Circulation¶

Les fonctionnalités de circulation sont accessibles de différentes manières. Au centre de la page principale de l’interface professionnelle se trouvent quelques raccourcis pour enregistrer les prêts, les retours ou les transferts. La liste complète des fonctionnalités est disponible sur la page du module Circulation, accessible depuis toutes les pages de l’interface professionnelle (lien en haut à gauche), et depuis la page d’accueil.

Before circulating your collection you will want to set your Global system preferences, Basic parameters and Patrons and circulation rules.

Quand vous êtes dans le module Circulation, vous pouvez rapidement basculer d’un onglet à l’autre de la barre supérieure de recherche en utilisant les raccourcis claviers suivants :

activer l’onglet de recherche dans le catalogue avec Alt+Q
activer l’onglet de prêt avec Alt+U
- cela ne fonctionne pas pour les utilisateurs de Mac
activer l’onglet de prêt avec Alt+R

Note

Les utilisateurs de Mac utilisent le bouton OPTION à la place du ALT

Check out (issuing)¶

Avant d’enregistrer un prêt, il faut rechercher l’adhérent via son nom ou son numéro de carte par exemple. La fonction qui permet d’enregistrer un prêt apparaît à trois endroits:

Onglet « Prêter » en haut de l’interface professionnelle
Onglet « Prêter » sur la fiche adhérent
Si vous avez activé les prêts par lot vous pouvez cliquer sur l’option prêts par lot dans la fiche adhérent
Option « Prêt » dans la barre de recherche rapide du module Circulation

Checking items out¶

Pour prêter un exemplaire à un adhérent, recherchez d’abord cet adhérent en employant une des options listées ci-dessus. L’écran de prêt s’affichera alors à vous.

Si vous avez choisi l’option “Toujours afficher les prêts immédiatement”, vous verrez la liste des prêts sous la barre de prêt.

Image distante

At the top of the Check out screen is a box for you to type or scan the item’s barcode into.

Important

Many modern barcode scanners will send a “return” to the browser, making it so that the “Check out” button is automatically clicked
Si le code-barres n’est pas trouvé, vous serez invité à utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire. Apprenez en davantage sur le :ref:`catalogage rapide <fast-add-cataloging-label>`__ plus loin dans le manuel.
Si la préférence système itemBarcodeFallbackSearch est réglée sur « Activer », vous pouvez entrer un mot-clef dans la barre de recherche à la place d’un code à barres (ceci permettra l’enregistrement du prêt à partir du titre et/ou de la cote).
If you have AutoSwitchPatron set to “Enable”, scanning a patron barcode here will take you to that patron’s file.

Pour voir plus d’options lors du prêt, cliquez sur le lien “Paramètres de prêt”.

En dessous du champ de saisie du code à barres, il y a une option qui permet de définir une date de retour manuellement mais qui ,dans ce cas, outrepasse les règles de circulation et la date de retour fixée automatiquement dans la préférence système.

Cette option apparaîtra seulement si vous avez activé la préférence système SpecifyDueDate pour permettre au personnel d’outrepasser la date de retour

Below the box for the barcode you will see a checkbox for “Automatic renewal”. This will allow this item to automatically renew if the appropriate cron job is running and there are no holds on the item.

Next is an option to no decrease the loan length based on holds. This overrides the decreaseLoanHighHolds preference.

Si vous autorisez le prêt d’exemplaires sur place aux adhérents (ce sont habituellement des exemplaires exclus du prêt mais que vous souhaitez rendre empruntables au sein de la bibliothèque), vous verrez alors la case à cocher “Prêt sur place” après avoir cliqué sur le lien “Paramètre du prêt” pour afficher les options de circulation.

En bas de la page se trouve un récapitulatif des prêts en cours de l’adhérent indiquant la date (et l’heure, en cas de prêt horaire) de retour prévue. Les prêts du jour apparaissant en premier.

Note

Les exemplaires qui sont des exemplaires de prêt horaires incluront l’heure avec la date de retour.

Si vous prêtez un exemplaire pour une utilisation sur place; vous verrez qu’il se surlignera en rouge dans le résumé de prêt.

If you have set your ExportWithCsvProfile preference, you will also see the option to export the patron’s current checkout information using a CSV profile or ISO2709 (MARC21) format.

En bas de la page, il y a également la liste des documents réservés par l’adhérent

From the holds list you can suspend or resume patrons holds using the options at the bottom of the list if you have the Réactiver les réservations preference set to “allow.”

Note

If you have your Réactiver toutes les réservations suspendues preference set to « Don’t allow » then you will not have the option to put an end date on the hold suspension

S’il y a des notes dans la fiche adhérent elles s’affichent sur la droite de la zone de prêt

Si l’adhérent a une réservation mise de côté à la bibliothèque, celle-ci apparaît aussi sur la droite de la zone de prêt, et le bibliothécaire voit facilement qu’il y a un autre document à donner à l’adhérent

Les détails des prêts s’afficheront sur la page détaillée dans l’interface professionnelle.

Printing receipts¶

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en choisissant une des deux méthodes suivantes :

Si vous avez paramétré la préférence système `CircAutoPrintQuickSlip sur “ouvrir une fenêtre pour imprimer un ticket rapide”, tapez simplement entrée sur votre clavier ou scannez un bout de papier blanc avec la douchette. L’idée est que vous enregistriez le prêt avec un code à barres vierge qui déclenchera l’impression du “Ticket rapide”.

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en cliquant le bouton Imprimer en haut de l’écran et en choisissant “Imprimer ticket” ou “Ticket rapide”

Si vous avez choisi “Imprimer ticket”, cela imprimera tous les exemplaires que l’adhérent vient d’emprunter, y compris les exemplaires précédemment empruntés. En choisissant “Ticket rapide”, seuls les prêts du jour seront imprimés.

« Imprimer le résumé » va générer une page contenant les informations de circulation et « Imprimer les retards » imprimera un ticket listant tous les documents en retard.

What prints on the slips can be customized by altering the slip templates under the Notices & slips tool.

Clear patron information¶

Après l’enregistrement de prêt d’un document, si vous avez paramétré la préférence système Bouton effacer l’écran sur “Montrer”, vous pouvez fermer l’affichage de l’adhérent sur lequel vous êtes en cliquant sur le X en haut à droite du nom et réinitialiser l’écran.

Si vous avez paramétré la préférence système CircAutoPrintQuickSlip sur “réinitialiser l’écran”, il vous suffit simplement de taper entrée ou de scanner un code à barres vierge et l’écran se réinitialisera.

Batch checkouts¶

Si vous souhaitez faire des prêts par lots, vous devez activer la préférence système BatchCheckouts et déclarer les catégories d’adhérents concernées dans la préférence système BatchCheckoutsValidCategories . Cela vous permettra d’utiliser une platine RFID capable de lire plusieurs code à barres ou de faire des prêts par lots pour un usage interne.

A partir de cet écran, vous pouvez scanner plusieurs code à barres ou charger un fichier de code à barres. Si les exemplaires ne peuvent pas être empruntés, un avertissement apparaîtra sur l’écran suivant

Si vous utilisez un type d’adhérent pour les statistiques vous verrez qu’un usage local est enregistré pour chaque exemplaire scanné.

Check out messages¶

Si vous prêtez un exemplaire qui a plusieurs éléments et que vous avez saisi cette information dans le sous-champ 3 de l’exemplaire (en MARC21), une popup s’affiche lors du prêt, vous indiquant le nombre d’éléments attendus.

Dans certains cas Koha empêche le prêt pour un adhérent. Quand ceci se produit une alerte s’affiche, indiquant au bibliothécaire pourquoi l’adhérent ne peut pas emprunter de documents.

L’adhérent a accumulé trop d’amendes
- You can set the amount at which patron checkouts are blocked with the noissuescharge system preference
L’adhérent a son compte suspendu
- This can be set by the librarian editing a patron record and adding a restriction or by the Overdue/Notice Status Triggers
- Si le membre du personnel a l’autorisation nécessaire, il peut enlever la suspension du compte temporairement
L’adhérent doit confirmer son adresse
- Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag
L’adhérent a perdu sa carte de bibliothèque
- Cela peut être paramétré par le bibliothécaire en modifiant la fiche adhérent et en ajoutant un flag

Check out warnings¶

Parfois les retours vont générer des messages d’alerte qui s’afficheront dans un encart jaune au-dessus du champ retour. Ces alertes doivent être confirmées avant que vous puissiez continuer à enregistrer des retours.

L’adhérent a des amendes
Exemplaire mis de côté pour un autre adhérent
L’exemplaire devrait se trouver sur l’étagère des réservations en attente de retrait par une autre personne
Document actuellement prêté à cet adhérent
Document prêté à un autre adhérent
- Cette alerte vous permettra de faire une réservation pour le lecteur sur le document que vous essayez de lui prêter.
Exemplaire exclu du prêt
L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Permettre”
L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Ne pas permettre”
L’exemplaire ne peut pas être renouvelé
- This can be overridden with the AllowRenewalLimitOverride system preference
Code à barres non trouvé
- Learn more about fast cataloging later in this manual.
L’exemplaire prêté est marqué comme “perdu”
- Depending on the value in your IssueLostItem preference, you may just see a warning
  
  ou un cadre jaune de confirmation
L’exemplaire prêté n’est pas recommandé pour un adhérent de cet âge
Item being checked out meets the decreaseLoanHighHolds system preference criteria

Renouvellement¶

Checked out items can be renewed (checked out for another period of time) based on your circulation rules and renewal preferences.

Si vous l’autorisez, les adhérents peuvent renouveler leurs exemplaires via l’OPAC, mais vous serez quelquefois amenés à les aider à renouveler leurs exemplaires via l’interface professionnelle.

Pour renouveler les exemplaires d’un adhérent, vous pouvez faire une des deux choses suivantes.

La première est de se rendre sur leur page “Détails” ou “Prêter”, et parcourir le résumé de prêts en bas de la page.

In the Renew column you will see how many times each item has been renewed and a checkbox to renew the item for the patron. Check the boxed of the items you would like to renew and click the “Renew or return checked items” button, or to renew all items checked out to the patron simply click the “Renew all” button.

Quelquefois les renouvellements peuvent être bloqués à cause des règles de circulation. Pour outrepasser cette règle vous devez paramétrer votre préférence système AllowRenewalLimitOverride sur “Permettre”. Si vous autorisez à outrepasser le seuil maximal de renouvellement, vous verrez une case à cocher “Outrepasser renouvellement” en bas. Cochez cette case puis choisissez les exemplaires que vous souhaitez renouveler.

Lorsque vous cocherez cette case, cela ajoutera d’autres petites cases dans la colonne de renouvellement à côté des exemplaires

La deuxième option est de se rendre sur la page “Renouveler” en cliquant sur le menu Circulation.

Et scanner le code à barres des exemplaires que vous souhaitez renouveler.

Si l’exemplaire est renouvelé vous recevrez un message de confirmation.

Si le code à barres n’a pas été trouvé, il sera présenté comme une erreur.

Si l’exemplaire n’est pas actuellement en prêt, vous recevrez aussi un message d’erreur.

Check in (returning)¶

Le prêt d’un exemplaire peut être réalisé à partir de plusieurs endroits dans le logiciel.

Le champ retour en haut de la page principale
L’option de prêt dans la barre de recherche rapide de la page de Circulation
Le lien Prêt sur le résumé des prêts des adhérents
La page prêt dans le menu Circulation

Checking items in¶

Pour rendre un document, scannez son code à barres dans la boîte prévu à cet effet. Un résumé de tous les exemplaires rendus apparaît en dessous de cette boîte.

Si vous procédez au retour d’exemplaires déposés dans la boîte de retour par des usagers, cochez l’option “Mode boîte de retour” avant de scanner les codes à barres. La date de retour effective sera fixée au dernier jour d’ouverture de la bibliothèque.

This requires that you have your closings added to the calendar tool

Vous pouvez également choisir ici de ne pas appliquer les amenders aux documents dont vous effectuez le retour en cliquant sur l’option Effacer les amendes.

If you have the SpecifyReturnDate preference set to “Allow” you will be able to arbitrarily set the return date from below the check in box.

Check in messages¶

Plusieurs alertes peuvent s’afficher quand vous rendez des documents :

Si vous retournez un exemplaire dans une bibliothèque autre que son site principal, un message apparaîtra vous demandant si vous souhaitez transférer le document dans cette bibliothèque centrale
- Après le retour, le statut de l’exemplaire sera changé dans le catalogue en “en transit”
- Afin de signaler le retour dans son site de rattachement, il faut passer le document en retour dans son site de rattachement
  - Un message s’affiche indiquant que l’exemplaire n’est pas prêté, mais son statut dans le catalogue devient disponible. Cette étape est nécessaire pour indiquer que l’exemplaire a été reçu par le site de rattachement.
Si vous retournez un document comprenant plusieurs éléments ou parties, un message vous alertera sur le nombre d””éléments que vous devriez avoir entre vos mains.
Si vous retournez un exemplaire ayant fait l’objet d’une réservation, vous aurez ce genre d’avertissement vous invitant à confirmer la réservation
- Cliquer sur le bouton “Confirmer la réservation” marque l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait sur le site
- Clicking the “Print slip and confirm” button will mark the item as waiting for pickup at the library and present the library with a receipt to print and place on the book with the patron’s information
- Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulé
Si vous retournez un document ayant fait l’objet d’une réservation depuis un autre site, vous devrez confirmer et transférer le document
- Clicking the “Confirm hold and transfer” button will mark the item as in transit to the library where the hold was placed
- Clicking the “Print slip, transfer and confirm” button will mark the item as in transit to the library where the hold was placed and present the library with a receipt to print and place on the book with the patron’s information
- Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulé
Si vous avez activé le système qui vous montre les amendes à payer au moment du retour sur (FineNotifyAtCheckin) vous verrez un message vous avertissant que l’adhérent a une amende à payer avec un lien direct sur la page de paiement

Circulation messages¶

Les messages de circulation sont des courts messages que les bibliothécaires peuvent laisser à leurs adhérents et qui s’afficheront lors des transactions.

Setting up messages¶

Circulation messages are set up as authorized values. To add or edit circulation messages you want to work with the BOR_NOTES value.

Le champ “Description” peut contenir un message préfabriqué que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche de l’adhérent.

Important

Le champ “Description” est limité à 80 caractères, mais le champ message de l’adhérent peut en contenir plus. Entrez les 80 caractères dans le champ “Description” puis tapez le reste du message sur la fiche de l’adhérent.

Adding a message¶

Dans l’onglet de prêt d’un adhérent, vous verrez un lien “Ajouter un message” à droite de la zone de prêt.

Quand vous cliquez sur l’une de ces options, vous devrez choisir si le message est à la destination du personnel ou de l’adhérent et quel type de message vous souhaitez laisser.

Note

Le personnel verra aussi tout message à destination de l’adhérent.

Viewing messages¶

Les messages de circulation à destination du personnel et/ou de l’adhérent s’afficheront sur l’écran de prêt de l’adhérent à droite. Les messages à destination du personnel de la bibliothèque seulement sont rédigés en gras et rouge alors que les messages à destination de l’adhérent et du bibliothécaire sont rédigés en noir et italique.

Les messages de circulation adressés à l’adhérent s’afficheront lorsque ce dernier se connectera à l’OPAC.

Réservations¶

Koha allows patrons to put things on hold. A “Hold” is a way to reserve an item. Depending on your circulation and fines rules and hold preference settings patrons will be able to place items on hold for pickup at the library at a later date/time.

Placing holds in staff client¶

There are several ways to place holds from the staff client. The most obvious is using the “Place hold” button at the top of any bibliographic record.

You can also click the smaller “Place hold” link found at the top of your catalog search results, or the “Holds” link found below each result.

Vous recherchez d’abord un adhérent à partir de son code à barres ou de tout ou partie de son nom.

Si vous préférez commencer par trouver un adhérent avant de procéder à une réservation, allez sur la fiche de l’adhérent, puis cliquez sur le bouton Rechercher pour réserver.

En cliquant sur ce bouton, vous arrivez sur la page de recherche dans le catalogue où vous pouvez rechercher le ou les titre(s) que vous voulez réserver pour l’adhérent. Sous chaque notice trouvée, vous avez un lien “Réserver à” suivi du nom de l’adhérent.

Vous pouvez facilement réserver plusieurs exemplaires à partir d’une liste en cochant les cases devant les titres puis en cliquant sur le bouton “Réserver”.

Selon le nombre d’exemplaires que vous réservez à la fois, vous obtenez un formulaire de réservation différent. Si vous réservez une notice unique, vous avez une liste de tous ses exemplaires que vous pouvez réserver.

Entrez une note, si nécessaire, s’appliquant à cette réservation.
Choisissez le site où l’adhérent viendra prendre l’exemplaire
Si la préférence système AllowHoldItemTypeSelection est paramétrée sur “Permettre” et que la notice a plus d’un type de document attaché, vous verrez une option pour choisir de limiter la réservation à un type de document spécifique
Si l’adhérent souhaite faire démarrer la demande de réservation à une date de son choix, entrez la date dans le champ “Réservation démarre à cette date”
- Cette option apparaîtra seulement si vous avez défini la préférence système Permettre sur “Permettre”
Si l’adhérent a spécifié qu’il ne voulait plus du document réservé après une certaine date, ou si vous avez fixé des limites sur la durée des réservations, vous pouvez entrer une date d’expiration pour la réservation sur “Réservation expire à cette date”
- To have expired holds cancelled automatically you will need to have the Expired holds cron job set to run on a regular basis.
Enfin, placez la réservation soit sur le prochain exemplaire disponible soit sur un exemplaire spécifique en cochant le bouton de sélection se trouvant à côté de celui-ci.

Si vous réservez plusieurs exemplaires à la fois, l’option de réservation de réservation s’appliquant à tous les titres vous est proposée. Si aucun exemplaire ne peut être réserver, une alerte s’affiche.

Once your hold is placed, if you’d like to have Koha forget that you used the “Search to hold” function, you can choose to have Koha “forget” the patron’s name by clicking the arrow to the right of the “Place hold” button on the search results and choosing the “Forget” option.

Managing holds¶

Holds can be altered and cancelled from the holds tab found on the left of the bibliographic record.

Dans la liste des réservations, vous pouvez changer l’ordre des réservations, l’endroit où récupérer le document, suspendre et/ou annuler la réservation.

Note

If you have your Réactiver toutes les réservations suspendues preference set to « Don’t allow » then you will not have the option to put an end date on the hold suspension

Note

Depending on how you have your Nom d’adhérent system preference set the list may show card numbers instead of names in the patron column like in the image above.

Pour réordonner les réservations, ou en supprimer, utilisez le menu Priorité ou bien les flèches disposées à côté de chaque réservation.

Si vous utilisez le menu déroulant pour classer ou supprimer des réservations, vous aurez besoin de cliquez sur le bouton “Actualiser réservations” pour enregistrer vos modifications.

En cliquant sur la flèche bas, à droite d’une réservation, vous déplacez la réservation vers le bas.

Par exemple, si votre bibliothèque autorise des lecteurs empêchés à emprunter pour plusieurs mois, il ne serait pas équitable pour les autres lecteurs qu’un lecteur empêché soit soit autorisé à emprunter des nouveautés et à les garder pour des mois. Il faudra donc veiller à ce que les demandes de réservations des premiers restent en bas de la liste tant que les seconds n’auront pas eu accès aux nouveautés.

If a patron asks to have their hold suspended and you have the Réactiver les réservations system preference set to “allow” you can do so by clicking the “Suspend” button to far right. If the patron gives you a date for the items to become unsuspended you can enter that in the date box and click the “Update hold(s)” button to save your changes.

Pour supprimer ou annuler, cliquez sur la croix rouge située à droite sur la ligne des réservations. Pour supprimer/annuler plusieurs réservations, choisissez “sup” à la fin du menu déroulant de gauche, puis cliquez sur “Mettre à jour les réservations” situé en bas de la liste.

Receiving holds¶

Lorsque les documents réservés sont retournés ou empruntés, le système rappelle que le document est réservé et propose diverses options pour gérer la réservation.

Lorsque vous retournez un exemplaire réservé, Koha vous demandera de confirmer et de transférer l’exemplaire

ou juste confirmer la réservation

Clicking the “Confirm” button will mark the item as on hold for the patron. If the item needs to be transferred the item will also be marked as in transit to the proper branch. Clicking “Ignore” will retain the hold, but allow you to check the item out to another patron. Choosing to confirm and print will present you with a printable page that you can slip inside the book with the necessary hold and/or transfer information.

Une fois la réservation confirmée, elle apparaîtra sur la fiche de l’adhérent ainsi que sur la page de prêt dans l’onglet Réservation.

À partir d’ici, si un adhérent souhaite suspendre ses réservations, vous pouvez le faire soit une par une, soit en lot.

La notice d’exemplaire montrera aussi que l’exemplaire est réservé.

Dans certains cas, un adhérent peut venir retirer une réservation pour son conjoint ou un enfant. Il faut alors supprimer la réservation. Quand vous essayez de prêter un exemplaire qui est déjà en attente de retrait par quelqu’un, une alerte est affichée.

De là, vous pouvez prêter l’exemplaire à l’adhérent qui se présente et annuler la réservation.

Transferts¶

Si vous travaillez dans un réseau de bibliothèques, vous pouvez transférer les documents d’une bibliothèque à une autre en utilisant l’outil de Transfert.

Aller à : Circulation > Transferts

Pour transférer un exemplaire

Cliquer sur “Transfert” sur la page de Circulation
- Entrez le site vers lequel vous voulez réaliser le transfert.
- Scannez ou saisissez le le code à barres du document que vous voulez transférer
Cliquez sur “Valider”
L’exemplaire sera maintenant marqué comme étant en transit
Lorsque l’exemplaire arrive sur l’autre site, le bibliothécaire doit le passer en retour pour que celui-ci n’ait plus le statut de transit
L’exemplaire ne restera pas de manière permanente dans cette nouvelle bibliothèque
- The item shows the same “Home library” but has updated the “Current location” to note where it resides at this time

Set library¶

By default you will enter the staff client as if you are at your home library. This library will appear in the top right of the staff client.

C’est le site où seront opérées toutes les transactions de circulation. Si vous vous trouvez sur un autre site, ou sur un site mobile, vous devez définir le site avant de commencer à faire circuler des exemplaires. Cliquez sur Définir en haut à droite de la page de Circulation.

Quand vous avez enregistré vos changements, votre nouveau site apparaît en haut à droite.

Fast add cataloging¶

Sometimes circulation librarians need to quickly add a record to the system for an item they are about to check out. This is called “Fast add”. To allow circulation librarians access to the Fast add cataloging tool, simply make sure they have the fast_cataloging permissions. There are two ways to add titles via fast add. If you know that you’re about to check out an item that isn’t in you catalog you can go to the Circulation module and click “Fast cataloging.”

L’interface de catalogage s’ouvre sur une petite grille de catalogage:

Après avoir ajouté vos données de catalogage, vous devrez saisir les données d’exemplaire. Saisir le code à barres de l’exemplaire, le code de collection etc, puis enregistrer avant de quitter la page.

Vous pouvez également accéder au catalogage rapide à partir du module de prêt. Lors du prêt, si Koha ne trouve pas un code à barres que vous avez saisi, un message vous proposera d’utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire dans Koha et enregistrer le prêt.

Cliquer sur “Catalogage rapide” vous amène au formulaire de catalogage rapide où vous pouvez saisir le titre

Après avoir cliqué sur “Enregistrer”, vous arrivez sur la notice d’exemplaire où le champ code à barres est déjà rempli avec le code à barres que vous avez scanné.

Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter exemplaire”, l’exemplaire sera automatiquement prêté à l’adhérent auquel vous étiez en train d’essayer de faire le prêt.

Circulation reports¶

La plupart des rapports se trouvent dans le module Rapports, mais les plus communs se trouvent dans le module Circulation.

Aller à : Circulation > Rapports de Circulation

Holds queue¶

Ce rapport liste toutes les réservations concernant votre site.

To generate this report, you must have the Build holds queue cron job running. This cron job is a script that should be run periodically if your library system allows borrowers to place on-shelf holds. This script decides which library should be responsible for fulfilling a given hold request.

It’s behavior is controlled by the system preferences StaticHoldsQueueWeight and RandomizeHoldsQueueWeight.

Si vous ne voulez pas que tous vos sites participent au processus de réservation en rayon, vous devez répertorier ici les sites qui *participent* au processus en saisissant leurs codes de sites (branchcode), séparés par des virgules (par ex. « MPL, CPL, SPL, BML », etc).

By default, the holds queue will be generated such that the system will first attempt to hold fulfillment using items already at the pickup library if possible. If there are no items available at the pickup library to fill a hold, build_holds_queue.pl will then use the list of libraries defined in StaticHoldsQueueWeight. If RandomizeHoldsQueueWeight is disabled (which it is by default), the script will assign fulfillment requests in the order the branches are placed in the StaticHoldsQueueWeight system preference.

For example, if your system has three libraries, of varying sizes ( small, medium and large) and you want the burden of holds fulfillment to be on larger libraries before smaller libraries, you would want StaticHoldsQueueWeight to look something like « LRG,MED,SML ».

Si vous souhaitez répartir de manière équitable la réponse aux demandes de réservations au sein de votre réseau, activez RandomizeHoldsQueueWeight. Lorsque cette préférence système est activée, l’ordre dans lequel les sites devront répondre aux demandes de réservations pour une demande de document disponible sera généré de façon aléatoire à chaque réactualisation de la liste.

Il est contre-indiqué de laisser StaticHoldsQueueWeight vide pour le moment. Cela force le script build_holds_queue à ignorer RandomizeHoldsQueueWeight, les demandes sont alors assignées aux sites non pas aléatoirement, mais par ordre alphabétique.

Réservations à traiter¶

Le rapport vous montrera tous les exemplaires réservés qui sont en attente de retrait à la bibliothèque. Si les exemplaires sont disponibles sur plusieurs sites, tous les sites ayant cet exemplaire disponible verront la demande de réservation jusqu’à ce qu’une des bibliothèques traite cette réservation.

If enabled, clicking the Mark item as lost button will mark item as lost and notify the requesting patron depending on the value of the CanMarkHoldsAwaitingPickupAsLost system preference.

Vous pouvez limiter les résultats en utilisant la case Affiner sur le côté gauche de la page:

Réservations mises de coté¶

Ce rapport affiche toutes les réclamations qui sont en atttente de retrait par des adhérents.

Items that have been on the hold shelf longer than you normally allow (based on the jours. preference value) will appear on the “Holds over” tab, they will not automatically be cancelled unless you have set the cron job to do that for you, but you can cancel all holds using the button at the top of the list.

Ratios de réservation¶

Les ratios de réservations sont un outil de gestion des collections. Vous obtiendrez le nombre d’exemplaires nécessaires pour maintenir le ratio de réservations par exemplaire visé. Par défaut, la bibliothèque doit avoir trois exemplaires par réservation. Ce rapport signalera le nombre d’exemplaire à racheter pour respecter ce ratio.

Transferts à recevoir¶

Ce rapport liste tous les exemplaires qui sont en transit vers votre site.

Si vous transferts ont du retard, vous verrez un message indiquant le nombre de jours de retard.

Important

Un exemplaire est considéré comme en retard suivant le nombre de jours que vous avez défini dans la préférence système TransfersMaxDaysWarning.

Article requests¶

Article requests are somewhat similar to holds, but are not requests for an item to check out. Instead, article requests are requests for a photocopy of a particular section of a book or an article from a serial issue. This is very common in academic libraries where researchers may request a copy of a single article found in a journal.

First enable your system preference for ArticleRequests.

Set to “Enable” patrons to place article requests.

Ensuite, il faudra définir le mode de la demande : seulement sur le titre, seulement sur l’exemplaire ou bien à la fois sur le titre et l’exemplaire.

You can set 3 different system preferences for mandatory fields to be filled in depending on how your records are requested.

ArticleRequestsMandatoryFields: make the following fields mandatory for records that are record level or item level requestable

ArticleRequestsMandatoryFieldsItemsOnly make the following fields mandatory for records that are only item level requestable

ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly make the following fields mandatory for records that are only record level requestable

Ensuite, vous devrez aller dans votre tableau des règles de circulation et d’amendes et sélectionner chaque règle que vous souhaitez autoriser.

You can allow requests to be made at the record level, item level, yes (which means both) and no (which means no article requests may be placed).

Now you can place requests on both the staff client and OPAC.

Once the article request has been placed, staff will see new requests at the bottom of the home page on the staff client. (In the same location as tags, comments and modifications).

From there staff will be able to select requests to process.

The first step would be for a staff member to process the request, that moves the request to the processing tab and alerts other staff members that the request is in process. On the actions column, click on the dropdown menu and select process request. This will move the request to the processing tab.

Next staff will go to the shelf and make a copy of the requested article.

Once that is complete, staff can print the Article request slip (this can be customized in notices and slips) and staple or paper clip it to the article. In the actions column, you can select the dropdown and select print slip.

Finally, staff will select the complete article request from the actions dropdown menu which will send a notice to the patron who made the request letting them know the request is ready for pickup.

This removes the article request from the processing tab.

Retards¶

Important

Le rapport peut mettre du temps à remonter les résultats si la base des adhérents est relativement conséquente.

Note

Large libraries can choose to filter the report before it runs by setting the Overdrive system preference to “Require”.

Ce rapport liste tous les exemplaires qui n’ont pas été rendus à temps à votre site.

Il est possible de filtrer ce rapport en utilisant les options du menu qui se trouve sur la gauche.

Note

La case à cocher “Afficher les exemplaires actuellement en prêt” bascule d’un rapport des retards à un rapport de prêts. Tous les titres en prêt s’afficheront indépendamment de la date de retour.

Retards avec amendes¶

Ce rapport vous montrera les documents en retards qui ont généré des amendes ou suspensions.

If you would like to limit the report you can use the pull down menu at the top to limit to a specific shelving location at your branch. To see overdues with fines at other branches you will have to change your branch or log in at that branch.

Important

If you do not charge fines and/or don’t have the fines cron job running you will see no data on this report.

Prêts sur place en attente¶

If you are using the on site checkouts functionality (OnSiteCheckouts) then you’ll have a report to view all items that are currently checked out on site.

Ceci listera la date de retour prévue (retards en rouge), l’emprunteur, les informations d’exemplaire et la bibliothèque où se trouve l’exemplaire.

Tracking in-house use¶

De nombreuses bibliothèques tracent l’utilisation sur place des documents.

Note

This is different from tracking on-site usage. In-house use is the use of items in the library by patrons without them having to check them out. On-site use is the use of items on site that must first be checked out. To learn more about on site usage please review the OnSiteCheckouts preference.

Tracking the use of items in the library without checking them out can be done in Koha one of two ways. The first is to create one or more Statistical Patrons. When collecting items that have been used within the library, you will want to check them out to your statistical patron:

Au lieu de marqué le document comme “en prêt”, Koha enregistrera que celui-ci a été consulté sur place:

Répétez ces étapes pour tous les documents qui ont été consultés sur place. Vous disposerez ainsi de statistiques précises concernant l’utilisation des documents.

The other way to record local use of items is to set your Enregistre preference to “Record.” Then whenever you check an item in that is not checked out and not on hold a local use will be recorded.

Note

If you have Enregistre set to “Record” you can still use your statistical patrons to record local use as well.

In processing / book cart locations¶

Koha allows for handling temporary locations like the processing center and/or book carts throughout the library. For this feature to work you must first make sure you have authorized values set in the LOC category for PROC (processing center) and CART (book cart).

Next you need to set the NewItemsDefaultLocation system preference to PROC. This will set the new items to the processing center as their default location.

When creating items you enter in their desired final shelving location and Koha will temporarily change that to PROC. If InProcessingToShelvingCart is set to « Don’t move » then when an item with a location of PROC is checked in it will either automatically update the item to use the permanent location. If InProcessingToShelvingCart is set to « Move » then when an item is checked in the location is changed from PROC to CART.

A cron job is then set to run at specified intervals to age items from CART to the permanent shelving location. (For example, an hourly cron entry of cart_to_shelf.pl –hours 3 where –hours is the amount of time an item should spend on the cart before aging to its permanent location.)

Note

If the ReturnToShelvingCart system preference is set to « Move », any newly checked-in item is also automatically put into the shelving cart, to be covered by the same script run.
Important

Les retours ayant été réservés n’iront pas dans le panier des retours. Si les documents du panier sont empruntés, cela supprimera leur localisation dans le panier.

Self checkout¶

Koha comes with a very basic self checkout module. To enable this module you need to set the WebBasedSelfCheck system preference to “Enable.” To use this module you have to log in as a staff member with self_check permissions.

Note

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff client logged into a computer all day

There is no link to the Self checkout module, but a simple addition to the OPACUserJS system preference can add one.

$(document).ready(function(){
    $("#login .btn").parent().after("<p><a href=\"http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl\" target=\"_blank\">Self-Checkout</a></p>");
});

**Important**

The code above has line breaks added to make it more readable,
please be sure to enter the above as one line in when putting it in
the system preference.

Le lien apparaîtra en bas de la page de connexion:

You can also access this module by going to: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl

When on the self checkout page depending on your value in the SelfCheckoutByLogin system preference you will be asked to enter you cardnumber

or your username and password

Une fois connecté sur le module de prêt en libre-service, il vous sera demandé de scanner les documents que cous empruntez

Au fur et à mesure que vous scannez les documents, ceux-ci apparaîtront sous la barre de saisie de codes à barres

Lorsque vous avez fini de scanner vos documents, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Finir”. Cela vous imprimera un reçu et vous déconnectera du module Prêt en libre-service.

Lorsque vous essayez de prêter des exemplaires, il y a certains cas où des messages d’erreur s’affichent et où l’adhérent devra directement aller voir un bibliothécaire. Cela arrive même si vous avez autorisé le forçage des fonctions de circulation. Il n’y a qu’un bibliothécaire qui puisse forcer une interdiction donc les adhérents doivent aller voir un bibliothécaire dans ce cas-là.

Self check-in¶

In order to use the self check-in module, you must first set the SelfCheckInModule system preference to “Enable”.

Then, you will have to create a patron with the self_checkin_module permission.

Note

Create a staff patron specifically for this action so that you don’t leave a real staff client logged into a computer all day. You can give this patron only the aforementionned permission so it cannot be used for anything else.

Once this is done, you can head over to the self check-in page: http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sci/sci-main.pl

Log in with your staff patron with self check-in permissions

Once the computer or kiosk is set and the self check-in user logged in, patrons will be able to check-in their items themselves.

The patron will either scan the item’s barcode, if the computer is attached to a barcode scanner, or type in their item’s barcode in the box and click “Add” or press enter.

Note

Most barcode scanners will automatically hit return after scanning.

Once they have scanned or entered all their items” barcodes, they can click on the “Check-in” button to return all the items at once.

Important

If the patron doesn’t click the “Check-in” button, the items will not be returned and will stay in their account.

Important

The self check-in module will not warn user if the item is late, if they have fines, if the item is on hold for someone else, or if they have messages in their account.

They can then click “Finish” to return to the main self check-in page.

Note

If the patron doesn’t click “Finish”, the screen will refresh after the timeout period specified in the SelfCheckInTimeout system preference.

Note

Even if the patron doesn’t click “Finish” the item will still be checked in from their account.

You can cutomize the look of your self check-in screens by using the SelfCheckInUserCSS system preference or the SelfCheckInUserJS system preference.

You can add content, like instructions on how to use the self check-in system for example, by using the SelfCheckInMainUserBlock system preference.

Statistics about the transactions made through the self check-in module are logged into the action_logs table in the Koha database. You can therefore build a custom report to get the statistics you need.

Offline circulation utilities¶

Koha vous permet de continuer toutes les opérations de circulation pendant que vous êtes hors-ligne en utilisant une des trois solutions.

Offline circulation in Koha¶

If the AllowOfflineCirculation preference is set to “Enable” the library staff can continue to perform circulation actions within Koha when the system is offline. You will want to visit http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl at least once while online and bookmark that page. That is the page you will go to when you are offline.

Important

The offline interface uses HTML LocalStorage, which depending on the browser and user setting, is limited to 2.5MB or 5MB per domain. This means that larger systems will not be able to synchronize their data and are recommended to use either the Firefox or Windows application for offline circulation.

Configuration¶

Avant la première mise hors ligne du système, rendez-vous dans le module Circulation et choisissez “Interface de prêt secouru intégrée”

Et synchroniser vos données sur n’importe quel poste de circulation, en cliquant sur le lien “Synchroniser” à droite de l’écran.

Important

The offline interface uses HTML LocalStorage, which depending on the browser and user setting, is limited to 2.5MB or 5MB per domain. This means that larger systems will not be able to synchronize their data and are recommended to use either the Firefox or Windows application for offline circulation.

Cela vous permet de charger une copie de vos adhérents et de vos données de circulation. Cliquez sur le lien “Télécharger les enregistrements” en haut de la page pour synchroniser vos données.

Une fois vos données chargées, vous verrez la date de dernière synchronisation à droite de chaque jeu de données.

Cela devrait être réalisé régulièrement pour anticiper toute perte de connexion inattendue.

Circulation¶

Lorsque votre système se met hors-ligne, consultez la page de Prêt secouru (http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl) dans Koha, et cliquez sur “Prêter” ou “Retourner” pour réaliser les transactions hors-ligne.

Le prêt peut être réalisé en cherchant l’adhérent par code à barres ou par nom en haut de la page “Prêt”. Après avoir sélectionné un adhérent, vous verrez les informations synchronisées de cet adhérent, y compris ses amendes et ses prêts.

Scannez le code à barres de l’exemplaire que vous désirer prêter, et saisissez une date de retour. Si vous ne saisissez pas de date de retour, Koha en établira une pour vous.

Une fois l’exemplaire prêté, il apparaîtra sous les informations relatives à l’adhérent.

Koha offline uploading¶

Once the system is back online visit the “Synchronize” page on the Offline circulation module and click “Upload transactions”

Une fois les fichiers téléchargés, cliquez sur “Voir actions de prêt secouru en attente” situé sur la droite.

After clicking “View pending offline circulation actions” you will be brought to a summary of all of the actions you loaded in to Koha in your *.koc file.

Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.
Click on the “Process” button and Koha will record every stored transaction one by one. For each transaction, the status will change to:
- « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée
- « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect
- « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné
- « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.

Firefox plugin¶

There is an offline circulation tool that you can add to your Firefox browser as an addon. To do so, just go to https://addons.mozilla.org/en/firefox/addon/koct/ page and click on the « install now » button. You may have to confirm the installation, just click on « install now » and then restart Firefox to complete the installation.

Une fois que vous installé les plugins et redémarré Firefox, vous verrez le logo Koha dans barre de téléchargement en bas à droite de la page.

Un clic sur le logo ouvrira l’outil dans une autre fenêtre.

Le plugin est constitué de quatre onglets:

The “Check out” tab is where you check out items
The “Check in” tab is where you check in items
The “Log” tab keeps track of every transaction done while in offline mode
- Le log conservera les informations jusqu’à que vous le vidiez. Chaque fois qu’il ouvrira le plugin et qu’il y aura des données, il vous avertira
  
  SI vous souhaitez vider le log, cochez la case “Je veux effacer les lignes” avant de cliquer sur le bouton “OK”. Si vous cliquez sur “OK”, le log conservera les exemplaires et vous laissera continuer à travailler avec l’outil.
The “Param” tab is to set up the plugin

The first thing you want to do then is to set up the plugin. Go to the “Param” tab to set up the plugin

Réponse aux 4 questions affichées:

Serveur = l’URL de l’interface professionnelle
Branch code = the code for the branch where you are located
Nom d’utilisateur = l’identifiant du compte de votre personnel
Mot de passe = le mot de passe du compte de votre personnel

Important

Pour enregistrer ces paramètres, vous devrez fermer la fenêtre du plugin et la ré-ouvrir en cliquant encore sur le logo de Koha dans la barre d’accessoires.

Note

Vous pouvez créer un compte pour le personnel consacré à la circulation hors-ligne; afin que tout le monde puisse utiliser la même connexion. Vous pouvez aussi utiliser une connexion de groupe pour la circulation simple.

Une fois que tout est en place, vous pouvez commencer à enregistrer les prêts et retours.

Prêt :

Go to the “Check out” tab
Scannez le code à barres de la carte de l’adhérent
Scannez le code à barres du document
Cliquez sur “Enregistrer”

Retour :

Go to the “Check in” tab
Scannez le code à barres du document
Cliquez sur “Enregistrer”

Each time, you check out or check in an item, a new transaction is recorded in the local plugin database and you will see, at the bottom of the plugin how many transactions has been made during the offline circulation. For example, « 10 row(s) added » means you did 10 transactions.

Si vous souhaitez avoir une vue d’ensemble de toutes les transactions, cliquez sur l’onglet Log. Cet onglet affichera toutes les transactions de la base de données du plugin.

Note

Le statut sera « Local » tant que vous serez hors-ligne et et que vous n’effectuez pas de transactions dans Koha.

Lorsque votre connexion Internet revient, vous obtiendrez ces transactions dans Koha. Avant cela, vous devez être au courant de certains points.

Because you are not connected to your Koha database when using this plugin holds will need additional processing. If an item you check in while offline has a hold, the hold is kept on the item. Since, you can’t confirm holds found during the processing of every check in, the holds stay on the item and will need to be managed later. If you only checked in a few items you can just keep a record of them all. If you checked in a lot of items you can use the Holds queue once it rebuilds to see what holds made it to the shelf erroneously.

De la même façon, si la carte d’un adhérent expire, l’outil de circulation hors-ligne ne le prendra pas en compte. Le prêt sera donc enregistré malgré le compte de l’adhérent qui sera bloqué normalement.

Vous avez deux options pour ajouter cette donnée à Koha

Envoyer à Koha
- Si vous enregistrez les prêts/retours sur plus d’un poste informatique à la fois, cela nécessitera d’effectuer les transactions de manière cohérente. Supposons par exemple, qu’un adhérent emprunte un livre sur un poste informatique, et retourne le même livre sur un autre poste informatique. Pour que ce soit cohérent, vous devez d’abord enregistrer le prêt, puis le retour; et non le contraire! Vous devez donc regrouper toutes les transactions dans un même endroit, les trier puis les traiter. Vous devez alors utiliser l’option « Envoyer à Koha » depuis tous les plugin/poste informatique avec lesquels vous travaillez. De cette façon, le log ira dans Koha et sera accessible depuis la page de circulation hors-ligne.
- Get there: Circulation > Pending offline circulation actions
- Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.
- Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:
  - « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée
  - « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect
  - « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné
  - « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible
- Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.
Appliquer directement
- Si vous effectuez toutes les actions de circulation sur un seul poste informatique et que tout est déjà trié, vous pouvez choisir d””Appliquer directement”
- La colonne “Statut” sera mise à jour et vous fera savoir si les transactions ont été appliquées
  - « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée
  - « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect
  - « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné
  - « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible
- Une fois que vous avez terminé, vous pouvez consulter tous les exemplaires à droite dans l’onglet Log

Once you are done you can clear the log by clicking Clear. If you don’t you will be warned the next time you open the Offline circulation tool.

Offline circ tool for Windows¶

The Offline circulation utility can be downloaded at: https://github.com/bywatersolutions/koha-offline-circulation/releases

To generate a borrowers.db file for loading in to the Windows tool you will need to run the file generator via a cron job.

Upload offline circ file¶

The offline circulation tool for Windows will generate a KOC file that you can upload into Koha once your system comes back up.

Dans le menu Circulation, cliquez su “Télécharger un fichier de prêt secouru (.koc)”

Parcourir votre ordinateur pour retrouver le fichier *.koc file

Une fois le fichier téléchargé, cliquez pour le traiter

Quand cela sera terminé vous pourrez télécharger un autre fichier ou vous occuper des actions de prêt secouru en attente.

After clicking “View pending offline circulation actions” you will be brought to a summary of all of the actions you loaded in to Koha in your *.koc file.

Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.
Cliquez sur le bouton du processus, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera:
- « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée
- « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect
- « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres est erroné
- « Exemplaire non prêté. » si vous retournez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos teansactions.