Circulation

Les fonctionnalités de circulation sont accessibles de différentes manières. Au centre de la page principale de l’interface professionnelle se trouvent quelques raccourcis pour enregistrer les prêts, les retours ou les transferts. La liste complète des fonctionnalités est disponible sur la page du module Circulation, accessible depuis toutes les pages de l’interface professionnelle (lien en haut à gauche), et depuis la page d’accueil.

Avant de procéder à la circulation de votre collection, il vous faudra définir les préférences système, les paramètres de base et les règles Adhérents et Circulation.

Quand vous êtes dans le module Circulation, vous pouvez rapidement basculer d’un onglet à l’autre de la barre supérieure de recherche en utilisant les raccourcis claviers suivants :

• Alt + Q : Recherche catalogue

• Alt + U : Prêter

• Alt + R : Retour

• Alt + W : Renouveler

Note

Les bibliothécaires doivent avoir la permission Documents prêtés et retournés (circulate) (ou l’accès à toutes les fonctions bibliothécaires (superlibrarian)) pour avoir accès à toutes les fonctionnalités du module Circulation.

Prêt

Avant d’enregistrer un prêt, il faut rechercher l’adhérent via son nom ou son numéro de carte par exemple. La fonction qui permet d’enregistrer un prêt apparaît à trois endroits :

• Dans la barre de recherche rapide, en haut de la page d’accueil de l’interface professionnelle

  

• Dans la barre de recherche rapide, en haut de la page du module circulation, en cliquant sur « Prêter »

  

• Aller à Circulation > Prêter

  

  Version

  Cette option a été ajoutée à Koha dans sa version 25.05.

Ces options sont essentiellement une recherche d’adhérent. Si vous n’obtenez qu’un résultat, Koha vous fera accéder directement à son dossier, dans l’onglet “Prêter”.

Si votre recherche donne plus d’un résultat, il vous sera demandé à quel adhérent prêter le document.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration, dans l’onglet adhérents (référence du tableau : memberresultst).

Cliquer sur un adhérent dans les résultats pour ouvrir sa fiche détaillée. Pour accéder à ses informations de prêts, cliquer sur l’onglet « Prêter ».

Si vous avez activé les prêts par lot, vous pouvez cliquer sur l’option prêt par lot dans la fiche adhérent

Enregistrer un prêt

Pour prêter un exemplaire à un adhérent, recherchez d’abord cet adhérent en employant une des options listées ci-dessus. L’écran de prêt s’affichera alors à vous.

Si “Toujours afficher les prêts immédiatement” est coché, vous verrez la liste des prêts en cours sous la barre de prêt.

Note

La préférence système previousIssuesDefaultSortOrder contrôle l’ordre dans lequel vous souhaitez voir apparaître les prêts précédents (du plus ancien au plus récent, ou du plus récent au plus ancien).

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration, sous le tableau de circulation (référence du tableau : issues-table).

Note

Pour éviter un trop grand nombre de requêtes lors de du retour de nombreux prêts à la suite, vous pouvez utiliser la préférence système LoadCheckoutsTableDelay pour retarder l’affichage du tableau et alléger la charge sur les ressources.

À l’intérieur du champ de saisie en haut de l’écran de prêt, tapez ou scannez le code à barres de l’exemplaire.

Note

A priori, il n’y pas besoin de cliquer sur le bouton « Prêt », la plupart des douchettes englobent la fonction de validation après lecture du numéro de code à barres.

• Si le code-barres n’est pas trouvé, vous serez invité à utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire. Apprenez en davantage sur le catalogage rapide plus loin dans le manuel.

• Si la préférence système itemBarcodeFallbackSearch est réglée sur “Activer”, vous pouvez entrer un mot-clef dans la barre de recherche à la place d’un code à barres (ceci permettra l’enregistrement du prêt à partir du titre et/ou de la cote).

• Si vous avez activé la préférence système AutoSwitchPatron, scanner un code à barres d’adhérent vous redirigera sur le compte de l’adhérent.

Pour voir plus d’options lors du prêt, cliquez sur le lien “Paramètres de prêt”.

• Préciser une date d’échéance : cette option peut être utilisée pour outrepasser la date d’échéance par défaut, paramétrée dans les les règles de circulation et de pénalités.

  Note

  Cette option apparaîtra seulement si vous avez activé la préférence système SpecifyDueDate pour permettre au personnel d’outrepasser la date d’échéance.

  • Cliquer sur le « X » rouge pour effacer la date. Si le champ « préciser la date d’échéance » est laissé vide, la date utilisée sera calculée par défaut selon les paramètres renseignés dans les règles de circulation et de pénalités.

  • Mémoriser pour cette session : cocher cette case pour définir la même date d’échéance pour tous les prêts. Cela conservera la date pour les prêts de cet adhérent et des suivants, jusqu’à votre déconnexion de l’interface professionnelle.

• Renouvellement automatique : en cochant cette case, l’exemplaire pourra être renouvelé automatiquement

  • Pour utiliser les renouvellements automatiques,

    • le cronjob automatic_renewals doit être activé

    • le tableau des règles de circulation et d’amendes au sujet des renouvellements automatiques doit être défini

  • Comme habituellement, les prêts ne seront pas prolongés si l’exemplaire est réservé.

• Ne pas diminuer la durée du prêt basé sur des réservations : cette option outrepasse les paramètres définis dans la préférence système decreaseLoanHighHolds .

  Note

  Cette option s’affiche uniquement lorsque la préférence système decreaseLoanHighHolds est activée.

• Prêt sur place : cocher cette case si le prêt effectué est un prêt sur place.

  Note

  Cette option s’affiche uniquement lorsque les prêts sur place sont autorisés. Elle est surtout utilisée pour les exemplaires exclus du prêt afin d’offrir des prêts de consultation sur place.

En bas de la page se trouve un récapitulatif des prêts en cours de l’adhérent indiquant la date d’échéance (et l’heure, en cas de prêt horaire). Les prêts du jour apparaissant en tête.

Note

La préférence système todaysIssuesDefaultSortOrder contrôle l’ordre dans lequel vous souhaitez voir apparaître ces nouveaux prêts (du plus ancien au plus récent, ou du plus récent au plus ancien).

Note

Les exemplaires qui sont des exemplaires de prêt horaires incluront l’heure avec la date d’échéance.

Lors d’un prêt sur place, la mention : « prêt sur place » sera indiqué en rouge dans le résumé de prêt.

S’il y a des notes dans la fiche adhérent elles s’affichent sur la droite de la zone de prêt

Si l’adhérent a une réservation mise de côté à la bibliothèque, elle apparaît aussi sur la droite de la zone de prêt, et le bibliothécaire voit facilement qu’il y a un autre document à donner à l’adhérent.

Si vous souhaitez un avertissement plus visible, vous pouvez activer la préférence système WaitingNotifyAtCheckout. Une fenêtre pop-up avec les réservations mises de côté pour l’adhérent s’affiche alors après chaque prêt/retour de ce dernier.

Les détails des prêts s’afficheront sur la page détaillée dans l’interface professionnelle.

Imprimer des reçus

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en choisissant une des deux méthodes.

Si vous avez paramétré la préférence système CircAutoPrintQuickSlip sur « ouvrir une fenêtre pour imprimer un ticket rapide », tapez simplement entrée sur votre clavier ou scannez un bout de papier blanc avec la douchette. L’idée est que vous enregistriez le prêt avec un code à barres vierge qui déclenchera l’impression du “Ticket rapide”.

Si vous paramétrez la préférence système DisplayClearScreenButton sur « Montrer les boutons pour imprimer un ticket rapide et effacer l’affichage » ou sur « Montrer les boutons pour imprimer un ticket et effacer l’affichage », un bouton imprimante s’affichera en haut à droite de la barre de la barre de prêt. Il permet d’imprimer le ticket ou le ticket rapide.

Une fois que vous avez prêté tous les document à l’adhérent vous pouvez les imprimer sur un ticket en cliquant le bouton Imprimer en haut de l’écran et en choisissant “Imprimer ticket” ou “Ticket rapide”

Si vous avez choisi “Imprimer le ticket”, cela imprimera les exemplaires que l’adhérent vient d’emprunter ainsi que les exemplaires précédemment empruntés.

Note

Vous pouvez personnaliser ce qui s’imprime sur les tickets en modifiant les modèles avec l’outil Notifications et tickets. Le code du modèle pour les tickets à imprimer est ISSUESLIP.

En choisissant “Imprimer ticket rapide”, seuls les prêts du jour seront imprimés.

Note

Vous pouvez personnaliser ce qui s’imprime sur les tickets en modifiant les modèles avec l’outil Notifications et tickets. Le code du modèle des tickets rapide est ISSUESQSLIP.

« Imprimer le résumé » va générer une page contenant les informations de circulation.

Note

Le résumé ne peut pas être personnalisé.

Cependant, vous pouvez personnaliser les colonnes des tableaux de prêts, réservations et frais à payer dans la section Configurer les colonnes du module Administration (références des tableaux : print-summary-checkouts, print-summary-holds et print-summary-fines).

« Imprimer le solde du compte »permet d’obtenir un résumé des amendes en attente et des crédits non utilisés sur le compte de l’adhérent.

Note

Vous pouvez personnaliser ce qui s’imprime sur les tickets en modifiant les modèles avec l’outil Notifications et tickets. Le code du modèle des tickets rapides est ACCOUNTS_SUMMARY.

Note

Cette option d’impression n’apparaît que si l’adhérent a des amendes dans son onglet Comptabilité.

« Imprimer les retards » imprimera un ticket listant tous les documents en retard.

Note

Vous pouvez personnaliser ce qui s’imprime sur les tickets en modifiant les modèles avec l’outil Notifications & tickets. Le code du modèle d’impression des retards est OVERDUES_SLIP.

« Imprimer le ticket de retour » imprimera la liste des retours du jour.

Note

Vous pouvez personnaliser ce qui s’imprime sur les tickets en modifiant les modèles avec l’outil Notifications & tickets. Le code du modèle du ticket de retour est CHECKINSLIP.

Astuce

Vous pouvez ajouter des tickets personnalisés à ce menu en créant une nouvelle notification dans l’outil Notifications et tickets, avec le module “Adhérents (ticket personnalisé)”.

Par exemple, pour créer un ticket avec les réservations en cours de l’adhérent,

• Allez dans Outils> Notifications et tickets

• Cliquez sur “Nouvelle notification”, et choisissez “Adhérents (ticket personnalisé)”

• Choisissez un code et un nom pour le ticket. Ce nom apparaîtra dans le menu « Imprimer » de la fiche adhérent.

• Dans la section “Imprimer” du modèle, copiez le code :

Patron has [% borrower.holds.count %] holds

List of holds:
[% FOREACH hold IN borrower.holds %]
===============================
Reserve id: [% hold.reserve_id %]
Title [% hold.biblio.title %]
[% END %]

• Cliquez sur “Enregistrer”

Maintenant dans la fiche adhérent, lorsque vous cliquez sur le menu « Imprimer » le nouveau ticket devrait apparaître.

Exporter les prêts

Outre l’impression d’un reçu, il existe d’autres méthodes pour exporter les prêts et retours des adhérents.

Le bouton “Exporter” au sommet du tableau vous permet d’exporter les prêts en cours de l’adhérent, aux formats Microsoft Excel ou CSV, ou même de les copier ou les imprimer.

Le fichier CSV exporté contiendra les colonnes du tableau visibles dans la fiche adhérent. Vous pouvez les modifier si besoin en cliquant sur le bouton « Colonnes ».

Si la préférence système ExportCircHistory est paramétrée sur « Afficher », une colonne « Exporter » s’affichera dans la liste des prêts. Elle permet d’exporter les prêts en cours de l’adhérent, au format MARC ou CSV.

Pour exporter de cette manière :

• Cocher dans la colonne « Exporter » les prêts que vous souhaitez exporter.

• En dessous de la liste de prêt, sélectionnez les options d’export

  • Exporter les prêts au format

    • MARC avec exemplaires : permet d’exporter les notices MARC des titres cochés avec les données de l’exemplaire.

    • MARC sans exemplaires : permet d’exporter les notices MARC des titres cochés.

    • CSV : permet d’exporter dans un fichier CSV les prêts sélectionnés. Lorsque cette option est sélectionnée, un nouveau menu déroulant apparaît pour choisir un profil CSV.

  • Exporter le contenu du lot d’exemplaires : si l’adhérent a emprunté un lot d’exemplaires, cette option exporte la notice mère ainsi que la notice fille.

  • Ne pas exporter les champs : indiquer les champs MARC à ne pas exporter.

    Note

    Les paramètres par défaut des « Champs à ne pas exporter » sont définis dans la préférence système ExportRemoveFields.

Effacer les informations de l’adhérent

Après l’enregistrement d’un prêt, si vous avez paramétré la préférence système DisplayClearScreenButton sur “Montrer”, vous pouvez fermerla fiche de l’adhérent sur lequel vous êtes en cliquant sur le X en haut à droite du nom et réinitialiser l’écran.

Si vous avez paramétré la préférence système CircAutoPrintQuickSlip sur “réinitialiser l’écran”, il vous suffit simplement de taper entrée ou de scanner un code à barres vierge et l’écran se réinitialisera.

Prêts par lot

Si vous souhaitez faire des prêts par lots, vous devez activer la préférence système BatchCheckouts et déclarer les catégories d’adhérents concernées dans la préférence système BatchCheckoutsValidCategories . Cela vous permettra d’utiliser une platine RFID capable de lire plusieurs code à barres ou de faire des prêts par lots pour un usage interne.

Accédez à l’écran de prêts par lots en vous rendant sur la fiche de l’adhérent et en cliquant sur l’onglet “Prêts par lot” sur la gauche.

A partir de cet écran, vous pouvez scanner plusieurs code à barres ou charger un fichier de code à barres.

Si vous avez activé la préférence système SpecifyDueDate vous pourrez définir une date d’échéance spécifique pour les prêts.

Si vous avez activé la préférence système OnSiteCheckouts vous pourrez définir ces prêts comme des prêts sur place.

Version

L’option prêt par lot sur place a été ajoutée à Koha dans la version 23.11.

Si les exemplaires ne peuvent pas être empruntés, un avertissement apparaîtra sur l’écran suivant et vous pourrez les enlever du prêt.

Si vous utilisez un type d’adhérent pour suivre les consultations sur place vous verrez qu’une consultation sur place est enregistrée pour chaque exemplaire scanné.

Messages de prêt

Si vous prêtez un exemplaire qui a plusieurs éléments et que vous avez saisi cette information dans le sous-champ 3 de l’exemplaire (en MARC21), une popup s’affiche lors du prêt, vous indiquant le nombre d’éléments attendus.

Il arrive que Koha n’autorise pas le prêt pour un adhérent. Dans ce cas, une alerte s’affiche, indiquant au bibliothécaire pourquoi l’adhérent ne peut pas emprunter de documents.

• L’adhérent a accumulé trop d’amendes

  

  • Vous pouvez définir le montant à partir duquel les prêts de l’adhérent sont bloqués grâce à la préférence système noissuescharge.

• Le compte de l’adhérent est suspendu

  

  • La suspension de compte peut être ajoutée manuellement sur la fiche de l’adhérent. Elle peut aussi être ajoutée automatiquement en fonction du paramétrage des relances.

  • Staff with the force_checkout permission (or superlibrarian) will be able to temporarily override a restriction in order to check out anyway.

    

• L’adhérent doit confirmer son adresse

  

  • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire modifiant la fiche adhérent pour y ajouter un flag.

• L’adhérent a perdu sa carte de bibliothèque

  

  • Cela peut être paramétré par le bibliothécaire modifiant la fiche adhérent pour y ajouter un flag.

• “Cet exemplaire a été perdu avec le statut « X ».”

  

  • Ce message est affiché si la préférence IssueLostItem est positionnée à “afficher un message” et que l’exemplaire emprunté a un status perdu.

  • Cet exemplaire est emprunté.

Alertes de prêt

Parfois les retours vont générer des messages d’alerte qui s’afficheront dans un encart jaune au-dessus du champ retour. Ces alertes doivent être confirmées avant que vous puissiez continuer à enregistrer des retours.

• L’adhérent a des amendes

  

• Exemplaire mis de côté pour un autre adhérent

  

• L’exemplaire devrait se trouver sur l’étagère des réservations en attente de retrait par une autre personne

  

• Exemplaire avec une réservation programmée pour quelqu’un d’autre

  

  • Les documents pré-réservables peuvent être prêtés sans réservation programmable préalable, en suivant les règles de circulation. Si une réservation programmable sur le document prêté doit débuter avant la fin de la période de prêt, cet avertissement apparaîtra.

  • Koha proposera automatiquement de ramener la date d’échéance à une nouvelle date antérieure au début de la réservation programmée. Vous pouvez l’ajuster avant de faire le prêt.

• Document actuellement prêté à cet adhérent

  

• Document prêté à un autre adhérent

  

  • Cette alerte vous permettra de faire une réservation pour le lecteur sur le document que vous essayez de lui prêter.

• Exemplaire exclu du prêt

  

• L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur “Permettre”

  

• L’adhérent a atteint le seuil maximum des prêts autorisés et AllowTooManyOverride est paramétré sur « Ne pas permettre »

  

• L’exemplaire ne peut pas être renouvelé

  

  • Cela peut être outrepasser avec la préférence système AllowRenewalLimitOverride

• Code à barres non trouvé

  

  • Des explications plus détaillées sur le catalogage rapide sont disponibles plus loin dans ce manuel.

• “Cet exemplaire a été perdu avec un statut « X ». Prêter malgré tout ?”

  

  • Ce message d’alerte est affiché si la préférence système IssueLostItem est positionnée sur “demander une confirmation” et que l’exemplaire emprunté a un status perdu.

  • Le personnel doit cliquer sur “Oui, prêter” pour que l’exemplaire soit prêté.

• L’exemplaire prêté n’est pas recommandé pour un adhérent de cet âge

  

• L’exemplaire emprunté prend en compte les critères de la préférence système decreaseLoanHighHolds

  

• Le document a du matériel d’accompagnement (le champ 952$3 « matériels spécifiés » est renseigné)

  

  • Si la préférence système CircConfirmItemParts est paramétrée sur « Obliger », le bibliothécaire devra alors confirmer le prêt.

    

• Si la préférence système CheckPrevCheckout indique de vérifier l’historique de prêt de l’adhérent, un avertissement mentionnera que l’adhérent a déjà emprunté ce document

  

Notes de prêt

Des notes de prêt peuvent être ajoutées par les adhérents depuis l’OPAC, sur les documents qu’ils ont empruntés (par exemple : première page manquante, le DVD est rayé…).

Pour autoriser les notes de prêt, vous devez d’abord définir la préférence système AllowCheckoutNotes sur “Autoriser”.

Une fois que la préférence système est activée, une nouvelle colonne “Signaler une anomalie” s’affiche dans la liste des prêts du compte lecteur.

Si l’adhérent clique sur “Ajouter une note”, il peut ajouter un commentaire sur son prêt.

Les bibliothécaires sont avertis de la création de nouvelles notes de prêt dans la section située en bas de la page d’accueil de l’interface professionnelle, avec les autres demandes en attente.

Note

Seul le personnel avec la permission manage_checkout_notes (ou la permission superbibliothécaire) pourra voir les nouvelles notes de prêt et à avoir accès à la page de gestion des notes de prêt.

Un courriel d’alerte sera aussi envoyé à l’adresse courriel définie dans KohaAdminEmailAddress pour prévenir l’administrateur de l’ajout de la note de prêt.

Note

Vous pouvez personnaliser ce courriel en modifiant le modèle dans Notifications et tickets. Le code du modèle est CHECKOUT_NOTE.

Les notes de prêt peuvent être gérées à partir de la page d’accueil du module Circulation, ou en directement en cliquant sur le message, dans la section des demandes en attente de la page d’accueil de l’interface professionnelle.

De cette page, les bibliothécaires peuvent marquer les notes comme « vu » une à une avec le bouton à droite « Marquer comme vu ». Pour en traiter plusieurs à la fois, il faut cocher les notes et cliquer sur le bouton « Marquer comme vu » en haut de la page. Marquer les notes comme vues les enlèvera de la page d’accueil de l’interface professionnelle.

Il est possible de filtrer les notes vues avec le bouton « Cacher les notes vues » au dessus du tableau.

Les notes de prêt s’afficheront aussi lors du retour.

Une fois le document rendu, la note sera supprimée.

Renouveler les prêts

Les exemplaires empruntés peuvent être renouvelés (empruntés pour une nouvelle durée) en fonction de vos règles de circulation et de vos préférences de renouvellement.

Si vous l’autorisez, les adhérents peuvent renouveler eux-mêmes leurs prêts via l’OPAC mais vous serez parfois amenés à prlonger leurs documents via l’interface professionnelle.

Vous pouvez renouveler les prêts d’un lecteur de 3 façons : à partir de la fiche adhérent, à partir de la barre de recherche en haut de la page, ou à partir de la section “Renouveler” dans le module Circulation.

Renouveler à partir de la fiche adhérent

La première manière de renouveler les prêts est, dans les onglets “Détails” ou “Prêter” du compte de l’adhérent, de parcourir le résumé des prêts en bas de la page.

Dans la colonne “Renouveler” vous verrez le nombre de renouvellements effectués et une case à cocher pour renouveler l’exemplaire de l’adhérent. Cochez les cases des exemplaires que vous souhaitez renouveler et cliquez sur le bouton “Renouveler les exemplaires sélectionnés” ou renouvelez tous les exemplaires empruntés par l’adhérent simplement en cliquant sur le bouton “Tout renouveler”.

Attention

Dans les versions antérieures à 23.11, le bouton s’intitule “Renouveler ou retourner le(s) document(s) coché(s)” et sert à la fois au renouvellement et au retour en fonction de la case cochée.

Note

Par défaut, les exemplaires à rendre le jour même ou déjà en retard sont présélectionnés.

Attention

Dans les versions antérieures à 24.11, seuls les exemplaires en retard sont présélectionnés.

Les renouvellements sont bloqués selon les règles de circulation que vous avez définies. Pour permettre aux bibliothécaires de passer outre ces limites, paramétrez la préférence système AllowRenewalLimitOverride sur “Permettre”. Pour aller au-delà du nombre de renouvellement maximum autorisés, cochez la case “Outrepasser les restrictions de renouvellement” en bas à gauche du résumé de circulation : des cases dans la colonne Renouvellement seront alors disponibles.

Cochez cette case pour le(s) exemplaire(s) que vous souhaitez renouveler, et cliquez sur “Renouvelez les exemplaires sélectionnés”.

Vous pouvez aussi marquer un renouvellement comme “non vu”, pour indiquer que vous n’avez pas vu l’exemplaire (par exemple, si la demande de renouvellement a été effectuée au téléphone). Pour ce faire, il faut activer la préférence système UnseenRenewals. Une fois cette préféence système activée, une case à cocher s’affichera en bas à gauche du résumé de circulation. Cochez-la pour iles renouvellements comme “non vus”. Puis cliquez au choix sur “Renouveler les exemplaires sélectionnés” ou “Tout renouveler”.

Si vous devez renouveler l’exemplaire pour une durée différente de celle paramétrée, vous pouvez sélectionner une date d’échéance dans le champ “Date de retour du renouvellement”, en bas de la colonne “Renouveler”. Assurez-vous de renseigner la date avant de cliquer sur “Renouveler les exemplaires sélectionnés” ou “Tout renouveler”.

Renouveler à partir de la barre de recherche

Si vous avez le document sous les yeux, vous pouvez sélectionner l’option “Renouveler” dans la barre de recherche, en haut de la page (ou faire Alt + W ou Option + w sur Mac), puis scannez le code à barres dans le champ de recherche.

Si le renouvellement est autorisé, le prêt sera renouvelé pour la durée spécifiée dans les Règles de circulation et de pénalités.

Note

Vous ne pouvez pas définir une autre durée de renouvellement ni outrepasser le nombre de renouvellements autorisés de cette manière. Pour ce faire, utilisez une des autres méthodes de renouvellement.

Renouveler à partir de la page “Renouveler”

• Aller à : Circulation > Renouveler

La dernière option pour renouveler des prêts est de se rendre sur la page “Renouveler”, par le module Circulation.

Scannez le code à barres des exemplaires que vous souhaitez renouveler.

Si vous souhaitez renouveler le prêt pour une durée différente de celle paramétrée en standard, cliquez sur l’icône de configuration du renouvellement dans le champ. Cela ouvrira un sélecteur de date sous le champ de code à barres, avec lequel vous pourrez choisir la date d’échéance.

Important

Assurez-vous de saisir la date avant de scanner le code à barres.

Attention

Dans les versions de Koha antérieures à 25.05, le sélecteur de dates est toujours visible. L’icône de paramétrage du renouvellement a été apportée par la version 25.05 afin de rendre l’interface cohérente avec les autres pages du module Circulation de Koha.

Si l’exemplaire est renouvelé, la confirmation s’affiche.

Si le code à barres n’est pas reconnu, un message d’erreur s’affiche.

Si l’exemplaire n’est pas emprunté, un message d’erreur s’affiche également.

Retour

Il est possible d’enregistrer les retours de 3 endroits différents : de la barre de recherche en haut de l’interface professionnelle, à partir de la fiche adhérent dans le résumé des prêts, ou à partir de la page « Retour » dans le module Circulation.

Koha propose également une fonctionnalité de retour automatique, qui peut être configurée dans les types de document et nécessite de programmer le cronjob automatic_checkin.pl.

Enregistrer les retours à partir de la barre de recherche

Pour enregistrer un retour rapidement, vous pouvez sélectionner l’option « Retour » dans la barre de recherche en haut de la page (ou taper Alt + R ou Option + R sur Mac) et scannez le code-barre dans le champ de recherche.

Cela permet de retourner l’exemplaire et amène sur la page « Retour » du module Circulation pour effectuer d’autres retours.

Note

Vous ne pouvez pas, à partir de la barre de recherche, définir une date de retour, utiliser le mode « boîte de retour » ou annuler les amendes. Pour ce faire, il faut aller Circulation > Retours.

Enregistrer les retours de la fiche adhérent

Une autre possibilité pour enregistrer les retours est d’aller sur la fiche adhérent et d’aller sur la liste des prêts en bas de la page.

Cochez la case de la colonne « Retour » de l’exemplaire que vous souhaitez retourner et cliquer sur « Retour des exemplaires sélectionnés ».

Attention

Dans les versions antérieures à 23.11, le bouton s’intitule “Renouveler ou retourner le(s) document(s) coché(s)” et sert à la fois au renouvellement et au retour en fonction de la case cochée.

Avertissement

Attention, cette méthode ne nécessite pas de scanner les code-barres et peut donc entraîner des erreurs lors de la sélection du document.

Enregistrer les retours à partir de la page « Retour »

• Aller à : Circulation > Retour

Vous pouvez aussi enregistrer les retours à partir de la page « Retour » du module Circulation.

Pour rendre un document, scannez son code à barres dans la case prévue à cet effet.

Au fur et à mesure que vous scannez les documents, ceux-ci apparaîtront sous la barre de saisie de codes à barres.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : checkedintable).

Les options avancées concernant les retours sont accessibles à partir de l’icône paramètre située dans le champ de code-barre, à droite. Elles permettent par exemple de définir une date de retour différente de celle configurée par défaut ou de supprimer toutes les amendes.

Si vous avez réglé la préférence système SpecifyReturnDate sur « Autoriser », vous pourrez entrer une date de retour spécifique dans la case prévue à cet effet.

Si vous procédez au retour d’exemplaires déposés dans la boîte de retour par des usagers, cochez l’option “Mode boîte de retour” avant de scanner les codes à barres. La date de retour effective sera fixée au dernier jour d’ouverture de la bibliothèque.

Note

Ceci nécessite que vous ayez correctement renseigné les jours de fermeture dans l’outil Calendrier.

Vous pouvez également choisir ici de ne pas appliquer les amendes aux documents dont vous effectuez le retour en cliquant sur l’option « Effacer les amendes ».

Note

Cette option apparaîtra seulement si vous avez activé la gestion des amendes, en sélectionnant dans la préférence système finesMode »Calculer et facturer ».

Messages de retour

Plusieurs alertes peuvent s’afficher quand vous rendez des documents :

• Si dans les règles de Règles de prêt, réservation et retour par défaut vous avez indiqué que l’exemplaire retourne au site de rattachement, une alerte s’affichera pour indiquer au personnel qu’il faut transférer le document.

  

  Note

  Lorsque la préférence système TransfersBlockCirc est définie sur « Empêcher », cela empêche le personnel d’effectuer une autre action tant que l’alerte n’est pas validée.

  Lorsqu’elle est définie sur « Ne pas empêcher, c’est la préférence système AutomaticConfirmTransfer qui détermine ce qui se passe si le message d’alerte est fermé sans confirmer le transfert.

  • Une fois le retour et le transfert confirmés, le statut du document est indiqué comme « en transfert ».

    

  • Afin de signaler le retour dans son site de rattachement, il faut passer le document en retour sur ce site.

    

    • Un message s’affiche indiquant que l’exemplaire n’est pas prêté, mais son statut dans le catalogue devient disponible. Cette étape est nécessaire pour indiquer que l’exemplaire a été reçu par le site de rattachement.

• Si vous retournez un document comprenant plusieurs éléments ou parties, un message vous alertera sur le nombre d’éléments que vous devriez avoir entre vos mains.

  

  • Si la préférence système CircConfirmItemParts est définie sur « Obliger », le personnel devra alors confirmer le retour.

    

• Si vous retournez un exemplaire ayant fait l’objet d’une réservation, vous aurez ce genre d’avertissement vous invitant à confirmer la réservation

  

  • Cliquer sur le bouton “Confirmer la réservation” marque l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait sur le site

    

  • En cliquant sur le bouton “Imprimer le ticket et confirmer”, vous placerez l’exemplaire dans la liste des réservations en attente de retrait à la bibliothèque et vous imprimerez un ticket que vous pourrez placer dans le livre

  • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée.

• Si vous retournez un document ayant fait l’objet d’une réservation depuis un autre site, vous devrez confirmer et transférer le document

  

  • Cliquer sur le bouton “Confirmer réservation et Transférer” marque l’exemplaire comme étant en transit vers le site où la réservation a été faite

    

  • En cliquant sur le bouton de confirmation, transfert et impression, vous marquerez l’exemplaire comme étant en transit vers le site où la réservation a été faite et vous imprimerez un ticket contenant des informations sur l’adhérent qui a fait la demande

  • Si vous ignorez la réservation, le document restera réservé mais son statut passera à Disponible. La réservation ne sera pas annulée.

• Si vous avez activé le système qui vous montre les amendes à payer au moment du retour sur (FineNotifyAtCheckin) vous verrez un message vous avertissant que l’adhérent a une amende à payer avec un lien direct sur la page de paiement pour cet adhérent

  

Déclarer un exemplaire rendu

Si un adhérent indique avoir déjà rendu un document, vous pouvez marquer ce document comme “Déclaré rendu” et aller vérifier ses dires.

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité,

• Ajouter une nouvelle valeur autorisée à la catégorie LOST pour indiquer les exemplaires déclarés rendus.

• Entrer cette nouvelle valeur autorisée dans la préférence système ClaimReturnedLostValue . Cela permet d’activer la fonctionnalité “Déclarer rendu”.

• Choisissez si une amende doit être facturée à l’adhérent qui a fait une réclamation. Pour cela définissez une valeur dans la préférence système ClaimReturnedChargeFee . La valeur par défaut est “demander si une amende pour exemplaire perdu doit être facturée”.

• Vous pouvez aussi définir le nombre limite de réclamations pour un adhérent avant qu’une alerte s’affiche sur son compte. Cette limite est à définir dans la préférence système ClaimReturnedWarningThreshold .

Une fois cette fonctionnalité activée, un bouton « déclaré rendu » s’affiche dans le compte de l’adhérent, dans le tableau listant ses prêts en cours.

Pour déclarer un exemplaire rendu,

• Cliquer sur le bouton « Déclaré rendu » dans les prêts de l’adhérent.

• Dans la fenêtre pop-up, saisissez des informations complémentaires.

  

• Si la préférence système ClaimReturnedChargeFee est définie sur « demander si une amende pour exemplaire perdu doit être facturée », une case à cocher s’affiche pour facturer une amende.

• Cliquez sur « Déclarer ».

Les exemplaires déclarés perdus restent dans la liste des prêts des adhérents, le statut de l’ouvrage change en “perdu : déclaré rendu”. La réclamation s’affiche également dans l’onglet correspondant : Réclamations.

Résoudre une réclamation sur les retours

Pour résoudre une réclamation

• Aller dans l’onglet réclamation dans le compte de l’adhérent.

  

• Cliquer sur « Actions » à côté dé l’exemplaire concerné et cliquer sur « Résoudre ».

• Une fenêtre pop-up s’ouvre, choisissez le type de résolution qui s’applique et le nouveau statut perdu.

  

  • Résolution : c’est la raison pour laquelle la réclamation est clôturée.

    Note

    Les valeurs sont gérées dans la catégorie de valeurs autorisées RETURN_CLAIM_RESOLUTION.

  • Nouvelle valeur de perdu : c’est le nouveau statut perdu de l’exemplaire.

    Note

    Les valeurs sont gérées dans la catégorie de valeurs autorisées LOST.

• Cliquer sur « Résoudre la réclamation ».

La réclamation résolue reste sur le compte de l’adhérent, à moins qu’elle ne soit purgée par le cleanup_database.pl cron job après le nombre de jours spécifié dans la préférence système CleanUpDatabaseReturnClaims .

Note

Il est possible de configurer les réclamations des adhérents pour qu’elles soient automatiquement résolues lors du prêt ou du retour de l’exemplaire avec les préférences système AutoClaimReturnStatusOnCheckin et AutoClaimReturnStatusOnCheckout.

Circulation des lots d’exemplaires

Cette fonctionnalité permet de créer des lots d’exemplaires prêtables comme une seule ressource. Un lot peut par exemple être une boîte comprenant plusieurs documents de votre bibliothèque, ou un ensemble de partitions qui doivent être prêtées ensemble.

Vous créez une notice bibliographique au niveau de la collection et y ajoutez des exemplaires de la manière habituelle. Ces exemplaires peuvent ensuite être convertis en un lot en leur ajoutant des notices existantes à l’aide de leurs codes à barres. Les exemplaires resteront attachés à leurs notices d’origine et seront marqués comme “non empruntables”.

Configuration

Vous devez commencer par faire certains choix de configuration.

Types de document - vous voudrez certainement créer un type de document distinct pour identifier vos lots.

Règles de circulation - vous pouvez (c’est facultatif) créer des règles de circulation pour votre type de document Lot.

Il y a deux préférences système pour contrôler les valeurs de statut à utiliser avec les lots :

• BundleNotLoanValue.

• BundleLostValue.

Créer des lots d’exemplaires

La fonctionnalité Lot d’exemplaires ne sera disponible que si vous créez des notices avec la position 7 du label (champ MARC) paramétrée sur “c”, pour Collection.

Note

Il peut être utile d’avoir une grille de catalogage MARC distincte pour les lots d’exemplaires avec le “c” défini comme valeur par défaut si vous utilisez régulièrement des lots. Vous pouvez également ajouter à la grille des champs personnalisés propres aux lots, tels que la taille ou le poids.

Votre notice contiendra des informations pour identifier le contenu du lot.

Par exemple si le lot est une boîte de ressources pour des élèves sur le sujet des océans, la notice pourra ressembler à celle présentée ci-dessous.

Ajoutez une notice exemplaire pour chaque lot physique. Il est probable que vous souhaitiez un type de document propre aux lots afin de les identifier facilement et créer des règles de circulation pour eux. Dans ce cas, le lot a COLLECTION pour type de document.

Une notice exemplaire rattachée à ce type de notice peut être convertie en lot via le bouton Gérer le lot tout à droite de chacun des exemplaires du tableau des exemplaires, comme ci-dessous.

Ajouter des exemplaires aux lots

Cliquez sur les boutons “Gérer le lot” puis “Ajouter au lot” pour ajouter des exemplaires au lot en utilisant leurs codes à barres.

Vous verrez un message informant que l’exemplaire a été ajouté avec succès.

Lorsque vous avez scanné tous les exemplaires , vous pouvez cliquer sur Fermer et afficher le contenu du lot. Le contenu du lot peut être exporté ou imprimé si nécessaire.

Avertissement

Les exemplaires ajoutés aux lots restent attachés à leur notice permanente, mais ne peuvent plus être prêtés individuellement. Lors de son ajout à un lot, le statut Exclu du prêt d’un exemplaire est mis à jour et peut être consulté dans le tableau des exemplaires de la notice permanente, accompagné d’un lien vers le lot. Le Statut exclu du prêt peut être défini dans la préférence système BundleNotLoanValue.

Si un exemplaire est déjà attaché au lot, un message d’avertissement sera affiché.

Si un exemplaire fait l’objet d’une réservation faite au niveau exemplaire, un message d’avertissement sera affiché. Pour ajouter l’exemplaire au lot malgré tout, cliquez sur “Ignorer les réservations et ajouter au lot”. Pour annuler, cliquez sur “Fermer”.

Si un exemplaire ne peut pas être ajouté au lot pour une autre raison un message d’erreur sera affiché.

Supprimer des exemplaires de lots

Pour supprimer un exemplaire d’un lot, vous pouvez cliquer sur le bouton “Supprimer” dans la colonne Actions de la liste des contenus du lot.

Pour supprimer plusieurs exemplaires du lot, vous avez deux options :

Utilisez le bouton “Supprimer du lot” de l’écran Gérer le paquet

Scanner les codes-barres de la même manière que pour l’ajout d’exemplaires à un lot. Un message de confirmation vous informera de la suppression de l’exemplaire.

Si l’exemplaire n’a pas pu être retiré, vu verrez un message d’Erreur.

La deuxième façon de supprimer plusieurs exemplaires est de scanner son code-barres dans le formulaire de retour. Vous aurez la possibilité de retirer l’exemplaire du lot.

Lorsque vous avez terminé de travailler avec un lot, vous pouvez fermer la liste des contenus en cliquant à nouveau sur le bouton Gérer le lot.

Circulation des lots d’exemplaires

Prêter

Vous pouvez prêter un lot de la manière habituelle dans le module Circulation en utilisant le code à barres du lot. Si nécessaire, vous pouvez créer des règles de circulation spécifiques pour les lots en fonction de leur type de document.

Rappel : une fois qu’un exemplaire est dans un lot, il ne peut pas être prêté individuellement. Si vous essayez de le faire, l’alerte suivante sera affichée.

Vous pouvez voir le prêt depuis la liste des prêts de l’adhérent.

Vous pouvez également voir que le lot est emprunté à partir de la colonne statut de la table des exemplaires de la notice.

Retour

Passez en retour les lots de la manière habituelle dans la Circulation. On vous demandera de vérifier la présence de chaque exemplaire qui appartient au lot.

Si vous avez besoin de passer le processus de vérification, cliquez sur le bouton “Confirmer le retour sans vérifier le contenu du lot”. Vous pourrez vérifier le contenu ultérieurement.

Une liste des exemplaires actuellement reliés au lot et en attente d’être rendus s’affichera en haut de la boîte de dialogue. Sous cette liste, il y aura un champ “Codes à barres” dans lequel vous saisirez un à un les codes à barres des documents rendus.

Tandis que vous scannez les exemplaires, la ligne correspondante dans la liste sera surlignée pour vous donner une indication visuelle. Vous voyez également le total en cours des exemplaires qui ont été passés en retour sur le côté droit.

Quand vous avez fini de scanner les exemplaires rendus, vous pouvez cliquer sur “Confirmer le retour et marquer les exemplaires manquants comme perdus” ou vous pouvez annuler le retour.

Si tous les exemplaires du lot sont trouvés, vous aurez un message indiquant que le retour est complet.

Vous pouvez voir et imprimer une liste du contenu.

Exemplaires manquants

Si certains exemplaires sont identifiés comme manquants lors de l’étape de vérification, le retour se poursuivra mais vous serez alerté du fait que le contenu du lot a changé et vous aurez une option pour voir et imprimer une liste mise à jour du contenu.

Vous pouvez aussi voir une liste des exemplaires manquants.

Tous les exemplaires manquants pendant l’étape de vérification seront automatiquement marqués avec un statut Perdu approprié et une déclaration de retour ajoutée pour identifier quel emprunteur a perdu l’exemplaire concerné. Vous pouvez ajouter vos propres statuts dans la catégorie de valeur autorisée LOST et vous pouvez contrôler quel statut perdu est utilisé via la préférence système BundleLostValue. Par exemple, un statut “Absent du lot” comme affiché ci-dessous.

Dans l’affichage de la Gestion des contenus du lot, l’exemplaire manquant s’affiche avec la date où il a été vu en dernier.

Processus de déclaré rendu

Sur la notice de l’adhérent, les exemplaires manquants sont listés comme déclarés rendus et peuvent être consultés dans l’onglet Déclaré(s) rendu(s) du tableau des Prêts.

Cliquez sur le carré contenant un nombre pour voir les exemplaires manquants pour l’adhérent.

Si un exemplaire est trouvé il doit être passé en retour. La boîte de dialogue du retour inclura un bouton pour “Résoudre” la réclamation.

Vous devez ajouter une raison à la résolution et pouvez de manière optionnelle changer la valeur perdu de l’exemplaire.

Récolement (vérification du contenu du lot à n’importe quel moment)

Une vérification peut être déclenchée à tout moment en passant le lot en retour. Si le système détecte que le lot n’était pas prêté à ce moment-là, une boîte de dialogue de confirmation différente s’affiche qui inclut tous les exemplaires censés être présents dans le lot, même ceux actuellement marqués comme perdus.

Ceci permet une vue rapide de ce qui devrait être dans le lot et de ce qui est actuellement marqué comme manquant. Vous pouvez de manière optionnelle annuler le retour ou choisir de rescanner les exemplaires pour effectuer la vérification, en marquant les exemplaires comme trouvés ou par la suite manquants. Comme il s’agit d’un retour qui n’est pas associé à un prêt, si de nouveaux exemplaires sont trouvés manquants, nous les marquerons comme perdus mais ne pourrons pas les associer à un prêt et à une déclaration de retour.

Réservations

Koha autorise les adhérents à réserver des documents. Selon vos paramétrages dans les règles de circulation et de pénalités et les préférences système de réservation, les adhérents pourront réserver des documents et aller les chercher à la bibliothèque à une date/heure ultérieure.

Voir la section Faire une réservation du chapitre OPAC pour apprendre comment faire des réservations à partir de l’OPAC.

Réserver depuis l’interface professionnelle

Note

Les bibliothécaires doivent avoir la permission place_holds (ou la permission superlibrarian) pour pouvoir faire des réservations.

Il y a plusieurs manières de faire une réservation depuis l’interface professionnelle. La plus évidente consiste à utiliser le bouton “Réserver” en haut de n’importe quelle notice bibliographique.

Sur la page de résultats d’une recherche, vous pouvez également utiliser le lien “Réserver” qui se trouve en haut de la page ou bien celui qui se trouve sous chaque notice.

Vous pouvez facilement réserver plusieurs exemplaires à partir d’une liste en cochant les cases devant les titres puis en cliquant sur le bouton “Réserver” au sommet de la page de résultats.

Note

Cette fonctionnalité peut être désactivée grâce à la préférence système DisplayMultiPlaceHold .

Vous recherchez d’abord un adhérent à partir de son code à barres ou de tout ou partie de son nom.

Si vous préférez commencer par trouver un adhérent avant de procéder à une réservation, allez sur la fiche de l’adhérent, puis cliquez sur le bouton “Rechercher pour réserver” en haut de la fiche de l’adhérent.

En cliquant sur ce bouton, vous arrivez sur la page de recherche dans le catalogue où vous pouvez rechercher le ou les titre(s) à réserver pour l’adhérent. Sous chaque notice trouvée figure un lien “Réserver pour” suivi du nom de l’adhérent.

Vous pouvez réserver plusieurs documents en cochant les cases devant les titres puis en cliquant sur la flèche à droite du bouton “Réserver” et en choisissant “Réserver pour” suivi du nom de l’adhérent.

Note

Une fois la réservation faite, vous pouvez faire en sorte que Koha “oublie” le nom de l’adhérent en cliquant la flèche à droite du bouton “Réserver” sur la page des résultats de recherche et en choisissant l’option “Oublier”.

Selon le nombre d’exemplaires que vous réservez à la fois, vous obtenez un formulaire de réservation différent. Si votre réservation porte sur une notice unique, vous verrez une liste de tous ses exemplaires réservables.

• Adhérent : le nom de l’adhérent pour qui la réservation est effectuée

• Priorité estimée : elle prend en compte le nombre de réservations déjà effectuée sur ce titre

• Note : entrez n’importe quelles notes qui pourraient s’appliquer à cette réservation

• Réserver un type de document spécifique : si la préférence système AllowHoldItemTypeSelection est paramétrée sur “Permettre”, une option vous permettra de choisir de limiter la réservation à un type de document spécifique

• Début de la réservation : si la préférence système AllowHoldDateInFuture est paramétrée sur « Autoriser », et que l’adhérent veut le réserver pour une date autre que celle du jour, saisissez une date ici

• Fin de la réservation : si l’adhérent a spécifié qu’il ne voulait plus du document réservé après une certaine date, ou si vous avez fixé des limites sur la durée des réservations, vous pouvez saisir ici une date d’expiration pour la réservation

  Note

  Pour annuler automatiquement les réservations expirées, votre administrateur système doit paramétrer le cronjob cancel_expired_holds.pl pour qu’il s’exécute régulièrement.

• Réservation non prioritaire : si vous réservez pour des opérations internes, par exemple pour vérifier s’il manque des pages ou pour ajouter une étiquette, cochez la case “Réservation non prioritaire”. Ce type de réservation n’empêchera pas l’adhérent ayant emprunté l’exemplaire de prolonger son prêt.

Pour réserver le prochain exemplaire disponible (choix par défaut), remplissez la partie suivante du formulaire. Pour des paramètres de réservation plus spécifiques, choisissez un groupe d’exemplaire dans la section “Réserver le prochain exemplaire disponible parmi un groupe d’exemplaires” ou un exemplaire spécifique dans la section “Réserver un exemplaire spécifique” ci-dessous.

• Retrait à : choisissez la bibliothèque où l’adhérent viendra retirer le document

  Note

  La bibliothèque de retrait par défaut est déterminée par la préférence système DefaultHoldPickupLocation .

• Réserver un type de document spécifique : si la préférence système AllowHoldItemTypeSelection est paramétrée sur “Permettre”, une option vous permettra de choisir de limiter la réservation à un type de document spécifique

• Réservations à placer (Nombre) : si les réservations multiples par notice sont autorisées, vous pouvez saisir un chiffre dans ce champ pour réserver ce nombre d’exemplaires pour l’adhérent sélectionné.

  Note

  Le champ “Réservations à placer (Nombre)” n’apparaîtra que si les Règles de circulation et d’amendes sont paramétrées pour autoriser une limite de “Réservations par notice” strictement supérieure à 1 pour cette combinaison de type de prêt et de catégorie d’adhérent.

Pour réserver le prochain exemplaire disponible d’un groupe d’exemplaires plutôt que le prochain exemplaire disponible de la notice toute entière, sélectionnez cette section et renseignez-la.

Note

Cette section n’apparaître que si la préférence système EnableItemGroupHolds est paramétrée sur “Activer” et que la notice a des groupes d’exemplaires. Vous pouvez choisir de réserver le prochain exemplaire disponible d’un groupe.

• Retrait à : choisissez la bibliothèque où l’adhérent viendra retirer le document

  Note

  La bibliothèque de retrait par défaut est déterminée par la préférence système DefaultHoldPickupLocation .

• Choisissez un groupe d’exemplaires sur lequel placer une réservation.

Pour réserver un exemplaire particulier, plutôt que le prochain exemplaire disponible d’une notice toute entière ou d’un groupe d’exemplaires, sélectionnez cette section et renseignez-la.

• Sélectionnez l’exemplaire à réserver.

  Note

  Activer la préférence système DisplayMultiItemHolds permettra de sélectionner plusieurs exemplaires dans cette section et de réserver ces exemplaires en même temps pour le même adhérent. Si la préférence système est activée, vous pourrez sélectionner plus d’un exemplaire.

• Si nécessaire, modifiez le lieu de retrait.

  Note

  La bibliothèque de retrait par défaut est déterminée par la préférence système DefaultHoldPickupLocation .

Si vous placez des réservations sur plusieurs notices en même temps, l’option de réservation du prochain exemplaires sur chacun des titres s’appliquera. Si aucun exemplaire ne peut être réservé, une alerte s’affichera en ce sens.

Si votre bibliothèque utilise la fonctionnalité Clubs d’adhérent, utilisez l’onglet “Clubs” pour réserver pour un club.

Pour réserver pour un club, cliquez sur l’onglet “Clubs”, cherchez et sélectionnez le nom du club puis cliquez sur le bouton “Réserver”.

Si votre bibliothèque a paramétré des amendes de réservation dans ses règles de circulation et d’amendes et que l’adhérent doit payer pour cette réservation, une note apparaît en haut de la page spécifiant le montant.

Gestion des réservations

Les réservations peuvent être modifiées et annulées depuis l’onglet Réservations qui se trouve sur la gauche de la notice.

Dans la liste des réservations, vous pouvez changer l’ordre des réservations, l’endroit où récupérer le document, modifier si la réservation cible un exemplaire particulier ou le prochain disponible, suspendre la réservation ou l’annuler.

Note

Si la préférence système HoldsSplitQueue est activée, vous verrez la liste des réservations divisée en différents tableaux selon la bibliothèque de retrait, le type de document ou ces deux critères.

Note

Si vous avez paramétré la préférence système AllowHoldDateInFuture sur « Ne pas autoriser », vous n’aurez pas la possibilité de modifier la date de la réservation (la colonne nommée Date).

Note

Selon la façon dont vous avez paramétré la préférence système HidePatronName, la liste peut afficher les numéros de cartes des adhérents au lieu de leurs noms dans la colonne Adhérent comme dans l’image ci-dessus.

Modifier l’ordre des réservations

Note

Les bibliothécaires doivent avoir la permission modify_holds_priority (ou la permission superlibrarian) pour modifier la priorité des réservations.

Pour réordonner les réservations, utilisez le menu déroulant “Priorité” ou bien les flèches disposées à côté de chaque réservation.

Avertissement

En cliquant sur la double flèche descendante, à droite d’une réservation, vous déplacez la réservation tout en bas de la liste, même si de nouvelles réservations sont effectuées plus tard.

Par exemple, si votre bibliothèque autorise des lecteurs empêchés à emprunter pour plusieurs mois, il ne serait pas équitable pour les autres lecteurs qu’un lecteur empêché soit autorisé à emprunter des nouveautés et à les garder pour des mois. Il faudra donc veiller à ce que les demandes de réservations des premiers restent en bas de la liste tant que les seconds n’auront pas eu accès aux nouveautés.

Dans la liste des réservations, celles avec la plus basse priorité sont indiquées grâce à la double flèche descendante soulignée.

Cliquer à nouveau sur cette double flèche replacera la résevation dans la liste régulière des priorités, en dernière position.

Modifier le niveau d’une réservation

Version

Cette fonctionnalité a été ajoutée à Koha dans sa version 23.11.

Il est parfois nécessaire de modifier une réservation faite sur un exemplaire spécifique (appelée Réservation au niveau de l’exemplaire) en une réservation qui ne cible pas un exemplaire particulier (souvent appelée Réservation du niveau de la notice), pour qu’elle soit satisfaite avec le prochain exemplaire rendu. Pour modifier le niveau d’une réservation, sélectionnez à partir du menu déroulant “Détails” et confirmez la modification en cliquant sur le bouton “Mettre à jour la(es) réservation(s)”.

Suspendre des réservations

Si un adhérent demande la suspension de ses réservations et que vous avez paramétré la préférence système SuspendHoldsIntranet sur “Permettre”, vous pouvez cliquer sur le bouton “Suspendre” tout à droite.

Si l’adhérent précise une date de réactivation de ses réservations, vous pouvez saisir cette donnée dans le champ Date et cliquer sur le bouton “Mettre à jour la(es) réservation(s)” pour enregistrer vos modifications.

Note

Si vous avez paramétré la préférence système AutoResumeSuspendedHolds sur « Ne pas autoriser », vous n’aurez pas la possibilité de définir une date de fin de suspension des réservations.

Note

Le cron job auto_unsuspend_holds.pl est nécessaire pour réactiver automatiquement les réservations suspendues.

Vous pouvez aussi réactiver manuellement les réservations en cliquant sur le bouton “Lever la suspension”.

Si la préférence système SuspendHoldsOpac est paramétrée sur “Autoriser”, les adhérents pourront suspendre et réactiver leurs propres réservations à partir de leur compte en ligne.

Supprimer des réservations

Pour supprimer ou annuler une réservation, cliquez sur l’icone Poubelle rouge à droite de la ligne de la réservation.

Pour supprimer ou annuler un groupe de réservations, vous pouvez choisir “sup” du menu déroulant à gauche de chaque ligne puis cliquer sur “Mettre à jour la(es) réservation(s)”.

Sinon, vous pouvez sélectionner les réservations à annuler puis cliquer sur le bouton “Annuler les réservations sélectionnées”.

Réception des réservations

Lorsque les documents réservés sont retournés ou empruntés, le système rappelle aux bibliothécaires que le document est réservé et propose diverses options pour gérer la réservation.

Lorsque vous retournez un exemplaire réservé, Koha vous demandera soit de confirmer et de transférer l’exemplaire

ou juste de confirmer la réservation

Si le document doit être transféré, cliquer sur “Confirmer et transférer” ou “Imprimer le ticket, transférer et confirmer” notera le document en transit vers la bibliothèque concernée.

Si l’exemplaire est déjà disponible à la bibliothèque de retrait, cliquer sur les boutons “Confirmer” ou “Imprimer le ticket et confirmer” déclarera le document comme prêt à être retiré par l’adhérent.

Cliquer sur “Ignorer” maintiendra la réservation mais permettra au document d’être emprunté par un autre adhérent ou de voir son statut modifié (s’il a été rendu endommagé, par exemple).

Les options “Imprimer le ticket et confirmer” ou “Imprimer le ticket, transférer et confirmer” ouvriront une page contenant les informations sur la réservation ou le transfert, que vous pourrez imprimer et joindre au document.

Note

Le ticket imprimé est HOLD_SLIP. Il peut être modifié par l’outil Notifications et tickets.

Si la réservation est confirmée et que l’adhérent est averti, la notification “Réservation satisfaite” lui sera envoyée.

Note

La notification envoyé est HOLD. Elle peut être modifiée par l’outil Notifications et tickets.

Note

Si la préférence système HoldsAutoFill est activée, les bibliothécaires n’auront pas à confirmer la réservation, mais pourront imprimer les tickets de réservation ou de transfert.

Si la préférence système HoldsAutoFillPrintSlip est activée, la fenêtre d’impression des tickets de réservation ou de transfert s’ouvrira automatiquement.

Une fois la réservation confirmée, elle apparaîtra comme “en attente” sur la fiche de l’adhérent ainsi que sur la page de prêt dans l’onglet “Réservations”.

La notice d’exemplaire montrera aussi que l’exemplaire est réservé.

Dans certains cas, un adhérent peut venir retirer une réservation pour le compte de quelqu’un d’autre. Il faut alors supprimer la réservation pour lui prêter le document. Ou bien est effectué, par erreur, le prêt d’un document mis en attente pour une toute autre personne. Dans ce cas, une alerte est affichée.

• Annuler la réservation : en lien avec “Oui, prêter”, cette option annulera la réservation en cours et prêtera le document au nouvel adhérent.

• Annuler le statut En attente : combinée avec “Oui, prêter”, cette option réinitialisera le statut “En attente” de la réservation (l’adhérent qui a réservé sera à nouveau en première position dans la file d’attente) et prêtera le document au nouvel adhérent.

• Oui, prêter : cette option prête le document à l’adhérent actuel.

• Ne pas prêter et imprimer le ticket : cette option ouvrira la fenêtre d’impression du ticket de réservation, le prêt sera annulé et la réservation sera maintenue.

• Non, ne pas prêter : cette option annulera le prêt, la réservation sera maintenue.

Si vous faites le retour d’un exemplaire déjà en attente de retrait, une fenêtre indiquera qu’une réservation a été trouvée et que l’exemplaire est déjà en attente. De plus, une option autorise le personnel à annuler la réservation et choisir une raison à cette annulation.

Note

Les raisons d’annuler une réservation sont liées à la catégorie de valeurs autorisées HOLD_CANCELLATION.

• Confirmer la réservation : cette option maintiendra la réservation active.

• Imprimer le ticket et confirmer : cette option ouvrira une fenêtre pour imprimer le ticket de réservation et préservera la réservation existante.

• Annuler la réservation : cette option supprimera la réservation.

  • Si vous annulez la réservation et qu’il reste des réservations sur le document, vous aurez à nouveau l’option de confirmation de la réservation pour l’adhérent suivant.

  • Une raison peut être rattachée à l’annulation de la réservation. Une notification peut être envoyée à l’adhérent, expliquant pourquoi cette réservation a été annulée.

Avertissement

Si vous souhaitez envoyer une notification motivant l’annulation de la réservation, vous devrez, si elle n’existe pas déjà, créer une notification ayant le code « HOLD_CANCELLATION » .

Réservations programmées

Version

Cette fonctionnalité a été intégrée à Koha à partir de la version 23.11.

Une “réservation programmée” dans Koha est une autre manière de réserver un document.

• Une réservation est l’inscription d’un adhérent sur une liste d’attente et est satisfaite quand le document est disponible. Le document est emprunté pour un durée définie dans les règles de circulation et d’amendes pour cette bibliothèque, cette catégorie d’adhérents et le type de prêt.

• Une réservation programmée est une réservation destinée à être satisfaite sur des dates spécifiques. La réservation programmée devient la durée du prêt.

Les réservations programmées peuvent être particulièrement utiles pour des documents tels que des modèles, sacs à histoires, boîtes à souvenir, etc… qui seront utilisés lors d’événements et activités à des dates spécifiques.

Note

Activez la fonctionnalité Réservations programmées en activant la préférence système EnableBookings.

Les bibliothécaires doivent avoir la permission manage_bookings (ou la permission superlibrarian) pour pouvoir effectuer et gérer des réservations programmées.

Rendre des documents pré-réservables

Pour que des documents fassent l’objet d’une réservation programmée, il faut les rendre “pré-réservables”.

Les documents peuvent être rendus pré-réservables individuellement :

• A partir de la notice bibliographique, allez sur l’onglet Exemplaires puis naviguez jusqu’à la section Priorité du document concerné.

• Configurez “Pré-réservable” sur “Oui” pour que le document puisse faire l’objet d’une réservation programmable.

Autrement, vous pouvez rendre pré-réservables tous les exemplaires d’un type de prêt en utilisant les paramètres de types de prêt.

Version

L’option “Pré-réservable” pour les types de prêt a été intégrée à Koha à partir de la version 24.11.

Pour éviter des requêtes incompatibles sur des documents très demandés, il est conseillé de ne pas autoriser les réservations pour le type de prêt utilisé pour les documents “pré-réservable”.

Note

Les documents pré-réservables peuvent toujours être prêtés sans réservation programmable préalable, selon les règles de circulation de la bibliothèque, de la catégorie d’adhérents et du type de prêt.

Programmer une réservation

Les réservations programmables ne peuvent être créées que par les bibliothécaires et seulement sur les exemplaires marqués pré-réservables.

Si au moins un exemplaire d’une notice bibliographique est pré-réservable, le bouton “Programmer une réservation” est affiché au dessus de la notice.

Pour faire une réservation programmable, cliquez sur le bouton “Programmer une réservation”. Ceci ouvre une fenêtre modale.

• Adhérent : saisissez le numéro de la carte ou le début du nom de l’adhérent destinataire de cette réservation programmée.

• Retrait à : choisissez la bibliothèque où l’adhérent viendra récupérer l’exemplaire.

  Version

  Cette option a été intégrée à Koha à partir de la version 24.05.

• Type de document : le choix, facultatif, du type de document ciblé par la demande. Ceci est utile si vous avez des exemplaires de différents types rattachés à la même notice, chacun avec des règles de circulation différentes.

  Version

  Cette option a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

• Exemplaire : choix, facultatif, si la réservation programmée peut être satisfaite par n’importe quel exemplaire ou seulement par celui dont le code à barres a été sélectionné.

Note

Bien que ces options soient facultatives, Type de document ou Exemplaire doit être sélectionné pour ouvrir le sélecteur de dates de la réservation programmée.

• Dates de la réservation programmée : sélectionnez une date dans le calendrier pour en faire la date de début de la réservation programmée; sélectionnez sur une autre date pour en définir la date de fin. Cliquez sur la croix à droite du champ de saisie pour effacer les dates et en choisir de nouvelles.

  • Des réservations programmées sur un même exemplaire ne peuvent se chevaucher.

  • Les dates pour lesquelles l’exemplaire sélectionné fait déjà l’objet d’une réservation programmée sont marquées de points bleus dans le calendrier.

    Version

    Cette fonctionnalité a été intégrée à Koha à partir de la version 24.05.

  • Vous pouvez paramétrer les jours avant et après le traitement dans les Règles par défaut des réservations et réservations programmées par type de document. Ils apparaîtront dans le calendrier avec un fond rouge et un fond orange respectivement. Cela empêche que des réservations programmées sur le même exemplaire soient faites de manière trop rapprochées les unes des autres.

    Version

    Cette fonctionnalité a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

  

  • La réservation programmée ne peut excéder la période de prêt maximale pour la combinaison type de document, catégorie d’adhérents et bibliothèque paramétrée dans les règles de circulation. Une fois la date de début de la réservation programmée choisie, toutes les dates dans la durée de prêt maximale sont grisées et peuvent être choisies.

    Note

    La durée maximale de prêt est calculée comme suit : durée de prêt + (période de renouvellement * nombre maximal de renouvellements).

    Les dates correspondant à la fin de la période initiale de prêt et des périodes de renouvellement sont en gras.

    

    Version

    Cette fonctionnalité a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

Effectuer une réservation programmée déclenche la notification BOOKING_CONFIRMATION. Cette notification est envoyée à l’adhérent pour l’informer des détails de la nouvelle réservation programmée. Elle peut être modifiée par l’outil Notifications et tickets.

Version

La notification BOOKING_CONFIRMATION a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

Gestion des réservations programmées

Une liste des réservations programmées à venir peut être consultée en utilisant le rapport Réservations programmées à traiter dans le module Circulation.

Les réservations programmées peuvent être visualisées, modifiées et annulées depuis le lien Réservations programmées du menu sur la gauche de la notice bibliographique.

Utilisez les boutons au-dessus du tableau pour afficher les réservations programmées expirées, annulées et terminées.

Modifier une réservation programmée

A partir de la liste des réservations programmées, utilisez le bouton “Modifier” de celle que vous souhaitez modifier. Ceci ouvre une fenêtre modale avec les mêmes options que Programmer une réservation.

Vous pouvez aussi modifier les dates d’une réservation programmée à partir du calendrier sous la liste des réservations programmées.

• Cliquez sur l’espace réservé d’une réservation programmée; il se colore n jaune et le curseur de la souris se transforme en croix fléchée.

• Cliquez-glissez la réservation programmée pour la faire correspondre aux nouvelles dates souhaitées.

Modifier la bibliothèque de retrait, la date de début ou la date de fin d’une réservation programmée déclenche la notification BOOKING_MODIFICATION. Cette notification est envoyée à l’adhérent pour l’information des détails mis à jour de la réservation programmée. Cette notification peut être modifiée dans l’outil Notifications et tickets.

Version

La notification BOOKING_MODIFICATION a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

Supprimer une réservation programmée

• A partir du calendrier, cliquez sur l’espace réservée d’une réservation programmée. Quand il se colore en jaune, cliquez sur la croix rouge à sa droite.

• A partir de la liste des réservations programmées, cliquez sur le bouton “Annuler” de la réservation programmée que vous souhaitez supprimer.

Au moment d’Annuler une réservation programmée, vous pouvez si vous le souhaitez saisir une raison d’annulation ou en sélectionner une dans le menu déroulant.

Version

Les raisons d’annulation ont été ajoutées à Koha dans sa version 24.11.

Note

Les valeurs du menu déroulant sont gérées dans la catégorie de valeur autorisée BOOKING_CANCELLATION.

Après confirmation, la réservation programmée qui vient d’être annulée ne sera plus visible ni dans le calendrier ni dans la liste des réservations programmées. Utilisez le filtre “Y compris annulées” au-dessus du tableau pour voir ces réservations programmées dans la liste.

Annuler une réservation programmée déclenche la notification BOOKING_CANCELLATION. Cette notification est envoyée à l’adhérent pour l’informer que sa réservation programmée a été annulée. Elle peut être modifiée par l’outil Notifications et tickets.

Version

La notification BOOKING_CANCELLATION a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

Prêter des exemplaires faisant l’objet d’une réservation programmée

Quand un adhérent vient récupérer un des documents dont il a programmé la réservation, il peut l’emprunter en suivant le processus classique de prêt.

• Basculez sur Prêter et chercher l’adhérent.

• Scannez le code à barres de l’exemplaire ou saisissez le manuellement puis cliquez sur “Prêter”.

Note

La date d’échéance de l’exemplaire sera la date de fin de la réservation programmée.

Si l’adhérent tente de récupérer son document avant la date de début de la réservation programmée, un avertissement sera affiché. Vous pouvez décider d’autoriser ou d’interdire ce retrait anticipé.

Note

Dans le cas d’un retrait anticipé, la date d’échéance sera la date originale de fin de la réservation programmée. La période de prêt sera donc plus longue que celle originellement prévue pour cette réservation programmée.

Collectes sur rendez-vous

Koha comprend un module de collecte sur rendez-vous utilisable pour programmer les retraits de leurs réservations par les adhérents.

• Aller à : Circulation > Collectes sur rendez-vous

Voir la section configuration de la collecte sur rendez-vous pour savoir comment mettre en place la collecte sur rendez-vous.

Note

Les bibliothécaires doivent avoir la permission manage_curbside_pickups (ou la permission superlibarian) pour pouvoir programmer et gérer des retraits.

Programmer un retrait

• Aller à : Circulation > Collectes sur rendez-vous > Programmer un retrait

Pour programmer un retrait,

• Cliquer sur l’onglet “Programmer un retrait”

  

• Rechercher l’adhérent pour qui programmer un retrait, soit par son nom soit par son numéro de carte

  Avertissement

  Si “Activer uniquement pour les réservations en attente” est défini dans la configuration de la collecte sur rendez-vous pour votre bibliothèque, et que l’adhérent n’a pas de réservation en attente, un message d’erreur sera affiché.

  

• Saisir une date pour le retrait

  Note

  Seules les dates pour lesquelles des créneaux horaires sont disponibles seront affichées.

• Les horaires de retrait possible s’afficheront, en fonction du jour de la semaine

  

  Note

  Le nombre entre parenthèses sous chaque créneau horaire est le nombre d’adhérents qui sont actuellement programmés pour un retrait à cette heure. Si le nombre maximum de rendez-vous a été atteint, en fonction du paramètre “Nombre maximum d’adhérents par intervalle” dans la configuration de la collecte sur rendez-vous, le créneau horaire sera affiché en rouge et vous ne pourrez pas le sélectionner.

• Si nécessaire vous pouvez ajouter une note à propos de ce retrait

• Cliquer sur “Valider”

Vous pouvez également programmer un retrait à partir du compte de l’adhérent.

• Cliquer sur “Programmer un retrait” en haut de la page de détails de l’adhérent

  

Note

Si l’adhérent a choisi de recevoir par courriel le message “Réservation satisfaite”, il recevra également un message lorsque le retrait sur rendez-vous sera programmé.

Vous pouvez personnaliser le contenu de la notification en éditant le modèle NEW_CURBSIDE_PICKUP dans l’outil Notifications & tickets.

Préparer les collectes sur rendez-vous

• Aller à : Circulation > Collectes sur rendez-vous > À préparer

L’onglet “À préparer” contient toutes les collectes sur rendez-vous en attente de préparation.

Note

Si l’adhérent a des retards ou des suspensions, cela sera affiché ici, sous son nom.

Une fois les documents préparés et prêts à être retirés, cliquer sur “Marquer comme Préparé & prêt”. Ceci transfèrera le rendez-vous de retrait vers l’onglet “Préparé & prêt”.

Note

Il est inutile de prêter l(es) exemplaire(s) à l’adhérent à ce stade. Lors de la livraison de la collecte sur rendez-vous, le module réalisera automatiquement le prêt.

Vous pouvez rafraîchir manuellement la liste en cliquant sur le bouton “Rafraîchir”. Vous pouvez aussi paramétrer votre session pour réactualiser toutes les X secondes. Cochez la case à côté de “Rafraîchir automatiquement chaque X secondes” et saisissez le nombre de secondes.

Livraison des collectes sur rendez-vous

• Aller à : Circulation > Collectes sur rendez-vous > L’adhérent est arrivé

A partir de l’OPAC, l’adhérent peut signaler qu’il est arrivé. Les bibliothécaires peuvent aussi préciser que l’adhérent est arrivé en cliquant sur le bouton “L’adhérent est arrivé” de l’onglet “Préparé & prêt”.

Au moment convenu, rencontrez l’adhérent pour lui remettre ses documents. Puis, cliquez sur “Marquer comme livré”. Cela déclenchera le prêt de(s) exemplaire(s) à l’adhérent et le transfert du rendez-vous dans l’onglet “Livré aujourd’hui”.

Annuler des collectes sur rendez-vous

• Aller à : Circulation > Collectes sur rendez-vous > À préparer

Si pour quelque raison que ce soit un rendez-vous doit être annulé, cliquez sur le bouton “Annuler” depuis l’onglet “À préparer”.

Si le retrait a déjà passé l’étape “A préparer”, cliquez sur “Marquer comme A préparer” pour le faire revenir à cette étape où il pourra être supprimé.

Rappels

La fonctionnalité de rappels permet aux utilisateurs de rappeler des exemplaires qui sont actuellement prêtés. Une fois le rappel confirmé, l’emprunteur qui a actuellement l’exemplaire en prêt recevra une notification indiquant que sa date de retour a été ajustée et qu’il doit rapporter le document. Une fois que l’exemplaire rappelé est rendu, le demandeur sera notifié que son document est en attente de retrait à la bibliothèque souhaitée.

Consultez la section demander des rappels pour apprendre à effectuer un rappel à l’OPAC.

Définir les rappels dans Koha

Pour utiliser cette fonctionnalité :

• Activez la préférence système UseRecalls

• Paramétrez la préférence système RecallsMaxPickUpDelay

• Si vous le souhaitez, activez la préférence système RecallsLog

• Modifiez les sections concernées dans les règles de circulation

  • Rappels autorisés (nombre)

  • Rappelspar notice (nombre)

  • Rappels sur étagère autorisés

  • Intervalle de date d’échéance pour les rappels (jour)

  • Montant de l’amende pour retard d’un rappel

  • Période de retrait d’un rappel

• Vérifiez que tous les membres du personnels qui gèrent des rappels ont la permission manage_recalls permission (ou la permission superbibliothécaire).

• Planifiez les cronjobs de rappels

• Vérifiez les notifications et tickets de rappels pour vous assurer qu’elles contiennent toutes les informations nécessaires

Gestion des rappels

La fonctionnalité de rappels est relativement automatisée. Le personnel n’a pas beaucoup de manipulation à effectuer pour gérer les rappels.

Note

Seuls les bibliothécaires ayant la permission manage_recalls (ou la permission superbibliothécaire) auront accès à la gestion des rappels.

Statuts de rappels

Les statuts possibles pour les rappels sont les suivants :

• Demandé

  • Une nouvelle demande de rappel a été effectuée et l’exemplaire doit être rendu par l’adhérent qui l’a actuellement

  • Les demandes de rappel apparaissent dans

    • la file des rappels

    • la liste des rappels à traiter, si un exemplaire disponible peut satisfaire le rappel

    • l’onglet “Rappels” de la notice bibliographique

    • l’onglet “Rappels” de la fiche adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• En attente

  • Un exemplaire rappelé est en attente de retrait dans la bibliothèque choisie par le demandeur

  • Les rappels en attente apparaissent dans

    • la liste des rappels en attente de retrait

    • la file des rappels

    • l’onglet “Rappels” de la fiche adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• En transfert

  • Un exemplaire a été assigné à un rappel et est en transfert vers la bibliothèque de retrait choisie par le demandeur

  • les rappels en transfert apparaissent dans

    • la file des rappels

    • l’onglet “Rappels” de la fiche adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• Retard

  • Un exemplaire rappelé est en retard pour être rendu par l’adhérent qui l’a actuellement

  • Les rappels en retard apparaissent dans

    • la liste des rappels en retard

    • la file des rappels

    • l’onglet “Rappels” de la fiche adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• Satisfait

  • Un exemplaire rappelé a été emprunt par le demandeur, et le rappel est terminé

  • Les rappels satisfaits apparaissent dans

    • la liste des anciens rappels

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• Expiré

  • Le rappel n’a pas été satisfait avant une date d’expiration définie ou le demandeur n’est pas allé le chercher dans la période de retrait définie dans RecallsMaxPickUpDelay

  • Les rappels expirés apparaissent dans

    • la liste des anciens rappels

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

• Annulé

  • La demande de rappel a été annulée.

  • Les rappels annulés apparaissent dans

    • la liste des anciens rappels

    • l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent (et son équivalent à l’OPAC)

Réception des rappels

Au moment de passer en retour un exemplaire qui a été rappelé, une pop-up s’affichera demandant au personnel de confirmer ou ignorer le rappel.

• Confirmer le rappel : cette option placera le rappel en statut “En attente”, et si l’adhérent a une adresse courriel, lui enverra un message indiquant qu’ils peuvent retirer l’exemplaire que l’exemplaire dont ils avaient demandé le rappel.

  Note

  La notification envoyée est PICKUP_RECALLED_ITEM. Elle peut être modifiée par l’outil Notifications et tickets

• Imprimer le ticket et confirmer : cette option imprimera un ticket que vous pourrez joindre au document (comme un ticket de réservation) en complément des actions déclenchées par “Confirmer le rappel” (changement du statut et envoi du message).

  Note

  Le ticket est RECALL_REQUESTER_DET. Vous pouvez personnaliser son contenu dans l’outil Notifications et tickets

• Ignorer : cette option passera l’exemplaire en retour, mais le rappel ne sera pas considéré comme en attente de retrait, et l’adhérent ne sera pas notifié.

Si l’adhérent a demandé à retirer l’exemplaire rappelé dans une bibliothèque différente, un transfert sera déclenché.

• Confirmer le rappel et transférer : cette option placera le rappel “En transfert”.

• Imprimer le ticket, transférer et confirmer : cette option imprimera un ticket que vous pouvez glisser dans l’exemplaire (comme un ticket de réservation) en plus de mettre le rappel “En transfert”.

• Après le retour, le statut de l’exemplaire sera changé dans le catalogue pour “en transit”

Note

L’adhérent ne sera notifié que son rappel est prêt dans aucune des options ci-dessus.

Annulation des rappels

Note

Seuls les rappels demandés ou en retard peuvent être annulés.

Il n’est pas possible d’annuler un rappel qui est actuellement en attente de retrait

Le personnel peut annuler des rappels depuis différents écrans dans l’interface professionnelle.

• Annulez à partir de la file des rappels”, soit individuellement en cliquant sur le bouton “Actions” et sélectionnant l’option “Annuler”.

  

  Soit en sélectionnant plusieurs rappels et en cliquant sur le bouton “Annuler les rappels sélectionnés” en bas de l’écran.

  Si l’exemplaire rappelé est actuellement en transfert, l’option d’annulation déclenchera également un transfert vers la bibliothèque de rattachement de l’exemplaire.

  

• Annulez depuis les rappels à traiter en cliquant sur le bouton “Annuler le rappel” à droite

  

  Si l’exemplaire rappelé est actuellement en transfert, l’option d’annulation déclenchera également un transfert vers la bibliothèque de rattachement de l’exemplaire.

  

• Annulez à partir de la liste des rappels en retard, soit individuellement en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler”.

  

  Soit en sélectionnant plusieurs rappels et en cliquant sur le bouton “Annuler les rappels sélectionnés” en bas de l’écran.

• Annulez à partir de l’onglet “Rappels” d’une notice bibliographique en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler”.

  

  Soit en sélectionnant plusieurs rappels et en cliquant sur le bouton “Annuler les rappels sélectionnés” en bas de l’écran.

• Annulez à partir de l’onglet “Rappels” de la page de détails d’un adhérent en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler”.

  

• Annuler à partir de l’onglet “Historique des rappels” du dossier d’un adhérent en cliquant sur le bouton “Actions” et sélectionnant l’option “Annuler”.

  

Changer le statut d’un rappel en attente

Si un rappel est actuellement en attente de retrait et que pour une raison ou une autre le personnel doit changer son statut (par exemple, le demandeur a appelé et ne pourra pas venir chercher le rappel), il est possible d’annuler le statut en attente.

• Annulez le statut à partir de la file des rappels en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler le statut en attente”.

  

• Annulez le statut à partir de la liste des rappels en attente de retrait en cliquant sur le bouton “Annuler le statut en attente” sur la droite.

  

Marquer les rappels comme en retard

Si un document rappelé n’a pas été rendu avant la nouvelle date d’échéance, il devrait être marqué comme étant retard par le cronjob overdue_recalls. Cependant il peut également être marqué manuellement comme étant en retard.

A partir de la file des rappels, cliquez sur le bouton “Actions” et sélectionnez l’option “Marquer comme en retard”.

Les rappels en retard apparaissent dans la liste des rappels en retard.

Rappels expirés

Si un rappel est en attente de retrait depuis plus longtemps que la période définie dans RecallsMaxPickUpDelay, il expirera automatiquement via le cronjob expire_recalls. Cependant, il est possible de faire expirer les rappels manuellement.

A partir de la liste des rappels en attente de retrait, cliquez ur le bouton “Faire expirer le rappel” sur la droite.

Rapports de rappels

Une fois que les rappels sont paramétrés, de nouvelles sections apparaîtront dans le module circulation.

• Aller à : Circulation > Rappels

File des rappels

La file des rappels affiche tous les rappels actifs avec leurs statuts.

A partir de la file des rappels, le personnel peut annuler les rappels actifs soit individuellement en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler”.

Soit en sélectionnant plusieurs rappels et en cliquant sur le bouton “Annuler les rappels sélectionnés” en bas de l’écran.

Pour les rappels qui sont en transfert, il est possible de les annuler et ceci générera un transfert pour les renvoyer à leur bibliothèque de rattachement.

Pour les rappels qui sont actuellement en attente de retrait, il est possible d’annuler le statut en attente en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler le statut en attente”.

Pour les rappels qui sont en retard, il est possible de les marquer comme tels à partir de la file des rappels en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Marquer comme en retard”.

Rappels à traiter

La liste des rappels à traiter affiche toutes les notices qui ont été rappelées mais qui ont des exemplaires disponibles pour satisfaire la demande.

Le personnel peut aller les chercher en rayon et les passer en retour pour satisfaire les demandes.

A partir de la liste des rappels à traiter, le personnel peut annuler les rappels si nécessaire, en cliquant sur le bouton “Annuler le rappel” à droite.

Si l’exemplaire est actuellement en transfert, le fait d’annuler le rappel générera également un transfert pour le renvoyer à sa bibliothèque de rattachement.

Rappels en retard

Cette liste affiche les exemplaires rappelés mais non rendus avant la nouvelle date d’échéance.

Les rappels peuvent être marqués comme en retard automatiquement via le cronjob overdue_recalls ou manuellement.

A partir de cette liste, le personnel peut annuler les rappels actifs soit individuellement en cliquant sur le bouton “Actions” et en sélectionnant l’option “Annuler”.

Soit en sélectionnant plusieurs rappels et en cliquant sur le bouton “Annuler les rappels sélectionnés” en bas de l’écran.

Rappels mis de coté

Ce rapport affiche toutes les rappels qui sont en atttente de retrait par des adhérents.

Cette liste est divisée en deux tableaux :

• Rappels en attente : affiche les rappels actuellement en attente de retrait.

• Rappels en attente depuis plus de x jours : affiche les rappels qui ont été en attente de retrait depuis plus que le nombre de jours spécifiés dans la préférence système RecallsMaxPickUpDelay.

A partir de cette liste, le personnel peut annuler les rappels en attente en cliquant sur le bouton “Annuler le statut en attente” à droite.

Le personnel peut aussi manuellement faire expirer les rappels en cliquant sur le bouton “Faire expirer le rappel” au bout à droite.

Anciens rappels

La liste des anciens rappels affiche les rappels inactifs (terminés, annulés et expirés).

Transferts

Si vous travaillez dans un réseau de bibliothèques, vous pouvez transférer les documents d’une bibliothèque à une autre en utilisant l’outil de Transfert.

• Aller à : Circulation > Transferts

Pour transférer un exemplaire,

• Cliquer sur “Transfert” sur la page de Circulation.

  

• Entrez le site vers lequel vous voulez réaliser le transfert.

• Scannez ou saisissez le code à barres du document que vous voulez transférer.

• Cliquer sur “Valider”.

  

La colonne “statut” de l’exemplaire indiquera alors qu’il est en transit, dans le tableau des exemplaires de l’interface professionnelle et de l’OPAC.

Lorsque l’exemplaire arrive sur l’autre site, le bibliothécaire doit le passer en retour pour indiquer qu’il est arrivé et n’est plus en transit.

L’exemplaire ne sera pas affecté au nouveau site de manière permanente. L’exemplaire conserve son “Site de rattachement”, mais son “Site actuel” a été mis à jour pour indiquer où il se trouve à cet instant.

Le personnel peut vérifier le statut des exemplaire en transfert dans le rapport des Transferts à recevoir.

Si vous utilisez l’outil de rotation automatique des collections, vous pouvez vérifier quels exemplaires de votre bibliothèque sont requis par l’outil de rotation pour être transférés vers une autre bibliothèque en utilisant le rapport des Transferts à envoyer.

Choisir un site

En vous connectant à l’interface professionnelle, vous serez rattachés par défaut à la bibliothèque définie dans votre fiche d’adhérent. Son nom est affiché en haut à droite de toutes les pages de l’interface professionnelle.

C’est le site où seront opérées toutes les transactions de circulation. Si vous vous trouvez sur un autre site, ou sur un site mobile, vous devez définir le site avant de commencer à faire circuler des exemplaires. Pour ce faire, cliquez sur votre nom d’utilisateur et votre bibliothèque de connexion en haut à droite et choisissez “Choisir un site” ou cliquez sur “Choisir un site” sur la page d’accueil du module Circulation.

Note

Seuls les bibliothécaires ayant la permission loggedinlibrary (ou la permission superbibliothécaire) pourront modifier leur bibliothèque de connexion.

Ceci vous amènera à une page où vous pourrez choisir à quelle bibliothèque vous êtes connecté.

Quand vous avez enregistré vos changements, votre nouveau site apparaît en haut à droite.

Note

Seuls les bibliothécaires avec la permission loggedinlibrary (ou la permission superbibliothécaire) pourront se connecter à une bibliothèque différente de leur bibliothèque de rattachement.

Les membres du personnel qui n’ont pas cette permission ne pourront pas se connecter à leur bibliothèque de rattachement.

Catalogage rapide

Note

Seuls les bibliothécaires avec la permission fast_cataloging (ou la permission superlibrarian) pourront utiliser l’option de catalogage rapide.

Parfois, les bibliothécaires au prêt doivent créer rapidement une notice et un exemplaire pour un document qu’ils sont en train de prêter. Ceci est “Catalogage rapide”.

Il y a deux manières d’ajouter des notices grâce au catalogage rapide : à partir de la page d’accueil du module Circulation ou en prêtant un document qui n’est pas dans la base.

Le catalogage rapide dans le menu Circulation

• Aller à : Circulation > Catalogage rapide

Si vous savez devoir prêter un document qui n’est pas dans votre catalogue, vous pouvez vous rendre dans le module Circulation puis cliquer sur “Catalogage rapide”.

L’interface de catalogage s’ouvre sur une grille de catalogage abrégée :

Après avoir saisi la notice et cliqué sur “Enregistrer”, le formulaire de création d’exemplaire apparaîtra et vous pourrez saisir les données exemplaire.

Saisissez les données de l’exemplaire (au moins son code à barres, sa bibliothèque de rattachement, sa bibliothèque actuelle et son type de prêt) puis cliquez sur “Ajouter un exemplaire”.

Vous pourrez alors prêter l’exemplaire.

La catalogage rapide au moment du prêt

Vous pouvez également accéder au catalogage rapide à partir de l’écran de prêt. Lors du prêt, si Koha ne trouve pas le code à barres que vous avez saisi, un message vous proposera d’utiliser le catalogage rapide pour ajouter l’exemplaire dans Koha et enregistrer le prêt.

Cliquer sur “Ajouter une notice par catalogage rapide” vous amène au formulaire de catalogage rapide où vous pouvez saisir les données de la notice.

Après avoir saisi la notice et cliqué sur “Enregistrer”, le formulaire de création d’exemplaire apparaîtra et vous pourrez saisir les données exemplaire. Le champ code à barres sera déjà renseigné avec le code à barres saisi lors de l’essai de prêt.

Saisissez le reste des données exemplaire (au moins la bibliothèque de rattachement, la bibliothèque actuelle et le type de prêt) puis cliquez sur “Ajouter l’exemplaire”.

L’exemplaire sera automatiquement prêté à l’adhérent à qui vous étiez en train d’essayer de faire le prêt.

Rapports de circulation

La plupart des rapports se trouvent dans le module Rapports, mais les plus communs se trouvent dans le module Circulation.

File des réservations

Ce rapport liste toutes les réservations disponibles à retirer des étagères de votre bibliothèque.

D’abord, choisissez les filtres pour le rapport.

Puis le rapport s’affichera.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : holds-table).

Pour générer ce rapport, vous devez avoir planifié le cron job Construire la file des réservations, ou la préférence système RealTimeHoldsQueue doit être sur “Activer”. Ces deux options généreront un script qui devrait être exécuté périodiquement si la bibliothèque autorise les usagers à faire des réservations sur des documents en rayon. Ce script définit quelle bibliothèque devra satisfaire une réservation donnée.

Le processus de file de réservations est contrôlé par les préférences système StaticHoldsQueueWeight, RandomizeHoldsQueueWeight et UseTransportCostMatrix.

Si vous ne voulez pas que tous vos sites participent au processus de réservation en rayon, vous devez répertorier ici les sites qui *participent* au processus en saisissant leurs codes de sites (branchcode), séparés par des virgules (par ex. « MPL, CPL, SPL, BML », etc).

La file d’attente des réservation sera générée par défaut de manière à ce que le système tente d’abord de satisfaire les réservations en utilisant les exemplaires disponibles sur le site de retrait. S’il n’y a pas d’exemplaire disponible sur le site de retrait pour satisfaire une réservation, le système utilisera la liste des bibliothèques définie dans StaticHoldsQueueWeight. Si RandomizeHoldsQueueWeight est désactivé (il l’est par défaut), le script assignera les demandes de traitement des réservations dans l’ordre des sites indiqué dans la préférence système StaticHoldsQueueWeight.

Par exemple si votre réseau compte trois sites de taille variable (petit, moyen et grand) et que vous souhaitez que la gestion des réservations soit effectuée par le plus grand site avant les plus petits, votre préférence système StaticHoldsQueueWeight ressemblera à quelque chose comme « GRAND,MOYEN,PETIT ».

Si vous souhaitez répartir de manière équitable la réponse aux demandes de réservations au sein de votre réseau, activez simplement RandomizeHoldsQueueWeight. Lorsque cette préférence système est activée, l’ordre dans lequel les sites devront répondre aux demandes de réservations pour une demande de document disponible sera généré de façon aléatoire à chaque réactualisation de la liste.

Une alternative aux modes fixes et aléatoires est l’utilisation de la Matrice de coût de transport. Elle a la priorité pour définir d’où viennent les réservations et vous permet de définir le “coût” du transport entre deux sites. Pour utiliser la matrice des coûts de transport, configurez simplement la préférence UseTransportCostMatrix sur “Utiliser”.

Note

D’autres préférences système auront un impact sur la priorisation de la file de réservation, à savoir : LocalHoldsPriority, LocalHoldsPriorityPatronControl, LocalHoldsPriorityItemControl et HoldsQueuePrioritizeBranch.

Réservations à traiter

Ce rapport vous montrera tous les exemplaires réservés qui sont en attente de retrait à la bibliothèque. Si les exemplaires sont disponibles sur plusieurs sites, tous les sites ayant cet exemplaire disponible verront la demande de réservation jusqu’à ce qu’une des bibliothèques traite la réservation.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : holds-to-pull).

En fonction de la valeur de la préférence système CanMarkHoldsToPullAsLost, cliquer sur le bouton « Marquer l’exemplaire comme perdu » ou « Marquer l’exemplaire comme perdu et notifier l’adhérent » marquera l’exemplaire comme perdu et notifiera l’adhérent qui avait réservé l’exemplaire.

Vous pouvez choisir quelle valeur LOST affecter à l’exemplaire avec la préférence système UpdateItemWhenLostFromHoldList.

Avertissement

Ces boutons apparaîtront uniquement pour les réservations à l’exemplaire.

Note

La notification envoyée à l’adhérent utilisera le modèle CANCEL_HOLD_ON_LOST. Vous pouvez la personnaliser avec l’outil Notifications & tickets.

Vous pouvez limiter les résultats en utilisant la case Affiner sur le côté gauche de la page.

Note

Les dates par défaut dans les filtres sont déterminées par les préférences système HoldsToPullStartDate et ConfirmFutureHolds.

Réservations mises de coté

Ce rapport affiche toutes les réclamations qui sont en atttente de retrait par des adhérents.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : holdst).

Vous pouvez annuler manuellement des réservations individuelles en cliquant sur le bouton “Annuler la réservation” à droite de chaque réservation, ou vous pouvez annuler les réservations sélectionnées en utilisant le bouton en haut de la liste.

Les exemplaires réservés qui n’ont pas été retirés par l’adhérent dans le délai normalement autorisé (défini dans la préférence système ReservesMaxPickUpDelay ou dans la règle “Période de retrait de réservation” des règles de circulation et de pénalités) s’afficheront dans l’onglet “Réservations en attente au-delà de leur date d’expiration”.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : holdso).

Ces réservations ne seront pas automatiquement annulées, à moins que la préférence système ExpireReservesMaxPickUpDelay soit paramétrée sur “Autoriser” et que le cron job cancel_expired_holds.pl soit programmé pour s’exécuter régulièrement.

Vous pouvez annuler manuellement des réservations individuelles en cliquant sur le bouton “Annuler la réservation” à droite de chaque réservation, ou vous pouvez annuler les réservations sélectionnées en utilisant le bouton en haut de la liste, voire même annuler toutes les réservations.

L’onglet “Réservations avec des demandes d’annulation” contient les réservations en attente qui ont été annulées par les adhérents via leur compte à l’OPAC, si c’est permis par la politique d’annulation des réservations en attente.

A partir de cet onglet, le personnel peut annuler les réservations, et les transférer vers leur site de rattachement, si c’est nécessaire.

Note

Passer en retour les exemplaires annulera aussi les réservations avec des demandes d’annulation.

Ratios de réservation

Les ratios de réservations sont un outil de gestion des collections. Vous obtiendrez le nombre d’exemplaires nécessaires pour maintenir le ratio de réservations par exemplaire visé. Par défaut, la bibliothèque doit avoir trois exemplaires par réservation. Ce rapport signalera le nombre d’exemplaire à racheter pour respecter ce ratio.

Note

Vous pouvez changer le ratio par défaut avec la préférence système HoldRatioDefault.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : holds-ratios).

Réservations programmées à traiter

Version

Cette fonctionnalité a été ajoutée à Koha dans sa version 24.11.

Ce rapport affichera toutes les réservations programmées à venir qui doivent être récupérées pour toutes les bibliothèques sélectionnées aux dates spécifiées.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : bookings-to-collect).

Par défaut :

• le site dépositaire et le site de retrait sont paramétrés sur le site auquel vous êtes connecté ;

• les réservations programmées affichées commencent de la date du jour et dans les 7 jours suivants.

Vous pouvez mettre à jour les bibliothèques sélectionnées et les dates en utilisant les filtres sur le côté gauche de la page.

Transferts à recevoir

Ce rapport liste tous les exemplaires qui sont en transit vers votre site.

Si vos transferts ont du retard, vous verrez un message indiquant le nombre de jours de retard.

Note

Un transfert est considéré comme en retard suivant le nombre de jours que vous avez défini dans la préférence système TransfersMaxDaysWarning.

Transferts à envoyer

Ce rapport liste tous les exemplaires de votre site qui sont requis par l’outil de rotation des collections.

Note

Ce rapport s’affichera et se remplira uniquement si vous utilisez l’outil de rotation automatique des collections.

Demandes d’article

Les demandes d’articles sont à peu près semblables à des réservations, mais ne sont pas des demandes qui visent à emprunter un exemplaire. Au lieu de cela, les demandes d’articles sont des demandes pour obtenir une photocopie d’une partie d’un livre ou d’un article d’une revue. C’est une pratique très courante dans les bibliothèques universitaires où les chercheurs peuvent avoir besoin d’une copie d’un article trouvé dans une revue.

Paramétrage des demandes d’article

Tout d’abord, activez la préférence système ArticleRequests.

Mettez-là à « Activer » pour permettre aux adhérents de faire des demandes d’article.

Ensuite, il faudra définir le mode de la demande : seulement sur le titre, seulement sur l’exemplaire ou bien à la fois sur le titre et l’exemplaire.

Vous pouvez paramétrer 3 préférences systèmes différentes pour déterminer les champs obligatoires à renseigner selon la manière dont vos documents sont demandés.

• ArticleRequestsMandatoryFields: détermine les champs obligatoires pour les notices pour lesquelles la demande peut être posée au niveau de la notice ou de l’exemplaire

• ArticleRequestsMandatoryFieldsItemOnly rend les champs suivants obligatoires pour les notices pour lesquelles la demande peut être posée sur l’exemplaire uniquement

• ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly : détermine les champs obligatoires pour les notices pour lesquelles la demande peut être posée au niveau de la notice uniquement

La préférence système ArticleRequestsOpacHostRedirection est utilisée si vous créez des notices analytiques. Si elle est activée, elle redirigera l’adhérent de la notice enfant vers la notice hôte à l’OPAC.

La préférence système ArticleRequestsSupportedFormats détermine les différents formats dans lesquels les adhérents peuvent demander leurs articles (photocopie ou scan).

Ensuite, vous devrez aller dans votre tableau des règles de circulation et d’amendes et sélectionner chaque règle pour laquelle vous souhaitez autoriser des demandes.

Vous pouvez autoriser que les demandes faites soit au niveau de la notice, soit au niveau de l’exemplaire, soit Oui (ce qui signifie les deux), soit Non (ce qui signifie qu’aucune demande d’article ne pourra être posée).

Vous pouvez aussi limiter le nombre de demandes d’articles ouvertes qu’un adhérent peut avoir à la fois par catégorie d’adhérent dans la section Limite par défaut des demandes d’article ouvertes de la page des règles de circulation.

Vous pouvez paramétrer des charges pour chaque demande d’article dans la section Frais de demandes d’article par défaut des règles de circulation.

Faire des demandes d’article

Maintenant vous pouvez déposer des demandes à la fois depuis l’interface professionnelle et l’OPAC.

Dans l’interface professionnelle, sur la page de détail de la notice, vous pouvez voir un bouton “Demande un article” en haut et un onglet “Demandes d’article” sur la gauche. Les deux options renvoient vers la même page.

Comme pour une réservation, vous serez invité à saisir le numéro de la carte de l’adhérent ou son nom.

S’il y a des frais, un message apparaîtra pour informer le personnel.

Remplissez le formulaire.

Note

Les champs obligatoires sont paramétrés via trois préférences systèmes ArticleRequestsMandatoryFields, ArticleRequestsMandatoryFieldsItemsOnly, and ArticleRequestsMandatoryFieldsRecordOnly.

• Titre : saisissez le titre de l’article ou du chapitre demandé

• Auteur : saisissez l’auteur de l’article ou du chapitre demandé

• Volume : saisissez le volume dans lequel cet article ou ce chapitre se trouve

• Fascicule : saisissez le fascicule dans lequel cet article se trouve

• Date : saisissez la date du fascicule dans lequel cet article se trouve

• Table des matières : cochez pour indiquer que l’adhérent souhaite une copie de la table des matières

• Pages : saisissez les pages à photocopier ou scanner

• Chapitres : saisissez les chapitres à photocopier ou scanner

• Notes de l’adhérent : saisissez toute note pertinente

• Format : choisissez le format dans lequel l’adhérent souhaite recevoir cet article ou chapitre

  Note

  Les formats possibles sont définis dans la préférence système ArticleRequestsSupportedFormats.

• Site de retrait : choisissez le site où l’adhérent viendra récupérer sa photocopie

Si cela est autorisé, choisissez un exemplaire spécifique.

Cliquez ensuite sur « Faire une demande ».

A l’OPAC, les adhérents peuvent déposer eux-mêmes une demande soit depuis les listes des résultats

soit depuis l’affichage détaillé d’une notice.

Comme pour une réservation, si l’adhérent n’est pas connecté, il lui sera demandé de le faire.

Le formulaire est le même que dans l’interface professionnelle.

S’il y a des frais, un message apparaîtra pour informer l’adhérent.

Si cela est autorisé, l’adhérent peut choisir un exemplaire spécifique.

Depuis leur compte, les adhérents pourront suivre la progression de leur demande depuis le statut “Nouvelle demande”

jusqu’au statut “en attente”, si nécessaire,

jusqu’au statut « en traitement ».

L’adhérent recevra un courriel de notification après avoir soumis la demande pour la confirmer, ainsi que lorsque le statut de la demande change.

Note

Au moment de soumettre une demande d’article, l’adhérent recevra une notification. La notification envoyée utilise le modèle AR_REQUESTED.

Chaque statut est également lié à une notification. Voir ci-dessous, sous Gérer les demandes d’articles pour le code de la lettre pour chaque statut.

Le contenu de n’importe quelle notification peut être personnalisé dans l”outil Notifications et tickets.

Lorsque la demande est terminée, les adhérents reçoivent un courriel de notification et la demande d’article n’apparaît plus sur leur compte.

Note

Quand le personnel marque la demande d’article comme “Terminée”, l’adhérent recevra une notification. La notification utilise le modèle AR_COMPLETED. Le contenu de cette notification peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Gérer les demandes d’article

Lorsqu’une demande d’article a été déposée, le bibliothécaire voit les nouvelles demandes en bas de la page d’accueil de l’interface professionnelle (au même endroit que les tags, commentaires et modifications).

A partir de là, le bibliothécaire peut sélectionner les demandes à traiter.

Nouvelles demandes dans l’onglet “Nouveau”.

La première étape pour le bibliothécaire est de prendre en charge la demande, ce qui déplace la demande à l’onglet correspondant à son traitement et alerte les autres bibliothécaires que la demande est prise en charge. Dans la colonne « Actions », cliquer sur le menu déroulant et sélectionner le traitement de la demande. Cela déplacera la demande à l’onglet correspondant au traitement.

Note

Marquer une demande d’article comme “En cours” enverra une notification à l’adhérent. La notification envoyée utilise le modèle AR_PROCESSING. Le contenu de cette notification peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Si pour une raison ou une autre, une demande ne peut pas être traitée correctement (par exemple si le titre est actuellement emprunté), le statut peut être changé en “En attente”. Ceci enverra une notification à l’adhérent indiquant que la demande a été reçue et prise en compte, mais pas encore traitée.

Note

Marquer une demande d’article comme “En attente” enverra une notification à l’adhérent. La notification envoyée utilise le modèle AR_PENDING. Le contenu de cette notification peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Ensuite le bibliothécaire récupère le document sur l’étagère et fait la copie de l’article demandé.

Une fois cela terminé, le bibliothécaire peut imprimer le bon de demandes d’articles et l’agrafer ou l’accrocher avec l’article. Dans la colonne “Actions”, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant et sélectionner “Imprimer un ticket”.

Note

Le ticket utilisé est fondé sur le modèle ER_SLIP. Le contenu de ce ticket peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Pour finir, le bibliothécaire sélectionne « Demande complète » dans le menu déroulant de la colonne « Actions » et cela envoie un message à l’adhérent qui a fait la demande pour lui faire savoir que sa demande est prête à être retirée.

Cela efface la demande d’article de l’onglet correspondant au traitement de la demande.

Note

Marquer une demande d’article comme “Terminée” enverra une notification à l’adhérent. La notification envoyée utilise le modèle AR_COMPLETED. Le contenu de cette notification peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Si, pour une raison ou une autre, une demande d’article doit être annulée, le personnel peut choisir l’option “Annuler la demande” depuis le bouton “Actions”.

Note

Annuler une demande d’article enverra une notification à l’adhérent. La notification envoyée utilise le modèle AR_CANCELED. Le contenu de cette notification peut être personnalisé dans l’outil Notifications et tickets.

Note

Les traitements peuvent également être appliqués par lot, en cochant chaque demande à modifier ou en cliquant sur « Tout sélectionner », et en choisissant le nouveau statut dans le menu « Actions » en haut du tableau.

Retards

Ce rapport liste tous les exemplaires qui n’ont pas été rendus à temps à votre site.

Note

Seuls les bibliothécaires avec la permission overdues_report (ou la permission superbibliothécaire) pourront exécuter ce rapport.

Avertissement

Le rapport peut mettre du temps à remonter les résultats si la base des adhérents est relativement conséquente.

Les bibliothèques importantes peuvent choisir de filtrer le rapport avant de le lancer en activant la préférence système FilterBeforeOverdueReport à “Demander de choisir”.

Note

Vous pouvez personnaliser les colonnes de ce tableau dans la section Configurer les colonnes du module Administration (référence du tableau : circ-overdues).

Il est possible de filtrer ce rapport en utilisant les options du menu qui se trouve sur la gauche.

Note

La case à cocher “Afficher les exemplaires actuellement en prêt” bascule d’un rapport des retards à un rapport de prêts. Tous les titres en prêt s’afficheront indépendamment de la date d’échéance.

Le résultat du rapport peut être téléchargé via le lien “Télécharger le fichier des retards affichés” ou le bouton “Exporter” en haut du tableau.

Retards avec amendes

Ce rapport vous montrera les documents en retards qui ont généré des amendes ou suspensions.

Note

Seuls les bibliothécaires avec la permission overdues_report (ou la permission superbibliothécaire) pourront exécuter ce rapport.

Si vous souhaitez limiter le rapport vous pouvez utiliser le menu déroulant en haut afin de limiter à une localisation spécifique de votre site. Pour voir les retards avec amendes des autres sites, il vous faudra changer de site ou vous connecter sur ce site.

Important

Si vous ne facturez pas les amendes et/ou si vous n’avez pas activé le cronjob fines vous ne verrez pas de donnée avec ce rapport.

Prêts sur place en attente

Si vous utilisez la fonctionnalité des prêts sur place (OnSiteCheckouts) alors vous aurez un rapport pour voir tous les exemplaires qui sont actuellement en prêt sur place.

Cela listera la date d’échéance (retards en rouge), l’emprunteur, les informations d’exemplaire et la bibliothèque où se trouve l’exemplaire.

Suivi des consultations sur place

De nombreuses bibliothèques tracent l’utilisation sur place des documents.

Note

C’est différent du suivi du prêt sur place. La consultation sur place est l’utilisation de documents dans la bibliothèque par des adhérents, sans emprunt. Le prêt sur place est l’utilisation d’exemplaires sur site après un prêt préalable. Pour en savoir davantage sur le prêt sur place, reportez vous à la préférence système OnSiteCheckouts.

Le suivi des consultations sur place dans la bibliothèque peut être fait de deux manières dans koha. La première est de créer un ou plusieurs comptes adhérents de type statistiques. Lorsque vous collectez les documents consultés dans la bibliothèque, vous les passerez en prêt sur ce compte statistique adhérent :

Au lieu de marqué le document comme “en prêt”, Koha enregistrera que celui-ci a été consulté sur place:

Répétez ces étapes pour tous les documents qui ont été consultés sur place. Vous disposerez ainsi de statistiques précises concernant l’utilisation des documents.

L’autre manière de suivre les consultations sur place est de paramétrer la préférence système RecordLocalUseOnReturn sur “Enregistrer”. A chaque fois que vous retournerez un document qui n’a pas été emprunté, ni réservé, son usage interne sera enregistré.

Note

Si vous avez paramétré la préférence RecordLocalUseOnReturn sur “Enregistrer”, vous pouvez aussi utiliser votre compte statistique adhérent pour enregistrer les consultations sur place.

Prêt en libre service

Koha propose un module de prêt en libre service en ligne très simple avec lequel les adhérents peuvent se prêter eux-mêmes des documents.

Paramétrer le module de prêt en libre service

Pour activer ce module, configurez la préférence système WebBasedSelfCheck sur “Activer”.

Pour utiliser ce module, vous devez vous connecter en tant bibliothécaire ayant la permission self_checkout_module

Note

Créez un adhérent bibliothécaire spécialement pour cette action, afin de ne pas laisser un vrai compte de bibliothécaire connecté sur l’ordinateur toute la journée.

De plus, la permission self_checkout_module empêche l’adhérent d’utiliser l’OPAC.

Vous pouvez utiliser les préférences système AutoSelfCheckAllowed, AutoSelfCheckID et AutoSelfCheckPass pour vous connecter automatiquement à ce compte.

Vous pouvez ajouter du contenu, comme des instructions pour utiliser le système de prêt en libre service par exemple, en utilisant les emplacements SCOMainUserBlock ou SelfCheckHelpMessage de l’outil de personnalisation HTML.

Vérifiez les autres préférences système du module de prêt en libre service pour vous assurer qu’elles fonctionnent dans votre bibliothèque.

Utiliser le module de prêt en libre service

Le module est disponible à : http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sco/sco-main.pl

Astuce

Il n’y a pas de lien vers ce module à partir de l’OPAC. Vous pouvez utiliser les personnalisations HTML pour en ajouter un sur votre OPAC.

Une fois sur la page de prêt en libre-service, selon la valeur paramétrée dans la préférence système SelfCheckoutByLogin, vous devez saisir soit votre numéro de carte

soit vos identifiant et mot de passe.

Une fois connecté au module de prêt en libre service, vous devrez saisir les codes à barres des documents à emprunter. Une douchette pourra le faire automatiquement mais si vous les saisissez à la main, cliquez sur la touche “Entrée” ou sur le bouton “Valider” après chaque code à barres.

Au fur et à mesure que vous scannez les documents, ceux-ci apparaîtront dans l’onglet “Prêts” en bas de la page.

Note

Vous pouvez autoriser des adhérents relevant de certaines catégories à emprunter plusieurs document à la fois avec la préférence système SCOBatchCheckoutsValidCategories.

Lorsque vous avez fini de scanner vos documents, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton “Finir”. Cela permettra d’imprimer un reçu et vous déconnectera du module de prêt en libre service.

Lorsque vous essayez de prêter des exemplaires, il y a certains cas où des messages d’erreur s’affichent et où l’adhérent sera invité à aller voir un bibliothécaire. Cela arrive même si vous avez autorisé le forçage des fonctions de circulation. Il n’y a qu’un bibliothécaire qui puisse outrepasser une interdiction alors les adhérents doivent aller voir un bibliothécaire dans ces cas-là.

Note

La module de prêt en libre service permet aussi de rendre des documents si la préférence système SCOAllowCheckin est paramétrée sur “Autoriser”.

Retour en libre service

Pour utiliser le module de retour en libre service, vous devez d’abord paramétrer la préférence système SelfCheckInModule sur “Activer”.

Vous devez ensuite créer un adhérent ayant la permission self_checkin_module.

Note

Créez un adhérent bibliothécaire spécialement pour cette action, afin de ne pas laisser un vrai compte de bibliothécaire connecté sur l’ordinateur toute la journée. Vous pouvez n’accorder à cet adhérent que la préférence système ci-dessus afin qu’il ne puisse pas être utilisé pour quoi que ce soit d’autre.

Une fois que cela est fait, vous pouvez vous rendre sur la page de retour en libre service : http://YOUR_KOHA_OPAC_URL/cgi-bin/koha/sci/sci-main.pl

Connectez à l’interface professionnelle le bibliothécaire avec les permissions de retour en libre service

Une fois que l’ordinateur ou le poste est paramétré et que l’adhérent du retour en libre service est connecté, les adhérents peuvent rendre eux-mêmes leurs documents.

Les adhérents peuvent soit scanner le code à barres de l’exemplaire, si une douchette est connectée à l’ordinateur, ou taper son code à barres dans la boîte et cliquer sur “Ajouter” ou appuyer sur Entrée.

Note

La plupart des douchettes font automatiquement le retour après la lecture du code à barres.

Une fois qu’ils ont scanné ou saisi tous le code à barres de tous leurs documents, ils peuvent alors cliquer sur le bouton “Retour” pour rendre tous les exemplaires en une fois.

Important

Si l’adhérent ne clique pas sur le bouton “Retour”, les exemplaires ne sont pas rendus et restent sur son compte.

Important

Le module de retour en libre service n’informe pas les lecteurs si l’exemplaire est en retard, ni s’ils ont des amendes, ni si l’exemplaire est réservé pour quelqu’un d’autre ou s’ils ont un message sur leur compte.

Ils peuvent alors cliquer sur “Finir” pour retourner à la page d’accueil du retour en libre service.

Note

Si l’adhérent ne clique pas sur “Finir”, l’affichage se rafraîchit après une période spécifiée dans la préférence système SelfCheckInTimeout.

Note

Même si les adhérents ne cliquent pas sur “Finir” l’exemplaire est bien retiré de leur compte.

Vous pouvez personnaliser l’affichage des écrans de retour en libre service en utilisant les préférences système SelfCheckInUserCSS ou SelfCheckInUserJS.

Vous pouvez ajouter du contenu, comme des instructions pour utiliser le système de retour en libre service par exemple, en utilisant l’emplacement SelfCheckInMainUserBlock de l’outil de personnalisation HTML.

Les statistiques des transactions réalisées par le module de retour en libre service sont enregistrées dans la table action_logs de la base de données Koha. Vous pouvez cependant créer un rapport personnalisé pour obtenir les statistiques dont vous avez besoin.

Utilitaires du prêt secouru

Koha vous permet de continuer toutes les opérations de circulation pendant que vous êtes hors-ligne en utilisant une des trois solutions.

Prêt secouru dans Koha

Attention

Le module de prêt secouru est obsolète depuis la version 23.11 de Koha. Seuls le plugin Firefox et l’outil Windows sont désormais maintenus.

Si la préférence système AllowOfflineCirculation est paramétrée sur “Activer”, les bibliothécaires peuvent continuer à réaliser des transactions de circulation même si le système est hors ligne. Vous devez consulter http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl au moins une fois lorsque vous êtes en ligne et ajouter la page dans vos favoris. C’est la page sur laquelle vous vous rendrez quand vous serez hors ligne.

Important

L’interface de prêt secouru utilise le code HTML LocalStorage, qui, en fonction du navigateur et des réglages de l’utilisateur, est limité à 2.5MB or 5MB par domaine. Cela signifie que les systèmes plus importants ne pourront pas synchroniser leurs données et il est recommandé d’utiliser soit l’application Firefox soit l’application Windows pour la circulation hors-ligne.

Configuration

Avant la première mise hors ligne du système, rendez-vous dans le module Circulation et choisissez “Interface de circulation hors ligne intégrée”

Et synchronisez vos données sur tous les postes de circulation, en cliquant sur le lien “Synchroniser” à droite de l’écran.

Important

L’interface de prêt secouru utilise le code HTML LocalStorage, qui, en fonction du navigateur et des réglages de l’utilisateur, est limité à 2.5MB or 5MB par domaine. Cela signifie que les systèmes plus importants ne pourront pas synchroniser leurs données et il est recommandé d’utiliser soit l’application Firefox soit l’application Windows pour la circulation hors-ligne.

Cela vous permet de charger une copie locale de vos adhérents et de vos données de circulation. Cliquez sur le lien “Télécharger les enregistrements” en haut de la page pour synchroniser vos données.

Une fois vos données chargées, vous verrez la date de dernière synchronisation à droite de chaque jeu de données.

Cela devrait être réalisé régulièrement pour anticiper toute perte de connexion inattendue.

En circulation

Lorsque votre système se met hors-ligne, consultez la page de Prêt secouru (http://your-koha-staff-client-url/cgi-bin/koha/circ/offline.pl) dans Koha, et cliquez sur “Prêter” ou “Rendre” pour réaliser les transactions hors-ligne.

Le prêt peut être réalisé en cherchant l’adhérent par code à barres ou par nom en haut de la page “Prêter”. Après avoir sélectionné un adhérent, vous verrez les informations synchronisées de cet adhérent, y compris ses amendes et ses prêts.

Scannez le code à barres de l’exemplaire que vous désirez prêter, et saisissez une date d’échéance. Si vous ne saisissez pas de date d’échéance, Koha en établira une pour vous.

Une fois l’exemplaire prêté, il apparaîtra sous les informations relatives à l’adhérent.

Télécharger les transactions hors-ligne

Une fois le système redevenu opérationnel, rendez-vous sur la page “Synchronisation” du module de Prêt secouru et cliquez sur “Télécharger les transactions”

Une fois les fichiers téléchargés, cliquez sur “Voir les actions de prêt secouru en attente”, situé sur la droite.

Après avoir cliqué sur “Voir les actions de prêt secouru en attente”, vous serez basculé sur un résumé de toutes les actions que vous aurez chargées dans Koha depuis votre fichier *.koc.

• Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

• Cliquez sur le bouton “Traitement”, et Koha va enregistrer une à une chacune des transactions stockées. Pour chaque transaction, le statut va se changer en :

  • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

  • « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect

  • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres de l’exemplaire est erroné

  • « Exemplaire non prêté. » si vous rendez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos transactions.

Plugin Firefox

Il y a un outil de circulation hors-ligne que vous pouvez ajouter à votre navigateur Firefox comme un module complémentaire. Pour cela, allez simplement sur la page https://addons.mozilla.org/en/firefox/addon/koct/ et cliquez sur le bouton « Installer maintenant ». Vous devrez confirmer l’installation, cliquez sur « Installer maintenant » et redémarrer Firefox pour compléter l’installation.

Une fois que aurez installé le plugin et redémarré Firefox, vous verrez le logo Koha dans la barre de téléchargement en bas à droite de Firefox.

Un clic sur le logo ouvrira l’outil dans une autre fenêtre.

Le plugin est constitué de trois parties :

• La partie “Prêter” pour prêter des documents

• La partie “Rendre” pour rendre des documents

• La partie “Transactions” pour garder la trace des transactions effectuées pendant le mode hors-ligne

  • Les informations de transactions resteront jusqu’à ce que vous les vidiez.

    

    Si vous souhaitez effacer les transactions, cliquez sur le bouton “Effacer” avant de confirmer avec le bouton “OK”.

La première chose à faire est de paramétrer le plugin. Allez sur la page des paramétrages dont le lien figure en haut à droite de la page ou sous “Configuration” de la partie Transactions.

Répondez aux 5 questions présentées :

• Serveur = l’URL de l’interface professionnelle

• Nom d’utilisateur = l’identifiant du compte du bibliothécaire

• Mot de passe = le mot de passe du compte du bibliothécaire

• Code du site = le code de votre site de rattachement

• Type d’envoi = si vous sélectionnez “Envoyer les données à Koha”, votre compte devra être validé par un administrateur. Si vous sélectionnez “Appliquer directement à Koha”, votre compte n’aura pas à être validé.

  Important

  Pour enregistrer ces paramètres, vous devrez fermer la fenêtre du plugin et la ré-ouvrir en cliquant à nouveau sur le logo de Koha dans la barre d’add-on.

  Note

  Vous pouvez créer un compte bibliothécaire dédié à la circulation hors-ligne afin que tout le monde puisse utiliser le même identifiant. Dans le même ordre d’idées, vous pouvez aussi utiliser un identifiant de groupe déjà mis en place pour la circulation.

Une fois que tout est configuré, vous pouvez commencer à enregistrer les prêts et retours.

Prêter :

• Sous le titre “Prêter”

• Scannez le code à barres de l’adhérent

• Scannez le code à barres du document

• Cliquez sur “Prêter”

Rendre :

• Sous le titre “Rendre”

• Scannez le code à barres du document

• Cliquez sur “Rendre”

Chaque fois que vous prêtez ou rendez un document, une nouvelle transaction est enregistrée dans la base de données locale du plugin. Elle est enregistrée dans la partie Transactions en-dessous.

Note

Le statut sera « Local » tant que vous resterez hors-ligne et que vous ne chargerez pas les transactions dans Koha.

Lorsque votre connexion Internet revient, vous souhaiterez intégrer ces transactions dans Koha. Avant de réaliser cela, vous devez être au courant de certains problèmes.

Comme vous n’êtes pas connecté à votre base de données Koha pendant l’utilisation du plugin, les réservations nécessitent un traitement supplémentaire. Si un exemplaire que vous rendu hors-ligne était réservé, la réservation reste sur le document. Puisque vous ne pouvez pas confirmer les réservations lors des retours, les réservations nécessitent d’être gérées plus tard. Si vous rendez quelques exemplaires, vous pouvez simplement les conserver tous. Si vous en rendez un grand nombre, vous pouvez utiliser la file d’attente des réservations une fois celle-ci se reconstruite, pour voir quels documents réservés ont été remis sur les étagères.

De la même façon, si la carte d’un adhérent a expiré, l’outil de circulation hors-ligne ne le prendra pas en compte. Le prêt sera donc enregistré sur un compte d’adhérent normalement bloqué.

Vous avez deux options pour ajouter cees données à Koha

• Envoyer à Koha

  • Si vous enregistrez les prêts/retours sur plus d’un poste informatique à la fois, cela nécessitera d’effectuer les transactions de manière cohérente. Supposons par exemple, qu’un adhérent emprunte un livre sur un poste, puis rende le même document sur un autre poste. Pour que cela reste cohérent, vous devez d’abord enregistrer le prêt, puis le retour et non le contraire ! Vous devez donc regrouper toutes les transactions dans un même endroit, les trier puis les traiter. Vous devez alors utiliser l’option « Envoyer à Koha » depuis tous les identifiants/postes avec lesquels vous avez travaillé. De cette façon, le log ira dans Koha et sera accessible depuis la page Circulation hors-ligne.

    

  • Aller à : Circulation > Actions de prêt secouru en attente

    

  • Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

  • Cliquez sur le bouton Traitement, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera :

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres de l’exemplaire est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous rendez un exemplaire disponible

  • Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos transactions.

    

• Appliquer directement

  • Si vous avez effectué toutes les actions de circulation sur un seul poste informatique alors tout est déjà trié, vous pouvez donc choisir « Appliquer directement »

  • La colonne “Statut” sera mise à jour et vous fera savoir si les transactions ont été appliquées

    • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

    • « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect

    • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres de l’exemplaire est erroné

    • « Exemplaire non prêté. » si vous rendez un exemplaire disponible

Outil de prêt secouru pour Windows

L’utilitaire de prêt secouru peut être téléchargé sur : https://github.com/bywatersolutions/koha-offline-circulation/releases

Pour générer un fichier borrowers.db à charger dans l’outil Windows, vous devez exécuter le générateur de fichier via un cron job.

Télécharger un fichier de prêt secouru

L” outil de prêt secouru pour Windows génère un fichier KOC que vous pouvez importer dans Koha une fois que votre système fonctionne à nouveau.

Dans le menu Circulation, cliquez su “Télécharger un fichier de prêt secouru (.koc)”

Parcourir votre ordinateur pour retrouver le fichier *.koc

Une fois le fichier téléchargé, cliquez pour le traiter

Quand le traitement sera terminé, vous pourrez télécharger un autre fichier ou traiter les actions de prêt secouru en attente.

Après avoir cliqué sur “Voir les actions de prêt secouru en attente”, vous serez basculé sur un résumé de toutes les actions que vous aurez chargées dans Koha depuis votre fichier *.koc.

• Une fois que tous les logs de tous les postes de circulation auront été chargés, vous serez en mesure de tous les consulter et de choisir ceux que vous souhaitez intégrer dans Koha.

• Cliquez sur le bouton Traitement, et Koha enregistrera toutes les transactions stockées une par une. Pour chaque transaction, le statut changera :

  • « Réussite. » si la transaction s’est correctement déroulée

  • « Adhérent non trouvé. » si le numéro de carte de l’adhérent est incorrect

  • « Exemplaire non trouvé. » si le code à barres de l’exemplaire est erroné

  • « Exemplaire non prêté. » si vous rendez un exemplaire disponible

Une fois terminé, vous aurez un résumé de toutes vos transactions.