Demandes de PEB / Prêts entre bibliothèques

Les PEB (Prêts entre bibliothèques) ajoute la possibilité de demander et de gérer des prêts ou des copies de documents provenant de sources externes. Les usagers soumettent un formulaire de demande via l’OPAC pour analyse et traitement par le personnel de la bibliothèque. Le personnel peut également déposer des demandes lui-même.

Configuration

Avant d’utiliser le module Demandes de PEB, vous devez vérifier que vous avez rempli tous les paramètres nécessaires.

Le module de demandes PEB peut être configuré pour différents types de demandes et de flux de travail, appelés backends. Les backends sont actuellement disponibles sont documentés sur le wiki de la communauté Koha à l’adresse https://wiki.koha-community.org/wiki/ILL_backends. Vous devrez configurer au moins un backend.

Ensuite, paramétrez vos préférences système.

• Set the ILLModule preference to ‘Enable’.

• Si vous souhaitez inclure une déclaration de droit d’auteur dans votre flux de travail PEB, vous pouvez le faire dans la préférence : ref: ILLModuleCopyrightClearance.

Le personnel de la bibliothèque responsable des demandes de PEB doit disposer des autorisations suivantes sur son compte: * PEB: création et modification des demandes de prêt entre bibliothèques *.

The ILL requests module uses system defined statuses. You can add custom statuses to match your ILL workflow as ILLSTATUS authorized values.

Créer des requêtes pour le PEB (prêt entre bibliothèques)

• Allez à: Plus > Demandes de PEB

• Choisissez “Nouvelle demande de PEB” puis Freeform.

  Note

  Les images présentées ici ne concernent que le backend FreeFrom.

• Entrez un type: Livre, Article, Journal, Autre.

• Dans les deux prochaines sections, saisissez autant d’information que possible comprenant le chapitre/l’article/la partie selon le cas.

• Ajoutez des champs personnalisés, par exemple si vous souhaitez ajouter une note.

• Dans les options de l’utilisateur, entrez la succursale de la bibliothèque à laquelle vous souhaitez que la demande soit envoyée.

Click on ‘Create’ and you will be shown a Request details summary page. Click on the ‘Confirm request’ button and you will see the following confirmation message:

Click ‘Confirm request’ again to create your request.

Viewing ILL requests

From the main ILL requests screen you can see all of your ILL requests. You can also click on the ‘View requests’ button at any time.

There is a large amount of data available in the Requests table so it is advisable to make use of column visibility to view only the information you need. The first half of the table displays data related to the ILL item itself such as title, volume, page numbers.

The second half of the table displays data related to the request such as notes and comments.

Gérer les demandes de PEB

Click on the ‘Manage request’ button in the final column. Depending on the current status of the request you may see some or all of the following options:

• Modifier la demande

  • vous pouvez modifier le numéro d’utilisateur, le numéro de numéro de livre, le site et ajouter des notes.

• Confirmer la demande

  • Placez la demande auprès d’un service de fourniture de documents utilisant un serveur tel que BLDSS.

• Soumettre une demande aux partenaires

  • place the request via email with a partner library

• Delete

  • fully delete the request. Details of deleted requests are not retained in Koha.

• Revert request

  • following a status of ‘Requested’ or ‘Requested from partners’ library staff can cancel the request from the external source. The status reverts to ‘New’

• Mark completed

  • used when the ILL request has been fulfilled.

• Edit item metadata

  • Depending on the backend used for the request you may be able to edit, add or delete some or all of the request metadata. For example, if the metdata has originated from a requestor using the FreeForm backend this may need to be edited, whereas metadata from an external recognised source such as BLDSS should not.

• Display supplier metadata

  • Displays any extra metadata that might have been provided by your ILL supplier that has not been included in the standard request fields.

• Comments

  • It is possible to add comments to an ILL request and these can be used by ILL staff to keep track of work undertaken. Comments are read only and are stored in chronological order. They display the borrower details and date of the comment. If present, the number of comments is displayed in the List requests view.

Request statuses

The full list of ILL statuses are:

• New request

• Requested

• Requested from partners

• Request reverted

• Cancellation requested – a patron has requested cancellation from the OPAC.

• Completed

Soumettre une demande aux partenaires

If you have a network of partner libraries which permit ILL requests you can manage this through Koha. First you need to create your partner library accounts:

• Il est nécessaire de paramétrer une catégorie d’adhérents avec le code ILLLIBS.

• You will need to create a patron account with this category for each partner library.

• Each library must have an email address as this will be the mechanism for sending the inter-library loan request.

You can now use the “Place request with partners” option when processing requests.