Acquisitions¶

Le module Acquisitions dans Koha permet à la bibliothèque de garder une trace des des commandes passées auprès des fournisseurs et de gérer les budgets d’acquisition.

Aller à : Plus > Acquisitions

Setup¶

Avant d’utiliser le module Acquisitions, assurez-vous que tous les paramètres soient conformément en place.

First, set your Acquisitions System Preferences and Acquisitions Administration to match your library’s workflow. Before setting your EDI accounts and EANs de bibliothèque you will need to have entered your vendors.

Sur la principale page des acquisitions vous verrez la liste des postes budgétaires de la bibliothèque.

Note

Si vous souhaitez masquer la ligne du “Total” du tableau des postes budgétaires, ajoutez
#funds_total {display:none;}
to the IntranetUserCSS preference.

Pour consulter les postes budgétaires actifs, vous pouvez cliquer sur la case “Afficher les postes budgétaires actifs et inactifs” située au-dessus du tableau.

Pour consulter l’historique de toutes les commandes d’un poste budgétaire, vous pouvez directement cliquer sur le montant.

Learn more in the Suivi du budget/poste budgétaire section of this manual.

Fournisseurs¶

Avant de passer toutes commandes, vous devez saisir au moins un fournisseur.

Ajouter un fournisseur¶

Pour ajouter un fournisseur, cliquez sur le bouton “Ajouter fournisseur” dans le module Acquisitions

Le formulaire d’ajout du fournisseur est divisée en trois parties

La première partie concerne les informations générales du fournisseur
- Seul le nom du fournisseur est obligatoire dans ces champs. Le reste des informations devront être ajoutées pour les relances et factures
La deuxième partie inclut les coordonnées du fournisseur
- Aucun de ces champs n’est obligatoire. Il est tout de même recommandé de les remplir afin de garder toutes traces des coordonnées dans Koha
  - Primary acquisitions contact: check this box if this person is your primary contact regarding acquisitions from this vendor
  - Primary serials contact: check this box if this person is your primary contact regarding serial acquisitions from this vendor
  - Contact when ordering? check this box if you want to be able to send your orders by email directly to this person
  - Contact about late orders? check this box if you want to be able to send your acquisitions claims by email directly to this person
  - Contact about late issues? check this box if you want to be able to send your serials claims by email directly to this person
- You can add more than one contact per vendor by clicking on the “Add another contact” button
La dernière partie concerne les informations liées aux commandes et aux factures
- Pour passer une commande à un fournisseur, vous devez cocher “Actif”
- Pour les Prix catalogue et les Prix facturés, choisissez une devise
  - Les devises sont configurées dans la partie Administration dans Devises et taux de change
- Si votre bibliothèque a un numéro de TVA, précisez-le
- Indiquez si vos prix catalogue et/ou vos prix facturés incluent les taxes
- Si le fournisseur offre une remise, saisissez-la dans le champ “Remise”
  - Vous pouvez entrer une remise spécifique qui sera appliquée au moment de la commande.
- Si votre bibliothèque a ds taxes sur les commandes, entrez vos taux de change
- Si vous connaissez le délai de livraison de la commande, saisissez-le dans le champ prévu à cet effet. Cela permettra à Koha d’estimer le temps d’arrivée d’une livraison à la bibliothèque et de le signaler dans le rapport des commandes en retard.
- Notes pour un usage interne

Voir/Modifier fournisseur¶

Pour accéder à la page d’informations du fournisseur, vous devez lancer une recherche depuis la page d’accueil du module Acquisitions. Vous pouvez faire une recherche par nom de fournisseur:

Lorsque les résultats s’affichent, cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez voir ou modifier

Pour effectuer des changements, cliquez sur le bouton “Modifier fournisseur”.

Si le fournisseur n’a pas de paniers, il est possible de le supprimer en cliquant sur le bouton “Supprimer le fournisseur”. Sinon vous verrez le bouton “Réceptionner colis”.

Contrats¶

Vous pouvez définir des contrats, avec une date de début et de fin, et les rattacher à des fournisseurs. Cela vous permet à la fin de l’année de voir combien vous avez dépenser sur un contrat spécifique avec un vendeur.

Ajouter un contrat¶

En haut de la page d’un fournisseur, il y a un bouton “Nouveau contrat”.

Le nom, la description et les dates de début et de fin du contrat vous seront demandés

Important

Vous ne pouvez pas saisir de contrat rétrospectivement. La date de fin ne doit pas dépasser celle d’aujourd’hui.

Une fois le contrat enregistré, il apparaît en-dessous des informations sur le fournisseur.

Il apparaîtra également lors de la création du panier de commande

Gestion des suggestions¶

Purchase suggestions can be generated in one of two ways. You can create suggestions via the staff client either for the library or on the patron’s behalf from their record. Depending on your settings in the Suggestion system preference, patrons may also be able to make purchase suggestions via the OPAC. When a suggestion is waiting for library review, it will appear on the Acquisitions home page next to the vendor search.

Cela s’affichera sur le tableau de bord du personnel sous les étiquettes du module:

En cliquant sur Gérer les suggestions, vous arrivez dans l’outil de gestion des suggestions. S’il n’y a pas de suggestion en attente, vous pouvez atteindre cet outil en passant par la page principale du module Acquisitions.

Vos suggestions sont classées en quatre catégories : Acceptées, En attente, Vérifiées et Rejetées. Les suggestions acceptées ou rejetées affichent le nom du bibliothécaire qui les a traitées et la raison pour laquelle chaque suggestion a été acceptée ou rejetée.

Une suggestion “Acceptée” est celle que vous avez marquée comme “Acceptée” en utilisant le formulaire en dessous des suggestions. Une suggestion “En attente” est une action en attente d’une validation ou non du personnel de la bibliothèque. Une suggestion “Vérifiée” est celle que vous avez marquée comme “Vérifiée” en utilisant le formulaire avant les suggestions. Une suggestion “Commandée” est celle qui a été commandée via le lien À partir d’une suggestion d’achat dans votre panier de commande. Une suggestion “Rejetée” est celle que vous avez marquée comme “Rejetée” en utilisant le formulaire sous la liste des suggestions.

Pour les sites qui ont un grand nombre de suggestions, il y a des filtres sur la gauche de la page Gestion des suggestions. Ils permettent de limiter le nombre de titres affichés sur cette page.

En cliquant sur le titre en bleu, vous étendez les options de filtrage et en cliquant sur Effacer vous effacez tous les filtres et montrez ainsi toutes les suggestions.

Note

Les suggestions affichées seront automatiquement limitées à celles concernant votre site. Pour voir les suggestions concernant d’autres sites (ou tous les sites), cliquez sur le filtre “Informations d’acquisition” et modifiez le site.

Quand vous passez en revue les suggestions en attente, vous pouvez en sélectionner plusieurs en les cochant dans la liste, puis vous les approuvez ou les rejetez toutes en une fois. Vous pouvez également supprimer complètement une suggestion en cochant Supprimer la sélection.

Pour les bibliothèques qui ont des listes de suggestions très longues, il est également possible d’approuver ou de rejeter les suggestions une à une en cliquant sur le titre de chaque suggestion, ce qui ouvre une nouvelle page contenant des informations si l’exemplaire a déjà été acheté.

Si vous cliquez sur “Modifier” à droite du titre suggéré ou en haut de la page de détails, cela ouvrira une page de modification.

Dans ce formulaire, vous pouvez modifier la suggestion, la compléter, la corriger. Vous pouvez également l’accepter ou la rejeter.

En marquant une suggestion comme “En attente”, vous la déplacez de nouveau dans l’onglet “En attente”

Les motifs d’acceptation ou de rejet des suggestions sont définis par la valeur autorisée SUGGEST.

Si vous choisissez “Autres…”, vous serez invité à entrer un texte dans un champ Raison. En cliquant Annuler sur la droite de ce champ, vous revenez à la liste de valeurs autorisées des raisons prédéfinies.

You can also assign this suggestion to a fund.

This edit can trigger a notice (defined in the Notices & Slips tool with the TO_PROCESS notice) to the fund owner that there is a suggestion ready for them to manage if you have turned on the cron job to generate these notices.

Une fois que vous avez cliqué sur “Valider”, la suggestion sera déplacée dans l’onglet correspondant. L’état de la suggestion sera également mis à jour sur le compte de l’adhérent dans l’OPAC et un courriel sera envoyé à l’adhérent utilisant le modèle de lettre qui correspond au statut choisi.

Faire des commandes¶

Vous devez d’abord rechercher le fournisseur ou libraire à qui vous souhaitez passer commande.

Important

If you are planning on using EDIFACT to submit your order you will need to first set up your library’s EDI accounts and EANs.

Créer un panier¶

Note

If you’re using EDI for ordering you will want to download your order record from your vendor before starting the process in Koha.

Pour créer un panier, vous devez d’abord rechercher le fournisseur à qui vous allez passer commande:

Et cliquez sur le bouton “Ajouter panier” situé à droite du nom du fournisseur.

Note

Pour vous pouvez aussi en ajouter à un panier déjà existant en cliquant sur le lien bleu “Ajouter au panier” situé tout à droite du tableau.

Après avoir cliqué sur “Ajouter panier”, il vous faudra entrer certaines informations à propos de la commande:

Quand vous ajouter un panier, vous lui donnez un nom qui vous aidera par la suite à l’identifier. Les champs de note sont facultatifs et peuvent contenir tout type d’information.
Entrer les lieux de facturation et de livraison (Ce sera par défaut ceux du site sur lequel vous êtes connecté)
Si vous voulez changer de fournisseur pour votre commande, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant
Les champs de notes sont optionnels et peuvent contenir n’importe quel type d’information
If you’re ordering standing items (items which arrive regularly) then you will want to check the “Orders are standing” box for this basket

Si vous avez déjà ajouté des contréats au fournisseur à qui vous passez la commande, vous pourrez choisir avec quel contrat vous souhaitez commander les documents.

Quand vous avez fini, cliquez sur “Enregistrer”

Une fois votre panier créé, des options d’ajout d’exemplaires au panier vous sont proposées.

Créer une commande à partir d’un fichier téléchargé¶

Dans la liste des fichiers qui vous est présentée, cliquez sur le lien “Ajouter les commandes” pour ajouter les notices du fichier importé à votre commande.

Il y a une case à cocher à côté de chaque titre. Cochez les titres que vous souhaitez commander, ou choisissez “Tout sélectionner” en haut. Selon les paramètres définis dans la préférence système MarcFieldsToOrder, Koha pré-remplira les commandes avec les Quantité, Prix, Poste budgétaire, Statistique 1 et Statistique 2 appropriés, trouvés dans les zones correspondantes des notices du fichier téléchargé.

Dans l’onglet “Information sur le document”, vous pouvez entrer des informations qui seront ajoutés à tous les documents commandés, par exemple: type de document, code de collection et statut précisant qu’il ne peut être emprunté.

If no information is imported in the fund information from the MARC with the MarcFieldsToOrder preference, the “Default accounting details” tab can be used to apply values related to the accounting.

La dernière option pour commander est de le faire à partir d’une liste de titres avec les plus hauts ratios de réservation
- This option will take you to the Holds Ratio report where you can find items with a high hold ratio and order additional copies. Next to each title will be a link with the number of items to order, click that and it will add the item to your basket.

With any of the above ordering options you’re presented with an option to notify patrons of the new item when it’s received. The contents of that notification can be edited in the Notifications & Tickets tool and will have the code of ACQ_NOTIF_ON_RECEIV. In the “Patrons” section you will see an option to “Add user”. Click that button to add patrons who will be notified of the new issue.

Recherche de notifiation adhérent

Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, cherchez les utilisateurs que vous souhaitez notifier et cliquez sur “Sélectionner”
Once you’re done you can close the window and you’ll see the list of patrons under the “Patrons” section

After bringing in the bib information (for all import methods except for the staged file), if your AcqCreateItem system preference is set to add an item when ordering you will enter the item info next. You need to fill out at least one item record and then click the “Add” button at the bottom left of the item form.

Après avoir cliqué sur le bouton “Ajouter un exemplaire”, l’exemplaire apparaîtra au-dessus du formulaire. Vous pouvez alors ajouter un exemplaire supplémentaire de la même façon (si vous commandez plus d’un exemplaire).

Une fois que vous avez saisi les données de l’exemplaire, vous devez saisir les données comptables.

La quantité est renseignée avec le nombre d’exemplaires que vous avez ajoutés à la commande ci-dessus.
- Important
  
  Vous ne pouvez pas modifier la quantité manuellement. Vous devez cliquer sur le bouton “Ajouter” situé en bas du formulaire pour ajouter autant de documents que vous souhaitez commander.
The list of funds is populated by the funds you have assigned in the Acquisitions Administration area.
The currency pull down will have the currencies you set up in the Acquisitions Administration area.
Le prix fournisseur est le prix avant que les taxes ou les remises soient déduites.
SI le prix est indéterminé, cochez la mention “prix incertain”.
- Un panier avec au moins un prix incertain ne peut pas être fermé.
Si vous payez la TVA, indiquez le dans le champ approprié
Entrez le taux de remise pour cette commande, puis pressez la touche “Tab” pour que Koha remplisse automatiquement les champs de prix figurant en dessous.
If you added Planning Values when creating the Fund, those values will appear in the two Planning Value fields.

Once you have filled in all of the fields click “Save” to add the item to your basket. If your price goes over the amount available in the fund you will be presented with a confirmation.

L’alerte de confirmation vous autorisera à passer votre commande si vous n’avez pas dépasser le montant choisi de votre votre budgétaire.

Après avoir ajouté l’exemplaire au panier, un résumé du panier s’affichera.

Si vous souhaitez voir plus de détails, cochez la case “Afficher tous les détails”

Ici vous pouvez modifier ou supprimer les exemplaires que vous avez ajoutés.

Choisir “Supprimer la commande” supprime la ligne de commande mais laisse la notice correspondante dans le catalogue.
Choisir “Supprimer la commande et la notice” supprime à la fois la ligne de commande et la notice correspondante du catalogue.
- La notice peut ne pas être effacée. Vous pouvez voir des précisions expliquant pourquoi.

Sur l’écran de résumé, vous avez également l’option pour modifier l’en-tête du panier, en cliquant sur “Modifier en-tête du panier”, l’option pour supprimer le panier en cliquant sur “Supprimer ce panier” et l’option pour l’exporter au format CSV en cliquant sur “Exporter ce panier au format CSV”.

If you’re using EDI for your order you can click the “Create EDIFACT order” button when you’re done to send the file to the vendor and close the basket.

Quand vous êtes sûr que votre panier est complet, vous pouvez cliquer sur le bouton “Fermer le panier” pour indiquer que le panier est complet et qu’il a été envoyé au fournisseur.

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

If you have your BasketConfirmations preference set to show a confirmation, you will be asked if you are sure about closing the basket.

Lorsque vous fermez le panier, vous pouvez choisir d’ajouter celui-ci à un groupe pour faciliter l’impression et la récupération. Si vous cochez la case “Attacher ce panier à un nouveau bordereau” vous serez basculé sur la liste du groupe où vous pourrez imprimer un fichier PDF de la commande.

Important

Un panier avec au moins un exemplaire marqué avec “prix incertain” ne peut pas être fermé.

Cliquez sur le bouton “Prix incertains” pour afficher la liste de tous les exemplaires dont le prix n’est pas connu afin de les modifier rapidement. Sur cette liste, vous pouvez modifier les exemplaires en saisissant de nouveaux prix et quantités.

Important

La page Prix Incertains est indépendante du panier. Elle est liée au fournisseur ce qui permet de voir tous les exemplaires en commande qui ont un prix incertain, par fournisseur.

Once your order is entered you can search for it through acquisitions or view the information on the biblio detail page in the staff client (if the AcquisitionDetails preference is set to “Display).

Ajouter un bordereau¶

Un bordereau de commande est un groupe de paniers. Dans certaines bibliothèques, plusieurs personnes sont en charge des paniers, et, à la fin d’une période (fin de mois par exemple), un autre bibliothécaire les regroupe pour les transmettre au fournisseur en une seule fois. Ceci dit, il est toujours possible d’avoir un seul panier dans un bordereau si c’est ce qui est appliqué habituellement dans votre bibliothèque.

Impression des paniers¶

Lorsque vous avez fini d’ajouter des exemplaires à votre panier, cliquez sur “Fermer le panier”.

On vous demandera si vous voulez “Attacher ce panier à un nouveau bordereau avec le même nom”. Un bordereau de commande est nécessaire si vous voulez imprimer des fichiers PDF de vos commandes.

Votre commande une fois terminée sera intégrée à la liste des bordereaux et ainsi disponible pour impression ou modification.

If you closed the basket before generating the EDIFACT order you can do so from the basket grouping page.

Bordereau de commande EDIFACT

Cliquer sur le bouton “Imprimer” sous votre commande pour générer un fichier PDF contenant toutes les informations relatives à votre bibliothèque et la liste des exemplaires commandés.

Réception des commandes¶

Important

You must close the basket to be able to receive items when they arrive. Only items in closed baskets will show as ready to receive.

Les commandes peuvent être réceptionnées à partir de la page d’information du fournisseur

ou de la page de résultat de recherche des fournisseurs

Après avoir cliqué sur “Réceptionner colis”, vous devrez saisir le numéro de facture attribué par le fournisseur, la date d’arrivée du colis, et éventuellement les frais d’expédition et le budget sur lequel les imputer.

La page de réception liste tous les exemplairs qui sont encore en commande chez le fournisseur, quelle que soit le panier des exemplairs.

Pour réceptionner un document précis, cliquez sur le lien « réceptionner » à droite de la ligne de commande.

À partir de ce formulaire vous pouvez modifier l’information sur le coût. Vous pouvez également choisir de marquer uniquement une partie de votre commande comme reçue si le fournisseur n’a pas envoyé la totalité de votre commande en cochant les cases sur la gauche des exemplaires que vous souhaitez marquer comme reçus. Les valeurs entrées dans les champs “Prix public” et “Prix unitaire facturé” seront automatiquement remplies dans la zone exemplaire de la notice MARC une fois le formulaire sauvegardé.

Vous pouvez également faire des modification à l’exemplaire depuis ce formulaire en cliquant sur le lien “Modifier” à côté de chaque exemplaire. Ceci vous permettra d’entrer une cote et un code à barres exacts si vous souhaitez faire cela au cours de la réception. Une fois les changements nécessaires effectués, cliquez sur “Sauvegarder” afin de marquer les exemplaires comme reçus.

Note

Si votre préférence système AcqItemSetSubfieldsWhenReceived est paramétrée pour mettre à jour ces sous-champs à la réception d’un exemplaire, s’ils ont été créés à la commande; ces changements s’effectueront après que vous ayez cliquer sur “Enregistrer”.

Si le fournisseur n’a plus l’exemplaire en stock, vous pouvez transférer la commande dans un autre panier de fournisseur en cliquant sur le lien “Transférer” à droite du titre. Cela ouvrira une barre de recherche de fournisseur.

A partir des résultats, vous pouvez cliquer sur “Choisir” à droite du fournisseur à qui vous souhaitez recommander l’exemplaire.

Les paniers s’afficheront. Pour déplacer l’exemplaire, cliquez simplement sur “Choisir” à droite du panier dans lequel vos souhaitez ajouter l’exemplaire.

Une fois que vous avez fait votre choix, un message de confirmation s’affichera.

Quand vous avez fini la réception des exemplaires, vous pouvez quitter cette page ou cliquer le bouton “Finir la réception” en bas de l’écran.

If the item cannot be found anywhere you can cancel the order by clicking “Delete order” to the far right. This will prompt you to enter your reason and confirm cancellation.

Vous verrez également dans le panier que l’exemplaire a été reçu ou annulé.

Factures¶

Des factures sont générées lorsque les commandes sont reçues. Les factures peuvent être recherchées en cliquant sur “Factures” à gauche de la page Acquisitions.

Après avoir lancé une recherche, vos résultats vont apparaître à droite des options de recherche.

À partir des résultats, vous pouvez cliquer sur le lien “Détails” pour voir la facture complète ou “Fermer” pour indiquer que cette facture est payée.

If you’re allowing the uploading of acquisitions files with the AcqEnableFiles preference you will see the option to manage invoice files next to the link to “Go to receipt page”

Pour voir ou rattacher les nouveaux fichiers, cliquez sur le lien “Gérer les fichiers des factures”

D’ici vous pouvez trouver un fichier à télécharger et/ou consulter les fichiers que vous avez déjà rattachés.

A partir des résultats de recherche de la facture, vous pouvez aussi fusionner deux factures ensemble dont vous avez besoin. Cochez simplement la case à gauche des factures que vous souhaitez fusionner et cliquez sur le bouton “Fusionner les factures sélectionnées” en bas de la page. Un écran de confirmation s’affichera:

Cliquez sur le numéro de la facture que vous souhaitez conserver, celle-ci se surlignera en jaune. Saisissez les différentes données de facturation dans les zones prévues à cet effet et cliquez sur “Fusionner”. Les deux factures se fusionneront alors en une seule.

Commandes en retard¶

Si vous avez saisi les adresses e-mail de vos fournisseurs dans Koha, vous pouvez envoyer des courriers de réclamation par messagerie quand une commande est en retard. Avant de pouvoir envoyer des réclamations, vous devrez définir une notification de réclamation des acquisitions.

En cliquant sur “Commandes en retard” sur la page des acquisitions, des filtres sur le côté gauche de la page seront proposés. Ces filtres ne s’appliquent que sur les paniers fermés.

Note

Le menu déroulant des fournisseurs indique seulement les fournisseurs avec des paniers fermés qui sont en retard.

Une fois que vous avez filtré vos commandes en retard, une liste de ces exemplaires s’affichera.

Sur la droite de chaque titre en retard se trouve une case à cocher. Cochez celles qui correspondent aux titres à réclamer, puis cliquez sur “Réclamer commande”. Cela enverra automatiquement un e-mail au fournisseur à l’adresse saisie dans sa fiche.

Note

La Date de livraison prévue est basée sur le Délai de livraison indiqué dans la fiche du fournisseur.

If you would rather use a different acquisition claim letter (other than the default) you can create that in the notices module and choose it from the menu above the list of late items.

Recherches d’acquisitions¶

En haut de la plupart des pages du module acquisitions, il y a une boite de recherche rapide dans laquelle vous pouvez faire une recherche par fournisseur ou une recherche par commande.

Dans la Recherche fournisseurs, vous pouvez entrer tout ou partie du nom du fournisseur.

En utilisant la recherche des commandes, vous retrouvez les exemplaires qui ont été commandés avec ou sans le fournisseur.

Vous pouvez entrer des informations dans l’un ou l’autre champ.

En cliquant sur le bouton plus se trouvant sur la droite de la boîte de recherche Fournisseur, vous faites afficher des options de recherche supplémentaires.

Cliquer sur “Recherche avancée” sur la droite du bouton de recherche, vous donnera toutes les options de recherche disponibles.

Suivi du budget/poste budgétaire¶

Sur la page principale des acquisitions, un tableau s’affichera avec tous les postes budgétaires actifs et la répartition du budget de ce qui a été commandé ou dépensé.

Cliquer sur les liens des montants dépensés ou commandés vous affichera un résumé des titres commandés/réceptionnés avec ce budget.

Traitement EDI¶

Previous sections explain all ordering options, this section pulls out the parts related to EDI or EDIFACT ordering to help those who are only using EDI for ordering.

Important

Koha uses the EDIFACT standard not the X12 standard for electronic ordering.

EDI Questions for Vendors¶

You will want to gather the following information from your vendors before beginning the set up process in Koha.

EDI Accounts: This is the basic connection information for your vendor. This will be used to fill in the :ref:`EDI Accounts` section.

Vendor: The name of the vendor
Description: A short description if additional explanation is needed ( especially if you have multiple accounts for one vendor ).
Transport: Does the vendor transmit EDI files via FTP, SFTP, or something else the requires special processing?
Remote host: The URL or IP address of the FTP/SFTP server
Username: The username for the above server
Password: The password for the above server
Download directory: The path on the server that contains files for Koha to download and process
Upload directory: The path on the server that Koha will upload files to for your vendor to process
Qualifier: Who assigned the SAN below?
- Sélectionnez l’un des suivants :
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assigned by supplier
  2. Assigned by buyer
SAN: The identifier for the vendor

Buyer qualifier and SAN are optional. Some vendors require a second buyer identifier in addition to the account EAN.
Buyer qualifier: Who assigned the SAN below?
- Sélectionnez l’un des suivants :
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assigned by supplier
  2. Assigned by buyer
Buyer SAN: The identifier for the library
Quotes enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving quotes via EDIfact and do you want to send and receive quotes via EDIfact?
Orders enabled: [y/n] Does this vendor support sending and receiving orders via EDIfact and do you want to send and receive orders via EDIfact?
Invoices enabled:[y/n] Does this vendor support sending and receiving invoices via EDIfact and do you want to send and receive invoices via EDIfact?
Order file suffix: The file suffix for order files
Quote file suffix: The file suffix for quote files
Invoice file suffix: The file suffix for invoice files
Account number(s): (list them all)
Account description(s): (the summary of what this number is for)

EANs: Each library using EDIfact needs to specify a buyer identifier know as a SAN or EAN. This will fill in the :ref:`Library EANs <library-eans-label>` setting.

Library
EAN
- Sélectionnez l’un des suivants :
  1. EAN International
  (31B) US SAN Agency
  1. Assigned by supplier
  2. Assigned by buyer

MARC Order Fields or Grid Ordering: These values will fill in the :ref:`MarcFieldsToOrder` preference.

price: MARC21 field that contains the item price
quantity: MARC21 field that contains the number of items for the given record
budget_code: MARC21 field that contains the Koha budget code to be debited
discount: MARC21 field the contains the discount as a percentage the the price will be discounted by
sort2: MARC21 field that will populate custom field sort1
sort2: MARC21 field that will populate custom field sort2

EDI Setup¶

Before you begin ordering using EDI you will want to take the following steps:

Ask your vendor/bookseller/jobber for connection information
- It might also be beneficial to ask for a few sample EDIFACT files from the vendor
Share with your vendor/bookseller/jobber your library codes, item type codes, fund codes, and any other codes or authorized values they might need for creating your MARC order records
Communicate with your support provider or the community about whether you will need a plugin based on your vendor’s answers
- For example ByWater Solutions has published plugins for specific vendors here: https://github.com/bywatersolutions/koha-plugin-edifact-enhanced
Enter the vendor/bookseller/jobber in Acquisitions
Review your Acquisitions system preferences
- Be sure to fill in the MarcFieldsToOrder preference with values for order files
Enter your EDI accounts
Enter your EANs de bibliothèque
Turn on the EDI Cron so that it can process files

Commandes EDI¶

The first step in ordering using EDI happens on the book vendor’s website. Each seller will use different language, but you will need to place your order on their site and then download the MARC order file. Some language that you might see included « basket », « order », « cart », and/or « MARC order. » Once you have this MARC file downloaded to your computer you will want to log in to Koha and continue the process there.

Visit the Télécharger des notices MARC dans le réservoir tool and upload your file. Once presented with the confirmation screen proceed to Acquisitions.

In Acquisitions create a basket for the vendor you ordered from. From the basket, choose to order from a staged file and click “Order” next to the file you downloaded from your vendor and staged in Koha.

From the confirmation screen you will see all of the data in the MARC file related to your order. If you are not seeing fields such as fund and quantity filled in then be sure to confirm that your MarcFieldsToOrder preference is set right.

Une fois que vous avez ajouté tous les exemplaires au panier, vous pouvez cliquer sur « Créer commande EDIFACT »

Commande EDIFACT

This will generate a pending file in the EDIFACT Messages in Koha. The pending files will be processed by the EDI Cron Job and sent to your vendor.

Facture d’achat EDI¶

When the book vendor is done processing your files they will send an invoice via EDI as well. The EDI Cron Job will grab invoices and mark items found in the invoice as received and update your funds without any need for manual intervention.

Messages EDIFACT¶

Une liste de tous les messages envoyés et reçus par EDIFACT peut être consultée dans les messages EDIFACT.