Implementation checklist
Le guide qui suit vous conduira à travers les parties de Koha qu’il vous faut regarder afin de vous préparer à utiliser le système.
It is not an exhaustive list of everything you need to do. Please consider your own library practices and what other checks are necessary for your own libary and context.
Data migration
Avant de commencer à utiliser Koha, vous aurez besoin d’avoir quelques données. Il est possible de le faire manuellement mais la plupart des gens ont déjà leurs propres données dans un format électronique quelconque et ont simplement besoin de les reformater pour les importer dans Koha.
Create a list of libraries and enter their info and codes into libraries
Define your list of item types
Define your patron categories and enter the categories and their codes into patron categories
Enter any additional patron information fields you use in your library in the patron attributes
This requires that you first enable the ExtendedPatronAttributes system preference if you have custom fields
Define all of your authorized values
Optionally define cities and towns
Map your bibliographic data from your legacy system to Koha fields and migrate (remembering to use the collection, shelving, item type and library codes you entered in the above setting areas)
Map your patron data from your legacy system to the Koha fields and migrate (remembering to use the patron and library codes you defined above)
Testez vos données migrées pour vous assurer que tout est établi comme prévu. Le test prévoit de:
Vérifier quelques uns de vos titres avec les signes diacritiques et s’assurer qu’ils ont correctement migré.
Vérifier les titres des collections et s’assurer que les informations des collections ont correctement migré.
S’assurer que les adhérents aient leurs coordonnées remplies dans les bons champs.
Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le catalogue et confirmez qu’elles se voient bien.
Si les données de vos périodiques ont migré, recherchez ces notices dans le module Périodiques et confirmez qu’elles se voient bien.
Vérifier les notices MARC et s’assurer que divers exemplaires sont catalogués correctement
Vérifier le processus de catalogage pour voir si tous les champs nécessaires sont disponibles
Si les amendes ont migré, vérifier si elles s’appliquent correctement
Si les réservations ont migré, vérifier qu’elles correspondent dans le catalogue et la fiche adhérent
Admin configuration
Pour l’utilisation de votre système Koha, la plupart de ces préférences système n’auront pas besoin d’être modifiées, mais il y en a quelques unes que vous pourrez personnaliser.
If your library uses CAS authentication, you’ll want to set the various CAS system preferences
Administration system preferences
KohaAdminEmailAddress : This is the email address that will be used by the system in “from” lines and to send errors to if there is no email set for the branch
noItemTypeImages : Vous permet de décider d’afficher les icônes des types de document dans l’interface professionnelle et à l’OPAC
CSVDelimiter : This value will be put in between fields when exporting data from Koha
virtualshelves : Vous permet de décider si vous voulez que le personnel et/ou les adhérents puissent utiliser les listes dans Koha
AutoLocation : Nécessite que les personnels qui s’identifient dans l’interface professionnelle le fassent depuis une plage d’adresses IP spécifique
IndependentBranches : Empêche les bibliothécaires de modifier des contenus qui appartiennent à d’autres sites
Go through the log system preferences and decide which actions you want to keep track of in the logs
Decide if you’d like to share your library’s information with the Koha community by setting the sharing system preferences.
Decide what cron jobs you need to run and when.
If you’re using the long overdue cron job be sure to set your DefaultLongOverdueChargeValue, DefaultLongOverdueLostValue and DefaultLongOverdueDays preferences.
Localization configuration
Koha est utilisé dans le monde entier, c’est pourquoi vous devez vérifier que vous avez paramétré vos préférences système de localisation afin que les options de votre localisation/langue s’appliquent partout dans Koha.
Localization/internationalization system preferences
dateformat : Permet de décider comment les dates vont s’afficher dans Koha
opaclanguagesdisplay : Permet de décider si les adhérents peuvent choisir la langue de l’OPAC
OPACLanguages : Decide which languages the patrons can choose from
language : Decide which languages appear in the staff interface
ref:CalendarFirstDayOfWeek : Permet de définir le premier jour de la semaine
Circulation configuration
Avant de commencer le prêt de vos collections, vous devez paramétrer vos règles et préférences système pour la circulation.
Define your circulation and fines rules
Saisissez les days your library is closed pour le calcul des pénalités et des dates de retour
Circulation system preferences
CircControl : Permet de définir si les règles de circulation sont basées sur la localisation de l’exemplaire, sur le site de rattachement de l’adhérent ou sur le site dans lequel a lieu la transaction
useDaysMode : Permet de définir comment les dates de retour sont calculées
finesCalendar : Permet de définir comment les pénalités sont calculées (pour tous les jours de retard ou seulement pour les jours où la bibliothèque est ouverte)
SpecifyDueDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à outrepasser les dates de retour lors du prêt
SpecifyReturnDate : Permet de décider si le personnel est autorisé à spécifier une date de retour arbitraire lors du prêt
itemBarcodeFallbackSearch : Permet de décider si vous autorisez le personnel à enregistrer les prêts en utilisant la recherche par mot-clef (titre, numéro de cote, etc)
AutomaticItemReturn : Permet de décider si les documents sont renvoyés au site propriétaire lors de leur retour
todaysIssuesDefaultSortOrder : Permet de décider comment les retours du jour s’affichent dans la fiche adhérent
previousIssuesDefaultSortOrder : Permet de décider comment les documents retournés les jours précédents s’affichent dans la fiche adhérent
noissuescharge : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de prêts ne soient bloqués
ReturnBeforeExpiry : Permet de décider si la date de retour des documents doit être antérieure à la date d’expiration du compte de l’adhérent
AllowHoldsOnDamagedItems : Permet de décider si les adhérents peuvent faire des réservations sur des exemplaires signalés comme endommagés
AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting
maxreserves : Permet de décider combien de documents un adhérent peut réserver au maximum
AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting
maxoutstanding : Permet de définir le montant maximum de dette qu’un adhérent peut atteindre avant que ses droits de réservation soit bloqués
AllowHoldPolicyOverride : Decide if you want the staff to be able to override this setting
ReservesMaxPickUpDelay : Permet de définir le nombre de jours avant qu’une réservation n’expire
WebBasedSelfCheck : Permet de décider si vous voulez utiliser le système de prêt en self-service en ligne
AutoSelfCheckAllowed : Decide if the self-checkout system requires login
ShowPatronImageInWebBasedSelfCheck: Decide if you want patron images to show on the self checkout screen
AllowNotForLoanOverride : Decide if you want the staff to be able to checkout items marked as “not for loan”
AllowRenewalLimitOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser la limite du nombre de renouvellements
AllowFineOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à outrepasser les limites définies pour les amendes
AllowTooManyOverride : Permet de décider si vous autorisez le personnel à prêter des exemplaires au-delà du nombre maximal de prêts autorisés
RenewalPeriodBase : Permet de décider à partir de quelle date sont calculés les renouvellements
finesMode : Switch to “Calculate and Charge” before you go live if you charge fines
NoticeBcc: If you want to receive a copy of every notice, enter your email address
emailLibrarianWhenHoldIsPlaced: Decide if you want an email every time a hold is placed
ReservesControlBranch : Decide which branch’s hold rules are considered first
AudioAlerts: Decide if you want to have sounds for circulation actions
Set the sounds and actions in the audio alerts section of the administration module
FilterBeforeOverdueReport : If you have a large amount of overdues, you might want to turn this preference on so as to allow you to filter before results appear
DisplayClearScreenButton : If you have a lot of staff members sharing one circulation computer you might want to enable this so that staff can clear the screen in between checkouts to protect patrons” privacy
CircAutoPrintQuickSlip : Permet de décider de la réaction de Koha lorsque vous scannez un code à barres vierge sur l’écran de prêt
SuspendHoldsIntranet and/or SuspendHoldsOpac : Permet de décider si vous autorisez les adhérents et/ou le personnel à suspendre les réservations
ref:AutoResumeSuspendedHolds : Si vous autorisez la suspension des réservations, décidez si vous voulez qu’elles reprennent automatiquement à la date saisie par le personnel et/ou l’adhérent
- OnSiteCheckoutsDecide if you want to allow items to be checked
out for use within the library
RecordLocalUseOnReturn : Paramétrez cette préférence système pour enregistrer une utilisation sur place des documents lorsque vous les retournez
Customize your Notices and slips
Define your overdue notice triggers
Paramétrez vos cron jobs
Peuplez votre your holds queue (toutes les 1-4 heures)
Decide when holds expire (daily)
Calculate fines due (daily)
Les amendes des prêts horaire se calculeront lorsque les exemplaires seront rendus
Mark long overdue items as lost (daily)
Decide when the system sends out messages (1-4 hours)
Decide when the system queues overdue notices (daily)
Set up hold notices that didn’t send for printing (daily after overdues and message queue)
Decide when the system queues the advanced notice of items due (daily)
Find holds that need to be resumed and remove suspension (daily)
If you’re allowing automatic renewal of items set them to renew (nightly)
Patron configuration
Vous avez déjà importé les données des adhérents depuis l’ancien système, mais il y a beaucoup d’options disponibles pour vous quant aux adhérents et leurs comptes.
Saisissez les staff members as patrons
Définissez les staff members access permissions
Patron system preferences
autoMemberNum : Decide if the patron barcodes are auto-generated or if you enter them yourself
MaxFine : Détermine le montant maximum des amendes
NotifyBorrowerDeparture : Permet de d’avertir le personnel que le compte de l’adhérent est sur le point d’expirer
intranetreadinghistory : Permet de décider si le personnel peut voir l’historique de lecture/des emprunts de l’adhérent
BorrowerMandatoryField : Liste les champs obligatoires que vous voulez voir apparaître sur le formulaire d’ajout/modification de l’adhérent
BorrowersTitles : Ajoute ou modifie la civilité des adhérents
borrowerRelationship : Ajoute ou modifie les relations entre les adhérents (un adulte pour un enfant et un professionnel pour une organisation)
AutoEmailPrimaryAddress : Détermine si les adhérents reçoivent un courriel confirmant la création de leur compte
EnhancedMessagingPreferences : Decide if staff can choose from a series of notices (other than overdues) for patrons
EnhancedMessagingPreferencesOPAC: Permet de décider si les adhérents peuvent sélectionner les notifications (autres que les avis de retard) qu’ils reçoivent
patronimages : Decide if you want to save patron pictures in your system
ExtendedPatronAttributes : Permet de décider si vous voulez autoriser l’utilisation de champs personnalisés pour les adhérents
minPasswordLength : Saisissez le nombre minimum de caractères pour les mots de passe
BorrowerUnwantedField : Permet de décider quels champs votre bibliothèque sont inutiles dans le formulaire de création d’un adhérent
Paramétrez vos cron jobs
Decide if you would like children to automatically become adults by setting up the Update patron categories cron job.
Cataloging configuration
Avant de commencer à cataloguer dans Koha, il vous faudra paramétrer vos préférences système et certaines règles.
Define your cataloging templates, or MARC bibliographic frameworks
Run the MARC bibliographic framework test to be sure your changes are valid
Définissez toutes les authorized values que vous souhaitez utiliser en catalogage
Paramétrez les custom classification sources (si vous en utilisez d’autres que celles par défaut)
Set up MARC matching rules for importing records from .mrc files
Paramétrez les Z39.50 targets que vous voulez pour le catalogage (et les acquisitions)
Cataloging system preferences
URLLinkText : Saisissez le texte à afficher lorsque les champs 856 n’ont pas d’étiquettes pré-définies
hide_marc : If you are unfamiliar with MARC you can have the MARC fields number hidden
LabelMARCView : Permet de choisir comment les champs dupliqués apparaissent dans l’éditeur MARC
DefaultClassificationSource : Permet de choisir la source de classification par défaut de votre bibliothèque
advancedMARCeditor : Decide if you want to use the advanced MARC editor
marcflavour : Permet de choisir votre format MARC
ref:itemcallnumber : Permet de saisir les champs et sous-champs où se trouve la cote
MARCOrgCode : Enter your MARC organizational code (not the same as your OCLC number)
autoBarcode : Permet de décider si Koha génère les codes-barres d’exemplaires automatiquement
OpacSuppression : Decide if you want to hide records marked as suppressed from the OPAC search results
Paramétrez vos cron jobs
Decide when the system checks URLs in catalog records to see if they are still valid
Searching configuration
There are several system preferences related to searching, it is not always recommended to make too many changes to these preferences since they are set to get you the most relevant results. If you would like to change the default way that Koha handles searching, view the searching system preferences tab.
Paramétrez vos cron jobs
Searching system preferences
AdvancedSearchTypes : Decide which authorized value fields you want patrons and staff to be able to limit their advanced searches by
AdvancedSearchLanguages : Permet de décider à quelles langues vous souhaitez que les adhérents et le personnel puissent limiter leur recherche
UseAuthoritiesForTracings : Permet de décider comment vous souhaitez que Koha gère les recherches par sujets dans l’OPAC
TraceCompleteSubfields : Decide how you want Koha to handle subject searches in the OPAC
- TraceSubjectSubdivisionsDecide how you want Koha to handle
subject searches in the OPAC
displayFacetCount : Decide whether to show facet counts on search results
OPAC configuration
Il y a diverses façons de personnaliser votre OPAC dans Koha.
Choisissez l’apparence de votre OPAC et le contenu que vous souhaitez sur la page principale
Créez une feuille de style propre à votre bibliothèque utilisant CSS
Important
Ne modifiez pas les fichiers CSS par défaut, créez-en un nouveau. De cette manière, le système peut toujours recourir au CSS original.
Créez une feuille de style XSLT personnalisée pour changer la manière dont les résultats de recherche et les notices bibliographiques apparaissent dans l’OPAC.
OPAC system preferences
OPACBaseURL : Enter your library’s URL
opacuserlogin : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à se connecter à leur compte à l’OPAC pour accéder aux fonctions personnalisées (la recherche sera autorisée sans connexion)
OPACHoldRequests : Decide if patrons can place holds via the OPAC
OpacPasswordChange : Permet de décider si les adhérents peuvent changer leur mot de passe (n’autorisez pas cela si vous utilisez LDAP)
OpacRenewalAllowed : Décide si les adhérents peuvent renouveler eux-même leurs emprunts via l’OPAC
opacreadinghistory : Decide if patrons can view their reading/ checkout history via the OPAC
OPACComments : Decide if you want to allow patrons to comment on bibliographic records via the OPAC
OpacStarRatings : Decide if patrons can leave star ratings
virtualshelves : Decide if you want patrons to be able to create lists
OpacAllowPublicListCreation: If patrons can create lists then decide if they are allowed to create public lists
suggestion : Permet de décider si les adhérents sont autorisés à soumettre des suggestions d’achat à l’OPAC
OPACViewOthersSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents à voir les suggestions d’achat soumises par d’autres adhérents
opacbookbag : Permet de décider si les adhérents peuvent sauvegarder des documents dans leur panier
AnonSuggestions : Permet de décider si vous autorisez les adhérents qui ne sont pas connectés à faire des suggestions d’achat
LibraryName : Saisissez le nom de votre bibliothèque pour qu’il s’affiche dans le champ <title> en haut de l’OPAC
OpacNav : Enter HTML that will appear to the left on the main OPAC page
OpacNavBottom : Enter HTML that will appear below OpacNav
OPACNoResultsFound : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra lorsqu’aucun résultat n’est trouvé pour une recherche
OPACResultsSidebar : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra sous les facettes des résultats de recherche
OPACMySummaryHTML : Permet de saisir le code HTML qui apparaîtra à droite du résumé de circulation de l’OPAC
Personnalisez vos feuilles de style:
OPACUserCSS : Enter any additional fields you want to define styles for
opaclayoutstylesheet : Permet de pointer vers un fichier CSS sur votre serveur Koha
OpacHighlightedWords : Decide if you want search terms to be highlighted on the search results
hidelostitems : Permet de décider si vous voulez afficher les documents signalés comme perdus
BiblioDefaultView : Decide what view is the default for bibliographic records on the OPAC
OPACShelfBrowser : Permet de décider si vous voulez activer la fonction de parcours des étagères
OPACURLOpenInNewWindow : Decide if URLs clicked in the OPAC are opened in a new window
SearchMyLibraryFirst : If you have a multi-branch system decide if you want patrons to search their library first
OpacAuthorities : Decide if you want patrons to be able to search your authority file
OpacBrowser : Decide if you want patrons to browse your authority file (French libraries only)
OPACSearchForTitleIn : Choose which libraries you want patrons to be able to re-run their search in
OpacAddMastheadLibraryPulldown : If you’re a multi-branch system you can add a pull down to the search bar for patrons to search which library to search
EnableOpacSearchHistory : Decide if you want the system to keep a search history
Paramétrez vos cron jobs
If you have the OpacBrowser preference set decide when you want the contents to rebuild (French libraries only)
If you have custom RSS feeds, decide when you want the feed to be populated
Editable OPAC regions
Using the news tool you can customize various blocks of the OPAC. The following graphic shows what each display location updates in the Bootstrap theme.
Some of the regions are system preferences:
And “quotes of the day” are managed in the Quote of the day editor
Enhanced content configuration
Koha allows you to pull in content from outside sources to enhance your bibliographic records. All of this content can be toggled on and off using the enhanced content system preferences.
-
If you would like to have your OPAC and/or staff interdace show an “Editions” tab on the bibliographic record, you want to enable one or the other FRBR preferences and then the ISBN service ThingISBN.
Amazon : This service is free and just requires that you visit http://aws.amazon.com to sign up
Si vous utilisez les préférences système Amazon, vous pouvez choisir d’afficher les images de couverture d’Amazon.
-
This is a paid service. Contact Babelthèque to learn how to enable this content in the OPAC.
-
This is a paid service from Baker & Taylor. Contact Baker & Taylor for the information to enter into these preferences.
-
Cela autorise les bibliothèques à intégrer le média streaming dans leur catalogue
-
This service is free and does not require registration, simply enable GoogleJackets and you’re set to go.
-
This is a paid service from Ebsco. Contact Ebsco for the information to enter into these preferences
-
Le projet Open Library est un logiciel ouvert qui fourni des images de couverture (dans le futur contenu supplémentaire)
-
This is a paid service that libraries can subscribe to for ebook content. If the library subscribes to Overdrive they can integrate that content in to Koha for free.
-
This is a paid service from Syndetics to add content for your bibliographic records. Contact Syndetics for the information to enter into these preferences.
-
Choisissez si vous souhaitez autoriser les adhérents à ajouter des tags aux notices.
Acquisitions configuration
Avant de faire des acquisitions dans Koha, vous devrez d’abord en définir certaines par défaut.
Set up your funds and budgets
Choisissez votre devise par défaut et saisissez-en d’autres si vous passez des commandes dans plusieurs pays
Saisissez les informations sur vos fournisseurs
Create an framework with the code ACQ (if you’re going to enter item records at the time of ordering or receiving)
Acquisitions system preferences
AcqCreateItem : Decide if an item record is created during acquisition
CurrencyFormat : Permet de décider le format d’affichage des monnaies
TaxRates : Enter your sales tax (if you are billed for tax)
OrderPdfFormat : Permet de décider quel format vous souhaitez utiliser pour l’impression de vos commandes
Serials configuration
Avant d’utiliser le module Périodiques, il y a quelques options à paramétrer d’abord.
Serials system preferences
RenewSerialAddsSuggestion : Decide if you want renewing serials to add a suggestion for easy purchasing
RoutingSerials : Permet de décider si vous voulez utiliser la liste de routage dans le module Périodiques
RoutingListAddReserves : Permet de décider si les réservations peuvent être faites sur des périodiques qui figurent sur une liste de routage
Cataloging system references
StaffSerialIssueDisplayCount : Decide how many of the most recent issues to display in the staff interface
OPACSerialIssueDisplayCount : Permet de décider combien de fascicules nouvellement parus peuvent s’afficher dans l’OPAC
ref:SubscriptionHistory : Permet de décider comment vous souhaitez que les informations d’abonnement s’affichent dans l’OPAC
Planning for go-live
Une fois tous vos paramétres réglés, vous devrez vous préparer à faire fonctionner votre système:
Decide if you need training by an outside service provider or if your staff can do the training themselves.
Assurez-vous qu’il y ait des temps mis en place pour que le personnel pratique la base de test du système et se familiarise avec
If this is a migration, work with your previous company to extract data right before you go-live
Decide on URLs for your new Koha OPAC and staff interface and arrange for these to be cut-over if using existing system URLs, or created if they are new URLs
Make sure that if you’re hosting your own system you have a process in place to back-up your system data.