre (stagionale) : Trimestre legato alle stagioni (Estate, Autunno, Inverno, Primavera)

  • 2/anno: semestrale

  • 1/anno

  • 1/2 anni

• “Subscription length” è il numero di fascicoli o mesi della sottoscrizione. E” usato anche per settare gli alert per i rinnovi

• “Data di inizio della sottoscrizione” è la data in cui la sottoscrizione ha inizio. E” usata anche per settare gli alert per i rinnovi

• “Data di fine di una sottoscrizione” deve essere inserito per le sottoscrizioni chiuse (se stai lavorando con arretrati)

• “Schemi di numerazione” ti aiuterà a determinare la numerazione così come stampata su ogni fascicolo. Gli schemi inseriti qui sono salvati e modificabili in ogni momento visitando “Gestione degli schemi di numerazione”

  • Inizia la numerazione con il fascicolo che hai in mano, è la numerazione che corrisponde alla data messa in “Pubblicazione del primo fascicolo”

  • You can choose to create your own numbering pattern by choosing “None of the above” and clicking the “Show/hide advanced pattern” button at the bottom of the form

    

• L’opzione “Locale” è utile quando vuoi mostrare giorno, mese o stagione. Per esempio, se hai un periodico tedesco, puoi usare l’opzione locale tedesco per mostrare giorni, etc. in tedesco.

• Quando viene scelto uno “Schema di numerazione” appare la formula numerica.

  

  • Il numero “Inizia con” è il numero del fascicolo che hai in mano.

  • Il “numero interno” è utilizzato per dire a Koha dove parte il «receiving cycle»

    • Per esempio: se il primo fascicolo da ricevere è «vol. 4, no. 1, iss. 796», tu devi settare «numero interno= 0» Ma se è «vol. 4, no. 2, iss. 797», il numero interno sarà «1».

  • Dopo aver riempito questi dati clicca sul bottone “Testa lo Schema di previsione” per vedere quali fascicoli il sistema genera, se ci sono irregolarità puoi scegliere quali fascicoli non ci sono nell’elenco presentato.

    

• If you have added a custom field, it will be editable above the buttons at the bottom of the screen

  

Click “Save subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the serial pattern library on the wiki.

Edit a subscription

To edit a subscription, click on “Edit” and “Edit subscription” from the subscription page. This will take you back to the same form as the one used when creating a new subscription.

You can also batch edit subscriptions. To do so, search for the subscriptions you want to change. In the results, check the boxes next to the subscriptions to edit. The link “Edit selected serials” will appear.

From there, you can change:

• the vendor

• the shelving location

• the library

• the item type

• the public note

• the nonpublic note

• whether or not to create an item when receiving an issue

• the expiration date

Nota

Leave the field unchanged to keep the original values.

Receive issues

Fascicoli possono essere identificati come ricevuti da diverse posizioni. Per trovare un abbonamento usa il box di ricerca in alto nella pagina dei periodici per cercare il periodico per il quale to vuoi ricevere il fascicolo:

From the search results you can click the “Serial receive” link or you can click on the subscription title and then click the “Receive” button.

The final way to receive serials is from the “Serial collection” page. To the left of the Subscription summary page there is a menu with a link to “Serial collection”

From the page that opens up you can click “Edit serial” with the issue you want to receive checked.

Tutte queste tre opzioni apriranno il form di ricezione del fascicolo:

• Scegli “Arrivato” dallo Stato per segnare un periodico come ricevuto.

• If you have decided to have an item record created for each issue an item add form will appear after choosing “Arrived”. You can add multiple copies using the “Number of copies to be made of this item” option at the bottom of the form.

  

• If your issue has a supplemental issue with it, fill in the Supplemental issue information.

  • Inserisci tutta la numerazione nella casella dopo «Supplemento»; nessuna numerazione viene ereditata o autocompilata dalla serie principale. Ed esattamente quello che inserirai qui verrà inserito nel campo «Enumerazione seriale / cronologia» [MARC21 952$h] della copia collegata quando verrà creata. Questo se hai settato di crearla in automatico o la crei tu a mano.

    • Per esempio se inserici «v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl.», apparira proprio questa dicitura.

• Se hai deciso di avere un record creato per ogni singolo fascicolo ti comparirà un un form di aggiungi record per ogni supplemento e per il fascicolo stesso

• Quando hai inserito il dato necessario clicca “Salva”

Serial collection

Each subscription has a Serial collection page available from the main Serials menu.

From this page you can manage additional tasks related to subscription issues such as multi receiving and editing.

Click on the Multi receiving button to bulk receive future issues of a subscription.

• You can choose how many issues to receive and whether to set the received date to the current date.

Clicking the Generate next button will generate the next issue for you and mark the previously expected issue as ‘Late’ automatically.

Tick the box in the Edit column for one or more previous issues and then click the Edit serials button. You can edit the numbering, dates, status and add notes.

Create a routing list

La Routing list è un elenco di persone che ricevono il fascicolo prima che arrivi sullo scaffale. Per abilitare la routing list che vuoi, puoi settare la preferenza RoutingSerials ad “Aggiungi”.

When on the subscription page you will see a link to the left that reads “Create routing list” or “Edit routing list”

Cliccando quel link verrà mostrato il menù per aggiungere una nuova routing list.

Da qui puoi cliccare “Aggiungi destinatari” per aggiungere persone alla routing list. Dal menù che appare potrai filtrare gli utenti in base a parte del nome, biblioteca o categoria di appartenenza.

Premendo “Aggiungi” a destra di ciascun nome, li aggiungerà alla routing list. Al termine della scelta dei nomi, premi il link “Chiudi” per tornare alla routing list.

Se l’elenco ti soddisfa, premi “Salva”. Ti verrà presentata un’anteprima della routing list. Per stamparla, premi “Salva e vedi l’anteprima”. Si aprirà una versione stampabile della lista.

Se RoutingListAggiungi Riserve è attivo, allora gli utenti presenti nella routing list saranno automaticamente aggiunti all’elenco possessori per quel fascicolo.

To see a list of all of the routing lists for a specific patron is visit the Routing lists tab on their patron record. Patrons are able to see a list of their own routing lists when logged into the OPAC in the your routing lists tab.

Subscriptions in staff client

Le informazioni sull’abbonamento appariranno nel record bibliografico sotto il tab “Abbonamento”

Clicking the “Subscription details” link will take you to the Subscription summary page in the staff client.

If you are using the Acquisitions module to keep track of serial subscriptions you will see an extra “Acquisition details” tab in your subscription details.

Abbonamenti nell’OPAC

Quando guardi l’abbonamento attraverso l’Opac, ha diverse opzioni.

Come in intranet / staff client c’è un tab «Abbonamento» nella pagina del record bibliografico.

Sotto questo tab appariranno il numero di fascicoli che ha configurato specificamente per quell’abbonamento o il numero che ha definito nella preferenza OPACSerialIssueDisplayCount. Cliccando su link “Maggiori dettagli” troverai ulteriori informazioni sulla storia del periodico. Puoi configurare la visualizzazione di default di un periodico in Opac con la preferenza SubscriptionHistory.

Ci sono due viste, una compatta e una completa. La vista compatta ti mostra le informazioni di base riguardo l’abbonamento

Da questa visualizzazione compatta gli utenti posso sottoscrivere di essere avvisati dei nuovi arrivi in biblioteca cliccando sul bottone «Sottoscrivi una mail di avviso per i nuovi fascicoli. Affinché questo link appaia deve avere scelto di inviare notifiche agli utenti sul record dell’abbonamento .

Puoi vedere chi ha sottoscritto di essere avvisato all’arrivo di nuovi fascicoli andando alla pagina dell’abbonamento nello staff client e guardando nel tab «Informazioni».

Dettagli completi dell’abbonamento, divisi per anni

Claim late serials

Koha può spedire email al tuo fornitore di periodici se hai fascicoli in ritardo. Trovi il link “Solleciti” a sinistra nella pagina principale delle “Risorse in continuazione”

Il link ai reclami appare anche a sinistra della pagina dei dettagli dell’abbonamento

Se non hai già un avviso di sollecito predefinito, apparirà un messaggio che ti invita a definirne uno.

Premendo “Solleciti” si aprirà il report che ti chiederà di scegliere il nome del fornitore a cui segnalare i fascicoli in ritardo.

Dall’elenco dei fascicoli in ritardo, puoi scegliere quali sollecitare via email cliccando la casella a sinistra, scegliendo il modello del sollecito e premendo il bottone «Spedisci».

Check serial expiration

Quando si aggiunge un periodico, si indica una durata dell’abbonamento; usando lo strumento del controllo degli abbonamenti scaduti, puoi vedere quali abbonamenti sono prossimi a scadere. Per usare lo strumento, clicca sul link “Controlla scadenza” nel menù dei periodici.

Nel form che appare devi inserire almeno una data da cercare.

Nei risultati vedrai tutti gli abbonamenti che scadono prima della data che hai specificato. Potrai vedere l’abbonamento nei dettagli o rinnovarlo con un click.

If there is more than one subscription, you can check the boxes and click on “Renew selected subscriptions” to renew all the serials. The serials will be renewed for the same amount of time as their previous subscription (i.e. if the last subscription for that serial lasted one year, the serial will be renewed for one year; if the last subscription was for 16 issues, it will be renewed for another 16 issues).

Renewing serials

Se il tuo abbonamento al periodico è scaduto, non riceverai più i fascicoli. Per rinnovare l’abbonamento clicca sul bottone “Rinnova” in alto nella pagina dei dettagli del tuo abbonamento

Another option is to click the “Renew” link to the right of the subscription on the Serial collection page.

Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

• La data di partenza deve essere la data in cui inizia il tuo periodo di abbonamento.

• For the subscription length you’ll want to fill in one of the three fields presented: Number of issues, Number of months or Number of weeks.

• Infine puoi inserire tutte le note che ritieni riguardanti il rinnov.

Searching serials

Una volta entrati nel modulo “Risorse in continuazione”, nella parte alta della pagina si trova il box per la ricerca che puoi usare per effettuare ricerche sugli abbonamenti usando una qualsiasi parte del codice ISSN e/o del titolo.

You can also click the “Advanced search” link to the right of the “Submit” button to do a more thorough search of your serials.

Dal risultato, puoi filtrare i dati usando i box posti in fondo a ogni colonna e sistemare il numero dei risultati usando la barra posta sopra ai risultati.