Publicaciones periódicas

Las tareas de publicaciones periódicas están disponibles en el menú Más en la parte superior de la pantalla, seleccionando publicaciones periódicas o haciendo clic en publicaciones periódicas en la página principal del interfaz de administrador. El módulo de Publicaciones Periódicas en Koha se utiliza para hacer el seguimiento de las revistas, los periódicos y otros ítems recibidos de acuerdo a un calendario regular. Al igual que con todos los módulos, asegúrese de realizar las tareas paso a paso de la lista de comprobación de implementación antes de usar este módulo de publicaciones periódicas.

• Ir a: Más > Publicaciones periódicas

Gestionando la periodicidad de una publicación seriada

Koha lleva un registro de periodicidades de publicación para una mejor gestión y duplicación.

• Ir a: Más > Publicaciones periódicas > Administrar periodicidades

Desde ésta página, puede ver todas las periodicidades existentes en su sistema

y crear nuevas periodicidades.

Administración de patrones de numeración de publicaciones periódicas

Cada vez que se crea un patrón de numeración en las publicaciones periódicas, puede guardarlos para su uso posterior. Estos patrones son accesibles vía la página Administrar patrones de numeración.

• Ir a: Más > Publicaciones periódicas > Administrar patrones de numeración

Esta página listará para usted, los patrones de numeración que ha guardado en el pasado, así como algunos patrones enlatados.

Nota

Si usted a actualizado desde una versión previa de Koha usted verá un “Patrones de respaldo” listados, son patrones utilizados en versiones anteriores a Koha 3.14. Esta es la forma de como Koha guarda sus antiguos patrones de numeración. Desde aquí puede editar dichos patrones para darles nombres más significantes.

También le permitirá crear un nuevo patrón de numeración sin agregar primero una suscripción. Para agregar un nuevo patrón haga clic en “Nuevo patrón de numeración” en la parte superior de la lista de patrones.

Campos de suscripción personalizados

Esta herramienta le permitirá asignar campos MARC a un conjunto de palabras clave predefinidas.

• Ir a: Publicaciones periódicas > Agregar campos de suscripción

Para agregar campos personalizados simplemente haga clic en el enlace “Agregar campos de suscripción” a la izquierda de la página de publicaciones seriadas y seleccione el botón “Nuevo campo”

El formulario que aparece le preguntará por un valor autorizado o un campo marc con el cual poblar el campo

Por ejemplo puede querer hacer el seguimiento de para cual departamento está ordenando o el código de colección de ésta publicación seriada

Estos datos se mostrarán cuando agregue una suscripción

y cuando ve la suscripción

y cuando busque suscripciones (si elige hacerla “buscable”)

Agregar una suscripción

Se pueden añadir nuevas suscripciones haciendo clic en el botón “Nuevo” en cualquier registro bibliográfico

O visitando el módulo de publicaciones periódicas haciendo clic en “Nueva suscripción”

Si usted está entrando en una nueva suscripción desde el módulo de publicaciones periódicas se le presentará un formulario en blanco (si se está creando desde un registro bibliográfico existente el formulario incluirá la información correspondiente).

• “Bibliotecario” le mostrará el nombre de usuario del bibliotecario registrado

• El “Proveedor” se puede encontrar o bien buscando proveedores a través del Módulo de Adquisiciones o bien ingresando el número de identificación del proveedor

  • No se requiere información del proveedor

  • Con el fin de reclamar ejemplares perdidos o demorados tendrá que introducir la información del proveedor

    

• “Biblio” es el registro MARC que usted desearía enlazar con esta suscripción

  • This can be done by searching for an existing record by clicking on the “Search for Biblio” link below the boxes or by entering the bib number for a record in the first box. Only if you search will the field between the parenthesis be filled in.

• Seguidamente puede elegir si un nuevo ítem es creado cuando se recibe un nuevo número (si usted le coloca códigos de barra a las entregas usted querrá crear un ítem en este momento)

• Con el fin de determinar como manejar las irregularidades en su suscripción conteste “Cuando hay un ejemplar irregular”, si los números son siempre secuenciales usted querrá elegir “Mantener el número de fascículo”

• Si marca la casilla “Historial manual” le permitirá ingresar publicaciones periódicas fuera del patrón de predicción una vez la suscripción es guardada debe ir a la pestaña “Planificación” en la página de detalles de la suscripción.

  

• La “signatura topográfica” es para signatura para ítems o prefijo de la signatura

• “Biblioteca” es la sucursal propietaria de esta suscripción.

  • Si hay más de una biblioteca se suscribe a esta publicación periódica tendrá que crear una suscripción para cada biblioteca

  • Esto puede hacerse fácilmente utilizando la opción “Editar como nuevo (duplicados)” que se encuentra en la página de información de suscripción y cambiando únicamente el campo “Biblioteca”

    

• Utilizar la “Nota Pública” para cualquier nota que desea que aparezca en el OPAC para los usuarios

• “Nota no pública” debe ser utilizado para notas que solo son visibles par los bibliotecarios vía el cliente administrativo

• La opción “Notificación al usuario” le permite enviar un aviso vía el OPAC a los usuarios quienes están suscritos a las actualizaciones de la publicación periódica.

  • Para que esta opción aparezca debe estar seguro que tiene configurada la notificación Lista de circulación en la Herramientas para avisos

• “Ubicación” es para la ubicación en estantería

• The “Grace period” is the number of days before an issue is automatically moved from “Expected” status to “Late”. This mechanism requires that the SerialsUpdate.pl cron job is set up to run regularly.

• Las opciones de pantalla para Intranet y OPAC le permiten controlar cuantos ítems aparecerán por defecto en la interfaz de personal y en el OPAC

  • Si no se introducen valores en estos campos, se utilizarán los valores de las preferencias del sistema OPACSerialIssueDisplayCount y StaffSerialIssueDisplayCount

Una vez los datos son llenados puede hacer clic en “Siguiente” para ingresar la información sobre el patrón de predicción.

• En “Fecha del primer ejemplar” querrá introducir la fecha del ejemplar que tiene mano, la fecha desde la que el patrón de predicción se iniciará

• Existen varias opciones predefinidas para la “Periodicidad” de la publicación, todas las cuales son visible junto a sus propias periodicidades personalizadas visitando “Administrar periodicidades”

  • Sin periodicidad: algunas muy específicas (por lo general revistas científicas de alto nivel) no tienen una verdadera periodicidad. Cuando usted se suscribe al título, se suscribe por 6 ejemplares, que puede llegar en 1 año … o 2 … No hay regularidad o periodicidad conocida.
  • Desconocida seleccione esto si ninguna de las otras opciones son relevantes
  • Irregular: La revista no es «regular», pero tiene una periodicidad. Usted sabe que sale en enero, luego en octubre y diciembre, es irregular, pero se sabe cuando va a llegar.
  • 2/día: dos veces al día
  • 1/día: todos los días
  • 3/semana: Tres veces a la semana
  • 1/semana: Semanal
  • 1/2 semanas: Dos veces al mes (quincenal)
  • 1/3 semanas: tres veces por semana
  • 1/mes: Mensual
  • 1/2 meses (6/año): Bimestral
  • 1/3 meses (1/cuatrimestre): trimestral
  • 1/trimestre (estacional): Trimestralmente, relacionado con las estaciones (Verano, Otoño, Invierno, Primavera)
  • 2/año: semestrales
  • 1/año: Anual
  • 1/2 años: Bianual

• “Duración de suscripción” es el número de ejemplares o meses de la suscripción. Esto se utiliza para establecer alertas de renovación

• “Inicio de suscripción” es la fecha en la cual comienza la suscripción. Esto es utilizado para establecer las alertas de renovación

• “Fin de suscripción” solo debe ingresarse para suscripciones que han terminado (si está analizando los pedidos no surtidos de seriadas)

• “Patrón de numeración” le ayudará a determinar como se imprimen los números de cada ejemplar. Los patrones ingresados aquí, pueden ser guardados y editables en cualquier momento visitando “Administrar patrones de numeración”

  • Comience la numeración con el ejemplar que tiene en la mano, la numeración que coincida con la fecha en que ingresó en el campo “Publicación de primer ejemplar”

  • Puede optar por crear su propio patrón de numeración eligiendo “Ninguna de las anteriores” y haciendo clic en “Mostrar/Ocultar patrón avanzado”, situado en la parte inferior del formulario

    

• La opción “Local” es útil cuando se quiere mostrar los días, meses y estaciones. Por ejemplo, si usted tiene una publicación periódica alemana, usted puede utilizar las opciones locales alemanes para mostrar los días, etc., en Alemán.

• Una vez se a escogido un “Patrón de numeración”, aparecerá la fórmula de numeración.

  

  • El número “Comienza con” es el número del número que usted está sosteniendo en su mano.

  • El “Contador interno” es utilizado para decirle a Koha donde comienza el «ciclo de recepción»

    • Por ejemplo: si el primer número recibido es «vol. 4, no. 1, iss. 796», usted necesita configurar el «contador interno = 0» pero si fuese «vol. 4, no. 2, iss. 797, el contador interno debería ser «1».

  • Después de llenar estos datos haga clic en el botón “Probar patrón de predicción” para verificar cuáles son los números que el sistema generará, si existen irregularidades usted puede elegir cuales números no existen de la lista presentada.

    

• Si ha agregado un campo de suscripción personalizado, el mismo se podrá editar arriba de los botones al fondo de la pantalla

  

Click “Save Subscription” to save the information you have entered. Find sample serial examples in the Serial Pattern Library on the wiki.

Recibir ejemplares

Los ejemplares pueden ser marcados como recibidos en varios lugares. Para encontrar una suscripción, utilice el cuadro de búsqueda en la parte superior de la página de publicaciones periódicas para buscar la publicación periódica de la que le gustaría recibir números:

De los resultados de búsqueda que usted puede hacer clic en el enlace “Recibir publicación periódica” o puede hacer clic en el título de la suscripción y entonces hacer clic en el botón “Recibir”.

La última forma de recibir publicaciones periódicas es en la página “Colección de publicaciones periódicas”. A la izquierda de la página de Resumen de Suscripción hay un menú con un enlace a la “Colección de publicaciones periódicas”

Desde la página que se abre puede hacer clic en “Editar publicación periódica” con el número que desea recibir marcado.

Cada una de estas tres opciones abrirá el formulario de ejemplar recibido:

• Elija “Recibido” en el estado para marcar una publicación periódica que fue recibida.

• Si usted ha decidido tener un registro de ítem creado por cada número un formulario para agregar ítem le aparecerá después de elegir “Recibido”

  

• Si su ejemplar tiene un ejemplar suplementario con él, complete la información de ejemplar adicional.

  • Entre la numeración completa en la casilla después de «Ejemplar suplementario» la numeración no será heredada/auto-llenada del ejemplar principal y, exactamente, lo que ingrese en la casilla después de «Ejemplar suplementario» será auto-llenado en el registro del ítem de la publicación periódica en enumeración/cronología [MARC21 952$h] (si usted crea un registro de ítem).
    • E.j., ingrese esto completamente si es lo que le gustaría que aparezca: «v.69 no.3 (Mar. 2015) suppl.»

• Si usted ha decidido tener un registro de ítem creado por cada número un formulario para agregar ítem le aparecerá para su suplemento y para el propio ejemplar

• Una vez que haya introducido su información usted puede hacer clic en “Guardar”

Si está recibiendo varios ejemplares a la vez, o ha marcado un ejemplar como “Retrasado” o “Faltante” puede hacer clic en el botón “Generar siguiente” bajo la lista de ejemplares.

Haciendo clic en este botón generará el siguiente ejemplar y marcará automáticamente el ejemplar previo esperado como “Retrasado”. Puede entonces hacer clic en “Editar” a la derecha de cada ejemplar y editar el estado de múltiples ejemplares a la vez.

Crear una lista de circulación

Una lista de circulación es una lista de personas que recibirán la publicación periódica antes de llegar a la estantería. Para habilitar las listas de circulación usted deseará configurar la preferencia RoutingSerials a “Agregar”.

Cuando esté en la página de la suscripción podrá ver un enlace a la izquierda que dice “Crear Lista de circulación” o “Editar Lista de circulación”.

Haciendo clic en el enlace lo llevará al menú para agregar una nueva lista de circulación.

Desde aquí puede hacer clic en “Agregar destinatarios” para agregar gente a la lista de circulación. En el menú que aparece puede filtrar usuarios por parte del nombre, sede/biblioteca y/o por categoría de usuario.

Haciendo clic en “Agregar” a la derecha de cada nombre lo agregará a la lista de circulación. Cuando haya elegido todas las personas de la lista, haga clic en el enlace “Cerrar” para redirigirse a la lista de circulación.

Si la lista parece correcta, haga clic en “Guardar”. A continuación verá una vista previa de la lista de circulación. Para imprimir la lista haga clic en “Guardar y pre-visualizar hoja de circulación.” Esto abrirá una versión imprimible de la lista.

Si RoutingListAddReserves esta habilitada, los usuarios listados en la lista de circulación serán agregados automáticamente a la lista de reservas del ejemplar.

Para ver una lista de todas las listas de circulación en las que figura un usuario específico, visite la pestaña Listas de Circulación en el registro del usuario.

Suscripciones en la interfaz del personal

La información de la suscripción aparecerá en los registros bibliográficos en la pestaña “Suscripciones”

Al hacer clic en el vínculo “Detalles de la Suscripción” irá a la página de resumen de suscripción en la interfaz del personal.

Si usted está utilizando el módulo de Adquisiciones para darle seguimiento a las suscripciones, usted verá esa información después de los detalles de la suscripción.

Suscripciones en el OPAC

Al ver la suscripción en el OPAC habrá varias opciones.

Al igual que en la interfaz del personal, habrá una pestaña Suscripciones en el registro bibliográfico.

En esta pestaña aparecerá listado el número de ejemplares elegidos al crear la suscripción o en la preferencia del sistema OPACSerialIssueDisplayCount. Al hacer clic en el enlace “Más detalles” se proporcionará información adicional acerca del historial de la suscripción. Se puede configurar la vista predeterminada de una suscripción en el OPAC con la preferencia del sistema SubscriptionHistory.

Hay dos vistas: compacta y completa. La la vista compacta mostrará información básica sobre la suscripción

Desde la vista compacta, los usuarios pueden suscribirse para ser notificados de los nuevos números cuando se vayan entregando, haciendo clic en el botón “Suscribirse a la notificación por email de nuevos ejemplares”. Para que este enlace aparezca, usted querrá que los usuarios elijan por sí mismos para ser notificados sobre la suscripción.

Usted podrá ver aquellos quienes se suscribieron a las alertas de los nuevos ejemplares dirigiéndose a la página de suscripciones en la interfaz del personal y echando un vistazo a la derecha de la pestaña “Información”.

Mientras que la vista completa muestra detalles, desgloses por años, en relación a la suscripción

Reclamación de publicaciones periódicas retrasadas

Koha permite enviar correos electrónicos a sus proveedores de revistas si tiene ejemplares retrasados. A la izquierda de la página principal de periódicas hay un enlace a “Reclamos”

El enlace a reclamos también aparece a la izquierda de la página de detalles de suscripción

Si no tiene un aviso de reclamo definido aun verá un mensaje de advertencia de que necesita primero definir un aviso.

Haciendo clic en “Reclamos” abrirá un reporte que le pedirá elegir entre varios proveedores para generar reclamos de ejemplares retrasados.

Desde la lista de ejemplares retrasados puede elegir a cuales quiere enviar un email de reclamo haciendo clic en la casilla a la izquierda del mismo, eligiendo la plantilla de aviso a utilizar y haciendo clic en “Enviar notificación”.

Marcar el vencimiento de la seriada

Cuando ingresa periódicas ingrese una longitud de suscripción, utilizando la herramienta de verificación de expiración puede ver cuando expirarán sus suscripciones. Para usar la herramienta haga clic en “Verificar expiración” en el menú de publicaciones periódicas.

En el formulario que aparece debe ingresar al menos la fecha desde la que se buscará.

En sus resultados verá todas las suscripciones que expirarán antes de la fecha ingresada. Desde aquí puede seleccionar ver mas de la suscripción o renovarlas con un clic.

Renovando publicaciones periódicas

Si su suscripción de publicación periódica ha caducado no podrá recibir ejemplares. Para renovar su suscripción puede hacer clic en el botón “renovar” en la parte superior de la página de detalle de suscripción.

Otra opción es hacer clic en el enlace “Renovar” a la derecha de la suscripción en la página de colección de publicaciones periódicas.

Once you click the “Renew” link or button you will be presented with renewal options.

• La fecha de inicio debe ser la fecha en que comienza el periodo de suscripción.
• Para la duración de la suscripción deberá completar uno de los tres campos presentados: Números (ejemplares), número de meses o número de semanas.
• Finalmente introduzca cualquier nota que usted pueda tener acerca de esta renovación.

Buscando publicaciones periódicas

Una vez en el módulo de Publicaciones Seriadas existe una caja de búsqueda básica en la parte superior que se puede utilizar para encontrar suscripciones usando cualquier parte del ISSN y/o título.

Al hacer clic en búsqueda avanzada a la derecha del botón “Enviar” dispondrá de todas las opciones búsqueda de publicaciones periódicas.

De los resultados se puede filtrar usando los cuadros de búsqueda en la parte inferior de cada columna y ajustar el número de resultados utilizando la barra de herramientas en la parte superior del conjunto de resultados.