Périodiques

Serials actions can be accessed by going to the “More” menu at the top of your screen and choosing “Serials” or by clicking “Serials” on the main Koha staff client page. The Serials module in Koha is used for keeping track of journals, newspapers and other items that come on a regular schedule. As with all modules, make sure you go through the related implementation checklist before using the Serials module.

  • Aller à : Plus > Périodiques

Manage serial frequencies

Koha conserve un enregistrement de la périodicité des publications pour faciliter leur gestion et leur duplication.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des périodicités

Sur cette page, vous pouvez voir toutes les périodicités qui existent dans votre système

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et en ajouter de nouvelles.

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Manage serial numbering patterns

Everytime you create a new numbering pattern in serials you can save it for later use. These patterns are accessible via the “Manage numbering patterns” page.

  • Aller à : Plus > Périodiques > Gestion des modèles de numérotation

Cette page vous affichera les modèles de numérotation que vous avez enregistrés dans le passé, ainsi que quelques modèles en réserve.

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Note

Si vous avez effectué une migration de version Koha d’une ancienne à une récente, vous verrez “Modèles sauvegardés” qui concerne les modèles utilisés dans l’ancienne version. C’est là où Koha a sauvegardé tous les anciens modèles de numérotation. Vous pouvez les modifier ici en leur donnant des noms plus significatifs par exemple;

Cela vous permet aussi de créer de un nouveau modèle de numérotation sans ajouter d’abonnement. Pour ajouter de nouveaux modèles, cliquez sur “Nouveau modèle de numérotation” en haut de la liste.

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Ajouter un abonnement

Vous pouvez ajouter des abonnements en cliquant sur le bouton “Nouveau” sur n’importe quelle notice bibliographique

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Or by visiting the Serials module and clicking “New subscription”

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Si vous ajoutez un abonnement à partir du module Périodiques, vous arriverez sur un formulaire vide (prérempli en cas d’abonnement créé à partir d’une notice bibliographique existante).

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  • “Bibliothécaire” affiche l’identifiant du bibliothécaire connecté.

  • “Fournisseur” peut être trouvé soit en cherchant les fournisseurs saisis via le `module Acquisitions <#acqmodule>`__soit en entrant directement l’identifiant du fournisseur

    • L’information sur le fournisseur n’est pas requise.

    • Pour réclamer les fascicules manquants ou en retard, vous devez entrer les informations sur le fournisseur.

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  • “Biblio” est la notice MARC que vous souhaitez lier à cet abonnement

    • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for record” link below the boxes or by entering the biblionumber for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

  • L’option suivante vous permet de choisir si un nouvel exemplaire est créé lorsque vous recevez une parution (si vous avez des codes à barres pour les périodiques, vous allez vouloir créer un exemplaire à ce moment).

  • Afin de déterminer comment gérer les irrégularités dans votre abonnement, répondez “Lorsqu’il y a un numéro irrégulier”, si les numéros sont toujours séquentiels, vous devrez choisir “Garder le numéro”

  • Cocher l’option “Historique manuel” vous permettra de saisir des fascicules en-dehors du modèle de numérotation défini. Dès que l’abonnement est sauvegardé, vous pouvez accéder à l’historique en allant sur l’onglet “Planning” de la page détaillée des abonnements.

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  • “Call number” is for your item’s call number or call number prefix

  • “Site” est le site qui possède cet abonnement.

    • Si plus d’un site s’abonnent à ce périodique, il faut créer un abonnement par site

    • This can be done easily by using the “Edit as new (duplicate)” option found on the subscription information page and changing only the “Library” field

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  • Use the “Public note” for any notes you would like to appear in the OPAC for the patrons

  • “Nonpublic note” should be used for notes that are only visible to the librarians via the staff client

  • L’option “Notifications de l’adhérent” vous permet de définir une notification à envoyer aux adhérents qui y ont souscrit, pour les avertir de la parution des nouveaux fascicules de périodiques via l’OPAC.

    • For this option to appear you need to make sure that you have a Routing list notice set up in the Notices Tool

  • “Localisation”, valeur de la localisation à la bibliothèque

  • The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

  • The Staff and OPAC display options allow you to control how many issues appear by default on bibliographic records in the Staff Client and the OPAC

Une fois les données remplies, vous pouvez cliquez sur “Suivant” pour saisir les informations du Prévisionnel de bulletinage

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  • Dans “Date de parution du premier fascicule”, entrez la date du fascicule que vous avez en main, à partir de laquelle l’échéancier des fascicules à venir est calculé.

  • Il y a plusieurs options pré-définies de « Périodicité » de publication qui sont toutes visibles parmi vos propres périodicités si vous allez dans “Gestion des périodicités

    • Sans périodicité : certains abonnement (souvent des revues scientifiques de haut niveau) n’ont pas de périodicité. Quand vous vous abonnez à ce type de revue, vous demandez à recevoir six fascicules par exemple, qui peuvent aussi bien arriver dans un an, deux ans, ou plus encore.

    • Inconnu : à sélectionner si aucun des autres choix proposés n’est pertinent.

    • Irrégulier : Le périodique ne paraît pas régulièrement mais a une périodicité. Vous savez qu’il y a un numéro de janvier, octobre et décembre, par exemple, mais les fascicules arrivent ensuite irrégulièrement.

    • 2 par jour : Biquotidien

    • 1 par jour : Quotidien

    • 3 par semaine : Trihebdomadaire

    • 1 par semaine : Hebdomadaire

    • 1 toutes les 2 semaines : Bimensuel

    • 1 toutes les 3 semaines : Trihebdomadaire

    • 1 par mois : Mensuel

    • 1 tous les 2 mois (6 par an) : Bimestriel

    • 1 tous les 3 mois (4 par an) : Trimestriel

    • 1 par trimestre (4 saisons) : Trimestriel paraissant chaque saison (été, automne, hiver, printemps)

    • 2 par an : Biannuel, semestriel

    • 1 par an : Annuel

    • 1 tous les 2 ans : Bisannuel

  • “Durée d’abonnement” indique le nombre de fascicules ou de mois de l’abonnement. On l’utilise également pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de début de l’abonnement” est la date laquelle l’abonnement commence. On l’utilise pour paramétrer les alertes de renouvellement.

  • “Date de fin de l’abonnement” ne doit être saisie que pour les abonnements qui sont terminés (si vous entrez rétrospectivement vos périodiques).

  • « Modèle de numérotation » vous aidera à déterminer comment les numéros sont générés pour chaque fascicule. Les modèles saisis ici sont enregistrés et modifiables à tout moment en consultant “Gestion des modèles de numérotation

    • Commencez par le numéro du fascicule que vous avez en main, dont vous avez entré la date dans le champ “Date de parution du premier fascicule”.

    • You can choose to create your own numbering pattern by choosing “None of the above” and clicking the “Show/hide advanced pattern” button at the bottom of the form

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  • L’option “Paramètres régionaux” est utile lorsque vous voulez afficher les jours, mois ou saison dans la langue du fascicule. Par exemple, si vous avez un périodique allemand, vous pouvez utiliser l’option “Paramètres régionaux” pour afficher les jours etc. en allemand.

  • Une fois qu’un « Modèle de numérotation » est choisi, la formule de numérotation apparaîtra.

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    • Le numéro “Commence avec” est le numéro du fascicule que vous avez en main.

    • Le “Compteur interne” est utilisé dans Koha pour dire quand « le cycle de bulletinage » commence

      • Par exemple : si le premier numéro à recevoir est « vol. 4, no. 1, fasc. 796 », vous devez paramétrer le compteur interne à « 0 ». Mais si c’est le « vol. 4, no. 2, fasc. 797 », le compteur interne doit être « 1 ».

    • Après avoir saisi le formulaire, cliquer le bouton “Tester le modèle previsionnelle” pour voir quels numéros seront générés par le système. S’il y a des irrégularités, vous pourrez sélectionner quels numéros sont à retirer de la liste.

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  • If you have added a custom field, it will be editable above the buttons at the bottom of the screen

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Click “Save subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the serial pattern library on the wiki.

Edit a subscription

To edit a subscription, click on “Edit” and “Edit subscription” from the subscription page. This will take you back to the same form as the one used when creating a new subscription.

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You can also batch edit subscriptions. To do so, search for the subscriptions you want to change. In the results, check the boxes next to the subscriptions to edit. The link “Edit selected serials” will appear.

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From there, you can change:

  • the vendor

  • the shelving location

  • the library

  • the item type

  • the public note

  • the nonpublic note

  • whether or not to create an item when receiving an issue

  • the expiration date

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Note

Leave the field unchanged to keep the original values.

Receive issues

Les fascicules peuvent être bulletinés depuis plusieurs endroits. Pour trouver un abonnement, utilisez la boîte de recherche située en haut de la page Périodiques pour rechercher le périodique que vous souhaitez bulletiner:

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From the search results you can click the “Serial receive” link or you can click on the subscription title and then click the “Receive” button.

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The final way to receive serials is from the “Serial collection” page. To the left of the Subscription summary page there is a menu with a link to “Serial collection”

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From the page that opens up you can click “Edit serial” with the issue you want to receive checked.

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Ces trois possibilités vont ouvrir le formulaire de réception d’un fascicule :

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  • Choisissez “Arrivé” dans la liste Statut pour marquer le fascicule comme reçu

  • If you have decided to have an item record created for each issue an item add form will appear after choosing “Arrived”. You can add multiple copies using the “Number of copies to be made of this item” option at the bottom of the form.

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  • If your issue has a supplemental issue with it, fill in the Supplemental issue information.

    • Saisissez la numérotation complète dans la barre après “Numéro supplémentaire”. Aucune numérotation ne sera pré-remplie, ce que vous saisirez s’inclura dans la chronologie/énumération du périodique de la notice d’exemplaire [MARC21 952$h] (si vous créez des notices d’exemplaire).

      • Par exemple, saisissez ceci dans son intégralité si c’est que vous souhaitez afficher: « v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl. »

  • Si vous avez décidé de créer un exemplaire pour chaque fascicule, un formulaire d’ajout d’exemplaire s’affichera pour le hors-série et le fascicule lui-même

  • Quand vous avez saisi les données utiles, cliquez “Sauvegarder”

Serial collection

Each subscription has a Serial collection page available from the main Serials menu.

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From this page you can manage additional tasks related to subscription issues such as multi receiving and editing.

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Click on the Multi receiving button to bulk receive future issues of a subscription.

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  • You can choose how many issues to receive and whether to set the received date to the current date.

Clicking the Generate next button will generate the next issue for you and mark the previously expected issue as ‘Late’ automatically.

Tick the box in the Edit column for one or more previous issues and then click the Edit serials button. You can edit the numbering, dates, status and add notes.

Create a routing list

Une liste de routage contient la liste des personnes qui vont recevoir le périodique avant qu’il ne soit placé en rayon. Pour activer cette liste de routage, vous devez paramétrer votre préférence système :ref:`RoutingSerials sur « Utiliser ».

When on the subscription page you will see a link to the left that reads “Create routing list” or “Edit routing list”

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En cliquant sur ce lien, vous obtenez le menu pour ajouter une nouvelle liste de circulation.

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À partir de là, vous cliquez sur Ajouter des destinataires afin d’ajouter des personnes à la liste de circulation. Dans le menu qui s’affiche, vous pouvez filtrer les adhérents sur une partie de leur nom, leur site de rattachement et leur catégorie.

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En cliquant sur Ajouter sur la droite de chaque nom, vous les ajoutez à la liste de circulation. Quand vous avez choisi toutes les personnes que vous voulez, cliquez sur le lien Fermer. Vous serez ramené sur la liste de circulation.

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Si la liste vous convient, cliquez sur Enregistrer. Vous êtes amené sur une page d’aperçu de la liste de circulation. Pour imprimez la liste, cliquez Enregistrer et aperçu de la liste. Vous êtes amené à une version imprimable de la liste.

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Si la préférence système RoutingListAddReserves est activée, les membres de la liste de routage seront ajoutés automatiquement à la liste de réservation du fascicule.

Pour voir toutes les listes de routage d’un adhérent en particulier, cliquer sur l’onglet Listes de routage depuis sa fiche d’adhérent. Les adhérents peuvent voir leurs listes de routages, quand ils sont identifiés à l’OPAC, sur l’onglet Vos listes de routage.

Subscriptions in staff client

Toutes les informations de l’abonnement seront affichées dans les notices bibliographiques dans l’onglet “Abonnements”

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Clicking the “Subscription details” link will take you to the Subscription summary page in the staff client.

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If you are using the Acquisitions module to keep track of serial subscriptions you will see an extra “Acquisition details” tab in your subscription details.

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Les abonnements dans l’OPAC

Lorsque vous consultez un abonnement dans l’OPAC, plusieurs options s’offrent à vous.

Comme dans l’interface professionnelle, il y a un onglet Abonnement dans la notice bibliographique.

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Dans cet onglet apparaîtra le nombre de fascicules choisi lors du paramétrage de l’abonnement ou du nombre défini dans votre préférence système :ref:”OPACSerialIssueDisplayCount”. Si vous cliquez sur le lien « Plus de détails », vous aurez des informations complémentaires concernant l’historique de l’abonnement. Vous pouvez définir l’affichage par défaut d’un périodique dans l’OPAC avec la préférence système :ref:”SubscriptionHistory”.

Il y a deux modes de présentation : la présentation synthétique et la présentation complète. La présentation partielle affiche les informations basiques de l’abonnement du périodique

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A partir de cet affichage partiel, les adhérents peuvent s’abonner pour recevoir les notifications avertissant de la parution des nouveaux fascicules en cliquant sur le bouton “S’abonner à une alerte par courriel pour les nouveaux numéros”. Pour que ce lien apparaisse, il faut que vous ayez choisi de notifier les adhérents sur l’abonnement <add-a-subscription-label> lui-même.

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Vous pouvez voir les abonnés aux alertes de parution de nouveaux fascicules en vous rendant sur la page de l’abonnement dans l’interface professionnelle et en regardant dans la colonne de droite de l’onglet « Information ».

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Alors que la présentation complète vous montre plus de détails sur l’abonnement, ventilés par année.

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Claim late serials

Koha peut envoyer des courriels à vos fournisseurs de périodiques quand vous avez des fascicules en retard. Il y a à cet effet sur la gauche de la page principale du module Périodiques un lien Réclamations.

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Les liens pour les réclamations apparaissent sur la gauche de la page de détail de l’abonnement

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Un message d’avertissement s’affiche si vous n’avez pas encore défini de notification de réclamation.

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En cliquant sur Réclamation, vous serez amené sur un rapport vous demandant de choisir un fournisseur pour qui générer des réclamations.

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Dans la liste des fascicules en retard, vous sélectionnez en utilisant les cases à cocher les fascicules pour lesquels vous voulez émettre un courriel de réclamation. Vous choisissez le modèle de notification à utiliser. Puis vous cliquez sur le bouton Envoyer une notification.

Check serial expiration

Dans la fiche d’un périodique, vous définissez une durée d’abonnement. Avec l’outil d’expiration, vous pouvez voir quels abonnements sont sur le point d’expirer. Pour utiliser cet outil, cliquez sur Vérifier les dates d’expiration dans le menu des Périodiques.

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Dans le formulaire qui s’affiche, entrez au moins une date sur laquelle faire la recherche.

Le résultat présente tous les abonnements qui expirent avant la date saisie. A partir de là, vous pouvez voir le détail d’un abonnement ou bien le renouveler en un clic.

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If there is more than one subscription, you can check the boxes and click on “Renew selected subscriptions” to renew all the serials. The serials will be renewed for the same amount of time as their previous subscription (i.e. if the last subscription for that serial lasted one year, the serial will be renewed for one year; if the last subscription was for 16 issues, it will be renewed for another 16 issues).

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Renewing serials

Si l’abonnement de votre périodique a expiré, vous ne recevrez plus de fascicules. Pour renouveler votre abonnement, vous pouvez cliquer sur le bouton “Renouveler” en haut de la page de détails de l’abonnement.

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Another option is to click the “Renew” link to the right of the subscription on the Serial collection page.

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Une fois que vous avez cliqué sur le lien ou le bouton « Renouveler », les options de renouvellement s’afficheront.

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  • La date de début sera la date à laquelle la période de votre abonnement commence.

  • For the subscription length you’ll want to fill in one of the three fields presented: Number of issues, Number of months or Number of weeks.

  • Pour finir, vous pouvez rédiger des notes concernant ce renouvellement.

Searching serials

En haut du module Périodiques, se trouve une barre de recherche que vous pouvez utiliser pour rechercher des abonnements en utilisant une partie de l’ISSN et/ou du titre.

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You can also click the “Advanced search” link to the right of the “Submit” button to do a more thorough search of your serials.

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Vous pouvez filtrer ces résultats en utilisant les barres de recherche situées en bas de chaque colonne, et ajuster le nombre de résultats en utilisant la barre d’outil en haut des résultats.

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